Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Petec Bình Định

Chia sẻ: Sdfv Sdfv | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

117
lượt xem 29
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn trình bày về lý luận kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp, phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Petec Bình Định, đề xuất giải pháp kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Petec Bình Định.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Petec Bình Định

B GIÁO D C VÀ ÀO T O I H C À N NG NGUY N TH BÍCH TRÂM TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY C PH N PETEC BÌNH NH Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH à N ng - Năm 2013
Công trình ư c hoàn thành t i I H C À N NG Ngư i hư ng d n khoa h c: TS. TR N ÌNH KHÔI NGUYÊN Ph n bi n 1: TS. OÀN TH NG C TRAI Ph n bi n 2: PGS. TS. NG VĂN THANH Lu n văn ã ư c b o v t i H i ng ch m Lu n văn t t nghi p Th c sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i i h c à N ng vào ngày 19 tháng 01 năm 2013. Có th tìm hi u lu n văn t i: Trung tâm Thông tin - H c li u, i h c à N ng Thư vi n trư ng i h c Kinh t , i h c à N ng
1 M U 1. Tính c p thi t c a tài Công ty CP Petec Bình nh kinh doanh trong lĩnh v c thương m i bao g m các m t hàng v i giá tr l n như xăng d u, xi măng. qu n lý t t hi u qu kinh doanh thì i u quan tr ng trong qu n lý là c n tăng cư ng KSNB i v i chu trình bán hàng thu ti n nh m áp ng yêu c u qu n lý, m b o doanh thu bán hàng ư c th hi n chính xác và tránh b th t thoát ti n thu bán hàng. Bán hàng – Thu ti n c n có s ph i h p c a nhi u b ph n, là khâu vô cùng quan tr ng i v i b t kỳ doanh nghi p nào. Do tính ch t ph c t p nên kh năng t n t i nhi u r i ro là r t l n. KSNB chu trình bán hàng thu ti n t i Công ty tuy ã th c hi n nhưng th c t còn r t nhi u như c i m c n kh c ph c. Dư i góc là m t k toán t i ơn v , v i m c ích xây d ng trong Công ty m t h th ng qu n lý khoa h c và hi u qu mà b n thân ã ch n tài “Tăng cư ng ki m soát n i b chu trình bán hàng thu ti n t i Côngh ty CP Petec Bình nh” làm lu n văn t t nghi p th c s c a mình. 2. M c tiêu nghiên c u ưa ra m t s gi i pháp nh m tăng cư ng h th ng KSNB chu trình bán hàng - thu ti n t i Công Ty CP Petec Bình nh. 3. i tư ng và ph m vi nghiên c u c a tài - i tư ng nghiên c u: T i Công ty CP Petec Bình nh. - Ph m vi nghiên c u: Th c tr ng công tác ki m soát n i b v k toán i v i bán hàng và thu t i Công ty CP Petec Bình nh 4. Phương pháp nghiên c u K t h p gi a nghiên c u lý lu n v i t ng k t th c ti n. Trên cơ s ó s d ng các phương pháp phân tích, t ng h p,... các s li u
2 t các tư li u th c t là rõ v n c n nghiên c u và ưa ra các gi i pháp th c hi n. 5. K t c u c a lu n văn Chương I: Nh ng v n cơ b n v ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i Công ty CP Petec Bình nh Chương II: Th c tr ng KSNB i v i chu trình bán hàng – thu ti n t i Công ty CP Petec Bình nh Chương III: M t s gi i pháp Tăng cư ng ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i Công ty CP Petec Bình nh 6. T ng quan tài li u nghiên c u Qua tìm hi u các tài li u, tác gi ã i sâu phân tích nh ng thu n l i và khó khăn v công tác “ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i Công ty CP Petec Bình nh”. Tác gi d a trên nh ng lu n ch ng là n n t ng cơ s lý lu n c a nh ng tài ã nghiên c u và trên c s tham kh o t nhi u ngu n tài li u, sách tham kh o v các lĩnh v c KSNB, ki m toán n i b ,… là nh ng giáo trình gi ng d y t i các trư ng i h c kinh t ti n hành nghiên c u. CHƯƠNG 1 NH NG V N LÝ LU N CƠ B N V KI M SOÁT N IB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TI N TRONG DOANH NGHI P 1.1. LÝ LU N CHUNG V H TH NG KI M SOÁT N I B 1.1.1. Khái quát v h th ng ki m soát n i b a. Khái ni m v h th ng ki m soát n i b Theo quan i m c a y ban COSO (Committed Of Sponsoring Organization) – là m t y ban thu c H i ng qu c gia Hoa Kỳ ch ng gian l n báo cáo tài chính – thì: “KSNB là m t quá trình b chi
3 ph i b i Ban giám c, Nhà qu n lý và các nhân viên c a ơn v , ư c thi t k cung c p m t s m b o h p lý nh m t ư c các m c tiêu sau ây: M c tiêu v s h u hi u và hi u qu c a ho t ng. M c tiêu v s tin c y c a báo cáo tài chính. M c tiêu v s tuân th pháp lu t và các quy nh.” [8, tr 2] b. M c tiêu c a h th ng ki m soát n i b B o v tài s n c a ơn v ; B o m tin c y các thông tin; B o m vi c th c hi n các ch pháp lý; B o m hi u qu c a ho t ng và năng l c qu n lý. 1.1.2. Các y u t c u thành c a h th ng ki m soát n i b a. Môi trư ng ki m soát: Quan i m, cách th c i u hành c a lãnh o, công tác k ho ch; tính trung th c và giá tr o c; cơ c u t ch c b máy; h th ng chính sách, quy ch , quy trình, th t c ki m soát; chính sách v nhân s . b. H th ng k toán: Là các quy nh v k toán và các th t c k toán mà ơn v ư c ki m toán áp d ng th c hi n nghi chép k toán và l p báo cáo tài chính. c. Ho t ng ki m soát (Th t c ki m soát): Là các quy ch và th t c do Ban lãnh o ơn v thi t l p và ch o th c hi n trong ơn v nh m t m c tiêu qu n lý c th . Ba nguyên t c cơ b n trong thi t l p các th t c ki m soát: S phân chia vi c trông gi tài s n tách kh i vi c th c hi n công tác k toán. Vi c phân chia quy n l c qu n lý tách kh i mua s m, n m gi tài s n có liên quan. Phân chia quy n l c và trách nhi m trong qu n lý các ho t ng d. ánh giá r i ro Vi c thư ng xuyên ánh giá r i ro ti m tàng và r i ro ki m
4 soát s giúp ngư i qu n lý ưa ra ư c các gi i pháp k p th i, hi u qu i u ch nh, c ng c h th ng ki m soát n i b c a ơn v m t cách thích h p e. Ki m toán n i b (KTNB) Y u t cu i cùng c a quá trình ki m soát là vi c xem xét l i c n th n liên t c i v i b n thành ph n ã nêu trên c a KSNB. i v i nhi u công ty, vi c thi t l p m t phòng ki m toán n i b là c n thi t cho ho t ng giám sát t hi u qu . 1.1.3. H n ch c a HTKSNB V ch quan: Kh năng vư t t m ki m soát c a HTKSNB do có s thông ng c a m t ngư i trong Ban giám c hay m t nhân viên v i ngư i khác trong hay ngoài ơn v . V khách quan: Ph n l n công tác ki m tra n i b thư ng tác ng n nh ng nghi p v l p i l p l i mà không tác ng n nh ng nghi p v b t thư ng; Sai xót b i con ngư i thi u chú ý, sai xót v xét oán ho c do không hi u rõ yêu c u công vi c; 1.2. KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N TRONG DOANH NGHI P 1.2.1. c i m c a chu trình bán hàng và thu ti n a. N i dung và c i m bán hàng và thu ti n - N i dung: s n ph m tiêu th ư c c n ph i tr i qua các quá trình sau: Tìm ki m th trư ng và khách hàng; Qu ng cáo và khuy n mãi; Nh n ơn t hàng t khách hàng; Ký k t h p ng v i khách hàng; Cung c p s n ph m, hàng hóa cho khách hàng; Nh n ti n thanh toán khách hàng - c i m c a chu trình bán hàng và thu ti n Bán hàng và thu ti n là quá trình chuy n như ng quy n s h u hàng hóa cho khách hàng qua trao i hàng - ti n gi a doanh nghi p
5 v i khách hàng c a doanh nghi p. V i ý nghĩa như v y chu trình này bao g m các bư c công vi c: X lý ơn t hàng c a khách hàng, xét duy t bán ch u, giao hàng, l p hóa ơn, cu i cùng là theo dõi n ph i thu và thu ti n. [8, tr 133]; b. Phương th c tiêu th và phương th c thanh toán - Phương th c tiêu th : G m phương th c bán buôn, Phương th c bán l . - Phương th c thanh toán g m: Mua hàng thanh toán ngay; ng ti n trư c khi mua hàng; Mua hàng tín d ng. c. Các r i ro ch y u x y ra trong chu trình bán hàng và thu ti n - R i ro v bán hàng: Xu t hàng bán khi không ư c phép; Xu t hoá ơn bán hàng không úng giá, tính sai chi t kh u;... - R i ro v thu ti n: Ngư i ư c giao nhi m v thu ti n c a khách hàng b ng ti n m t nhưng không n p v Công ty. - R i ro v ghi s k toán: Các nghi p v bán hàng không ư c ghi chép y , ph n ánh thi u doanh thu và các kho n ph i thu. d. Nguyên t c ghi nh n và o lư ng doanh thu bán hàng Doanh thu là t ng giá tr các l i ích kinh t doanh nghi p thu ư c trong kỳ k toán. Doanh thu ư c xác nh tương i ch c ch n. V nguyên t c, cu i kỳ k toán, doanh nghi p ph i xác nh k t qu ho t ng s n xu t kinh doanh. Toàn b doanh thu th c hi n trong kỳ k toán ư c k t chuy n xác nh k t qu kinh doanh. 1.2.2. N i dung ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n a. M c tiêu ki m soát n i b i v i bán hàng và thu ti n bán hàng M c tiêu t ng quát là ph i m b o các nghi p v bán hàng hóa cho các khách hàng là có th t.
6 M c tiêu c th i v i bán hàng và thu ti n là: Các nghi p v ph i ư c phê chu n trư c khi th c hi n; Các nghi p v bán hàng thu ti n ư c ghi s ph i có căn c pháp lý; Các nghi p v th c t phát sinh ph i ư c ghi s y ; Các nghi p v ph i ư c ánh giá úng n và ghi chép chính xác. b. T ch c thông tin ph c v ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n Các ch ng t , s k toán ph i th c hi n theo úng quy nh c a Lu t k toán và các văn b n quy ph m hi n hành Bao g m: ơn t hàng c a khách hàng; L nh bán hàng; Phi u xu t kho; Ch ng t v n chuy n; Hóa ơn bán hàng (H GTGT); S nh t ký bán hàng; .... c. Th t c ki m soát n i b i v i chu trình bán hàng – thu ti n - Ki m soát quá trình ti p nh n ơn t hàng c a ngư i mua: ơn t hàng ph i ư c ánh s th t , ki m tra ch ký, con d u ngư i mua. Ph i có s ch p thu n c a Trư ng phòng kinh doanh. Sau khi ư c ch p nh n ph i thông báo cho khách hàng bi t. - Ki m soát xét duy t bán ch u Vi c bán ch u cũng d d n n nhi u r i ro là bán hàng nhưng không thu ư c ti n. Do v y, khi quy t nh bán ch u, các doanh nghi p thư ng quy nh các i u kho n th a thu n cũng như h n m c tín d ng trong h p ng. - Ki m soát xu t kho hàng hóa: Căn c l nh bán hàng ã ư c phê chu n b i b ph n tín d ng, th kho s xu t hàng cho b ph n ph trách chuy n hàng.
7 - Ki m soát quá trình giao hàng cho khách: B ph n bán hàng l p phi u xu t kho có ch ký c a trư ng phòng và chuy n cho th kho. - Ki m soát quá trình L p hoá ơn bán hàng: Hoá ơn h p l ph i bao g m y ch ký theo quy nh như: Ngư i l p, Ngư i mua hàng, Trư ng ơn v . Các th t c ki m soát bao g m b ph n l p hoá ơn ph i ki m tra s phù h p gi a các ch ng t liên quan. - Ki m soát ghi s nghi p v và theo dõi thanh toán: Doanh thu ghi s là doanh thu th c t phát sinh, kho n ph i thu khách hàng là s ti n th c t khách hàng ph i tr , s ti n ghi s là s ti n th c t thu ư c và ph i ư c ph n nh y , chính xác, k p th i vào s sách k toán. - Ki m soát các kho n chi c kh u thương m i, x lý và ghi s hàng bán b tr l i và các kho n gi m giá hàng bán: Trong trư ng h p này, doanh nghi p có ch ng t ch ng minh cho vi c ghi gi m các kho n doanh thu. K T LU N CHƯƠNG 1 Chương 1. ã t ng h p các v n v lý lu n cơ b n trong h th ng KSNB i v i vi c bán hàng và thu ti n trong doanh nghi p. ng th i, t o cơ s cho vi c nghiên c u và phân tích tình hình th c t KSNB t i doanh nghi p giúp cho vi c qu n lý doanh nghi p ngày m t t t và khoa h c hơn.
8 CHƯƠNG 2 TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TI N T I CÔNG TY C PH N PETEC BÌNH NH 2.1. T NG QUAN V S HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRI N C A CÔNG TY CP PETEC BÌNH NH 2.1.1. Quá trình hình thành phát tri n Công ty Trên 10 năm c ph n hoá, Công ty C ph n Petec Bình nh (Petec Bidico) ã có nh ng bư c ti n ch c ch n và nhi u tri n v ng. T vi c c i cách b máy ho t ng trong nh ng năm u n vi c ti p c n th trư ng m t cách hi u qu , nâng cao s c c nh tranh, n nay thương hi u PETEC BIDICO ã ư c bi t n như m t Công ty m nh m trong lĩnh v c phân ph i các s n ph m VLXD, xăng d u PETEC, cũng như các s n ph m tiêu dùng khác t i th trư ng Bình nh, Phú Yên và các t nh Tây Nguyên. 2.1.2. Ch c năng ho t ng s n xu t kinh doanh c a Công ty Công ty CP Petec Bình nh là Công ty ho t ng trong lĩnh v c thương m i c th : Mua bán xăng d u, khí t và các ph ph m t d u m ; Mua bán v t li u xây d ng, hàng nông s n; Phương ti n v n t i; Thu c lá, hàng công ngh ph m; Cho thuê văn phòng, c a hàng, ki t; S n xu t nư c u ng tinh khi t, nư c gi i khát óng chai. 2.1.3. c i m ho t ng c a chu trình bán hàng và thu ti n Công ty a. c i m ngành hàng kinh doanh - Kinh doanh xăng d u: V i th m nh bán buôn, bán l các lo i xăng d u, Công ty ã có hơn 40 i lý và c a hàng xăng d u ư c phân b r ng kh p T nh Bình nh.
9 - Kinh doanh xi măng: Là nhà phân ph i chính th c cho các Nhà máy s n xu t xi-măng n i ti ng như: Nghi Sơn, ChinFon, Phúc Sơn, v.v... Có m ng lư i tiêu th r ng kh p a bàn T nh Bình nh và 3 t nh Phú Yên, Gia Lai, Kon Tum. b. Phương th c tiêu th t i Công ty c ph n Petec Bình nh - H th ng phân ph i ngành hàng xăng d u: Hi n nay công ty th c hi n bán hàng thông qua các i lý và các c a hàng bán l xăng d u c a Công ty. - H th ng phân ph i ngành hàng xi măng: ho t ng kinh doanh t hi u qu , Công ty ã phân công trách nhi m v i t ng nhân viên bán hàng qu n lý theo t ng khu v c a lý. M i khu v c nhân viên bán hàng t qu n vi c bán hàng, xu t hoá ơn GTGT và thu ti n bán hàng cũng như vi c ch u trách nhi m thu h i công n . c. Phương th c thanh toán - Bán hàng thanh toán b ng ti n m t: Phương th c này thư ng x y ra t i các c a hàng bán l xăng d u, các i lý tiêu th xi măng, thư ng do nhân viên bán hàng ch u trách nhi m i thu ti n. - Bán hàng thanh toán qua ngân hàng: ch y u i v i các i lý kinh doanh xăng d u. 2.2. GI I THI U V H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY CP PETEC BÌNH NH 2.2.1. Môi trư ng ki m soát a. Quan i m, cách th c i u hành c a H QT, TG Công ty, Công tác l p k ho ch b. Tính trung th c và giá tr o c c. Cơ c u t ch c b máy, h th ng chính sách quy ch , quy trình, th t c ki m soát
10 d. Chính sách nhân s 2.2.2. c i m công tác k toán a. T ch c b máy k toán t i Công ty Công tác k toán ư c t ch c theo mô hình k toán t p trung. Phòng k toán Công ty ch u trách nhi m t ch c toàn b công tác k toán, công tác tài chính t i ơn v . Hình th c s k toán Công ty áp d ng là hình th c ch ng t ghi s và ư c x lý trên chương trình ph n m m k toán Microsoft Visual foxpro do Công ty t vi t theo mô hình kinh doanh c a mình. b. L p và luân chuy n ch ng t - Các ch ng t ch y u ư c s d ng trong ho t ng bán hàng t i Công ty: ơn t hàng c a khách hàng; Phi u xu t kho; H p ng kinh t ; Biên b n giao nh n hàng hóa; Hoá ơn bán hàng; Phi u thu; Gi y báo có c a Ngân hàng; Báo cáo bán hàng - bán l ; B ng kê n p ti n hàng ngày; B ng i chi u công n v i khách hàng; T ng h p doanh s bán ra hàng tháng - T ch c luân chuy n ch ng t c. H th ng tài kho n, s sách k toán và báo cáo tài chính - H th ng tài kho n: H th ng tài kho n c a công ty ang s d ng tuân th theo h th ng tài kho n k toán do b tài chính ban hành và ư c c th hóa trên chương trình ph n m m k toán microsoft visual foxpro. H th ng k toán s ư c m chi ti t, c th cung c p thông tin cho vi c ra quy t nh c a nhà qu n lý. - H th ng s sách k toán: H th ng s sách k toán t i Công ty ư c th c hi n y , chi ti t và úng quy nh c a B tài chính bao g m: h th ng các s k toán chi ti t, h th ng các s k toán t ng h p,...
11 - Báo cáo tài chính: H th ng báo cáo tài chính Công ty ph i l p và n p theo quy nh hàng tháng, quý, năm. 2.3. TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TI N T I CÔNG TY 2.3.1. Công tác ki m soát n i b i v i chu trình bán hàng Hi n Công ty có 2 phương th c bán hàng là bán buôn và bán l . Phương th c bán buôn phát sinh c hai ngành hàng xăng d u và xi măng, phương th c bán l phát sinh ch y u ngành hàng xăng d u t i các c a hàng bán l xăng d u c a Công ty ( ư c th hi n trong lu n văn chính th c trang 54 Hình 2.4 và trang 59 Hình 2.5). a. Ki m soát quá trình ti p nh n và x lý ơn t hàng Căn c vào ơn t hàng c a khách hàng g i n. NVBH liên h v i th kho xem xét lư ng hàng còn t n kho có áp ng v i yêu c u c a ơn t hàng không, sau ó ghi thông tin t hàng vào s theo dõi th c hi n ơn hàng. - i v i m t hàng ximăng: NVBH ki m tra công n khách hàng, trình lãnh o phòng xem xét vi c bán hàng. N u Trư ng phòng phê duy t ng ý bán hàng, NVBH chu n b th t c giao hàng. Trên th c t a s các nhân viên bán hàng luôn bán hàng vư t các nh m c trong h p ng, khách hàng t liên h v i nhân viên bán hàng t hàng khi c n và cu i ngày m i báo cáo v phòng do v y luôn tìm n nhi u r i ro trong v n x y ra các công n x u, khách hàng ch m thanh toán. - i v i m t hàng xăng d u: Quá trình khách hàng t hàng cũng như bên m t hàng xi măng nhưng khách hàng ph i t hàng t i thi u trư c 24 gi .
12 * Nh n xét và ánh giá r i ro - NVBH có th ghi nh n sai ơn hàng - ch n h n như hàng hoá ghi sai v s lư ng, th i gian và a i m giao hàng, tên khách hàng ã t. - ơn t hàng chưa ư c Trư ng phòng xét duy t mà NVBH t ý giao hàng bán cho khách. b. Xét duy t bán ch u a s khách hàng c a Công ty là nh ng khách hàng làm ăn lâu năm, có uy tín. Do ó Công ty ang áp d ng m c xét duy t bán ch u theo phương pháp “g i u”. - i v i m t hàng ximăng Vi c xem xét bán ghi n cho khách hàng thu c trách nhi m c a nhân viên kinh doanh do trư ng phòng ch o và ch u trách nhi m. Nhi m v c a trư ng phòng kinh doanh là ki m tra m c n ó h p lý chưa và th c hi n i u ch nh n u có. Trư ng phòng kinh doanh tr c ti p ký h p ng v i nh ng khách hàng m i. - i v i m t hàng xăng d u Sau khi thông qua tình hình thanh toán hay kh năng thanh toán c a khách hàng, m c tiêu th hàng tháng c a khách hàng do k toán công n cung c p, Trư ng phòng kinh doanh s ưa ra m c dư n cho phép i v i khách hàng và ư c i u ch nh hàng thángi. Khi có thông tin tăng giá: Trư ng phòng kinh doanh xem nh ng khách hàng nào có m c dư n h p lý và chuy n ti n trư c m i cho xu t hàng. * Nh n xét và ánh giá r i ro khâu xét duy t bán ch u
13 NVBH xu t bán hàng vư t h n m c tín d ng d n n công n quá cao. NVBH t ý bán hàng cho khách hàng không có kh năng thanh toán d n n bán hàng không thu ư c ti n. c. Ki m soát quá trình xu t kho, chuy n giao hàng hoá cho khách hàng và l p hoá ơn GTGT - i v i m t hàng xi măng i v i ngành hàng xi măng thì hàng hóa giao t i kho ngư i mua. NVBH tr c ti p bán hàng, t xu t hóa ơn cho nh ng khách hàng ã bán và ch u trách nhi m v i nh ng hóa ơn do mình xu t trư c Trư ng phòng. Trư ng phòng tr c ti p ký h p ng v n chuy n v i nhà xe. M c dù theo qui nh th c hi n vi c xu t kho, giao hàng và xu t hoá ơn GTGT cho khách hàng như trên nhưng hi n t i vi c xu t kho, chuy n giao hàng hoá và l p hoá ơn GTGT t i Công ty v n còn m t s t n t i cũng như r i ro trong quá trình th c hi n như sau: NVBBH th c hi n vi c xu t kho khi khách hàng, x y ra vi c thay i v s lư ng khi giao hàng t phía khách hàng làm chi phí tăng lên. NVBH t liên h i v i các u m i xe v n chuy n không có uy tín x y ra tình tr ng lái xe không giao hàng cho khách, làm m t hàng hóa. Vi c giao hoá ơn GTGT cho NVBH x y ra tình tr ng ch y theo doanh s bán, không chú ý n công n khách hàng. - i v i m t hàng xăng d u i v i m t hàng xăng d u, hàng hóa giao t i kho ngư i bán, v n chuy n hàng hóa do ngư i mua thuê và chi phí v n chuy n do ngư i bán ch u. Sau khi khách hàng t hàng và ư c ch p nh n bán hàng.
14 Th kho căn c vào hóa ơn GTGT, ki m tra y ch ký xét duy t trên hóa ơn r i xu t hàng theo úng ch ng . Lái xe nh n hàng n giao cho khách hàng và khách hàng ký vào hoá ơn xác nh n là hàng ã ư c giao. - T i các c a hàng bán l xăng d u C a hàng trư ng ch u trách nhi m toàn b ho t ng bán hàng và thu ti n t i c a hàng mình và l p báo cáo bán hàng g i v phòng k toán hàng tu n. * Nh n xét và ánh giá r i ro khâu xu t kho, chuy n giao hàng hoá cho khách hàng và l p hoá ơn GTGT - Khách hàng thay i lư ng hàng t làm phát sinh tăng thêm m t kho n chi phí b c d hàng lên xu ng. - Hàng hoá b m t do lái xe l y c p trong quá trình v n chuy n. - Phòng kinh doanh Xăng d u thông ng v i khách hàng xu t hoá ơn bán hàng theo giá cũ ư c hư ng chênh l ch. - Các c a hàng trư ng xu t hoá ơn bán hàng theo giá cũ hư ng chênh l ch giá khi có bi n ng tăng giá. d. Ki m soát ghi nh n doanh thu bán hàng Bao g m các th t c ki m soát vi c c p nh t s li u vào ph n m m k toán máy úng v i s li u ghi trên t ng hóa ơn không. ( ư c th hi n trong lu n văn chính th c trang 68 Hình 2.6 và trang 70 Hình 2.7). * Nh n xét và ánh giá r i ro ki m soát ghi nh n doanh thu - Doanh thu ph n ánh không úng v i th c t do ghi chép không y , s li u c p nh t không k p th i. - R i ro b m t doanh thu do hình th c ch y giá t i các c a hàng.
15 2.3.2. Công tác ki m soát n i b chu trình thu ti n a. Ki m soát n ph i thu khách hàng Phòng k toán theo dõi, ki m tra công n , k t h p v i phòng kinh doanh ôn c thu h i công n , ki m soát m i công n phát sinh. ( ư c th hi n trong lu n văn chính th c trang 68 Hình 2.6 và trang 74 Hình 2.8). * Nh n xét và ánh giá r i ro ki m soát các kho n n ph i thu - Công n khách hàng luôn vư t m c cho phép. - N khó òi luôn chi m t tr ng cao b. Ki m soát nghi p v thu ti n m t - i v i m t hàng xăng d u: T t c các khách hàng xăng d u u thanh toán ti n cho Công ty b ng hình th c chuy n kho n thông qua tài kho n c a Công ty t i ngân hàng. T i các c a hàng bán l xăng d u: a s thu b ng ti n m t. Kho ng 2 n 3 ngày các c a hàng n p ti n m t v Công ty m t l n. - i v i m t hàng xi măng: Quy nh toàn b NVBH ch u trách nhi m bán hàng, thu ti n và thu h i toàn b công n c a nh ng khách hàng mà nhân viên ó bán. NVBH sau khi thu ti n m t khách hàng cu i ngày n p l i toàn b ti n thu ư c cho th qu phòng. * Nh n xét và ánh giá r i ro trong vi c ki m soát thu ti n m t - i v i các c a hàng bán l xăng d u thư ng xuyên chi m d ng ti n làm vi c riêng. - i v i phòng kinh doanh xi măng NVBH khi thu ti n không v n p li n mà dùng vào vi c riêng, chi m d ng v n c a Công ty. c. Ki m soát nghi p v thu ti n qua ngân hàng Vi c thu ti n qua ngân hàng ít r i ro, vi c ki m soát thu ti n bán hàng qua ngân hàng ơn gi n hơn vì khi có sai xót x y ra d ki m tra i chi u và i u ch nh k p th i.
16 2.3.3. ánh giá th c tr ng h th ng ki m soát n i b i v i Chu trình bán hàng – Thu ti n a. Nh ng k t qu t ư c trong công tác ki m soát n i b Chu trình bán hàng – thu ti n V Môi trư ng ki m soát: Ban lãnh o Công ty nh n th c rõ t m quan tr ng c a công tác KSNB nên chú tr ng n vi c ban hành các văn b n v quy ch , quy nh qu n lý. Cơ c u t ch c ư c xây d ng h p lý, t o i u ki n ki m soát xen gi a các b ph n liên quan. Công tác k toán: B máy k toán c a Công ty ư c t ch c tư ng i hoàn ch nh v i i ngũ nhân viên có trình và kinh nghi m làm vi c lâu năm, ư c phân công nhi m v rõ ràng. Vi c ng d ng ph n m m k toán ã h tr nhi u cho công tác k toán. b. Nh ng h n ch và r i ro trong công tác ki m soát n b i v i chu trình bán hàng – thu ti n V môi trư ng ki m soát: Ho t ng c a BKS mang n ng tính hình th c. Các k ho ch c a công ty có xây d ng d a trên tình hình kinh doanh c a năm trư c d n n không chính xác. Không có các quy nh x ph t thích h p khi nhân viên sai ph m. V công tác k toán: H th ng thông tin chưa ư c t ch c khoa h c, chưa áp ng ư c yêu c u ki m soát. K toán Công ty ch theo dõi ch ng t h ch toán và ki m tra s li u sau khi nghi p v bán hàng ã hoàn thành. Do ó hay x y ra sai xót như công n khách hàng quá cao. Quy trình luân chuy n ch ng t và i chi u công n gi a k toán và các bên liên quan còn ch m. V th t c ki m soát: Các th t c ki m soát chưa toàn di n, ch t ch , ph n l n i sâu m ng k toán, ph n ki m soát chưa ư c quy nh y , rõ ràng. Vi c ti p nh n ơn t hàng c a khách hàng chưa th ng nh t.
17 Công tác th m nh khách hàng chưa ki m tra th c hi n y trư c khi ký h p ng. K toán không ki m tra ư c tình hình công n c a khách hàng, không n m b t ư c thông tin khách hàng. Công tác ki m soát ghi nh n doanh thu bán hàng chưa ư c thư ng xuyên, không m b o nguyên t c k p th i. Công tác i chi u công n hàng tháng gi a k toán v i khách hàng chưa ti n hành thư ng xuyên. Tình tr ng NVBH chi m d ng ti n làm vi c riêng nh hư ng n ng V n kinh doanh c a công ty. Tình hình công n khách hàng lúc nào cũng quá cao, cu i năm Công ty ph i l p m t kho n ti n r t l n trích l p d phòng nh ng công n quá h n, nh hư ng n k t qu kinh doanh c a Công ty r t l n nhưng Công ty chưa có bi n pháp ki m soát. K T LU N CHƯƠNG 2 Tóm l i, KSNB có vai trò r t quan tr ng i v i h th ng qu n lý c a các doanh nghi p kinh doanh nói chung và c a Công ty CP Petec Bình nh nói riêng. Trong chương 2. tác gi ã phân tích và ánh giá nh ng th c tr ng còn t n t i cũng như nh ng r i ro c n hoàn thi n, kh c ph c i v i h th ng KSNB c a chu trình bán hàng và thu ti n t i Công ty CP Petec Bình nh, t ó làm cơ s ưa ra các gi i pháp nh m tăng cư ng KSNB chu trình bán hàng và thu ti n chương 3.
18 CHƯƠNG 3 M TS GI I PHÁP TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B I V I CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TI N T I CÔNG TY CP PETEC BÌNH NH 3.1. S C N THI T PH I TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B I V I CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TI N T I CÔNG TY CP PETEC BÌNH NH Là doanh nghi p c ph n dư i s góp v n c a các c ông, các nhà u tư do ó c n cung c p nh ng thông tin trung th c và chính xác v tình hình SXKD và tình hình tài chính c a mình. H th ng các quy ch ki m soát c a Công ty còn kém hi u l c và chưa ng b . H th ng thông tin chưa ư c t ch c m t cách khoa h c, c bi t là h th ng thông tin k toán ph c v công tác k toán bán hàng thu ti n chưa phát huy ư c hi u qu cao, nh hư ng n vi c quy t nh qu n lý c a các c p lãnh o. Tăng cư ng ki m soát n i b là yêu c u c p bách Công ty th c hi n thành công chi n lư c phát tri n c a mình, ti p t c phát tri n b n v ng trong ti n trình h i nh p, y lùi các r i ro và gian l n, nh t là trong ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n. 3.2. M T S GI I PHÁP TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B IV I I V I CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TI N T I CÔNG TY CP PETEC BÌNH NH 3.2.1. Hoàn thi n môi trư ng ki m soát a. Tăng cư ng phân c p qu n lý Công ty c n tách bi t vai trò gi a ch c danh Giám c và Ch t ch H QT như hi n nay tránh ch ng chéo gi a trách nhi m công vi c công và tư phân minh. Công ty c n cơ c u l i các thành viên BKS không ph i CBCNV c a Công ty, ng th i Công ty c n tăng