Tổng hợp các câu hỏi lý thuyết môn Quản lý kinh tế

Chia sẻ: Nguyễn Thị An | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:22

Thêm vào BST

Báo xấu

104
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phương pháp trong quản lý. Liên hệ vận dụng phương pháp kinh tế tại địa phương và đơn vị công tác ? Trong hoạt động của một cá nhân hay một tập thể đều phải hướng đến một mục tiêu đã được đề ra và để điều hành hệ thống đạt được mục tiêu đó,

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tổng hợp các câu hỏi lý thuyết môn Quản lý kinh tế

Tổng hợp các câu hỏi lý thuyết môn Quản lý kinh tế Câu 1: Phương pháp trong quản lý. Liên hệ vận dụng phương pháp kinh tế tại địa phương và đơn vị công tác ? Trong hoạt động của một cá nhân hay một tập thể đều phải hướng đến một mục tiêu đã được đề ra và để điều hành hệ thống đạt được mục tiêu đó, chủ thể quản lý phải tác động vào đối tượng quản lý bằng những phương pháp quản lý để cho bộ máy dưới sự quản lý của mình đạt được kết quả tốt nhất. Việc nhận thức và sử dụng các phương pháp quản lý hiệu quả sẽ mang đến những thành công lớn cho nhà quản lý cũng như tạo động lực cho các đối tượng quản lý, từ đó tiếp cận và đạt được mục tiêu đề ra một cách nhanh nhất. Vậy các phương pháp trong quản lý là gì và mối liên hệ giữa các phương pháp quản lý đó mang lại những hiệu quả trong quá trình vận dụng chúng vào thực tiễn quản lý. Bằng lý luận khoa học quản lý, chúng ta hãy phân tích rõ vấn đề trên Phương pháp quản lý là tổng thể các cách thức, công cụ được chủ thể quản lý vận dụng và kết hợp lại để tác động một cách thích hợp vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu nhất định trong từng hoàn cảnh cụ thể. Thực tế cho thấy phần lớn kết quả của một quá trình quản lý lại tuỳ thuộc vào sự lựa chọn và sử dụng phương pháp quản lý. Lựa chọn và sử dụng phương pháp quản lý đúng, hợp lý sẽ tạo động cơ, động lực thúc đẩy người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ, nâng cao chất lượng và hiệu quả thực hiện các chức năng quản lý đồng thời không những làm cho các hoạt động quản lý tuân thủ đúng quy luật, nguyên tắc quản lý, sát hợp với đối tượng mà còn làm hoạt động quản lý mang tính xã hội sâu sắc. Đối tượng tác động của các phương pháp quản lý là những con người, là những thực thể có cá tính, thói quen, tình cảm nhân cách gắn với hoàn cảnh lịch sử cụ thể, con người không chỉ đóng góp vào thành quả chung của tập thể mà còn mong muốn nhận lại từ thành quả chung đó những lợi ích vật chất và tinh thần thỏa đáng. Con người không chỉ chấp hành mệnh lệnh của người quản lý mà còn là một chủ thể sáng tạo trong công việc, có tinh thần độc lập tự chủ. Mặt khác, con người với tư cách là đối tượng quản lý còn là những con người - xã hội, trong đó con người không lao động, làm việc theo cá nhân mà còn làm việc hợp tác, phối hợp công việc với nhau. Vì vậy, chủ thể quản lý phải biết lôi cuốn, thúc đẩy mọi người trong việc tổ chức tham gia công việc chung, đem hết sức lực, tài năng làm việc cho tổ chức, có như vậy mới làm cho tổ chức thêm vững mạnh. Đồng thời một tổ chức vững mạnh sẽ tạo được nhiều thuận lợi cho con người làm việc hơn một tổ chức yếu kém Để tác động đến yếu tố con người trong lao động, người ta phải dùng nhiều phương pháp khác nhau. Dựa trên phương thức tác động, có thể phân ra thành 3 phương pháp quản lý : phương pháp tổ chức hành chính, phương pháp tâm lý giáo dục và phương pháp kinh tế, mỗi phương pháp quản lý đặc trưng cho một thủ pháp tạo động cơ và động lực thúc đẩy đối tượng quản lý Phương pháp tổ chức - hành chính là phương pháp dựa vào quyền uy tổ chức của chủ thể quản lý để bắt buộc đối tượng quản lý phải chấp hành mệnh lệnh quản lý một chiều từ trên xuống Phương pháp này mang tính bắt buộc, cưỡng chế đơn phương mà cơ sở tác động là quyền lực của chủ thể quản lý ở trong hệ thống quản lý, quyền lực này được xác lập theo pháp luật, quy chế, cơ chế…. Hiệu lực, hiệu quả quản lý phụ thuộc nhiều vào việc thực hiện đúng hay không đúng quyền lực của mình. Ưu thế của phương pháp này so với các phương pháp khác là thể hiện tính kỷ cương trong tổ chức thực hiện công việc nhờ đó đem lại hiệu quả nhanh chóng, thống nhất, triệt để, vì vậy phương pháp này thường phù hợp với các tình huống quản lý cấp bách, khẩn trương và là phương pháp không thể thiếu được trong tất cả các cơ quan, các tổ chức. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là dễ dẫn đến tình trạng quan liêu, độc đoán …. do đó để giảm bớt mức độ quan liêu hóa, nhà quản lý khi xác lập cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý phải tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ, có quan tâm đến điều kiện cụ thể của các thành viên trong tổ chức. 1
Phương pháp tâm lý - giáo dục : là phương pháp sự tác động tới đối tượng quản lý thông qua các quan hệ tâm lý, tư tưởng, tình cảm. Phương pháp này dựa vào uy tín của người quản lý để lôi cuốn mọi người trong tổ chức hăng hái, tích cực tham gia công việc, uy tín được được xác lập dựa trên nhân cách người lãnh đạo quản lý . Công cụ tác động của phương pháp này là vận dụng các quy luật, nguyên tắc tâm lý và giáo dục, nhờ đó người quản lý nắm được tâm tư, nguyện vọng, nhu cầu, mong muốn, tình cảm, đạo đức, lý tưởng của mỗi người và có biện pháp tạo lập trong mỗi người niềm say mê, phấn khởi, ý thức trách nhiệm, tinh thần sáng tạo đối với công việc. Trong phương pháp này, đối tượng quản lý là con người được xem như một thực thể có ý thức, được tôn trọng và nhận thức được nhiệm vụ của mình, lao động tự giác. Sự thúc đẩy con người làm việc ở đây chính là sự hiểu biết và tác động đúng vào động cơ làm việc của họ cũng như ảnh hưởng rộng lớn của uy tín và phẩm chất của người quản lý. Hiệu quả phương pháp này rất lâu bền và sâu sắc. Tuy nhiên con người không phải ai và lúc nào cũng lao động và hành động với đầy đủ ý thức, tự giác và sự nhiệt tình, nhất là khi mà nhu cầu lợi ích vật chất của họ không được thỏa mãn hoặc không công bằng. Vị vậy, phương pháp này chỉ hiệu quả khi được người quản lý biết phối hợp phương pháp hành chính với phương pháp kinh tế. Phương pháp tâm lý - giáo dục không thể thiếu trong mọi tổ chức, nhất là các tổ chức xã hội. Để khắc phục mặt hạn chế của phương pháp này người quản lý phải biết kết hợp với các phương pháp tổ chức - hành chính và phương pháp kinh tế. Phương pháp kinh tế : Phương pháp kinh tế là phương pháp tác động của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý thông qua lợi ích kinh tế. Trong phương pháp này, nhà quản lý sử dụng các công cụ đòn bẩy kinh tế như : giá cả, lãi suất, tiền lương, tiền thưởng, lợi nhuận để tác động đến điều kiện hoạt động của con người, điều chỉnh hành vi của đối tượng nhằm đạt được mục tiêu quản lý. Thông qua các chính sách và đòn bẩy kinh tế, đối tượng quản lý tự tính toán thiệt hơn để tự quyết định hành động của mình, tự chủ lấy công việc của mình.. không có sự can thiệp trực tiếp của tổ chức. Phương pháp kinh tế lấy lợi ích kinh tế vật chất làm động lực thúc đẩy con người hành động. Lợi ích đó thể hiện qua thu nhập của mỗi người, lấy lại từ thành quả chung, phù hợp với sự đóng góp của mỗi người. Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý lúc này là mối quan hệ kinh tế là những giá trị vật chất đầy hấp dẫn, do vậy nếu người quản lý quá coi trọng lợi ích chung, coi nhẹ lợi ích cá nhân của mỗi người sẽ làm triệt tiêu động lực của họ. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả khi thu nhập thực tế của người lao động chưa cao, nhu cầu vật chất của con người mới đáp ứng được ở mức thấp, thì lúc đó khi thực hiện các công việc nào họ cũng đều rất quan tâm đến lợi ích và thu nhập. Vì vậy, người quản lý ở mọi tổ chức phải hết sức coi trọng việc vận dụng phương pháp kinh tế. So với các phương pháp quản lý khác, phương pháp kinh tế có ưu điểm là đặt mỗi người vào điều kiện tự mình được quyết định làm việc như thế nào có lợi nhất cho mình và cho tổ chức. Lao động, làm việc càng hiệu quả thì lợi ích vật chất nhận về càng nhiều. Phương pháp kinh tế có thể giúp cho người ta thoát khỏi cơ chế, giấy tờ, thủ tục của chủ nghĩa quan liêu và những rắc rối trong thể chế tình cảm xã hội. Tuy vậy phương pháp kinh tế cũng có những hạn chế vốn có của nó. Nếu lạm dụng phương pháp kinh tế dễ dẫn người ta đến chỗ chỉ nghĩ đến lợi ích vật chất, thậm chí chỉ lệ thuộc vào vật chất, tiền của mà quên những giá trị đạo đức, tinh thần, đạo lý, có dẫn đến hành vi vi phạm pháp luật. Động lực từ lợi ích cá nhân của mỗi người nếu không được định hướng và kiểm soát nó sẽ dẫn người ta đến chỗ làm ăn phi pháp. Từ những phân tích trên chúng ta thấy rằng trong hoạt động điều hành quản lý, 3 phương pháp quản lý trên luôn có mối liên hệ với nhau. Sự liên hệ ấy bắt nguồn từ đối tượng tác động của phương pháp quản lý chính là con người. Mỗi phương pháp quản lý tác động đến con người theo một hướng nhất định, hiệu quả tạo động cơ, động lực thúc đẩy con người với các mức độ khác nhau. Tuy nhiên phương pháp quản lý này chỉ có thể phát huy hiệu quả nếu sử dụng cùng với phương pháp khác, bởi vì mỗi phương pháp quản lý suy cho cùng chỉ là tác động đến một vài trong rất nhiều những nhu cầu của con người, mà con người thì chỉ có thể làm việc tốt nhất trong điều kiện có khuôn khổ tổ chức chặt chẽ, rõ ràng; có lợi ích thoả đáng; có sự hiểu biết và niềm say mê với công việc. Phương pháp kinh tế kích thích con người vì thỏa mãn nhu cầu vật chất nhưng nếu như công việc nhàm chán, không tạo niềm say mê, không có những thách thức, hứng thú hoặc không nhận được sự quan tâm, công nhận, tôn trọng của người quản lý, của xã hội thì lúc đó những lợi ích kinh tế không đủ để lôi cuốn người ta làm việc. Ngược lại nếu người quản lý có phẩm 2
chất tuyệt vời, quan tâm đến gần gủi đến người lao động, có phong cách và phương thức quản lý tốt nhưng nếu chỉ áp dụng biện pháp, cơ chế trả lương cho người lao động theo phương pháp bình quân thì cũng sẽ không khuyến khích được người lao động toàn tâm, toàn ý vì công việc. Ngoài ra, đối với những con người quá chú trọng đến lợi ích kinh tế hoặc những người quen dựa dẫm, lười lao động, trình độ nhận thức và tự giác thấp thì nếu không phương pháp tổ chức - hành chính thì khó có thể kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động của họ theo đúng định hướng, đúng mục tiêu của tổ chức đề ra. Ngược lại, nếu chỉ áp dụng đơn thuần phương pháp tổ chức - hành chính thì rõ ràng đối tượng quản lý chịu sự cưỡng chế mà không có khuyến khích tinh thần hay vật chất cũng dễ dẫn đến những tiêu cực trong hoat động. “Dựa vào pháp luật để trị dân, sử dụng hình phạt để chỉnh đốn họ thì họ tạm thời khỏi bị phạm tội nhưng lại không có liêm sỉ. Nếu như dựa vào đức trị để trị dân, sử dụng lễ giáo để chỉnh đốn họ thì họ không những có liêm sỉ mà còn quy phục” (Hà Thúc Minh, 1998. Lịch sử triết học Trung Quốc. Nhà xuất bản Thành phố Hồ Chí Minh: 27). Từ mối liên hệ trên cho thấy rằng trong các phương pháp quản lý thì phương pháp kinh tế mang lại hiệu quả nhanh chóng, nhưng không phải là duy nhất và toàn bộ. Nhà quản lý thực hiện đồng thời cả 3 phương pháp trong hoạt động quản lý, tuy nhiên tùy theo trường hợp và từng giai đoạn mà sử dụng phương pháp nào là chính.Việc tuyêt đối hoá một phương pháp quản lý nào đó trong quản lý sẽ làm giảm hiệu lực tác động, không phát huy được ưu thế và khắc phục hạn chế vốn có của mỗi phương pháp. Đó cũng chính là sự tác động toàn diện và ảnh hưởng lẫn nhau của các phương pháp quản lý đối với mỗi con người. Cũng từ mối liên hệ giữa các phương pháp quản lý cho thấy rằng nhận thức và vận dụng các phương pháp quản lý như thế nào còn phụ thuộc vào đối tượng và tình huống quản lý cụ thể. Nếu người quản lý chủ quan coi nhẹ yêu cầu thực tế khách quan của đối tượng và tình huống quản lý thì hoạt động quản lý có nguy cơ bị quan liêu hoá. Con người ai cũng có những ưu điểm và khuyết điểm, ở từng thời điểm khác nhau nhu cầu của họ cũng khác nhau. Vì vậy, nhà quản lý phải biết thấu hiểu những yếu tố tâm lý đó để sử dụng những phương pháp thích hợp nhằm phát huy ưu điểm, hạn chế nhược điểm, kích thích đúng động cơ, đáp ứng đúng nhu cầu để họ có thể làm việc có chất lượng và hiệu quả cao. Ngoài ra, lựa chọn các phương pháp quản lý phải phù hợp, có tác động thiết thực trong việc điều chỉnh đối tượng quản lý. Các phương pháp quản lý khi xác lập và vận dụng phải có căn cứ khoa học và thực tiễn, bảo đảm cho đối tượng quản lý có thể thực hiện được một các tự giác và tích cực. Trước đây trong cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, chúng ta đã cường điệu hóa, tuyệt đối hóa phương pháp quản lý tổ chức hành chính và phương pháp quản lý tâm lý giáo dục, coi nhẹ phương pháp quản lý kinh tế vì cho đó là nặng về lợi ích cá nhân, điều này làm cho tình trạng quản lý ở mọi tổ chức đều mang tính chất quan liêu hình thức, hạn chế rất nhiều tính chủ động sáng tạo của mỗi người. Chuyển sang nền kinh tế thị trường, các quy luật kinh tế xã hội được nhận thức và vận dụng một cách đầy đủ hơn, trong đó lợi ích kinh tế được coi trọng. Do đó phương pháp kinh tế trở thành phương pháp tác động chính đến đối tượng quản lý, lợi ích thiết thân của mỗi người được coi là điểm xuất phát để xác lập hệ thống lợi ích tập thể và lợi ích xã hội. Thực chất của việc xác lập và vận hành các phương pháp quản lý ở nước ta hiện nay là quá trình thực hiện dân chủ hoá toàn bộ quá trình quản lý các tổ chức kinh tế - xã hội theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Do vậy trong quản lý cũng không thể coi nhẹ phương pháp tổ chức - hành chính và phương pháp tâm lý - giáo dục. Thực tế cũng đòi hỏi đội ngũ những người quản lý phải nâng cao trình độ sử dụng tổng hợp các phương pháp quản lý, phải không ngừng học tập, rèn luyện, nâng cao trình độ và phẩm chất, trao dồi và nâng cao trình độ quản lý của mình cho phù hợp với yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước hiện nay. Bản thân công tác nhiều năm trong đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc lĩnh vực tài nguyên và môi trường, trong môi trường làm việc đó thì cả 3 phương pháp tổ chức - hành chính, tâm lý - giáo dục và kinh tế đều cần thiết. 3
Tuy nhiên, là đơn vị hành chính sự nghiệp thì phương pháp tổ chức hành chính và phương pháp tâm lý giáo dục được sử dụng trong công tác quản lý thường xuyên và dễ dàng hơn trong khi áp dụng phương pháp kinh tế gặp rất nhiều khó khăn bởi những quy định ràng buộc do cơ chế hưởng lương từ ngân sách, nhất là đối với một tỉnh mà thu nhập còn phụ thuộc rất nhiều vào nông nghiệp Theo quy định về chế độ lương trước đây, người lãnh đạo cao nhất đơn vị hoặc người có trình độ chuyên môn cao, công tác nhiều năm trong ngành lương và thu nhập khác cũng không quá 2 triệu/ tháng. Lương bình quân của một người có trình độ chuyên môn đại học cũng từ 500.000-700.000 đồng /tháng. Những khó khăn về kinh tế buộc người công chức nhà nước phải làm thêm bằng nhiều nghề phụ khác, hoặc phải nhận việc để làm ngoài giờ. Mặt khác, trước khi Luật đất đai có những điều chỉnh như hiện nay thì khối lượng công việc giữa sự nghiệp - dịch vụ công và hành chính còn chưa tách bạch rõ ràng, do vậy đơn vị phải giải quyết một khối lượng hồ sơ thủ tục rất lớn nên có rất nhiều công việc cán bộ công nhân viên không thể thực hiện hết trong giờ hành chính, vì vậy việc giao việc làm thêm ngoài giờ cho công nhân viên chức vừa tạo thêm thu nhập nhưng cũng vừa giải quyết bớt các tồn đọng trong công việc. Tuy nhiên theo quy định của Luật lao động thì người lao động chỉ có thể làm ngoài giờ tối đa là 200 giờ/năm, vì vậy chỉ có thể trả lương cho công nhân viên trong khoảng 200 giờ làm thêm theo quy định, còn lại người quản lý chỉ có sử dụng phương pháp tổ chức hành chính hoặc biện pháp tâm lý động viên họ hoàn thành công việc theo đúng thời gian quy định mà không có sự đền bù về vật chất nào. Với cơ chế như vậy rõ ràng là không giúp cho người công chức, viên chức có thể toàn tâm toàn ý cho công việc, không khuyến khích được sự cải tiến trong phương pháp, lề lối giải quyết công việc và cũng không thể thu hút được những người có tài năng vào trong bộ máy nhà nước của đơn vị. Sự khó khăn về kinh tế cũng làm cho phát sinh một số tệ nạn : nhũng nhiễu, hạch sách, nhận hối lộ ... Về mặt quản lý, người quản lý đương nhiên sẽ áp dụng các biện pháp hành chính hoặc giáo dục để ngăn ngừa những vi phạm, nâng cao đạo đức nghề nghiệp nhưng về lâu dài khi phương pháp quản lý kinh tế kích thích lợi ích vật chất không được áp dụng thì hiệu quả chất lượng công tác thấp, tỉ lệ những người tài bỏ ngành càng cao, đầu vào của ngành không đạt yêu cầu thì không thể nói đầu ra tốt được. Ngày nay, với sự điều chỉnh của Luật Đất đai, trong đó có việc tách bạch rõ ràng giữa dịch vụ hành chính công và công tác quản lý thì việc vận dụng phương pháp kinh tế sẽ có thể áp dụng tốt hơn. Ở các đơn vi sự nghiệp thực hiện dịch vụ hành chính công, người quản lý có thể sử dụng phương pháp kinh tế để kích thích công nhân viên bằng hình thức khoán việc, trả lương theo năng suất lao động. Ở bộ phận quản lý nhà nước, sự giảm bớt áp lực công việc cùng với sự tăng lương theo quy định mới cũng khuyến khích sự hăng hái hơn trong công việc. Tuy nhiên, về lâu dài, để có một bộ máy nhà nước thật sự hiệu quả, trong sạch và vững mạnh, một đội ngũ công chức yêu nghề, tận tụy, sáng tạo thì cần phải tiếp tục thực hiện công cuộc cải tổ tiền lương và xây dựng một cơ chế, chính sách khuyến khích tăng thu nhập hợp lý và áp dụng đồng bộ các đòn bẩy kinh tế để kích thích sự đầu tư chất xám của cán bộ công chức và thu hút nhân tài. 4
Câu 2: Nguyên tắc tập trung dân chủ. Liên hệ việc vận dụng nguyên tắc trên ? Trong công tác quản lý, việc nhận thức, nắm vững và vận dụng đúng các nguyên tắc của quản lý là một trong những điều kiện đảm bảo sự thành công. Các nguyên tắc quản lý là các quy tắc chuẩn mực, chỉ đạo những người quản lý phải tuân thủ trong quá trình quản lý, những nguyên tắc ấy do con người định ra, vừa phản ánh các quy luật khách quan nhưng cũng mang dấu ấn chủ quan của con người. Trong thực tiễn quản lý, các nguyên tắc quản lý có tính chất và thứ bậc khác nhau, do nhiều tổ chức, nhiều cấp đề ra, tuy nhiên trong đó có những nguyên tắc mang tính chất cơ bản, nó định hướng cho sự hoạt động của người quản lý và sự vi phạm các nguyên tắc này sẽ gây cho hệ thống một sự tổn thất nặng nề. Một trong những nguyên tắc cơ bản của quản lý là nguyên tắc tập trung dân chủ. Nguyên tắc tập trung dân chủ là nguyên tắc tổ chức phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý cũng như yêu cầu và mục tiêu của quản lý, nó quy định sự lãnh đạo tập trung dựa trên sự tôn trọng và phát huy dân chủ. Về bản chất thì tập trung và dân chủ là 2 xu hướng diễn ra đồng thời cùng một lúc. Tập trung dân chủ là một nguyên tắc thống nhất, đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ. Trong nguyên tắc thống nhất này, tập trung và dân chủ tác động cùng chiều, theo tỷ lệ thuận, đòi hỏi phải đảm bảo lẫn nhau. Xu hướng tập trung được biểu hiện ở 2 nội dung : thứ nhất, tập trung là sự thống nhất về tư tưởng và hành động của tất cả các thành viên trong hệ thống, thứ hai đó là sự tập trung quyền lực để giải quyết các công việc phát sinh trong hệ thống, tức là phải có đủ quyền lực để giải quyết mọi vấn đề có sự lãnh đạo, quản lý, điều hành thông suốt, do đó tập trung là một xu hướng cần thiết. Để đảm bảo yêu cầu tập trung trong quản lý cần có những công cụ sử dụng như: Luật, chính sách, chế độ, quy chế, hệ thống chiến lược, kế hoạch, chương trình phát triển…và chế độ một người chỉ huy (còn gọi là chế độ thủ trưởng). Về xu hướng dân chủ thì hiện nay có 2 quan điểm khác nhau về dân chủ. Quan điểm thứ nhất là dân chủ là quyền và trình độ dân chủ tương ứng với quyền lực của đối tượng quản lý, đây là quan điểm không đúng vì nếu hiểu theo quan điểm này dễ dẫn tới tình trạng dân chủ quá đà tự phát, tự do vô chính phủ. Quan điểm thứ hai là coi dân chủ là môi trường, là điều kiện để mỗi cá nhân có được những cơ hội phát triển hoàn thiện trong sự phát triển của xã hội, của cộng đồng. Tùy thuộc khả năng và mức độ ảnh hưởng của các cá nhân tới quyết định chung của cộng đồng, tới việc giải quyết công việc chung mà có thể thấy một xã hội dân chủ đến mức nào. Ở mỗi nước, trình độ của nền dân chủ trong xã hội tùy thuộc phần lớn vào trình độ phát triển kinh tế - xã hội, trình độ dân trí, quyền hạn và năng lực thực hiện quyền làm chủ của các tầng lớp nhân dân. Xã hội ta càng phát triển càng đòi hỏi và càng có điều kiện mở rộng chế độ dân chủ xã hội chủ nghĩa. Để đảm bảo yêu cầu dân chủ, các nhà quản lý phải sử dụng các giải pháp như: chế độ tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện các chế độ, các hình thức đảm bảo quyền tham gia quản lý của chủ thể người lao động. Dân chủ còn thể hiện thông việc thực hiện sự bình đẳng của các thành phần kinh tế trước pháp luật, thông qua việc xác định rõ vị trí, trách nhiệm, quyền hạn, của các cấp, các ngành, thực hiện các chế độ phân công, phân cấp trong quản lý và thông qua quá trình thực hiện quy chế quyền dân chủ, quy chế dân chủ ... Trong quan hệ tập trung dân chủ thì tập trung bao giờ cũng giữ vai trò chủ đạo, nó định hướng cho các biện pháp dân chủ nhằm để đảm bảo sự tồn tại và tạo ra khả năng phát triển của hệ thống. Mất đi sự tập trung là mất đi sự thống nhất trong hoạt động của hệ thống dẫn tới tình trạng tổ chức sẽ bị biến dạng, đi chệnh mục đích, mục tiêu. Ngoài ra, tập trung còn là cơ sở định hướng để giải quyết các nội dung, biện pháp thực hiện dân chủ, còn dân chủ thì có vai trò tạo cơ sở về xã hội, kinh tế, chính trị để thực hiện tốt tập trung trong quản lý. Chính nhờ dân chủ, các nhà quản lý mới tạo ra được sự thống nhất về tư tưởng, ý chí và hành động nhằm đảm bảo tốt cho yêu cầu tập trung trong quản lý. Ngược lại dân chủ cũng có vai trò 5
tạo cơ sở cho xã hội, kinh tế chính trị để thực hiện tốt tập trung trong quản lý, thông qua các giải pháp dân chủ mà các nhà quản lý thực hiện được sự thống nhất trong quản lý một cách tốt nhất. Như vậy, các biện pháp dân chủ nhằm bảo đảm cho sự lãnh đạo tập trung, càng mở rộng dân chủ thì yêu cầu tập trung thống nhất càng cao, khắc phục tình trạng dân chủ quá mức đưa đến tự do vô chính phủ cũng như tập trung quá mức dẫn đến chuyên quyền, độc đoán, quan liêu. Tập trung phải trên cơ sở dân chủ, dân chủ phải được thực hiện trong khuôn khổ tập trung. Nhấn mạnh tập trung dẫn đến tập trung quan liêu, cứng nhắc, độc đoán; trái lại, mở rộng dân chủ mà không tập trung thì có thể đi tới phân tán, dân chủ vô tổ chức, vô kỷ luật. Trong bản chất của nó, dân chủ không đối lập với tập trung. Nó chỉ đối lập với quan liêu, chuyên chế, độc tài. Tập trung càng không đối lập với dân chủ. Nó chỉ đối lập với phân tán, cục bộ, bè phái, tự do vô chính phủ mà thôi. Tập trung đúng đắn, hợp lý sẽ làm tăng sức mạnh của dân chủ. Dân chủ lành mạnh phải dựa trên cơ sở tập trung, không tách rời tập trung. Tách rời dân chủ với tập trung, tuyệt đối hóa mặt này để xem nhẹ mặt kia, đối lập chúng với nhau một cách siêu hình và giả tạo đều làm suy yếu cả dân chủ lẫn tập trung. Vì thế, Lê-nin nhấn mạnh rằng, nguyên tắc tập trung dân chủ phải là một cái gì đó tránh xa tập trung quan liêu và cũng tránh xa được tự do vô chính phủ. Muốn có tập trung dân chủ thì phải bảo đảm dân chủ thực chất đồng thời đề cao kỷ luật, tăng cường chế độ trách nhiệm. Đây là nguyên tắc rất quan trọng của quản lý, nó có tính khách quan, phổ quát, song thực hiện không đơn giản, phụ thuộc vào bản lĩnh, phẩm chất đạo đức và phong cách của người quản lý Nguyên tắc tập trung dân chủ là một nguyên tắc rất quan trọng trong quản lý, nó có tính khách quan, xuất phát từ vai trò và vị trí của Nhà nước trong quản lý, từ yêu cầu phải đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của hệ thống quản lý và từ sự phát triển của trình độ lực lượng sản xuất mà tương ứng với nó là trình độ phân công lao động và hợp tác lao động. Chúng ta biết rằng trong xã hội xã hội chủ nghĩa dựa trên chế độ công hữu về tư liệu sản xuất chủ yếu, chính bản thân nó đã định ra yêu cầu phải quản lý tập trung trong nền kinh tế bởi lẽ những tư liệu sản xuất chủ yếu nằm trong tay nhà nước nên nhà nước phải thực hiện sự quản lý tập trung mới phát huy được tác dụng, hiệu quả đồng thời đảm bảo sự phát triển nền kinh tế xã hội đúng định hướng và thống nhất. Mặt khác, chế độ công hữu cũng nảy sinh yêu cầu dân chủ trong quản lý bởi vì tuy nhà nước quản lý nhưng trao quyền sử dụng những tư liệu sản xuất chủ yếu đó cho các ngành, các địa phương, đơn vị, điều đó đòi hỏi phải thực hiện cơ chế dân chủ để các ngành, các địa phương, các đơn vị đó có thể tự chủ trong sản xuất - kinh doanh, phát huy được tính năng động sáng tạo, khai thác có hiệu quả các tư liệu sản xuất ấy. Trong xã hội ta, xã hội do nhân dân làm chủ thì dân chủ vừa là mục tiêu và động lực của sự phát triển kinh tế - xã hội, vừa là cơ chế và phương thức để vận hành quyền lực của nhân dân trong quản lý nhà nước và tổ chức đời sống xã hội. Nguyên tắc tập trung dân chủ còn do cuộc cách mạng khoa học - công nghệ đang xã hội hóa cao độ lực lượng sản xuất và các giá trị tinh thần, sự phát triển của lực lượng sản xuất mang tính chất xã hội hóa ngày càng cao này đòi hỏi phải huy động rộng rãi các nguồn tiềm năng và nguồn lực trong nền kinh tế quốc dân, nên vừa phải có tập trung để tránh mọi thất thoát, lãng phí, vừa phải có tính dân chủ để huy động được mức tối đa. Dân chủ đã được thực tế thừa nhận như điều kiện không thể thiếu cho tăng trưởng kinh tế nói riêng và phát triển nói chung Mặt khác, để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của hệ thống quản lý thì nguyên tắc tập trung dân chủ là hết sức cần thiết. Ngày nay, trong hoạt động kinh tế xã hội cũng như hoạt động quản lý nhà nước luôn có sự phân công lao động cao từ đó nảy sinh ra yêu cầu phải tổ chức hợp tác trong lao động. Trong sự hợp tác lao động đó, mọi cá nhân, mỗi tổ chức, đơn vị nếu được tự chủ trong sản xuất kinh doanh thì mới có thể phát huy tối đa tiềm năng vốn có, tính năng động sáng tạo trong thực hiện. Mặt khác, với sự bùng nổ của khoa học công nghệ thông tin, việc mở cửa hội nhập, toàn cầu hóa đang làm nền kinh tế xã hội ở các nước biến đổi nhanh chóng, tạo những cơ hội và thách thức lớn, việc thực hiện dân chủ dưới hình thức phân quyền tự chủ, tự quyết trong hoạt động kinh tế cũng như trong một số phạm vi quản lý nhà nước còn nhằm gắn trách nhiệm và quyền hạn cho các cấp, các ngành để có thể nắm bắt, ứng phó kịp thời trước những cơ hội hoặc rủi ro xảy ra trong thực tế, đồng thời giảm bớt áp lực công việc của cấp trên và tạo cơ 6
hội cho cấp dưới thể hiện tính tự lập và rèn luyện, nâng cao năng lực quản lý. Đối với việc quản lý nhà nước, thực hiện quy chế dân chủ với phương châm "Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra" còn tạo điều kiện để nhân dân ngày càng tham gia sâu sắc vào công việc của Nhà nước, đồng thời nhờ thực hiện nguyên tắc dân chủ tại cơ sở nên mới có thể phát hiện những sai sót, những vi phạm trong hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh mà những sai sót này đôi khi chỉ mới là dấu hiệu, mầm mống để kịp thời uốn nắn, sửa chữa. Ngoài ra, trong hoạt động quản lý, để có những quyết định quản lý đúng đắn, khả thi và hiệu quả, người quản lý không thể có đầy đủ những kiến thức và kinh nghiệm để tự mình quyết định tất cả mà điều đó chỉ có thể thực hiện được nếu nhà lãnh đạo quản lý biết cách khuyến khích và lắng nghe sự tham gia ý kiến của các đối tượng quản lý, điều đó chính là thực hiện nguyên tắc dân chủ trong quản lý. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của hệ thống quản lý thì thực hiện dân chủ còn phải đi đôi với sự lãnh đạo tập trung. Ở đâu có hoạt động của số đông, ở đó cần đến tổ chức, cần đến sự phân công, phối hợp và cũng cần đến vai trò điều khiển, chỉ huy của người nhạc trưởng với vai trò lãnh đạo tập trung. Có tập trung mới tạo ra được sức mạnh chung, thống nhất ý chí và hành động vì mục tiêu chung của hệ thống. Chỉ thông qua sự lãnh đạo tập trung và thống nhất mới đảm bảo mọi hoạt động trong hệ thống quản lý hướng đến mục tiêu chung nhất, tránh sai lệch trong định hướng đồng thời mới có thể thực hiện quyền điều động và phân phối nguồn lực, quyền lợi một cách hài hòa trong quá trình hoạt động. Tập trung còn cần thiết bởi vì nó là cơ sở để định ra giải pháp và nội dung dân chủ trong quản lý, tập trung còn là nền tản pháp lý cho nội dung dân chủ, định ra những khuôn khổ, những giới hạn cần thiết để đảm bảo dân chủ đúng hướng, bản chất quyền tập trung dân chủ xã hội chủ nghĩa Như vậy, từ cơ sở khách quan của việc hình thành nguyên tắc tập trung dân chủ, khi thực hiện nguyên tắc này chúng ta phải đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa tập trung và dân chủ trong quản lý, tức là đảm bảo sự kết hợp giữa nội dung lãnh đạo thống nhất của cơ quan quản lý với tính chủ động sáng tạo của cơ sở, của tập thể người lao động trong hệ thống nhằm đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong hoạt động của hệ thống tổ chức quản lý; nếu không kết hợp đồng bộ thì việc thực hiện nguyên tắc trên trở nên vô nghĩa. Thời gian qua, việc thực hiện Chỉ thị số 30-CT/TW của Bộ Chính trị về xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ gắn với xây dựng hệ thống chính trị ở cơ sở, Nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Nghị định số 71/1998/NĐ-CP của Chính phủ về việc thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động cơ quan, cấp ủy và chính quyền ở địa phương đã có tác động tích cực đến việc củng cố mối quan hệ giữa Chi bộ Đảng, chính quyền và 2 đoàn thể Công đoàn-Đoàn thanh niên, tạo nên sự đồng bộ, đoàn kết, nhất quán trong việc lãnh chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động của cơ quan, phát huy quyền làm chủ của cán bộ công chức và quần chúng nơi cơ sở, nâng cao thêm tinh thần trách nhiệm của cán bộ, đảng viên, công chức, tạo dựng bầu không khí dân chủ, cởi mở và tăng cường sự đồng thuận trong xã hội Tại đơn vị nơi bản thân đang công tác, nhờ sự niêm yết, công khai hàng năm những việc cán bộ - công chức phải được biết và thực hiện tốt quy định những việc cán bộ - công chức tham gia ý kiến, hoạt động của đơn vị đã có những chuyển biến tích cực như : việc giải quyết nội dung đơn thư khiếu nại, tố cáo và công khai thông báo trong hội nghị cán bộ, công chức kết luận giải quyết đã có tác dụng ngăn ngừa và làm giảm những sai phạm của cán bộ công chức trong đơn vị một cách rõ rệt, đơn vị nhiều năm liền không xảy ra các vụ việc tiêu cực, tham nhũng. Việc quy định niêm yết công khai các trình tự thủ tục và quy định trách nhiệm rõ ràng của bộ phận tiếp dân, của những người đứng đầu các bộ phận đã buộc người quản lý, nhân viên thừa hành và cả những người thực hiện thủ tục đều có thể tự kiểm tra lẫn nhau, hạn chế sự nhũng nhiểu, hạch sách và nhờ đó hiệu quả giải quyết công việc đã tăng lên, rút ngắn được thời hạn giải quyết và đáp ứng phần nào nhu cầu của tổ chức, công dân. Kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, đề bạt cán bộ, công chức cũng được thực hiện đúng quy định, việc thông báo và xin ý kiến đóng góp về kế hoạch công tác, kế hoạch phát triển ngành được thảo luận, xin ý kiến đóng góp công khai ... đã tạo nên sự ổn định và đồng thuận của đơn vị trong quá trình thực hiện. 7
Tuy nhiên, việc thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ có khi vẫn còn mang tính hình thức và những hạn chế trong quá trình thực hiện nguyên tắc này không chỉ riêng ở địa phương mà còn là tình hình chung của cả nước. Trước hết, ta biết rằng việc hình thành và thông qua các quyết định, chủ trương, chính sách, phương hướng, nghị quyết của nhà nước, của tỉnh - huyện, của đơn vị .. về nguyên tắc phải thu hút được sự đóng góp trí tuệ rộng rãi của cán bộ, đảng viên; phải được thảo luận thẳng thắn, triệt để. Song, trên thực tế có tình hình: không ít cán bộ, đảng viên, quần chúng nhân dân không thật sự tích cực tham gia ý kiến vào việc xây dựng các văn bản trên, đồng thời cũng không phải mọi ý kiến của quần chúng nhân dân đều được phản ánh tới các cấp lãnh đạo. Về mặt này, cần phải nhìn nhận rằng tình trạng dân trí, trình độ còn thấp cũng chính là nguyên nhân làm hạn chế mức độ dân chủ của nhân dân. Tuy nhiên, cũng có trường hợp ý thức tự giác về dân chủ của người dân, kể cả cán bộ công nhân viên chưa cao, đôi khi vì quá bận những công việc khác nhưng cũng có khi xem nhẹ nên không tham gia đóng góp ý kiến. Thực tế một số trường hợp ý kiến của người lãnh đạo vẫn dường như có "sức nặng" quyết định cuối cùng; ý kiến thuộc thiểu số rất ít khi được đặt lại để xem xét. Thực tế cũng cho thấy rằng, việc thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ dễ có sai phạm về phía này hay về phía khác. Lãnh đạo của Ðảng, nhà nước là lãnh đạo tập thể, tập thể giao cho cá nhân phụ trách một số công tác. Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì nguyên tắc này thiếu rõ ràng trong ranh giới giữa "lãnh đạo" và "phụ trách". Khi công việc thành công thì thành tích thường được quy về cá nhân một số người lãnh đạo, còn khi thất bại trách nhiệm đổ cho tập thể. Chế độ lãnh đạo tập thể - trên thực tế - chưa thật sự thúc ép người lãnh đạo phải năng động, sáng tạo, thật sự dám nghĩ, dám làm và dám chịu trách nhiệm. Một trong những khâu phức tạp và khó khăn nhất trong thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ là trong công tác tổ chức - cán bộ. Chúng ta biết rằng để thực hiện tốt nguyên tắc tập trung trong quản lý, Ðảng phải thống nhất lãnh đạo công tác cán bộ và quản lý đội ngũ cán bộ của cả hệ thống chính trị, đồng thời phải đề cao trách nhiệm của các tổ chức và người đứng đầu tổ chức. Việc chọn lựa người lãnh đạo đứng đầu rất quan trọng và quyết định rất lớn đến sự vận hành của cả hệ thống tổ chức, cơ quan đó. Tuy nhiên, đây cũng là khâu còn còn nhiều hạn chế. Nguyên tắc dân chủ, tập thể đòi hỏi phải lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ, đảng viên về cán bộ dự kiến bổ nhiệm và chỉ xem xét người được đa số phiếu tín nhiệm. Đa số trường hợp thì việc này diễn ra thuận lợi nhưng ở nơi bè phái, cục bộ thì kết quả bỏ phiếu tín nhiệm không phản ánh đúng đánh giá và tín nhiệm đối với cán bộ, người được đa số phiếu chưa hẳn đã xứng đáng. Mặt khác, một số người lợi dụng “dân chủ” để thực hiện những yêu sách vượt quá khuôn khổ luật pháp, coi thường kỷ cương phép nước. Đặc biệt trong vấn đề thực hiện giải phóng mặt bằng, một số người dân đã được đền bù đúng quy định nhưng vẫn cố tình không bàn giao mặt bằng và kích động nhiều người khác tham gia đòi tăng tiền đền bù. Một số người dân đã được giải quyết khiếu nại tố cáo đúng pháp luật, chính sách nhưng vẫn không chịu thực hiện quyết định và đến cơ quan nhà nước nhiều lần gây rối mất trật tự, thậm chí thách thức cả công an, cả chính quyền. Tóm lại, qua những kiến thức đã học về nguyên tắc tập trung dân chủ và liên hệ một số việc ở địa phương cho thấy rằng nguyên tắc tập trung dân chủ là rất cần thiết trong hoạt động quản lý , nhưng việc nhận thức và vận dụng đúng nó đòi hỏi phải xử lý thận trọng, tinh tường từng vấn đề, từng trường hợp cụ thể. Buông lỏng sự lãnh đạo tập trung vừa mở đường cho sự tự do vô kỷ luật, vừa đẩy dân chủ đến chỗ mất phương hướng và vô giá trị. Thu hẹp dân chủ không những làm triệt tiêu sức mạnh tập thể, mà còn khiến cho sự lãnh đạo tập trung phạm phải sai lầm. Người quản lý phải nhận thức sâu sắc điều đó để có phương thức quản lý phù hợp và hiệu quả. Trong thực tể lãnh đạo đơn vị, muốn điều hành tốt và hiệu quả thì phải lắng nghe, phát huy dân chủ trong thảo luận, chọn lựa phương án thực hiện nhưng sau cùng người quản lý phải biết chọn lựa ý kiến tập trung nhất, hợp lý nhất để quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm với quyết định của mình. 8
Câu 3: Mục tiêu, động lực trong quản lý. Trong hoạt động quản lý thì mục tiêu và động lực là hai vấn đề quan trọng nhất, quyết định sự vận động và phát triển của hệ thống quản lý. Nắm vững khái niệm, bản chất, vai trò của mục tiêu, động lực và mối quan hệ của chúng, nhà quản lý sẽ biết cách tác động hiệu quả nhằm thúc đẩy hệ thống nhanh chóng đạt được những mục tiêu đã được xác định. Mục tiêu của quản lý là trạng thái tương lai mà chủ thể mong muốn đạt được trong quá trình vận động của hệ thống tại thời gian và không gian xác định. Nó là tiêu đích mà mọi hoạt động của hệ thống hướng tới, nó định hướng và chi phối sự vận động của toàn bộ hệ thống quản lý. Mục tiêu quản lý phải được xác định trước để chi phối, dẫn dắt cả chủ thể và đối tượng quản lý trong toàn bộ quá trình hoạt động. Việc xác định mục tiêu trong quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của toàn bộ hệ thống quản lý bởi vì nếu xác định mục tiêu sai, mọi hoạt động của hệ thống sẽ trở thành vô nghĩa, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Vai trò của mục tiêu trong quản lý thể hiện hai mặt : tĩnh và động. Về mặt tĩnh, khi xác định cụ thể các mục tiêu mà tổ chức theo đuổi thì nhà quản lý đặt chúng làm nền tảng của kế hoạch nhằm xây dựng hệ thống quản lý. Về mặt động, các mục tiêu quản lý không phải là những điểm mốc cố định mà là linh hoạt phát triển hướng đến mục đích lâu dài của tổ chức với những kết quả mong đợi ngày càng cao hơn trên cơ sở xem xét các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có của tổ chức. Mục tiêu của quản lý phải đảm bảo tính liên tục và kế thừa của hệ thống; nội dung phải rõ ràng, cụ thể bằng các chỉ tiêu định lượng là chủ yếu; phải tiên tiến, thể hiện sự phấn đấu của các thành viên, sự phát triển của hệ thống đồng thời nó cũng phải xác định rõ về mặt thời gian Mục tiêu quản lý có nhiều loại, nhiều cấp, nhiều thứ bậc với những khoảng thời gian khác nhau: có mục tiêu kinh tế, mục tiêu chính trị và mục tiêu xã hội; có mục tiêu cấp thấp và mục tiêu cấp cao; mục tiêu lâu dài và mục tiêu trước mắt, mục tiêu chủ yếu và mục tiêu thứ yếu… . Trong các mục tiêu quản lý, mục tiêu cấp thấp phải phục tùng, thống nhất và định hướng vào mục tiêu cấp cao; mục tiêu ngắn hạn phải thống nhất và định hướng vào mục tiêu lâu dài. Vì vậy, việc cụ thể hóa hệ thống mục tiêu và bảo đảm sự thống nhất của hệ thống mục tiêu là trách nhiệm của cơ quan quản lý các cấp nhằm tránh tình trạng rối loạn mục tiêu, mục tiêu cấp thấp và mục tiêu trung gian sẽ không hướng vào mục tiêu cuối cùng. Trong hệ thống mục tiêu đó, con người luôn là mục tiêu lớn nhất, bao trùm nhất của tất cả mọi lĩnh vực quản lý. Còn động lực trong quản lý là những yếu tố quyết định sự vận động, phát triển của toàn bộ hệ thống quản lý nhằm hướng đến các mục tiêu đã xác định. Động lực là “cái thúc đẩy làm cho biến đổi và phát triển”, nó tác động trực tiếp đến hành vi của cá nhân, của tập thể; từ đó tạo khả năng thực hiện các mục tiêu đã hoạch định. Mác đã từng nói rằng “lợi ích là động lực của lịch sử". Không có động lực, hệ thống sẽ không vận hành và phát triển. Động lực có nhiều loại khác nhau tùy theo cách tiếp cận và nghiên cứu, xét trên khía cạnh quản lý thì người ta chú ý nhiều đến động lực cá nhân trong tổ chức, động lực vật chất và động lực tinh thần. Động lực cá nhân trong tổ chức là những nhân tố bên trong kích thích con người nỗ lực làm việc trong điều kiện cho phép nhằm tạo ra năng suất, hiệu quả cao. Động lực vật chất là khả năng thỏa mãn về vật chất, còn động lực tinh thần chính là sự đánh giá của tập thể, của xã hội về hoạt động của cá nhân. Như vậy, nguồn gốc và bản chất của động lực xuất phát từ nhu cầu của con người. Mặt khác, quản lý suy cho cùng là quản lý con người và thông qua nỗ lực của con người để thực hiện mục tiêu, mục tiêu đó cũng chính là nhằm phục vụ cho con người. Vì vậy, xét một cách tổng quát thì con người vừa là mục tiêu, vừa là động lực quan trọng nhất, quyết định toàn bộ sự vận động, phát triển của hệ thống quản lý. Để phát huy nguồn động lực con người, người ta chia động lực con người ra thành 3 nhóm: động lực hành chính - tổ chức, động lực kinh tế và động lực tinh thần. Căn cứ trên 3 nhóm động lực ấy, chủ thể quản lý phải biết cách tác động để khơi nguồn các động lực, kích thích sáng tạo, tạo ra sự hăng hái làm 9
việc của từng cá nhân và hợp lực của tổ chức để hướng vào mục tiêu chung. Tạo động lực không những là trách nhiệm mà còn là mục tiêu của quản lý và chúng được thực hiện thông qua hệ thống tổ chức bộ máy, cơ chế chính sách biện pháp và thủ thuật của chủ thể quản lý nhằm làm cho đối tượng thực hiện mục tiêu đạt hiệu quả cao. Trong thực tế, những chủ trương, biện pháp quản lý đúng đắn của chủ thể quản lý nhất định sẽ được đón nhận triển khai thậm chí nhanh chóng biến thành phong trào, ngược lại những chủ trương, biện pháp quản lý chưa khoa học, không phù hợp thì không tạo ra động lực, không được hệ thống đón nhận và triển khai. Giữa mục tiêu và động lực trong quản lý có mối quan hệ đặc biệt không tách rời nhau, không có động lực sẽ không tiếp cận được mục tiêu. Mục tiêu tạo ra động lực và động lực là nhắm đến mục tiêu. Mục tiêu đúng, tự thân nó sẽ trở thành động lực, ngược lại, mục tiêu sai hoặc không phù hợp sẽ triệt tiêu động lực, không thể tạo ra sức mạnh tổng hợp của cả hệ thống. Vì vậy, trong hoạt động quản lý, chủ thể quản lý cần phải kiểm định lại các quyết định quản lý thông qua mối quan hệ giữa mục tiêu và động lực. Một quyết định đúng đắn, phù hợp nhất định sẽ khơi nguồn động lực tổng hợp trong toàn bộ hệ thống. Một khi quyết định không được đối tượng tiếp nhận, triển khai, không gây “phản ứng” gì với hệ thống quản lý thì khi đó nhà quản lý cần phải xem xét lại chính bản thân quyết định Trong thực tế hoạt động quản lý nhất là hoạt động quản lý kinh tế, muốn có động lực phải giải quyết vấn đề thỏa mãn nhu cầu của người lao động và vì vậy trong mục tiêu phải chứa đựng những lợi ích về vật chất, về tinh thần mà người lao động được hưởng, phải phù hợp với ý chí, nguyện vọng của người lao động thì mới khuyến khích và tạo ra được động lực đúng đắn, thúc đẩy khơi dậy mọi tiềm năng của cá nhân, tập thể nhằm đạt những mục tiêu đề ra. Tuy nhiên việc xác định những yếu tố để tạo thành động lực thúc đẩy con người là một việc khó khăn vì con người là một thực thể phức tạp, động cơ của mỗi cá nhân là khá phức tạp và thường mâu thuẫn nhau. Ngày nay, các lý thuyết về động lực cũng đều coi lợi ích kinh tế là một động lực cơ bản thúc đẩy con người hoạt động bởi vì lợi ích kinh tế chính là nguồn thỏa mãn các nhu cầu cơ bản và là điều kiện góp phần đáp ứng các nhu cầu tinh thần của con người. Vì con người là tổng hợp các mối quan hệ xã hội nên lợi ích kinh tế con người không chỉ là lợi ích cá nhân mà còn là lợi ích tập thể và toàn xã hội. Do vậy, phải coi lợi ích kinh tế không chỉ là động lực mà trước hết nó còn là mục tiêu và mục tiêu cao nhất của công cuộc xây dựng đất nước là phát triển sản xuất và nâng cao đời sống nhân dân. Trong hoạt động quản lý, lợi ích kinh tế phải được đặt ra ngay từ khi xác định mục tiêu của chiến lược, kế hoạch, chính sách và trong toàn bộ quá trình xác định biện pháp, tổ chức thực hiện. Đây là tiêu chuẩn để định hướng, chọn lựa, đánh giá, phân biệt đúng – sai, lợi – hại, hiệu quả hay không hiệu quả trong khi xem xét, đánh giá các phương án, kế hoạch, chính sách, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động quản lý Tuy nhiên, nếu chỉ có lợi ích kinh tế (với tư cách vừa là động lực, vừa là mục tiêu) không thì chưa đủ vì con người ngoài nhu cầu cấp thấp (như nhu cầu sinh lý, an ninh, an tòan) thì còn có nhu cầu cấp cao (bao gồm nhu cầu xã hội được tôn trọng và tự thể hiện), thỏa mãn những nhu cầu này chính là từ động lực hành chính tổ chức và động lực tinh thần. Vì vậy, nhà quản lý phải hiểu đối tượng quản lý đang ở cấp độ nhu cầu nào để đưa ra các giải pháp phù hợp thỏa mãn nhu cầu và tạo động lực cho đối tượng nhằm đạt đến mục tiêu của hệ thống. Nếu chỉ quá chú trọng đến xem lợi ích kinh tế là mục tiêu, động lực cao nhất thì có thể sẽ dẫn đến sự lệch lạc về mục tiêu và động lực : quá quan tâm đến lợi ích vật chất và thu nhập, từ đó có thể làm phát sinh những hành vi trái pháp luật hoặc tạo ra hiện tượng con người chỉ làm việc vì tiền, quên đi mục tiêu khác tốt đẹp của con người, vì đồng tiền mà chà đạp lên đạo lý, tình cảm. Quản lý trong chế độ XHCN thì từ trong bản chất của mình đã luôn luôn là vì con người, đề cao và phát huy nhân tố con người, vì vậy xác định mục tiêu và động lực trong quản lý còn chú trọng đến sự thỏa mãn nhu cầu về tinh thần của con người, tạo điều kiện cho con người được cống hiến nhiều hơn để được hưởng thụ nhiều hơn, khuyến khích mọi năng lực sáng tạo của con người, khi đó hiệu quả công việc sẽ được đẩy lên rất cao. Quan điểm này đã được Đảng ta xác định rõ “Mục tiêu và động lực chính của sự phát triển là vì con người, do con người. Chiến lược kinh tế - xã hội đặt con người vào vị trí trung tâm, giải phóng sức sản 10
xuất, khơi dậy mọi tiềm năng của mỗi cá nhân, mỗi tập thể lao động và cả của cộng đồng dân tộc.”(Chiến lược ổn định và phát triển kinh tế – xã hội đến năm 2000. Nxb Sự thật, Hà Nội, 2001, trang 4). Từ quan điểm trên kết hợp với lý thuyết hai nhân tố (duy trì và động viên) của Herzberg cho ta thấy rằng đối với các nhà quản lý : những nhân tố làm thỏa mãn người lao động là khác với các nhân tố tạo ra sự bất mãn, việc động viên nhân viên đòi hỏi phải giải quyết thỏa đáng đồng thời cả hai nhóm nhân tố duy trì và động viên, bên cạnh đó việc động viên kịp thời, gần gủi với cấp dưới, hiểu được hòan cảnh của của các thành viên sẽ kích thích họ làm việc hăng say, tích cực hơn Từ những phân tích trên cho thấy rằng trong hệ thống quản lý hiện nay thì tiền lương và thu nhập vừa là mục tiêu, vừa là động lực của cả hệ thống tổ chức cũng như của từng cá nhân trong hệ thống. Hiện nay trong các công ty, doanh nghiệp, tiền lương và thu nhập của người lao động phụ thuộc vào kết quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bên cạnh đó việc cổ phần hóa tạo cơ hội cho người lao động cùng đóng góp vốn để được hưởng lợi tức từ kết quả sản xuất kinh doanh : đây là những yếu tố hết sức quan trọng có tác động tích cực tới người lao động làm cho họ hăng say sản xuất, gắn bó với công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên trong khu vực quản lý nhà nước, mặc dù đã nhiều lần điều chỉnh nhưng chế độ lương ở nước ta lâu nay chỉ có bước cải tiến rụt rè. Về cơ bản nó vốn lạc hậu trong quan niệm, bất hợp lý trong cách tính thang bậc... và điều quan trọng nhất là chưa đảm bảo cho cuộc sống của những người sống bằng lương. Chính vì điều này là một trong những nguyên nhân chính của nạn sách nhiễu, ăn tiền, tham nhũng ... để tăng thu nhập bù lương. Nếu tình trạng này kéo dài, không những nó huỷ hoại sức sản xuất, sáng tạo mà sẽ có khi nó trở thành phổ biến, thành "nếp sống" của một bộ phận công chức, viên chức, gây cản trở cho quá trình đạt được mục tiêu xây dựng một nhà nước trong sạch, vững mạnh. Trước nhất, cần phải có quan niệm đúng về tiền lương và thu nhập : chi lương là chi cho đầu tư phát triển. "Việc trả lương đúng cho người lao động là thực hiện đầu tư, tạo động lực để kinh tế phát triển, nâng cao chất lượng dịch vụ công, góp phần làm trong sạch đội ngũ cán bộ, công chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước". Như vậy, chi tiền lương hợp lý không những tạo động lực cho phát triển do kích thích người lao động toàn tâm, toàn ý vào công tác, vào sản xuất mà nó còn phản ánh bản chất của chế độ kinh tế - xã hội và bản sắc văn hóa của dân tộc, phản ánh các giá trị của xã hội, phản ánh trình độ phát triển kinh tế của đất nước. Một điều nhận thấy rõ rằng với đồng lương nhà nước thấp như hiện nay thì hệ thống quản lý nhà nước khó thu hút được những nhân tài ở các lĩnh vực so với hệ thống doanh nghiệp trong nước và ngoài nước. Hơn nữa sự chênh lệch về thu nhập giữa các ngành nghề là quá cao, lương của một giáo sư, một chuyên viên chính, một kỹ sư trưởng ở cấp tỉnh cao nhất cũng chỉ khoảng 2-3 triệu/ tháng, kém xa so với thu nhập một người làm bảo hiểm hoặc ca sĩ, cầu thủ bóng đá, thậm chí là còn kém hơn so với lương của người phục vụ khách sạn. Bên cạnh đó, hệ thống thang bậc lương quá nhiều làm phức tạp trong quá trình thực hiện, chế độ và chính sách thực hiện lương chưa khuyến khích người lao động nỗ lực phấn đấu do tình trạng “sống lâu lên lão làng”, cứ đến đúng thời hạn thì lại được xếp lên lương, những công chức, viên chức dù có cống hiến nhiều, hiệu quả cao đến mấy thì cũng khó xét đặc cách lên lương. Điều này, về lâu dài nếu không điều chỉnh sẽ làm triệt tiêu động lực lao động. Tuy nhiên, với nguồn ngân sách giới hạn như ở nước ta hiện nay thì không thể trong cùng một lúc có thể giải quyết hết những bất cập, bất hợp lý như đã trình bày. Vấn đề đặt ra hiện nay là bảo đảm sự công bằng về hưởng thụ trong quan hệ tiền lương giữa các loại lao động, các vùng, thúc đẩy mọi người cống hiến hết sức mình cho sự nghiệp chấn hưng kinh tế đất nước, chống đặc quyền, đặc lợi trong thu nhập. Mọi người lao động đều được khuyến khích lao động, hưởng thu nhập bằng kết quả lao động của mình; khắc phục tình trạng lao động không tương xứng với số lương được hưởng, sống lâu lên lão làng, "đến hẹn lại lên", triệt tiêu động lực lao động Tóm lại, xác định mục tiêu đúng đắn, sử dụng hợp lý các phương pháp để khơi nguồn động lực và giải quyết tốt mối quan hệ giữa mục tiêu và động lực trên cơ sở vì con người, do con người : chính là những 11
yếu tố giúp chủ thể và đối tượng quản lý đạt được hiệu quả cao và sớm đạt được những mục tiêu đã xác định. Điều đó cũng góp phần thực hiện tốt chủ trương của Đảng 12
Câu 4: Cơ cấu tổ chức quản lý. Liên hệ phân tích mô hình cơ cấu tổ chức của quản lý ? I. Cơ sở khoa học hình thành cơ cấu tổ chức quản lý: 1. Khái niệm và tiền đề khách quan: Cơ cấu tổ chức quản lý là 1 chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhằm đạt mục tiêu đã xác định. Một cơ cấu tổ chức quản lý bao giờ cũng gồm nhiều bộ phận hợp thành, có mục tiêu riêng, đồng thời đều nhằm vào mục tiêu chung, mục tiêu cuối cùng của hệ thống quản lý. Mỗi bộ phận của cơ cấu tổ chức quản lý có tính độc lập tương đối, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm nhất định. Mỗi cơ cấu tổ chức quản lý có 2 mối quan hệ cơ bản: - Quan hệ ngang, cơ cấu tổ chức quản lý chia thành các khâu quản lý khác nhau; giữa các khâu là quan hệ hợp tác trong sự phân công lao động quản lý. - Quan hệ dọc, cơ cấu tổ chức quản lý được phân chia thành các cấp quản lý. Cấp quản lý là một thể thống nhất gồm các khâu quản lý ở cùng 1 bậc trong hệ thống cấp bậc quản lý như cấp trung ương, cấp địa phương, cấp cơ sở…. ; 2- Tiền đề khách quan của cơ cấu tổ chức quản lý: Tiền đề khách quan của sự hình thành và phát triển cơ cấu tổ chức quản lý là sự phân công lao động xã hội. Đó là sự thể hiện mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn nhau giữa cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu các đối tượng quản lý. Chính đối tượng quản lý quyết định cơ cấu tổ chức quản lý. Cơ cấu KT- XH là 1 hệ thống phân công và hiệp tác lao động trên quy mô toàn XH nên cơ cấu tổ chức quản lý phải được XD tương ứng với cơ cấu KT- XH. Sự thống nhất giữa cơ cấu tổ chức quản lý với cơ cấu KT- XH và sự độc lập tương đối của chúng là ĐK phát triển của cả hệ thống quản lý. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo những yêu cầu về tính tối ưu; tính linh hoạt; đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động và đảm bảo tính kinh tế của quản lý. II. Những loại hình cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản: Trong thực tiễn quản lý, trên thế giới đã xuất hiện nhiều kiểu cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau. Trong đó có 1 số loại hình tiêu biểu sau: 1.Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến: Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý, trong đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước 1 người lãnh đạo trực tiếp cấp trên. Đây là mô hình đơn giản nhất, ra đời sớm nhất (vào khoảng thế kỷ thứ 10). Đặc điểm của loại hình cơ cấu này là MQH giữa các nhân viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến, tức là quy định QH dọc trực tiếp từ người lảnh đạo cao nhất đến người thấp nhất; người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ 1 người phụ trách trực tiếp. (sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến, trang 90) - Ưu điểm: của mô hình này là đề cao vai trò người lãnh đạo quản lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ 1 thủ trưởng. Tạo ra sự thống tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng. Thông tin trực tiếp, nhanh chóng và chính xác. 13
- Nhược điểm: Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn; hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý; khi cần hợp tác, phối hợp công việc giữa 2 đơn vị, hoặc 2 cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì phải đi theo đường vòng qua các kênh đã định. Vì thế cơ cấu này thường chỉ áp dụng ở các đơn vị có quy mô nhỏ, không phù hợp cho quy mô lớn. 2.Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng: . Là loại hình cơ cấu tổ chức, trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do 1 cơ quan hay 1 bộ phận đảm nhiệm, những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình. Đặc điểm của cơ cấu quản lý theo chức năng là các bộ phận quản lý cấp dưới, người thực hiện quyết định nhận mệnh lệnh từ bộ phận chức năng giúp việc cho lãnh đạo. (sơ đồ SGK trang 91) - Ưu điểm của mô hình này là người lãnh đạo được sự giúp sức của các chuyên gia giỏi chuyên môn giải quyết các vấn đề chuyên môn tốt hơn, không đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, chuyên sâu về nhiều lĩnh vực. Các quyết định đưa ra có cơ sở khoa học. Nhược điểm: là vi phạm nguyên tắc 1 thủ trưởng; cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của 1 cơ quan quản lý cấp trên nên sẽ gây khó khăn cho việc thi hành, dễ xảy ra các quyết định chồng chéo nhau nếu các bộ phận không hợp tác nhau. Trong thực tế cơ cấu này ít được sử dụng, hầu như nó chỉ có ý nghĩa về mặt lý thuyết. 3. Các cơ cấu tổ chức quản lý kết hợp: Loại cơ cấu kết hợp được dùng phổ biến là: a. Cơ cấu trực tuyến- tham mưu: Cơ cấu này dựa trên nguyên tắc quản lý trực tuyến, nhưng bên cạnh người lảnh đạo có bộ phận tham mưu (phòng, ban tổ hoặc cá nhân) để giúp người lảnh đạo ra quyết định. Trong cơ cấu trực tuyến- tham mưu, người lãnh đạo ra quyết định và chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện quyết định của người thừa hành trực tiếp của mình. Bộ phận tham mưu có nhiệm vụ chuẩn bị các dự án, các quyết định, đảm bảo luận cứ và chất lượng của quyết định quản lý và theo dõi việc thực hiện. Bộ phận tham mưu không có quyền ra quyết định. (sơ đồ SGK 92) - Ưu điểm: đảm bảo được nguyên tắc 1 thủ trưởng, thống nhất trong quản lý, đồng thời vẫn thu hút được đội ngũ chuyên gia có trình độ chuyên môn cao để tham mưu giúp thủ trưởng lãnh đạo quản lý; chế độ trách nhiệm rõ ràng; bảo đảm sự thống nhất trong toàn tổ chức (mang tính tập trung cao, chính xác). Nhưng kiểu cơ cấu này vẫn có nhược điểm là bộ phận tham mưu phân tán, ít có sự phối hợp chung nên không phát huy sức mạnh tổng hợp của bộ phận này; MQH giữa những người lãnh đạo các tuyến và những người tham mưu có thể trở nên căng thẳng đến mức gây bất lợi cho tổ chức (phối hợp không tốt sẽ gây bất lợi cho tham mưu và lãnh đạo). b. Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến- chức năng: Là kiểu cơ cấu tổ chức phối hợp hữu cơ 2 loại cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp sức của các phòng ban chức năng để chuẩn bị và ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Những người lãnh đạo các tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách. Những người lãnh đạo chức năng không có quyền ra quyết định trực tiếp cho những người ở các tuyến. Mô hình này ra đời năm 1930, hiện nay đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới cũng như ở nước ta. 14
Đặc điểm của kiểu cơ cấu tổ chức qlý trực truyến - chức năng là qhệ giữa cấp trên và cấp dưới vẫn theo nguyên tắc trực tuyến, nhưng bên cạnh người lãnh đạo chung có bộ phận chức năng giúp việc, là đội ngũ những chuyên gia giỏi về chuyên môn giúp người lãnh đạo những luận cứ khoa học trước khi ra các quyết định. Các cơ quan chức năng có nhiệm vụ giám sát việc thực hiện quyết định ở cấp dưới. (sơ đồ SGK 93) - Ưu diểm: Tận dụng được hết ưu điểm của 2 kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến và cơ cấu tổ chức chức năng như: Đảm bảo được nguyên tắc 1 thủ trưởng, tính thống nhất trong quản lý; song người lãnh đạo vẫn có thể chia sẻ công việc với các bộ phận chức năng để quản lý tốt hơn; thu hút được nhiều nhân tài ở các lĩnh vực cho hệ thống tổ chức. Song, nhược điểm của kiểu cơ cấu tổ chức này là: Do có nhiều cơ quan chức năng nên dễ làm bộ máy cồng kềnh. Các cơ quan chức năng có quyền ra những quyết định chức năng thuộc thẩm quyền mình quản lý nên dễ dẫn đến việc ra quyết định chồng chéo nhau. Vì thế, người lãnh đạo chung phải luôn điều hòa, phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp, cục bộ… của các cơ quan chức năng. 4. Cơ cấu tổ chức theo chương trình - mục tiêu. Là mô hình cơ cấu tổ chức theo nguyên lý hình thành 1 cơ quan liên kết để phối hợp hoạt động của nhiều ngành, nhiều địa phương để hoàn thành mục tiêu, chương trình cụ thể theo 1 trình tự, thời gian nhất định. Đây là mô hình cơ cấu tổ chức hiện đại, mang tính đặc thù, được rút ra từ thực tế hoạt động quản lý các chương trình phát triển KTXH cụ thể. Đặc điểm của kiểu cơ cấu tổ chức này là các ngành có quan hệ đến việc thực hiện chương trình- mục tiêu liên kết lại và có một tổ chức để quản lý thống nhất gọi là Ban chủ nhiệm chương trình (đề án, sản phẩm…). Ban chủ nhiệm chương trình có nhiệm vụ điều hòa, phối hợp các thành viên, điều phối các nguồn dự trữ, giải quyết các quan hệ lợi ích… nhằm đạt mục tiêu của chương trình đã được xác định. Ưu điểm: Cơ cấu này đảm bảo sự phối hợp hoạt động của các ngành, các địa phương tham gia chương trình theo 1 mục tiêu nhất định mà không phải thành lập thêm 1 bộ máy mới; có tính năng động và tính mục tiêu cao. Song có nhước điểm tốn nhiều thời gian cho sự phối hợp hoạt động và hay xảy ra tranh chấp quyền lực giữa các cơ quan quản lý. 5- Cơ cấu tổ chức quản lý kiểu ma trận: Lafkieeur cơ cấu tổ chức quản lí hiện đại được xâ dựng bằng cách kết hợp cơ cấu trực tuyến - chức năng và kiểu cơ cấu chương trình-mục tiêu. Đặc điểm của cơ cấu này là ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng, người lảnh đạo của tổ chức còn được sự giúp sức của những người lãnh đạo theo chương trình- mục tiêu (hay theo sản phẩm) để phối hợp hoạt động chung của các đơn vị tuyến và các bộ phận chức năng để thực hiện 1 chương trình, đề án nào đó. Người lãnh đạo của tổ chức thực hiện sự phân bổ tài nguyên cho các đề án, các chương trình trên cơ sở bảo đảm việc thực hiện các chiến lược và mục tiêu khác nhau của tổ chức. - Ưu điểm của cơ cấu này là tính năng động và mục tiêu cao; cùng một lúc có thể thực hiện nhiều dự án, chương trình. Phạm vi sử dụng của cơ cấu tổ chức ma trận rất rộng rãi, đặc biệt là ở các Viện nghiên cứu, các trường đại học; trong các công ty, tập đoàn lớn (đa quốc gia, xuyên lục địa). Nhưng có nhược điểm là dễ xảy ra việc tranh chấp ảnh hưởng giữa những người lãnh đạo đối với các bộ phận, nhân viên cấp dưới; đòi hỏi phải có những quy định về điều lệ, thể thức, quy tắc rõ ràng và chặt chẽ. 15
III. Liên hệ với cơ cấu tổ chức đơn vị đ/c đang công tác Qua nghiên cứu cơ sở khoa học của cơ cấu tổ chức quản lý và một số loại hình cơ cấu tổ chức quản lý. Liên hệ thực tiễn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở cơ quan đang công tác là thuộc “cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến”. Theo cơ cấu bộ máy và quy chế hoạt động, thì cán bộ nhân viên cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp của mình, không qua người trung gian nào. Do đó, công việc trong cơ quan phản ánh sự tập trung và hiệu quả đạt được cao hơn. Không xảy ra tình trạng song trùng nhiệm vụ và quyền hạn giữa người lãnh đạo bộ phận này với người lãnh đạo bộ phận khác tác động đến cùng một đối tượng quản lý là nhân viên thực hiện. Tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện nguyên tắc một thủ trưởng, thể hiện sự thống nhất và tập trung cao trong hoạt động, trách nhiệm rõ ràng. Tuy nhiên, qua hoạt động thực tiễn, cơ cấu tổ chức quản lý này vẫn bộc lộ một số hạn chế. Đó là, không khai thác và phát huy được hết tính năng động, sáng tạo của đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn và khả năng tổ chức cao ở phòng nghiên cứu - tổng hợp. Khi cần phối hợp công việc giữa các phòng, phải thông qua sự điều động của các trưởng phòng liên quan, tức là đi vòng, mất thời gian, công việc giải quyết chậm trễ. Ví dụ để ban hành hoặc dự thảo hoàn chỉnh một văn bản cho cấp có thẩm quyền ký ban hành, thi sau khi chuyên viên soạn thảo xong văn bản, văn bản phải được chuyển qua tay trưởng phòng tổng hợp, đến nhân viên văn thư, đến trưởng phòng hành chính, quay lại nhân viên văn thư mới chuyển lên thủ trưởng cơ quan duyệt; dự thảo được thông qua hay không thì bước quay lại để chuyên viên hoàn chỉnh cũng phải đi ngược lại qua những công đoạn như vậy, và cứ như thế cho đến khi văn bản hoàn chỉnh và chuyên viên chuyển xuống phòng hành chính cho số hiệu và trình ký (thông qua mạng thông tin). Một chu trình để ban hành văn bản đi lòng vòng, nhưng chỉ có người chuyên viên trực tiếp soạn thảo và thủ trưởng đọc duyệt, còn các bộ phận khác chỉ là trung gian; chu trình đó làm tốn rất nhiều thời gian vô nghĩa, làm giảm rất nhiều hiệu suất công việc, chưa kế những yếu tố tác động không cần thiết trên đường đi của văn bản dự thảo, trong khi ngày nay là thời đại công nghệ thông tin, các chuyên viên, phòng chức năng và thủ trưởng đều được trang bị nối mạng thông tin máy tính. Đây là một hạn chế trong tổ chức quản lý điều hành ở cơ quan, cần được cải tiến, chấn chỉnh và sửa đổi ngay. Nhưng nguyên nhân ở đây là cơ quan tuân thủ quá nghiêm ngặt chế độ một thủ trưởng và cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến. Nếu cơ quan thực hiện phối hợp hai kiểu cơ cấu tổ chức quản lý: trực tuyến và chức năng thì hiệu quả công tác sẽ tối ưu hơn. Hoặc, theo chức năng nhiệm vụ, mỗi chuyên viên của phòng nghiên cứu - tổng hợp được phân công theo dõi một địa bàn huyện. Khi phát hiện có vấn đề ở cơ sở, thông tin phản ánh phải làm sao đến được lãnh đa để có sự chỉ đạo kịp thời, toàn diện. Nhưng do cơ cấu tổ chức quản lý và quy chế, trước tiên chuyên viên phải phản ánh với Trưởng phòng của mình, sau đó trưởng phòng báo cáo với cấp phó phụ trách khối, cấp phó mới báo cáo đến thủ trưởng đơn vị, thủ trưởng đơn vị có thể yêu cầu chuyên viên đến báo cáo lại và nghe ý kiến tham mưu, đề xuất của chuyên viên, sau đó mới trực tiếp báo cáo, đề xuất hướng giải quyết lên lãnh đạo. Trong khi đó, do đặc thù công việc, các cấp lãnh đạo thường xuyên bận họp hoặc đi cơ sở, như vậy thông tin thường xuyên đến rất chậm trễ; đã có nhiều trường hợp do không nhận được thông tin sớm nên sự chỉ đạo không kịp thời, để xảy ra một số tình huống xấu và phức tạp (nhất là các điểm nóng do bức xúc khiếu kiện đông người của người dân địa phương). Nếu lãnh đạo tỉnh có được thông tin sớm, kịp thời chỉ đạo, giải quyết thì sẽ hạn chế, ngăn chặn được sự việc phức tạp xảy ra. Chẳng hạn kịp thời chỉ đạo cho các cơ quan, ban ngành chức năng cùng các đoàn thể xuống cơ sở vận động, giải thích, phân hóa đối tượng, giải quyết triệt để ngay từ đầu khi sự việc chưa tiến triển phức tạp. 16
Câu 05: Thông tin và quyết định trong quản lí? * Thông tin trong quản lí: - K/niệm: Thông tin quản là là những tin tức mới được chủ thể quản lý nhận thức, được hiểu, đánh giá như những kiến thức có ích trong việc giải quyết các nhiệm vụ. - Vai trò: Thông tin vừa là đối tượng, vừa là sản phẩm của lao động quản lí. Chất lượng của thông tin ảnh hưởng đến chất lượng của quản lí, hay nói cách khác thông tin là chất liệu quan trọng trong các quyết định quản lí. Với ý nghĩa đó thông tin có vai trò to lớn với sự thành công trong hoạt động kinh tế. - Phân loại: Thông tin trong quản lí được phân theo nhiều cách: Xét theo nguồn gốc, gồm thông tin điều khiển và thông tin phản hồi. Xét theo mqh với hệ thống quản lí có thông tin bên ngoài tác dộng vào hệ thống và thông tin bên trong. Xét theo mức độ xử lí có thông tin ban đầu và thông tin phái sinh. Xét theo mức độ ổn định Thông tin hệ thống và thông tin không có hệ thống. Xét theo mqh với trình độ của chủ thể thông tin đã tích lũy và thông tin mới. *Từ những cách phân loại thông tin trong quản lí nêu trên, có thể quy lại: - Thông tin tra cứu. Thông tin có tính chất huấn luyện. Thông tin về khoa học – kĩ thuật. Thông tin kinh tế. Những kiến thức, kinh nghiệm do con người tích lũy được. Thông tin báo cáo. Thông tin tác động từ môi trường, thị trường đến sx kinh doanh. Thông tin của sự tác động quản lí, là mệnh lệnh chỉ huy của phân hệ quản lí theo mục tiêu đã xác định. * Hệ thống bảo đảm thông tin: là tập hợp các phương pháp, phương tiện có liên quan chặt chẽ với nhau, bảo đảm việc thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin cần thiết giúp người quản lí ra các quyết định quản lí. Hệ thống bảo đảm thông tin tạo điều kiện mở rộng khả năng sáng tạo cho người quản lí. *Những nguyên tắc tổ chức hệ thông thông tin: - Nguyên tắc tài liệu xuất: Là nguyên tắc quan trong nhất, đây là giai đoạn hoàn thành việc xử lí thông tin nhập, hình thành thông tin mới cung cấp cho người quán lí thảo ra những mệnh lệnh chỉ huy cần thiết. Để đạt được yêu cầu nà, đòi hỏi hệ thống thông tin phải không ngừng hoàn thiện. - Nguyên tắc khối thông tin thống nhất: Trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin, sự thống nhất của khối thông tin là rất quan trọng, khối thông tin ấy gồm: + Những số liệu đặc trung từ tình hình các nguồn sx kinh doanh. 17
+ Những thông tin về KHCN liên quan tới mục tiêu quản lí. + Những thông số tạo ra điều kiện môi trường cho sx kinh doanh từ hệ thống quán lí nhà nước. + Các chỉ tiêu định mức và kế hoạch của đơn vị. Thực hiện tốt nguyên tắc này, ngoài việc mang lại hiệu quả kinh tế cao trong sx kinh doanh còn làm giảm bớt tình trạng quá tải thông tin. - Nguyên tắc chất lượng thông tin: gồm tính tin cậy, tính đầy đủ, tính thích hợp, tính tác nghiệp. - Nguyên tắc tiết kiệm: Tổ chức hoạt động khoa học để khai thác thông tin một cách tối đa, với chi phí tiết kiệm nhất. - Mô hình các dòng thông tin: có thể kể đến các dòng thông tin sau: Thông tin nhập, thông tin trung gian, thông tin xuất. * Nội dung đảm bảo thông tin: Bảo đảm thông tin trong quản lí là một quá trình liên tục, gồm nhiều khâu, tạo thành một chu kỳ khép kín. - Xác định yêu cầu của thông tin: Căn cứ vào mục tiêu quản lí và từng giai đoạn cụ thể, mọi trạng thái thừa hay thiếu thông tin đều không có lợi cho công tác quản lí. - Tổ chức các nguồn thông tin: nguồn thông tin được cung cấp từ thị trường trong nước hay quốc tế,tình hình của đơn vị với những tiềm năng thực tế. - Thu thập thông tin và nguồn truyền tin: Thông tin được thu thập quan báo cáo, điều tra, phỏng vấn, mạng lưới chuyên gia, BCV… - Tổ chức hệ thống dịch vụ thông tin: - Phân tích và xử lí thông tin: Đây là khâu cuối cùng, trực tiếp cho người lãnh đạo ra quyết định quản lí * Quyết định quản lí Một trong những chức năng của quản lý là ra quyết định quản lý. Quyết định quản lý liên quan đến thành bại, đến hiệu quả cao thấp của toàn bộ quá trình quản lý. Quyết định quản lý được coi là sản phẩm của người lãnh đạo quản lý, người lãnh đạo thể hiện tài năng của mình là ở khâu ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý. Vì vậy, để có quyết định chính xác, đúng đắn, khả thi và hiệu quả, người quản lý phải nắm vững các đặc điểm, vài trò và yêu cầu của quyết định quản lý, phương pháp xây dựng và tổ chức thực hiện quyết định một cách khoa học. Bằng những kiến thức về khoa học quản lý, chúng ta hãy phân tích làm rõ các nội dung trên. K/niệm: Quyết định quản lý là hành vi có tính chất chỉ thị do một cơ quan hay một người đưa ra nhằm định hướng, tổ chức hoạt động của tập thể lao động thực hiện mục tiêu quản lý. Ra quyết định là việc lựa chọn các mục tiêu cũng như nguồn lực và đề ra các phương pháp thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Quyết định quản lý ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý bởi vì một quyết định đúng đắn, kịp thời sẽ đem lại sự giàu có, phát triển ngược lại nếu quyết định sai và không đúng lúc có thể gây trì trệ, ách tắt và nhiều khi dẫn đến phá sản. Mặt khác chu kỳ sống của một quyết định quản lý thường trải qua 5 giai đoạn, để phát huy tối đa hiệu quả của quyết định, người lãnh đạo quản lý phải lựa chọn và ra quyết định kịp thời ngay tại điểm quyết định phát huy tác dụng ở mức cao nhất và phải thay đổi quyết định khi quyết định thể hiện sự trì trệ, kìm hãm sự phát triển. 18
Do quyết định quản lý là sản phẩm của chủ thể quản lý nên nội dung của nó thường chứa đựng ý chí chủ quan của người quản lý chi phối như : cá tính, quan điểm, trình độ năng lực nhận thức và vận dụng quy luật của người lãnh đạo quản lý. Cho nên, để đảm bảo cho các quyết định quản lý có chất lượng thì khi đề ra các quyết định phải dựa trên các cơ sở khách quan. Đó là : yêu cầu của quy luật khách quan tác động tới đối tượng quản lý; đặc điểm và xu thế phát triển của đối tượng quản lý và điều kiện vật chất và thời gian có thể thực hiện quyết định. Quyết định quản lý cũng mang những đặc điểm khác như : do chủ thể quản lý ban hành và chỉ đề ra khi các vận đề đã chín muồi, quyết định hướng trực tiếp vào tổ chức, hoạt động của đối tượng quản lý và có liên quan trực tiếp tới quá trình thu nhận, xứ lý thông tin, lựa chọn phương tiện hoạt động và cuối cùng là phải được hình thành trên cơ sở hiểu biết quy luật và sự vận động của hệ thống quản lý, ra quyết định. Vì tính chất quan trọng của quyết định quản lý nên nội dung của quyết định quản lý phải đảm bảo các yêu cầu như phải mang : tính khoa học, tính toàn diện, tính khả thi, tính thống nhất, tính kịp thời, tính hiệu quả, tính linh hoạt và tính hợp pháp. Một quyết định khoa học là quyết định phù hợp với định hướng, mục tiêu của tổ chức, phù hợp với quy luật, nguyên tắc, nguyên lý khoa học và xu thế khách quan, phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định và được xây dựng dựa trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học. Một quyết định toàn diện là quyết định có nội dung bao quát được nhiều vấn đề, thỏa mãn cao các mục tiêu, phù hợp với những ràng buộc nhất định, được sự ủng hộ của số đông. Quyết định có tính thống nhất cao là quyết định được ban hành bởi các cấp, các bộ phận chức năng phải thống nhất theo cùng một hướng do mục tiêu chung xác định và các quyết định được ban hành tại các thời điểm khác nhau thì không được mâu thuẩn, trái ngược và phủ định (những quyết định nào hết hiệu lực phải được bãi bỏ). Một quyết định của tính kịp thời là quyết định ban hành vào thời điểm quyết định có hiệu quả cao nhất, đáp ứng được sự mong đợi của đối tượng quản lý. Một quyết định linh hoạt là quyết định phản ánh được mọi nhân tố mới trong lựa chọn quyết định, phản ánh được tính thời đại, đáp ứng được sự biến đổi môi trường mà quyết định ra đời và thực hiện. Quyết định hợp pháp, hiệu quả và khả thi là quyết định đúng thẩm quyền ban hành, thủ tục, thể thức, không trái với pháp luật quy định; mang lại hiệu quả kinh tế và có khả năng thực hiện được trong thực tế Để tổ chức xây dựng và thực hiện một quyết định, nhà quản lý phải tuân thủ chặt chẽ những bước trong quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định Quá trình ra quyết định bao gồm 2 giai đoạn, mỗi giai đoạn thực hiện nhiều bước. Giai đoạn chuẩn bị : - Phát hiện vấn đề, đánh giá tình huống, nêu rõ mục tiêu, tìm hiểu thông tin cần thiết cho quyết định. - Xác định tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả của các phương án. Giai đoạn chủ yếu : - Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ cần giải quyết (bao gồm những thông tin về môi trường, thị trường, công nghệ, thông tin về các yếu tố mang tính chính trị :áp lực của nhóm lợi ích, nghiệp đoàn, nhà nước...). - Chính thức đề ra nhiệm vụ và XD các phương án giải quyết vấn đề. - So sánh các phương án, chọn phương án tối ưu, ra quyết định quản lí. Để chọn phương án tối ưu, phải căn cứ vào mục tiêu quản lí, người lãnh đạo cần tham khảo ý kiến tập thể và các chuyên gia trước khi ra quyết định cuối cùng, bảo đảm tinh thần dân chủ và tập trung đúng nghĩa. 19
Quá trình tổ chức thực hiện quyết định được bắt đầu kể từ khi quyết định được cấp thẩm quyền phê duyệt. Vấn đề quan trọng của giai đoạn này là truyền đạt nội dung, mục đích và ý nghĩa của quyết định, đồng thời cũng vạch ra những biện pháp thực hiện quyết định. Cụ thể là: - Truyền đạt kịp thời quyết định đến người thực hiện. - Tổ chức thực hiện quyết định. - Tổ chức kiểm tra và thực hiện quyết định. - Điều chỉnh quyết định khi cần thiết. - Tổng kết việc thực hiện quyết định. Tóm lại, vấn đề ra quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quyết định là một quá trình không hề đơn giản, nó bao gồm nhiều bước phức tạp và gắn với nó là sự sáng tạo, nhạy bén của tư duy nhà lãnh đạo quản lý trên cơ sở thực tiển kết hợp với các phương pháp khoa học và các quy luật khách quan. 3. Mối quan hệ giữa quyết định và thông tin quản lý: Thông tin quản lý luôn gắn liền với quyết định quản lý và mục tiêu quản lý. Mọi thông tin quản lý đều nhằm phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và đạt mục tiêu quản lý. Ngược lại, bất kỳ một quyết định quản lý nào cũng đều chứa đựng thông tin. Xét dưới góc độ đó, quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin. Thông tin quản lý có mặt và tác động mạnh mẽ đến tất cả các khâu của quá trình quản lý. Thông tin vừa là đối tượng của lao động quản lý vừa là sản phẩm của lao động quản lý. Chất lượng của thông tin ảnh hưởng và phản ánh chất lượng, trình độ của lao động quản lý; tác động sâu sắc đến hiệu quả hoạt động và vận mệnh của đối tượng quản lý, nhất là thông tin đầu ra (quyết định quản lý). Thông tin quản lý cung cấp cho chủ thể quản lý hiểu về đối tượng quản lý, về quan hệ quản lý, nhất là về những mâu thuẫn và vấn đề đang đặt ra cần giải quyết. Đây là căn cứ trực tiếp để xác định nội dung quyết định quản lý. Thông tin quản lý là cơ sở giúp cho chủ thể quản lý xem xét, phân tích nguyên nhân và tiến hành điều chỉnh, bổ sung, hoàn thiện nội dung quyết định quản lý khi thấy cần thiết. 20