intTypePromotion=1

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:17

0
30
lượt xem
0
download

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự" tập trung vào giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự tiền lương và các khoản khấu trừ lương của người lao động phục vụ cho chu trình sản xuất. Nội dung bài giới thiệu quy trình thông tin của chu trình nhân sự, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

  1. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự BÀI 4 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH NHÂN SỰ Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:  Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.  Đọc tài liệu: 1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, chương VII, tập 2, Nhà xuất bản Phương Đông. 2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International Edition. NXB Prentice Hall 3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley. 4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th edition, NXB Thomson South Western.  Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.  Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học. Nội dung Bài này tập trung vào giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự tiền lương và các khoản khấu trừ lương của người lao động phục vụ cho chu trình sản xuất. Nội dung bài giới thiệu quy trình thông tin của chu trình nhân sự, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình. Mục tiêu Sau khi học bài, sinh viên có khả năng:  Mô tả được những hoạt động kinh doanh chủ yếu và những hoạt động xử lý thông tin được thực hiện liên quan đến chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân lực.  Thảo luận về những quyết định cơ bản trong chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân lực và xác định những thông tin cần thiết cho việc đưa ra những quyết định đó.  Xác định những rủi ro trong chu trình tiền lương và quản lý nhân sự và đánh giá sự đầy đủ của những thủ tục kiểm soát nội bộ khác nhau để kiểm soát những rủi ro. TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 47
  2. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự Tình huống dẫn nhập Công ty Đại gia Việt  Giống như nhiều công ty, công ty Đại gia Việt không ứng dụng đầy đủ các thành phần của hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning- ERP). Hệ thống này tập trung kết hợp chu trình mua hàng và chu trình doanh thu với chu trình sản xuất nhưng lại sử dụng tách rời hệ thống quản trị nguồn nhân lực và hệ thống tiền lương.  Hệ thống tiền lương dưới sự kiểm soát của phòng kế toán, lập các séc thanh toán lương cho người lao động và duy trì việc kế toán tiền lương theo quy định của chính phủ. Hệ thống quản trị nguồn nhân lực do phòng Quản lý nguồn nhân lực quản lý. Phòng này cập nhật tệp hồ sơ nhân sự, kỹ năng, thay đổi tiền lương của lao động.  Mỗi hệ thống cập nhật thay đổi trên tệp tin tách biệt của riêng mỗi phòng. Điều này rất khó khăn cho nhân viên kế toán lập các báo cáo kết hợp giữa dữ liệu tiền lương và dữ liệu quản lý nguồn nhân lực.  Phương Thảo – một phó giám đốc mới được bổ nhiệm phụ trách lĩnh vực lao động tiền lương trong công ty. Cô muốn tìm hiểu và giải quyết vấn đề khó khăn trong quản lý nguồn nhân lực và tiền lương của công ty nên cô thảo luận với Ngân Hà – Trưởng phòng kế toán và Quốc Quân – Trưởng phòng quản trị nguồn nhân lực của công ty. Theo các bạn, Phương Thảo cần thảo luận những vấn đề gì với 2 trưởng phòng để giải quyết vấn đề của công ty Đại Gia Việt? 48 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
  3. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự 4.1. Khái quát chung về chu trình nhân sự Nguồn nhân lực trong một doanh nghiệp là một trong những nguồn lực quan trọng và tốn kém nhất. Vấn đề quản trị nguồn nhân lực ngày càng trở nên phức tạp vì sự thay đổi liên tục của lao động trong doanh nghiệp liên quan đến tiền lương và quản lý người lao động trong một nền kinh tế biến đổi không ngừng, cũng như sự gia tăng của những điều luật và quy định về lao động. Chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân lực là những hoạt động kinh doanh thường xuyên và liên quan đến hoạt động xử lý dữ liệu kết hợp với việc quản lý lực lượng lao động trong doanh nghiệp. Những công việc quan trọng trong quá trình này bao gồm: 1. Tuyển dụng và thuê mới người lao động; 2. Đào tạo; 3. Phân công công việc; 4. Trả lương; 5. Đánh giá thành quả; 6. Chấm dứt lao động do tự nguyện hay chấm dứt hợp đồng. Toàn bộ quá trình từ 1 đến 6 được thực hiện 1 lần đối với mỗi người lao động, trong khi đó, công việc từ 2 đến 5 được thực hiện lặp đi lặp lại với người lao động trong doanh nghiệp. Trong hầu hết các doanh nghiệp, 6 công việc này được phân tách giữa hai hệ thống riêng biệt. Công việc thứ tư trả lương người lao động là chức năng chính của hệ thống tiền lương. Tại bài chu trình sản xuất, chúng ta đã biết hệ thống tiền lương phân bổ chi phí lao động cho sản phẩm và các bộ phận để cung cấp thông tin cho quá trình định giá sản phẩm và đưa ra các quyết định kinh doanh. Hệ thống quản lý nhân lực thực hiện các hoạt động khác (5 hoạt động còn lại). Ở một số doanh nghiệp hai hệ thống này thường tách biệt. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực thường do giám đốc quản lý nguồn nhân lực đảm nhiệm, trong khi đó hệ thống tiền lương sẽ do giám đốc tiền lương quản lý. Tuy nhiên, trong hệ thống ERP thì 2 quá trình này kết hợp với nhau. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực liên quan đến các hoạt động như thuê mướn, đào tạo, chuyển giao… và thu thập thông tin về sử dụng thời gian lao động xảy ra hàng ngày. Quá trình xử lý thực tế xảy ra định kỳ bởi vì tại hầu hết các doanh nghiệp, lao động được trả lương hàng tuần hàng tháng. Do vậy, quy trình tiền lương thường được xử lý theo lô. Các doanh nghiệp thành công phụ thuộc vào kỹ năng và sự cải tiến của nhân viên bởi vì những kiến thức và kỹ năng của lao động sẽ ảnh lưởng trực tiếp tới chất lượng hàng hóa, dịch vụ. Thật vậy, đối với những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp như hãng tư vấn về kế toán, luật… thì kiến thức và kỹ năng của người lao động là thành phần chính của sản phẩm của doanh nghiệp và chi phí lao động là chi phí chính tạo ra doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngay cả ở những doanh nghiệp sản xuất, chi phí lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ so với tổng chi phí sản xuất trực tiếp, người lao động cũng vẫn đóng vai trò chính chủ yếu ảnh hưởng đến kết quả hiệu quả sản xuất và tỷ lệ sản phẩm hỏng của doanh nghiệp. Các nghiên cứu đều cho thấy kỹ năng và kiến thức của người lao động có thể có giá trị nhiều lần so với những tài TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 49
  4. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự sản hữu hình khác như hàng tồn kho, tài sản, thiết bị. Để sử dụng hiệu quả người lao động trong doanh nghiệp, hệ thống tiền lường và quản lý nguồn nhân lực phải thu thập và lưu trữ những thông tin cung cấp cho nhà quản trị trả lời những câu hỏi sau:  Doanh nghiệp cần bao nhiêu người lao động để hoàn thành kế hoạch chiến lược?  Người lao động cần có những kỹ năng chuyên ngành nào?  Những kỹ năng nào cần đáp ứng trong ngắn hạn? những kỹ năng nào cần thành thạo?  Những chương trình đào tạo hiện tại nhằm duy trì và cải thiện trình độ kỹ năng của người lao động hiệu quả như thế nào?  Hiệu suất làm việc của người lao động hiện nay được cải thiện hay sụt giảm?  Có những vấn đề nào về lợi nhuận, sự chậm trễ, hay sự vắng mặt của lao động tại doanh nghiệp không? Cơ sở dữ liệu về tiền lương và quản lý nguồn nhân lực cung cấp những thông tin cần thiết để trả lời những câu hỏi như trên. Tuy nhiên, nó chỉ là những thông tin mô tả, như người lao động cần phải có những kỹ năng và họ đã tham dự các chương trình đào tạo khác nhau. Mặc dù những thông tin như vậy cho phép các nhà quản trị đưa ra các quyết định liên quan đến nhân viên, nhưng nó không giúp nâng cao kiến thức và kinh nghiệm cho những nhân viên trong doanh nghiệp. Để sử dụng hiệu quả kỹ năng và kiến thức của người lao động, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào hệ thống quản lý kiến thức. Hệ thống quản lý kiến thức không chỉ cung cấp thông tin để xác định trực tiếp những lĩnh vực chuyên môn của người lao động mà còn thu thập và lữu trữ những kiến thức đó nhằm chia sẻ và cung cấp cho những người khác sử dụng thông tin. Hệ thống quản lý kiến thức có thể cải thiện năng suất lao động một cách rõ ràng. Ví dụ như những doanh nghiệp tư vấn chuyên nghiệp thường cung cấp những dịch vụ giống nhau cho những khách hàng khác nhau. Phần mềm quản lý kiến thức có khả năng tư vấn để đưa ra những giải pháp cho những vấn đề đặc biệt với những dữ liệu được chia sẻ. Thông thường, những giải pháp đó có thể được sử dụng như những khuôn mẫu để gửi tới những khách hàng khác. Việc sử dụng lại những kiến thức, những giải pháp đó sẽ được lưu lại để sử dụng cho những hợp đồng tư vấn trong tương lai. Truy cập vào những cơ sở dữ liệu được chia sẻ cũng cho phép người lao động học hỏi những đồng nghiệp bị phân tán về mặt địa lý cải thiện kỹ năng của người lao động. Nhận ra giá trị của kỹ năng và kiến thức của người lao động có thể giúp doanh nghiệp hiểu biết tốt hơn sự kết hợp giữa chi phí thực tế với doanh thu. Thêm vào đó, chi phí trực tiếp kết hợp với quá trình thuê mướn (quảng cáo, kiểm tra hồ sơ, phỏng vấn ứng viên…) cũng có kết hợp của chi phí với thuê mướn tạm thời, đào tạo nhân viên mới với sự giảm năng suất của những nhân viên mới tới khi họ học được đầy đủ kỹ năng để thực hiện công việc của họ. Tinh thần làm việc của nhân viên rất quan trọng. Tinh thần làm việc của nhân viên thấp tạo ra chi phí tài chính và tác động đến doanh thu. Ngược lại, có những bằng chứng thấy rằng tinh thần làm việc của nhân viên cao mang lại lợi ích về tài chính. Có 50 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
  5. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự những nghiên cứu dựa trên thu thập dữ liệu về sự hài lòng của nhân viên, thái độ thực tế và sự hài lòng của khách hàng. Phân tích cho thấy, thái độ của nhân viên với công việc có liên hệ với thái độ họ cư xử với khách hàng và ảnh hưởng tới sự hài lòng của khách hàng. Như vậy, có mối quan hệ giữa tinh thần làm việc của nhân viên với sự hài lòng của khách hàng và sẽ ảnh hưởng tới thành quả tài chính của doanh nghiệp. Hiện nay, các doanh nghiệp rất chú trọng vào việc kiểm tra, đánh giá, sử dụng thông tin về điều kiện làm việc và tinh thần làm việc của nhân viên nhằm cải thiện điều kiện làm việc cũng như tinh thần làm việc của nhân viên, đặc biệt là trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt hiện nay. 4.2. Quy trình thông tin kế toán chu trình nhân sự Sơ đồ 4.1. cho thấy 5 nguồn đầu vào chủ yếu của hệ thống thanh toán lương gồm có: Phòng nhân sự, người lao động, các bộ phận sử dụng lao động, cơ quan quản lý nhà nước, bảo hiểm và các đơn vị khác. Phòng nhân sự cung cấp thông tin về tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng, thay đổi thang bậc lương do tăng lương, khuyến khích, khen thưởng… Người lao động đóng góp những khoản giảm trừ trong tiền lương. Những bộ phận sử dụng lao động cung cấp dữ liệu thực tế về số giờ làm việc của người lao động do bộ phận mình quản lý. Cơ quan quản lý nhà nước cung cấp thông tin về thuế suất và những hướng dẫn về thủ tục luật lệ liên quan đến tiên lương. Công ty bảo hiểm và các tổ chức khác cung cấp thông tin hướng dẫn về cách tính và miễn giảm các khoản giảm trừ. Sơ đồ 4.1: Các thành phần trong chu trình tiền lương và quản trị nguồn nhân lực Thay đổi chế độ lương Séc trả tiền Báo cáo Các khoản giảm trừ Phòng nhân sự Người lao động Dữ liệu chấm công Bộ phận sử dụng Hệ thống Séc trả lương Ngân hàng lao động tính lương Báo cáo Thuế và báo cáo thuế Thay đổi tỉ lệ và hướng dẫn Cơ quan Thuế suất và hướng dẫn Séc và báo cáo Bảo hiểm và các Nhà nước công ty khác Sơ đồ 4.1 cũng chỉ ra séc (có thể là điện tử) là yếu tố đầu ra cơ bản của hệ thống thanh toán tiền lương. Người lao động nhận tiền công tiền lương của mình bằng séc thanh toán. Công ty sẽ gửi một séc trả lương tới ngân hàng để chuyển tiền trả lương từ tài khoản thông thường tới tài khoản trả lương. Công ty cũng phải phát hành séc tới cơ quan thuế, công ty bảo hiểm và các tổ chức khác để thanh toán các khoản phải trả. Bên cạnh đó, hệ thống tiền lương cũng cung cấp các báo cáo khác nhau cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Sơ đồ 4.2 cho thấy những hoạt động chủ yếu được thực hiện trong chu trình tiền lương như sau: TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 51
  6. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự  Cập nhật tệp tin chủ tiền lương (1.0) Hoạt động đầu tiên trong chu trình tiền lương liên quan đến việc cập nhập cơ sở dữ liệu gốc tiền lương phản ánh những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp như tuyển dụng mới, chấm dứt hợp đồng lao động, thay đổi thang, bậc lương hoặc thay đổi tỷ lệ giữ lại trong lương của người lao động. Ngoài ra, việc cập nhật còn cập nhật để phản ánh những thay đổi về thuế suất và giảm trừ các khoản bảo hiểm. Phòng nhân sự có trách nhiệm cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu gốc về tiền lương cho những thay đổi liên quan đến người lao động, Trong khi đó, phòng tiền lương cập nhật thông tin về thuế suất và khoản giảm trừ tiền lương khác khi có thông tin thay đổi từ cơ quan quản lý nhà nước và công ty bảo hiểm. Mặc dù tiền lương được xử lý theo lô, phòng quản trị nhân lực có thể cập nhật dữ liệu gốc tiền lương bằng truy cập trực tuyến với mục đích là tất cả những thay đổi tiền lương được cập nhật theo đúng cách và phản ánh đúng kỳ trả lương. Những bản ghi của những lao động đã ra khỏi công ty không nên bị xóa ngay lập tức bởi vì những báo cáo thuế cuối năm thường đòi hỏi cả những thông tin, nghĩa vụ của những lao động của doanh nghiệp trong suốt năm đó. Sơ đồ 4.2: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình tiền lương và quản trị nguồn nhân lực Phòng nhân lực Cơ quan Công ty Nhà nước bảo hiểm Những thay đổi Thuế suất Tỷ lệ Thuế tiền lương và các báo cáo Séc và các báo cáo Người lao động Các khoản giữ Cập nhật Các khoản giảm lại và các dữ liệu gốc trừ và thuế suất khoản giảm trừ 1.0 Chi trả thuế Dữ liệu gốc và các khoản tiền lương giảm trừ 5.0 Bộ phận sử dụng lao động Sổ cái tổng hợp Tính bảng Thẻ thời gian và lương phiếu thời gian 3.0 Báo cáo công việc Dữ liệu có mặt và thời gian Séc thanh toán Bộ phận sử dụng hiện hữu Tiền lương lao động Chấm công 2.0 Chi trả tiền Séc trả Ngân hàng lương lương 4.0  Chấm công (2.0) Bước thứ hai trong chu trình tiền lương là xác nhận dữ liệu thời gian làm việc của người lao động. Dữ liệu về thời gian thời gian làm việc của người lao động phụ 52 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
  7. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự thuộc vào tình trạng, phương thức thanh toán với người lao động. Đối với người lao động dựa trên cơ sở giờ lao động, nhiều doanh nghiệp sử dụng thẻ chấm công để ghi nhận thời gian làm việc hàng ngày của người lao động từ lúc đến đến lúc người lao động ra về. Đối với những người lao động nhận lương theo lương tháng cố định như giám đốc, nhân viên chuyên nghiệp… thì thường ghi nhận thời gian làm việc dựa vào thẻ chấm công. Đồng thời những người giám sát có thể giám sát sự có mặt của những người lao động này dựa trên công việc của họ. Với những doanh nghiệp sản xuất cũng sử dụng thẻ chấm công để ghi nhận dữ liệu chi tiết về người lao động sử dụng thời gian của họ như thế nào trong công việc tại doanh nghiệp. Dữ liệu của thẻ chấm công được sử dụng để phân bổ chi phí lao động giữa các phòng ban khác nhau, trung tâm chi phí, công việc sản xuất. Với những doanh nghiệp dịch vụ như kế toán, luật, tư vấn… theo dõi thời gian để thực hiện các công việc khác nhau với khách hàng thông qua dữ liệu trên bảng chấm công. Doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công của người lao động để phân bổ chi phí và tính hóa đơn dịch vụ cho khách hàng. Những nhân viên bán hàng thường được trả thẳng dựa trên cơ sở hoa hồng bán hàng hoặc lương cộng với hoa hồng bán hàng. Điều này đòi hỏi những nhân viên phải được ghi nhận tổng số doanh thu của từng nhân viên bán hàng một cách chi tiết cẩn thận. Bên cạnh đó, một số nhân viên được trả tiền thưởng khi vượt kế hoạch doanh số được giao. Hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp thực hiện trả tiền thưởng khi vượt doanh số nhằm khuyến khích người lao động cải thiện tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Sử dụng khuyến khích, tiền hoa hồng, tiền thưởng đòi hỏi phải liên kết hệ thống tiền lương và hệ thống thông tin bán hàng và các chu trình khác để thu thập dữ liệu nhằm tính toán tiền thưởng, hoa hồng cho người lao động. Hơn nữa hệ thống tiền thưởng khuyến khích phải được thiết kế phù hợp, thực tế, có thể đạt được và có thể đo lường được. Hệ thống này cần phải phù hợp với mục tiêu của cả doanh nghiệp nói chung.  Lập bảng lương (3.0) Bước thứ ba trong chu trình tiền lương là lập bảng lương. Đầu tiên, dữ liệu giao dịch tiền lương được sắp xếp và được phê duyệt theo số lao động. Nếu doanh nghiệp xử lý tiền lương từ các bộ phận khác nhau thì các tệp giao dịch tiền lương phải được hợp nhất. Tệp giao dịch tiền lương đã sắp xếp được dùng để chuẩn bị séc trả tiền cho người lao động. Với mỗi người lao động, bản ghi của tệp dữ liệu gốc về tiền lương và bản ghi giao dịch phù hợp sẽ được đọc và tổng tiền lương phải trả sẽ được tính toán. Đối với những lao động làm việc theo giờ, thì số giờ làm việc sẽ được nhân với tỷ lệ tiền lương và khoản tiền trả thêm thích hợp như tiền thưởng, tiền làm thêm giờ được cộng vào. Đối với những người lao động hưởng lương, tổng số tiền phải trả là phần của lương hàng năm. Phần tiền lương này phản ánh một giai đoạn làm việc nhỏ hơn. Ví dụ, người lao động hưởng lương được thanh toán theo tháng sẽ nhận được 1/12 của tổng tiền lương hàng năm của họ. Các khoản tiền hoa hồng, tiền thưởng và các khoản khuyến khích khác cũng TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 53
  8. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự được tính toán trong tổng số tiền phải trả. Tiếp theo, các khoản giảm trừ tiền lương sẽ được tổng hợp. Người lao động sẽ nhận được khoản tiền ròng sau khi đã trừ tổng các khoản giảm trừ ra khỏi tổng số tiền phải trả. Các khoản giảm trừ tiền lương gồm có hai loại chính: thuế thu nhập cá nhân giữ lại và các khoản giảm trừ tự nguyện như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Khi khoản thực thanh toán được tính toán thì một trường gồm có tổng tiền thanh toán, các khoản giảm trừ và khoản thực thanh toán trong mỗi bản ghi của người lao động trong tệp tin chủ tiền lương sẽ được cập nhật. Duy trì sự chính xác trong tính toán các khoản thu nhập của người lao động hết sức quan trọng bởi vì các khoản thuế thu nhập của người lao động đều có những giới hạn, bậc với mức thuế khác nhau, doanh nghiệp cần phải biết để tính toán các khoản giảm trừ cho người lao động. Hơn nữa, những thông tin này cần phải đảm bảo rằng bao gồm cả tổng tiền thuế và các khoản giảm trừ khác được hoãn lại. Tiếp theo, sổ tiền lương và các khoản giảm trừ được tạo ra. Sổ tiền lương sẽ liệt kê tổng khoản phải trả, các khoản giảm trừ tiền lương và khoản thực phải trả. Đây cũng là chứng từ hỗ trợ cho việc chuyển tiền của doanh nghiệp tới tài khoản séc trả lương. Sổ các khoản giảm trừ liệt kê tất cả những khoản giảm trừ tự nguyện khác nhau cho mỗi người lao động. Cuối cùng, hệ thống sẽ in séc trả tiền người lao động. Hệ thống cũng sẽ cung cấp báo cáo thu nhập. Báo cáo này sẽ liệt kê tất cả tổng tiền phải trả, các khoản giảm trừ và tổng khoản tiền thực trả cho tháng hiện tại và tổng cả năm cho mỗi người lao động. Mỗi giao dịch tiền lương được xử lý, hệ thống cũng sẽ phân bổ chi phí lao động tới tài khoản sổ cái thích hợp bằng việc kiểm tra mã trên bản ghi thẻ chấm công - công việc. Hệ thống duy trì vận hành tổng những phân bổ đó tới khi tất cả những bản ghi tiền lương của người lao động được xử lý. Những tổng đó, cột tổng trong sổ tiền lương, sổ nhật ký chung sẽ được dùng để ghi vào sổ cái sau khi tất cả séc trả tiền đã được in ra.  Chi trả tiền lương (4.0) Bước tiếp theo chi trả tiền lương cho người lao động bằng việc sử dụng séc thanh toán. Hiện nay, hầu hết người lao động trong các doanh nghiệp được chi trả tiền lương bằng séc hoặc bằng cách chuyển khoản (gửi trực tiếp khoản tiền thực được trả vào tài khoản cá nhân tại ngân hàng). Không giống như trả bằng tiền mặt, cả hai phương pháp đều là công cụ cung cấp những chứng từ chứng minh tổng số tiền lương đã được thanh toán. Quá trình thanh toán lương như sau: o Sau khi séc thanh toán lương đã được chuẩn bị, kế toán thanh toán kiểm tra và phê chuẩn vào sổ tiền lương. Một chứng từ thanh toán được chuẩn bị cho phép 54 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
  9. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự chuyển tiền của doanh nghiệp từ tài khoản séc tới tài khoản thanh toán lương. Chứng từ thanh toán này cũng được dùng để làm căn cứ ghi sổ cái. o Sau khi kiểm tra lại sổ tiền lương và chứng từ thanh toán, thủ quỹ chuẩn bị và ký vào séc chuyển tiền của công ty tới tài khoản thanh toán lương. Nếu doanh nghiệp vẫn còn phát hành séc giấy, thủ quỹ cũng kiểm tra, ký và phân phát séc tới người lao động. Thủ quỹ có thể gửi lại vào tài khoản ngân hàng của công ty bất kỳ séc thanh toán nào không có người nhận. Một danh sách các séc không có người nhận sẽ được gửi tới phòng kiểm toán nội bộ của công ty để kiểm tra chi tiết hơn. o Gửi tiền trực tiếp được trả vào tài khoản cá nhân tại ngân hàng là một cách trả lương hiệu quả và tiết kiệm chi phí của quá trình thanh toán lương. Người lao động được thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi ngân hàng sẽ nhận được bản sao của séc thanh toán với tổng số tiền đã được trả vào tài khoản tại ngân hàng và một báo cáo thu nhập. Hệ thống tiền lương phải tạo ra một loạt các tệp dữ liệu tiền gửi thanh toán lương, mỗi ngân hàng tạo một tệp dữ liệu. Mỗi bản ghi bao gồm: Tên người lao động, tài khoản ngân hàng, tổng số tiền đã thanh toán. Những tệp dữ liệu này được gửi bằng dữ liệu điện tử tới các ngân hàng tham gia giao dịch. Sau đó, những khoản tiền sẽ được chuyển từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp tới tài khoản của người lao động bằng dữ liệu điện tử. Việc thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng sẽ không cần người thủ quỹ phải ký trên séc trả lương. Tuy nhiên, thủ quỹ vẫn phải ủy quyền cho phép chuyển tiền từ tài khoản séc của doanh nghiệp. o Gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua, xử lý và phân phối séc bằng giấy. Nó cũng giúp giảm phí của ngân hàng và chi phí bưu điện. Do vậy, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp sử dụng và khuyến khích nhân viên của họ sử dụng phương thức thanh toán lương bằng chuyển khoản. Tuy nhiên hiện nay, một vài nhân viên của doanh nghiệp có thể không có tài khoản ngân hàng. Doanh nghiệp có thể hạn chế việc phát hành séc giấy trả lương bằng cách giúp người lao động mở tài khoản tại ngân hàng mà doanh nghiệp giao dịch hoặc sử dụng thẻ tín dụng để trả lương cho người lao động. Người lao động có thẻ sử dụng thẻ tín dụng để mua sắm hoặc rút tiền tại máy rút tiền tự động ATM.  Chi trả các khoản thuế và các khoản giảm trừ (5.0) Hoạt động tiền lương cuối cùng là tính toán và chi trả thuế thu nhập và những khoản giảm trừ của người lao động với cơ quan nhà nước và các đối tượng khác. Người lao động phải trả các khoản thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế, đóng các khoản giảm trừ khác cho các cơ quan như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn. Doanh nghiệp phải có trách nhiệm đảm bảo rằng các khoản giảm trừ và thuế của người lao động được tính toán chính xác và thanh toán đúng thời gian quy định. Việc tính toán này được thực hiện trong hệ thống lao động tiền lương của doanh nghiệp. TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 55
  10. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự 4.3. Các rủi ro tiềm tàng và thủ tục kiểm soát thông tin chu trình nhân sự Tất cả hoạt động của chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân lực phụ thuộc vào sự kết hợp dữ liệu bao gồm thông tin về lao động, tiền lương và sử dụng thời gian làm việc của nhân viên. Do vậy, rủi ro đầu tiên được liệt kê trong bảng 4.1 là dữ liệu gốc không chính xác. Dữ liệu gốc không chính xác có thể gây ra sự thiếu hay thừa nhân viên, gây ra sự thiếu hiệu quả do phân công lao động không phù hợp với nhiệm vụ. Dữ liệu gốc về tiền lương không chính xác sẽ dẫn đến sai lầm trong trả lương cho người lao động, gây ra vấn đề về tinh thần làm việc cho người lao động trong doanh nghiệp. Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế phạt tiền thuế liên quan đến tiền lương do thông tin tiền lương không chính xác khiến cho chi phí của doanh nghiệp không chính xác. Sự sai sót về dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên có thể khiến việc đánh giá thành quả của nhân viên không chính xác và khiến cho việc tính toán chi phí sản phẩm hàng hóa dịch vụ không đúng so với thực tế. Một trong những cách để giảm bớt rủi ro và sự không chính xác và hiệu lực của dữ liệu gốc là sử dụng các thủ tục kiểm soát tính nguyên trạng của dữ liệu để giảm rủi ro về sai sót của dữ liệu đầu vào. Đồng thời, doanh nghiệp cần hạn chế sự truy cập vào những dữ liệu gốc, định dạng hệ thống để chỉ cho phép những nhân viên được phân quyền và phải có trách nhiệm mới được thay đổi những dữ liệu gốc. Doanh nghiệp cũng phải cần có những báo cáo về toàn bộ sự thay đổi của dữ liệu gốc và xem xét lại chúng để xác nhận rằng dữ liệu vẫn chính xác. Rủi ro thứ hai trong hệ thống tiền lương và quản trị nguồn nhân lực là công bố trái phép những thông tin nhạy cảm như tiền lương, đánh giá thành quả của cá nhân người lao động. Những công bố như vậy có thể gây ra vấn đề về động lực, tinh thần làm việc của người lao động nếu người lao động biết được rằng họ được trả lương khác biệt so với những đồng nghiệp. Thêm vào đó việc công bố trái phép những thông tin về đánh giá thành quả hoặc lí do tuyển dụng nhân viên có thể khiến doanh nghiệp gặp vấn đề về tố tụng. Thủ tục kiểm soát tốt nhất để giảm rủi ro của công bố trái phép dữ liệu tiền lương là sử dụng xác nhận đa yếu tố và kiểm soát an ninh để hạn chế truy cập dữ liệu gốc tiền lương và quản trị nguồn nhân lực để đảm bảo rằng chỉ những người lao động cần phải truy cập để thực hiện nhiệm vụ của họ mới được truy cập dữ liệu. Doanh nghiệp cần định dạng hệ thống của mình để hạn chế khả năng người lao động sử dụng năng lực của hệ thống để suy luận ra những thông tin nhạy cảm. Rủi ro thứ ba của chu trình lao động, tiền lương là dữ liệu gốc bị mất hoặc bị phá hủy, phá hoại. Cách tốt nhất để giảm nhẹ rủi ro này là thuê thủ tục dự phòng và phục hồi thảm họa. Rủi ro thứ tư của chu trình là tuyển dụng người lao động không có trình độ phù hợp hay không có đạo đức. Thuê người lao động không có trình độ phù hợp sẽ làm tăng chi phí sản xuất và thuê người lao động không có đạo đức có thể gây ra sự mất cắp về tài sản. Cả hai vấn đề này có thể được giải quyết bằng việc thực hiện thủ tục tuyển dụng chặt chẽ, phù hợp. 56 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
  11. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự Rủi ro thứ năm của chu trình là vi phạm luật áp dụng và những quy định về tuyển dụng và sa thải người lao động. Cơ quan nhà nước có thể áp đặt những tiền phát đối với những doanh nghiệp vi phạm luật lao động. Bảng 4.1: Rủi ro tiềm tàng và thủ tục kiểm soát trong chu trình tiền lương và quản trị nguồn nhân lực Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Những vấn đề Dữ liệu gốc không chính xác Kiểm soát tính nguyên trạng của quá trình xử chung của toàn hoặc không hiệu lực lý dữ liệu. chu trình Hạn chế truy cập dữ liệu gốc. Xem xét lại toàn bộ những thay đổi của dữ liệu gốc. Công bố trái phép những Kiểm soát quyền truy cập. thông tin nhạy cảm Mã hóa lại thông tin. Mất hoặc sự phá hoại, phá Thực hiện thủ tục phụ hồi và dự phòng hủy thông tin thảm họa. Thuê nhân viên không có Kiểm tra thủ tục tuyển dụng bao gồm kỹ năng, trình độ và không có đạo đức lý lịch người tuyển dụng… Kiểm tra, điều tra lai lịch phạm tội của tất cả các vị trí liên quan đến tài chính – kế toán. Vi phạm luật lao động Kiểm tra thấu đáo nhũng tài liệu liên quan đến tuyển dụng, đánh giá thành quả nhân viên, sa thải nhân viên. Cập nhật những thay đổi luật lao động. Cập nhật dữ liệu Không phân quyền những Phân tách nhiệm vụ: Phòng quản lý nguồn gốc tiền lương thay đổi dữ liệu gốc về nhân lực cập nhật dữ liệu gốc, nhưng chỉ có tiền lương phòng tiền lương phát kiểm tra. Kiểm soát truy cập. Cập nhật dữ liệu gốc không Kiểm tra tính nguyên trạng của quá trình xử lý chính xác dữ liệu. Quy định phải kiểm tra lại tất cả những thay đổi của dữ liệu tiền lương gốc. Chấm công người Dữ liệu về sự có mặt và thời Tự động hóa việc thu thập dữ liệu. lao động gian làm việc của người lao Dùng nhận dạng sinh trắc học như vân tay, động không chính xác khuôn mặt… để chấm công. Phân tách nhiệm vụ giữa việc chấm công và thẻ thời gian làm việc. Giám sát việc kiểm tra lại. Lập bảng lương Sai sót trong xử lý tiền lương Kiểm soát tính nguyên trạng của quá trình xử lý dữ liệu: Quá trình chạy lô tổng hợp, cộng chéo (cộng ngang các tổng cột dọc) Tài khoản bù trừ tiền lương… Giám sát việc xem xét lại việc ghi vào sổ và các báo cáo khác. Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động. Thanh toán Ăn cắp hoặc Gian lận về Hạn chế những truy cập có thể xóa mất dữ tiền lương phân phối trong phiếu liệu tiền lương. thanh toán Hạn chế truy cập hệ thống chuyển tiền điện tử. Đánh số lại và tính toán tất cả séc trả lương và kiểm tra lại tất cả các giao dịch chuyển khoản điện tử. TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 57
  12. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự Yêu cầu tất cả các chứng từ thích hợp để chứng minh cho các séc thanh toán. Hạn chế truy cập cơ sở dữ liệu gốc tiền lương. Phân tách sự kiểm tra tài khoản tiền lương và tài khoản tạm ứng. Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt và tài khoản phải trả, kiểm tra phân bổ tiền thuê nhân viên…). Kiểm tra sự xác nhận của tất cả người lao động đã nhận được séc thanh toán. Gửi lại tiền vào tài khoản của doanh nghiệp số tiền của những séc không có người nhận và tìm hiểu nguyên nhân. Thanh toán thuế Quên làm yêu cầu trả tiền Định dạng hệ thống để làm yêu cầu thành tiền lương và các toán theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước. khoản giảm trừ Trả tiền không đúng thời gian Định dạng hệ thống để làm yêu cầu quy định thanh toán. Trả tiền không đúng Kiểm soát tính toàn vẹn, nguyên trạng của quá trình xử lý. Giám sát việc xem xét lại các báo cáo. Người lao động cần xem xét lại các báo cáo thu nhập của mình. Với từng hoạt động cụ thể của chu trình nhân sự, như trong bảng 4.1 đã đề cập, có thể thấy những rủi ro và các thủ tục kiểm soát như sau:  Rủi ro và kiểm soát cập nhật dữ liệu gốc tiền lương Thay đổi không được phép của dữ liệu gốc tiền lương có thể khiến cho chi phí không chính thức của lao động tăng lên. Phân tách nhiệm vụ hợp lý là thủ tục kiểm soát quan trọng nhất để kiểm soát rủi ro này. Chỉ có phòng nhân sự mới có khả năng được phân quyền để cập nhật tệp dữ liệu gốc tiền lương về tuyển dụng, thôi việc, tăng lương và khen thưởng. Nhân viên của phòng nhân sự không trực tiếp tham gia vào quá trình xử lý tiền lương và phân phối séc trả tiền. Sự phân tách nhiệm vụ này ngăn cản người nào đó truy cập để tạo ra người lao động ảo hoặc thay đổi tỷ lệ, thang bậc lương và ngăn chặn những séc không trung thực. Thêm vào đó, tất cả những thay đổi liên quan đến tệp gốc tiền lương nên được kiểm tra lại và được phê chuẩn bởi một người khác. Để thuận tiện cho việc kiểm tra lại, hệ thống nên được định dạng để tạo ra những báo cáo liệt kê tất cả những thay đổi liên quan đến tiền lương và được gửi tới cho những người giám sát. Kiểm soát quá trình truy cập hệ thống tiền lương cũng rất quan trọng. Hệ thống nên được định dạng để so sánh tên truy cập và mật khẩu truy cập để xác định những hành động của mỗi người lao động được phép thực hiện và xác nhận những tệp dữ liệu của mỗi người lao động được phép truy cập. Một rủi ro khác là cập nhật dữ liệu gốc tiền lương không chính xác. Điều này có thể gây ra sai sót trong việc thanh toán lương với người lao động và thanh toán các khoản thuế phải trả với cơ quan nhà nước và các chức khác. Để giảm bớt những rủi ro này, doanh nghiệp nên kiểm tra tính hợp lệ số người lao động và kiểm tra sự hợp lý của những thay đổi được thực hiện, nên kiểm tra tất cả những giao dịch 58 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
  13. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự thay đổi tiền lương. Đồng thời các nhà quản trị nên kiểm tra lại các báo cáo của toàn bộ những thay đổi của người lao động trong bộ phận làm việc của hộ theo đúng cách để phát hiện ra sai sót.  Rủi ro và kiểm soát hoạt động chấm công người lao động Rủi ro chính của hoạt động này là dữ liệu về sự có mặt của lao động và thời gian lao động là không chính xác. Dữ liệu không chính xác có thể làm tăng chi phí lao động và làm tăng sai sót trong những báo cáo chi phí lao động. Hơn nữa, việc dữ liệu không chính xác có thể làm giảm động lực làm việc của người lao động nếu séc thanh toán lương không đúng với công sức người lao động được hưởng. Sử dụng cách thu thập nguồn dữ liệu tự động có thể làm giảm rủi ro về sai sót không mong muốn trong việc thu thập dữ liệu về sự có mặt và thời gian lao động của nhân viên. Ví dụ có thể dùng máy đọc thẻ để thu thập dữ liệu tự động cung cấp dữ liệu cho hệ thống xử lý tiền lương. Doanh nghiệp cũng có thể ứng dụng khoa học công nghệ để thu thập dữ liệu thời gian làm việc của người lao động để tăng năng suất lao động và cắt giảm chi phí như sử dụng máy đọc vân tay… để tiết kiệm thời gian của người lao động… Sử dụng công nghệ thông tin có thể giảm rủi ro liên quan đến sự không chính xác của dữ liệu về thời gian lao động của người lao động. Một số doanh nghiệp hiện nay sử dụng công nghệ nhận dạng sinh trắc học như quét bàn tay để xác định lao động ra vào nơi làm việc. Mục đích của việc này là ngăn cản những người đến muộn hay về sớm. Phân tách nhiệm vụ cũng rất quan trọng để giảm rủi ro. Dữ liệu thẻ chấm công sử dụng để tính toán tiền lương nên phải phù hợp với dữ liệu Bảng chấm công - công việc sử dụng cho tính toán chi phí và mục tiêu quản lý và được kiểm tra bởi người không liên quan đến việc tạo ra dữ liệu đó. Tổng thời gian của tất cả các công việc được ghi nhận trên Bảng chấm công - công việc không được vượt quá thời gian có mặt trên thẻ chấm công của người lao động. Ngược lại, tất cả thời gian làm việc sẽ được giải thích trên Bảng chấm công - công việc. Thêm vào đó, những người giám sát của của các phòng ban cần phải tiến hành giám sát và phê chuẩn thẻ chấm công và Bảng chấm công – công việc cung cấp dữ liệu thời gian lao động và sự có mặt của người lao động một cách chính xác  Rủi ro và kiểm soát của hoạt động lập bảng lương Sự phức tạp của quá trình xử lý tiền lương, đặc biệt là các yêu cầu của các luật thuế khác nhau, làm cho quá trình xử lý dễ xảy ra sai sót. Việc sai sót có thể làm giảm động lực lao động của nhân viên nếu séc thanh toán bị muộn. Ngoài ra việc tính không đúng số chi phí liên quan đến lao động còn có thể bị các cơ quan thuế phạt nếu sai sót liên quan đến số thuế phải nộp. Có 3 loại kiểm soát nguyên trạng, quá trình xử lý dữ liệu có thể làm giảm những rủi ro về sai sót tiền lương như sau: o Tổng lô: Ngay cả những hệ thống quản lý tiền lương và quản trị nguồn nhân lực hiện đại cũng vẫn sử dụng quá trình xử lý lô dữ liệu tiền lương. Do đó, tổng lô dữ liệu nên được tính toán khi ghi các nghiệp vụ vào sổ sách và nên được TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 59
  14. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự kiểm tra lại suốt các bước của quá trình xử lý dữ liệu. Một dữ liệu tổng lô được coi là phù hợp với dữ liệu tiền lương nếu: (1) Tất cả bản ghi tiền lương đã được xử lý; (2) Dữ liệu đầu vào chính xác; (3) Không có Thẻ thời gian không có thật được ghi vào dữ liệu trong quá trình xử lý. Nếu tổng lô không phù hợp, doanh nghiệp cần phải có bằng chứng của một lỗi tiền lương để sửa chữa ngay lập tức. o Cộng chéo (cộng ngang các tổng cột dọc) Tổng của các cột Thực thanh toán phải bằng tổng các khoản phải trả trừ đi các khoản giảm trừ. Nếu không bằng nhau, thì đã có sai sót trong quá trình xử lý và cần phải được phát hiện và sửa chữa. o Sử dụng tài khoản bù trừ tiền lương: Tài khoản bù trừ tiền lương là tài khoản sổ cái được sử dụng trong quá trình xử lý 2 bước để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của việc ghi nhận chi phí tiền lương và phân bổ chi phí đến các trung tâm chi phí một cách thích hợp. Đầu tiên, tài khoản bù trừ tiền lương sẽ được ghi nợ tổng số tiền phải trả/Ghi có tổng số tiền lương thực trả và ghi có số tiền của các khoản giữ lại vào các tài khoản phải trả riêng biệt khác nhau. Thứ hai, quá trình kế toán chi phí phân bổ chi phí lao động thành các loại chi phí khác nhau và ghi có tài khoản bù trừ tiền lương cho tổng khoản chi phí lao động đã phân bổ. Tổng khoản tiền ghi có trên tài khoản bù trừ tiền lương phải bằng tổng số tiền đã ghi nợ của tiền thực trả và khoản tiền giữ lại. Thêm vào đó, những người giám sát nên xem xét lại việc ghi vào sổ và các báo cáo khác nhằm phát hiện để xác định các sai sót của quá trình xử lý tiền lương. Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động để phát hiện được các sai sót một cách rõ ràng bởi vì người lao động sẽ có thể phát hiện ra sai sót tiền lương một cách dễ dàng vì đây là quyền lợi trực tiếp của họ. Cần phải phân loại một cách chính xác những người lao động trong doanh nghiệp, là người lao động của doanh nghiệp hay người thầu khoán, người lao động ngắn hạn hay lao động theo vụ việc, thời vụ. Bởi vì nếu không phân loại đúng, doanh nghiệp có thể phải trả nhầm các khoản thuế, thậm chí có thể bị cơ quan thuế phạt. Vấn đề này thường phát sinh khi các nhà quản trị tại các bộ phận muốn cố gắng phá vỡ sự thuê mướn ổn định bằng việc sử dụng những người thầu khoán độc lập. Phòng quản trị nhân lực nên kiểm tra lại các hợp đồng hoặc quyết định thuê khoán tạm thời.  Rủi ro và kiểm soát hoạt động thanh toán tiền lương Một số rủi ro trong quá trình thanh toán lương là gian lận trong phiếu chi lương hoặc mất trộm séc thanh toán lương hay phát hành séc thanh toán cho người lao động không có thật hoặc người lao động đã chấm dứt hợp đồng. Điều này có thể khiến cho doanh nghiệp bị tăng chi phí và mất tiền. Những rủi ro này có thể được giảm thiểu bằng các thủ tục kiểm soát sau: 60 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
  15. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự o Hạn chế những truy cập có thể xóa mất dữ liệu tiền lương, hạn chế truy cập hệ thống chuyển tiền điện tử, hạn chế truy cập cơ sở dữ liệu gốc tiền lương bằng thủ tục xác nhận đa yếu tố. Việc sử dụng sự xác nhận đa nhân tố cũng giảm rủi ro của việc tạo ra những séc cho người lao động không tồn tại. o Đánh số lại và tính toán tất cả séc trả lương và kiểm tra lại tất cả các giao dịch chuyển khoản điện tử. o Thủ quỹ phải ký tất cả séc thanh toán lương và phải yêu cầu tất cả các chứng từ thích hợp để chứng minh cho các séc thanh toán lương (sổ tiền lương và chứng từ thanh toán lương). o Thêm vào đó, séc trả lưởng không được dùng để rút tiền trên tài khoản thông thường ngân hàng của doanh nghiệp. Thay vào đó, phục vụ cho mục tiêu kiểm soát, cần phải sử dụng tài khoản thanh toán lương tách biệt với tài khoản thông thường của doanh nghiệp tại ngân hàng. Điều này có thể dễ dàng thích hợp với quỹ tiền lương và phát hiện những séc thanh toán giả mạo. o Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt và tài khoản phải trả, kiểm tra phân bổ tiền thuê nhân viên…) cũng là một thủ tục quan trọng để hạn chế rủi ro. Kế toán thanh toán có trách nhiệm ghi sổ tiền lương. Thủ quỹ chịu trách nhiệm phân phát séc thanh toán. Người phân phát séc thanh toán hoặc phê chuẩn giao dịch chuyển tiền điện tử không có nhiệm vụ nào khác liên quan đến nhiệm vụ quản trị lao động. o Gửi lại tiền vào tài khoản của doanh nghiệp số tiền của những séc không có người nhận và tìm hiểu nguyên nhân, có thể phải đối chiếu lại với dữ liệu tiền lương gốc. Bởi vì, điều này có thể xảy ra khi người lao động không tồn tại hoặc người lao động đã nghỉ việc.  Rủi ro và kiểm soát của hoạt động tính các khoản thuế và các khoản khấu trừ Hoạt động tiền lương cuối cùng là tính toán thanh toán thuế thu nhập và những khoản giảm trừ của người lao động với cơ quan nhà nước và các đối tượng khác. Các rủi ro có thể gặp phải trong hoạt động này là: Quên làm yêu cầu trả tiền, thanh toán tiền không đúng thời gian quy định, sai sót trong thanh toán tiền. Những rủi ro này có thể khiến doanh nghiệp bị các cơ quan nhà nước phạt hoặc bị người lao động khướu nại. Những thông tư, văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước của cơ quan bảo hiểm có thể cung cấp những hướng dẫn cho doanh nghiệp về việc tính toán và thanh toán các khoản thuế và các khoản giảm trừ của người lao động. Doanh nghiệp cần căn cứ vào những quy định này để định dạng hệ thống tiền lương và thanh toán một cách tự động trong quá trình xử lý dữ liệu tiền lương, thuế thu nhập của người lao động và các khoản trích theo lương nhằm giảm thiểu rủi ro nộp các khoản không đúng thời gian quy định. Kiểm soát sự toàn vẹn của quá trình xử lý dữ liệu, cộng ngang các cột dọc, chạy tổng lô có thể giảm thiểu những sai sót trong tính toán. Những người kiểm soát cần giám sát các bao cáo tiền lương một cách định kỳ để phát hiện những sai sót. Thêm vào đó cần cung cấp cho người lao động báo cáo thu nhập để họ phát hiện và báo cáo những vấn đề sai sót. TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 61
  16. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự Tóm lược cuối bài Hệ thống thông tin quản lý lao động và tiền lương bao gồm hai hệ thống con vừa có sự liên hệ mật thiết, vừa có sự tách biệt là quản lý lao động và tiền lương. Hệ thống quản lý lao động ghi nhận và xử lý các hoạt động của thuê mới, tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc, đánh giá và sa thải người lao động. Hệ thống tiền lương ghi nhận và xử lý dữ liệu để thanh toán tiền lương tiền công cho người lao động. Hệ thống thông tin quản lý lao động và tiền lương phải được thiết kế tuân theo nhiều quy định của chính phủ liên quan đến cả thuế và các quy định về lao động. Hơn nữa, các thủ tục kiểm soát phù hợp phải được thiết kế để ngăn cản được các rủi ro như:  Trả thừa người lao động do dữ liệu về thời gian và sự có mặt của người lao động không có giá trị.  Trả tiền cho người lao động không có thật. Những rủi ro này có thể được giảm thiểu bằng việc phân tách nhiệm vụ phù hợp, đặc biệt trong việc thực hiện các chức năng như: Cho phép và thực hiện sự thay đổi đối với dữ liệu gốc tiền lương liên quan đến tuyển dụng, sa thải, tăng lương… ghi nhận và xác nhận thời gian làm việc của lao động, chuẩn bị séc thanh toán, phân phối séc thanh toán, sự khớp nhau tài khoản tiền lương tại ngân hàng. 62 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
  17. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự Câu hỏi ôn tập 1. Cho biết các mục tiêu của chu trình nhân sự? 2. Cho biết các hoạt động chủ yếu trong chu trình nhân sự và các biện pháp có thể làm tăng hiệu quả của các hoạt động này? 3. Chu trình nhân sự có thể gặp các rủi ro gì và các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế và phòng chống các rủi ro đó? TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 63
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2