intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

Chia sẻ: Việt Cường Nguyễn | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:24

Thêm vào BST
Báo xấu
86
lượt xem 5
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng" giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng; quy trình thông tin của chu trình bán hàng, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

  1. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH BÀI 6 BÁN HÀNG Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:  Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.  Đọc tài liệu: 1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông. 2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems- International Edition. NXB Prentice Hall 2012. 3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley. 4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th edition, NXB Thomson South Western.  Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.  Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học. Nội dung Bài này tập trung giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng. Bài này giới thiệu quy trình thông tin của chu trình bán hàng, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình. Mục tiêu Sau khi học xong bài này, sinh viên có thể:  Hiểu biết cơ bản về các chức năng nghiệp vụ đặc thù và cơ chế vận động của các dòng dữ liệu nghiệp vụ của chu trình bán hàng.  Có kĩ năng xây dựng các mô hình chức năng nghiệp vụ và mô hình luồng dữ liệu trong chu trình bán hàng.  Hiểu biết về những nguy cơ tiềm ẩn và cách kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng. TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 77
  2. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng Tình huống dẫn nhập Hệ thống thu tiền hàng của công ty Đại Liên được mô tả như sau: Các khoản thanh toán của khách hàng bao gồm tiền mặt thu trực tiếp ở thời điểm bán hàng, khoản tiền nhận được qua bưu điện và séc từ các khoản thanh toán đến hạn. Cuối mỗi ngày, thủ quỹ chứng thực tất cả các séc, lập bảng kê cho cả séc và tiền mặt, rồi nộp vào ngân hàng. Các bảng kê tiền gửi được dùng để cập nhật dữ liệu khoản phải thu cuối ngày. Bảng kê tiền gửi được lưu theo trình tự thời gian. Hàng tuần, trên cơ sở sổ cái khoản phải thu, kế toán viên lập báo cáo thu tiền và báo cáo các khoản nợ phải thu đến hạn. Báo cáo thu tiền được gửi cho Kế toán trưởng và Giám đốc. Bản sao của báo cáo các khoản nợ đến hạn được gửi cho bộ phận thu nợ. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hệ thống trên. 78 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
  3. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 6.1. Khái quát chung về chu trình bán hàng Chu trình bán hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến doanh thu và theo dõi công nợ phải thu của khách. Các hoạt động cụ thể của chu trình này bao gồm: nhận và xử lí đơn đặt hàng của khách hàng, giao hàng cho khách, lập hoá đơn doanh thu và theo dõi công nợ phải thu. 6.1.1. Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng và các chu trình nghiệp vụ khác  Chu trình bán hàng có quan hệ nghiệp vụ và tương tác với các thực thể ngoài là (1) khách hàng, (2) ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng), (3) Bộ phận quản lý bán hàng. o Thực thể khách hàng:  Là nguồn nơi phát sinh các đơn đặt hàng, thực hiện thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp.  Là đích đến của các tài liệu nghiệp vụ như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng hay phiếu thu tiền; là nơi nhận hàng hóa và dịch vụ. o Thực thể ngân hàng: Thực hiện thanh toán qua ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng. o Bộ phận quản lý bán hàng:  Là nơi đưa ra các yêu cầu thông tin phục vụ nhu cầu quản lý doanh thu.  Là nơi nhận các báo cáo doanh thu. Hình 6.1 mô tả mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chu trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Các sự kiện kinh tế Các giao dịch Chu trình Chu trình Chu trình Chu trình bán hàng chi phí sản xuất tài chính Chu trình báo cáo tài chính Báo cáo tài chính Hình 6.1: Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán và mối quan hệ về mặt dữ liệu TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 79
  4. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng  Chu trình bán hàng có mối quan hệ mật thiết về mặt dữ liệu với một số chu trình nghiệp vụ sau đây: o Quan hệ với chu trình chi phí. Tiếp nhận yêu cầu mua sắm nguyên vật liệu, hàng hóa dịch vụ đầu vào để đáp ứng đơn hàng đã được chấp nhận trong chu trình bán hàng. o Quan hệ với chu trình sản xuất. Lên kế hoạch sản xuất đáp ứng đơn hàng đã được chấp nhận trong chu trình bán hàng. o Quan hệ với chu trình báo cáo tài chính. Dữ liệu phản ánh các giao dịch thực hiện trong chu trình bán hàng sẽ được chuyển và xử lý tiếp theo bởi chu trình báo cáo tài chính. Để kiểm soát và quản lý được các chu trình nghiệp vụ kế toán, trong đó có chu trình bán hàng, chúng ta thực hiện mô tả các chu trình bằng các công cụ mô hình hóa trực quan khác nhau để có được những góc nhìn khác nhau về cùng một hệ thống. Phần nội dung sau đây mô tả chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ và góc độ dòng dữ liệu. 6.1.2. Chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ Cũng như các chu trình kế toán khác, chu trình bán hàng bao gồm nhiều chức năng nghiệp vụ, trong đó mỗi chức năng nghiệp vụ là một hoạt động hay một hoạt động được thực hiện thường kì, theo một phương thức định sẵn, nhằm thực hiện một phần nhiệm vụ của tổ chức. Để mô tả các chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng, chúng ta sử dụng sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram) với các kí pháp hình chữ nhật tổ chức theo cấu trúc phân cấp, trong đó mỗi hình chữ nhật mô tả một chức năng nghiệp vụ (hình 6.2). Việc phân rã các chức năng nghiệp vụ sẽ được thực hiện cho tới khi đạt dược chức năng con tương ứng với một xử lý trên máy tính. Chu trình bán hàng gồm năm chức năng chính: (1) Xử lý đơn hàng; (2) Cung cấp hàng hóa, dịch vụ; (3) Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ; (4) Thu tiền; (5) Báo cáo doanh thu. Mỗi chức năng chính được phân rã thành những chức năng con ở mức chi tiết hơn. Cụ thể, chức năng Xử lý đơn hàng có ba chức năng con là Kiểm tra hàng hóa, Kiểm tra khách hàng và Thông báo kết quả. Chức năng Cung cấp hàng hóa, dịch vụ gồm hai chức năng con là Xuất kho và Giao hàng. Chức năng Lập hóa đơn và theo dõi công nợ gồm ba chức năng con là Đối chiếu xác nhận, Lập hóa đơn bán hàng, và Theo dõi công nợ. Chức năng Thu tiền gồm ba chức năng con là Lựa chọn thanh toán, Lập chứng từ thu, và Xác nhận thu tiền. Chức năng Báo cáo doanh thu gồm ba chức năng con là Trích xuất dữ liệu, Tính toán xử lý, và Lên báo cáo doanh thu. 80 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
  5. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng Hình 6.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng (BFD – Business Function Diagram) 6.1.3. Chu trình bán hàng dưới góc độ xử lý thông tin Xử lý thông tin là quá trình xử lý các kiểu dữ liệu khác nhau (kiểu số, kí tự, hình ảnh…) nhằm tạo ra các sản phẩm thông tin cho người sử dụng. Dưới góc độ xử lý thông tin, chu trình bán hàng là một hệ thống các hoạt động với các yếu tố đầu vào điển hình là các chứng từ kế toán, phản ánh các giao dịch liên quan đến bán hàng (đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng…) và các yếu tố đầu ra là những báo cáo liên quan đến tài chính, thanh toán của khách hàng, nợ xấu, dự báo dòng tiền, báo cáo phân tích doanh thu (hình 6.3). Báo cáo doanh thu, Chứng từ bán hàng báo cáo tài chính QUẢN LÝ DOANH THU Hình 6.3 Hệ thống xử lý giao dịch trong chu trình bán hàng Sau đây là mô tả chi tiết các yếu tố vào/ ra của hệ thống xử lý giao dịch trong chu trình bán hàng.  Đầu vào (input) Khi có khách đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ thực hiện kiểm tra tồn kho hàng hóa và tình trạng công nợ khách hàng. Đối với các đơn hàng được chấp nhận, một lệnh bán hàng sẽ được lập thành nhiều liên để gửi tới các bộ phận sau đây: Bộ phận Cung cấp hàng hóa, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ. Bộ phận Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ sẽ sử dụng lệnh bán hàng này để lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng ghi nhận chi tiết hàng hóa, đơn giá và các điều khoản thanh toán, nội dung bán hàng đã thực hiện với khách hàng. Bộ phận Thu tiền sử dụng Lệnh bán hàng. Bên cạnh đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, đầu vào của chu trình bán hàng còn có phiếu giao hàng. Khi xuất kho hàng hóa để giao cho khách, bộ phận kho sẽ lập một chứng từ xuất (phiếu giao hàng). Chứng từ này được lập thành nhiều liên, trong đó có 1 liên có thể được gửi kèm theo hàng hóa giao cho khách, 1 liên chuyển cho bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở thu tiền của khách hàng. TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 81
  6. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng Doanh nghiệp sử dụng dữ liệu thu thập được về khách hàng và các giao dịch bán hàng để cải tiến hoạt động chăm sóc khách hàng. Bằng việc sử dụng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng, doanh nghiệp sẽ thu thập, lưu trữ và sử dụng các dữ liệu bán hàng để cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng và củng cố lòng trung thành của khách hàng.  Đầu ra (Output) Xử lý các giao dịch bán hàng tạo ra nhiều sản phẩm thông tin đầu ra. Hệ thống thông tin kế toán sẽ sử dụng một số đầu ra này để tạo các báo cáo kế toán phục vụ công chúng (như báo cáo tài chính) cũng như các báo cáo nội bộ (báo cáo quản lý). Các báo cáo quản trị khá đa dạng về thể loại, chứa thông tin hỗ trợ quá trình ra quyết định. Một trong số sản phẩm đầu ra của là báo cáo thu tiền khách hàng. Báo cáo này tổng hợp các hóa đơn bán hàng của một khách hàng cụ thể và liệt kê tổng số tiền mà khách hàng còn nợ. Các báo cáo khác của chu trình bán hàng gồm có báo cáo công nợ theo hạn thanh toán, báo cáo nợ xấu, dự báo dòng tiền, danh sách khách hàng và nhiều báo cáo phân tích doanh thu. Báo cáo công nợ theo hạn thanh toán cho biết số dư công nợ phải thu theo chiều thời gian ("hiện thời," "30 ngày," "60 ngày," "90 ngày," và "120 ngày hoặc hơn"). Báo cáo nợ xấu cung cấp thông tin về các tài khoản khách hàng quá hạn thanh toán. Trong tình huống công nợ của một khách hàng không có khả năng thu thì tài khoản đó bị ghi vào nợ xấu. Toàn bộ dữ liệu có được từ các nguồn tài liệu gốc trong chu trình được dùng để lập dự báo thu tiền. Dữ liệu về doanh thu, điều khoản bán hàng, lịch sử thanh toán của một số nhất định các khách hàng, cũng như các thông tin có được từ các báo cáo phân tích theo thời gian hay các báo cáo thu tiền đều là yếu tố đầu vào của các dự báo này. Quản trị dữ liệu khách hàng là một chức năng quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng. Chức năng này bao gồm thẩm định năng lực thanh toán và lịch sử thanh toán của khách hàng, quy định các hạn mức tín dụng cho mỗi khách hàng mới và theo dõi các hóa đơn nợ khó đòi của khách hàng. Bộ phận bán hàng và công nợ phải thu thẩm định các khách hàng mới nhằm chắc chắn rằng, khách hàng đó là thực tồn tại và cũng để kiểm tra khả năng thanh toán của các khách hàng này. Ở đây, có thể cần đến một thông báo về mức tín dụng, do một tổ chức tín dụng có uy tín cung cấp. Bộ phận bán hàng đưa ra một hạn mức tín dụng cho mỗi khách hàng mới dựa trên lịch sử tín dụng của khách hàng. Đều đặn, hệ thống thông tin kế toán cung cấp báo cáo danh sách khách hàng đã qua thẩm định với các thông tin sau đây: Mã khách hàng (nhận diện duy nhất), tên giao dịch, địa chỉ giao dịch, hạn mức tín dụng, các điều khoản thanh toán. Trong điều kiện thu thập và xử lý dữ liệu kế toán doanh thu dựa trên máy tính, chúng ta có cơ hội lên các báo cáo phân tích bán hàng rất đa dạng: tổng hợp doanh thu theo sản phẩm, theo hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ…), hoặc theo vùng. 82 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
  7. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 6.1.4. Chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động nghiệp vụ Chu trình bán hàng trong hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động nghiệp vụ. Mỗi hoạt động nghiệp vụ là một tập các công việc có quan hệ logic với nhau, được định nghĩa rõ ràng, được thực hiện lặp đi lặp lại để hỗ trợ cho một hoặc nhiều chức năng nghiệp vụ. Mỗi hoạt động nghiệp vụ của chu trình bán hàng thực hiện biến các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra, và có những ranh giới xác định (có điểm bắt đầu và điểm kết thúc). Sau đây là nội dung liên quan đến mô hình hóa chu trình bán hàng dưới góc độ dòng dữ liệu. Sau khi mô hình hóa chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng và thu được kết quả là sơ đồ chức năng nghiệp vụ BDF (xem hình 6.2), chúng ta có thể tiến hành vẽ sơ đồ dòng dữ liệu DFD. Về nguyên tắc, chúng ta có thể xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu DFD trên cơ sở chuyển đổi sơ dồ chức năng nghiệp vụ BFD, có đặc tả bổ sung các các thực thể ngoài cùng với các dòng dữ liệu vận động giữa các thực thể ngoài và hệ thống, cũng như giữa các hoạt động và kho dữ liệu bên trong hệ thống với nhau. Cần lưu ý rằng, sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD và sơ đồ dòng dữ liệu DFD phải hoàn toàn tương thích với nhau, theo đó mỗi chức năng có trong sơ đồ BDF (hình chữ nhật) sẽ được đặc tả bằng một hoạt động (hình tròn) trong sơ đồ DFD. Chức năng tổng thể trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức ngữ cảnh, các chức năng con mức dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức 0, các chức năng con mức tiếp theo mô tả mỗi chức năng con mức dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động tương ứng… Dưới góc độ hoạt động, chu trình bán hàng có thể được mô tả như sau: Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng dựa trên đơn đặt hàng đã được chấp nhận, trong đó mô tả chi tiết các mặt hàng cùng với giá cả và thông tin liên quan đến khách hàng như họ tên, địa chỉ giao hàng... Trong lệnh bán hàng chưa có thông tin về số lượng và cước vận chuyển hàng hoá. Các liên của lệnh bán hàng sẽ được gửi cho các bộ phận liên quan như: bộ phận kho (lập phiếu xuất kho), bộ phận giao hàng (lập phiếu giao hàng), bộ phận lập hoá đơn (lập hoá đơn bán hàng sau khi có xác nhận từ bộ phận giao hàng), và bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở đối chiếu và kiểm tra. Hoá đơn bán hàng do bộ phận lập hoá đơn lập và phải đặc tả rõ chủng loại và giá cả hàng xuất bán, xác định rõ trách nhiệm và hình thức thanh toán, các khoản chiết khấu và giảm giá nếu có. Hoá đơn bán hàng sau đó sẽ được gửi cho bộ phận theo dõi công nợ phải thu và được dùng để ghi sổ cái. Việc theo dõi công nợ phải thu của khách hàng có thể thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối tượng công nợ. Trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng có rất nhiều các tài liệu, chứng từ khác nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ phận liên quan trong chu trình. Các hình vẽ 6.4, 6.5, 6.6, 6.7, 6.8, 6.9 mô tả chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động nghiệp vụ ở những mức chi tiết khác nhau. Ngôn ngữ được sử dụng ở đây là sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) mô tả sự vận động của dữ liệu nghiệp vụ từ bên ngoài vào hệ thống và ngược lại từ hệ thống ra ngoài. TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 83
  8. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng Hình 6.4 mô tả chu trình bán hàng ở mức tổng thể (gọi là mức ngữ cảnh). Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh là sơ đồ của một hệ thống, cùng với môi trường và những mối tương tác giữa hệ thống với môi trường của nó. Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh là một hệ thống với một hoạt động duy nhất, cùng tất cả các đầu vào và đầu ra của hệ thống, các tác nhân cung cấp các đầu vào hệ thống và các tác nhân tiếp nhận các đầu ra từ hệ thống. Lệnh bán hàng, doanh số bán Đơn hàng, thanh toán hàng, tiền hàng Các chu trình liên quan (sản Khách hàng xuất, tính Trả lời lương, chi phí, đơn hàng tài chính) Xác nhận nhận hàng Hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng CHU TRÌNH Yêu cầu DOANH Giấy THU báo có Bộ phận quản Ngân hàng lý doanh thu Báo cáo doanh thu Hình 6.4 Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh chu trình bán hàng Khách hàng, ngân hàng và bộ phận quản lý doanh thu là những thực thể ngoài của phân hệ thông tin kế toán doanh thu. Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến doanh nghiệp và sẽ nhận được trả lời về đơn hàng. Đối với các đơn hàng được chấp nhận, khách hàng sẽ nhận được hàng hóa cùng phiếu giao hàng từ bộ phận giao hàng của doanh nghiệp, khách hàng sau đó gửi xác nhận nhận hàng cho doanh nghiệp. Khi thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, khách hàng sẽ gửi nội dung thanh toán cho bộ phận thu tiền, thực hiện nghĩa vụ thanh toán, sau đó nhận phiếu thu tiền từ bộ phận thu tiền. Trong trường hợp thanh toán qua ngân hàng, ngân hàng sẽ thanh toán trực tiếp với doanh nghiệp theo yêu cầu của khách hàng. Định kì hoặc đột xuất, bộ phận quản lý có thể đưa ra các yêu cầu thông tin cần cho hoạt động ra quyết định, hệ thống thông tin kế toán của chu trình bán hàng sẽ kết xuất các thông tin phù hợp và phân phối đến người quản lý dưới dạng các báo cáo quản lý. 84 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
  9. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng Chu trình Phiếu xuất kho Khách hàng sản xuất, Phiếu giao hàng Khách hàng chi phí Đơn đặt hàng Trả lại Lệnh 2.0 Cung đơn hàng bán hàng cấp hàng hóa Lệnh bán hàng Xác nhận dụng cụ 1.0 Xử lý nhận hàng đơn hàng Thông tin thanh toán, Phiếu xuất kho thanh toán Phiếu giao hàng D1: Tồn kho hàng hóa D2: Công nợ khách hàng Hóa đơn bán hàng Giấy 3.0 Lập hóa báo có 4.0 đơn, bán Thu tiền hàng và theo dõi công nợ Doanh số lương Ngân hàng Chu trình tính lương Yêu cầu 5.0 Báo cáo thống kê Báo cáo doanh thu Doanh số Tiền hàng Chu trình bán hàng báo cáo tài chính Bộ phận quản lý Hình 6.5 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng. Hình 6.5 mô tả chu trình bán hàng ở mức chi tiết hơn (gọi là mức 0) với sự có mặt của năm hoạt động cơ bản, và các hoạt động được đánh số tăng dần từ 1.0 đến 5.0. Cụ thể:  Hoạt động 1.0. Xử lý đơn hàng;  Hoạt động 2.0. Cung cấp hàng hóa, dịch vụ;  Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu;  Hoạt động 4.0 Thu tiền;  Hoạt động 5.0. Báo cáo doanh thu. Sau khi nhận đơn hàng của khách, bộ phận xử lí đơn hàng tiến hành kiểm tra và ra thông báo kết quả xử lý đơn hàng (chức năng 1.0. Xử lý đơn hàng). Trên cơ sở đơn TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 85
  10. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng hàng được chấp nhận, bộ phận xử lý đơn hàng lập lệnh bán hàng thành ba liên: 1 liên gửi bộ phận giao hàng, 1 liên gửi bộ phận lập hoá đơn bán hàng và 1 liên gửi kế toán công nợ phải thu. Sau khi thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ (chức năng 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ), phiếu giao hàng sẽ được gửi cho khách hàng và bộ phận lập hoá đơn. Trên cơ sở lệnh bán hàng và phiếu giao hàng, bộ phận lập hoá đơn sẽ lập hoá đơn bán hàng (Chức năng 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu). Hoá đơn bán hàng được lập thành nhiều liên, trong đó 1 liên gửi khách hàng và 1 liên gửi bộ phận theo dõi thanh toán. Việc theo dõi công nợ phải thu của khách hàng có thể thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối tượng công nợ. Bộ phận theo dõi thanh toán nhận tiền thanh toán của khách hàng và lập phiếu thu (Chức năng 4.0. Theo dõi thanh toán). Chức năng 5.0 Báo cáo doanh thu cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin hữu ích cho quá trình ra quyết định. 6.2. Quy trình thông tin kế toán trong chu trình bán hàng Trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng có rất nhiều các tài liệu, chứng từ khác nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ phận liên quan trong chu trình. Bảng 6.1 liệt kê các chứng từ nghiệp vụ và các bộ phận liên quan của chu trình bán hàng. Về nguyên tắc, việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong mỗi chu trình nghiệp vụ phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động và các dòng dữ liệu liên quan cũng như phương thức xử lý của từng hoạt động và chức năng nghiệp vụ của các bộ phận trong doanh nghiệp. Sau đây là mô tả chi tiết về nội dung thu thập và lưu trữ và luân chuyển chứng từ của từng hoạt động trong chu trình bán hàng. Bảng 6.1 Các chứng từ tài liệu liên quan đến chu trình bán hàng Bộ phận Xử lý đơn Kho Giao Lập Kế Kế Khách hàng hàng hóa toán toán hàng đơn CNPT TT Tên chứng từ Lệnh bán hàng Lập Nhận Nhận Nhận Phiếu xuất kho Lập Nhận Nhận Nhận Nhận Phiếu giao hàng Lập Nhận Nhận Nhận Hóa đơn bán hàng Lập Nhận Nhận Phiếu thu tiền Nhận Lập Nhận Chứng từ điều chỉnh giảm Lập Nhận Nhận Giấy báo trả tiền Lập 6.2.1. Hoạt động xử lý đơn hàng  Nội dung Đây là hoạt động đầu tiên của chu trình bán hàng với ba chức năng con: (1) Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ, (2) Kiểm tra khả năng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu chuẩn do doanh nghiệp quy định (bao gồm khả năng thanh toán, giới hạn nợ…) dựa trên dữ liệu về tình trạng công nợ của khách hàng, (3) Lập lệnh bán hàng và thông báo kết quả xử lý đơn hàng. 86 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
  11. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng  Hoạt động Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng được mô tả trong hình 6.6. D1: Tồn kho D2: Công nợ Khách hàng hàng hóa khách hàng Đơn đặt hàng 1.1 Kiểm 1.2 Kiểm tra tra Đơn đặt hàng sau kiểm tra hàng hóa khách hàng hàng hóa Trả lời đơn hàng Đơn đặt hàng sau kiểm tra hàng hóa và khách hàng Chu trình 1.3 Lập Lệnh lệnh Lệnh sản xuất, bán hàng bán hàng chi phí bán hàng 2.0 Cung cấp 3.0 Lập hóa đơn Lệnh hàng hóa, bán hàng và theo bán hàng dịch vụ dõi công nợ Hình 6.6 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng Căn cứ vào đơn hàng khách hàng đặt, bộ phận xử lý đơn hàng sẽ thực hiện các công việc sau đây: o Công việc 1.1. Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ thông qua việc truy xuất dữ liệu về hàng hóa, dịch vụ có thể cung cấp. o Công việc 1.2. Kiểm tra khả năng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu chuẩn do doanh nghiệp quy định (bao gồm khả năng thanh toán, giới hạn nợ, điều kiện về luật pháp). o Công việc 1.3. Thông báo kết quả xử lý đơn hàng. Nếu chấp thuận đơn hàng của khách thì lập lệnh bán hàng làm cơ sở cho các hoạt động tiếp theo của chu trình bán hàng, ngược lại nếu không chấp nhận đơn hàng thì cần có thông báo trả lời khách hàng.  Chứng từ Các chứng từ liên quan đến hoạt động xử lý đơn hàng bao gồm: (1) Đơn hàng được xét duyệt: là kết quả của quá trình xét duyệt đơn hàng thông qua việc truy xuất dữ liệu về tính khả thi về hàng hóa (tệp tồn kho) và khả năng thanh toán của khách hàng (tệp công nợ khách hàng). (2) Lệnh bán hàng: là một chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng đối với những đơn hàng được TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 87
  12. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng chấp nhận. Chứng từ này thường được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và có thể được gọi bằng những tên khác nhau tùy theo đối tượng nhận thông tin để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho, lệnh giao hàng. (3) Hợp đồng bán hàng: chứng từ này được lập khi cần có sự cam kết, ràng buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu đã được cho phép thực hiện. Đây là chứng từ có tính pháp lý trong hoạt động bán hàng.  Dữ liệu tham chiếu o Đơn hàng của khách hàng; o Hàng hóa và tình trạng tồn kho; o Khách hàng và tình trạng công nợ. 6.2.2. Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ  Nội dung Hoạt động 2.0. Cung cấp hàng hóa & dịch vụ thực hiện xác nhận hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp hoặc hoàn thành chuyển giao cho khách hàng thông qua chứng từ hoặc tệp tin. Cụ thể, hoạt động này thực hiện các công việc sau đây: (1) Xuất kho và (2) Giao hàng cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động Cung cấp hàng hóa, dịch vụ là Lệnh bán hàng do bộ phận xử lý đơn hàng gửi đến. Khách hàng Phiếu Phiếu xuất kho giao hàng Xác nhận giao hàng 2.1 Xuất kho 2.2 hàng hóa Giao hàng Lệnh D1: Tồn kho Phiếu bán hàng hàng hóa giao hàng 1.0 Xử lý 3.0 Lập hóa đơn Phiếu đơn hàng và theo dõi xuất kho công nợ Hình 6.7 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ  Hoạt động Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ được mô tả trong hình 6.7. Căn cứ vào lệnh bán hàng, bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ sẽ thực hiện các công việc sau đây: o Công việc 2.1. Xuất kho. Tiến hành xuất kho các mặt hàng mô tả trong lệnh bán hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của quá trình xuất kho bằng phiếu xuất kho. Phiếu này sẽ được chuyển cho bộ phận giao hàng để thực hiện công việc tiếp theo. 88 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
  13. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng o Công việc 2.2. Giao hàng. Tiến hành giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của quá trình giao hàng hóa, dịch vụ bằng phiếu giao hàng. Khách hàng sẽ nhận được hàng hóa kèm phiếu giao hàng. Một liên nữa của phiếu giao hàng sẽ được gửi cho bộ phận lập hóa đơn.  Chứng từ Các tài liệu liên quan đến hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ bao gồm: (1) Phiếu xuất kho đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa xuất kho; (2) Phiếu giao hàng đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa thực tế cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách hàng; (3) Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành (xác định mức độ và khối lượng công việc đã hoàn thành cho khách hàng).  Dữ liệu tham chiếu o Lệnh bán hàng; o Hàng hóa và tình trạng tồn kho. 6.2.3. Hoạt động lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu  Nội dung Hoạt động 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thực hiện ghi nhận lại nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện, đồng thời theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán hàng (hàng bán bị trả lại, giảm giá) làm cơ sở theo dõi công nợ phải thu của khách. Hoạt động này giúp doanh nghiệp xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu gồm có (1) Lệnh bán hàng – cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện - do bộ phận xử lý đơn hàng chuyển đến, (2) phiếu giao hàng – xác nhận nội dung công việc giao hàng thực tế đã thực hiện – do bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến. Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thực hiện các công việc sau đây: (1) Đối chiếu xác nhận, (2) Lập hóa đơn bán hàng, (3) Theo dõi công nợ phải thu.  Hoạt động Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ được mô tả trong hình 6.8. Căn cứ vào lệnh bán hàng, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ sẽ thực hiện các công việc sau đây: o Công việc 3.1. Đối chiếu xác nhận. Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế giữa doanh nghiệp với khách hàng, thông qua việc đối chiếu kiểm tra các tài liệu, chứng từ do các bộ phận khác gửi đến, cụ thể lệnh bán hàng do bộ phận xử lý đơn hàng, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ gửi đến. TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 89
  14. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng o Công việc 3.2. Lập hóa đơn. Thực hiện việc ghi nhận lại nội dung nghiệp vụ bán hàng đã thực hiện với khách hàng bằng hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng được lập làm nhiều liên, trong đó 1 liên được gửi cho khách hàng, 1 liên gửi cho kế toán tổng hợp. o Công việc 3.3. Theo dõi công nợ phải thu. Tổ chức theo dõi nghiệp vụ sau bán hàng như hàng bán bị trả lại, giảm giá… giúp theo dõi công nợ phải thu/nghĩa vụ thanh toán của khách hàng. 2.0 Xuất kho Khách hàng Phiếu xuất kho Hóa đơn Phiếu giao hàng bán hàng Doanh 3.1 Đối 3.2 Lập Xác nhận số lương chiếu hóa đơn hàng bán bán hàng xác nhận Chu trình Lệnh tính lương bán hàng Doanh số Hóa đơn bán hàng 3.3 Theo bán hàng 1.0 Xử lý dõi đơn hàng công nợ Chu trình tài chính D2: Công nợ khách hàng Hình 6.8 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu  Chứng từ Các tài liệu liên quan đến hoạt động Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu bao gồm: (1) Hóa đơn bán hàng, dịch vụ; (2) Bảng kê bán hàng, dịch vụ; (3) Phiếu nhập hàng bán bị trả lại; (4) Các chứng từ phải thu khác. 6.2.4. Hoạt động thu tiền bán hàng  Chức năng Hoạt động 4.0. Theo dõi thanh toán/Thu tiền thực hiện công việc thu tiền bán hàng và phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động thu tiền gồm có (1) Tình trạng công nợ của khách hàng – do bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ chuyển đến, (2) Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng. 90 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
  15. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng Hoạt động 4.0. Thu tiền thực hiện các công việc sau đây: (1) Lựa chọn thanh toán, (2) Lập chứng từ thu, (3) Xác nhận thu tiền.  Hoạt động Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động/hoạt động 4.0. Thu tiền được mô tả trong hình 6.9. Căn cứ vào xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng và thực trạng công nợ của khách, bộ phận theo dõi thanh toán sẽ thực hiện các công việc sau đây: o Công việc 4.1. Lựa chọn thanh toán. Lựa chọn thanh toán được thực hiện thông qua việc đối chiếu kiểm tra tình trạng công nợ của khách hàng và xác nhận nội dung thanh toán của khách hàng, làm cơ sở cho công việc lập phiếu thu. o Công việc 4.2. Lập phiếu thu. Đây là chứng từ được lập cho nội dung thanh toán của khách hàng. Phiếu thu được lập làm 2 liên, trong đó 1 liên được gửi cho khách hàng, 1 liên được chuyển cho kế toán ghi sổ. o Công việc 4.3. Xác nhận thu tiền. Thực hiện ghi nhận thực tế thanh toán của từng khách hàng, chi tiết theo từng phiếu thu. Sau khi thu tiền từ khách hàng, một xác nhận thu tiền được chuyển cho khách hàng. D2: Công nợ khách hàng 4.1 Lựa Thanh toán 4.2 Lập chọn được lựa chọn chứng thanh toán từ thu Thông tin thanh toán Chứng từ thu Phiếu thu Ngân hàng 4.3 Xác nhận Tiền hàng Thanh toán thu tiền Chu trình Ngân hàng Giấy báo có tài chính Hình 6.9 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 4.0. Thu tiền  Tài liệu, chứng từ nghiệp vụ Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi thanh toán/Thu tiền bao gồm: (1) Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng. (2) Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng): Xác nhận đã thu tiền.  Dữ liệu tham chiếu Tình trạng công nợ của khách hàng. TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 91
  16. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 6.2.5. Hoạt động báo cáo quản lý doanh thu  Nội dung Hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh thu thực hiện công việc trích rút các thông tin hữu ích từ cơ sở dữ liệu doanh thu để phục vụ nhu cầu quản lý. Cơ sở để thực hiện hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh thu gồm có (1) Yêu cầu thông tin của bộ phận quản lý, (2) Cơ sở dữ liệu doanh thu, nơi lưu trữ các dữ liệu phản ánh thực tế các giao dịch trong chu trình bán hàng. 5.0. Báo cáo quản lý doanh thu thực hiện các công việc sau đây: (1) Trích rút các dữ liệu hữu ích từ cơ sở dữ liệu doanh thu, theo yêu cầu cụ thể của bộ phận quản lý, (2) Tính toán và xử lý các dữ liệu đã trích rút được để tạo thông tin hữu ích, hỗ trợ quá trình ra quyết định của các nhà quản lý, (3) Lên báo cáo chuẩn mẫu, và thân thiện với người sử dụng.  Hoạt động Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động/hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh thu được mô tả trong hình 6.10. Căn cứ vào yêu cầu thông tin của người quản lý, quá trình lên báo cáo quản lý doanh thu gồm các công việc sau đây: o Công việc 5.1. Trích rút dữ liệu. Tùy theo yêu cầu cụ thể của người quản lý mà các dữ liệu liên quan sẽ được kết xuất từ cơ sở dữ liệu doanh thu, sẵn sàng cho việc tạo thông tin. o Công việc 5.2. Tính toán xử lý. Trên cơ sở các dữ liệu liên quan đến yêu cầu trích rút được, cần tiến hành xử lý, tạo thông tin đầu ra đáp ứng nhu cầu của quản lý doanh thu. o Công việc 5.3. Lên báo cáo. Xây dựng báo cáo có chức các thông tin kết xuất được theo một định dạng chuẩn và thân thiện với người dùng báo cáo. Bộ phận quản lý Yêu cầu 5.1 Trích hút dữ liệu Dữ liệu liên quan 5.2 Tính doanh thu toán, xử lý Thông tin sau xử lý 5.3 Lên báo cáo Bộ phận Báo cáo doanh quản lý theo yêu cầu Hình 6.10 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 5.0. Báo cáo doanh thu 92 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
  17. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng  Chứng từ và tệp Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi Thu tiền bao gồm: o Đơn hàng được chấp nhận; o Lệnh bán hàng; o Phiếu xuất kho; o Phiếu giao hàng; o Hóa đơn bán hàng; o Chứng từ giảm giá, hàng bán bị trả lại; o Chứng từ thanh toán.  Dữ liệu tham chiếu o Tệp hàng hóa và tình trạng tồn kho hàng hóa; o Tệp khách hàng và tình trạng công nợ của khách hàng; o Tệp các chứng từ giao dịch trong. 6.2.6. Các báo cáo trong chu trình bán hàng Sau đây là một số báo cáo điển hình của chu trình bán hàng. (1) Nhóm báo cáo bán hàng o Bảng kê hóa đơn bán hàng; o Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại; o Bảng kê hóa đơn nhóm theo khách hàng, theo hợp đồng vụ việc; o Bảng kê hóa đơn nhóm theo dạng xuất bán; o Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại... (2) Nhóm báo cáo công nợ phải thu o Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng; o Sổ đối chiếu công nợ; o Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng; o Bảng cân đối phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản, trên nhiều tài khoản; o Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu đầu, cuối kì; o Bảng kê công nợ phải thu theo hóa đơn; o Bảng kê chi tiết thu tiền của các hóa đơn; o Sổ nhật kí thu tiền doanh thu. (3) Nhóm báo cáo thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán ra Bảng kê thuế GTGT hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra. 6.3. Các rủi ro tiềm ẩn và vấn đề kiểm soát thông tin trong chu trình bán hàng Cũng như tất cả các chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm soát chu trình bán hàng là hết sức cần thiết. Mục tiêu của kiểm soát chu trình bán hàng là để đảm bảo rằng, tất cả các nghiệp vụ liên quan đều được theo dõi một cách đầy đủ và chính xác. Nói cách khác, có nhiều rủi ro khác nhau có thể xảy ra trong chu trình bán hàng, vấn đề là phải lường trước và nhận diện được các loại hình rủi ro đó và có biện pháp kiểm soát hiệu quả. Ví TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 93
  18. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng dụ, việc bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc khả năng thanh toán thấp sẽ dẫn đến nợ khó đòi. Trong trường hợp này, cần áp dụng thủ tục kiểm soát là kiểm tra chính xác tình trạng và khả năng thanh toán của khách hàng. Rủi ro mất tiền hàng sẽ dẫn đến sai lệch thông tin về nợ phải thu của khách, biện pháp kiểm soát cần được áp dụng là tách bạch các chức năng xét duyệt, theo dõi công nợ phải thu và thủ quỹ. 6.3.1. Các rủi ro tiềm tàng và thủ tục kiểm soát các hoạt động trong chu trình bán hàng  Mục tiêu kiểm soát: o Bán được hàng và tăng doanh thu nhưng phải đảm bảo an toàn tài chính. o Thực hiện kịp thời, đúng và chính xác theo lệnh bán hàng hoặc hợp đồng kinh tế, đảm bảo an toàn hàng hóa trong quá trình xuất kho và giao hàng cho khách. o Lập hóa đơn kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động bán hàng.  Theo dõi chính xác, kịp thời và đầy đủ công nợ phải thu của khách hàng o Ghi chép thu tiền kịp thời, chính xác. o Đảm bảo an toàn tiền thu của khách hàng. o Lên báo cáo đúng loại, theo đúng quy cách, cho đúng đối tượng vào đúng thời điểm được yêu cầu. Bảng 6.2: Rủi ro và kiểm soát trong chu trình bán hàng Hoạt Động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Hoạt động Nhận đơn đặt hàng của Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và xử lý đơn khách hàng không đảm bảo thực hiện bán hàng. hàng của tính pháp lý. khách hàng Bán chịu cho khách hàng Xây dựng quy trình ủy quyền, xét duyệt không có khả năng thanh nghiệp vụ: kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng toán. tồn kho trước khi chấp nhận bán hàng, kiểm tra tài chính và tín dụng khách hàng, và duyệt lệnh bán hàng. Chấp nhận đơn đặt hàng của Cập nhật chính xác và kịp thời dữ liệu hàng khách hàng nhưng không có tồn kho và công nợ khách hàng. khả năng thực hiện. Hoạt động xử Xuất kho, giao hàng sai số Phân chia trách nhiệm giữa xuất kho và giao hàng lý cung cấp lượng, chủng loại, hoặc Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ hàng hóa, trong quá trình xuất kho, giao hàng, đánh số dịch vụ chứng từ trước. Sai địa chỉ đối tượng nhận Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất hàng, sai thời gian giao kho, giao hàng. hàng…. Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng. Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho. Mất hàng hóa trong quá Thực hiện kiểm kê kho hàng. trình xuất kho, giao hàng.. Hoạt động xử Trong hoạt động ghi nhận Phân chia trách nhiệm giữa lập hóa đơn, chứng lý ghi nhận bán bán hàng: không lập hoặc từ bán hàng với xuất kho và giao hàng. hàng và theo không kịp thời lập hóa đơn Chỉ lập hóa đơn khi có chứng từ lệnh bán dõi công nợ bán hàng cho khách hàng. hàng/hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phải thu phiếu giao hàng. Nên có danh mục bảng giá hàng hóa, dịch vụ để tham chiếu. 94 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
  19. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng Đối với hoạt động theo dõi Cần đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng/ hợp công nợ phải thu: lập khống đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hóa đơn bán hàng, cập nhật hàng và hóa đơn bán hàng. và chuyển dữ liệu công nợ Kiểm tra, tính toán hóa đơn chính xác, trước sai, không kịp thời. khi giao cho khách hàng. Chuyển dữ liệu, sổ chi tiết công nợ phải thu kịp thời, hàng ngày. Đối chiếu công nợ khách hàng định kì. Thất thoát tiền. Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi Hoạt động chép, theo dõi thu tiền. thu tiền Không ghi chép thu tiền, Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán. hoặc ghi chép không kịp Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.. thời, không chính xác. Hoạt động Báo cáo không đúng yêu cầu. Ứng dụng hệ thống thông tin dựa trên máy báo cáo Báo cáo không kịp thời. tính và công nghệ mạng trong xử lý và chia sẻ dữ liệu kế toán. Thông tin bị thất thoát. Áp dụng các thủ tục an toàn dữ liệu đối với hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính. 6.3.2. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng  Kiểm soát tổng thể Kiểm soát chung trong chu trình bán hàng cần đảm bảo kiểm soát việc truy cập, sử dụng và khai thác dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối tượng nguồn lực trong chu trình. Chu trình bán hàng gồm bốn hoạt động cơ bản được thực hiện tuần tự là xử lý đơn hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, ghi nhận bán hàng và theo dõi công nợ và thu tiền, nên khi nhập dữ liệu ghi nhận các hoạt động này cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho từng đối tượng thực hiện. Mỗi hoạt động do một đối tượng thực hiện sẽ tạo ra cơ chế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện chuỗi các hoạt động trong cùng một chu trình. Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động, cần tách biệt chức năng khai báo các tài khoản, các đối tượng quản lý của hoạt động (đối tượng công nợ, hàng hóa, nhân viên bán hàng, kho hàng…) với chức năng nhập liệu nội dung của hoạt động. Các hoạt động của chu trình chỉ được nhập liệu nếu nội dung hoạt động có liên quan đến các tài khoản, đối tượng quản lý đã được kiểm tra và khai báo trước bởi người quản lý hệ thống.  Kiểm soát ứng dụng Kiểm soát mức này bao gồm các thủ tục thủ công và tự động nhằm đảm bảo rằng chỉ những dữ liệu hợp lệ mới được xử lý một cách đầy đủ và chính xác. Kiểm soát mức ứng dụng cần xuyên suốt quá trình xử lý và có thể được xếp thành ba nhóm: Kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát đầu ra. Sau đây là mô tả chi tiết về các hoạt động kiểm soát này. o Kiểm soát đầu vào Mục tiêu của kiểm soát đầu vào là để đảm bảo các nội dung dữ liệu được ghi nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ. Trong hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính, nội dung dữ liệu các hoạt động của chu trình bán hàng được TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 95
  20. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng cập nhật vào hệ thống bằng hoạt động nhập chứng từ thông qua việc sử dụng các thiết bị nhập liệu thủ công hoặc tự động. Có thể nói, các biện pháp kiểm soát ứng dụng mạnh nhất được triển khai trong giai đoạn nhập liệu, đặc biệt là các hệ thống ghi nhận giao dịch bằng hình thức thủ công. Nguy cơ tiềm ẩn lỗi trong giai đoạn này thường cao hơn giai đoạn xử lý và đầu ra.Việc kiểm soát dữ liệu đầu vào để đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và đầy đủ phải càng sớm càng tốt. Bảng 6.3 tóm tắt một số nội dung dữ liệu cơ bản có trong các chứng từ của chu trình bán hàng và các thủ tục kiểm soát đầu vào cần vận dụng. Bảng 6.3: Các dữ liệu cơ bản trên các chứng từ trong chu trình bán hàng Nội dung dữ liệu Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát nhập liệu Ngày chứng từ (đặt Tính đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu. Quy định trình tự nhập liệu hàng, xuất kho, hóa Tính hợp lệ: hợp lệ về kiểu dữ liệu (ngày/ kiểu ngày chứng từ (thiết lập đơn bán hàng…) tháng/năm), hợp lệ về giá trị (kì kế toán trước định dạng ngày). hiện hành). Kiểm soát kiểu dữ liệu. Chính xác: đúng ngày phát sinh nghiệp vụ. Số chứng từ (đặt Tính đầy đủ: nhập đủ dữ liệu, không bỏ qua Kiểm soát dữ liệu nhập vào. hàng, xuất kho, hóa số chứng từ. đơn bán hàng…) Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu áp dụng cho mục Số chứng từ theo thiết kế. Chính xác: đúng số chứng từ theo thực tế phát sinh. Mã khách hàng (đối Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy Khai báo trước các khách tượng quản lý) nhất đối tượng công nợ, không bỏ qua mục hàng đã qua thẩm định bằng Mã khách hàng (phục vụ theo dõi công nợ một danh mục khách hàng. và thanh toán). Đảm bảo mã nhận diện mỗi Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí khách hàng là duy nhất, tự...), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần không trùng lắp. tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng Cho phép tham chiếu đến các cho mục Mã khách hàng theo thiết kế. dữ liệu mô tả khách hàng khi Chính xác: đúng đối tượng công nợ liên mã khách đã xác định. quan trong nghiệp vụ phát sinh. Tên khách hàng, địa Tính đầy đủ: nhập đủ các dữ liệu mô tả chi Thiết lập cơ chế tham chiếu chỉ giao dịch, mã số tiết đối tượng công nợ, không bỏ qua mục tự động đến tên khách hàng, thuế…) dữ liệu mô tả khách hàng. địa chỉ giao dịch… sau khi Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số, kí nhập mã khách hàng. tự, hay ngày tháng...), đúng quy định về độ rộng mục liệu, thuộc vùng giá trị hợp lệ theo thiết kế. Chính xác: mô tả chính xác đối tượng công nợ liên quan trong nghiệp vụ phát sinh. Mã kho xuất bán Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy nhất kho xuất hàng hóa, không bỏ qua mục Mã kho (phục vụ quản lý hàng tồn kho). Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí tự…), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng cho mục Mã kho theo thiết kế. Chính xác: đúng kho, nơi xuất bán hàng hóa trong nghiệp vụ phát sinh. 96 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2