Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 3 - PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:40

Thêm vào BST

Báo xấu

1
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 3 - Quản lý dữ liệu, được biên soạn với mục tiêu giúp các bạn học có thể nắm được các dạng thông tin và ý nghĩa của thông tin tốt, kịp thời đối với các hoạt động của doanh nghiệp; Hiểu rõ các nguồn gây tác động xấu tới chất lượng thông tin; Hiểu rõ cách lưu trữ thông tin;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 3 - PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ Chương 3 Quản lý dữ liệu DATABASE MANAGEMENT 1 Mục đích Sau khi học xong, người học có thể:  Nắm được các dạng thông tin và ý nghĩa của thông tin tốt, kịp thời đối với các hoạt động của doanh nghiệp  Hiểu rõ các nguồn gây tác động xấu tới chất lượng thông tin  Hiểu rõ cách lưu trữ thông tin  Nắm được khái niệm và vai trò của Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu  Hiểu và vận dụng được các kỹ năng cần thiết trong thiết kế CSDL EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 2 2 NỘI DUNG 3.1. Dữ liệu và thông tin 3.2. Các loại thông tin trong doanh nghiệp 3.3. Nguồn thông tin của doanh nghiệp 3.4. Mô hình dữ liệu 3.5. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.6. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 3.7. Công nghệ, quản lý và người sử dụng CSDL 3.8. Các nguyên tắc quản trị cơ sở dữ liệu EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 3 3
3.1 Dữ liệu và thông tin Data and Information Thông tin là Tri thức Dữ liệu là những sự kiện hay những gì những dữ là thông tin đã liệu đã được được sử dụng quan sát được trong xử lý sao cho trong quyết thực tế và chưa hề được biến đổi sữa có ý nghĩa định và được chữa cho những mục đối với việc đúc kết thành đích khác ra quyết định kinh nghiệm EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 4 4 Danh sách điểm của sinh viên EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 5 5 3.2. Các dạng thông tin trong DN Information Types in Enterprises ● Thông tin có ở mọi nơi trong và ngoài doanh nghiệp ● Nhân viên cần phải nhận được và xử lý nhiều dạng dữ liệu và thông tin ở những mức độ, dạng thức, và tính chi tiết khác nhau để đưa ra các quyết định ● Thu thập, xử lý, sắp xếp, và phân tích thông tin thành công có thể giúp nhận diện rõ về những hoạt động của doanh nghiệp ● Dòng thông tin: từ trên xuống, từ dưới lên và thông tin ngang cấp EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 6 6
Trí tuệ của doanh nghiệp Business Intelligence ● Gồm những tri thức về: ● Khách hàng ● Đối thủ cạnh tranh ● Đối tác ● Môi trường cạnh tranh ● Tình hình nội bộ EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 7 7 Thông tin tài nguyên nhân lực ● Tỷ lệ trình độ CNV. ● Thời gian tham gia huấn luyện/năm. ● Mức độ đánh giá hiệu quả các khoá đào tạo ● Số lượng NV tham gia các khoá học. ● Số lượng và thời gian vắng mặt của NV. ● Thời gian làm việc/doanh thu. ● Tỷ lệ nghỉ việc. ● Mức thoả mãn của NV. ● Mức độ đóng góp ý kiến của NV. EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 8 8 Thông tin tài nguyên nhân lực ● Tai nạn lao động và thời gian mất mát do TNLD. ● Số NV tự nộp đơn xin tuyển dụng/chức danh/lần. ● Chi phí tuyển dụng/số NV tuyển được. ● Thời gian và số lần đi muộn. ● Số lần vi phạm và lĩnh vực vi phạm. ● Kết quả đánh giá công việc ● Năng suất lao động. ● Chất lượng công việc. ● Ngân sách lương, thưởng. EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 9 9
Thông tin bộ phận quản lý KH ● Tỷ lệ khách hàng lặp lại. ● Khách hàng trung thành. ● Sự thoả mãn khách hàng. ● Số lượng khiếu nại khách hàng. ● Số lượng khiếu nại được giải quyết, thời gian phản hồi. ● Thời gian phản hồi cho mỗi yêu cầu. ● ROI EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 10 10 Thông tin bộ phận quản lý KH ● Tổng chi phí trung bình/khách hàng. ● Bảng so sánh giá cạnh tranh. ● Thời gian trung bình của các mối quan hệ. ● Số lượng khách hàng mất mát. ● Doanh số trung bình/khách hàng ● Chi phí marketing/sales EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 11 11 Phục vụ ● Khách hàng chê món ăn. ● Phục vụ chậm chễ. ● Các khiếu nại khác. ● Các sự cố ● Các yêu cầu của khách chưa đáp ứng được. ● Thái độ tác phong của NV ● Vệ sinh và hình thức cá nhân. ● Kỹ luật của NV ● Tình hình nhân sự. EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 12 12
3.2. Các dạng thông tin trong DN Information Types in Enterprises ● Thông tin chiến lược ● Liên quan tới những chính sách lâu dài của một DN ● Tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các công nghệ mới,… ● Thông tin chiến thuật ● Sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan tâm của các phòng ban ● Kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo cáo tài chính hàng năm, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất ● Thông tin điều hành, tác nghiệp ● Sử dụng cho những công việc ngắn hạn ● Số lượng chứng khoán, lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công việc,… EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 13 13 Các dạng thông tin Tiêu chí Phạm vi Ví dụ Cấp Cá nhân Tri thức của cá nhân, mục tiêu, và chiến lược của cá nhân thông tin Phòng ban Mục tiêu của phòng ban, doanh thu, chi phí, quy trình, và chiến lược của phòng ban Doanh Doanh thu, chi phí, quy trình và chiến lược của DN nghiệp Dạng Văn bản Thư, bản ghi nhớ, fax, email, báo cáo, tài liệu Marketing, và thức tài liệu đào tạo Trình diễn Trình bày về SP, chiến lược, quy trình, tài chính, khách hàng, và đối thủ cạnh tranh Bảng tính Bảng dữ liệu về doanh thu, đối thủ cạnh tranh, tình hình tài chính, tình hình đặt hàng. CSDL CSDL về khách hàng, nhân viên, doanh thu, đơn đặt hàng, nhà cung cấp, và nhà sản xuất Mức độ Chi tiết Báo cáo doanh thu của mỗi nhân viên bán hàng, mỗi sản chi tiết phẩm, và mỗi bộ phận Tóm lược Báo cáo doanh thu của toàn bộ phòng bán hàng, toàn bộ sản phẩm, và tất cả các bộ phận Tổng hợp Báo cáo trong các phòng ban, các tổ chức EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 14 14 Thông tin giao dịch và thông tin phân tích Transaction Information vs. Analysis Information ● Thông tin giao dịch – Thông tin chứa trong một quy trình nghiệp vụ đơn lẻ hoặc một đơn vị công tác, và mục đích của nó là hỗ trợ việc thực hiện các nhiệm vụ tác nghiệp hàng ngày ● Thông tin phân tích – mọi thông tin của tổ chức được hình thành với mục đích trước nhất là để hỗ trợ việc thực hiện nhiệm vụ phân tích cho các nhà quản lý EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 15 15
Phương pháp biểu diễn dữ liệu ● Dữ liệu định lượng ● Tổ chức dữ liệu định lượng ● Sắp xếp số liệu theo thứ tự từ nhỏ đến lớn ● Biểu diễn dữ liệu bằng biểu đồ thân và lá ● Phân tổ dữ liệu ● Bảng biểu ● Đồ thị thống kê: Histograms, Ogive, Polygons EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 16 16 Phương pháp biểu diễn dữ liệu ● Biểu đồ thân và lá VD: 26, 27, 13, 12, 58, 17, 53, 46, 21, 24, 44, 24, 41, 43, 35, 27, 38, 30, 37, 32 Sắp xếp lại 12, 13, 17, 21, 24, 24, 26, 27, 27, 30, 32, 35, 37, 38, 41, 43, 44, 46, 53, 58 Thân Lá 1 237 2 144677 3 302578 4 1346 5 38 BT: Thực hiện bài tập 1 (thời gian: 15 phút) EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 17 17 Phương pháp biểu diễn dữ liệu Cho biết những thông tin có từ số liệu điều tra2006 Doanh nghiệp Việt2008 Tác động của thương mại điện tử 2005 về 2007 2009 Nam đánh giá về tác động của TMĐT như trong bảng sau Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp - 2,78 2,90 2,91 2,68 Thu hút khách hàng mới 3,27 3,19 2,84 2,76 - Mở rộng kênh tiếp xúc với khách hàng 3,32 3,23 2,74 2,70 2,69 Tăng khả năng cạnh tranh 2,81 2,22 2,32 2,55 - Giảm chi phí kinh doanh 3,09 2,45 2,48 2,51 2,55 Tăng lợi nhuận và hiệu quả hoạt động 2,95 2,45 2,54 2,50 2,46 Tăng doanh số 3,11 2,64 2,55 2,48 2,35 (* Ghi chú: 1 là không có tác động, 4 là có tác động rõ rệt) Nguồn: Bộ Công Thương EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 18 18
Phương pháp biểu diễn dữ liệu ● Phân tổ dữ liệu ● căn cứ vào một (hay một số) tiêu thức nào đó để tiến hành phân chia các đơn vị của hiện tượng nghiên cứu thành các tổ (và các tiểu tổ) có tính chất khác nhau. ● phương pháp cơ bản để tiến hành tổng hợp thống kê EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 19 19 Phương pháp biểu diễn dữ liệu Bảng thống kê thời gian tiếp cận điện năng Kết quả thực hiện Mức Đơn Số lượng Tỷ Tổng thời STT Chỉ tiêu công vị (vụ/lần trọng gian thực Thời gian Đánh giá bố trung bình /KH) (%) hiện Chỉ số tiếp cận điện năng: từ khi nộp đơn 1 ngày 70 39 100 2556 65,54 Phù hợp đến khi đóng điện công trình Trong đó: ≤ 70 ngày 35 89,74 2262 64,63 Phù hợp Không 4 10,26 294 73,5 > 70 ngày phù hợp Lắp đặt công tơ cấp điện mới sinh hoạt ngày ≤3 456 100 1233,8 2,71 Phù hợp 2 (khu vực TP, TX, TT Trong đó: ≤ 3 ngày 411 90,1 1055,56 2,57 Phù hợp Không > 3 ngày 45 9,9 178,25 3,96 Phù hợp EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 20 20 Phương pháp biểu diễn dữ liệu ● Đồ thị ● Đồ thị tròn nhằm mục đích thống kê kiểu cơ cấu, tức là tổng của các nhóm con phải bằng 100%. ● Biểu đồ thanh ● Đồ thị phân phối tần số (histogram) là dạng đồ thị mà có các cột thể hiện tần số xuất hiện của các giá trị của biến số được vẽ. EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 21 21
Phương pháp biểu diễn dữ liệu ● Biểu đồ Histogram EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 22 22 Phương pháp biểu diễn dữ liệu EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 23 23 Bằng chứng chuyển giao ● Việc chuyển giao thông tin có thể bằng văn bản hoặc lời nói. ● Trong việc chuyển giao, thì bằng chứng của quá trình chuyển giao thông tin là rất quan trọng. Do vậy, trong hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao phải có bằng chứng để chứng minh. ● Tại sao phải có bằng chứng chuyển giao? EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 24 24
Tổ chức chuyển giao thông tin Các đối tác nhận thông tin từ phòng/ban chức năng 1. Giám đốc 2. Phòng chức năng 3. Đầu vào 4. Đầu ra 5. Nhân viên EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 25 25 Tổ chức chuyển giao thông tin ● PA1: Tất cả các thông tin từ phòng ra bên ngoài phải thông qua TP và tất cả các thông tin từ bên ngoài đi vào phòng phải thông qua TP. ● Thường áp dụng cho phong cách lãnh đạo độc đoán. ● Ưu điểm của kiểu quản lý này là thông tin đi một cách chính thức và thường là chính xác, đầy đủ. ● Nhược điểm là thông tin không kịp thời để thực hiện công việc, do vậy công việc hay bị gián đoạn ● PA2: Xu hướng thứ hai là ủy quyền, có nghĩa là một số thông tin sẽ đến trực tiếp NV được ủy quyền ● Thường áp dụng đối với phong cách lãnh đạo dân chủ hoặc tự do. ● Ưu điểm thông tin đi nhanh chóng, NV tự tin trong công việc. ● Nhược điểm là có nhiều thông tin “loãng”, không chính thức và người lãnh đạo khó kiểm soát được thông tin EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 26 26 Mối quan hệ giữa hai phòng ban ● Trưởng phòng cần thông tin cho phòng khác sẽ thông tin trực tiếp cho TP khác. ● NV muốn thông tin cho bộ phận output thì có thể theo 3 cách: báo cho TP sau đó TP sẽ chuyển, chuyển trực tiếp cho TP output, chuyển trực tiếp cho NV output. Trưởng phòng Output/T.phòng Nhân viên Nhân viên EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 27 27
Tổ chức chuyển giao thông tin ● Các TP thường rất ngại NV chuyển thông tin cho bộ phận khác mà bản thân họ không biết. ● Nhiều NV thích vượt mặt TP để chuyển thông tin cho bộ phận khác hay cấp trên của TP mình  Lập một thông báo nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ phận và báo cho các phòng ban khác biết EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 28 28 Tổ chức chuyển giao thông tin Stt Tên thông tin Người Người Thời hạn chuyển nhận giao EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 29 29 Tổ chức chuyển giao thông tin Phương thức truyền tải thông tin ● Trực tiếp bằng tay. ● Fax ● Thư tín ● Điện thoại ● Email ● Chat EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 30 30
Tổ chức chuyển giao thông tin Danh mục biểu mẫu Stt Bộ phận Mã hiệu Tên tài Mã hiệu Tên biểu Định mức ban hành tài liệu liệu biểu mẫu mẫu sử dụng EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 31 31 Tổ chức chuyển giao thông tin ● Mỗi bộ phận nên duy trì một danh mục biểu mẫu đang được sử dụng. ● Về nguyên tắc mỗi biểu mẫu phải được diễn giải cách thức sử dụng trong một quy trình, quy định..nào đó. ● Phần định mức chỉ ra rằng nhu cầu sử dụng trung bình của bộ phận để có số lượng bản in phù hợp. ● Bộ phận cần duy trì một file chứa tất cả các biểu mẫu đang sử dụng của bộ phận đó. ● Ngoài cùng của file là danh mục các biểu mẫu của bộ phận. ● Các biểu mẫu trong file nằm trong các “bìa trong” riêng biệt, và phải nằm theo thứ tự để có thể photo khi cần thiết. EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 32 32 Tổ chức chuyển giao thông tin ● Nên duy trì một danh mục các biểu mẫu theo thứ tự có sẵn sàng trong máy để photo khi cần thiết. ● Hãy đảm bảo rằng, người khác có thể truy cập folder biểu mẫu này để sử dụng khi cần thiết. ● Nguyên tắc chuyển giao thông tin ● Từ TP GĐ. ● Từ TP NV ● Từ Bộ phận input –> phòng. ● Từ phòng –> bộ phận output. ● Từ các phòng chức năng phòng EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 33 33
3.2. Các dạng thông tin trong DN Information Types in Enterprises Các đặc tính của thông tin ● Kết quả cho thấy một tỷ lệ khá cao đã có những đầu tư bước đầu về ứng dụng CNTT, với khoảng trên 80% được hỏi có kết nối Internet, và ¼ đã thiết lập website Kết quả gì? Tỷ lệ của cái gì? Kết quả này do ai cung cấp? Kết quả được đưa ra vào thời điểm nào? EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 34 34 3.2. Các dạng thông tin trong DN Information Types in Enterprises Các đặc tính của thông tin ● Kết quả cuộc điều tra tình hình ứng dụng CNTT và TMĐT cho thấy một tỷ lệ khá cao đã có những đầu tư bước đầu về ứng dụng CNTT, với khoảng 82,9% được hỏi có kết nối Internet, và 25,32% đã thiết lập website Tỷ lệ của cái gì? Kết quả này do ai cung cấp? Kết quả được đưa ra vào thời điểm nào? EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 35 35 3.2. Các dạng thông tin trong DN Information Types in Enterprises Các đặc tính của thông tin ● Kết quả cuộc điều tra tình hình ứng dụng CNTT và TMĐT tại 3 thành phố Hà nội, Đà nẵng, TP HCM do Bộ thương mại thực hiện năm 2004 cho thấy trong số 303 doanh nghiệp được khảo sát một tỷ lệ khá cao các doanh nghiệp đã có những đầu tư bước đầu về ứng dụng CNTT, với khoảng 82,9% được hỏi có kết nối Internet, và 25,32% đã thiết lập website EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 36 36
Giá trị của chất lượng thông tin ● Các quyết định kinh doanh tốt hay không phụ thuộc vào chất lượng thông tin sử dụng cho việc ra quyết định đó ● Năm thuộc tính của thông tin có chất lượng tốt là: ● Chính xác ● Đầy đủ ● Thống nhất ● Thích hợp và dễ hiểu ● Kịp thời EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 37 37 Giá trị của chất lượng thông tin Các đặc tính của thông tin có chất lượng Chính xác Mọi giá trị có chính xác không? Đầy đủ Có giá trị nào bị mất không? VD, địa chỉ có đầy đủ tên đường phố, quận/huyện, thành phố/tỉnh không? Thống nhất Các thông tin tổng hợp có thống nhất với các thông tin chi tiết không? Ví dụ tổng số tiền có đúng bằng tổng của các khoản tiền chi tiết cộng lại không? Đơn nhất Mỗi giao dịch, thực thể, và sự kiện có được biểu diễn theo những phương thức dễ hiểu cho các nhà quản lý không? Kịp thời Thông tin có phản ánh được nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp không? VD, thông tin được cập nhật hàng tuần, hàng ngày, hay hàng giờ không? EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 38 38 Thông tin chất lượng kém? 1. Mất thông tin 2. Thông tin không đầy 5. Thông tin không chính (không có tên KH) đủ (không có tên phố) xác (sai địa chỉ e-mail) 3. Thông tin bị lặp (trùng 4. Thông tin có thể bị sai 6. Thông tin không đầy đủ tên địa chỉ, tên KH, số điện (số điện thoại và số fax (thiếu mã vùng) thoại) trùng nhau hay nhập sai?) EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 39 39
Chi phí cho thông tin có chất lượng kém ● Những ảnh hưởng xấu đối với doanh nghiệp có những thông tin chất lượng kém ● Không có khả năng bám sát khách hàng ● Khó xác định những khách hàng có giá trị ● Không có khả năng xác định các cơ hội bán hàng ● Marketing tới những khách hàng không tồn tại ● Khó giám sát doanh thu do các đơn đặt hàng không chính xác ● Không có khả năng xây dựng quan hệ chặt chẽ với khách hàng => tăng áp lực của khách hàng EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 40 40 Giá trị của chất lượng thông tin ● Nguyên nhân gây ra thông tin có chất lượng kém: 1. Khách hàng trực tuyến có xu hướng nhập thông tin không chính xác để bảo vệ quyền riêng tư của họ 2. Thông tin từ các hệ thống khác nhau có các dạng nhập và chuẩn nhập thông tin khác nhau 3. Những người điều hành trung tâm dịch vụ khách hàng bị phân tán và nhập những thông tin sai 4. Thông tin bên ngoài và thông tin từ các đối tác khác thường không phù hợp, thiếu chính xác và có lỗi EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 41 41 Giá trị thời gian của thông tin ● Tính kịp thời phản ánh tình huống sử dụng thông tin ● Thông tin thời gian thực – thông tin cập nhật, có ngay tức thì ● Hệ thống thời gian thực – cung cấp những thông tin thời gian thực theo yêu cầu ● Hệ thống thời gian thực có thể giúp doanh nghiệp ra những quyết định kịp thời  Mọi hệ thống có cần thiết kế thành hệ thống thời gian thực không? EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 42 42
3.3 Nguồn thông tin của doanh nghiệp Information Resources ● Nguồn thông tin bên ngoài ● Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp có liên quan, doanh nghiệp sẽ cạnh tranh, nhà cung cấp, các tổ chức của chính phủ ● Nguồn thông tin bên trong ● Hệ thống sổ sách, báo cáo kinh doanh của doanh nghiệp EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 43 43 3.4. Mô hình quan hệ thực thể E-R E-R model ■ Thực thể: là một vật, một người, một sự kiện, một đối tượng tồn tại trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin Mã số SV Email Tên bộ môn Cố vấn HT Tên Ngày Văn phòng Văn phòng GK Nội dung Số ĐT Số ĐT CK Email Email TB EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 44 44 Mô hình quan hệ thực thể E-R ■ Thuộc tính của thực thể: là những đặc điểm riêng biệt để phân biệt một thực thể này với một thực thể khác và nhằm giúp cho quá trình thu thập thông tin về một thực thể. Ngày sinh Họ Tuổi Tên đệm Tên Khách hàng Địa chỉ Tên riêng Số hiệu KH EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 45 45
Quan hệ giữa các thực thể 100 200 Thầy Hùng 300 Quản trị tài Cô Lan chính 400 Cô Hoa 500 Quản trị kinh Thầy An doanh 600 Thầy Dũng 700 Tập thực thể bộ môn Tập thực thể giáo viên 800 Tập thực thể sinh viên EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 46 46 Quan hệ giữa các thực thể ● Giữa 2 tập thực thể E và F, có thể tồn tại những dạng quan hệ sau: ● Một-Nhiều ● Một F có quan hệ với nhiều E ● Một E có quan hệ với một F n 1 E Quan_hệ F ● Một-Một ● Một E có quan hệ với một F 1 1 ● Một F có quan hệ với một E E Quan_hệ F ● Nhiều-Nhiều ● Một E có quan hệ với nhiều F n n ● Một F có quan hệ với nhiều E E Quan_hệ F EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 47 47 Quan hệ giữa các thực thể Bộ môn Giáo viên Sinh viên Tên bộ môn Tên giáo viên MS sinh viên MS trưởng BM Số điện thoại Tên sinh viên Số điện thoại Phòng làm việc Điểm BT 1 Email Email Điểm BT 2 Điểm giữa kỳ Bộ môn Giáo viên Sinh viên Tên bộ môn Tên giáo viên MS sinh viên MS trưởng BM Số điện thoại Tên sinh viên Số điện thoại Phòng làm việc Điểm BT 1 Email 1-n Email n-m Điểm BT 2 Điểm giữa kỳ EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 48 48
Ví dụ - Mô hình ERD Trường đại học cần tổ chức một CSDL để quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên, cho biết một số thông tin liên quan sau: ● Mỗi một đề tài khi đăng kí thực hiện được cấp mã số duy nhất. Ngoài ra mỗi một đề tài còn có tên đề tài và lĩnh vực nghiên cứu mà đề tài thực hiện ● Mỗi một đề tài phải do một giáo viên hướng dẫn. Thông tin giáo viên bao gồm mã giáo viên, họ tên, học hàm, học vị ● Thông tin về sinh viên được tổ chức trong CSDL bao gồm mã sinh viên, họ tên và tên CTĐT mà sinh viên đang theo học. Mỗi một đề tài phải có ít nhất một sinh viên tham gia và có không quá 5 sinh viên cùng tham gia trong một đề tài, trong đó phải có một sinh viên là người chủ trì đề tài (trưởng nhóm làm đề tài) EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 49 49 Ví dụ - Mô hình ERD Đề tài Giáo viên Sinh viên MS đề tài MSGV MSSV Tên đề tài Tên giáo viên Tên sinh viên Lĩnh vực NC Học hàm Mã CTĐT GVHD Học vị Chủ trì đề tài … TV1 TV2 TV3 TV4 EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 50 50 Bài tập ● Làm Assignment A13.03.20 ● Một trường đại học cần quản lý việc đăng ký môn học của các sinh viên. ● Thông tin về sinh viên hệthống cần nắm được là mã, tên, ngày sinh, quê quán, giới tính, địa chỉ. Mỗi sinh viên do một khoa quản lý. ● Thông tin cần lưu về khoa là tên khoa, địa điểm văn phòng khoa, số điện thoại liên lạc. Sinh viên có thểđăng ký nhiều môn học trong một học kỳ̀. ● Thông tin về môn học bao gồm mã môn học, tên môn học, sốtín chỉ. Mỗi môn học có các điểm kiểm tra trong lớp, điểm giữa kỳ̀và cuối kỳ̀ Hệthống cần ghi . nhận lại những điểm sốnày làm cơ sở tính điểm trung bình của môn học. ● Các môn học có thểcó một sốmôn tiên quyết. Đểđăng ký được một môn học, sinh viên phải học đạt các môn tiên quyết của môn học đó́ Sinh viên có thể . đăng kýmột môn học nhiều lần và kết quả của tất cả các lần học này đều phải được hệthống lưu trữ lại. EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 51 51
3.5 Thiết kế cơ sở dữ liệu DATABASE DESIGN BỘ DL BỘ DL BỘ DL TÊN CỦA BỘ DL 1 2 3 Mô tả kiểu dữ liệu Vị trí và quyền sở hữu (nội bộ/bên ngoài) Định dạng (có cấu trúc/phi cấu trúc) Phương pháp thu thập DL được đặt và lưu trữ ở đâu Mô tả khối lượng dữ liệu Mô tả tính xác thực/chất lượng của dữ liệu Dữ liệu sẽ được phân tích như thế nào? Chi phí gắn với việc nắm bắt, lưu trữ và phân tích dữ liệu EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 52 52 Thế giới thực Thu thập và phân tích yêu cầu Các yêu cầu chức năng Các yêu cầu của CSDL Phân tích chức năng Phân tích quan niệm Các đặc tả giao tác Lược đồ quan niệm cấp cao (trong một mô hình dữ liệu cấp cao) Độc lập DBMS Thiết kế logic Phụ thuộc DBMS cụ thể Lược đồ quan niệm (trong mô hình dữ liệu của một DBMS cụ thể) Thiết kế ctr. ứng dụng Thiết kế mức vật lý Thực hiện giao tác Lược đồ trong Các chương trình ứng dụng EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 53 53 Cấu trúc dữ liệu ● Bit: 1 hoặc 0 ● Byte ● 8 bits (số, ký tự, tín hiệu) ● Trường/ thuộc tính ● Nhóm các ký tự được tổ chức nhằm mục đích lưu trữ và xử lý ● Biểu ghi/ Thực thể ● Nhóm các trường có liên quan tới nhau ● Tập DL/ Tập thực thể ● Một nhóm các biểu ghi có cấu trúc giống nhau ● Cơ sở dữ liệu (CSDL) ● Một nhóm các tập dữ liệu có liên quan EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 54 54
Bảng dữ liệu về sinh viên (File) Cột, còn gọi là trường Hàng, còn gọi là biểu ghi Ký tự, còn gọi là bytes EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 55 55 Các thành phần của dữ liệu Bảng, hay file Biểu ghi hay hàng Nhóm Trường hay cột Nhóm Bytes hay ký tự Nhóm EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 56 56 Thảo luận ● Đọc tình huống: “Không, xin cám ơn, Tôi sẽ sử dụng bảng tính” ● Câu hỏi thảo luận ● Anh/chị đồng ý hay không đồng ý với nhận định trên? ● Người bán hàng sẽ gặp những vấn đề gì khi lưu địa chỉ khách hàng? Nếu anh ta muốn gửi một bức thư hoặc email tới mọi khách hàng thì anh ta phải làm gì? ● Việc chia sẻ dữ liệu có liên quan tới việc anh ta có sử dụng cơ sở dữ liệu hay không? ● Có những yêu cầu gì đặt ra với dữ liệu của người bán hàng này? Điều này có liên quan gì tới khả năng sử dụng bảng tính để lưu dữ liệu của anh ta? ● Giả sử anh/chị là người phụ trách bộ phận bán hàng, và quyết định yêu cầu mọi nhân viên bán hàng đều phải sử dụng CSDL, anh/chị sẽ làm thế nào để thuyết phục người nhân viên này? ● Theo anh/chị trong trường hợp này nên lưu dữ liệu bằng một CSDL hay bằng một bảng tính? EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 57 57
Mã hóa dữ liệu ● Mã hoá phân cấp: hệ thống đánh số đề mục, tài khoản 1 Chương I 111 tiền mặt 1.1 Bài 1 1111 tiền mặt việt nam 1.1.1 Mục 1 1.1.2 Mục 2 1112 tiền mặt ngoại tệ 1.1.3 Mục 3 112 tiền gửi ngân hàng 1.2 Bài 2 1.2.1 Mục 1 1121 tiền gửi ngân hàng VND 1.2.2 Mục 2 11211tiền gửi NH Ba đình 2 Chương II 11212tiền gửi NH PTNT 1122 tiền gửi ngân hàng USD EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 58 58 Mã hóa dữ liệu ● Mã hoá liên tiếp: 001, 002, 003 ● Mã hoá theo mã xêri: 29/3/1995 – EAN VN Mã số quốc gia (893), mã nhà sản xuất, mã sản phẩm, số kiểm tra Ví dụ: 8 93 5025 33457 6 ● Mã hoá gợi nhớ: VND, USD ● Mã hoá ghép nối: CB120820 ● Ví dụ mã hoá thí sinh trường ĐH BKHN EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 59 59 Mã hóa dữ liệu Lợi ích của mã hoá dữ liệu: ● Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng ● Mô tả nhanh chóng đối tượng ● Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn EM4218 Hệ thống thông tin quản lý - @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 60 60