Bài giảng Quản lý dự án cho kỹ sư: Chương 7 - Lê Phước Luông

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

8
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản lý dự án cho kỹ sư Chương 7 được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Giới thiệu công tác kiểm soát dự án; Kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống; Kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án cho kỹ sư: Chương 7 - Lê Phước Luông

Chương 7: ĐO LƯỜNG VÀ ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 1. GIỚI THIỆU 1. Giới thiệu công tác kiểm soát dự án CÔNG TÁC KIỂM SOÁT DỰ ÁN 2. Kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống 3. Kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được 1 1 4. Bài tập 1 2 SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN Cạm bẫy của những báo cáo quá lạc quan Không đúng thời hạn  Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề ra Công việc được hoạch định  Thấy sớm những vấn đề phát sinh  để có thể có những hành động xử lý chúng Tiến triển được báo cáo Tiến triển  Trao đổi thông tin với các bên liên quan đạt được  Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu dự án  Rút ra bài học kinh nghiệm  cho những dự án khác (hiện tại và tương lai) 3 4 3 3 3 4
KIỂM SOÁT DỰ ÁN GIÁM SÁT DỰ ÁN  Kiểm soát dự án (Project Control) là quá trình:  Quá trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự  Thu thập số liệu vàthông tin về việc thực án trong suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự hiện dự án và những thay đổi của môi án trường  So sánh số liệu thu thập được với kế  Mục tiêu: cung cấp thông tin để ra quyết định hoạch dự án, tiêu chuẩn thực hiện hoặc các tác động mong muốn.  Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã 6 đề ra. 5 6 VÒNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN KIỂM SOÁT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Đánh giá phê chuẩn Là quá trình nhận định dự án một cách hệ thống và Đánh giá Đánh giá Đánh giá cuối kỳ, Đánh giá khách quan về: nhu cầu phê chuẩn báo cáo cuối kỳ tiếp theo Kiểm soát  Việc thực hiện dự án trên tổng thể  Tính hiệu quả/ hợp lý của chiến lược và thiết kế dự án XÁC HOẠCH THỰC KẾT 2 – 5 – 10  Những ảnh hưởng/ tính bền vững của kết quả ĐỊNH ĐỊNH HIỆN THÚC năm sau  Những bài học, kinh nghiệm cần thiết - Mục đích - WBS - Các hoạt động và - Chuyển giao/ - Đánh giá kết quả bàn giao tác động  Công việc không thường xuyên - Mục tiêu - Lập KH tài chính - ĐG tiến độ và - Khóa sổ - Bài học rút  Có sự tham gia của chuyên gia bên ngoài - Thiết kế DA - Thời gian biểu DA việc thực hiện ra - Thanh toán - Nhân sự & tổ chức - Giải quyết vấn đề So với kiểm soát, việc đánh giá DA được thực hiện không - Kỹ thuật/ hậu cần - Giao tiếp - Giám sát/ kiểm tra thường xuyên bằng nhưng toàn diện hơn, thông thường 8 7 7 cósựtham gia của chuyên gia bên ngoài 8
MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN Tại sao cần đánh giá dự án (giữa và cuối dự án)? Thu thập số liệu, thông tin về việc thực hiện dự án, những Có cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng thay đổi của môi trường dự án Có đánh giá độc lập và khách quan về việc thực So sánh số liệu thu thập và kế hiện dự án hoạch, tiêu chuẩn, tác động mong muốn Thêm kinh nghiệm cho các dự án tương tự Đánh giá hiệu quả của Ban quản lý và Hệ thống giám sát dự án Hiệu chỉnh Bài học trao đổi 9 10 9 10 PHẠM VI KIỂM SOÁT PHẠM VI KIỂM SOÁT Quản lý thu mua Quản lý phạm vi  Quản lý phạm vi: Quản lý thời gian Quản lý môi trường  Tài liệu hoạch định Quản lý chi phí • Điều khoản dự án Quản lý truyền PHẠM VI • Cấu trúc phân việc đạt thông tin Tài liệu kiểm soát KIỂM SOÁT Hỗ trợ kỹ thuật • Danh sách các công việc/ bảng NVL  • Những truyền đạt thông • Bản vẽ tin về dự án Quản lý chất lượng • Đặc tính kỹ thuật • Những phát biểu tác động Quản lý nguồn lực Kiểm soát thay đổi • Danh sách các bộ phận, phụ tùng • Những biến đổi và hiệu Quản lý nhân lực chỉnh • Hợp đồng Những yêu cầu thay đổi  Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng • • Những nhượng bộ  Kiểm soát thời gian • Báo cáo kết thúc  Kiểm soát chi phí 11 12 11 12
PHẠM VI KIỂM SOÁT PHẠM VI KIỂM SOÁT  Hỗ trợ kỹ thuật:  Quản lý thời gian: phác thảo trình tự và thời  Tài liệu hoạch định gian về phạm vi công việc • Những bản tóm tắt của khách hàng  Tài liệu hoạch định • Những điều luật quy định • Biểu đồ mốc thời gian • Những đặc tính kỹ thuật • Sơ đồ thanh ngang • Những tính toán thiết kế • Sơ đồ mạng • Những phương pháp xây dựng  Tài liệu kiểm soát  Tài liệu kiểm soát • Báo cáo tiến triển (thực tế & kế hoạch) • Kiểm soát cấu hình • Sơ đồ thanh ngang • Những phát biểu tác động • Sơ đồ thanh ngang hiệu chỉnh • Sự ủy nhiệm • Giá trị thu được • Bản vẽ được sửa đổi 13 • Tài liệu về xu hướng 14 13 14 PHẠM VI KIỂM SOÁT PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý thu mua hàng hóa: xác định rõ  Quản lý nguồn lực: cùng với quản lý thời những khoản mục phải mua, đúng đặc tính gian tạo ra những dự báo về nguồn lực kỹ thuật, đúng tiến độ và ngân sách  Tài liệu hoạch định  Tài liệu hoạch định • Dự báo nguồn lực • Danh sách NVL, phụ tùng • Sự sẵn có về nguồn lực • Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu • Biểu đồ tần suất về nguồn lực được điều hòa • Ngân sách thu mua  Tài liệu kiểm soát  Tài liệu kiểm soát • Bảng thời gian • Đơn mua hàng • Biểu đồ tần suất hiệu chỉnh về nguồn lực • Báo cáo tình trạng tiến hành • Tiến độ và ngân sách thu mua sửa đổi 15 16 15 16
PHẠM VI KIỂM SOÁT PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý chi phí: phân bổ ngân sách và dòng  Kiểm soát thay đổi: khi dự án tiến triển, tiền tới gói công việc phạm vi công việc được sửa đổi và kiểm  Tài liệu hoạch định soát thông qua: • Cấu trúc phân bổ chi phí  Những thông tin về dự án • Các ngân sách cho công việc (hoạt động)  Những phát biểu tác động • Các ngân sách phòng ban  Những báo cáo về sự không phù hợp • Báo cáo dòng tiền tệ  Những yêu cầu và nhượng bộ về thay đổi  Tài liệu kiểm soát  Những sửa đổi về bản vẽ • Các báo cáo chi tiêu (thực tế và kế hoạch) • Chi phí được giao và chi phí tại thời điểm hoàn thành  Những đơn hàng được sửa đổi và thay đổi • Ngân sách sửa đổi  Những điều khoản phụ thêm trong hợp đồng 17 18 • Giá trị thu được 17  Những sửa đổi về đặc tính kỹ thuật và cấu hình 18 PHẠM VI KIỂM SOÁT PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý chất lượng:  Quản lý việc truyền đạt thông tin:  Tài liệu hoạch định  Tài liệu hoạch định • Kế hoạch chất lượng dự án • Các kênh truyền đạt thông tin • Kế hoạch kiểm soát chất lượng • Danh sách tài liệu được kiểm soát • Danh sách các bộ phận và tiêu chuẩn/đặc tính kỹ thuật • Danh sách phân phối  Tài liệu kiểm soát • Thời gian biểu của các cuộc họp và hội thảo • Các báo cáo điều tra  Tài liệu kiểm soát • Những báo cáo về sự không phù hợp • Sự chuyển giao • Những nhượng bộ • Biên bản của các cuộc họp • Những yêu cầu thay đổi • Bản vẽ được sửa đổi • Sổ tay dữ liệu và sổ tay vận hành 19 20 • Sự ủy nhiệm 19 20
PHẠM VI KIỂM SOÁT PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý nguồn nhân lực:  Quản lý môi trường:  Tài liệu hoạch định  Tài liệu hoạch định • Cấu trúc tổ chức dự án • Những quy tắc và luật lệ • Ma trận trách nhiệm • Các vấn đề về môi trường • Mô tả công việc  Tài liệu kiểm soát • Các thủ tục công việc • Những báo cáo về môi trường  Tài liệu kiểm soát • Bảng thời gian • Đánh giá thành quả đạt được 21 22 21 22 KIỂM SOÁT DỰ ÁN KIỂM SOÁT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN  Kiểm soát dự án  Khung đánh giá cơ bản  Bên trong: do phía thực hiện dự án (nhà thầu)  Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án  Bên ngoài: do phía khách hàng hoặc đối tác độc lập • Mục tiêu dự án có còn phù hợp không?  Kiểm soát cho ai? • Các giả định trong thiết kế dự án còn đúng hay không?  Chính ban QLDA  Việc thực hiện dự án  Cơ quan thực hiện (chủ dự án) • Dự án có đạt được các mục tiêu đề ra không? ảnh hưởng của dự  UBND và các bộ phận chức năng liên quan án?  Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong chính phủ • Dự án có bảo đảm các yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật không?  Các nhà tài trợ • Hiệu qủa kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và chi phí?  Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp  Khả năng bền vững của dự án  Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương và các  Tính hiệu quả của hệ thống giám sát dự án đang thực hiện nhóm quan tâm khác  Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của dự án – Họ cần biết điều gì? Vì mục đích gì? Thường xuyên như thế nào? – Chúng ta cung cấp những thông tin được giám sát dưới dạng nào? 23  Những bài học kinh nghiệm 23 24
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN THÔNG TIN CHO VIỆC KIỂM SOÁT VÀ BẮT ĐẦU ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Công bố kế hoạch đầu tiên Thu thập thông tin: Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất Thu thập thông tin về dự án Công bố kế hoạch hiệu chỉnh lượng công trình So sánh tiến triển và mục tiêu Thời gian và nguồn lực đã sử dụng Thỏa mãn? Không Thực hiện hành Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch động hiệu chỉnh Có  Trễ tiến độ Dự án được Không hoàn thành?  Vượt chi phí Có  Nguồn lực thay đổi Kết thúc dự án Những khó khăn có thể xảy ra Đánh giá dự án Kết luận KẾT THÚC 25 26 25 26 BIỂU MẪU THU THẬP SỐ LIỆU (VD) BIỂU MẪU THU THẬP SỐ LIỆU (VD) 27 28
CÁC LÝ DO KHIẾN DỰ ÁN KHÔNG ĐÚNG SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN THEO KẾ HOẠCH  Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa Trễ tiến độ Vượt chi phí Nguồn lực thay đổi ra với thực tế đạt được • Thời tiết xấu • Vượt quá thời gian • Thiết bị hư hỏng • Thiết bị hư hỏng • Sử dụng nhiều nhân  Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến và thời lực hơn • Nhân viên bị bệnh gian thực tế • Thiếu vốn • Sử dụng nhiều thiết • Nhân viên nghỉ việc • Khan hiếm NVL bị hơn • CP nhân lực cao hơn  Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách • Ước tính thời gian • CP nhân lực cao hơn quá ngắn • Ước tính nguồn lực theo dự trù với chi tiêu thực tế • CP NVL cao hơn • Các công việc bị quá thấp chểnh mảng • Các công việc bị chểnh mảng 29 30 29 30 KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố, vd: chỉ nhấn mạnh vào  Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng  Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối/ không đồng ý  Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra  Thông tin thường không chính xác hoặc không được (kết hợp thời gian và chi phí) báo cáo đầy đủ  Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/ thông tin thiên lệch  Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi  Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng 31 32 31 32
Thảo luận  Anh/ chị được phân công nhiệm vụ xây dựng hệ thống kiểm soát cho dự án. Hãy thảo luận các khía cạnh sau đây:  Thông số nào nên được dùng để đo lường kết 2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO quả?  Các cách nào để thu thập dữ liệu thích hợp cho PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG việc đánh giá tình trạng hiện tại của dự án?  Các dữ liệu nào được chọn để đánh giá dự án?  Dữ liệu nên được phân tích như thế nào?  Các kết quả được báo cáo như thếnào? 33 34 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG TRUYỀN THỐNG  Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát  Ví dụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây dựng như sau: một cách riêng rẽ đối với một công việc/ một nhóm công việc trong WBS CP theo kế hoạch CP thực tế của giai Sự khác biệt trong của giai đoạn 2 là đoạn 2 là 14.000 giai đoạn 2 là 2.000  Nội dung báo cáo 12.000 USD USD USD CP tích lũy theo kế CP tích lũy thực tế Sự khác biệt tích lũy  Mô tả công việc hoạch đến thời đến thời điểm hiện là 4.000 USD  Tiến độ theo thời gian điểm hiện tại là tại là 29.000 USD 25.000 USD  Ai là người chịu trách nhiệm => Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để  Ngân sách theo thời gian xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù.  Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu Nhược điểm: Không cho biết bao nhiêu khối lượng công việc đã được hoàn thành cầu Không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn 35 36 hoàn thành dự án 35 36
KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO PP. GIÁ TRỊ LÀM RA  PP. các tiêu chí hệ thống kiểm soát tiến độ/ chi phí (Cost/Schedule Control System Criteria) 2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ LÀM RA  Sự phát triển của hệ thống PERT/COST  Tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí tiến độ năm 1967  tổng hợp cả thời gian và chi phí để đánh giá tiến triển DA 38 37 38 Ñöôøng cong kieåm soaùt tieán trình KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO vaøso saùnh chi phi/ giaùtrò PP. GIÁ TRỊ LÀM RA CP/ giá trị hoạch định  Tình huống thảo luận CP/ giá trị tích lũy Khoảng thời gian  Một dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là trước tiến độ 200.000 USD. Theo kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày và chi phíphải làm là 200 USD/1m. Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m và thực chi là 80.000 USD. Khoản đóng góp thêm Giá trị làm ra • Hãy đánh giá tiến triển thực hiện dự án tại cuối ngày 18. CP tích lũy thực tế 39 Ngày hiện tại Thời gian 39 40
CÁC ĐẠI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ Các đại lượng phân kết quả và sai lệch theo phương TIẾN TRIỂN DỰ ÁN pháp giá trị làm ra  Đại lượng phân tích về kết quả  Đại lượng phân tích về sai lệch  Chỉ số kết quả công việc  Dự báo chi phí thực hiện tương lai 41 42 41 42 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ  Dự chi PV (Planned value) hay còn gọi là  Thực chi AC (actual cost) hay còn gọi là BCWS (Budgeted Cost of the Work ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Schedule): chi phí dự tính của công việc chi phí thực sự của một công việc đã được theo kế hoạch thực hiện trong một giai đoạn thời gian  Số lượng nguồn lực được tính theo đơn vị tiền được hoạch định là sẽ chi để thực hiện một • Nếu NVL mua trước? công việc cụ thể trong một khoảng thời gian • Nếu NVL mua trả chậm? nhất định của kế hoạch. • Chi phí quản lý? % công việc được Ngân sách dự tính cho x PV hay hoạch định cho đến toàn bộ công việc BCWS = thời điểm xem xét 43 44 43 44
ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH SAI LỆCH  EV (Earned value) hay còn gọi là BCWP (Budgeted 1. Sai lệch về tiến độ – SV (Schedule variance): SV = EV - PV Cost of the Work Performed): chi phí dự tính của công việc đã được thực hiện Lưu ý: Tất cả các giá trị đều được quy thành tiền % công việc thực sự 2. Sai lệch về chi phí – CV (Cost variance): CV = EV - AC Ngân sách dự tính x EV hay đã làm cho đến thời cho toàn bộ công việc BCWP = điểm xem xét  Ước tính giá trị làm ra trong thực tế: 3. Sai lệch kế toán – AV: AV = PV - AC •AV > 0 Dựchi lớn hơn thực chi  Sử dụng phán xét chủ quan •AV = 0 Dự chi đúng bằng thực chi •AV < 0 Dựchi nhỏ hơn thực chi  Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc dự án 4. Sai lệch thời gian – TV  • TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch • Chú ý: • Tính chính xác phụ thuộc vào việc phân phối công bằng tỷ lệ% các công việc nhỏ liên quan đến chi phí.  SD (Status Date): ngày đánh giá dự án • Tuy nhiên, đạt được thỏa thuận này giữa khách hàng và các nhà thầu trước khi ký hợp đồng là tương đối dễ dàng. 45  BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời 46 45 điểm/giá trị mà BCWS - BCWP 46 CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC Các chỉ số kết quả công việc của dự án  Chỉ số kết quả về tiến độ: SPI = EV / PV  Chỉ số kết quả về chi phí: CPI = EV / AC 47 48
DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƯƠNG LAI Bài tập 1  Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của dự án Hoàn thành bảng báo cáo cho các giai đoạn 2, 4, 6, 8 bên dưới. Xác định các giá trị EACf và  ETC = (BAC – EV) / (EV/AC) VACf Bạn có nhận xét gì về tình trạng hiện tại và khi hoàn thành DA?  EACf = ETC + AC  VACf = BAC – EACf  PCIB = EV/BAC • ETC (estimated cost to complete the project): CP ước tính để hoàn tất phần còn lại của DA • BAC: Tổng ngân sách (Total buget) • EACf (forecasted total cost at completion): Tổng chi phí dự báo khi hoàn thành DA • VACf (Variance at completion): Sai lệch chi phí dự báo khi hoàn thành DA • PCIB (percent complete index budgeted costs): % CP hoàn thành trên tổng ngân sách 49 50 Bài tập 2 Questions? 51 52