Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin: Bài 5 - Thạc Bình Cường

Chia sẻ: Thiendiadaodien Thiendiadaodien | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:92

Thêm vào BST

Báo xấu

58
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài 5 - Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án. Nội dung chính trong chương này gồm có: Thu thập và đánh giá hiện trạng, họp, quản lý cấu hình, kiểm soát thay đổi, quản lý chất lượng, quản lý rủi ro, lập lại kế hoạch. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin: Bài 5 - Thạc Bình Cường

Quản lý Dự án CNTT Thạc Bình Cường
Nội dung Khoá học  Bài 1. Giới thiệu chung  Bài 2. Xác định dự án  Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án  Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án  Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án  Bài 6. Kết thúc dự án 2 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng 2. Họp 3. Quản lý cấu hình 4. Kiểm soát thay đổi 5. Quản lý chất lượng 6. Quản lý rủi ro 7. Lập lại kế hoạch 3 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Các mục tiêu của phần này Sau khi kết thúc phần này, bạn sẽ hiểu:  Kiểm soát là gì ? và tại sao sự thành công của dự án phụ thuộc vào nó  Những việc thiết lập và các nhiệm vụ kế tiếp nào cần được thực hiện để triển khai kiểm soát được hiệu quả 4 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
1. Thu thập và đánh giá hiện trạng  Thu thập hiện trạng là: Dùng mọi phương sách để xác định xem các công việc (nói riêng) và toàn bộ dự án (nói chung) hiện nay đang tiến triển thế nào. 5 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Các bước  Thu thập các dữ liệu về hiện trạng theo định kỳ (1 hoặc hai tuần). Công bố cho cán bộ tổ dự án biết Ví dụ  Thu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành viên của tổ dự án.Ví dụ  Tránh đưa ra đánh giá (vội vã) khi thu thập dữ liệu. (Cần phân tích kỹ lưỡng)  Làm tài liệu tổng hợp (tốt nhất là tổng hợp từ các tài liệu, báo cáo điện tử) 6 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Mục đích của đánh giá  Làm rõ sự khác biệt Dự kiến và Thực tế  Khác biệt có thể là xấu hoặc tốt.  Khác biệt không nhất thiết là tốt hay xấu (tuỳ từng trường hợp cụ thể) – Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch – Ngày bắt đầu và kết thúc thực tại – Sai biệt ngân sách – Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách Chi phí thực tế 7 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Ví dụ: Hiện trạng dự án Gửi tới: trë ng nhãm Từ: Co py: tuÇn kÕt thó c : kÕ ho ¹c h dù ¸n: S ố hiệu Mô tả các công việc được phân công trong tuần Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế S ố giờ thực tê S ố giờ còn lại công việc Tổng S ố hiệu S ố giờ dự tính cho tuần Mô tả các công việc được phân công trong tuần Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế công việc Ghi c hó 8 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Ví dụ: Phân công nhiệm vụ tªn dù ¸n: ng µy: Tªn/s è nhiÖm vô: tªn kÕt qu¶ bµn g iao: m« t¶ kÕt qu¶ bµn g iao: Ng ười ®îc g iao nhiÖm vô ký (To b e s ig ne d o ff b y le ad te am m e m b e r up o n c o m p le tio n) tªn ng µy g hi c hó Ng ười sử dụng ký (To b e s ig ne d o ff b y d e s ig nate d us e r re p re s e ntativ e ) tªn ng µy g hi c hó Qu ản lý chất lượng ký (To b e s ig ne d o ff b y p e rs o n(s ) ap p o inte d fo r q uality re v ie w ) tªn ng µy g hi c hó Trưởng nhóm ký (To b e s ig ne d o ff b y the te am le ad e r o nly w he n d e liv e rab le has b e e n s atis fac to rily c o m p le te d and q uality is ac c e p tab le ) tªn ng µy g hi c hó Nếu không kèm theo sản phầm, ghi nơi lưu trữ: Dành riêng cho văn phòng dự án Đã nhận sản phẩm? YES/NO Ghi chú: Thời gian dành thêm=0 YES/NO Ghi chú : Công việc đã kết thúc? YES/NO Ghi chú: 9 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Ví dụ: Kết quả bàn giao mốc thực hiện Dù ¸n: XXXXX ngµy b¸o c¸o: dd/mm/yy Mèc hoµn thµnh ngµy kÕt thóc hiÖn tr¹ng ghi chó sù kiÖn# Baseline lÞch xanh vµng ®á Xxxxx xxx N 10 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
BC thực trạng đồ thị xu hướng nhiÖm vô , nç lùc , hay c hi phÝ kÕ ho ¹c h s o víi thùc tÕ 60 50 40 30 kÕ ho¹ch hiÖn t¹i thùc tÕ hiÖn nay 20 tæng íc tÝnh cuèi cïng 10 0 10/4 24/4 8/5 22/5 5/6 19/6 3/7 17/7 31/7 14/8 28/8 11/9 tuÇn kÕt thó c 11 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Kế hoạch với thực tế hoàn thành 35 120 Nhiệ m vụ 30 100 25 80 20 60 15 40 10 20 5 0 0 7/6 14/6 21/6 28/6 5/7 12/7 19/7 26/7 2/8 9/8 16/8 23/8 30/8 6/9 13/9 20/9 27/9 4/10 11/10 18/10 Th ời gian nhiÖm vô nhiÖm vô Tổng nhiệm Tổng nhiệm thùc tÕ theo kÕ ho¹ch vụ thực tế vụ kế hoạch 12 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Bắt đầu/kết thúc nhiệm vụ 120 Hiện thời 100 80 Số công việc 60 40 20 0 14/6 21/6 28/6 5/7 12/7 19/7 26/7 2/8 9/8 16/8 23/8 30/8 6/9 13/9 20/9 27/9 4/10 11/10 18/10 Thời gian Công việc bắt Công việc bắt Công việc hoàn Công việc hoàn đầu thực tế đầu kế hoạch thành kế hoạch thành thực tế 13 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Quản lý giá trị thu được (EVM)  EVM là phương pháp đánh giá hoạt động dự án, nó tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí .  Với một cơ sở baselines (kế hoạch ban đầu và thay đổi được chấp nhận), bạn có thể xác định được dự án đạt được mục đích của nó ở mức độ nào.  Bạn phải nhập định kỳ thông tin thực tế để dùng EVM  Ngày càng nhiều tổ chức trên thế giới dùng 15 EVM ki ểm soát chi phí dự án. Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Các thuật ngữ quản lý giá trị thu được  Giá trị dự tính (PV), trước đây được gọi là chi phí dự toán cho các công việc đã được lên lịch (BCWS), cũng gọi là dự toán, là phần của ước lượng tổng chi phí được duyệt dành cho một kế hoạch cho một giai đoạn nhất định  Chi phí thực tế (AC), trước đây được gọi là chi phí thực của công việc đã thực hiện (ACWP), là tổng của chi phí trực tiếp và gián tiếp phát sinh để hoàn thành công việc của một hoạt động trong một giai đoạn nhất định  Giá trị thu được (EV), trước đây gọi là chi phí dự toán của các công việc đã thực hiện (BCWP), là ước tính giá trị của các công việc trên thực tế đã hoàn thành. 16  EV đ ược dựa trên chi phí dự tính ban đầu cho dự 12/10/18 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
Tỷ lệ thực hiện  Tỷ lệ thực hiện (RP) là tỷ lệ công việc thực tế đã hoàn thành thực so với công việc trên kế hoạch phải được hoàn thành ở một thời điểm bất kỳ trong thời gian thực hiện dự án/hoạt động.  Brenda Taylor, quản trị dự án cao cấp ở Nam Phi, đề xuất sử dụng phương pháp này để ước tính giá trị thu được.  Ví dụ, đến cuối tuần 1, công việc cài đặt máy chủ đã hoàn thành một nửa. Tỷ lệ Quth ực hi ản lý ki ệện là 50% (50/100) b ểm soát vi c thực hiện dự án ởi vì hết tuần 12/10/18 17
Bảng 74. Tính toán giá trị thu được sau 1 tu Hoạt động ần ho ạt đ ộng Tuần 1 Giá trị thu được (EV) Giá trị dự tính (PV) Chi phí thực tế (AC) Biến động chi phí (CV) Biến động lịch trình (SV) Chỉ số thực hiện chi phí (CPI) Chỉ số thực hiện lịch trình (SPI) 18 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Bảng 75. Công thức tính giá trị thu ược Thuậtđngữ Công thức Giá trị thu được Biến động chi phí Biến động lịch trình Chỉ số thực hiện chi phí Chỉ số thực hiện lịch trình Ước lượng tại thời điểm hoàn thành Thời gian ước tính để hoàn thành 19 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 12/10/18
Quy tắc cho số trong giá trị thu được  Số âm trong biến động chi phí và lịch trình chỉ ra có vấn đề trong những mảng đó.  CPI hay SPI nhỏ hơn 100% chỉ cho ta biết có vấn đề.  Vấn đề có nghĩa là dự án có chi phí nhiều hơn so với kế hoạch (vượt ngân sách) hoặc lâu hơn so với kế hoạch (chậm so với kế ho ạ ch làm vi ệ c) Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 20 12/10/18