Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin: Chương 3 - PGS.TS. Hà Quang Thụy

Chia sẻ: Lavie Lavie | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:29

Thêm vào BST

Báo xấu

88
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin: Chương 3 do PGS.TS. Hà Quang Thụy biên soạn cung cấp cho các bạn những kiến thức về vòng đời dự án hệ thống thông tin; quản lý dự án hệ thống thông tin trong tổ chức. Mời các bạn tham khảo bài giảng để bổ sung thêm kiến thức về lĩnh vực này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin: Chương 3 - PGS.TS. Hà Quang Thụy

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG 3. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN HTTT và QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG TỔ CHỨC PGS. TS. HÀ QUANG THỤY HÀ NỘI 01-2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1
Nội dung 1. Vòng đời dự án 2. Quản lý dự án trong tổ chức 2
1. Vòng đời dự án  Khái niệm vòng đời dự án  Vòng đời: Life cycle  Khái niệm: Là tập các giai đoạn liên tiếp và đôi khi chồng chéo nhau của dự án  Tên gọi và số lượng “giai đoạn” do:  việc quản lý và nhu cầu kiểm tra của tổ chức hoặc các tổ chức có liên quan đến dự án  “Giai đoan” “Bước” dự án  bản chất của dự án và khu vực áp dụng của dự án  Là khác nhau theo các dự án khác nhau, khác nhau theo các tổ chức khác nhau  Vòng đời được xác định: các khía cạnh “đơn nhất” của tổ chức , của người sử dụng công nghệ  Vòng đời cung cấp một khung cơ bản cho quản lý dự án  Đặc trưng vòng đời dự án  Đặc trưng khung nhìn: Cấu trúc chung (khung nhìn mức cao): (i) Khởi đầu dự án, (ii) Công tác tổ chức và chuẩn bị, (iii) Thực hiện dự án, (iv) Kết thúc dự án. Khung nhìn mức cao tạo thuận lợi cho “truyền thông dự án”, tránh sa vào chi tiết 3
Vòng đời dự án: Đặc trưng tài nguyên  Tài nguyên (Chi phí và nhân lực)  Chi phí và mức nguồn nhân lực thấp lúc khởi đầu, cao lên khi công việc được thực hiện và giảm một cách đáng kể khi dự án đi vào giai đoạn kết thúc 4
Vòng đời dự án: Đặc trưng ảnh hưởng  Ảnh hưởng của nhà đầu tư, những rủi ro và tính không chắc chắn là rất lớn ở lúc bắt đầu dự án. Những nhân tố này giảm dần trong vòng đời của dự án  Chi phí thay đổi và hiệu chỉnh lỗi tăng đáng kể khi dự án tiến dần đến việc hoàn thành 5
Giai đoạn trong vòng đời dự án  Dự án, quản lý dự án có bản chất giai đoạn: “giai đoạn là một phần trong vòng đời dự án”.  Phân chia giai đoạn nhằm dễ quản lý, dễ lập kế hoạch, dễ thực hiện và dễ kiểm tra, giám sat  Số giai đoạn, sự cần thiết của giai đoạn, mức độ kiểm soát giai đoạn được quy định bởi phạm vi (kích cỡ), độ phức tạp, khả năng tác động lên dự án.  Đặc trưng của “giai đoạn”  Giai đoạn “kế tiếp nhau”: Phần cuối của mỗi giai đoạn là phần chuyển giao  Công việc trong tâm giai đoạn này khác biệt giai đoạn khác  Sự chuyển giao đầu tiên của một giai đoạn đòi hỏi sự kiểm tra nhiều hơn để chắc chắn thành công. Kiểm tra thêm được tiến hành song mang tính nhắc lại 6
Về cách thức giai đoạn của dự án  Không có cách cấu trúc giai đoạn lý tưởng cho dự án  Thông thường: sử dụng cấu trúc tham khảo  Các dự án trong cùng một ngành công nghiệp, cùng một tổ chức vẫn khác biệt  Có cấu trúc chuẩn hóa dự án (như quy định) hoặc không chuẩn hóa mà mỗi dự án sẽ tùy bản chất của dự án và quản lý dự án & đội dự án lựa chọn.  Tính đa phương án: đề xuất một số phương án và sau đó lựa chọn  Ví dụ  “Việc xây dựng báo cáo nghiên cứu khả thi một dự án”: hoặc tiền dự án, hoặc đưa vào pha đầu tiên, hoặc một dự án độc lập.  Cùng một mức dự án: đội dự án này có thể chia một giai đoạn, một đội dự án khác chia hai hai đoạn.. 7
Quản lý dự án xuyên suốt vòng đời  Tiếp cận quản lý dự án  Tiếp cận quản lý dự án nên được mô tả trong kế hoạch điều hành dự án  Quản lý dự án phải phù hợp với khung cảnh rộng hơn chương trình hay tổ chức  Quản lý dự án & đội dự án phải xác định phương pháp thích hợp tổ chức quản lý dự án.  Vai trò của cấu trúc giai đoạn  “Chi để trị”  Cung cấp cơ sở cho việc kiểm tra đánh giá  Xác định được input và output cho mỗi giai đoạn  Hai công việc điển hình  xác định xem liệu dự án có nên tiếp tục vào giai đoạn tiếp không ?  phát hiện và sửa chữa những lỗi, xem xét chi phí có nên coi dự án là được thực hiện tốt không ? 8
Tổ chức giai đoạn: dự án 1 giai đoạn  Dự án chỉ có một giai đoạn  Một tiếp cận dự án một giai đoạn quản lý việc lắp đặt một mạng viễn thông 9
Quan hệ các giai đoạn: kế tiếp  Dự án nhiều giai đoạn: các giai đoạn có quan hệ kế tiếp và quan hệ chồng lấp.  Quan hệ kế tiếp, một giai đoạn bắt đầu khi một giai đoạn trước nó đã hoàn thành. Bản chất từng bước một của cách tiếp cận này làm giảm độ không chắc chắn, nhưng loại bỏ những tuỳ chọn để giảm thời gian.  Ví dụ tiếp cận làm sạch miền chất thải nguy hiểm: ngừng hoạt động, loại bỏ chất thải/làm sạch; tạo cảnh quan mới. 10
Quan hệ giai đoạn: chồng lấp  Dự án gồm các giai đoạn chồng lấp: một giai đoạn bắt đầu trước khi hoàn thành giai đoạn trước nó. Đôi khi được áp dụng với kỹ thuật “ép lịch trình” (sự điều chỉnh nhanh). có thể gia tăng mối rủi ro và có thể dẫn đến kết quả phải làm lại.  Tiếp cận tiềm năng xây dựng một nhà máy mới: Giai đoạn/pha thiết kế; giai đoạn/pha xây dựng 11
Quan hệ giai đoạn: tương tác  chỉ một giai đoạn được lập kế hoạch tại thời điểm đã cho bất kỳ và việc lập kế hoạch cho giai đoạn kế tiếp đang được thực hiện khi đang tiến triển công việc trên giai đoạn hiện hành và thực hiện việc chuyển giao. Cách tiếp cận này rất hữu ích chủ yếu trong môi trường không xác định, không chắc chắn hoặc có biến đổi nhanh như trong việc nghiên cứu, nhưng nó có thể giảm khả năng cung cấp kế hoạch dài hạn. Mục tiêu khi ấy được quản lý bởi sự lớn mạnh của sản phẩm được giao liên tục và những đòi hỏi ưu tiên cho việc giảm tới mức cực tiểu các rủi ro của dự án và tối đa hoá giá trị kinh doanh của sản phẩm. Nó cũng có thể bắt tất cả các thành viên của đội dự án (người thiết kế, người phát triển,…) luôn phải sẵn sàng suốt quá trình dự án hoặc ít nhất, cũng là cho hai giai đoạn kế tiếp nhau. 12
Vòng đời dự án và vòng đời sản phẩm  Một sản phẩm có thể được hoàn thành từ một dự án hoặc một số dự án. Khi có nhiều dự án: chương trình.  Vòng đời sản phẩm là một tập các pha liên tục theo lệ thường.  Vòng đời dự án xảy ra trong một hoặc nhiều pha của vòng đời sản phẩm: Một vòng đời sản phẩm có thể có một số vòng đời dự án: dự án tạo sản phẩm mới, dự án cải tiến sản phẩm  Quan niệm cũ phân biệt sản phẩm với dịch vụ. Khoa học dịch vụ coi đơn vị kinh tế là dịch vụ, sản phẩm hàng hóa là cơ chế mang sản phẩm dịch vụ.  Vòng đời dự án cho sản phẩm mới là pha đầu tiên vòng đời sản phẩm. Vòng đời dự án cải tiến sản phẩm là pha con trong vòng đời sản phẩm 13
2. Quản lý dự án trong tổ chức  Thực hiện công việc trong một tổ chức  Tổ chức hoàn thành các công việc để đạt được một tập các mục tiêu  Hai loại công việc: thường xuyên (điều hành tác nghiệp) và dự án  Các đặc trưng giống nhau  Được thực hiện bởi các cá nhân trong tổ chức  Giới hạn bởi các áp lực, sức ép về nguồn lực  Được lập kế hoạch, thi hành, giám sát và kiểm tra  Được thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức hoặc kế hoạch chiến lược  Các điểm khác nhau  Tác nghiệp đang tiến hành và sản xuất ra các sản phẩm/dịch vụ/kết quả có tính lặp đi lặp lại Một dự án một lần  Tác nghiệp luôn tiếp diễn và duy trì mãi mãi Dự án (đội dự án và các cơ hội) là tạm thời, có thời điểm kết thúc 14
Mối quan hệ giữa dự án và tác nghiệp  Dự án tác động tới tác nghiệp  Dự án thành công bổ sung vào tác nghiệp: được tích hợp mục tiêu dự án vào thực tế hoạt động tác nghiệp  Làm thay đổi hay đóng góp vào hoạt động tác nghiệp:  Dự án tạo sản phẩm/dịch vụ mới được bổ sung vào dây chuyền sản xuất và bán  Lắp đặt sản phẩm/dịch vụ mới đòi hỏi thực hiện liên tục công việc  Nâng cao trình độ nhân viên, làm phong phú văn hóa tổ chức,  Tác nghiệp hỗ trợ dự án  Môi trường tác nghiệp hỗ trợ môi trường miền ứng dụng cho dự án  Tương tác giữa Ban tác nghiệp với quản lý & đội dự án  Thu nhận thông tin môi trường từ tác nghiệp  Bổ sung nguồn nhân lực cho dự án 15
Nhà đầu tư  Khái niệm  Người hoặc những tổ chức (khách hàng, người tài trợ, người tổ chức thực hiện hoặc công chúng) là những người có liên quan đến dự án mà sự quan tâm của họ có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới thực hiện và hoàn thành dự án  Nhà đầu tư bên trong và nhà đầu tư bên ngoài  Phạm vi xác định nhà đầu tư 16
Nhà đầu tư: khách hàng/người sử dụng  Khái niệm  Khách hàng/người sử dụng là những người hoặc những tổ chức sẽ sử dụng các sản phẩm hoặc các dịch vụ hoặc các kết quả. Khách hàng/người sử dụng, có thể là người bên trong hoặc ngoài tổ chức thực hiện dự án. Cũng có thể có lớp người sử dụng phức tạp  Ví dụ  khách hàng của sản phẩm dược phẩm có thể là các bác sỹ - người kê đơn, là những bệnh nhân - người sử dụng, và có thể là người bảo hiểm tức là người trả tiền thuốc  một số phạm vi ứng dụng, khách hàng và người sử dụng đồng nghĩa với nhau  phạm vi khác, khách hàng lại là thực thể giành được sản phẩm của dự án, và người sử dụng là người sử dụng trực tiếp sản phẩm 17
Nhà đầu tư: người tài trợ  Khái niệm  người hoặc một nhóm người cung cấp nguồn tài chính, ở dạng tiền mặt hoặc các dạng khác, cho dự án  Khi dự án lần đầu tiên hình thành, người tài trợ là người hỗ trợ cho dự án. Việc này bao gồm việc làm người phát ngôn cho vị trí quản lý cấp cao hơn nhằm tập hợp sự hỗ trợ xuyên suốt cả tổ chức và đề cao những lợi ích mà dự án sẽ mang lại  Vai trò  dẫn dắt dự án thông qua sự cam kết hoặc quá trình lựa chọn cho đến khi có uỷ quyền chính thức  vai trò đáng kể trong việc phát triển mục tiêu và đặc quyền ngay từ lúc đầu dự án  kiểm soát của người quản lý dự án, người tài trợ thường tăng dần vai trò của mình  Người tài trợ cũng có thể dính vào những vấn đề quan trọng khác như thay đổi về mục đích, xem xét lại giai đoạn cuối, và những quyết định về thuận lợi và khó khăn khi gặp rủi ro cao 18
Nhà đầu tư: quản lý danh mục và chương trình  Người quản lý chương trình  Người quản lý chương trình chịu trách nhiệm về việc quản lý các dự án có liên quan bằng cách phối hợp với nhau nhằm thu được các lợi ích và kiểm soát những yếu tố khác xuất phát từ việc quản lý các dự án riêng biệt. Những người quản lý chương trình kết hợp với những người quản lý từng dự án để cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn cho từng dự án riêng biệt  Cung cấp thông tin môi trường ngoài dự án/chương trình tới dự án  Người quản lý danh mục  chịu trách nhiệm lãnh đạo tập hợp các dự án hoặc các chương trình ở bậc cao mà chúng có hoặc không phụ thuộc lẫn nhau  Cung cấp thông tin môi trường ngoài chương trình tới dự án  (Ban) xem xét danh mục là những ban thường được thành lập từ những người thực hiện dự án, những người này hoạt động như là nhóm lựa chọn của dự án: xem xét mỗi một dự án về tiền lãi của vốn đầu tư, giá trị của dự án, những rủi ro đi cùng dự án, và thuộc tính khác của dự án. 19
Nhà đầu tư: Ban quản lý dự án  Khái niệm  là một cơ cấu tổ chức hoặc một thực thể được trao những trách nhiệm khác nhau liên quan tới việc quản lý tập trung vào sự phối hợp quản lý của những dự án dưới quyền  Có thể là nhà tài trợ  Trách nhiệm của ban dự án có thể liệt kê từ việc cung cấp các chức năng hỗ trợ quản lý dự án đến việc chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp dự án  Trách nhiệm có thể có  Các dịch vụ hỗ trợ hành chính như chính sách, phương pháp luận, và các mẫu hướng dẫn  Đào tạo, cố vấn và huấn luyện người quản lý dự án  Hỗ trợ dự án, hướng dẫn và đào tạo việc quản lý dự án và sử dụng các công cụ như thế nào  Phân bổ các nguồn lực, nhân lực của dự án  Là trung tâm thông tin liên lạc giữa những người quản lý các dự án, nhà tài trợ, người quản lý và nhà đầu tư cho dự án. 20