Báo cáo khoa học: "Một số vấn đề cơ bản về Giám sát thực hiện dự án"

Chia sẻ: Nguyễn Phương Hà Linh Linh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:8

Thêm vào BST

Báo xấu

73
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tóm tắt: Bài báo trình bày một số vấn đề cơ bản về giám sát thực hiện dự án nh- tại sao phải giám sát và giám sát là phải làm những công việc gì.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Báo cáo khoa học: "Một số vấn đề cơ bản về Giám sát thực hiện dự án"

Mét sè vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ Gi¸m s¸t thùc hiÖn dù ¸n TS. bïi ngäc toµn Bé m«n Dù ¸n vμ Qu¶n lý dù ¸n Khoa C«ng tr×nh Tr−êng §¹i häc Giao th«ng VËn t¶i Tãm t¾t: Bμi b¸o tr×nh bμy mét sè vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ gi¸m s¸t thùc hiÖn dù ¸n nh− t¹i sao ph¶i gi¸m s¸t vμ gi¸m s¸t lμ ph¶i lμm nh÷ng c«ng viÖc g×. Summary: This article presents some fundamentals of project supervision such as Why to supervise and what kind of work to be done. i. ®Æt vÊn ®Ò C¸c dù ¸n, ®Æc biÖt lµ c¸c dù ¸n x©y dùng, th−êng cã nhiÒu thay ®æi trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÓ c¶ c¸c thay ®æi mong muèn vµ kh«ng mong muèn. Gi¸m s¸t thùc hiÖn dù ¸n sau ®©y gäi lµ gi¸m s¸t dù ¸n lµ mét nhu cÇu tÊt yÕu ®Ó kiÓm so¸t c¸c thay ®æi cã thÓ x¶y ra. CBA Gi¸m s¸t lµ mét chøc n¨ng quan träng gióp nhµ qu¶n lý dù ¸n ®−a dù ¸n ®Õn môc tiªu cÇn ®¹t ®−îc trong khu«n khæ chi phÝ ®· ®Þnh, ®¶m b¶o vÒ thêi gian vµ chÊt l−îng. Trong khu«n khæ mét bµi b¸o, t¸c gi¶ xin tr×nh bµy nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ gi¸m s¸t dù ¸n nh− m« h×nh lý thuyÕt, ph−¬ng ph¸p x©y dùng hÖ thèng gi¸m s¸t dù ¸n vµ mét sè néi dung c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh gi¸m s¸t dù ¸n. Ph−¬ng ph¸p thùc hiÖn c¸c qu¸ tr×nh gi¸m s¸t xin ®−îc ®Ò cËp ®Õn trong mét bµi b¸o kh¸c. ii. néi dung 1. Môc ®Ých, vai trß cña gi¸m s¸t dù ¸n Gi¸m s¸t dù ¸n lµ qu¸ tr×nh theo dâi, ®o l−êng, ®¸nh gi¸ vµ chÊn chØnh viÖc thùc hiÖn nh»m ®¶m b¶o cho c¸c môc tiªu, kÕ ho¹ch cña dù ¸n ®−îc hoµn thµnh mét c¸ch cã hiÖu qu¶. Gi¸m s¸t ®−îc thùc hiÖn kh«ng chØ nh»m ph¸t hiÖn c¸c sai sãt, ¸ch t¾c trong ho¹t ®éng cña dù ¸n ®Ó cã gi¶i ph¸p xö lý kÞp thêi, mµ cßn nh»m t×m kiÕm c¸c c¬ héi, tiÒm n¨ng cã thÓ khai th¸c ®Ó tËn dông, thóc ®Èy dù ¸n nhanh chãng ®¹t tíi môc tiªu dù ®Þnh. Gi¸m s¸t gióp c¸c nhµ qu¶n lý xem xÐt hiÖu qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng lËp kÕ ho¹ch, tæ chøc vµ ®iÒu hµnh. Gi¸m s¸t dù ¸n gåm viÖc xem xÐt l¹i, thanh tra vµ kiÓm so¸t c¸c c«ng viÖc ®ang ®−îc tiÕn hµnh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n. Gi¸m s¸t dù ¸n lµ ho¹t ®éng tÝch cùc cña nhµ qu¶n lý dù ¸n ®Ó ®¶m b¶o r»ng dù ¸n ®−îc hoµn thµnh ®óng thêi h¹n, trong ph¹m vi ng©n s¸ch ®· cho vµ ®¸p øng ®−îc c¸c yªu cÇu vÒ chÊt l−îng vµ quy c¸ch kü thuËt. Gi¸m s¸t lµ chøc n¨ng tÊt yÕu cña qu¶n lý dù ¸n. Vai trß cña gi¸m s¸t thÓ hiÖn ë c¸c khÝa c¹nh:
- Gi¸m s¸t lμ nhu cÇu c¬ b¶n nh»m hoμn thiÖn c¸c quyÕt ®Þnh trong qu¶n lý dù ¸n. Gi¸m s¸t thÈm ®Þnh tÝnh ®óng sai cña ®−êng lèi, chiÕn l−îc, kÕ ho¹ch, ch−¬ng tr×nh cña dù ¸n; tÝnh tèi −u cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý; tÝnh phï hîp cña c¸c ph−¬ng ph¸p mµ c¸n bé qu¶n lý ®· vµ ®ang sö dông ®Ó ®−a dù ¸n tiÕn tíi môc tiªu cña m×nh. - Gi¸m s¸t ®¶m b¶o cho c¸c kÕ ho¹ch dù ¸n ®−îc thùc hiÖn víi hiÖu qu¶ cao. Trong thùc tÕ, nh÷ng kÕ ho¹ch tèt nhÊt còng cã thÓ ®−îc thùc hiÖn kh«ng nh− ý muèn. C¸c nhµ qu¶n lý còng nh− cÊp d−íi cña hä ®Òu cã thÓ m¾c sai lÇm vµ gi¸m s¸t cho phÐp chñ ®éng ph¸t hiÖn, söa ch÷a c¸c sai lÇm ®ã tr−íc khi chóng trë nªn nghiªm träng ®Ó mäi ho¹t ®éng cña dù ¸n ®−îc tiÕn hµnh theo ®óng kÕ ho¹ch ®· ®Ò ra. - Gi¸m s¸t ®¶m b¶o thùc thi quyÒn lùc qu¶n lý cña nhμ qu¶n lý dù ¸n. Nhê gi¸m s¸t, c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ kiÓm so¸t ®−îc nh÷ng yÕu tè sÏ ¶nh h−ëng ®Õn sù thµnh c«ng cña dù ¸n. MÊt quyÒn kiÓm so¸t cã nghÜa lµ nhµ qu¶n lý ®· bÞ v« hiÖu ho¸. - Gi¸m s¸t gióp dù ¸n theo s¸t vμ ®èi phã víi sù thay ®æi. Chøc n¨ng gi¸m s¸t gióp c¸c nhµ qu¶n lý lu«n n¾m ®−îc bøc tranh toµn c¶nh vÒ m«i tr−êng vµ cã nh÷ng ph¶n øng thÝch hîp tr−íc c¸c vÊn ®Ò vµ c¬ héi th«ng qua viÖc ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng thay ®æi ®ang vµ sÏ ¶nh h−ëng ®Õn dù ¸n. - Gi¸m s¸t t¹o tiÒn ®Ò cho qu¸ tr×nh hoμn thiÖn vμ ®æi míi. 2. HÖ thèng gi¸m s¸t dù ¸n 2.1. M« h×nh lý thuyÕt HÖ thèng gi¸m s¸t dù ¸n lµ mét phÇn cña hÖ thèng qu¶n lý dù ¸n. Gi÷a c¸c phÇn tö cña hÖ thèng qu¶n lý dù ¸n lu«n lu«n tån t¹i c¸c mèi quan hÖ ng−îc vµ kh¶ n¨ng thay ®æi c¸c chØ tiªu ®· cho tr−íc. §iÒu nµy cã nghÜa lµ ®èi víi bÊt kú trôc trÆc nµo cña tiÕn tr×nh thùc hiÖn dù ¸n CBA còng sÏ h×nh thµnh hµnh ®éng ®¸p l¹i nh»m tèi thiÓu ho¸ c¸c sai lÖch so víi kÕ ho¹ch, cã tÝnh ®Õn nh÷ng thay ®æi cña m«i tr−êng xung quanh. M« h×nh ®¬n gi¶n nhÊt cña hÖ thèng qu¶n lý cã mèi quan hÖ ng−îc ®−îc biÓu diÔn trªn h×nh 1. §Çu vµo §Çu ra Thùc thi dù ¸n Liªn hÖ ng−îc H×nh 1. HÖ thèng qu¶n lý víi mèi liªn hÖ ng−îc M« h×nh nµy cã thÓ t−¬ng øng víi bé phËn, gãi c«ng viÖc hay c«ng viÖc bÊt kú cña dù ¸n. C¸c chØ tiªu ®Çu ra ®−îc theo dâi, ®o l−êng vµ so s¸nh víi c¸c sè liÖu mong muèn. NÕu cã sai kh¸c th× theo mèi liªn hÖ ng−îc sÏ h×nh thµnh c¸c t¸c ®éng ®iÒu chØnh t¸c ®éng lªn ®Çu vµo ®Ó triÖt tiªu c¸c sai lÖch vµ ®iÒu chØnh c¸c tham sè ®Çu vµo. Qu¸ tr×nh gi¸m s¸t ®−îc thÓ hiÖn chi tiÕt h¬n trong h×nh 2. ë ®©y cÇn ph¶i nãi thªm r»ng m« h×nh liªn hÖ ng−îc nh− tr×nh bµy trong h×nh 1 lµ hÖ thèng ph¶n håi ®¬n gi¶n. Nã cã t¸c ®éng ®iÒu chØnh nh−ng kÕt qu¶ mong muèn chØ cã thÓ ®¹t ®−îc ë chu kú sau. NghÜa lµ, ®· x¶y ra nh÷ng kÕt qu¶ kh«ng mong muèn. Muèn kh¾c phôc ®iÒu nµy cÇn ph¶i tæ chøc hÖ thèng ph¶n håi dù b¸o.
Trong hÖ thèng ph¶n håi dù b¸o viÖc theo dâi, ®o l−êng ®−îc ¸p ®Æt ngay cho c¸c d÷ liÖu ®Çu vµo vµ qu¸ tr×nh thùc hiÖn ®Ó kh¼ng ®Þnh ®Çu vµo vµ c¶ qu¸ tr×nh ®ã cã ®¶m b¶o thùc hiÖn kÕ ho¹ch hay kh«ng. NÕu kh«ng th× ®Çu vµo hoÆc qu¸ tr×nh trong hÖ thèng sÏ ®−îc thay ®æi ®Ó thu ®−îc kÕt qu¶ mong muèn. Kh«ng cÇn C¸c tiªu chuÈn ®iÒu chØnh KÕt qu¶ mong muèn kh«ng cã sai lÖch so s¸nh §o l−êng KÕt qu¶ kÕt qu¶ thùc tÕ cã sai lÖch thùc tÕ X©y dùng ch−¬ng Ph©n tÝch nguyªn Thùc hiÖn X¸c ®Þnh tr×nh ®iÒu chØnh nh©n sai lÖch ®iÒu chØnh c¸c sai lÖch H×nh 2. HÖ thèng gi¸m s¸t 2.2. Nguyªn t¾c x©y dùng hÖ thèng gi¸m s¸t dù ¸n C¸c yªu cÇu ®èi víi hÖ thèng gi¸m s¸t ®−îc h×nh thµnh tõ tr−íc khi b¾t ®Çu thùc hiÖn dù ¸n víi sù tham gia cña tÊt c¶ c¸c bªn liªn quan. T¹i ®©y ng−êi ta x¸c ®Þnh thµnh phÇn th«ng tin CBA ph©n tÝch; c¬ cÊu c¸c b¸o c¸o, tr¸ch nhiÖm thu thËp th«ng tin, ph©n tÝch th«ng tin vµ ra quyÕt ®Þnh. §Ó h×nh thµnh mét hÖ thèng gi¸m s¸t cã hiÖu qu¶ cÇn ph¶i: - LËp kÕ ho¹ch kü l−ìng tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc dù ¸n; - §¸nh gi¸ chÝnh x¸c thêi gian thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc, nguån lùc vµ chi phÝ cÇn thiÕt; - TÝnh ®Õn c¸c ®iÒu kiÖn thùc tÕ trong thùc hiÖn c«ng viÖc dù ¸n, tÝnh to¸n chi phÝ theo tiÕn ®é thêi gian; - Liªn tôc, theo chu kú, ®¸nh gi¸ l¹i thêi gian vµ chi phÝ cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh phÇn c«ng viÖc cßn l¹i cña dù ¸n; - NhiÒu lÇn vµ theo chu kú so s¸nh viÖc hoµn thµnh còng nh− chi phÝ thùc tÕ víi biÓu ®å tiÕn ®é vµ ng©n s¸ch. HÖ thèng qu¶n lý dù ¸n cÇn cã c¸c t¸c ®éng ®iÒu chØnh ë n¬i cÇn thiÕt vµ vµo lóc cÇn thiÕt. VÝ dô, khi cã c«ng viÖc nµo ®ã bÞ chËm hoµn thµnh, th× cã thÓ, vÝ dô, ®Èy nhanh thùc hiÖn c«ng viÖc ®ã nhê bæ sung thªm nh©n lùc, m¸y mãc thiÕt bÞ tõ c¸c c«ng viÖc Ýt g¨ng h¬n. NÕu chi phÝ cho nguyªn vËt liÖu, m¸y mãc thiÕt bÞ t¨ng, c¸c nhµ thÇu phô kh«ng ®¶m b¶o tiÕn ®é hîp ®ång... th× cã thÓ cÇn ph¶i xem l¹i kÕ ho¹ch dù ¸n. §iÒu chØnh kÕ ho¹ch dù ¸n cã thÓ chØ lµ chØnh söa mét vµi th«ng sè, mµ còng cã thÓ ph¶i lËp h¼n mét kÕ ho¹ch míi hoµn toµn kÓ tõ thêi ®iÓm xem xÐt ®Õn thêi ®iÓm hoµn thµnh dù ¸n. §Ó cã mét hÖ thèng gi¸m s¸t dù ¸n cã hiÖu qu¶ cÇn thiÕt kÕ, x©y dùng vµ ¸p dông mét hÖ
thèng gi¸m s¸t ®−îc tæ chøc tèt. NghÜa lµ ph¶i cã mét hÖ thèng c¸c mèi liªn hÖ ng−îc hiÖu qu¶. Cã mét sè nguyªn t¾c c¬ b¶n ®Ó x©y dùng hÖ thèng gi¸m s¸t dù ¸n cã hiÖu qu¶. C¸c nguyªn t¾c ®ã lµ: a. Cã c¸c kÕ ho¹ch cô thÓ §Ó ®¶m b¶o c¬ së cho kiÓm tra, gi¸m s¸t, c¸c kÕ ho¹ch cÇn ph¶i thùc chÊt, æn ®Þnh vµ cã c¬ cÊu râ rµng. NÕu kÕ ho¹ch thay ®æi th−êng xuyªn, l¹i thiÕu gi¸m s¸t, kiÓm tra th× coi nh− dù ¸n ®· v−ît ra khái tÇm kiÓm so¸t. b. Cã hÖ thèng th«ng tin b¸o c¸o C¸c b¸o c¸o ph¶i ph¶n ¸nh trung thùc thùc tr¹ng cña dù ¸n so víi kÕ ho¹ch ban ®Çu trªn c¬ së c¸c tiÕp cËn vµ tiªu chÝ thèng nhÊt. §Ó ®¶m b¶o ®−îc ®iÒu ®ã, thñ tôc chuÈn bÞ, giao nhËn b¸o c¸o ph¶i ®−îc x¸c ®Þnh râ rµng vµ t−¬ng ®èi ®¬n gi¶n. Ph¶i x¸c ®Þnh râ rµng c¶ qu·ng c¸ch thêi gian (chu kú) cho tÊt c¶ c¸c lo¹i b¸o c¸o. C¸c b¸o c¸o cÇn ph¶i ®−îc bµn b¹c, th¶o luËn trong c¸c cuéc häp. c. Cã hÖ thèng ph©n tÝch cã hiÖu qu¶ c¸c chØ tiªu vμ khuynh h−íng thùc tÕ Tõ kÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c th«ng tin ®· thu thËp, l·nh ®¹o dù ¸n ph¶i x¸c ®Þnh t×nh huèng hiÖn hµnh cã phï hîp víi kÕ ho¹ch hay kh«ng? NÕu kh«ng, th× ph¶i x¸c ®Þnh ®é lín vµ tÝnh nghiªm träng hËu qu¶ cña c¸c sai lÖch ®ã. Hai chØ tiªu c¬ b¶n ®Ó ph©n tÝch lµ thêi gian vµ chi phÝ. §Ó ph©n tÝch c¸c khuynh h−íng trong c¸c ®¸nh gi¸ vÒ thêi gian vµ chi phÝ cña c¸c c«ng viÖc dù ¸n cÇn ph¶i sö dông c¸c b¸o c¸o chuyªn m«n. Dù b¸o cã thÓ, vÝ dô, chØ ra sù t¨ng lªn cña chi phÝ hay kÐo dµi thêi h¹n. Song, th−êng th−êng, c¸c sai lÖch vÒ thêi gian vµ chi phÝ cã ¶nh h−ëng c¶ ®Õn c¸c c«ng viÖc tiÕp theo CBA vµ chÊt l−îng cña c¸c kÕt qu¶. d. Cã hÖ thèng ph¶n øng cã hiÖu qu¶ B−íc cuèi cïng trong qu¸ tr×nh gi¸m s¸t lµ c¸c hµnh ®éng do l·nh ®¹o dù ¸n ®−a ra trong c¸c quyÕt ®Þnh cña m×nh nh»m kh¾c phôc c¸c sai lÖch trong tiÕn tr×nh c¸c c«ng viÖc dù ¸n. C¸c hµnh ®éng nµy cã thÓ lµ ®Ó söa ch÷a c¸c sai sãt ®· ®−îc ph¸t hiÖn, cã thÓ lµ ®Ó kh¾c phôc c¸c khuynh h−íng tiªu cùc diÔn ra trong khu«n khæ dù ¸n. Song, mét sè tr−êng hîp ®ßi hái ph¶i xem xÐt l¹i kÕ ho¹ch. Thay ®æi kÕ ho¹ch yªu cÇu tiÕn hµnh lo¹i ph©n tÝch: "nÕu..., th×..." nh»m dù b¸o vµ tÝnh to¸n hËu qu¶ cña c¸c hµnh ®éng ®ang ®−îc lªn kÕ ho¹ch. §éng c¬ lµm viÖc vµ sù ®ång lßng nhÊt trÝ cña nhãm dù ¸n vÒ sù cÇn thiÕt cña hµnh ®éng nµy hay hµnh ®éng kh¸c phô thuéc rÊt nhiÒu vµo chñ nhiÖm dù ¸n. 3. Qu¸ tr×nh gi¸m s¸t dù ¸n Gi¸m s¸t dù ¸n ®−îc ph©n ra lµm c¸c qu¸ tr×nh c¬ b¶n vµ c¸c qu¸ tr×nh bæ trî (h×nh 3). - Gi¸m s¸t chung nh÷ng thay ®æi - ®Þnh vÞ c¸c thay ®æi trong toµn bé dù ¸n. - C¸c b¸o c¸o tiÕn tr×nh - thu thËp vµ giao nhËn th«ng tin b¸o c¸o vÒ tiÕn tr×nh thùc hiÖn dù ¸n, kÓ c¶ c¸c b¸o c¸o vÒ c¸c c«ng viÖc ®· thùc hiÖn, vÒ thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch, dù b¸o cã tÝnh ®Õn c¸c kÕt qu¶ hiÖn cã. - Gi¸m s¸t thay ®æi néi dung - gi¸m s¸t nh÷ng thay ®æi vÒ quy m«, ph¹m vi dù ¸n vµ tõ ®ã lµ néi dung c¸c c«ng viÖc cña dù ¸n.
- Gi¸m s¸t thêi gian biÓu - gi¸m s¸t nh÷ng thay ®æi trong thêi gian thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc, gãi c«ng viÖc cña dù ¸n. - Gi¸m s¸t chi phÝ - gi¸m s¸t chi phÝ cho c¸c c«ng viÖc dù ¸n vµ c¸c thay ®æi ng©n s¸ch dù ¸n. - Gi¸m s¸t chÊt l−îng - theo dâi c¸c kÕt qu¶ cô thÓ cña dù ¸n ®Ó x¸c ®Þnh xem chóng cã phï hîp víi c¸c tiªu chuÈn ®· ®Þnh hay kh«ng vµ ®−a ra c¸c biÖn ph¸p cÇn thiÕt ®Ó ng¨n ngõa, triÖt tiªu c¸c nguyªn nh©n dÉn ®Õn sù kh«ng ®¶m b¶o chÊt l−îng ®ã. - Gi¸m s¸t rñi ro - ph¶n øng ®èi víi sù thay ®æi cÊp ®é rñi ro trong tiÕn tr×nh thùc hiÖn dù ¸n. C¸c qu¸ tr×nh gi¸m s¸t Gi¸m s¸t C¸c b¸o c¸o chung c¸c tiÕn tr×nh thay ®æi Tõ c¸c giai C¸c qu¸ tr×nh bæ trî §Õn c¸c giai ®o¹n thùc ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n hiÖn dù ¸n Gi¸m s¸t thay Gi¸m s¸t Gi¸m s¸t ®æi néi dung chi phÝ tiÕn ®é Gi¸m s¸t Gi¸m s¸t CBA chÊt l−îng rñi ro H×nh 3. C¸c qu¸ tr×nh gi¸m s¸t C¸c qu¸ tr×nh gi¸m s¸t dù ¸n liªn quan mËt thiÕt víi nhau vµ khi cÇn thiÕt cã thÓ ®−îc thÓ hiÖn nh− mét qu¸ tr×nh thèng nhÊt. VÝ dô, c¸c qu¸ tr×nh lËp b¸o c¸o tiÕn tr×nh, gi¸m s¸t thay ®æi néi dung, gi¸m s¸t thêi gian biÓu vµ gi¸m s¸t chi phÝ cã thÓ ®−îc thÓ hiÖn nh− mét qu¸ tr×nh thèng nhÊt bao gåm 3 giai ®o¹n. C¸c giai ®o¹n ®ã lµ: theo dâi thùc tr¹ng c«ng viÖc; ph©n tÝch kÕt qu¶ vµ ®o l−êng tiÕn tr×nh; tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng ®iÒu chØnh ®Ó ®¹t ®−îc môc tiªu cña dù ¸n (h×nh 4). Theo h×nh 4 qu¸ tr×nh gi¸m s¸t cã thÓ m« t¶ nh− sau: a. theo dâi: thu thËp vµ v¨n b¶n ho¸ c¸c sè liÖu thùc tÕ; x¸c ®Þnh trong c¸c b¸o c¸o chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc møc ®é phï hîp cña qu¸ tr×nh thùc hiÖn thùc tÕ víi c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch. b. ph©n tÝch: ®¸nh gi¸ t×nh tr¹ng hiÖn hµnh cña c¸c c«ng viÖc vµ so s¸nh c¸c kÕt qu¶ ®¹t ®−îc víi kÕ ho¹ch; x¸c ®Þnh c¸c nguyªn nh©n vµ h−íng t¸c ®éng lªn c¸c sai lÖch trong thùc hiÖn dù ¸n.
c. ®iÒu chØnh: lªn kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng nh»m thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc phï hîp víi kÕ ho¹ch, nh»m tèi thiÓu ho¸ c¸c sai lÖch tiªu cùc vµ thu nhËn c¸c thuËn lîi cña c¸c sai lÖch tÝch cùc. C¸c thay ®æi, c¸c rñi ro, c¸c vÊn ®Ò Theo dâi, ®o l−êng - KÕ ho¹ch tæng quan - C¸c kÕt qu¶ - C¸c kÕ ho¹ch thùc hiÖn Thùc hiÖn dù ¸n - C¸c nguån lùc - C¸c chØ tiªu thùc tÕ - C¸c c«ng nghÖ 3 1 2 C¸c ho¹t ®éng Thu thËp th«ng tin, Ph©n tÝch ®iÒu chØnh b¸o c¸o thùc tr¹ng H×nh 4. S¬ ®å qu¸ tr×nh gi¸m s¸t thùc hiÖn dù ¸n 4. Néi dung cña qu¸ tr×nh gi¸m s¸t thùc hiÖn dù ¸n 4.1. Theo dâi, ®o l−êng vμ b¸o c¸o vÒ tiÕn tr×nh thùc hiÖn dù ¸n CBA Theo dâi lμ qu¸ tr×nh xem xÐt, thu thËp th«ng tin, thèng kª, ph©n tÝch vμ lËp b¸o c¸o vÒ tiÕn tr×nh thùc hiÖn dù ¸n trªn thùc tÕ trong so s¸nh víi kÕ ho¹ch. §©y lµ b−íc ®Çu tiªn trong qu¸ tr×nh gi¸m s¸t dù ¸n. Tr−íc tiªn lµ thu thËp vµ xö lý d÷ liÖu vÒ t×nh h×nh c«ng viÖc thùc tÕ. L·nh ®¹o dù ¸n buéc ph¶i liªn tôc theo dâi tiÕn tr×nh thùc hiÖn, x¸c ®Þnh møc ®é hoµn thiÖn cña c¸c c«ng viÖc vµ xuÊt ph¸t tõ t×nh tr¹ng hiÖn hµnh ®−a ra ®¸nh gi¸ c¸c th«ng sè thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc t−¬ng lai. §Ó lµm ®−îc viÖc nµy cÇn ph¶i cã c¸c mèi liªn hÖ ng−îc cã hiÖu qu¶. C¸c mèi liªn hÖ ng−îc nµy cho th«ng tin vÒ kÕt qu¶ ®¹t ®−îc còng nh− c¸c chi phÝ thùc tÕ. Mét ph−¬ng tiÖn h÷u hiÖu trong thu thËp th«ng tin lµ c¸c mÖnh lÖnh, chØ thÞ, phiÕu giao viÖc b»ng v¨n b¶n ®· ®−îc ng−êi thùc thi ®iÒn ®Çy ®ñ c¸c sè liÖu thùc tÕ sau khi hoµn thµnh nhiÖm vô vµ nép trë l¹i hoÆc c¸c b¸o c¸o chuyªn m«n do ng−êi thi hµnh lËp. Trong x©y dùng hÖ thèng thu thËp th«ng tin, d÷ liÖu nhµ qu¶n lý dù ¸n tr−íc tiªn ph¶i x¸c ®Þnh c¬ cÊu th«ng tin cÇn thu thËp vµ chu kú thu thËp. QuyÕt ®Þnh vÒ c¸c vÊn ®Ò kÓ trªn phô thuéc vµo nhiÖm vô ph©n tÝch th«ng sè dù ¸n, chu kú tiÕn hµnh c¸c cuéc häp vµ giao nhiÖm vô. Møc ®é chi tiÕt cña ph©n tÝch trong tõng tr−êng hîp cô thÓ ®−îc x¸c ®Þnh xuÊt ph¸t tõ môc tiªu vµ c¸c tiªu chÝ gi¸m s¸t dù ¸n. VÝ dô nÕu −u tiªn sè mét lµ thêi h¹n hoµn thµnh dù ¸n th× c¸c ph−¬ng ph¸p gi¸m s¸t sö dông nguån lùc vµ chi phÝ cã thÓ sö dông ë mét møc ®é h¹n chÕ. §Ó ®o l−êng tiÕn tr×nh thùc hiÖn cã thÓ sö dông c¸c th−íc ®o kh¸c nhau tuú thuéc ®Æc thï cña c«ng viÖc ®ang thùc hiÖn. CÇn ph©n biÖt hai lo¹i c«ng viÖc sau:
- C¸c c«ng viÖc cã thÓ ®o l−êng ®−îc lµ c¸c c«ng viÖc cã thÓ x¸c ®Þnh c¸c gi¸ trÞ gia l−îng rêi r¹c (gia l−îng theo giai ®o¹n) phï hîp víi mét biÓu ®å thùc hiÖn nµo ®ã. ViÖc hoµn thµnh c¸c gia l−îng theo giai ®o¹n nµy dÉn ®Õn c¸c kÕt qu¶ vËt chÊt cô thÓ. - C¸c c«ng viÖc kh«ng thÓ ®o l−êng lµ c¸c c«ng viÖc kh«ng thÓ ph©n chia thµnh c¸c gia l−îng hoÆc mèc thêi gian. VÝ dô nh− c¸c trî gióp tinh thÇn cña cÊp trªn, c¸c vËn ®éng hµnh lang. §o l−êng tiÕn tr×nh lμ viÖc xem xÐt vμ ghi nhËn c¸c kÕt qu¶ thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n theo c¸c lÞch tr×nh ®· ®Þnh s½n vÒ c¸c khÝa c¹nh thêi gian, chÊt l−îng vμ chi phÝ. Ngay tõ thêi ®iÓm b¾t ®Çu thùc hiÖn dù ¸n, nhiÖm vô ®¸nh gi¸ c¸c th«ng sè thùc tÕ cña c¸c c«ng viÖc vµ so s¸nh chóng víi c¸c sè liÖu kÕ ho¹ch trë thµnh tr¸ch nhiÖm c¬ b¶n cña nhµ qu¶n lý dù ¸n. §Ó thèng kª c¸c d÷ liÖu thùc tÕ vµ cËp nhËt mét c¸ch hÖ thèng th«ng tin vÒ t×nh h×nh dù ¸n cÇn ph¶i cã c¸c b¸o c¸o. C¸c b¸o c¸o nµy ®−îc gäi chung lµ b¸o c¸o tiÕn ®é dù ¸n. LËp b¸o c¸o tiÕn ®é dù ¸n lμ viÖc thu thËp vμ tr×nh bμy c¸c d÷ liÖu thùc tÕ b»ng v¨n b¶n vÒ t×nh h×nh thùc hiÖn dù ¸n ®−îc cËp nhËt cho ®Õn thêi ®iÓm b¸o c¸o cña nh÷ng ng−êi thùc thi vμ qu¶n lý dù ¸n cÊp d−íi cho c¸c cÊp qu¶n lý cao h¬n. CÇn ph¶i cã lÞch tr×nh vµ thñ tôc lËp b¸o c¸o tiÕn ®é dù ¸n. C¸c b¸o c¸o nµy cÇn thiÕt ®Ó ®¸p øng yªu cÇu cña nhµ tµi trî, ®¬n vÞ vay vèn, c¸c tæ chøc bªn ngoµi kh¸c vµ cho chÝnh tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n. Th«ng tin cÇn thiÕt cho cho b¸o c¸o tiÕn ®é thay ®æi tuú theo b¶n chÊt cña dù ¸n, h×nh thøc vµ møc ®é chi tiÕt cña b¸o c¸o tuú theo cÊp qu¶n lý nhËn b¸o c¸o. NghÜa lµ c¸c b¸o c¸o göi chñ nhiÖm dù ¸n ph¶i chi tiÕt h¬n so víi c¸c b¸o c¸o göi lªn cÊp trªn vµ cho nhµ tµi trî. §Ó phôc vô cho môc tiªu gi¸m s¸t dù ¸n, chñ nhiÖm dù ¸n cÇn cã nh÷ng th«ng tin ®ñ chi tiÕt ®Ó cã thÓ x¸c ®Þnh ngay ®−îc vÊn ®Ò vµ t×m c¸ch gi¶i quyÕt. CBA 4.2. Ph©n tÝch kÕt qu¶ Ph©n tÝch kÕt qu¶ lμ qu¸ tr×nh so s¸nh c¸c kÕt qu¶ thu ®−îc trong c¸c b¸o c¸o víi kÕ ho¹ch nh»m ph¸t hiÖn c¸c sai lÖch, ph©n tÝch xu h−íng c¸c sai lÖch ®Ó cã thÓ cã c¸c ph¶n øng kÞp thêi nh»m môc ®Ých gi¶m thiÓu t¸c h¹i cña chóng còng nh− ng¨n ngõa c¸c sai lÖch cã thÓ x¶y ra. Ph©n tÝch kÕt qu¶ cã thÓ lµ vÒ thêi gian thùc hiÖn dù ¸n, vÒ chi phÝ, ph©n tÝch vÒ chÊt l−îng, c¸c thay ®æi thiÕt kÕ v.v... 4.3. Ho¹t ®éng ®iÒu chØnh dù ¸n Sau khi x¸c ®Þnh ®−îc c¸c sai kh¸c, nhµ qu¶n lý dù ¸n cÇn ph¶i ®−a ra c¸c gi¶i ph¸p chÊn chØnh t−¬ng øng, kÞp thêi. KÞp thêi nghÜa lµ c¸c hµnh ®éng chÊn chØnh nµy cµng sím cµng tèt. §Æc biÖt, c¸c ho¹t ®éng nh»m thiÕt lËp l¹i sù kiÓm so¸t dù ¸n cÇn ®−îc lªn kÕ ho¹ch kü cµng. Cã thÓ cã 5 ph−¬ng ¸n hµnh ®éng nh»m chÊn chØnh dù ¸n khi cã sai kh¸c so víi kÕ ho¹ch. C¸c ph−¬ng ¸n ®ã lµ: a. T×m mét ph−¬ng ¸n (c¬ héi) gi¶i quyÕt kh¸c Tr−íc tiªn cÇn ph¶i xem xÐt c¸c kh¶ n¨ng liªn quan ®Õn viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc nhê c«ng nghÖ míi hoÆc c¸c quyÕt ®Þnh mang tÝnh tæ chøc. VÝ dô, thay ®æi tr×nh tù thùc hiÖn mét sè c«ng viÖc nhÊt ®Þnh nµo ®ã. b. Xem xÐt l¹i chi phÝ
Ph−¬ng ph¸p tiÕp cËn nµy ®ång nghÜa víi viÖc t¨ng khèi l−îng c«ng viÖc vµ ®iÒu phèi thªm c¸c nguån lùc cho nã. QuyÕt ®Þnh d¹ng nµy cã thÓ g©y thªm c¨ng th¼ng cho c¸c nguån lùc hiÖn hµnh hoÆc ph¶i thu hót thªm nguån lùc kh¸c nh− thªm nh©n lùc, m¸y mãc thiÕt bÞ, nguyªn vËt liÖu... QuyÕt ®Þnh nµy th−êng ®−îc ®−a ra khi cÇn ph¶i triÖt tiªu sù chËm trÔ vÒ mÆt thêi gian cña dù ¸n. c. Xem xÐt l¹i thêi h¹n Ph−¬ng ph¸p tiÕp cËn nµy ®ång nghÜa víi viÖc thêi h¹n hoµn thµnh c«ng viÖc sÏ bÞ ®Èy lïi. L·nh ®¹o dù ¸n cã thÓ ®−a ra quyÕt ®Þnh d¹ng nµy trong tr−êng hîp cã nh÷ng h¹n chÕ kh¾t khe vÒ chi phÝ. d. Xem xÐt l¹i quy m«/néi dung c¸c c«ng viÖc dù ¸n QuyÕt ®Þnh d¹ng nµy cã nghÜa lµ quy m« dù ¸n cã thÓ thay ®æi theo h−íng thu nhá vµ chØ mét phÇn trong c¸c kÕt qu¶ ®· ho¹ch ®Þnh sÏ ®−îc hoµn thµnh. CÇn ph¶i nãi thªm r»ng vÊn ®Ò nµy kh«ng liªn quan ®Õn chÊt l−îng cña c¸c c«ng viÖc dù ¸n. e. Dõng dù ¸n §©y sÏ lµ quyÕt ®Þnh nÆng nÒ vµ khã kh¨n nhÊt, nh−ng nã cã thÓ ®−îc ®−a ra nÕu c¸c chi phÝ cho dù ¸n theo dù b¸o v−ît qu¸ c¸c thu nhËp mong ®îi. QuyÕt ®Þnh dõng dù ¸n ngoµi c¸c khÝa c¹nh kinh tÕ thuÇn tuý cßn cÇn ph¶i v−ît qua c¸c rµo c¶n t©m lý liªn quan tíi quyÒn lîi cña c¸c thµnh viªn kh¸c nhau cña dù ¸n . iii. kÕt luËn Gi¸m s¸t lµ mét chøc n¨ng quan träng cña qu¶n lý dù ¸n. Nhê thùc hiÖn tèt chøc n¨ng nµy nhµ qu¶n lý dù ¸n cã thÓ ph¸t hiÖn sím c¸c trôc trÆc ®Ó kÞp thêi chÊn chØnh (thËm chÝ, nÕu cÇn CBA thiÕt, lµ dõng dù ¸n) hoÆc c¸c c¬ héi ®Ó khai th¸c chóng. Tµi liÖu tham kh¶o [1]. GS. VS. I. I. Madur. Qu¶n lý dù ¸n. NXB ¤-mª-ga, M¸t-xc¬-va 2004. B¶n tiÕng Nga. [2]. ThS. Tõ Quang Ph−¬ng. Gi¸o tr×nh qu¶n lý dù ¸n ®Çu t−. NXB Gi¸o dôc 2001. [3]. Avraham Stub; Jonathan F.; Shlomo Globerson. Qu¶n lý dù ¸n, kü thuËt, c«ng nghÖ vµ thùc thi. Biªn dÞch: ThS. NguyÔn H÷u V−¬ng. [4]. ViÖn Nghiªn cøu Qu¶n lý dù ¸n Quèc tÕ (PMI). CÈm nang c¸c kiÕn thøc c¬ b¶n vÒ qu¶n lý dù ¸n. [5]. VS. TS. NguyÔn V¨n §¸ng. Qu¶n lý dù ¸n (theo ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc RD 62/2000). NXB Thèng kª 2002. [6]. VS. TS. NguyÔn V¨n §¸ng. Qu¶n lý dù ¸n x©y dùng (theo ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc RD 66/2001). NXB Thèng kª 2003. [7]. NguyÔn Xu©n H¶i. Qu¶n lý dù ¸n nh×n tõ gãc ®é Nhµ n−íc, nhµ ®Çu t−, nhµ t− vÊn, nhµ thÇu. NXB X©y dùng. Hµ néi - 2002. [8]. ¢u ChÊn Tu (chñ biªn), TriÖu L©m, TriÖu Thuþ Thanh, Hoμng T« Sinh. Sæ tay gi¸m s¸t thi c«ng c«ng tr×nh x©y dùng. NXB X©y dùng - 1999♦