Đề cương Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý

Chia sẻ: Nam Đỗ Minh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:244

Thêm vào BST

Báo xấu

43
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Đề cương Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý" bao gồm 6 chương với các nội dung đại cương về phát triển hệ thống thông tin quản lý; khảo sát hiện trạng và xác định yêu cầu nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý; phân tích hệ thống về chức năng; phân tích hệ thống thông tin quản lý về mặt dữ liệu; thiết kế hệ thống thông tin quản lý; cài đặt - kiểm thử - triển khai và bảo trì hệ thống thông tin quản lý.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề cương Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý

BỘ TÀI CHÍNH ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – QUẢN TRN KINH DOANH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ  ThS. Đỗ Minh Nam ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Hưng yên, năm 2016
MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH VẼ .....................................................................................................7 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VÀ TỪ TIẾNG ANH .......................................................9 LỜI NÓI ĐẦU ..................................................................................................................10 CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ......................................................................................................................................12 1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý ................................................................12 1.1.1. Hệ thống ...................................................................................................................12 1.1.2. Hệ thống thông tin ...................................................................................................16 1.1.3. Hệ thống thông tin quản lý ......................................................................................17 1.1.4. Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý .................................................................19 1.2. Các phương pháp tiếp cận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin ...................22 1.2.1. Ba thành phần của một phương pháp ......................................................................22 1.2.2. Một số phương pháp phân tích và thiết kế...............................................................23 1.2.3. Những khó khăn đối với các phương pháp phân tích và thiết kế ............................29 1.2.4. Phương pháp được đề cập trong tài liệu .................................................................30 1.3. Vòng đời phát triển hệ thống ...................................................................................30 1.3.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án ...............................................................................30 1.3.2. Phân tích hệ thống ...................................................................................................32 1.3.3. Thiết kế hệ thống ......................................................................................................32 1.3.4. Triển khai hệ thống ..................................................................................................33 1.3.5. Vận hành và bảo trì..................................................................................................33 1.4. Sự phát triển hệ thống ..............................................................................................34 1.4.1. Chu trình phát triển hệ thống ..................................................................................34 1.4.2. Mô hình hóa hệ thống ..............................................................................................40 1.5. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin .....................................................43 1.5.1. Phương pháp sử dụng phần mềm đóng gói .............................................................43 1.5.2. Phát triển hệ thống do người sử dụng thực hiện .....................................................45 1.5.3. Phương pháp thuê bao .............................................................................................45 1.6. Xây dựng thành công HTTT....................................................................................46 1.6.1. Khái niệm về HTTT được xây dựng thành công ......................................................46 1.6.2. Những vấn đề đặt ra của việc xây dựng HTTT ........................................................46 1.6.3. Tự động hóa các hoạt động phát triển hệ thống ......................................................47 1.6.4. Quản lý dự án phát triển HTTT ...............................................................................47 1.7. Sơ đồ tổng quát quá trình phân tích thiết kế HTTT .............................................47 1.8. Vấn đề con người trong phát triển hệ thống thông tin quản lý ............................49 1.8.1. Các vấn đề hệ thống.................................................................................................49 2
1.8.2. Các nhu cầu tổ chức ................................................................................................49 1.8.3. Nhu cầu của người sử dụng .....................................................................................49 1.8.4. Vai trò và đào tạo các nhà quản lý ..........................................................................50 1.8.5. Các nhân viên trong tổ chức ...................................................................................50 1.8.6. Vai trò của phân tích viên hệ thống .........................................................................51 Câu hỏi cuối chương ........................................................................................................53 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC ĐNNH YÊU CẦU NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ..........................................................................54 2.1. Khảo sát, thu thập thông tin của hệ thống .............................................................54 2.1.1. Quá trình khảo sát ...................................................................................................54 2.1.2. Nguồn thông tin và phương pháp thu thập thông tin phù hợp ................................55 2.2. Một số phương pháp khảo sát hiện trạng ...............................................................57 2.2.1. Nghiên cứu tài liệu ...................................................................................................58 2.2.2. Phương pháp quan sát .............................................................................................59 2.2.3. Phương pháp phỏng vấn ..........................................................................................60 2.2.4. Phương pháp bảng hỏi.............................................................................................65 2.2.5. Phương pháp mẫu bản ghi .......................................................................................66 2.3. Các quy trình điều tra ..............................................................................................66 2.4. Phê phán hiện trạng ..................................................................................................67 2.5. Xác định yêu cầu hệ thống. ......................................................................................68 2.5.1. Xác đinh phạm vi và các hạn chế ............................................................................68 2.5.2. Phác họa các giải pháp và cân nhắc tính khả thi. ...................................................69 2.5.3. Phương pháp hiện đại để xác định yêu cầu .............................................................70 2.6. Các khái niệm sử dụng trong khảo sát ...................................................................72 2.6.1. Chức năng – công việc .............................................................................................72 2.6.2. Các thủ tục và quy tắc nghiệp vụ .............................................................................72 2.6.3. Các hồ sơ tài liệu – các thực thể dữ liệu .................................................................73 2.6.4. Lưu đồ quy trình nghiệp vụ hệ thống .......................................................................73 2.7. Các bước thực hiện sau khảo sát .............................................................................80 2.7.1. Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát ....................................................................................80 2.7.2. Tổng hợp kết quả khảo sát .......................................................................................80 2.7.3. Hợp thức hóa kết quả khảo sát ................................................................................81 Bài tập cuối chương 2 ......................................................................................................82 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG ......................................84 3.1. Tổng quan ..................................................................................................................84 3.2. Phân tích từ trên xuống ............................................................................................86 3.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng ....................................................................................86 3
3.2.2. Ý nghĩa của mô hình ................................................................................................87 3.2.3. Xây dựng mô hình ....................................................................................................87 3.2.4. Hai dạng khác nhau của biểu đồ phân rã chức năng ..............................................89 3.3. Phân tích phạm vi hệ thống ....................................................................................90 3.3.1. Ma trận yếu tố quyết định thành công - chức năng .................................................90 3.3.2. Ma trận thực thể-chức năng ....................................................................................91 3.4. Xây dựng dòng thông tin nghiệp vụ ........................................................................93 3.4.1. Định nghĩa và ký pháp .............................................................................................93 3.4.2. Một số quy tắc vẽ biểu đồ luồng dữ liệu ..................................................................97 3.5. Phát triển các biểu đồ luồng dữ liệu của một ứng dụng ......................................101 3.5.1. Các loại biểu đồ luồng dữ liệu khác nhau .............................................................101 3.5.2. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống .............................................................................102 3.5.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh .............................................................................104 3.5.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ....................................................................107 3.5.5. Phát triển các biểu đồ là một quá trình lặp ...........................................................108 3.6. Sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu để phân tích .........................................................109 3.7. Chuyển DFD mức vật lý sang DFD mức logic .....................................................109 3.7.1. Khái niệm DFD mức vật lý và mức logic ..............................................................109 3.7.2. Phương pháp chuyển đổi .......................................................................................110 3.7.3. Chuyển DFD từ hệ thống cũ sang hệ thống mới ...................................................112 3.8. Kiểm chứng tính đúng mô hình DFD....................................................................114 3.8.1. Định nghĩa cơ bản ................................................................................................114 3.8.2. Quan hệ tiền định ...................................................................................................117 3.8.3. Kiểm chứng hình thức sơ đồ luồng dữ liệu ............................................................118 Bài tập chương 3 ............................................................................................................123 CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VỀ MẶT DỮ LIỆU ................................................................................................................................124 4.1. Một số phương tiện sơ đẳng để diễn tả và quản lý dữ liệu .................................124 4.1.1. Mã hoá dữ liệu .......................................................................................................124 4.1.2. Từ điển dữ liệu .......................................................................................................126 4.2. Mô hình thực thể - liên kết .....................................................................................128 4.2.1. Sử dụng mô hình quan niệm bậc cao cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu ....................128 4.2.2. Các thành phần cơ bản của mô hình ER ...............................................................129 4.2.3. Ví dụ về thiết kế mô hình thực thể liên kết .............................................................138 4.3. Mô hình quan hệ .....................................................................................................141 4.3.1. Các khái niệm của mô hình quan hệ ......................................................................144 4.3.2. Các ràng buộc quan hệ, lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ ........................................148 4.3.3. Chuyển đổi mô hình ER thành mô hình quan hệ ...................................................154 4
4.4. Phụ thuộc hàm và chu6n hóa cơ sở dữ liệu quan hệ ...........................................157 4.4.1. Các nguyên tắc thiết kế lược đồ quan hệ ...............................................................158 4.4.2. Các phụ thuộc hàm ................................................................................................161 4.4.3. Các dạng chu(n dựa trên khóa chính ....................................................................167 4.4.4. Một số ví dụ về chu(n hoá .....................................................................................172 Bài tập chương 4 ............................................................................................................175 CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ HỆ THÔNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ............................176 5.1. Tổng quan về giai đoạn thiết kế .............................................................................176 5.2. Thiết kế tổng thể chương trình ..............................................................................177 5.2.1. Phân định hệ thống máy tính – thủ công ...............................................................177 5.2.2. Phân định các hệ thống con máy tính ....................................................................180 5.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu ..............................................................................................181 5.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý ....................................................................................181 5.3.2 Thiết kế các trường .................................................................................................182 5.3.4 Thiết kế các file .......................................................................................................182 5.3.5. Các hệ quản lý tệp tin ............................................................................................183 5.3.6. Các cấu trúc dữ liệu và phương thức truy nhập ....................................................183 5.3.7. Thiết kế kiểm soát các tệp tin ................................................................................184 5.3.8. Xác định quy mô file và không gian lưu trữ cần thiết............................................184 5.4. Thiết kế giao diện nguời sử dụng .........................................................................186 5.4.1. Mục đích.................................................................................................................186 5.4.2. Các chỉ dẫn về thiết kế giao diện người dùng .......................................................187 5.4.3. Thiết kế đầu vào hệ thống .....................................................................................188 5.4.4. Thiết kế đầu ra .......................................................................................................189 5.4.5 Thiết kế thủ tục người dùng ....................................................................................190 5.4.6. Thiết kế đối thoại trên màn hình ............................................................................191 5.5.Thiết kế các kiểm soát .............................................................................................192 5.5.1 Tổng quan thiết kế kiểm soát .................................................................................192 5.5.2. Nghiên cứu việc kiểm tra các thông tin thu nhập hay xuất ra ...............................192 5.5.3. Các giai đoạn tiếp cận kỹ thuật phân tích các kiểm soát ......................................193 5.5.4 Các kỹ thuật bảo mật ..............................................................................................194 5.5.5. Phân biệt quyền riêng tư ........................................................................................194 5.5.6. Nghiên cứu khả năng gián đoạn chương trình và sự phục hồi..............................194 5.6. Thiết kế chi tiết chương trình ................................................................................195 5.6.1 Tổng quan thiết kế chương trình .............................................................................195 5.6.2. Mô đun chương trình .............................................................................................196 5.6.3. Thiết kế cấu trúc.....................................................................................................197 5.6.4. Công cụ để diễn tả cấu trúc chương trình - Lược đồ cấu trúc chương trình ........197 5.6.5. Chất lượng của lược đồ cấu trúc (LCT) ................................................................199 5.6.7. Đóng gói thành modun tải .....................................................................................208 5.6.8. Đặc tả các mô đun .................................................................................................208 5
5.6.8. Lập các mẫu thử (test) ...........................................................................................210 5.7. Hồ sơ thiết kế ...........................................................................................................211 5.7.1. Mô hình dữ liệu tổng thể ........................................................................................212 5.7.2. Thiết kế chi tiết dữ liệu...........................................................................................212 5.7.3. Mô hình chức năng tổng thể ..................................................................................212 5.7.4. Thiết kế chi tiết chức năng .....................................................................................212 5.7.5. Thiết kế thủ tục và kết nối giữa chức năng và cơ sở dữ liệu .................................213 Bài tập chương 5 ............................................................................................................214 CHƯƠNG 6: CÀI ĐẶT - KIỂM THỬ - TRIỂN KHAI VÀ BẢO TRÌ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ...............................................................................................215 6.1. Cài đặt chương trình ..............................................................................................215 6.1.1. Thành lập tổ cài đặt ...............................................................................................215 6.1.2. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình .................................................................................215 6.1.3. Soạn thảo chương trình cho từng module xử lý .....................................................215 6.2. Kiểm thử chương trình ...........................................................................................215 6.2.1. Các bước kiểm thử .................................................................................................216 6.2.2. Vai trò của người dùng trong giai đoạn kiểm thử .................................................220 6.3. Triển khai hệ thống.................................................................................................221 6.3.1 Lên lịch và phân công nhiệm vụ .............................................................................221 6.3.2 Thu mua và cài đặt phần cứng................................................................................223 6.3.3 Thay đổi hệ thống....................................................................................................225 6.3.4. Đ(y nhanh quá trình chuyển đổi............................................................................228 6.4. Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng .............................................................................228 6.5. Bảo trì – Nâng cấp hệ thống ...................................................................................229 3.2.5. Ví dụ xây dựng sơ đồ phân cấp chức .....................................................................234 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................237 6
DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1 Mô hình vận hành tổng quát của hệ thống .................................................... 16 Hình 1.2 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống ............................................................ 16 Hình 1.3. Dòng thông tin trong tổ chức nhiều cấp ....................................................... 18 Hình 1.4. Lĩnh vực quản lý của một phân hệ ................................................................ 19 Hình 1.5. Hệ thống thông tin của công ty có 3 phân hệ .............................................. 20 Hình 1.6. Sơ đồ ghi sổ kế toán chi tiết NVL phương pháp sổ số dư ............................. 22 Hình 1.7. Mô hình hình thác nước của vòng đời phát triển hệ thống .......................... 31 Hình 1.8. Chu trình hình thác nước .............................................................................. 35 Hình 1.9. Chu trình phát triển hình V ........................................................................... 36 Hình 1.10. Chu trình phát triển tăng trưởng ................................................................ 36 Hình 1.11. Chu trình xoắn ốc ...................................................................................... 37 Hình 1.12. Quy trình phát triển hệ thống theo chu trình hình xoắn ốc ....................... 38 Hình 1.13. Chu trình lắp ráp từng thành phần ............................................................. 39 Hình 1.14: Các hướng mô hình hoá ............................................................................ 42 Hình 1.15. Mô hình chung sử dụng phần mềm đóng gói .............................................. 44 Hình 1.16. Sơ đồ tổng quát quá trình phân tích, thiết kế hệ thốn thông tin ............... 49 Hình 2.1. Sơ đồ quy trình điều tra hiện trạng hệ thống thông tin ................................ 55 Hình 2.2. Lưu đồ nghiệp vụ hệ thống trong lúc phỏng vấn .......................................... 64 Hình 3.1. Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thể hiện trên hai mức độ mô hình hóa ....................................................................................................................................... 85 Hình 3.2. Mô hình giả lập sơ đồ phân rã chức năng .................................................... 87 Hình 3.3. Sơ đồ phân cấp chức năng chu trình kế toán doanh thu .............................. 89 Hình 3.4 . Quá trình phân rã sơ đồ luồng dữ liệu ...................................................... 100 Hình 3.5: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý chu trình kế toán doah thu................. 104 Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 (mức đỉnh) chu trình kế toán doanh thu ...... 105 Hình 3.7. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng “Quản lý đơn hàng”.. 108 Hình 3.8. Sơ đồ ngữ cảnh hệ cung ứng vật tư ............................................................ 111 Hình 3.9. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ............................................................................. 111 Hình 3.10. Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic hệ cung ứng vật tư ................................ 112 Hình 3.11. Biểu đồ luồng dữ liệu logic hệ cung ứng vật tư ........................................ 114 Hình 3.12: Mô hình kiểm chứng tín dụng của khách hàng (D31) .............................. 115 7
Hình 3.13 Một tiến trình cha (a); một sơ đồ phân rã từ tiến trình cha (b)................. 119 Hình 4.1. Các bước chính của việc phân tích và thiết kế phần mềm .......................... 129 Hình 4.2. Biểu diễn thực thể và các thuộc tính ........................................................... 133 Hình 4.3. Lược đồ và sơ đồ tham chiếu ...................................................................... 153 Hình 4.4. Sơ đồ quá trình chu(n hóa .......................................................................... 172 Hình 5.1. Phân định máy tính và thủ công ................................................................. 177 Hình 5.2. Sơ đồ mức đỉnh hệ thống chọn nhà cung cấp ............................................. 178 Hình 5.3. Phân rã thành các chức năng nhỏ hơn ....................................................... 179 Hình 5.4a. và 5.4b Mô hình tương tác giữa các mô đun ............................................ 201 Hình 5.5. Tương tác dữ liệu vòng vèo: “bảng ghi chính chuyển qua mođun tương tác nhãn không cần thiết “Trích [2]" ............................................................................... 202 Hình 5.6. Ba mô đun tương tác nhãn không cần thiết [2] .......................................... 203 Hình 5.7. Hai module tương tác điều khiển [2] .......................................................... 203 Hình 5.8. Xác định trung tâm biến đổi [Trích 2] ....................................................... 205 Hình 6.1. Các bước kiểm tra hệ thống ........................................................................ 217 Hình 6.2. Mạng CPM của bảng 6.1 ........................................................................... 223 Hình 6.3. Chuyển đổi song song ................................................................................. 227 Hình 6.4 Chuyển đổi theo pha .................................................................................... 227 8
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1. Phân loại các phương pháp điều tra ................................................................58 Bảng 2.2: Các phương pháp hiện đại để xác định yêu cầu của hệ thống ........................70 Bảng 3.1: sơ đồ tổ chức xí nghiệp dạng công ty ...............................................................90 Bảng 3.2. Ma trận quyết định yếu tố thành công - chức năng .........................................91 Bảng 3.3: Tóm tắt ký pháp trên sơ đồ luồng dữ liệu ........................................................96 Bảng 4.1. Kiểu thực thể và tập thực thể ..........................................................................132 Bảng 4.2: Quan hệ SINHVIEN ....................................................................................... 145 Bảng 6.1. Biểu đồ Gantt cho việc triển khai hệ thống ....................................................223 Bảng 6.2. Biểu đồ CPM dạng bảng cho việc triển khai .................................................224 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VÀ TỪ TIẾNG ANH Từ viết tắt tiếng việt Từ tiếng anh Tiếng Việt hoặc tiếng anh BFD Business function diagram Biểu đồ chức năng nghiệp vụ kinh doanh BFD Bussines function diagram Sơ đồ chức năng kinh doanh CD Context diagram Sơ đồ ngữ cảnh D/D Data Dictionary Từ điển dữ liệu DF Data flow Luồng dữ liệu DFD Data flow diagram Sơ đồ luồng dữ liệu (biểu đồ dòng dữ liệu) DS Data store Kho dữ liệu GTGT Giá trị gia tăng HFD Hierachical function diagram Sơ đồ phân cấp chức năng HTTT Hệ thống thông tin HTTTQL Hệ thống thông tin lý MIS Management informaiton Hệ thống thông tin lý system 9
LỜI NÓI ĐẦU Công nghệ thông tin ở nước ta đang bước vào thời kỳ triển khai rộng rãi các ứng dụng của tin học cho các tổ chức, các xí nghiệp, và các tập đoàn kinh tế. Hệ thống thông tin tin học là một ứng dụng đầy đủ nhất các thành tựu của công nghệ thông tin áp dụng cho tổ chức. Trong thời đại thông tin, không một tổ chức nào không áp dụng tin học. Việc áp dụng tin học cho tổ chức thì việc xây dựng hệ thống thông tin là tất yếu, nhu cầu này càng gia tăng khi tổ chức càng phát triển và hội nhập với thế giới bên ngoài. Nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin ngày càng tăng cả về quy mô và sự phức tạp của hệ thống. Đặc thù riêng của hệ thống thông tin không giống với các sản phNm phần mềm khác là sản phNm sau không giống với sản phNm trước nó tạo ra, với quy mô và độ phức tạp của nó ngày càng tăng. Do vậy việc phân tích và thiết kế trở thành một yêu cầu bắt buộc để có được một hệ thống tốt, đầy đủ và hoàn thiện về chức năng. Việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý cho các tổ chức, doanh nghiệp như công việc đi xây nhà, người phân tích và thiết kế hệ thống chính là kiến trúc sư vẽ ra bản vẽ cho ngôi nhà. Để có cái nhìn tổng thể về hệ thống thông tin và cũng như xây dựng được các phần mềm dù lớn hay nhỏ thì bạn phải có kỹ năng phân tích và thiết kế hệ thống. Dù bạn là lập trình viên hay quản lý dự án phát triển hệ thống thông tin thì bạn cũng phải có kỹ năng phân tích và thiết kế hệ thống, chí ít là đọc được bản vẽ về hệ thống. Phân tích và thiết kế hệ thống có những phương pháp khác nhau, công cụ và kỹ thuật khác nhau, tuy nhiên để nắm bắt được điều này đòi hỏi phải có kinh nghiệm. Nhưng về cơ bản thì việc phân tích và thiết kế, cần có bốn kỹ năng chủ yếu sau mà bất kỳ ai làm công nghệ thông tin cũng phải biết: Kỹ năng phân tích, kỹ năng công nghệ thông tin, kỹ năng về nghiệp vụ và kỹ năng về giao tiếp. Trong lĩnh vực sản xuất phần mềm, nếu chỉ là lập trình viên thì bạn chỉ là chú ong thợ lập trình mà thôi. Đó là công đoạn gần cuối trong quy trình xây dựng một hệ thống thông tin quản lý. Chính các phân tích viên hệ thống là những kiến trúc sư nhằm phân tích các vấn đề để hình thành nên hệ thống thông tin, rồi thiết kế thành các module chức năng, giao diện chương trình,…. Và khi có các module chức năng, với các đặc tả liên quan đến đầu vào, đầu ra, quy trình xử lý nghiệp vụ, kèm theo là dữ liệu kiểm thử, rồi mới giao cho lập trình viên viết các mã lệnh chương trình theo một ngôn ngữ chỉ định nào đó để thực hiện các chức năng này trên hệ thống máy tính. 10
Hiện nay ở Việt nam, do hệ thống đào tạo chưa chú trọng đúng mức nên chỉ đào tạo ra các lập trình viên, chứ các kiến trúc sư phần mềm của chúng ta rất ít, hầu hết sinh viên khi ra trường không biết thiết kế các phần mềm, mà chỉ là người gia công phần mềm, nếu có thì cũng chỉ là những sản phNm nhỏ, tính ứng dụng không được rộng rãi và phổ biến. Do vậy, kỹ năng phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là bắt buộc học đối với sinh viên, ít nhất cũng phải biết đọc các bản vẽ phần mềm, và hơn thế nữa là có thể tham gia vào các dự án phát triển hệ thống thông tin khi ra trường. Tuy nhiên, do thời lượng môn học có hạn, nên trong tài liệu này chỉ trình bày các giai đoạn phát triển phần mềm với một phương pháp, kỹ thuật và công cụ để phân tích và thiết kế là hướng cấu trúc. Mặt khác, ở nội dung không thể trình bày toàn bộ chi tiết các bước liên quan đến toàn bộ quá trình xây dựng một hệ thống. Tuy nhiên cũng đã nêu được các bước cơ bản để nắm được các bước xây dựng và có cái nhìn nhất định về việc phát triển một hệ thống thông tin, còn rất nhiều vấn đề đặt ra mà trong nội dung môn học này không thể giải quyết được hết, do vậy sinh viên cần phải tiếp tục tìm hiểu và nghiên cứu các vấn đề sau này. Xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp trong bộ môn tin học và các em sinh viên trong khoa đã đóng góp ý kiến để bản thảo hoàn thiện hơn, đặc biệt xin chân thành cảm ơn thầy Tạ Minh Châu - Trưởng khoa Hệ thống thông tin quản lý; Trường Đại học Tài chính – Quản trị kinh doanh đã tận tình động viên trong quá trình hoàn thiện bài giảng. 11
Chương 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Phát triển hệ thống thông tin (HTTT) là một quá trình tạo ra một hệ thống thông tin cho tổ chức. Quá trình đó bắt đầu từ khi nêu vấn đề cho đến khi đưa hệ thống vào vận hành trong tổ chức. Với lịch sử nhiều năm phát triển HTTT, những cơ sở lý luận phát triển HTTT đã không ngừng hoàn thiện và bổ sung cho phù hợp với sự phát triển về công nghệ và các điều kiện môi trường đã biến đổi; đặc biệt là yêu cầu của người dùng. Trong chương này đưa ra các khái niệm tiếp cận từ lý thuyết hệ thống, lý thuyết thông tin, thông tin quản lý, các quyết định của các cấp quản lý, hệ thống thông tin, cấu trúc hệ thống thông tin, quy trình xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin, các trường phái mô hình hóa cho việc phát triển HTTT, đưa ra quy trình tổng quát để xây dựng HTTT, có khái niệm về việc xây dựng HTTT thành công, và vấn đề con người trong việc xây dựng HTTT. 1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý 1.1.1. Hệ thống Hệ thống: Hệ thống là tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau cùng hoạt động nhằm đạt được mục đích chung của hệ thống. Ví dụ 1.1. Như hệ thống mặt trời, thì các phần tử của hệ thống này là các hành tinh có mối quan hệ chặt chẽ bằng lực hấp dẫn nhằm mục đích chung là duy sự ổn định và cân bằng, đồng thời các hành tinh duy trì được quỹ đạo của mình trong hệ mặt trời. Một ví dụ khác là hệ thống doanh nghiệp, xét về một khía cạnh nào đó thì các bộ phận trong doanh nghiệp là các phần tử, mỗi bộ phận lại có chức trác nhiệm vụ riêng của mình và có mối liên hệ với các bộ phận khác và có mối liên hệ với bên ngoài làm đầu ra hay đầu vào doanh nghiệp, các bộ phận của doanh nghiệp hoạt động hoàn thành nhiệm vụ được doanh nghiệp giao và kết với bộ phận khác mục đích cuối cùng là đạt được mục đích chung của doanh nghiệp như giữ vững và ổn định hoạt động của doanh nghiệp, gây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp, tạo dựng uy tín trên thị trường,….. Cụ thể trong phần này ta đi xem xét hệ thống thông tin. Một hệ thống bao gồm các thành phần và đặc điểm như sau: a. Phần tử Phần tử: Là tế bào của hệ thống, có tính độc lập tương đối tạo nên hệ thống, để hiểu hệ thống, phải biết trạng thái của phần tử và trạng thái mối liên hệ giữa chúng. Các phần tử dù thuộc loại gì thì cũng là các thành phần tạo nên hệ thống, vì vậy nó được hiểu theo nghĩa rất rộng 12
- Các phần tử có thể rất đa dạng: Các phần tử có thể định tính được như các vật, các bộ phận, đơn vị, các thành viên, các thành phần, …., ví như trong hệ mặt trời thì các phần tử là mặt trời, trái đất, sao thổ, …; như hệ thống triết học thì bao gồm các phạm trù và các quy luật là những phần tử trừu tượng. - Các phần tử không chỉ đơn giản là các phần tử mang tính chất thuần tuý là phần tử mà trong mỗi phần tử khi xét đến nó, trong mỗi phần tử đó lại có các phần tử con, điều đó có nghĩa là hệ thống mang tính phân cấp. Khi xét một hệ thống có các phần tử, khi xét các phần tử có thể nó lại là một hệ thống con. Ví dụ 1.2: Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, khi xem xét ở mức tổng quát thì phần tử của chúng là các phân hệ như quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và marketing, phân hệ kế toán và tài chính. Và khi các xét chi tiết các phân hệ nà thì chính nó lại trở thành một hệ thống con như hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống thông tin quản lý sản xuất,… b. Thuộc tính của các phần tử Thuộc tính: Là bản chất cố hữu của phần tử trong những điều kiện bình thường, chỉ thay đổi khi điều kiện thay đổi, các phần tử dù bản chất gì đều có các tính chất hoặc các đặc trưng, gọi là thuộc tính, mọi thuộc tính đều biểu hiện bề ngoài cho sự tồn tại của phần tử, để người ta có thể quan sát và biết được. Phần tử ít nhiều cũng có tác động nên sự hoạt động của hệ thống dưới nhiều khía cạnh khác nhau. Sự hoạt động của hệ thống bao giờ cũng làm thay đổi các đặc trưng của phần trong nó, việc chọn lựa phần tử trong hệ thống là hết sức quan trọng bởi vì nó có thể tác động tích cực nên hệ thống, cũng có thể tác động tiêu cực nên hệ thống. c. Quan hệ giữa các phần tử Quan hệ giữa các phần tử: Các phần tử có mối quan hệ tương tác lẫn nhau theo cách thức và quan hệ đã định trước do luật của hệ thống quy định, mối quan hệ này có thể thúc đ(y hệ thống hoạt động tốt hơn, có thể làm cho hệ thống hoạt động kém hiệu quả. Ví dụ 1.3: Ta coi nhà trường là một hệ thống, ở một mức độ tổng quát thì trong nhà trường có các phần tử là ban giám hiệu, các phòng ban, các khoa, các bộ môn, và các trung tâm, mỗi phần tử này đều có tác động qua lại lẫn nhau theo một quy chế đã định sẵn do quy định của nhà trường thông qua đó ta gọi là luật của hệ thống. Các phần tử này có thể là tác động tới nhau theo hướng tích cực làm cho hoạt động của hệ thống tốt hơn, có thể tác động tới nhau tiêu cực làm cho hoạt động của hệ thống trì trệ. Giả sử có thêm một khoa mới thì bản chất của phần tử là khác, còn mối quan hệ với ban giám hiệu, với 13
các phòng ban, các bộ môn, các khoa khác đã được quy định từ trước cũng giống với các khoa khác và theo chức năng chuyên môn của khoa (hay bản chất của khoa) Từ ví dụ 1.3, có thể nói rằng các phần tử trong hệ thống không phải được tập hợp lại một cách ngẫu nhiên, rời rạc, mà giữa chúng luôn tồn tại những quan hệ tạo thành một thể thống nhất, chẳng hạn trong tổ chức một công ty gồm ban quản trị, các giám đốc, các trưởng phòng, nhân viên, giữa họ có nhiều mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau như phân cấp, phân quyền làm việc, các quan hệ trong công việc, quan hệ tập thể trong công ty, quan hệ về quyền lợi, nhiệm vụ, các quan hệ cá nhân…. Có hai loại quan hệ cần phân biệt: - Quan hệ ổn định lâu dài: Ví dụ vị trí làm việc theo quy định hoạt động thường ngày của một công ty. - Các quan hệ bất thường, tạm thời: Ví dụ trong một doanh nghiệp sản xuất khi mua một máy móc thiết bị mới ở nước ngoài, cần của 3 người đi nước ngoài khảo sát, một người ở phòng kế hoạch, một người ở phòng kế toán – tài chính, một ở bộ phân sản xuất đi, thì trong thời gian đi công tác, ba người này có quan hệ tạm thời trong công việc thNm định mua thiết bị. Do vậy khi xem xét tính tổ chức của hệ thống thì phải xem xét trên phương diện ổn định lâu dài. Tuy nhiên nói ổn định, không nhất thiết hoàn toàn bất biến, tĩnh tại, mà trong các hệ thống lớn chúng ta hay xét vẫn có tính biến động. Tuy vậy nó vẫn giữ được sự ổn định trong tổ chức, trong mối quan hệ giữa các phần tử, cái bản chất, cái đặc trưng của hệ thống. d. Thực thể Thực thể: Là tổng thể các thành phần của hệ thống như phần tử, mối quan hệ giữa các phần tử, ràng buộc giữa các phần tử tạo nên cấu trúc hệ thống một cách thống nhất và hoàn chỉnh. Ví dụ 1.4: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có các phần tử là hệ thống hoạch định công việc, hệ thống tuyển dụng, hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự, hệ thống quản lý đào tạo nhân sự, hệ thống chấm công, hệ thống tính lương, …. Giữa các phần tử này có mối quan hệ và ràng buộc lẫn nhau tạo thành một chỉnh thể thống nhất, như hệ thống quản lý công việc cung cấp thông tin về lượng công việc cần phải làm hiện tại và hoạch định lượng công việc tương lai, đồng thời nó cũng cung cấp thông tin về yêu cầu và điều kiện về trình độ và kỹ năng cho mỗi vị trí công việc trong doanh nghiệp để cung cấp thông tin về nhu cầu nhân sự cho hệ thống tuyển dụng, dựa vào đó hệ thống dụng đưa ra báo cáo nhân sự cần phải tuyển dụng mới hay điều chuyển vị trí công việc của các nhân 14
viên, và đầu ra của hệ thống này lại chuyển thông tin về nhân sự cho hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự,… Các phần tử có quan hệ như vậy tạo nên hệ thống quản lý nhân sự hoàn chỉnh và thống nhất thì ta gọi đó là thực thể quản lý nhân sự. Thừa nhận sự tồn tại của những liên hệ giữa các phần tử dẫn tới sự suy luận rằng một hệ thống có cấu trúc thì cấu trúc đó sẽ làm cho nó trở thành một đơn vị hoàn chỉnh thì ta nói rằng đó là thực thể. Hệ thống được tạo nên từ các đơn vị được phối hợp qua bản chất hoặc nghệ thuật. Một số khác ưa sử dụng các thuật ngữ: Hợp nhất, tập hợp, tổ hợp, kết hợp hoặc các cụm từ: Rất phức tạp, rất hoà hợp, hợp các bộ phận, thực thể khái niệm và cụ thể. Để được coi là một hệ thống, một tổ hợp phải có liên hệ với môi trường bên ngoài qua các lối vào ra có ý nghĩa đối với các phần tử của nó. e. Mục tiêu của hệ thống Chúng ta không thể hình dung được một hệ thống mà lại không có mục đích gắn với hoạt động hoặc sự tồn tại của nó. Do vậy nhiều tác giả đã không dùng từ cấu trúc nó quá chung chung và họ đã sử dụng từ có tính có ý nghĩa hơn như :”Vận động đi tới sự thống nhất”, “đạt mục tiêu”, “chức năng sống cơ bản”, “tuân theo kế hoạch khi phục vụ mục đích chung”, hoặc như là đích, mục tiêu, đề án. Do vậy đơn vị được chọn gắn liền cố hữu với khái niệm hệ thống, không chỉ đơn thuần là một đơn vị tích tụ. Tổng thể phải hướng về mục đích chung nên nó khác biệt với một tập hợp các phần tử hoặc các quan hệ. Chẳng hạn, với mọi hệ thống như doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhà nước, cơ quan hành chính mục đích là thích nghi với hoạt động xã hội. f. Kiểm soát Để đảm bảo tính thống nhất và để theo đuổi mục tiêu của mình, hệ thống phải có các liên hệ đặc biệt về liên lạc giữa các phần tử, giữa đầu vào và đầu ra. Mỗi khi các phần của đầu ra được sử dụng làm đầu vào thì tức là đã thiết lập được sự kiểm soát. Dù sơ khai hay phức tạp, kiểu kiểm soát này đều cho phép hệ thống tiến hoá. Nếu kiểm soát hiểu theo nghĩa tự động hoá, chỉ ra một cách vận hành thuộc về hệ thống máy nội cân bằng và tự điều chỉnh. Quá trình kiểm soát của hệ thống là quá trình hoạt động và tự điều chỉnh của nội hàm hệ thống, mỗi khi các phần tử của hệ thống hoạt động chệch các mục tiêu đề ra, thì việc kiểm soát là điều chỉnh ngay hoạt động của mỗi phần tử để các phần tử đó hoạt động đúng mục tiêu đã định trước. g. Giới hạn của một hệ thống: Để phân biệt hệ thống với môi trường, rõ ràng cần phải xác định giới hạn của hệ thống đó về phương diện vật lí hoặc khái niệm. Thật không 15
dễ dàng để phân biệt được nó, bởi vậy cần phải thiết lập ra danh sách tất cả các phần tử của hệ thống và chính xác hoá các điểm nối hệ thống với môi trường. h. Môi trường Cho tới nay người ta vẫn cố gắng định nghĩa hệ thống từ bên trong, tức là làm chính xác hoá khái niệm hệ thống, nhưng ta cũng có thể làm được điều đó nếu xuất phát từ bên ngoài. Do vậy cần đưa vào khái niệm về môi trường, môi trường và hệ thống là hai khái niệm không thể tách rời nhau, nó là hai mặt của một vấn đề. Môi trường của một hệ thống là tập hợp tất cả các phần tử không thuộc vào hệ thống nhưng có thể tác động vào hệ thống hoặc bị tác động bởi hệ thống. Vậy một hệ thống, hiểu một cách đơn giản, là nơi diễn ra sự biển đổi từ cái vào của môi trường thành cái ra của hệ thống. Input Output Biến đổi Hình 1.1 Mô hình vận hành tổng quát của hệ thống Cũng tương tự như vậy ta đưa vào khái niệm hộp đen qua sơ đồ sau: Input Output Biến đổi Thông tin phản hồi (feed back) Hình 1.2 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống Mỗi hệ thống cũng có thể được phân tích thành các hệ thống con biểu diễn qua sơ đồ trên. vậy một hệ thống phức tạp sẽ được phân rã đầu ra thành từng phần ngày một sơ cấp hơn. Phương pháp này đôi khi cho phép ta mô ta mọi thứ mà không thể giải thích ngay mọi thứ. Ưu điểm của nó là giải phóng được suy nghĩ và mở ra một viễn cảnh mới. 1.1.2. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin được tạo ra từ phần cứng, phần mềm, con người, thủ tục và dữ liệu. Thuật ngữ hệ thống thông tin là cách nói chung các hệ thống hoạt động dựa trên việc xử lý thông tin bằng máy tính cung cấp: - Khả năng xử lý dữ liệu cho một phòng ban hay cả tổ chức. - Thông tin con người cần để làm quyết định được tốt hơn, có đủ căn cứ hơn. Khả năng xử lí dữ liệu là khả năng của hệ thống thao tác và xử lí dữ liệu. Hệ thông tin càng phức tạp thì càng cung cấp cho các nhà làm quyết các báo cáo theo yêu cầu và khả năng hỏi thông tin cũng như các báo cáo định kỳ. 16
Trong định nghĩa trên liên quan đến một số khái niệm: dữ liệu, thông tin, hoạt động xử lý thông tin, xử lý, xuất thông tin. a. Dữ liệu (data): Là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới thực mà chúng ta gặp hàng ngày, dưới các dạng thể hiện khác nhau. Một số dạng để thể hiện dữ liệu như văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu tượng, …. Ngoài ra còn nhiều khái niệm khác về dữ liệu. b. Thông tin (information): Thực tế đã có rất nhiều định nghĩa thông tin khác nhau, đối với con người, thông tin được xem như một đối tượng thường dùng nhất, thông tin chỉ ra nội dung trao đổi giữa con người và môi trường để làm dễ dàng sự thích nghi của con người. Từ các lĩnh vực nghiên cứu khác nhau của thông tin làm nổi bật những mặt sau: Sự phủ định của tính không chắc chắn; quan hệ với sự tự do lựa chọn; duy trì tổ chức; liên hệ, trao đổi. Còn định nghĩa chung chung nhất, thông tin là dữ liệu đã qua xử lý và được đặt vào một ngữ cảnh và một hình thức thể hiện nào đó mà có lợi cho người dùng thông tin. Ví dụ: Thông tin biến động về giá một loại chứng khoán của một tháng nếu ta đặt nó vào một bảng biểu trên Excel thì rất khó nhận biết rõ ràng sự biến động, nhưng khi ta thể hiện nó bằng một đồ thị thì ta dễ nhận biết sự biến động của về giá của loại chứng khoán đó. c. Các hoạt động thông tin: (Information activitties) Là các hoạt động xảy ra trong một HTTT, bao gồm cả việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và kiểm tra các hoạt động trong HTTT. d. Xử lý: Xử lý thông tin được hiểu như là hoạt động tác động lên dữ liệu. Khả năng xử lí của hệ thống thông tin bao gồm: Sắp xếp, thâm nhập, ghi, sửa đổi dữ liệu trong bộ nhớ, tổng hợp thông tin dưới dạng cô đọng, thường phản ánh con số dưới dạng tổng thể, lựa chọn; chọn lựa các bản ghi theo tiêu chuNn và thao tác; thực hiện các phép toán số học và các phép toán logic. Trong HTTT có nhiều phương pháp xử lý thông tin, như xử lý tương tác, xử lý theo lô, xử lý giao dịch, xử lý trực tuyến, xử lý thời gian thực, xử lý phân tán. e. Xuất thông tin: Là cách thể hiện dữ liệu dưới một hình thức thể hiện xác định mà con người có thể nhận biết được. các hình thức thể hiện có thể là hình ảnh, âm thanh và ký tự. 1.1.3. Hệ thống thông tin quản lý Trước đây, phần lớn các hệ thống tính lương đều là hệ thống xử lí dữ liệu, chủ yếu các giấy ghi thời gian làm việc, in ra séc trả lương và lưu giữ tổng số lương hàng năm và phần khấu trừ. Các nhà quản lí bắt đầu yêu cầu những thông tin tốt hơn và nhiều hơn về các nhân viên. Kết quả là hệ thống xử lí dữ liệu lương tiến hoá thành hệ thông tin quản lí 17
tài nguyên con người. Hệ thông tin quản lí tài nguyên con người có khả năng dự đoán số ngày nghỉ ốm trung bình của nhân viên, điều phối sự cân bằng lương giữa các nhóm nhỏ, giúp cho việc sử dụng hữu hiệu hơn các khả năng có sẵn, và cung cấp các thông tin khác cần cho cả ở mức quản lí – tác nghiệp, sách lược và chiến lược. Hệ thống thông tin quản lí (MIS) không có một khái niệm thống nhất nào cả, MIS được gọi là một phương pháp, một chức năng, cách tiếp cận, tiến trình, tổ chức, hệ thống và hệ con. Vậy ta có thể nêu khái niệm hệ thống thông tin quản lý như sau: Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin làm tối ưu cho việc thu thập, truyền, và trình bày thông tin thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ để hoàn thành một mục tiêu thống nhất. Khái niệm về dòng thông tin trong tổ chức nhiều cấp (chiến lược, sách lược…) với các thành phần (tài chính, kế toán,…) được minh hoạ trong hình.1.3. Trong thực tế một tổ chức chỉ có thể cố gắng cho việc tối ưu và nhất thể toàn bộ. Cấp 1: Chiến lược Cấp 2: Sách lược Cấp 3: Tác nghiệp Cấp 4: Thừa hành Dòng thông tin Hình 1.3. Dòng thông tin trong tổ chức nhiều cấp HTTTQL cũng được định nghĩa theo cách khác: Là một hệ thống tích hợp “người- máy” tạo ra thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. HTTTQL sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các mô hình phân tích, lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định. Đặc trưng của hệ thống thông tin quản lí (MIS) - MIS hỗ trợ cho chức năng xử lí dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ. - MIS dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng. - MIS cung cấp cho các nhà quản lí các cấp tác nghiệp, sách lược, chiến lược khả năng dễ dàng thâm nhập các thông tin theo thời gian nhưng phần lớn là thông tin có cấu trúc. 18
- MIS đủ mềm dẻo và có thể thích ứng được với những thay đổi về nhu cầu thông tin trong tổ chức. - MIS cung cấp lớp vỏ an toàn cho hệ thống để giới hạn việc thâm nhập của các nhân viên không có quyền. 1.1.4. Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý HTTTQL gồm 4 thành phần: Các phân hệ hay hệ thống con (sub-systems), dữ liệu (data) cần lưu trữ của hệ thống nghiệp vụ, mô hình (models) và các quy tắc quản lý (management rules). a. Các phân hệ + Định nghĩa phân hệ: Phân hệ hay còn gọi là lĩnh vực quản lý (management domain) nhóm các hoạt động có cùng một mục tiêu trong nội bộ một đơn vị, như sản xuất, kinh doanh, hành chính, kế toán, nghiên cứu… Người ta phân biệt 4 mức sau: 1. Mức giao dịch: các hoạt động thường nhật của tổ chức, hoặc công ty hoặc xí nghiệp. 2. Mức tác nghiệp: một số hoạt động thường nhật có thể đưa đến những quyết định ban đầu. Ví dụ: cần có biện pháp xử lý thích hợp khi gặp trường hợp nợ đáo hạn của khách hàng. 3. Mức chiến thuật: Ứng với các hoạt động đôn đốc, kiểm tra. Ví dụ theo dõi quy cách tiếp thị của nhân viên sau khi giao nhiệm vụ cho họ. 4. Mức chiến lược: Đôn đốc kiểm tra sản xuất kinh doanh để duy trì sự phát triển lâu dài của xí nghiệp có cấu trúc giống hệ thống, phân hệ gồm một hệ thống tác nghiệp, một HTTT và một hệ thống quyết định như hình vẽ dưới đây (phần có gạch chéo). Hình 1.4. Lĩnh vực quản lý của một phân hệ Việc phân chia một hệ thống thông tin của một đơn vị thành các phân hệ cần tuân theo tính tổ chức và các quy tắc sau: - Biểu diễn một hoạt động của đơn vị có mục tiêu xác định. 19
- Không dựa theo sự phân chia theo chức năng hoạt động của đơn vị tại một thời điểm nào đó, mà phải dựa trên tính hiệu quả và việc lựa chọn chiến thuật hay chiến lược. - Không căn cứ vào các mối liên hệ phân cấp vì các mối liện hệ này không phải lúc nào cũng mô tả các tình huống quản lý hay sản xuất. - Cần phân tích các dòng bên trong và bên ngoài trong quan hệ với môi trường. Để bảo đảm tính độc lập, phân hệ phải được xác định sao cho sự trao đổi thông tin với các lĩnh vực khác là tối thiểu. Ví dụ 1.5: Trong một xí nghiệp, HTTT có thể gồm có các phân hệ: Quản lý vật tư; Quản lý nguyên nhiên liệu; Quản lý tài sản cố định; Quản lý nhân sự - tiền lương; Quản lý tài chính kế toán; Quản lý tiêu thụ sản phNm - công nợ khách hàng; Quản lý công văn thư tín hành chính + Sự phân chia thành các dự án và áp dụng Một phân hệ, nếu như là một tập hợp độc lập với các phân hệ khác, thì vẫn còn là một khái niệm tương đối rộng. Vì vậy, khi Tin học hóa, cần tiếp tục phân chia các phân hệ thành phần nhỏ hơn. Ví dụ 1.6: Hệ thống thông tin của công ty có 3 phân hệ Hệ thống thông tin của công ty Phân hệ 1 Phân hệ 2 Phân hệ 3 Hệ con 1 Hệ con 1 Hệ con 1 Chức năng 11 Chức năng 11 Chức năng 11 Chức năng 12 Chức năng 12 Chức năng 12 Chức năng Hệ con 2 Hệ con 2 13 Hệ con 2 Hệ con 3 Chức năng 21 Chức năng 22 Hệ con 3 Hình 1.5. Hệ thống thông tin của công ty có 3 phân hệ Như vậy, mỗi phân hệ, hay lĩnh vực quản lý, đã được phân chia thành các hoạt động riêng rẽ và được xem như là các dự án. Mỗi dự án lại có thể tiếp tục được phân chia thành các áp dụng để dễ dàng Tin học hóa. 20