Dữ liệu hệ thống thông tin kế toán

Chia sẻ: Lanh Nguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:7

Thêm vào BST

Báo xấu

140
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo bài thuyết trình 'dữ liệu hệ thống thông tin kế toán', tài chính - ngân hàng, kế toán - kiểm toán phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Dữ liệu hệ thống thông tin kế toán

M c tiêu Xác nh n i dung d li u c n thu th p T ch c thu th p d li u (ch ng t , tài kho n, i tư ng) Chương 3 So sánh quá trình thu th p, lưu tr và x lý d li u gi a T ch c d li u trong h th ng AIS th công và AIS máy tính thông tin k toán Các ho t ng ghi nh n d li u trong AIS th công và máy tính Cách th c lưu tr d li u trong AIS th công và máy tính Vai trò c a các t p tin chính, t p tin nghi p v Các phương pháp mã hóa th c th mang d li u 1 2 N i dung d li u thu th p Lưu tr Theo N i dung c a 1 các chu Quá ho t ng trình D li u Thông tin trình u vào X lý SXKD u ra Ki m soát - ph n h i i tư ng Ngu n l c Ho t nào? ng gì? liên quan? •Xác nh d li u c n thu th p Resources) ( (Event) (Agent) •T ch c thu th p d li u Mô hình •T ch c lưu tr d li u REA 3 D li u thu th p 4 Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.H Chí Minh 1 Chương 3: T ch c d li u trong HTTTKT
N i dung d li u thu th p Thành ph n thu th p d li u Ho t ng: Các n i dung th c hi n trong các quá Ch ng t : Thu th p các n i dung (d li u) c a các ho t trình trao i ngu n l c c a quá trình SXKD ng th c hi n quá trình trao i ngu n l c – Ho t ng xét duy t: Cho phép quá trình trao i Tài kho n: Thu th p các n i dung c a các ngu n l c ư c th c hi n phát sinh trong quá trình trao i các ngu n l c theo – Ho t ng th c hi n: Th c hi n trao i ngu n l c yêu c u thông tin trên báo cáo tài chính và thông tin qu n lý – Ho t ng ghi nh n, theo dõi: Ghi nh n n i dung trao i ngu n l c i tư ng chi ti t: Thu th p các n i dung c a các Ngu n l c: Các ngu n l c kinh t liên quan n quá ngu n l c, i tư ng c n theo dõi trong quá trình trao trình trao i i các ngu n l c theo yêu c u thông tin qu n lý i tư ng: Cá nhân, b ph n liên quan c n theo dõi cho quá trình trao i 5 6 1 mô hình REA minh h a chu trình doanh thu T ch c thu th p d li u theo ti p c n REA Resource Event Agent Yêu c u t hàng Các chu trình kinh doanh thông tin, yêu c u qu n lý, c i m Hàng hóa Mô hình REA t ng chu trình kinh doanh KH Xu t kho Xác nh các lo i H ng, tư ng, Nl c c n thu th p d li u Tài kho n Tkho n và Các Nviên Giao Hàng D li u c n thu th p cho i tư ng t ng i tư ng, ngu n l c chi ti t Bán hàng D li u c n thu th p cho t ng ho t ng Ch ng t 7 Thu ti n 8 Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.H Chí Minh 2 Chương 3: T ch c d li u trong HTTTKT
T ch c i tư ng chi ti t T ch c tài kho n Tài kho n là phương pháp mà k toán s d ng theo dõi, ph n nh cho các ngu n i tư ng chi ti t t ch c thu th p các n i dung c n l c liên quan n các ho t ng qu n lý chi ti t M i 1 lo i tài kho n là 1 i tư ng k toán theo dõi cho 1 lo i ngu n l c v giá tr Bao g m các i tư ng nh n d ng c a t ng ho t ng Quy trình t ch c tài kho n và các ngu n l c c n qu n lý chi ti t (có theo dõi SL) – Xác nh lo i TK trên cơ s các ngu n l c ư c nh n d ng – Xác nh các n i dung qu n lý c a TK M i i tư ng chi ti t c n xác nh n i dung mô t và – Xác nh n i dung qu n lý có th theo dõi theo i tư ng chi ti t n i dung qu n lý – Các n i dung qu n lý (còn l i) s ư c theo dõi trên tài kho n Các n i dung qu n lý c a t ng i tư ng chi ti t là cơ – M i n i dung qu n lý trên tài kho n là 1 c p tài kho n c a lo i tài kho n s mã hoá cho i tư ng ó xác nh k t c u tài kho n N i dung t ch c i tư ng chi ti t (xem b ng) B ng t ch c tài kho n B ng t ch c i tư ng chi ti t Tài kho n N i dung qu n lý N i dung theo N i dung theo K t c u TK i tư ng ND mô t ND qu n lý Mã hóa c a TK dõi theo TCT dõi trên TK Doanh thu A, B, C, D A, B, D C C p 1: 511 Khách hàng Tên, a ch .. Theo khu v c KH-A-001 C p 2: 9 5111-> C 10 T ch c ch ng t Mã hóa các th c th mang d li u Ch ng t ph n ánh n i dung c a 1 ho t ng Quy trình t ch c Ý nghĩa – Xác nh tên ch ng t cho m i ho t ng – Các th c th mang các d li u (ho t ng, i – Xác nh n i dung c a ch ng t (S ct , ngày, i tư ng, ngu n tư ng, ngu n l c) s ư c mã hóa t o tính l c liên quan…) duy nh t, phân bi t gi a chúng v i nhau – B ph n l p ch ng t , b ph n s d ng ct (d ki n) – Mã hoá các ch ng t (ký hi u) – Vi c mã hóa s ti t ki m th i gian và h n ch sai sót trong quá trình nh p li u và truy xu t B ng t ch c ch ng t thông tin liên quan n các th c th Ho t ng Tên ct N i dung ct BP l p BP s d ng Kí hi u Thu ti n Phi u thu Ngày, s ct , K toán KH, Th PT-0001 – T ch c các ho t ng, i tư ng, ngu n l c s ti n.. ti n qu … áp ng các yêu c u qu n lý, yêu c u thông tin 11 12 Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.H Chí Minh 3 Chương 3: T ch c d li u trong HTTTKT
Các phương pháp mã hóa Tính ch t c a b mã Mã trình t /mã liên ti p: Tính duy nh t – S hóa các i tư ng theo th t liên ti p: VD: MS sinh viên Mã kh i/nhóm: Tính i di n – Gán 1 nhóm các con s mang m t ý nghĩa nh t nh: ví d mã UPC bao g m 6 s u là mã nhà SX, 6 s sau là mã s n ph m. Mã phân c p: Tính n nh, tương lai c a b mã – Gán m t nhóm các con s mang ý nghĩa 1 v trí, phân c p, nhóm ng trư c là c p trên c a nhóm li n k ó Tính ph bi n Mã g i nh : – Gán các kí t và trong nhóm mang 1 ý nghĩa nh t nh 13 14 Các bư c mã hóa T ch c ho t ng ghi nh n d li u Xác nh các th c th c n mã hóa AIS th công theo 4 hình th c ghi s th công Xác nh quy lu t t n t i, thu c tính hay yêu c u qu n lý liên quan n th c th Quá S ki n nh Ghi s hư ng n S nh t trình Ch ng t nh t báo cáo tài ký ký L a ch n các n i dung qu n lý c n mã hóa SXKD chính phù h p v i tính ch t c a b mã Báo L p S cái, L a ch n các phương pháp mã hóa thích cáo tài báo s chi Chuy n s h p cho t ng n i dung c n mã hóa chính cáo ti t 15 16 Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.H Chí Minh 4 Chương 3: T ch c d li u trong HTTTKT
T ch c ho t ng ghi nh n d li u Các ho t ng ghi nh n d li u AIS trên n n máy tính Nh p li u, ghi nh t ký (recording): Nh p các S ki n c a Nh p li u các quá trình Ch ng t Nh p li u ho t ng liên s ki n phát sinh theo th i gian vào h th ng SXKD quan C p nh t, chuy n s (Update): Tác ng, thay i các d li u lưu tr (s dư TK, s dư C p nh t, truy Thông tin theo yêu xu t thông tin chi ti t KH…) sau khi s ki n x y ra Các t p tin lưu c u theo yêu c u tr d li u Khai báo (Maintenance): m b o duy trì các d li u v các i tư ng thư ng s d ng Các i tư ng, ngu n Khai báo (Khách hàng, nhà cung c p, tài kho n, nhân l c s d ng 17 viên…) 18 Lưu tr d li u Lưu tr d li u trên t p tin Th c th D li u t ng h p D li u tham chi u AIS th công AIS trên n n máy tính khách hàng Tên khách Ho t ng Lưu tr Ho t ng Lưu tr Mã KH a ch Mã s thu S dư hàng Chase 29 Lê Du n, Ghi nh t ký S nh t Nh p li u T p tin KHNN-01 Mahattan Q.01 430121280-001 574,565,000 ký nghi p v KHTN-01 KPMG Vi t 115 Nguy n 430421210-001 300,090,000 Nam Hu UOB Viet 17 Lê Du n, KHTN-02 430011144-001 150,000,000 Khai báo T p tin chính Nam Qu n 01 142 i n Biên KHTN-03 Anh Tu n 437821270-001 (234,000,000) Ph , Q.03 Chuy n s S cái, s C p nh t T p tin chính KHTN-04 Công Ty 58 Nguy n Du, 0302984527 0 M u tin Quang Minh Q.01 chi ti t Công Ty 258 Lê L i, 19 KHTN-05 0302657481 100,000,000 20 Thành Công Q.01 Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.H Chí Minh 5 Chương 3: T ch c d li u trong HTTTKT
Các lo i t p tin lưu tr d li u Các lo i t p tin lưu tr d li u (tt) T p tin chính (Master File) T p tin nghi p v (Transaction File) – Lưu tr các d li u ít thay i v các i tư ng trong, – Lưu tr d li u v các s ki n : t hàng, bán hàng, và ngoài h th ng. VD: Khách hàng, Hàng hóa… thu ti n… – Không ch a các d li u v các s ki n phát sinh – Luôn ch a trư ng NGÀY c a S KI N, nghi p v – Các d li u lưu tr có th là các d li u tham chi u – Luôn ch a các d li u v giá c , s lư ng liên quan hay d li u t ng h p n s ki n S Ngày Tên hàng hóa Mã hàng ÐVT Tài kho n SL t n Mã KH Mã hàng SL Giá H h ơn h ơn XEROX PR-001 Cái 1561 100 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345 HP LASER PR-002 Cái 1561 20 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 2 20.000.000 345 TOSHIBA DESKPRO PC-001 B 1561 150 7870 15/4/04 KHNN-01 PR-002 3 25.000.000 567 21 22 M i liên k t gi a các t p tin L i ích c a t p tin chính và t p tin nghi p v S Ngày Mã Mã KH SL Giá H h ơn h ơn hàng Gi m th i gian nh p li u. VD: ch c n nh p 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345 mã KH ch ko c n nh p các thông tin khác c a 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 2 20.000.000 345 KH khi nh p hóa ơn bán hàng 7870 154/04 KHNN-01 PR-002 3 25.000.000 567 Tránh lưu tr trùng l p d li u. VD: D M i liên k t th hi n s li u v KH ch lưu tr 1 t p tin duy nh t lư ng m u tin c a 1 t p tin Tăng cư ng kh năng ki m soát d li u. này liên k t v i 1 m u tin c a Khóa chính 1 t p tin khác VD: Ch có th nh p hóa ơn cho KH có trong t p tin chính Khóa ngo i Tên khách hàng Mã KH a ch Mã s thu Ti n l i trong các ho t ng b o qu n d Chase MahattanKHNN-01 29 Lê Du n, Q.01 430121280-001 li u: Thay i, thêm, xóa… 23 24 KPMG Vi t Nam KHTN-01 115 Nguy n Hu 430421210-001 Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.H Chí Minh 6 Chương 3: T ch c d li u trong HTTTKT
Cơ s d li u Phương th c nh p d li u Là m t t p h p có c u trúc c a các d li u, ư c Theo th i gian th c (Real-Time) lưu tr các thi t b lưu tr có th th a mãn – S ki n ư c ghi nh n ngay sau phát sinh (vào ng th i nhi u ngư i s d ng t p tin nghi p v ) Chương – Khi d li u ư c nh p, s ki m tra các d li u Chương trình 1 A, B, C trình 1 trong t p tin chính liên quan (khách hàng, hàng H qu n tr TKho…) A, B, C, D, E CSDL – Các t p tin chính liên quan ư c c p nh t ngay B, C, D, Chương E trình 2 Chương – Có th xem các báo cáo liên quan n s ki n trình 2 Cơ s d (b ng kê, báo cáo s dư KH, HTK, báo cáo li u t ng h p…) ngay sau ư c nh p vào. 25 26 Phương th c nh p d li u (tt) Phương th c nh p d li u (tt) Theo lô (Batch) Nh p li u theo th i gian th c, x lý theo lô – S ki n ư c t p h p theo lô khi phát sinh (chưa ư c – S ki n ư c nh p vào máy khi phát sinh, do ó s nh p vào máy) không tính toán s ki m soát lô – Tính toán s t ng c ng c a lô ch ng t (S ki m soát) – Các nghi p v sau khi ư c nh p vào s “n m ch ” mà không ư c c p nh p vào các t p tin chính liên quan – Các ch ng t trong lô l n lư t ư c nh p vào máy – Ki m tra các nghi p v ang trong tình tr ng “ch ” – i chi u s t ng c a lô (do chương trình tính) v i s trư c khi c p nh p ki m soát (tính trư c khi nh p li u), ki m tra thông tin trên báo cáo ki m soát lô – C p nh p 1 nhóm các nghi p v ang n m ch vào các t p tin chính liên quan – Chuy n lô c p nh p các t p tin chính liên quan – Các báo cáo liên quan n các nghi p v ch xem ư c – Các báo cáo liên quan n các nghi p v ch xem ư c khi lô nghi p v “n m ch ” ã ư c c p nh p khi lô nghi p v ã ư c chuy n lô 27 28 Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.H Chí Minh 7 Chương 3: T ch c d li u trong HTTTKT