Hệ thống thông tin kế toán - Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán Chương 2

Chia sẻ: Đinh Miên | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:53

Thêm vào BST

Báo xấu

290
lượt xem 23
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu: Cách thức xác định dữ liệu cần thu thập.Xây dựng mô hình REA. So sánh quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu giữa AIS thủ công và AIS máy tính.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hệ thống thông tin kế toán - Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán Chương 2

Chương 2 Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán 1
Mục tiêu • Cách thức xác định dữ liệu cần thu thập • Xây dựng mô hình REA • So sánh quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu giữa AIS thủ công và AIS máy tính • Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính • Cách thức lưu trữ dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính • Vai trò của các tập tin chính, tập tin nghiệp vụ
HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG Qui trình xử lý: Söï kieän kinh teá Chöùng töø goác Phaân tích nghieäp vuï aûnh höôûng tình hình Soå nhaät kyù taøi chính theá naøo? Ghi cheùp ñeå löu tröõ Soå taøi döõ lieäu veà ñoái töôïng bò aûnh höôûng khoaûn Toång hôïp taïo thoâng Baùo caùo tin truyeàn ñaït tôùi ngöôøi söû duïng
HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG Ñ a ë c ñ ie å m t o å c h ö ù c x ö û ly ù 1. Döõ lieäu: ü Taäp trung caùc döõ lieäu lieân quan tình ü hình taøi chính Löu tröõ: trong caùc soå keá toaùn rieâng bieät theo töøng ñoái töôïng keá toùan, ü Chia seû DL truøng laép döõ lieäu 2. Caùc hình thöùc soå KT S ö ï kie ä n Gh i Gh i s o å Ch ö ù n g t ö ø Ba ù o c a ù o Th o â n g t in kin h t e á Nh a ä t ky ù TKù
NHÖÔÏC ÑIEÅM CUÛA HTTTKT TRUYEÀN THOÁNG 1. Ghi cheùp truøng laép -> Döõ lieäu löu tröõ truøng laép -> Thay ñoåi HT khoù khaên, maát thôøi gian hôn 2. Döõ lieäu löu tröõ phaân taùn -> Chia seû thoâng tin, döõ lieäu khoù khaên 3. Thoâng tin cung caáp: ü Thoâng tin taøi chính ü Möùc ñoä chi tieát cuûa thoâng tin ü Thôøi gian cung caáp thoâng tin: chaäm khoâng , phaûn aùnh töùc thôøi tình hình ü Khoù laäp caùc baùo caùo linh hoïat theo nhieàu tieâu thöùc khaùc nhau ->Khoâng ñaùp öùng ñöôïc thoâng tin cho nhieàu ñoái töôïng khaùc nhau ü Thoâng tin phaûi do ngöôøi ghi cheùp döõ lieäu laäp
HTTT keá toaùn xöû lyù baèng maùy Söï kieän kinh teá Taïo caùc DL vaø ñöôïc ghi ban ñaàu treân chöùng töø Chöùng töø goác DL ñöôïc löu tröõ trong caùc taäp tin lieân quan Cô sôû döõ lieäu Ngöôøi söû duïng löïa Baùo caùo choïn hay taïo baùo caùo veà thoâng tin yeâu caàu
Toå chöùc DL theo heä quản trị cô sôû döõ lieäu Chöông trình öùng duïng 1 Cô sôû Heä quaûn trò Chöông Ngöôøi döõ lieäu CSDL trình öùng söû (Data (DBMS) duïng 2 duïng base) Chöông trình öùng duïng 3
Tổ chức thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu Lưu trữ Quá Dữ liệu Thông tin trình Xử lý đầu vào đầu ra SXKD Kiểm soát - phản h ồi • Xác định dữ liệu cần thu thập • Tổ chức thu thập dữ liệu • Tổ chức lưu trữ dữ liệu
Thu thập dữ liệu Theo các hoạt động của Mô hình REA 1 chu trình kinh doanh Nguồn lực Sự kiện Đối tượng nào? gì? liên quan? ( Resources) ( Event) (Agent) Chứng từ của từng Dữ liệu thu thập hoạt động
Tổ chức thu thập dữ liệu Yêu cầu Các chu trình kinh doanh thông tin, yêu cầu quản lý, đặc điểm Mô hình REA kinh doanh Xác định các hoạt động, đối tượng nguồn lực cần thu thập dữ liệu Các nội dung, cách thức quản lý cần Dữ liệu cần thu thập cho từng khai báo đối tượng, nguồn lực Dữ liệu cần thu thập cho từng Nội dung của hoạt động chứng từ
1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thu Resource Event Agent Đặt hàng Hàng hóa KH Xuất kho Tkhoản Nviên Giao Hàng Bán hàng Thu tiền
Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng sự kiện – Mô hình REA Các bước xây dựng mô hình REA • B1: Tìm hiểu môi trường và các mục tiêu của tổ chức • B2: XĐ trong từng CTKD có những sự kiện kinh doanh nào • B3: Phân tích từng sự kiện ở B2 để XĐ các yếu tố nguồn lực, tác nhân và địa điểm • B4: XĐ các hành vi, đặc trưng và các thuộc tính của sự kiện, nguồn lực và tác nhân. Từ đó XĐ mối quan hệ giữa chúng
Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng sự kiện – Mô hình REA Cách vẽ mô hình: • Sử dụng hình chữ nhật để nêu tên sự kiện, ngu ồn l ực và tác nhân; đường thẳng để nêu mối quan h ệ giữa chúng • Đặt nguồn lực ở bên trái sự kiện, và tác nhân ở bên ph ải sự kiện • Sắp xếp các sự kiện theo thứ tự thực hiện • Mỗi sự kiện có ít nhất 1 liên kết với nguồn lực, 1 liên kết với tác nhân bên trong và 1 liên kết với tác nhân bên ngoài • Một hình chữ nhật có thể đại diện cho 1 nhóm ngu ồn lực, 1 nhóm tác nhân => không vẽ các hình ch ữ nh ật trùng nhau
Bài tập: Xây dựng mô hình REA Công ty Thái Nguyên chuyên cung cấp các dịch vụ giúp việc nhà, có chu trình bán và thu tiền như sau: Hằng ngày KH gọi đến yêu cầu về dịch vụ. NV kinh doanh sẽ gửi báo phí đến cho KH, nếu KH chấp nhận báo phí thì NVKD sẽ tiến hành lập hợp đồng cụ thể về các dịch vụ cung cấp (loại dv, giá phí từng loại dv, mức độ thường xuyên cung cấp dv, thời điểm nhận thanh toán). Sau khi KH ký h ợp đ ồng, bộ phận những người giúp việc nhà sẽ tiến hành cung cấp dv cho KH và KH bắt đầu thanh toán theo các điều kho ản HĐ. Công ty cũng thuê 01 NV để nhận và xúc tiến việc nh ận thanh toán với KH. Hãy xây dựng mô hình REA.
Nội dung dữ liệu thu nhập • Hoạt động: Các nội dung thực hiện trong các quá trình trao đổi nguồn nhân lực của quá trình sản xuất kinh doanh • Hoạt động xét duyệt: Cho phép quá trình trao đổi được thực hiện • Hoạt động thực hiện: Thực hiện trao đổi nguồn lực • Hoạt động ghi nhận, theo dõi: Ghi nhận nội dung trao đổi nguồn lực • Các nguồn lực: Các nguồn lực liên quan đến quá trình trao đổi • Đối tượng: Cá nhân, bộ phận liên quan cần theo dõi cho quá trình trao đổi
Thành phần thu nhập dữ liệu y Chứng từ : thu thập các nội dung(dữ liệu) của các h ọat động thực hiện quá trình trao đổi nguồn lực y Tài khỏan: Thu thập các nội dung của các nguồn lực phát sinh trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu c ầu thông tin trên báo cáo tài chính và thông tin qu ản lý y Đối tượng chi tiết: Thu thập các nội dung của các nguồn lực, đối tượng cần theo dõi trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin quản lý
Tổ chức đối tượng chi tiết y Đối tượng cho tiết tổ chức thu thập các nội dung cần quản lý chi tiết y Bao gồm các đối tượng nhận dạng của từng hoạt động và các nguồn lực cần quản lý chi tiết( có theo dõi SL) y Mỗi đối tượng cho tiết cần xác định nội dung mô tả và n ội dung quản lý y Các nội dung quản lý của tửng đối tượng chi tiết là cơ sở để mã hóa cho đối tượng y Nội dung tổ chức đối tượng Đối tượng Nội dung mô tả Nội dung quản lý Mã hóa Khách hàng Tên, địa chỉ Theo khu vực KH-A-001
Tổ chức tài khỏan y Tài khỏan: Là phương pháp mà kế tóan sử dụng để theo dõi, ph ản ánh cho các nguồn lực liên quan đến các hoạt động y Mỗi một loại tài khỏan là một đối tượng kế toán để theo dõi cho 1 loại nguồn lực về giá trị y Qui trình tổ chức tài khỏan: y Xác định loại tài khỏan trên cơ sở các nguồn lực được nhận dạng y Xác định các nội dung quản lý của tài khỏan y Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết y Các nội dung quản lý(còn lại) sẽ được theo dõi trên tài khỏan y Mọi nội dung quản lý trên tài khỏan là 1 cấp tài khỏan của lọai tài khỏan đó => Xác định kết cấu tài khỏan Tài khỏan Nội dung quản lý TK Nội dung theo dõi Nội dung theo dõi Kết cấu tài khỏan theo ĐTCT trên TK Doanh thu A,B,C,D A,B,D C Cấp 1: 511 Cấp 2 : 5111 ->C
Tổ chức chứng từ • Chứng từ phản ánh nội dung của 1 hoạt động • Quy trình tổ chức – Xác định tên chứng từ cho mỗi hoạt động – Xác định nội dung của chứng từ (Số ctừ, ngày, đối tượng, nguồn lực liên quan) – Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng chứng từ (dự kiến) – Mã hoá các chứng từ (ký hiệu) Hoạt động Tên chứng từ Nội dung chứng từ Bộ phận Bộ phận sử Ký hiệu l ập dụng Thu tiền Phiếu thu Số CT,Ngày ctừ, số Kế tóan KH, Thủ quỹ PT-0001 tiền tiền
Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu • AIS thủ công Ghi Quá Sự kiện ảnh sổ hưởng đến Sổ trình Chứng từ nhật báo cáo tài ký nhật ký SXKD chính Báo Lập Sổ cái, Chuyển cáo tài báo sổ chi sổ chính cáo tiết