Hệ thống quy trình quản lý: Quy trình Quản lý kho tại nhà máy

Chia sẻ: Nhân Chi Sơ | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:14

Thêm vào BST

Báo xấu

631
lượt xem 109
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quy trình quản lý kho tại nhà máy được xây dựng để phục vụ cho những mục đích như: Đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa lưu kho, chống ai sót thất thoát trong qua trình nhập xuất kho; đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất cao trong công việc. Mời tham khảo tài liệu để biết thêm các nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hệ thống quy trình quản lý: Quy trình Quản lý kho tại nhà máy

CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO TẠI NHÀ MÁY 1. MỤC ĐÍCH Quy trình Quản lý kho được xây dựng để phục vụ những mục đích sau: Đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho, chống sai sót thất thoát trong quá trình nhập xuất kho. Đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất cao trong công việc. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình được áp dụng cho Công ty/Tập đoàn là khách hàng của Meliasoft và sử dụng giải pháp Meliasoft 2010 3. ĐỊNH NGHĨA Viết tắt Ý nghĩa DDHSX Đơn đặt hàng sản xuất PKD Phòng kinh doanh SX Sản xuất KTK Kế toán kho NVL Nguyên vật liệu NDUQ Người được ủy quyền CCDC Công cụ, dụng cụ PKHVT Phòng kế hoạch vật tư 4. Ý NGHĨA TRÊN CÁC HÌNH VẼ Quy trình xử lý Quy trình xử lý trong hệ thống ngoài hệ thống Dữ liệu trong Tài liệu hệ thống chứng từ Điều kiện Bắt đầu rẽ nhánh Kết thúc Sự kiện phát sinh Sự kiện phát sinh giao dịch chứng từ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 1
5. SƠ ĐỒ TỔNG QUÁT Phân hệ quản lý kho Quản lý mã Quản lý hoạt Quản lý Hoạt hàng động nhập kho động xuất kho Quản lý mã Nhập kho mua Xuất kho bán hàng trong hệ hàng hàng thống Nhập kho trực Xuất kho sản tiếp xuất Xuất chuyển kho Xuất lắp ráp Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 2
6. QUẢN LÝ MÃ HÀNG 6.1 Sơ đồ xử lý BP.kế hoạch vật tư, kinh 01 Lập yêu cầu doanh Begin cấp mới, sửa mã hàng 02 Kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống 06 Kiểm tra sự cần thiết và sự Có Tồn tại ? thay đổi trong hệ thống Không BP.Quản lý mã hàng 07 Có thể Sửa mã theo Có 03 thay đổi? quy chuẩn Phân loại Không 04 Cấp mã mới 05 Thông tin cho Người yêu cầu End 6.2 Mô tả chi tiết Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 3
Mã Chức năng và báo Người sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung thực hiện kiện P.Mềm Meliasoft Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch vật tư khi phát sinh nhu cầu Yêu cầu cấp PKD, lập mã hàng mới hoặc sửa lại mã (1) mới, sửa mã PKHVT hàng trong hệ thống lập yêu cầu với hàng người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của hệ thống Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng trong hệ thống kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống bằng cách tìm kiếm thông tin của mặt hàng Kiểm tra sự đó trong phần mềm. tồn tại của BP.quản Danh mục vật Đối với yêu cầu thêm mới: (2) mặt hàng lý mã tư + Nếu không tồn tại thì thực hiện trong hệ hàng bước (3). thống + Nếu đã tồn tại thì thông báo lại với người lập yêu cầu. Đối với nhu cầu sửa mã hàng thì thực hiện bước (6) Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng dựa vào thông tin về mặt hàng do BP.quản Phân loại người yêu cầu cung cấp để xác định (3) lý mã mặt hàng thuộc tính, nhóm hàng, loại hàng, nhà hàng cung cấp..., những thông tin liên quan để đặt mã hàng theo quy định. Dựa vào thông tin về mặt hàng do BP.quản người yêu cầu cung cấp, người phụ Danh mục vật (4) Cấp mã mới lý mã trách quản lý mã đặt mã hàng, tên tư hàng hàng…vv vào danh mục vật tư hàng hóa trên phần mềm. Thông tin lại BP.quản (5) cho người lý mã Thông báo kết quả cho người yêu cầu yêu cầu hàng Kiểm tra sự cần thiết bắt buộc phải Kiểm tra sự thay đổi mã hay không và sự thay đổi cần thiết và BP.quản nếu sửa mã đối với hệ thống: (6) sự thay đổi lý mã + Nếu không thể thay đổi thì thực trong hệ hàng hiện bước (5). thống + Nếu có thể thay đổi được thì thực hiện bước (7). BP.quản Thực hiện sửa mã hàng trong hệ Danh mục vật (7) Sửa mã lý mã thống, mã hàng được sửa lại cũng cần tư hàng đảm bảo theo quy tắc đặt mã. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 4
7. QUY TRÌNH XUẤT KHO SẢN XUẤT, XUẤT DÙNG CCDC… 7.1 Sơ đồ xử lý: B P .K ế ho ạc h s ản x uấ t, c ác Begin bộ phậ n c ó nhu cầ u 01 Phiếu đề nghị xuất Yêu cầu sản xuất NVL, CCDC Đề nghị xuất NVL, CCDC Phiếu đề nghị xuất 02 NVL, CCDC được G iám đố c \N Đ U Q Phê duyệt đề nghị phê duyệt Không duyệt Duyệt 03 Kiểm tra tồn kho Kế to án v ật tư Thông báo cho Thiếu BP.kế hoạch vật tư bổ sung Đủ 04 Phiếu xuất kho Lập giao dịch và in phiếu xuất kho T hủ k ho 05 Phiếu xuất kho Xuất kho End Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 5
7.2 Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo sự Người Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung kiệ thực hiện P.Mềm Meliasoft n Phòng kế hoạch vật tư khi đã lập được hướng dẫn sản xuất cho từng tổ PKHVT, có thể làm đề nghị xuất kho cho sản Lập đề nghị bộ phận (1) xuất, hoặc các bộ phận có nhu cầu xuất NVL SX có nhu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật cầu liệu. Giám đốc Giám đốc hoặc người được ủy quyền (2) Phê duyệt hoặc phê duyệt đề nghị. NDUQ BC tổng hợp Kiểm tra tồn kho trên hệ thống xem nhập xuất tồn có thể đáp ứng được yêu cầu không? + Nếu đủ hàng để xuất thì thực hiện Kiểm tra tồn (3) KTK bước (4). kho + Nếu không đủ hàng thì thực hiện bước (5). Phiếu xuất kho Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, KTK lập giao dịch xuất kho trong hệ thống. Lập giao dịch Sau khi lập giao dich KTK thực hiện (4) và in phiếu KTK in phiếu xuất kho để lưu lại thông tin xuất kho và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan. Thủ kho căn cứ phiếu xuất kho đã ký (5) Xuất kho Thủ kho duyệt thực hiện xuất kho theo phiếu. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 6
8. QUY TRÌNH XUẤT CHUYỂN KHO 8.1 Sơ đồ xử lý Begin B ộ p hận có n hu c ầu 01 Phiếu đề nghị Lập yêu cầu chuyển kho chuyển kho Phiếu đề nghị 02 G iám đ ốc \N ĐU Q chuyển kho được Phê duyệt đề duyệt nghị Không duyệt Duyệt Kế to án v ật tư 03 Phiếu xuất kho Lập giao dịch và in phiếu xuất kho T hủ k ho 04 Phiếu xuất kho Thực hiện Chuyển kho 05 Phiếu xuất kho Kiểm tra giao dịch Kế to án v ật tư Sai lệch 06 Thực hiện giao dịch điều chỉnh Đúng End Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 7
8.2 Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo Người sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung thực hiện kiện P.Mềm Meliasoft Bộ phận Bộ phận có nhu cầu chuyển kho Lập yêu cầu (1) có nhu làm phiếu đề nghị chuyển kho. chuyển kho cầu Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị chuyển kho: Giám đốc Nếu yêu cầu được duyệt thì (2) Phê duyệt hoặc chuyển sang bước (3) NDUQ Nếu yêu cầu không được duyệt thì sẽ kết thúc quy trình KTK kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, thực hiện lập giao dịch chuyển kho trên Lập giao dịch và (3) KTK Phiếu xuất kho hệ thông, sau đó in phiếu xuất in phiếu xuất kho chuyển kho lấy xác nhận của các bên liên quan. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký nhận của các bên liên Thực hiện chuyển quan để thực hiện xuất kho đồng (4) Thủ kho kho thời khi xuất kho rồi Thủ kho sẽ phải ký vào phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho Kế toán kho tiến hành kiểm tra lại giao dịch: Nếu không có sai lệch thì kết thúc (6) Kiểm tra giao dịch KTK quy trình. Nếu có sai lệch giữa số lượng giao dịch với số lượng thực xuất thì chuyển sang bước (6). Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu Thực hiện giao xuất kho điều chỉnh sai lệch trên (7) KTK Phiếu xuất kho dịch điều chỉnh giao dịch xuất chuyển kho đã lập. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 8
9. QUY TRÌNH XUẤT LẮP RÁP 9.1 Sơ đồ xử lý Begin Bộ phận có nhu cầu 01 Phiếu đề nghị lắp Lập yêu cầu lắp ráp ráp 02 Phiếu đề nghị lắp Giám đốc \NĐUQ Phê duyệt đề ráp được duyệt nghị Không duyệt Duyệt Kế toán vật tư 03 Phiếu xuất lắp ráp Lập giao dịch và in phiếu xuất kho Thủ kho 04 Phiếu xuất lắp ráp Thực hiện xuất kho 04 Phiếu xuất lắp ráp Lắp ráp, dán mã Kỹ thuật End Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 9
9.2 Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo Người sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung thực hiện kiện P.Mềm Meliasoft Bộ phận Bộ phận có nhu cầu lắp ráp Lập yêu cầu xuất (1) có nhu hàng làm phiếu đề nghị xuất vật tư để lắp ráp cầu vật tư để lắp ráp. Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt đề Giám đốc nghị: (2) Phê duyệt hoặc Nếu yêu cầu được duyệt thì NDUQ chuyển sang bước (3) Nếu yêu cầu không được duyệt thì sẽ kết thúc quy trình KTK kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã được Lập giao dịch và duyệt, thực hiện lập giao dịch (3) KTK Phiếu xuất kho in phiếu xuất kho xuất lắp ráp trên hệ thông, sau đó in phiếu xuất lắp ráp lấy xác nhận của các bên liên quan. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp đã có ký nhận của các Thực hiện xuất bên liên quan để thực hiện xuất (4) Thủ kho kho kho vật tư để lắp ráp đồng thời khi xuất kho rồi Thủ kho sẽ phải ký vào phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp đã được ký nhận, bộ phận kỹ (5) Lắp ráp Kỹ thuật thuật lắp ráp và dán mã lên các mặt hàng đã được lắp ráp. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 10
10. QUY TRÌNH NHẬP KHO TỪ SẢN XUẤT 10.1 Sơ đồ xử lý Các bộ phận có nhu cầu 01 Begin Lập yêu cầu nh ập kho Thủ kho 02 Phiếu giao nhận Ki ểm hàng và nh ập kho Kế toán kho 03 Thực hiện giao Phiếu nhập kho dịch nhập kho trên End hệ thống, In phiếu nhập 10.2 Mô tả chi tiết: Mã Chức năng và báo Người sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung thực hiện kiện P.Mềm Meliasoft Quy trình này áp dụng khi có nhu cầu nhập lại công cụ dụng cụ, NVL từ sản xuất, nhập từ kiểm Bộ phận Lập yêu cầu nhập kê thừa...vv. (1) có nhu kho Khi có hàng cần nhập vào kho bộ cầu phận có nhu cầu tiến hành chuyển hàng về kho và yêu cầu thủ kho nhập kho. Phiếu nhập Thủ kho tiếp nhận yêu cầu nhập Kiêm hàng và kho. kho và tiến hành kiểm hàng. Cho (2) Thủ Kho nhập kho nhập hàng vào kho và lập phiếu giao nhận hàng. KTK kho căn cứ vào phiếu giao nhận hàng thực tế có xác nhận Thực hiện giao của các bên liên quan, thực hiện (3) dịch nhập kho và KTK lập giao dịch nhập kho trên hệ in phiếu xuất thông, sau đó in phiếu và lấy xác nhận của các bên liên quan. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 11
11. QUY TRÌNH NHẬP KHO MUA HÀNG 11.1 Sơ đồ xử lý Begin Thủ Kho Phiếu giao nhận 01 Đơn đặt hàng mua hàng Nhận và kiểm tra hàng 02 Sai Thông báo cho phòng mua Đúng hàng 03 KTK Phiếu nhập kho Đơn đặt hàng mua Lập giao dịch nhập mua, in phiếu Thủ Kho 04 Phiếu nhập kho Nhập kho End 11.2 Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo Người sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung thực hiện kiện P.Mềm Meliasoft Bảng kê đơn Thủ kho nhận và kiểm tra hàng đặt hàng mua theo đơn hàng mua. Nhận và kiểm tra (1) Thủ Kho + Nếu đúng thì thực hiện bước (3) hàng + Nếu sai thì thực hiện bước (2). Thông báo cho phòng mua hàng Thông báo cho hàng nhận được không đúng theo (2) Thủ kho phòng mua hàng đơn hàng. Phiếu nhập Lập giao dịch nhập mua trên hệ Lập giao dịch mua. thống, in và lấy xác nhận của các (3) KTK nhập mua bên liên quan. (4) Nhập Kho Thủ kho Thủ kho thực hiện nhập kho. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 12
12. QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN HÀNG 12.1 Sơ đồ xử lý 01 Kiểm tra lệnh Begin xuất kho với đơn hàng bán 02 Thông báo cho các bộ phận liên quan KT K 03 Kiểm tra tồn kho Thiếu Đủ 04 Hóa đơn bán hàng Đơn hàng bán Lập hóa đơn , in hóa đơn 05 Xuất kho T hủ k ho End Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 13
11.2 Mô tả chi tiết. Mã Chức năng và báo Người thực sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung hiện kiện P.Mềm Meliasoft BC bảng kê đơn Kế toán kho khi nhân được lệnh hàng bán xuất kho, thực hiện kiểm tra lệnh Kiểm tra lệnh xuất kho với đơn hàng bán (1) xuất kho với đơn KTK + Nếu đúng thì thực hiện bước (3) hàng bán + Nếu sai thì thực hiện bước (2). Thông báo cho các bộ phận yêu cầu Thông báo cho xuất kho về sự sai lệch thông tin (2) các bộ phận liên KTK trên đơn hàng bán so với lệnh xuất quan kho hoặc không đủ hàng xuất. BC tổng hợp Kế toán kho kiểm tra tồn kho trên nhập xuất tồn hệ thông. + Nếu đủ hàng thì thực hiện bước (3) Kiểm tra tồn kho KTK (4). + Nếu không đủ thì thực hiện bước (2) Hóa đơn bán Kế toán kho dựa vào những thông hàng tin trên đơn hàng lập hóa đơn trên (4) Lập hóa đơn KTK hệ thống. Thủ kho thực hiện xuất kho theo (5) Xuất kho Thủ kho lệnh xuất kho. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 14