Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Viễn thông thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:94

Thêm vào BST

Báo xấu

14
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài hệ thống hóa kiến thức cơ bản về kiểm soát chi phí tại một doanh nghiệp. Đồng thời kết hợp với tình hình hoạt động của các doanh nghiệp Viễn thông nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí, nhận định được các yếu tố tác động đến chi phí giúp các nhà quản trị ra quyết định kịp thời và chính xác.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Viễn thông thành phố Hồ Chí Minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ******************** TẠ THỊ THANH THÚY HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh – Năm 2015
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH *********************** TẠ THỊ THANH THÚY HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN ANH HOA TP. Hồ Chí Minh – Năm 2015
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Viễn thông thành phố Hồ Chí Minh” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, số liệu được sử dụng trong luận văn là trung thực, nội dung luận văn có tham khảo và sử dụng các dữ liệu, thông tin của các tài liệu được trình bày ở phần danh mục tài liệu tham khảo. Tạ Thị Thanh Thúy
MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC BẢNG CHÚ THÍCH CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ DANH MỤC BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................1 1. Tính thiết thực của đề tài...................................................................................1 2. Các nghiên cứu có liên quan : ...........................................................................2 2.1 Các nghiên cứu nước ngoài: ...........................................................................2 2.2 Các nghiên cứu trong nước: ...........................................................................3 2.3 Nhận xét .........................................................................................................3 3. Mục tiêu nghiên cứu .........................................................................................4 4. Câu hỏi nghiên cứu: ..........................................................................................5 5. Đối tượng nghiên cứu: ......................................................................................5 6. Phạm vi nghiên cứu: .........................................................................................5 7. Phương pháp nghiên cứu: .................................................................................5 8. Đóng góp của luận văn: ....................................................................................5 9. Trình bày và kết cấu luận văn: ..........................................................................5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ ....................................6 1.1 Khái quát chung về kiểm soát chi phí ................................................................6 1.2 Mục đích của kiểm soát chi phí .........................................................................7 1.3 Phân biệt quản lý chi phí và kiểm soát chi phí ..................................................7
1.4 Phân loại chi phí: .............................................................................................. 9 1.4.1 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động ...................................................... 9 1.4.2 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh:9 1.4.3 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí: .................... 10 1.4.4 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí với mức độ hoạt động: ....... 10 1.4.5 Phân loại chi phí theo khả năng kiểm soát chi phí .......................................... 12 1.4.6 Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế của chi phí ........................................ 12 1.5 Định mức chi phí ............................................................................................ 13 1.5.1 Phương pháp xây dựng định mức chi phí ................................................. 13 1.5.2 Xây dựng định mức chi phí sản xuất ........................................................ 14 1.6 Dự toán chi phí................................................................................................ 16 1.7 Phân tích biến động chi phí............................................................................. 17 1.7.1 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp .............................................................................................................. 18 1.7.2 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung : ........................................... 19 1.8 Xây dựng các trung tâm chi phí (trung tâm trách nhiệm) ............................... 20 1.8.1Trung tâm chi phí định mức (Engineered cost center ): ............................ 21 1.8.2 Trung tâm chi phí dự toán (Discretionary cost center): ........................... 21 1.8.3 Kiểm soát chi phí tại trung tâm chi phí định mức .................................... 21 1.8.4 Kiểm soát chi phí tại trung tâm chi phí dự toán ....................................... 22 1.9 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp ................ 22 1.9.1 Nhận diện thông tin về chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp .......... 22 1.9.2 Việc xây dựng hệ thống định mức chi phí tại doanh nghiệp .................... 22 1.9.3 Quan hệ cung cầu các yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp ................................................................................................................ 23 1.9.4 Các giải pháp , công cụ kiểm soát chi phí của doanh nghiệp ................... 23
1.10 Đặc điểm hoạt động của ngành Viễn thông ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí ..........................................................................................................................23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ..................................................................26 2.1 Tổng quan về ngành Viễn thông Việt Nam và viễn thông thành phố Hồ Chí Minh: ......................................................................................................................26 2.1.1 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của VTTP trên địa bàn TP.HCM ..........27 2.1.2 Sản phẩm, dịch vụ chính của VTTP:.........................................................28 2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức: .............................................................................28 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại VTTP ...........................................................33 2.1.4.1Chuẩn mực và hệ thống kế toán áp dụng ....................................................... 33 2.1.4.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của VTTP ................................................................... 35 2.1.5 Tình hình doanh thu-chi phí tại VTTP trong những năm qua:..................36 2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát chi phí tại VTTP.............................................37 2.2.1 Khảo sát tình hình kiểm soát chi phí tại VTTP .........................................37 2.2.1.1 Phương pháp khảo sát: .................................................................................... 38 2.2.1.2 Phạm vi khảo sát: ............................................................................................ 38 2.2.1.3 Nội dung khảo sát:........................................................................................... 38 2.2.1.4 Kết quả khảo sát: ............................................................................................. 38 2.2.2 Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí tại VTTP.......................................45 2.2.2.1 Về việc nhận diện chi phí qua các tiêu thức phân loại chi phí .................... 45 2.2.2.2 Về việc xây dựng định mức chi phí: ............................................................. 46 2.2.2.3 Về việc lập dự toán chi phí: ............................................................................ 46 2.2.2.4 Về việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm: .............................................. 47 2.2.3 Nguyên nhân của những hạn chế ..............................................................47 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2..........................................................................................49
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ....................................................... 50 3.1 Các quan điểm cho việc thực hiện các giải pháp: ........................................... 50 3.2 Giải pháp hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại VTTP: .................................. 50 3.2.1 Hoàn thiện việc xây dựng định mức chi phí: ........................................... 50 3.2.2 Hoàn thiện việc lập dự toán chi phí .......................................................... 55 3.2.3 Hoàn thiện việc phân tích biến động chi phí: ........................................... 59 3.2.4 Kiểm soát chi phí thông qua thiết lập các trung tâm chi phí: ................... 67 3.2.4.1 Xây dựng các trung tâm chi phí:.................................................................... 67 3.2.4.2Xây dựng hệ thống mã số chi phí gắn với mã số các trung tâm chi phí: .... 69 3.2.4.3 Nhận diện và phân loại chi phí để đánh giá trách nhiệm quản lý:.............. 72 3.2.5 Các giải pháp hỗ trợ.................................................................................. 74 3.2.5.1 Thường xuyên nhận diện và kiểm soát chi phí ẩn trong quá trình kinh doanh dịch vụ ............................................................................................................... 74 3.2.5.2 Xây dựng nhận thức đúng đắn về kiểm soát chi phí cho các nhà quản trị các cấp và nhân viên, tạo sự tham gia hợp tác toàn doanh nghiệp.......................... 74 TỔNG KẾT CHƯƠNG 3 ......................................................................................... 75 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
BẢNG CHÚ THÍCH CHỮ VIẾT TẮT CPNC Chi phí nhân công CPNVL Chi phí nguyên vật liệu ITU Hiệp hội Viễn thông quốc tế NCTT Nhân công trực tiếp NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp PBHKV Phòng bán hàng khu vực SXC Sản xuất chung TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh VTTP Viễn thông thành phố Hồ Chí Minh
DANH MỤC SƠ ĐỒ STT Tên gọi Trang Sơ đồ 1.1 Mô hình chung dùng để phân tích biến động biến phí sản xuất 18 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của VTTP 29 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của VTTP 36 Sơ đồ 3.1 Sơ đồ phân cấp các trung tâm chi phí 68
DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên gọi Trang Tình hình doanh thu-chi phí của VTTP qua 2 năm 2013 và Bảng 2.1 36 2014 Bảng 2.2 Kết quả khảo sát về việc phân loại chi phí tại VTTP 39 Bảng 2.3 Kết quả khảo sát về hệ thống định mức chi phí tại VTTP 39 Bảng 2.4 Kết quả khảo sát về việc lập dự toán chi phí tại VTTP 41 Kết quả khảo sát về phân tích biến động chi phí và trung Bảng 2.5 43 tâm chi phí Bảng 3.1 56 Bảng phân công nhiệm vụ thẩm định Dự toán chi phí lao động tháng 11/2014 của Trung tâm Bảng 3.2 58 kinh doanh Bảng 3.3 60 Kết quả thực hiện chi phí thuê thu cước quý 4/2014 Bảng phân tích biến động chi phí thuê thu cước quý Bảng 3.4 61 4/2014 Kết quả thực hiện chi phí hoa hồng phát triển thuê bao Bảng 3.5 62 Fiber VNN quý 4/2014 Bảng phân tích biến động chi phí hoa hồng phát triển thuê Bảng 3.6 63 bao Fiber VNN quý 4/2014 Kết quả thực hiện chi phí khuyến mại và chăm sóc khách Bảng 3.7 64 hàng thuê bao Fiber VNN quý 4/2014 Bảng phân tích biến động chi phí khuyến mại và chăm sóc Bảng 3.8 65 khách hàng thuê bao Fiber VNN quý 4/2014
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính thiết thực của đề tài Trong những năm gần đây ngành công nghệ viễn thông đã có những bước phát triển đột phá, mạng lưới thông tin di động được sử dụng bao phủ rộng khắp và đa dạng, đặt biệt với sự ra đời của sợi cáp quang đã giúp cho ngành công nghệ viễn thông có những bước phát triển lớn, hàng loạt các sản phẩm dịch vụ ra đời, mà sản phẩm dịch vụ càng phong phú đa dạng thì hệ thống chi phí của đơn vị càng phức tạp dẫn đến hệ thống kiểm soát chi phí của đơn vị trở nên lỗi thời, phát sinh những mặt hạn chế, vì vậy đơn vị cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí của mình. Ngoài ra nền kinh tế Việt Nam nói chung và ngành Viễn thông Việt Nam nói riêng đang trên đường hội nhập quốc tế và tiến đến nền kinh tế thị trường vì vậy có sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp trong nước cũng như các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Hiện nay, Việt Nam có khá nhiều các nhà khai thác hạ tầng mạng lớn sau: VNPT, SPT, Viettel, VTC và FPT telecom …, cùng với nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông khác, tính đến cuối năm 2014 có khoảng 24 doanh nghiệp viễn thông được cấp phép thiết lập mạng viễn thông công cộng, hơn 100 doanh nghiệp được cấp phép cung cấp dịch vụ viễn thông dẫn đến một cuộc chạy đua cạnh tranh giá cả gay gắt giữa các doanh nghiệp. Vấn đề lớn đặt ra đối với các doanh nghiệp đó là đứng trước tình hình cạnh tranh giá cả như vậy làm thế nào để doanh nghiệp vẫn đạt được lợi nhuận mong muốn? Một trong những phương án được lựa chọn đó là kiểm soát chi phí nhằm giảm giá thành dịch vụ. Chính lý do trên, tôi chọn đề tài “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH” với mục đích cung cấp cho các doanh nghiệp viễn thông một cái nhìn tổng quan về việc hoạch định chi phí, sử dụng chi phí sao cho có hiệu quả để từ đó tiết giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
2 2. Các nghiên cứu có liên quan : 2.1 Các nghiên cứu nước ngoài: Nghiên cứu của Z.Jun Lin và Zengbiao Yu (2002) “Responsibility cost control system in China: a case of management accounting application” nghiên cứu về Hệ thống kiểm soát chi phí trách nhiệm ở Trung Quốc : một trường hợp áp dụng của kế toán quản trị. Tác giả đưa ra 7 kỹ thuật và thủ tục dùng trong hệ thống kiểm soát chi phí gồm: Chi phí mục tiêu, kế toán trách nhiệm, chi phí định mức, dự toán linh hoạt, giá chuyển giao nội bộ, chính sách tạo động lực, đánh giá hiệu quả và phân tích chênh lệch. Nghiện cứu của Erik ten Brinke (2002) “Costing support and cost control in manufacturing – A cost estimation tool applied in the sheet metal domain” nghiên cứu về Hệ thống hỗ trợ kiểm soát chi phí: một công cụ dùng để ước tính chi phí -áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất tấm thép. Tác giả đưa ra 4 khía cạnh của hệ thống kiểm soát chi phí bao gồm: dự toán chi phí, giám sát sản xuất, tính toán và đánh giá chi phí, mô hình hóa chi phí. Nghiên cứu của Russ Headley (2009) “How can costs at Telesur be systematically controlled against the background of the liberalization of the telecom market?” nghiên cứu về Kiểm soát chi phí : làm thế nào để kiểm soát hệ thống chi phí tại TELESUR trong điều kiện tự do hóa thị trường viễn thông. Tác giả đưa ra 4 công cụ dùng để kiểm soát chi phí đó là: dự toán chi phí, mô hình chi phí, định mức chi phí, BSC. Nghiên cứu của BARBOLE A.N. và cộng sự (2013) “Impact of cost control and cost reduction techniques on manufacturing sector” nghiên cứu về Tác động của kỹ thuật kiểm soát chi phí và giảm chi phí trong ngành sản xuất. Trong đó tác giả đề cập đến 4 kỹ thuật kiểm soát chi phí : hệ thống kế toán trách nhiệm, chi phí định mức, kiểm soát dự toán, tỉ lệ chi phí quản lý. Nghiên cứu của Siyanbola và cộng sự (2013) “The impact of cost control on manufacturing industries’ profitability” nghiên cứu về Tác động của kiểm soát chi phí đến lợi nhuận của ngành sản xuất. Tác giả đưa ra 5 bước để tiến hành
3 kiểm soát chi phí : thiết lập mục tiêu, đo lường ghi nhận thực tế, so sánh giữa thực tế phát sinh và mục tiêu đề ra, phân tích phương sai để tìm ra nguyên nhân chênh lệch, loại bỏ các sai lệch bằng cách khắc phục các nguyên nhân dẫn đến chênh lệch. 2.2 Các nghiên cứu trong nước: Nghiên cứu của Đàm Thị Hải Âu (2010) nghiên cứu về “Một số giải pháp để tăng cường khả năng kiểm soát chi phí sản xuất trong hệ thống kế toán chi phí tại công ty cổ phần Thiết bị điện”. Tác giả đưa ra các giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí gồm: Xây dựng giá thành sản phẩm định mức, lập dự toán chi phí sản xuất, phân tích biến động và kiểm soát chi phí sản xuất, thống kê chi phí sản xuất ngoài dự toán, kiểm soát chi phí trong thời kì biến động giá, kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm quản lý chi phí. Nghiên cứu của Vũ Long Phụng (2010) nghiên cứu về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty trách nhiệm hữu hạn Global café”. Tác giả đưa ra các bước để hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí là: Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty, phân loại chi phí sản xuất, định mức chi phí sản xuất thực tế cuối kì, phân tích chênh lệch chi phí sản xuất, kế toán xử lý chênh lệch chi phí sản xuất. Nghiên cứu của Huỳnh Thị Thúy Phượng (2013) nghiên cứu về “Hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại công ty trách nhiệm hữu hạn Đồng Tâm”, trong đó tác giả đề cập đến nội dung kiểm soát chi phí gồm: kiểm soát chi phí phục vụ cho việc kiểm soát hiệu quả hoạt động thông qua việc xây dựng định mức chi phí, xây dựng dự toán chi phí, phân tích chênh lệch, báo cáo kiểm soát chi phí; kiểm soát chi phí để đánh giá trách nhiệm quản lý, và cuối cùng là kiểm soát chi phí chất lượng. 2.3 Nhận xét Hầu như các nghiên cứu nước ngoài đều tiến hành kiểm soát chi phí thông qua 3 giai đoạn: trước khi phát sinh chi phí, trong quá trình phát sinh chi phí, và sau khi phát sinh chi phí. Các nghiên cứu chưa chứng minh được mô hình hay
4 phương pháp kiểm soát chi phí của mình là tối ưu hơn các nghiên cứu khác. Tùy theo đặc điểm từng doanh nghiệp, thị trường mà tác giả nghiên cứu sử dụng phương pháp và công cụ cho phù hợp. Các nghiên cứu nước ngoài sử dụng cộng cụ và phương pháp để kiểm soát chi phí như: Chi phí mục tiêu, kế toán trách nhiệm, chi phí định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả, phân tích chênh lệch… Các nghiên cứu trong nước chủ yếu đề cập đến 3 công cụ chính đó là:định mức chi phí, dự toán chi phí và phân tích chênh lệch. Ngoài ra các tác giả còn đưa ra một vài công cụ và khía cạnh khác của kiểm soát chi phí như: tác giả Đàm Thị Hải Âu đề cập thêm vấn đề chi phí sản xuất ngoài dự toán, kiểm soát chi phí trong thời kì biến động giá, các trung tâm quản lý chi phí; tác giả Vũ Long Phụng đề cập đến các thủ tục kiểm soát chi phí; và tác giả Huỳnh Thị Thúy Phượng bổ sung thêm trách nhiệm quản lý và kiểm soát chất lượng. Qua các nghiên cứu trong nước và thế giới có thể thấy việc thực hiện kiểm soát chi phí được thực hiện khá phong phú và đa dạng, không có một hình mẫu nhất định cho một hệ thống kiểm soát chi phí, tùy tình hình, lĩnh vực, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mà lựa chọn cách thức kiểm soát chi phí phù hợp. Từ các nghiên cứu nêu trên kết hợp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp tác giả sẽ vận dụng định mức chi phí, dự toán chi phí, phân tích biến động và trung tâm chi phí để giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại VTTP. 3. Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa cơ sở lý luận của một hệ thống kiểm soát chi phí, khái quát chung về đặc điểm của ngành Viễn thông để làm cơ sở đánh giá tính hiệu quả của việc kiểm soát chi phí của một doanh nghiệp trong lĩnh vực Viễn thông. Tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng cách thức vận dụng các công cụ kiểm soát chi phí tại VTTP để từ đó đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí của mình.
5 4. Câu hỏi nghiên cứu: - Cơ sở lý luận của hệ thống kiểm soát chi phí vận dụng tại VTTP là gì? - Thực trạng hệ thống kiểm soát chi phí của VTTP như thế nào? - VTTP nên làm gì để hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí trong điều kiện thị trường viễn thông trong nước hiện nay? 5. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát chi phí tại VTTP. 6. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống kiểm soát chi phí tại VTTP, một đơn vị trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, trong năm 2014. 7. Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính thông qua bảng câu hỏi khảo sát, kết hợp so sánh, phân tích giữa cơ sở lý luận đã được nghiên cứu với thực trạng hệ thống kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu nghiên cứu của đề tài. 8. Đóng góp của luận văn: Hệ thống hóa kiến thức cơ bản về kiểm soát chi phí tại một doanh nghiệp. Đồng thời kết hợp với tình hình hoạt động của các doanh nghiệp Viễn thông nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí, nhận định được các yếu tố tác động đến chi phí giúp các nhà quản trị ra quyết định kịp thời và chính xác. 9. Trình bày và kết cấu luận văn: - Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí - Chương 2: Thực trạng việc kiểm soát chi phí tại Viễn thông thành phố Hồ Chí Minh. - Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Viễn thông thành phố Hồ Chí Minh.
6 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1.1 Khái quát chung về kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí được bắt đầu khi các doanh nghiệp xác định các chi phí của mình và đánh giá xem liệu những chi phí đó phát sinh có hợp lý hay không, sau đó nếu cần thiết họ có thể tìm các biện pháp cắt giảm chi phí để đi đến một kế hoạch ít tốn kém hơn, hiệu quả hơn. (Nguồn: (Accessed 11 March 2014)) Kiểm soát chi phí thường bao gồm 3 loại thủ tục: các thủ tục kiểm tra để phát hiện sai lệch của chi phí thực tế so với chi phí dự toán, các thủ tục chẩn đoán để xác định nguyên nhân của những sai lệch đó, và các thủ tục điều chỉnh để tạo nên sự phù hợp giữa chi phí thực tế và ngân sách. (Nguồn: (Accessed 11 March 2014)) Kiểm soát chi phí là một loạt các bước mà một doanh nghiệp sử dụng để duy trì sự thích hợp của các khoản mục chi phí liên quan đến doanh nghiệp. Bốn bước liên quan đến kiểm soát chi phí: Thiết lập cơ sở: Thiết lập một tiêu chuẩn hoặc cơ sở để so sánh với chi phí thực tế. Các tiêu chuẩn này có thể dựa trên kết quả lịch sử, các cải tiến hợp lý dựa trên kết quả lịch sử, hoặc các chi phí có thể thực hiện được tốt nhất về mặt lý thuyết. Tính phương sai: Tính phương sai giữa kết quả thực tế và tiêu chuẩn hoặc cơ sở trong bước đầu tiên. Nhấn mạnh đặc biệt đến các phương sai không thuận lợi, đó là những phương sai do chi phí thực tế cao hơn so với dự kiến. Điều tra chênh lệch: Tiến hành các thủ tục cần thiết để xác định nguyên nhân dẫn đến phương sai. Xử lý chênh lệch: Dựa trên các thông tin tìm thấy trong các bước trước, đưa ra các biện pháp khắc phục cần thiết để giảm nguy cơ của các phương sai không thuận lợi.
7 (Nguồn: (Accessed 11 March 2014)) Nhìn chung việc đặt ra các hạn mức hoặc tiêu chuẩn chi phí trong giai đoạn hoạch định, sau đó sử dụng các công cụ quản lý để điều khiển việc hình thành chi phí sản xuất sao cho không phá vỡ các hạn mức hoặc tiêu chuẩn đã đề ra được xem là kiểm soát chi phí. 1.2 Mục đích của kiểm soát chi phí Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh, dù cung cấp sản phẩm hay dịch vụ thì tất cả các doanh nghiệp được thành lập đều có chung mục đích là thu được lợi nhuận. Trước đây hầu như các doanh nghiệp không chú trọng đến việc kiểm soát chi phí mà chỉ tập trung vào sản xuất và tiêu thụ nhiều sản phẩm để đạt được lợi nhuận cao nhất, việc kiểm soát chi phí chỉ dừng lại ở mức cố gắng làm cho chi phí càng thấp càng tốt. Ngày nay trước sự cạnh tranh trong thị trường kinh doanh đa quốc gia và thương mại quốc tế, việc kiểm soát chi phí đã trở thành vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các doanh nghiệp. Hiểu được các loại chi phí và nhận dạng được các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí , điều này giúp cho các nhà quản trị có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí, và sau cùng tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí tốt sẽ loại bỏ được việc các nguồn lực bị sử dụng không hiệu quả, gây lãng phí trong quá trình sản xuất, giúp sử dụng có hiệu quả tài sản, nguồn vốn nâng cao năng suất các hoạt động trong doanh nghiệp. 1.3 Phân biệt quản lý chi phí và kiểm soát chi phí Tiêu thức so sánh Quản lý chi phí Kiểm soát chi phí 1.Khái niệm Quản lý chi phí là tổ Kiểm soát chi phí là một chức, điều khiển việc sử trong những hoạt động dụng các nguồn vốn, chi quan trọng của quản lý phí thông qua việc tổng chi phí giúp các nhà quản
8 Tiêu thức so sánh Quản lý chi phí Kiểm soát chi phí hợp, phân tích, đánh giá lý phát hiện và ngăn ngừa thực trạng chi phí để từ rủi ro sai phạm trong việc đó đưa ra các quyết định sử dụng chi phí. về chi phí của doanh nghiệp 2.Mục đích Mục đích của việc quản Kiểm soát chi phí nhằm lý chi phí là đảm bảo mục đích cụ thể hơn đó nguồn vốn, tối ưu hóa là hoàn thành việc sản nguồn lực của doanh xuất kinh doanh trong nghiệp đồng thời bảo giới hạn ngân sách hay đảm việc thực hiện chi nói cách khác đó là hoàn phí tuân thủ đúng các thành việc sản xuất kinh quy định của nhà nước doanh với chi phí thấp nhất. 3.Đối tượng liên quan Đối tượng liên quan đến Đối tượng liên quan đến việc quản lý chi phí bao kiểm soát chi phí chỉ là gồm cả những đối tượng những đối tượng bên bên trong doanh nghiệp trong doanh nghiệp. như nhân viên, cộng tác viên, các nhà quản lý…và bên ngoài doanh nghiệp như cơ quan thuế, thanh tra, kiểm toán… 4.Công cụ thực hiện Công cụ chính để quản lý Công cụ chính của việc chi phí chính là hệ thống kiểm soát chi phí là các các văn bản quy phạm tiêu chuẩn, kế hoạch, kỹ pháp luật, các Nghị định, thuật phân tích… Thông tư hướng dẫn các cơ quan nhà nước ....
9 1.4 Phân loại chi phí: Để kiểm soát được chi phí trước hết chúng ta phải hiểu về chi phí, việc nhận diện và đánh giá các chi phí phát sinh là điều kiện tiên quyết để các nhà quản lý có thể kiểm soát tốt được chi phí của mình từ đó đưa ra các quyết định quan trọng trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh. Nhằm mục đích nhận biết và phân biệt các loại chi phí, chúng ta có thể nhóm các loại chi phí thành các nhóm như sau: 1.4.1 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động Việc phân loại chi phí theo chức năng hoạt động sẽ giúp cho nhà quản lý nhận biết được vị trí, vai trò của chi phí đối với từng hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp. Căn cứ vào chức năng hoạt động của các nghiệp vụ chi phí phát sinh ta có thể phân loại chi phí thành 2 loại là chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa, và các chi phí bằng tiền khác mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện cung cấp dịch vụ trong một kỳ nhất định,bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Chi phí ngoài sản xuất: Là chi phí không làm tăng giá trị sản phẩm sản xuất nhưng cần thiết để hoàn thành quá trình sản xuất kinh doanh như chi phí dùng để tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, chi cho bộ máy quản lý và chi khác của doanh nghiệp như: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.4.2 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh: Việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh giúp nhà quản lý nhận biết được các chi phí phát sinh và giá vốn hàng hóa trong kỳ, giúp nhà quản trị hoạch định được ngân sách chi phí chính xác, hạn chế tình trạng bị động về vốn, được chia thành 2 loại là chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
10 Chi phí sản phẩm: là tất cả các chi phí gắn liền với sản phẩm được sản xuất ra hoặc được mua vào trong kì. Do đó, chi phí sản phẩm luôn gắn liền với sản phẩm và chỉ được xác định là chi phí sản phẩm khi được tiêu thụ, còn khi chưa tiêu thụ thì được thể hiện trong khoản mục hàng tồn kho. Chi phí thời kỳ: là tất cả các chi phí phát sinh trong thời kỳ để hoạt động kinh doanh, được tính hết thành phí tổn trong kỳ xác định kết quả kinh doanh, trực tiếp làm giảm lợi nhuận trong kì phát sinh chi phí thời kì, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý. 1.4.3 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí: Căn cứ vào mối quan hệ giữa chi phí với đối tượng chịu chi phí, chi phí được chia làm 2 loại là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp: là chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến từng đối tượng chịu chi phí như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp... Chi phí trực tiếp có thể xác định trực tiếp cho đối tượng chịu phí một cách dễ dàng, thuận tiện và nó gắn liền với sự hình thành hay mất đi của một hoạt động hay một sản phẩm cụ thể. Đây là loại chi phí thường được đo lường và ghi nhận một cách chính xác nên ít khi gây nên sự sai lệch về thông tin chi phí giúp các nhà quản lý vừa dễ dàng kiểm soát tình hình chi phí vừa có thể ra quyết định chính xác và nhanh chóng. Chi phí gián tiếp: là những chi phí chung phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí khác nhau, như chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí nhân công phụ, chi phí quảng cáo truyền thông... Chi phí gián tiếp không thể xác định trực tiếp cho đối tượng chịu phí một cách dễ dàng mà phải tiến hành tập hợp chung rồi sau đó tiến hành tính toán phân bổ cho từng đối tượng có liên quan theo một tiêu thức phù hợp, chính vì vậy nên thường dễ gây ra sự sai lệch thông tin chi phí trong quá trình phân bổ dẫn đến các quyết định khác nhau của nhà quản trị. 1.4.4 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí với mức độ hoạt động: Cách phân loại chi phí này dựa trên sự thay đổi của mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh chính vì vậy nó sẽ cho nhà quản lý thấy được mối quan hệ giữa chi phí – sản lượng – lợi nhuận , từ đó có thể đưa ra các quyết định mở rộng hoặc