Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự

Chia sẻ: Elysale Elysale | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:138

Thêm vào BST

Báo xấu

78
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn hướng tới một số mục tiêu chính sau: làm rõ tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Khảo sát, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác công tác VT-LT của Trường SQKTQS.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  TRẦN THỊ BÌNH NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI – NĂM 2020
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017 TRẦN THỊ BÌNH NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO ĐỨC THUẬN HÀ NỘI, NĂM 2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự” là công trình nghiên cứu nghiêm túc của chính bản thân, với sự hướng dẫn khoa học của PGS. TS Đào Đức Thuận. Các trích dẫn, số liệu nêu trong bài là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và đã được chú thích đầy đủ. Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2020 TÁC GIẢ LUẬN VĂN Trần Thị Bình
LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập và rèn luyện tại trường, để hoàn thành đề tài luận văn thạc sĩ, được sự tạo điều kiện của Ban Giám hiệu, các cấp lãnh đạo quản lý Phân hiệu Phía Nam, các Phòng, Khoa: Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý KH và Sau đại học và các khoa chuyên môn khác thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; các thầy cô Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; các Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến sĩ đã tận tình giảng dạy, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện đề tài Luận văn thạc sĩ. Đặc biệt em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc nhất đến PGS.TS Đào Đức Thuận, người thầy tận tâm, dành nhiều thời gian định hướng và hướng dẫn cho em thực hiện Luận văn này. Bên cạnh đó em đã nhận được nhiều động viên, giúp đỡ về thời gian, tinh thần cũng như vật chất của người thân trong gia đình, lãnh đạo cơ quan, đồng nghiệp, những người bạn. Mặc dù bản thân rất nỗ lực, cố gắng trong quá trình nghiên cứu thực hiện Luận văn, song do thời gian, kiến thức và năng lực bản thân còn hạn chế, chuyên đề nghiên cứu sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em kính mong nhận được sự thông cảm, chỉ dẫn, giúp đỡ và đóng góp ý kiến của các quý thầy, cô giáo, nhà khoa học, đồng nghiệp và bạn bè để luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2020 TÁC GIẢ LUẬN VĂN Trần Thị Bình
MỤC LỤC MỞ ĐẦU .........................................................................................................................................1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC............................................................................6 1.1. Cơ sở lý luận về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ ............................................6 1.1.1. Một số khái niệm liên quan ...........................................................................................6 1.1.2. Nội dung, nguyên tắc, yêu cầu đối với người làm VT-LT và cán bộ quản lý, ý nghĩa của hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ ..................................................................10 1.1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ ...................13 1.2. Cơ sở pháp lý về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ..........................................16 1.2.1. Văn bản Luật ...............................................................................................................16 1.2.2. Văn bản dưới luật ........................................................................................................17 Tiểu kết chương 1 ..........................................................................................................................19 Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ .......................................................................20 2.1. Khái quát về Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự .................................................................20 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự .....................20 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ...................20 2.1.3. Cơ cấu tổ chức Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ......................................................20 2.1.4. Khái quát về Phòng Tham mưu - Hành chính Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự. .....20 2.2. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự .......................................................................................................................................21 2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ ........................................21 2.2.2. Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác văn thư - lưu trữ ............................23 2.2.3. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư - lưu trữ ...............................................26 2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ...........................................................................................................................................27 2.2.5. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự .......................................................................38 2.2.6. Thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư - lưu trữ ...............................................38 2.3. Nhận xét và đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ...............................................................................................................39 2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................................................39 2.3.2. Hạn chế ........................................................................................................................40 2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................................................43
Tiểu kết Chương 2 .........................................................................................................................47 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ ..................48 3.1. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ .........................48 3.2. Bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ...........................................................................................................49 3.3. Tổ chức thực hiện có hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ ...........................51 3.3.1. Về quản lý và sử dụng con dấu....................................................................................51 3.3.2. Về quản lý văn bản đi - đến .........................................................................................51 3.3.3. Chấp hành nghiêm bảo vệ bí mật ................................................................................53 3.3.4. Về lập hồ sơ .................................................................................................................54 3.3.5. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .........................................................................56 3.3.6. Chỉnh lý tài liệu ...........................................................................................................57 3.3.7. Tổ chức xác định giá trị tài liệu ...................................................................................60 3.3.8. Thống kê tài liệu ..........................................................................................................60 3.3.9. Bảo quản tài liệu lưu trữ ..............................................................................................61 3.3.10. Giảm, giải, gia hạn độ mật tài liệu.............................................................................62 3.3.11. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ............................................................................62 3.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ .................63 3.5. Một số giải pháp hỗ trợ khác ..............................................................................................65 Tiểu kết Chương 3 .........................................................................................................................67 KẾT LUẬN. ..................................................................................................................................68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................1 PHỤ LỤC ........................................................................................................................................7
DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Số TT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 01 BQP Bộ Quốc phòng 02 CB, NVCMKT Cán bộ, nhân viên chuyên môn kỹ thuật 03 CĐKT Cao đẳng Kỹ thuật 04 CHDC Cộng hòa dân chủ 05 CKĐL Cơ khí động lực 06 CNH, HĐH Công nghiệp hóa, hiện đại hóa 07 CNTT Công nghệ thông tin 08 DHTT Dài hạn tập trung 09 ĐUQSTW Đảng ủy quân sự Trung ương 10 e27/f320 Trung đoàn 27/ Sư đoàn 320 11 KTQS Kỹ thuật quân sự 12 NHTT Ngắn hạn tập trung 13 NVKT Nhân viên kỹ thuật 14 PMĐ Pháo mặt đất 15 PPK Pháo phòng không 16 QĐNDCM Quân đội nhân dân cách mạng 17 QKV Quân khí viên 18 QNCN Quân nhân chuyên nghiệp 19 SQKT Sĩ quan kỹ thuật 20 SQKTQS Sĩ quan Kỹ thuật Quân sự 21 TCKT Tổng cục Kỹ thuật 22 VKBB Vũ khí bộ binh 23 VT-LT Văn thư - lưu trữ 24 VT-BM-LT Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ
DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức biên chế ....................................................................................... 7 Phụ lục 2: Hình ảnh một số mẫu sổ đăng ký quản lý công tác văn thư, lưu trữ .................. 8 Phụ lục 3:Hình ảnh giao diện phần mềm........................................................................... 13 Phụ lục 4: Hình ảnh hồ sơ, tài liệu trước và sau khi đã chỉnh lý xong đưa vào bảo quản của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ............................................................................... 15 Phụ lục 5: Hình ảnh khu làm việc Ban Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ................................ 18 Phụ lục 6: Bảng số liệu ...................................................................................................... 22 Phụ lục 7: Bảng tiêu chí đánh giá ...................................................................................... 24 Phụ lục 8: Dự thảo mẫu: Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ...................................................................................................................... 29 Phụ lục 9: Phiếu khảo sát hiệu quả công tác VT - LT ....................................................... 44 Phụ lục 10: Kết quả khảo sát các đối tượng ...................................................................... 56
1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự (SQKTQS) là một trong những Nhà trường Quân đội đã và đang đi lên cùng sự lớn mạnh không ngừng của Quân đội, sự phát triển của đất nước có lực lượng cán bộ, giáo viên, học viên, sinh viên, quân nhân chuyên nghiệp (QNCN), viên chức quốc phòng (VCQP), hạ sĩ quan - chiến sĩ (HSQ-CS) trước đây và hôm nay mãi mãi là niềm tự hào của lớp lớp cán bộ kỹ thuật trong Quân đội Nhân dân Việt Nam anh hùng. Các cơ quan, đơn vị và tổ chức trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều sử dụng công cụ rất đặc biệt đó là công tác VT-LT. Đây là một nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu ở bất cứ tổ chức cơ quan, đơn vị nào, bởi nó là công cụ đắc lực nối dài từ chủ trương, mệnh lệnh (của lãnh đạo, chỉ huy) đến việc tổ chức triển khai thực hiện chủ trương, mệnh lệnh đó thành kết quả hiện thực của cơ quan, đơn vị các cấp trong Nhà trường. Công tác VT-LT là nền tảng rất căn bản cho công tác tổ chức, quản lý điều hành các hoạt động của cấp ủy, người chỉ huy, chính ủy, chính trị viên của các cơ quan, đơn vị. Công tác này bắt đầu từ khâu soạn thảo xây dựng các văn kiện (văn bản), như lập kế hoạch, phê duyệt kế hoạch, phổ biến quán triệt kế hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch, lưu trữ văn bản tại kho và đến việc tổ chức quản lý khai thác văn bản theo một quy trình chặt chẽ, cụ thể, tỉ mỉ, chính xác. Cho nên việc quản lý công tác VT-LT nhất thiết phải được coi trọng, nhất là sự quan tâm chăm lo của lãnh đạo, chỉ huy các cấp để hiệu quả hoạt động công tác VT-LT tại các cơ quan (Dân - Chính - Đảng) nói chung ngày càng cao, cũng như công tác VT-LT trong các cơ quan đơn vị Quân đội nói riêng, luôn hoạt động nền nếp chính quy, bảo đảm tính thống nhất, chất lượng, hiệu quả; đặt ra yêu cầu cao về thái độ nghiệp vụ chuyên môn phải luôn tích cực, chủ động, sáng tạo; nhằm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị của cơ quan đơn vị trong mọi tình huống. Nhận thức sâu sắc vai trò và ý nghĩa của công tác quản lý VT-LT, trong hoạt động phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành, tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ chính trị trọng tâm của cơ quan, đơn vị. Nó chính là cánh tay nối dài của người chỉ huy, chính ủy, chính trị viên trong việc chỉ đạo bảo quản khai thác thông tin quý giá được hình thành ngay trong quá trình hoạt động nội bộ mà có, đồng thời tham mưu cho cấp ủy, người chỉ huy, hướng dẫn chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trong toàn Trường tham gia quản lý công tác VT-LT ngày càng tốt hơn.
2 Đó là lý do tôi chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự” làm luận văn tốt nghiệp chương trình đào tạo Thạc sĩ Lưu trữ học. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu, tác giả đã tham khảo các tài liệu, sách, luận văn và một số bài viết liên quan. Qua đó giúp việc nghiên cứu của luận văn mang tính hệ thống logic trên cơ sở các tư liệu, thông tin về nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý VT- LT tại đơn vị, đồng thời đề xuất giải pháp phù hợp với điều kiện của thực tiễn. Cho đến nay, trong nước đã có nhiều công trình, bài viết nghiên cứu về công tác VT-LT ở các dạng khác nhau như sách, luận án tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ, giáo trình giảng dạy cho các đối tượng về VT-LT. Trong quá trình thực hiện luận văn này, tác giả đã được tiếp cận với nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu khác nhau có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến đề tài đang nghiên cứu. Đây là nguồn tài liệu hết sức phong phú và cần thiết, giúp chỉ ra giác độ đúng đắn, xác định tổng quan về nâng cao hiệu quả hoạt động quan lý VT-LT một cách khách quan, toàn diện, lịch sử, cụ thể. Từ đó có thể chọn lọc tiếp thu, kế thừa những kết quả cũng như những bài học quí báu trong quá trình thực hiện luận văn của mình như: - Một số sách về VT-LT. Cụ thể: Vương Đình Quyền (2006), “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, NXB ĐHQG Hà Nội; Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội; Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội; Triệu Văn Cường (chủ biên) (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động, Hà Nội; Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015), Giáo trình lưu trữ học đại cương, NXB Đại học Quốc gia TP. HCM; Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006), Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản, NXB. HN. - Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ: Lê Phương Bình (năm 2016) “ Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc sĩ Trường ĐHKHXH & NV Đại học Quốc gia TP.HCM. Đề tài này, đã nghiên cứu hiện trạng công tác VT-LT trong các trường cao đẳng công lập thuộc TP.HCM và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác VT-LT;
3 Lâm Thu Hằng (năm 2011) “Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ”, Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, đề tài đã đề cập đến quản lý, chỉ đạo, tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác VT- LT, xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, thi đua khen thưởng, đảm bảo cơ sở vật chất của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ; Nguyễn Thị Hồng (năm 2013) “ Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư - lưu trữ cấp Phường (Qua khảo sát thực tế tại các phường thuộc quận Tây Hồ - Hà Nội)” Luận văn thạc sĩ Đại học Quốc gia Hà Nội, đề tài đã khảo sát, đánh giá việc tổ chức công tác VT-LT ở cấp Phường; Lưu Thị Khánh Hân (năm 2018) “Xây dựng mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Trường Đại học Kỹ thuật - Hậu cần Công an nhân dân” Luận văn thạc sĩ Đại học Quốc gia Hà Nội, đề tài đưa thực trạng công tác lưu trữ và mô hình quản lý công tác lưu trữ phù hợp với đặc điểm của nhà trường. - Một số tạp chí, thông tin, bài viết tham luận: Lê Văn Hồng, “Công tác lập hồ sơ trong các cơ quan, đơn vị quân đội - thực trạng và giải pháp”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 01/2011; Thiếu tướng Vũ Văn Hiền, “Tiếp tục đổi mới và nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao”, Thông tin công tác văn phòng số 19/2013; Các bài tiểu luận hết môn và Báo cáo thực tập của tác giả (phụ lục kèm theo). Trường SQKTQS/Đại học Trần Đại Nghĩa mang đặc thù chung của môi trường quân đội, là môi trường lao động sư phạm đặc biệt. Tính đặc biệt của quân sự thể hiện ở sức mạnh của kỷ luật sắt “nghiêm minh và tự giác”, sự chấp hành của cấp dưới với mệnh lệnh của cấp trên là phục tùng tuyệt đối, với lĩnh vực lao động đặc biệt gắn liền với việc sẵn sàng chiến đấu hy sinh, cống hiến. Tuy nhiên, là một trường đào tạo nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân, Trường SQKTQS chịu chi phối ảnh hưởng của môi trường kinh tế - xã hội xung quanh và chịu tác động của hệ thống văn bản của Nhà nước và Quân đội. Cho nên, việc kế thừa học hỏi phương pháp tiếp cận, phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp đánh giá thực tiễn các sản phẩm khoa học đã nêu trên là rất cần thiết. Từ đó có thể tham khảo vận dụng sáng tạo vào Nhà trường một cách phù hợp theo tính đặc thù riêng biệt quân đội. Đây là vấn đề khá mới mẻ, là lần đầu tiên đề tài luận văn đề cập và thực hiện nghiên cứu về quản lý công tác VT-LT tại Nhà trường trong quân đội.
4 3. Mục tiêu nghiên cứu Luận văn hướng tới một số mục tiêu chính sau: Thứ nhất, làm rõ tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Thứ hai, khảo sát, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Thứ ba, Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác công tác VT-LT của Trường SQKTQS. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu có hệ thống những vấn đề cơ bản, lý luận chung về hoạt động quản lý công tác VT-LT; Khảo sát, đánh giá thực trạng về hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cho Trường SQKTQS; Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS và một số đề xuất kiến nghị. 5. Đối tượng nghiên cứu Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS 6. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Tại Trường SQKTQS (ĐH Trần Đại Nghĩa) - Về thời gian: Từ năm 1975 đến 2019. - Về nội dung nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS: Tổ chức bộ máy và nhân sự; Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VT-LT của Trường SQKTQS; Kiểm tra, đánh giá và thi đua khen thưởng trong công tác VT-LT của Trường SQKTQS. 7. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: Để thực hiện luận văn này chúng tôi sử dụng phương pháp luận của Lưu trữ học. - Phương pháp cụ thể: + Phương pháp phân tích - tổng hợp để làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về quản lý nhà nước và quản lý công tác VT-LT; + Phương pháp điều tra, khảo sát quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS; + Phương pháp so sánh giữa lý thuyết và thực tế quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS; + Phương pháp phân tích, đánh giá nhằm tìm ra nhưng ưu điểm để kế thừa, phát triển và phát hiện những hạn chế;
5 + Phương pháp khảo sát thực tiễn: Từ thực tiễn công tác tại Trường SQKTQS để làm cơ sở và đề xuất các giải pháp. 8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của hoạt động quản lý công tác VT-LT đối với các cơ quan, đơn vị nói chung và trong Trường SQKTQS nói riêng. - Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường SQKTQS. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu còn là tài liệu tham khảo cho khối Trường Sĩ quan trong Quân đội và là tài liệu cho các học viên, sinh viên khi tham khảo nghiên cứu về lĩnh vực này. 9. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phụ lục, phần nội dung chính được chia thành 03 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan, tổ chức. Chương 2. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự. Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự.
6 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1. Cơ sở lý luận về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ 1.1.1. Một số khái niệm liên quan - Văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản cá nhân, gia đình dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả …) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh …) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại Phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là văn thư phòng [72]. Hiện nay trong các tài liệu học tập và tham khảo đã đưa ra các cách hiểu về văn thư như: Văn thư là văn bản, giấy tờ công tác của các cơ quan, tổ chức hoặc văn thư là phương tiện ghi tin và xử lý thông tin trong công tác quản lý. - Công tác văn thư Có nhiều tài liệu đề cập thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong văn bản quy phạm pháp luật. Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư như sau: Thứ nhất: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”[72]. Thứ hai, công tác văn thư được định nghĩa là: “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”[39]. Thứ ba, theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, tại khoản 2 Điều 1 lại được định nghĩa là: "Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư" [30]. Thứ tư, công tác văn thư bao gồm: “Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu và Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư” theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; [34].
7 Từ các khái niệm trên ta có thể quan niệm Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. - Lưu trữ Người Việt Nam dùng thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn. Trong từ điển Tiếng Việt xác định: “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để tiện tra cứu, khai thác. Ví dụ: lưu trữ tài liệu, phòng lưu trữ hồ sơ” [68]. Như vậy lưu trữ có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại. Đối với văn bản, tài liệu, công văn, giấy tờ thì “lưu trữ” nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Ở các cơ quan người ta thường nói: lưu trữ công văn, lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ, lưu trữ bằng cứ, chứng cứ tại phòng lưu trữ, kho lưu trữ, trung tâm hay viện lưu trữ; trên các phương tiện truyền thông người ta thường nói: lưu trữ ký ức thời gian, dấu ấn thời gian. - Công tác lưu trữ Có nhiều định nghĩa về công tác lưu trữ như sau: Một là: “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [37]. Hai là thuật ngữ trong từ điển về công tác lưu trữ: “Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [39]. Ba là: “Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [5]. Bốn là: “Công tác lưu trữ bao gồm nhiều mặt công tác, nhiều khâu nghiệp vụ khoa học, kỹ thuật đối với nhiều loại hình tài liệu. Tổ chức quản lý để bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả trong phạm vi một quốc gia là một sự nghiệp công phu, lâu dài. Nó đòi hỏi phải có một cơ sở lý luận, có pháp chế, có hệ thống tổ chức quản lý, mạng lưới kho, có đội ngũ cán bộ chuyên môn nghiệp vụ v.v… và cả một loạt quy trình quản lý khác (như chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ, kế hoạch, tổ chức lao động, thống kê, kiểm tra, thanh tra v.v…)” [69] Ở Chương 1 Điều 2 Thông tư 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 ban hành qui chế về công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng, đó là: “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có
8 liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”[24]. Là một đơn vị trong quân đội, để phù hợp với Thông tư 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 chúng tôi quan niệm Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. - Quản lý Taylor quan niệm: “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất” [ 54]. - Fayol: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát. Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy” [54]. Như vậy, quản lý thực chất là một hành vi, chính xác hơn là một hoạt động gồm một chuỗi các hành vi gắn kết với nhau tạo nên một tổ hợp (một hệ thống) có tính đặc thù riêng. Chính vì vậy mà mọi hoạt động quản lý đều phải do 4 yếu tố cơ bản sau cấu thành: Chủ thể quản lý, trả lời câu hỏi: do ai quản lý?; Khách thể quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý cái gì?; Mục đích quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý vì cái gì?; Môi trường và điều kiện tổ chức, trả lời câu hỏi: quản lý trong hoàn cảnh nào? Trong quản lý xã hội ta quan tâm tới hành vi quản lý. Hành vi quản lý được hiểu là những thao tác quản lý hay hoạt động quản lý để đạt mục đích của chủ thể quản lý, nghĩa là: Quản lý là hành vi mà những thành viên trong tổ chức thực hiện ở một môi trường nhất định nhằm nâng cao năng suất công việc, để đạt được mục đích của tổ chức. Kết quả hành vi quản lý là tạo lập thông tin và cung cấp thông tin chân thực, chính xác, khách quan, bằng việc cung cấp các minh chứng, thực chứng, chân lý giúp cho cá nhân và tổ chức khai thác nó thỏa mãn nhu cầu sử dụng. Muốn vậy hành vi quản lý phải tuân thủ các phương thức quản lý căn bản, được biểu hiện như: đăng ký, thống kê, kiểm kê, kiểm tra, đánh giá, báo cáo kết quả trong quá trình hoạt động. Trong lĩnh vực hoạt động quản lý VT-LT cũng trên cơ sở tương tự như vậy và mang tính chuyên biệt của ngành VT-LT, ta sẽ tìm hiểu ở phần sau.
9 - Quản lý công tác văn thư - lưu trữ Hiện nay, trong công tác VT-LT chưa thấy có một nghiên cứu nào đưa ra các khái niệm về quản lý công tác VT-LT. Luận văn xuất phát từ những khái niệm quản lý; khái niệm văn thư; khái niệm lưu trữ ở trên đã đưa ra khái niệm quản lý công tác VT-LT như sau: Quản lý công tác VT-LT là tổng hợp các biện pháp của nhà quản lý đối với công tác VT-LT nhằm góp phần duy trì, phát triển cơ quan, tổ chức theo mục tiêu xác định. Phương thức quản lý VT-LT chính là tập hợp các thao tác, hành vi như: tạo lập đăng ký, thống kê, kiểm kê, kiểm tra, đánh giá, báo cáo kết quả trong quá trình hoạt động VT-LT. Như vậy bản thân lĩnh vực hoạt động quản lý VT-LT vừa tuân thủ tính pháp lý nghiêm ngặt, vừa linh hoạt, sáng tạo bởi chính người tạo lập ra nó trong từng văn bản, tài liệu được ban hành và lưu hành. - Nâng cao hiệu quả Theo Từ điển Tiếng Việt thì Nâng cao là làm cho cao hơn trước, đưa lên mức cao hơn. Thực tế, nâng cao là toàn bộ những hoạt động tích cực, chủ động và tự giác của chủ thể tác động đến đối tượng nhằm đạt được ý định, mục đích yêu cầu đặt ra. Có thể nói rằng, một trong những khó khăn lớn nhất đối với công tác VT-LT đó chính là đánh giá hiệu quả hoạt động của quản lý công tác VT-LT. Chúng ta khó có thể nâng cao được hiệu quả trong hoạt động quản lý khi mà chúng ta còn chưa xác định được chính xác thế nào là hiệu quả cũng như chưa thiết lập được hệ thống các tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT. Hiệu quả của một hoạt động là kết quả đạt được so với chi phí, thời gian bỏ ra cho hoạt động đó, có thể hiểu hiệu quả bằng kết quả trừ chi phí. Hiệu quả theo nghĩa chung nhất là kết quả của việc làm mang lại hoặc là kết quả đạt được trong việc thực hiện nhiệm vụ nhất định. Như vậy, hiệu quả là kết quả đạt được như yêu cầu của một việc làm mang lại. Một công việc được coi là hiệu quả, sản phẩm nó tạo ra đạt được như mong muốn của người thực hiện và chi phí bỏ ra không quá mức cần thiết, hiệu quả còn được hiểu là việc kết hợp và sử dụng các nguồn lực đầu vào bằng một cách thức tốt nhất, tiết kiệm nhất để ra kết quả cao hơn. Như vậy, nâng cao hiệu quả là tổng thể những nội dung biện pháp, cách thức, nhằm làm cho kết quả đạt được của một việc làm mang lại cao hơn mức bình thường. - Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn thư - lưu trữ
10 Hiện nay, trong công tác VT-LT chưa thấy có một nghiên cứu nào đưa ra cách hiểu thống nhất về nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT. Bản chất của việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT là phản ánh kết quả thực tế của các hoạt động nghiệp vụ quản lý VT-LT có phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan, đơn vị hay không. Việc đầu tư cho quản lý VT-LT có mang lại kết quả thiết thực trong thực thi nhiệm vụ chính trị của đơn vị hay không; khi sử dụng văn bản tài liệu áp vào thực hiện công việc cụ thể của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức có trở ngại và phát sinh gì không. Nếu câu trả lời là: phục vụ tốt; kết quả tốt; không khó khăn trở ngại gì, thì đó chính là hiệu quả. Còn trong trường hợp, văn bản trong VT-LT còn vướng mắc, bất cập với công việc của cơ quan; hoặc không dùng đến bất cứ văn bản nào cho công việc thì chứng tỏ hoạt động quản lý VT-LT kém hiệu quả; hoặc khi cần dùng văn bản, tài liệu nhưng tìm kiếm không thấy cũng là kém hiệu quả, vì vậy rất cần thiết phải nâng cao hiệu quả quản lý VT-LT. Nghĩa là nâng cao hiệu quả quản lý VT-LT là phương pháp đối sánh giữa quá khứ với hiện tại, giữa hiện tại và tương lai của hoạt động nghiệp vụ, quản lý VT-LT. Trong khi đó quản lý VT-LT là đại lượng định tính, nên việc tính toán so sánh sẽ gặp khó khăn và không thể định lượng. Từ việc phân tích quan niệm về nâng cao hiệu quả, trong phạm vi luận văn, tác giả đưa ra khái niệm nâng cao hiệu quả quản lý công tác VT-LT như sau: Nâng cao hiệu quả quản lý công tác VT-LT là tổng thể những biện pháp, cách thức của các chủ thể nhằm làm cho kết quả đạt được của công tác VT-LT mang lại cao hơn mức bình thường. 1.1.2. Nội dung, nguyên tắc, yêu cầu đối với người làm VT-LT và cán bộ quản lý, ý nghĩa của hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ a) Nội dung hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ Hoạt động quản lý công tác VT-LT là tổng hợp các biệm pháp tiến hành của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức, nhằm duy trì điều hành nghiệp vụ VT-LT thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, đạt mục đích đề ra, bao gồm: Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác VT-LT; Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình cơ quan có thẩm quyền ban hành; Tô chức hướng dẫn, kiêm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước về công tác VT-LT; Quản lý, đào tạo cán bộ, công chức VT-LT; Nghiên cứu khoa học về công tác VT-LT; Đảm báo kinh phí cho hoạt động VT-LT; Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT; Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ. Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ VT-LT trong các cơ quan, tổ chức đã được quy
11 định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác VT-LT. Quản lý công tác VT-LT là công cụ quan trọng hàng đầu và không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức nhất định. Bộ phận quản lý công tác VT-LT có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo, chỉ huy làm tốt việc quản lý công tác VT-LT trong cơ quan, thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Trong Quân đội (Tại Chương 5 Điều 83 Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2020 và Chương 4 Thông tư số 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng) cũng đề cập đến nội dung quản lý công tác VT-LT rất cụ thể. Với các nội dung trên giúp có cái nhìn khái quát về nội hàm của quản lý công tác VT-LT. Căn cứ vào Thông tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012, Thông tư 80/2019/TT- BQP ngày 12/6/2019 và quy mô hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và thực tế hoạt động của Trường SQKTQS, theo chúng tôi, nội dung của hoạt động quản lý VT-LT bao gồm: Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác VT-LT; Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác VT-LT; Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác VT-LT; Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VT-LT; Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ hoạt động quản lý công tác VT-LT; Thi đua, khen thưởng trong công tác VT-LT. b) Nguyên tắc hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ Để hoạt động quản lý công tác VT-LT đảm bảo đúng quy định, nâng cao hiệu quả, đáp ứng tốt hơn thực thi chức năng, nhiệm vụ và những vấn đề mới đặt ra, đòi hỏi phải đáp ứng những nguyên tắc quản lý cơ bản: Tập trung, thống nhất. Đây là nguyên tắc hạt nhân của mọi nguyên tắc, bởi vì: quản lý tập trung thống nhất về hệ thống và nghiệp vụ VT-LT là nhất quán. Nguyên tắc này yêu cầu tham mưu, đề xuất cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ phải dựa trên cơ sở các quy định của pháp luật, không được “phá rào, lách luật”, không được tùy tiện theo suy nghĩ chủ quan, mong muốn của mình. Khi đề xuất giải quyết các nhiệm vụ được giao, nếu việc thực hiện nhiệm vụ, vấn đề được giao gặp khó khăn do rào cản của pháp luật, vướng các quy định hiện hành của pháp luật phải báo cáo lãnh đạo biết để kiến nghị, đề xuất với các cấp có thẩm quyền nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật, đồng thời đề xuất các giải pháp, các phương án khả thi để tháo gỡ nhưng cũng chỉ được phép trong khôn khổ, giới hạn pháp luật cho phép. Trong hoạt động quản lý công tác VT-LT việc tuân thủ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên cũng phải theo nguyên tắc nhất định. Đồng thời, phải có chính kiến bảo vệ được,
12 giữ được các suy nghĩ, các kiến nghị đề xuất có tính chất độc lập của mình. Đối với các vấn đề liên quan đến các quy định của pháp luật, các quy định của chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước thì phải báo cáo rõ “làm theo những quy định nào?” và “nếu không theo các quy định đó sẽ dẫn đến hậu quả thế nào?”; “tác hại của các hậu quả” đến cơ quan, đơn vị như thế nào?. c) Yêu cầu đối với người làm văn thư - lưu trữ và cán bộ quản lý đối với hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ Yêu cầu pháp chế xã hội chủ nghĩa đây là yêu cầu cơ bản vì: Pháp chế xã hội chủ nghĩa là sự tôn trọng, tuân thủ, chấp hành nghiêm chỉnh hiến pháp, pháp luật. Trong công tác VT- LT phải đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ, chính sách của Nhà nước, Bộ Quốc phòng. Để thực hiện yêu cầu này mọi cán bộ nhân viên làm công tác VT-LT phải nêu cao tinh thần phụ trách trước quần chúng, phải nêu gương tôn trọng, chấp hành pháp luật trong thực thi nhiệm vụ. Hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ phải đảm bảo đúng pháp luật. Đây là yêu cầu quan trọng trong quản lý, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan nhà nước, nếu không thực hiện đúng với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những hậu quả và tác hại không lường. Điều này dễ thấy trong thực tiễn thực hiện các quyết định quản lý. Muốn quản lý đúng pháp luật, đúng chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước, Bộ Quốc phòng phải am hiểu pháp luật, chế độ, chính sách thuộc phạm vi, lĩnh vực công tác được giao và các lĩnh vực công tác có liên quan để không sai, không vi phạm. Khai thác triệt để và vận dụng sáng tạo giới hạn cho phép của pháp luật và các chế độ, chính sách, vận dụng tối đa các quy định, các chế độ, chính sách có lợi cho cán bộ, nhân viên, trong cơ quan, đơn vị nhưng không vi phạm các quy định chung của pháp luật. Yêu cầu khoa học, khách quan, trung thực: Quản lý VT-LT phải trên cơ sở khoa học, khách quan, trung thực; Xuất phát từ yêu cầu phải đảm bảo hiệu quả, chất lượng, chính xác của các vấn đề hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ và có hiệu quả cao. Trên cơ sở phân tích các luật cứ khoa học, những cơ sở lý luận và thực tiễn của nhiệm vụ, công việc được giao tham mưu, đề xuất chương trình, kế hoạch và các giải pháp thực hiện hữu hiệu. Yêu cầu khách quan trong hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ phải xuất phát từ thực tế hay thực trạng khách quan công việc, nhiệm vụ đang giải quyết, khả năng hiện thực, điều kiện, năng lực thực tế của đội ngũ cán bộ, nhân viên, các nguồn lực và điều kiện cơ sở vật chất để thực hiện. Hiện trạng của cơ quan, đơn vị đề xuất các nhiệm vụ, chương trình kế hoạch và các giải pháp thực hiện điều đó, tôn trọng, khách quan sẽ loại bỏ được yếu tố chủ