Luận văn Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Tiểu Học Chiến Thắng bằng ngôn ngữ lập trình Access

Chia sẻ: Đăng Nguyễn Hải | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:54

Thêm vào BST

Báo xấu

130
lượt xem 29
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày nay là công nghệ nhông nin là một trong những ngành phát triển bậc nhất trên thế giới; công nghệ thông tin là một ngành được ứng dụng rộng dãi nhất trong hầu hết tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống như: Giáo dục, kinh tế, chính trị, xã hội, giải trí…... Đặc biệt trong công cuộc công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước thì tin học là một công cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Tiểu Học Chiến Thắng bằng ngôn ngữ lập trình Access

Luận văn Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Tiểu Học Chiến Thắng bằng ngôn ngữ lập trình Access 1
MỤC LỤC MỤC LỤC .......................................................................................................... 1 LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................................... 4 CHƯƠNG 1:....................................................................................................... 6 KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 6 1. Khảo sát hiện trạng ........................................................................................ 6 1.1. Giới thiệu thư viện: .................................................................................... 6 1.2. Phân tích: .................................................................................................... 6 1.3. Tin học hoá bài toán quản lý: ..................................................................... 7 1.4. Các thông tin cần quản lý: .......................................................................... 8 1.2.1. Nhập sách: .............................................................................................. 10 1.2.2. Nhận độc giả mới: .................................................................................. 11 1.2.3. Quá trình mượn sách: ............................................................................ 12 CHƯƠNG 2 ...................................................................................................... 17 TÌM HIỂU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ........................................ 17 MICROSOFT ACCESS .................................................................................. 17 2.1. Giới thiệu chung về Access ....................................................................... 17 2.2. Giới thiệu các công cụ mà Ms. Access cung cấp ..................................... 18 2.2.1. Bảng (Table): .......................................................................................... 18 2.2.2. Biểu mẫu (Form): ................................................................................... 19 2.2.3. Báo cáo (Report): ................................................................................... 20 2.2.4. Truy vấn dữ liệu (Query): ..................................................................... 20 2.2.5. Macro:..................................................................................................... 22 2.2.7. Trang Web (Pages): ............................................................................... 23 CHƯƠNG 3:..................................................................................................... 24 PHÂN TÍCH – THIẾT KẾ HỆ THỒNG ........................................................ 24 3.1. Giới thiệu về phân tích thiết kế hệ thống ................................................. 24 2
3.2. Thiết kế chức năng cho chương trình. ..................................................... 26 3.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng:................................................................. 26 3.2.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. ............................................. 28 3.2.2.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. .......................................................... 29 3.2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. ................................................ 30 Được chia ra làm 5 chức năng chính: .............................................................. 30 * Chức năng Quản lý độc giả. ......................................................................... 30 * Chức năng Quản lý sách............................................................................... 31 * Chức năng Quản lý mượn/ trả. ..................................................................... 32 * Chức năng Tìm kiếm. ................................................................................... 33 * Chức năng Thống kê – Báo cáo.................................................................... 34 3.3. Phân tích hệ thống về dữ liệu: .................................................................. 35 3.3.1. Xác định các kiểu thực thể: ................................................................... 35 3.3.2. Mô hình thực thể liên kết: ....................................................................... 35 3.3.3. Mô hình dữ liệu quan hệ:....................................................................... 36 3.3.4. Mô hình chi tiết: ...................................................................................... 37 Bao gồm các bảng sau: ..................................................................................... 37 CHƯƠNG 4. ..................................................................................................... 40 CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH .......................................................................... 40 KẾT LUẬN ...................................................................................................... 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 53 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN ....................................................................... 54 3
LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay là công nghệ nhông nin là một trong những ngành phát triển bậc nhất trên thế giới; công nghệ thông tin là một ngành được ứng dụng rộng dãi nhất trong hầu hết tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống như: Giáo dục, kinh tế, chính trị, xã hội, giải trí…... Đặc biệt trong công cuộc công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước thì tin học là một công cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Tin học đã và đang được ứng dụng mạnh mẽ, rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế xã hội đối với mỗi Quốc Gia. Việc ứng dụng rộng rãi của tin học đã đem lại những thành tựu vô cùng to lớn trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ. Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây. Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người. Tin học sẽ ngày càng góp phần phát triển nền kinh tế xã hội, đáp ứng mọi nhu cầu của cuộc sống và nâng cao chất lượng đời sống con người. Đối với sinh viên nói chung và với bản thân em, một sinh viên ngành tin học nói riêng thì mỗi đợt thực tập lại là một cơ hội, một thời điểm để người học tự củng cố các kiến thức đã thu hoạch trong thời gian học tập tại nhà trường, là nền tảng vững chắc cho công việc sau này. Với đợt thực tập tốt nghiệp này, được sự đồng ý của các thầy cô trong khoa cùng với sự hướng dẫn của Cô giáo Th.S Lê Thu Trang em đã được nhận đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Tiểu Học Chiến Thắng bằng ngôn ngữ lập trình Access”. 4
Microsoft Access là một công cụ quản trị CSDL mạnh, được đánh giá cao trong số các phần mềm quản trị CSDL trên máy PC hiện nay do sức mạnh, tính linh hoạt cùng với mọi mức người dùng và rất dễ sử dụng. Do điều kiện về thời gian cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô giáo và bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy cô giáo, các bạn sinh viên và đặc biệt là Cô giáo Th.S Lê Thu Trang đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm đề tài tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! Thái nguyên, tháng 6 năm 2013 Sinh viênTH: Nguyễn Đắc Đăng 5
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1. Khảo sát hiện trạng 1.1. Giới thiệu thư viện: Thư viện Trường Tiểu học Chiến Thắng là một thư viện có qui mô vừa và nhỏ. Được thành lập từ năm 1995, tuy nhiên trước kia do cơ sở vật chất còn thiếu thốn, công tác quản lý sách thư viện của trường chủ yếu dựa trên giấy tờ ghi chép, mọi công việc đều tiến hành thủ công, từ việc cập nhật đến tìm kiếm, sắp xếp tài liệu. Do đó mất rất nhiều thời gian và nhân lực. Thêm vào đó do công tác quản lý trên giấy tờ nên việc lưu trữ tốn nhiều không gian, và công tác bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn, sai xót khi cần cập nhật thông tin mới thường gây ra tẩy xóa, nên chỉ có giáo viên mới đến mượn và tìm những tài liệu phục vụ cho việc giảng dạy, còn học sinh thì rất ít khi đến thư viện và hầu như là không có. Nhưng bây giờ do nhu cầu về nghiên cứu và tìm hiểu tài liệu học tập ngày càng cao. Nên hệ thống thư viện đã được đầu tư và đi vào hoạt động với hàng trăm đầu sách có giá trị, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Với một số lượng lớn các độc giả trong đó bao gồm cả học sinh, giáo viên, cán bộ và công nhân viên nhà trường đến đăng ký mượn, đọc và tham khảo tài liệu. Cho nên việc phục vụ bạn đọc đặt ra là phải nhanh chóng, chính xác và đáp ứng được mọi nhu cầu trong quá trình mượn trả sách . 1.2. Phân tích: Việc xây dựng hệ thống chương trình quản lý thư viện nhằm mục đích là phục vụ sao cho hoạt động mượn trả sách của trường có hiệu quả, cung cấp đầy đủ các thông tin với độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian, gọn nhẹ và tiện lợi. Như vậy, để hoàn thành tốt được các mục đích nêu trên thì hệ thống chương trình phải thực hiện được các nhiệm vụ cơ bản sau: 6
- Luôn luôn cập nhật, theo dõi các thông tin để phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời tình hình hiện tại về sách, bạn đọc, các báo cáo, thống kê… khi có yêu cầu. - Phản ánh quá trình mượn – trả sách của độc giả. 1.3. Tin học hoá bài toán quản lý: Muốn xây dựng được bài toán quản lý bằng một phần mềm ứng dụng đơn giản và dễ sử dụng ta cần lượng hoá các dữ liệu thành các con số, các phép tính, các bảng biểu, mối liên hệ giữa các dữ liệu… Bài toán quản lý thư viện phải được xây dựng và thiết kế sao cho thoả mãn những yêu cầu sau: * Cập nhật dữ liệu: Cập nhật các thông tin cần quản lý về các loại sách có trong thư viện và đối tượng cán bộ giáo viên, học sinh trong suốt thời gian công tác, học tập tại trường có nhu cầu mượn sách. - Lập danh sách các loại sách có trong thư viện. - Danh sách các độc giả đăng ký dịch vụ mượn, trả sách. - Lý lịch trích ngang của mỗi độc giả. - Các loại danh mục. * Theo dõi mượn – trả: Tìm kiếm các thông tin cần xử lý theo các mã, các tên hay theo một điều kiện cụ thể nào đó mà yêu cầu công việc quản lý có thể đòi hỏi. - Tìm thông tin về sách theo mã sách, tên sách… - Thông tin về độc giả theo tên, theo địa chỉ… - Đưa ra danh sách những độc giả mượn sách . - Tình tình mượn - trả sách theo từng thời kỳ. 7
* Tổng hợp – báo cáo: In ra giấy hoặc hiển thị ra màn hình các thông tin theo yêu cầu của người dùng. - Thẻ thư viện. - Phiếu mượn sách. - Sách theo lĩnh vực. - Độc giả mượn sách. - Phiếu báo trả sách. 1.4. Các thông tin cần quản lý: * Thông tin về sách : - Mã đầu sách. - Mã sách. - Tên sách. - Hiện trạng (cũ hay mới). - Đã mượn(Yes/No). - Mã nhà xuất bản. - Lần xuất bản. - Năm xuất bản. - Tên tác giả. - Mã lĩnh vực. - Mã vị trí. - Ngày nhập. - Số lượng nhập. - Số lượng hiện có. Theo quy định thì mã sách được đặt từ mã đầu sách (gồm có mã ngành lớn, mã ngành nhỏ), số thứ tự của quyển sách. * Thông tin về độc giả: 8
- Mã thẻ. - Họ tên. - Ngày sinh. - Nghề nghiệp. - Địa chỉ. * Thông tin về mượn, trả sách: - Số thẻ. - Mã sách mượn. - Ngày mượn. - Ngày hẹn trả. - Tình trạng sách (đã mượn hay chưa mượn). - Hiện trạng sách (cũ hay mới, tính bằng %). * Thông tin về Nhà xuất bản: - Mã nhà xuất bản. - Tên nhà xuất bản. - Địa chỉ. - Số điện thoại. * Thông tin về vị trí lưu trữ: - Mã vị trí. - Khu lưu trữ. - Số kệ. - Ngăn. 1.2. Quy trình nghiệp vụ Các công việc của hệ thống quản lý trong thư viện được quản lý theo một quy trình như sau: 9
1.2.1. Nhập sách: - Mỗi khi có bổ sung sách mới, trước hết phải được phân loại theo từng lĩnh vực. Hệ thống sẽ có trách nhiệm rà xét xem số sách đó đã có hay chưa, nếu chưa có thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã số mới. Còn đã có rồi thì tiến hành gọi thẻ cũ và cập nhật số lượng thêm. - Việc nhập thêm sách mới sẽ được kiểm tra theo từng cấp bậc, phần nhập thông tin mã sách gồm 8 ký tự và lần lượt kiểm tra như sau: - Mã ngành lớn chỉ được phép nhập tối đa 2 ký tự. Ví dụ ngành tin học là TH, mã ngành nhỏ trong ngành lớn gồm 2 ký tự ví dụ như quyển 1 là Q1, quyển 2 là Q2… tiếp theo 4 ký tự là số thứ tự của quyển sách từ 0001 đến 9999 trong ngành nhỏ. - Như vậy quyển sách tin học quyển 1 thì quyển thứ 1 sẽ có mã là THQ10001, còn sách tin học quyển 2 quyển thứ 6423 là THQ26423. Dưới đây là mẫu biểu cho việc quản lý sách: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH Mã sách:…………………………………………………… Mã đầu sách:……………………………………………… Tên sách:……………………………………………........... Số lượng:…………………….Năm xuất bản:……………... Tên tác giả:……………………............................................ Mã nhà xuất bản:……………Nhà xuất bản:………………. Mã vị trí:…………Khu:..………Kệ:………Ngăn:……….. Ngày … tháng … năm 20…. Thủ thư (Ký và ghi rõ họ tên) 10
Hệ thống căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào danh mục sách của thư viện rồi sau đó mới tiến hành đưa sách vào kho sách. 1.2.2. Nhận độc giả mới: - Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ, hệ thống sẽ tiến hành phát mẫu đăng ký và bạn đọc sẽ khai báo vào mẫu theo hình thức như sau: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU ĐĂNG KÝ Họ và tên:…………………………………………………… Ngày sinh:………………………………………………….. Giới tính:…………………………………………………… Nghề nghiệp:………………………………………………. Địa chỉ:…………………………………………………….. Số điện thoại:………………………………………………. Ngày đăng ký:……………………………………………… Xác nhận của cơ quan Ngày … tháng … năm 20… ……………………… (Ký và ghi rõ họ tên) ……………………... Ngày … tháng … năm 20… Nơi xác nhận (Ký tên và đóng dấu) 11
- Sau đó bạn đọc sẽ được hệ thống cấp thẻ thư viện và mỗi thẻ thư viện sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc THẺ THƯ VIỆN Số:……………….. Họ và tên :………………………………………………….. Nghề nghiệp :……………………….…………………………. Địa chỉ :…………………………………………….……. Ngày hết hạn:………………………………..……………..….. Ngày … tháng … năm 20.… Trưởng phòng công tác bạn đọc 1.2.3. Quá trình mượn sách: - Khi độc giả đến mượn sách phải xuất trình thẻ thư viện tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này. Từ phiếu này độc giả vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, độc giả sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn để nhân viên căn cứ vào phiếu này lấy sách cho độc giả và cập nhật vào danh sách độc giả mượn sách trong ngày đó. 12
Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU MƯỢN SÁCH Số thẻ:………………………..Số phiếu:………………………… Họ tên:…………………………………………………………… Số lượng:…………………………………………………………. Mã sách Tên sách Tác giả Mã phân loại Ngày … tháng … năm 20… Cán bộ thư viện 13
- Khi độc giả chọn sách để mượn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn để mượn: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc DANH MỤC SÁCH CÓ SẴN Mã đầu sách Mã sách Tên sách Tình trạng Hiện trạng Mã vị trí - Khi bạn đọc mượn sách quá ngày hẹn trả thì có thể căn cứ vào danh sách độc giả mượn sách để tiến hành rà tìm danh sách các độc giả trễ hạn theo mẫu sau: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc DANH SÁCH ĐỘC GIẢ MƯỢN SÁCH Mã độc giả Họ tên Tên sách Ngày mượn Ngày hẹn trả - Căn cứ vào danh sách độc giả mượn sách hệ thống sẽ đưa ra phiếu báo trả sách cho từng độc giả theo mẫu sau: 14
Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số:…………… PHIẾU BÁO TRẢ SÁCH Kính gửi bạn :……………………………………………. Địa chỉ :…………………………. Chúng tôi xin thông báo đến quý bạn đọc đã mượn của thư viện trường Tiểu học Chiến Thắngnhững quyển sách sau: Tổng số sách mà bạn đã mượn là: (quyển) Mã sách Tên sách Ngày mượn Ngày hẹn trả Vậy xin thông báo để quý bạn đọc vui lòng đem sách đến trả đúng hạn! Ngày … tháng … năm 20… Trưởng phòng quản lý sách (Ký tên) 15
1.2.4. Báo cáo - thống kê: - Hệ thống quản lý ngoài việc tra cứu, tìm kiếm sách theo yêu cầu bạn đọc, còn phải thống kê một số các yêu cầu cần thiết như: Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC GIẢ (Từ ngày……………....đến ngày………………) Mã độc giả Họ tên Địa chỉ Số sách mượn Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Tiểu học Chiến Thắng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BÁO CÁO MƯỢN SÁCH (Từ ngày……………....đến ngày………………) Mã sách Tên sách Tác giả Lượt mượn 16
CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS 2.1. Giới thiệu chung về Access Microsoft Access đã trở thành phần mềm cơ sở dữ liệu liên tục phát triển, thể hiện bước ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sử dụng, nhiều người đã bị cuốn hút vào việc tạo CSDL hữu ích của riêng mình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh. Hiện nay, Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềm mạnh, dễ dàng, đơn giản khi làm việc. Chúng ta hãy xem xét lợi ích của việc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL như Microsoft Access. Hệ CSDL: Theo định nghĩa đơn giản nhất, một cơ sở dữ liệu là một tập các bản ghi và tệp được tổ chức cho một mục đích cụ thể. Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu dữ và xử lý thông tin bằng mô hình quản trị CSDL quan hệ. Quan hệ bắt nguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của 2 nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Trong một hệ quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu ấy được quản lý theo các bảng, bảng lưu dữ thông tin về một chủ thể. Thậm trí khi sử dụng một trong các phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng hay nhiều bảng khác (thường được gọi là truy vấn – query) thì kết quả cũng giống như một bảng. Thực tế còn có thể hiện một truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác. Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với dữ liệu khác. 17
Một hệ CSDL có 3 khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu. Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access. 2.2. Giới thiệu các công cụ mà Ms. Access cung cấp 2.2.1. Bảng (Table): Với bảng, ta thấy nó giống như DBF của Foxpro. Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Winzard hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng, Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm dữ liệu kiểu Text, kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Date/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu logíc (Yes/No) và các đối tượng OLE. Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có thể kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào như các ngôn ngữ lập trình khác. Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm định Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp các Combo Box cho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và sai sót trong quá trình nhập liệu. Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc. Do đó, người dùng không phải kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu khi nhập. Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong MS.Access như sau: - Tạo bảng - Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục - Chỉnh sửa cấu trúc bảng 18
- Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu của trường và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập 2.2.2. Biểu mẫu (Form): Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin. Tuy nhiên, trên biểu mẫu (Form), giao diện thân thiện hơn nhiều. Biểu mẫu là công cụ mạnh của Access được dùng để: - Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng. - Tổ chức giao diện chương trình. - Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn. - Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng. Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau: * Biểu mẫu một cột (Single Column) Trong loại biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình, trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng, hình chữ nhật hay trang trí các hình ảnh...Với biểu mẫu, người ta thường sử dụng thêm công cụ Combo Box rất thuận tiện cho việc cập nhập dữ liệu từ bàn phím. * Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular) Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống bảng nhưng ưu điểm hơn là ta có thể tạo viền, tạo bóng khung nhìn, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truy vấn thì không thể làm được. * Biểu mẫu chính/phụ (Main/Sub Form) Biểu mẫu chính, phụ thường để biểu diễn hiển thị các dạng dữ liệu có quan hệ một – nhiều. Trong mẫu biểu chính/phụ, người ta hay sử dụng các List Box để lựa chọn thông tin, hạn chế việc gõ bằng bàn phím. * Biểu mẫu đồ hoạ (Graph) 19
Biểu mẫu đồ hoạ là loại biểu mẫu dùng để thể hiện kết quả thống kê theo dạng cột phần trăm (%), đồ thị ... làm cho kết quả có tính trực quan giống như trong Word, Excel ... 2.2.3. Báo cáo (Report): Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trình quản lý hoàn thiện. Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy. Thiết kế các báo biểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, với Access thì công việc trở nên thuận lợi hơn nhiều. Access cung cấp đầy đủ và đa dạng các loại báo biểu. Trong đó, người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Wizard, vượt xa các công cụ của các ngôn ngữ lập trình khác như Foxpro, Visual Basic về chất lượng cũng như tốc độ. Khác với Form, Report chỉ kết xuất thông tin chứ không thể cập nhật dữ liệu. Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm (Group/ total), báo biểu theo cột (Single Column), báo biểu dạng nhãn thư (Mailing Label), báo biểu tóm tắt (Summary), báo biểu dạng bảng (Tabular). Phạm vi sử dụng của báo biểu trong Access chủ yếu là: - In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu. - Sắp xếp dữ liệu trước khi in. - Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm với nhau. - In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo. - Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel... 2.2.4. Truy vấn dữ liệu (Query): Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là Query. Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: Trích – lọc – hiển thị dữ liệu; Tổng hợp - thống kê; Thêm – bớt – cập nhập dữ liệu; … Vì vậy sẽ tồn tại 20