Một số kỹ năng cần thiết dành cho cán bộ chính quyền cấp cơ sở: Phần 2

Chia sẻ: Lộ Minh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:192

Thêm vào BST

Báo xấu

47
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 cuốn sách trình bày các kỹ năng thuyết trình; kỹ năng nghe và phản hồi; kỹ năng viết báo cáo; kỹ năng lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp; kỹ năng quản lý văn bản; kỹ năng thu thập và xử lý thông tin quản lý. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Một số kỹ năng cần thiết dành cho cán bộ chính quyền cấp cơ sở: Phần 2

Chuyªn ®Ò 5 Kü N¡NG THUYÕT TR×NH I. NH÷NG VÊN §Ò CHUNG VÒ THUYÕT TR×NH 1. Kh¸i niÖm thuyÕt tr×nh ThuyÕt tr×nh hay cßn gäi lµ nãi tríc ®¸m ®«ng lµ mét h×nh thøc quan träng mµ c¸c ®¹i biÓu Héi ®ång nh©n d©n muèn thùc hiÖn giao tiÕp cã hiÖu qu¶ cÇn ph¶i rÌn luyÖn cho m×nh mét kü n¨ng nµy. §©y lµ ho¹t ®éng phæ biÕn trong giao tiÕp, ®Æc biÖt trong c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng nh quan hÖ c«ng chóng (PR), gi¸o dôc vµ trong ho¹t ®éng qu¶n lý... Mét sè tµi liÖu ph©n biÖt gi÷a hai kh¸i niÖm thuyÕt tr×nh vµ nãi tríc ®¸m ®«ng, theo ®ã: - VÒ ph¬ng diÖn néi dung: nãi tríc ®¸m ®«ng thêng mang tÝnh chÊt th«ng b¸o, trao ®æi th«ng tin nhiÒu h¬n, cßn thuyÕt tr×nh mang tÝnh chuyªn s©u h¬n, ë cÊp ®é cao h¬n. - VÒ kh«ng gian vµ kho¶ng thêi gian: nãi tríc ®¸m ®«ng cã thÓ diÔn ra ë nhiÒu ®Þa ®iÓm kh¸c nhau, 150
cã thÓ ngay t¹i phßng lµm viÖc hoÆc ë mét ®Þa ®iÓm c«ng céng nµo ®ã. Víi thuyÕt tr×nh th× kh«ng gian vµ thêi gian cã thÓ ®îc ngêi nãi x¸c ®Þnh cô thÓ. Tuy vËy, gi÷a nãi tríc ®¸m ®«ng vµ thuyÕt tr×nh nhiÒu khi kh«ng cã sù ng¨n c¸ch mµ cã sù giao thoa rÊt lín. V× vËy, ë ®©y, chóng ta kh«ng ®Æt ra sù ph©n biÖt nµy. ThuyÕt tr×nh, hay cßn gäi lµ diÔn thuyÕt, lµ nãi chuyÖn tríc nhiÒu ngêi vÒ mét vÊn ®Ò nµo ®ã mét c¸ch cã hÖ thèng. ThuyÕt tr×nh thêng ®îc thùc hiÖn trong c¸c trêng hîp: - Ph¸t biÓu tríc cuéc häp, - ThuyÕt tr×nh trong c¸c héi th¶o, - ChÊt vÊn, - ThuyÕt phôc, - Gi¶i thÝch. 2. Vai trß cña thuyÕt tr×nh Trong thùc thi c«ng vô, thuyÕt tr×nh ®ãng mét vai trß quan träng, mçi sù viÖc, vÊn ®Ò, chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch ®îc c¸c nhµ qu¶n lý hoÆc c¸n bé, c«ng chøc thuyÕt tr×nh tríc nh©n d©n, c¬ quan, ®¬n vÞ hay thuyÕt tr×nh cho l·nh ®¹o mét c¸ch cã hiÖu qu¶, ®iÒu ®ã kh«ng nh÷ng t¸c ®éng tÝch cùc ®Õn chÊt lîng, hiÖu qu¶ c«ng viÖc mµ cßn thÓ hiÖn ®îc n¨ng lùc, trÝ th«ng minh vµ uy tÝn cña mçi c¸n bé, c«ng chøc trong x· héi. 151
Ngoµi ra, thuyÕt tr×nh cßn cã mét sè u ®iÓm sau: - VÒ dung lîng vµ thêi gian: cã thÓ truyÒn ®¹t ®îc mét lîng th«ng tin lín cho nhiÒu ®èi tîng cïng mét lóc, trong mét kho¶ng thêi gian ng¾n. - VÒ lîi Ých kinh tÕ: so víi nhiÒu h×nh thøc giao tiÕp kh¸c, thuyÕt tr×nh tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ vµ thêi gian. - VÒ mÆt t©m lý: ngêi thuyÕt tr×nh chñ ®éng ®îc néi dung vµ thêi gian. 3. Mét sè lçi thêng gÆp khi thuyÕt tr×nh Khi thuyÕt tr×nh, ngêi thuyÕt tr×nh cã thÓ m¾c ph¶i mét sè lçi cã ¶nh hëng ®Õn chÊt lîng cña thuyÕt tr×nh, nÕu ngêi thuyÕt tr×nh chuÈn bÞ kh«ng chu ®¸o vµ kiÓm so¸t kh«ng tèt qu¸ tr×nh. Díi ®©y lµ mét sè lçi thêng gÆp khi thuyÕt tr×nh: - Kh«ng x¸c ®Þnh râ néi dung m×nh ®Þnh nãi, hay nãi c¸ch kh¸c, kh«ng biÕt m×nh ph¶i nãi g×. Trong thùc tÕ, nhiÒu ngêi khi trao ®æi kh«ng hÒ cã mét ý niÖm râ rµng vÒ nh÷ng g× hä truyÒn ®¹t ®Õn ngêi nghe. - Kh«ng tù tin vµo chÝnh m×nh, v× vËy kh«ng nhËn thøc ®îc nh÷ng sù mÐo mã cã thÓ cã cña th«ng tin nªn trong qu¸ tr×nh thuyÕt tr×nh kh«ng ®iÒu chØnh ®îc kÞp thêi. - X©y dùng cÊu tróc bµi thuyÕt tr×nh kh«ng phï hîp, th«ng ®iÖp ®a ra kh«ng g¾n víi mèi quan t©m cña ngêi nhËn. 152
- Kh«ng biÕt c¸ch kÕt hîp c¸c hµnh vi kh«ng lêi trong qu¸ tr×nh truyÒn ®¹t hoÆc kh«ng hái ý kiÕn ph¶n håi cña ngêi nhËn ®Ó kiÓm tra l¹i ngêi nghe xem cã thùc sù th«ng hiÓu kh«ng. - Kh«ng biÕt c¸ch tËn dông c¸c ph¬ng tiÖn hç trî kh¸c... dÉn ®Õn bµi thuyÕt tr×nh tÎ nh¹t, kh«ng thuyÕt phôc ngêi nghe. - Sö dông ng«n ng÷ kh«ng phï hîp; th«ng tin thiÕu chÝnh x¸c, sai sè liÖu; kh«ng biÕt kÕt hîp mét c¸ch linh ho¹t víi c¸c ph¬ng tiÖn hç trî kh¸c... - §éc tho¹i mét chiÒu. - Tr×nh bµy qua loa. - Quay lng vÒ phÝa ngêi nghe. - Kh«ng rót kinh nghiÖm sau khi thuyÕt tr×nh. 4. C¸c yÕu tè c¶n trë thuyÕt tr×nh - C¶n trë vÒ t©m lý: Ngêi thuyÕt tr×nh thêng cã c¶m gi¸c bÊt an khi: + TruyÒn ®¹t mét chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch míi mµ chóng ta biÕt ngêi nghe sÏ kh«ng hëng øng. + LÇn ®Çu tiªn thuyÕt tr×nh mét vÊn ®Ò quan träng tríc ®«ng ngêi. + Ngêi nghe döng dng víi ngêi nãi hoÆc víi vÊn ®Ò ngêi nãi ®a ra. + HoÆc tù ti v× vÞ thÕ hoÆc ®Þa vÞ cña m×nh khi nãi, truyÒn ®¹t cho cÊp l·nh ®¹o hoÆc cho c¸c chuyªn gia nghe, nhiÒu khi ngêi nãi còng bÞ ¶nh 153
hëng bëi yÕu tè t©m lý ngêi nghe. - C¶n trë vÒ ng«n ng÷, ®Æc biÖt lµ c¸ch dïng tõ ng÷ kh«ng phï hîp, kh«ng chÝnh x¸c vÒ mÆt ng÷ nghÜa cã thÓ g©y hiÓu lÇm hoÆc khã hiÓu. - C¶n trë vÒ c¬ së vËt chÊt, hÖ thèng ©m thanh tåi, thiÕu ¸nh s¸ng, nãng qu¸ hoÆc l¹nh qu¸, tµi liÖu kh«ng cã hoÆc cã nhng khã ®äc. - C¶n trë vÒ m«i trêng, lµ nh÷ng c¶n trë bªn ngoµi cã thÓ cã t¸c ®éng tiªu cùc tíi kÕt qu¶ cña qu¸ tr×nh truyÒn ®¹t th«ng tin. VÝ dô: nhiÔu, cã qu¸ nhiÒu thø diÔn ra cïng lóc, ph©n t¸n t tëng, v.v.. - C¶n trë do sù kh«ng t¬ng ®ång gi÷a nh÷ng ngêi tham gia qu¸ tr×nh truyÒn ®¹t còng cã thÓ dÉn tíi hiÓu sai. Sù kh«ng t¬ng ®ång cã thÓ vÒ: kiÕn thøc chuyªn m«n, tuæi, giíi tÝnh, c¸ tÝnh, tiªu chuÈn gi¸ trÞ, gi¸o dôc/häc vÊn, phong c¸ch sèng, v¨n ho¸, v.v.. II. Kü N¡NG THUYÕT TR×NH ViÖc rÌn luyÖn kü n¨ng thuyÕt tr×nh cÇn tiÕn hµnh theo quy tr×nh ba giai ®o¹n, gåm: chuÈn bÞ bµi thuyÕt tr×nh, tiÕn hµnh thuyÕt tr×nh, ®¸nh gi¸ rót kinh nghiÖm. 1. ChuÈn bÞ bµi thuyÕt tr×nh Trong giai ®o¹n chuÈn bÞ bµi thuyÕt tr×nh, ngêi thuyÕt tr×nh cÇn ph¶i thùc hiÖn tèt nh÷ng 154
c«ng viÖc díi ®©y: - X¸c ®Þnh ®èi tîng ngêi nghe X¸c ®Þnh ®èi tîng ngêi nghe lµ viÖc ®Çu tiªn cÇn ®îc thÓ hiÖn tríc khi thuyÕt tr×nh. §èi tîng ngêi nghe trong ho¹t ®éng thùc thi c«ng vô cã thÓ bao gåm: + C«ng d©n hoÆc ®¹i diÖn tæ chøc; + C¸ nh©n hoÆc nhãm ®Õn lµm viÖc ®Ò nghÞ phèi hîp, céng t¸c; + CÊp trªn, cÊp díi, ®ång nghiÖp... Mçi ®èi tîng trªn ®Òu cã nh÷ng nÐt ®Æc thï kh¸c nhau, thuéc nh÷ng mèi quan hÖ nhÊt ®Þnh ®èi víi c¸n bé, c«ng chøc. V× vËy, ®Ó buæi thuyÕt tr×nh thµnh c«ng, tríc khi thuyÕt tr×nh, ngêi thuyÕt tr×nh vµ chuÈn bÞ cho buæi thuyÕt tr×nh cÇn tr¶ lêi ®îc ba c©u hái vµ hai vÊn ®Ò sau: + Ngêi nghe lµ ai? Quy m« vµ thµnh phÇn ngêi nghe? + Ngêi nghe muèn biÕt th«ng tin vÒ nh÷ng vÊn ®Ò g×? + Ngêi nghe ®· biÕt g× vÒ chñ ®Ò m×nh sÏ tr×nh bµy? + Quan hÖ gi÷a ngêi nghe vµ ngêi thuyÕt tr×nh. + Ph¶n øng cã thÓ cã tõ phÝa ngêi nghe. ViÖc tr¶ lêi tèt c¸c c©u hái trªn tríc khi thuyÕt tr×nh lµ mét ®iÒu tuyÖt vêi. Tuy nhiªn, trong nhiÒu trêng hîp, ngêi thuyÕt tr×nh còng cã thÓ t×m hiÓu ngêi nghe trong qu¸ tr×nh chóng ta truyÒn ®¹t th«ng tin b»ng c¸ch quan s¸t th¸i ®é 155
ngêi nghe, n¾m b¾t sù ph¶n håi cña hä ®Ó ®iÒu chØnh c¸ch truyÒn ®¹t cho phï hîp víi bèi c¶nh lóc nãi. - X¸c ®Þnh môc ®Ých thuyÕt tr×nh Môc ®Ých thuyÕt tr×nh liªn quan chÆt chÏ víi ®èi tîng ngêi nghe. Tuy nhiªn, trong thùc tÕ kh«ng ph¶i khi nµo ®èi tîng ngêi nghe vµ môc ®Ých thuyÕt tr×nh còng trïng khÝt ®îc víi nhau, tøc lµ ®èi tîng nµo sÏ lµ môc ®Ých Êy. SÏ cã nhiÒu vÊn ®Ò mµ ngêi c¸n bé, c«ng chøc tr×nh bµy vît ra ngoµi mong ®îi hoÆc ®Ò nghÞ cña ngêi nghe. Ngîc l¹i, cã nh÷ng néi dung ngêi nghe muèn nghe nhng ngêi thuyÕt tr×nh sÏ quyÕt ®Þnh truyÒn ®¹t cho hä vµo mét dÞp kh¸c hoÆc b»ng mét h×nh thøc kh¸c. Môc ®Ých thuyÕt tr×nh cña c¸n bé, c«ng chøc trong thùc thi c«ng vô rÊt ®a d¹ng. §ã cã thÓ ®Ó th«ng b¸o cho d©n vÒ biÖn ph¸p mµ chÝnh quyÒn sÏ thùc hiÖn trong thêi gian tíi nh chuyÓn ®æi môc ®Ých sö dông ®Êt, thu håi ®Êt; còng cã thÓ ®Ó chia sÎ, truyÒn ®¹t th«ng tin vÒ mét chñ tr¬ng míi, chÝnh s¸ch míi cho c¸n bé, nh©n viªn trong c¬ quan hoÆc còng cã thÓ t¹o diÔn ®µn trao ®æi vµ l¾ng nghe ý kiÕn cña nh©n d©n... Nh vËy, trong viÖc thuyÕt tr×nh, ®èi tîng vµ môc ®Ých thuyÕt tr×nh rÊt phong phó vµ ®a d¹ng, nhng suy cho cïng môc ®Ých cña b¶n thuyÕt tr×nh ®èi víi ngêi nghe lµ: kiÕn thøc, kü 156
n¨ng vµ th¸i ®é. - Thu thËp xö lý th«ng tin §Ó bµi thuyÕt tr×nh cã hiÖu qu¶ th× mét trong nh÷ng yÕu tè mµ ngêi thuyÕt tr×nh cÇn ph¶i chó träng ®ã lµ kh©u thu thËp vµ xö lý th«ng tin liªn quan ®Õn vÊn ®Ò tr×nh bµy. Kh«ng thÓ thuyÕt tr×nh tèt nÕu ngêi thuyÕt tr×nh kh«ng cã ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c th«ng tin vÒ vÊn ®Ò tr×nh bµy. Thùc tiÔn cho thÊy, mét trong nh÷ng lý do lµm cho viÖc truyÒn ®¹t kh«ng cã hiÖu qu¶ ®ã lµ th«ng tin thiÕu chÝnh x¸c, sai sè liÖu hoÆc sè liÖu ®a ra kh«ng s¸t víi thùc tÕ. Trong thùc thi c«ng vô, c¸c nhãm th«ng tin liªn quan ®Õn néi dung truyÒn ®¹t, ®ã lµ: th«ng tin vÒ chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch cña cÊp trªn hoÆc cña chÝnh c¬ quan, ®¬n vÞ; th«ng tin liªn quan ®Õn ho¹t ®éng thùc tÕ cña lÜnh vùc cÇn truyÒn ®¹t. - X©y dùng cÊu tróc néi dung CÊu tróc néi dung bµi thuyÕt tr×nh trong thùc thi c«ng vô còng gièng nh cÊu tróc néi dung cña bÊt kú bµi thuyÕt tr×nh nµo kh¸c trong thùc tÕ, th«ng thêng cÊu tróc cã ba phÇn: phÇn më ®Çu (®Æt vÊn ®Ò); néi dung chÝnh (gi¶i quyÕt vÊn ®Ò); kÕt luËn (kÕt thóc vÊn ®Ò). Khi x©y dùng bµi thuyÕt tr×nh cÇn thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: x©y dùng dµn ý, tæ chøc, bè côc bµi thuyÕt tr×nh, chuÈn bÞ dµn ý, íc tÝnh ®é dµi, quyÕt ®Þnh kiÓu tr×nh bµy. 157
- Lùa chän ph¬ng tiÖn thuyÕt tr×nh + Lùa chän c¸ch thøc nãi ng¾n gän, râ rµng, phï hîp víi néi dung vµ ®èi tîng. Kh«ng nãi l¾p, dïng tõ ®Þa ph¬ng hoÆc nh÷ng tõ mang tÝnh “hµn l©m” kh«ng phï hîp víi ®èi tîng; ©m lîng, tèc ®é cña lêi nãi còng cÇn ph¶i ®iÒu chØnh: kh«ng qu¸ nhanh nhng còng kh«ng qu¸ chËm, kh«ng nãi giäng ®Òu ®Òu. + Sö dông c¸c ph¬ng tiÖn hç trî kh«ng ph¶i lêi nãi nh trang phôc cña ngêi thuyÕt tr×nh, ®iÖu bé c¬ thÓ nh m¾t, tay, cö chØ ®iÖu bé... vµ c¸c ph¬ng tiÖn kü thuËt kh¸c nh: m¸y tÝnh, m¸y chiÕu h¾t; b¶ng viÕt; giÊy A0, giÊy mµu...; thiÕt bÞ ©m thanh, h×nh ¶nh nh m¸y quay, ®Çu video,... - Lùa chän thêi ®iÓm Thêi ®iÓm thuyÕt tr×nh còng cÇn ®îc xem xÐt mét c¸ch cÈn thËn v× nã cã ¶nh hëng ®Õn hiÖu qu¶ thuyÕt tr×nh. V× vËy, ngêi thuyÕt tr×nh nªn chän thêi ®iÓm thÝch hîp, ®Æc biÖt nªn xem xÐt ®Õn c¶ t©m lý ngêi nghe lÉn t©m lý cña b¶n th©n. - LuyÖn tËp tríc khi thuyÕt tr×nh ThuyÕt tr×nh lµ mét nghÖ thuËt vµ ngêi thuyÕt tr×nh còng lµ mét ngêi nghÖ sÜ. §Ó trë thµnh ngêi thuyÕt tr×nh tèt tríc khi “diÔn” ®ßi hái mçi ngêi ph¶i chuÈn bÞ vµ luyÖn tËp tríc. NÕu cã c¬ héi, cã thÓ luyÖn tËp nãi tríc c¸c nhãm nhá vµ nhê mäi ngêi ®ãng gãp ý kiÕn hoÆc 158
cã thÓ tù luyÖn tËp. ChÝnh nh÷ng tr¶i nghiÖm nhá vµ sù chuÈn bÞ ®ã sÏ gióp cho mçi c¸n bé, c«ng chøc thµnh c«ng h¬n khi bíc vµo mét buæi thuyÕt tr×nh. 2. Thùc hiÖn thuyÕt tr×nh Th«ng thêng, bµi thuyÕt tr×nh gåm 3 phÇn: phÇn më ®Çu hay phÇn giíi thiÖu; phÇn th©n bµi hay phÇn tr×nh bµy néi dung; phÇn kÕt thóc. C¸c phÇn trªn cã vai trß quan träng kh¸c nhau vµ cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi nhau. - PhÇn giíi thiÖu Trong phÇn nµy, ngêi thuyÕt tr×nh ph¶i kh¬i gîi sù quan t©m chó ý cña ngêi nghe; x©y dùng sù tin tëng cña ngêi nghe; giíi thiÖu tæng quan bµi tr×nh bµy theo quy t¾c: “Tr×nh bµy kh¸i qu¸t nh÷ng g× sÏ tr×nh bµy”. Më ®Çu b¶n thuyÕt tr×nh cÇn ph¶i lµm râ mét sè ®iÓm sau: môc ®Ých cña b¶n thuyÕt tr×nh, kÕt cÊu néi dung cña b¶n thuyÕt tr×nh, ph¬ng thøc thuyÕt tr×nh, thêi lîng cho toµn bé phÇn thuyÕt tr×nh, tr¸ch nhiÖm cña ngêi nghe. - PhÇn th©n bµi Trong phÇn nµy, ngêi thuyÕt tr×nh ph¶i tr×nh bµy ®îc tÊt c¶ c¸c néi dung th«ng tin cÇn truyÒn t¶i ®Õn ngêi nghe theo quy t¾c: “Tr×nh bµy chi tiÕt nh÷ng g× cÇn tr×nh bµy”, vµ liªn kÕt c¸c ý chÝnh víi nhau ®Ó b¶o ®¶m tÝnh l«gÝch. Khi thuyÕt 159
tr×nh ph¶i duy tr× ®îc sù chó ý cña ngêi nghe, do ®ã ngêi thuyÕt tr×nh cè g¾ng tr×nh bµy nh÷ng g× liªn quan ®Õn nhu cÇu cña ngêi nghe, sö dông ng«n ng÷ râ rµng, sinh ®éng víi ©m lîng phï hîp, gi¶i thÝch mèi liªn hÖ gi÷a chñ ®Ò vµ c¸c ý tëng quen thuéc. Néi dung chÝnh cña phÇn nµy cÇn b¶o ®¶m: + TiÕp cËn vµ thÓ hiÖn mäi khÝa c¹nh cña néi dung trong tæng thÓ c¸c vÊn ®Ò liªn quan. + TiÕp cËn vÊn ®Ò mét c¸ch phï hîp, ®Æc biÖt ®èi víi nh÷ng vÊn ®Ò chÝnh cÇn dµnh thêi lîng hîp lý. + Lùa chän c¸ch biÓu hiÖn phï hîp víi néi dung. KÕt thóc phÇn néi dung chÝnh cÇn ph¶i xem xÐt, ®èi chiÕu víi nh÷ng g× ®· ®Æt ra ë phÇn ®Çu, ®ång thêi cã thÓ ®Æt c©u hái ®Ó biÕt ph¶n håi cña ngêi nghe, nÕu ngêi nghe ph¶n håi tèt tøc lµ môc ®Ých ®Æt ra ban ®Çu ®èi víi ngêi nghe ®· ®îc ®¸p øng. - PhÇn kÕt luËn Trong phÇn nµy, ngêi thuyÕt tr×nh cÇn nh¾c l¹i nh÷ng ®iÓm chÝnh theo quy t¾c: “Tr×nh bµy tãm t¾t nh÷ng g× ®· tr×nh bµy”. Cuèi cïng, ngêi thuyÕt tr×nh kÕt thóc b»ng mét ®iÓm tÝch cùc. KÕt thóc phÇn thuyÕt tr×nh cÇn lµm râ: lµm cho ngêi nghe nhí ®îc nh÷ng ®iÓm chÝnh, nhÊn m¹nh vai trß cña c¶ ngêi thuyÕt tr×nh vµ ngêi nghe, ®¹t ®îc môc ®Ých ®Æt ra. 160
3. §¸nh gi¸ rót kinh nghiÖm buæi thuyÕt tr×nh §Ó rót kinh nghiÖm cho nh÷ng buæi thuyÕt tr×nh tiÕp theo cã hiÖu qu¶ h¬n, sau cuéc thuyÕt tr×nh, ngêi thuyÕt tr×nh nªn cã sù ®¸nh gi¸ kÕt qu¶. C¸ch thøc ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ cã thÓ cã nhiÒu nhng cã thÓ ®¸nh gi¸ rót kinh nghiÖm b»ng c¸ch ph¸t phiÕu hoÆc lÊy ý kiÕn ph¶n håi trùc tiÕp tõ c¸c chuyªn gia nÕu cã c¸c chuyªn gia ngåi nghe hoÆc tõ ngêi nghe mét c¸ch trùc tiÕp. 4. Nh÷ng ®iÓm cÇn quan t©m khi tiÕn hµnh thuyÕt tr×nh Trong qu¸ tr×nh thuyÕt tr×nh, ngêi thuyÕt tr×nh cÇn ph¶i: - Tù tin vµo chÝnh m×nh: YÕu tè ®Çu tiªn khiÕn ngêi thuyÕt tr×nh khã cã bµi thuyÕt tr×nh tèt lµ do t©m lý kh«ng ®îc tèt cña m×nh. §Æc biÖt lµ c¸n bé, c«ng chøc khi thuyÕt tr×nh mét vÊn ®Ò nµo ®ã trong c¬ quan thêng bÞ chÝnh lèi t duy sî h·i thÊt b¹i, sî mäi ngêi chÕ nh¹o, sî nãi tríc ®ång nghiÖp, hay ®¬n gi¶n c¶m thÊy m×nh “run qu¸” khi ®øng tríc ®¸m ®«ng lµm h¹n chÕ kh¶ n¨ng thùc sù cña chÝnh m×nh. V× vËy, khi thuyÕt tr×nh mäi ngêi cÇn ph¶i tù tin. - Sö dông ng«n ng÷ c¬ thÓ: NhiÒu ngêi cø nghÜ r»ng, hiÖu qu¶ thuyÕt tr×nh phô thuéc vµo néi dung cña bµi nãi. Nhng thùc ra nh÷ng c¸i g× ngêi thuyÕt tr×nh mÊt nhiÒu c«ng søc chuÈn bÞ chØ 161
chiÕm 7% hiÖu qu¶ truyÒn t¶i th«ng ®iÖp. Trong khi ®ã c¸c yÕu tè vÒ thÓ hiÖn, ng«n ng÷ c¬ thÓ l¹i chiÕm ®Õn 93%. §Ó thµnh c«ng khi thuyÕt tr×nh tríc ®«ng ngêi, ®iÒu ®Çu tiªn ngêi thuyÕt tr×nh cÇn chó ý lµ trang phôc. Trang phôc lµ h×nh ¶nh ®Çu tiªn sÏ quyÕt ®Þnh trong 30 gi©y ngêi nghe cã muèn nãi chuyÖn víi m×nh hay kh«ng. Ng÷ ®iÖu giäng nãi, kh¶ n¨ng giao tiÕp b»ng m¾t hay sù di chuyÓn cña ngêi nãi còng lµ nh÷ng yÕu tè ®Æc biÖt ¶nh hëng ®Õn hiÖu qu¶ bµi thuyÕt tr×nh. - TruyÒn ®¹t b»ng ng«n ng÷ cña ngêi nghe: Sö dông vÝ dô minh ho¹ tõ “thÕ giíi” cña ngêi nghe. §iÒu cùc kú quan träng lµ kh¶ n¨ng ngêi thuyÕt tr×nh t×m hiÓu ®óng mèi quan t©m, tÝnh c¸ch cña ngêi nghe. Ngêi thuyÕt tr×nh cÇn hiÓu biÕt kiÕn thøc, kinh nghiÖm, mèi quan t©m, môc tiªu, v.v. mµ ngêi nghe cã ®Ó cã thÓ thiÕt kÕ th«ng ®iÖp phï hîp. Th«ng ®iÖp cÇn ®îc tr×nh bµy theo ng«n ng÷ cña ngêi nghe (chø kh«ng ph¶i ng«n ng÷ cña chÝnh ngêi thuyÕt tr×nh). §ã lµ c¸ch tèt nhÊt ®Ó b¶o ®¶m ngêi nghe hiÓu ®îc th«ng tin göi cho hä. NÕu ngêi nghe tá ra kh«ng hiÓu th«ng ®iÖp, cÇn lµm râ ý h¬n. §Æt c©u hái. Nh¾c l¹i nÕu cÇn thiÕt, sö dông cÊu tróc c©u vµ tõ kh¸c. 162
III. HOµN THIÖN Kü N¡NG THUYÕT TR×NH §Ó hoµn thiÖn kü n¨ng thuyÕt tr×nh, c¸n bé, c«ng chøc cÊp x· cÇn qu¸n triÖt nh÷ng quy t¾c vµ rÌn luyÖn nh÷ng kü thuËt díi ®©y. 1. Nh÷ng ®iÓm cèt lâi khi chuÈn bÞ bµi thuyÕt tr×nh Trong qu¸ tr×nh chuÈn bÞ bµi thuyÕt tr×nh, ngêi thuyÕt tr×nh lu«n tù ®Æt vµ tr¶ lêi c¸c c©u hái díi ®©y: - Nãi víi ai? - Nãi c¸i g×? - Nãi ®Ó lµm g×? - Nãi nh thÕ nµo? 2. Nh÷ng quy t¾c cÇn tu©n thñ khi thuyÕt tr×nh a) Quy t¾c thÓ hiÖn néi dung Khi tiÕn hµnh thuyÕt tr×nh néi dung, ngêi thuyÕt tr×nh cÇn qu¸n triÖt quy t¾c 3T díi ®©y: - PhÇn më ®Çu: “Tr×nh bµy kh¸i qu¸t nh÷ng g× sÏ tr×nh bµy”. - PhÇn th©n bµi: “Tr×nh bµy chi tiÕt nh÷ng g× cÇn tr×nh bµy”. - PhÇn kÕt luËn: “Tr×nh bµy tãm t¾t nh÷ng g× ®· tr×nh bµy”. 163
b) Quy t¾c tr×nh bµy - Tu©n thñ trËt tù, - Nãi ng¾n gän, träng t©m, - øng khÈu dùa vµo ®Ò c¬ng, - Híng tíi cö täa, ph¶n håi, - Xng h« ®óng møc, - Kh«ng “cï” qu¸ trín, - Kh«ng gi¸o huÊn. 3. Kü thuËt ®èi phã víi triÖu chøng håi hép - Cho m×nh thêi gian: ®i vµi mÐt ®Õn vÞ trÝ diÔn thuyÕt, - Cho m×nh thêi gian: dµnh vµi gi©y ®Ó s¾p xÕp giÊy tê tríc khi b¾t ®Çu, - N¾m chÆt bµn tay råi th¶ láng cµng chËm cµng tèt, lµm nhiÒu lÇn, - Thùc hiÖn c¸c bµi tËp kiÓm so¸t h¬i thë, giäng nãi, - Häc mét vµi kü thuËt th gi·n, - Thùc hµnh, - ChuÈn bÞ chu ®¸o, - NghØ ng¬i, - Cã mÆt sím, - Tù ®éng viªn, - ¡n mÆc, - G©y thiÖn c¶m víi cö täa, - Gi¶m thiÓu sù “nh¹y c¶m”, - CÇn tr¶i qua t×nh thÕ bÞ ®e däa nhiÒu lÇn, - Thùc tÕ vµ kinh nghiÖm sÏ lµm gi¶m sù lo l¾ng. 164
4. Kü thuËt thu hót sù høng thó cña ngêi nghe Ngêi nghe thÊy høng thó khi: - Hä hiÓu t¹i sao hä cÇn biÕt th«ng tin sÏ ®îc tr×nh bµy, - Hä ®îc th«ng tin râ rµng vÒ c¸c môc tiªu cña buæi thuyÕt tr×nh, - Hä cã thÓ nh×n thÊy sù x¸c ®¸ng cña th«ng tin míi/quan träng tõ phÇn thuyÕt tr×nh, - §iÒu ®ã liªn quan ®Õn th«ng tin mµ hä ®· biÕt, - Hä cã thÓ tham gia tÝch cùc vµo qu¸ tr×nh t duy chø kh«ng thô ®éng ngåi nghe, - Hä cã thÓ ®¹t ®îc môc tiªu riªng, - BÇu kh«ng khÝ t¹o ®îc sù tin cËy vµ hç trî lÉn nhau. 165
Chuyªn ®Ò 6 Kü N¡NG NGHE Vµ PH¶N HåI I. NH÷NG VÊN §Ò C¥ B¶N VÒ NGHE Vµ PH¶N HåI 1. Nghe vµ vai trß cña ho¹t ®éng l¾ng nghe Cã rÊt nhiÒu c«ng tr×nh nghiªn cøu cho r»ng, trong giao tiÕp h»ng ngµy ngêi ta thêng sö dông 42% thêi gian cho viÖc nghe, 58% cho viÖc ®äc, nãi vµ viÕt. Nh vËy, gÇn mét nöa thêi gian giao tiÕp dµnh cho viÖc nghe. Nhng ngêi ta l¹i dµnh thêi gian rÊt Ýt cho viÖc rÌn luyÖn kü n¨ng nghe. C¸c nhµ nghiªn cøu cho r»ng ngay ë møc th«ng tin thuÇn tóy, 75% th«ng b¸o miÖng kh«ng ®îc chó ý ®Õn, bÞ hiÓu sai hay bÞ l·ng quªn nhanh chãng. Nh÷ng ngêi kh«ng biÕt c¸ch nghe chØ cã thÓ hiÓu ®îc 50% néi dung cuéc nãi chuyÖn. Sau 48 tiÕng, tû lÖ nµy sÏ gi¶m xuèng thËm chÝ chØ cßn 25%, nghÜa lµ hä kh«ng thÓ nhí l¹i nh÷ng g× ®· nghe trong cuéc ®µm tho¹i mét c¸ch chÝnh x¸c vµ ®Çy ®ñ. VËy, nÕu chóng ta nghe ®iÒu ®ã kh«ng nhiÖt t×nh h¬n nh÷ng ngêi kh¸c, th× chóng ta còng 166
®õng hy väng hä nghe nhiÖt t×nh h¬n chóng ta. T¹i c¸c x·, phêng, thÞ trÊn vµ mét sè së cã nh÷ng b¶ng quy ®Þnh vÒ tr×nh tù gi¶i quyÕt c«ng viÖc ë bé phËn “mét cöa”: “§øng l¹i - Quan s¸t - L¾ng nghe”. H·y cho nh÷ng ngêi ®ang nãi chuyÖn víi m×nh thÊy r»ng m×nh ®ang rÊt quan t©m tíi nh÷ng g× hä ®ang nãi. Hä sÏ xö sù t¬ng tù nh vËy ®èi víi m×nh. Nh vËy, ®Ó trë thµnh ngêi biÕt nãi chuyÖn, tríc hÕt chóng ta h·y lµ nh÷ng ngêi biÕt l¾ng nghe. §iÒu nµy ®ßi hái cao h¬n viÖc tá ra quan t©m ®Õn nh÷ng g× ®èi tîng giao tiÕp ®ang nãi. L¾ng nghe mét c¸ch cÈn thËn sÏ gióp mäi ngêi ph¶n øng nhanh nh¹y h¬n, ®Ó trë thµnh ngêi biÕt nãi khi ®Õn lît chóng ta thuyÕt tr×nh. Nh÷ng c©u hái thó vÞ tiÕp theo chÝnh lµ ®iÓm thµnh c«ng cña nh÷ng ngêi giao tiÕp giái. Trong ho¹t ®éng c«ng vô, ®Æc biÖt ®èi víi c¸n bé chÝnh quyÒn cÊp x·, n¬i gÇn d©n nhÊt, trùc tiÕp chØ ®¹o ®iÒu hµnh mäi c«ng viÖc nhng còng lµ n¬i mµ ph¶n ¸nh ®îc chÝnh x¸c nhÊt t©m t, nguyÖn väng cña ngêi d©n. §Ó lµm tèt nh÷ng c«ng viÖc trªn th× viÖc l¾ng nghe còng lµ mét trong nh÷ng kü n¨ng quan träng nhÊt cña qu¸ tr×nh giao tiÕp víi c«ng d©n. Nã gióp c¸c nhµ l·nh ®¹o hµnh chÝnh x¸c ®Þnh ®îc nh÷ng nhu cÇu, nh÷ng vÊn ®Ò, t©m tr¹ng hoÆc møc ®é quan t©m cña cÊp díi vµ cña ngêi d©n. Qu¸ tr×nh giao tiÕp sÏ cã hiÖu qu¶ h¬n nÕu nh c¸c bªn tham gia giao tiÕp biÕt l¾ng nghe. L¾ng nghe 167
lµ mét trong nh÷ng ch×a khãa chñ chèt cho phÐp c xö vµ ®µm ph¸n. Giao tiÕp trong thùc thi c«ng vô, ®Æc biÖt lµ khi giao tiÕp víi c«ng d©n vµ tæ chøc, nghe ®em l¹i mét sè lîi Ých sau: - Gióp gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc trong thùc thi c«ng vô. B»ng c¸ch tËp trung vµ khuyÕn khÝch ngêi kh¸c nãi th× ngêi nghe sÏ cã ®îc nhiÒu th«ng tin vÒ c«ng viÖc cña c¸c chñ thÓ tham gia giao tiÕp nh vÒ nhiÖm vô, ý kiÕn chØ ®¹o cña cÊp trªn, c¸c b¸o c¸o, tr×nh bµy cña cÊp díi, trao ®æi c«ng viÖc gi÷a ®ång nghiÖp hay nhu cÇu cña ngêi d©n. §ång thêi, nghe gióp n¾m b¾t ®îc tÝnh c¸ch vµ quan ®iÓm cña ngêi nãi, hiÓu ®îc nh÷ng th«ng ®iÖp qua nh÷ng Èn ý kh«ng nãi b»ng lêi. Nhê ®ã gióp ®a ra ph¶n håi, nh÷ng c©u tr¶ lêi hoÆc t vÊn, híng dÉn hîp lý, ra quyÕt ®Þnh trong gi¶i quyÕt c«ng viÖc chÝnh x¸c, gióp gi¶i quyÕt c¸c m©u thuÉn, xung ®ét trong thùc thi c«ng vô. - Gióp tho¶ m·n nhu cÇu cña ®èi tîng tham gia vµo qu¸ tr×nh qu¶n lý, t¹o ra mèi quan hÖ tèt ®Ñp víi ngêi kh¸c. BÊt kú ai khi tham gia giao tiÕp còng mong muèn ®îc t«n träng, ®îc hiÓu vµ chia sÎ. ThÓ hiÖn sù chó ý nghe ngêi kh¸c nãi lµ thÓ hiÖn sù biÕt t«n träng, møc ®é cao h¬n n÷a lµ ®ång c¶m víi ngêi kh¸c. Nh vËy, ngêi nghe ®· t¹o ra ®îc mét bÇu kh«ng khÝ th©n mËt, cëi më, th©n thiÖn, tho¶i m¸i, dÔ c¶m th«ng, chia sÎ víi 168
nhau, n¶y sinh sù thiÖn c¶m, gióp h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn mét mèi quan hÖ tèt ®Ñp vµ kÕt qu¶ sÏ lµ sù hîp t¸c trong ho¹t ®éng. §©y lµ yÕu tè quan träng ®em l¹i hiÖu qu¶ ho¹t ®éng c«ng vô. - T¹o ra sù t¬ng t¸c, gióp ngêi kh¸c cã ®îc mét sù l¾ng nghe hiÖu qu¶. B»ng c¸ch t¹o dùng mét kh«ng khÝ nghe tèt, nh÷ng ngêi nãi còng sÏ trë thµnh nh÷ng ngêi l¾ng nghe cã hiÖu qu¶. ChÝnh ®iÒu nµy sÏ gióp cho cuéc giao tiÕp dÔ ®em l¹i thµnh c«ng. 2. C¸c cÊp ®é nghe NÕu xÐt theo møc ®é tËp trung vµ møc ®é ®em l¹i sù hµi lßng ®èi víi ngêi nãi th× cã thÓ chia thµnh n¨m cÊp ®é nghe tõ thÊp ®Õn cao nh sau: - Nghe phít lê: kh«ng nghe vµ thÓ hiÖn th¸i ®é kh«ng muèn nghe g× c¶. - Nghe gi¶ vê: kh«ng nghe nhng l¹i thÓ hiÖn víi ngêi kh¸c lµ m×nh ®ang l¾ng nghe ®Ó lµm ngêi kh¸c an t©m b»ng c¸ch lÆp ®i lÆp l¹i mét c¸ch m¸y mãc vµ ®«i khi kh«ng ®óng chç nh: "õ, ®óng, ®óng...". - Nghe tõng phÇn: tøc lµ chØ nghe mét phÇn cuéc nãi chuyÖn. - Nghe chó ý: ch¨m chó nghe, tËp trung søc lùc vµ chó ý vµo nh÷ng lêi m×nh nghe ®îc. - Nghe thÊu c¶m: ®©y lµ kiÓu nghe ë møc ®é cao nhÊt, nghe ®· trë thµnh viÖc “l¾ng nghe”, tøc lµ kh«ng chØ bao gåm ®Þnh d¹ng vµ lu gi÷ th«ng 169