Quản lý dự án: Quản lý chi phí

Chia sẻ: Banh Long | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

301
lượt xem 124
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quản lý chi phí là để bảo đảm cho dự án hoàn thành trong khoản kinh phí cho phép (và trong thời hạn cho phép)

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quản lý dự án: Quản lý chi phí

QUẢN LÝ CHI PHÍ Nguyễn Anh Hào Khoa CNTT – HV CNBCVT II 2005 - 2006
Khái niệm 2 Quản lý chi phí là để bảo đảm cho dự án hoàn thành trong khoản kinh phí cho phép (và trong thời hạn cho phép) 1. Hoạch định (ước tính) chi phí thực hiện dự án 2. Đánh giá hiệu quả sử dụng kinh phí trong các kế hoạch thực hiện và dự báo kết quả của dự án
1.Tiến trình ước tính kinh phí 3 • Là ước tính mức độ kinh phí cần thiết để trang bị đủ nguồn lực cho dự án. • Cần phải cân đối giữa chi phí cho dự án và giá trị (lợi ích) mà dự án mang lại để cho dự án có sức thuyết phục các nhà tài trợ. 1. Tính giá trị mà dự án tạo ra cho tổ chức 2. Tính các loại chi phí cho dự án 3. Tính mức độ lợi nhuận bằng các mô hình (financial models)
Giá trị của dự án đối với tổ chức 4 • MOV (Measurable Organizational Value) là giá trị hữu ích mà dự án tạo ra cho tổ chức. • Đặc tính của MOV: 1. Đo lường được 2. Có lợi cho tổ chức 3. Được các stakeholders chấp nhận 4. Kiểm chứng được
(Mov) – 1.Đo lường được 5 • Độ đo của MOV được thiết lập trên giá trị của các chuyển giao đối với mục tiêu chiến lược của tổ chức, được thể hiện trên các Indicators. • Indicator: là một độ đo (hoặc một tập liên kết nhiều độ đo) để quan sát các diễn biến của một tiến trình, một dự án hoặc một hệ thống thông tin.
Độ đo (indicator) 6 • Một độ đo thường là một đồ thị, biểu đồ hoặc bảng để định nghĩa các mong muốn của tổ chức. Delivery Date Variance (Scheduled – Actual) Oct, 2005 # Tasks / Proj (5-1) 1-7 7-14 14-21 21-28 # Days late
Độ đo (indicator) 7 1. Success Indicators: đo lường các Critical Success Factors để biết các mục tiêu đã đạt được hay chưa. 2. Progress Indicators: Đo lường sự tiến triển của công việc để biết tiến độ đang thực hiện là nhanh hay chậm. (vd: Gantt chart) 3. Analysis Indicators: Trợ giúp phân tích kết quả của mỗi công việc (vd: PERT-AOA). – Kiểm chứng các giả định về các loại dữ liệu dùng để quản lý trong hệ thống thông tin quản lý.
(Mov) – 2.Có lợi cho tổ chức 8 • Giá trị hữu dụng mà dự án tạo ra là những gì mà tổ chức đang cần: – Chuyển giao vào đúng thời điểm mà tổ chức c ần – Giá trị thu về vượt trội hơn chi phí đầu tư • Dự án phải trợ giúp cho tổ chức giải quyết các bài toán phát sinh từ mục tiêu, chiến lược của tổ chức.
Vd: giá trị của dự án CNTT 9
(Mov) – 3.Được chấp nhận 10 • MOV phải được các stackholders (và tổ chức) chấp nhận để tiến hành các cam kết.  Khách hàng Nhiều lựa chọn để mua bán Chất lượng sản phẩm tốt hơn Cách phục vụ khách hàng tốt hơn  Tài chính  Sản xuất Gia tăng lợi nhuận Mục đích, mục Giảm rework Đầu tư ổn định tiêu, chiến lược Cải tiến Value Chain Chi phí quản lý thấp Tăng khả năng đáp ứng  Học hỏi & cải tiến Cải tiến các tiến trình Áp dụng công nghệ mới Chất lượng cuộc sống tốt hơn
(Mov) – 4.Kiểm chứng được 11 • Đặc tính này giúp đánh giá kết quả thực tế của dự án đối với các mục tiêu / mục đích của tổ chức, thể hiện trên các độ đo thực tế Thiết lập Mục đích của Chiến lược Giá trị MOV tổ chức của tổ chức đối với tổ Đánh giá chức
Tính chi phí dự án 12 1. Direct costs. • Ví dụ: Dự án có 1 công việc tốn 1 ngày để hoàn tất, và cần 1 người thưc hiện. • Chi phí để trả cho người thực hiện là $20/giờ, đó là khoản tiền công mà người đó sẽ nhận được. • Ngoài tiền công trả cho người thực hiện, dự án cần phải trả thêm chi phí cho các tiện ích, vd: – Điện, nước, thuê máy,…: tính theo giờ, – Bảo hộ lao động (nón, quần áo,…): tính theo tháng, – Tập huấn, bảo hiểm: tính theo quý hoặc năm. • Nếu chi phí tiện ích = $5 / giờ thì chi phí thực cho công việc là 8 giờ / ngày * $25 / giờ = $200 / ngày.
Direct costs 13 1. Xác định loại nguồn lực cho kế hoạch thực hiện 2. Xác định mức độ cần của mỗi loại nguồn lực 3. Xác định đơn giá (chi phí) của mỗi loại nguồn lực 4. Tính chi phí cho các công việc 5. Cân đối nguồn lực để nguồn lực không bị sử dụng quá mức (một nguồn lực không thể cấp phát cho nhiều công việc cùng lúc).
Tính chi phí dự án 14 1. Indirect costs. Là chi phí cho các hoạt động quản lý, như số giờ viết báo cáo mỗi tuần, số giờ họp mỗi tháng. Dự án càng phức tạp, chi phí quản lý càng cao. 2. Sunk Cost. Chi phí tồn đọng trước dự án. 3. Learning Curve. Chi phí để thử nghiệm, thường gắn kèm với chi phí làm mẫu thử (sẽ bị bỏ). 4. Reserve. Chi phí dự phòng cho các rủi ro, nhằm cung cấp sự linh động cần thiết cho dự án để khắc phục rủi ro khi nó xảy ra.
Financial models 15 1. Payback. Xác định bao lâu thì sẽ thu hồi được vốn đầu tư. – Vd: dự án đầu tư $100,000 để phát triển và ứng dụng, và tiền lời từ dự án là $20,000 mỗi năm, thì thời gian thu hồi vốn là $100000 / $20000 = 5 năm. – Phương pháp này đơn giản, nhưng không xem xét đến giá trị của đồng vốn theo thời gian 2. Break-Even. Xác định điểm hòa vốn của dự án dựa trên số lượng. – Vd: Website mua bán cần chi phí $100,000 và mỗi lần bán được một mặt hàng, Website thu được $5 tiền lời. Như vậy, số lượng mặt hàng cần phải bán được để thu hồi vốn là 100,000 / 5 = 20,000 mặt hàng.
Financial models 16 1. Return On Investment. Xác định mức độ lợi nhuận thu hồi được so với vốn đầu tư, tính bằng tỉ số tiền lời thu về trên vốn đầu tư ban đầu. – Vd: dự án cần $100,000 để tạo ra lợi nhuận $115,000, thì ROI sẽ là ($115,000 – $100,000) / $100,000 = 15% 2. Net Present Value. Thể hiện giá trị của tiền theo  NetCashFlow  thời gian: NPV = I + ∑      (1 + r ) t  I : tổng tiền vốn đầu tư cho dự án NetCashFlow = $ thu mỗi năm – $ chi mỗi năm. r : tiền lãi suất (discount rate) mỗi năm t : thời gian, tính theo năm.
NPV 17 Vd: discount rate = 8 % năm, vốn đầu tư ban đầu I = $200,000 Thời hạn Thu Chi phí Net Công thức Discount được CashFlow CashFlow 0 năm 0 $200,000 I = - $200,000 - $200,000 1 năm $150,000 $85,000 $65,000 $65000 / (1 + 0.08)1 $60,185 2 năm $200,000 $125,000 $75,000 $75000 / (1 + 0.08)2 $64,300 3 năm $250,000 $150,000 $100,000 $100000/(1 + 0.08)3 $79,383 4 năm $300,000 $200,000 $100,000 $100000 / (1 + $73,503 0.08)4 Net Present Value (NPV) năm thứ 4 $77,371
2.Tiến trình kiểm soát kinh phí dự án 18 • Là xem xét các yếu tố thay đổi kinh phí của dự án để – Dự báo trước về tình hình ngân sách của dự án – Điều chỉnh kế hoạch sử dụng kinh phí Inputs • Reviews. Là kết quả họp (hình thức hoặc phi hình thức) về các chuyển giao, milstones, hoặc yêu cầu của dự án tính đến thời điểm họp. • Status reports. Các báo cáo tiến độ công việc so với yêu cầu nêu trong BPP. • Forecast reports. Các báo cáo dự báo về xu hướng của các công việc đang thực hiện so với các yêu
Earned Value Analysis 19 • Là kỹ thuật đo lường mức độ hoàn thành dự án từ lúc bắt đầu cho đến thời điểm hiện tại, để đưa ra các dự báo về kết quả sử dụng kinh phí. • Giả sử dự án A cần $40000 và 4 tháng để hoàn tất 20 công việc, các việc đều có khối lượng như nhau, được chia đều trong 4 tháng với chi phí cho mỗi việc là $40000 / 20 = $2000, và kinh phí cho dự án mỗi tháng là $40000 / 4 tháng = $10000 để thực hiện 5 việc / tháng. • Cuối tháng thứ nhất, dự án A chỉ hoàn tất được công việc 1,2 và 3 với chi phí tương ứng cho mỗi việc là $2000, $3000 và $3000
Earned Value Analysis 20 1. Budgeted At Completion BAC là tổng kinh phí để thực hiện tất cả các công việc đã được hoạch định của dự án. Kinh phí $40000 là BAC của dự án A. 1. Budgeted Cost of Work Schedule BCWS = Σ k ( BCWSk ) | t là tổng kinh phí hoạch định cho các công việc dự tính sẽ hoàn thành đến thời điểm t. Dự án A cần hoàn thành 5 việc (k=1..5) trong tháng 1 với kinh phí $10000, là BCWS của A tính đến cuối tháng 1.