QUY CHẾ VỀ CÔNG BỐ THÔNG TIN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

Chia sẻ: HUYNH KHANH QUOC | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

313
lượt xem 119
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Việc công bố thông tin theo quy định của Quy chế này nhằm công khai các hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các cổ đông Công ty Cổ phần XYZ (dưới đây gọi tắt là Công ty) đồng thời thực hiện nghĩa vụ báo cáo thông tin theo quy định của pháp luật về chứng khoán đối với các tổ chức niêm yết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: QUY CHẾ VỀ CÔNG BỐ THÔNG TIN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

QUY CHẾ VỀ CÔNG BỐ THÔNG TIN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ (Ban hành kèm theo Quyết định số ……./QĐ-HĐQT-2010 ngày __/__/____ của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần XYZ) CHƯƠNG I : NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 : Mục đích của việc công bố thông tin Việc công bố thông tin theo quy định của Quy chế này nhằm công khai các hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các cổ đông Công ty Cổ phần XYZ (dưới đây gọi tắt là Công ty) đồng thời thực hiện nghĩa vụ báo cáo thông tin theo quy định của pháp luật về chứng khoán đối với các tổ chức niêm yết. Điều 2 : Phạm vi áp dụng Quy chế này được áp dụng trong toàn Công ty và có hiệu lực thi hành đối với các thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Ban kiểm soát, các Phòng, Ban, Trung tâm, các Công ty con, các chi nhánh, văn phòng đại diện của Công ty và các cá nhân có liên quan. Điều 3 : Yêu cầu thực hiện công bố thông tin 3.1. Việc công bố thông tin phải đầy đủ, chính xác và kịp thời theo quy định của pháp luật. 3.2. Việc công bố thông tin phải do Tổng Giám đốc, là người đại diện theo pháp luật của Công ty hoặc người được Tổng Giám đốc ủy quyền công bố thông tin thực hiện. Tổng Giám đốc Công ty phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin do người được Tổng Giám đốc ủy quyền công bố thông tin công bố. Công ty phải làm thủ tục đăng ký người được ủy quyền thực hiện công bố thông tin (nếu có) theo mẫu quy định phụ lục 1 kèm theo Thông tu 09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010. Trường hợp thay đổi người được ủy quyền công bố thông tin, Công ty phải thông báo bằng văn bản cho Ủy ban chứng khoán nhà nước (UBCKNN), Sở giao dịch chứng khoán (SGDCK) ít nhất năm (5) ngày làm việc trước khi có sự thay đổi. Trường hợp có bất kỳ thông tin nào làm ảnh hưởng đến giá chứng khoán thì Tổng Giám đốc Công ty hoặc người được Tổng Giám đốc ủy quyền công bố thông tin phải xác nhận hoặc đính chính thông tin đó trong 1/10
thời hạn hai mươi bốn (24) giờ, kể từ khi nhận được thông tin đó hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Người không được Tổng Giám đốc ủy quyền công bố thông tin không được tự ý công bố thông tin thay mặt cho Công ty. Cá nhân vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải đền bồi mọi tổn thất gây ra cho Công ty do việc tự ý công bố thông tin mà không được ủy quyền gây ra. 3.3. Việc công bố thông tin phải được thực hiện đồng thời với việc báo cáo UBCKNN, SGDCK về nội dung thông tin công bố. 3.4. Ngày nộp báo cáo công bố thông tin là ngày gửi tính theo dấu của bưu điện, ngày gửi fax, gửi thư điện tử (email), ngày công khai trên trang thông tin điện tử (website) của Công ty hoặc là ngày ghi trên giấy biên nhận nộp báo cáo công bố thông tin. 3.5. Trường hợp có sự thay đổi nội dung thông tin đã công bố, Công ty phải đồng thời báo cáo và có văn bản giải trình cho UBCKNN. Điều 4 : Phương tiện và hình thức công bố thông tin 4.1. Việc công bố thông tin được thực hiện qua các phương tiện công bố thông tin sau : - Báo cáo thường niên, trang thông tin điện tử (website) và các ấn phẩm khác của Công ty (nếu có) - Các phương tiện công bố thông tin của UBCKNN bao gồm : trang thông tin điện tử, bản tin và các ấn phẩm khác của UBCKNN. - Các phương tiện công bố thông tin của SGDCK bao gồm : bản tin thị trường chứng khoán, trang thông tin điện tử của SGDCK, bảng hiển thị điện tử tại SGDCK. - Các phương tiện thông tin đại chúng khác theo quy định của pháp luật. 4.2. Các tài liệu, báo cáo gửi cho UBCKNN, SGDCK được thể hiện dưới hình thức văn bản và dữ liệu điện tử, theo hướng dẫn của UBCKNN và SGDCK. 4.3. Công ty lập trang thông tin điện tử tại địa chỉ : www.xyz.com. Theo quy định của pháp luật, trang thông tin điện tử này phải có các chuyên mục về quan hệ cổ đông, trong đó phải có Điều lệ Công ty, Quy chế quản trị nội bộ, Báo cáo thường niên, Báo cáo tài chính định kỳ phải công bố theo quy định và các vấn đề liên quan đến kỳ họp Đại hội đồng cổ đông. Ngoài ra, trang thông tin điện tử phải thường xuyên cập nhật các thông tin phải công bố theo quy định tại Thông tư 09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010. 2/10
Công ty phải thông báo với UBCKNN, SGDCK và công khai về địa chỉ trang thông tin điện tử và mọi thay đổi liên quan đến địa chỉ này. Điều 5 : Tạm hoãn công bố thông tin 5.1. Trường hợp việc công bố thông tin không thể thực hiện đúng thời hạn vì những lý do bất khả kháng, Công ty phải báo cáo UBCKNN, SGDCK và phải thực hiện công bố thông tin ngay sau khi sự kiện bất khả kháng đã được khắc phục. 5.2. Việc tạm hoãn công bố thông tin phải được công bố trên phương tiện công bố thông tin của UBCKNN, SGDCK và của Công ty, trong đó nêu rõ lý do của việc tạm hoãn công bố thông tin. CHƯƠNG II : CÁC THÔNG TIN CẦN CÔNG BỐ Điều 6 : Công bố thông tin định kỳ 6.1. Chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày báo cáo tài chính năm của Công ty được kiểm toán bởi tổ chức kiểm toán độc lập được chấp thuận. 6.2. Nội dung công bố thông tin định kỳ về Báo cáo tài chính năm được quy định như sau : - Nội dung công bố thông tin về báo cáo tài chính năm bao gồm : Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bản thuyết minh báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật về kế toán và Báo cáo kiểm toán. -Trường hợp Công ty có các công ty con thì nội dung công bố thông tin về báo cáo tài chính năm bao gồm : Báo cáo tài chính của Công ty và Báo cáo tài chính hợp nhất theo quy định của pháp luật kế toán - Ngày hoàn thành báo cáo tài chính năm chậm nhất là chín mươi (90) ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của Luật kế toán. - Công ty phải lập và công bố Báo cáo thường niên theo mẫu tại Phụ lục 02 kèm theo Thông tư 09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010 và công bố chậm nhất là hai mươi (20) ngày, kể từ ngày kết thúc thời hạn hoàn thành Báo cáo tài chính năm. - Báo cáo tài chính năm, Báo cáo thường niên của Công ty được lập bằng tiếng Việt (và bản dịch tiếng Anh, nếu có) phải công bố trên các ấn phẩm, trang thông tin điện tử của Công ty và lưu giữ ít nhất mười (10) năm tại trụ sở chính của Công ty để nhà đầu tư tham khảo. - Công ty phải công bố đầy đủ nội dung thông tin về Báo cáo tài chính năm trên phương tiện công bố thông tin của UBCKNN và SGDCK; đồng thời đăng tải toàn văn Báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính năm 3/10
trên một (1) số báo có phạm vi phát hành trong toàn quốc, kèm theo địa chỉ trang thông tin điện tử đăng tải toàn bộ Báo cáo tài chính hoặc địa chỉ cung cấp báo cáo tài chính để nhà đầu tư tham khảo. 6.3. Công ty công bố thông tin định kỳ về báo cáo tài chính quý được lập bằng tiếng Việt (và bản dịch tiếng Anh, nếu có) trong thời hạn hai mươi lăm (25) ngày, kể từ ngày kết thúc quý. Trường hợp Công ty có công ty con thì phải lập báo cáo tài chính hợp nhất và thời hạn công bố thông tin là năm mươi (50) ngày, kể từ ngày kết thúc quý. Nội dung cụ thể như sau : a. Nội dung công bố thông tin về báo cáo tài chính quý của Công ty bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật về kế toán b. Trường hợp lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp tại báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa kỳ báo cáo so với cùng kỳ báo cáo năm trước có biến động từ mười phần trăm (10%) trở lên, Công ty phải giải trình rõ nguyên nhân dẫn đến những biến động bất thường đó trong báo cáo tài chính quý; c. Trường hợp Công ty có Công ty con thì Công ty phải nộp cho UBCKNN, SGDCK báo cáo tài chính quý của công ty mẹ và báo cáo tài chính hợp nhất theo quy định của pháp luật về kế toán. d. Công ty phải công bố việc nộp báo cáo tài chính quý thông qua phương tiện công bố thông tin của UBCKNN, SGDCK đồng thời ghi rõ địa chỉ liên kết tới trang thông tin điện tử đăng tải toàn bộ báo cáo tài chính quý hoặc địa chỉ cung cấp báo cáo tài chính quý để nhà đầu tư tham khảo. đ. Báo cáo tài chính quý của Công ty phải công bố trên các ấn phẩm, trang thông tin điện tử của Công ty và phải lưu trữ ít nhất trong vòng mười (10) năm tiếp theo tại trụ sở chính của Công ty để nhà đầu tư tham khảo. 6.4. Công ty phải lập và công bố thông tin về báo cáo tài chính bán niên (sáu tháng đầu năm) đã được soát xét bởi tổ chức kiểm toán được chấp thuận (và bản dịch tiếng Anh, nếu có) trong thời hạn bốn mươi lăm (45) ngày, kể từ ngày kết thúc Quý 2 hàng năm. Trường hợp Công ty có công ty con thì phải lập báo cáo tài chính hợp nhất và phải công bố thông tin trong thời hạn sáu mươi (60) ngày, kể từ ngày kết thúc Quý 2 hàng năm. Báo cáo tài chính bán niên kèm theo toàn bộ báo cáo kết quả công tác soát xét báo cáo tài chính bán niên phải được công bố trên phương tiện 4/10
công bố thông tin của UBCKNN, SGDCK và trang thông tin điện tử của Công ty và phải lưu trữ ít nhất trong vòng mười (10) năm tiếp theo tại trụ sở chính của Công ty để nhà đầu tư tham khảo. 6.5. Công ty phải công bố đầy đủ toàn bộ tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông thường niên : thông báo mời họp, mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết, các tài liệu thảo luận làm cơ sở thông qua quyết định và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp trên trang thông tin điện tử đồng thời với việc gởi thông báo cho các cổ đông trước khi khai mạc họp Đại hội cổ đông chậm nhất là bảy (7) ngày làm việc. Điều 7 : Công bố thông tin bất thường 7.1. Theo quy định của Luật Chứng khoán, Công ty cần công bố các thông tin bất thường trong thời hạn hai mươi bốn (24) giờ, kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện sau đây : a. Tài khoản của Công ty tại ngân hàng bị phong toả hoặc tài khoản được phép hoạt động trở lại sau khi bị phong toả; b. Công ty tạm ngừng kinh doanh; c. Công ty bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép thành lập; d. Thông qua các quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại Điều 104 Luật Doanh nghiệp; đ. Quyết định của Hội đồng quản trị về việc mua lại cổ phiếu của Công ty mình hoặc bán lại số cổ phiếu đã mua; về ngày thực hiện quyền mua cổ phiếu của người sở hữu trái phiếu kèm theo quyền mua cổ phiếu, hoặc ngày thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi sang cổ phiếu và các quyết định liên quan đến việc chào bán theo quy định tại khoản 2 Điều 108 Luật Doanh nghiệp, kết quả các đợt phát hành riêng lẽ của Công ty ; e. Có quyết định khởi tố đối với thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng của Công ty; có bản án, quyết định của Toà án liên quan đến hoạt động của Công ty; có kết luận của Cơ quan thuế về việc Công ty vi phạm pháp luật về thuế; g. Quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị về mức cổ tức được trả; h. Khi có sự thay đổi nhân sự chủ chốt của Công ty (thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng); i. Công ty bị tổn thất tài sản có giá trị từ 10% vốn chủ sở hữu trở lên; 5/10
k. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị liên quan đến vấn đề tăng, giảm vốn điều lệ; góp vốn có giá trị từ mười phần trăm (10%) trở lên tổng tài sản của Công ty vào một tổ chức khác; góp vốn có giá trị từ năm mươi phần trăm (50%) trở lên trên tổng vốn của công ty nhận vốn góp; l. Khi có các sự kiện có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc tình hình quản trị của Công ty; m. Quyết định đóng, mở công ty trực thuộc, chi nhánh, nhà máy, văn phòng đại diện; n. Quyết định thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính của Công ty; o. Khi giá cổ phiếu tăng trần hoặc giảm sàn năm (5) phiên liên tiếp mà không theo xu hướng chung của thị trường hoặc giá cổ phiếu niêm yết tăng trần hoặc giảm sàn từ mười (10) phiên liên tiếp trở lên, Công ty phải công bố các sự kiện liên quan có ảnh hưởng đến biến động giá cổ phiếu; p. Trường hợp họp Đại hội đồng cổ đông bất thường. 7.2. Công ty phải công bố thông tin bất thường trong thời hạn bảy mươi hai (72) giờ kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện sau đây : a. Quyết định vay hoặc phát hành trái phiếu có giá trị từ ba mươi phần trăm (30%) vốn chủ sở hữu tại thời điểm báo cáo gần nhất trở lên; b. Quyết định của Hội đồng quản trị về chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty; quyết định thay đổi phương pháp kế toán áp dụng; c. Công ty nhận thông báo của Toà án thụ lý đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản doanh nghiệp; d. Quyết định về việc thành lập, mua, bán hoặc giải thể công ty con, đầu tư vào công ty liên kết; 7.3. Công ty phải công bố thông tin về các sự kiện được nêu tại khoản 7.1 và 7.2 nêu trên trên các ấn phẩm, trang thông tin điện tử của Công ty và trên các phương tiện công bố thông tin của UBCKNN, SGDCK 7.4. Khi công bố thông tin bất thường Công ty phải nêu rõ sự kiện xảy ra, nguyên nhân, kế hoạch và các giải pháp khắc phục (nếu có). Điều 8 : Công bố thông tin theo yêu cầu 8.1. Theo quy định tại khoản 4 Điều 101 Luật Chứng khoán, Công ty phải công bố thông tin trong thời hạn hai mươi bốn (24) giờ, kể từ khi nhận được yêu cầu của UBCKNN và SGDCK, bao gồm các sự kiện sau đây : a. Có thông tin liên quan đến Công ty ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích hợp pháp của nhà đầu tư; 6/10
b. Có thông tin liên quan đến Công ty ảnh hưởng lớn đến giá chứng khoán và cần phải xác nhận thông tin đó; 8.2. Công ty phải công bố thông tin theo yêu cầu thông qua các ấn phẩm, trang thông tin điện tử của Công ty, qua phương tiện thông tin đại chùng hoặc phương tiện công bố thông tin của UBCKNN, SGDCK. Nội dung công bố thông tin phải nêu rõ sự kiện được UBCKNN, SGDCK yêu cầu công bố; nguyên nhân và đánh giá của Công ty về tính xác thực của sự kiện đó. Điều 9 : Công bố thông tin về giao dịch của các cổ đông nội bộ, người được ủy quyền công bố thông tin và cổ đông lớn. 9.1. Cổ đông nội bộ là thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng; cổ đông lớn của Công ty; người được ủy quyền công bố thông tin của Công ty và người có liên quan của các đối tượng này theo quy định tại khoản 34 Điều 6 Luật Chứng khoán. 9.2. Các đối tượng nêu trên khi dự kiến giao dịch cổ phiếu của Công ty, kể cả trường hợp chuyển nhượng không thông qua hệ thống giao dịch tại SGDCK (cho, tặng, thừa kế, chuyển nhượng hoặc nhận chuyển nhượng quyền mua cổ phiếu phát hành thêm…), ngoại trừ giao dịch cổ phiếu lẽ theo yêu cầu của nhà đầu tư, phải báo cáo UBCKNN, SGDCK trước ngày thực hiện giao dịch tối thiểu là ba (3) ngày làm việc. Thời hạn dự kiến giao dịch không quá hai (2) tháng, kể từ ngày đăng ký thực hiện giao dịch và chỉ được bắt đầu tiến hành phiên giao dịch đầu tiên sau hai mươi bốn (24) giờ kể từ khi có công bố thông tin từ SGDCK. Nội dung báo cáo theo mẫu tại Phụ lục 09 và Phụ lục 10 kèm theo Thông tư 09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010. 9.3. Trong vòng ba (03) ngày làm việc, kể từ ngày hoàn tất giao dịch, người thực hiện giao dịch phải báo cáo cho UBCKNN, SGDCK và Công ty về kết quả thực hiện giao dịch theo mẫu tại Phụ lục 11 và Phụ lục 12 kèm theo Thông tư 09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010. 9.4. Trường hợp không thực hiện được giao dịch, trong thời hạn ba (03) ngày, kể từ ngày kết thúc thời hạn dự kiến giao dịch, các đối tượng quy định tại khoản 10.1. trên đây phải báo cáo UBCKNN, SGDCK về lý do không thực hiện được giao dịch. Điều 10 : Công bố thông tin liên quan đến ngày đăng ký cuối cùng thực hiện quyền cho cổ đông hiện hữu. Đối với các thông tin liên quan đến ngày đăng ký cuối cùng thực hiện quyền cho cổ đông hiện hữu, Công ty phải báo cáo và nộp đầy đủ 7/10
các tài liệu căn cứ pháp lý liên quan cho SGDCK, Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt nam ít nhất là mười (10) ngày làm việc trước ngày đăng ký cuối cùng. Điều 11 : Công bố thông tin liên quan đến quản trị Công ty. Công ty có nghĩa vụ báo cáo định kỳ hàng quý và hàng năm cho UBCKNN, SGDCK về thực hiện quản trị Công ty theo quy định tại Quyết định số 12/2007/QĐ-BTC ngày 13/03/2007 của Bộ Tài Chính về việc ban hành Quy chế quản trị Công ty áp dụng cho các tổ chức niêm yết trên SGDCK. Báo cáo quý về việc thực hiện quản trị Công ty được lập theo mẫu tại Phụ lục 13 kèm theo Thông tư 09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010. Thời hạn nộp báo cáo quý là trước ngày thứ ba mươi (30) của tháng đầu quý tiếp theo. Báo cáo năm về thực hiện quản trị Công ty được lập và nộp theo quy định về Báo cáo thường niên. Điều 12 : Các trường hợp công bố thông tin khác Đối với các giao dịch khác của Công ty theo quy định phải được công bố thông tin, nhưng chưa được nêu trong Quy chế này, Công ty thực hiện theo quy định tại các văn bản pháp luật về chứng khoán hiện hành. CHƯƠNG III : TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 13 : Trách nhiệm của Bộ phận chuyên trách chuẩn bị cho việc công bố thông tin của Công ty. “Tổ công bố thông tin và giao dịch cổ đông” là bộ phận chuyên trách chuẩn bị nội dung cho Tổng Giám đốc hoặc người được Tổng Giám đốc ủy quyền thực hiện việc công bố thông tin theo quy định của pháp luật về chứng khoán. Quyết định thành lập Tổ công bố thông tin và giao dịch cổ đông và quy trình công bố thông tin do Chủ tịch HĐQT/Tổng Giám đốc ký ban hành. Điều 14 : Xử lý thông tin cần công bố 14.1. “Tổ công bố thông tin” có trách nhiệm giúp Tổng Giám đốc huấn luyện kiến thức về các thông tin cần công bố theo quy định của pháp luật cho cán bộ chủ chốt tại các Phòng, Ban, Trung tâm, công ty con và các bộ phận khác có liên quan của Công ty. 8/10
14.2. Ngay khi phát sinh các thông tin cần công bố, Lãnh đạo các Phòng, Ban, Trung tâm, công ty con và các bộ phận khác có liên quan của Công ty phải thông báo chi tiết về các thông tin phát sinh cho “Tổ công bố thông tin” để bộ phận này chuẩn bị các nội dung cần thiết trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt và công bố chính thức. 14.3. Chuẩn bị thông tin : Khi đã xác định được thông tin cần công bố thì “Tổ công bố thông tin” phải thực hiện các công việc sau : - Kiểm tra nội dung thông tin, đối chiếu với các quy định về công bố thông tin; - Soạn thảo văn bản công bố thông tin theo hướng dẫn tại các mẫu biểu phù hợp đính kèm theo Thông tư hướng dẫn 09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010 của Bộ Tài Chính. - Trình Tổng Giám đốc phê duyệt nội dung thông tin cần công bố, ký tên và đóng dấu trên văn bản công bố thông tin. 14.4. Công bố thông tin : Sau khi có văn bản công bố thông tin đã được Tổng Giám đốc phê duyệt, “Tổ công bố thông tin” gửi văn bản công bố thông tin theo đúng nội dung và thời gian đối với từng loại thông tin cần được công bố, phù hợp với quy định tại Luật Chứng khoán và Thông tư 09/2010/TT-BTC nêu trên. Các thông tin công bố phải được gởi cho UBCKNN, SGDCK đồng thời công bố thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng và trên các ấn phẩm, trang thông tin điện tử của Công ty, như được quy định cụ thể tại các điều khoản có liên quan của Quy chế này. 14.5.- Giám sát việc công bố thông tin và báo cáo kết quả thực hiện : “Tổ công bố thông tin” có trách nhiệm tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện công bố thông tin và báo cáo cho Tổng Giám đốc về kết quả thực hiện việc công bố thông tin. Điều 15 : Bảo quản và lưu trữ thông tin 15.1. Thông tin công bố, do Tổ công bố thông tin và giao dịch cổ đông là bộ phận quản lý trực tiếp, được bảo quản và lưu trữ tại Công ty dưới dạng văn bản và file dữ liệu. 15.2. Thời hạn lưu trữ thông tin : theo quy định của pháp luật, trong đó Báo cáo tài chính năm, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính bán niên, báo cáo thường niên được bảo quản và lưu giữ ít nhất trong vòng mười (10) năm tiếp theo tại trụ sở chính của Công ty; 9/10
CHƯƠNG IV : CÁC ĐIỀU KHOẢN KHÁC Điều 16 : Sửa đổi, bổ sung Quy chế Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu phát sinh nhu cầu sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp với hoạt động của Công ty và/hoặc phù hợp với các thay đổi của các quy định pháp luật có liên quan đến việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán thì “Tổ công bố thông tin” có trách nhiệm nghiên cứu, đề xuất Tổng Giám đốc để Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị xem xét, quyết định. Quyết định sửa đổi, bổ sung các nội dung có liên quan trong Quy chế này sẽ có hiệu lực thi hành sau khi được sự chấp thuận của đa số thành viên Hội đồng quản trị. Tổng Giám đốc có trách nhiệm công bố các nội dung của Quy chế được sửa đổi, bổ sung trong thời hạn ba (3) ngày làm việc kể từ ngày các nội dung này được Hội đồng quản trị chính thức chấp thuận. Điều 17 : Hiệu lực thi hành Quy chế này gồm 4 chương và 18 điều, được các thành viên Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần XYZ chính thức thông qua ngày __/__/2010. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành và được áp dụng trong toàn Công ty và các công ty con của Công ty. Điều 18 : Điều khoản thi hành Các thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Ban kiểm soát, các Phòng, Ban, Trung tâm, các Công ty con, các chi nhánh, văn phòng đại diện của Công ty và các cá nhân có liên quan có trách nhiệm thi hành Quy chế này. TP.HCM, ngày tháng năm TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ CHỦ TỊCH 10/10
11/10