Tài liệu Quản trị học - Chương 4

Chia sẻ: Little Duck | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:16

Thêm vào BST

Báo xấu

257
lượt xem 74
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương IV. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I. KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC QUẢN TRỊ Tổ chức quản trị là sự phân chia tổ chức thành các bộ phận khác nhau (thành các cấp, các khâu) theo một trật tự (kiểu cơ cấu tổ chức) nhất định. Trong đó, mỗi bộ phận đảm nhận một hoặc một số chức năng, nhiệm vụ trong mối liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Khái niệm này có các ý chính sau: Sự phân chia tổ chức thành bao nhiêu bộ phận...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu Quản trị học - Chương 4

Chöông IV. CHÖÙC NAÊNG TOÅ CHÖÙC I. KHAÙI NIEÄM VEÀ CHÖÙC NAÊNG TOÅ CHÖÙC QUAÛN TRÒ Toå chöùc quaûn trò laø söï phaân chia toå chöùc thaønh caùc boä phaän khaùc nhau (thaønh caùc caáp, caùc khaâu) theo moät traät töï (kieåu cô caáu toå chöùc) nhaát ñònh. Trong ñoù, moãi boä phaän ñaûm nhaän moät hoaëc moät soá chöùc naêng, nhieäm vuï trong moái lieân quan chaët cheõ vôùi caùc boä phaän khaùc nhaèm hoaøn thaønh muïc tieâu chung cuûa toå chöùc. Khaùi nieäm naøy coù caùc yù chính sau: Söï phaân chia toå chöùc thaønh bao nhieâu boä phaän theo kieåu cô caáu naøo? Soá löôïng thaønh - vieân trong caùc boä phaän laø bao nhieâu? Cuõng nhö xaùc ñònh chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa chuùng vaø caùc thaønh vieân trong toå chöùc laø nhöõng coâng vieäc troïng taâm thuoäc chöùc naêng toå chöùc? Söï phaân chia thaønh bao nhieâu boä phaän coøn tuøy thuoäc raát nhieàu yeáu toá: muïc tieâu, qui moâ cuûa toå chöùc, ngaønh ngheà saûn xuaát - kinh doanh, … Caùc kieåu cô caáu toå chöùc chuû yeáu nhö cô caáu tröïc tuyeán, cô caáu chöùc naêng vaø cô caáu tröïc tuyeán – chöùc naêng. Moãi boä phaän coù bao nhieâu thaønh vieân cuõng tuøy thuoäc vaøo nhieàu yeáu toá, nhöng tröôùc heát laø do khoái löôïng coâng vieäc (nhieäm vuï) cuûa boä phaän ñoù qui ñònh, neáu boä phaän coù nhieàu nhieäm vuï hoaëc khoái löôïng coâng vieäc lôùn thì caùc thaønh vieân trong toå chöùc phaûi nhieàu vaø ngöôïc laïi thì ít. Chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa boä phaän cuõng nhö moãi thaønh vieân do toå chöùc qui ñònh phuø hôïp vôùi muïc tieâu, nhieäm vuï chung cuûa toå chöùc. Ñeå thieát laäp caùc moái quan heä giöõa boä phaän naøy vôùi boä phaän khaùc, nhaát thieát phaûi coù - moät qui cheá vaän haønh thoáng nhaát trong toaøn heä thoáng nhaèm ñaûm baûo hoaït ñoäng giöõa caùc boä phaän ñöôïc nhòp nhaøng, aên khôùp nhau, traùnh hieän töôïng “troáng ñaùnh xuoâi, keøn thoåi ngöôïc”. Qui cheá hoaït ñoäng ñöôïc xem nhö moät haønh lang quan heä, coøn “chaát keo” keát dính giöõa caùc boä phaän chaët hay loûng phaûi caàn tôùi ngheä thuaät ñieàu haønh phoái hôïp cuûa nhaø quaûn trò. Khaùi nieäm toå chöùc quaûn trò noùi chung bao goàm caû toå chöùc boä maùy vaø toå chöùc con - ngöôøi (toå chöùc nhaân söï) nhö: tuyeån duïng, ñaøo taïo, boá trí, naâng caáp naâng baäc, khen thöôûng – kyû luaät, giaûi quyeát cheá ñoä cho caùc thaønh vieân trong toå chöùc, … Ngoaøi ra, toå chöùc quaûn trtò coøn coù moät noäi dung khaùc laø toå chöùc coâng vieäc, ví duï: toå chöùc saûn xuaát – kinh doanh, toå chöùc moät cuoäc hoïp, toå chöùc moät buoåi tham quan du lòch, … II. CAÙC NGUYEÂN TAÉC TOÅ CHÖÙC QUAÛN TRÒ 1. Nguyeân taéc gaén vôùi muïc tieâu Nguyeân taéc naøy ñoøi hoûi trong coâng taùc toå chöùc phaûi xuaát phaùt töø muïc tieâu cuûa toå chöùc. Söï xa rôøi muïc tieâu cuûa toå chöùc thì boä maùy hoaït ñoäng keùm hoaëc khoâng coù hieäu quaû. Thöïc teá cho thaáy, moät soá cô quan haønh chính söï nghieäp vaø doanh nghieäp thuoäc heä thoáng quoác doanh trong nhieàu naêm qua boä maùy toå chöùc koàng keành keùm hieäu quaû moät phaàn do khoâng xuaâùt phaùt töø muïc tieâu, nhieäm vuï cuûa toå chöùc maø coù hieän töôïng muoán taêng nhieàu boä phaän, theâm nhieàu ngöôøi ñeå phoâ tröông thanh theá cuûa toå chöùc, cuûa giaùm ñoác, heä quaû cuûa Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
noù laø chi phí taêng, laøm giaûm khaû naêng caïnh tranh treân thò tröôøng, daãn ñeán kinh doanh keùm hieäu quaû vaø thua loã. 2. Nguyeân taéc caân ñoái Nguyeân taéc naøy ñoøi hoûi khi toå chöùc boä maùy phaûi tính ñeán söï caân ñoái (moät tyû leä) nhaân söï hôïp lyù giöõa boä phaän, caùc caáp, caùc khaâu trong toaøn heä thoáng; caân ñoái nhieäm vuï - quyeàn haïn nhaát ñònh giöõa caùc boä phaän. Söï caân ñoái giöõa boä phaän, caùc caáp, caùc khaâu trong heä thoáng theå hieän tyû leä hôïp lyù giöõa - boä phaän tröïc tieáp vaø giaùn tieáp, giöõa caùn boä quaûn trò caùc caáp (caáp cao, trung, thaáp), giöõa caùc khaâu (coâng ñoaïn) trong qui trình saûn xuaát – kinh doanh. Ngöôïc laïi, trong heä thoáng maø coù quaù nhieàu caùn boä laõnh ñaïo vaø quaûn lyù maø raát ít coâng nhaân saûn xuaát, ôû coâng ñoaïn naøy thöøa ngöôøi coøn coâng ñoaïn khaùc laïi thieáu, ñoù laø bieåu hieän söï maát caân ñoái. Söï caân ñoái nhieäm vuï – quyeàn haïn giöõa caùc boä phaän theå hieän söï phaân chia hôïp lyù - nhieäm vuï vaø quyeàn haïn giöõa caùc boä phaän trong heä thoáng. Khoâng coù boä phaän naøo quaù nhieàu nhieäm vuï – quyeàn haïn, ngöôïc laïi ôû boä phaän khaùc laïi quaù ít. Moät cô caáu toå chöùc khoâng caân ñoái ví nhö moät con ngöôøi “dò daïng”, ñaàu quaù to maø mình quaù beù, chaân laïi raát daøi laø ñieàu baát hôïp lyù vaø khoâng bình thöôøng. Vì vaäy, nguyeân taéc caân ñoái coù yù nghóa voâ cuøng quan troïng trong coâng taùc toå chöùc. 3. Nguyeân taéc linh hoaït Nguyeân taéc naøy xuaát phaùt töø thöïc tieãn luoân thay ñoåi. Moät cô caáu toå chöùc toát bao giôø cuõng vöøa phaûi ñaûm baûo ñöôïc nhieän vuï thöôøng tröïc cuûa toå chöùc vöøa coù theå linh hoaït vaø thích nghi vôùi caùc tình huoáng thay ñoåi. Ñeå vaän duïng nguyeân taéc naøy, trong heä thoáng toå chöùc vöøa phaûi boá trí nhöõng boä phaän, nhöõng caùn boä töông ñoái oån ñònh, ñoàng thôøi cuõng coù nhöõng boä phaän ít mang tính oån ñònh hôn ñeå coù theå ñaùp öùng moät caùch linh hoaït trong moïi tình huoáng. “Moät cô caáu toå chöùc coù hieäu löïc khoâng bao giôø coù tónh taïi – HAROLD KOONTZ” (trích: “Nhöõng vaán ñeà coát yeáu cuûa quaûn lyù” – Nhaø xuaát baûn khoa vaø kyõ thuaät – naêm 1993). 4. Nguyeân taéc hieäâu quaû Cuoái cuøng laø laáy hieäu quaû laøm thöôùc ño moïi giaù trò hoaït ñoäng toå chöùc, ñaâây laø moät tieâu chuaån ñaùnh giaù toång hôïp. Moïi hoaït ñoäng khoâng nhaèm tôùi hieäu quaû chung cho toå chöùc laø traùi vôùi nguyeân taéc naøy. Hieäu quaû cuûa toå chöùc theå hieän ôû hai maët: Vôùi moät chi phí cho heä thoáng toå chöùc quaûn trò thaáp nhaát, nhöng chaát löôïng cuûa hoaït ñoäng quaûn trò cao nhaát. III. CAÙC CAÊN CÖÙ THIEÁT KEÁ BOÄ MAÙY QUAÛN TRÒ 1. Caên cöù vaøo yeáu toá vaên hoùa vaø moâi tröôøng hoaït ñoäng cuûa toå chöùc Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
Moïi söï hoaït ñoäng cuûa caùc toå chöùc ñeàu chòu aûnh höôûng tröïc tieáp hoaëc giaùn tieáp bôõi caùc yeáu toá vaên hoùa hay coøn goïi caùc yeáu toá beân trong vaø caùc yeáu toá moâi tröôøng hay coøn goïi caùc yeáu toá beân ngoaøi cuûa toå chöùc. Chính vì vaäy maø khi toå chöùc boä maùy quaûn trò caàn phaûi caên cöù vaøo caùc yeáu toá naøy. 1.1 Caùc yeáu toá vaên hoùa cuûa toå chöùc Vaên hoùa laø moät töø moâ taû “ñôøi soáng” cuûa moät toå chöùc bao goàm caùc ñaëc ñieåm: Söï töï quaûn cuûa caù nhaân; cô cheá quaûn trò cuûa toå chöùc; möùc ñoä hoã trôï cuûa nhaø quaûn trò ñoái vôùi nhaân vieân; cheá ñoä thöôûng phaït; söï xung ñoät (maâu thuaãn); söï chaáp nhaän may ruûi; vaø caùc hoaït ñoäng beà noåi cuûa noù nhö bieåu töôïng coâng ty, aên maëc ñoàng phuïc cuûa nhaân vieân, caùc hoaït ñoäng vaên hoùa, truyeàn thoáng cuûa coâng ty, … Caùc yeáu toá treân coù aûnh höôûng raát nhieàu ñeán taát caû caùc maët hoaït ñoäng cuûa toå chöùc, ñaëc bieät laø coâng taùc quaûn trò. Coù nhöõng yeáu toá taïo thuaän lôïi nhöng cuõng coù yeáu toá taïo baát lôïi cho toå chöùc. Ví duï: trong moät phaân xöôûng deät, chò em ñoaøn keát giuùp ñôõ nhau trong coâng vieäc, trong sinh hoaït vaø ñôøi soáng. Hoï laøm vieäc moät caùch töï giaùc, xem söï nhaéc nhôû cuûa caùn boä phaân xöôûng laø söï xuùc phaïm ñeán loøng töï troïng cuûa hoï, giôø raûnh roãi hoï sinh hoaït moät caùch laønh maïnh, … ñoù laø nhöõng yeáu toá thuaän lôïi cho toå chöùc. Coøn ôû phaân xöôûng may thì ngöôïc laïi, coâng vieäc cuûa ai naáy laøm, khoâng caàn bieát nhau, noäi boä thöôøng xaûy ra maâu thuaãn giöõa ngöôøi naøy vôùi nguôøi khaùc, thôøi gian raûnh roãi hoï baøi baïc saùt phaït laãn nhau, … taïo theá baát lôïi cho toå chöùc. Tröôùc boái caûnh ñoù, thoùi quen cuûa caùc nhaø toå chöùc thöôøng tìm kieám moät moät ngöôøi laõnh ñaïo môùi thay theá, nhöng thöôøng raát ít thaønh coâng, bôõi vì thay ñoåi moät con ngöôøi khoâng heà laøm thay ñoåi vaên hoùa cuûa moät toå chöùc. Caùch toát nhaát laø phaûi söû duïng keát hôïp taát caû caùc bieän phaùp taùc ñoäng: mang tính chaâùt cöôõng cheá (caùc bieän phaùp haønh chính) vöøa khuyeán khích baèng lôïi ích vaät chaát (bieän phaùp kinh teá) vôùi bieän phaùp giaùo duïc moät caùch thöôøng xuyeân vaø laâu daøi thì môùi coù theå laøm bieán ñoåi boä maët vaên hoùa cuûa toå chöùc. 1.2 Caùc yeáu toá moâi tröôøng hoaït ñoäng cuûa moät toå chöùc Bao goàm caùc yeáu toå moâi tröôøng vó moâ vaø caùc yeáu toá moâi tröôøng vi moâ. Caùc yeáu toá moâi tröôøng vó moâ (kinh teá, chính trò, xaõ hoäi, phaùp luaät, tieàn boä khoa hoïc kyõ - thuaät, moâi tröôøng töï nhieân). - Moâi tröôøng vi moâ (Ñoái thuû caïnh tranh trong ngaønh, ñoái thuû tieàm aån, ngöôøi mua, ngöôøi baùn, haøng thay theá). 2. Caên cöù vaøo coâng ngheä hay kyõ thuaät saûn xuaát kinh doanh cuûa DN ÔÛ moãi ngaønh ngheà khaùc nhau coù nhöõng kyõ thuaät vaø qui trình coâng ngheä khaùc nhau. Nhöõng ngaønh ngheà coù kyõ thuaät saûn xuaát phöùc taïp, saûn phaåm ñoøi hoûi moät qui trình coâng ngheä cao thì toå chöùc ñöôïc phaân chia thaønh nhieàu boä phaän, nhieàu khaâu, nhieàu caáp, ngöôïc laïi thì söï phaân chia toå chöùc coù ñôn giaûn hôn. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
3. Caên cöù vaøo caùc nguoàn löïc cuûa toå chöùc Ñaëc bieät laø nguoàn nhaân löïc maø tröôùc heát laø naêng löïc quaûn trò (taàm haïn kieåm soaùt). Cuõng nhö chuùng ta ñaõ bieát, taàm haïn kieåm soaùt laø khaû naêng quaûn trò toát ñöôïc cuûa ngöôøi laõnh ñaïo ñoái vôùi thöoäc caáp. Neáu taàm haïn quaûn trò roäng laøm cho boä maùy toå chöùc ñôn giaûn, hieäu quaû hôn vaø ngöôïc laïi laøm cho boä maùy toå chöùc quaûn trò coàng keành, keùm hieäu quaû. IV. CAÙC CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC QUAÛN TRÒ 1. Khaùi nieäm cô caáu toå chöùc Cô caáu (hay caáu truùc) toå chöùc laø caùch thöùc maø caùc boä phaän trong moät toå chöùc ñöôïc saép xeáp trong moät moái quan heä laãn nhau. Trong xaõ hoäi loaøi ngöôøi ñaõ traûi qua caùc kieåu cô caáu toå chöùc quaûn trò chuû yeáu, ñoù laø: cô caáu tröïc tuyeán, cô caáu chöùc naêng, cô caáu hoãn hôïp, … Cuõng coù ngöôøi cho raèng caùc töø: tröïc tuyeán, chöùc naêng laø chæ caùc kieåu quan heä chöù khoâng phaûi laø kieåu cô caáu toå chöùc quaûn trò. Thöïc vaäy, oâng giaùm ñoác – oâng tröôûng phoøng – oâng toå tröôûng, hoï quan heä vôùi nhau goïi laø quan heä tröïc tuyeán (quan heä theo ñöôøng thaúng) töø treân xuoáng vaø töø döôùi leân theo moät ñöôøng thaúng, khoâng ñi voøng qua moät caáp naøo khaùc, coøn quan heä giöõa caùc boä phaän chöùc naêng naøy vôùi boä phaän chöùc naêng khaùc goïi laø quan heä chöùc naêng, nhöng tröôùc khi coù caùc moái quan heä ñoù ñaõ coù moät cô caáu toå chöùc roài, toå chöùc theo kieåu cô caáu tröïc tuyeán hay chöùc naêng, … laø moät kieåu cô caáu toå chöùc quaûn trò. 2. Caùc kieåu cô caáu toå chöùc chuû yeáu 2.1 Cô caáu tröïc tuyeán. a. Ñaëc ñieåm Ñaây laø kieåu cô caáu toå chöùc ñôn giaûn nhaát, xuaát hieän raát sôùm töø khi xaõ hoäi loaøi ngöôøi bieát toå chöùc hoaït ñoäng saûn xuaát. Döôùi boä phaän laõnh ñaïo ñöôïc toå chöùc thaønh caùc tuyeán saûn xuaát kinh doanh, khoâng coù caùc boä phaän chöùc naêng, maø theo ñoù khi vaän haønh boä maùy noù ñaûm baûo caùc thoâng tin quan heä truyeàn ñi theo moät ñöôøng thaúng, khoâng thoâng qua moät caáp hay boä phaän trung gian thuoäc heä thoáng khaùc, vì vaäy ngöôøi thöøa haønh chæ nhaän moät meänh leänh tröïc tieáp vaø duy nhaát ñoù laø caáp treân mình maø thoâi. Ñeå laøm roõ noäi dung treân, chuùng ta xem sô ñoà minh hoïa sau: Sô ñoà minh hoïa cô caáu toå chöùc theo kieåu tröïc tuyeán Boä phaän laõnh ñaïo toå chöùc Boä phaän Boä phaän laõnh ñaïo laõnh ñaïo TUYEÁN 1 TUYEÁN 2 Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín 1 2 S3 u t m4b i: www.daihoc.com.vn3 1 2 4 ư
Nhöõng boä phaän thöøa haønh tröïc tieáp saûn suaát kinh doanh b2. Öu, nhöôïc ñieåm cuûa cô caáu tröïc tuyeán - Toå chöùc theo kieåu cô caáu naøy coù öu ñieåm, noù cho pheùp trong quaù trình vaän haønh boä maùy seõ thöïc hieän ñöôïc nguyeân taéc thoáng nhaát chæ huy, moät nguyeân taéc quan troïng cuûa quaûn trò, vì nhöõng ngöôøi caáp döôùi chæ nhaän meänh leänh cuûa moät caáp treân duy nhaát, ñieàu ñoù cuõng taïo ñieàu kieän cho caáp döôùi thöïc hieän toát caùc nhieäm vuï cuûa mình. - Tuy nhieân, toå chöùc theo kieåu tröïc tuyeán cuõng coøn nhieàu nhöôïc ñieåm. Tröôùc heát laø ñoøi hoûi ngöôøi laõnh ñaïo phaûi gioûi toaøn dieän, vì anh ta laø ngöôøi laõnh ñaïo ñoàng thôøi cuõng laø ngöôøi tröïc tieáp thöïc hieän taát caû nhöõng coâng vieäc thuoäc caùc chöùc naêng quaûn trò, töø ñoù khoâng theå naâng cao hieäu quaû quaûn trò. Thöù hai, thöôøng daãn ñeán söï chuyeân quyeàn ñoäc ñoaùn trong caùc coâng vieäc, thieáu phaùt huy trí tueä cuûa taäp theå. Thöù ba, noù chæ coù theå thích hôïp vôùi nhöõng doanh nghieäp coù qui moâ nhoû, vôùi khoái löôïng coâng taùc quaûn trò ít, thöôøng thaáy ôû caùc cô sôû saûn xuaát kinh doanh caù theå, hoä gia ñình. Ñeå khaéc phuïc nhöõng nhöôïc ñieåm cuûa cô caáu tröïc tuyeán, xaõ hoäi loaøi ngöôøi ñaõ tieán theâm moät moät böôùc môùi cao hôn, ñoù laø toå chöùc theo kieåu chöùc naêng. 2.2 Cô caáu chöùc naêng. a. Ñaëc ñieåm ÔÛ cô caáu naøy, khaùc vôùi cô caáu tröïc tuyeán ôû choã hoï thaønh laäp ra caùc boä phaän chöùc naêng ñeå thöïc hieän caùc chöùc naêng quaûn trò trong doanh nghieäp, caùc boä phaän chöùc naêng coù quyeàn ra meänh leänh cho caáp döôùi trong khuoân khoå quyeàn haïn cho pheùp vaø caùc thoâng tin chæ huy töø boä phaän laõnh ñaïo cao nhaát cuûa doanh nghieäp thoâng qua caùc boä phaän chöùc naêng, sau ñoù môùi ñeán ngöôøi tröïc tieáp saûn xuaát kinh doanh. Ñoái vôùi boä phaän laõnh ñaïo baây giôø ít phaûi laøm nhöõng coâng vieäc quaûn trò cuï theå maø phaàn lôùn thôøi gian taäp trung vaøo vieäc hoaïch ñònh caùc chieán löôïc phaùt trieån, vaïch ra caùc ñöôøng loái, chuû tröông, chính saùch cuûa doanh nghieäp, xöû lyù caùc tình huoáng khoù khaên phöùc taïp nhaát, lo caùc coâng vieäc ñoái noäi vaø ñoái ngoaïi, … Sau ñaây laø sô ñoà minh hoïa cho cô caáu toå chöùc naøy: Sô ñoà minh hoïa cô caáu toå chöùc theo kieåu chöùc naêng. Boä phaän laõnh ñaïo toå chöùc Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Boä phaän Boä phaän Boä phaän chöùc naêng chöùc naêng chöùc naêng 2 3… 1 Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
b. Öu, nhöôïc ñieåm. - Cô caáu naøy coù moät soá öu ñieåm. Thöù nhaát laø noù khaéc phuïc ñöôïc nhöõng nhöôïc ñieåm caên baûn cuûa cô caáu tröïc tuyeán. Thöù hai, noù coù khaû naêng laøm taêng theân hieäu quaû quaûn trò. - Tuy nhieân, toå chöùc theo cô caáu chöùc naêng phaùt sinh nhöôïc ñieåm môùi. Tröôùc heát laø khoù thöïc hieän nguyeân taéc thoáng nhaát chæ huy, vì moät luùc naøo ñoù ôû boä phaän saûn xuaát coù theå nhaän ñöôïc caùc meänh leänh khaùc nhau trong cuøng moät vaán ñeà, neân raát khoù hoaëc khoâng theå thöïc hieän ñöôïc. Thöù ñeán, trong noäi boä thöôøng xuaát hieän maâu thuaãn giöõa caùc boä phaän chöùc naêng do nhieàu nguyeân nhaân khaùc nhau, hoaëc caùc hoaït ñoäng thieáu söï aên khôùp, nhòp nhaøng, maâu thuaãn trieät tieâu ñoäng löïc cuûa nhau neáu khoâng coù moät cô cheá vaän haønh vaø söï ñieàu haønh chaët cheõ cuûa laõnh ñaïo. Ñeå phaùt huy nhöõng öu ñieåm, ñoàng thôøi khaéc phuïc nhöõng nhöôïc ñieåm cuûa caùc cô caáu treân, xaõ hoäi loaøi ngöôøi laïi tieán xa hôn moät böôùc trong toå chöùc quaûn trò, ñoù laø toå chöùc theo kieåu hoãn hôïp hay kieåu cô caáu tröïc tuyeán – chöùc naêng. 2.3 Cô caáu hoãn hôïp (Tröïc tuyeán – chöùc naêng) a. Ñaëc ñieåm. Thöïc chaát ñaây laø söï keát hôïp kieåu cô caáu tröïc tuyeán vaø cô caáu chöùc naêng, trong toå chöùc xaây döïng thaønh hai heä thoáng rieâng bieät, goàm heä thoáng caùc boä phaän chöùc naêng vaø heä thoáng caùc tuyeán saûn xuaát – kinh doanh. Caùc thoâng tin chæ huy ñöôïc taäp trung truyeàn ñi töø boä phaän laõnh ñaïo cao nhaát cuûa doanh nghieäp, caùc boä phaän chöùc naêng khoâng coù quyeàn ra leänh cho caùc tuyeán saûn xuaát kinh doanh. Tuy nhieân, trong thöïc teá caùc doanh nghieäp thöôøng coù phaân caáp quaûn trò nhaèm ñaûm baûo söï quaûn lyù taäp trung thoáng nhaát, ñoàng thôøi phaùt huy daân chuû ôû caáp döôùi phuø hôïp vôùi yeâu caàu chöùc naêng nhieäm vuï cuûa caùc boä phaän trong trong heä thoáng quaûn trò. Sau ñaây laø sô ñoà minh hoïa cho kieåu cô caáu toå chöùc naøy. Sô ñoà minh hoaï toå chöùc theo kieåu hoãn hôïp (tröïc tuyeán – chöùc naêng). Boä phaän laõnh ñaïo toå chöùc Boä phaän Boä phaän Boä phaän Boä phaän chöùc naêng Biên Soạnc:höùc naêngTrọng Tínhöùc naêng Thân Tôn c chöùc naêng 4… 1 2 3 Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
b. Öu, nhöôïc ñieåm. - Ñaây laø kieåu cô caáu toå chöùc ñöôïc xem laø coù nhieàu öu ñieåm nhaát so vôùi caùc kieåu cô caáu toå chöùc ñaõ neâu treân, vì noù ñaõ taän duïng caùc öu ñieåm, ñoàng thôøi khaéc phuïc nhieàu nhöôïc ñieåm caùc cô caáu tröïc tuyeán vaø cô caáu chöùc naêng vaø phuø hôïp hôn vôùi nhöõng doanh nghieäp coù qui moâ lôùn. Chính vì vaäy maø hieän nay haàu heát caùc doanh nghieäp thöôøng toå chöùc vaø vaän haønh theo kieåu naøy, chæ coù söï khaùc nhau ôû vieäc phaân chia caùc tuyeán saûn xuaát – kinh doanh theo tieâu thöùc naøo, hoaëc chia theo laõnh thoå, hoaëc theo khaùch haøng, hoaëc theo saûn phaåm, …. Sau ñaây laø sô ñoà minh hoïa cô caáu toå chöùc cuûa moät coâng ty theo kieåâu cô caáu tröïc tuyeán - chöùc naêng vaø phaân chia tuyeán theo laõnh thoå. Toång giaùm ñoác hoaëc giaùm ñoác PGÑ/ PGÑ/ PGÑ/ PGÑ/ Tröôûng Tröôûng Tröôûng Tröôûng phoøng phoøng tieáp phoøng saûn phoøng nghieân cöùu thò xuaát nhaân vieân phaùt trieån Tröôûng khu Tröôûng khu Tröôûng khu vöïc vöïc vöïc A B C - Tuy nhieân, cuõng coù phaùt sinh nhöôïc ñieåm môùi, thöôøng coù söï maâu thuaãn giöõa caùc laõnh ñaïo chöùc naêng vaø laõnh ñaïo caùc tuyeán saûn xuaát – kinh doanh do nhieàu nguyeân nhaân khaùc nhau. Bieän phaùp giaûi quyeát maâu thuaãn noäi boä coù nhieàu nhöng tröôùc heát phaûi xaây Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
döïng cho ñöôïc moät qui cheá laøm vieäc thoáng nhaát, trong ñoù qui ñònh chaët cheõ caùc moái qua laïi giöõa caùc boä phaän, keát hôïp vôùi söï laõnh ñaïo vaø ñieàu haønh khoân kheùo cuûa laõnh ñaïo. 2.4 Cô caáu theo chöông trình - muïc tieâu - Ngoaøi 3 kieåu cô caáu toå chöùc chuû yeáu noùi treân, ngöôøi ta coøn toå chöùc cô caáu theo chöông trình - muïc tieâu. Cô caáu toå chöùc naøy ñöôïc hình thaønh ñeå chuyeân quaûn trò vieäc thöïc hieän moät nhieäm vuï rieâng, moät coâng trình, moät ñeà aùn rieâng vaø coù nhieàu cô quan toå chöùc tham gia. Khi chöông trình – muïc tieâu ñaõ hoaøn thaønh thì toå chöùc naøy ñöôïc giaûi theå vaø caùc ñôn vò tham gia vaøo vieäc thöïc hieän chöông trình – muïc tieâu naøy veà laïi vò trí cuõ. Moãi coâng trình, chöông trình raát khaùc nhau veà tính chaát kinh teá vaø kyõ thuaät, do ñoù cô caáu toå chöùc cuõng seõ coù nhieàu daïng khaùc nhau. Sau ñaây laø sô ñoà minh hoïa moät daïng phoå bieán nhaát cuûa cô caáu toå chöùc naøy. Sô ñoà minh hoïa cô caáu toå chöùc theo kieåu chöông trình – muïc tieâu. A X B C1 C2 C3 C4 Chuù thích: - A: Boä phaän laõnh ñaïo cao nhaát (chuû coâng trình, chöông trình, ñeà aùn) - B: Caùc cô quan laõnh ñaïo trung gian cuûa caùc coâng ty, xí nghieäp tröïc tieáp thöïc hieän coâng trình, chöông trình, ñeà aùn. - X: Caùc boä phaän chöùc naêng thöïc hieän quûan trò coâng trình, chöông trình, ñeà aùn. - C 1, 2, …: laø caùc coâng ty, xí nghieäp hoaëc boä phaän tröïc tieáp thöïc hieän coâng trình, chöông trình, ñeà aùn. Öu, nhöôïc ñieåm. - Cô caáu naøy coù öu ñieåm laø raát linh hoaït, coù khaû naêng thích nghi vôùi moïi coâng trình, chöông trình, ñeà aùn caàn thöïc hieän, ñoàng thôøi taän duïng ñöôïc caùc nguoàn löïc saün coù ôû caùc ngaønh, caùc caáp hay caùc boä phaän, laøm giaûm ñöôc nhieàu chi phí. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
- Tuy nhieân, chuùng vaãn laø nhöõng toå chöùc taïm thôøi neân chæ vaän duïng ôû caùc coâng trình, chöông trình, ñeà aùn maø thoâi. Maët khaùc, caùc ñôn vò C 1, 2, … laø nhöõng ñoäi quaân hoãn hôïp ñöôïc taäp hôïp töø nhieàu ngaønh khaùc nhau, chòu söï quaûn trò cuûa nhieàu cô quan khaùc nhau, vì vaäy muoán coâng trình ñaït chaát löôïng toát thì caàn phaûi coù söï laõnh ñaïo ñieàu haønh ñeå phoái, keát hôïp moät caùch nhòp nhaøng, taêng cöôøng toái ña söï kieãm tra – kieåm soaùt chaët cheõ cuûa caùc boä phaän quaûn trò chöùc naêng. 3. Caùc phöông phaùp toå chöùc boä maùy quaûn trò Coù nhieàu phöông pphaùp khaùc nhau trong toå chöùc boä maùy quaûn trò, sau ñaây laø moät soá phöông phaùp toå chöùc quaûn trò thöôøng aùp duïng trong thöïc teá. 3.1 Phöông phaùp töông töï Laø phöông phaùp döïa vaøo moät cô caáu toå chöùc hieäc coù trong cuøng moät ngaønh ngheà, phaân tích vaø gaït boû nhöõng baát hôïp lí hoaëc nhöõng giø khoâng phuø hôïp vôùi ñaëc ñieåm cuûa toå chöùc mình, töø ñoù hình thaønh leân moät cô caáu toå chöùc môùi cho mình. Phöông phaùp naøy töông ñoái deã laøm, ít toán keùm chi phí nhöng deã daãn tôùi söï raäp khuoân maùy moùc, laøm theo theo loái moøn coù saün, khoâng phuø hôïp vôùi ñaëc ñieåm rieâng coù cuûa toå chöùc, hieäu quaû mang laïi khoâng cao neáu khoâng muoán noùi thaát baïi. 3.2 Phöông phaùp phaân tích Laø phöông phaùp phaân tích nhöõng öu, nhöôïc ñieåm cuûa cô caáu toå chöùc mình ñang coù, nhaèm phuïc vuï cho vieäc ñoåi môùi chuùng ngaøy caøng hoaøn thieän hôn. Phöông phaùp naøy raát khoù laøm vì noù ñoøi hoûi ôû ngöôøi laõnh ñaïo vaø nhöõng chuyeân gia toå chöùc phaûi coù nhöõng kieán thöùc nhaát ñònh treân nhieàu lónh vöïc khaùc nhau môùi coù ñuû khaû naêng phaân tích vaø phaùt hieän ñöôïc nhöõng öu, nhöôïc ñieåm cuûa toå chöùc. 3.3 Phöông phaùp chuyeân gia Laø phöông phaùp môøi caùc chuyeân gia gioûi veà quaûn trò toå chöùc vaø quaûn trò moät thôøi gian, giuùp cho vieäc ñoåi môùi cuûa toå chöùc. 3.4 Phöông phaùp moâ hình hoùa toå chöùc Laø phöông phaùp xaây döng moät moâ hình toå chöùc, sau ñoù ñem thöû nghieäm chuùng trong thöïc teá, toång keát ruùt kinh nghieäm vaø khi naøo thaáy töông ñoái hoaøn chænh cho phoå bieán roäng raõi ôû caùc ñôn vò khaùc. Phöông phaùp naøy toán nhieàu coâng söùc vaø chi phí nhöng tính chaéc chaén thaønh coâng cao, vì theá chuùng thöôøng ñöôïc vaän duïng khaù phoå bieán. 3.5 Phöông phaùp cô caáu hoaù muïc tieâu Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
Laø phöông phaùp xaùc ñònh muïc tieâu vaø phöông höôùng phaùt trieån cuûa toå chöùc, xem xeùt töøng yeáu toá, xem xeùt moái quan heä qua laïi giöõa caùc yeáu toá trong toå chöùc, töø ñoù hình thaønh cô caáu toå chöùc môùi phuø hôïp hôn. Phöông phaùp naøy töông ñoái khoù laøm vì chuùng cuõng ñoøi hoûi ngöôøi caùn boä coù nhieàu kieán thöùc saâu roäng, coù phöông phaùp phaân tích vaø xem xeùt töông ñoái toaøn dieän thì môùi coù khaû naêng thaønh coâng. IV. MOÄT SOÁ VAÁN ÑEÀ KHOA HOÏC TRONG COÂNG TAÙC TOÅ CHÖÙC Ñeå coù moät heä thoáng toå chöùc doanh nghieäp hoaït ñoäng coù hieäu quaû, chuùng ta caàn phaûi chuù yù nhöõng vaán ñeà mang tính khoa hoïc trong coâng taùc toå chöùc döôùi ñaây. 1. Veà qui moâ toå chöùc Qui moâ ñöôïc hieåu nhö laø ñoä lôùn cuûa moät toå chöùc. Coù nhieàu tieâu thöùc ñeå ñaùnh giaù qui moâ cuûa moät doanh nghieäp nhö caên cöù vaøo soá löôïng coâng nhaân, trình ñoä maùy moùc thieát bò, thò phaàn saûn phaåm cuûa doanh nghieäp, voán… nhöng phoå bieán nhaát laø caên cöù vaøo voán töï coù cuûa doanh nghieäp. Coù hai loaïi qui moâ doanh nghieäp: doanh nghieäp qui moâ lôùn vaø doanh nghieäp qui moâ vöøa vaø nhoû. Tuøy theo trình ñoä saûn xuaát cuûa xaõ hoäi maø xaùc ñònh qui moâ doanh nghieäp ôû caùc nöôùc khoâng gioáng nhau. ÔÛ nöôùc ta coù soá voán treân 5 tyû ñoàng ñöôïc xem laø doanh nghieäp coù qui moâ lôùn, töø 5 tyû ñoàng trôû xuoáng ñöôïc xem laø doanh nghieäp coù qui moâ vöøa vaø nhoû. Vieäc hình thaønh vaø phaùt trieån doanh nghieäp vôùi qui moâ naøo laø moät vaán ñeà manh tính khoa hoïc, bôûi noù aûnh höôûng raát lôùn ñeán hieäu quaû kinh teá - xaõ hoäi tröôùc maét cuõng nhö laâu daøi. Doanh nghieäp coù qui moâ lôùn thöôøng coù khaû naêng thaéng theá so vôùi caùc ñoái thuû caïnh tranh cuûa mình, nhöng doanh nghieäp vöøa vaø nhoû laïi coù öu theá deã thích öùng vôùi moâi tröôøng kinh doanh naêng ñoäng nhö hieän nay. ÔÛ nöôùc ta, do caùc ñaëc ñieåm trình ñoä quaûn trò coøn thaáp, nguoàn voán coù haïn vaø söï phaân boá saûn xuaát khoâng ñoàng ñeàu giöõa caùc vuøng, caùc ñòa phöông, … thì vieäc löïa choïn qui moâ doanh nghieäp laïi caøng coù yù nghóa to lôùn vöøa mang tính khoa hoïc vöøa mang tính thöïc tieãn. 2. Veà moâ hình toå chöùc Töø laâu ngöôøi ta ñaõ nghó ra hai moâ hình toå chöùc: moâ hình cô giôùi vaø moâ hình linh hoaït. Choïn löïa moâ hình naøo coøn tuyø thuoäc vaøo nhieàu yeáu toá khaùc nhau, nhöng tröôùc heát laø tuøy theo ñoái töôïng vaø qui moâ doanh nghieäp, keá ñeán laø caùc yeáu toá vaên hoùa, ñaëc ñieåm taâm lyù, taäp quaùn, truyeàn thoáng, thoùi quen cuûa moãi daân toäc cuûa moãi vuøng daân cö khaùc nhau, … 2.1 Moâ hình cô giôùi Do Max Werber moät nhaø quaûn trò thuoäc tröôøng phaùi Coå ñieån vaøo ñaàu theá kyû XX ñeà xöôùng. Moâ hình cô giôùi laø moâ hình toå chöùc mang tính coâng thöùc, baøi baûn khaù cao, heä thoáng toå chöùc chaët cheõ vaø oån ñònh, quaù trình vaän haønh boä maùy theo moät traä töï - nguyeân taéc nhaát quaùn, caùc coâng vieäc haàu heát ñöôïc tieâu chuaån hoùa cuï theå. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
Treân thöïc teá moâ hình naøy ñöôïc öùng duïng roäng raõi trong caùc doanh nghieäp coù qui moâ lôùn vaø phuø hôïp vôùi neàn vaên hoùa phöông Taây. 2.2 Moâ hình linh hoaït Moâ hình naøy ñöôïc hình thaønh song song vôùi lyù thuyeát Taâm lyù – xaõ hoäi. Traùi laïi vôùi moâ hình cô giôùi, moâ hình linh hoaït ít baøi baûn, thieáu chaët cheõ, hoï chuù troïng ñeán yeáu toá taâm lyù xaõ hoäi cuûa con ngöôøi, khuyeán khích con ngöôøi töï giaùc thöïc hieän caùc nhieäm vuï cuûa mình, giaûm nheï söï giaùm saùt cuûa ngöôøi quaûn trò. Moâ hình naøy toû ra khaù phuø hôïp vôùi toå chöùc coù qui moâ nhoû, nhöõng ñoái töôïng quaûn trò laø nhaø khoa hoïc, vaên ngheä só , trí thöùc vaø ôû nhöõng nöôùc chòu aûnh höôûng cuûa neàn vaên hoaù phöông Ñoâng. Sau ñaây laø baûn lieät keâ nhöõng ñaëc ñieåm ñeå phaân bieät hai moâ hình cô giôùi vaø linh hoaït. Moâ hình cô giôùi Moâ hình linh hoaït 1. Tính hôïp thöùc, baøi baûn cao. Tính hôïp thöùc, baøi baûn thaáp Nhieàu chöùc danh, caáp quaûn trò 2. Ít chöùc danh, caáp quaûn trò 3. Quan heä phaân caáp chaët cheõ, ít chuù Quan heä hôïp taùc ñeå cuøng nhau hoaøn thaønh troïng hôïp taùc. nhieäm vuï laø chính. 4. Quyeàn haønh taäp trung ôû caáp cao. Khoâng taäp trung hoùa quyeàn haønh. 5. Caùc nhieäm vuï ñöôïc ñònh saün. Nhieäm vuï tuøy thuoäc vaøo tình huoáng. 6. Keânh (luoàng) thoâng ñaït chính thöùc. Keânh (luoàng) thoâng ñaït chính thöùc keát hôïp vôùi khoâng chính thöùc. 3. Veà taàm haïn quaûn trò (Taàm haïn kieåm soaùt) 3.1 Khaùi nieäm taàm haïn quaûn trò Taàm haïn quaûn trò hay coøn goïi laø taàm haïn kieåm soaùt, noù noùi leân khaû naêng quaûn trò (kieåm soaùt) toát ñöôïc cuûa moät quaûn trò vieân ñoái vôùi thuoäc caáp. Ví duï: moät quaûn trò vieân kieåm soaùt toát ñöôïc 10 nhaân vieân goïi laø taàm haïn quaûn trò 10; kieåm soaùt toát ñöôïc 15 ngöôøi goïi laø taàm haïn quaûn trò 15, … vaø taàm haïn quaûn trò 15 roäng hôn taàm haïn quaûn trò 10. Taàm haïn quaûn trò roäng seõ mang laïi nhieàu lôïi ích quan troïng, ngöôïc laïi taàm haïn quaûn trò heïp seõ baát lôïi cho quaûn trò. 3.2 Nhöõng lôïi ích cuûa taàm haïn quaûn trò roäng - Tröôùc heát, taàm haïn quaûn trò roäng seõ laøm giaûm ñöôïc chi phí cho quaûn trò. Ta coù theå laáy ví duï sau: + Neáu taàm haïn quaûn trò 6 thì ta coù (1 x 6 = 6); (6 x 6 = 36); (36 x 6 = 216). Vaäy, neáu toå chöùc naøy coù khoaûng 259 ngöôøi thì coù 3 caáp quaûn trò, trong ñoù coù 43 quaûn trò vieân vaø 216 ngöôøi khoâng coù chöùc vuï. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
+ Neáu taàm haïn quaûn trò ñöôïc naâng leân laø 10 thì ta coù (1 x 10 = 10); (10 x 10 = 100); (100 x 10 = 1000). Nhö vaäy, ta thaáy toå chöùc naøy coù 3 caáp, trong ñoù coù 21 quaûn trò vieân vaø 1000 ngöôøi khoâng chöùc vuï. So vôùi ví duï treân ta thaáy soá nhaân vieân gaáp 4 laàn nhöng quaûn trò vieân chæ gaàn phaân nöûa, do ñoù tieát kieäm raát nhieàu chi phí veà tieàn löông vaø caùc chi phí khaùc cho boä maùy quaûn trò. - Thöù hai, taàm haïn quaûn trò roäng boä maùy quaûn trò goïn nheï, laøm cho coâng taùc laõnh ñaïo, kieåm tra – kieåm soaùt ñöôïc deã daøng hôn. Bôõi vì taàm haïn quaûn trò roäng seõ giaûm soá löôïng caùn boä quaûn trò, töø ñoù caùc moái quan heä ít, quaù trình laõnh ñaïo, kieåm tra – kieåm soaùt ñöôïc thuaän tieän deã daøng, ñôõ phöùc taïp hôn. Sau ñaây laø moät ví duï cho vaán ñeà naøy. + Neáu trong moät tröôøng hoïc coù 1 oâng Hieäu tröôûng vaø 2 oâng Phoù hieäu tröôûng thì xuaát hieän: n! 3! m An= = = 6 moái quan heä. (n – m)! (3 – 2)! + Neáu coù 4 oâng Phoù hieäu tröôûng thì coù ñeán: 5! = 20 moái quan heä. (5 – 2)! Cöù nhö vaäy, neáu trong heä thoáng coù nhieàu caùn boä quaûn trò seõ phaùt sinh theâm nhieàu moái quan heä phöùc taïp, oâng Hieäu tröôûng khoù coù theå laõnh ñaïo vaø kieåm soaùt toát ñöôïc. - Thöù ba, taàm haïn quaûn trò roäng seõ deã thoáng nhaát yù kieán vaø haønh ñoäng. Neáu moät quyeát ñònh naøo ñoù caàn tham khaûo yù kieán taát caû caùc quaûn trò vieân thì ta thaáy moät khoái löôïng quaù lôùn. Ñeå gaây söï chuù yù (khuyeán caùo) caùc nhaø quaûn trò, moät taùc giaû ngöôøi Phaùp (V. A. Graicun) ñöa ra coâng thöùc chöùng minh phaûn bieän nhö sau: 2n N = n( + n – 1) Trong ñoù: N- laø soá laàn tham khaûo yù kieán 2 n- laø taàm haïn quaûn trò + Giaû söû ta coù taàm haïn quaûn trò 6 (n = 6). Ta coù soá laàn tham khaûo yù kieán laø: 26 N = 6( + 6 – 1) = 222 laàn. 2 + Giaû söû taàm haïn quaûn trò 12. Ta coù soá laàn tham khaûo yù kieán laø: Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
212 N = 12 ( + 12 – 1) = 24.708 laàn 2 Nhö vaäy, ta thaáy taàm haïn taêng 2 laàn maø soá laàn tham khaûo yù kieán gaáp 111 laàn, thaät laø moät phaûn bieän lyù thuù nhaéc nhôû caùc nhaø quaûn trò caàn quan taâm nhieàu ñeán taàm haïn quaûn trò. Tuy nhieân, taàm haïn quaûn trò roäng hay heïp khoâng hoaøn toaøn phuï thuoäc vaøo naêng löïc quaûn trò cuûa ngöôøi quaûn trò maø coøn phuï thuoäc tính ñoàng nhaát coâng vieäc cuûa ñoái töôïng quaûn trò. Neáu tính ñoàng nhaát coâng vieäc cuûa ñoái töôïng quaûn trò caøng cao thì taàm haïn quaûn trò caøng roäng, ngöôïc laïi thì taàm haïn quaûn trò seõ heïp. ÔÛ Hoa kyø ngöôøi ta ñuùc keát kinh nghieäm moãi quaûn trò vieân coù theå quaûn trò (kieåm soaùt) toát ñöôïc: + Töø 4 ñeán 7 ngöôøi, khi nhieäm vuï khaùc nhau. + Töø 8 - 20 , khi nhieäm vuï töông ñoái ñoàng nhaát. + Töø 21 - 41 , khi nhieäm vuï ñoàng nhaát, ví duï nhö moät lôùp hoïc chaúng haïn. Töø ñoù chuùng ta coù theå ruùt ra baøi hoïc kinh nghieäm. Ñeå naâng cao taàm haïn quaûn trò ngöôøi ta coù theå tieán haønh baèng nhieàu caùch, nhöng tröôùc heát vaø caàn thieát laø phaûi nhoùm goäp nhöõng thaønh vieân coù nhöõng nhieäm vuï gaàn hoaëc ñoàng nhaát vôùi nhau chung moät nhoùm, taïo thuaän lôïi cho ngöôøi laõnh ñaïo cuûa nhoùm kieåm soaùt toát coâng vieäc, naâng cao taàm haïn quaûn trò vaø hieäu quaû quaûn trò. 4. UÛy quyeàn trong quaûn trò Duø ôû ñaâu, baát cöù toå chöùc naøo trong quaûn trò caàn phaûi coù uûy quyeàn. Bôûi ngöôøi laõnh ñaïo khoâng ai coù töï laøm heát moïi vieäc ñeå töï mình ñi ñeán muïc tieâu cuûa toå chöùc. Ngöôïc laïi anh ta laø giaùm ñoác maø giao phoù heát quyeàn haïn cho ngöôøi khaùc thì anh ta khoâng coøn laø giaùm ñoác nöõa. Nhö vaäy, caàn hieåu nhö theá naøo veà uûy quyeàn trong quaûn trò? 4.1 Khaùi nieäm veà uûy quyeàn UÛy quyeàn laø söï uûy nhieäm moät soá quyeàn haïn nhaát ñònh cho ngöôøi khaùc ñeå thay mình thöïc hieän moät soá coâng vieäc naøo ñoù maø ñaùng leõ ra mình phaûi laøm. Raát tieác, hieän khoâng ít ngöôøi hieåu raèng, uûy quyeàn laø söï chia quyeàn trong quaûn trò, töø ñoù hoï “khoaùn traéng” cho caáp döôùi maø khoâng kieåm tra giaùm saùt, ñieàu chænh kòp thôøi ñeå xaûy ra khoâng bieát bao laø thieät haïi cho doanh nghieäp, cho Nhaø nöôùc. “Vaán ñeà lôùn nhaát cuûa vieäc phaân quyeàn laø söï maát khaû naêng kieåm tra. Chaúng coù doanh nghieäp naøo laïi phaân quyeàn ñeán möùc ñeå cho söï toàn taïi cuûa noù bò ñe doïa vaø vieäc ñaït tôùi caùc muïc tieâu cuûa noù bò thaát baïi – HAROLD KOONTZ” (trích: “Nhöõng vaán ñeá coát yeáu cuûa quaûn lyù” – Nhaø xuaát baûn khoa hoïc vaø kyõ thuaät naêm 1993) 4.2 Caùc nguyeân taéc uûy quyeàn Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
Muoán uûy quyeàn cho ngöôøi khaùc taát nhieân anh ta phaûi coù quyeàn. Quyeàn haønh trong quaûn trò theå hieän quyeàn haønh ñoäng hay ñöa ra quyeát ñònh naøo ñoù mang tính chaát baét buoäc ngöôøi khaùc döôùi phaûi thöïc hieän. Ñeå cho coâng vieäc uûy quyeàn ñaït keát quaû toát caàn phaûi chaáp haønh caùc nguyeân taéc sau: Ngöôøi thuï uûy (ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn) phaûi laø ngöôøi tröïc tieáp laøm vieäc ñoù. Traùnh - nhöõng tröôøng hôïp ngöôøi thuï uûy khoâng bieát hoaëc bieát quaù ít veà coâng vieäc maø hoï ñöôïc giao phoù. Söï uûy quyeàn khoâng laøm maát ñi hoaëc thu nhoû traùch nhieäm cuûa ngöôøi uûy quyeàn. Thaät - vaäy, khi uûy nhieäm cho ngöôøi khaùc laøm vieäc gì cuõng caàn phaûi theo doõi kieåm tra – kieåm soaùt chaët cheõ, neáu caàn thieát thu hoài quyeàn haïn ñeå giao laïi cho ngöôøi khaùc ñöôïc tín nhieäm hôn, nhaèm giaûm thieåu nhöõng toån thaát ñaùng tieác coù theå xaûy ra. Gaén chaët giöõa quyeàn haïn - traùch nhieäm - quyeàn lôïi. Chæ coù quyeàn khoâng thoâi maø - khoâng coù traùch nhieäm naøo caû veà caùi quyeàn ñoù thì deã taïo cho con ngöôøi ta laøm vieäc thieáu tinh thaàn traùch nhieäm hoaëc coù theå lôïi duïng quyeàn haïn ñöôïc giao, ngöôïc laïi neáu chæ coù traùch nhieäm maø khoâng coù quyeàn lôïi thì cuõng seõ thieáu ñoäng löïc thuùc ñaåy. Xaùc ñònh moät caùch roõ raøng ranh giôùi quyeàn haïn, nhieäm vuï ñöôïc uûy quyeàn. Nhaèm traùnh söï laïm duïng quyeàn haïn, giuùp cho ngöôøi thuï uûy deã thöïc hieäc caùc coâng vieäc cuûa mình vaø ngöôøi uûy quyeàn cuõng deã daøng trong coâng vieäc kieåm tra – kieåm soaùt. UÛy quyeàn phaûi töï giaùc, khoâng aùp ñaët. Bôûi moät söï aùp ñaët (baét buoäc) naøo ñoù taïo ra taâm - lyù khoâng thoaûi maùi, khoù coù theå laøm toát nhieäm vuï ñöôïc giao. 4.3 Caùc kieåu uûy quyeàn Hieän coù hai quan ñieåm khaùc nhau veà uûy quyeàn trong quaûn trò: Quan ñieåm coå ñieån vaø quan ñieåm môùi. Theo quan ñieåm coå ñieån thì aùp duïng uûy quyeàn chính thöùc vaø quan ñieåm môùi thì uûy quyeàn ngaàm ñònh (maëc nhieân). a. UÛy quyeàn chính thöùc: coù caùc noäi dung chính nhö sau: Caên cöù vaøo nhieäm vuï, quyeàn haïn chính thöùc ñeå uûy quyeàn vaø ñöôïc qui ñònh trong caùc vaên baûn chính thöùc. Trong khi uûy quyeàn aùp duïng nguyeân taéc thöù baäc, ngöôøi quaûn trò vieân caáp cao (A) uûy quyeàn cho quaûn trò vieân caáp trung (B) vaø quaûn trò vieân caáp trung uûy quyeàn cho quaûn trò vieân caáp thaáp (C) (töùc A – B – C chöù khoâng ñöôïc A –C). Vaø vì vaäy, ngöôøi thuï uûy chæ chòu traùch nhieäm tröïc tieáp vôùi ngöôøi uûy quyeàn. “Vieäc uûy quyeàn baèng vaên baûn cuï theå laø ñaëc bieät coù ích ñoái vôùi caû ngöôøi quaûn lyù vaø ñöôïc uûy quyeàn laãn ngöôøi uûy quyeàn – HAROLD KOONTZ” (trích: “Nhöõng vaán ñeà coát yeáu cuûa quaûn lyù” – Nhaø xuaát baûn khoa hoïc vaø kyõ thuaät naêm 1993) Kieåu uûy quyeàn naøy tuy vaãn coøn söû duïng ôû moät soá nôi, trong moät soá tình huoáng nhaát ñònh nhöng chuùng ñaõ toû ra nhieàu nhöôïc ñieåm ñaùng keå: vì noù mang tính aùp ñaët khuoân maãu, ngöôøi thuï uûy thöôøng thuï ñoäng trong coâng vieäc vaø noù chæ coù theå aùp duïng trong moâ hình toå chöùc cô giôùi, khoâng aùp duïng ñöôïc trong moâ hình toå chöùc linh hoaït. b. UÛy quyeàn ngaàm ñònh Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
Traùi laïi vôùi uûy quyeàn chính thöùc, uûy quyeàn ngaàm ñònh khoâng nhöõng uûy quyeàn thoâng thöôøng, maø ngöôøi thuï uûy phaûi coù tö duy saùng taïo ñeå hoaït ñoäng coù hieäu quaû trong moïi tình huoáng. UÛy quyeàn ngaàm ñònh nhanh hôn, thay vì xin yù kieán caáp treân, noù giuùp cho ngöôøi thuï uûy hoaït ñoäng coù hieäu quaû hôn caáp treân cuûa hoï vì hoï saùt thöïc teá, ñoàng thôøi noù cuõng laø thöôùc ño ñaùnh giaù chính xaùc naêng löïc vaø söï thaêng tieán cuûa caáp döôùi. 4.4 Ngheä thuaät uûy quyeàn Muoán cho vieäc uûy quyeàn coù hieäu quaû, ñoøi hoûi ôû ngöôøi uûy quyeàn phaûi coù nhöõng ngheä thuaät nhaát ñònh. “Coát loõi cuûa vieäc phaân quyeàn coù hieäu quaû laø söï caân baèng thích ñaùng giöõa caùi gí caàn phaûi taäp trung vaø caùi gì caàn phaûi phaân taùn – HAROLD KOONTZ” (trích: “Nhöõng vaán ñeà coát yeáu cuûa quaûn ly”ù – Nhaø xuaát baûn khoa hoïc vaø kyõ thuaät naêm 1993) Söï roäng raõi, phoùng khoaùng trong uûy quyeàn, laøm cho ngöôøi thuï uûy chuû ñoäng suy nghó vaø - nhaän nhieäm vuï moät caùch thoaûi maùi, nhö vaäy seõ phaùt huy khaû naêng tö duy saùng taïo cuûa caáp döôùi. Ngöôøi uûy quyeàn phaûi saün saøng chia xeû quyeàn haïn, traùch nhieäm vôùi ngöôøi thuï uûy, saün - saøng chia xeû nhöõng khoù khaên thaát baïi thaát baïi vôùi hoï. Ñaây laø choã döïa tinh thaàn vaø vaät chaát ñeå hoï coù ñuû ñieàu kieän thöïc hieän toát nhieäm vuï ñöôïc giao. - UÛy quyeàn phaûi theå hieän söï tin caäy caáp döôùi, nhöng khoâng vì theá maø buoâng loûng söï kieåm tra – kieåm trong quaù trình uûy quyeàn. 5- Trong toå chöùc lao ñoäng saûn xuaát caàn chuù yù caùc vaán ñeà sau: Saép xeáp nôi laøm vieäc ngaên naép, goïn gaøng vaø khoa hoïc. - - Traùnh tieáng oàn trong nôi laøm vieäc, vì chuùng aûnh höôûng ñeán naêng suaát lao ñoäng vaø söùc khoûe cuûa ngöôøi lao ñoäng. Duy trì cheá ñoä giaûi lao ñònh kyø nhaèm ngaên chaën söï suy giaûm naêng suaát lao ñoäng ôû cuoái - ca, cuoái buoåi vaø haïn cheá saûn phaåm hoûng do söï meät moûi vaø caêng thaúng trong lao ñoäng saûn xuaát. Veà thao taùc laøm vieäc, tìm nhöõng thao taùc laøm vieäc toát nhaát phuø hôïp vôùi töøng loaïi coâng - vieäc, haïn cheá toái ña caùc thao taùc thöøa trong lao ñoäng saûn xuaát, laø ñieàu kieän toát ñeå taêng naêng suaát lao ñoäng. - Phöông phaùp lao ñoäng laø caùc caùch tieán haønh lao ñoäng, ví duï: gaùnh, ñoäi, mang, vaùc, caép naùch, … cuõng coù lieân quan tröïc tieáp ñeán söùc khoûe vaø naêng suaát lao ñoäng, caàn phaûi ñöôïc quan taâm ñuùng möùc. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
V. ÑIEÀU CHÆNH - TOÅ CHÖÙC LAÏI 1. Söï caàn thieát cuûa ñieàu chænh vaø toå chöùc laïi Phaàn lôùn caùc nguyeân nhaân gaây ra tình traïng hoaït ñoäng cuûa toå chöùc khoâng toát laø do coâng taùc toå chöùc, vì vaäy vieäc ñieåu chænh – toå chöùc laïi laø ñoøi hoûi thöïc teá khaùch quan. Maët khaùc, moâi tröôøng hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp luoân bieán ñoäng, muïc tieâu, nhieäm vuï cuûa doanh nghieäp coù theå thay ñoåi cho neân vieäc ñieàu chænh – toå chöùc laïi laø ñieàu taát yeáu. 2. Ñieàu chænh Ñieàu chænh laø vieäc thay ñoåi moät phaàn naøo ñoù heä thoáng nhö: Gheùp phoøng haønh chính quaûn trò vaø phoøng quaûn trò nhaân vieân thaønh phoøng toå chöùc vaø haønh chaùnh; thay ñoåi, ñieàu chuyeån moät soá laõnh ñaïo töø boä phaän naøy sang boä phaän khaùc; theâm chöùc naêng nhieäm vuï ôû boä phaän naøy bôùt ôû boä phaùc; thay ñoåi cô cheá vaän haønh trong heä thoáng, … Nhöõng thay ñoåi treân laø do: Do moâi tröôøng hoaït ñoäng thay ñoåi, caàn ñieàu chænh laïi ñeå thích nghi. - - Moái quan heä giöõa caù boä phaän thieáu chaët cheõ, thieáu nhòp nhaøng aên khôùp, choàng cheùo hoaëc boû soùt nhieäm vuï; Heä thoáng thoâng tin thöôøng roái loaïn hoaëc khoâng nhaát quaùn. - Quyeàn haønh vaø traùch nhieäm giöõa caùc caáp, caùc khaâu thieáu roõ raøng khoâng caân ñoái, khi xaûy ra söï coá baát traéc thöôøng ñoå loãi cho nhau. Heä thoáng quaûn trò quaù röôøm raø, quaù lôùn hoaëc quaù giaûn ñôn khoâng töông xöùng vôùi chöùc - naêng nhieäm vuï cuûa toå chöùc. 3. Toå chöùc laïi Toå chöùc laïi laø söï thay ñoåi moät caùch caên baûn caû veà hình thöùc vaø noâi dung hoaït ñoäng cuûa moät toå chöùc. Caùc tröôøng hôïp caàn toå chöùc laïi: Do saùt nhaäp hay taùch doanh nghieäp. - - Do chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa toå chöùc thay ñoåi. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn