intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

Tiểu luận: Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp

Chia sẻ: Trần Nam | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:21

90
lượt xem
7
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của việc kiểm tra này giúp hệ thống kiểm tra vững mạnh hơn sẽ đem lại cho tổ chức nhiều lợi ích, kiểm tra nội bộ được thiết lập giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra, kiểm tra sẽ giúp cho các nhà quản trị sẽ ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh, tăng cương tính hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Tiểu luận: Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp

  1.                                                         TRƯỜNG CĐ CNTT HỮU NGHỊ VIỆT HÀN                                 KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ                                                       TIỂU LUẬN MÔN HỌC                QUẢN TRỊ HỌC Đề tài:  KIỂM TRA NỘI BỘ TRONG  DOANH NGHIỆP                                           GVHD     :  Nguyễn Thị Kim Ánh        SVTH       :  Trương Thị Hòa                Lớp          :   CCTM03F                                                   
  2.                                                                                          Đà Nẵng, tháng 5 năm 2010
  3. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Trong một tổ  chức bất kỳ, sự  thống nhất và xung đột quyền lợi chung ­   quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song   hành. Nếu không có hệ  thống kiểm soát nội bộ, làm thế  nào để  người lao động   không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung   của toàn tổ  chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro?   Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính   xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Mục đích của việc kiểm tra này giúp hệ  thống kiểm tra vững mạnh hơn sẽ  đem lại cho tổ  chức nhiều lợi ích; kiểm tra nội bộ  được thiết lập giúp cho doanh   nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra; kiểm tra sẽ giúp cho các nhà quản trị  sẽ ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh; tăng   cương tính hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp. Nội dung của đề tài gồm 3 phần chính : Phần I        Khái quát về kiểm tra Phần II      Nội dung về kiểm tra nội bộ Phần III     Sự hiệu quả của kiểm tra nội bộ            Trong quá trình làm đề  tài có sự  hướng dẫn của cô giáo: Nguyễn Thị  Kim   Ánh.Tuy vậy, đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô góp ý  kiến để đề tài hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!  SV:Trương Thị Hòa Trang i
  4. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp MỤC LỤC  LỜI MỞ ĐẦU                                                                                                                                                              ..........................................................................................................................................................      I                                            MỤC LỤC                                                                                                                        ....................................................................................................................       II  PHẦN I:    KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TRA                                                                                                                ............................................................................................................      1  1.1. CHỨC NĂNG KIỂM TRA                                                                                                ............................................................................................      1  1.1.1. Kiểm tra là gì?                                                                                                                                          ......................................................................................................................................      1  1.1.2. Mục đích kiểm tra                                                                                                                                     ................................................................................................................................      1  1.1.3. Tác dụng cua kiểm tra                                                                                                                              ..........................................................................................................................      1  1.1.5. Quy trình kiểm tra                                                                                                                                     .................................................................................................................................     2  1.2 .CÁC HÌNH THỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG KIỂM TRA                                                   ................................................        3  1.2.1. Kiểm tra dự phòng                                                                                                                                    ................................................................................................................................     3  1.2.2. Kiểm tra hiện hành                                                                                                                                   ...............................................................................................................................      3  1.2.3. Kiểm tra thông tin phản hồi                                                                                                                     .................................................................................................................      3  1.2.4. Kiểm tra trọng yếu                                                                                                                                   ...............................................................................................................................      3  1.2.5. Kiểm tra hành vi                                                                                                                                       ...................................................................................................................................      3  1.2.5.1. Nội dung kiểm tra hành vi                                                                                                                                ............................................................................................................................     3  1.2.5.2. Những hình thức kiểm tra quản lý trực tiếp                                                                                                    ................................................................................................     3  1.5.2.3. Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp                                                                                             .........................................................................................      3  PHẦN II:  NỘI DUNG VỀ KIỂM TRA NỘI BỘ                                                                                                   ...............................................................................................      4   1.3. HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP VÀ TỔ CHỨC                               ...........................      4  1.3.2. Hệ thống kiểm tra nội bô hoạt động ra sao?                                                                                         .....................................................................................     5  1.3.3. Những dấu hiệu bất ổn của việc kiểm tra nội bộ                                                                                 .............................................................................     5  1.4.  CÁC THÀNH PHẦN HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ                                                          ......................................................      8  1.4.1. Môi trường kiểm tra                                                                                                                                 .............................................................................................................................     8  1.4.2. Đánh giá rủi ro                                                                                                                                         .....................................................................................................................................     8  1.4.3. Những hoạt động kiểm tra                                                                                                                       ...................................................................................................................     9  1.4.4. Thông tin và trao đổi thông tin                                                                                                               ...........................................................................................................       10  1.4.5. Giám sát và thẩm định                                                                                                                            ........................................................................................................................       10  PHẦN III:  SỰ HIỆU QUẢ CỦA KIỂM TRA NỘI BỘ                                                                                      ..................................................................................       11  1.5. ĐỂ HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ THỰC SỰ CÓ HIỆU QUẢ                                             .........................................       11  1.6.LÀM THẾ NÀO ĐỂ KIỂM TRA NỘI BỘ HIỆU QUẢ?                                                          ......................................................      13  1.7 .Ý NGHĨA CỦA VIỆC KIỂM TRA NỘI BỘ                                                                     ....................................................................         13                                                                                                                                                                                       ...............       14  KẾT LUẬN                                                                                                                                                                ............................................................................................................................................................       15  TÀI LIỆU THAM KHẢO                                                                                                                                        ....................................................................................................................................       16  SV:Trương Thị Hòa Trang ii
  5. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TRA 1.1. Chức năng kiểm tra 1.1.1. Kiểm tra là gì?     Kiểm tra là một tiến  trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những  điều đã được họach định, đồng thời sửa chữa và chấn chỉnh những sai lầm để đảm   bảo công việc đạt được mục tiêu theo như kế họach hoặc các quyết định đặt ra để  đạt được các  Như vậy, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp   đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong một xí nghiệp. mặc dù qui mô của đối tượng  kiểm tra và tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản  trị, tất cả mọi nhà quản trị  đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề  ra, do  đó chức năng kiểm tra là chức năng cơ bản đối với mọi nhà quản trị. 1.1.2. Mục đích kiểm tra            ­ Bảo  đảm kết  quả   đạt được  phù  hợp  với mục  tiêu  của  tổ  chức.                   ­ Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.                                 ­ Làm sáng tỏ  và đề  ra những kết quả  mong muốn chính xác hơn.                   ­ Xác định và dự đóan những chiều hướng chính và những thay đổi cần   thiết trong các vấn đề  như: thị  trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ  sở vật   chất   …                   ­ Phát hiện kịp thời những vấn đề  và những đơn vị  bộ  phận chịu trách  nhiệm.                 ­ Làm đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách   nhiệm.                   ­ Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để lọai bớt những gì ít quan   trọng.                 ­ Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến sự hòan   tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để  gia tăng năng suất và  đem lại lợi nhuận cao. 1.1.3. Tác dụng cua kiểm tra Sự  theo dõi thường xuyên công việc và sử  dụng các biện pháp kiểm tra sẽ  làm nhẹ  bớt gánh nặng của cấp chỉ  huy phải thường xuyên theo dõi và giải thích  báo   cáo.            Kiểm tra là khâu sau cùng trong khâu họach định, cơ cấu tổ chức thực hiện   và điều khiển nhân viên và động viên họ. một nhà quản trị  hữu hiệu cần phài theo   dõi để  biết chắc những công việc mà nhân viên phải làm, những mục tiêu mà họ  cần phải đạt, thực sự họ được làm và đã đạt. Song công tác kiểm tra không phải là  viên thuốc thần chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đế. Tự  nó không   giải quyết được gì cả  mà chỉ phát huy tác dụng nếu nó được nhà quản trị  sử dụng   SV:Trương Thị Hòa Trang 1
  6. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp một cách khéo léo, nghĩa là phải có năng lực giải thích các số liệu thống kê và các  bảng biểu mà hình thức nội dung đã được phác họa một cách cẩn thận. 1.1.4. Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra Trong tác phẩm “Các vấn đề cốt yếu của quản lý”, của các giáo sư Kontz và   O’Donnell của đại học California đã liệt kê các nguyên tắc mà các nhà quản trị nên  tuân theo để xây dưng cơ chế kiểm tra.  Gồm có 7 nguyên tắc: 1. Cơ  chế kiểm tra phải được thiết kế  căn cứ  trên kế  họach họat động của  doanh         nghiệp, và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. 2.Công việc kiểm tra phải được thiết kế  theo đặc điểm cá nhân của nhà   quản lý. 3. Sự kiểm tra phải được thực hiện ở những điểm trọng yếu. 4.Việc kiểm tra phải khách quan. 5.Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức . 6. Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và công việc kiểm tra phải tương xứng   với chi phí của nó. 7.Việc kiểm tra phải đưa đến hành động. 1.1.5. Quy trình kiểm tra                                                                   Xác định các tiêu                                            Hành động  chuẩn và lựa chọn  Đo lường và đánh  điều chỉnh sai lệch phương pháp đo  giá các sai lệch lường. Điều chỉnh                                                                          Phản hồi  SV:Trương Thị Hòa Trang 2
  7. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp 1.2 .Các hình thức thực hiện chức năng kiểm tra  1.2.1. Kiểm tra dự phòng ­ Nhằm tiên liệu trước việc sai sót có thể sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp  để điều chỉnh ngay trong hiện tại.  ­ Rất cần thiết do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm tra  1.2.2. Kiểm tra hiện hành ­ Giúp sửa chữa kịp thời những khó khăn mới phát sinh  ­   Thực hiện bằng giám thị trực tiếp  1.2.3. Kiểm tra thông tin phản hồi ­  Xảy ra sau hoạt động. ­ Có sai lệch rồi quản lý mới biết.  ­  Nhờ hình thức này mà người quản lý có thể có được những tin tức với nội   dung có ý nghĩa về hiệu quả của công tác hoạch định. 1.2.4. Kiểm tra trọng yếu ­ Phải là những điểm có tác dụng hạn chế sự hoạt động bình thường của tổ  chức.            ­ Chọn đúng điểm trọng yếu là nghệ thuật. 1.2.5. Kiểm tra hành vi 1.2.5.1. Nội dung kiểm tra hành vi ­ Dùng những tiêu chuẩn tuyệt đối nhân viên được đánh giá theo một tiêu  chuẩn cố định chứ không phải so sánh người này với người khác. ­ Dùng những tiêu chuẩn tương đối so sánh người này với người khác. ­ Quản lý bằng mục tiêu của họ, và đánh giá họ qua trao đổi. 1.2.5.2. Những hình thức kiểm tra quản lý trực tiếp ­  Nhân viên làm tốt thưởng  ­  Nhân viên làm việc không có kết quả thì tìm nguyên nhân. Nếu do năng lực  thì bồi huấn, nếu do động cơ thì kích thích. Nếu hai biện pháp trên vô hiệu thì kỹ  luật gồm khiển trách, đình chỉ  công tác, chuyển công tác khác có mức lương thấp   hơn, sa thải. 1.5.2.3. Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp ­ Chọn lọc ­ Văn hóa tổ chức  ­ Tiêu chuẩn hóa  ­  Huấn luyện  SV:Trương Thị Hòa Trang 3
  8. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp PHẦN II: NỘI DUNG VỀ KIỂM TRA NỘI BỘ  1.3. Hệ thống kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp và tổ chức 1.3.1. Định nghĩa kiểm tra nội bộ?  “Quy trình do hội đồng quản trị, ban điều hành và các cá nhân thực thi, được   xây dựng nhằm đưa ra sự  đảm bảo  ở  mức độ  hợp lý đối với mục đích đạt được   của những nội dung: (i) Tính hiệu quả  và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii)    SV:Trương Thị Hòa Trang 4
  9. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính; và (iii) Tính tuân thủ các quy định và luật   pháp hiện hành.” 1.3.2. Hệ thống kiểm tra nội bô hoạt động ra sao? Hệ thống kiểm tra nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công  ty, bao gồm cả  những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra   quy định, hướng dẫn về  các nhân tố  có thể  tác động đến hoạt động kinh doanh.   Theo nghĩa rộng, kiểm tra nội bộ  bao gồm thủ  tục quản lý trang thiết bị  hoặc   những công cụ  kiểm tra sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin   của người chịu trách nhiệm kiểm tra nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ  nhiều nguồn khác nhau như  trao đổi với nhân viên cơ  sở, điều tra thông qua bảng   câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ  ghi lại những thông tin sơ  bộ  dưới dạng biểu  đồ  hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả  hai hình thức trên nhằm đưa ra   được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm tra.  Phòng kiểm tra nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng   hỗ  trợ  cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi   nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ phận này còn  có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm tra nội bộ và đề xuất các  giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp   luật. 1.3.3. Những dấu hiệu bất ổn của việc kiểm tra nội bộ Đây là vấn đề  đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy  ở bộ phận kiểm tra nội   bộ của công ty mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì bạn cần dành  nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh:   SV:Trương Thị Hòa Trang 5
  10. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều   hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi. Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công”. Có thể  họ  đang lợi dụng   một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình. Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có  sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Không yên tâm về  tài chính công ty. Có lẽ  đây là dấu hiệu đáng ngại nhất  cho thấy hệ thống kiểm tra nội bộ của bạn đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập   tức hệ  thống kiểm tra nội bộ, nếu bạn cảm thấy không an tâm trong thu chi tài  chính của công ty. Thậm chí có khi bạn không biết hoạt động kinh doanh của công  ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi   nhuận. Bảng 1.1.3.  Phương pháp đánh giá tinh hiệu quả của kiểm tra Mức độ đánh giá Tiêu chuẩn Hoàn toàn  Không chắc  Hoàn toàn  Trung bình Khá không chắn chắc chắn Hệ thống  kiểm tra  gắn liền  1 2 3 4 5 với kết quả  mong  muốn. Khách quan 1 2 3 4 5 Toàn diện 1 2 3 4 5 Đúng thời  1 2 3 4 5 điểm  SV:Trương Thị Hòa Trang 6
  11. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp Có thể chấp  1 2 3 4 5 nhận được Qua bảng cho thấy, kiểm tra có thể  thoả  mãn các tiêu chuẩn: kiểm tra gắn   liền với những kết quả mong muốn, tính khách quan, tính toàn diện, đúng thời điểm  và có thể  chấp nhận được.Bảng này còn ngụ  ý rằng một hệ  thống kiểm tra  cần   được thiêt kế và đánh giá theo những điều kiệncủa 5 tiêu chuẩn Tổng số  điểm thu được qua đánh giá được xếp hạng từ  thấp (5điểm) đến  cao (25 điểm) Tổng số điểm càng cao, thì tính hiệu quả kiểm tra càng cao. Một hệ  thống kiểm tra không đáp  ứng năm tiêu chuẩn có thể  gây ra những   thiệt hại cho tổ chức hơn là đem lại hiệu quả cho nó. Sau đây là mô hình kiểm tra hiệu chỉnh cho phép nhà quản trị  khám phá và  diều chỉnh những lệch lạc so với mục tiêu ,kế  hoạch và tiêu chuẩn đã được thiềt   lập của doanh nghiệp.Qúa  trình này phụ thuộc rất nhiều vào thông tin phản hồi và  phản ứng của kiểm tra. Bắt  đầu Xác định hệ thống con Nhận diện các đặc điểm Thiết lập các tiêu chuẩn Thu thập thông tin Tiến hành so sánh  SV:Trương Thị Hòa Trang 7
  12. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp Chẩn đoán và hiệu chỉnh 1.4.  Các thành phần hệ thống kiểm tra nội bộ Một hệ thống kiểm tra được coi là hữu hiệu được thiết kế bao gồm năm cấu  phần sau đây nhằm trợ  giúp doanh nghiệp và tổ  chức đạt hoạch mục tiêu,chiến   lược hay kế hoạch đã đề ra: 1.4.1. Môi trường kiểm tra Môi trường kiểm tra đặt ra nền tảng ý thức của doanh nghiệp có tác động  đến ý thức kiểm tra của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Môi trường kiểm tra  cũng phản ánh phần nào văn hóa của một doanh nghiệp. Môi trường kiểm tra là nền  tảng cho các cấu phần khác trong hệ  thống kiểm soát nội bộ  của doanh nghiệp  nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ  cấu hoạt động phù hợp. Nói đến môi  trường kiểm tra, người ta hay đề cập đến những vấn đề như: ­ Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong doanh nghiệp ­ Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp ­ Sự  hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị  và  ủy ban kiểm toán   trong doanh nghiệp ­ Triết lý kinh doanh và phong làm việc của ban lãnh đạo doanh nghiệp ­ Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ­ Công tác phân công quyền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp ­ Các chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Ví  du:  Nhận   thức   của   các   nhà   quản   lý   về   liêm  chính  và   đạo   đức   nghề  nghiệp, về  việc cần thiết phải tổ  chức bộ  máy hợp lý, về  việc phân công,  ủy  nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh   doanh ... Một môi trường kiểm tra tốt sẽ  là nền tảng cho sự  hoạt động hiệu quả  của hệ thống kiểm tra nội bộ. 1.4.2. Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan   đến quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp làm nền tảng cho việc xác định   cách thức xử lý rủi ro. Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau,   nhưng bất kỳ  công ty nào cũng có thể  bị  tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ  các  yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. ­  Các yếu tố  bên trong: Sự  quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo  đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính,  của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với   SV:Trương Thị Hòa Trang 8
  13. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả  lương cao, thiếu sự  kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...  ­ Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.   Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ  hiện hành bị  lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị  phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động  của tổ chức...   Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn   cần thường xuyên xác định mức độ  rủi ro hiện hữu và tiềm  ẩn, phân tích  ảnh   hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và  giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội  bộ  của công ty bạn cần được tổ  chức sao cho có thể  bảo đảm tính chính xác, kịp   thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm. Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở cả cấp độ  tổng thể doanh nghiệp   và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xác định được   những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh   hưởng đến những yếu tố thành công này. 1.4.3. Những hoạt động kiểm tra Những hoạt động kiếm tra được thể  hiện dưới dạng các chính sách và thủ  tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi. Những   hoạt động kiểm tra cũng đảm rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý  những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Các hoạt  động kiểm tra có mặt ở  khắp mọi nơi trong doanh nghiệp  ở mọi cấp độ  trong các  bộ phận chức năng của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm tra thường bao gồm các  công việc như: ­ Phê duyệt ­ Ủy quyền ­ Kiểm tra ­ Đối chiếu ­ Soát xét hoạt động ­ Bảo vệ tài sản ­ Phân công trách nhiệm Những hoạt động kiểm tra có thể được gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm  tra phòng ngừa và kiểm tra phát hiện. Kiểm tra phòng ngừa được thể  hiện  ở  việc   thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm   hợp lý và ủy quyền, phê duyệt. Kiểm tra phát hiện được thể hiện dưới dạng thực  hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ.  SV:Trương Thị Hòa Trang 9
  14. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp 1.4.4. Thông tin và trao đổi thông tin Thông tin được thu thập bên trong và bên  ngoài doanh nghiệp nhằm cung cấp cho lãnh đạo  với   những   nội   dung   về   hoạt   động   của   doanh  nghiệp liên quan đến những mục tiêu đã được  đề ra. Thông tin được cung cấp chi tiết, kịp thời   và   đúng   đối   tượng   để   có   thể   trợ   giúp   người  được cung cấp thông tin hoàn thành trách nhiệm  một cách hiệu quả và hữu hiệu.  Việc   trao   đổi   thông   tin   phải   được   thực  hiện đầy đủ, đúng lúc xuyên suốt trong toàn bộ  doanh nghiệp. Những kênh thông tin cởi mở, hữu  hiệu cần được thiết lập giữa doanh nghiệp với  khách  hàng,   nhà   cung  cấp  và   các   đối  tác   khác  nhằm trao đổi thông tin. 1.4.5. Giám sát và thẩm định Giám sát là quy trình do người có trách nhiệm thực hiện đánh giá kịp thời  những thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm tra qua đó đưa ra những hành động   cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như: ­ Giám sát thường xuyên ­ Đánh giá độc lập ­ Báo cáo những sai sót  Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm tra nội   bộ  để  đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như  được cải thiện khi có khiếm khuyết.  Ví dụ : Thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động  của hệ thống kiểm  nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả  nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không… Toàn bộ năm cấu phần này vận hành tạo thành một nền tảng vững chắc cho   hệ thống kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp đặt trong bối cảnh của lãnh đạo trực   tiếp, những giá trị  được chia sẻ  và một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính  chịu  trách   nhiệm  và   kiểm   tra.   Trong   khi  đó,   những  rủi   ro  khác   nhau   mà   doanh  nghiệp phải đối mặt được xác định và đánh giá định kỳ   ở  các cấp độ  và các bộ  phận chức năng khác nhau trong doanh nghiệp. Những hoạt động kiểm tra và những  cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi   ro trọng yếu. Những thông tin quan trọng liên quan đến việc xác định rủi ro phục vụ  doanh nghiệp đạt được mục tiêu được trao đổi thông qua những kênh khác nhau  theo chiều dọc từ trên xuống dưới và ngược lại cũng như chiều ngang trong toàn bộ  doanh nghiệp. Hệ  thống kiểm soát nội bộ  được giám sát thường xuyên và những   vấn đề nảy sinh được xử lý kịp thời.  SV:Trương Thị Hòa Trang 10
  15. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp  Hiện tại, có một số  ý kiến cho rằng các doanh nghiệp của Việt Nam chưa   nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm tra nội bộ  hoặc chưa xây dựng cho mình   những hệ thống kiểm tra nội bộ hữu hiệu. Điều này cũng dễ hiểu bởi nhiều doanh  nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi từ  một hình thái kinh tế  cũ sang một hệ  thống vận hành mới hoặc như  cũng nhiều doanh nghiệp mới hoạt động đang phải   lo toan vật lộn với cuộc sống “cơm áo gạo tiền” hàng ngày của doanh nghiệp trong   một môi trường tồn tại “thách thức” nhiều hơn “cơ  hội”. Với nguồn lực có hạn,   doanh nghiệp phải giành cho mình những ưu tiên mang tính thiết yếu hơn.   Hơn nữa, việc thiết lập những thiết kế hệ thống trong đó có kiểm tra nội bộ  hoàn toàn thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp. Những đòi hỏi của những đối tác   bên trong doanh nghiệp như cổ đông hay cán bộ nhân viên cũng như  những đối tác  bên ngoài doanh nghiệp như khách hàng, nhà cung cấp hay công chúng là những cổ  đông tiềm năng cũng là những sức ép buộc doanh nghiệp phải có những thiết kế  hữu hiệu. Với trách nhiệm bảo vệ  thị   trường, nhà nước cũng có những quy định  bắt buộc doanh nghiệp phải có những thiết kế  quản trị  công ty phù hợp đặc biệt  khi tham gia thị trường chứng khoán như quy định của Điều 28 trong Dự thảo Luật   chứng khoán đang trong quá trình thẩm định. PHẦN III: SỰ HIỆU QUẢ CỦA KIỂM TRA NỘI BỘ 1.5. Để hệ thống kiểm tra nội bộ  thực sự có hiệu quả Rất khó để  tìm ra một công  thức   chung   giúp   bạn   khắc   phục  những yếu kém của hệ thống kiểm   tra   trong   công   ty   bạn.   Tuỳ   từng  công ty, tuỳ  từng khuyết điểm mà  bạn cần có những biện pháp riêng   SV:Trương Thị Hòa Trang 11
  16. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp biệt. Chẳng hạn như  đối với việc kiểm tra hoạt động chi tiêu trong công ty, bạn  cần phải tìm được cách kiểm tra tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của công ty, vì   đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất. Theo nhiều chuyên gia tài chính thì bạn đừng  bao giờ  để  kế  toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ  sách. Bạn  phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ  và không nên có ngoại lệ: bất kỳ  phòng ban nào trong công ty muốn chi đều phải lập giấy đề  xuất chi, chuyển đến  người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ  ký đồng ý của người có thẩm quyền,  kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu  cẩn thận hơn thì bạn nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử  dụng ngân hàng làm thủ quỹ.  Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả  để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song:   kiểm tra đột xuất và trả lương cao.  Bạn nên trả lương thật cao cho những người làm ở bộ phận này, đồng thời  nói rõ rằng nếu công ty phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch  với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay. Như vậy nghĩa là họ sẽ mất đi một chỗ  làm tốt nếu để  cho lòng tham làm mờ  mắt. Bên cạnh đó, bạn nhất thiết phải có   những kênh thông tin riêng của mình để  giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật   liệu. Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm tra chéo hệ thống bán hàng, kế  toán và thủ  kho là rất cần thiết và không thể  tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ  là nơi   thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy   định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự  quyết hoặc phải trình giám  đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho.   Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ  ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng  được uỷ quyền nào đó thì thủ  kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ  phiếu này có ba  liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên   hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán   để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ.  Về  phía các nhà quản lý trong công ty, họ  có trách nhiệm thành lập, điều  hành và giám sát hệ thống kiểm tra nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công  ty. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ  một số nguyên tắc  như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề  nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về  trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi;   xác định rõ các hoạt động tiềm  ẩn nguy cơ  rủi ro cao; bất kỳ  thành viên nào của  công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm tra nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm  kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độ Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm tra ngang ­ dọc hay kiểm tra chéo giữa  hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội   bộ và  một ban kiểm tra với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành,   kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ  tục, đủ  điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ  để  biết tiền có bị chiếm dụng không... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi  ro.  SV:Trương Thị Hòa Trang 12
  17. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp Ở  các công ty lớn trên thế  giới, kiểm tra nội bộ  do giám đốc tài chính phụ  trách, còn đối với các công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện. 1.6.Làm thế nào để kiểm tra nội bộ hiệu quả?             Ban giám đốc có trách nhiệm   thành lập, điều hành và kiểm tra hệ  thống   kiểm   tra   nội   bộ   phù   hợp   với  mục tiêu của tổ  chức.  Để  hệ  thống  này vận hành tốt, cần tuân thủ một số  nguyên tắc  như: Xây dựng một   môi  trường văn hóa chú trọng đến sự liêm  chính, đạo đức nghề  nghiệp cùng với  những   quy   định   rõ   ràng   về   trách  nhiệm, quyền hạn và quyền lợi.  Các   quy   trình   hoạt   động   và  kiểm soát nội bộ được văn bản hóa rõ  ràng và được truyền đạt rộng rãi trong  nội bộ  tổ  chức. Xác định rõ các hoạt  động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi  hoạt động quan trọng phải được ghi  lại bằng văn bản. Bất kỳ  thành viên  nào của tổ  chức cũng phải tuân thủ  hệ thống kiểm tra nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến   hành định kỳ  các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ  kiểm tra và nâng cao hiệu   quả của các biện pháp kiêm tra nội bộ.   Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn   khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn   có dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ  được mọi người thực thi một cách  hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Và điều quan trọng hơn cả  là làm cách nào để  ngăn chặn những việc làm   gian dối, không minh bạch của nhân viên? Với tư cách là người chủ  doanh nghiệp,  bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết?  1.7 .Ý nghĩa của việc kiểm tra nội bộ. Một thực trạng khá phổ  biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều   công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ  được quản lý theo kiểu gia đình, còn   những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy   đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự  tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế  thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.  ­ Thiết lập một hệ thống kiểm tra nội bộ chính là xác lập một cơ  chế  giám   sát mà  ở  đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng  nhằm:   SV:Trương Thị Hòa Trang 13
  18. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp ­ Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm  ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt  hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...), ­ Bảo vệ tài sản khỏi bị  hư  hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm   cắp… ­ Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, ­ Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ  nội quy của công ty cũng như  các quy   định của luật pháp, ­ Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra, ­ Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.                SV:Trương Thị Hòa Trang 14
  19. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp KẾT LUẬN  Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu  rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như  cách xây dựng, tổ  chức và vận hành bài bản một   hệ  thống kiểm tra nội bộ. Công tác kiểm tra, kiểm tra thường chồng chéo, phiến  diện, chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn   chặn, phòng ngừa là chính.  Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng  cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.t toàn bộ  hoạt động của  tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các  doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh  tế toàn cầu.Tỷ số kinh tế ­ tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ  trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm tra toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy   ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh  nghiệp cần khắc phục để  nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế  toàn cầu.  Trong điều kiện hạn chế về thời gian, điều kiện nghiên cưú và khả năng bản  thân có hạn nên bài tiểu luận này không tránh khỏi những thiếu sót . Hơn nữa , môi   trường kinh doanh luôn luôn biến đổi không ngừng nên chiến lược cũng phải điều   chỉnh cho phù hợp với điều kiện tình hình mới. Vì vậy, em rất mong nhận được sự  thông cảm và ý kiến đóng góp của quý  thầy (cô) để bài tiểu luận có tính thuyết phục và hoàn thiện hơn.  SV:Trương Thị Hòa Trang 15
  20. Tiêu luận môn học                                                   Kiểm tra nội bộ trong doanh  nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Hải Sơn, 2003, Quản trị học, NXB Thống Kê,TP Hồ Chí Minh. 2. Giáo trình Quản trị chiến lược ­ PGS. TS. Lê Văn Tâm 3. Giáo trình Quản trị học ­ TS. Trần Anh Tài. 4. Giáo trình hoạch định kinh doanh ­ ThS. Đoàn Nghiệp ­ ThS. Nguyễn Thị  Nguyệt. 5. Thời báo Kinh tế Việt Nam.  SV:Trương Thị Hòa Trang 16
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2