Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO

Chia sẻ: Vdfv Vdfv | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

128
lượt xem 31
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn nhằm hệ thống háo lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thi tiền tại doanh nghiệp. Khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO

1 2 B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Công trình ñư c hoàn thành t i Đ I H C ĐÀ N NG Đ I H C ĐÀ N NG PH M LÊ HOÀI Ngư i hư ng d n khoa h c: PGS.TS Nguy n M nh Toàn HOÀN THI N T CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ Ph n bi n 1: TS. Đoàn Ng c Phi Anh THU TI N T I CÔNG TY C PH N Ph n bi n 2: GS.TS. Đ ng Th Loan PYMEPHARCO . Chuyên ngành: K toán Lu n văn ñã ñư c b o v trư c H i ñ ng ch m Lu n văn t t Mã s : 60.34.30 nghi p Th c sĩ Qu n tr Kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 24 tháng 11 năm 2012. TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin – H c li u, Đ i h c Đà N ng; - Thư vi n Trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng. Đà N ng - Năm 2012
3 4 M Đ U 2. M c tiêu nghiên c u 1. Tính c p thi t c a ñ tài - H th ng hóa các v n ñ lý lu n v h th ng thông tin k toán Công ty C ph n Pymepharco ñư c thành l p năm 1989. Công trong chu trình bán hàng và thu ti n t i các doanh nghi p. ty chuyên s n xu t và kinh doanh thu c tân dư c, v t tư, hóa ch t và - Kh o sát và ñánh giá th c tr ng h th ng thông tin k toán trang thi t b y t . Công ty có h th ng phân ph i dư c ph m r ng trong chu trình bán hàng và thu ti n t i Công ty c ph n trên các t nh thành c nư c. Trong môi trư ng c nh tranh ngày càng PYMEPHARCO. kh c li t, ñòi h i doanh nghi p nâng cao ch t lư ng, ti t ki m chi - Đ xu t hư ng t ch c h th ng thông tin k toán chu trình phí, thay ñ i trong phương th c kinh doanh, ng d ng CNTT hi u bán hàng và thu ti n trong ñi u ki n tin h c hóa t i công ty. qu nh t. Nh n th c ñư c t m quan tr ng ñó, công ty ñã ng d ng 3. Đ i tư ng và ph m vi nghiên c u CNTT trong lĩnh v c này. Tuy nhiên, ph n m m do công ty t xây Đ i tư ng nghiên c u tr c ti p là h th ng thông tin k toán d ng m i ch ho t ñ ng ch y u m t s b ph n Kinh doanh, K trong chu trình bán hàng và thu ti n c a Công ty c ph n toán. Trong khi ñó, dư c ph m là lo i hàng hóa ñ c bi t, m t hàng PYMEPHARCO. c a công ty l i ña d ng g n 1037 lo i thu c. Nhân viên bán hàng Ph m vi nghiên c u: Đ tài này ch gi i h n ph m vi nghiên không xác ñ nh ñư c giá bán t ng lo i thu c, s lư ng t n kho, s lô, c u trong phương th c bán buôn t i văn phòng công ty. h n s d ng c a t ng lo i. Ngoài ra, công ty có nhi u chi nhánh, 4. Phương pháp nghiên c u phân ph i hàng hóa theo nhi u c p, vi c l p báo cáo bán hàng, công - Áp d ng phương pháp phân tích h th ng, phân tích các n theo chi ti t theo ñ a lý, chi nhánh các c p còn nhi u vư ng m c. thành ph n c a h th ng thông tin k toán, xem xét m i quan h c a Mã thông tin khách hàng, mã hàng hóa… không th ng nh t, s p x p chu trình bán hàng và thu ti n ñ i v i các chu trình khác trong h không h p lý, m t th i gian tìm ki m. Vì v y, làm sao ghi nh n hàng th ng thông tin k toán. chính xác, ki m tra ñư c h n m c tín d ng c a khách hàng và lư ng - Phương pháp quan sát t ng th ñ tìm hi u cách th c qu n lý, hàng s n có, giao hàng ñúng h n, ghi nh n doanh thu, tình hình công t ch c th c hi n trong h th ng th c t i doanh nghi p. n , xu t hóa ñơn chính xác, k p th i, xây d ng quy trình bán hàng - S d ng sơ ñ dòng d li u, mô hình d li u, lưu ñ mô t , m t cách bài b n, ki m soát các r i ro có th x y ra trong quá trình quá trình thi t k mã hóa các ñ i tư ng k toán chi ti t, v quy trình bán hàng nh m ñ t ñư c t l thu h i ñư c ti n bán hàng cao nh t là luân chuy n ch ng t , nh ng ng d ng c a ph n m m k toán ñang nh ng v n ñ r t ñáng quan tâm. Xu t phát t các v n ñ nêu trên, có t i doanh nghi p. tác gi ñã ch n “Hoàn thi n t ch c thông tin k toán trong Chu 5. B c c c a ñ tài trình Bán hàng và thu ti n t i Công ty C ph n PYMEPHARCO” Lu n văn ñư c chia thành ba chương là ñ tài nghiên c u c a lu n văn. Chương 1- Cơ s lý lu n v t ch c thông tin k toán trong
5 6 chu trình bán hàng và thu ti n các doanh nghi p 1.1.4. T ch c thông tin k toán theo chu trình Chương 2 – Th c tr ng t ch c thông tin k toán trong chu 1.2. T CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH trình bán hàng và thu ti n t i Công ty c ph n PYMEPHARCO BÁN HÀNG VÀ THU TI N Chương 3 – M t s gi i pháp góp ph n hoàn thi n t ch c 1.2.1. Đ c ñi m c a chu trình bán hàng - thu ti n và các yêu thông tin k toán trong chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c c u qu n lý ph n PYMEPHARCO Chu trình bán hàng và thu ti n bao g m các nghi p v k toán 6. T ng quan ghi nh n nh ng s ki n phát sinh liên quan ñ n vi c bán hàng và thu Các công trình nghiên c u nư c ngoài v t ch c thông tin k ti n khách hàng. Các công vi c ghi nh n, x lý nh ng nghi p v liên toán trong chu trình bán hàng và thu ti n quan ñ n bán hàng di n ra liên t c và l p l i ñ i v i t ng l n bán Các công trình nghiên c u trong nư c v t ch c thông tin k toán hàng và ch d ng l i khi doanh nghi p ng ng ho t ñ ng. trong chu trình bán hàng và thu ti n 1.2.2. T ch c xây d ng h th ng ch ng t và quy trình luân chuy n a. H th ng ch ng t CHƯƠNG 1 H th ng ch ng t ñư c s d ng trong chu trình bán hàng và CƠ S LÝ LU N V T CH C THÔNG TIN K TOÁN thu ti n bao g m: Đơn ñ t hàng, L nh bán hàng, Phi u t p k t, Phi u TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N ñóng gói, Phi u xu t kho, H p ñ ng kinh t , Gi y giao hàng hay CÁC DOANH NGHI P Gi y xác nh n th c hi n d ch v . 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG V H TH NG THÔNG TIN K b. Quy trình luân chuy n ch ng t : (1) Nh n ñ t hàng, (2) TOÁN Ki m tra tình hình công n KH, (3) Ki m tra hàng t n kho, (4) L p 1.1.1. Khái ni m l nh bán hàng,(5) Chu n b giao hàng, (6) Giao hàng và v n chuy n H th ng thông tin k toán là m t b ph n c u thành quan hàng, (7) C p nh t gi m hàng t n kho,(8) L p hóa ñơn, (9) Theo dõi tr ng c a h th ng thông tin qu n lí trong doanh nghi p, ñư c t ph i thu khách hàng, (10) Thu ti n, (11) H ch toán t ng h p và l p báo ch c khoa h c nh m thu th p, x lí và cung c p thông tin v tình cáo hình huy ñ ng và s d ng v n c a doanh nghi p cũng như k t qu 1.2.3. T ch c d li u và mã hóa các ñ i tư ng qu n lý ho t ñ ng kinh doanh c a doanh nghi p trong t ng kì nh t ñ nh. a. T ch c d li u 1.1.2. Quy trình x lý k toán trong doanh nghi p Cơ s d li u k toán bao g m t p h p các t p tin có quan h 1.1.3. M i liên h gi a h th ng thông tin k toán v i các h r t ch t ch v i nhau ñư c thi t k ñ ghi nh n, lưu tr và x lí toàn th ng khác trong doanh nghi p b các d li u và thông tin k toán.
7 8 b. T ch c mã hóa các ñ i tư ng qu n lý ti p t c th c hi n chu trình. Mã hóa thông tin mang tính khoa h c, t o thu n l i cho vi c Chu n b hàng: Sau khi nh n ñư c l nh bán hàng, n u qu n lý d li u, c p nh t s li u và nh t là truy xu t thông tin, yêu hàng ñã có s n trong kho, b ph n chu n b hàng ti n hành chu n b c u b mã ñư c xây d ng ph i ñ m b o các y u t : g n, d nh , d hàng hóa theo ñúng s lư ng, ch ng lo i, ñóng gói và làm các th t c b sung, nh t quán trong tên g i các ñ i tư ng ñư c mã hóa. ñ xu t hàng cho khách. 1.2.4. T ch c thông tin trong chu trình bán hàng và thu ti n Xu t kho giao hàng: Đ n ngày giao hàng, khách hàng a. T ch c thông tin quy trình x lý ñơn ñ t hàng có th nh n hàng t i kho ho c doanh nghi p chuy n hàng giao cho Nh n ñơn ñ t hàng (ĐĐH): Ti p nh n ñơn hàng t khách t i ñ a ñi m ch ñ nh. Sau khi hàng hóa ñư c chu n b xong khách hàng thông qua email, g i ñi n tho i, ñi n vào các m u ñơn kho, nhân viên giao hàng truy c p vào h th ng ñ ki m tra, ñ i chi u ñ t hàng trên website c a công ty… ĐĐH ph i ghi c th và chính và in ra phi u giao hàng. xác v ch ng lo i hàng hóa, s lư ng t ng m t hàng, th i gian, ñ a c. T ch c thông tin quy trình l p hóa ñơn ñi m giao hàng cũng như các ñi u ki n thanh toán, v n chuy n… Sau khi hàng hóa ñư c giao cho khách hàng, m t liên c a N u ñơn ñ t hàng ñư c ch p nh n thì d li u ñư c ghi vào gi y báo g i hàng ñư c chuy n ñ n b ph n l p hóa ñơn. Nhân viên hai t p tin Đơn ñ t hàng và Chi ti t ñơn ñ t hàng. M i liên h gi a ph trách l p hóa ñơn truy c p d li u trong h th ng ñ ti n hành hai t p tin này ñư c thi t l p qua trư ng khóa “S ñơn ñ t hàng”. ñ i chi u, ki m tra s li u nh m ñ m b o kh p ñúng s li u gi a Ki m tra tín d ng và t n kho: Khi ñơn ñ t hàng ñư c phi u giao hàng, l nh bán hàng và ñơn ñ t hàng c a khách hàng. Ti p nh p vào máy, chương trình s t ñ ng ki m tra tín d ng t d li u theo, chương trình s truy c p vào d li u giá bán ñ truy xu t d li u công n khách hàng ñ xác ñ nh khách hàng có ñ ñi u ki n ñ mua “Giá bán” ñ có ñư c thông tin v giá và “Thu su t GTGT” c a ch u ti p ñơn hàng này hay không. Ti p theo, nhân viên bán hàng c n t ng lo i hàng hóa. Chương trình s lưu t t c nh ng d li u trên Hóa ph i xác ñ nh lư ng hàng khách hàng yêu c u ñang có s n ho c s có ñơn GTGT vào d li u hóa ñơn, d li u công n khách hàng. ñ t i th i ñi m giao hàng. Khi nhân viên bán hàng nh p d li u d. T ch c thông tin quy trình qu n lý công n và thu ti n xong, chương trình cho phép in l nh bán hàng ñ lưu vào h sơ c a Qu n lý công n khách hàng: Các kho n ph i thu ñư c b ph n bán hàng và chuy n ñ n các b ph n khác ñ ti p t c th c theo dõi riêng bi t cho t ng lo i khách hàng. Có hai phương pháp t hi n chu trình bán hàng. ch c theo dõi ph i thu c a khách hàng: Phương pháp theo dõi thanh b. T ch c thông tin quy trình giao hàng toán theo t ng hóa ñơn và Phương pháp k t chuy n s dư. L p l nh bán hàng: Đơn ñ t hàng sau khi ñư c ch p Nh n ti n thanh toán: Khi khách hàng thanh toán b ng nh n s là cơ s ñ l p l nh bán hàng. L nh bán hàng do b ph n bán ti n m t, b ph n k toán ti n m t l p phi u thu và th qu ti n hành hàng l p, ñư c in ra nhi u liên và chuy n ñ n cho b ph n khác ñ thu ti n. Trư ng h p chuy n kho n qua ngân hàng, b ph n k toán
9 10 ti n g i ngân hàng căn c vào gi y báo có c a ngân hàng ñ ti n CHƯƠNG 2 hành h ch toán vào các s k toán và các kho n ti n g i ngân hàng, TH C TR NG T CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG ñ ng th i báo cho b ph n k toán theo dõi công n ñ câp nh t tình CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY hình thanh toán c a khách hàng. C PH N PYMEPHARCO X lý hàng bán b tr l i và các kho n n quá h n: 2.1. GI I THI U V CÔNG TY C PH N PYMEPHARCO Gi i quy t hàng b tr l i và gi m giá hàng bán; X lý các kho n n 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n quá h n: Công ty c ph n PYMEPHARCO ñư c thành l p t c 1.2.5. T ch c h th ng báo cáo k toán trong chu trình bán ph n hóa Công ty Dư c và V t tư Y t Phú Yên. Tháng 07/1989, hàng và thu ti n Công ty C ph n PYMEPHARCO ñư c UBND t nh Phú Báo cáo k toán trong chu trình bán hàng và thu ti n các báo Yên cho phép thành l p v i ch c năng t ch c, cung ng cáo k toán ñư c phân thành ba lo i theo m c tiêu cung c p thông tin thu c tân dư c và trang thi t b y t , nuôi tr ng và thu cho vi c ki m soát ho t ñ ng x lý c a chu trình. mua dư c li u theo Quy t ñ nh s 94A/QĐ-UB ngày B ng kê nghi p v : báo cáo li t k t t c các nghi p v 23/07/1989, văn phòng công ty ñóng t i tr s 163 - 165 Lê L i, phát sinh trong m t ki u nghi p v nào ñó trong su t quá trình x lý thành ph Tuy Hòa, t nh Phú Yên. như 1 tu n, 1 tháng…. Báo cáo ki m soát: Là báo cáo trong h th ng x lý b ng máy vi tính v i m c ñích t ng h p t t c các thay ñ i trong m t t p tin d li u, ñ ñ m báo cho t t c d li u ñ u ñư c c p nh t và x lý ñ y ñ . Báo cáo ñ c bi t: Là các báo cáo ñư c l p theo m t yêu c u nào ñó c a ngư i s d ng thông tin (thông tin qu n tr ho c thông tin tài chính). 2.1.2. Đ c ñi m ho t ñ ng tiêu th t i công ty 1.2.6. Ki m soát t ch c thông tin trong chu trình bán hàng a. Đ c ñi m v s n ph m ch y u c a công ty và thu ti n b. Đ c ñi m khách hàng và hình th c tiêu th c a công ty a. M c tiêu ki m soát Khách hàng ph i ñư c các cơ quan qu n lý nhà nư c v y t b. Bi n pháp ki m soát: Các ho t ñ ng ki m soát trong môi c p phép hành ngh khám ch a b nh, s n xu t, kinh doanh dư c trư ng k toán máy t p trung vào ki m soát d li u ñ u vào, ki m ph m thì công ty m i ti n hành giao d ch. soát quá trình x lý thông tin, và ki m soát quá trình truy xu t thông Công ty 10 chi nhánh, các h th ng c a hàng, trung tâm gi i tin ñ u ra. thi u và phân ph i thu c và g n 300 ñ i lý phân ph i s n ph m ph
11 12 kh p các t nh thành toàn qu c. chuy n ch ng t 2.1.3. T ch c b máy công ty Đ i v i khâu bán hàng Hình 2.3: Sơ ñ quy trình luân chuy n nghi p v bán hàng Đ i v i khâu qu n lý công n - thu ti n Hình 2.4: Sơ ñ quy trình luân chuy n nghi p v thu ti n 2.1.4. T ch c b máy k toán công ty: Công ty áp d ng mô 2.2.3. Th c tr ng t ch c d li u và mã hóa các ñ i tư ng hình t ch c b máy k toán v a t p trung v a phân tán qu n lý 2.2. TH C TR NG T CH C THÔNG TIN K TOÁN a. Th c tr ng t ch c d li u: Các thông tin ñ u ñư c c p TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG nh t và lưu tr theo t ng b ph n riêng l . M t s d li u ñư c lưu TY C PH N PYMEPARCO tr th công các file b ng Excel, cơ s d li u trùng l p, ch ng chéo 2.2.1. Th c tr ng ng d ng tin h c trong công tác k toán v i nhau, thông tin dư th a, không ñ ng b , d sai sót, chưa tích h p, 2.2.2. Th c tr ng xây d ng ch ng t và quy trình luân không chia s ñ các b ph n liên quan có k ho ch công tác t i b
13 14 ph n mình. b nh vi n, phòng khám, hi u thu c trên ñ a bàn. Gián ti p: Phòng T p tin danh m c: Danh m c khách hàng thi u trư ng Nghi p v - kinh doanh nh n qua email, g i ñi n tho i, Fax… “h n m c tín d ng”, “s dư công n hi n t i”… Danh m c hàng hóa Đơn ñ t hàng g m các thông tin sau: Tên khách hàng, ñ a thi u trư ng “s lư ng t n kho t i thi u”, “s lư ng t n kho t i ưu”, ch , tên thu c, n ng ñ - hàm lư ng, s lư ng, ñơn v tính, th i gian “s lư ng t n kho hi n t i”. giao nh n, ñ a ñi m giao nh n, hình th c thanh toán. b. Th c tr ng t ch c mã hóa các ñ i tư ng qu n lý Ki m tra tín d ng và t n kho: Khi ti p nh n ñơn ñ t * Mã khách hàng: 6 ký t , Ví d : Khách hàng B nh vi n ña hàng ho c b ng d trù thu c (sau ñây g i chung là ñơn ñ t hàng), nhân khoa t nh Quãng Ngãi: 76BT01 ( Mã KH t i Công ty); Khách hàng viên bán hàng ti n hành ki m tra hàng có ñ trong kho theo như yêu B nh vi n huy n Sơn T nh: 76BT01 (Mã KH t i C. Nhánh Quãng c u c a khách hàng hay không. Xác ñ nh lư ng hàng t n kho b ng Ngãi). Qua b mã khách hàng cho th y có s trùng mã c a khách cách xem báo cáo t ng h p t n kho trên ph n m m k toán ho c trên hàng c a văn phòng công ty và chi nhánh. s sách . Ti p ñ n, nhân viên kinh doanh ti n hành ki m tra h n m c * Mã hàng hóa: 5 ký t , Ví d : Thu c PIPANZIN s n xu t tín d ng khách hàng thông qua báo cáo tình hình n quá h n c a t ng t i phân xư ng 1: 11P01. khách hàng do phòng k toán chuy n ñ n. Sau khi x lý xong ñơn ñ t 2.2.4. Th c tr ng t ch c thông tin trong chu trình bán hàng hàng, nhân viên kinh doanh trình Trư ng phòng kinh doanh xem xét và thu ti n và phê duy t ñơn hàng. Đ i v i các ñơn ñ t hàng khách hàng n quá Qua kh o sát tác gi nh n th y, vi c t ch c thông tin trong h n thì Phó T ng Giám ñ c ph trách kinh doanh phê duy t. chu trình bán hàng và thu ti n c a công ty ch ñơn gi n trong hai quy b. Th c tr ng t ch c thông tin quy trình l p hóa ñơn trình là: (1) l p hóa ñơn, (2) quy trình qu n lý công n và thu ti n. T Sau khi ñơn ñ t hàng ñư c trư ng phòng kinh doanh phê ch c thông tin trong quy trình x lý ñơn ñ t hàng và quy trình giao duy t ñ ng ý bán. Nhân viên bán hàng ti n hành nh p d li u vào hàng c a công ty còn th công, các ñơn hàng không nh t d li u vào chương trình ñ in hóa ñơn GTGT. Chương trình s truy xu t thông chương trình. Do ñó, không theo dõi ti n ñ th c hi n ñơn hàng, tin khách hàng t d li u khách hàng, thông tin hàng hóa và giá bán không ki m tra ñư c t n kho hàng hóa và h n m c tín d ng. t d li u hàng hóa. Trư ng h p khách hàng là b nh vi n t i t nh Phú a. Th c tr ng t ch c thông tin quy trình x lý ñơn ñ t Yên thì giá bán l y thông tin t trư ng “giá bán 1”. Trư ng “giá bán hàng 1” là giá trúng th u ñ i v i các b nh vi n do UBND t nh Phú Yên t Ký k t h p ñ ng: Công ty s d ng phương th c ký k t ch c ñ u th u t p trung, ñã ñư c ghi trong h p ñ ng và ñư c c p h p ñ ng kinh t v i h u h t khách hàng. nh t s n trong d li u danh m c hàng hóa. Trư ng h p ñ i v i khách Ti p nh n và x lý ñơn ñ t hàng: Tr c ti p: Nhân viên hàng là b nh vi n ngoài t nh Phú yên, nhà thu c, công ty dư c ho c kinh doanh ho c trình dư c viên nh n tr c ti p t i các khoa dư c các b nh vi n trong t nh ñ t hàng ngoài danh m c trúng th u thì nhân
15 16 viên bán hàng t nh p giá bán vào trư ng “giá bán 2”. Hóa ñơn ñ ngh nhân viên bán hàng phòng nghi p v - kinh doanh ñi u ch nh ñư c in 3 liên: 01 liên nhân viên bán hàng phòng kinh doanh lưu l i d li u. Cu i tháng, k toán công n l p b ng báo cáo t ng h p cùng v i ñơn ñ t hàng, 01 liên giao khách hàng, 01 liên giao th kho bán hàng tháng, báo cáo chi ti t bán hàng, báo cáo t ng h p công n làm căn c xu t kho và ghi th kho, sau ñó chuy n k toán bán hàng ph i thu, báo cáo t ng h p công n quá h n có phân ra n trong h n ñ ñ i chi u ki m tra s li u, theo dõi công n . trình K toán trư ng và T ng Giám ñ c. Đ nh kỳ, K toán công n c. Th c tr ng t ch c thông tin quy trình giao hàng l p b ng ñ i chi u công n c a t ng ñ i tư ng khách hàng có ch ký Công ty s d ng Hóa ñơn GTGT làm căn c xu t kho, giao c a k toán trư ng, và g i ñ n khách hàng ñ ñ i chi u và ñ ng ý ký hàng (trư ng h p xu t kho cho chi nhánh, thì căn c vào phi u xu t nh n. Trong trư ng h p phát sinh chênh l ch gi a s ph i thu c a kho n i b ). Hóa ñơn GTGT ñư c nhân viên bán hàng chuy n xu ng Công ty và khách hàng thì k toán công n s k t h p v i k toán bán kho ñ thông báo xu t hàng giao cho khách hàng. T i kho, căn c hàng x lý chênh l ch phát sinh. Hóa ñơn GTGT, Th kho ki m tra ñúng tính h p l , h p pháp, ti n Thu ti n bán hàng: hành chu n b hàng và xu t kho hàng hoá theo ñúng n i dung. Trư ng h p chuy n kho n qua ngân hàng: K toán thanh Trư ng h p nh n hàng t i kho c a công ty toán ngân hàng nh n gi y báo Có t ngân hàng ti n hành c p nh t d Trư ng h p khách hàng yêu c u giao hàng t i ñ a ch li u vào chương trình và chuy n gi y báo Có sang k toán công n ñ giao hàng c a khách hàng xem xét, ki m tra tình hình thu h i công n . K toán công n vào Đ nh kỳ, Th kho giao Hóa ñơn GTGT (liên 3) cho k toán bán chương trình ti n hành ñ i chi u, ki m tra s ti n ph i thu khách hàng – công n ñ ñ i chi u ki m tra s li u, theo dõi công n và xác hàng v i ti n thu ñư c và truy c p vào chương trình xác ñ nh các hóa ñ nh k t qu kinh doanh. N u phát sinh chênh l ch k toán bán hàng ñơn ñư c thanh toán, khóa ghi nghi p v . ph n h i thông tin cho nhân viên bán hàng bi t ñ gi i quy t sai sót Trư ng h p thu ti n m t: K toán thanh toán ti n m t ti n phát sinh. hành c p nh t d li u vào chương trình, in phi u thu, và chuy n d. Th c tr ng t ch c thông tin quy trình qu n lý công n phi u thu sang k toán công n . K toán công n vào chương trình và thu ti n ti n hành ñ i chi u, ki m tra s ti n ph i thu khách hàng v i ti n thu Qu n lý công n khách hàng: Khi nh n Hóa ñơn t th ñư c và truy c p vào chương trình xác ñ nh các hóa ñơn ñư c thanh kho và xác nh n hàng ñã giao ñ cho khách hàng, K toán bán hàng – toán, khóa ghi nghi p v . công n truy c p d li u qua ph n m m k toán, ti n hành ki m tra X lý hàng bán b tr l i và các kho n n quá h n: l i s li u trên hóa ñơn v i d li u trên chương trình k toán. N u Gi i quy t hàng b tr l i và x lý các kho n n quá h n. ñúng thì nh p vào s ch ng t ghi s , ngày ch ng t ghi s , sau ñó 2.2.5. Th c tr ng báo cáo k toán s d ng trong chu trình nh n nút “Nh p tu” ñ ghi s . N u sai, k toán bán hàng – công n bán hàng và thu ti n
17 18 Trong chu trình bán hàng và thu ti n công ty s d ng các báo ñ y ñ chính xác, thu h i n ph i thu nhanh chóng. Ch ng t ñư c cáo sau: l p ñ y ñ và ñư c ñánh s th t trư c khi s d ng và tuân theo các B ng kê nghi p v : Cu i tháng, nhân viên kinh doanh quy ñ nh hi n hành, trình t luân chuy n ch ng t h p lý. Trong su t ti n hành l p báo cáo nghi p v , bao g m t t c nghi p v phát sinh chu trình bán hàng và thu ti n t khâu nh n ñơn hàng, xét duy t h n trong tháng chuy n cho phòng k toán ñ i chi u xem phòng kinh m c tín d ng ñ n lúc giao hàng, thu ti n ñ u ñư c t ch c ch t ch . doanh và k toán hoàn toàn kh p nhau v s li u. H n ch : Báo cáo ki m soát: Hàng tháng công ty l p báo cáo v Th nh t, Công ty ñã tri n khai ph n m m k toán h tr công t ng doanh thu bán hàng hóa, và doanh thu bán thành ph m c a Công tác ghi chép và tính toán s li u k toán, nhưng h n ch c a ph n ty trong tháng. m m này ho t ñ ng hoàn toàn ñ c l p gi a văn phòng công ty v i Các báo cáo khác l p n m rõ tình hình công n và thanh các chi nhánh. toán trong tháng ñ l p k ho ch thu n như: Báo cáo công n khách Th hai, công ty chưa xây d ng cho mình m t quy trình bán hàng, Báo cáo ph i thu theo th i h n n . hàng ñ y ñ b ng văn b n. 2.2.6. Th c tr ng ki m soát t ch c thông tin trong chu trình Th ba, vi c xây d ng b mã, danh m c t ñi n chưa ñ y ñ , bán hàng và thu ti n thi u nhi u thông tin quan tr ng. Qua th c t , vi c ki m soát t ch c thông tin k toán trong Th tư, quy trình nh n x lý ñơn ñ t hàng, t x lý ñơn ñ t chu trình bán hàng và thu ti n công ty còn th công, Đi u này, d n hàng, ki m tra t n kho, xét duy t h n m c tín d ng còn th công. ñ n các r i ro như: R i ro v ch p nh n ñơn ñ t hàng vư t quá h n Th năm, công ty không s d ng l nh bán hàng ñ ki m soát r t m c tín d ng; R i ro v ch p nh n ñơn hàng không có s n ho c ch t ch và thu n ti n cho th kho trong vi c xu t kho giao hàng. không th s n xu t và cung ng k p th i theo ti n ñ khách hàng yêu Th sáu, khâu l p hóa ñơn bán hàng chưa ñư c ki m soát h t c u; R i ro bán hàng không ñúng giá; R i ro v truy xu t thông tin các r i ro trư c khi giao hàng. D n ñ n vi c thay ñ i, ch nh s a hóa trong trư ng h p lô thu c kém ch t lư ng khi khách hàng có thông ñơn không c n thi t, nhân viên bán hàng kiêm nhi u khâu t nh n tin ph n h i. ñơn ñ t hàng, in hóa ñơn. 2.2.7. Đánh giá v t ch c thông tin k toán trong chu trình Th b y, công ty t p trung vào các báo cáo tài chính, chưa v n bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO d ng k toán qu n tr vào l p báo cáo bán hàng và thu ti n ñ ph c Ưu ñi m: Công ty ñã th c hi n công tác k toán bán hàng v thông tin cho nhà qu n lý. tương ñ i t t v i ña d ng các phương th c nh n ñơn ñ t hàng và Th tám, Không có s chia s d li u, nên khi c n thông tin ñ phương th c thanh toán, cũng như các bi n pháp ki m soát nh m ra quy t ñ nh ph i t p h p thông tin t nhi u ngu n. ñ m b o các m c tiêu c a quá trình bán hàng là cung c p hàng hóa Th chín, H th ng theo dõi công n chưa ñư c thi t k theo
19 20 dõi chi ti t theo t ng hóa ñơn bán hàng, mà theo dõi theo ñ i tư ng. 3.2.1. Đ nh hư ng và l trình hoàn thi n theo mô hình qu n lý ngu n l c doanh nghi p ERP CHƯƠNG 3 – M T S GI I PHÁP HOÀN THI N T CH C a. Đ nh hư ng hoàn thi n: Ngành dư c v i r t nhi u yêu c u THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ qu n tr chuyên bi t và ñòi h i ph i tuân th các tiêu chu n, quy ñ nh THU TI N T I CÔNG TY C PH N PYMEPHARCO r t kh t khe c a B Y t , T ch c Y t th gi i. PYMEPHARCO là 3.1. S C N THI T PH I HOÀN THI N T CH C THÔNG m t công ty có quy mô l n, v a s n xu t, v a phân ph i, th trư ng TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU r ng l n, nhi u ñ i tư ng khách hàng, nhi u chi nhánh. Vì v y, công TI N T I CÔNG TY C PH N PYMEPHARCO ty ch ho t ñ ng t t khi có h th ng qu n lý hi u qu và có m t ph n Th nh t, bên c nh nh ng k t qu ñ t ñư c c a vi c t ch c m m ERP th c thi h th ng qu n lý h u hi u. thông tin k toán trong chu trình bán hàng và thu ti n c a công ty v n b. L trình hoàn thi n: Đ ñ t m c tiêu hoàn thi n h th ng còn t n t i các như c ñi m như ñã nêu t i chương 2. thông tin k toán theo ñ nh hư ng ERP, công ty c n ph i xây d ng Th hai, công ty c n ph i chu n hóa các quy trình nghi p v , m t l trình g m các giai ño n tri n khai m t cách c th ñ gi i ng d ng CNTT có hi u qu nh t, cung c p báo cáo qu n tr có thông quy t các v n ñ sau: tin chính xác, k p th i. Th nh t, Hoàn thi n quy trình kinh doanh, chu n hóa d Th ba, hàng hóa t i công ty ph i ñư c b o qu n, ki m nghi m li u trên ph m vi toàn công ty. ph i tuân th các quy ñ nh ch t ch c a B Y t , T ch c Y t Th gi i Th hai, Công ty c n ph i thay ñ i b mã hi n hành và th ng như: GDP, GMP, GPP…, nh t trong công ty. Th tư, chu trình bán hàng và thu ti n là chu trình cu i cùng Th ba, Trư c m t hoàn thi n ph n m m k toán hi n có, v c a ho t ñ ng s n xu t kinh doanh có nh hư ng l n ñ n hi u qu lâu dài ng d ng ERP c n ñư c ñư c ñ c p ñ n. c a các chu trình khác. Th tư, Cơ ch ki m soát và giám sát các h th ng thông tin Th năm, m t hàng c a công ty r t ña d ng, có nhi u giá bán, c n ph i xem xét và thi t k phù h p v i nh ng thay ñ i, ñ m b o nhi u chi nhánh, phân ph i hàng hóa theo nhi u nhóm khách hàng. hi u l c ñ i v i h th ng ki m soát n i b . Th sáu, ng d ng công ngh thông tin có ý nghĩa chi n lư c, 3.2.2. Hoàn thi n quy trình luân chuy n ch ng t k toán góp ph n tăng trư ng kinh t , phát tri n xã h i và tăng năng su t, trong chu trình bán hàng và thu ti n hi u su t lao ñ ng. Công ty c n xây d ng quy trình bán hàng theo các ti n trình 3.2. M T S GI I PHÁP GÓP PH N HOÀN THI N T CH C v i các bư c th c hi n như sau: THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ Bư c 1: Xem xét nhu c u c a th trư ng THU TI N T I CÔNG TY C PH N PYMERPHARCO Bư c 2: Tham gia ñ u th u
21 22 Bư c 3: Ký k t h p ñ ng mua bán B mã: Bư c 4: Nh n ñơn ñ t hàng * Mã khách hàng: 08 ký t , Ví d : Khách hàng B nh vi n t nh Bư c 5: Ki m tra tín d ng, t n kho Qu ng Ngãi: BV52001A (Mã KH t i Công ty), Khách hàng B nh Bư c 6: Xu t hóa ñơn vi n Sơn T nh: BV52001E (Mã KH t i C. Nhánh Quãng Ngãi). Bư c 7: C p phát hàng hóa * Mã hàng hóa: 06 ký t , Ví d : Thu c PIPANZIN thu c Bư c 8: Giao nh n v n chuy n nhóm ti t ni u s n xu t t i phan xư ng 1: TNP01A. Bư c 9: Ghi nh n doanh thu 3.2.4. Hoàn thi n t ch c thông tin trong chu trình bán hàng Bư c 10: Thu h i công n và thu ti n 3.2.3. Hoàn thi n t ch c d li u và mã hóa các ñ i tư ng a. Hoàn thi n t ch c thông tin quy trình x lý ñơn ñ t qu n lý hàng a. Hoàn thi n t ch c d li u: D li u ph i ñư c c p nh t T th c tr ng quy trình x lý ñơn ñ t hàng t i công ty cho duy nh t m t l n v i các mã nghi p v ñ nh kho n ñư c xây d ng th y, vi c t ch c thông tin trong quy trình này còn th công, t x lý s n và th ng nh t cho t ng b ph n. Các thông tin s ñư c ch n l c ñơn ñ t hàng, ki m tra t n kho thì d a trên báo cáo t n kho, xét duy t và chia s cho các b ph n tránh s ch ng chéo, trùng l p thông tin. h n m c tín d ng d a báo cáo tình hình n quá h n c a t ng khách Gi m kh i lư ng d li u lưu tr , kh i lư ng công vi c c a các b hàng do phòng k toán chuy n ñ n. Các ñơn ñ t hàng này nhân viên ph n, cung c p các báo cáo qu n tr có giá tr , k p th i cho các b phòng nghi p v - kinh doanh không c p nh t vào chương trình ñ ph n, ban giám ñ c. Khi nh n ñơn hàng t khách hàng, d li u ph i b t ñ u m t nghi p v bán hàng, nên không truy xu t ñư c các thông th c hi n t ñ ng hóa các bư c khác nhau trong su t quy trình x lý tin trong d li u khách hàng, ñ ki m tra tín d ng khách hàng, ki m ñơn hàng cho ñ n khi hoàn t t. tra d li u t n kho ñ có thông tin chính xác, k p th i trong vi c x lý - Hoàn thi n các t p tin: Danh m c phân nhóm khách hàng; ñơn hàng. Vì v y, chương trình ph i hoàn thi n ch c năng nh p ñơn Danh m c khách hàng; Danh m c hàng hóa; Chi ti t hàng hóa; Danh hàng vào ph n m m, ki m soát ñư c h n m c t n kho hàng hóa và m c trình dư c viên; Danh m c hoa h ng trình dư c viên; Danh m c tín d ng cùa khách hàng. chi nhánh; Chi ti t h p ñ ng; Chi ti t hàng hóa; Danh m c giá bán. Khi ti p nh n ñơn ñ t hàng t khách hàng, nhân viên bán b. Hoàn thi n t ch c mã hóa các ñ i tư ng qu n lý: Đ hàng ti n hành nh p các thông tin c a ñơn ñ t hàng vào chương trình. các d li u t các ph n m m qu n lý khác nhau tích h p vào cơ s d Chương trình s truy xu t thông tin khách hàng t d li u khách li u chung, duy nh t c a h th ng, công ty c n ñư c mã hóa các ñ i hàng, thông tin s h p ñ ng ñư c truy xu t t d li u chi ti t h p tư ng th ng nh t t i các b ph n khác nhau trong công ty. Vi c mã ñ ng (thông tin này dùng ñ theo dõi t t c ñơn ñ t hàng theo h p hóa các ñ i tư ng ñư c th c hi n như sau: ñ ng), thông tin hàng hóa ñư c truy xu t t d li u t p tin Danh m c
23 24 hàng hóa và t p tin Chi ti t hàng hóa, giá bán s ñư c truy xu t t d này, m i th t c xu t hàng ra kh i kho ñã ñư c hoàn t t, h th ng li u t p tin Danh m c giá bán. Ti p ñ n chương trình s ki m soát c p nh t d li u trên l nh bán hàng (kiêm phi u xu t kho) ghi vào d h p l ñơn ñ t hàng c a khách hàng. Trư c tiên, ki m tra s lư ng li u xu t kho hàng hóa và d li u t n kho hàng hóa. Ti p theo, th hàng hóa hi n t i trong kho có ñ ñ có th th c hi n ñơn hàng hay kho in phi u giao hàng. M t liên c a phi u giao hàng kèm v i hàng không, ti p theo chương trình ti p t c ki m tra h n m c tín d ng hóa s giao cho khách hàng, m t liên giao cho b ph n v n chuy n, khách hàng ñ xác ñ nh khách hàng có ñ ñi u ki n mua ch u ti p m t liên lưu t i b ph n kho hàng. ñơn hàng hay không. c. Hoàn thi n t ch c thông tin quy trình l p hóa ñơn Khi nhân viên bán hàng nh p xong d li u ñơn ñ t hàng, thì Sau khi x lý xong ñơn ñ t hàng t i phòng nghi p v kinh d li u ñơn ñ t hàng s lưu vào d li u ñ t hàng. D li u ñ t hàng doanh, m t b n sao c a l nh bán hàng ñư c chuy n ñ n phòng k c a khách hàng s ñư c li t kê tr ng thái ch duy t. Trư ng phòng toán cùng v i gi y báo g i hàng. Nhân viên l p hóa ñơn truy c p vào kinh doanh truy c p vào h th ng, ki m tra ñơn ñ t hàng do nhân chương trình ñ i chi u d li u trong h th ng v i s li u trên phi u viên bán hàng chuy n ñ n, ñ i chi u v i d li u ñ t hàng ti n hành giao hàng, l nh bán hàng, ñơn ñ t hàng c a khách hàng cùng v i d phê duy t ñơn hàng. Lúc này, tình tr ng ñơn ñ t hàng tr ng thái li u giá bán nh m ñ m b o kh p ñúng s li u. N u kh p s li u, ñư c duy t, thì nhân viên bán hàng m i in ñư c l nh bán hàng. L nh nh p s hóa ñơn, ngày hóa ñơn, ch n mã nghi p v , chương trình t bán hàng (kiêm phi u xu t kho), và ñư c in làm 03 liên, 01 liên giao g i ñ ng ñ nh kho n các tài kho n có liên quan, ti n hành in hóa ñơn cho khách hàng ch p nh n ñơn ñ t hàng và xác ñ nh ñi u ki n giao hàng, GTGT. N u sai, nhân viên l p hóa ñơn thông báo v i nhân viên bán 01 liên giao kho ñ làm th t c xu t kho hàng hóa , 01 liên giao nhân viên hàng hi u ch nh l i d li u. l p hóa ñơn phòng k toán ñ bi t ñ l p Hóa ñơn GTGT. 3.2.5. Hoàn thi n báo cáo k toán trong chu trình bán hàng Vi c t ch c thông tin quy trình x lý ñơn ñ t hàng r t quan và thu ti n c a công ty tr ng, c n ph i ñư c t ch c bài b n, d li u c p nh t ph i chính xác. Vì Trên cơ s k th a thông tin ñã ñư c t ch c x lý trong chu d li u ñ u vào c a quy trình này s ti p t c lưu tr và chia s t ñ ng cho trình mà tác gi ñã hoàn thi n trong chương 3, Phòng kinh doanh và các quy trình sau, nh m ph c v cho các b ph n c n truy xu t thông tin. phòng k toán s có ñ y ñ thông tin ñ l p các báo cáo v công tác B ph n kho hàng s có thông tin ñ chu n b hàng, xu t kho giao hàng bán hàng, báo cáo công n . cho khách hàng. B ph n k toán có thông tin ñ l p hóa ñơn, theo dõi các 3.2.6. Hoàn thi n ki m soát t ch c thông tin trong chu trình d li u liên quan ñ n công n , thu ti n bán hàng và thu ti n b. Hoàn thi n t ch c thông tin quy trình giao hàng Thông qua vi c xây d ng, t ch c t t h th ng thông tin k Trên cơ s k th a thông tin t l nh bán hàng, th kho ti n toán, chu n hóa d li u s tăng cư ng ki m soát nh m h n ch các hành chu n b hàng, xu t kho hàng hoá theo ñúng n i dung. Th i ñi m r i ro có th x y ra. Chính vì v y, khi ng d ng CNTT trong công tác
25 26 qu n lý, các khâu trong chu trình bán hàng và thu ti n ñòi h i ph i trách nhi m gi a các cá nhân và các b ph n; Tuân th nghiêm ng t ñư c tuân theo nghiêm ng t. Các bư c ki m tra, xét duy t ñư c th c các bư c công vi c trong quy trình; Các b ph n ph i h p ch t ch hi n tr c ti p trên h th ng, rút ng n ñư c th i gian luân chuy n v i nhau trong t ng lu ng thông tin, d li u; Nâng cao trình ñ tác ch ng t . nghi p cho nhân viên trong công ty; S ñ ng thu n cao c a ban giám ñ c và các b ph n trong công ty trong vi c tái cơ c u các quy trình kinh doanh. K T LU N Trên cơ s lý lu n và th c tr ng v t ch c thông tin k toán trong chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c ph n PYMEPHARCO, nghiên c u ñưa ra các gi i pháp c i ti n vi c t ch c thông tin k toán trong các quy trình x lý ñơn hàng, quy trình l p hóa ñơn, quy trình giao hàng…, chu n hóa c s d li u, hoàn thi n b mã, ñ ho t ñ ng bán hàng và thu ti n t i công ty mang l i hi u qu cao hơn. Song song v i ho t ñ ng ñó, công ty s qu n lý ñư c giá bán cho t ng khách hàng, h n m c t n kho, tín d ng khách hàng; l p báo cáo bán hàng, báo cáo công n bán hàng ña chi u và Hình 3.10: Ki m soát t ch c thông tin trong chu trình bán hàng và theo chi ti t t ng vùng, t ng nhân viên qu n lý, ñ i lý, chi nhánh; thu ti n cung c p thông tin nhanh chóng cho ho t ñ ng qu n tr ; hàng hóa Đ nâng cao hi u qu ki m soát t ch c thông trong chu ñư c ghi nh n chính xác, giao hàng ñúng h n; doanh thu ñư c ghi trình bán hàng và thu ti n, công ty c n ph i ban hành các quy ñ nh c nh n k p th i, v i th t c hóa ñơn chính xác… Hư ng ñ n xa hơn là th ñ ki m soát các n i dung sau: Ki m soát d li u ñ u vào; Ki m góp ph n t o ti n ñ ñ công ty ng d ng hi u qu h th ng ERP soát quá trình lưu tr d li u; Ki m soát sao lưu d phòng d li u; trong tương lai. Ki m soát truy n t i d li u; Ki m soát thông tin ñ u ra. 3.3. ĐI U KI N Đ TH C HI N CÁC GI I PHÁP NH M GÓP PH N HOÀN THI N T CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY C PH N PYMERPHARCO H th ng thông tin k toán ph i phân ñ nh r ch ròi quy n h n,