Tóm tắt luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát chi phí kinh doanh tại Khách sạn Citadines pearl Hội An – Công ty cổ phần Tri Việt Hội An

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

4
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài "Kiểm soát chi phí kinh doanh tại Khách sạn Citadines pearl Hội An – Công ty cổ phần Tri Việt Hội An" tìm hiểu, đánh giá công tác kiểm soát nội bộ của đơn vị thuê quản lý để xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế và theo các cam kết giữa đơn vị thuê quản lý và chủ sở hữu của Khách sạn hay không. Xem xét bổ sung các thủ tục kiểm soát cần thiết giữa đơn vị thuê quản lý và Chủ đầu tư, thỏa thuận thêm các điều khoản trong hợp đồng thuê quản lý nhằm đảm bảo các lợi ích của chủ đầu tư.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát chi phí kinh doanh tại Khách sạn Citadines pearl Hội An – Công ty cổ phần Tri Việt Hội An

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÕ NỮ PHƢỚC DIỄM KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI KHÁCH SẠN CITADINES PEARL HỘI AN – CÔNG TY CỔ PHẦN TRI VIỆT HỘI AN TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 834 03 01 Đà Nẵng – 2022
Công trình đƣợc hoàn thành tại TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS TRẦN ĐÌNH KHÔI NGUYÊN Phản biện 1: PGS.TS. NGUYỄN CÔNG PHƢƠNG Phản biện 2: TS. PHAN KHOA CƢƠNG Luận văn đƣợc bảo vệ trƣớc Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ ế to n họp tại Trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 27 tháng 8 năm 2022 Có thể tìm hiểu luận văn tại:  Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng  Thƣ viện trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHĐN
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Citadines Pearl Hội An là dự n nghỉ dƣỡng phức hợp theo chuẩn 5 sao với nhiều loại hình căn hộ du lịch h c nhau. Đƣợc đƣa vào vận hành hai th c từ năm 2019, với nhiều ƣu thế cạnh tranh nhƣ vị trí địa lý thuận lợi, bãi biển đẹp, iến trúc và chuỗi dịch vụ hép ín cộng với sự quản lý vận hành đến từ một thƣơng hiểu nổi tiếng và uy tín là The Ascott Limited. Một số vấn đề nổi lên, hi mà việc inh doanh ngƣng trệ trong mùa dịch bệnh, công t c quản lý của đơn vị thuê quản lý hông s t sao, công t c iểm so t chi phí kinh doanh cũng hông đƣợc thực hiện đầy đủ do việc thay đổi thích ứng với tình hình dịch bệnh. Một số chính s ch inh doanh thay đổi nhằm duy trì hoạt động trong mùa dịch mà chƣa đƣợc iểm so t chặt chặt chẽ, nhƣ là giảm gi dịch vụ, chi phí nhân sự trong điều iện phải đảm bảo quy định y tế, chi phí đầu vào hông iểm so t đƣợc, sự hạn chế của đơn vị thuê quản lý, … Xuất ph t từ những vấn đề nêu trên, việc nghiên cứu tìm ra c c vấn đề trong công t c iểm so t chi phí inh doanh tại Citadines Pearl Hội An - Công ty cổ phần Tri Việt Hội An là thật sự cần thiết hi mà ngành du lịch, h ch sạn, nhà hàng đã bắt đầu hởi động trở lại rất nhanh và tính cạnh tranh cao trong bối cảnh thị trƣờng h ch hàng chƣa hôi phục. Do đó t c giả chọn đề tài “Kiểm soát chi phí kinh doanh tại khách sạn Citadines Pearl Hội An – Công Ty Cổ Phần Tri Việt Hội An” để nghiên cứu luận văn thạc sĩ. 2. Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu, đ nh gi công tác iểm so t nội bộ của đơn vị thuê quản lý để x c định hệ thống iểm so t nội bộ có vận hành đúng nhƣ thiết ế và theo các cam ết giữa đơn vị thuê quản lý và chủ sở hữu của Kh ch sạn hay không. Xem xét bổ sung c c thủ tục iểm so t cần thiết giữa đơn vị thuê quản lý và Chủ đầu tƣ, thỏa thuận thêm c c điều hoản trong hợp đồng thuê quản lý nhằm
2 đảm bảo c c lợi ích của Chủ đầu tƣ. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu của luận văn là nội dung iểm so t chi phí kinh doanh trong đơn vị inh doanh dịch vụ lƣu trú Phạm vi nghiên cứu: Tại Citadines Pearl Hội An - Công ty cổ phần Tri Việt Hội An. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dựng phƣơng ph p nghiên cứu tình huống để giải quyết mục tiêu nghiên cứu. Phƣơng ph p này đƣợc tiến hành trên cơ sở ết hợp c c ỹ thuật h c nhau trong qu trình thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Cụ thể: + Phƣơng pháp quan sát đƣợc vận dụng để tổng hợp, trình bày các qui trình iểm so t chi phí kinh doanh tại Kh ch sạn. + Phƣơng ph p phỏng vấn nhằm làm rõ thêm c c phƣơng n iểm so t thực tế, c c vấn đề còn bất cập trong qu trình iểm so t chi phí. + Phƣơng ph p giải thích đƣợc vận dụng để giải thích thực trạng trên cơ sở lý thuyết nhằm nhận diện những ƣu điểm, tồn tại về việc iểm so t chi phí tại Kh ch sạn. + Phƣơng ph p suy luận logic đƣợc p dụng để hoàn thiện, xây dựng quy trình iểm so t thích hợp và nâng cao hiệu quả iểm to n chi phí tại Kh ch sạn. 5. Ý nghĩa thực hiện đề tài Đề tài nghiên cứu với mong muốn giúp Kh ch sạn hoàn thiện công t c iểm so t chi phí, tăng hiệu quả kinh doanh cũng nhƣ tăng hả năng cạnh tranh trong thị trƣờng. 6. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và ết luận, luận văn gồm có 3 chƣơng: Chương 1: Cơ sở lý thuyết kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Citadines Pearl Hội An
3 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Citadines Pearl Hội An 7. Tổng quan tài liệu - “Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí kinh doanh tại bộ phận phát triển hàng mẫu của Công ty TNHH Rochdale Spears” của t c giả Huỳnh Thị Yến Nhi (2019). - “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí thi công công trình tại Công ty TNHH TM DV Điện Thông Trường Thịnh” của t c giả Trần Anh Hoa (2020). - “Hoàn thiện kiểm soát chi phí Viễn thông Thành phố Hồ Chí Minh” của t c giả Tạ Thị Thanh Thúy (2015). CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm Kiểm so t chi phí là một hoạt động quản lý nhằm giúp lãnh đạo công ty, doanh nghiệp ra c c quyết định liên quan sử dụng c c nguồn lực về vật tƣ, lao động, m y móc thiết bị và c c nguồn lực h c đúng mục đích, có hiệu quả. Kiểm so t chi phí là một vấn đề có tính h ch quan, đƣợc thiết lập trong nội tại từng đơn vị, thông qua phân cấp quản lý, thông qua c c qui chế hoạt động liên quan đến chi phí và c c hệ thống thông tin trong nội bộ đơn vị. 1.1.2. Phân loại chi phí  Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động  Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh  Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí  Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí với mức độ hoạt
4 động  Phân loại chi phí theo khả năng kiểm soát chi phí kinh doanh  Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế của chi phí 1.1.3. Định mức chi phí Định mức giá: là gi định mức, gi dự to n để tiếp nhận một đơn vị nguồn lực sử dụng (vật tƣ, nhân công, c c nguồn lực h c). Ví dụ: đơn gi định mức để mua 1 g thịt, đơn gi một giờ công của nhân viên buồng phòng…. Định mức lượng: là định mức ỹ thuật liên quan tới số lƣợng c c nguồn lực tiêu hao để kinh doanh sản phẩm, cung cấp dịch vụ. Trong hoạt động inh doanh h ch sạn, nghỉ dƣỡng, định mức về lƣợng thể hiện rõ qua thời gian định mức để dọn dẹp một phòng chuẩn (standard room), là lƣợng thực phẩm cho một suất ăn chuẩn…. 1.1.4. Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp  Kiểm so t chi phí giúp doanh nghiệp có thể tập trung năng lực của mình vào c c điểm mạnh, tìm ra c c cơ hội hoặc c c vấn đề quan trọng trong sản xuất kinh doanh.  Kiểm so t chi phí giúp doanh nghiệp có thể cải thiện chất lƣợng sản phẩm hay dịch vụ của mình mà hông làm thay đổi chi phí  Kiểm so t chi phí giúp ngƣời ra quyết định nhận diện đƣợc c c nguồn lực có chi phí thấp nhất trong việc kinh doanh và cung ứng hàng ho dịch vụ. 1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. Môi trƣờng kiểm soát chi phí kinh doanh Môi trƣờng iểm so t bao gồm c c nhân tố bên trong và bên ngoài có tính chất môi trƣờng t c động đến việc thiết ế, hoạt động và sự hiện hữu của c c chính s ch, thủ tục iểm so t của đơn vị. C c nhân tố này chủ yếu liên quan đến th i độ, nhận thức và hành động của ngƣời quản lý đơn vị, bao gồm c c nhân tố: - Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo: - Tính trung thực và giá trị đạo đức
5 - Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát - Cơ cấu tổ chức bộ máy - Cơ chế hoạt động kiểm soát - Chính sách về nguồn nhân lực và quá trình thực hiện - Bộ phận kiểm toán nội bộ - Các nhân tố bên ngoài - Sự chịu trách nhiệm đối với kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ 1.2.2. Hoạt động đánh giá rủi ro trong kiểm soát chi phí kinh doanh Doanh nghiệp luôn phải đối mặt với c c rủi ro h c nhau, c c rủi ro này có thể đến từ môi trƣờng bên trong hoặc bên ngoài gây ảnh hƣởng xấu đến việc đạt đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp, làm cho mục tiêu doanh nghiệp đạt đƣợc thấp thậm chí hông thể đạt đƣợc. Rủi ro hoạt động là c c nguy cơ gây ra tổn thất cho doanh nghiệp do c c quy định, c c thủ tục iểm so t chi phí inh doanh trong c c chu trình hoạt động của doanh nghiệp hông hiệu quả, hông phù hợp hoặc do c c yếu tố bên ngoài doanh nghiệp gây ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu hiệu quả hoạt động. Rủi ro tuân thủ là nguy cơ gây ra tổn thất cho doanh nghiệp do hông tuân thủ c c quy định ph p luật và c c quy định h c có liên quan. Rủi ro báo cáo là nguy cơ gây ra c c tổn thất cho doanh nghiệp do c c vi phạm hông đƣợc b o c o. để đảm bảo việc thực hiện c c mục tiêu của doanh nghiệp một c ch hiệu quả thì cần phải có c c biện ph p đối phó với rủi ro. 1.2.3. Các thủ tục kiểm soát kiểm soát chi phí kinh doanh Môi trƣờng iểm so t tốt là điều iện cần, quan trọng để hoạt động iểm so t có hiệu quả. Tuy nhiên, để hoạt động iểm so t có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều iện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tục iểm so t. Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập c c thủ tục iểm so t là: ♦ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
6 ♦ Nguyên tắc bất iêm nhiệm ♦ Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn C c thủ tục iểm so t bao gồm:  Phân chia trách nhiệm đầy đủ  Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau:  Kiểm soát vật chất  Kiểm tra độc lập việc thực hiện  Phân tích soát xét lại việc thực hiện 1.2.4. Thông tin và trao đổi thông tin trong công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Thu thập và sử dụng c c thông tin phù hợp và chất lƣợng nhằm giúp c c thành phần trong hệ thống iểm so t chi phí inh doanh nội bộ đƣợc vận hành. Trao đổi thông tin trong nội bộ bao gồm c c mục tiêu và tr ch nhiệm iểm so t chi phí inh doanh nội bộ nhằm hỗ trợ c c thành phần trong hệ thống iểm so t chi phí inh doanh nội bộ đƣợc vận hành. Trao đổi thông tin với bên ngoài đơn vị về c c vấn đề liên quan đến sự vận hành của c c thành phần trong hệ thống iểm so t chi phí inh doanh nội bộ. 1.2.5. Hoạt động giám sát, kiểm tra Hoạt động gi m s t đƣợc thiết lập nhằm thực hiện chức năng gi m s t tính hữu hiệu của hệ thống iểm so t chi phí inh doanh nội bộ, nó bao gồm c c đ nh gi chuyên biệt, đ nh gi thƣờng xuyên hay ết hợp cả hai hình thức để xem xét sự hiện diện của c c thành phần của hệ thống iểm so t chi phí inh doanh nội bộ và c c thành phần đó có đƣợc thực thi hay là hông. Hoạt động gi m s t đƣợc thực hiện nhƣ sau:  Đánh giá thường xuyên: Việc đ nh gi nhằm xem xét hệ thống KSNB chi phí inh doanh có nên thực hiện chức năng nữa hay hông thông qua việc đ nh gi việc thực hiện tr ch nhiệm hằng ngày của nhân viên. C c tiêu chí đ nh gi gi m s t thƣờng xuyên
7  Đánh giá chuyên biệt: Việc đ nh gi thông qua chức năng của c c iểm to n độc lập và c c iểm to n nội bộ nhằm ịp thời ph t hiện c c yếu ém của hê thống KSNB và đƣa ra c c hƣớng giải quyết và hoàn thiện. 1.3. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ KHÁCH SẠN – NHÀ HÀNG 1.3.1. Khái quát đặc điểm hoạt động kinh doanh khách sạn – nhà hàng Hoạt động inh doanh h ch sạn là ngành cung cấp dịch vụ lƣu trú cho h ch nghỉ trong một thời gian cụ thể, èm theo với lƣu trú là những dịch vụ đặc thù nhằm làm cho việc lƣu ngụ lại tại h ch sạn trở nên thú vị và tiện lợi hơn. Hoạt động inh doanh nhà hàng là hoạt động vừa kinh doanh vừa chế biến và tiêu thụ ngay sản phẩm kinh doanh ra. Chu ỳ chế biến trong hoạt động nhà hàng thƣờng ngắn, hông có sản phẩm dở dang cuối ì. Đồng thời sản phẩm chế biến trong nhà hàng đƣợc thực hiện theo yêu cầu của h ch hàng thì đƣợc xem đã tiêu thụ, sản phẩm chế biến hông đƣợc dự trữ lâu. - Đặc điểm của sản phẩm dịch vụ ở h ch sạn: Sản phẩm dịch vụ của h ch sạn rất đa dạng: dịch vụ lƣu trú, dịch vụ ăn uống và c c dịch vụ bổ sung khác. Sản phẩm h ch sạn là tổng hợp tất cả c c dạng vật chất và phi vật chất có thể do bản thân h ch sạn s ng tạo ra. Sản phẩm dịch vụ trong h ch sạn bao gồm toàn bộ hoạt động diễn ra trong một qu trình từ hi h ch bƣớc vào cho đến hi tiễn h ch rời h ch sạn. - Đặc điểm về mối quan hệ kinh doanh và tiêu dùng sản phẩm dịch vụ h ch sạn: Quá trình kinh doanh và tiêu dùng diễn ra đồng thời trong cùng một hông gian và thời gian. Chính vì vậy mà sản phẩm của ngành h ch sạn hông thể lƣu ho, hông thể đem nơi h c quảng c o hoặc tiêu thụ mà chỉ có thể “kinh doanh và tiêu dùng ngay tại chỗ’’. - Đặc điểm về qu trình inh doanh của h ch sạn: - Đặc điểm về đối tƣợng inh doanh và phục vụ của nghành h ch sạn: Đối tƣợng phục vụ của h ch sạn là h ch du lịch có đặc điểm nhân hẩu
8 học và tâm lý học h c nhau. 1.3.2. Đặc điểm chi phí hoạt động kinh doanh khách sạn – nhà hàng * Chi phí inh doanh h ch sạn – nhà hàng luôn luôn đƣợc biểu hiện dƣới hình th i tiền tệ: - Dùng tiền tệ để biểu hiện cho chi phí vì trong inh doanh đòi hỏi nhiều chi phí h c nhau nên cần phải thống nhất một đại lƣợng để x c định đƣợc toàn bộ chi phí, c c chi phí ph t sinh h c nhau…. - Chi phí inh doanh Kh ch sạn – nhà hàng biểu hiện dƣới nhiều hình thức, trong đó: + Biểu hiện trực tiếp là chi phí hiện vật là sự hao mòn của c c tài sản cố định, công cụ lao động, nhiên liệu, hao hụt bằng hiện vật đó cũng đƣợc chuyên thành tiền. + Biểu hiện trực tiếp bằng tiền đó là tiền lƣơng, tiền trả cho c c công dịch vụ nhƣ vận chuyển, điện thoại…. 1.4. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.4.1. Nhận diện thông tin về chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp 1.4.2. Việc xây dựng hệ thống định mức chi phí tại doanh nghiệp 1.4.3. Quan hệ cung cầu các yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp 1.4.4. Các giải pháp, công cụ kiểm soát chi phí kinh doanh của doanh nghiệp KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
9 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CITADINES PEARL HỘI AN 2.1. GIỚI THIỆU VỀ CITADINES PEARL HỘI AN 2.1.1. Quy mô hoạt động của Citadines Pearl Hội An Citadines Pearl Hoi An là dự n nghỉ dƣỡng phức hợp đẳng cấp 5 sao với nhiều loại hình căn hộ du lịch h c nhau, đƣợc thiết ế và xây dựng đồng bộ từ hu căn hộ đến h ch sạn với phong c ch sang trọng, hiện đại. Dự n sở hữu vị trí trung tâm hi nằm trên trục đƣờng Đà Nẵng – Hội An. Citadines Pearl Hội An cũng là dự n h ch sạn, căn hộ dịch vụ đầu tiên do The Ascott Limited quản lý tại Hội An Quảng Nam. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán Kế to n trƣởng Kế to n tổng Kế to n doanh Kế to n chi phí Kế to n ho và hợp thu và công nợ và Thủ quỹ tính giá thành Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ m y ế to n Phòng ế to n có chức năng thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính ế to n theo đúng quy định của Nhà nƣớc về chuẩn mực ế to n, nguyên tắc ế to n… Theo dõi, phản nh toàn bộ hoạt động của Kh ch sạn. Do vậy việc tổ chức hạch to n ế to n chuẩn x c và nhanh chóng đòi hỏi yêu cầu cao nhằm đ p ứng ịp thời c c thông tin cần thiết. 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CITADINES PEARL HỘI AN 2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát
10 2.2.1.1. Triết lý làm việc và phong cách điều hành của các cấp quản lý Kh ch sạn đƣợc điều hành bởi các nhà quản lý chuyên nghiệp đƣợc thuê từ nƣớc ngoài, do đó phong c ch điều hành của Tổng quản lý rất nghiêm túc rõ rang và chặt chẽ trong c ch quản lý nhân viên, giờ giấc làm việc, hen thƣởng. Với mục tiêu chính là đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp nên c c cấp quản lý luôn linh hoạt trong mọi tình huống, ngoại giao tốt với c c đơn vị lữ hành trong và ngoài nƣớc cũng nhƣ c c tổ chức liên quan nhằm tạo c c mối quan hệ bền vững và thu hút h ch cho doanh nghiệp mình. 2.2.1.2. Chính sách nhân sự Tập đoàn quản lý củng nhƣ Tổng quản lý trực tiếp tại h ch sạn luôn quan tâm và đ nh gi cao vai trò của ngƣời lao động đồng thời tăng cƣờng công t c đào tạo cho c c nhân viên cũ cũng nhƣ mới để theo ịp phong c ch phục vụ chuyên nghiệp đúng với tiêu chuẩn của một hu du lịch. Tổng quản lý luôn đ nh gi cao những c nhân có đóng góp tích cực trong công việc bằng c ch hen thƣởng, đề xuấ nâng lƣơng, đặt ra c c chính s ch phúc lợi nhằm đảm bảo cho nhân viên hăng say trong công việc, góp phần ph t triển Kh ch sạn một c ch chuyên nghiệp. 2.2.1.3. Sự cam kết về năng lực  Về trình độ chuyên môn Về tuyển dụng nhân sự, huấn luyện và đào tạo:  Thực hiện công việc  Kiểm tra kết quả thực hiện công việc  Thực hiện những tác động quản trị thích hợp 2.2.1.4. Chính sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật 2.2.1.5. Công tác lập kế hoạch chi phí kinh doanh Cuối mỗi năm, Kh ch sạn sẽ tiến hành xây dựng ế hoạch kinh doanh, tài chính cho năm tiếp theo, từ những dự b o về nhu cầu, thị hiếu, thị trƣờng, c c bộ phận trong Kh ch sạn sẽ phối hợp và căn cứ trên số liệu dự iến về lƣợng h ch lƣu trú để xây dựng một bản ế hoạch ngân s ch cho năm hoạt động tiếp theo.
11 2.2.2. Thực trạng đánh giá rủi ro X c định mục tiêu chi phí: Để đạt đƣợc c c mục tiêu doanh thu đề ra, việc lập b o c o dự to n chi phí đƣợc Tổng quản lý quản lý Citadines Pearl Hội An rất coi trọng. C c dự to n chi phí trong năm ế hoạch sẽ đƣợc lập cho từng bộ phận. Trên cơ sở c c dự to n này, Tổng quản lý Citadines Pearl Hội An sẽ so với chi phí thực tế tại mỗi bộ phận, nếu chi phí năm thực hiện cao hơn chi phí năm ế hoạch thì Tổng quản lý sẽ xem xét nguyên nhân gây ra c c hoản chi phí chênh lệch này, và chi phí ph t sinh này ph t sinh từ bộ phận nào từ đó sẽ đƣa ra hƣớng giải quyết và hắc phục.  Quá trình nhận diện và đánh giá rủi ro: - Tổng quản lý Citadines Pearl Hội An x c định nhóm rủi ro có thể đến từ nội bộ doanh nghiệp là c c rủi ro t c động trực tiếp đến hoạt động trong nội bộ của doanh nghiệp. Nhóm rủi ro này ph t sinh từ c c nhân tố trong nội bộ doanh nghiệp, nhƣ: năng lực nhân viên hông đ p ứng yêu cầu nhiệm vụ đƣợc giao; sự yếu ém về trình độ, chính s ch đãi ngộ, tuyển dụng và sa thải ngƣời lao động hông phù hợp; hông đủ nguồn nhân lực để hoàn thành c c mục tiêu; sự gian lận của c c cấp quản lý và nhân viên; sự phối hợp giữa c c bộ phận trong doanh nghiệp thiếu ăn hớp; chất lƣợng sản phẩm hông đảm bảo; sự tuân thủ chính sách an toàn lao động, và c c quy định h c của ph p luật; hệ thống thông tin hông đầy đủ, chính x c, ịp thời. Một số rủi ro có thể ể đến trong nhóm này nhƣ: RRTC; rủi ro quản trị điều hành; rủi ro về nhân sự; rủi ro công nghệ...  Biện pháp đối phó với rủi ro Tổng quản lý Citadines Pearl Hội An sử dụng c c chiến lƣợc, c c chƣơng trình, phƣơng ph p, công cụ, ỹ thuật, ... nhằm ngăn ngừa, né tr nh hoặc giảm thiểu những tổn thất, những ảnh hƣởng hông mong đợi của rủi ro đối với doanh nghiệp. 2.2.3. Thủ tục kiểm soát 2.2.3.1. Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp  Kiểm soát chi phí kinh doanh quá trình mua hàng và nhập kho
12 Khi có c c đơn yêu cầu mua hàng ở bộ phận h ch sạn, nhân viên mua hàng tiến hành chọn nhà cung cấp và lấy b o gi của những mặt hàng này. Các b o gi phải đƣợc Tổng quản lý phê duyệt. Sau hi nhận hàng xong, nhân viên nhận hàng nhập vào hệ thống c c đơn hàng đã nhận, ế to n ho tiến hành nhập hàng vào ho. Kế to n thanh to n căn cứ vào đơn đặt hàng, bảng b o gi , hợp đồng mua hàng và hóa đơn b n hàng của nhà cung cấp (chứng từ mua hàng) cùng với chứng từ vận chuyển hàng (nếu có) nhận đƣợc từ bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành làm thủ tục thanh to n cho nhà cung cấp giống nhƣ đối với hàng thực phẩm. Để iểm so t hiệu quả quy trình mua hàng, nhập ho và xuất ho NVL cũng nhƣ iểm ê tồn ho cho bộ phận h ch sạn, đơn vị cũng thực hiện tƣơng tự nhƣ ở bộ phận h ch sạn. + Kiểm so t qu trình mua hàng và nhập ho Tƣơng tự nhƣ bộ phận h ch sạn, hi mua hàng ở bộ phận h ch sạn, thủ ho hi nhận hàng cần theo dõi số lƣợng, chất lƣợng hàng hóa có đủ và đạt tiêu chuẩn nhu cầu đặt hàng hông căn cứ trên bảng b o gi cũng nhƣ hàng mẫu đã đƣợc xem hoặc sử dụng trƣớc... Kế to n cần xem tính hợp lệ của hóa đơn b n hàng về ngày th ng năm mua hàng, tên nhà cung cấp, địa chỉ, mã số thuế, số lƣợng, đơn gi ...nếu có sai sót hay nhầm lẫn thì phải b o cho nhà cung cấp điều chỉnh lại hóa đơn. Kế to n căn cứ vào đơn đặt hàng cùng với bảng b o gi thƣơng lƣợng trƣớc hi ý hợp đồng mua hàng và chứng từ mua hàng (hóa đơn b n hàng) nhận đƣợc từ bộ phận ho cùng với chứng từ vận chuyển hàng (nếu có) sẽ tiến hành cùng với thủ ho iểm tra trực tiếp số lƣợng hàng thực nhận để tập hợp c c loại hàng đƣợc mua phục vụ cho bộ phận buồng phòng và nhập ho vật tƣ.  Kiểm soát quá trình xuất kho NVL Thủ ho hi xuất hàng cần có phiếu yêu cầu đầy đủ thông tin nhƣ tên hàng, số lƣợng, xuất dùng ở vị trí nào, dùng trong hoảng thời gian bao lâu...và có chữ
13 í của ngƣời yêu cầu và trƣởng bộ phận. Nhân viên ế to n ho nhận đƣợc phiếu yêu cầu xuất hàng thì tiến hành xuất hàng. Phiếu yêu cầu phải có đầy đủ thông tin nhƣ số lƣợng, tên mặt hàng, xuất dùng cho phòng h ch hay hu vực công cộng, thời gian sử dụng...và c c phiếu yêu cầu nhận hàng này phải đƣợc í duyệt của trƣởng bộ phận đó.  Kiểm tra tồn kho NVL Thủ ho định ì cuối th ng sẽ ết hợp với ế to n iểm ho hàng. Việc iểm tra phải đảm bảo số lƣợng thực tế phù hợp với số lƣợng trên sổ ế to n, hàng vẫn còn hạn sử dụng. Nếu có sự chênh lệch giữa sổ s ch ế to n với số lƣợng thực tế, thủ ho và ế to n phải tìm ra nguyên nhân, xem sai sót chỗ nào để có hƣớng giải quyết. Với những hao hụt, hỏng, ế to n làm phiếu xuất ho hàng hỏng, gi xuất hàng hỏng tính vào gi thành của buồng phòng. Đối với những hao hụt lớn thì ế to n và thủ ho cần tìm ra nguyên nhân và b o c o với cấp quản lý trực tiếp. Cuối th ng nhân viên ế to n ho sẽ ết hợp với nhân viên iểm ê tiến hành iểm tra ho hàng. Việc iểm ê phải đảm bảo sự phù hợp về số lƣợng trên sổ ế toán phù hợp với số lƣợng thực tế và hàng vẫn còn hạn sử dụng. 2.2.3.2. Kiểm soát chi phí kinh doanh tiền lương và các khoản trích theo lương Cuối th ng phòng nhân sự sẽ iểm tra bảng chấm của từng nhân viên tại h ch sạn bao gồm bộ phận inh doanh nhà hàng, bộ phận inh doanh phòng và bộ phận inh doanh h ch do thƣ í c c bộ phận gửi rồi đối chiếu với phần mềm chấm công. Trên cở sở đó, nhân viên phòng nhân sự sẽ làm b o c o về ngày công làm việc của tất cả nhân viên trong h ch sạn. đối với c c ngày lễ, tết lƣơng nhân viên đƣợc hƣởng rất cao 300% hoặc đƣợc nghỉ bù 3 ngày làm việc bình thƣờng nên việc theo dõi và lập c c b o c o chấm công rất cụ thể và cẩn trọng; đồng thời lập c c b o c o theo dõi số ngày nghỉ phép của nhân viên để trừ ngày nghỉ phép hay nghỉ hông lƣơng để trừ vào tiền lƣơng. Từ đó, nhân viên phòng nhân sự sẽ lên bảng tổng hợp chấm công trong th ng làm cơ sở tính lƣơng. Sau hi hoàn thành bảng chấm công cho tất cả nhân viên trong h ch sạn,
14 nhân viên phòng nhân sự chuyển bảng số liệu ngày công này cho nhân viên thanh to n lƣơng trả lƣơng cho nhân viên. Sau hi tổng ết thời gian làm việc cụ thể và iểm tra ngày nghỉ phép, ngày nghỉ và làm thêm giờ, nhân viên phòng nhân sự dựa vào bảng chấm công để tính tiền lƣơng thực nhận cho mỗi nhân viên. Đối với sai sót do tính sai ngày công nhƣ thiếu hay thừa, ế to n yêu cầu bộ phận nhân sự sửa chữa trên bảng lƣơng để phản nh đúng hoản phải trả. Đối với sai sót nhƣ trong qu trình tính to n nhƣ nhập sai số liệu hoặc có sự nhầm lẫn ngày công của nhân viên này với nhân viên h c thì cần chỉnh lại cho đúng. 2.2.3.3 Kiểm soát chi phí kinh doanh sản xuất chung Chi phí NVL gi n tiếp t c động tạo ra sản phẩm phục vụ cho bộ phận h ch sạn nhƣ chi phí cây cảnh, chi phí trang trí…Chi phí dịch vụ mua ngoài nhƣ điện, nƣớc, điện thoại,…và đƣợc phân bổ theo doanh thu thực hiện của bộ phận h ch sạn. Chi phí CCDC xuất dùng nhƣ bàn, ghế, tủ, giƣờng, hệ thống đèn điện, tivi, tủ lạnh… Chi phí này đƣợc Chủ đầu tƣ trang bị ngay từ hi đƣa Kh ch sạn vào hoạt động Chi phí nhân viên quản lý h ch sạn và nhân viên h c đƣợc ghi nhận theo từng bộ phận để so s nh và đ nh gi ết quả so vơi ngân s ch đã lập Chi phí NVL gi n tiếp t c động tạo ra sản phẩm cho bộ phận inh doanh phòng nhƣ chi phí đƣa đón h ch, chi phí trang trí, chi phí cây cảnh, chi phí điện thoại, chi phí điện, nƣớc, xăng dầu đƣợc phân bổ theo doanh thu thực hiện của bộ phận h ch sạn. 2.2.3.4. Kiểm soát chi phí kinh doanh bán hàng và quản lý doanh nghiệp Nội dung của chi phí này bao gồm c c hoản chi phí dịch vụ mua ngoài gồm điện, nƣớc, điện thoại, xăng xe, chi phí quảng c o, huyến mãi, chi phí lãi vay, chi phí tiếp h ch… Với c c ế hoạch đƣợc lập ra thì mỗi bộ phận đều phải cố gắng thực hiện đƣợc. Cuối mỗi th ng c c b o c o đƣợc lập ra thể hiện đầy đủ doanh thu, chi phí
15 của từng bộ phận, từng sản phẩm dịch vụ của h ch sạn, và đƣợc so s nh với ế hoạch đã xây dựng. B o c o sẽ đƣợc gửi cho Chủ đầu tƣ, đơn vị vận hành quản lý Asscot sẽ phân tích, giải trình c c con số trên b o c o cho Chủ đầu tƣ. Đồng thời đơn vị vận hành quản lý phải đƣa ra đƣợc c c phƣơng n để hắc phục, hoặc phải đ p ứng c c yêu cầu của Chủ đầu tƣ nêu ra trong huôn hổ c c điều hoản hợp đồng quản lý đã ý ết. Qua b o c o tình hình chi phí của từng bộ phận trong th ng, phân tích chi phí vƣợt trội đề ra phƣơng n cho viêc lập ế hoạch chi phí trong th ng tới. Chính nhờ tập hợp chi phí theo từng bộ phận trong từng th ng và hạch to n lãi lỗ của từng bộ phận đã tạo điều iện dễ dàng trong quản lý chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hơn trong inh doanh. Từ đó biết đƣợc lãi, lỗ là chủ yếu do bộ phận nào, nên hạn chế chi phí gì và có chế độ hen thƣởng hợp lý cho từng bộ phận. 2.2.4. Thực trạng thông tin và trao đổi thông tin trong công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Kh ch sạn Citadines Pearl Hội An, đối tƣợng hạch to n chi phí đƣợc x c định theo từng loại hoạt động inh doanh dịch vụ gồm: hoạt động inh doanh buồng phòng, hoạt động inh doanh h ch sạn, hoạt động inh doanh vận chuyển h ch, hoạt động inh doanh giải trí và một số hoạt động inh doanh h c nhằm phục vụ h ch chu đ o hơn nhƣ dịch vụ hƣớng dẫn, dịch vụ thƣ ý... Phần lớn chi phí sản xuất tại Kh ch sạn Citadines Pearl Hội An đƣợc phân chia theo từng bộ phận và hi lên b o c o tài chính cũng chia theo từng bộ phận. - Chi phí nguyên, nhiên vật liệu gồm chi phí về mua nhiên liệu (Gas, dầu, xăng chạy m y ph t điện, m y cắt cỏ, m y hút nƣớc…), mua vật liệu xuất dùng trong c c bộ phận nhƣ thực phẩm để chế biên trong h ch sạn hay em đ nh răng, sửa tắm, xà bông…dùng cho bộ phận buồng phòng. - Chi tiền lƣơng và c c hoản trích theo lƣơng cho c c bộ phận, c c nhân viên. - Chi phí công cụ dụng cụ xuất dùng cho c c bộ phận từ văn phòng đến h ch sạn, buồng phòng, hội trƣờng, giải trí… hấu hao TSCĐ. - Chi phí dịch vụ mua ngoài gồm điện, nƣớc, internet, điện thoại, xử lý r c thải…
16 - Chi phí bằng tiền h c nhƣ tiếp h ch, hội nghị, từ thiện…. ♦ Phân loại theo hoản mục chi phí trong gi thành sản phẩm Theo c ch phân loại này, Kh ch sạn tập hợp chi phí thành 3 hoản mục: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp gồm chi phí nhiên liệu nhƣ gas, xăng, dầu, thực phẩm dùng cho bộ phận h ch sạn; đồ dùng cho bộ phận buồng phòng và cho c c hoạt động h c nhƣ bơi, lặn… - Chi phí nhân công trực tiếp gồm tiền công, tiền lƣơng và c c hoản trích theo lƣơng, phụ cấp, cơm ca, thƣởng, đồng phục… - Chi phí sản xuất chung gồm chi phí điện, nƣớc, internet, hấu hao TSCĐ, văn phòng phẩm, chi phí quảng c o và tiếp thị… Kh ch sạn phân loại c c hoản mục chi phí nhƣ trên nhằm phục vụ cho công t c ế to n tài chính, tập hợp chi phí ở từng hoản mục để tính gi thành sản phẩm dịch vụ. Kh ch sạn đang sử dụng hệ thống ế to n m y, dùng phần mềm RMS cho hệ thống quản lý h ch sạn, còn dùng phần mềm Smile cho hệ thống ế to n, Tùy theo chức năng phân quyền mà mỗi nhân viên phòng ế to n sẽ đƣợc cấp cho một mật mã và chỉ đƣợc quyền sử dụng trong giới hạn cho phép, chỉ những ngƣời có tr ch nhiệm cao hơn nhƣ trƣởng phòng ế to n, Tổng quản lý mới có quyền truy cập, iểm tra và sử dụng hết c c thông tin tập hợp về m y chủ. Hạch to n chi phí và quản lý chi phí tại Kh ch sạn Citadines Pearl Hội An đƣợc p dụng theo hệ thống tài hoản và phƣơng ph p hạch to n chi phí của Hiệp Hội Quốc tế về Ngành inh doanh h ch sạn đã đƣợc soạn thảo và ý ết tại New Yor năm 1997. Tài hoản sử dụng: C c hệ thống mã hóa này đƣợc thiết lập vào phần mềm ế to n Smile, ngân s ch đã đƣợc Chủ đầu tƣ phê duyệt củng đƣợc cập nhật lên phần mềm để so s ch ết quả thực hiện với ngân s ch. Đối với c c chi phí ph t sinh tại h ch sạn đều đƣợc mở PR và PO trên phân hệ mua hàng của phần mềm, trên PO và PR đƣợc yêu cầu điền đầy đủ thông tin về bộ phận, …. có trong ngân s ch đã lập và không có trong ngân sách.
17 Bảng 2.7. Phiếu yêu cầu mua hàng (PA) Phiếu mua hàng sẽ thể hiện: c c chức danh thực hiện và phê duyệt Bảng 2.8. Đơn đặt hàng (PO) Đơn đặt hàng sẽ thể hiện tƣơng tự: Ngƣời duyệt sẽ căn cứ trên c c PA đã duyệt và thực tế công việc ph t sinh tại h ch sạn để duyệt PO và duyệt nhà cung cấp
18 Trên PO và PR đều có số phiếu thứ tự do đó hi ghi nhận chi phí, ế to n viên sẽ căn cứ thông tin trên PO và PR để ghi nhận chi phí đúng bộ phận và đúng mã phí và tr nh sự trùng lặp hay bỏ sót. Việc này sẽ giúp cho nhà quản lý iểm so t c c chi phí trong và ngoài ngân s ch. Hàng th ng phần mềm sẽ ết xuất b o c o ết quả hoạt động theo từng bộ phận để c c bối phận đối chiếu và theo dõi c c hoản chi phí mà mình đã lập ngân s ch và thực hiện 2.2.5. Hoạt động giám sát, kiểm tra công tác kiểm soát chi phí tại Citadines Pearl Hội An Citadines Pearl Hội An chƣa thiết lập hệ thống KSNB, các bộ phận tự theo dõi và tự iểm so t hiệu quả của c c hoạt động iểm so t chi phí inh doanh của bộ phận mình, ngoài ra về phía Chủ đầu tƣ có bộ phận Quản lý vận hành thƣờng xuyên theo dõi và gi m s t việc thực hiện ế hoạch inh doanh của Kh ch sạn, việc để đƣa ra đ nh gi về sự phù hợp giữa c c hoạt động iểm so t chi phí inh doanh với tình hình thực tế tại Kh ch sạn do chính c c bộ phận thực hiện. 2.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI KHÁCH SẠN CITADINES PEARL HỘI AN 2.3.1. Những ƣu điểm  Môi trường kiểm soát chi phí kinh doanh Phong c ch lãnh đạo của Tổng quản lý và hội đồng quản trị xem trọng việc đ nh gi c c rủi ro có thể gây ảnh hƣởng đến việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp, góp phần thiết lập và vận hành hệ thống iểm so t chi phí inh doanh nội bộ một c ch ịp thời và đúng đắn.  Đánh giá rủi ro - Nhận diện rõ ràng và đầy đủ c c nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ảnh hƣởng đến việc hoàn thành c c mục tiêu của doanh nghiệp và đƣa ra c c giải ph p nhằm ngăn chặn, đối phó với c c rủi ro này.  Thông tin và trao đổi thông tin  Hoạt động kiểm soát chi phí kinh doanh