Tóm tắt luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - Công ty cổ phần khu vực Miền Trung

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

5
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - Công ty cổ phần khu vực Miền Trung" là đánh giá thực trạng và hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - Công ty cổ phần khu vực Miền Trung

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN THỊ BÍCH LINH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - CÔNG TY CỔ PHẦN KHU VỰC MIỀN TRUNG TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8 34 03 01 Đà Nẵng, năm 2022
Công trình được hoàn thành tại TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN THỊ XUÂN LINH Phản biện 1: PGS.TS. Nguyễn Công Phương Phản biện 2: PGS.TS. Phan Thanh Hải Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 27 tháng 8 năm 2022 Có thể tìm hiểu luận văn tại: − Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng
1 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngành hàng không Việt Nam đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ với dư địa phát triển lớn. Theo đánh giá của Hiệp hội Vận tải hàng không quốc tế (IATA), Việt Nam là thị trường hàng không đang phát triển nhanh và năng động, xếp thứ bảy trong số những thị trường phát triển nhanh nhất thế giớ Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam - Vietnam Airlines là thương hiệu hướng đến phân khúc khách hàng cao cấp, lấy chất lượng dịch vụ làm điểm mạnh. Trải qua hai năm dịch bệnh chịu ảnh hưởng nghiêm trọng, nhưng Vietnam Airlines đã vững vàng vượt qua bằng những giải pháp và chính sách thật sự hiệu quả và đúng đắn. Hướng tới sự hồi phục và phát triển mạnh hơn sau đại dịch, Vietnam Airlines đang từng bước nâng tầm dịch vụ, chuyển đổi số, nâng cao nội lực và năng lực cạnh tranh để giữ vững vị thế dẫn dắt thị trường hàng không. Trong bối cảnh đại dịch Covid-19 kéo dài hai năm qua cộng với môi trường cạnh tranh giữa các hãng hàng không trong lĩnh vực kinh doanh vận tải hàng không ngày càng gay gắt và trực diện, việc kiểm soát tốt doanh thu và công nợ phải thu càng trở nên quan trọng và cấp thiết để đảm bảo dòng tiền cũng như hạn chế rủi ro nợ quá hạn nợ khó đòi cho đơn vị. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung hiện nay đã được tổ chức khoa học và được hỗ trợ bởi các phần mềm lớn và hiện đại. Tuy nhiên các thủ tục kiểm soát này vẫn còn những bước kiểm soát thủ công, phụ thuộc vào yếu
2 tố con người, và các yếu tố rủi ro kiểm soát vẫn còn tiềm ẩn. Vì vậy, việc tìm hiểu và nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung, từ đó đưa ra các giải pháp đổi mới một số hoạt động kiểm soát nội bộ, nâng cao tự động hóa các khâu thủ công, nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là rất cần thiết trong bối cảnh hiện nay. Đây chính là cơ sở để góp phần vào tiến trình nâng tầm dịch vụ, nâng tầm chất lượng năm sao của Vietnam Airlines. 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đánh giá thực trạng và hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung. Để thực hiện mục tiêu tổng quát này, đề tài thực hiện hai mục tiêu cụ thể sau: - Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung - Đề xuất những giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung. Phạm vi nghiên cứu: Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung
3 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Tác giả dùng phương pháp nghiên cứu tình huống. Cụ thể: - Khảo cứu tài liệu - Quan sát, tổng hợp xử lý những thông tin có được để đưa ra kết quả nghiên cứut - Phân tích so sánh để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu, từ đó đưa ra giải pháp 5. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Kiểm soát nội bộ là đề tài được rất nhiều tác giả, nhóm tác giả trên thế giới cũng như Việt Nam nghiên cứu, đặc biệt là những đề tài nghiên cứu ứng dụng kiểm soát nội bộ trong một đơn vị cụ thể. Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn, tác giả đã tìm hiểu nghiên cứu các đề tài luận văn có cùng chủ đề kiểm soát nội bộ, đặc biệt trong cùng nghành hành không, cụ thể như sau: Bùi Quốc Toản (2016) với nghiên cứu “Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại Vietnam Airlines khu vực Miền Nam” Đặng Sinh Huy (2008) với nghiên cứu “Kiểm soát doanh thu và chi phí tại Văn phòng khu vực Miền Trung - Tổng công ty Hàng Không Việt Nam” Phan Thị Diệp Anh (2012) với nghiên cứu “Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Dịch vụ Hàng Không Masco”. Hoàng Thị Tình (2021) với nghiên cứu “Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Phú Minh Trí Đà Nẵng” Sau khi tham khảo và tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trước đây, tác giả nhận ra rằng, các nghiên cứu này chưa đi sâu và cụ thể
4 vào chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung. Hơn nữa các nghiên cứu trước đây đã không còn phù hợp với tình hình và đặc điểm sản xuất kinh doanh hiện nay nên không còn tính ứng dụng cao. Mặt khác chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung hiện nay mặc dù đã được hiện đại hóa, tự động hóa rất nhiều, nhưng bên cạnh đó vẫn tồn tại những khâu thủ công phụ thuộc vào yếu tố con người, và ngay tại đây tiềm ẩn những rủi ro lớn. Trên cơ sở những nền tảng có sẵn, với những ứng dụng phần mềm và công nghệ 4.0, tác giả nhận thấy cần thiết phải nghiên cứu đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung”. 6. Bố cục đề tài Gồm 3 chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh ngiệp. Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung Chƣơng 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung
5 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ Theo khuôn khổ COSO (2013), KSNB được định nghĩa như sau: KSNB là quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây: o Đảm bảo sự tin cậy của Báo cáo tài chính. o Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp o Đảm bảo sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. Trong khái niệm trên, bốn nội dung chính thuộc KSNB cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý, và mục tiêu, được trình bày dưới đây. KSNB là một quá trình KSNB bị chi phối bởi con người KSNB giúp đảm bảo hợp lý KSNB giúp thực hiện các mục tiêu Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu cần đạt được bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể. Chính hệ thống KSNB giúp đơn vị thực hiện được các mục tiêu đã đề ra. Theo COSO (2013), nhóm ba mục tiêu chính một đơn vị cần hướng tới bao gồm: Các mục tiêu hoạt động Các mục tiêu về báo cáo Các mục tiêu tuân thủ
6 1.1.2. Vai trò của kiểm soát nội bộ KSNB có vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt động của mọi đơn vị, cụ thể như sau: - Giúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất và kinh doanh, ví dụ hạn chế được các sai sót gây thiệt hại cho đơn vị hoặc các rủi ro làm chậm kế hoạch sản xuất đã đề ra. - Giúp đảm bảo mọi thành viên trong đơn vị tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp. - Giúp đơn vị hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra. - Giúp bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và cổ đông. - Giúp đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC. - Giúp lập BCTC kịp thời, hợp lệ, và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan. [12] 1.1.3. Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO (2013), hệ thống KSNB được cấu thành từ năm thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và trao đổi thông tin, và hoạt động giám sát. 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền và một số sai phạm có thể xảy ra Chu trình bán hàng và thu tiền bắt đầu từ khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng cho đến khi đơn vị nhận được tiền thanh toán từ khách hàng. Đây được xem là chu trình cuối cùng của hoạt
7 động sản xuất kinh doanh khi giúp đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó cũng như hiệu quả của toàn bộ hoạt động doanh nghiệp. Đồng thời, chu trình bán hàng và thu tiền giúp phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là một chu trình phức tạp do liên quan đến nhiều nhóm công việc cần sự phối hợp giữa nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Chu trình nay đòi hỏi phải thiết lập các kiểm soát phù hợp để hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu quan trọng của chu trình. Tthông thường chu trình bán hàng và thu tiền ở các doanh nghiệp bao gồm các bước cơ bản như sau: - Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng - Giao hàng cho khách hàng - Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ bán hàng - Thu tiền khách hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thu tiền - Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ - Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu a. Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng Các sai phạm có thể xảy ra khi xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: - Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt - Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng - Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác
8 b. Giao hàng cho khách hàng Các sai phạm có thể xảy ra khi giao hàng: - Giao hàng khi chưa được xét duyệt - Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng - Hàng hóa bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm - Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng c. Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ bán hàng. Các sai phạm có thể xảy ra khi lập hoá đơn bán hàng: - Bán hàng nhưng không lập hóa đơn - Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng - Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn Các sai phạm có thể xảy ra khi ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng: - Ghi sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán - Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng - Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn bán hàng - Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt d. Thu tiền khách hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thu tiền Quy trình thu tiền khách hàng được thực hiện với mục tiêu chung là bảo đảm công nợ phải thu khách hàng được thu kịp thời, không có sai phạm xảy ra trong quá trình thu tiền khách hàng. Việc thu tiền khách hàng đúng hạn sẽ giúp cho đơn vị đảm bảo được dòng
9 tiền cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc thu tiền qua tài khoản ngân hàng sẽ giúp đơn vị giảm bớt rủi ro liên quan đến quá trình thu tiền. Mục tiêu chung đặt ra trong bước công việc này là đảm bảo thu đúng, thu đủ, kịp thời các khoản phải thu khách hàng. Đồng thời, đơn vị cũng cần phải đảm bảo tất cả các nghiệp vụ thu tiền đã được ghi nhận đầy đủ vào sổ kế toán. e. Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ Các sai phạm có thể xảy ra khi đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ: - Chậm trễ trong việc đối chiếu và báo cáo công nợ - Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ - Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ - Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng - Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt f. Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu Trong quá trình bán hàng, đơn vị có thể gặp các trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc khách hàng khiếu nại giảm giá hàng bán. Vấn đề này xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên cơ sở thoả thuận được với bên mua. Trong trường hợp này, đơn vị phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên. Đồng thời, kế toán của đơn vị phải ghi chép đầy đủ và kịp thời vào sổ kế toán.Việc xử lý các trường hợp này phải đảm bảo được thực hiện một cách đúng đắn và không có sai phạm xảy ra.
10 1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền a. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền KSNB chu trình bán hàng và thu tiền giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu chung do khuôn khổ COSO (1993) đề ra, bao gồm sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động, BCTC đáng tin cậy, và sự tuân thủ pháp luật và các quy định, được trình bày cụ thể như sau: b. Các nguyên tắc cơ bản xây dựng thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền Xét duyệt và phê chuẩn Kiểm tra, đối chiếu Kiểm soát vật chất Giám sát Soát xét, rà soát Bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm c. Giới thiệu một số hoạt động kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng Giao hàng cho khách hàng Thu tiền khách hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thu tiền Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu e. Gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền và hoạt động kiểm soát tương ứng Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng Biển thủ tiền bán hàng thu được Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm
11 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 Trong chương này luận văn đã tập trung làm rõ lý luận cơ bản về hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp. Nêu rõ vai trò, sự cần thiết, mục tiêu, các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp và những hạn chế của KSNB. Tác giả cũng đã giới thiệu chung về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Trên cơ sở lí thuyết về kiểm soát nội bộ theo khuôn khổ COSO đề tài tập trung nghiên cứu các khía cạnh: Đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro và hoạt động giám sát. Kiểm soát nội bộ là một chức năng quan trọng của quản lý. Các nhà quản lý cần phải biết tình hình thực hiện cũng như kết quả đạt được trong quá trình sử dụng chính sách do chính mình đưa ra. Họ phải làm chủ và kiểm soát được ngay trong quá trình vận hành bộ máy nhân sự của đơn vị mình. Do đó, khi tổ chức bất kì các hoạt động nào của đơn vị, các nhà quản lý cũng cần lồng vào đó sự kiểm soát của mình thông qua các nội quy, quy chế về hoạt động của đơn vị mình. Và chương 1 của luận văn đã hệ thống hóa lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp để làm cơ sở quan trọng để đánh giá đối chiếu và phân tích với thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty hàng không Việt nam - Khu vực miền ở chương 2, từ đó luận văn đưa ra những giải pháp để tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị.
12 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG 2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - Khu vực miền Trung 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh Tổng công ty HKVN - Khu vực miền Trung 2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại Chi nhánh Tổng công ty HKVN - Khu vực miền Trung. 2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý của Chi nhánh Tổng công ty HKVN - Khu vực miền Trung Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh KVMT
13 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN Kế Kế Kế toán toá toán Kế Kế tiền n chi toán Kế toán Th lươ TS phí tiền toán chi ủ ng CĐ thườ gửi KS thay quỹ BH và ng ngân TB TCT XH CC xuyê hàng Thu DC n ế Trợ Tr Tr Tr Tr Tr Tr Tr Tr lý ợ ợ ợ ợ ợ ợ ợ ợ TC lý lý lý lý lý lý lý lý CN TC TC TC TC TC TC TC TC VD C C C C C C C C H N N N N N N N N Quan hệ trực tiếp ------------ Quan hệ phối hợp Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng kế toán của Chi nhánh KVMT
14 2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN TRUNG Hệ thống các văn bản liên quan đến kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền như sau: - Qui chế hoạt động của hệ thống bán sản phẩm hành khách của TCT Hàng không Việt Nam-CTCP - Quy định về quản lý tài chính áp dụng trong nội bộ các đơn vị thuộc hệ thống quản lý của Tổng công ty HKVN - Quy định về quản lý tài chính áp dụng đối với các đại lý hành khách và hàng hóa - Quy định về hoàn, hủy, đổi: bao gồm các điều khoản về điều kiện và thủ tục hoàn, hủy đổi vé; điều khoản về lệ phí áp dụng đối với vé hoàn, hủy, đổi. - Quy định về xử phạt vi phạm về áp dụng giá và đặt giữ chỗ trong vận chuyển hàng không. Hệ thống các phần mềm ứng dụng liên quan đến kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền gồm: - Hệ thống xuất vé Sabre: - Hệ thống RAS (Revenue Accounting Systerm) - Hệ thống Revera- quản lý doanh thu phục vụ cho công tác ghi sổ kế toán. - Ứng dụng AMS (Agent Manager for Sale) quản lý quyền xuất vé của Đại lý Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh Vietnam Airlines KVMT được thực hiện qua sáu quy trình chính như sau: o Quy trình 1: Tiếp nhận hồ sơ, ký kết hợp đồng làm đại lý
15 o Quy trình 2: Cấp quyền xuất vé o Quy trình 3: Ghi nhận doanh thu bán vé, xuất hóa đơn cho Đại lý o Quy trình 4: Thu tiền bán vé o Quy trình 5: Đối chiếu và báo cáo công nợ o Quy trình 6: Xử lý vé hoàn huỷ đổi và chênh lệch doanh thu 2.2.1. Tiếp nhận hồ sơ, ký kết hợp đồng làm đại lý Mục tiêu của quy trình: chọn lọc những công ty có tư cách pháp nhân và hạch toán kinh doanh độc lập; có năng lực tài chính tốt; có địa điểm dùng làm nơi bán vé nằm ở vị trí thuận tiện phù hợp với quy hoạch về mạng lưới đại lý của Vietnam Airlines (đối với đại lý truyền thống); có cơ sở hạ tầng đảm bảo phục vụ cho việc bán vé máy bay; và có khả năng thực sự đầu tư vào hoạt động đại lý bán vé. Các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình: - Hồ sơ tài chính không đảm bảo tính pháp lý như BCTC chưa qua kiểm toán và số liệu trong các báo cáo không đảm bảo tính logic. - Công ty không đủ tư cách pháp nhân như thiếu giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh không có nội dung kinh doanh bán vé máy bay. - Công ty không đủ năng lực tài chính và không đảm bảo khả năng thanh toán cho việc kinh doanh bán vé máy bay. - Cơ sở vật chất, hạ tầng và mặt bằng kinh doanh không đáp ứng đủ yêu cầu và tiêu chuẩn về hình ảnh thương hiệu của Vietnam Airlines. - Nhân viên đánh giá không trung thực hoặc không đủ năng lực cho công tác đánh giá. - Thư bảo lãnh không đảm bảo các yếu tố pháp lý. - Thư bảo lãnh có những điều khoản bất lợi cho Vietnam
16 Airlines. Đơn đã xây dựng quy trình gồm bảy bước để tiếp nhận, đánh giá hồ sơ và ký kết hợp đồng làm đại lý như sau: Bước 1: Tìm kiếm đại lý Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ Bước 3: Đánh giá hồ sơ Bước 4: Trình Ban giám đốc phê duyệt Bước 5: Ký kết hợp đồng Bước 6: Tổ chức thực hiện hợp đồng Bước 7: Lưu trữ hồ sơ 2.2.2. Cấp quyền xuất vé Đơn vị sử dụng ứng dụng AMS (Agent Manager for Sale) để kiểm soát quyền xuất vé của đại lý. Các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình này: - Kế toán KSTB nhập tăng quyền xuất vé khi tiền chưa vào tài khoản ngân hàng của Vietnam Airlines. - Kế toán KSTB nhập sai số tiền hoặc sai mã đại lý trên hệ thống AMS dẫn đến sai quyền xuất vé của đại lý. - Đại lý xuất vé vượt mức bảo lãnh hoặc mức đặt cọc (chỉ xảy ra đối với đại lý sử dụng phần mềm riêng cài thêm vào hệ thống để xuất vé) - Đại lý nợ quá hạn chưa thanh toán nhưng vẫn được quyền xuất vé - Vé hoàn, vé đổi không được cập nhật kịp thời vào hệ thống để tăng hoặc giảm quyền xuất vé Mục tiêu kiểm soát cho quy trình này là đảm bảo việc cấp quyền xuất vé phải được thực hiện chặt chẽ và chính xác, kiểm soát tình trạng đại lý xuất vé vượt mức bảo lãnh hoặc mức đặt cọc và
17 kiểm soát việc khóa hoặc mở quyền xuất vé khi đại lý không thanh toán nợ đúng quy định, khi vi phạm hợp đồng, hoặc thanh lý hợp đồng. Để hạn chế rủi ro có thể xảy ra và đạt được mục tiêu kiểm soát đã đề ra, đơn vị đã xây dựng quy trình gồm năm bước liên quan đến việc cấp quyền xuất vé như sau: Bước 1: Tiếp nhận chứng từ Bước 2: In chứng từ Bước 3: Kiểm tra chứng từ Bước 4: Cập nhật tiền thanh toán Bước 5: Đối chiếu số liệu và thực hiện cấp quyền xuất vé Bước 6: Quản lý cấp quyền xuất vé 2.2.3. Ghi nhận doanh thu bán vé, xuất hóa đơn cho đại lý Doanh thu bán vé máy bay tại Chi nhánh KVMT được ghi sổ tự động. Rủi ro chính có thể xảy ra trong quy trình ghi nhận doanh thu bán vé tại Chi nhánh Vietnam Airlines KVMT như sau: - Không thực hiện lệnh ghi sổ tự động đúng kỳ kế toán, dẫn đến ghi sổ doanh thu bị muộn so với quy định. - Không phát hiện được chênh lệch giữa doanh thu ghi sổ tự động và doanh thu trên AMS dẫn đến quyền xuất vé trên AMS là không chính xác - Kế toán KSTB có thể điều chỉnh nhầm quyền xuất vé trên AMS do nhầm mã Đại lý. - Không phát hiện chênh lệch số liệu doanh thu trên RAS và trên Revera dẫn đến số liệu doanh thu ghi sổ kế toán không khớp với số doanh thu xuất hóa đon cho Đại lý Mục tiêu kiểm soát cho quy trình này là đảm bảo rằng số liệu
18 doanh thu trên Revera, trên RAS và trên AMS luôn khớp đúng với nhau, phát hiện và điều chỉnh kịp thời chênh lệch (nếu có) trên AMS để đảm bảo quyền xuất vé của Đại lý là chính xác nhất 2.2.4. Thu tiền bán vé Các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình thu tiền bán vé được xác định như sau: - Các đại lý không nộp tiền bán vé sau khi đã kết thúc kỳ theo quy định - Rủi ro tài chính phát sinh do không thu hồi được công nợ từ các đại lý - Phòng vé không nộp đủ số tiền đã thu từ bán vé; nộp chậm liên hoàn một số ngày nhất định; chiếm dụng vốn của đơn vị Mục tiêu kiểm soát như sau: - Thu hồi công nợ đại lý sau khi kết thúc kỳ theo đúng quy định SAM, hạn chế tối đa việc để đại lý nợ quá hạn - Kiểm soát việc nộp tiền bán vé hàng ngày của các phòng vé Vietnam Airlines tránh việc nộp chậm, nộp thiếu hoặc chiếm dụng vốn Để hạn chế rủi ro có thể xảy ra và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát nêu trên, đơn vị đã thực hiện các kiểm soát quy trình thu tiền bán vé đã được trình bày cụ thể trong quy định SAM. (i) Đối với thu tiền bán vé từ các đại lý Đại lý phải thanh toán dứt điểm toàn bộ doanh thu bán vé sau 07 ngày đóng kỳ. Trong trường hợp đại lý để nợ quá hạn quy định, kế toán KSTB phát hành văn bản, trình Trưởng phòng kế toán và Giám đốc phê duyệt để khóa quyền xuất vé của đại lý đó. Các bước xử lý khi đại lý nợ quá hạn phải tuân thủ các bước theo quy định. (i) Đối với thu tiền bán vé từ các phòng vé chi nhánh