Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

14
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn được hoàn thành với mục tiêu nhằm mô tả và nhận xét thực trạng công tác KSNB hoạt động cung cấp dịch vụ của kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng; Đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện KSNB hoạt động cung cấp dịch vụ của kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TRẦN PHƢƠNG THẢO KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 8.34.03.01 Đà Nẵng - 2023
Công trình được hoàn thành tại TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣờ ƣớng n o ọ : TS. P n T ị Đỗ Quyên Phản biện 1: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 2: TS. Nguyễn Trọng Hiếu Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 07 tháng 01 năm 2023 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
1 MỞ ĐẦU 1. Tín ấp t ết ủ đề tà Hiện nay, đã có một số đề tài nghiên cứu về KSNB tại các doanh nghiệp dịch vụ và với Công ty cổ phần Cảng Đà Nẵng. Tuy nhiên chưa có nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng. Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng là đơn vị cung cấp dịch vụ kho bãi, bốc xếp và giao nhận hàng hóa, dịch vụ khai thuế hải quan, dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ trên các khu vực miền Trung – Tây Nguyên và các tỉnh Nam Lào. Trong đó, kho CFS của Công ty Cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng là một trong những kho chuyên lưu kho hàng hóa xuất nhập khẩu lớn nhất tại thị trường Đà Nẵng hiện nay. Tất cả các khu công nghiệp, máy móc và thiết bị điện từ có giá trị cao được nhập vào kho CFS lưu kho và xuất đóng vào container để vận chuyển sang nước ngoài bằng đường bộ, đường biển và đường hàng không. Vì vậy, việc vận hành kho CFS phải chịu trách nhiệm bảo quản hàng hóa cho khách hàng, phải chịu nhiều rủi ro do yếu tố khách quan và chủ quan xảy ra. Việc thực trạng kho CFS của Công ty thường hay bị quá tải theo mùa cao điểm, kho CFS diện tích thì nhỏ, nên rủi ro về hư hỏng hàng thường xuyên xảy ra, việc kiểm soát cũng không chặt chẽ từ khâu nhập đến khâu xuất, thường hay phải lập biên bản phát sinh và nhiều chi phí rủi ro ngoài ý muốn, đồng thời làm ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ của kho CFS, ảnh hưởng đến uy tín của khách hàng khi sử dụng dịch vụ của kho. Ngoài ra, các yếu tố khách quan như: thiên tai, hỏa hoạn… vì vị trí của kho CFS gần núi đồi Sơn Trà và miền Trung lũ lụt kho cũng không đảm bảo hàng hóa được an toàn tuyệt đối. Bên cạnh đó, với xu hướng ngày càng mở rộng lĩnh vực dịch vụ, thương mại, số lượng doanh nghiệp kinh doanh kho bãi
2 ngày càng nhiều và chất lượng cung cấp dịch vụ được chú trọng hơn. Để giảm thiểu được những rủi ro, gia tăng lợi nhuận, chiếm lĩnh thị trường cạnh tranh, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là vấn đề mang tính cấp thiết đối với công ty trong bối cảnh hiện nay. Với thị trường nhiều khách hàng, nhà máy, khu công nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, kho CFS là nơi giao nhận hàng hóa xảy ra liên tục, nên dễ dẫn đến sai sót, rủi ro và gian lận trong quá trình hoạt động dịch vụ của kho CFS. Đây là một quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa, lợi ích giữa người mua và người bán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công việc kiểm soát cần được thực hiện chặt chẽ hơn hết. Vì vậy để nâng cao khả năng cạnh tranh, cần cải tiến lại kho bãi và giải quyết những vấn đề tồn đọng của kho CFS nói riêng hay Công ty nói chung, do đó vấn đề kiểm soát nội bộ về hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS cần phải hoàn thiện hơn, xuất phát từ điều này, em đã chọn đề tài “K ểm soát nộ bộ oạt động ung ấp ị vụ o CFS tạ Công ty ổ p ần Log st s Cảng Đà Nẵng” làm chủ đề nghiên cứu của luận văn với mong muốn các đề xuất mang tính khả thi có thể được vận dụng tại Công ty. 2. Mụ t êu ng ên ứu Luận văn hướng đến hai mục tiêu sau: - Mô tả và nhận xét thực trạng công tác KSNB hoạt động cung cấp dịch vụ của kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng. - Đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện KSNB hoạt động cung cấp dịch vụ của kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng. 3. Đố tƣợng và p ạm v ng ên ứu
3 Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu việc KSNB hoạt động cung cấp dịch vụ của kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng. Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung vào ba yếu tố của kiểm soát nội bộ có liên quan trực tiếp đến hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng trong thời gian từ năm 2021 đến 2022 là: + Nhận diện và đánh giá rủi ro + Hoạt động kiểm soát + Thông tin kế toán phục vụ hoạt động kiểm soát 4. P ƣơng p áp ng ên ứu - Hình thức phỏng vấn trực tiếp: - Hình thức quan sát: - Hình thức thu thập dữ liệu: + Dữ liệu thứ cấp: + Dữ liệu sơ cấp: 5. Tổng qu n tà l ệu ng ên ứu Xây dựng kiểm soát nội bộ cho hoạt động cung cấp dịch vụ nhằm góp phần tạo ra chất lượng kho hàng, uy tín cho khách hàng, hình ảnh và giá trị cạnh tranh của công ty. Tác giả đã tìm kiếm và tham khảo nội dung, luận văn cao học có liên quan đến chủ đề nghiên cứu, làm nền tảng cho quá trình hoàn thiện luận văn, cụ thể như sau: Trần Thụy Thanh Thư (2009) đã nghiên cứu về cách xây dựng kiểm soát nội bộ riêng cho đặc thù doanh nghiệp dịch vụ, đi vào trọng tâm khách hàng, hoạch định dịch vụ vô hình nên kiểm soát thế nào, vận dụng COSO cho các doanh nghiệp dịch vụ ở Việt Nam. Tuy nhiên, việc kiểm soát nội bộ cần hành động xuyên suốt thời gian để
4 có thể bắt kịp xu hướng cải tiến không ngừng của thế giới. Tác giả mong muốn các doanh nghiệp dịch vụ luôn hướng tới ba mục tiêu chung trong báo cáo COSO để hoạt động hiệu quả nguồn lực, độ tin cậy của việc cung cấp báo cáo tài chính, tuân thủ các quy định và luật lệ của cơ quan quản lý. Tác giả đồng tình về quan điểm mục tiêu vì quan điểm này dễ hiểu, đầy đủ và phù hợp giúp doanh nghiệp kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Bên cạnh đó tác giả còn đưa ra một số trường hợp đã tuân thủ hoặc chưa tuân thủ quy trình kiểm soát nên chưa đáp ứng được mục tiêu kiểm soát do doanh nghiệp đưa ra, nhưng tác giả cũng chưa có giải pháp cụ thể để khắc phục vấn đề đó. Nguyễn Phương Thảo (2015) đã hệ thống hóa những lý luận chung về kiểm soát nội bộ và nhận diện đặc thù của Công ty cổ phần dịch vụ Logistics Đại Cồ Việt, tác giả đã phân tích thực trạng và nhận xét về hệ thống KSNB của đơn vị như thông tin giữa các phòng ban trong đơn vị phối hợp với nhau còn chậm, theo dõi doanh thu, chi phí còn nhiều bất cập như chưa có hệ thống báo cáo hay biểu mẫu nào chuẩn … Phương pháp nghiên cứu của đề tài là tác giả đã so sánh, đối chiếu, thống kê, quan sát tình hình hoạt động đội xe của đơn vị. Tác giả cũng xem qua những quy trình của ban quản trị ban ra đã được nhân viên tiếp nhận và hiểu rõ mục tiêu của ban đề ra chưa để từ đó hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần dịch vụ logistics Đại Cồ Việt. Đề tài đóng góp những đề xuất về kiểm soát lại quy trình, quy định, văn hóa ứng xử của đơn vị, thăm dò ý kiến nội bộ và khách hàng tại đơn vị, và đưa ra một số giải pháp tương đối hữu hiệu để khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong thủ tục KSNB và góp phần đẩy mạnh công tác kiểm soát nội bộ đối với hoạt động logistics của đơn vị. Tuy nhiên, đề tài chưa phân tích các rủi ro một cách rõ ràng, chi tiết và cụ thể mà chỉ trình bày chung
5 chung không có tách biệt rủi ro theo từng bộ phận công việc hoặc các khâu trong quy trình để người đọc có thể hình dung rõ và chi tiết những rủi ro trong từng phần hành động. Thân Thị Ngọc Hân (2021) – Đề tài đã nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và khâu hoạt động sản xuất của Công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu World, Đà Nẵng. Đề tài đã chỉ ra cho nhà quản lý những tồn đọng của đơn vị về kiểm soát nội bộ và tính hữu hiệu của từng loại mục tiêu trong nguyên lý COSO 2013 đã nêu ra. Tác giả đưa ra những mục tiêu và nhận diện rủi ro trong hoạt động bán hàng của đơn vị, kiểm soát lại việc giao hàng cho khách hàng, bằng những biên bản ký nhận và gửi kế toán ghi nhận kịp thời. Luận văn cũng đã vận dụng 17 nguyên tắc của COSO để trình bày rõ hơn về quy trình bán hàng của đơn vị, phân tích tốt rủi ro của hoạt động bán hàng, đưa ra được những giải pháp hợp lý có ý nghĩa thực tiễn đóng góp được một phần nào đó về kiểm soát nội bộ cho đơn vị Công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu World, Đà Nẵng. Tuy nhiên, tác giả vẫn chưa hệ thống hóa hoạt động kiểm soát thành một quy trình để người đọc dễ hình dung hơn. Bên cạnh đó tác giả chưa đi sâu vào nghiên cứu vấn đề nhận diện đánh giá rủi ro để đưa ra mục tiêu hiệu quả cho các cấp tổ chức. Đa số các tài liệu nghiên cứu, nội dung chủ yếu tập trung về kiểm soát nội bộ là hoạt động bán hàng, hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng, số lượng nghiên cứu về kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ còn hạn chế và không phổ biến. Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng hiện đang kinh doanh các dịch vụ kho bãi, dịch vụ vận tải đường bộ chuyên các khu vực miền Trung – Tây Nguyên và các khu vực phía Nam Lào. Khách hàng chủ yếu là các khu công nghiệp may mặc, hàng điện tử, hàng
6 bột, hàng nông nghiệp trong nước xuất ra nước ngoài. Ngoài ra còn nhập hàng từ các nước Đông Nam Á về cho khách hàng trong nước. Để kiểm soát được hoạt động cung cấp dịch vụ, công ty đã lên kế hoạch xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ tại kho bãi của công ty từ đầu năm 2022 đến nay. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty còn hạn chế và đang trong quá trình hoàn thiện cùng hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng Công ty cổ phần Cảng Đà Nẵng. Kho CFS của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng đang thực hiện công nghệ chuyển đổi số để nâng tầm chuyên nghiệp hơn cho kho CFS. Tác giả chủ yếu nghiên cứu về hoạt động dịch vụ kho với mục tiêu đảm bảo kho CFS sẽ vận dụng kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn. Vì vậy, luận văn này tác giả muốn nghiên cứu để về vấn đề “Kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng” như là một sự đóng góp vào hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty cũng đang theo định hướng chung. 6. Bố ụ đề tà Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các từ viết tắt, bảng biểu và phụ lục, bố cục của luận văn được chia làm 3 chương: C ƣơng 1: Một số vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp C ƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng C ƣơng 3: Đề xuất hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng
7 CHƢƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Khái niệm KSNB được chấp nhận rộng rãi, nhất là khái niệm COSO đã ban hành cập nhật mới sau hơn 20 năm là COSO Internal Control 2013 một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về BCTC. Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề KSNB – Khuôn khổ hợp nhất đã định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác của đơn vị chi phối, được thiết kế để đem lại một sự đảm bảo hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan”. 1.1.2. Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Đường Nguyễn Hưng (2016) cho rằng vai trò của kiểm soát nội bộ thúc đẩy các tổ chức thiết lập các hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm đạt được kỳ vọng, giải quyết được nhiều vấn đề trong tổ chức. Kiểm soát nội bộ cần được thiết lập hòa quyện vào các bước, các giai đoạn của quá trình thực hiện các hoạt động của tổ chức, kiểm soát nội bộ cũng là hoạt động trực tiếp tạo ra giá trị cho tổ chức, đóng vai trò như hỗ trợ hoạt động chính thực hiện được hướng đến mục tiêu của tổ chức.
8 1.1.3. Mụ t êu tổng quát ủ ệ t ống ểm soát nộ bộ - Mụ t êu oạt động - Mụ t êu báo áo - Mụ t êu tuân t ủ 1.1.4. Các yếu tố ơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo COSO, một hệ thống kiểm soát nội bộ gồm có 5 phần như sau: . Mô trƣờng ểm soát b. Đán g á rủ ro . Hoạt động ểm soát . T ông t n và tr o đổ t ông t n e. Hoạt động ểm soát 1.1.5. Hạn ế ủ ệ t ống ểm soát nộ bộ KSNB không đơn giản là một quá trình mà ở đó mỗi bộ phận hợp thành và ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp – mà thực sự là một quá trình tương tác nhiều chiều, trong đó các bộ phận ảnh hưởng đến nhau. Do đó, mặc dù mọi doanh nghiệp đều cần các bộ phận trên nhưng hệ thống KSNB của họ lại khác nhau tùy thuộc vào phong cách quản lý, văn hóa, quy mô và ngành nghề. Từ những hạn chế của hệ thống KSNB giúp cho nhà quản lý có những biện pháp, chính sách, thủ tục kiểm soát bổ sung, sửa đổi thường xuyên cho phù hợp với sự phát truyền của đơn vị, nhằm đạt mục tiêu của đơn vị đặt ra. 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. K á quát oạt động ung ấp ị vụ a. Đặc điểm của hoạt động cung cấp dịch vụ
9 Cung cấp dịch vụ là hoạt động thương mại, theo đó một bên có nghĩa vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác và nhận thanh toán, bên sử dụng dịch vụ có nghĩa vụ thanh toán cho bên cung cấp dịch vụ và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận (Quốc Hội, 2005). b. Các nghĩa vụ của bên hoạt động cung cấp dịch vụ Đảm bảo thông báo trước thời điểm phải bắt đầu thực hiện dịch vụ, các bên chủ thể có thể thỏa thuận thời điểm thực hiện dịch vụ theo mốc thời gian hoặc theo sự kiện nhất định (thường là đã hoàn thành tập hợp thông tin, tài liệu, phương tiện thực hiện công việc đầy đủ) để bắt đầu thực hiện công việc. Như vậy, xác định thời gian thực hiện nghĩa vụ thông báo về các thông tin, tài liệu không đầy đủ, phương tiện không đảm bảo chất lượng được xác định trên cơ sở thỏa thuận của các bên hoặc theo tính chất của thông tin, tài liệu trong trường hợp các bên không có thỏa thuận. 1.2.2. Mụ t êu ểm soát oạt động ung ấp ị vụ - Mụ t êu oạt động (Sự ữu ệu và ệu quả trong oạt động) - Mụ t êu báo áo (Báo áo tà ín đáng t n ậy) - Mụ t êu tuân t ủ và á quy địn 1.2.3. Cá rủ ro trong oạt động ung ấp ị vụ - Đơn đặt hàng bị sai thông tin như chủng loại, đơn giá, các điều khoản hợp đồng. Tình trạng này gây ấn tượng xấu cho khách hàng, gây nhiễu thông tin khi nhân viên nhận đơn đặt hàng. - Việc bán chịu đã quá hạn mức cho khách hàng, dẫn đến nợ phải đòi là rủi ro cho doanh nghiệp. - Về lập hóa đơn, thông tin sai lệch của khách hàng hoặc gian lận không lập hóa đơn. - Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền khách hàng, giám giá:
10 Các khiếu nại của khách hàng không được tiếp nhận đầy đủ, kịp thời. Các trường hợp, hàng giao trả lại, khiếu nại giảm giá không xác thực. 1.2.4. Hoạt động ểm soát trong oạt động ung ấp ị vụ - Kiểm soát đơn đặt hàng: Tiếp nhận, kiểm tra, xử lý và xét duyệt đơn đặt hàng của khách hàng. - Kiểm soát quá trình hoạt động cung cấp dịch vụ: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của đặt hàng của khách hàng. - Kiểm soát quá trình ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: Kiểm tra và đối chiếu ghi sổ doanh thu bán hàng, nợ phải thu với tiền thu được. - Bộ phận theo dõi nợ phải thu thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng nhằm tránh sai sót và gian lận xảy ra. Hàng tháng, đơn vị phải thông báo nợ cho khách hàng, trong đó ghi rõ số dư đầu kỳ, phát sinh trong tháng, số dư cuối kỳ và số tiền khách đã trả. 1.2.5. T ông t n ế toán và tr o đổ t ông t n p ụ vụ o oạt động ểm soát . Hệ t ống ứng từ b. Báo áo ế toán
11 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 2.1.2. Chứ năng và n ệm vụ của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng a. Chức năng của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng b. Nhiện vụ của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 2.1.3. Đặ đ ểm hoạt động cung cấp dịch vụ của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 2.1.4. Cơ ấu tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng a. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng b. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 2.2 QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 2.2.1. Đặ đ ểm của kho CFS Kho CFS (Container Freight Station): được hiểu là địa điểm thu gom hàng lẻ phục vụ công tác xuất nhập khẩu hàng hóa, tách ghép chung hàng hóa của nhiều chủ hàng vào một container để đảm bảo về chi phí ký gửi. (Chính phủ, 2016)
12 2.2.2. Quy trình hoạt động cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng a. Quy trình hoạt động cung cấp dịch vụ hàng nhập khẩu kho CFS b. Quy trình hoạt động dịch vụ cung cấp hàng xuất khẩu kho CFS 2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 2.3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ của kho CFS - Mục tiêu hoạt động: Kiểm soát để tăng hiệu suất hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS chỉ mới lên kế hoạch trong năm 2022, mục đích tìm kiếm khách hàng mới và chăm sóc khách hàng cũ. - Mục tiêu báo cáo: Tại Công ty cổ phần Cảng Đà Nẵng có lập ban kiểm soát để kiểm tra vào báo cáo thường xuyên về hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng. - Mục tiêu tuân thủ: Ở mỗi vị trí, chức năng tại kho thì người quản lý kho có trách nhiệm về các hoạt động của kho, trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong kho thực hiện theo đúng chức năng, đồng thời luôn báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên. 2.3.2. Nhận diện và đán g á rủi ro trong hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS Mặc dù nghiên cứu luôn ưu tiên cho kho CFS nhưng vẫn chưa được khả dụng, chưa hạn chế được rủi ro, Ban giám đốc và Ban quản lý chưa có chính sách, biện pháp đưa ra để phòng ngừa. Bảng 1.1 Nhận diện và đán g á rủi ro hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng
13 Quy trình Rủi ro Hậu quả 1.Quy trình nhập khẩu - Quy trình nhập - Xử lý đơn đặt hàng - Làm cho áp giá kho CFS hàng nhập của khách nhưng thành của hàng hóa khẩu không có kế hoạch trong container của kiểm tra hoặc nghiệp khách hàng bị sai vụ của nhân viên CS, lệch, hay công cụ bảo đảm cho vật tư không kịp thời để đáp ứng được nhu cầu phục vụ cho việc sản xuất trong kho. nhập hàng vào kho. - Thông tin đến các - Làm cho việc nhập bộ phận khác để hỗ hàng của khách vào trợ đơn đặt hàng của kho bị trì hoãn, bị khách hàng không động. được nhanh chóng. - Khách hàng làm - Làm cho kiểm viên lệnh nhập hàng vào trong kho không kho CFS sai hoặc được cung cấp đầy đủ thiếu thông tin mã thông tin dẫn đến hàng hóa, chủng loại. nhập hàng sai sót, mất thời gian khai thác hàng nhập vào kho. - Hàng hóa không - Rủi ro rất nghiêm được ghi chú rõ ràng, trọng vì cơ giới và hàng hóa chưa được kiểm viên kho là kiểm hóa thông quan. người trực tiếp khai
14 thác hàng hóa sẽ dễ bị tai nạn như chất bột nguy hiểm, hàng điện tử giá trị cao. - Nhân viên kiểm đếm -Việc này sẽ làm tốn hàng hóa không phát thời gian của nhân hiện kịp thời như viên nhập hàng vào rách, móp hàng hóa kho và chờ khách trước khi nhập vào hàng xác nhận lại với kho, hoặc cơ giới kho nhà máy. nâng hàng vào kho sơ ý va quẹt hàng hóa của khách hàng. - Nhân viên mới chưa - Hướng dẫn không có sổ tay nhân viên, có quy định và người nên không được chủ hướng dẫn cụ thể, động trong công việc. dẫn đến rủi ro khi tác nghiệp dễ phát sinh chi phí và thời gian, ảnh hưởng đến sử dụng dịch vụ của khách hàng. - Nhân viên khai thác - Những rủi ro chủ hàng hóa vào quan và khách quan container trên bãi vào khi khai thác kho CFS, nhân viên container ngoài trời kho kiểm đếm và kết như: trời mưa dễ làm hợp với công nhân ướt hàng hóa, xe chạy
15 bốc xếp, cơ giới nâng phải cẩn thận, trời hàng từ kho ra bãi để nắng trong container vào container. nóng và chói, nhân viên rất khó phân loại hàng hóa. Nhân viên và công nhân phối hợp kiểm đếm chưa có quy định cụ thể, dễ sai sót hàng hóa của khách. - Quy trình xuất - Thường xảy ra - Đối với khách hàng kho CFS hàng nhập trường hợp sai sót thì tốn kém thời gian, khẩu thông tin giữa khách chi phí vận chuyển để hàng và tài xế của lấy hàng của mình. khách hàng đến kho Với kho thì di chuyển CFS lấy hàng nhưng hàng hóa, sắp xếp không rõ chi tiết về cũng tốn kém thời hàng hóa của khách. gian. - Trường hợp khác, - Nhân viên kho khi nhân viên kho cũng trả sai hàng thì rủi ro trả sai hàng. phải báo cáo kịp thời xử lý, nhưng có thể khách hàng phát hiện thì chi phí và uy tín của kho CFS giảm sút hơn. - Việc vận chuyển - Khách hàng nhận hàng hóa trong kho, hàng bị rách móp
16 với nghiệp vụ cơ giới hàng hóa thì cũng kho cần bồi dưỡng đánh giá kỹ năng cơ nhiều kỹ năng hơn. giới kho yếu kém, khách hàng sẽ quan ngại và cũng đòi bồi thường với công ty. 2. Quy trình hàng xuất khẩu - Quy trình nhập - Thường xảy ra - Đối với khách hàng kho CFS hàng xuất trường hợp sai sót thì tốn kém thời gian, khẩu thông tin giữa khách chi phí vận chuyển để hàng và tài xế của sửa hàng của mình. khách hàng đến kho Với kho thì chậm trễ CFS nhập hàng các đơn đặt hàng sau nhưng không rõ chi vào kho CFS, khách tiết về hàng hóa của hàng phàn nàn và chờ khách. đợi kho CFS sắp xếp nhập hàng. - Nhân viên CS kiểm - Đơn đặt hàng quá tra sót mail của khách tải bị bỏ sót. Nhân hàng lẻ, hay quên viên CS chỉ quan tâm nhập những yêu cầu khách hàng lớn mà của khách hàng như: bỏ qua khách hàng lẻ, phát sinh ngoài giờ, làm ảnh hưởng phát quấn hàng cho khách sinh chi phí, thiếu hàng…. chuyên nghiệp và cẩn thận, làm xấu hình ảnh của Công ty. - Trường hợp khác, - Dẫn đến nhập hàng
17 nhân viên kho nhập sai, rủi ro phát sinh hàng nhưng không chi phí, tổn thất hàng chú ý những ghi chú hóa giá trị cao. của khách hàng về hàng hóa. - Phải đảm bảo hàng - Có sự thông đồng bán theo đúng đơn giá giữa người áp giá cho công ty quy định. Có đơn hàng với khách phê duyệt của Giám hàng để áp giá bất lợi đốc. cho Công ty. - Quy trình xuất - Nhân viên CS tập - Hậu quả này, thứ kho CFS hàng xuất hợp các mã khách nhất là phải bồi khẩu hàng cung cấp để thường chi phí vận đóng hàng vào chuyển lô hàng bị container từ kho CFS đóng thiếu vào sang nước ngoài, container khách hàng nhân viên kho kiểm lần nữa. Thứ hai là hàng chủ quan, hoặc chi phí rút hàng ra sắp xếp hàng hóa khỏi container và mất không theo từng mã thời gian đóng lại. khách hàng. Thiếu sót xảy ra từ nhân viên CS hoặc nhân viên kho. - Rủi ro khi đóng - Việc này sẽ làm hàng vào container: container bị trì hoãn, Cơ giới kho nâng trễ chuyến tàu ở Tiên hàng bị va quẹt gây Sa, tốn chi phí lưu
18 móp rách hàng hóa. kho và nộp phạt vì đã mở tờ khai hải quan. 3. Quy trìn t eo õ “đối chiếu công nợ” - Công nợ theo dõi - Hậu quả này ảnh trên hệ thống kế toán hưởng rất lớn đến uy của Công ty không tín Công ty hoặc khớp với số liệu đang che giấu, gian khách hàng theo dõi. lận trong quá trình đối chiếu công nợ. - Số liệu khi điều - Không đảm bảo chỉnh không nhập kịp được tính hiệu lực để thời. gửi cho khách hàng. 4. Quy trình thu tiền khách hàng - Kế toán nhận chứng - Dễ xảy ra sai sót và từ từ phòng kinh trách nhiệm kiểm tra doanh kho và kiểm tra hai bên đã bị động, nhưng không có sự gây thất thoát doanh đối chiếu rõ ràng, kịp thu của Công ty. thời. - Nhận tiền mặt thu - Thu tiền mặt rất dễ giùm cho kế toán tại bị biển thủ, thủ tục phòng kinh doanh kiểm soát đối phó kho và không nhập số gây ra nhiều rủi ro. liệu. 2.3.3. Hoạt động kiểm soát trong hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS