Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ: Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI<br /> TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN<br /> <br /> BÙI THỊ THU HÀ<br /> <br /> TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU<br /> TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ UỶ BAN NHÂN DÂN<br /> TỈNH PHÚ THỌ<br /> Chuyên ngành: Lƣu trữ<br /> Mã số: 60 32 24<br /> <br /> LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ<br /> <br /> NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:<br /> PGS. TS. NGUYỄN MINH PHƢƠNG<br /> <br /> HÀ NỘI - 2008<br /> <br /> MỤC LỤC<br /> Trang<br /> Phần mở đầu<br /> <br /> 5<br /> <br /> Phần nội dung<br /> Chương 1. Tổng quan về Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân<br /> tỉnh Phú Thọ<br /> 1.1. Vài nét về tỉnh Phú Thọ<br /> <br /> 12<br /> <br /> 1.2. Trung tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ<br /> <br /> 13<br /> <br /> 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung<br /> <br /> 13<br /> <br /> tâm Lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ<br /> 1.2.2. Khối lƣợng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện<br /> <br /> 16<br /> <br /> đang bảo quản tại Trung tâm Lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ.<br /> Chương 2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại<br /> Trung tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ<br /> 2.1. Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu<br /> <br /> 24<br /> <br /> 2.2. Một số văn bản qui định về công tác lƣu trữ.<br /> <br /> 25<br /> <br /> 2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại Trung tâm lƣu trữ<br /> <br /> 30<br /> <br /> Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ<br /> 2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu<br /> <br /> 30<br /> <br /> 2.3.2. Phân loại tài liệu<br /> <br /> 34<br /> <br /> 2.3.3. Xác định giá trị tài liệu<br /> <br /> 45<br /> <br /> 2.3.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu<br /> <br /> 50<br /> <br /> Chương 3. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài<br /> liệu tại Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ<br /> 3.1. Nhận xét chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung<br /> <br /> 54<br /> <br /> tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ<br /> <br /> 2<br /> <br /> 3.1.1. Những kết quả đạt đƣợc<br /> <br /> 54<br /> <br /> 3.1.2. Hạn chế<br /> <br /> 56<br /> <br /> 3.1.3. Nguyên nhân<br /> <br /> 58<br /> <br /> 3.2. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại<br /> <br /> 59<br /> <br /> Trung tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ<br /> 3.2.1. Đối với cơ quan quản lý ngành về công tác lƣu trữ<br /> <br /> 59<br /> <br /> 3.2.2. Đối với UBND tỉnh và Trung tâm Lƣu trữ tỉnh<br /> <br /> 60<br /> <br /> 3.2.2.1. Chỉ đạo nghiệp vụ và xây dựng văn bản<br /> <br /> 60<br /> <br /> 3.2.2.2. Vấn đề cán bộ<br /> <br /> 61<br /> <br /> 3.2.2.3. Đầu tƣ cơ sở vật chất<br /> <br /> 63<br /> <br /> 3.2.3. Về việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ tổ chức khoa học<br /> <br /> 63<br /> <br /> tài liệu<br /> 3.2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu<br /> <br /> 63<br /> <br /> 3.2.3.2. Phân loại và hệ thống hóa tài liệu<br /> <br /> 66<br /> <br /> 3.2.3.3. Xác định giá trị tài liệu<br /> <br /> 67<br /> <br /> 3.2.3.4. Xây dựng công cụ tra cứu<br /> <br /> 69<br /> <br /> Kết luận<br /> <br /> 71<br /> <br /> Tài liệu tham khảo<br /> Phụ lục<br /> <br /> 3<br /> <br /> BẢNG CHỮ VIẾT TẮT<br /> HĐND<br /> <br /> : Hội đồng Nhân dân<br /> <br /> UBND<br /> <br /> : Ủy ban Nhân dân<br /> <br /> TTLT<br /> <br /> : Trung tâm Lƣu trữ<br /> <br /> UBHC<br /> <br /> : Ủy ban Hành chính<br /> <br /> 4<br /> <br /> PHẦN MỞ ĐẦU<br /> 1.Tính cấp thiết của đề tài<br /> Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia đã khẳng định rõ: “Tài liệu lưu trữ là tài<br /> liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa,<br /> giáo dục, khoa học và công nghệ…” qua đó thấy đƣợc vai trò, ý nghĩa to lớn<br /> của tài liệu lƣu trữ đối với đời sống xã hội.<br /> Theo Hiến pháp và luật tổ chức HĐND và UBND, UBND tỉnh, thành<br /> phố trực thuộc trung ƣơng là cơ quan hành chính nhà nƣớc cao nhất ở địa<br /> phƣơng, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc trên mọi mặt hoạt động của<br /> đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…trong phạm vi địa bàn tỉnh.<br /> Trong quá trình hoạt động, các cơ quan nhà nƣớc cấp tỉnh sản sinh ra<br /> một khối lƣợng lớn tài liệu. Những tài liệu này phản ánh mọi mặt hoạt động<br /> của bộ máy nhà nƣớc cấp tỉnh trong từng giai đoạn lịch sử nhất định, nhằm<br /> thực hiện chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Tài liệu<br /> lƣu trữ cấp tỉnh là một bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lƣu trữ Nhà<br /> nƣớc, cần đƣợc quan tâm quản lý tốt nhằm góp phần hoàn thiện phông lƣu trữ<br /> nhà nƣớc và phục vụ cho hoạt động quản lý, các nhu cầu của xã hội.<br /> Trung tâm lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ hiện đang quản lý tài liệu của<br /> HĐND, UBHC và UBND tỉnh Phú Thọ từ năm 1945 đến nay. Trong hơn 50<br /> năm hoạt động, Phú Thọ đã trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi, tách nhập tỉnh,<br /> số lƣợng tài liệu đƣợc sản sinh ra lớn, đa dạng và phong phú về thành phần và<br /> nội dung. Hàng năm, Trung tâm phục vụ gần 800 lƣợt ngƣời khai thác, ngoài<br /> việc khai thác các văn bản thông thƣờng phục vụ cho công việc chuyên môn<br /> và cho các nhu cầu cá nhân, Trung tâm Lƣu trữ tỉnh còn phục vụ tƣ liệu cho<br /> việc biên soạn lịch sử đảng bộ tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Vĩnh Phú, lịch sử<br /> <br /> 5<br /> <br />