Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuôc UBND tỉnh Ninh Bình

Chia sẻ: Nhumbien999 Nhumbien999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

46
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của luận văn nhằm đánh giá thực trạng về chất lượng văn bản hành chính thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế, bất cập. Từ đó, luận văn đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng của văn bản hành chính thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuôc UBND tỉnh Ninh Bình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHẠM NGUYÊN NGỌC CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH NINH BÌNH Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2018
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS. Phạm Thị Ninh Phản biện 1:...................................................................... Phản biện 2:..................................................................... Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp ...... , Nhà ..... – Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính chính Quốc gia Số: 77 – Đường Nguyễn Chí Thanh – Quận Đống Đa – Thành phố Hà Nội Thời gian: vào hồi .... giờ .... tháng .... năm 2018 Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên Wed Khoa sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước, là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản sẽ giúp cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Văn bản hành chính của địa phương có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan hành chính địa phương. Trong những năm qua, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình đã nhận thức đúng vị trí, tầm quan trọng về chất lượng của văn bản hành chính. Các văn bản hành chính đã được ban hành kịp thời, số lượng và chất lượng ngày càng được nâng cao, hoàn thiện được yêu cầu về thể thức và nội dung theo quy định hiện hành của Nhà nước, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội tại địa phương. Tuy nhiên, trên thực tế, công tác xây dựng và ban hành văn bản tại các cơ quan tổ chức nói chung, cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh nói riêng còn nhiều hạn chế, chất lượng văn bản ban hành chưa cao, chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra của công cuộc cải cách hành chính. Do vậy, tìm hiểu về thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản tại các cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh nhằm nâng cao chất lượng văn bản là công việc hết sức cần thiết. Chính vì vậy việc tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu là :"Chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuôc UBND tỉnh Ninh Bình" sẽ có ý nghĩa tích cực cả về mặt khoa học và thực tiễn quản lý hành chính ở nước ta hiện nay nói chung, tại tỉnh Ninh Bình nói riêng. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong những năm gần đây có rất nhiều đề tài nghiên cứu về văn bản quản lý nhà nước nhằm tìm kiếm các giải pháp nâng cao chất lượng văn bản. Nghiên cứu về công tác xây dựng và ban hành văn bản của các nhà khoa học như: GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm; PGS.TS Lưu Kiếm Thanh; Nguyễn Huy Thông; Lê Văn In, Phạm Hưng trong đó tiêu biểu phải nói đến các công trình sau đây: Cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn phòng trong cơ quan Đảng và Nhà nước”, Nhà xuất bản chính trị Quốc gia năm 2009 của PGS – TSKH. Nguyễn Văn Thâm đã khẳng định được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản và công tác văn phòng của cấp lãnh đạo, quản lý và có ảnh hưởng không nhỏ đến các hoạt động của cơ quan. Văn bản là một công cụ của lãnh đạo nhằm chuyền tải quyết định lãnh đạo, quản lý, pháp luật vào đời sống. 1
Nếu không làm tốt công tác soạn thảo văn bản sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình thực thi công vụ của cơ quan, tổ chức, làm ảnh hưởng đến uy tín và tính uy nghiêm của cơ quan công quyền. Tuy nhiên trên thực thế thì công tác soạn văn bản vẫn còn tồn tại những hạn chế… vì thế cuốn sách trên được biên soạn như một cuốn sổ tay để tra cứu những vấn đế liên quan đến văn bản để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và công tác văn phòng trong cơ quan Nhà nước. PGS.TS Lưu Kiếm Thanh trong cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước” Nhà xuất bản thống kê năm 2000 đã giới thiệu những vấn đề chung nhất về văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản quản lý hành chính nhà nước; nêu lên tầm quan trọng của soạn thảo và ban hành văn bản và những chuẩn mực thực hiện theo quy định nhà nước của việc soạn thảo và ban hành nhằm nâng cao chất lượng uy tín và hiệu quả công tác của cơ quan quản lý nhà nước. Tác giả Tạ Hữu Ánh biên soạn cuốn “Soạn thảo, Ban hành và Quản lý Văn bản Quản lý Nhà nước” Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia năm 1999. Đây là cuốn sách khẳng định công tác soạn thảo và ban hành văn bản có một vị trí quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Ngoài ra phần trọng tâm của cuốn sách nay còn trình bày các loại văn bản quản lý nhà nước hiện hành, thẩm quyền ban hành, hình thức, thể thức văn bản; quy trình và phương pháp soạn thảo văn bản; công tác quản lý văn bản trong cơ quan và đưa ra mẫu biểu văn bản quản lý nhà nước được sử dụng trong các cơ quan Chính phủ ở Trung ương và chính quyền địa phương. Đồng thời giúp cho cán bộ, công chức công tác hành chính văn phòng trong cơ quan hiểu rõ và đầy đủ hơn về công tác văn bản quản lý nhà nước làm cơ sở nghiên cứu tham khảo và vận dụng thực hiện đúng công việc của mình để nâng cao hiệu quả công việc. Những công trình nói trên đã đề cập một cách có hệ thống và đầy đủ những vấn đề chủ yếu liên quan đến việc xây dựng và sử dụng văn bản quản lý nhà nước như: Thẩm quyền ban hành, vai trò, chức năng của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước, những yêu cầu của một văn bản quản lý nhà nước, quy trình soạn thảo, các mẫu văn bản,… Đây là những công trình được chúng tôi sử dụng làm cơ sở lý luận cho Luận văn . Bên cạnh đó vấn đề về văn bản cũng được học viên, sinh viên của Học viện Hành chính Quốc gia chọn làm đề tài Khóa luận và Luận văn, Luận án cũng là những định hướng, gợi ý cho chúng tôi trong việc thực hiện đề tài của mình. Một số luận văn cao học và khóa luận tốt nghiệp đó là: Luận văn thạc sỹ – Hà Quang Thanh (Học viện Hành chính Quốc gia): “Hoàn thiện việc ban hành văn bản quản lý nhà nước của hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước”; Luận văn thạc sỹ – Nguyễn Thanh 2
Bình (Học viện Hành chính Quốc gia): “Xây dựng và ban hành văn bản hành chính thông thường của Bộ Nội Vụ trong điều kiện cải cách Hành chính”; Luận văn thạc sỹ – Nguyễn Quốc Việt (Học viện Hành chính Quốc gia): “Nâng cao chất lượng ban hành văn bản quy phạm pháp luật của cấp Bộ ở nước ta hiện nay”; Khóa luận tốt nghiệp – Phạm Thị Huyền (Học viện Hành Chính Quốc gia): “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường tại Sở Nội Vụ”; Khóa luận tốt nghiệp – Nguyễn Thị Thúy Oanh (Học viện Hành Chính Quốc gia): “Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Lạc Thủy, tỉnh Hòa Bình; Khóa luận tốt nghiệp – Nguyễn Ngọc Linh (Học viện Hành Chính Quốc gia): “Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường tại UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang”; Khóa luận tốt nghiệp – Nguyễn Ngọc Ánh (Học viện Hành Chính Quốc gia): “Công tác xây dựng và ban hành văn bản hành chính tại Sở nội vụ Ninh Bình trong giai đoạn cải cách hành chính”… Tiếp thu và kế thừa những thành quả của những công trình nghiên cứu trước, Luận văn đã tiến hành khảo sát đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, và đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn - Mục đích: Đánh giá thực trạng về chất lượng văn bản hành chính thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế, bất cập. Từ đó, luận văn đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng của văn bản hành chính thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu một số vấn đề lý luận có liên quan đến chất lượng văn bản hành chính thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh. + Phân tích và đánh giá thực trạng về chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình + Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình . 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của luận văn là chất lượng văn bản hành chính thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình. 3
- Phạm vi nghiên cứu: Để đảm bảo tính khoa học và tính thực tiễn, tác giả lựa chọn các văn bản được ban hành từ năm 2012 - 2016 tại 05 sở (Sở Nông nghiệp & PTNT, Sở Tài chính, Sở Giao thông vận tải, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Y tế) trên địa bàn tỉnh Ninh Bình. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận: Luận văn dựa trên cơ sở lý luận của Chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh. - Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp thống kê; + Phương pháp phân tích tổng hợp + Phương pháp so sánh, đối chiếu. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về chất lượng văn bản hành chính . - Phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng và rút ra ưu điểm, hạn chế trong công tác xây dựng, ban hành văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình. - Kết quả nghiên cứu có thể được các cơ văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình sử dụng để hoàn thiện công tác xây dựng và ban hành văn bản tại địa phương. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, phụ lục và tài liệu tham khảo, luận văn được tổ chức thành 03 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh. Chương 2. Chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình. Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình. 4
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦACÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH 1.1. Một số khái niệm có liên quan 1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính a. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước là những thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thực thi bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ các mối quan hệ quản lý nội bộ của Nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. b. Khái niệm văn bản hành chính Là một loại văn bản QLNN Văn bản hành chính dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước. Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP, ban hành ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính gồm các loại sau: "Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công". 1.1.2. Khái niệm chất lượng và chất lượng văn bản hành chính - Hiện nay, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về chất lượng: Theo từ điển Tiếng Việt phổ thông: "Chất lượng là tổng thể những tính chất, những thuộc tính cơ bản của sự vật, làm cho sự vật này phân biệt với sự vật khác". Theo tiêu chuẩn số 8402-86 (Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO) và tiêu chuẩn số TCVN 5814-94 (Tiêu chuẩn Việt Nam): "Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể, đối tượng; tạo cho chúng khả năng thoả mãn những nhu cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn" Theo tiêu chuẩn ISO 9000-2000: “Chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc quá trình thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan”. 5
- Chất lượng ban hành VB hành chính được hiểu là các văn bản ban hành ra phải đảm bảo các yêu cầu khi soạn thảo, đó là: yêu cầu về nội dung, yêu cầu về thể thức, yêu cầu ngôn ngữ, văn phong và kỹ thuật trình bày; đảm bảo văn bản khi ban hành có giá trị pháp lý và được thực thi trong đời sống thực tiễn. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và Hệ thống văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh. 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh. Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ban hành ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương đã quy định vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các CQCM thuộc UBND tỉnh như sau: Việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh phải bảo đảm thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ quản lý Nhà nước của UBND cấp tỉnh và sự thống nhất, thông suốt, quản lý ngành, lĩnh vực công tác từ Trung ương đến cơ sở; tinh gọn, hợp lý, hiệu lực, hiệu quả, tổ chức sở quản lý đa ngành, đa lĩnh vực; không nhất thiết ở Trung ương có bộm cơ quan ngang bộ thì cấp tỉnh có tổ chức tương ứng. Đồng thời, phải đảm bảo phù hợp với điều kiện tự nhiên, dân số, tình hình phát triển kinh tế - xã hội của từng địa phương và yêu cầu cải cách hành chính Nhà nước; không chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn với các tổ chức thuộc bộ, cơ quan ngang bộ đặt tại địa phương. Nghị định quy định: Sở là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Sở có nhiệm vụ trình UBND cấp tỉnh dự thảo quyết định, chỉ thị; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính Nhà nước về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước được giao. Sở có nhiêm vụ trình Chủ tịch UBND cấp tỉnh dự thảo, quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch UBND cấp tỉnh. Ngoài ra, Sở còn giúp UBND cấp tỉnh quản lý Nhà nước đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thề, kinh tế tư nhân, các hội và các tổ chức phi chính phủ thuộc các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ngành, lĩnh vực quản lý đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện và chức danh chuyên môn 6
thuộc UBND cấp xã; quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, phòng chuyên môn nghiệp vụ, chi cục và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc sở, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của sở theo hướng dẫn chung của bộ quản lý ngành, lĩnh vực và theo quy định của UBND cấp tỉnh… 1.2.2. Hệ thống văn bản và quy trình soạn thảo, ban hành VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh a. Hệ thống văn bản Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ vể Công tác Văn thư lưu trữ thì văn bản hành chính có hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường. + Văn bản cá biệt VB cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thế trong quản lý hành chính nhà nước. VB cá biệt phổ biến tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh là Quyết định đó là các loại quyết định: nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức… + Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả… các hoạt động trong cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân. Văn bản hành chính thông thường gồm các loại: thông cáo, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, các loại giấy (giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu… b. Quy trình xây dựng và ban hành VBHC: Hiện nay chưa có quy định về quy trình xây dựng và ban hành VBHC tại các cơ quan cấp Sở tỉnh Ninh Bình. Tuy nhiên tất cả các cơ quan cấp Sở của tỉnh Ninh Bình đều xây dựng và ban hành văn bản theo các bước cơ bản sau: Bước 1:Chuẩn bị - Đề xuất việc soạn thảo văn bản - Xác định vấn đề và mục đích soạn thảo 7
- Mục tiêu: văn bản được ban hành hướng tới mục tiêu nào trong các mục tiêu quản lý đã đặt ra trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức. - Phạm vi điều chỉnh của văn bản: văn bản điều chỉnh mối quan hệ xã hội trong giới hạn nào. -Thu thập và xử lý thông tin - Lựa chọn tên loại văn bản Bước 2: Dự thảo văn bản - Lập đề cương - Viết dự thảo, trao đổi, chỉnh lý dự thảo Bước 3: Duyệt, ký văn bản Bước này có sự tham gia của nhiều chủ thể trong cơ quan, tổ chức và sự tham gia này phải đảm bảo tuân theo đúng sự quy định của pháp luật nhà nước. Bước 4: Nhân bản, phát hành + Sao văn bản + Chuyển văn bản Bước 5: Lưu văn bản Theo các Nghị định của Chính phủ đã ban hành về công tác văn thư, mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. 1.2.3. Chức năng, vai trò của văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh a. Chức năng của VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh - Chức năng thông tin Thông tin là chức năng cơ bản nhất của VBHC nói chung, VB của các cơ quan cấp sở tại tỉnh Ninh Bình nói riêng. Các thông tin trong VB hành chính của các cơ quan cấp sở là yếu tố quyết định để đưa ra những chủ trương, chính sách để giải quyết công việc của địa phương, của nội bộ cơ quan hành chính của các sở. - Chức năng quản lý Là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý nhà nước, VB giúp cho các sở điều hành các hoạt động của bộ máy nhà nước trong nhiều phạm vi không gian và thời gian. Chính điều đó cho thấy văn bản có chức năng quản lý. Chính chức năng này tạo nên vai trò đặc biệt quan trọng của VBHC trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước. - Chức năng pháp lý 8
Mục đích quan trọng khi ban hành của VB của các cơ quan cấp sở được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính, do đó là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động quản lý nhà nước của tỉnh. Từ đó tạo nên chức năng pháp lý của các VB đó. - Chức năng văn hóa - xã hội Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên. Văn bản còn là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm quan trọng của quá trình quản lý và cải tạo xã hội. Sản phẩm đó có tính chất xã hội và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc. - Các chức năng khác Ngoài các chức năng cơ bản nêu trên, văn bản của các cơ quan cấp sở còn có những chức năng khác như: chức năng thống kê, chức năng kinh tế,… b. Vai trò của văn bản của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Văn bản của các CQCM thuộc UBND tỉnh có các vai trò cơ bản sau: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước - Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý - Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý - Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật - Văn bản góp phần giữ gìn và phát triển văn hóa - xã hội - Là công cụ hữu hiệu giúp thúc đẩy kinh tế phát triển 1.3. Các tiêu chí đánh giá chất lượng văn bản 1.3.1. Sự phù hợp về nội dung - VB của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải đảm bảo tính chính trị. - VB của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải được ban hành đúng thẩm quyền. - VB của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải có nội dung hợp pháp, ban hành đúng trình tự do pháp luật quy định. - VB của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải phù hợp với đối tượng tác động của VB và điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương. - VB của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải phù hợp với truyền thống, phong tục, tập quán của dân tộc. 1.3.2. Sự phù hợp về hình thức - Văn bản của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải đảm bảo đủ các yếu tố thể thức và các yếu tố được thiết lập đúng theo quy định hiện hành và phải đúng về cách thức kỹ thuật trình bày. VB có kết cấu rõ ràng theo một chủ đề nhất 9
định. Lượng thông tin trong VB vừa đủ, không thừa, không thiếu, không trùng lặp, ý tưởng của VB phải được thể hiện rõ, đảm bảo chuẩn xác về số liệu thông tin được thu thập. - Ngôn ngữ - văn phong đúng theo phong cách hành chính công vụ, chính xác, khoa học, phù hợp với đối tượng tác động của VB. 1.3.3. Văn bản ban hành đúng thẩm quyền, quy trình, thủ tục - VB của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải được ban hành đúng quy trình, thủ tục đã được quy định. - VB của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải đúng thẩm quyền, mang tính thiết thực, có vai trò nhất định đối với việc chỉ đạo trên địa bàn toàn tỉnh 1.3.4. Văn bản ban hành phải đảm bảo tính công khai, minh bạch, đảm bảo phát huy vai trò và hiệu lực của pháp luật. - Tính công khai Tính công khai của văn bản là việc các sở thông tin chính thức về văn bản, đảm bảo cho nhân dân địa phương được quyền tiếp cận các quy định trong các văn bản HC, văn bản đảm bảo được yêu cầu mà chức năng quản lý xã hội đặt ra. Tất cả những thông tin phải được công khai cho người dân biết, trừ trường hợp có quy định cụ thể với lý do hợp lý và trên cơ sở những tiêu chí rõ ràng. - Tính minh bạch Văn bản phải mang tính rõ ràng, rành mạch, thông suốt, đúng đắn. Những thông tin phù hợp được cung cấp một cách kịp thời cho nhân dân dưới hình thức dễ sử dụng, các VBHC phải rõ ràng và được phổ biến đầy đủ. Tính minh bạch giúp các cơ quan có trách nhiệm với nhân dân, giúp nâng cao khả năng nhận thức của người dân. 1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng văn bản hành chính 1.4.1. Yếu tố khách quan - Cơ sở pháp lý Hiện nay, có rất nhiều VB quy định về nội dung, thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ 10
thuật trình bày văn bản hành chính; và nhiều VB pháp lý khác quy định về nội dung và thể thức của VB nhằm đảm bảo chất lượng của văn bản đó, mang lại hiệu quả, hiệu lực tối ưu. - Khoa học công nghệ Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và Internet, việc ứng dụng các thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước đã đem lại không ít những thành công và hiệu quả to lớn. - Nguồn lực vật chất Tổng thể các điều kiện vật chất kỹ thuật là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo cho hoạt động QLHCNN đạt kết quả như mong muốn. Để đảm bảo VB có chất lượng phải có đầy đủ cơ sở vật chất để thực hiện như: trả lương cho cán bộ, công chức, viên chức làm cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản, các trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công việc như máy tính, máy in, máy photo… Đây chính là động lực thúc đẩy CBCC, viên chức tận tâm, tận lực, phấn đấu rèn luyện, nâng cao trình độ, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc, hoàn thành nhiệm vụ được giao phó với tinh thần trách nhiệm cao. - Chế tài khen thưởng, kỷ luật kịp thời, nghiêm minh Khen thưởng và kỷ luật là những công cụ, biện pháp quản lý trong quá trình xây dựng, phát triển và sử dụng CBCC, viên chức. Khen thưởng nhằm khuyến khích, động viên CBCC, viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 1.4.2. Yếu tố chủ quan - Công tác chỉ đạo, điều hành Nói đến công tác chỉ đạo điều hành là nói đến người đứng đầu cơ quan. Đây là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng VB của tất cả các cơ quan trong đó có các CQCM thuộc UBND tỉnh. Công tác chỉ đạo cần tiến hành thường xuyên hơn, thực hiện tuyên truyền văn bản tại các cơ quan - Ý thức, trình độ, năng lực của người làm công tác soạn thảo văn bản Nâng cao nhận thức, trình độ, năng lực của đội ngũ CBCC, viên chức hiện nay là một yêu cầu tất yếu, nhất là đối với CBCC, viên chức làm công tác soạn thảo VB. Đội ngũ CBCC, viên chức làm công tác soạn thảo văn bản có trình độ góp phần ảo đảm hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước. 11
Chương 2 CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH 2.1. Khái quát về tỉnh Ninh Bình 2.1.1. Đặc điểm tự nhiên 2.1.2. Tình hình phát triển kinh tế xã hội 2.1.3. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình - UBND tỉnh Ninh Bình gồm có 17 cơ quan chuyên môn gồm các sở: Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và đầu tư, Sở Xây dựng, Sở Y tế , Sở Giáo dục và đào tạo, Sở Công thương, Sở Nông nghiệp & PTNT, Sở Tư pháp, Thanh tra tỉnh, Sở Thông tin truyền thông, Sở Khoa học công nghệ, Sở Giao thông vận tải, Sở Lao động thương binh và xã hội, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Văn hóa thể thao, Sở Du lịch. 2.2. Thực trạng chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình Tác giả đã tiến hành khảo sát VBHC được ban hành tại 05 Sở (Sở Nông nghiệp & PTNT, Sở Y tế, Sở Giao thông vận tải, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài chính) từ năm 2012 đến năm 2016. Số lượng VBHC được ban hành tại 05 Sở được thống kê như sau: Năm Sở 2012 2013 2014 2015 2016 Sở Nông nghiệp & PTNT 1999 2079 2321 2548 2855 Sở Giao thông vận tải 2683 2884 3032 3168 3689 Sở Tài Chính 1712 1954 2089 2264 2541 Sở Tài Nguyên & Môi trường 2025 2508 2650 2932 3563 Sở Y tế 2155 2468 2702 2915 3289 (Đơn vị tính: Văn bản) Nguồn: từ sổ văn bản đi của Văn phòng các Sở trên địa bàn tỉnh Ninh Bình) 2.2.1.Về thẩm quyền ban hành Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP, thẩm quyền ký và ban hành văn bản tại UBND các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình đã được thực hiện một cách nghiêm túc, đúng theo quy định của pháp luật hiện hành. 12
Qua khảo sát thực tế các văn bản được ban hành tại các cơ quan chúng tôi nhận thấy không có văn bản hành chính nào có dấu hiệu sai phạm về thẩm quyền ban hành. 2.2.2. Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính Hiện nay chưa có một quy trình xây dựng và ban hành VBHC chung cho tất cả các sở. Tuy nhiên, theo khảo sát của tác giả thì hầu hết các sở đều thực hiện theo quy trình gồm các bước như sau: Bước 1:Chuẩn bị Bước 2: Dự thảo văn bản Bước 3: Duyệt, ký văn bản Bước 4: Nhân bản, phát hành Bước 5: Lưu văn bản 2.2.3. Về thể thức văn bản Thể thức văn bản hành chính được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức văn bản hành chính. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản là hoạt động được cán bộ công chức, viên chức làm việc tại các cơ quan cấp sở thuộc UBND tỉnh Ninh Bình đặc biệt quan tâm chú ý. Nhờ đó mà thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đang từng bước được hoàn thiện hơn. Tác giả đã khảo sát 150 VB thuộc tất cả các loại hình VB tại 5 sở trong số các VB được ban hành từ 2012 đến năm 2016, kết quả khảo sát là: có 45 văn bản sai về thể thức văn bản, chiếm 30%. Các lỗi hay mắc phải bao gồm: lỗi về trình bày yếu tố Quốc hiệu, yếu tố Tên cơ quan ban hành văn bản, yếu tố số và ký hiệu văn bản, lỗi về cách ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản, lỗi về bố cục nội dung văn bản, lỗi về thiết lập yếu tố chức vụ, họ tên của người ký, lỗi về yếu tố nơi nhận. 2.2.4. Về nội dung văn bản Nội dung là thành phần chủ yếu của văn bản. Thông tư số: 01/2011/TT- BNV quy định nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; Tiến hành khảo sát 150 văn bản hành chính thông thường tại các Sở thuộc UBND tỉnh từ năm 2012 đến năm 2016, nhìn chung nội dung các văn bản được ban hành tương đối đảm bảo về mục tiêu, chủ trương đường lối chính sách 13
của Đảng cũng như đáp ứng được nhu cầu, nguyện vọng của nhân dân và góp phần quản lý mọi mặt đời sống xã hội ở địa phương. Tuy nhiên, vẫn còn một số văn bản có dấu hiệu sai phạm về nội dung. Trong số 150 văn bản hành chúng tôi khảo sát có 10 văn bản có dấu hiệu sai phạm về nội dung chiếm 6,7 % tổng số văn bản. 2.2.5. Về ngôn ngữ, văn phong Trong các phong cách ngôn ngữ Tiếng Việt thì ngôn ngữ trong VBHC thuộc phong cách hành chính - công vụ. Do vậy, khi ban hành VBHC nói chung, tại cấp sở nói riêng, người soạn thảo VB phải chú ý tới những đặc trưng của ngôn ngữ thuộc phong cách hành chính - công vụ đó là: + Tính chính xác + Tính khuôn mẫu + Tính khách quan + Tính trang trọng, lịch sự + Tính phổ thông đại chúng Khảo sát 150 văn bản được ban hành của 5 sở thuộc UBND tỉnh Ninh Bình có 68 văn bản có dấu hiệu sai sót trong việc sử dụng ngôn ngữ, văn phong chiếm 45% tổng số VB. Thực tế, VBHC của các cơ quan cấp sở thuộc UBND tỉnh Ninh Bình thường mắc các lỗi sai về ngôn ngữ chủ yếu sau đây: - Lỗi về cách diễn đạt (có 9 VB): lỗi thường mắc về diễn đạt trong số những VB mà tác giả khảo sát chủ yếu là lỗi diễn đạt quá dài, khó hiểu. - Lỗi về dùng từ (có 10 VB): VBHC tại các Sở thuộc tỉnh Ninh Bình thường mắc lỗi về dùng từ như: thừa từ, thiếu từ hoặc lặp từ. - Các lỗi về chính tả (có 22 VB): Đây là một lỗi rất hay gặp phải. - Lỗi viết hoa (có 21 VB): VB viết hoa không theo một quy định, nhiều VB sử dụng cùng một căn cứ pháp lý như nhau nhưng có những VB viết hoa, có VB không viết hoa. - Có những cụm từ không thông dụng được viết tắt quá dài gây khó hiểu như đánh đố người tiếp nhận (6/150 VB) 2.3. Đánh giá chung về chất lượng văn bản hành chính của các CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình 2.3.1. Những ưu điểm - Thẩm quyền ký và ban hành văn bản tại UBND các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình đã được thực hiện một cách nghiêm túc, đúng theo quy định của pháp luật hiện hành. Qua khảo sát thực tế các văn bản được ban hành tại các cơ quan chúng tôi nhận thấy không có văn bản hành chính nào có dấu hiệu sai phạm về thẩm quyền ban hành. 14
- Tuy chưa có quy định chung về quy trình xây dựng và ban hành VB của các CQCM thuộc UBND tỉnh. Nhưng nhìn chung tại các Sở đều cơ bản đã có một quy trình xây dựng và ban hành văn bản như tương đối thống nhất với nhau. Gồm 5 bước như sau: + Chuẩn bị + Dự thảo văn bản + Duyệt, ký văn bản +Nhân bản, phát hành + Lưu văn bản - Hình thức của văn bản về cơ bản đáp ứng được theo yêu cầu luật định. Hầu hết các VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình đều được trình bày đúng các yêu cầu kỹ thuật soạn thảo được quy định trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. - Về mặt nội dung hầu hết các VBHC đều được đảm bảo được yêu cầu về nội dung. Chất lượng văn bản ngày càng được nâng cao, ngày càng khắc phục tình trạng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, không đảm bảo tính thống nhất như: trái nội dung của văn bản cấp trên ban hành, chồng chéo, mẫu thuẫn với văn bản khác do chủ thể cùng cấp ban hành. - Đa số các VB sử dụng từ ngữ và văn phong hành chính phù hợp. VB gần như không còn sử dụng từ đa nghĩa, tiếng lóng, tiếng địa phương. Văn phong hành chính công vụ và cú pháp được sử dụng trong VB phần lớn đã đạt yêu cầu. Sử dụng từ ngữ dễ hiểu giúp người đọc dễ dàng tiếp cận. - Công tác kiểm tra, giám sát quá trình xây dựng và ban hành văn bản đã được coi trọng. Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa VB thành một hoạt động thường xuyên và xác định đây là một hoạt động rất quan trọng giúp địa phương phát hiện được những văn bản mâu thuẫn, chồng chéo, hết hiệu lực để trình cấp có thẩm quyền xem xét sửa đổi, bổ sung hay bãi bỏ. Tóm lại, công tác ban hành VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình đã đạt được những tiến bộ đáng kể. Chất lượng văn bản ngày càng được chú trọng và nâng cao, nội dung và thể thức văn bản đảm bảo theo đúng hướng dẫn, giúp cho công tác QLNN ở địa phương được thuận lợi hơn, góp phần duy trì, ổn định và phát triển đời sống, kinh tế, văn hóa, xã hội trên địa bàn. 2.3.2. Những hạn chế, bất cập Bên cạnh những kết quả đã đạt được nói trên, công tác ban hành VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình còn tồn tại một số hạn chế như: + Về quy trình xây dựng và ban hành VBHC của các CQCM thuộc UBND 15
tỉnh: chưa có một quy trình chung trong việc xây dựng và ban hành các VBHC làm cho công tác xây dựng và ban hành văn bản thiếu tính thống nhất. + Về nội dung văn bản: nhiều văn bản có nội dung và hình thức văn bản không phù hợp làm cho văn bản giảm đi hiệu lực thi hành. Nhiều văn bản có nội dung sơ sài không phản ánh được tình hình phát triển của ngành và của địa phương. + Về thể thức văn bản: Rất nhiều văn bản thiết lập các yếu tố thể thức không đúng theo quy định hiện hành về tất cả các thành phần thể thức: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản… + Về ngôn ngữ văn phong của văn bản: Còn nhiều văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu về phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ. Những lỗi sai chủ yếu thuộc về lỗi diễn đạt, lỗi dùng từ, đặt câu và chính tả… + Về công tác kiểm tra, giám sát quá trình xây dựng và ban hành văn bản: còn chưa được quan tâm chú trọng và nhièu khi mang tính hình thức. 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế, bất cập + Nguyên nhân khách quan - Hiện chưa xây dựng được quy trình chung, thống nhất cho công tác xây dựng và ban hành văn bản hành chính cho tất cả các cơ quan cấp sở tại tỉnh văn bản của các CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình thiếu tính thống nhất. - Khó khăn về điều kiện cơ sở vật chất như trụ sở làm việc, diện tích phòng làm việc quá chật hẹp, nhiệt độ, ánh sáng không được đảm bảo, thiếu phương tiện làm việc… ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình soạn thảo và ban hành VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh. + Nguyên nhân chủ quan Trước hết, để dẫn đến những hạn chế nêu trên, một phần do nhận thức của lãnh đạo ở các cơ quan cấp sở, thủ trưởng ở các cơ quan chưa chú trọng đến công tác xây dựng và ban hành văn bản, chưa thực sự coi hoạt động ban hành văn bản là nhiệm vụ quan trọng và cần thiết trong quản lý nhà nước, có đôi lúc văn bản được ký không được xem xét kỹ nội dung cũng như thể thức, chỉ tới khi ban hành văn bản mới phát hiện ra sai sót. Hai là, thực tế hiện nay, đội ngũ cán bộ công chức, viên chức trực tiếp làm công tác xây dựng và ban hành văn bản của các sở còn ít, chưa đủ sức thực hiện hết công việc của mình, thậm chí còn kiêm nhiệm nhiều việc Ba là, ở các cơ quan cấp sở Giám đốc sở, Phó Giám đốc sở, Chánh văn phòng, công chức, viên chức của văn phòng có vai trò rất lớn đối với chất lượng của văn bản hành chính. Tuy nhiên, chưa có sự phối hợp giữa các cán bộ, công 16
chức, viên chức trong cùng một cơ quan gây khó khăn cho việc xây dựng và ban hành văn bản. Bốn là, việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ hay nội dung các văn bản mới về công tác soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa được chú trọng, chưa được tiến hành thường xuyên nên chưa đạt hiệu quả cao. Năm là, công tác kiểm tra hoạt động ban hành VB HC của lãnh đạo, của cơ quan cấp trên đối với các cơ quan cấp sở chưa được thực hiện một cách nghiêm túc và có chất lượng. Sáu là, công tác xây dựng, ban hành văn bản hành chính ở các CQCM thuộc UBND tỉnh còn bất cập, chưa hợp lý. Nhìn chung việc ban hành VB còn thiếu sót, chưa tuân theo trình tự, thủ tục do luật định Bảy là, về điều kiện thời gian, một số văn bản soạn thảo gấp do tình thế đòi hỏi. Khi tiến hành soạn thảo nhiều khi chưa cân đối thời gian hợp lý cho việc xin ý kiến của các bộ phận, cá nhân có liên quan nên việc góp ý kiến nhiều khi rất chiếu lệ, mang tính hình thức, chất lượng không cao. 17
Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH 3.1. Phương hướng nâng cao chất lượng văn bản hành chính của các CQCM thuộc UBND tỉnh Ninh Bình Các CQCM thuộc UBND tỉnh có vị trí quan trọng, là cánh tay giúp việc quan trọng cho UBND các tỉnh, giúp cho sự phát triển kinh tế ,văn hóa, xã hội của cả tỉnh. Để phát huy tốt vai trò của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản cần phải xác định một định hướng nâng cao chất lượng ban hành văn bản, đây là một yêu cầu tất yếu. Hiển nhiên khi xây dựng phương hướng nâng cao chất lượng ban hành văn bản ở các CQCM thuộc UBND tỉnh cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc có tính định hướng như sau: Thứ nhất, cần phải thay đổi và nâng cao nhận thức của lãnh đạo các sở cũng như đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về vai trò việc xây dựng và ban hành văn bản hành chính. Một số sở hiện nay vẫn chưa có sự quan tâm đúng mức cho hoạt động xây dựng và ban hành văn bản hành chính, điều này dẫn đến tình trạng chất lượng ban hành văn bản chưa cao. Trước hết, cần nâng cao nhận thức cho đội ngũ CBCC, viên chức về vai trò của VB nói chung và VBHC nói riêng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước; đặc biệt là các công chức, viên chức trực tiếp làm việc, tiếp xúc với VB. Thứ hai, VBHC phải được soạn thảo và ban hành một cách toàn diện, tập hợp một cách dân chủ các ý kiến đóng góp của cán bộ cũng như nhân dân trong tỉnh, tránh cục bộ, bản vị. Cần phải thay đổi tư duy trong xây dựng và ban hành VBHC ở các cấp nói chung và cấp sở nói riêng. Trong đó cần có cơ chế lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến nhân dân vào các dự thảo VB một cách rộng rãi và có hiệu quả. Thứ ba, hiện đại hóa quy trình và phương tiện xây dựng các VBHC, về kỹ thuật cần tích cực ứng dụng công nghệ thông tin một cách có hiệu quả vào hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản ở địa phương. Thứ tư, cần tập trung chỉ đạo điều hành hoạt động của các phòng chuyên môn thuộc các sở nhằm triển khai thực hiện một cách có hiệu quả, bảo đảm tiến độ và thời gian quy định; đề cao trách nhiệm người đứng đầu cơ quan chủ trì soạn thảo, cá nhân soạn thảo, có những chế tài đảm bảo xử lý những hành vi thiếu trách nhiệm trong hoạt động ban hành văn bản. 18