Tóm tắt Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội

Chia sẻ: Hinh Duyệt | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

54
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn gồm 3 chương được trình bày như sau: Cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến hiệu quả công tác quản lý văn bản; Thực trạng hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội; Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại cơ quan Sở Y tế Hà Nội.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ……/…… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN MINH HUYỀN HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI Chuyên ngành: Thạc sĩ Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Hà Nội - Năm 2017
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐẶNG THÀNH LÊ Phản biện 1: Tiến sĩ Nguyễn Thị Hà Học viện Hành chính quốc gia Phản biện 2: Tiến sĩ Đoàn Thị Hòa Đại học Nội vụ Hà Nội Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận vă Thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp 204 Nhà A, Học viện Hành chính Quốc gia. Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Hà Nội Thời gian: vào hồi 14 giờ 00 ngày 09 tháng 2 năm 2017 Có thể tìm hiểu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam hoặc thư viện của Học viện Hành chính Quốc gia.
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Trong hoạt động của các cơ quan Hành chính nhà nước, thực tế đã cho thấy công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết. - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được kiểm tra, tập hợp ). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý. - Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức. Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính nhà nước từng bước hiện đại, hoạt động quản lý văn bản có vai trò: - Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào quá trình cải cách thể chế theo hướng phù hợp. - Văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Vì thế, hoạt động quản lý văn bản có vai trò như một công cụ để các cơ quan có thẩm quyền, trách nhiệm kiểm soát quá trình hoạt động quản lý nhà nước cũng như cung ứng các dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Đối với một đơn vị quản lý nhà nước trong lĩnh vực Y tế như Sở Y tế Hà Nội, hoạt động liên quan tới sức khỏe và tính mạng của người dân trên địa bàn Thủ đô thì việc quản lý hệ thống văn bản đi, đến còn giữ một vai trò đặc biệt: - Bảo đảm phục vụ thông tin văn bản cho hoạt động quản lý nhà nước về y tế trên địa bàn Thành phố Hà Nội; - Giải quyết công việc quản lý nhà nước về y tế có chất lượng; giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước và cơ quan; phòng ngừa vi phạm pháp luật; - Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước về y tế có giá trị phục vụ nhu cầu tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày và chuẩn bị nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài; - Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nước; Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Đây cũng là một tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, năng lực, tinh thần trách nhiệm công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực thi nhiệm vụ chuyên môn. 1
Vì thế, cần có một nghiên cứu mới, phù hợp với đặc thù ngành, lĩnh vực cũng như thực tế thi hành công vụ để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản cho cơ quan Văn phòng Sở Y tế Hà Nội. Với mục đích nêu trên, tác giả chọn thực hiện luận văn : Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội làm luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Tại Việt Nam, những năm gần đây chủ đề nghiên cứu về công tác văn thư nói chung và công tác quản lý văn bản đi, đến nói riêng đã thu hút sự quan tâm của nhiều nhà khoa học từ những góc độ và phạm vi khác nhau. Nhiều công trình nghiên cứu đã được công bố, đặc biệt phần lớn công tác quản lý văn bản đi, đến. Trước hết phải kể đến các quy định pháp lý tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư[12], Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia[13]; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/7/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước[64] Ngoài ra cũng có nhiều giáo trình, tài liệu của các trường, các nhà khoa học, các cơ quan viết về lĩnh vực này, như: TS Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng(2015), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB ĐH Quốc gia TP. Hồ Chí Minh[4], TS. Lưu Kiếm Thanh(2008), Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, HVHCQG[17]... Bên cạnh đó là một số công trình nghiên cứu của các học viên cao học tại Học viện Hành chính Quốc gia như: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành chính của trường Đại học Hà Nội của Vũ Thị Thanh Hương, khóa 14[6], Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước cấp xã tỉnh Ninh Bình của học viên Đinh Thị Hoa, khóa 16[3], Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ của học viên Tạ Tuyết Nhung khóa 17[14]; cũng như đề tài khoa học cấp Bộ năm 2002: Nghiên cứu xây dựng tài liệu thực hành môn kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước theo phương pháp tình huống của PGS. TS. Lưu Kiếm Thanh[18] Tuy nhiên, các văn bản quy phạm trên là cơ sở pháp lý quy định hoạt động của công tác quản lý văn bản đi, đến; các giáo trình , tài liệu chủ yếu nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác văn thư nói chung, còn đối với một đơn vị cụ thể như Sở Y tế Hà Nội thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về phương diện lý luận và thực tiễn về vấn đề Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn Mục đích của đề tài là nghiên cứu vấn đề nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội hiện nay qua thực tiễn hoạt động của Sở Y tế Hà Nội, đề xuất các nguyên tắc và phương pháp cụ thể để đánh giá và nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đi, đến; tạo ra cơ sở pháp lý cho sự đảm bảo và tăng cường pháp chế, nâng cao hiệu quả pháp luật, đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay đối với công tác quản lý hành chính tại Sở Y tế Hà Nội. Với mục đích trên, các nhiệm vụ của luận văn phải giải quyết là: - Nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản - Nghiên cứu thực trạng hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội - Chỉ ra những kết quả đã đạt được và những hạn chế còn tồn tại ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế Hà Nội 2
- Đưa ra kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản đi, đến tại bộ phận Văn thư của Sở Y tế Hà Nội. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn Đề tài này sử dụng phương pháp nghiên cứu tổng hợp. Cụ thể là: từ các cơ sở lý luận, căn cứ vào tình hình thực tế của hoạt động quản lý văn bản tạo Sở Y tế Hà Nội, tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có sẵn, từ đó nêu ra một số giải pháp, kiến nghị. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Về lý luận: Luận văn nêu ra một cách khái quát các căn cứ lý luận và pháp lý của công tác quản lý văn bản cũng như các tiêu chí về tính hiệu quả đối với hoạt động này. Về thực tiễn: Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho các cấp lãnh đạo trong việc xây dựng quy trình quản lý văn bản tại cơ quan quản lý hành chính nhà nước, đồng thời bổ sung tài liệu cho cán bộ, sinh viên trong công tác nghiên cứu và học tập. 7. Kết cấu của luận văn: Luận văn gồm 3 chương. Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến hiệu quả công tác quản lý văn bản Chương 2: Thực trạng hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội Chương 3: Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại cơ quan Sở Y tế Hà Nội. 3
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi 1.1.1. Khái niệm văn bản đến Khái niệm văn bản đến được trình bày trong cuốn Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh như sau: “Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công” [7]. Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” định nghĩa: “Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.[19] Các loại văn bản đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan nhận văn bản phải giải quyết. Văn bản đến phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung: luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội và UBTV Quốc hội, nghị định, nghị quyết của Chính phủ, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, thông tư của các Bộ, quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), báo cáo, hướng dẫn, công văn, công hàm, hiệp định... Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo... Là một công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức, văn bản đến phải được giải quyết triệt để nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức. 1.1.2. Khái niệm văn bản đi Khái niệm văn bản đi được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Ta có thể xem văn bản đi là “tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảođể gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đươn vị mình”. Điều 17, Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08-4-2004 quy định: “Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành”[8]. Bên cạnh đó, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi”[10] Như vậy, dù có diễn đạt khác nhau thì chúng ta vẫn hiểu văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đi phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung. Đó có thể là các văn bản quy phạm pháp luật như: nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, chỉ thị, quyết định của Uỷ ban nhân dân...Đó có thể là văn bản hành chính như: kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp định, dự toán, hóa đơn, chứng từ... Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng được coi là văn bản đi. Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác gửi đến và cơ quan tiến hành sao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức. 1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản 4
Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng. Việc quản lý văn bản là một khâu của công tác văn thư. “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân” (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức)[16] Quản lý văn bản nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc. “Quản trị hành chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đều nhằm mục đích phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan” (Nghiêm Kỳ Hồng, Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, (2005)[5] Hành động quản lý văn bản do các cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật thực hiện trong lĩnh vực của mình, nhằm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn cho văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong văn bản đó vì: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có” [1]. “Việc tổ chức giải quyết tốt văn bản góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác trong các cơ quan tổ chức”.[15] 1.1.4. Phân loại văn bản hành chính Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác nhau. Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của văn bản , chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính.[12] Trong đó, hệ thống văn bản hành chính gồm: Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị ( cá biệt) và thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giãi quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp. Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại. * Văn bản cá biệt: - Quyết định (cá biệt) : Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể. Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các cơ quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ 5
trưởng hoặc thủ Trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp), Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh. - Chỉ thị (cá biệt): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc mang tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do Thủ tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành. * Văn bản hành chính thông thường có tên loại: - Thông cáo: Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương dùng để công bố với Nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam ban hành. - Thông báo: Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động của các cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi. - Chương trình: Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định. - Kế hoạch: Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. - Phương án : Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định. - Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị. - Báo cáo: Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt động của các cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý. - Biên bản: Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với công dân. -Tờ trình : Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết định được. - Hợp đồng : Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghiã vụ. - Công điện: Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một mệnh lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp. - Giấy chứng nhận: Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối tượng có liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. - Giấy uỷ nhiệm: Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền ( hoặc người đại diện theo pháp luật). - Giấy mời : Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành chính). - Giấy giới thiệu: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác. 6
- Giấy nghỉ phép: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên được nghỉ phép tho Luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân. - Giấy đi đường: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác để tính phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu. - Giấy biên nhận hồ sơ: Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến. - Phiếu gửi: Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi không thay thế cho công văn. - Phiếu chuyển: Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết. * Văn bản hành chính thông thường không có tên loại: - Công văn (hành chính) Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức. 1.2. Hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi 1.2.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý văn bản Cuốn điển tiếng Pháp Lepetit Lasousse định nghĩa, “hiệu quả” là kết quả đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định (Từ điển Lepetit Lasousse, Paris, năm 1905)[22]. Còn từ điển Bách khoa Tiếng Việt lại định nghĩa, “hiệu quả” là kết quả đạt được giống nhau nhưng sử dụng ít thời gian, công sức và nguồn lực nhất[8] Trong lĩnh vực ngôn ngữ học, các nhà ngôn ngữ học định nghĩa khái niệm hiệu quả là kết quả như yêu cầu của việc làm mang lại. Trong khi đó, ở lĩnh vực quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính lại cho rằng, hiệu quả là mục tiêu chủ yếu của khoa học hành chính, là sự so sánh giữa các chi phí đầu tư với các giá trị của đầu ra, sự tăng đối đa lợi nhuận và tối thiểu chi phí, là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra – đầu vào. Trong lĩnh vực kinh tế, xác định hiệu quả thường gắn với một hoạt động kinh tế cụ thể và thường cho chúng ta những con số chính xác và cụ thể. Còn đối với các hoạt động xã hội nói chung, hiệu quả thông tin báo chí nói riêng, để tính được hiệu quả đạt được như thế nào sẽ rất khó khăn và phức tạp. Bởi đây là hoạt động mang tính chất định tính nhiều hơn định lượng. Như vậy, thuật ngữ hiệu quả tương đối phong phú về khái niệm, để tối ưu hóa cách hiểu về khái niệm này, chúng ta nên gắn khái niệm với một nội dung, bối cảnh cụ thể để phân tích. Cụ thể, trong phạm vi luận văn này, chúng ta hiểu “hiệu quả là phép so sánh dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực hiện các mục tiêu, hoạt động của chủ thể và chi phí mà chủ thể bỏ ra để có kết quả đó trong những điều kiện nhất định”. Theo các khái niệm về công tác quản lý văn bản ở phần trên và khái niệm về hiệu quả được đề cập đến ở phần này, ta có thể hiểu “Hiệu quả công tác quản lý văn bản là kết quả thực của hành động quản lý văn bản mang lại”. 1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến 1.2.2.1. Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản Kiểm soát kinh phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ đơn vị, cơ quan, tổ chức nào. Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị. Dù cung cấp 7
những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người dân cũng như mục tiêu quản lý đối với xã hội. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các cơ quan Nhà nước được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền. Để đạt được một mục tiêu, hoặc thực hiện một nhiệm vụ, cần chi phí. Chi phí càng thấp, hiệu quả càng cao, xét trên khía cạnh kinh tế. Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế Hà Nội gồm lương, thưởng, chi phí vận hành các thiết bị hỗ trợ, chi phí chỉnh sửa, lưu kho tài liệu. Đây là những khoản chi bắt buộc và thường xuyên hàng năm. 1.2.2.2. Thời gian Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, chúng ta không thể lưu trữ hay tiết kiệm thời gian để ngày mai mang ra dùng. Mỗi người đều có cùng một lượng thời gian giống nhau trong ngày. Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được. Vì thế, để có thể giải quyết một khối lượng công việc hay nhiệm vụ cụ thể được giao, việc sắp xếp thời gian là vô cùng quan trọng. Thời gian càng ít, càng có thể giải quyết được nhiều công việc, hiệu quả công việc càng cao. Với hoạt động quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế, hiệu quả về thời gian được xét trên lĩnh vực giờ làm thêm hàng ngày, vì quy định của Nhà nước là 8h/ngày và 5ngày/tuần là không thay đổi và với thực tế là khối lượng văn bản quá lớn, việc phải làm thêm giờ hàng ngày ở Sở là thường xuyên. 1.2.2.3. Tính hợp lý của công việc Khi giải quyết công việc, ngoài chi phí và thời gian bỏ ra, chúng ta cũng cần xét đến sự hợp lý khi công việc được giải quyết xong, tức là kết quả công việc. Công việc không thể xem là có hiệu quả khi những khâu tiếp theo trong quá trình vận hành bị ảnh hưởng. Xét trong phạm vi công tác xử lý văn bản đi và đến, hiệu quả công việc còn phải xem xét ở khía cạnh phục vụ và hỗ trợ cho công tác của các đơn vị có liên quan như thế nào cũng như sử dụng và phân bố nguồn nhân lực ra sao, ứng dụng được các máy móc, công nghệ gì vào công việc để giảm bớt sức lao động của con người, nâng cao năng suất. 1.2.2.4. Đảm bảo tuân thủ theo quy trình và nguyên tắc quản lý được pháp luật quy định Để đánh giá hoạt động quản lý văn bản có hiệu quả hay không, ngoài các tiêu chí trên, chúng ta cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật. Chúng ta không thể vi phạm các quy định này để đạt được các yêu cầu về thời gian, chi phí. Đây là yêu cầu tối quan trọng mà những người thực hiện công việc phải tuân thủ. 1.2.3. Yếu tố ảnh hƣởng đến hiệu quả 1.2.3.1. Chuyên môn nghiệp vụ Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu tiên quyết để thực hiện công việc một cách có hiệu quả. Đó là: “ Khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; là sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc (Tô Tử Hạ, Từ điển Hành chính, Nxb Lao động - Xã hội, 2003, tr 151).[2] Một cử nhân văn thư lưu trữ sẽ có đủ kỹ năng và tay nghề để xử lý và thao tác thành thục với văn bản, hồ sơ trong thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo quy định, an toàn, hiệu quả. 1.2.3.2. Cơ sở vật chất phục vụ, hỗ trợ công việc 8
Cơ sở vật chất cũng là một yếu tố rất quan trọng, không chỉ đối với công tác quản lý văn bản đi, đến mà còn với tất cả mọi hoạt động của đời sống con người. Hệ thống máy móc, công cụ làm giảm thời gian thao tác, giảm chi phí, giúp con người thao tác chuẩn xác hơn với công việc. Đặc biệt trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay, thời gian vận chuyển, bàn giao, xử lý văn bản cũng như các chi phí, nhân lực giao nhận văn bản được giảm đi đáng kể. 1.2.3.3. Động lực làm việc Động lực làm việc là nhân tố chính thúc đẩy con người thực hiện nhiệm vụ của mình. Mỗi người có một động lực làm việc khác nhau. Trong mọi lĩnh vực của đời sống nói chung cũng như trong công tác quản lý và xử lý văn bản nói riêng, động lực làm việc càng trùng khớp với mục tiêu của công việc thì con người làm việc càng hăng say, càng có hiệu quả. 1.2.3.4. Sự quan tâm của lãnh đạo Sự quan tâm của lãnh đạo là một yếu tố chi phối đến tất cả mọi yếu tố ở trên. Nếu lãnh đạo quan tâm sẽ tạo điều kiện cho người lao động được làm việc đúng với mục tiêu, mong muốn của học, nâng cao động lực làm việc, đồng thời mua sắm, trang bị máy móc, công cụ hỗ trợ, cho người lao động đi học tập, nâng cao trình độ, tay nghề. Nhìn chung, sự quan tâm của lãnh đạo gần như quyết định lớn đến hiệu quả của mọi công việc, không chỉ trong công tác văn thư mà còn trong nhiều lĩnh vực khác. TIỂU KẾT Công tác quản lý văn bản có một vai trò vô cùng quan trọng trong việc triển khai các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì lý do đó, công tác này cần được tổ chức dựa trên cơ sở pháp lý chặt chẽ cùng các căn cứ lý luận, căn cứ khoa học rõ ràng. Những căn cứ, cơ sở này là thước đo để so sánh, đối chiếu cũng như làm định hướng để phát huy mặt được, khắc phục mặt chưa đạt của công tác quản lý văn bản. Căn cứ vào nhận định trên, Chương 1của luận văn đã làm rõ một số khái niệm về văn bản, hiệu quả quản lý văn bản, giới thiệu sơ lược về quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến nói chung. Các kiến thức ở chương 1 là nền tảng lý luận để có cơ sở nghiên cứu, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý văn bản ở Sở Y tế Hà Nội tại chương 2 cũng như tìm kiếm giải pháp ở chương 3 của Luận văn. 9
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI 2.1. Khái quát chung về Sở Y tế Hà Nội Sở Y tế thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là Sở) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước về y tế, bao gồm: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh; phục hồi chức năng; giám định y khoa, pháp y, pháp y tâm thần; y dược cổ truyền; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hóa gia đình; sức khỏe sinh sản và công tác y tế khác trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật. Sở có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Ủy ban nhân dân Thành phố; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Y tế. 2.2.Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội 2.2.1. Tình hình quản lý văn bản tại Sở Y tế từ 2013-2016 Bảng 2.1. Tình hình quản lý văn bản đi, đến từ 2013-2016 của Sở Y tế Hà Nội Văn bản đi Văn bản đến Tổng số BC, Năm VB Chỉ thị, Tăng, Ghi QĐ TTr, CV Tổng số BC, CV Tổng số Tổng số Luật QĐ giảm chú QĐ 2013 310 1097 6730 8137 94 1977 14792 16863 25000 2014 557 1088 8739 10384 113 2778 15084 17975 28359 3359 2015 1547 1098 7537 10182 87 3175 15427 18689 28871 512 2016 1422 850 8016 10288 70 3256 115402 18728 29016 145 2.2.2. Tổ chức bộ máy quản lý văn bản- văn thƣ Tổ chức bộ máy quản lý văn bản như sau: - Lãnh đạo Sở: Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở Y tế, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý văn bản đi, đến như sau: o Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác quản lý văn bản đi, đến theo quy định của pháp luật hiện hành. o Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác quản lý văn bản đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác quản lý văn bản theo thẩm quyền. - Lãnh đạo Văn phòng Sở: Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế, đơn vị. Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác quản lý văn bản cho các đơn vị trực thuộc. - Tổ Văn thư: gồm 03 chuyên viên thuộc Văn phòng Sở được giao nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội. Trong đó: • 01 cán bộ được giao tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đến, trình ký văn bản • 01 cán bộ được giao nhiệm vụ vào sổ, phát hành, đóng dấu văn bản đi • 01 cán bộ được giao nhiệm vụ phô tô văn bản, chuyển trả văn bản cho các phòng chuyên môn 2.2.3. Nhân sự 10
Để đáp ứng các yêu cầu của công tác quản lý văn bản, cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi, đến của Sở Y tế được lựa chọn có trình độ, phẩm chất kỹ năng về công tác quản lý văn bản: Về trình độ chuyên môn: 01 Thạc sỹ Hành chính công, 01 Cử nhân Hành chính học, 01 Cử nhân Văn thư lưu trữ. Các cán bộ làm công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội nắm vững cả lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành. Về lý luận nghiệp vụ: nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Về kỹ năng thực hành: không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn có kỹ năng thực hành. Cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội đều có kinh nghiệm trên 5 năm, giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề và giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ. Về phẩm chất: đáp ứng các yêu cầu về phẩm chất chính trị như lòng trung thành, tin tưởng tuyệt đối vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào, luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình,luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên. Ngoài ra, cán bộ làm công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội còn đáp ứng các yêu cầu khác như không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng... mà còn đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu về tính bí mật, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, độ tin cậy, tính ngăn nắp, gọn gàng, tính tế nhị. 2.2.4.Trang thiết bị Trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội được trang bị khá đầy đủ, hiện đại. Hệ thống máy vi tính được kết nối mạng LAN, Internet, kết nối với Cổng thông tin điện tử của Thành phố, cài đặt phần mềm quản lý văn bản về hồ sơ công việc hiện đại Trang thiết bị dùng cho công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội Trang thiết bị dùng cho văn thƣ ĐV (chiếc) - Máy vi tính 03 - Máy in 03 - Máy quét (scanner) 01 - Máy sao chụp (photocopy) 01 - Máy FAX 01 - Máy huỷ tài liệu 01 2.2.5.Quy trình và hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, đến 2.2.5.1. Quy trình quản lý văn bản đến a) Tiếp nhận, vào sổ và quét văn bản: Sở Y tế quản lý tập trung, thống nhất tất cả các văn bản đến qua văn thư, vào sổ, lấy số văn bản (trừ các thủ tục hành chính được giải quyết theo cơ chế một cửa và các văn bản liên quan đến công tác tiếp nhận đơn, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo). - Khi tiếp nhận văn bản, văn thư kiểm tra và chỉ tiếp nhận các văn bản thuộc thẩm quyền xử lý của Sở. - Những văn bản gửi riêng cho cá nhân, phòng ban chuyên môn không bóc phong bì mà chuyển đến cá nhân, phòng ban có tên. Những văn bản đóng dấu "Mật" phải được quản lý theo quy định riêng. 11
- Các văn bản đến sau khi đã bóc phong bì, văn thư vào sổ công văn đến, quét văn bản và đề xuất phân bổ văn bản vào Phiếu xử lý văn bản. b) Xử lý sơ bộ: Lãnh đạo Văn phòng ký tắt vào nội dung đề xuất phân bổ, xác nhận đã duyệt và đồng ý trình Giám đốc Sở (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt. Đối với những văn bản khẩn, hỏa tốc hoặc những văn bản cần phải giải quyết ngay, văn thư phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để kịp thời trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) đang đi công tác khỏi cơ quan phải gọi điện thoại báo cáo. c) Xử lý văn bản: Giám đốc Sở (hoặc người được ủy quyền) xem xét, phê duyệt và chuyển trả văn bản tại Văn thư. d) Quét ý kiến xử lý và chuyển văn bản cho phòng, ban theo quy định. Văn thư thực hiện chuyển văn bản chính đến người/phòng ban có trách nhiệm chủ trì giải quyết công việc, những phòng ban có trách nhiệm phối hợp thì văn thư chuyển cho các phòng bna đó qua hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Đối với văn bản cần phải phô tô cho nhiều người/phòng ban và trong phiếu xử lý ghi rõ lưu tại văn thư thì văn thư có trách nhiệm lưu văn bản đó theo quy định. Các phòng, ban và đơn vị có trách nhiệm cử người ký nhận văn bản chuyển cho phòng ban mình tại văn thư hàng ngày (hoặc khi có thông báo của văn thư), đồng thời thường xuyên kiểm tra trên phần mềm hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc để kịp thời nhận văn bản gửi cho phòng ban/đơn vị mình trong ngày. e) Giải quyết công việc và lưu hồ sơ: Các phòng, ban và đơn vị nhận được ý kiến xử lý văn bản tiến hành nghiên cứu đề xuất thực hiện theo chỉ đạo, lập hồ sơ công việc, lưu hồ sơ, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật tài liệu. 2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đi a) Dự thảo văn bản hành chính Các chuyên viên sau khi dự thảo văn bản phát hành có trách nhiệm chuyển văn bản cho trưởng phòng hoặc lãnh đạo phụ trách phòng (trừ trường hợp trưởng phòng trực tiếp dự thảo văn bản) xem xét, ký tắt vào phần cuối của nội dung văn bản, sau dấu (./.) Nếu văn bản cần xin ý kiến góp ý các phòng, ban có liên quan, phòng soạn thảo có trách nhiệm xin ý kiến, tổng hợp và hoàn thiện văn bản trước khi đăng ký trình văn bản. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tuân thủ theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính . Trưởng phòng, ban và đơn vị được giao soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. b) Đăng ký trình văn bản đi Phòng soạn thảo văn bản phải đăng ký trình ký văn bản đi ở sổ đăng ký trình ký tại bộ phận văn thư và chuyển cho văn thư các tài liệu có liên quan (nếu có) kèm theo văn bản trình ký. c) Kiểm tra thể thức, trình ký Văn thư tiếp nhận văn bản trình ký và các hồ sơ tài liệu liên quan, kiểm tra thể thức văn bản: - Nếu không đạt các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản văn thư trả ngay cho phòng soạn thảo đề nghị chỉnh sửa lại (trường hợp gấp có thể báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng để xin ý kiến chỉ đạo xử lý). 12
- Nếu các văn bản đạt các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày, văn thư ký nhận vào sổ đăng ký trình văn bản, chuyển Chánh Văn phòng ký tắt vào vị trí cuối cùng ở "Nơi nhận" để xác nhận văn bản được phép phát hành d) Xem xét nội dung, ký duyệt: Lãnh đạo Sở kiểm tra lần cuối và ký văn bản. Thời gian xem xét và phê duyệt không quá 02 ngày làm việc. Trường hợp cần sửa chữa Lãnh đạo Sở chuyển văn bản cho Văn thư để chuyển đến phòng soạn thảo để hoàn chỉnh và trình ký lại. Văn thư phải ghi chép vào sổ đăng ký trình văn bản ở phần Ghi chú đầy đủ ccs trường hợp văn bản bị trả lại phòng soạn thảo để theo dõi chặt chẽ, không để thất lạc văn bản. e) Phát hành văn bản Sau khi nhận lại cặp trình ký từ Lãnh đạo Sở, Văn thư kiểm tra những văn bản nào đã được ký duyệt thì Văn thư nhập sổ công văn đi trên phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, nhân bản, đóng dấu và phát hành văn bản, không để chậm quá 1 ngày. Những văn bản có đóng dấu "Khẩn", "Hỏa tốc" phải được chuyển ngay sau khi đăng ký. g) Lưu văn bản đi: Văn thư lưu văn bản gốc và chuyển trả bản chính cùng các hồ sơ tài liệu kèm theo có ký nhận cho phòng soạn thảo để lưu trong hồ sơ. 2.3.Đánh giá chung 2.3.1.Kết quả đã đạt đƣợc 2.3.1.1 Công tác chỉ đạo điều hành Sở Y tế đã ban hành các văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện công tác văn thư năm 2016 tại cơ quan Văn phòng Sở và các đơn vị trực thuộc như sau: - Kế hoạch số 86/KH-SYT ngày 12/1/2016 của Sở Y tế Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ ngành y tế Hà Nội năm 2016; - Kế hoạch số 5326/KH-SYT ngày 12/11/2015 của Sở Y tế Hà Nội về chỉnh lý tài liệu năm 2016; - Danh mục hồ sơ năm 2016 2.3.1.2. Về công tác tổ chức cán bộ Sở Y tế bố trí 03 công chức làm công tác quản lý văn bản đi, đến. Trong đó 01 đồng chí có trình độ Cử nhân lưu trữ quản trị văn phòng; 01 đồng chí có trình độ Thạc sỹ quản lý công, và 01 đồng chí đang theo học Cao học hành chính. Phụ trách trực tiếp công tác quản lý văn bản đi, đến là đồng chí Chánh Văn phòng. Về cơ bản, đội ngũ công chức làm công tác quản lý văn bản đi, đến của Sở có kỹ năng và nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu của công việc và nhiệm vụ Lãnh đạo phòng, lãnh đạo Sở phân công. 2.3.1.3. Công tác quản lý văn bản đi, đến Bộ phận Văn thư Sở Y tế nghiêm túc tuân thủ quy trình quản lý văn bản đã được ban hành, đảm bảo các nguyên tắc của công tác văn thư về: tính tập trung; nhanh chóng, kịp thời; chính xác; an toàn, bí mật; đảm bảo đúng quy trình . - Tập trung: Tất cả văn bản đi, đến của Sở Y tế được quản lý tập trung tại Bộ phận Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Bộ phận Văn thư khi nhận được văn bản chịu trách nhiệm phân loại sơ bộ, bóc bì những văn bản gửi đến Sở Y tế, trừ văn bản mật; các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận thì không bóc phong bì nhưng nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. Những văn bản đến không đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Nhờ vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế được đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm. 13
- Nhanh chóng, kịp thời: Công tác quản lý văn bản đi- đến tại Sở Y tế Hà Nội được tiến hành các bước đồng bộ nhịp nhàng, nhận- chuyển giao các văn bản đi - đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao và xử lý kịp thời đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết không để sót việc, chậm việc và quy định rõ thời hạn giải quyết và dần đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. Văn bản đi, đến ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Bộ phận văn thư Sở Y tế rất linh hoạt trong thực hiện nhiệm vụ của mình. Khi nhận được những văn bản có tính chất quan trọng, khẩn, hỏa tốc, bộ phận văn thư có trách nhiệm báo cáo ngay với lãnh đạo Văn phòng để xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp, chuyển cho cá nhân, phòng ban liên quan để giải quyết giúp đảm bảo tiến độ công việc, bộ phận nhận văn bản có thể xử lý ngay . Đặc biệt với đặc thù của ngành y tế Hà Nội, thường xuyên có các sự việc bất ngờ xảy ra, đòi hỏi được giải quyết kịp thời. Văn bản khẩn đi được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Bộ phận Văn thư Sở Y tế thường xuyên làm thêm ngoài giờ để đảm bảo phát hành ngay các văn bản khẩn này. Sở Y tế Hà Nội rất chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản được nhanh chóng, kịp thời, đễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của cơ quan. Thực hiện ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công việc, 100% văn bản đi – đến được scan lưu dưới dạng file pdf, có đính chữ ký điện tử vào hệ thống quản lý văn bản, nhờ vậy việc khai thác văn bản được thực hiện rất thuận lợi, dễ dàng, chỉ vài thao tác nhấp chuột có thể tìm được nội dung của văn bản cần sử dụng. Bên cạnh đó, Sở Y tế đã triển khai hòm thư điện tử công vụ đến các đơn vị trong ngành cũng như gửi thư điện tử đến các cơ quan, tổ chức liên quan giúp thuận tiện cho công tác chỉ đạo, điều hành, trao đổi công việc của ngành, tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong công tác gửi nhận văn bản. Bên cạnh đó, công tác đôn đốc nhắc việc cũng được đặc biệt chú trọng. Cán bộ làm công tác quản lý văn bản đến không chỉ tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến mà thường xuyên rà soát các văn bản gần đến hạn báo cáo, đôn đốc các phòng ban chuyên môn trả lời văn bản kịp thời. - Tính chính xác: Chính xác về các khâu nghiệp vụ: Nghiệp vụ văn thư được thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản…không xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Con dấu được sử dụng và thực hiện quản lý nghiêm ngặt theo quy định Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn. Chính xác về quá trình giải quyết văn bản đảm bảo chính xác về nội dung, thể thức văn bản. Sở Y tế nghiêm túc thực hiện theo đúng quy trình ban hành cũng như chuyển nhận văn bản nhờ vậy văn bản ban hành được đảm bảo đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV; văn bản đến đúng đối tượng nhận kịp thời, nhanh chóng. Về nội dung các văn bản được Sở Y tế ban hành đã đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc của ngành và của Thành phố Hà Nội; không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng trung thực, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. - Tính an toàn, bí mật: Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định chính xác độ mật của văn bản, lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ bí mật, lựa chọn chính xác đối tượng phổ 14
biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối với những đối tượng không liên quan; không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản mật phải để ở hòm, tủ có khóa; văn bản mật được đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản lý và giải quyết, không chuyển giao văn bản qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa... Bộ phận văn thư của Văn phòng Sở Y tế được bố trí ở vị trí độc lập, những cá nhân không phận sự không được ra vào tùy tiện phòng văn thư. Văn bản mật được tiếp nhận, lưu và bảo quản theo chế độ riêng. Nhân viên văn thư được lựa chọn và đào tạo đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn của công việc được giao. Sở Y tế Hà Nội sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản hiện đại, được cài đặt đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt đảm bảo sự bảo mật. Các cá nhân được giao quản lý tài khoản sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản đặc biệt là bộ phận văn thư chịu trách nhiệm giữ bí mật tài khoản, không được tiết lộ ra bên ngoài. Mỗi tài khoản được phân quyền khai thác hệ thống quản lý văn bản theo chức năng, nhiệm vụ của cá nhân được giao tài khoản đó. - Đảm bảo đúng quy trình: Sở Y tế Hà Nội đã ban hành quy trình quản lý văn bản đến, đi và nghiêm túc thực hiện công tác quản lý văn bản theo đúng trình tự, thủ tục đó. 2.3.2. Hạn chế Công tác quản lý văn bản đi- đến tại Văn phòng Sở Y tế đã và đang ngày càng được quan tâm, thực hiện tốt hơn. Tuy nhiên, hoạt động này vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế cần khắc phục - Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do không sát với thực tế hoặc thiếu sót trong quá trình ban hành. Tình trạng văn bản sai thể thức còn nhiều, một số lỗi nhầm về nội dung văn bản (như các lỗi chính tả, đánh máy nhầm tên, số…) - Việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian. - Việc quản lý văn bản đi chưa đảm bảo nguyên tắc tập trung. Một số thủ tục hành chính không được quản lý tại sổ văn bản đi của văn thư mà có sổ riêng do phòng chức năng mở sổ. Việc này ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tìm kiếm, lưu trữ tài liệu. - Thời gian xử lý văn bản từ lúc tiếp nhận văn bản tại bộ phận Văn thư đến phòng chuyên môn từ 4 – 24 giờ ( nếu văn bản thường quy đến vào chiều thứ 6, có thể đến 72 giờ), như vậy, khoảng thời gian này còn tương đối nhiều, ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết nội dung xử lý của văn bản. - Vẫn xảy ra tình trạng xử lý quá hạn văn bản, trả lời văn bản chậm trễ. Tính trong năm 2015, Sở Y tế có 215 văn bản trả lời quá hạn. Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến công tác thi đua, hình ảnh, uy tín của Sở Y tế Hà Nội mà còn ảnh hưởng đến hoạt động của các cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan. - Việc bố trí văn phòng hiện nay khá hợp lý, tuy nhiên chưa thực hiện được một cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu, nhiều cá nhân có thể ra vào phòng văn thư khá tự do. - Công tác nộp hồ sơ của các phòng chưa được tiến hành một cách triệt để đây là thực tế chung của hầu hết các đơn vị trong cơ quan Nhà nước. Khi văn bản, tài liệu được giải quyết xong ở từng phòng không tiến hành tiến nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây là vấn đề tồn tại khá lớn của ngành lưu trữ nói chung và Sở Y tế Hà Nội nói riêng. - Theo quy định về việc đóng dấu văn bản thì :"Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản". Tuy nhiên, do đặc thù công việc, các tài 15
liệu, phục lục kèm theo rất quan trọng nhưng lại quá dày nên Văn thư Sở Y tế khó mà thực hiện đúng theo quy định này trong việc đóng dấu giáp lai văn bản (có thể 10-20 trang văn bản/1 dấu giáp lai). - Vẫn xảy ra tình trạng có một số văn bản đến trực tiếp các phòng chuyên môn hay lãnh đạo Sở không được chuyển qua văn thư để quản lý tập trung văn bản. - Tuy chưa xảy ra sai sót liên quan đến công tác bảo mật, nhưng việc đảm bảo tính bảo mật vẫn còn một số lỗ hổng: Việc đưa văn bản lên hệ thống mạng internet mặc dù mang lại rất nhiều hiệu quả, tuy nhiên nó lại chứa các nguy cơ bị các hacker ăn cắp thông tin dữ liệu; Do hạn chế về kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn bản mật theo đúng quy định. - Khối lượng công việc khá nhiều, song lại chỉ có 03 cán bộ làm công tác văn thư nên bộ phận văn thư thường xuyên phải làm việc ngoài giờ hành chính. 2.3.3. Nguyên nhân Nguyên nhân của các hạn chế nêu trên đó là do: - Về nhân sự: Khối lượng văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội mỗi ngày khá lớn 100 văn bản đến, 80 văn bản đi, nhưng số lượng cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi, đến lại chỉ có 03 người, trong đó có 01 cán bộ sắp đến tuổi nghỉ hưu. Điều này gây khó khăn không nhỏ cho công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội. Muốn hoàn thành hết công việc đòi hỏi bộ phận văn thư phải thường xuyên làm thêm giờ. - Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, chuyên viên được giao giải quyết công việc thực hiện. Đó chủ yếu là các bác sỹ, dược sỹ, không nắm vững các quy định về thể thức văn bản dẫn đến việc soạn văn bản sai thể thức, đôi khi phải “trình lên, trình xuống” nhiều lần. - Việc trang bị phương tiện kỹ thuật công tác quản lý văn bản còn hạn chế: + Cấu hình máy tính còn thấp, chưa được cài đặt hệ điều hành windows bản quyền, phần mềm diệt vỉ rút được cung cấp miễn phí không đủ mạnh + Máy scan, máy fax, máy photo coppy được sử dụng đã lâu với tần suất hoạt động thường xuyên nên thỉnh thoảng bị hư hỏng, trong khi thủ tục sửa chữa lại rườm rà + Hệ thống mạng internet, đường truyền còn chậm + Do hạn chế về kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn bản mật theo đúng quy định - Về quy trình quản lý văn bản và việc tuân thủ quy trình: + Theo quy trình quản lý văn bản thì tất cả văn bản sau khi được Chánh Văn phòng xem xét đề xuất chuyển cho phòng chuyên môn sẽ được văn thư chuyển vào phòng chờ Giám đốc Sở ký duyệt 2 đợt mỗi ngày:10 giờ 30 và 16 giờ 30. Để kịp thời gian này, cán bộ văn thư sẽ không vào sổ văn bản những văn bản thường quy đến sau 16 giờ (10-20 văn bản mỗi ngày), những văn bản này sẽ được vào sổ văn bản vào buổi sáng và chuyển vào phòng Giám đốc lúc 10 giờ 30 hôm sau, sau đó chuyển trả lại phòng văn thư vào 13 giờ 30, văn thư sẽ chuyển cho phòng chuyên môn vào 14 giờ. Như vậy, thời gian văn bản từ khi tiếp nhận tại bộ phận văn thư đến chuyển cho phòng chuyên môn có thể đến 24 giờ (hoặc 72 giờ nếu văn bản đến vào chiều thứ 6), khoảng thời gian như vậy là quá nhiều dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc giải quyết văn bản đến. + Mặc dù theo quy định tại Quy chế Văn thư lưu trữ của Sở Y tế thì “Tất cả văn bản đi của cơ quan phát hành phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan” , tuy nhiên do lịch sử để lại từ nhiều năm trước mà một số thủ tục hành chính như Giấy phép hoạt động do phòng chuyên môn cấp và họ mở sổ tự quản lý tại phòng chuyên môn đó. + Đặc trưng hoạt động y tế thường xuyên có nhiều sự cố bất ngờ cần sự chỉ đạo giải quyết ngay dẫn đến sự rút ngắn, làm tắt quy trình của công tác quản lý văn bản đã được ban hành. Lãnh đạo các phòng 16
chuyên môn sau khi duyệt qua nội dung văn bản cần ban hành thì báo cáo, trình ký trực tiếp với Ban Giám đốc Sở, bỏ qua một số khâu về duyệt thể thức, nội dung, không tuân thủ đúng quy trình ban hành văn bản, khiến xảy ra sai sót về nội dung, thể thức khi ban hành văn bản Nguyên nhân khác: - Lãnh đạo Sở thường xuyên phải đi họp, nhiều hôm không có thời gian để xử lý ngay các văn bản nhận được trong thời gian hành chính - Việc báo cáo ngay các văn bản nhiều khi không đóng dấu khẩn nhưng có tính chất khẩn, quan trọng phụ thuộc vào năng lực chủ quan của cán bộ văn thư - Tính đặc thù của công tác y tế, thường xuyên xảy ra nhiều sự việc bất ngờ, cần có sự chỉ đạo ngay, nhiều văn bản cần xử lý ngoài giờ hành chính - Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản khiến hoạt động này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống mạng, đường truyền... nên chỉ cần một sự cố hỏng hóc nhỏ về hệ thống mạng cũng dẫn đến sự đình trệ trong việc tiếp nhận và giải quyết công việc TIỂU KẾT Chương 2 nêu rõ thực trạng công tác xử lý văn bản đi, văn bản đến tại Sở Y tế Thành phố Hà Nội về tổ chức bộ máy, nhân sự, các trang thiết bị phục vụ công việc và quuy trình quản lý văn bản. Bên cạnh đó, tác giả giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ và các loại văn bản mà Sở ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ đó tác giả đánh giá được kết quả cũng như các hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý và xử lý văn bản, nguyên nhân của các hạn chế đó. Đối chiếu với nội dung lý luận được nêu ở chương 1, thực trạng ở chương 2 là cơ sở thực tiễn cho các giải pháp nêu ở chương 3 của Luận văn 17
Chƣơng 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI 3.1. Quan điểm, mục tiêu 3.1.1.Quan điểm Để công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thực hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính, chúng ta cần quan tâm đúng mức đến công tác này để phát huy tối đa hiệu quả của nó. Để làm được điều này trước hết cần đổi mới nhận thức về vai trò của công tác quản lý văn bản đi, đến đối với hoạt động quản lý tại Sở Y tế Hà Nội. 3.1.2.Mục tiêu Hướng tới xây dựng Sở Y tế Hà nội trở thành một cơ quan quản lý nhà nước hiện đại, theo kịp chủ chương chính sách cuả Đảng và Nhà nước ta. Quan trọng nhất là phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo và chuyên môn. 3.2. Giải pháp Để làm tốt công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội chúng ta cần phải có cái nhìn tổng thể và toàn diện. Các giải pháp được nêu ra nhằm khắc phục những tồn tại, đồng thời nâng cao hơn nữa chất lượng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội. 3.2.1. Kiện toàn tổ chức Bộ phận Văn thƣ Sở Y tế Hà Nội Trong mỗi cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phận chuyên trách đảm nhiệm công việc đó. Do đó, để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội cần tiến hành củng cố, kiện toàn bộ phận Văn thư Sở theo hướng thành lập Tổ văn thư để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyên môn hóa công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội. Vấn đề cơ bản của mọi vấn đề đó chính là con người. Con người là nhân tố đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng, hiệu quả của mọi công việc. Cùng với việc thành lập Tổ Văn thư thì bổ sung nhân sự phụ trách Tổ Văn thư cũng là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Trước mắt, Văn phòng Sở cần tiến hành rà soát tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với cán bộ phụ trách Tổ Văn thư, trên cơ sở đó có kế hoạch bố trí và tuyển dụng thêm biên chế cán bộ văn thư, tăng cường công tác đào tạo, hướng dẫn, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý và kỹ năng nghiệp vụ để cán bộ Văn thư có thể đáp ứng được yêu cầu công việc đạt hiệu quả. Việc mạnh dạn đề đạt những cán bộ trẻ có trình độ chuyên môn tốt, có lòng yêu nghề, hăng say với công việc, có thời gian gắn bó lâu dài với công tác quản lý văn bản giữ chức vụ phụ trách Tổ văn thư cũng là một biện pháp hữu hiệu. 3.2.2. Nâng cao kiến thức, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ, bảo vệ bí mật Đổi mới phương thức và nội dung các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần sát với thực tế, hướng vào các vấn đề thiết thực đặt ra từ quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Nội dung đào tạo, bồi dưỡng phải bảo đảm trang bị đủ kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ, chú trọng gắn liền lý luận với thực tiễn, cập nhật những nội dung mới. Đa dạng hóa các loại hình đào tạo phù hợp với từng đối tượng cán bộ, công chức, viên chức. Tiến tới đào tạo, bồi dưỡng dựa trên cơ sở năng lực thực thi công việc, phát triển kỹ năng làm việc, nâng cao hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Xây dựng kế hoạch hợp tác về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn 18