Tóm tắt luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong Chu trình Bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần PYMEPHARCO

1<br /> <br /> 2<br /> <br /> B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O<br /> <br /> Công trình ñư c hoàn thành t i<br /> <br /> Đ I H C ĐÀ N NG<br /> <br /> Đ I H C ĐÀ N NG<br /> <br /> PH M LÊ HOÀI<br /> <br /> HOÀN THI N T CH C THÔNG TIN K<br /> TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ<br /> THU TI N T I CÔNG TY C PH N<br /> PYMEPHARCO<br /> <br /> Chuyên ngành: K toán<br /> Mã s : 60.34.30<br /> <br /> Ngư i hư ng d n khoa h c: PGS.TS Nguy n M nh Toàn<br /> <br /> Ph n bi n 1: TS. Đoàn Ng c Phi Anh<br /> Ph n bi n 2: GS.TS. Đ ng Th Loan<br /> .<br /> <br /> Lu n văn ñã ñư c b o v trư c H i ñ ng ch m Lu n văn t t<br /> nghi p Th c sĩ Qu n tr Kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào<br /> ngày 24 tháng 11 năm 2012.<br /> <br /> TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH<br /> Có th tìm hi u lu n văn t i:<br /> - Trung tâm Thông tin – H c li u, Đ i h c Đà N ng;<br /> - Thư vi n Trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng.<br /> Đà N ng - Năm 2012<br /> <br /> 3<br /> M<br /> <br /> 4<br /> <br /> Đ U<br /> <br /> 1. Tính c p thi t c a ñ tài<br /> <br /> 2. M c tiêu nghiên c u<br /> - H th ng hóa các v n ñ lý lu n v h th ng thông tin k toán<br /> <br /> Công ty C ph n Pymepharco ñư c thành l p năm 1989. Công<br /> ty chuyên s n xu t và kinh doanh thu c tân dư c, v t tư, hóa ch t và<br /> <br /> trong chu trình bán hàng và thu ti n t i các doanh nghi p.<br /> - Kh o sát và ñánh giá th c tr ng h th ng thông tin k toán<br /> <br /> trang thi t b y t . Công ty có h th ng phân ph i dư c ph m r ng<br /> <br /> trong chu trình bán hàng và thu ti n t i Công ty c<br /> <br /> trên các t nh thành c nư c. Trong môi trư ng c nh tranh ngày càng<br /> <br /> PYMEPHARCO.<br /> <br /> kh c li t, ñòi h i doanh nghi p nâng cao ch t lư ng, ti t ki m chi<br /> <br /> ph n<br /> <br /> - Đ xu t hư ng t ch c h th ng thông tin k toán chu trình<br /> <br /> phí, thay ñ i trong phương th c kinh doanh, ng d ng CNTT hi u<br /> <br /> bán hàng và thu ti n trong ñi u ki n tin h c hóa t i công ty.<br /> <br /> qu nh t. Nh n th c ñư c t m quan tr ng ñó, công ty ñã ng d ng<br /> <br /> 3. Đ i tư ng và ph m vi nghiên c u<br /> <br /> CNTT trong lĩnh v c này. Tuy nhiên, ph n m m do công ty t xây<br /> d ng m i ch ho t ñ ng ch y u<br /> <br /> m t s b ph n Kinh doanh, K<br /> <br /> toán. Trong khi ñó, dư c ph m là lo i hàng hóa ñ c bi t, m t hàng<br /> c a công ty l i ña d ng g n 1037 lo i thu c. Nhân viên bán hàng<br /> <br /> Đ i tư ng nghiên c u tr c ti p là h th ng thông tin k toán<br /> trong chu trình bán hàng và thu ti n c a Công ty c<br /> <br /> ph n<br /> <br /> PYMEPHARCO.<br /> Ph m vi nghiên c u: Đ tài này ch gi i h n ph m vi nghiên<br /> <br /> không xác ñ nh ñư c giá bán t ng lo i thu c, s lư ng t n kho, s lô,<br /> <br /> c u trong phương th c bán buôn t i văn phòng công ty.<br /> <br /> h n s d ng c a t ng lo i. Ngoài ra, công ty có nhi u chi nhánh,<br /> <br /> 4. Phương pháp nghiên c u<br /> <br /> phân ph i hàng hóa theo nhi u c p, vi c l p báo cáo bán hàng, công<br /> <br /> - Áp d ng phương pháp phân tích h th ng, phân tích các<br /> <br /> n theo chi ti t theo ñ a lý, chi nhánh các c p còn nhi u vư ng m c.<br /> <br /> thành ph n c a h th ng thông tin k toán, xem xét m i quan h c a<br /> <br /> Mã thông tin khách hàng, mã hàng hóa… không th ng nh t, s p x p<br /> <br /> chu trình bán hàng và thu ti n ñ i v i các chu trình khác trong h<br /> <br /> không h p lý, m t th i gian tìm ki m. Vì v y, làm sao ghi nh n hàng<br /> <br /> th ng thông tin k toán.<br /> <br /> chính xác, ki m tra ñư c h n m c tín d ng c a khách hàng và lư ng<br /> hàng s n có, giao hàng ñúng h n, ghi nh n doanh thu, tình hình công<br /> <br /> - Phương pháp quan sát t ng th ñ tìm hi u cách th c qu n lý,<br /> t ch c th c hi n trong h th ng th c t i doanh nghi p.<br /> <br /> n , xu t hóa ñơn chính xác, k p th i, xây d ng quy trình bán hàng<br /> <br /> - S d ng sơ ñ dòng d li u, mô hình d li u, lưu ñ mô t ,<br /> <br /> m t cách bài b n, ki m soát các r i ro có th x y ra trong quá trình<br /> <br /> quá trình thi t k mã hóa các ñ i tư ng k toán chi ti t, v quy trình<br /> <br /> bán hàng nh m ñ t ñư c t l thu h i ñư c ti n bán hàng cao nh t là<br /> <br /> luân chuy n ch ng t , nh ng ng d ng c a ph n m m k toán ñang<br /> <br /> nh ng v n ñ r t ñáng quan tâm. Xu t phát t các v n ñ nêu trên,<br /> <br /> có t i doanh nghi p.<br /> <br /> tác gi ñã ch n “Hoàn thi n t ch c thông tin k toán trong Chu<br /> <br /> 5. B c c c a ñ tài<br /> <br /> trình Bán hàng và thu ti n t i Công ty C ph n PYMEPHARCO”<br /> <br /> Lu n văn ñư c chia thành ba chương<br /> <br /> là ñ tài nghiên c u c a lu n văn.<br /> <br /> Chương 1- Cơ s lý lu n v t ch c thông tin k toán trong<br /> <br /> 5<br /> chu trình bán hàng và thu ti n<br /> <br /> 6<br /> <br /> các doanh nghi p<br /> <br /> Chương 2 – Th c tr ng t ch c thông tin k toán trong chu<br /> trình bán hàng và thu ti n t i Công ty c ph n PYMEPHARCO<br /> <br /> 1.1.4. T ch c thông tin k toán theo chu trình<br /> 1.2. T<br /> <br /> TOÁN TRONG CHU TRÌNH<br /> <br /> BÁN HÀNG VÀ THU TI N<br /> 1.2.1. Đ c ñi m c a chu trình bán hàng - thu ti n và các yêu<br /> <br /> Chương 3 – M t s gi i pháp góp ph n hoàn thi n t ch c<br /> thông tin k toán trong chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty c<br /> <br /> CH C THÔNG TIN K<br /> <br /> c u qu n lý<br /> <br /> ph n PYMEPHARCO<br /> <br /> Chu trình bán hàng và thu ti n bao g m các nghi p v k toán<br /> ghi nh n nh ng s ki n phát sinh liên quan ñ n vi c bán hàng và thu<br /> <br /> 6. T ng quan<br /> Các công trình nghiên c u nư c ngoài v t ch c thông tin k<br /> toán trong chu trình bán hàng và thu ti n<br /> Các công trình nghiên c u trong nư c v t ch c thông tin k toán<br /> <br /> ti n khách hàng. Các công vi c ghi nh n, x lý nh ng nghi p v liên<br /> quan ñ n bán hàng di n ra liên t c và l p l i ñ i v i t ng l n bán<br /> hàng và ch d ng l i khi doanh nghi p ng ng ho t ñ ng.<br /> <br /> trong chu trình bán hàng và thu ti n<br /> <br /> 1.2.2. T ch c xây d ng h th ng ch ng t và quy trình luân<br /> chuy n<br /> a. H th ng ch ng t<br /> <br /> CHƯƠNG 1<br /> CƠ S<br /> <br /> LÝ LU N V T<br /> <br /> H th ng ch ng t ñư c s d ng trong chu trình bán hàng và<br /> <br /> CH C THÔNG TIN K TOÁN<br /> <br /> TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N<br /> CÁC DOANH NGHI P<br /> 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG V<br /> <br /> H<br /> <br /> TH NG THÔNG TIN K<br /> <br /> thu ti n bao g m: Đơn ñ t hàng, L nh bán hàng, Phi u t p k t, Phi u<br /> ñóng gói, Phi u xu t kho, H p ñ ng kinh t , Gi y giao hàng hay<br /> Gi y xác nh n th c hi n d ch v .<br /> b. Quy trình luân chuy n ch ng t : (1) Nh n ñ t hàng, (2)<br /> <br /> TOÁN<br /> 1.1.1. Khái ni m<br /> H th ng thông tin k toán là m t b ph n c u thành quan<br /> tr ng c a h th ng thông tin qu n lí trong doanh nghi p, ñư c t<br /> ch c khoa h c nh m thu th p, x lí và cung c p thông tin v tình<br /> hình huy ñ ng và s d ng v n c a doanh nghi p cũng như k t qu<br /> ho t ñ ng kinh doanh c a doanh nghi p trong t ng kì nh t ñ nh.<br /> 1.1.2. Quy trình x lý k toán trong doanh nghi p<br /> 1.1.3. M i liên h gi a h th ng thông tin k toán v i các h<br /> th ng khác trong doanh nghi p<br /> <br /> Ki m tra tình hình công n KH, (3) Ki m tra hàng t n kho, (4) L p<br /> l nh bán hàng,(5) Chu n b giao hàng, (6) Giao hàng và v n chuy n<br /> hàng, (7) C p nh t gi m hàng t n kho,(8) L p hóa ñơn, (9) Theo dõi<br /> ph i thu khách hàng, (10) Thu ti n, (11) H ch toán t ng h p và l p báo<br /> cáo<br /> 1.2.3. T ch c d li u và mã hóa các ñ i tư ng qu n lý<br /> a. T ch c d li u<br /> Cơ s d li u k toán bao g m t p h p các t p tin có quan h<br /> r t ch t ch v i nhau ñư c thi t k ñ ghi nh n, lưu tr và x lí toàn<br /> b các d li u và thông tin k toán.<br /> <br /> 7<br /> b. T ch c mã hóa các ñ i tư ng qu n lý<br /> <br /> 8<br /> ti p t c th c hi n chu trình.<br /> <br /> Mã hóa thông tin mang tính khoa h c, t o thu n l i cho vi c<br /> <br /> Chu n b hàng: Sau khi nh n ñư c l nh bán hàng, n u<br /> <br /> qu n lý d li u, c p nh t s li u và nh t là truy xu t thông tin, yêu<br /> <br /> hàng ñã có s n trong kho, b ph n chu n b hàng ti n hành chu n b<br /> <br /> c u b mã ñư c xây d ng ph i ñ m b o các y u t : g n, d nh , d<br /> <br /> hàng hóa theo ñúng s lư ng, ch ng lo i, ñóng gói và làm các th t c<br /> <br /> b sung, nh t quán trong tên g i các ñ i tư ng ñư c mã hóa.<br /> <br /> ñ xu t hàng cho khách.<br /> <br /> 1.2.4. T ch c thông tin trong chu trình bán hàng và thu ti n<br /> a. T ch c thông tin quy trình x lý ñơn ñ t hàng<br /> Nh n ñơn ñ t hàng (ĐĐH): Ti p nh n ñơn hàng t<br /> <br /> Xu t kho giao hàng: Đ n ngày giao hàng, khách hàng<br /> có th nh n hàng t i kho ho c doanh nghi p chuy n hàng giao cho<br /> khách t i ñ a ñi m ch ñ nh. Sau khi hàng hóa ñư c chu n b xong<br /> <br /> khách hàng thông qua email, g i ñi n tho i, ñi n vào các m u ñơn<br /> <br /> kho, nhân viên giao hàng truy c p vào h th ng ñ ki m tra, ñ i chi u<br /> <br /> ñ t hàng trên website c a công ty… ĐĐH ph i ghi c th và chính<br /> <br /> và in ra phi u giao hàng.<br /> <br /> xác v ch ng lo i hàng hóa, s lư ng t ng m t hàng, th i gian, ñ a<br /> <br /> c. T ch c thông tin quy trình l p hóa ñơn<br /> <br /> ñi m giao hàng cũng như các ñi u ki n thanh toán, v n chuy n…<br /> <br /> Sau khi hàng hóa ñư c giao cho khách hàng, m t liên c a<br /> <br /> N u ñơn ñ t hàng ñư c ch p nh n thì d li u ñư c ghi vào<br /> <br /> gi y báo g i hàng ñư c chuy n ñ n b ph n l p hóa ñơn. Nhân viên<br /> <br /> hai t p tin Đơn ñ t hàng và Chi ti t ñơn ñ t hàng. M i liên h gi a<br /> <br /> ph trách l p hóa ñơn truy c p d li u trong h th ng ñ ti n hành<br /> <br /> hai t p tin này ñư c thi t l p qua trư ng khóa “S ñơn ñ t hàng”.<br /> <br /> ñ i chi u, ki m tra s li u nh m ñ m b o kh p ñúng s li u gi a<br /> <br /> Ki m tra tín d ng và t n kho: Khi ñơn ñ t hàng ñư c<br /> <br /> phi u giao hàng, l nh bán hàng và ñơn ñ t hàng c a khách hàng. Ti p<br /> <br /> nh p vào máy, chương trình s t ñ ng ki m tra tín d ng t d li u<br /> <br /> theo, chương trình s truy c p vào d li u giá bán ñ truy xu t d li u<br /> <br /> công n khách hàng ñ xác ñ nh khách hàng có ñ ñi u ki n ñ mua<br /> <br /> “Giá bán” ñ có ñư c thông tin v giá và “Thu su t GTGT” c a<br /> <br /> ch u ti p ñơn hàng này hay không. Ti p theo, nhân viên bán hàng c n<br /> <br /> t ng lo i hàng hóa. Chương trình s lưu t t c nh ng d li u trên Hóa<br /> <br /> ph i xác ñ nh lư ng hàng khách hàng yêu c u ñang có s n ho c s có<br /> <br /> ñơn GTGT vào d li u hóa ñơn, d li u công n khách hàng.<br /> <br /> ñ t i th i ñi m giao hàng. Khi nhân viên bán hàng nh p d li u<br /> xong, chương trình cho phép in l nh bán hàng ñ lưu vào h sơ c a<br /> <br /> d. T ch c thông tin quy trình qu n lý công n và thu ti n<br /> Qu n lý công n khách hàng: Các kho n ph i thu ñư c<br /> <br /> b ph n bán hàng và chuy n ñ n các b ph n khác ñ ti p t c th c<br /> <br /> theo dõi riêng bi t cho t ng lo i khách hàng. Có hai phương pháp t<br /> <br /> hi n chu trình bán hàng.<br /> <br /> ch c theo dõi ph i thu c a khách hàng: Phương pháp theo dõi thanh<br /> <br /> b. T ch c thông tin quy trình giao hàng<br /> <br /> toán theo t ng hóa ñơn và Phương pháp k t chuy n s dư.<br /> <br /> L p l nh bán hàng: Đơn ñ t hàng sau khi ñư c ch p<br /> <br /> Nh n ti n thanh toán: Khi khách hàng thanh toán b ng<br /> <br /> nh n s là cơ s ñ l p l nh bán hàng. L nh bán hàng do b ph n bán<br /> <br /> ti n m t, b ph n k toán ti n m t l p phi u thu và th qu ti n hành<br /> <br /> hàng l p, ñư c in ra nhi u liên và chuy n ñ n cho b ph n khác ñ<br /> <br /> thu ti n. Trư ng h p chuy n kho n qua ngân hàng, b ph n k toán<br /> <br /> 9<br /> <br /> 10<br /> <br /> ti n g i ngân hàng căn c vào gi y báo có c a ngân hàng ñ ti n<br /> <br /> CHƯƠNG 2<br /> <br /> hành h ch toán vào các s k toán và các kho n ti n g i ngân hàng,<br /> ñ ng th i báo cho b ph n k toán theo dõi công n ñ câp nh t tình<br /> <br /> TH C TR NG T<br /> <br /> CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY<br /> <br /> hình thanh toán c a khách hàng.<br /> X<br /> <br /> lý hàng bán b tr l i và các kho n n quá h n:<br /> <br /> Gi i quy t hàng b tr l i và gi m giá hàng bán; X lý các kho n n<br /> quá h n:<br /> <br /> C<br /> <br /> hàng và thu ti n<br /> Báo cáo k toán trong chu trình bán hàng và thu ti n các báo<br /> <br /> PH N PYMEPHARCO<br /> <br /> 2.1. GI I THI U V CÔNG TY C<br /> <br /> PH N PYMEPHARCO<br /> <br /> 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n<br /> Công ty c<br /> <br /> 1.2.5. T ch c h th ng báo cáo k toán trong chu trình bán<br /> <br /> CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG<br /> <br /> ph n PYMEPHARCO ñư c thành l p t<br /> <br /> c<br /> <br /> ph n hóa Công ty Dư c và V t tư Y t Phú Yên. Tháng 07/1989,<br /> Công ty C<br /> <br /> ph n PYMEPHARCO ñư c UBND t nh Phú<br /> <br /> Yên cho phép thành l p v i ch c năng t<br /> <br /> ch c, cung<br /> <br /> ng<br /> <br /> cáo k toán ñư c phân thành ba lo i theo m c tiêu cung c p thông tin<br /> <br /> thu c tân dư c và trang thi t b y t , nuôi tr ng và thu<br /> <br /> cho vi c ki m soát ho t ñ ng x lý c a chu trình.<br /> <br /> mua dư c li u theo Quy t ñ nh s<br /> <br /> B ng kê nghi p v : báo cáo li t k t t c các nghi p v<br /> phát sinh trong m t ki u nghi p v nào ñó trong su t quá trình x lý<br /> <br /> 94A/QĐ-UB ngày<br /> <br /> 23/07/1989, văn phòng công ty ñóng t i tr s 163 - 165 Lê L i,<br /> thành ph Tuy Hòa, t nh Phú Yên.<br /> <br /> như 1 tu n, 1 tháng….<br /> Báo cáo ki m soát: Là báo cáo trong h th ng x lý b ng máy<br /> vi tính v i m c ñích t ng h p t t c các thay ñ i trong m t t p tin d<br /> li u, ñ ñ m báo cho t t c d li u ñ u ñư c c p nh t và x lý ñ y ñ .<br /> Báo cáo ñ c bi t: Là các báo cáo ñư c l p theo m t yêu<br /> c u nào ñó c a ngư i s d ng thông tin (thông tin qu n tr ho c<br /> thông tin tài chính).<br /> 1.2.6. Ki m soát t ch c thông tin trong chu trình bán hàng<br /> và thu ti n<br /> a. M c tiêu ki m soát<br /> b. Bi n pháp ki m soát: Các ho t ñ ng ki m soát trong môi<br /> trư ng k toán máy t p trung vào ki m soát d li u ñ u vào, ki m<br /> soát quá trình x lý thông tin, và ki m soát quá trình truy xu t thông<br /> tin ñ u ra.<br /> <br /> 2.1.2. Đ c ñi m ho t ñ ng tiêu th t i công ty<br /> a. Đ c ñi m v s n ph m ch y u c a công ty<br /> b. Đ c ñi m khách hàng và hình th c tiêu th c a công ty<br /> Khách hàng ph i ñư c các cơ quan qu n lý nhà nư c v y t<br /> c p phép hành ngh khám ch a b nh, s n xu t, kinh doanh dư c<br /> ph m thì công ty m i ti n hành giao d ch.<br /> Công ty 10 chi nhánh, các h th ng c a hàng, trung tâm gi i<br /> thi u và phân ph i thu c và g n 300 ñ i lý phân ph i s n ph m ph<br /> <br />