Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ: Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình - Thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI<br /> TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN<br /> ..<br /> <br /> NGUYỄN HẰNG THUỶ<br /> <br /> TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH<br /> Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH<br /> THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP<br /> Chuyên ngành: Lƣu trữ<br /> Mã số: 60 32 24<br /> <br /> LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH<br /> LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG<br /> <br /> Ngƣời hƣớng dẫn khoa học : PGS.TS Vũ Thị Phụng<br /> <br /> HÀ NỘI, 2009<br /> <br /> MỤC LỤC<br /> Phần mở đầu<br /> Chƣơng 1: Những vấn đề chung về hồ sơ hành chính<br /> <br /> 3<br /> 10<br /> <br /> Những khái niệm cơ bản<br /> <br /> 10<br /> <br /> 1.1.1<br /> <br /> Khái niệm hồ sơ<br /> <br /> 10<br /> <br /> 1.12<br /> <br /> Khái niệm hành chính<br /> <br /> 11<br /> <br /> 1.1.3<br /> <br /> Khái niệm hồ sơ hành chính<br /> <br /> 13<br /> <br /> Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của<br /> UBND thành phố Ninh Bình<br /> Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND thành phố<br /> Ninh Bình<br /> <br /> 13<br /> <br /> 1.2.2<br /> <br /> Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của<br /> UBND thành phố Ninh Bình.<br /> <br /> 16<br /> <br /> 1.2.3<br /> <br /> Thành phần tài liệu trong các hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục<br /> hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình.<br /> <br /> 21<br /> <br /> 1.3<br /> <br /> Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ hành chính trong hoạt động quản<br /> lý nhà nước<br /> <br /> 31<br /> <br /> 1.3.1<br /> <br /> Đối với cơ quan hành chính nhà nước<br /> <br /> 31<br /> <br /> 1.3.2<br /> <br /> Đối với công dân<br /> <br /> 34<br /> <br /> 1.1<br /> <br /> 1.2<br /> 1.2.1<br /> <br /> Chƣơng 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành<br /> <br /> 13<br /> <br /> 37<br /> <br /> phố Ninh Bình<br /> 2.1<br /> <br /> Kết quả tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND<br /> thành phố Ninh Bình<br /> <br /> 37<br /> <br /> 2.1.1<br /> <br /> Kết quả tiếp nhận và giải quyết các hồ sơ hành chính ở UBND<br /> thành phố Ninh Bình từ 2004 đến 2008<br /> <br /> 37<br /> <br /> 2.1.2<br /> <br /> Đánh giá kết quả giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành<br /> phố Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2008.<br /> <br /> 42<br /> <br /> 1<br /> <br /> Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố<br /> Ninh Bình<br /> <br /> 45<br /> <br /> 2.2.1<br /> <br /> Trách nhiệm quản lý hồ sơ hành chính.<br /> <br /> 46<br /> <br /> 2.2.2<br /> <br /> Phân loại hồ sơ hành chính.<br /> <br /> 48<br /> <br /> 2.2.3<br /> <br /> Xác định giá trị và bảo quản hồ sơ hành chính.<br /> <br /> 53<br /> <br /> 2.2.4<br /> <br /> Tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ hành chính.<br /> <br /> 56<br /> <br /> 2.2.5<br /> <br /> Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ hành<br /> chính ở UBND thành phố Ninh Bình.<br /> <br /> 58<br /> <br /> Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành<br /> chính ở UBND thành phố Ninh Bình<br /> <br /> 63<br /> <br /> 3.1<br /> <br /> Xây dựng và ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về hồ<br /> sơ hành chính.<br /> <br /> 63<br /> <br /> 3.2<br /> <br /> Hoàn thiện quy trình tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính ở<br /> UBND thành phố Ninh Bình.<br /> <br /> 66<br /> <br /> 3.3<br /> <br /> Tổ chức lại công tác văn thư và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ<br /> tại Trung tâm một cửa liên thông và các đơn vị có liên quan.<br /> <br /> 71<br /> <br /> 3.4<br /> <br /> Xây dựng, nâng cao chất lượng và hiệu quả đội ngũ cán bộ, công<br /> chức; xúc tiến mạnh việc hiện đại hoá công sở.<br /> <br /> 83<br /> <br /> 3.5<br /> <br /> Ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ quy trình quản lý hồ sơ hành<br /> chính; góp phần đẩy nhanh tiến độ xây dựng, vận hành chính phủ<br /> điện tử.<br /> <br /> 85<br /> <br /> 3.6<br /> <br /> Nâng cao vai trò giám sát của nhân dân, hiệu quả của công tác<br /> kiểm tra, thanh tra, đánh giá việc thực hiện quản lý hồ sơ hành<br /> chính của UBND thành phố Ninh Bình.<br /> <br /> 87<br /> <br /> 2.2<br /> <br /> Phần kết luận<br /> <br /> 90<br /> <br /> Mục lục tài liệu tham khảo<br /> <br /> 91<br /> <br /> 2<br /> <br /> PHẦN MỞ ĐẦU<br /> 1- Lý do chọn đề tài.<br /> Tại Đại hội đại biểu Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ IX (tháng 4/2001),<br /> bên cạnh việc khẳng định mục tiêu xây dựng nền hành chính nhà nước dân<br /> chủ, trong sạch, vững mạnh, từng bước hiện đại hoá ... đã đưa ra một loạt chủ<br /> trương, giải pháp có ý nghĩa quan trọng trong cải cách hành chính thời gian<br /> tới như: điều chỉnh chức năng và cải tiến phương thức hoạt động của chính<br /> phủ, nguyên tắc bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực; phân công, phân cấp; tách<br /> quản lý nhà nước với hoạt động sản xuất kinh doanh, tách cơ quan hành chính<br /> công quyền với tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công; tiếp tục cải cách doanh<br /> nghiệp nhà nước, tiếp tục cải cách thủ tục hành chính; xây dựng đội ngũ cán<br /> bộ, công chức trong sạch, có năng lực; thiết lập trật tự kỷ cương, chống quan<br /> liêu, tham nhũng.<br /> Để thực hiện Nghị quyết Đại hội IX của Đảng, Thủ tướng Chính phủ đã<br /> chỉ đạo phải nhanh chóng xây dựng cho được một chương trình cải cách hành<br /> chính có tính chiến lược, dài hạn của Chính phủ. Sau một thời gian chuẩn bị,<br /> ngày 17/9/2001, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 136/2001/QĐTTg phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn<br /> 2001-2010.<br /> Với Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 20012010, lần đầu tiên trong quá trình cải cách, Chính phủ có một chương trình có<br /> tính chiến lược, dài hạn, xác định rõ 4 lĩnh vực cải cách là cải cách thể chế,<br /> cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ,<br /> công chức và cải cách tài chính công, định rõ các mục tiêu, nhiệm vụ cải cách<br /> và xác định các giải pháp thực hiện nhằm bảo đảm thắng lợi công cuộc cải<br /> cách. Chương trình tổng thể là công cụ quan trọng để Chính phủ chỉ đạo các<br /> bộ, ngành Trung ương và chính quyền địa phương các cấp đẩy mạnh cải cách<br /> hành chính.<br /> Trong việc thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà<br /> nước giai đoạn 2001-2010 thì cải cách thủ tục hành chính đã và đang là yêu<br /> cầu bức xúc của nhân dân, của các tổ chức và các nhà đầu tư nước ngoài, là<br /> khâu đột phá của tiến trình cải cách hành chính nhà nước. Những năm gần<br /> đây, các thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ<br /> <br /> 3<br /> <br /> chức, các cơ quan hành chính nhà nước đã có những cải tiến đáng kể, trong<br /> đó có những cải cách về thủ tục hồ sơ. Tuy nhiên thực tế cho thấy, nhiều cơ<br /> quan hành chính nhà nước chưa đánh giá đúng vai trò, vị trí và tác dụng của<br /> hồ sơ trong hoạt động của cơ quan nói chung, đối với việc cải cách thủ tục<br /> hành chính nói riêng, nên chưa quan tâm, đầu tư đúng mức tới vấn đề này,<br /> chưa xem việc tổ chức quản lý hồ sơ là một trong những nội dung quan trọng<br /> của cải cách thủ tục hành chính. Điều đó dẫn đến tình trạng quản lý hồ sơ của<br /> đa số cơ quan hành chính nhà nước hiện nay còn khá nhiều bất cập và tồn tại.<br /> Trong khi đó xét về bản chất, hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết<br /> công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước vừa là sản phẩm tất yếu, vừa là<br /> bằng chứng chứng minh cho quá trình giải quyết công việc đó từ khí bắt đầu<br /> cho tới khi kết thúc. Hồ sơ không những ghi lại toàn bộ nội dung, kết quả giải<br /> quyết một công việc mà còn phản ánh một cách chính xác và đầy đủ trình tự<br /> hay thủ tục tiến hành công việc đó. Vì vậy, có thể khẳng định, hồ sơ hình<br /> thành qua quá trình giải quyết công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước<br /> là một bộ phận cấu thành của thủ tục hành chính và cải cách thủ tục hành<br /> chính trong một phạm vi nào đó, chính là là cải cách thủ tục hồ sơ, trình tự<br /> tiến hành công việc và tổ chức quản lý hồ sơ trong các cơ quan hành chính<br /> nhà nước.<br /> Cải cách thủ tục hành chính có ảnh hưởng trực tiếp mang tính quyết định<br /> tới tình trạng hồ sơ sản sinh trong quá trình giải quyết công việc ở các cơ<br /> quan hành chính nhà nước và ngược lại, việc hoàn thiện hồ sơ, tổ chức quản<br /> lý tốt hồ sơ cũng góp phần quan trọng vào việc cải cách thủ tục hành chính.<br /> Vì vậy trong quá trình cải cách thủ tục hành chính ở nước ta, vấn đề cải tiến<br /> hay hoàn thiện hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ở các cơ<br /> quan hành chính nhà nước, tổ chức quản lý hồ sơ như thế nào cần được quan<br /> tâm và xem xét một cách thoả đáng.<br /> Hơn nữa, vấn đề cải cách thủ tục hành chính nói chung và tổ chức quản<br /> lý hồ sơ hành chính nói riêng, ngày càng trở nên cấp bách xuất phát từ yêu<br /> cầu và nhiệm vụ tin học hoá hoạt động quản lý hành chính nhà nước trong<br /> những năm gần đây. Bởi vì để mỗi cơ quan, ngành có thể thiết lập được hệ<br /> thống các cơ sở dữ liệu thống nhất để quản lý trực tiếp (tiếp nhận, xử lý và<br /> lưu trữ) hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc ngành,<br /> <br /> 4<br /> <br />