Vấn đề sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam: Thực trạng và giải pháp

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:4

Thêm vào BST

Báo xấu

24
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết Vấn đề sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam: Thực trạng và giải pháp đề cập đến thực trạng đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế trong quá trình sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Vấn đề sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam: Thực trạng và giải pháp

nghiên cứu trao đổi VẤN ĐỀ SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Ở VIỆT NAM - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP @ ThS. Phạm Hồng Đạc Giảng viên, phân hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh Việc sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy là một trong những nội dung quan trọng của cải cách hành chính trong bối cảnh xây dựng chính phủ điện tử, chính phủ số và chuyển đổi số quốc gia. Văn bản điện tử đi cùng với nó là công nghệ quản lý, lưu trữ, khai thác hiện đại sẽ làm cho thời gian xử lý công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước được rút ngắn đồng thời làm tăng tính minh bạch góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam. Mặc dù trong thời gian qua việc sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước đã được tiến hành rất tốt song bên cạnh đó cũng còn những tồn tại cần giải quyết. Bài viết sau đây đề cập đến thực trạng đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế trong quá trình sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam I. Khái quát về văn bản điện tử Một định nghĩa mang tính bao quát và Văn bản điện tử là gì? đầy đủ nhất được đưa ra trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về công tác Khái niệm văn bản điện tử được đề cập văn thư: “Văn bản điện tử là văn bản dưới đến khá nhiều trong các văn bản của Chính dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc phủ: được số hóa từ văn bản giấy và trình bày Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy dụng công nghệ thông tin trong hoạt động định.” [3] quản lý nhà nước đưa ra khái niệm: “Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới Như vậy có thể hiểu một cách đơn giản: dạng thông điệp dữ liệu”.[1] Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu (tức là văn bản có thể được tạo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ bằng phương tiện điện tử). quan trong hệ thống hành chính nhà nước thì đưa ra định nghĩa: “Văn bản điện tử là Văn bản điện tử được hình thành từ hai văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo nguồn: Thứ nhất là những văn bản sinh ra thể thức định dạng do cơ quan nhà nước đã là văn bản điện tử và thứ hai là những có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc văn bản giấy được số hóa thành văn bản được số hóa từ văn bản giấy”.[2] điện tử. số 290 - tháng 03/2023 69
tạp chí việt nam hội nhập Ưu điểm của văn bản điện tử nhìn đến năm 2030” được phê duyệt bằng Văn bản điện tử với bản chất là các quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 3/6/2020 thông điệp dữ liệu nên có những đặc tính, của Thủ tướng Chính phủ. Trong đó đưa ra đặc điểm rất khác với văn bản giấy, rất phù các mục tiêu cụ thể: hợp cho việc ứng dụng công nghệ thông tin - Đến năm 2025: “90% hồ sơ công việc trong quản lý và điều hành. Có thể nêu ra tại cấp bộ, tỉnh; 80% hồ sơ công việc tại một số ưu điểm chính của văn bản điện tử cấp huyện và 60% hồ sơ công việc tại cấp như sau: xã được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà Lưu trữ thuận tiện trong môi trường nước)” [4] điện tử: Vì môi trường lưu trữ văn bản điện tử là các thiết bị lưu trữ điện tử trong văn - Đến năm 2030: “100% hồ sơ công phòng hoặc trên các nền tảng điện toán đám việc tại cấp bộ, tỉnh; 90% hồ sơ công việc mây nên các cơ quan sở hữu văn bản điện tử tại cấp huyện và 70% hồ sơ công việc tại không tốn nhiều không gian lưu trữ, không cấp xã được xử lý trên môi trường mạng sợ bị hư hỏng theo thời gian hoặc do các tác (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật động từ môi trường xung quanh. Điều này nhà nước)” [4] làm cho văn bản điện rất thuận lợi cho việc Bên cạnh chương trình chuyển đổi số ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và quốc gia thì Chiến lược phát triển Chính khai thác. phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai Dễ dàng xử lý: Việc ứng dụng công đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030 nghệ thông tin vào xử lý văn bản điện tử được phê duyệt bằng quyết định số 942/ rất thuận lợi thông qua việc xây dựng các QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ký ngày hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Các 15 tháng 6 năm 2021 cũng đặt ra mục tiêu hệ thống này có thể được kết nối với nhau là đến năm 2025 thì: “Tối thiểu 80% hồ sơ thông qua trục liên thông văn bản quốc gia thủ tục hành chính được xử lý hoàn toàn để trao đổi, chia sẻ văn bản điện tử trên trực tuyến, người dân chỉ nhập dữ liệu một phạm vi toàn quốc lần” [5] Dễ dàng trong việc gửi và nhận: Với Qua đó có thể thấy rằng, Chính phủ có văn bản điện tử, việc gửi và nhận không bị quyết tâm rất cao trong việc xử lý văn bản, giới hạn bởi khoảng cách địa lý nên hoàn hồ sơ trên môi trường mạng góp phần thúc toàn đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin nhanh đẩy việc xây dựng chính phủ điện tử, chính trong thời đại công nghiệp 4.0 phủ số nhằm thực hiện chương trình chuyển đổi số quốc gia và đưa Việt Nam trở thành II. Thực trạng việc sử dụng văn bản một quốc gia có chỉ số chính phủ điện tử điện tử trong các cơ quan hành chính (EGDI) vào loại cao trên thế giới. nhà nước ở Việt Nam Bên cạnh việc ban hành các chính * Kết quả đạt được sách, ngày 12/3/2019 chính phủ đã đưa vào Việc sử dụng văn bản điện tử thay thế vận hành Trục liên thông văn bản quốc gia dần và tiến tới là thay thế hoàn toàn văn nhằm đảm bảo nhu cầu trao đổi, chia sẻ văn bản giấy là một trong những nội dung trọng bản điện tử trên phạm vi toàn quốc. Đến tâm để tiến hành xây dựng chính phủ điện nay trục liên thông văn bản quốc gia đã kết tử, chính phủ số ở Việt Nam. Lộ trình sử nối với tất cả các hệ thống quản lý văn bản dụng văn bản điện tử trong các cơ quan và điều hành của các bộ, ngành, địa phương hành chính nhà nước được đề cập trong góp phần rút ngắn thời gian gửi nhận văn nhiều văn bản điều hành quan trọng của bản điện tử trong phạm vi toàn quốc từ vài chính phủ, điển hình nhất là “Chương trình ngày xuống còn vài giây. Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, tầm Nhờ những nỗ lực trên, việc sử dụng 70 số 290 - tháng 03/2023
nghiên cứu trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết đạt được nhiều kết quả quan trọng: Theo nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử số liệu công bố của Bộ Thông tin Truyền của nhiều cơ quan chưa đáp ứng yêu cầu và thông thì đến hết năm 2020, tỷ lệ văn bản hành lang pháp lý của văn bản điện tử vẫn điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước chưa rõ ràng. đạt trên 90,81%; 9 tháng đầu năm 2022 có 2. Nhiều văn bản điện tử được số hóa 4,7 triệu văn bản điện tử gửi, nhận trên Trục từ văn bản giấy trong các cơ quan nhà nước liên thông văn bản quốc gia (tăng 3,8 lần vẫn bị bỏ ngỏ về vấn đề pháp lý: Mặc dù so với cùng kỳ năm 2021); Tính đến tháng điều 5, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về 9/2022, 90% các cơ quan đã xử lý công việc công tác văn thư đã quy định rất rõ về tính trên môi trường điện tử và 70% lãnh đạo pháp lý của văn bản điện tử: “1. Văn bản các cấp sử dụng chữ ký số cá nhân điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền Hệ thống thông tin báo cáo Quốc gia đã và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định được xây dựng và kết nối với hệ thống của của pháp luật có giá trị pháp lý như bản các bộ, tỉnh. Đến nay, hệ thống đã có nhiều gốc văn bản giấy. 2. Chữ ký số trên văn bản chuyên mục và nhiều chỉ tiêu thông tin, dữ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định liệu về chỉ tiêu kinh tế - xã hội phục vụ chỉ của pháp luật.” [3] nhưng hiện nay đa số văn đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng bản được số hóa từ văn bản giấy trong các Chính phủ theo Bộ chỉ tiêu tổng hợp báo cơ quan nhà nước chưa được người có thẩm cáo định kỳ và báo cáo thống kê về kinh tế quyền ký số theo quy định. - xã hội phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ được ban 3. Việc kết nối, chia sẻ văn bản hai hành trong Quyết định số 293/QĐ-TTg của chiều từ hệ thống quản lý văn bản và điều Thủ tướng Chính phủ. hành của các bộ, ngành, địa phương với các trục liên thông văn bản quốc gia còn nhiều * Tồn tại vướng mắc do mức độ sẵn sàng từ các hệ Bên cạnh những kết quả đáng khích lệ thống quản lý văn bản và điều hành khác như trên thì việc sử dụng văn bản điện tử nhau. vẫn tồn tại những hạn chế, những hạn chế 4. Nhiều hệ thống quản lý văn bản và này đến từ các nguyên nhân chủ quan và điều hành đôi khi còn bị lỗi gây khó khăn khách quan. Có thể nêu ra một số tồn tại cho việc xử lý, chia sẻ văn bản điện tử chính như sau: 5. Đường truyền mạng internet chưa 1. Rất nhiều cơ quan nhà nước sử dụng thực sự ổn định làm cho hệ thống quản song song văn bản điện tử và văn bản giấy: lý văn bản và điều hành nhiều khi bị treo Mặc dù Quyết định 28/2018/QĐ-TTg về không hoạt động được việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước 6. Khung pháp lý dành cho việc xử lý đã nêu rõ: “Các cơ quan trong hệ thống văn bản điện tử chưa hoàn chỉnh. hành chính nhà nước không phát hành văn * Một số giải pháp bản giấy đến Bên nhận khi đã gửi văn bản Qua thực trạng trên, tác giả xin đề xuất điện tử, trừ Văn bản gửi Chính phủ, Thủ một số giải pháp nhằm tạo thuận lợi hơn tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế cho vấn đề sử dụng văn bản điện tử trong làm việc của Chính phủ và Văn bản theo Danh mục do người đứng đầu bộ, ngành, các cơ quan hành chính nhà nước: địa phương quyết định”[2]. Mặc dù quy Một là, cần hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, định rõ như vậy nhưng hiện nay nhiều cơ công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết quan nhà nước vẫn đang dùng song song nối, liên thông để các cơ quan hành chính văn bản điện tử và văn bản giấy. Nguyên có đủ điều kiện để gửi và nhận văn bản điện nhân là do các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, tử hoàn toàn trên môi trường mạng như quy số 290 - tháng 03/2023 71
tạp chí việt nam hội nhập định tại Quyết định 28/2018/QĐ-TTg về phát huy tối đa giá trị của tài liệu điện tử việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ Bốn là, tiếp tục đầu tư nâng cao chất quan trong hệ thống hành chính nhà nước. lượng hạ tầng số như hạ tầng internet tốc độ Hai là, có những quy định cụ thể hơn cao, mạng di động thế hệ mới, trung tâm xử về vấn đề ký số trên những văn bản điện tử lý dữ liệu cùng với các công nghệ tiên tiến được số hóa từ văn bản giấy: Quy định rõ như công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), công ai có trách nhiệm ký, thời gian ký là bao lâu nghệ dữ liệu lớn (BigData), công nghệ điện sau khi số hóa, việc ký số được thực hiện toán đám mây… để tạo ra các hệ thống quản trước hay sau khi đưa văn bản lên hệ thống lý văn bản điện tử và điều hành đủ mạnh, đủ quản lý văn bản và điều hành… để chấm độ tin cậy để đáp ứng nhu cầu ngày càng dứt tình trạng văn bản số hóa xong không cao của xã hội. có giá trị pháp lý như hiện nay Năm là, hoàn thiện khung pháp lý về Ba là, đẩy mạnh việc kết nối, liên thông văn bản điện tử để các cơ quan chủ động giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong việc đầu tư hạ tầng công nghệ, xây của các Bộ, ngành, địa phương với trục liên dựng hệ thống thông tin nhằm thực hiện các thông văn bản quốc gia để tạo sự thuận lợi mục tiêu như chương trình chuyển đổi số trong việc trao đổi văn bản điện tử góp phần quốc gia đặt ra./. TÀI LIỆU THAM KHẢO [3] Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính [1] Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng Phủ về công tác văn thư công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý [4] Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến nhà nước năm 2025, tầm nhìn đến năm 2030 [2] Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, [5] Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, thống hành chính nhà nước định hướng đến năm 2030 72 số 290 - tháng 03/2023