20 quy t c vi t th đi n t ti p th B2B hi u qu ế ư ế
Vi c so n th o các b c th đi n t ti p th lo i B2B (doanh nghi p t i doanh nghi p) ư ế
m t cách hi u qu khác xa so v i so n th o nh ng b c th đi n t lo i B2C (doanh ư
nghi p t i ng i tiêu dùng). Ch c ch n là theo kinh nghi m c a b n thân mình, b n ươ
cũng hi u là t t c nh ng ng i làm công vi c kinh doanh khi nh n đ c m t b c th ườ ượ ư
đi n t đ u mu n bi t ngay v n đ m t cách nhanh nh t. H không thích s dài dòng ế
và lan man mà mu n bi t ngay nh ng l i ích và th c t . D i đây là 20 quy t c đ ế ế ướ
vi t nh ng b c th đi n t ti p th th ng m i B2B m t cách hi u qu .ế ư ế ươ
1. Chính xác: b t c yêu c u nào mà b n đ a ra , l i ích nào mà b n đ ngh , hay s ư
li u th ng kê nào mà b n trích d n , hãy ch c ch n r ng , chúng là đúng đ n và không
c ng đi u quá m c .Không gì t i t h n là kh i đ u m t m i quan h v i nh ngườ ơ ư
thông tin phóng đ i ho c th m chí gi t o .
2. Ng n g n: vì m c đích các b c th đi n t B2B c a b n là thu hút s quan tâm , ư
b n c n ph i xác đ nh rõ l i ích quan tr ng nh t mà ng i nh n th có th có đ c và ườ ư ượ
t ng k t trong m t đo n ng n . Tuy nhiên b n cũng c n cung c p thêm thông tin n u ế ế
đ c yêu c u .ượ
3. Rõ ràng: H u h t nh ng ng i kinh doanh s r t b c mình v i nh ng th đi n t ế ườ ư
sai chính t , sai ng pháp và có n i dung khó hi u.
4. Chân th t: Đ ng s d ng s c ng đi u đã áp d ng v i nh ng ng i tiêu dùng ườ ườ
trong các th đi n t B2C . Quan h B2C đ c xây d ng d a trên ni m tin . Hãy ch cư ượ
ch n r ng m i đi u mà b n nói đ u cho th y b n là ng i th ng th n và trung th c , ườ
đang th c hi n m t công vi c kinh doanh nghiêm túc và có uy tín .
5. S d ng ngôn ng c a h : Cho dù b n đ nh nói b t c đi u gì , hãy dùng nh ng
ngôn t mà nh ng ng i nh n hi u và th y tho i mái . Đ ng vi t quá đ n gi n ho c ườ ế ơ
quá khó hi u đ i v i h . M i ng i đ u có xu h ng hi u và ph n ng t t h n đ i ườ ướ ơ
v i nh ng ngôn t mà h th ng s d ng trong đàm tho i hàng ngày . ườ
6. Hi u v công vi c c a h : G ng hình dung ra chu i công vi c th ng làm hàng ườ
ngày c a nh ng ng i mà b n đang liên l c và ph n ánh vào b c th c a b n : “ Tôi ườ ư
bi t anh r t b n , vì v y tôi s đi th ng vào v n đ “.ế
7. Chú ý đ n kho ng cách v tri th c: Đ ng cho r ng nh ng ng i nh n th cũng cóế ườ ư
đ c nh ng hi u bi t nh b n v s n ph m ho c d ch v c a b n . Sau khi b n đãượ ế ư
thu hút đ c s quan tâm c a h và đã chuy n sang giai đo n “ thông tin thêm “ , hãyượ
c g ng cung c p m t b c ti p c n t ng b c v b t c th gì b n đang marketing ướ ế ướ
đ giúp h hi u b n đang nói cái gì .
8. Vi t th đi n t th ng m i nh nh ng lá th th c th , không ph i nh ng qu ngế ư ươ ư ư
cáo: Trong th gi i B2B, liên l c tr c ti p d i d ng th tín thì hi u qu h n nhi uế ế ướ ư ơ
so v i m t b c th đi n t trông nh m t qu ng cáo . ư ư
9. Không nên v i vàng: Gi ng v i th đi n t B2C (và b t c lo i giao ti p nào ư ế
khác) , sau khi vi t xong , đ ng g i ngay b c th đó mà hãy đ i 1 ho c 2 ngày . Đ aế ư ư
nó cho các b n đ ng nghi p và nh ng doanh nhân khác và tham kh o ý ki n đóng góp ế
c a h . Trong h u h t các tr ng h p , quãng th i gian đó và ý ki n đóng góp c a ế ườ ế
nh ng ng i khác s giúp b n c i thi n vi c vi t lách c a b n . ườ ế
10. Nên nh r ng, th đi n t c a b n có th đ c chuy n ti p cho nhi u ng i n a: ư ượ ế ườ
B i vì th đi n t th đ c g i chuy n ti p m t cách d dàng . Hãy gi đ nh r ng ư ượ ế
b c th c a b n s đ c g i đ n nh ng ng i khác n a n u ng i đ u tiên nh n nó ư ượ ế ườ ế ườ
th y quan tâm . B n có th đ a vào nh ng liên k t t i thông tin liên quan đ n nh ng ư ế ế
th khác , bao g m nh ng chi ti t k thu t, thông tin v ho t đ ng và d li u v tài ế
chính .
11.B t tr c cách trình b y b ng l i nói c a b n ướ
M c dù r t nhi u đi u mà b n s trình bày khi g p tr c ti p có th không c n thi t ế ế
ho c không thích h p cho m t b c th đi n t đ c g i l n đ u tiên , b n v n c n ư ượ
ph i xem xét xem b n s trình bày v s n ph m ho c d ch v c a b n nh th nào , ư ế
b ng đi n tho i ho c g p m t tr c ti p .Hãy nghĩ v nh ng đi m quan tr ng mà b n ế
s nh n m nh vào (nh ng đi m này có th đ c g ch chân ho c in đ m trong th ượ ư
đi n t c a b n) và nh ng ngôn t mà b n s d ng (g n v i nh ng gi i thích b ng
l i mà m i ng i đ u hi u ). ườ
12. Ki m tra m c ch ký c a b n: Ch c ch n r ng b n đã ký rõ ràng và ghi tên đ y
đ , ch c v công ty, đ a ch , s đi n tho i, fax, đ a ch e-mail, và các liên k t web site. ế
Hãy đ cho ng i nh n có th l a ch n cách liên l c v i b n đ bi t thêm thông tin. ườ ế
13. Ch n th i đi m g i th đi n t m t cách c n th n H u h t nh ng ng i làm ư ế ườ
công vi c kinh doanh th ng dành th i gian x các th đi n t , th tín và các ườ ư ư
đi n tho i t n đ ng t th sáu tu n tr c vào bu i sáng th hai tu n sau . H n là b n ướ
không mu n b c th đi n t c a mình b hoà l n trong hàng tá hay th m chí hàng trăm ư
cu c giao ti p mà nh ng ng i nh n th đang th c hi n . ế ườ ư
14. Chu n b k l ng dòng ch đ c a b n Sau dòng đ a ch ng i g i , dòng ch đ ưỡ ườ
là cái đ u tiên mà nh ng ng i nh n th đi n t B2B s nhìn vào . Nó na ná nh ườ ư ư
nh ng đi u mà b n s nói trên đi n tho i trong vòng 5 đ n 10 giây đ u tiên . Dòng ế
ch đ c n liên quan tr c ti p đ n l i ích chính mà s n ph m hay d ch v c a b n ế ế
cung c p .
15. S d ng hình nh m t cách khôn ngoan Nh ng ng i làm công vi c kinh doanh ườ
đ u quan tâm đ n nh ng l i ích , các chi ti t , nh ng khách hàng khác , v.v... Tr phi ế ế
nh ng hình nh làm n i b t b c th c a b n m t cách có ý nghĩa , đ ng s d ng ư
chúng .
16. Hãy ch c ch n r ng các liên k t trong th đi n t c a b n hi n th và làm vi c ế ư
đúng đ n Khi b n li t kê các liên k t “ xem thêm thông tin chi ti t “ , hãy ch c ch n ế ế
r ng chúng có th kích ngay vào đ c đ ng i nh n th không ph i c t và dán l i ượ ườ ư
vào trình duy t. Đ ng th i nh ng liên k t này s d n b n t i đúng trang mà b n mu n ế
và trang này là m i nh t và cung c p nh ng thông tin mà b n mu n g i t i nh ng
ng i nh n . Không nên d n m i ng i đ n trang ch c a b n r i đ m c h tìmườ ườ ế
hi u xem đi ti p nh th nào . ế ư ế
17. Th n tr ng v i nh ng vi c g i th đính kèm H u nh b n không bi t ng i nh n ư ư ế ườ
có ph n m m gì hay nh ng thi t l p v l c nào đ c kích ho t . G i các t p tin PDF , ế ượ
word hay b ng tính Excel có th không ph i là m t ý t ng hay , vì b n không bi t ưở ế
li u ng i nh n có th đ c , hay th m chí nh n , cái mà b n g i . T t h n là b n hãy ườ ơ
liên k t t i nh ng trang Web có hi n th nh ng thông tin ch a trong các t p đính kèm .ế
18. Ki m tra Vi c ki m tra l i n i dung và dòng tiêu đ đ i v i các th đi n t B2B ư
cũng quan tr ng không kém gì các th đi n t B2C . ư
19. Vi t hoàn thi n H u h t nh ng ng i nh n th đi n t B2C s đ a ra m t s k tế ế ườ ư ư ế
lu n s b v s n ph m và d ch v c a b n tr c khi h g i th h i đáp . H s ơ ướ ư
quy t đ nh xem li u th đi n t c a b n có đáp ng đ c nhu c u c a h hay không .ế ư ượ
Đó là lý do t i sao vi c cung c p các chi ti t và thông tin hoàn thi n là r t quan tr ng , ế
nh m cung c p cho ng i nh n nh ng chi ti t mà h c n đ đ a ra quy t đ nh thông ườ ế ư ế
báo v i b n là h nh n l i .
20. Đ ng vi t gi ng nh ng ng i khác Dành m t chút th i gian xem l i các th đi n ế ườ ư
t B2B mà b n nh n đ c đ xem nh ng ng i khác vi t nh th nào . Tham kh o ượ ườ ế ư ế
danh sách th đi n t c a các đ i th c nh tranh c a b n xem h liên l c nh thư ư ế
nào . Phân tích t t c tìm ra cách vi t riêng c a b n không l n v i nh ng lá th ế ư ư
khác.