zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Kinh Doanh Marketing

» Quản trị kinh doanh

Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 3: Các hệ thống thông tin ứng dụng trong quản trị kinh doanh

Chia sẻ: 5A4F5AFSDG 5A4F5AFSDG | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:56

Báo xấu

78
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 3 trình bày những nội dung: Các loại hệ thống thông tin chính trong tổ chức, các hệ thống thông tin nhìn theo góc độ chức năng, hệ thống thông tin tạo lợi thế cạnh tranh, hệ thống thông tin giải quyết thách thức địa lý và thời gian, đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 3: Các hệ thống thông tin ứng dụng trong quản trị kinh doanh

Chương III CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRỊ KINH DOANH 1
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Nội dung chính I. Các loại hệ thống thông tin chính trong tổ chức. II.Các hệ thống thông tin nhìn theo góc độ chức năng. Hệ thống thông tin tạo lợi thế cạnh tranh. III. IV.Hệ thống thông tin giải quyết thách thức địa lý và thời gian. V. Đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin. 2
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH I. CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN CHÍNH TRONG TỔ CHỨC Vì trong một tổ chức thường có nhiều quyền lợi cũng như lợi ích, nhiều chuyên môn và nhiều cấp bậc khác nhau, nên do đó có những loại hệ thống thông tin khác nhau để phục vụ các cấp tổ chức khác nhau. Một hệ thống duy nhất không tài nào có thể cung cấp tất cả các thông tin mà tổ chức cần. Do đó, các hệ thống này được xây dựng là để phục vụ những lợi ích khác nhau trong tổ chức. 3
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Một tổ chức điển hình thường có 3 cấp tác nghiệp/ quản lý/ chiến lược, trong mỗi cấp có các HTTT phục vụ riêng như sau:  CẤP TÁC NGHIỆP: có Hệ thống xử lý giao dịch nghiệp vụ (Transaction Processing System TPS), giúpï các nhà quản lý tác nghiệp (Operational Managers) theo dõi những hoạt động và giao dịch nghiệp vụ sơ đẳng của tổ chức như bán hàng, thu tiền mặt, nộp tiền mặt vào ngân hàng, trả tiền lương, các quyết định liên quan đến tín dụng, và luồng vật tư, linh kiện, phụ tùng chạy trong nhà máy, . . .Các hệ thống này cung cấp thông tin kịp thời, ngay liền và chính xác. Ví dụ: hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ nộp tiền vào ngân hàng từ máy ATM, hệ thống theo dõi giờ công làm việc mỗi ngày tại phân xưởng X, hệ thống xử lý đơn đặt hàng, . . .  CẤP QUẢN LÝ: có Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision Support System– DSS) và Hệ thống thông tin quản lý – Management Information System – MIS) giúpï các nhà quản lý bậc trung (Middle Managers) trong việc giám sát, kiểm soát, làm quyết định và hoạt động hành chánh. Các hệ thống này cung cấp theo định kỳ những báo cáo thay vì thông tin ngay liền như khi tác nghiệp. Ví dụ: hệ thống kiểm tra việc định cư của nhân viên, . . .  CẤP CHIẾN LƯỢC: có Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support System) giúp các nhà quản lý cấp cao (Senior Managers) nắm chắc và giải quyết các vấn đề chiến lược và những xu thế dài hạn cả trong nội bộ lẫn môi trường bên ngoài như:Mức độ tuyển dụng nhân viên sẽ ra sao trong 5 năm tới? Công ty sẽ nằm ở vị trí nào trong thương trường? Trong 5 năm tới sẽ sản xuất loại sản phẩm nào? Ví dụ hệ thống dự báo tiêu thụ trong khoảng thời gian 5 năm tới. 4
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Các hệ thống tại mỗi cấp sẽ được chuyên biệt hóa để phục vụ mỗi lĩnh vực chức năng chính như: tiêu thụ và tiếp thị (sales and marketing), chế tạo và sản xuất (manufacturing and production), tài chánh và kế toán (finance and accounting) và nguồn nhân lực (human resources) . . . Ví dụ: Với chức năng tiêu thụ thì: Ở cấp tác nghiệp: có hệ thống ghi nhận doanh thu hàng ngày động thời xử lý các đơn đặt hàng. Tại cấp tác nghiệp, các công việc, các nguồn lực cũng như các mục tiêu đã được dự trù định sẵn trước và mang tính cấu trúc cao. Ví dụ, quyết định cấp tín dụng đối với một khách hàng sẽ do một trưởng phòng cấp thấp đảm nhiệm dựa theo những tiêu chí đã được định sẵn trước để xác định liệu xem khách hàng này có đáp ứng những tiêu chí này không thì mới cấp tín dụng. Ởû cấp quản lý: có hệ thống theo dõi doanh số tiêu thụ hàng tháng theo từng khu vực và làm những báo cáo cho biết tình hình tiêu thụ đối với những khu vực nào vượt quá hoặc dưới mức chỉ tiêu đề ra Ở cấp chiến lược: có hệ thống dự báo xu hướng tiêu thụ trong khoảng thời gian 5 năm tới. 5
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Strategic Level n a r rs Ma enio ge (Cấp Chiến Executive Support S Lược) System (ESS) Management Management Information na le rs System (MIS) Ma idd Level ge M (Cấp Quản Lý) Dicision Support System (DDS) ge al Operational Transaction Processing na ion rs Level Ma erat System (TPS) Op (Cấp Tác Nghiệp) Sales and Manufacturing Finance and Human Marketing and Production Accounting Resources (Tiêu thụ và (Chế tạo và (Tài chánh (Nguồn Tiếp thị) Sản xuất) và Kế toán) nhân lực) Hình 3 – 1. Chức năng theo lãnh vực
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Hình 3–1 mô tả những loại hệ thống trong một tổ chức gồm ba cấp (theo chiều đứng) là cấp chiến lược, cấp quản lý và cấp tác nghiệp. Với mỗi cấp tổ chức lại có các loại HTTT đặc trưng tương ứng như sau: Ở cấp chiến lược: có hệ thống hỗ trợ điều hành, Ở cấp quản lý: có hệ thống thông tin quản lý và hệ thống hỗ trợ quyết định, Ở cấp tác nghiệp: có hệ thống xử lý giao dịch nghiệp vụ. Mỗi cấp lại được chia theo chiều ngang thành những chức năng theo lãnh vực như lãnh vực tiêu thụ và tiếp thị (sales and marketing), lãnh vực chế tạo và sản xuất (manufacturing and production), lãnh vực tài chánh và kế toán (finance and accounting) và lãnh vực nguồn nhân lực (human resources). 7
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 1. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH (Transaction Processing SystemsTPS): 1.1 TỔNG QUAN VÊ TPS: Mỗi tổ chức có TPS thủ công và tự động, trong đó xử lý dữ liệu chi tiết cần thiết để cập nhật các mẫu tin về các hoạt động kinh doanh cơ bản của tổ chức. Các hệ thống này bao gồm xử lý đơn hàng, kiểm soát hàng tồn kho, trả lương, các khoản phải trả, các khoản phải thu, và sổ cái, … Các đầu vào cho các hệ thống này bao gồm các giao dịch kinh doanh cơ bản như đơn đặt hàng của khách hàng, đơn đặt mua hàng, biên lai, thẻ chấm công, hóa đơn, và các khoản thanh toán của khách hàng. Kết quả của giao dịch kinh doanh của tổ chức là hồ sơ được cập nhật để phản ánh tình trạng của các hoạt động tại thời điểm giao dịch xử lý mới nhất .. TPSs tự động bao gồm tất cả các thành phần của một Computer Based Information System (CBIS), bao gồm cả cơ sở dữ liệu, viễn thông, con người, thủ tục, phần mềm, và các thiết bị phần cứng được sử dụng để xử lý giao dịch. Những hoạt động xử lý bao gồm thu thập dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu, chính xác dữ liệu, thao tác dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, và sản sinh tài liệu. Đối với hầu hết các tổ chức, TPSs hỗ trợ thường xuyên, hàng ngày những hoạt động xảy ra trong quá trình bình thường của doanh nghiệp để có thể trợ giúp một công ty gia tăng giá trị các sản phẩm và dịch vụ của mình. Tùy thuộc vào khách hàng, giá trị có thể có nghĩa là giá thấp hơn, dịch vụ tốt hơn, chất lượng cao, hoặc độc đáo của sản phẩm. Bằng cách thêm một số lượng đáng kể giá trị cho sản phẩm và dịch vụ của họ, các công ty đảm bảo hơn nữa thành công của tổ chức 8
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 1.2 Những hoạt động xử lý giao dịch Tất cả các hệ thống xử lý giao dịch thực hiện một tập những hoạt động xử lý dữ liệu cơ bản chung. TPSs nắm bắt và xử lý dữ liệu mô tả quá trình giao dịch kinh doanh cơ bản. Dữ liệu này được dùng để cập nhật cơ sở dữ liệu và để sản sinh một loạt các báo cáo cả cho người trong và ngoài doanh nghiệp sử dụng. Các dữ liệu kinh doanh đi qua một chu trình xử lý giao dịch bao gồm thu thập dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu, chính xác dữ liệu, thao tác dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, và sản sinh tài liệu. - Thu thập dữ liệu: Là quá trình nắm bắt và thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để hoàn tất giao dịch. - Chỉnh sửa dữ liệu: Là để thực hiện chỉnh sửa dữ liệu cho hợp lệ và đầy đủ để phát hiện bất kỳ vấn đề với các dữ liệu. - Chính xác dữ liệu: Là vào lại dữ liệu do tìm thấy lỗi trong quá trình chỉnh sửa dữ liệu. - Thao tác dữ liệu: Một hoạt động chủ yếu khác của TPS là thao tác dữ liệu, đó là quá trình thực hiện tính toán và chuyển đổi dữ liệu khác liên quan đến các giao dịch kinh doanh. - Lưu trữ dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu liên quan đến việc cập nhật một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu với các giao dịch mới. - Sản sinh tài liệu và báo cáo: Là quá trình sinh ra các tài liệu và báo cáo kết xuất , 9
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Dữ liệu nguồn THU THẬP DỮ LIỆU (Data collection) CHỈNH SỬA DỮ LIỆU “ Dữ liệu (Data edit) “ Dữ liệu tốt” xấu” THAO TÁC DỮ LIỆU CHÍNH XÁC DỮ LIỆU (Data manipulation) (Data correction) LƯU TRỮ DỮ LIỆU (Data storage) BÁO CÁO TPS SẢN SINH TÀI LIỆU (TPS reports) (Document production) Hình 3 – 2. Những hoạt động xử lý dữ liệu của TPS 10
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Các hệ thống thông tin xử lý giao dịch là các HTTT cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của tổ chức. Đây là một hệ thống điện toán thực hiện cũng như ghi nhận các giao dịch thường lệ cần thiết trong hoạt động kinh doanh của tổ chức được làm bằng tay. Ví dụ, hệ thống xử lý đơn hàng (Sale order entry system), hệ thống hoạch định nguồn vật liệu (Masterials resource planning system), hệ thống sổ cái (General ledger system), hệ thống tính tiền lương (Payroll system), hệ thống giữ chỗ khách sạn hoặc giữ vé máy bay, . . . là những hệ thống TPS. 11
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Môi trường Dữ liệu Ban Quản lý Thông tin Chương trình Phần mềm Database Transaction Processing System Input Procesing Ouput Các nguồn Xử lý Các nguồn lực vật lý lực vật lý 12 Hình 33. Một mô hình Transaction Processing System (TPS)
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Nhận xét:  Các thành phần như đầu vào, xử lý và đầu ra của hệ thống vật lý của xí nghiệp nằm ở dưới.  Dữ liệu được thu thập suốt từ hệ thống vật lý và môi trường được đưa vào cơ sở dữ liệu.  Các chương trình phần mềm sẽ biến đổi dữ liệu thành thông tin dùng cho ban quản lý, hoặc người nào đó trong tổ chức và cho các tổ chức thuộc môi trường của xí nghiệp. Phần lớn các thông tin do TPS sản xuất ra là để cho các người trong tổ chức sử dụng. 13
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Các phòng General ban Ledger khác nhau Dữ liệu nhân viên Tiền công & lương Bảng lương Báo cáo quản lý Managers Chi phiếu lương Khai báo thuế Nhân Chính viên quyền Hình 34. Một sơ đồ DFD tượng trưng cho một TPS Lương bổng 14
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH 1.3 Các ứng dụng xử lý giao dịch truyền thống: Trong phần này sẽ trình bày tổng quan về một số hệ thống xử lý giao dịch thông thường hỗ trợ việc xử lý đơn hàng, thu mua, và quy trình kinh doanh kế toán. 1.3.1 Hệ thống xử lý đơn đặt hàng Hệ thống xử lý đơn đặt hàng bao gồm nhận đơn hàng, cấu hình bán hàng, lập kế hoạch giao hàng, thực hiện giao hàng, kiểm soát hàng tồn kho, lập hoá đơn, quản lý mối quan hệ khách hàng, và lập lộ trình và lịch trình. Các quy trình kinh doanh được hỗ trợ bởi hệ thống này rất quan trọng đến hoạt động của doanh nghiệp mà những hệ thống xử lý đơn đặt hàng đôi khi được gọi là “huyết mạch nuôi sống của tổ chức." + Nhận đơn hàng: Hệ thống nhận đơn hàng nắm bắt các dữ liệu cơ bản cần thiết để xử lý một đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng có thể đến thông qua thư hoặc qua hệ thống đặt hàng điện thoại, được thu thập bởi một đội ngũ nhân viên của các đại diện bán hàng, đến thông qua các giao dịch EDI trực tiếp từ máy tính của khách hàng trên một mạng diện rộng, hoặc được nhập trực tiếp qua Internet của khách hàng bằng cách sử dụng một mục nhập dữ liệu từ trên trang web của công ty. 15
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH + Cấu hình bán hàng Một khía cạnh quan trọng của xử lý đơn hàng là cấu hình bán hàng. Hệ thống cấu hình bán hàng đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được sắp đặt là đầy đủ để hoàn thành mục đích của khách hàng. + Lập kế hoạch giao hàng Đơn hàng mới nhận được và bất kỳ đơn đặt hàng khác chưa được xuất xưởng được chuyển từ hệ thống nhận đơn hàng tới hệ thống lập kế hoạch giao hàng. Hệ thống lập kế hoạch xác định lô hàng sẽ được thực hiện và từ đó vị trí sẽ được vận chuyển. Đây là một công việc tầm thường cho một công ty nhỏ với rất nhiều hàng tồn kho, vận chuyển chỉ có một vị trí, và một vài khách hàng tập trung ở một khu vực địa lý nhỏ. Nhưng nó là một nhiệm vụ cực kỳ phức tạp đối với một công ty toàn cầu lớn với hàng tồn kho hạn chế (không phải tất cả đơn đặt hàng cho tất cả các mặt hàng có thể được thực hiện), hàng chục địa điểm vận chuyển (các nhà máy, kho hàng, hợp đồng sản xuất, vv.), Và hàng chục ngàn khách hàng. Cách thức này là để giảm thiểu chi phí vận chuyển và lưu kho trong khi vẫn đáp ứng ngày giao hàng của khách hàng. 16
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH + Thực hiện giao hàng Hệ thống thực hiện giao hàng sắp xếp luồng ra của tất cả các sản phẩm và hàng hóa từ tổ chức, với mục tiêu cung cấp sản phẩm chất lượng kịp thời cho khách hàng. Các bộ phận vận chuyển thường chịu trách nhiệm về đóng gói và phân phối các sản phẩm cho khách hàng. Điều này có thể bao gồm các dịch vụ chuyển phát thư, hoạt động vận tải đường bộ, và dịch vụ đường sắt. Hệ thống này nhận được phiếu xuất kho từ các hệ thống kế hoạch giao hàng. + Kiểm soát hàng tồn kho Đối với mỗi mặt hàng được chọn trong quá trình thực hiện giao hàng, một giao dịch cung cấp số lượng hàng tồn kho được chọn là thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Bằng cách này, các hồ sơ hàng tồn kho chứa trong máy vi tính được cập nhật để phản ánh số lượng chính xác có trên tay của từng bộ phận quản lý kho. Vì vậy, khi thực thi để kiểm tra mức tồn kho của một sản phẩm, họ nhận được thông tin hiện hành. 17
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH + Lập hoá đơn Hoá đơn khách hàng được tạo ra dựa trên những mẫu tin nhận được từ TPS thực hiện giao hàng. Ứng dụng này khuyến khích theo dõi các hoạt động bán hàng hiện có, lợi nhuận tăng lên, và cải thiện dịch vụ khách hàng. Hầu hết các chương trình hoá đơn tự động tính toán chiết khấu, áp dụng thuế, và các chi phí linh tinh khác. Bởi vì hầu hết các hoạt động trên máy vi tính chứa cơ sở dữ liệu chi tiết về khách hàng và hàng tồn kho, nhiều ứng dụng hoá đơn chỉ yêu cầu thông tin về các mặt hàng đã mua và mã số khách hàng; Ứng dụng lập hoá đơn thực hiện phần còn lại. Nó nhìn lên họ, tên, địa chỉ của khách hàng, xác định xem khách hàng có một đánh giá tín dụng phù hợp, tự động tính toán chiết khấu, bổ sung thêm thuế và phí, và chuẩn bị hoá đơn, phong bì để gửi. Lập hoá đơn trong một tổ chức dịch vụ có thể thậm chí phức tạp hơn lập hoá đơn trong các công ty sản xuất và bán lẻ. Cách thức làm thế nào để phù hợp với tất cả các dịch vụ đưa ra với một khách hàng cụ thể và để bao gồm tất cả các mức giá và các chi phí phù hợp trong việc tính toán các hóa đơn. Điều này đặc biệt khó khăn nếu các dữ liệu cần thiết cho việc thanh toán đã không được nắm bắt chính xác và hoàn toàn trong TPS. 18
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH + Quản lý mối quan hệ khách hàng (Customer relationship management – CRM) Một hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng là một tập hợp con người, thủ tục, phần mềm, và khả năng của Internet giúp doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả và có hệ thống. Mục đích của CRM là phải hiểu và lường trước những nhu cầu của khách hàng hiện tại và tiềm năng để tăng sự tin tưởng và lòng trung thành khách hàng trong khi tối ưu hóa cách thức bán các sản phẩm và dịch vụ. + Lập lộ trình và lịch trình Nhiều nhà sản xuất máy tính và các công ty phần mềm đã phát triển hệ thống xử lý giao dịch chuyên dụng cho các công ty trong ngành công nghiệp phân phối. Một số ứng dụng được dành cho các hoạt động phân phối bán buôn, số khác cho các ứng dụng bán lẻ hoặc chuyên dụng. Các công ty vận tải đường bộ, các nhà phân phối nước giải khát, các nhà phân phối hàng điện tử, các công ty phân phối dầu và khí đốt tự nhiên chỉ là một vài ví dụ. Các công ty phân phối này cũng phải xác định việc sử dụng tốt nhất các nguồn tài nguyên của họ Một hệ thống lập lộ trình giúp xác định cách tốt nhất để giao, nhận các sản phẩm từ một địa điểm này đến một địa điểm khác. Hệ thống lập lịch trình xác định thời gian tốt nhất để nhận hoặc cung cấp hàng 19 hóa và dịch vụ.
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT ỨNG DỤNG TRONG QUẢN TRI KINH DOANH Sản Khách hàng đặt hàng phẩm (qua thư, điện thoại,, Electronic Data Nhận Interchange - EDI, Internet,…) đơn hàng Tình trạng /Cấu hàng tồn kho hình bán Kế hàng hoạch giao hàng Lập kế Hóa đơn Kiểểm Ki m hoạch Lập lộ tra hàng tra hàng giao trình ttồồn kho n kho hàng Phiếu xuất kho Kế hoạch giao hàng và lộ Mã hàng trình Thực hiện Lập lịch giao trình hàng Đơn hàng đã giao Lập hóa đơ n 20 Hình 35. Hệ thống xử lý đơn đặt hàng

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

CMO.02: Bộ Tài Liệu Quản Trị Bán Hàng Và Kênh Phân Phối

405 tài liệu

1388 lượt tải

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.