Nội dung chính trong chương 4: Các loại hệ thống thông tin chính trong tổ chức, các hệ thống thông tin nhìn theo góc độ chức năng, hệ thống thông tin tạo lợi thế cạnh tranh, hệ thống thông tin giải quyết thách thức địa lý và thời gian, đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin.
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 4: Quản trị hệ thống thông tin
- Chương 1V
1
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Nội dung chính
I. Quản trị các nguồn lực thông tin.
II. Tổ chức các chức năng trong một hệ thống
doanh nghiệp.
III. Lập kế hoạch và tái thiết hệ thống thông tin.
IV. Những người hưởng lợi từ hệ thống thông
tin
2
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. QUẢN TRỊ CÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN:
1) Dẫn nhập:
các công ty, xí nghiệp sản xuất kinh doanh muốn thành
công hoặc muốn tồn tại trong thị trường cạnh tranh khốc liệt và
toàn cầu hoá đòi hỏi phải hoàn thành những mục tiêu dài hạn.
Việc cung cấp những thông tin hữu ích cho ban quản lý và hỗ trợ
tham mưu kế hoạch chiến lược của tổ chức là chức năng cốt tử
của HTTT đối với sự thành công của tổ chức.
2) Làm thế nào để quản lý việc sử dụng thông tin:
Trong một tổ chức, một HTTT thường phục vụ hai chức năng
quan trọng
Phản ảnh và giám sát các hành động trong hệ thống tác nghiệp
HTTT hỗ trợ tham mưu các hoạt động của ban quản lý
3
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
a) HTTT phản ảnh và giám sát các hành động trong hệ thống tác nghiệp
bằng cách ghi nhận các nghiệp vụ kinh doanh rồi cho xử lý các nghiệp vụ
này và cuối cùng báo cáo kết quả. Chức năng này dựa trên các nghiệp vụ và
thiên về tác vụ.
VD: Trong HTTT xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng, HT này sẽ
ghi sổ những vụ việc buôn bán với khách hàng bằng cách nhật tu
các tập tin Tiêu thụ (Sales), Tập tin Công nợ khách hàng (Accounts
Received) và tập tin Tồn kho (Inventory) và cuối cùng kết xuất
những hoá đơn bán hàng, nhật ký bán hàng (Sales journal) và các
bảng tổng kết tiêu thụ (sales summary)
4
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
b) HTTT hỗ trợ tham mưu các hoạt động của ban quản lý bao gồm việc làm
các quyết định quản lý bằng cách sử dụng các thông tin với các mục đích:
+ Giám sát các thao tác hiện hành để giữ vững doanh nghiệp.
VD: các nhà quản lý cần biết hàng tồn kho (do bên sản xuất đưa qua) có đủ số lượng để
thoả mãn nhu cầu mua của khách hàng hay không?
+ Đạt những kết quả làm hài lòng đối với tất cả các đối tác (như khách hàng, cổ đông, . .
.)
VD: Thông tin có thể đo lường cách đạt đến mục tiêu liên quan đến chất lượng sản phẩm,
giao hàng kịp thời, lượng tiền mặt lưu động và lãi kinh doanh.
+ Nhận ra những xu hướng trong môi trường mà tổ chức đang hoạt động và cố gắng
thích nghi kịp thời với các xu hướng này.
VD: Ban lãnh đạo thường đặt ra câu hỏi như: “ Phải mất bao nhiêu thời gian để đưa ra thị
trường một sản phẩm mới so với đối thủ cạnh tranh?” hoặc “Đơn giá sản xuất của ta so
5
với đối thủ cạnh tranh thế nào?”
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
3) Chất lượng thông tin:
• Muốn cung cấp những kết xuất hữu ích hỗ trợ tham mưu
các nhà quản lý và các đối tượng sử dụng thông tin khác,
một HTTT phải lo thu thập dữ liệu rồi biến đổi chúng
thành những thông tin quan trọng và mang tính chất lượng
cao.
• Những thông tin này cần phải thoả mãn các tính chất sau:
6
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
• Tính hiệu lực (effectiveness): là thông tin phải sâu sắc và có ý nghĩa, được
cung cấp một cách kịp thời, đúng đắn, nhất quán và có thể dùng lại được.
• Tính hiệu quả (efficiency): là thông tin được cung cấp đầy đủ thông qua việc
sử dụng tối ưu các nguồn lực (năng suất cao nhất và kinh tế nhất)
• Tính bí mật (confidentiality): là bảo vệ thông tin nhạy cảm không cho rò rỉ
một cách bất hợp pháp.
• Tính toàn vẹn (Integrity): là thông tin cần phải chính xác, đầy đủ và hợp lệ.
• Tính sẵn sàng đáp ứng: là nguồn lực thông tin được bảo toàn khi cần đến
luôn có sẵn và dùng được liền.
• Tính tuân thủ (compliance): là thông tin phải tuân thủ các quy định của cơ
quan chính quyền, của pháp luật và các nghĩa vụ dựa trên các quy định hợp
đồng (những tiêu chí kinh doanh)
• Tính khả tín (Reliability): Là thông tin cung cấp cho ban quản lý phải thích
ứng đối với hoạt động tác nghiệp của chủ thể bằng các báo cáo tài chính cho
những người sử dụng thông tin tài chính lẫn việc cung cấp thông tin cho
những cơ quan chính quyền bằng cách tuân thủ những quy định của pháp
luật.
7
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
4) Phí tổn và lợi ích của thông tin:
• Ta phải bảo đảm là những lợi ích đem lại do việc cải thiện chất lượng
thông tin phải vượt quá chi phí bỏ ra.
• Trong thực tế thường khó lòng đo lường một cách chính xác lợi ích cũng
như phí tổn của thông tin.
• Chúng ta cũng phải đối mặt với những khó khăn trong việc xác định khi
nào thực hiện được và/hoặc khả thi việc đo lường để cho thi công bổ
sung những thủ tục kiểm tra nội bộ.
• Mỗi thủ tục kiểm tra muốn thêm vào sẽ có một phí tổn cũng như lợi ích
tăng dần nên phải được đánh giá để xác định liệu xem có nên đưa vào thủ
tục kiểm tra nào đó hay không.
8
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
5) Xung khắc giữa các tính chất thông tin:
• Hầu như khó lòng cùng lúc ta có thể đạt đến mức tối đa cho tất cả các tính chất
thông tin. Trong thực tế, đối với vài chất lượng, việc tăng mức cho một chất lượng
này sẽ kéo theo việc giảm mức cho môt chất lượng kia.
• Trong một trường hợp, muốn có được toàn bộ thông tin cho một quyết định có thể
đòi hỏi phải trì hoãn việc sử dụng thông tin này cho tới khi tất cả các nghiệp vụ liên
hệ tới quyết định được thực hiện. Việc trì hoãn này có thể hy sinh tính kịp thời của
thông tin.
• Ví dụ:
Muốn xác định tất cả hàng gửi đi sẽ được thực hiện trong tháng 11, một doanh
nghiệp có thể phải chờ cho tới vài ngày trong tháng 12 mới có thể chắc chắn là
tất cả các chuyến hàng đã được ghi vào sổ cái.
9
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
6) Quyết định ưu tiên đối với chất lượng thông tin:
Trong nhöõng tröôøng hôïp coù xung khaéc giöõa caùc tính chaát
cuûa thoâng tin, ta coù theå ñònh nghóa moät thöù töï öu tieân ñeå
thieát laäp söï quan troïng töông ñoái cuûa moãi tính chaát. Chaúng
haïn, ta coù theå quyeát ñònh tính chính xaùc laø quan troïng nhaát
treân baát cöù tính chaát naøo. Hoaëc ta coù theå nhaán maïnh laø
tính kòp thôøi phaûi ñaït ñöôïc cho duø phaûi hy sinh tính chính xaùc.
Ví d u ï:
Trö ô û n g p h o ø n g t ie á p t h ò m u o á n b ie á t n h a n h t a ù c ñ o ä n g c u û a
c h ie á n d ò c h q u a û n g c a ù o m ô ù i n h ö t h e á n a ø o b a è n g c a ù c h
k ie å m t ra t ie â u t h u ï t a ïi v a ø i v u ø n g la õ n h t h o å ñ e å b ie á t s ô ù m
n h ö õ n g c h æ b a ù o , n e â n t h o â n g t in n a ø y c o ù t h e å la ø k ip t h ô ø i,
10
n h ö n g v ì t h u t h a ä p n h a n h v a ø h ô i h o à ñ o à n e â n ñ o ä k h a û t ín b ò
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
II. TỔ CHỨC CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
TRONG MỘT DOANH NGHIỆP:
• Vì có nhiều loại hình doanh nghiệp, nên cũng có nhiều cách tổ chức chức năng hệ thống
thông tin.
• Trong một doanh nghiệp điển hình, chức năng HTTT (ISF – Information System Funtion)
là phòng ban lo triển khai và điều hành một HTTT của tổ chức.
• Chức năng điển hình (phòng điện toán chẳng hạn) bao gồm nhân sự, thủ tục và thiết bị
thường đuợc gọi là Information Services Department, IT Department, hoặc Data Processing
Department chịu trách nhiệm duy trì hoạt động của các thiết bị phần cứng, hệ thống phần
mềm, mạng lưới máy tính và lưu trữ dữ liệu.
• Chức năng HTTT điển hình được tổ chức theo cấu trúc của một HTTT tập trung
(Centralized IS Structure) trong đó chức năng HTTT nằm dưới quyền điều khiển của một
Trưởng phòng điện toán (còn được gọi là Chief Information Officer hoặc CIO).
11
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Phòng điện toán thường gồm các chuyên viên công nghệ thông tin như lập
trình viên, phân tích viên hệ thống, kỹ sư thiết kế hệ thống, trưởng phòng
điện toán, . . .
Tổ chức
Ban lãnh đạo
Các người sử dụng chính (phòng ban nhà máy)
Phòng Điện Toán
Các chuyên viên HTTT
Trưởng phòng điện toán
Phân tích viên
Kỹ sư thiết kế hệ thống
Hạ tầng cơ sở CNTT Lập trình viên
Phần cứng Chuyên viên mạng
Phần mềm Quản trị viên cơ sở dữ liệu
Mạng Nhân viên hành chánh
Lưu trữ dữ liệu v.v . . .
Hình 42. Các dịch vụ công nghệ thông tin 12
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Sơ đồ cấu trúc sau đây mô tả cho tổ chức quản lý trong một doanh nghiệp
có HTTT phát triển ở mức độ trung bình khá.
Trưởng phòng điện toán
Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận
Phân tích và thiết Vận hành Quản lý tài liệu Quản lý dữ
kế liệu
Bộ phận Bộ phận Bộ phận
Lập trình Nhập liệu Kiểm soát & phân phối
Hình 42. Sơ đồ phân chia trách nhiệm của HT xử lý Thông tin
13
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Trong đó:
Trưởng phòng điện toán(chief information officer – CIO): chịu trách
nhiệm xây dựng có kế hoạch phát triển HTTT ngắn hạn và dài hạn, có
nhiệm vụ điều khiển các toán lập trình viên, phân tích viên, trưởng dự án,
trưởng nhóm cơ sở vật chất, trưởng nhóm thông tin liên lạc và trưởng
nhóm hệ thống văn phòng (đồng thời quản lý các tác nghiệp điều hành
máy tính và đội ngũ nhân viên nhập liệu).
Trong nhiều tổ chức, vai trò của CIO là theo dõi việc sử dụng công nghệ
thông tin áp dụng lên toàn tổ chức. Trưởng phòng điện toán là người chịu
sự chỉ đạo trực tiếp từ lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp.
14
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Bộ phận phân tích và thiết kế hệ thống: phân tích hoạt động hệ thống thông tin
làm thế nào kết nối các ứng dụng lại với nhau thành một hệ thống thống nhất,
đánh giá HTTT hiện hành, thiết kế hệ thống mới, lập các thiết kế chi tiết cho
việc lập trình.
Bộ phận lập trình: gồm những chuyên viên kỹ thuật về lập trình có nhiệm vụ
xây dựng sơ đồ logic của chương trình, viết chương trình (gồm các chỉ thị phần
mềm máy tính dựa theo một ngôn ngữ nào đó)ù, chỉnh sửa chương trình.
Bộ phận vận hành hệ thống: Vận hành hệ thống máy tính và điều khiển
chương trình. Những người vận hành hệ thống bao gồm các nhân viên vận hành
các thiết bị phần cứng máy tính, điều hành hệ thống mạng máy tính và các thiết
bị ngoại vi khác.
15
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Bộ phận nhập dữ liệu: gồm các nhân viên nhập dữ liệu, kế toán viên, thậm chí có thể là
người sử dụng bên ngoài hệ thống hoặc các thiết bị nhập liệu tự động.
Bộ phận quản lý tài liệu: chịu trách nhiệm quản lý mọi tài liệu về HTTT như tài liệu
phát triển hệ thống, các chương trình nguồn. Quản lý tài liệu nhằm đảm bảo các tài liệu
này chỉ được phân phối đến các nhân viên có trách nhiệm liên quan.
Bộ phận kiểm soát dữ liệu và phân phối thông tin: chịu trách nhiệm chung về dữ liệu
nhận được thông qua xử lý bằng máy tính, kiểm tra, đối chiếu số liệu sau khi xử lý và
kiểm tra thông tin đầu ra trước khi phân phối báo cáo đến các nơi nhận thông tin.
Bộ phận quản lý cơ sở dữ liệu: thiết kế nội dung và tổ chức cơ sở dữ liệu, quản lý
quyền thâm nhập vào dữ liệu và sử dụng tài liệu.
16
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Người sử dụng cuối cùng(users): đại diện cho những phòng ban
nhà máy nằm ngoài phòng điện toán thụ hưởng những thành quả các
ứng dụng mà phòng điện toán đã triển khai. Các người sử dụng cuối
cùng giữ một vai trò rất lớn trong việc thiết kế và triển khai các các hệ
thống thông tin.
17
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
III. LẬP KẾ HOẠCH VÀ TÁI THIẾT HTTT:
1) Lập kế hoạch:
Lập kế hoạch là dự kiến và lên chương trình cho hoạt động tương lai của
tổ chức, trên quan điểm đạt tới các mục đích đã xác định.
Là chức năng đặc trưng cao nhất của tổ chức, việc lập kế hoạch được thực hiện
bên trong các phòng ban và các đơn vị đủ mọi tầm cỡ, giống như một quá trình
liên tục để chọn lựa giữa các khả năng khác nhau dẫn tới các quyết định, bao
gồm việc tìm ra các phương tiện thích hợp nhất để thực hiện điều gì đó
Trong một tổ chức, việc xác định và hình thành rõ ràng các chính sách cho
phép từng người có trách nhiệm biết được mình phải làm gì vào mỗi lúc và bao
giờ thì làm.
Chẳng hạn, mỗi khi lãnh đạo doanh nghiệp quyết định các điều kiện mở tín
dụng cho một khách hàng thì đó không phải là một chính sách nhưng việc xác
định những điều kiện chung để mở tín dụng áp dụng được cho các khách hàng,
thì lại có thể được xem là chính sách.
Việc ấn định các mục tiêu và hình thành ra chính sách phải đi trước việc lập
kế hoạch, chương trình và ngân sách ở mọi cấp bậc của tổ chức.
18
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Một kế hoạch, xác định ra trước một hành động, được đặc trưng bởi
ba yếu tố:
Liên quan tới tương lai: bao gồm một hành động và bao hàm sự can
thiệp của con người để đảm bảo thực hiện kế hoạch.
Liên quan tới chương trình: là việc áp dụng các nguyên tắc đã
được xác định thông qua các mục tiêu và chính sách vào một tình
huống cụ thể. Mỗi chương trình đều là một loạt các hoạt động
đượcï đặt ra để hướng dẫn thực hiện hành động.
Liên quan tới ngân sách: là những ước lượng về nguồn tài nguyên
cần thiết để hoàn thành một công việc đã lên chương trình và để
thu được kết quả mong đợi.
19
- CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Việc đưa một HTTT mới vào thường bao gồm nhiều vấn
đề không chỉ có phần cứng và phần mềm mà còn bao gồm cả
những thay đổi về công việc, kỹ năng, quản lý và tổ chức.
Các HTTT mới thường có nghĩa là cách thức mới để tiến hành
nghiệp vụ. Khi chúng ta thiết kế một HTTT mới thì chúng ta đang
thiết kế lại tổ chức và ai sẽ giữ vai trò quyết định trong tiến trình
xây dựng HTTT này. Vì thế, tổ chức cần có bản kế hoạch HTTT
làm bản lộ trình chỉ ra hướng phát triển hệ thống.
Bản kế hoạch này bao gồm một phát biểu về mục tiêu của
tổ chức và xác định công nghệ thông tin hỗ trợ thế nào cho việc
đạt tới những mục tiêu này.
Nó chỉ ra cách thức các mục tiêu tổng quát sẽ được đạt tới bằng
việc xác định các dự án hệ thống, bố trí các ngày tháng đích riêng
và các cột mốc dùng để đo lường và đánh giá tiến trình thực hiện
20
kế hoạch.
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
