Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian

Bộ môn CNPM Khoa CNTT- ĐHKHTN TPHCM 2012

Kỹ năng quản lý thời gian ả

Nguyên nhân lãng phí thời gian • Nguyên nhân lãng phí thời gian • Thói quen dùng thời gian • Các thế hệ quản lý thời gian • Các thế hệ quản lý thời gian • Quản lý thời gian thế hệ 4

• Ma trận quản lý thời gian Ma trận quản lý thời gian • Quy trình Nguyên tắc • Nguyên tắc • Công cụ

g Nội dung ộ

2

• Theo bạn, có những nguyên nhân nào gây

ó hữ

hâ

ó ế

Th lãng phí thời gian? • Làm việc không có kế hoạch ô ệ à • …

Thảo luậnậ

3

ó kế h

iệ khô

1. Làm việc không có kế hoạch h 1 Là 2. Mục đích không rõ ràng (?) 3. Quá nhiều mục tiêu (?) 3 Q á hiề iê (?) 4. Lo lắng thái quá 5. Giám sát quá chặt chẽ (?)

Nguyên nhân lãng phí thời gian g y g p g

4

Lo lắng giống như ngồi xích đu. Lo lắng giống như ngồi xích đu Ta rất nỗ lực nhưng không đưa ta đến đâu cả.

!!!

5

iệ

á hiề

6. Có quá nhiều việc giấy tờ iấ tờ 6 Có 7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo (?) 8 Vò8. Vòng vo 9. Sửa sai 10. Trì hoãn công việc

Nguyên nhân lãng phí thời gian g y g p g

6

là

!!!

Không làm cũng được Khô đượ Không làmg

Không làm không được Không làm không được Làm ngay tức thì

7

ộ h

11. Mất thời gian chờ đợi 12. Dự các cuộc họp vô bổ 12 ô bổ á 13. Nghỉ sớm (?) 14. Tức giận (?) 15. Có quá nhiều giao tiếp xã hội (?)

Nguyên nhân lãng phí thời gian g y g p g

8

•

ớ

hí h

ái hí h

•

Làm cái thích trước, cái không thích sau ái khô à Làm cái biết cách làm trước Làm cái dễ làm trước Là t ớ ái dễ là Làm cái tốn nhiều thời gian trước Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước Là ó t ướ

ồ lự ẵ

ái

Thói quen dùng thời gian q g g

9

•

• Phản ứng lại yêu cầu của người khác Phản ứng lại yêu cầu của người khác Làm việc gấp trước việc quan trọng • Chờ đến hạn cuối cùng mới làm Chờ đến hạn cuối cùng mới làm Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn

• Cái gì đến trước làm trước • Cái gì đến trước làm trước

Thói quen dùng thời gian q g g

Bạn có thói quen nào? Bạn có thói quen nào?

10

Cơ ở Nhắ

iệ hà

Dù

• Cơ sở: Nhắc việc iệ • Khuynh hướng: Dòng chảy à liệ kê đầ ổ • Dùng sổ tay liệt kê đầu việc hàng ngày • Kết quả:

hô

• Không quên đầu việc iệ ê đầ • Dồn việc sang ngày hôm sau • Việc quan trọng là việc trước mắt Việc quan trọng là việc trước mắt

g Quản lý thời gian – Thế hệ 1 Q ệ ý

11

ở Lậ kế h

• Cơ sở: Lập kế hoạch h • Khuynh hướng: Trù hoạch tương lai • Công cụ hiện đại hơn • Kết quả:

• Không quên đầu việc • Có thời hạn bắt đầu và kết thúc cho mỗi việc • Việc quan trọng là việc nằm trong lịch trình lị h t ì h là iệ

Việ

ằ

g Quản lý thời gian – Thế hệ 2 Q ệ ý

12

Cơ ở Lậ kế h

Dù

• Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên hóa h ư tiê hó • Khuynh hướng: Xác định giá trị, ưu tiên h lậ kế h ô • Dùng công cụ lập kế hoạch • Kết quả:

ộ

hời

iê

•

• Độ ưu tiên theo thời gian Lạm dụng chữ “Khẩn”

g Quản lý thời gian – Thế hệ 3 Q ệ ý

13

Là đượ

ới thời

hiề

• Làm được nhiều việc hơn với thời gian ít hơn ít hơ iệ hơ • Việc quan trọng chưa được dành thời gian

ệ Nhận xét 3 thế hệ ậ

Thế hệ thứ 4? Thế hệ thứ 4?

14

g Quản lý thời gian – Thế hệ 4 Q ệ ý

Hai thuộc tính của sự kiện h ộ í h ủ k ệ

Quan trọng Quan trọng

Khẩn cấp

15

Ma trận quản lý thời gian ậ q g ý

Khẩn cấp

Không khẩn cấp

I

II

Quan trọng trọng

III III

IV IV

Không g quan trọng

16

Ma trận quản lý thời gian ậ q g ý

Khẩn cấp

Không khẩn cấp

Quan trọng trọng

I - Khủng hoảng - Vấn đề cấp bách Vấn đề cấp bách - Dự án đến hạn - Công việc tồn đọng

II - Việc chiến lược - Xây dựng quan hệ Xây dựng quan hệ - Tìm kiếm cơ hội - Lập kế hoạch

Không g quan trọng

III - Việc đột xuất - Email - Họp hành - Vấn đề cấp bách - Vấn đề cấp bách

IV - Việc vô bổ - Điện thoại - Tán gẫu - Hoạt động giải trí - Hoạt động “giải trí”

17

Ma trận quản lý thời gian ậ q g ý

Khẩn cấp

Không khẩn cấp

Quan trọng trọng

I Làm ngay

II Làm sau, nhưng kiên quyết

Không quan trọng

III Giao cho người khác

IV Chỉ làm nếu có thời gian

18

Lên lịch làm việc làm việc

Đặt mục tiêu tiêu

Lập kế hoạch h h

Xếp độ ưu tiên ưu tiên

Tạo danh sách công việc

Đánh giá

Giám sát

Q y Quy trình quản lý thời gian g q ý

19

• Giám sát - Timelogg

Hoạt động

Giá trị Áp lực Có

Gián ạ đoạn

trong g lịch

7h (cid:198) 7h30

Đọc sách

Cao

Không Có

Điện thoại th i

7h30 (cid:198) 8g

…

Q y Quy trình quản lý thời gian q g ý

20

• Đánh giá Đá h iá

• Khắc phục thói quen không tốt

• Điều chỉnh lịch biểu

• Tích lũy kinh nghiệm về lập lịch ề lậ lị h

Tí h lũ ki h

hiệ

Q y Quy trình quản lý thời gian q g ý

21

g • Đánh giá – Phân tích timelog

Áp lực? ự Lịch căng?

Bao nhiêu hoạt động có giá trị ó iá ị cao? Giá trị thấp?

Dùng Dùng thời gian vào việc gì?

Thường Thường gián đoạn? Nguyên nhân gián nhân gián đoạn thường gặp gặp?

Thực hiện lịch biểu như thế như thế nào? Việc đột xuất? xuất?

Giá trị

Áp lực

Hoạt động

Có trong Gián đoạn lịch

7-7h30

Q y Quy trình quản lý thời gian q g ý

22

•

ầ thự hiệ t

Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày Liệt kê ô à iệ • Đặt độ ưu tiên • Ngăn nắp

ắ

•

N ă Làm nhiều việc không quan trọng một lúc (?)

• Có các việc nhẹ nhàng xen kẽ (?) • Chia nhỏ các công việc lớn

Nguyên tắc quản lý thời gian g y q g ý

23

•

Xác định 20% việc quan trọng • Xác định 20% việc quan trọng • Dành thời gian tốt cho việc quan trọng • Dành một thời gian không bị quấy rầy • Dành một thời gian không bị quấy rầy • Không trì hoãn • Đặt ra hạn cuối cùng Đặt ra hạn cuối cùng Luôn để ý thời gian Làm gì đó lúc chờ đợi Làm gì đó lúc chờ đợi

Nguyên tắc quản lý thời gian g y q g ý