08/09/2012<br />
<br />
3.1. Quản lý tổng thể dự án<br />
3.1.1 Xác định các nội dung trong QLDA<br />
3.1.2 Xác định thành phần tham gia dự án<br />
3.1.3 Xác định vai trò của các thành phần<br />
<br />
Chương 3:<br />
Quản lý tổng thể dự án<br />
<br />
1<br />
<br />
2<br />
<br />
3.1.1 Xác định nội dung<br />
<br />
3.1.2 Xác định thành phần<br />
Xác định thành<br />
phần tham gia dự án<br />
<br />
Xác định nội dung<br />
<br />
<br />
Phạm vi dự án<br />
<br />
<br />
<br />
Thời gian<br />
<br />
<br />
<br />
Chi phí<br />
<br />
<br />
<br />
Chất lượng<br />
<br />
<br />
<br />
QL Nhân lực<br />
<br />
<br />
<br />
QL Giao tiếp<br />
<br />
<br />
<br />
QL Rủi ro<br />
<br />
<br />
<br />
QL Mua sắm, thuê mướn<br />
<br />
–<br />
Người tài trợ dự án (PSProject Sponsor).<br />
<br />
People<br />
<br />
Process<br />
<br />
–<br />
Người quản lí dự án (PMProject Manager)<br />
<br />
4P<br />
<br />
–<br />
Ban lãnh<br />
Mangement)<br />
<br />
đạo<br />
<br />
(Senior<br />
<br />
–<br />
Tổ dự án (PT - Project<br />
team).<br />
–<br />
<br />
Product<br />
<br />
Khách hàng<br />
<br />
–<br />
<br />
Các nhóm hỗ trợ<br />
<br />
Project<br />
3<br />
<br />
4<br />
<br />
3.1.3 Vai trò của các thành phần<br />
<br />
3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)<br />
<br />
Vai trò của các thành phần tham gia dự án:<br />
Người tài trợ cho dự án<br />
<br />
Vai trò của các thành phần tham gia dự án: Người<br />
quản lý dự án<br />
<br />
– Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án,<br />
quyết định cho dự án đi tiếp hay cho dừng (thất bại)<br />
giữa chừng.<br />
– Bổ nhiệm người quản lí dự án.<br />
– Thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và<br />
đảm bảo rằng những mục tiêu này được đáp ứng.<br />
– Ký các hợp đồng pháp lí.<br />
5<br />
<br />
– Hoàn thành dự án.<br />
– Hiểu yêu cầu của khách hàng.<br />
– Quản lí dự án để hoàn thành các mục đích và mục tiêu<br />
đã đề ra.<br />
– Báo cáo hiện trạng dự án cho người tài trợ dự án và<br />
những đơn vị liên quan.<br />
– Xác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự án.<br />
– Đảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm<br />
bàn giao.<br />
– Quản lí mọi thay đổi của dự án.<br />
– Quản lí và kiểm soát kế hoạch dự án, tài nguyên, chất<br />
lượng và chi phí.<br />
6<br />
<br />
1<br />
<br />
08/09/2012<br />
<br />
3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)<br />
<br />
3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)<br />
<br />
Vai trò của các thành phần tham gia dự án: Tổ<br />
dự án<br />
<br />
Vai trò của các thành phần tham gia dự án:<br />
Khách hàng<br />
<br />
– Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án.<br />
Bao gồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng<br />
lực (talent).<br />
– Cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực hiện dự<br />
án, các công việc phải làm, các sản phẩm chuyển<br />
giao, và các ước lượng.<br />
– Hoàn thành các công việc như được xác định<br />
trong bản kế hoạch dự án.<br />
– Báo cáo hiện trạng cho người quản lí dự án.<br />
– Xác định những thay đổi.<br />
<br />
– Thụ hưởng kết quả dự án.<br />
– Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án.<br />
– Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án.<br />
– Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo<br />
thành công.<br />
– Nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao.<br />
<br />
7<br />
<br />
8<br />
<br />
3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)<br />
<br />
3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)<br />
<br />
Vai trò của các thành phần tham gia dự án:<br />
Thành công phụ thuộc vào yếu tố con người.<br />
<br />
Lập ma trận trách nhiệm<br />
Công việc<br />
Tên<br />
<br />
Công việc<br />
X<br />
<br />
Công việc<br />
Y<br />
<br />
Ng Văn A<br />
<br />
A<br />
<br />
A<br />
<br />
A<br />
<br />
Lê thị B<br />
<br />
P<br />
<br />
I<br />
<br />
R<br />
<br />
Cao văn C<br />
<br />
I<br />
<br />
P<br />
<br />
I<br />
<br />
Vũ văn D<br />
<br />
C<br />
<br />
R<br />
<br />
N<br />
<br />
Phạm văn E<br />
<br />
R<br />
<br />
R<br />
<br />
N<br />
<br />
Trần thị F<br />
<br />
R<br />
<br />
C<br />
<br />
P<br />
<br />
A (Approving): Xét duyệt<br />
R (Reviewing): Thẩm định<br />
C (Contributing): Đóng góp<br />
<br />
P (Performing): Thực hiện<br />
I (Informing): Báo cho biết<br />
N (No)<br />
<br />
9<br />
<br />
3.2. Lập kế hoạch chiến lược<br />
và lựa chọn dự án<br />
<br />
...<br />
<br />
Công việc<br />
Z<br />
<br />
10<br />
<br />
3.2.1 Xác định mục đích & mục tiêu (tt)<br />
Xác định mục đích và mục tiêu<br />
<br />
3.2.1 Xác định mục đích và mục tiêu dự án<br />
3.2.2 Xây dựng tài liệu phác thảo dự án (SOW Statement of Work)<br />
3.2.3 Tài nguyên dự án<br />
3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng<br />
3.2.5 Chất lượng<br />
3.2.6 Kết luận<br />
<br />
– Mục đích (Goals) là những mô tả dự án sẽ đạt tới<br />
cái gì. Mục đích nói chung không đo được.<br />
– Mục tiêu (Objectives) là các tập hợp con (có thể đo<br />
được) của mục đích. Việc đạt tới một mục tiêu sẽ<br />
nói lên rằng việc đạt tới mục đích tổng thể của dự<br />
án đã đi đến mức nào.<br />
§éi dù ¸n<br />
C¸c môc tiªu<br />
<br />
11<br />
<br />
12<br />
<br />
2<br />
<br />
08/09/2012<br />
<br />
3.2.1 Xác định mục đích và mục tiêu (tt)<br />
<br />
3.2.1 Xác định mục đích và mục tiêu (tt)<br />
Xác định mục đích và mục tiêu<br />
<br />
Xác định mục đích và mục tiêu<br />
<br />
– Ví dụ: Đề án TH hoá QLHC Nhà nước, 20012005<br />
<br />
– Ví dụ: Dự án xây dựng cầu<br />
o Mục đich: Xây dựng một cái cầu hiện đại qua sông<br />
Trà Khúc giữa cầu Trường Xuân và cầu Trà Khúc 1<br />
trong khoảng thời gian và trong phạm vi ngân sách.<br />
o<br />
<br />
o Mục đích: Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin<br />
điện tử của Đảng và Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu<br />
quả điều hành của Chính phủ.<br />
o Các mục tiêu dự án<br />
<br />
Các mục tiêu hỗ trợ cho mục đích này:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ<br />
Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan<br />
quản lý nhà nước<br />
Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia<br />
Kinh phí: 1000 tỉ đồng<br />
Thời gian: hoàn thành trong 5 năm, từ 2001 - 2005<br />
<br />
Cầu chở được xe ô tô có tải trọng tối đa 15 tấn<br />
Trọng lượng cầu cần nhẹ hơn 20% so với các cây cầu hiện nay<br />
có cùng chiều dài<br />
Tuổi thọ của cầu phải đảm bảo trên 50 năm<br />
Đảm bảo cho 4 làn xe ô tô chạy, 2 làn xe máy, 2 làn người đi bộ<br />
Kinh phí cấp phát 5 triệu đô la<br />
Cầu sẽ xây xong trước ngày 2 tháng 9 năm xxxx.<br />
v.v...<br />
13<br />
<br />
14<br />
<br />
3.2.2 Tài liệu phác thảo dự án<br />
<br />
Đề cương dự án<br />
<br />
Tài liệu phác thảo dự án (SOW - Statement of<br />
Work): gồm các nội dung sau<br />
–<br />
<br />
Đề cương dự án: nêu vấn đề để cấp trên hoặc khách hàng chấp<br />
nhận<br />
<br />
–<br />
<br />
Nghiên cứu khả thi: chứng minh rằng dự án có thể thực hiện được<br />
về mặt kinh tế - kỹ thuật. Mục đích là được cấp trên hoặc khách<br />
hàng thông qua<br />
<br />
–<br />
<br />
Tài liệu yêu cầu: làm rõ các yêu cầu, trên cơ sở đó mới có thể ước<br />
lượng được chi phí và thời gian.<br />
<br />
–<br />
<br />
Danh sách rủi ro để dự phòng, đối phó<br />
<br />
–<br />
<br />
Đề xuất: ước lượng ban đầu về thời hạn, giá thành, sản phẩm<br />
<br />
Là tài liệu đầu tiên nhằm phác thảo nên một dự<br />
án để thuyết phục cấp trên hoặc khách hàng xem<br />
xét để đi đến một dự án.<br />
Nội dung: nhấn mạnh vào lợi ích có thể có,<br />
Không đi sâu vào kỹ thuật, không đi sâu vào tính<br />
khả thi (vì không phải là lúc quyết phải đầu tư<br />
như thế nào), dự toán có thể không chính xác.<br />
Cần lưu ý rằng khi viết đề cương thì ta đang<br />
đứng với vai trò người đầu tư, nhưng trên thực tế<br />
thì người xây dựng đề cương rất có thể là người<br />
đang nhằm sau này sẽ là người thực hiện dự án<br />
này.<br />
<br />
15<br />
<br />
16<br />
<br />
Đề cương dự án (tt)<br />
<br />
Nghiên cứu khả thi<br />
<br />
Mẫu đề cương của một dự án<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Tên dự án<br />
Đơn vị chủ trì<br />
Các căn cứ<br />
<br />
Căn cứ pháp lý<br />
<br />
Tình hình: nhiệm vụ liên<br />
quan đến dự án, hiện trạng (về thiết<br />
bị, tổ chức con người, quy trình, phần<br />
mềm, thông tin), yêu cầu…)<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Tính cần thiết của dự án<br />
<br />
Mục tiêu<br />
Phạm vi<br />
Nội dung<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mô tả hiệu quả dự kiến<br />
<br />
<br />
<br />
Hiệu quả nghiệp vụ<br />
Hiệu quả kinh tế - xã hội<br />
<br />
<br />
Dự toán sơ bộ và lịch trình<br />
sơ bộ<br />
<br />
Kết luận: Về lợi ích, khả<br />
năng thực hiện và kiến nghị cấp<br />
trên cho triển khai dự án<br />
<br />
Các phụ lục: Làm rõ thêm<br />
dự án nhưng không để trong dự<br />
án làm rối.<br />
<br />
Chức năng cần đạt được<br />
Hạng mục cần thực hiện<br />
<br />
17<br />
<br />
Mục tiêu của nghiên cứu khả thi là chứng minh tính khả thi<br />
của dự án để thuyết phục người đầu tư hoặc lãnh đạo đầu tư triển<br />
khai dự án.<br />
Phân biệt dự án khả thi và hồ sơ (tài liệu) nghiên cứu khả thi.<br />
–<br />
<br />
–<br />
<br />
Hồ sơ nghiên cứu khả thi làm rõ công việc có nên làm hay<br />
không và có làm được hay không (khả thi) về các phương<br />
diện kinh tế, kỹ thuật. Nếu được thì chi phí bao nhiêu và lợi<br />
ích ra sao. Hồ sơ nghiên cứu khả thi xem căn cứ pháp lý,<br />
tính cần thiết của dự án, mục tiêu phạm vi là đã được nêu và<br />
được chấp thuận.<br />
Dự án khả thi sẽ bao gồm một phần nội dung như ở đề<br />
cương dự án ví dụ tên, đơn vị chủ trì (đơn vị phối hợp), kinh<br />
phí, thời hạn, cơ sở pháp lý, tình hình hiện tại, sự cần thiết,<br />
mục tiêu, phạm vi của dự án và hồ sơ nghiên cứu khả thi.<br />
18<br />
<br />
3<br />
<br />
08/09/2012<br />
<br />
Nghiên cứu khả thi (tt)<br />
<br />
Tài liệu yêu cầu<br />
<br />
Mẫu HS nghiên cứu khả thi của một dự án<br />
<br />
Đặt vấn đề<br />
<br />
Hiện trạng và yêu cầu<br />
<br />
Một số giải pháp kỹ<br />
thuật<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Chức năng<br />
Giải pháp kiến trúc<br />
Giải pháp môi trường<br />
<br />
<br />
Đánh giá các giải pháp<br />
về mặt kỹ thuật và tài chính<br />
(có thể trình bày đan xen<br />
trong trình bày giải pháp)<br />
<br />
Lựa chọn giải pháp tối<br />
ưu đồng thời chỉ ra tính khả<br />
thi về kỹ thuật<br />
<br />
<br />
<br />
Tính khả thi về tổ chức<br />
<br />
Đưa ra phương thức tổ chức<br />
triển khai thông qua đó thể hiện<br />
tính khả thi<br />
<br />
Cũng có thể dự kiến lịch<br />
trình triển khai<br />
<br />
<br />
<br />
Khả thi về tài chính (chi phí):<br />
<br />
Không phải nêu trong hồ sơ<br />
vì chi phí sẽ được cấp trên hoặc<br />
đơn vị chủ trì quyết định. Về<br />
nguyên tắc người lập hồ sơ là cung<br />
cấp thông tin về chi phí chứ không<br />
thể quyết định<br />
<br />
Tuy nhiên phải lập dự toán<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Kết luận<br />
Phụ lục (nếu cần thiết)<br />
<br />
Nếu như đề cương dự án và nghiên cứu khả<br />
thi để thuyết phục đầu tư thì tài liệu yêu cầu<br />
nhằm cho người sử dụng và người phát triển.<br />
Mục đích:<br />
– Xác nhận yêu cầu với khách hàng.<br />
– Chuẩn bị cho người phân tích và thiết kế hệ<br />
thống.<br />
– Làm tài liệu kiểm thử.<br />
<br />
Tài liệu cần viết rõ ràng, sử dụng thuật ngữ<br />
nghiệp vụ.<br />
<br />
19<br />
<br />
Tài liệu yêu cầu (tt)<br />
<br />
Danh sách rủi ro<br />
<br />
Mẫu hồ sơ tài liệu yêu cầu<br />
Giới thiệu chung: giới<br />
thiệu về nhiệm vụ, tổ chức, lịch<br />
sử phát sinh vấn đề, môi trường<br />
Mục tiêu của dự án<br />
Các ràng buộc<br />
Mô tả các chức năng chính<br />
và tính năng<br />
Các yêu cầu khác: tần suất<br />
giao dịch, khối lượng thông tin<br />
xử lý, người sử dụng thông tin,<br />
<br />
20<br />
<br />
Đầu vào: nêu các dữ liệu<br />
đầu vào. Có thể chưa đầy đủ và<br />
cần khảo sát thêm.<br />
Đầu ra: xác định các thông<br />
tin cung cấp cho khách hàng,<br />
các báo cáo, các tài liệu, tương<br />
tác với các hệ thống khác<br />
Ảnh hưởng: sự thay đổi về<br />
tổ chức hay nghiệp vụ khi triển<br />
khai hệ thống<br />
<br />
Rủi ro khách quan<br />
Rủi ro chủ quan<br />
Rủi ro là điều không thể tránh khỏi:<br />
– Phòng ngừa hơn là chữa trị.<br />
– Đánh giá rủi ro theo thời kỳ trong suốt vòng đời dự án.<br />
– Kết hợp chặt chẽ một quy trình liên tục về xác định rủi<br />
ro, phân tích, quản lý và rà xét.<br />
– Không đi quá giới hạn và kết thúc không chính xác.<br />
– Mức hợp lý của quản lý rủi ro chuẩn sẽ không tốn<br />
những nỗ lực vô lý.<br />
<br />
21<br />
<br />
22<br />
<br />
Danh sách rủi ro (tt)<br />
<br />
Đề xuất<br />
<br />
Mức đe doạ<br />
Biện pháp<br />
Rủi roro Xác xuất mối độ ảnh cho dõi hoạchnhẹ án: cá<br />
dự …<br />
No<br />
Tên rủi dự án là<br />
Theo kế<br />
hưởng<br />
Xảy ra<br />
giảm<br />
nhân (nhân viên, tổ chức), tài nguyên, khách hàng, và<br />
những yêu cầu và ảnh hưởng của chúng.<br />
1.<br />
Rủi ro nghiệp vụ là mối đe doạ khả năng tồn tại<br />
của sản phẩm được xây dựng.<br />
<br />
2. –<br />
–<br />
–<br />
… –<br />
<br />
Thị trường<br />
Chiến lược<br />
Quản lý<br />
Ngân sách<br />
<br />
Rủi ro kỹ thuật là mối đe doạ chất lượng và tính<br />
đúng đắn của sản phẩm được sản xuất. Rủi ro kĩ thuật<br />
được tìm ra trong thiết kế, cài đặt, giao diện, sự kiểm<br />
n.<br />
tra, và vấn đề bảo trì.<br />
23<br />
<br />
Ước lượng<br />
– Thời gian<br />
– Giá thành<br />
– Sản phẩm<br />
<br />
People<br />
Process<br />
<br />
4P<br />
Product<br />
Project<br />
24<br />
<br />
4<br />
<br />
08/09/2012<br />
<br />
3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng<br />
<br />
3.2.3 Tài nguyên dự án<br />
Trang thiết bị, phụ kiện.<br />
Nguồn lực.<br />
<br />
2002<br />
<br />
Ngày bắt đầu<br />
<br />
2000<br />
<br />
Ngày kết thúc<br />
Kế hoạch<br />
<br />
1998<br />
<br />
Mốc thời gian quan trọng:<br />
–<br />
<br />
Mốc thời gian hoàn thành công việc<br />
<br />
–<br />
<br />
Mốc thời gian bắt đầu một công việc<br />
1992<br />
1987<br />
26<br />
<br />
25<br />
<br />
3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng (tt)<br />
<br />
3.2.5 Chất lượng<br />
Chất lượng” là một<br />
trong những yếu tố quan<br />
trọng mà NSD đánh giá<br />
hệ thống thông tin.<br />
<br />
Mn<br />
<br />
Mục đích<br />
2002<br />
2000<br />
Đo chất lượng như thế nào?<br />
<br />
Chuẩn hóa<br />
<br />
Mn-1<br />
<br />
1998<br />
<br />
Phương pháp luận<br />
<br />
…<br />
<br />
Vậy thế nào là chất lượng của một sản phẩm?<br />
1993<br />
<br />
M3<br />
<br />
Chất1992<br />
lượng<br />
<br />
M2<br />
M1<br />
<br />
Milestone<br />
27<br />
<br />
Công cụ<br />
<br />
Làm thế nào để có một sản phẩm chất lượng?<br />
1987<br />
<br />
28<br />
<br />
3.2.6 Kết luận<br />
Xác định các thành phần và vai trò của các thành<br />
phần tham gia dự án.<br />
–<br />
<br />
Con người quyết định sự thành công.<br />
<br />
Định hướng là điều sống còn cho hoàn thành mọi<br />
công việc.<br />
Cách tốt nhất là bắt đầu dự án bằng: Mục đích,<br />
mục tiêu.<br />
Quản lý dự án cần chính thức hoá chúng bằng văn<br />
bản gọi là tài liệu phát thảo dự án.<br />
29<br />
<br />
5<br />
<br />
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
