Bài giảng Quản trị học: Phần 1 - Cảnh Chí Hoàng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:108

Thêm vào BST

Báo xấu

34
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Quản trị học" được biên soạn với cấu trúc gồm 8 chương. Phần 1 gồm 3 chương có nội dung chính như sau: Chương 1: Tổng quan về quản trị; Chương 2: Các lý thuyết quản trị; Chương 3: Môi trường quản trị. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị học: Phần 1 - Cảnh Chí Hoàng

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
LỜI GIỚI THIỆU Quản trị học là môn học bắt buộc đối với sinh viên trường Đại học Tài chính – Marketing. Học phần này trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng cốt yếu nhất của một nhà quản trị. Công việc quản trị có thể bắt gặp ở khắp mọi nơi, mọi lúc và trong mọi tình huống, ngành nghề- từ việc quản lý thời gian, công việc cho chính bản thân mình đến việc tổ chức, điều hành công việc cho một nhóm người và cao hơn là quản lý một tổ chức. Quản trị học giới thiệu nội dung cốt yếu của quản trị theo cách tiếp cận quá trình quản trị. Nội dung giáo trình được cấu trúc 8 chương: Chương 1: Tổng quan về quản trị Chương 2: Các lý thuyết quản trị Chương 3: Môi trường quản trị Chương 4: Ra quyết định quản trị Chương 5: Hoạch định Chương 6: Tổ chức Chương 7: Lãnh đạo Chương 8: Kiểm soát Quản trị học được biên soạn dựa trên các tài liệu về quản trị trong và ngoài nước. Trong quá trình biên soạn, nhóm biên soạn đã tiếp cận thực tiễn quản trị của các doanh nghiệp, các tổ chức phi lợi nhuận và các cơ quan quản lý nhà nước đảm bảo tính cập nhật. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng giáo trình không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của đồng nghiệp, các bạn sinh viên để giáo trình được hoàn thiện. Nhóm biên soạn
MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ ................................................................................ 5 1.1. Quản trị và công việc quản trị .............................................................................................. 5 1.1.1. Khái niệm ..................................................................................................................... 5 1.1.2. Tổ chức ......................................................................................................................... 6 1.1.3. Hiệu quả và hiệu suất quản trị ...................................................................................... 7 1.1.4. Chức năng quản trị ....................................................................................................... 8 1.1.5. Tính phổ cập của quản trị ........................................................................................... 10 1.2. Nhà quản trị........................................................................................................................ 11 1.2.1. Nhà quản trị và các cấp bậc quản trị ........................................................................... 11 1.2.2. Kỹ năng của nhà quản trị ............................................................................................ 13 1.2.3. Vai trò của nhà quản trị .............................................................................................. 16 CHƯƠNG 2: CÁC LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ............................................................................ 18 2.1. Lý thuyết quản trị cổ điển .................................................................................................. 18 2.2.1. Lý thuyết quản trị khoa học (Scientific management) ................................................ 18 2.2.2. Lý thuyết quản trị hành chính (Administration Management).................................... 21 2.2.2. Lý thuyết về nhu cầu của con người ........................................................................... 31 2.2.4. Lý thuyết hai nhân tố....................................................................................................... 37 2.4. LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ TÍCH HỢP .................................................................................. 42 2.4.1. Lý thuyết quản trị theo quá trình (Management by process- MBP) ............................... 43 2.4.2. Lý thuyết quản trị theo mục tiêu (Management by Objectives-MBO) ........................... 45 2.4.3. Lý thuyết quản trị theo tình huống ngẫu nhiên (Contingency Approach) ...................... 47 2.4.4. Lý thuyết quản trị Nhật Bản ............................................................................................ 48 2.5. Lý thuyết quản trị hiện đại – Mô hình bốn chiều ................................................................... 55 CHƯƠNG 3: MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ .................................................................................. 61 3.1. Khái niệm và phân loại môi trường quản trị ......................................................................... 61 3.1.1. Khái niệm về môi trường ........................................................................................... 61 3.1.2. Các loại môi trường .................................................................................................... 62 3.1.3 Ý nghĩa của việc nhận diện, phân tích và đánh giá các yếu tố môi trường ................. 62 3.2. Các yếu tố môi trường bên ngoài tổ chức kinh doanh và xu hướng phát triển .................. 63 1
3.2.1 Môi trường vĩ mô (môi trường tổng quát) .................................................................. 63 3.2.2 Môi trường vi mô (môi trường đặc thù).......................................................................... 81 3.3. Các yếu tố nội tại của tổ chức ............................................................................................ 87 3.3.1 Nguồn nhân lực ............................................................................................................ 88 3.3.2 Nguồn lực vật chất ...................................................................................................... 92 3.3.3. Các nguồn lực vô hình ................................................................................................ 93 3.4 Quy trình phân tích môi trường quản trị ............................................................................. 94 3.5. Một số công cụ trong phân tích và đánh giá môi trường quản trị ...................................... 95 3.5.1 Quản trị sự bất trắc của môi trường ............................................................................. 95 3.5.2 Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài. (External Factor Evaluation Matrix- EFE) .. 99 3.5.4 Ma trận SWOT ........................................................................................................... 103 CHƯƠNG 4: THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ ............................... 107 4.1. Thông tin trong quản trị ................................................................................................... 107 4.1.1. Khái niệm .................................................................................................................. 107 4.1.2. Vai trò ....................................................................................................................... 107 4.1.3. Phân loại.................................................................................................................... 109 4.2. Ra quyết định trong quản trị ............................................................................................ 110 4.2.1. Khái niệm .................................................................................................................. 110 4.2.2. Phân loại.................................................................................................................... 110 4.2.3. Quy trình ra quyết định ............................................................................................. 112 4.2.4. Các công cụ hỗ trợ ra quyết định trong quản trị ........................................................... 114 4.3. Mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết định trong quản trị ............................................ 118 CHƯƠNG 5: HOẠCH ĐỊNH ..................................................................................................... 120 5.1 Khái niệm, phân loại, và tầm quan trọng của hoạch định ................................................ 120 5.1.1 Khái niệm ....................................................................................................................... 120 5.1.2. Phân loại hoạch định ................................................................................................. 121 5.1.3. Tầm quan trọng ......................................................................................................... 126 5.2.1 Mô hình hoạch định ....................................................................................................... 127 5.2.2 Tiến trình hoạch định ................................................................................................. 128 5.3. Giới thiệu những công cụ hoạch định .............................................................................. 132 5.3.1 Ma trận EFE ............................................................................................................... 132 2
5.3.2 Ma trận IFE ................................................................................................................ 133 5.3.3 Ma trận S.W.O.T........................................................................................................ 134 CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ............................................................................................................ 136 6.1 Các khái niệm .................................................................................................................. 136 6.2. Các phương pháp (cách thức) tổ chức bộ máy và mô hình hóa BMTC tương ứng từng cách. ........................................................................................................................................ 138 6.3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị ...................................................................................... 141 6.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến ............................................................................ 141 6.3.2Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng.............................................................................. 142 6.3.3Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp ................................................................................. 143 6.3.4Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận ....................................................................................... 146 6.4.3. Tiến trình cấu trúc bộ máy của tổ chức..................................................................... 150 CHƯƠNG 7: CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO ............................................................................... 154 7.1. Bản chất của lãnh đạo ......................................................................................................... 154 7.1.1 Khái niệm ................................................................................................................... 154 7.1.2 Các yếu tố cấu thành của sự lãnh đạo ............................................................................ 155 7.1.4 Phân biệt giữa lãnh đạo và quản lý ................................................................................ 157 7.2. Lãnh đạo và yếu tố con người trong quản trị ....................................................................... 158 7.2.1 Quan niệm về con người của Edgar H. Schein .......................................................... 159 7.2.2 Các giả thiết về bản chất con người của Mc. Gregor.................................................... 159 7.2.3 Thuyết Z của Nhật bản ............................................................................................... 163 7.3. Các lý thuyết về động cơ và động viên tinh thần làm việc của nhân viên ....................... 164 7.3.1 Lý thuyết cổ điển ....................................................................................................... 165 7.3.2 Lý thuyết tâm lý xã hội hay quan hệ con người......................................................... 165 7.3.3 Lý thuyết hiện đại về động cơ và động viên .............................................................. 166 7.4. Quản trị thay đổi và xung đột .......................................................................................... 178 7.4.1 Sự thay đổi ................................................................................................................. 178 7.4.2 Xung đột ..................................................................................................................... 181 7.5. Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống ................................................................................. 184 7.5.1 Mô hình lãnh đạo tình huống của Fiedler .................................................................. 184 7.5.2 Mô hình Lãnh đạo tình huống của Hersey và Blanchard........................................... 190 3
7.5.3 Mô hình Con đường - Mục tiêu ................................................................................. 193 7.5.4 Thuyết trao đổi lãnh đạo –thành viên trong quản lý .................................................. 197 7.6 Các phong cách lãnh đạo .................................................................................................. 199 7.6.1 Các phong cách lãnh đạo dựa trên việc sử dụng quyền lực. ...................................... 199 7.6.2 Các phong cách lãnh đạo theo cách tiếp cận của Likert ............................................ 202 7.6.3 Ô bàn cờ quản trị ........................................................................................................ 204 7.6.4 Lựa chọn phương pháp lãnh đạo và sử dụng nhân viên thích hợp ............................ 207 CHƯƠNG 8: KIỂM SOÁT ........................................................................................................ 214 8.1. Khái niệm, vai trò và nguyên tắc kiểm soát ..................................................................... 215  Vai trò của kiểm soát: ......................................................................................................... 216 8.2. Hệ thống và hình thức kiểm soát ..................................................................................... 217 8.2.1. Hệ thống kiểm soát ................................................................................................... 217 8.2.2. Hình thức kiểm soát .................................................................................................. 218 8.3. Quy trình kiểm soát .......................................................................................................... 219 8.3.1. Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát ................................................................. 220 8.3.2. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát ............................................................................ 221 8.3.3. Giám sát và đo lường người thực hiện ...................................................................... 221 8.3.4. Đánh giá kết quả kiểm soát ....................................................................................... 223 8.3.5. Điều chỉnh sai lệch .................................................................................................... 223 8.3.6. Đưa ra sáng kiến đổi mới .......................................................................................... 223 8.4. Công cụ kiểm soát ................................................................................................................ 224 8.4.1. Công cụ kiểm soát thời gian ..................................................................................... 224 8.4.2. Công cụ kiểm soát tài chính ...................................................................................... 225 8.4.3. Công cụ kiểm soát chất lượng................................................................................... 227 8.4.4. Thẻ điểm cân bằng (Balanced Score Card – BSC) ................................................... 228 4
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Học xong chương này, sinh viên có thể nắm được: - Hiểu được các thuật ngữ chung về quản trị - Phân biệt được vai trò của nhà quản trị - Biết được các chức năng quản trị - Xác định được các kỹ năng cơ bản của nhà quản trị 1.1. Quản trị và công việc quản trị 1.1.1. Khái niệm Quản trị là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người gắn liền với các dạng hoạt động khác nhau của một tập thể người như hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,… Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tập thể. Chỉ cần có hai người quyết tâm kết hợp với nhau vì những mục tiêu chung thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc còn sống và làm việc một mình, chưa ai có kinh nghiệm. Các hoạt động quản trị không những phát sinh khi con người kết hợp thành tập thể mà còn cần thiết vì nếu không có những hoạt động đó, mọi người trong tập thể sẽ không biết làm gì, làm lúc nào hay sẽ làm một cách lộn xộn, giống như hai người cùng điều khiển một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì mỗi người lại bước về một hướng khác nhau. Những hoạt động khiến hai người cùng khiêng khúc gỗ đi về một hướng là hoạt động quản trị. Có thể nói, hoạt động quản trị là cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của các tổ chức nhằm thực hiện những mục tiêu chung. Từ xưa tới nay, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau về quản trị. Chẳng hạn: 5
F.W Taylor (1856 – 1915) là “ông tổ” cuả trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản trị dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật cho rằng, quản trị là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất. H. Fayol (1886 – 1925) tiếp cận quản trị theo quá trình cho rằng, quản trị hành chính là dự toán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Từ những khái niệm trên, chúng ta có thể khái quát như sau: Quản trị là một quá trình tác động liên tục có định hướng nhằm đạt được những mục tiêu chung của tổ chức, trong điều kiện môi trường biến động và sự thay đổi của các nguồn lực. Như vậy, khi nói đến quản trị là nói đến tập thể con người có tổ chức, những mục tiêu cần đạt được, kết quả và hiệu suất. 1.1.2. Tổ chức Tổ chức là nhóm người hình thành trong quá trình phát triển của mình, sự hình thành này mang tính khách quan và tồn tại trong một hình thái xã hội. Tổ chức cho phép con người thực hiện những công việc mà các cá nhân không thể thực hiện được. Các tổ chức hình thành trong xã hội rất phong phú, nó tồn tại trong nhiều hình thức và quy mô khác nhau. Nhưng điểm chung của các tổ chức là các tổ chức đều có những mục đích tồn tại và các mục tiêu theo đuổi, đồng thời sự tồn tại của tổ chức đòi hỏi chúng phải có những chuẩn mực hoạt động và có một sự thống nhất để đảm bảo quá trình hoạt động của chúng đạt được các mục tiêu đặt ra. Có thể nói, tổ chức là một tập hợp người có cùng mục đích nhất định, họ có những mối quan hệ theo những chuẩn mực và cấu trúc nhất định, có sự chỉ huy thống nhất nhằm thực hiện những hoạt động chung để hoàn thành các mục tiêu đặt ra. Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có các điều kiện cơ bản để hoạt động, mô hình cơ bản nhất của các tổ chức lợi nhuận và phi lợi nhuận là biến các yếu tố đầu 6
vào thành đầu ra nhằm đáp ứng các nhu cầu đa dạng của con người. Những yếu tố đầu vào là nhân lực, tài lực, vật lực và công nghệ thông tin thể hiện qua các chi phí đầu vào. Các yếu tố đầu ra là sản phẩm hay dịch vụ hình thành qua quá trình biến đổi, các yếu tố này là kết quả mà tổ chức tạo ra. Có thể khái quát quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào thành đầu ra theo sơ đồ dưới đây. Chức năng quản trị Hoạch định Các yếu tố đầu Yếu tố đầu vào ra: - Nhân lực Kiểm - Tài lực Tổ chức - Sản phẩm - Vật lực soát - Dịch vụ - Công nghệ thông tin Lãnh đạo 1.1.3. Hiệu quả và hiệu suất quản trị Khi chúng ta so sánh giữa kết quả (K) đạt được với mục tiêu (M) ban đầu, ta có khái niệm hiệu quả; nói cách khác hiệu quả là làm đúng việc cần làm, nó đảm bảo cho hoạt động quản trị đi đúng hướng. Khi ta so sánh giữa kết quả (K) đạt được với chi phí (C) đã bỏ ra, chúng ta có khái niệm hiệu suất; nó gắn liền với phương pháp và chi phí, trả lời cho câu hỏi chung ta có làm việc đúng cách hay 7
không. Hiệu quả quản trị phải bao gồm đạt được mục tiêu với kết quả cao trong tương quan với chi phí thấp. Không biết cách quản trị thì cũng có thể đạt được kết quả cần có nhưng nếu xét chi phí thì quá cao không chấp nhận được, lúc đó ta nói có kết quả nhưng hiệu suất kém. Trong thực tế hoạt động quản trị có hiệu suất khi: - Giảm thiểu chi phí đầu vào, giữ nguyên sản lượng đầu ra; - Giữ nguyên giá trị đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra; - Giảm thiểu chi phí đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra. Trong thực tế, nhất là trong nền kinh tế có thị trường cạnh tranh, người ta phải tìm cách hạn chế chi phí và gia tăng kết quả, tức là phải luôn luôn tìm cách tăng tính hiệu quả của hoạt động quản trị. Có thể nói rằng, lý do tồn tại của hoạt động quản trị chính là vì muốn có hiệu quả và hiệu suất cao; và chỉ khi nào người ta quan tâm đến tính hiệu quả và hiệu suất thì con người mới quan tâm đến những hoạt động quản trị. 1.1.4. Chức năng quản trị Các chức năng của quản trị là những nhiệm vụ quản lý chung, cần phải được thực hiện trong tất cả các tổ chức. Năm 1916, Henry Fayol – cha đẻ của phương pháp nghiên cứu quản trị theo chức năng đã chỉ rõ năm chức năng quản trị là hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát. Trải qua thời gian, các chức năng này đã được các nhà nghiên cứu cập nhật và phát triển thành nhiều chức năng, bao gồm: hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, truyền thông, thúc đẩy, chỉ huy và kiểm soát. Trong đó nhấn mạnh vào 4 chức năng được coi là cơ bản nhất là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Hoạch định 8
Hoạch định hay lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và xây dựng phương hướng phát triển của tổ chức; dự thảo chương trình hành động; lập lịch trình hoạt động; đề ra các biện pháp tốt nhất cũng như như cải tiến tổ chức. Tổ chức Là chức năng thứ hai trong tiến trình quản trị, sau khi nhận thức rõ mục tiêu tổ chức đã hoạch định thì tiến hành xác lập sơ đồ tổ chức; mô tả nhiệm vụ từng bộ phận; xây dựng các tiêu chuẩn hoạt động; xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên; chính sách sử dụng nhân viên; phân rõ trách nhiệm quyền hạn của các bộ phận, định biên nhân sự và xây dựng văn hóa tổ chức. Lãnh đạo Đây là chức năng liên quan đến con người. Chức năng này bao gồm các hoạt động như ủy quyền cho cấp dưới; giải thích đường lối chính sách; huấn luyện và động viên; giám sát và chỉ huy; thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả; thiết lập mối quan hệ mật thiết bên trong tổ chức cũng như giữa tổ chức với bên ngoài. Kiểm soát Đây là chức năng cuối cùng trong tiến trình quản trị, các công việc mà nhà quản trị phải làm là xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra; lịch trình kiểm tra, đối chiếu và so sánh (tiêu chuẩn – thực hiện); đánh giá kết quả thực hiện; xác định nguyên nhân gây sai lệch nếu có và đề xuất các biện pháp điều chỉnh. Hoạt động quản trị theo chức năng gồm có 4 chức năng trên còn phân theo lĩnh vực quản trị trong tổ chức thì có những lĩnh vực sau: - Quản trị chất lượng. - Quản trị Makerting. - Quản trị sản xuất. 9
- Quản trị tài chính. - Quản trị kế toán. - Quản trị hành chính, văn phòng… Như vậy, tương ứng với mỗi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh là một chức năng quản trị. Cách phân loại này nó không phản ánh khái quát các nhiệm vụ chung của quản trị, là những chức năng cụ thể được phân chia một cách linh hoạt tùy thuộc vào trình độ phát triển sản xuất của xã hội. Khi trình độ sản xuất của xã hội còn thấp thì sự phân chia ít chức năng; ngược lại khi trình độ sản xuất xã hội càng cao, qui mô sản xuất càng lớn, sự phân công lao động càng sâu sẽ phát sinh nhiều chức năng mới. 1.1.5. Tính phổ cập của quản trị Trong hoạt động của các tổ chức, dù là tổ chức lợi nhuận hay phi lợi nhuận, đều phải đối phó với những vấn đề quản trị như nhau, và những nhà quản trị trong các tổ chức đó đều phải thực hiện các chức năng quản trị như nhau. Điều đó cho thấy tính phổ cập của quản trị trong các tổ chức. Khi những quyết định trong kinh doanh càng có tính quy tắc hơn và nhạy bén với chính trị hơn, khi các tổ chức phi lợi nhuận ngày càng quan tâm đến hiệu quả hơn thì công việc quản trị càng được chuyên môn hóa hơn. Tất nhiên, nội dung chuyên môn hóa không có nghĩa là những công việc quản trị hoàn toàn có thể thay thế cho nhau. Càng lên cấp cao thì nội dung chuyên môn hóa càng có tính phổ cập. Vì càng ở cấp cao thì các nhà quản trị càng phải làm những công việc mang tính đặc trưng hơn của nhà quản trị và càng ít tham gia vào các vấn đề chuyên môn kỹ thuật hàng ngay và ngược lại. Kỹ năng quản trị càng lấn dần kiến thức chuyên môn ở người quản trị khi tiến lên những cấp bậc cao hơn trong tổ chức. Vì thế những nhà quản trị ở cấp cao dễ dàng thuyên chuyển qua các tổ chức khác nhau, vì công việc quản trị của họ 10
giống nhau mặc dù mục tiêu của tổ chức mà họ hoạt động hoàn toàn khác nhau. Trái lại, những nhà quản trị cấp thấp gắn liền với những chuyên môn nghiệp vụ của mình vì thế khả năng thuyên chuyển là thấp. Vì vậy quản trị là chuyên môn hóa nhưng chỉ có các cấp quản trị nhất định thì tính phổ cập mới thể hiện rõ. 1.2. Nhà quản trị 1.2.1. Nhà quản trị và các cấp bậc quản trị Tổ chức là một sắp xếp có hệ thống nhằm thực hiện mục tiêu nhất định. Một tổ chức là một thực thể có mục đích riêng biệt, có những thành viên tuân thủ theo những quy định và có một cơ cấu có tính hệ thống để thực hiện các mục tiêu trong hoạt động. Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, nhưng không phải bất cứ thành viên nào làm việc trong tổ chức cùng là nhà quản trị. Nhà quản trị thường được dùng để chỉ người chuyên phân bổ và phân phối các nguồn lực như nguyên liệu, tài chính, nhân sự và trực tiếp tham gia điều hành các hoạt động của một bộ phận hay một tổ chức. Nói cách khác, nhà quản trị là người thực hiện các chức năng quản trị để đạt được mục tiêu của tổ chức thông qua điều khiển công việc của cấp dưới (tức là người thừa hành) Nhà kinh doanh là người sáng lập ra một doanh nghiệp, giữ quyền sở hữu và quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Người ta thường chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành 3 cấp : nhà quản trị cấp cao ; nhà quản trị cấp giữa ; và nhà quản trị cấp cơ sở. 11
NQT Ra quyết định chiến lược cấp cao NQT Ra quyết định chiến thuật cấp giữa NQT Ra quyết định tác nghiệp cấp cơ sở Nhà quản trị cấp cao: Họ có thể là giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị, kiểm soát viên cấp cao… Các nhân viên cấp cao này thường được gọi là cấp điều khiển, với số lượng nhỏ, có trách nhiệm chung về sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Họ nghiên cứu môi trường, xây dựng mục tiêu và lên kế hoạch thực hiện được các mục tiêu đó. Họ chịu trách nhiệm về các hoạt động và các hậu quả cho xã hội. Công việc của họ rất phức tạp và căng thẳng, đòi hỏi thời gian và sự gắn bó với tổ chức. Nhà quản trị cấp giữa: Họ ở giữa hệ thống, dưới các nhà quản trị cấp cao và chịu trách nhiệm về các nhân viên cấp dưới. Họ có thể là trưởng phòng, trưởng bộ phận, quản đốc. Họ có nhiệm vụ triển khai các mục tiêu cấp cao và điều khiển hoạt động trong bộ phận mình lãnh đạo, đây là những người lãnh đạo về chuyên môn và có trách nhiệm phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong tổ chức. Nhà quản trị cấp cơ sở: Là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc quản trị, họ chiếm số lượng lớn. Thông thường, họ là những tổ trường, nhóm trưởng, chuyền trưởng, trưởng ca, kíp… chịu trách nhiệm thi hành những kế hoạch hành động do quản trị cấp giữa soạn thảo, họ kiểm tra đôn đốc, chịu trách nhiệm trước kết quả hàng ngày của các nhân viên. Tuy nhiên, do vị trí 12
của mình nhà quản trị cấp cơ sở cũng thường trực tiếp tham gia vào những hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể như các nhân viên dưới quyền của họ. 1.2.2. Kỹ năng của nhà quản trị Kỹ năng quản trị là năng lực thực hiện công việc, là những khả năng không mang tính bẩm sinh, là năng lực của con người có thể đưa kiến thức vào thực tế để đạt kết quả mong muốn với hiệu quả cao. Theo Daniel Katz1 đã phân tích kỹ năng cần thiết đối với các nhà quản trị thành ba nhóm: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng quan hệ con người và kỹ năng nhận thức. Đối với mỗi nhà quản trị, các kỹ năng này tồn tại trong họ như một phức hợp có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và mức độ mỗi kỹ năng cần tuỳ thuộc vào cấp bậc, trách nhiệm và vai trò của họ đảm nhận. Chúng ta lần lượt xem xét từng kỹ năng. Kỹ năng kỹ thuật Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills) hay còn gọi là kỹ năng chuyên môn, là năng lực thực hiện các hoạt động chuyên môn với mức độ thành thục nhất định. Nhà quản trị phải hiểu, phải thực hiện được, nhiều khi cần thực hiện tốt hơn các hoạt động do cấp dưới tiến hành. Ví dụ, các kế toán viên thực hiện các quy trình kế toán và kế toán trưởng phải có khả năng hướng dẫn cho họ những quy định đó. Để quản lý bộ phận đối ngoại, trưởng phòng đối ngoại phải là một nhà ngoại giao giỏi. Kỹ năng chuyên môn gắn liền với với việc sử dụng các phương pháp, quy trình và công cụ cụ thể. Để có kỹ năng kỹ thuật, nhà quản trị phải được đào tạo và trải qua kinh nghiệm thực tế. Trình độ kỹ thuật được xác định bằng cấp bậc chuyên môn kỹ thuật, kỹ năng kỹ thuật cần thiết nhất đối với nhà quản trị cấp cơ sở vì công việc của họ là tác động trực tiếp vào người lao động. Điều này giải thích tại 1 World Commission on Environment and Development (1987), Our Common Future, Oxford University Press. 13
sao khi tuyển người vào các chức vụ quản trị, bên cạnh những yêu cầu về bằng cấp bao giờ cũng có yêu cầu về kinh nghiệm chuyên môn. Kỹ năng quan hệ con người Kỹ năng quan hệ con người (Human and Interpersonal skills), hay còn gọi là kỹ năng tương tác qua lại với người khác, là năng lực của một người có thể làm việc trong mối quan hệ hợp tác với những người khác để làm cho công việc được thực hiện hoàn hảo. Bản chất tương tác giữa các cá nhân của công việc quản trị làm cho kỹ năng quan hệ con người trở nên quan trọng ở các cấp quản trị. Nếu như kỹ năng kỹ thuật cần thiết nhất cho nhà quản trị cấp sơ sở, kỹ năng nhận thức cần thiết nhất đối với nhà quản trị cấp cao thì kỹ năng quan hệ với con người cần thiết như nhau ở mọi cấp bậc quản trị bởi vì nhà quản trị, dù ở cấp nào cũng đều làm việc với và thông qua người khác. Kỹ năng quan hệ con người thể hiện tại nơi làm việc như là kỹ năng truyền thông, hợp tác, lãnh đạo, thúc đẩy, quản trị xung đột, tạo mạng lưới tương tác giữa các cá nhân, khả năng khích lệ, lôi kéo người khác thông qua các mối quan hệ tương tác cá nhân dựa trên nền tảng sự trung thực, sự nhiệt tình và tham gia tích cực. Một nhà quản trị có kỹ năng quan hệ con người tốt sẽ có mức độ tự nhận biết cao. Kỹ năng này bao hàm những năng lực cụ thể như sau: - Đánh giá đúng con người, có khả năng thấu hiểu và thông cảm với những tâm tư, tình cảm, nguyện vọng của con người; - Có khả năng giành quyền lực và tạo ảnh hưởng; - Mềm dẻo trong hành vi, có kỹ năng truyền thông và đàm phán; - Có khả năng chủ trì các buổi họp; 14
- Sử dụng một cách có nghệ thuật các phương pháp tạo động lực cho con người; - Có khả năng xây dựng và làm việc nhóm; - Giải quyết tốt các xung đột tập thể; - Có khả năng xây dựng và làm việc nhóm, … Nhà quản trị có kỹ năng làm việc với con người sẽ tham gia tích cực vào công việc của tập thể, tạo ra được một môi trường trong đó mọi người cảm thấy an toàn, dễ dàng bộc bạch ý kiến và có thể phát huy triệt để tính sáng tạo. Họ là những người có ý thức cao về bản thân, có năng lực hiểu và quan tâm đến những cảm xúc của những người khác. Điểm mạnh và yếu của một nhà quản trị về sự thông hiểu cảm xúc thể hiện thông qua cách mà họ nhận dạng, thấu hiểu và quản trị các cảm xúc của mình khi tương tác và giải quyết công việc với người khác. Kỹ năng nhận thức Kỹ năng nhận thức (Conceptual skills), hay còn gọi là kỹ năng tư duy, là năng lực phát hiện, phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp. Những nhà quản trị có kỹ năng nhận thức tốt có thể thấy được mối liên hệ qua lại giữa các bộ phận và chức năng trong tổ chức; mức độ ảnh hưởng do sự thay đổi của một bộ phận với những bộ phận khác; có khả năng bao quát được bức tranh toàn cảnh về thực trạng và xu hướng biến động của môi trường. Kỹ năng tư duy là kỹ năng cần thiết nhất cho nhà quản trị cấp cao bởi khả năng phân tích môi trường, đặc biệt là môi trường vĩ mô, giúp cho nhà quản trị cấp cao hình thành chiến lược kinh doanh của một tổ chức. Có thể nói rất khó phát triển những kỹ năng này bởi chúng liên quan đến phương pháp tư duy của mỗi người. Mối q uan hệ giữa các kỹ năng được thể hiện theo sơ đồ dưới đây. 15
1.2.3. Vai trò của nhà quản trị Các nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị thông qua việc giữ nhiều vai trò khác nhau trong tiến trình quản trị. Vai trò là tập hợp những hành vi có tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đặt ra. Trong thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà quản trị phải làm nhiều loại công việc khác nhau, phải ứng xử theo những cách khác nhau đối với cấp trên, cấp dưới, khách hàng, cổ đông, cơ quan chủ quản, quần chúng và xã hội. Nhằm làm sáng tỏ những cách thức ứng xử khác nhau của các nhà quản trị, Henry Mintzberg đã nghiên cứu những hoạt động bình thường của nhà quản trị và đưa ra 10 vai trò chính tập trung vào ba nhóm lớn là: Vai trò liên kết con người (Interpersonal Role); Vai trò thông tin (Informational Roles) và Vai trò quyết định (Dicisional Roles). Cụ thể những vai trò biểu hiện theo bảng sau: VAI TRÒ BIỂU HIỆN - Trong các cuộc nghi lễ, ký kết văn bản, hợp đồng với Pháp nhân chính khách hàng... 16
Người lãnh đạo - Chỉ dẫn, ra lệnh, động viên tạo ra điều kiện thuận lợi để người dưới quyền thực hiện tốt công việc. Người liên lạc - Phát huy các mối liên hệ, quan hệ nhằm gắn liền cả bên trong lẫn bên ngoài của tổ chức. Phát ngôn - Cung cấp các thông tin cho các cá nhân, tổ chức có liên (đối ngoại) quan (Khách hàng, công chúng, phóng viên, báo chí, đài phát thanh, truyền hình...). Phổ biến - Truyền tải thông tin một cách nguyên xi hoặc có thể thông tin được xử lý bởi người lãnh đạo. Các thông tin này sẽ giúp cho cấp dưới thực hiện tốt nghĩa vụ của họ. (đối nội) Thu thập và tiếp - Thiết lập hệ thống thu thập thông tin có hiệu quả cho nhận thông tin phép biết được diễn biến môi trường bên trong và bên ngoài. Doanh nhân - Khởi xướng các dự án mới về hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, chấp nhận rủi ro. Người hòa giải - Giải quyết những mối quan hệ mâu thuẫn trong nội bộ các xung đột giữa các cá nhân, giữa các đơn vị trực thuộc của tổ chức. Phân bổ - Quyết định về việc phân bổ và sử dụng nguồn lực (Cơ tài nguyên sở vật chất, máy móc thiết bị, nhân sự, tài chính...) cho các hoạt động của tổ chức. 17
Thương thuyết - Thay mặt tổ chức trong hoạt động thương lượng về những hợp đồng kinh tế hoặc các quan hệ với đối tác, cá nhân và các tổ chức có liên quan. CHƯƠNG 2: CÁC LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ 2.1. Lý thuyết quản trị cổ điển 2.2.1. Lý thuyết quản trị khoa học (Scientific management) Lý thuyết “Quản trị khoa học” là nỗ lực đầu tiên của con người trình bày một cách có hệ thống những quan điểm, những nguyên tắc và những phương pháp quản trị doanh nghiệp căn bản. Nó đánh dấu một bước ngoặc mới, chấm dứt một quá trình rất dài bao gồm nhiều thế kỷ mà con người chỉ biết quản trị theo kinh nghiệm. Các tác giả tiêu biểu của trường phái này phải kể đến Frederick Winslow Taylor, Henry L.Gantt, Lilian Gilbreth và Frank Gilbreth.  Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915). Vào những năm cuối thế kỷ 19, Frederick W. Taylor, Giám Thị Viên một khâu máy tiện của xí nghiệp Philadelphia Midvale Steel, trong nỗ lực nâng cao lượng và phẩm của sản phẩm, đã hình thành lý thuyết quản trị công việc của ông. Ông nghiên cứu cung cách làm việc của nhân công dưới quyền và đo lường thời 18