Báo cáo thực tập nhận thức: Công ty TNHH xây dựng thương mại Xuân và Phú

Chia sẻ: Fvdxc Fvdxc | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:36

Thêm vào BST

Báo xấu

87
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Thực tập nhận thức là một cơ hội tốt để cho sinh viên tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế nhằm làm quen với môi trường công sở, học hỏi những kinh nghiệm thực tế, phát triển kỹ năng giao tiếp … Nhận biết được sự cần thiết đó, trƣờng đại học Hoa Sen đã tổ chức đợt thực tập nhận thức cho các sinh viên năm hai.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Báo cáo thực tập nhận thức: Công ty TNHH xây dựng thương mại Xuân và Phú

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI BAÙO CAÙO THÖÏC TAÄP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH xây dựng thƣơng mại Xuân và Phú Thời gian thực tập : từ 07/01/2013 đến 10/03/2013 Ngƣời hƣớng dẫn : cô Trƣơng Vĩnh Điệp Giảng viên hƣớng dẫn : cô Lê Thị Bích Thảo Sinh viên thực hiện : Nguyễn Ngọc Thanh Thảo MSSV : 101500 Lớp : KT1011 Tháng 3 năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI BAÙO CAÙO THÖÏC TAÄP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH xây dựng thƣơng mại Xuân và Phú Thời gian thực tập : từ 07/01/2013 đến 10/03/2013 Ngƣời hƣớng dẫn : cô Trƣơng Vĩnh Điệp Giảng viên hƣớng dẫn : cô Lê Thị Bích Thảo Sinh viên thực hiện : Nguyễn Ngọc Thanh Thảo MSSV : 101500 Lớp : KT1011 Phần dành riêng cho Khoa: Ngày nộp đề án: ____/____/____ Ngƣời nộp đề án: (ký và ghi rõ họ tên) Tháng 3 năm 2013
TRÍCH YẾU Thực tập nhận thức là một cơ hội tốt để cho sinh viên tiếp xúc với môi trƣờng làm việc thực tế nhằm làm quen với môi trƣờng công sở, học hỏi những kinh nghiệm thực tế, phát triển kỹ năng giao tiếp … Nhận biết đƣợc sự cần thiết đó, trƣờng đại học Hoa Sen đã tổ chức đợt thực tập nhận thức cho các sinh viên năm hai, năm ba với mục đích cho sinh viên có cái nhìn sơ lƣợc về môi trƣờng làm việc công sở, học hỏi thêm những kiến thức về công việc thực tế để tạo cơ hội ứng dụng những gì đã đƣợc học tại trƣờng và bổ sung thêm những kiến thức làm việc thực tiễn nhằm tạo cho sinh viên có cái nhìn hoàn thiện hơn về ngành nghề đang theo học. Riêng bản thân tôi sau kỳ thực tập nhận thức này, tôi đã có cái nhìn rõ hơn về các chứng từ, sổ sách, công việc về ngành kế toán, trải nghiệm thực tế với môi trƣờng làm việc tại doanh nghiệp, có cơ hội để giao tiếp, mở rộng mối quan hệ với các anh chị trong công ty, học hỏi đƣợc những kiến thức thực tế bổ ích và ứng dụng đƣợc những gì đã học vào thực tiễn, có cái nhìn sơ lƣợc về điểm giống và khác nhau giữa lý thuyết đã học và kinh nghiệm làm việc thực tế. Thực tập nhận thức thực sự là một trải nghiệm thú vị và bổ ích đối với tôi. i
NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA CÔNG TY ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... Tp.HCM, ngày …….. tháng …….. năm ….…. Chữ ký và đóng dấu ii
NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... Tp.HCM, ngày …….. tháng …….. năm ….…. Chữ ký iii
LỜI CẢM ƠN Đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn nhà trƣờng và quý thầy cô trƣờng đại học Hoa Sen đã tận tình giảng dạy để cho tôi có đƣợc các kiến thức cơ bản về ngành kế toán, tạo điều kiện cho tôi có đợt thực tập nhận thức này để vận dụng những kiến thức đã học vào môi trƣờng làm việc thực tiễn và có cơ hội học tập, bổ sung thêm các kiến thức chuyên ngành thực tế bổ trợ cho việc học tập tại trƣờng và kinh nghiệm làm việc cho đợt thực tập tốt nghiệp cũng nhƣ nghề nghiệp sau khi tốt nghiệp. Tôi cũng chân thành cảm ơn thầy Phùng Thế Vinh - cố vấn học tập đã hƣớng dẫn cho tôi những điều cần thiết để tôi có thể hoàn thành tốt đợt thực tập nhận thức này. Bên cạnh đó, tôi cũng chân thành cám ơn cô Lê Thị Bích Thảo – giáo viên hƣớng dẫn đã trực tiếp hƣớng dẫn, hỗ trợ cho tôi hoàn thành bài báo cáo này. Đồng thời tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty TNHH xây dựng thƣơng mại Xuân và Phú đã tạo cơ hội cho tôi đƣợc thực tập tại quý công ty với sự hƣớng dẫn tận tình của các anh chị trong công ty. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Trƣơng Vĩnh Điệp - kế toán trƣởng của công ty, ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn cho tôi trong đợt thực tập nhận thức này đã tận tình hƣớng dẫn, giải đáp các thắc mắc liên quan đến chuyên ngành kế toán và giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo này. Tôi xin chân thành cảm ơn! iv
MỤC LỤC TRÍCH YẾU .............................................................................................................................. 1 NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA CÔNG TY ........................................................................ii NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN ................................................................ iii LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................................... iv MỤC LỤC ................................................................................................................................. v DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH.................................................................................vii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ....................................................................................... viii NHẬP ĐỀ .................................................................................................................................. 1 1. TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƢƠNG MẠI XUÂN VÀ PHÚ ... 2 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty ................................................................. 2 1.2. Ngành, nghề kinh doanh .......................................................................................... 2 1.3. Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty ..................................................................... 2 2. MÔ TẢ PHÒNG BAN THỰC TẬP .............................................................................. 3 2.1. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán ................................................................................. 3 2.2. Chế độ kế toán áp dụng ........................................................................................... 4 2.2.1. Hệ thống sổ sách kế toán .................................................................................. 4 2.2.2. Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị .............................................................. 5 2.2.3. Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị ............................................................... 5 2.2.4. Phƣơng pháp kế toán áp dụng .......................................................................... 5 2.2.5. Hệ thống báo cáo tài chính ............................................................................... 6 2.2.6. Trình tự ghi sổ kế toán ..................................................................................... 6 3. CÔNG VIỆC ĐƢỢC GIAO KHI THỰC TẬP.............................................................. 7 3.1. Công việc văn phòng ............................................................................................... 7 3.1.1. Photocopy ......................................................................................................... 7 3.1.2. In tài liệu........................................................................................................... 8 3.2. Công việc chuyên môn ............................................................................................ 9 3.2.1. Kiểm tra đối chiếu hóa đơn đầu ra, đầu vào với tờ khai thuế GTGT ............... 9 3.2.2. Lập tờ khai thuế GTGT .................................................................................... 9 3.2.3. Nhập thông tin NVL vào Bảng kê nhập – xuất – tồn NVL............................ 10 3.2.4. Tạo hàm excel để liên kết Nhật ký chung và các Sổ cái tài khoản liên quan. 10 3.2.5. Ghi sổ Nhật ký chung các hóa đơn đầu vào, đầu ra ....................................... 12 3.2.6. Các công việc quan sát đƣợc .......................................................................... 17 v
3.2.6.1. Nộp tờ khai thuế GTGT qua mạng........................................................... 17 3.2.6.2. Quy trình xuất kho, nhập kho nguyên vật liệu ......................................... 17 4. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN ...................................................................... 18 KẾT LUẬN .............................................................................................................................. 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ ix PHỤ LỤC................................................................................................................................... x Phụ lục 1: Các chứng từ sử dụng tại đơn vị ........................................................................... x Phục lục 2: Một số mẫu sổ Nhật ký chung và Sổ cái tại đơn vị ..........................................xii Phụ lục 3: Một số hóa đơn và các giấy tờ khác của công ty ............................................... xiv vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH Hình 1: Sổ cái tài khoản 1111 sau khi trích lọc ẩn các dòng trống.......................................... 11 Hình 2: Hóa đơn GTGT mua NVL đầu vào của công ty ......................................................... 13 Hình 3: Hóa đơn GTGT đầu ra của công ty............................................................................. 15 Hình 4: Trang web nộp tờ khai thuế qua mạng........................................................................ 17 Hình 5: Bảng kê nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu .................................................................... x Hình 6: Ủy nhiệm chi của ngân hàng Đông Á ........................................................................... x Hình 7: Phiếu chi của công ty ................................................................................................... xi Hình 8: Phiếu thu của ngƣời bán .............................................................................................. xi Hình 9: Mẫu sổ Nhật ký chung ................................................................................................xii Hình 10: Mẫu sổ cái quỹ tiền mặt ............................................................................................xii Hình 11: Mẫu sổ cái tài khoản 1331 ...................................................................................... xiii Hình 12: Bảng cân đối số phát sinh ....................................................................................... xiii Hình 13: Hóa đơn GTGT đầu vào .......................................................................................... xiv vii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. BHXH: bảo hiểm xã hội. 2. BHYT: bảo hiểm y tế. 3. GTGT: giá trị gia tăng. 4. NVL: nguyên vật liệu. 5. TNHH: trách nhiệm hữu hạn. 6. TSCĐ: tài sản cố định. 7. XDTM: xây dựng thƣơng mại. viii
NHẬP ĐỀ Với mục đích tạo cơ hội cho sinh viên sớm tiếp cận với thực tế môi trƣờng doanh nghiệp, trƣờng đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho sinh viên có đợt thực tập nhận thức trong quá trình học để làm quen, hòa nhập với môi trƣờng làm việc thực tiễn. Do đợt thực tập này dành cho các sinh viên cuối năm hai hoặc đầu năm ba nhƣ tôi nên kiến thức chuyên ngành còn hạn hẹp vì chƣa đƣợc học hết các môn chuyên ngành về kế toán. Tuy nhiên, với những kiến thức tôi đã học đƣợc tại trƣờng cũng đã giúp tôi có những kiến thức cơ bản về kế toán để có thể tham gia đợt thực tập này. Khi tham gia thực tập, tôi đã tự đặt ra những mục tiêu cho bản thân để có thể học hỏi thêm kiến thức và hoàn thành tốt đợt thực tập nhận thức.  Mục tiêu 1: Tiếp cận đƣợc với môi trƣờng làm việc thực tế, xây dựng đƣợc mối quan hệ với các anh chị nhân viên của công ty.  Mục tiêu 2: Làm quen với các chứng từ, sổ sách của công ty, tìm hiểu về công việc thực tế của phòng kế toán.  Mục tiêu 3: Vận dụng đƣợc những kiến thức đã học vào các công việc đƣợc giao, học hỏi đƣợc những kiến thức thực tiễn và so sánh đƣợc điểm giống và khác nhau giữa cách làm thực tế với kiến thức đã học. Với các mục tiêu đã đặt ra, tôi sẽ trình bày quá trình thực hiện các mục tiêu của tôi qua những công việc tôi đƣợc giao và những kiến thức tôi đã học hỏi đƣợc trong đợt thực tập này thông qua báo cáo gồm 4 phần chính: 1. Tổng quan công ty TNHH xây dựng thƣơng mại Xuân và Phú. 2. Mô tả phòng ban thực tập. 3. Công việc đƣợc giao khi thực tập. 4. Nhận xét, đánh giá bản thân. 1
1. TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƢƠNG MẠI XUÂN VÀ PHÚ 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty - Công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng thƣơng mại Xuân và Phú đƣợc thành lập vào ngày 27 tháng 04 năm 2008, giấy phép kinh doanh số 4102060536 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ TPHCM cấp với vốn điều lệ là 700.000.000 đồng, mã số thuế 0305667045. - Trụ sở công ty đặt tại số 85/8 Nguyễn Văn Quỳ, phƣờng Tân Thuận Đông, quận 7, TPHCM. o Điện thoại: 08.62622493 o Email: xuanphu_99@yahoo.com o Fax: 08.62622426 o Giám đốc: ông Nguyễn Ngọc Sang 1.2. Ngành, nghề kinh doanh - Hoạt động chính của Công ty TNHH xây dựng thƣơng mại Xuân và Phú là: - Thi công xây dựng công trình dân dụng, công trình công nghiệp. - Trang trí nội – ngoại thất. - Phá dỡ, chuẩn bị mặt bằng xây dựng. - Lắp đặt hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nƣớc, điều hòa không khí. - Hoàn thiện công trình xây dựng. 1.3. Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty - Công ty gồm có 9 nhân viên văn phòng: o Giám đốc: 1 ngƣời o Phòng kinh doanh: 4 ngƣời o Phòng kế toán: 3 ngƣời o Trƣởng giám sát công trình: 1 ngƣời GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH TRƢỞNG GIÁM PHÒNG KẾ TOÁN DOANH SÁT CÔNG TRÌNH 2
- Giám đốc: ông Nguyễn Ngọc Sang là ngƣời đứng đầu công ty và là ngƣời trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty, tổ chức lãnh đạo tập thể cán bộ công nhân viên thực hiện tốt kế hoạch đề ra, đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả, đồng thời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và tập thể ngƣời lao động của công ty. Giám đốc có quyền phân công, bãi nhiệm cấp dƣới, kiểm tra giám sát mọi hoạt động của công ty và quyết định kỷ luật, khen thƣởng tập thể hoặc cá nhân có thành tích xuất sắc, lãnh đạo chung và chỉ đạo các phòng ban. - Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, đƣa ra các ý tƣởng, bản vẽ xây dựng công trình, lập kế hoạch và thời gian thực hiện, lập bảng dự toán nguyên vật liệu cho công trình và hợp đồng kinh tế… - Phòng kế toán: là bộ phận giám sát các nguồn thu chi, thống kê, kế toán, quản lý nguồn tài chính của công ty, cân đối tài sản và nguồn vốn, chịu trách nhiệm cho việc kiểm tra và áp dụng các chế độ kế toán trong công ty, quan hệ với các ngân hàng, tính toán cũng nhƣ nộp đầy đủ thuế thực hiện nghĩa vụ với nhà nƣớc. - Trƣởng giám sát công trình: là ngƣời có trách nhiệm điều hành, giám sát thi công các công trình mà công ty đã ký kết hợp đồng, đảm bảo tiến độ thi công, chất lƣợng công trình theo hợp đồng đã ký kết. Xem xét, đề nghị xuất kho nguyên vật liệu cho công trình, đề nghị tuyển thêm hoặc bãi nhiệm nhân công xây dựng tại công trình, quản lý nhân công và ra quyết định về thi công công trình tại công trình xây dựng. Trƣởng công trình hiện nay là ông Nguyễn Ngọc Nam. 2. MÔ TẢ PHÒNG BAN THỰC TẬP 2.1. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán Phòng kế toán là bộ phận không thể thiếu đối với bất kì doanh nghiệp nào. Đây là nơi thu thập, lƣu trữ, xử lý các chứng từ, tài liệu liên quan đến công tác kế toán tài chính của công ty, quản lý sổ sách chứng từ, hóa đơn đầu ra, đầu vào của công ty để theo dõi tình hình tài chính công ty nhằm giúp ban giám đốc đƣa ra quyết định đầu tƣ, hoạt động kinh doanh của công ty và là nơi phản ánh rõ nhất tình hình hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của công ty. Vì công ty trách nhiệm hữu hạn Xuân và Phú là một công ty có quy mô vừa nên bộ phận kế toán chỉ gồm 3 ngƣời. 3
KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN VIÊN - TIẾP TÂN KẾ TOÁN CÔNG NỢ - THỦ QUỸ - Kế toán trƣởng: là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất ở phòng kế toán, giữ vai trò quản lý điều hành toàn bộ phòng kế toán. Nắm vững kế hoạch phát triển công ty, tổ chức phổ biến và hƣớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ kế toán do Nhà nƣớc ban hành. Kiểm tra việc ghi chép, lập báo cáo từng phần của kế toán. Thực hiện công việc tập hợp chi phí tính giá thành, xác định kết quả sản xuất kinh doanh vào cuối kỳ báo cáo tháng, quý, năm dựa vào số liệu trên các chứng từ, hóa đơn, sổ chi tiết … Lập bảng cân đối số phát sinh, báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về báo cáo đã đƣợc lập. - Kế toán viên – Tiếp tân: kế toán viên chịu trách nhiệm nhận các hóa đơn hợp lệ hằng ngày đƣợc gửi đến công ty, lƣu trữ hóa đơn và theo dõi, ghi chép hàng ngày những nghiệp vụ phát sinh trên các sổ chi tiết nhƣ: sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết kế toán tiền lƣơng, theo dõi nguyên vật liệu nhập vào – xuất ra, theo dõi khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ … - Kế toán công nợ - Thủ quỹ: là ngƣời có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp, ghi sổ các khoản phải thu, phải trả của khách hàng, phải trả của cơ quan nhà nƣớc, BHXH, BHYT, KPCĐ … Lập thủ tục thu chi tài chính, các chứng từ thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, lập báo cáo tình hình công nợ hằng tuần, đối chiếu với kế toán quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để lập báo cáo thu chi hằng tháng. Thực hiện thu chi theo các chứng từ đã duyệt và lƣu trữ các chứng từ liên quan. 2.2. Chế độ kế toán áp dụng Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 1141 – TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài Chính. Niên độ kế toán từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12. 2.2.1. Hệ thống sổ sách kế toán - Nhật ký chung. - Sổ cái tiền mặt. - Sổ chi tiết doanh thu. - Sổ cái phải thu khách hàng. - Sổ cái nguyên vật liệu. - Sổ cái tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết theo dõi tiền gửi ngân hàng (Á Châu, Đông Á). 4
- Sổ cái thuế giá trị gia tăng phải nộp, sổ cái thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ. - Các loại sổ cái và sổ chi tiết khác liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. 2.2.2. Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị - Hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào. - Lao động, tiền lƣơng: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lƣơng công nhân viên, nhân công công trình, Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng (BHXH, BHYT …). - Nguyên vật liệu: Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, Bảng kê nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản kiểm kê tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định. - Công nợ, tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi (séc thanh toán), giấy nộp tiền, giấy đề nghị thanh toán … 2.2.3. Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung. Hình thức khai báo thuế: sử dụng phần mềm Hỗ Trợ Kê Khai Thuế và nộp tờ khai thuế qua mạng. Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy tính, dùng phần mềm excel để thiết kế sổ thay cho kế toán tay. Mỗi file excel là số liệu kế toán tài chính của công ty trong 1 tháng và cuối năm kế toán trƣởng sẽ dựa trên số liệu các file của tháng trong năm để lập báo cáo tài chính. Excel đƣợc thiết kế theo hình thức ghi sổ là nhật ký chung, cách ghi sổ là nhập liệu và định khoản các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó vào sổ nhật ký chung và dùng các hàm trong excel để truy xuất dữ liệu tự động sang các sổ cái tài khoản liên quan theo từng nghiệp vụ phát sinh và bảng cân đối số phát sinh. 2.2.4. Phƣơng pháp kế toán áp dụng Phƣơng pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu: phƣơng pháp bình quân gia quyền. Vì công ty TNHH XDTM Xuân và Phú là công ty xây dựng với quy mô vừa và nhỏ, số lƣợng nguyên vật liệu nhập vào và xuất ra liên tục nên phƣơng pháp bình quân gia quyền sẽ giúp cho bộ phận kế toán công ty tính giá xuất kho và kiểm soát nguyên vật liệu nhập – xuất – tồn kho dễ dàng và ít sai sót hơn. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu tồn kho: kiểm kho. Phƣơng pháp hạch toán nguyên vật liệu: kê khai thƣờng xuyên. 5
Phƣơng pháp trích khấu hao TSCĐ: sử dụng phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng. Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: theo nguyên giá của TSCĐ. 2.2.5. Hệ thống báo cáo tài chính Công ty TNHH XDTM Xuân và Phú sử dụng bộ báo cáo tài chính theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. 2.2.6. Trình tự ghi sổ kế toán Mỗi ngày kế toán viên có trách nhiệm nhận các hóa đơn, chứng từ, kiểm tra xem các hóa đơn, chứng từ có hợp lệ không rồi tổng hợp lƣu vào bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra. Sau đó kế toán trƣởng sẽ căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ ghi sổ đã đƣợc kiểm tra lƣu vào bảng tổng hợp chứng từ kế toán để ghi sổ nhật ký chung và ứng dụng hàm excel số liệu sẽ tự xuất ra các sổ cái tài khoản liên quan các nghiệp vụ phát sinh và tự động cập nhật số phát sinh trong kỳ vào Bảng cân đối số phát sinh. Các chứng từ, hóa đơn sau khi đƣợc ghi vào sổ nhật ký chung sẽ đƣợc dùng để ghi vào sổ chi tiết, thẻ, bảng kê kế toán có liên quan. 6
Cuối tháng, kế toán trƣởng sẽ dựa vào nhật ký chung để đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để xác định kết quả kinh doanh và cập nhật số dƣ đầu kỳ để hoàn chỉnh Bảng cân đối số phát sinh. Trên bảng cân đối số phát sinh thì số dƣ đầu kỳ bên Nợ phải bằng số dƣ đầu kỳ bên Có, phát sinh trong kỳ bên Nợ bằng số phát sinh trong kỳ bên Có, số dƣ cuối kỳ bên Nợ bằng số dƣ cuối kỳ bên Có và phát sinh lũy kế bên Nợ bằng phát sinh lũy kế bên Có. Số dƣ của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trong bảng tổng hợp chi tiết. Cuối năm, kế toán trƣởng sẽ dựa vào các số liệu trên bảng cân đối số phát sinh để lập báo cáo tài chính. 3. CÔNG VIỆC ĐƢỢC GIAO KHI THỰC TẬP 3.1. Công việc văn phòng 3.1.1. Photocopy Hầu hết công việc đầu tiên và đơn giản nhất đƣợc giao cho sinh viên thực tập là photocopy. Tuy đây là công việc văn phòng đơn giản nhƣng với bản thân tôi lần đầu tiên trực tiếp sử dụng máy photocopy vẫn không khỏi những thao tác vụng về. Nhƣng sau nhiều lần đƣợc cô Điệp và các chị trong phòng kế toán hƣớng dẫn tôi đã có kinh nghiệm và thao tác tốt hơn với máy photocopy. Để photo một văn bản hay một hóa đơn, cần thực hiện theo các bƣớc sau: Bƣớc 1: Nhấn nút Power để khởi động máy photocopy, sau đó nhấn phím Copy để máy ở chế độ sẵn sàng công việc photo. Bƣớc 2: Kiểm tra giấy photo trƣớc khi tiến hành photo. Nếu máy hết giấy thì đèn báo ở khay giấy sẽ sáng lên, khi đó cần kéo khay giấy ra và bỏ thêm giấy vào, còn khi đèn báo sáng nhấp nháy là báo hiệu máy sắp hết giấy, nên kiểm tra số lƣợng hoặc bỏ thêm giấy vào trƣớc khi photo. Bƣớc 3: Đặt giấy cần photo vào mặt kiếng của máy photo. Sau đó đóng nắp lại, bấm nút Start và chờ kết quả.  Nhận xét của bản thân: do lần đầu tiếp xúc với máy photo nên tôi không tránh khỏi những khó khăn trong việc photo nhƣ photo ngƣợc, sai mặt khi photo hai mặt, bản photo không đẹp, kẹt giấy photo. Nhƣng đƣợc sự chỉ dẫn của các chị trong công ty dần dần tôi đã khắc phục đƣợc và có thể thao tác thành thạo.  Kinh nghiệm bản thân: khi máy photo hết giấy không nên để giấy quá đầy vào khay sẽ dễ làm máy bị kẹt giấy khi photo. Canh giấy thẳng trong khay và canh 7
thẳng giấy cần photo trên mặt kiếng để tránh photo bị lệch văn bản, méo mó không đẹp. Kiểm tra số lƣợng tài liệu sau khi photo để tránh bị thất lạc. 3.1.2. In tài liệu Các thao tác để in một văn bản bằng file word: Bƣớc 1: khởi động máy in và mở file văn bản cần in Bƣớc 2: Vào File trên thanh Menu, chọn Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P. - Tại mục Copies: là chọn số bản in ra. - Mục Setting: Print All Pages là in toàn bộ các trang của file word. Print Current Page là in trang hiện tại đang mở. Print Custom Range là in từ trang lựa chọn (ví dụ: muốn in từ trang 3 đến hết file thì chọn Print Custom Range rồi tại khung Pages nhấn số trang là 3. Nếu muốn in từ trang 3 đến trang 7 thì tại khung Pages gõ 3-7 để in). Bƣớc 3: chọn in một mặt hoặc in hai mặt. Print One Sided là in một mặt và Manually Print on Both Sides là in hai mặt. Sau đó nhấn nút Print và chờ kết quả.  Kinh nghiệm bản thân: công việc này tuy dễ nhƣng nếu không cẩn thận kiểm tra khâu mực in trƣớc khi in cũng sẽ gặp một số vấn đề khó khăn khi tiến hành công việc. Trƣớc khi in phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem có đúng văn bản cần in không, có còn sai lỗi chính tả hoặc lỗi font chữ hay lỗi gì khác để tránh khi in bị sai sót làm lãng phí. Phải đặt đủ giấy in và để giấy ngay ngắn để tránh bị kẹt giấy khi in. 3.1.3. Soạn thảo văn bản Nhận văn bản, hợp đồng mẫu từ tay nhân viên kinh doanh, ghi chú lại những chỗ cần cập nhật lại theo đúng yêu cầu của bản hợp đồng. Sau đó bắt đầu đánh lại văn bản, hợp đồng trên word, chỉnh sửa cho đẹp, hoàn chỉnh cho giống với mẫu văn bản, hợp đồng rồi đƣa lại cho nhân viên kinh doanh kiểm tra lại.  Nhận xét bản thân: công việc soạn thảo văn bản, chỉnh file word không còn xa lạ, khó khăn với tôi vì ở trƣờng tôi đã làm rất nhiều báo cáo và chỉnh sửa word theo chuẩn ISO 5966 của trƣờng quy định nên công việc này tôi thực hiện rất dễ dàng.  Kinh nghiệm bản thân: tuy công việc này dễ thực hiện nhƣng phải hết sức cẩn thận với nội dung văn bản khi đánh máy, đặc biệt là hợp đồng phải đúng với yêu cầu của khách hàng (các điều khoản, đơn giá, số lƣợng nguyên vật liệu, giá trị hợp đồng …), nếu không có thể làm sai cả bản hợp đồng. Trƣớc khi in 8
văn bản, hợp đồng phải kiểm tra lại kỹ nội dung và lỗi chính tả, chỉnh sửa, định dạng font, size chữ một cách rõ ràng, đẹp mắt và khoa học. 3.2. Công việc chuyên môn 3.2.1. Kiểm tra đối chiếu hóa đơn đầu ra, đầu vào với tờ khai thuế GTGT Khi kiểm tra các hóa đơn đầu ra, đầu vào, là đầu tiên phải kiểm tra tên công ty, mã số thuế công ty có đúng hay không. Tiếp theo phải đối chiếu với tờ khai thuế giá trị gia tăng đã nộp hàng tháng để xem ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày tháng năm phát hành, tên công ty, mã số thuế công ty, số tiền và số thuế GTGT trên tờ khai thuế và hóa đơn có khớp với nhau hay không. Nếu sai thì để riêng ra và báo với kế toán trƣởng để xử lý. Sau khi kiểm tra xong thì sắp xếp các hóa đơn theo trình tự ngày tháng năm phát hành rồi lƣu vào bảng tổng hợp chứng từ gốc.  Kinh nghiệm bản thân: đây là công việc chuyên môn đầu tiên tôi đƣợc giao tại công ty sau nhiều lần kiểm tra hóa đơn tôi rút ra đƣợc kinh nghiệm là trƣớc khi tiến hành kiểm tra phải sắp xếp hóa đơn theo thứ tự ngày tháng năm phát hành hóa đơn thì sẽ dễ kiểm tra và tiến hành công việc nhanh hơn. Khi kiểm tra đối chiếu tất cả hóa đơn đầu ra, đầu vào của cả năm 2012 với tờ khai thuế hàng tháng trong năm phải lƣu ý số hiệu hóa đơn, số tiền, số thuế GTGT phải khớp với nhau. Lƣu ý dò trên tờ khai xem có hóa đơn nào bị thất lạc hay không, có bị khai báo trùng hóa đơn hoặc ghi sai thông tin trên tờ khai thuế phải báo với kế toán trƣởng để lƣu ý làm tờ khai bổ sung chỉnh sửa tờ khai thuế GTGT. 3.2.2. Lập tờ khai thuế GTGT Sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế để lập tờ khai thuế GTGT. Các bƣớc tiến hành nhƣ sau: Bƣớc 1: mở phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế và nhập mã số thuế của công ty vào để đăng nhập vào phần mềm. Bƣớc 2: chọn loại tờ khai thuế GTGT là Tờ khai GTGT khấu trừ (01/GTGT). Sau đó sẽ xuất hiện khung chọn kỳ tính thuế. Nhập tháng và năm của kỳ tính thuế vào và chọn phụ lục kê khai là PL 01-1/GTGT và PL 01-2/GTGT. Chọn tờ khai lần đầu đối với lần đầu kê khai thuế hoặc tờ khai bổ sung đối với lần kê khai bổ sung, chỉnh sửa cho tờ khai lần đầu đã nộp. Bƣớc 3: nhập thông tin các hóa đơn đầu ra cần khai báo vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra và thông tin của các hóa đơn đầu vào cần khai báo vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào. Sau khi nhập hoàn tất thì kiểm tra lại thông tin 9
toàn bộ hai bảng kê và nhấn nút Ghi. Phần mềm sẽ tự tính thuế và hiện số thuế phải nộp hoặc số thuế đƣợc khấu trừ trên tờ khai thuế GTGT.  Kinh nghiệm bản thân: khi nhập bảng kê cần nhập chính xác các thông tin theo hóa đơn đầu ra và đầu vào, phải sắp xếp theo thứ tự ngày tháng năm phát hành hóa đơn. Sau khi nhập xong phải chú ý kiểm tra kỹ số hóa đơn, số tiền nhập trên tờ khai, % thuế GTGT xem có đúng với hóa đơn hay không.  Nhận xét bản thân: công việc này cũng tƣơng đối dễ với tôi vì khi học môn Thuế tại trƣờng tôi cũng đã đƣợc làm bài tập về sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế để lập tờ khai thuế GTGT. Vì thế chỉ cần cẩn thận thì tôi đã hoàn thành công việc tốt và dễ dàng. 3.2.3. Nhập thông tin NVL vào Bảng kê nhập – xuất – tồn NVL Công việc này là nhập các nguyên vật liệu đƣợc mua vào trên hóa đơn đầu vào để theo dõi, quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu. Khi nhập vào cần phân chia giá trị của nguyên vật liệu theo tên gọi của nó để quản lý. Ví dụ trên một hóa đơn đầu vào mua kính trắng của công ty có các loại kính trắng cƣờng lực 5 ly, kính trắng cƣờng lực 7 ly, kính trắng cƣờng lực 8 ly … đƣợc ghi cùng trong một hóa đơn thì khi nhập vào bảng theo dõi nhập – xuất – tồn kho NVL phải phân chia từng loại kính trắng cƣờng lực 5 ly, 7 ly, 8 ly … và nhập đúng số lƣợng, số tiền (giá trị) của các loại kính đó. Chỉ nhập số tiền không nhập thuế GTGT. Sau khi nhập hết các hóa đơn đầu vào của nguyên vật liệu thì dùng hàm sum để tính tổng số NVL nhập vào và so sánh với số phát sinh Nợ trong kỳ của tài khoản 152 trên Bảng cân đối số phát sinh để xem có khớp hay không. Nếu không khớp cần kiểm tra lại số tiền của từng NVL trên Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn NVL so với hóa đơn hoặc xem lại các định khoản phát sinh của tài khoản 152 trong Nhật ký chung xem số tiền có khớp với hóa đơn mua vào hay không để tìm sai sót, xác định lỗi từ Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn kho NVL hay từ Nhật ký chung để điều chỉnh kịp thời.  Kinh nghiệm bản thân: công việc này tƣơng đối đơn giản, cũng giống nhƣ là nhập văn bản nhƣng đòi hỏi phải cẩn thận khi nhập số tiền (giá trị của NVL) vì khi nhập sai sẽ phải dò lại từng NVL đã nhập vào để tìm sai sót mà chỉnh sửa rất mất thời gian vì đây là công ty xây dựng nên NVL nhập vào trong kỳ cũng rất nhiều. 3.2.4. Tạo hàm excel để liên kết Nhật ký chung và các Sổ cái tài khoản liên quan Để đỡ tốn thời gian cho việc ghi Nhật ký chung xong phải ghi lại các tài khoản phát sinh vào Sổ cái các tài khoản liên quan thì việc dùng các công thức hàm excel để trích lọc dữ liệu sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tiết kiệm thời gian viết các Sổ cái. Để thực hiện công việc này, tôi sử dụng hàm IF, OR là những hàm đơn giản đã đƣợc học trong môn Bảng tính ở 10