Chương 8 - Kho hàng

Chia sẻ: Lê Văn Thao | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:43

Thêm vào BST

Báo xấu

218
lượt xem 42
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo sách 'chương 8 - kho hàng', kinh doanh - tiếp thị, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 8 - Kho hàng

- 181 - Chương 8 - Kho hàng CHƯƠNG 8 : KHO HÀNG Mục tiêu của chương: • Thảo luận vai trò gia tăng giá trị chiến lược của kho hàng trong hệ thống hậu cần • Phát triển một bối cảnh phân tích cho các quyết định kho hàng cơ bản • Thảo luận các nguyên tắc thiết kế bố trí kho hàng chủ y ếu • So sánh việc sử dụng kho hàng chung và kho hàng riêng • Giải thích các dịch vụ, các qui tắc và việc định giá của kho hàng chung • Mô tả cách tiếp cận ra quy ết định được sử dụng để xác định số kho hàng trong hệ thống hậu cần • Thảo luận các loại thiết bị sắp xếp hàng hóa khác nhau và tiêu chuẩn sử dụng để lựa chọn thiết bị sắp xếp • Thảo luận vai trò của bao gói trong hệ thống hậu cần I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHO HÀNG 1. Định nghĩa Mọi tổ chức đều có tồn kho. Chương trước chúng ta đã đề cập đến vấn đề kiểm soát tồn kho nhằm tìm ra cách đặt hàng tốt nhất, mức tồn kho tối ưu và vvv… Trong chương này chúng ta tiếp tục xem xét cách thức hàng tồn kho được lưu kho thực tế như thế nào. Tồn kho xuất hiện tại mọi khâu trong chuỗi cung ứng ở đó các dòng vật chất bị gián đoạn. Hầu hết các tổ chức đều sắp xếp hàng tồn kho trong kho hàng. Trong thực tế, những kho hàng này có thể là bãi trống để tồn kho các nguyên vật liệu như than đá, quặng vvv…; hoặc là các kho bãi có tính kỹ thuật đủ điều kiện cho hàng đông lạnh hoặc các nguyên vật liệu nhạy cả m; hoặc các cơ sở dữ liệu lưu trữ các thông tin; hoặc con người lưu trữ các kỹ năng; hoặc tất cả các loại hình khác mà bạn có thể nghĩ ra. Để đơn giản, chúng ta sẽ chỉ đề cập đến kho hàng là nơi được dùng để tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu. Con người sử dụng nhiều thuật ngữ khác nhau để chỉ kho hàng, chủ y ếu là trung tâm phân phối và trung tâm hậu cần. Chúng ta mô tả các trung tâm phân phối là nơi lưu trữ hàng thành phẩm đang trên đường đưa đến khách hàng cuối cùng, trong khi các trung tâm hậu cần lưu trữ phối thức sản phẩm rộng hơn tại các điể m trong chuỗi cung ứng. Những tên khác được sử dụng, như “trung tâm trung chuyển” để chỉ các cơ sở không chỉ tồn kho hàng, mà
- 182 - Quản trị chuỗi cung ứng còn thực hiện những công việc khác. Để đơn giản, chúng ta sẽ sử dụng thuật ngữ chung là “kho hàng” để chỉ những cơ sở này. Kho hàng là bất kỳ địa điểm nào, ở đó hàng hóa tồn kho được lưu trữ trong quá trình lưu chuy ển trong chuỗi cung ứng. Cũng như tồn kho, kho hàng cũng có thể được sử dụng cho một số các hoạt động khác. Kho hàng là một phần cơ bản của hầu hết các chuỗi cung ứng. Olsen1 nhận định rằng: “Chúng ta đã chứng kiến cái chết được dự báo nhiều lần của khái niệm kho hàng, đặc biệt là với sự phát triển của triết lý JIT, đáp ứng nhanh, đáp ứng khách hàng hiệu quả, cung ứng trực tiếp và dòng phân phối liên tục”. Như chúng ta đã thấy, sự thật là mọi tổ chức duy trì tồn kho nhằm tạo lớp đệm giữa cung ứng và nhu cầu. Cho đến khi nào các tổ chức còn cần tồn kho, thì họ vẫn cần kho hàng để lưu trữ hàng hóa. Hầu hết các kho hàng đều được thiết kế cho nguyên vật liệu được tập trung trước khi sản xuất, và các thành phẩm trong quá trình phân phối đến khách hàng. Với nghĩa ít ph ổ biến hơn, các tổ chức lưu trữ bán thành phẩm đang trong quá trình sản xuất, có thể tiêu dùng và hàng thừa. Trong chương này chúng ta sẽ xem xét một số quy ết định chính liên quan đến những tồn kho này. Khi chúng ta nói về kho hàng lưu trữ, thì đây chỉ là một phần của câu chuy ện. Nhiều tổ chức sử dụng kho hàng như một nơi thuận tiện để làm nhiều việc có liên quan. Rõ ràng, chúng có thể được sử dụng để kiểm tra, sắp xếp hàng hóa và phân chia số lượng thích hợp (chia các gói hàng số lượng lớn thành những gói hàng khối lượng nhỏ hơn). Chúng còn có thể được sử dụng để hoàn tất hàng hóa thành phẩ m, dán nhãn, bao gói, làm cho sản phẩm sẵn sàng cho các nhà bán lẻ, thực hiện một số hoạt động trì hoãn khác, phục vụ người bán đảm nhiệm việc quản lý tồn kho, và vvv… Xu hướng chung là các kho hàng thực hiện nhiều công việc hơn, gia tăng giá trị thay vì chỉ là trung tâm phát sinh chi phí. 2. Vai trò của kho hàng trong hệ thống hậu cần Kho hàng là một điểm trong hệ thống hậu cần nơi mà doanh nghiệp chứa hoặc lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm trong những khoảng thời gian khác nhau. Việc lưu giữ hàng hóa trong kho làm ngưng hoặc gián đoạn dòng dịch chuyển hàng hóa và làm tăng chi phí. Một số công ty xem chi phí kho hàng một cách rất tiêu cực, nói chung họ chỉ muốn tránh hoạt 1 Olsen D.R. (1996) Warehousing trends for the next generation, Logistics Focus, 4(20), 6-8.
- 183 - Chương 8 - Kho hàng động này khi có thể. Quan điểm này đang thay đổi nhờ vào sự nhận thức được kho hàng có thể gia tăng giá trị nhiều hơn là chi phí bỏ ra. a Vai trò liên kết vận tải Kho hàng đóng vai trò gia tăng giá trị quan trọng trong hệ thống hậu cần (bảng 8-1). Như trong hình 8.1, các công ty đôi khi phải xử lý các đơn hàng vận tải nhỏ hơn một đơn vị trọng tải (LTL) đối với các sản phẩm hoàn chỉnh và nguyên vật liêu. Việc vận chuyển đường dài với các chuyến hàng LTL sẽ tốn kém hơn so với các chuyến hàng đủ trọng tải (TL). Bằng cách kết hợp các chuyến hàng LTL trên các tuyến đường tương đối ngắn thành các chuyến hàng đủ trọng tải hoặc trọng tải lớn sẽ giúp cắt giảm được chi phí đáng kể. Đối với hệ thống hậu cần bên trong, kho hàng phải kết hợp được các chuyến hàng LTL của các nhà cung ứng khác nhau thành chuyến hàng TL đến các nhà máy của công ty. Đối với hệ thống hậu cần bên ngoài, kho hàng nên nhận các đợt giao hàng đã được kết hợp từ các nhà máy và vận chuyển các chuyến giao hàng LTL đến các thị trường khác nhau. b Vai trò phối hợp sản phẩm Chức năng thứ hai của kho hàng có thể là phối hợp các sản phẩm theo đơn hàng của khách hàng. Các công ty thường vận hành với dòng sản phẩm bao gồm hàng ngàn sản phẩm khác nhau, nếu chúng ta xem xét các màu sắc, qui mô, hình dáng và các biến thể khác. Khi đặt hàng khách hàng thường muốn phối hợp nhiều sản phẩm. Vì các công ty thường sản xuất hàng hóa ở các nhà máy khác nhau, công ty không thực hiện khâu kho hàng tốt sẽ phải đáp ứng đơn hàng từ nhiều vị trí khác nhau, tạo ra sự không thống nhất về thời gian đến và cơ hội cho tình trạng hỗn loạn. Do vậy, kho hàng phối hợp hàng hóa đối với dòng sản phẩm đa dạng hướng đến việc đáp ứng đơn hàng hiệu quả (xem hình 8.2). Bằng cách phát triển kho hàng phối hợp hàng hóa gần các khu vực đô thị, các công ty có thể thực hiện việc giao và nhận hàng trên các phương tiện nhỏ hơn và lên lịch trình cho những hoạt động này theo các thời điểm tối ưu nhằm tránh vấn đề tắt nghẽn giao thông. Ngoài việc phối hợp hàng hóa để đáp ứng đơn hàng của khách, các công ty sử dụng nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm (các nhà sản xuất xe hơi) thường vận chuyển từng chuyến xe phối hợp nhiều mặt hàng khác nhau từ một kho hàng cung ứng đến nhà máy (xem hình 8.2). Chiến lược này không chỉ làm giảm chi phí vận chuyển từ việc kết hợp mà còn cho phép công ty tránh được việc biến nhà máy thành kho hàng. Chiến lược này sẽ ngày càng phổ biến khi chi phí vận chuyển tăng và các công ty tăng cường sử dụng các chiến lược tinh xảo như hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) hoặc sản xuất theo đơn hàng (JIT).
- 184 - Quản trị chuỗi cung ứng c Vai trò trung chuyển Trung chuyển là một hoạt động hỗ trợ cho chức năng phối hợp sản phẩ m. Trong hoạt động trung chuyển, s ản phẩm từ các nhà cung ứng khác nhau được đưa đến trong các kiện hàng vận chuy ển, nhưng thay vì được đưa vào kho lưu trữ để lấy đi sau đó, chúng lại được di chuy ển qua khu vực kho hàng để chờ xe đến để giao đến khách hàng. Nguyên vật liệu đến được bốc dỡ từ các phương tiện giao hàng hoặc từ các vị trí kho hàng tạm thời để đáp ứng đơn hàng cụ thể và được chuyển qua bến để lên phương tiện vận tải giao thẳng đến khách hàng. Toàn bộ qui trình hoàn tất trong vài giờ. Sản phẩm quá cỡ và nhỏ được lưu trữ một cách tạm thời để chờ giao hàng theo lịch trình và cho phép sắp xếp các loại hàng hóa cho các chuyến hàng nội bộ. d Dịch vụ Chức năng thứ tư của kho hàng là cung cấp dịch vụ. Tầm quan trọng của dịch vụ khách hàng là rất rõ ràng. Có hàng hóa sẵn sàng trong kho khi khách hàng đặt hàng, đặc biệt nếu kho hàng gần với khách hàng, thường dẫn đến sự thỏa mãn của khách hàng và khuyến khích việc mua hàng lặp lại. Dịch vụ cũng có thể là một nhân tố đối với kho hàng cung ứng vật chất. Tuy nhiên, lịch trình sản xuất mà công ty đã đưa ra trước đó, sẽ dễ phục vụ hơn khách hàng bên ngoài: trong khi nhu cầu của khách hàng thường không chắc chắn, nên chi phí tồn kho hàng hóa đôi khi là không xác định được. e Tính ngẫu nhiên Chức năng thứ tư của kho hàng là bảo vệ nhằm chống lại tính ngẫu nhiên như chậm trễ của khâu vận tải, người bán hết hàng hoặc các cuộc đình công. Đình công của người lái xe thường sẽ khiến khách hàng trữ hàng nhiều hơn bình thường. Chức năng đặc biệt này rất quan trọng đối với các kho hàng cung ứng vật chất theo đó việc giao hàng chậm trễ nguyên vật liệu có thể tạo ra sự chậm trễ trong sản xuất hàng hóa thành phẩm. Tuy nhiên, tính ngẫu nhiên cũng xuất hiện trong các kho hàng phân phối vật chất – chẳng hạn, hàng hóa bị hỏng trong khi di chuyển có thể tác động đến mức tồn kho và việc đáp ứng đơn hàng. f Chức năng san bằng Chức năng thứ sáu của kho hàng là hoạt động san bằng hoặc làm cho các công đoạn trong qui trình sản xuất trở nên liên tục. Nhu cầu theo mùa và cần đến sản xuất dài hạn đủ để đảm bảo chi phí thấp và chất lượng hợp lý là một ví dụ của chức năng san bằng – tức là phòng ngừa các hoạt động với điều kiện thường xuyên ở mức sản xuất thấp. Thật vậy, chiến lược cân đối này cho phép công ty giảm đầu tư vào năng lực sản xuất.
- 185 - Chương 8 - Kho hàng Như chúng ta đã thấy, các chức năng của kho hàng có thể đóng góp quan trọng vào hệ thống hậu cần và các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, chúng ta cũng phải nhìn nhận kho hàng trên khía cạnh sinh lợi, đó là sự đóng góp của kho hàng vào lợi nhuận cũng phải lớn hơn chi phí của nó. 3. Tương thích với chiến lược hậu cần Kho hàng tốn nhiều chi phí để vận hành và cần phải hoạch định cẩn thận. Chúng ta đã xem xét một số quyết định quan trọng về vấn đề này. Chiến lược hậu cần định hình cấu trúc chung của chuỗi cung ứng, bao gồ m cả vai trò của các kho hàng; quy ết đinh về vị trí xác định mở kho hàng ở đâu; kế hoạch về công suất quyết định số lượng kho hàng phải xây dựng và qui mô tối ưu cho mỗi kho hàng; quản trị tồn kho quy ết định hàng hóa nào phải tồn kho và s ố lượng của mỗi loại. Bây giờ chúng ta sẽ tiếp tục xem xét một số quy ết định có liên quan. Chúng ta sẽ phải làm gì trong kho hàng? Ai phải sở hữu chúng? Cách bố trí thế nào là tốt nhất? Những trang thiết bị nào cần phải sử dụng để dịch chuy ển hàng hóa? Làm thế nào đo lường năng lực? Vẫn như mọi khi, có sự phân cấp các quyết định, một quyết định chiến lược s ẽ dẫn đến hàng loạt các quy ết định chiến thuật và tác nghiệp. Chẳng hạn, chiến lược kinh doanh dựa trên dịch vụ khách hàng cao, chiến lược hậu cần có thể sẽ dựa trên kho hàng nhỏ hơn. Ít nhất là theo nguyên tắc, các kho hàng sẽ ở những địa điểm gần với khách hàng để có thể đáp ứng nhanh hơn và dịch vụ tốt hơn. Ngoài y ếu tố tổng số lượng vật liệu yêu cầu, có một số y ếu tố quan trọng khác trong việc lựa chọn qui mô kho hàng tối ưu, bao gồ m: • số lượng sản phẩm sử dụng kho hàng • loại nhu cầu đối với mỗi sản phẩm, nó biến động ra sao, qui mô đơn hàng trung bình vvv. • các đặc điểm vật lý của sản phẩm, đặc biệt là kích cỡ và trọng lượng • các điều kiện tồn kho đặc biêt, như kiểm soát về nhiệt độ, bao gói và vvv… • mức độ dịch vụ cho khách hàng mục tiêu • thời gian của quá trình sản xuất từ nhà cung ứng đến khi cam kết cung cấp cho khách hàng • kinh tế theo qui mô • loại thiết bị dùng để chuyển hàng • bố trí kho hàng và các thiết bị liên quan Hầu hết các yếu tố trên đều có vẻ rõ ràng, chẳng hạn mức độ dịch vụ khách hàng cao hơn sẽ cần đến kho hàng lớn hơn để lưu trữ tồn kho nhiều hơn và thời gian của toàn bộ quá trình cung ứng càng dài thì sẽ cần đến tồn kho nhiều hơn để tránh những rủi ro bất ngờ.
- 186 - Quản trị chuỗi cung ứng Sự vận hành của kho hàng đóng góp vào chiến lược hậu cần. Do vậy các nhà quản lý phải phân tích chiến lược này, thiết kế kho hàng để hỗ trợ nó, và sau đó vận hành chúng hiệu quả nhất có thể. Chúng ta có thể mô tả một cách tiếp cận cho theo các bước như sau2: 1. Phân tích chiến lược hậu xcần – xác định tình hình chung và tìm hiểu nhà kho cần phải đạt được những mục tiêu gì. 2. Xem xét các hoạt động hiện tại - để thấy những bất cập và những vấn đề này có thể được giải quyết như thế nào. 3. Thiết kế và vạch ra cấu trúc – tìm vị trí chính yếu tốt nhất, số lượng của các kho nhỏ và vvv… 4. Hình thành kế hoạch chi tiết – xác định qui mô của các cơ sở vật chất, mức tồn kho duy trì, thiết bị di chuyển hàng, hệ thống phải phát triển, con người cần sử dụng, các phương tiện vận chuyển cần thiết và vvv… 5. Trình duyệt lần cuối cùng - đệ trình kế hoạch lên ban lãnh đạo cấp cao để được đồng ý tài trợ 6. Kết thúc việc thiết kế xây dựng - mua đất, lựa chọn nhà thầu và xây dựng 7. Kết thúc việc thiết kế thiết bị - lựa chọn thiết bị, nhà cung ứng và mua hàng 8. Kết thúc việc thiết kế hệ thống - thiết kế đơn đặt hàng, kiểm soát tồn kho, hóa đơn, vị trí, kiểm soát và các hệ thống cần thiết khác 9. Trang bị - lắp đặt tất cả các thiết bị, hệ thống, đội ngũ nhân viên và kiểm tra 10. Mở cửa và nhận hàng tồn kho - kiểm tra tất cả các hệ thống, hoàn tất việc huấn luyện và bắt đầu vận hành 11. Loại bỏ các vấn đề gây nhiễu – để mọi thứ vận hành trôi chảy 12. Kiểm tra và kiểm soát - đảm bảo rằng mọi thứ vận hành như kế hoạch, đo lường kết quả vvv… Các bước này không cần phải tuân thủ nghiêm ngặt thứ tự, nhưng chúng làm rõ một số mảng quy ết định quan trọng. Để hoàn tất qui trình phức tạp này mất khá nhiều thời gian, có thể hai hoặc ba năm. SUP P YCHA I NMANAGEMENT TÌNH HUỐNG THỰC TỄ- DANIEL WEST WHOLESALE DWW là một nhà bán sỉ các loại cá đông lạnh và một số thực phẩm tươi khác. Công ty sử dụng 85 Waters C. D. nhận hàng hóa Study nhà cung ứng, và giao hàng cho khoả 570 khách hàng nhân viên, J. (2001) A Case từ 52 in Warehouse Design, Western OperationsnGroup, London. chính ở vùng 2 Bắc nước Anh sử dụng đội xe gồm 26 xe tải. Mọi khâu vận hành của nó đều dựa vào tổng kho hàng duy nhất ở Gateshead. DWW thành công trong thị trường cạnh tranh khốc liệt, và yếu tố thành công là khả năng duy trì dịch vụ khách hàng. Vấn đề này được đánh giá bởi năm tiêu chuẩn về mối quan hệ cá nhân, tính linh hoạt trong đáp ứng nhu cầu của từng cá nhân khách hàng, giá thấp kèm theo chiết khấu, tồn kho cao đáp
- 187 - Chương 8 - Kho hàng II. CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG KHO HÀNG 1. Các hoạt động cơ bản Chức năng cơ bản của kho hàng là lưu trữ hàng hóa. Điều này có nghĩa là chúng nhận hàng được chuyển đến từ tuyến trước (upstream), thực hiện những hoạt động kiểm tra và sắp xếp cần thiết, lưu trữ hàng hóa cho đến khi chúng được yêu cầu và sau đó sắp xếp việc giao hàng cho khách hàng ở tuyến sau (downstream), chúng ta có thể thêm một số chi tiết và hoàn chỉnh danh sách các hoạt động thường xuyên trong kho hàng: • nhận hàng từ các nhà cung cấp tuyến trước • xác định hàng hóa, làm cho chúng phù hợp với đơn đặt hàng và xác định mục đích sử dụng của chúng.
- 188 - Quản trị chuỗi cung ứng • chuyển hàng từ phương tiện vận chuyển giao hàng • thực hiện những kiểm tra cần thiết về số lượng, chất lượng và điều kiện • bao gói hàng hóa (thường là gắn mã vạch) để chúng có thể được xác định dễ dàng • sắp xếp hàng khi cần thiết • chuyển hàng chất vào nơi lưu trữ • lưu giữ hàng đến khi nó được yêu cầu • khi hàng được yêu cầu, chuyển hàng lấy từ nơi lưu trữ đến khu vực kho chờ xuất nhỏ hơn • chuyển hàng từ kho chờ xuất hàng để đáp ứng đơn hàng • chuyển hàng đến khu vực marshalling • gom hàng theo đơn hàng • đóng gói và bao bì khi cần thiết • chuyển hàng lên phương tiện và gửi theo đơn đặt hàng • kiểm tra mọi thông điệp truyền thông và các hệ thống liên quan, như kiểm tra tồn kho và tài chính Rõ ràng đây là bức tranh chung và một số kho hàng không thực hiện tất cả các hoạt động này, trong khi một số khác thì lại thực hiện nhiều hoạt động hơn. Bạn có thể có thêm một số ý tưởng về chi phí liên quan từ ví dụ sau đây. SUP P YCHA I NMANAGEMENT TÌNH HUỐNG THỰC TỄ- WALDENMIER TWL Waldenmier TWL là chuyên gia trong vận tải giữa các nước ở vùng trung tâm châu Âu và các nước Liên bang Xô Viết. Để đảm bảo dòng dịch chuyển hàng hóa được trôi chảy họ vận hành hàng loạt trung tâm hậu cần. Mỗi năm họ xem xét lại mọi khâu vận hành nhằm nắm được chi phí của các trung tâm này khác nhau như thế nào giữa các quốc gia. Vào năm 2001 họ nhận thấy rằng các kho hàng làm gia tăng trung bình 3.8% so với mức giá bán. Phân tích các chi phí này bao gồm: Chi phí lưu kho (lãi suất, lạm phát, thuế địa phương, tiền 22% thuê mặt bằng vvv…) Thiết bị cất dỡ hàng (xe nâng và di chuyển hàng, tấm nâng 12% hàng, bao gói vvv….) Các tiện ích khác (điện, sưởi vv…) 8% Truyền thông và kiểm soát (Internet, hệ thống điện thoại 10% vvv…) Hành chính (Quản lý, bảo hiểm, an toàn, vvv…) 12% Nhân viên (tiền lương, phúc lợi, thù lao, đào tạo và vvv…) 36% Nguồn: Báo cáo của công ty
- 189 - Chương 8 - Kho hàng Nhìn chung, các hoạt động cơ bản của kho hàng chia thành hai loại hoạt động di chuyển và hoạt động lưu trữ. Lưu trữ có thể nói là hoạt động thường xuyên nhất, trong khi di chuyển lại có vẻ không hợp lý lắm. Tuy nhiên, các di chuyển khoảng cách ngắn là vấn đề sống còn của kho hàng. Chức năng di chuyển là đặc điểm quan trọng của nhà phân phối và kho hàng trung chuyển đối với hàng hóa thành phẩm. Hàng hóa qua các kho hàng phân phối hoặc kho hàng trung chuyển được di chuyển qua kho hàng một cách nhanh chóng, do vậy tạo ra vòng quay tồn kho nhanh. Lý do gắn liền với tốc độ quay vòng tồn kho hàng thành phẩm là chi phí tồn kho cao; cần phải có những cơ sở lưu kho hiện đại hơn; và rủi ro mất mát, hư hỏng hoặc lỗi thời cao hơn. Do vậy, di chuyển hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả trong kho hàng phân phối và kho hàng trung chuyển là nhiệm vụ bắt buộc. Như thế hiện trong hình 8.6, việc di chuyển sản phẩm bao gồm bốn hoạt động : (1) nhận hàng – nhận hàng hóa vào kho từ mạng lưới các phương tiện vận tải, (2) sắp xếp – chuyển hàng hóa vào vị trí cụ thể trong kho hàng, (3) lấy hàng theo đơn hàng – lựa chọn các kết hợp hàng hóa theo đơn đặt hàng của khách hàng hoặc nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, và (4) giao hàng – chất hàng lên phương tiện để giao đến khách hàng hoặc đến dây chuyển sản xuất. Tất cả bốn hoạt động trên đều liên quan đến những di chuyển khoảng cách ngắn. • Nhận hàng, các phương tiện vận tải nội bộ lập kế hoạch vận chuyển hàng tại những thời điểm cụ thể nhằm tăng năng suất lao động của kho hàng và hiệu quả dỡ hàng. Hàng hóa được di chuyển về mặt vật lý từ phương tiện vận tải sang khu vực nhận hàng. Một khi vào bến, hàng hóa được kiểm tra hỏng hóc, bất kỳ hỏng hóc nào cũng sẽ được ghi lại trên biên nhận giao hàng của người vận tải, và biên nhận được ký tên. Trước khi đưa hàng vào kho, hàng hóa được kiểm tra theo P/O (đơn đặt hàng) nhằm kiểm tra xem hàng hóa nhận về có theo đơn đặt hàng không. • Hoạt động sắp đặt hàng hóa di chuyển hàng từ bến nhận hàng sang khu vực lưu kho của kho hàng. Qui trình này liên quan đến việc xác định hàng hóa, gắn mã vạch cho sản phẩm, xác định vị trí cho hàng hóa và di chuyển chúng đến đúng nơi. Cuối cùng, báo cáo tồn kho của kho hàng sẽ được cập nhật để phản ánh việc tiếp nhận hàng hóa và vị trí của chúng trong kho hàng.
- 190 - Quản trị chuỗi cung ứng • Qui trình lấy hàng theo đơn hàng đòi hỏi nhân sự của kho hàng lựa chọn từ khu vực lưu kho những mặt hàng được đặt hàng bởi khách hàng hoặc các bộ phận sản xuất. Thông tin đặt hàng được cung cấp cho nhân sự của kho hàng trên pick slip. Trong một số hoạt động, các mặt hàng trên pick slip được sắp xếp để tối ưu hóa hiệu quả của việc lấy hàng bằng cách tối thiểu hóa khoảng cách mà xe lấy hàng di chuyển từ khu vực hàng hóa này sang khu vực hàng hóa khác và đến khu vực chuẩn bị giao hàng. Trong qui trình xử lý lấy hàng, tổng số hàng hóa của một sản phẩm của tất cả đơn hàng được lấy cùng một lúc và gửi đến khu vực giao hàng. Qui trình AS/R (hệ thống lưu kho và lấy hàng tự động) sẽ thực hiện việc lấy hàng. Khi đơn hàng đến tại khu vực chuẩn bị giao hàng, các mặt hàng được sắp xếp trong một bao bì để giao hàng hoặc đặt lên pallet. Khi pallet được sử dụng, các mặt hàng được đảm bảo an toàn trên pallet nhờ vào dây buộc hoặc bao nhựa. Sau đó, nhãn của gói hàng sẽ ghi rõ là gửi hàng đến cá nhân/cơ quan nào và địa chỉ sẽ được gắn vào bao bì. Cuối cùng, đơn đặt hàng của khách hàng hoàn chỉnh được đặt trên floor hoặc trong các giá lưu kho để chuyển hàng lên phương tiện vận tải. • Qui trình vận chuyển cuối cùng thuộc về hoạt động giao hàng. Sau khi các phương tiện vận tải bên ngoài đến cửa lấy hàng, hàng hóa được chuyển từ khu vực lưu kho đến cửa giao hàng và lên phương tiện vận tải. Phương tiện vận tải nhận giấy biên nhận nhận hàng. Cuối cùng, hệ thống thông tin kho hàng được cập nhật để phản ánh tình hình hàng hóa được giải phòng từ tồn kho của kho hàng và giao đến khách hàng. Hoạt động kho hàng quan trọng khác là lưu kho. Trong các kho hàng trung chuyển, chức năng lưu kho là rất ngắn hạn và tạm thời. Thật vậy, nhiều mặt hàng sẽ “quay” trong vòng 24h hoặc ít hơn. Lưu kho dài hạn (hơn 90 ngày) thường đối với nguyên vật liệu hoặc hàng bán thành phẩm, vì chúng có giá trị thấp hơn, ít rủi ro hơn, đòi hỏi các cơ sở lưu kho ít tiên tiến hơn, và có thể liên quan đến các khoản chiết khấu số lượng khi mua hàng. Hàng hoá thành phẩm cũng có thể lưu trữ dài hạn vì nhu cầu thất thường, nhu cầu theo mua vụ (các mặt hàng giáng sinh). 2. Các hoạt động khác trong kho hàng Kho hàng theo truyền thống được xem là một nơi để lưu trữ lâu dài hàng hóa. Các tổ chức ngày nay cố gắng chuyển hàng thật nhanh qua các khâu trong chuỗi cung ứng, do vậy vai trò của kho hàng cũng thay đổi. Ngày nay, chúng được xem là điểm dừng ở đó hàng hóa được chuyển đi càng nhanh càng tốt. Vì vai trò là một nơi lưu trữ dài hạn ngày càng giảm, nên các kho hàng ngày càng trở thành
- 191 - Chương 8 - Kho hàng nơi thuận tiện để thực hiện nhiều công việc khác. Chẳng hạn, là nơi tốt nhất để sắp xếp hàng, đóng kiện và kết hợp các giao hàng. Hãy tưởng tượng khách hàng cần các loại hàng hóa khác nhau từ các nhà cung ứng khác nhau. Nếu số lượng hàng không đủ một chuyến xe, có thể chỉ chiếm một nửa container hoặc một phần của chuyến xe. Hoạt động vận chuyển thường được chia thành hai loại nguyên chuyến và một phần chuyến- do vậy bạn có thể nghe nói về các hoạt động TL (truckload: tải trọng của xe tải) và LTL (less than truckload: nhỏ hơn tải trọng của xe tải). Như bạn có thể đoán, chi phí tính theo đơn vị hàng hóa sẽ cao hơn đối với việc vận chuyển một phần chuyến. Khách hàng của chúng ta thường cần nhiều đơn hàng có trọng lượng một phần chuyến, do vậy sẽ có thể tiết kiệm được chi phí bằng cách liên kết những đơn hàng này thành các chuyến giao hàng với trọng lượng nguyên chuyến. Vì thế họ sẽ gom hàng đến kho hàng gần các nhà cung cấp, gộp chúng thành các kiện hàng nguyên chuyến, và trả chi phí vận chuyển nguyên chuyến thấp hơn. Chi phí tăng thêm từ việc gom hàng tại kho hàng sẽ được bù đắp nhiều hơn từ việc cắt giảm chi phí vận chuyển. Đây là cách mà các freight forwarder kiếm tiền. Một hình thức khác của việc kết hợp xuất hiện khi một nhà sản xuất sản xuất, hoặc mua, các linh kiện của sản phẩm cuối cùng từ các vùng khác nhau. Do vậy nó cần phải sắp xếp để tất cả các bộ phận được gửi đến kho hàng nơi kết hợp tất cả các bộ phận thành sản phẩm cuối cùng và chuẩn bị giao hàng đến khách hàng. Một nhà sản xuất máy tính, chẳng hạn, có thể tập kết về nhà kho trung tâm bàn phím mua ở Brazil, phần mềm từ Mỹ, màn hình từ UK, loa từ Đài Loan và CPU từ Nhật và vvv… Nhà kho có nhiệm vụ lắp ráp các linh kiện thành hệ thống hoàn chỉnh và giao chúng đến khách hàng. Hình 11.1 Sử dụng kho hàng để giảm chi phí vận chuyển • Tập kết hàng (Consolidation) • Dỡ hàng (break-bulk) Kiểu kết hợp này có thể tiến xa hơn đơn giản bằng cách gom hàng từ các nguồn khác nhau. Có thể cần thêm việc bao gói cuối cùng để kết hợp tất cả hàng gom lại thành một gói hàng hoặc thậm chí có thể thực hiện thao tác sản xuất cuối cùng một cách giới hạn. Đây là nền tảng của phương pháp trì hoãn theo đó những khâu cuối cùng của quá trình sản xuất được dời lại càng trễ càng tốt. Như chúng ta đã thấy trong chương 2, điều này có ưu điểm trong việc giảm tồn kho và tăng độ linh hoạt trong việc đáp ứng những thay đổi sau cùng của nhu cầu khách hàng. Các kho hàng cũng thực hiện phương pháp ngược lại với quá trình kết hợp khi họ thực hiện khâu dỡ hàng. Trong trường hợp này nhà cung ứng gửi hàng cho tất cả đơn hàng tại một vùng theo cùng một chuyến đến kho hàng địa phương. Kho hàng này sẽ dỡ hàng ra theo từng đơn đặt hàng và sau đó chuyển chúng đến từng khách hàng.
- 192 - Quản trị chuỗi cung ứng Các kho hàng ngày càng trở thành nơi sắp xếp và thao tác trên hàng hóa thay vì là lưu trữ chúng. Trong trường hợp đặc biệt các kho hàng thực hiện các công việc khác nhau nhưng hàng hóa lại không bao giờ được lưu trữ lại kho hàng. Đây là nền tảng của phương pháp trung chuyển. Hàng hóa sau khi chuyển đến kho hàng được phối hợp ngay lập tức với việc giao hàng đi cho khách hàng, do vậy chúng được chuyển đi ngay lập tức từ khu vực nhận hàng sang khu vực giao hàng đi, và ngay lập tức gửi hàng cho khách ở tuyến sau (downstream). Trong thực tế, có thể có một số thời gian chậm trễ, nhưng thường nhỏ hơn 24 giờ. Một số kho hàng thực hiện trung chuyển thậm chí không bao giờ lưu trữ hàng, mà chỉ tổ chức việc chuyển giao hàng, từ phương tiện vận tải này sang phương tiện vận tải khác. Vì giảm mức độ tồn kho, nên phương pháp này góp phần loại bỏ tất cả những hoạt động không làm gia tăng giá trị của việc lưu trữ hàng trong kho. Dale Ross, Giám đốc hậu cần tại Oshawa Foods tại Toronto, đánh giá rằng: “trung chuyển nguyên chuyến hàng hóa có thể tiết kiệm 60% chi phí nhân công trực tiếp của một kho hàng”3. SUP P YCHA I NMANAGEMENT TÌNH HUỐNG THỰC TỄ- 25 CANADIAN FORCES SUPPLY DEPOT 25 Canadian Forces Supply Depot hoạt động tại Montreal vào năm 1995. Kho hàng có diện tích 60000 m2 này thay thế cho ba cơ sở kho hàng ở Montreal, Toronto và Moncton trước đây. Mục đích của nó là “nhận, tồn kho và xử lý tất cả mọi thứ cần thiết để hỗ trợ cơ sở, kho bãi, tàu thuyền và dịch vụ cho cả vùng miền Đông Canada và tổ chức UN cung cấp hàng trên toàn thế giới”. Kho hàng nhận hàng mới từ các nhà cung cấp thương mại và từ các đơn vị thành viên của Canadian Forces. Khi xe hàng đến, các chứng từ được kiểm tra và các phương tiện vận chuyển sẽ được hướng dẫn đến một trong 11 bến tàu. Ở đó hàng hóa được dỡ xuống, mã vạch sẽ được quét, và dữ liệu được tích hợp vào hệ thống thông tin quản lý của kho hàng (WMIS). Hàng hóa sau đó chuyển lên băng tải, nơi mà mỗi gói hàng được cân đo tự động. Khi mọi thứ đã được kiểm tra và các chi tiết đã được xác nhận, hàng hóa được tiếp nhận chính thức. WMIS cho in mã vạch để xác định mỗi gói hàng và gán cho chúng vị trí lưu kho. Vị trí này được thiết lập dựa vào các đặc tính của gói hàng hóa và được lựa chọn để sử dụng tốt nhất không gian lưu kho. Sau đó WMIS sẽ giao gói hàng đến vị trí lưu kho của nó, sử dụng các máy quét cố định, cầm tay và gắn trên phương tiện di chuyển quanh kho hàng để theo dõi và kiểm tra các di chuyển của hàng hóa. WMIS cũng kết nối với hệ thống của Canadian Forces nhằm theo dõi các thông tin về đơn hàng, tồn kho, hóa đơn và các thông tin có liên quan khác. WMIS có bốn loại vị trí lưu kho khác nhau: • Nơi gửi hàng lên tàu lớn được làm thành tấm nâng được di chuyển bằng xe nâng từ nơi gửi đến một trong sáu cần trục xếp hàng làm việc ở những vị trí cao. Có 18 lối đi, cao 20 mét, cung cấp 140000 vị trí lưu trữ hàng. • Các gói hàng nhỏ hơn được đưa từ nơi gửi bằng hệ thống đường ray theo đó chuyển hàng chất thành đống. Bốn xe lửa, mỗi xe có 8 gòong, vận chuyển trên đoạn đường dài 400 mét và đưa hàng đến máng trượt giao hàng. Hàng hóa được lấy lên bằng 10 xe lấy hàng được điều khiển bằng dây cáp làm việc trong 37 lối đi, cao 10 mét và cung cấp 600000 vị trí lưu kho. 3 • (1996) hàng move, Materials Management đế Distribution, đ ay, p.56 Roberton R. Các góiOn the lớn hơn được lấy từ các cổngandn đặc biệt để Mưa đến các khu vực kho lớn, có không gian cao 6 mét dành cho các hàng hóa không có giá đỡ. • Hàng hóa nguy hiểm được chuyển vào từ các cổng đến đặc biệt đến các khu vực riêng biệt. Kho hàng được xây dựng theo cách chủ công trình cho thuê. Với cách này, người chủ công trình trả tất cả các chi phí xây dựng chính, nắm giữ quyền sở hữu và cho Canadian Forces thuê với chi phí 6.6 triệu C$
- 193 - Chương 8 - Kho hàng III. CÁC QUYẾT ĐỊNH CƠ BẢN VỀ KHO HÀNG Việc quản lý kho hàng liên quan đến một số quyết định quan trọng, bao gồm quyền sở hữu, số lượng, qui mô, tồn kho và vị trí, cụ thể hơn đó là các quyết định, loại kho hàng nào, tổ chức, bao nhiêu kho, qui mô nào, sản phẩm nào và ở đâu (xem hình 8.3). Các quyết định cơ bản về kho hàng được thực hiện theo logic phân tích được mất. Tổng chi phí, bao gồm cả dịch vụ tác động đến việc mất doanh thu, là một tiêu chuẩn được sử dụng để ra các
- 194 - Quản trị chuỗi cung ứng quyết định. Chẳng hạn, có nhiều kho hàng nhằm tăng mức dịch vụ cung ứng cho khách hàng vì sản phẩm được đưa đến gần khách hàng hơn. Tuy nhiên, đánh đổi lại là chi phí kho hàng, chi phí tồn kho và có thể cả chi phí vận tải đều cao hơn. Tổng chi phí sẽ là yếu tố quyết định. Trong quyết định về quyền sở hữu, công ty có hai lựa chọn cơ bản : sở hữu tư nhân (hoặc thuê) hoặc sử dụng kho hàng chung. Việc lựa chọn giữa hai quyết định kho hàng này là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến cả bảng tổng kết tài sản (đầu tư) và báo cáo kết quả kinh doanh (chi phí kho hàng). Nhiều công ty kết hợp cả hai lựa chọn kho hàng của mình và kho hàng chung vì điều kiện thị trường theo từng vùng là khác nhau và các nhân tố khác, như tính mùa vụ của nhu cầu hoặc cung ứng. Nếu công ty sử dụng kho hàng chung, vấn đề về qui mô sẽ ít quan trọng hơn vì đối với kho hàng chung, công ty có thể điều chỉnh qui mô lớn hoặc nhỏ hơn phù hợp với nhu cầu về kho hàng của mình ở các thời điểm khác nhau. Đối với những công ty sử dụng kho hàng riêng, quyết định về qui mô quan trọng hơn vì qui mô này một khi được thiết kế và xây dựng là cố định và không thể thay đổi mà không mất chi phí. Ngoài các quyết định cơ bản về kho hàng trên, công ty sử dụng kho hàng riêng còn phải đối mặt với vấn đề bố trí trong kho hàng như thế nào. Công ty phải quyết định về không gian của các dãy kệ hàng, kệ hàng, các thiết bị bốc dỡ di chuyển hàng và tất cả các vấn đề khác bên trong kho hàng. Khi sử dụng kho hàng chung, công ty cung cấp dịch vụ kho hàng sẽ đảm đương các quyết định bố trí sắp xếp này. Một quyết định khác là nên tổ chức kho hàng tập trung hay phi tập trung. Quyết định này chủ yếu liên quan đến việc sẽ bố trí bao nhiêu kho hàng trong chuỗi cung ứng. Các công ty cỡ trung và nhỏ với thị trường mang tính khu vực thường sẽ chỉ cần một kho hàng, trong khi các công ty lớn với thị trường toàn quốc hoặc quốc tế cần phải xem xét vấn đề này chi tiết hơn. Số kho hàng phải được xem xét cùng với các lựa chọn về vận tải, như sử dụng vận tải hàng không với một hoặc hai kho hàng thay vì năm hoặc sáu kho. Chi phí cao của vận tải hàng không để đổi lại chi phí thấp hơn trong tồn kho và kho hàng. Cùng với vấn đề về số kho hàng phải bố trí trong mạng lưới là vấn đề về việc bố trí ở đâu.Cùng với các quyết định về kho hàng khác, công ty phải xem xét khía cạnh được mất của việc bố trí. Bằng việc phân tích chức năng của kho hàng, các vị trí cơ bản có thể được xác định, như gần thị trường đối với hàng hóa dịch vụ cao và gần nhà cung cấp đối với các nguyên vật liệu. Công ty phải đạt được mức độ dịch vụ khách hàng mong muốn với chi phí hậu cần thấp nhất có thể. Cuối cùng, các quyết định tồn kho được đặt ra liên quan đến việc những sản phẩm nào sẽ tồn kho trong khoảng thời gian nào trong kho hàng nào. Những quyết định tồn kho này quan trọng chỉ đối với những công ty có nhiều kho hàng. Các công ty phải quyết định nên lưu kho tất cả mặt
- 195 - Chương 8 - Kho hàng hàng ở tất cả các kho hay mỗi kho sẽ chuyên lưu trữ một vài loại hàng đặt biệt, hoặc có nên kết hợp kho hàng vừa tồn kho chuyên biệt vừa tồn kho chung. Các quyết định kho hàng là quan trọng và đòi hỏi phải quan tâm nhiều. Việc cải thiện tính hiệu quả và tính năng suất là mối quan tâm lớn của khâu quản lý trong các hoạt động kho hàng. Việc sử dụng không gian kho hàng thích đáng thông qua các hoạt động quản trị tồn kho và hoạt động phân phối được hoạch định cẩn thận sẽ quan trọng hơn trong tương lai so với việc xây dựng thêm cơ sở kho hàng. Hơn nữa, các quyết định kho hàng tương tác rất chặt chẽ với các vấn đề về hệ thống hậu cần khác. 1. Quyết định về quyền sở hữu Như đã nhận định ở trên, một trong những quyết định cơ bản của kho hàng là nên sử dụng kho hàng riêng hay chung. Nói cách khác, công ty nên mua, xây dựng hay cho thuê kho hàng của chính mình hoặc thuê lại các không gian trong kho hàng dựa trên nhu cầu? Cả hai cách tiếp cận đều có ưu và nhược điểm. Hình 8-4 minh họa so sánh về chi phí giữa kho hàng chung và kho hàng riêng. Như chúng ta có thể thấy, kho hàng chung chỉ hàm chứa chi phí biến đổi. Khi qui mô của kho hàng cần phải tăng lên, công ty phải thuê nhiều không gian hơn. Không gian này là sẵn sàng với chi phí cụ thể tính theo mét vuông hoặc mét khối. Khi công ty sử dụng nhiều không gian trong kho hàng chung, chi phí sẽ tăng một cách tỉ lệ, chi phí là một đường tuyến tính trong trường hợp này. Trong thực tế, các kho hàng chung đều có tỉ lệ chiết khấu cho không gian thuê rộng, do vậy khi tính chi phí trên mét vuông hoặc mét khối thì nó sẽ nhỏ hơn mức tỉ lệ. Nhiều tổ chức sở hữu và vận hành kho hàng của chính mình. Nhưng đối với các tổ chức nhỏ điều này có vẻ gặp nhiều khó khăn và tốn kém, do vậy họ sử dụng các cơ sở kho hàng cung cấp bởi những công ty chuyên về kho hàng. Thậm chí nhiều công ty lớn cũng có thể tận dụng dịch vụ này, do vậy họ có thể lựa chọn giữa kho hàng của mình hoặc kho hàng chung. Sự lựa chọn giữa kho hàng chung và riêng thường tương tự quyết định mua hay tự làm, và nó thường liên quan đến phân tích điểm hòa vốn. Kho hàng riêng có chi phí cố định cao hơn nhưng chi phí đơn vị nhỏ hơn, trong khi kho hàng chung thì có chi phí cố định thấp trong khi chi phí biến đổi cao hơn, như thể hiện trong hình 11.3. Điều này cho chúng ta cái nhìn rất đơn giản, và nhiều nhân tố khác phải được tính đến trong các quyết định này. Vấn đề cơ bản, tất nhiên, là liệu kho hàng chung có cung cấp mức dịnh vụ tốt hơn (hoặc bằng) với chi phí thấp hơn (hoặc bằng). Nếu nó có thể đem lại dịch vụ tốt hơn hoặc chi phí thấp hơn, thì rõ ràng lập luận nghiên về hướng này.
- 196 - Quản trị chuỗi cung ứng a Kho hàng riêng Kho hàng riêng được sở hữu hoặc thuê của một tổ chức khác được xem như một phần của chuỗi cung ứng. Tổ chức vận hành nhà kho của chính mình nhằm hỗ trợ các hoạt động chính. Điều này cho phép khả năng kiểm soát tốt hơn khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng, và cho phép tích hợp kho hàng với các hoạt động hậu cần lớn hơn. Kho hàng có thể được thiết kế lại theo nhu cầu của tổ chức, ở vị trí phù hợp, với qui mô phù hợp, phù hợp với yêu cầu về dịch vụ khách hàng và vvv… Truyền thông dễ dàng hơn với các hệ thống được tích hợp với tổ chức. Nó cũng tạo chi phí thấp (với lợi nhuận mà tổ chức khác cần có khi vận hành kho hàng), với những lợi thế về thuế và khả năng phát triển. Một lợi ích ít rõ ràng khác đến từ hình ảnh công ty, vì kho hàng riêng có thể tạo cảm giác tin tưởng và sự phụ thuộc lâu dài. Mặc khác, kho hàng riêng lại bao gồm chi phí cố định, trong đó chúng ta có thể tính đến các yếu tố như thuế bất động sản và lạm phát trong cấu trúc chi phí. Tỉ lệ chi phí hoạt động biến đổi của kho hàng thường tăng chậm hơn chi phí của kho hàng chung vì lợi nhuận và chi phí matketing cơ sở kho hàng chung. Kết quả là, tại một điểm nào đó, hai hàm chi phí sẽ gặp nhau. Thông thường, với qui mô thấp, kho hàng chung là lựa chọn tốt nhất. Khi qui mô tăng lên, các công ty có thể sử dụng kho hàng riêng sẽ hiệu quả hơn, họ có thể trang trải chi phí cố định cho số lượng sản phẩm lớn. Quan điểm này có vẻ đơn giản về bối cảnh mà nhiều doanh nghiệp đối mặt, đặc biệt các công ty với dòng sản phẩm đa dạng có thể vận hành từ 5 đến 100 kho hàng. Tuy nhiên, vì hai lý do, quan điểm đơn giản trên có thể phù hợp với cả những tình huống phức tạp. Thứ nhất, các công ty thường tăng thêm kho hàng từng cái một, và vì bối cảnh thị trường và chi phí khác nhau, nên việc lựa chọn ở mỗi thời điểm có thể giữa hai khả năng kho hàng chung và riêng. Thứ hai, ngay cả khi công ty tăng thêm cùng lúc nhiều kho hàng, bối cảnh địa phương thường rất khác nhau và đòi hỏi công ty phải phân tích mỗi kho hàng về vấn đề quyền sở hữu. Tại điểm này, sẽ phù hợp hơn khi thăm dò một số đặc điểm của công ty và sản phẩm của nó có liên quan đến việc sử dụng kho hàng riêng hoặc chung. Bảng 8.2 tóm tắt những đặc điểm này. Vì chi phí cố định, nên trường hợp sử dụng kho hàng riêng hòi hỏi phải có qui mô sản lượng tương đối lớn để tạo ra tính kinh tế. Vì chi phí cố định không tỉ lệ với qui mô sử dụng, nên công ty phải có được qui mô vận hành đủ để trang trải chi phí cố định nhằm đạt được chi phí trung bình thấp hơn các kho hàng chung. Phân tích này hàm chứa hai giả định. Một giả đinh, như hình 8.4 chỉ ra, chi phí biến đổi trên một đơn vị sản phẩm (độ dốc của hàm) đối với kho hàng riêng nhỏ hơn chi phí biến đổi trên đơn vị sản phẩm đối với kho hàng chung. Do vậy, kho hàng riêng sẽ không bao giờ rẻ hơn kho hàng chung. Một giả thuyết khác là tỉ lệ sử dụng hay sản lượng sẽ ổn định theo thời gian. Nếu điều này không đúng, công ty sẽ có vấn đề với quyết định về qui mô và sẽ không thể sử dụng không gian của mình một cách hiệu quả.
- 197 - Chương 8 - Kho hàng Tính ổn định của nhu cầu kho hàng phải được xem xét đối với các sản phẩm khác nhau. Nhiều công ty lớn và một số công ty nhỏ hơn có nhiều dòng sản phẩm và điều này giúp ổn định năng suất sử dụng kho hàng nhằm đạt được qui mô tận dụng được tính kinh tế của kho hàng riêng. Chẳng hạn như công ty General Foods hoặc General Mills. Khi mùa vụ café giảm xuống trong mùa hè, họ sẽ bán nhiều trà cho các khách hàng uống trà lạnh hơn. Một nhân tố khác dẫn đến việc sử dụng kho hàng riêng là khu vực thị trường sầm uất tương đối gần với kho hàng hoặc nhiều người bán tương đối gần với kho hàng cung ứng. Như trong phần trước đã nêu, tỉ lệ chuyến hàng nhỏ LTL tương đối cao trên một đơn vị đường dài. Tuy vậy, thanh toán cho tương đối nhiều các chuyến hàng nhỏ nhanh chóng tận dụng triệt để được lợi thế tiết kiệm mà các chuyến vận chuyển lớn đạt được. Kết quả là, trong các khu vực mà mật độ dân cư thấp, các công ty thường sử dụng một số kho hàng chung ở các vị trí khác nhau sẽ kinh tế hơn là kết hợp lại để đạt qui mô đủ vận hành cho một kho hàng riêng và lại phải phục vụ cho một phạm vi địa lý rộng. Một lý do khác mà kho hàng riêng giúp công ty đạt được lợi ích cao hơn liên quan đến mục đích kiểm soát. Vấn đề này có thể bao gồm việc kiểm soát các điều kiện vật lý về các vấn đề như an toàn hoặc độ lạnh và kiểm soát dịch vụ cho khách hàng và các phân xưởng. Một số nguyên vật liệu và hàng hóa thành phẩm rất dễ bị trộm cắp hoặc mất giá trị vì va chạm hoặc hư hỏng. Mặc dù kho hàng chung thường là những công ty uy tín và phải quan tâm cẩn thận đến hàng hóa được lưu giữ trong kho, nhưng xác suất mất mát vẫn cao hơn so với kho hàng riêng. Thậm chí nếu công ty cung cấp kho hàng chung có đền bù cho những mất mát thì sự mất mát về tài sản khách hàng hoặc tính hiệu quả trong sản xuất cũng có thể rất lớn. Ở một số vùng, các công ty cung cấp kho hàng chung sẽ không nhận lưu trữ một số hàng hóa đặc biệt vì bản chất dễ hỏng hoặc vì một số lý do khác. Nếu công ty sản xuất những sản phẩm này quyết định rằng việc tồn kho ở khu vực đó là quan trọng, thì lựa chọn duy nhất là sử dụng kho hàng riêng. Cạnh tranh về dịch vụ khách hàng cũng là một nhân tố kiểm soát khác ủng hộ việc sử dụng kho hàng riêng. Mặc dù lập luận này có thể dẫn đến việc sử dụng quá nhiều kho hàng riêng, tuy vậy nó đang ngày càng trở thành một lập luận quan trọng cho việc sử dụng kho hàng riêng. Điều này đặc biệt đúng với hệ thống phần mềm thông tin tinh xảo phối hợp việc kiểm soát tồn kho và xử lý đơn hàng. Một lập luận cuối cùng cho kho hàng riêng là có thể kết hợp việc sử dụng kho hàng với các nhu cầu khác tại địa phương của công ty. Chẳng hạn, các đại diện bán hàng và đại diện cung cấp dịch vụ khách hàng cũng có thể có văn phòng trong cùng một khu nhà, với tổng chi phí thấp hơn là có văn phòng ở hai vị trí khác nhau. Công ty nên kết hợp vấn đề này với các xem xét về chi phí khác. Các công ty hiện đang sử dụng hoặc dự tính sử dụng kho hàng riêng nhận định rằng các đặc điểm trên đây tương tác với nhau trong việc củng cố lựa chọn kho hàng riêng của họ. Vì họ có
- 198 - Quản trị chuỗi cung ứng qui mô sản lượng cao, ổn định, thị trường đông đúc, và nhu cầu phải đạt được khả năng kiểm soát, các công ty với dòng sản phẩm đa dạng thường tìm đến kho hàng riêng nhằm đạt được tính kinh tế trong phân phối hàng hóa và vì họ thường có nhiều nhà máy nên họ cũng sử dụng kho hàng riêng để đạt được tính kinh tế trong cung ứng vật chất. Đến đây chúng ta lại phải đặt ra câu hỏi vậy kho hàng chung có đạt hiệu quả về mặt kinh tế không. Câu trả lời là có. Thật vậy, nếu chúng ta lập luận ngược lại cho các đặc điểm đã phân tích để ủng hộ xu hướng sử dụng kho hàng riêng, chúng ta có thể nhận thấy rằng nhiều công ty sử dụng kho hàng chung rất hiệu quả. Một công ty muốn sử dụng kho hàng chung phải biết các loại dịch vụ khác nhau mà kho hàng cung cấp, cũng như các vấn đề về qui định và giá cả. Trước khi chuyển sang những chủ đề này, phần tiếp theo sẽ xem xét tầm quan trọng của kho hàng chung. b Kho hàng chung Trong chương 3 chúng ta đã lưu ý rằng tổ chức thường lựa chọn tập trung vào các hoạt động cốt lõi của họ và thuê ngoài một số khâu trong công tác hậu cần. Trong chương trước chúng ta cũng đề cập một khía cạnh của vấn đề này, theo đó việc tồn kho do người bán quản lý chuyển trách nhiệm quản trị tồn kho cho một tổ chức bên ngoài. Thông thường, hàng tồn kho vẫn giữ trong tổ chức, nhưng chúng được quản lý bởi nhà cung ứng. Hình thức phổ biến hơn của việc thuê ngoài là tổ chức thuê ngoài một phần đối với kho hàng của mình. Do vậy hàng tồn kho thật sự được bên thứ ba ở ngoài tổ chức lưu giữ. Kho hàng chung vận hành như một đơn vị kinh doanh độc lập, nó kiếm tiền bằng cách tính phí những người sử dụng kho hàng. Có nhiều loại kho hàng chung, bao gồm kho chứa hàng chờ nộp thuế, kho lạnh, tàu chở dầu và nhiều loại kho đặc biệt khác. Các cơ sở sẵn có thường rất linh hoạt do vậy tổ chức có thể sử dụng bất kỳ cơ sở nào mà mình muốn. Cũng có nhiều cách sử dụng chúng. Ở một cực, tổ chức có thể đơn giản thuê một khu vực trống trong kho hàng, cùng chia sẻ với các tổ chức khác. Tổ chức của bạn sẽ phải lo tất cả các khâu liên quan đến việc lưu kho và vận hành kho hàng. Ở một cực khác, tổ chức có thể hợp đồng với một bên thứ ba có nhiệm vụ đảm nhiệm tất cả các hoạt động về kho hàng. Với cách thức này tổ chức không sở hữu kho hàng, nhưng đề ra các tiêu chuẩn cần phải đạt. Những nhà cung cấp dịch vụ kho hàng có thể đạt được các tiêu chuẩn này bằng cách sử dụng năng lực thừa t các cơ sở sẵn có của mình, hoặc đầu tư cho những hoạt động lớn mà họ phải xây dựng và vận hành các cơ sở phức tạp và đặc biệt. Lợi ích cơ bản của kho hàng chung là tính linh hoạt của nó. Chúng có thể được sử dụng để thích ứng với những thay đổi trong ngắn hạn về nhu cầu mà không phải mua hoặc loại bỏ các cơ sở kho hàng. Sau đây là một số lợi ích khác: • Tính linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu thay đổi, có thể là tính mùa vụ • Khả năng cung cấp các kỹ năng và kinh nghiệm mà tổ chức không thể tự có
- 199 - Chương 8 - Kho hàng • Khả năng tiếp cận với những thiết bị và thực tiễn mới nhất • Tránh những đầu tư về vốn lớn, tạo ra lợi nhuận trên đầu tư cao hơn • Dễ dàng tiếp cận với vùng địa lý rộng hơn • Cho phép các thử nghiệm ngắn hạn về việc vận hành trong các vùng địa lý mới • Sử dụng kinh tế theo qui mô để giảm chi phí tồn kho • Kết hợp việc giao hàng với các tổ chức khác nhằm giảm chi phí vận chuyển • Chất lượng cao được đảm bảo và dịch vụ hiệu quả. • Tính linh hoạt trong việc đáp ứng các điều kiện thay đổi, loại bỏ rủi ro công nghệ lỗi thời. Các lợi ích này cân đối với việc mất khả năng kiểm soát. Đây cũng là vấn đề về chi phí. Kho hàng chung có thể hiệu quả và đủ lớn để đạt được kinh tế theo qui mô, nhưng chúng cũng phải tạo ra lợi nhuận, theo định nghĩa là phải tạo ra doanh thu lớn hơn chi phí. Các phân tích cẩn trọng là cần thiết để tìm ra sự cân bằng của các chi phí này. Xu hướng trong những năm gần đây rõ ràng là sử dụng các kho hàng chung45. Điều này cho phép các tổ chức tập trung vào hoạt động cốt lõi của mình và sử dụng tính chuyên gia của các công ty kinh doanh kho hàng chuyên nghiệp. Nó cũng có thể hình thành nền tảng của chính sách thuê ngoài các dịch vụ hậu cần khác, như vận chuyển. Sự dịch chuyển theo hướng thuê kho hàng bên ngoài là cách phổ biến nhất của công tác kho bãi, phối hợp giữa kho hàng chung và riêng. Một tổ chức sử dụng kho hàng riêng cho những nhu cầu cơ bản và nền tảng, sau đó sẽ linh hoạt thuê kho chung bên ngoài cho những nhu cầu lớn hơn phát sinh. Theo một nghiên cứu, kho hàng có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu ở những điểm cao nhất sẽ chỉ vận hành hết công suất khoản 75 đến 85% thời gian. Do vậy, lựa chọn tối ưu là có kho hàng riêng có năng lực cho đủ 75-85% tổng thời gian cao điểm này và sử dụng kho hàng chung cho phần thời gian còn lại. Với cách sắp xếp như vậy (minh hoạ trong hình 11.2) tổ chức có thể đạt được tỉ lệ phục vụ của kho hàng là 90%6. Phần trước chúng ta đã đề cập đến sự tăng trưởng của việc sử dụng kho hàng riêng nhằm đạt được khả năng cạnh tranh về dịch vụ khách hàng. Điều này không có nghĩa là kho hàng chung đang giảm sút hoặc thậm chí vẫn không thay đổi. Ngược lại, kho hàng chung đang tăng trưởng và ngày càng phát triển và là một ngành năng động và đổi mới. Đặc biệt, kho hàng chung đối với 4 Anon. (1999) The rise of the Informediary, The Economist, 351, 8215 5 Hurdock B. (2000) Ten 21st century warehouse trends, DSN Retailing Today, 39(15), 14 6 Doerflinger T.M., Gerharty M. And Kerschner E.M. (1999) The Information Revolutiobn Wars, Paine-Webber Newsletter, New York.
- 200 - Quản trị chuỗi cung ứng hàng hóa thông thường, mà hầu hết các công ty đều sử dụng thường xuyên, đang tăng trưởng một cách nhanh chóng. Công ty với mức tồn kho tích lũy không cao hoặc nhu cầu về không gian kho hàng biến đổi theo mùa nhiều sẽ không thể sử dụng kho hàng riêng một cách hiệu quả và thường xuyên. Các chuyến giao hàng của công ty với số lượng nhỏ với khoảng cách dài (đến các khách hàng và nhà máy ở xa) cũng sẽ tìm đến kho hàng chung để tiết kiệm, hoặc khi một công ty mới tham gia vào một khu vực thị trường ở đó mức bán hàng và tính ổn định còn chưa cao. Với những điều kiện như vậy thường cần đến kho hàng chung cho đến khi công ty thâm nhập một cách hiệu quả vào thị trường. nếu việc kinh doanh trên thị trường thành công và kinh nghiệm chỉ ra được qui mô và tính ổn định đủ để thay thế bằng kho hàng riêng, công ty sẽ tiến hành đầu tư. Lý do đầu tiên và quan trọng nhất đối với việc sử dụng kho hàng chung là vấn đề tài chính, nó không đòi hỏi đầu tư hoặc đầu tư hạn chế. Khi công ty tự xây dựng có nghĩa là đã cam kết lâu dài về mặt tài chính. Tuy nhiên, công ty được bù đắp cho rủi ro đầu tư thông qua việc khai thác một cách sinh lợi hoặc bán lại cơ sở kho hàng. Đối với các kho hàng tự động hóa, việc xem xét tính lạc hậu của cơ sở vật chất cũng phải nhạy bén hơn. Bằng cách sử dụng kho hàng chung, các công ty có thể tránh được những đầu tư về vốn và các rủi ro về tài chính khi sở hữu kho hàng của chính mình. Một lợi thế thứ hai của kho hàng chung là tính linh hoạt. Một công ty có thể thuê không gian kho hàng cho một khoảng thời gian 30 ngày, điều này cho phép công ty phản ứng một cách nhanh chóng với những biến đổi của nhu cầu hoặc những thay đổi về chất lượng của dịch vụ vận tải. Khám phá thị trường mới đòi hỏi tính linh hoạt của vị trí địa lý. Kho hàng chung cho phép công ty tung sản phẩm một cách nhanh chóng, mở rộng thị trường hoặc rút lui khoi một thị trường mới, chưa được thử nghiệm mà không kéo dài chi phí phân phối. • Dịch vụ của kho hàng chung Nhân sự của kho hàng chung có thể thực hiện các nhiệm vụ như kiểm tra, lắp ráp, dán nhãn giá và dán nhãn lô hàng. Ngoài ra, họ cung cấp dịch vụ bao gói, nhận đơn đặt hàng, stretch wrapping, thực hiện đơn hàng và EDI hoặc truyền thông tin qua Internet. Kho hàng hợp đồng, một nhóm nhỏ của kho hàng chung, cung cấp dịch vụ chuyên biệt hơn chỉ dành cho những khách hàng quan trọng hoặc đặc biệt. Kho hàng hợp đồng có thể là một lựa chọn để thay thế kho hàng riêng. Kho hàng chung có thể cung cấp, với mức giá phải chăng, hầu hết các dịch vụ như của kho hàng riêng. Ngoài ra, kho hàng chung có thể cung ứng hai dịch vụ kho hàng truyền thống : dịch vụ kho hàng chờ nộp thuế và khu vực kho hàng. Trong cả hai trường hợp, những nhà quản lý kho hàng chung đều chịu trách nhiệm về hàng hóa, các vấn đề về nhận hàng và không thể giải phóng hàng cho đến khi người yêu cầu đáp ứng đủ một số điều kiện.