Đề cương Quản trị nhân sự trong văn phòng

1

Ề ƯƠ Ố Ỳ Đ  C Ậ NG ÔN T P CU I K

Ự Ả Ị MÔN: QU N TR  NHÂN S  TRONG VĂN PHÒNG

ổ ồ ề ả ị ự BÀI 1: T ng quan v  qu n tr  ngu n nhân l c

ơ ả ủ ứ ả ồ ị ự 1. Các ch c năng c  b n c a qu n tr  ngu n nhân l c

ệ ự ệ ữ ự ả ả ồ ị ị ở ệ

2. S  khác bi

t gi a Qu n tr  ngu n nhân l c và Qu n tr  nhân s  hi n nay Vi t

ự Nam

ư ế ề ộ ủ ệ ả ị ị ự 3. Quan ni m c a anh (ch ) nh  th  nào v  m t nhà Qu n tr  nhân s ?

ủ ự ả ị 4. Vai trò c a phòng Qu n tr  nhân s  trong các CQ, TC, DN

Bài t p 1:ậ

ự ủ ể ệ ả ả ấ ị

1. Li

t kê ít nh t 5 tiêu chí đ  đánh giá hi u qu  qu n tr  nhân s  c a 1 CQ, TC,

ệ DN

ệ ự ủ ể ấ

2. Li

ộ t kê ít nh t 5 tiêu chí đ  duy trì và đ ng viên nhân l c c a 1 CQ, TC, DN

ế ố ườ ủ ộ ớ

3. Ch n 1 y u t

ng bên ngoài, phân tích tác đ ng c a nó t i công tác

ọ ả ị môi tr ự qu n tr  nhân s  trong CQ, TC, DN

Bài t p 2:ậ

ọ ườ ủ ế ộ

1. Ch n 1 y u t

ng bên trong và phân tích tác đ ng c a nó đ n công

c a môi tr ự ả ị ế ố ủ   tác qu n tr  nhân s

ự ụ ề ả ị ị

2. Chính sách và quy đ nh liên quan v  Nhân s  có tác d ng gì trong Qu n tr  nhân

s ?ự

ể ụ ự ủ ườ ữ ộ ị

3. Chính sách tuy n d ng nhân s  c a CQ, TC, DN th

ng quy đ nh nh ng n i

dung nào?

Bài t p 3:ậ

ề ươ ề ữ ủ ộ

1. Chính sách ti n l

ị   ng c a CQ, TC, DN quy đ nh v  nh ng n i dung nào?

ệ ệ ậ ậ ộ ộ

2. Công vi c nào do b  ph n chuyên môn làm, và công vi c nào do b  ph n nhân

ự s  làm?

ể ụ ề ấ

a. Đ  xu t tuy n d ng

ể ấ b. Cung c p các bi u

ẩ ự ị ọ c. Xác đ nh tiêu chu n l a ch n

2

ế ể ụ

d. Vi

t thông báo tuy n d ng

ọ ồ ơ ế ậ

e. Ti p nh n và sàng l c h  s

ể ỏ ọ ấ f. Ph ng v n tuy n ch n

ệ ệ ậ ỏ ề g. Th a thu n đi u ki n làm vi c.

BÀI 2: Phân tích công vi cệ

ư ệ ị

Hãy phân tích công vi c c a 3 v  trí công vi c: chuyên viên văn th , chuyên viên  ữ ệ ủ ữ ớ ư ầ ư l u tr , th  ký văn phòng v i nh ng yêu c u sau:

ấ ừ ạ ấ ạ ỏ ả ỏ ể 1. So n 1 b n câu h i đ  ph ng v n t ng lo i chuyên viên này (ít nh t 10 câu h i)

ỏ ệ ỏ (câu h i phân tích công vi c)

ệ ệ ả ả ả công vi c, b ng yêu c u chuyên môn công vi c, b ng tiêu

ả ạ 2. So n b n mô t ả ẩ ế ứ ệ ị ị

ệ ủ ị ữ ư ư ư ầ   ừ chu n k t qu  công vi c c a v  tr  công vi c cho t ng v  trí ch c danh chuyên  viên văn th , chuyên viên l u tr , th  ký văn phòng

ự ể ụ BÀI 4: Tuy n d ng nhân s

ầ ủ ắ ọ ị

ế 1. Vi ệ t 1 thông báo tuy n d ng đ y đ  thông tin nh ng ng n g n cho v  trí công  ạ ể ụ ả ị vi c là chuyên viên qu n tr  văn phòng t ư i công ty.

ứ ể ợ ở ể t k  1 bi u m u t ng h p dùng đ  ghi chép và đánh giá  ng viên vòng

ể ẫ ổ ế ế 2. Thi   ọ ấ ỏ ph ng v n tuy n ch n

ỏ ắ ệ ể ể ấ ệ 3. So n ít nh t 10 câu h i tr c nghi p IQ và 10 câu h i tr c nghi m EQ (đ  tuy n

ỏ ắ ị ả ạ   ụ d ng chuyên viên qu n tr  văn phòng)

ệ ữ

4. Phân bi

t gi a IQ và EQ.

ạ ể ụ ỏ ể ấ ỏ ệ ớ ằ ỏ

5. So n ít nh t 10 câu h i đ  ph ng v n tuy n d ng (Phân bi

t v i câu h i nh m

ấ   phân tích công vi c)ệ

ế ậ ể ụ ơ ự ọ t l p quy trình tuy n d ng nhân viên cho c  quan (t ơ ạ    ch n lo i hình c

6. Thi quan)

ế ầ ế ế ả ạ ả ầ ơ

7. Khi nào thì c  quan c n tinh gi n biên ch ? K  ho ch tinh gi n biên ch  c n có

ữ nh ng thông tin gì?

ệ ả ự ồ ệ ể ạ BÀI 5 & 6: Đánh giá hi u qu  làm vi c & Đào t o, phát tri n ngu n nhân l c.

ấ ượ ệ ủ ệ ả ườ ộ

1. Đ  nâng cao ch t l

ng đánh giá hi u qu  làm vi c c a ng i lao đ ng, các c ơ

ổ ứ ể quan, t ch c nên làm gì?

3

ệ ủ ệ ớ ự ạ 2. T i sao đánh giá năng l c làm vi c c a nhân viên có quan h  v i đào t o và phát

ạ tri nể

ệ

ừ ượ ổ ẫ ể ủ   c b  nhi m làm chánh văn phòng c a công ty XNK. Công ty có xây  ệ ủ ư ư ệ ả

ờ ộ

ượ ể

ư ể ạ ẫ ự ả   c ch m theo thang đi m 5đ. A r t lúng túng khi nào thì  ấ ng d n ch m đi m

3. A v a đ ữ ự d ng bi u m u đánh giá hi u qu  làm vi c c a nhân viên văn th , l u tr .  Trong đó, có m t tiêu chí đánh giá là   th i gian d  th o công văn trình phê        duy tệ  ấ ấ    . Tiêu chí này đ ướ ấ ch m nhân viên 5đ, 4đ hay 3đ. B n hãy giúp A đ a ra h cho tiêu chí này

ậ ả ề ệ ể ế ấ ậ ẫ ng d n cách ch m đi m cho tiêu chí đánh giá v  vi c ti p nh n

ướ 4. L p b ng h ế ủ ể ư công văn đ n và chuy n công văn đi c a nhân viên văn th

ề ế ữ

5. Trong đi u ki n kinh phí có h n, hãy s p x p th  t

ạ   u tiên đào t o cho nh ng

ạ ủ ơ ệ ạ ả ầ ắ nhu c u đào t o sau đây c a c  quan, gi ứ ự ư i thích vì sao?

ư ệ ử ề ế ả ỹ

6. Bài gi ng v  các k  năng giao ti p qua th  đi n t

(Email)

Ụ Ụ M C L C

Bài 1........................................................................................................................ 05

­ Bài t p 1ậ

.......................................................................................................21

­ Bài t p 2ậ

.......................................................................................................23

­ Bài t p 3ậ

.......................................................................................................29

Bài 2........................................................................................................................ 38

Bài 4........................................................................................................................ 77

Bài 5 & 6................................................................................................................. 91

4

Ộ Ế N I DUNG CHI TI T

Ổ Ồ Ự Ả Ị BÀI 1: T NG QUAN QU N TR  NGU N NHÂN L C

1.

ơ ả ủ ứ ự ồ ả ị Các ch c năng c  b n c a Qu n tr  ngu n nhân l c.

ể ụ ử ụ ứ ự ồ

­ Nhóm ch c năng thu hút, tuy n d ng, s  d ng ngu n nhân l c:

ướ ủ ố ượ Ch c năng này h ả ng đ n m c đích đ m b o có đ  s  l ng nhân viên

ụ ệ ủ ơ ổ ứ ệ ợ

 ớ v i các t

ứ ả ế ố ấ  ch t phù h p cho công vi c c a c  quan, t ch c, doanh nghi p.

ể ượ ể Đ  có th  tuy n đ

ể ặ c h t c  quan, t ướ ườ c đúng ng ứ ả ệ

ứ ơ

ử ụ ờ ị ổ  ế ơ ạ   ế ng, k  ho ch ự    ch c, hay k  ho ch s n xu t, kinh doanh và th c ượ   c đó, xác đ nh đ

ứ ạ ộ ạ ữ ế ể ườ ệ ể ầ ướ ệ i cho đúng vi c, tr  ị ế ượ ch c ho c doanh nghi p ph i căn c  vào chi n l c, đ nh h ấ ạ ả ổ ủ ho t đ ng c a c  quan t ể ừ ệ ạ i. Đ  t tr ng s  d ng nhân viên trong th i đi m hi n t nh ng công vi c nào c n tuy n thêm ng i.

ứ ạ

Nhóm ch c năng tuy n d ng th ự ể ụ ệ ữ ắ ậ ỏ ồ   ng có các ho t đ ng: Ho ch đ nh ngu n ử và x

ạ ộ ệ ổ ứ ư ệ ề ồ ườ ị  ấ nhân l c, phân tích công vi c, ph ng v n, tr c nghi m, thu th p, l u gi ự ủ ơ lý các thông tin v  ngu n nhân l c c a c  quan, t ch c, doanh nghi p.

(cid:0) ạ

ị ầ ầ ồ ề ệ ổ i c  quan, t

ế ệ ạ ệ  ể    i vào công vi c gì

ế ợ ườ ộ ự Là quá trình xem xét m t cách có h Ho ch đ nh nhu c u nhân l c:   ứ ự ạ ơ ố th ng các nhu c u v  ngu n nhân l c t  ch c, doanh nghi p, đ ể ả ạ v ch ra k  ho ch làm th  nào đ  đ m b o s  d ng đúng ng và vào lúc nào thì thích h p (Đúng ng ả ử ụ ườ ệ i, đúng vi c, đúng lúc).

ư ậ ỏ

ả ệ ẽ ể ả ộ

ườ ư ấ ủ ng phòng VP – TK – TP, Ch  t ch ph

ậ ủ ị ả ườ ả ể ạ ả

ưở ư ể ả ư ế ả ố Ví d : ụ T i UBND ph ạ   ng Bình H ng Hòa có quy mô nh  nên sáp nh p 3 m ng Văn ố phòng – Th ng kê – T  pháp vào m t phòng đ  qu n lý. Do v y, công vi c s  tăng   ệ   ề thêm. Theo đ  xu t c a tr ng xét duy t ư tuy n thêm nhân viên văn th  đ  tham m u quá trình so n th o văn b n, qu n lý văn   ồ ơ ả b n đi, đ n, qu n lý h  s  cho m ng Th ng kê, t pháp.

(cid:0) ị ị

ể Phân tích công vi c  ệ   d  ki n đ nh biên:   ặ ấ ủ ữ ệ ả ả

ệ ụ ể ế

ữ ả

ả ờ i cho nh ng câu h i: Nhân viên ph i làm gì? Làm th  nào đ ở ệ ế ỗ ợ ượ ệ ề ệ Là quá trình xác đ nh yêu   ệ   ầ c u, đ c đi m, b n ch t c a công vi c, dùng bi n pháp kh o sát nh ng nhi m ệ ấ   ữ ụ v  và nh ng hành vi liên quan đ n m t công vi c c  th . Đánh giá công vi c  y. ể  ấ Th c ch t là tr  l ế    đâu? Và đi u ki n h  tr  cho gi ự ế ệ ộ ự ỏ ả i quy t công vi c này? Vi c này đ c làm

5

ữ ẽ ượ ả ờ

ị ệ ượ ạ ộ ệ ế i sau khi công vi c đ t ki m lao đ ng l ự  c phân tích (d ệ   i nâng cao hi u

ự ả ọ ỏ c tr  l h ?... Nh ng câu h i này s  đ ế ừ ạ ộ ki n đ nh biên). Ho t đ ng này v a giúp ti ồ ị ả qu  trong qu n tr  ngu n nhân l c.

ư ể ụ ả

ả ườ ầ

ữ ư ế ả ư ả ả

ừ ả

ẽ ế ầ ư ạ ể ồ ệ ầ

ữ ữ ẩ ư ể

ị ứ ề ữ ạ Ví d : ụ Mu n tuy n d ng nhân viên vào v  trí văn th  thì c n ph i phân tích công  vi c ệ   ầ ị ố ộ   ả ắ ầ ượ c tình hình văn b n l u đ ng này c n làm nh ng gì, ng i qu n lý c n ph i n m đ ạ ế ả ườ ạ   ng nh  th  nào, quá trình qu n lý văn b n đi đ n, quá trình so n th o, tham t i ph ư ố ượ ng nhân viên bao nhiêu cho m u văn b n cho lãnh đ o... T  đó s  bi   t c n s  l ố ứ   ố ớ ườ ữ i mu n  ng nh ng công vi c đó. Đ  r i, chúng ta đ a ra yêu c u đ i v i nh ng ng ế ề ử ỉ ỉ ậ ư ư c  vào v  trí văn th  (có hi u bi   t v  công tác văn th  – l u tr , c n th n, t  m , có ế ữ ọ ế ki n th c v  tin h c, ngo i ng  và bi ậ  bí m t...). t gi

(cid:0) ể ố

ề ợ ọ ố ượ ử ấ ọ

Thu hút, tuy n ch n và b  trí nhân l c:  ườ ầ ủ ứ i tài, ch n trong s  đó  ng c  viên nào phù h p nh t, đáp  ng đ ầ ủ ơ ị ệ ể ắ ứ ế ệ ự Làđ  ra các chính sách đ  thu ể     c các ổ

ứ ệ hút ng yêu c u c a công vi c đ  s p x p vào v  trí công vi c đang c n c a c  quan, t ch c, doanh nghi p.

ư ả ợ

ể ạ ộ ọ

ứ ươ ả ệ ứ ỏ ự ấ

ị ể ế ể ụ ườ ồ ơ ị ư ắ ườ ế ợ ể   ỗ ợ ề Ví d : ụ Thu hút: Đ  ra các chính sách nh  là m c l i, b o hi m, ng, h  tr , phúc l ầ   ự ụ ấ i làm qu n tr  nhân s  căn c  vào các yêu c u ph  c p đ c h i... Tuy n ch n:  Ng ế   ố ớ đ i v i nhân viên văn th , xem xét h  s  xin vi c đ  ti n hành ph ng v n tr c ti p, tìm ra ng i phù h p và s p x p vào v  trí đang tuy n d ng.

ệ ạ Do các công vi c t

ổ ứ ệ ượ ể

ị ể ự ệ ạ ơ ụ ả ệ ể ạ

ả ồ ể ồ ể

ườ ạ ự ữ ố ả ộ t, mà ph i ngày càng ph i phát huy t

ệ ả ủ ứ

y không nh ng không c n ki ữ ụ ứ ự ả ả ủ ệ ồ ự ị ứ ự i c  quan, t  ch c, doanh nghi p khá đa d ng nên sau ố   c tuy n thì nhà khi thu hút, tuy n d ng và b  trí công vi c cho nhân viên đ ả ư   qu n tr  nhân s  ph i ph i đ a ra bi n pháp đ  đào t o, phát tri n và duy trì ồ i là m t ngu n tài nguyên quý. Đ  ngu n tài nguyên ngu n nhân l c. Con ng   ả ấ   i đa tính ị h u d ng c a nó thì các nhà qu n tr  nhân s  ph i th c hi n 2 ch c năng sau.Và   2 ch c năng này cũng chính là 2 ch c năng c a Qu n tr  ngu n nhân l c.

ứ ể ạ

­

Nhóm ch c năng đào t o & phát tri n:

ứ ủ ọ

ơ

ỹ ạ t đ  hoàn thành t

ứ ố t công vi c đ ự ể ố ượ ệ

 ả đ m b o cho nhân viên trong c  quan, t ề ầ trình đ  lành ngh  c n thi ki n cho nhân viên đ

ự ệ   Nhóm ch c năng này chú tr ng vi c nâng cao năng l c c a nhân viên, ệ ổ ả    ch c, doanh nghi p có các k  năng, ề   ệ ượ ộ c giao và t o đi u i đa các năng l c cá nhân. ế ể c phát tri n t

ạ ứ ạ ộ ườ ự ệ

Nhóm ch c năng đào t o, phát tri n th ệ ạ ấ

ệ ồ ưỡ ự ế ậ ả

ứ ệ ụ ỹ ạ ộ ộ ộ

ả ướ ệ ệ ể ư   ng th c hi n các ho t đ ng nh :  ỹ ướ   ng nghi p, hu n luy n, đào t o k  năng th c hành chuyên môn cho nhân h ậ ậ ng nâng cao trình đ  và c p nh t ki n th c qu n lý, k  thu t công viên; b i d   ơ ả   ộ ệ ngh  cho cán b  qu n lý và cán b  chuyên môn nghi p v . (2 ho t đ ng c  b n: ấ Hu n luy n và H ng nghi p)

6

ớ ầ ẩ

ầ ể ộ ượ

ộ ạ ầ ệ ộ ả ạ ạ ỹ ệ ộ i Vi

c tin dùng t t Nam, công ty Unilever t ủ ể ả ả

ạ

ố ẹ ể ả ệ ễ

ở ộ ụ ầ ộ

ữ ệ ể ạ ớ ớ

ồ ưỡ ế ả

ở ớ ệ ả ẩ ộ ộ Ví   d :ụ   T p   đoàn   Unilever   tung   ra   m t   s n   ph m   d u   g i   m i   mang   tên ậ   ể   i M . Đ  kinh doanh và phát tri n Trésemmer. Đây là hãng d u g i đ ề hãng d u g i này t   t Nam đã đi u đ ng nhân viên i Vi ẩ   phòng Marketing, nhân viên phòng PR, và PG c a công ty đ  qu ng bá cho s n ph m ể   này. Tuy nhiên, bên c nh đó, công ty đã tuy n thêm nhân viên cho phòng PR đ  phân ộ ố ỉ ệ ệ ể ọ ở ổ   b  đi m t s  t nh thành  t đ p và vi c qu ng bá t Nam. Đ  m i vi c di n ra t  Vi ị ườ ẩ ả   ng tiêu th  cho d u g i Trésemmer, công ty Unilever đã s n ph m, m  r ng th  tr ọ  ấ ở ế ti n hành m  các l p hu n luy n cho nh ng nhân viên PR m i vào, đ  đào t o cho h ng cho nhân viên Marketing cách qu ng cáo, giao ti p thành công… Và m  l p b i d   ả ề ủ nâng cao trình đ , tay ngh  c a mình trong vi c bán hàng, qu ng bá s n ph m…

Ví d :ụ  M c dù đã là nh ng nhân viên văn th , l u tr

ư ườ ng v n liên h  v i tr

ặ ẫ ư ữ ệ ớ ườ ố ư ư ọ ấ ữ ề ớ

ư ư ữ ụ

ườ   ữ ạ ng i các UBND ph  t ộ ạ ọ   ng Đ i h c Khoa h c Xã h i Nhân văn TP.HCM ệ ệ ể ổ ứ    ch c các l p hu n luy n v  nghi p v  công ồ ưỡ ằ   ng thêm v  k  năng ị ả ữ ạ ộ ọ ồ nh ng  ph ụ hay Trung tâm L u tr  Qu c gia II đ  t ề ỹ tác văn th , l u tr  cho các nhân viên này nh m m c đích b i d ự cho h . Đây chính là m t trong nh ng cách đào t o trong qu n tr  ngu n nhân l c

ứ ự ồ

­ Nhóm ch c năng duy trì ngu n nhân l c:

ứ ử ụ ệ ệ ọ

ồ ự ứ ệ ổ

ơ ỏ ơ

ố ẹ ồ ể ứ ố ệ ộ ơ ả  ế  Nhóm ch c năng này chú tr ng đ n vi c duy trì và s  d ng có hi u qu ứ    ch c, doanh nghi p. Nhóm ch c năng này ngu n nhân l c trong c  quan, t g m hai ch c năng nh  h n là kích thích, đ ng viên nhân viên và duy trì, phát   tri n các m i quan h  lao đ ng t ộ t đ p trong c  quan.

ạ ộ ơ ả ứ ư  Nhóm ch c năng này có các ho t đ ng  c  b n nh :

(cid:0) ệ ủ ả ự ệ ệ Đánh giá hi u qu  th c hi n công vi c c a nhân viên;

(cid:0) ệ ố ự ả ộ Xây d ng và qu n lý h  th ng thù lao lao đ ng;

(cid:0) ế ậ ụ ấ ụ ợ ả Thi t l p và áp d ng các chính sách ph  c p, phúc l ể   i, b o hi m

xã h i.ộ

ự ệ

ệ ữ ạ ộ ề ữ ả

ầ ấ ắ ứ ể

ệ ệ ể , an

ự ủ ự ể ồ

ể ả ọ ơ Ví d :ụ  Trong công ty có nh ng đ i ngũ nhân viên làm vi c tích c c , luôn hoàn   ế ộ  ố ậ t công vi c mà nhà lãnh đ o đ  ra vì v y công ty c n ph i có nh ng ch  đ thành t ưở ỉ ậ ữ   khen th ng x ng đáng cho nh ng cá nhân, t p th  xu t s c đó. Đó không ch  là ủ ồ ộ i nhân viên trong quá trình làm vi c mà còn đ  duy trì ngu n đ ng viên , khích l   ế   ể ồ ngu n nhân l c c a công ty. Đ  ngu n nhân l c đó khi nào cũng có th  phát huy h t m i kh  năng mà mình có giúp công ty ngày càng phát tri n h n.

ườ ư ư

ự ủ ệ ệ ấ

ườ ự ệ ộ

ng. Các cán b , nhân viên luôn làm vi c tích c c, hoàn thành t ỉ ạ ườ ưở ề ậ Ví d : ụ Trong UBND ph ề là văn phòng th c hi n nhi u công vi c nh t vì nó h i t ph lãnh đ o đ  ra. Vì v y, ph ố ng Bình H ng Hòa, Văn phòng – Th ng kê – T  pháp ả ộ ụ ả  c  3 m ng c a UBND ố t công vi c mà ng, ngh  phép cho các cá ệ ế ộ ng luôn có ch  đ  khen th

7

ữ ủ ơ ụ ấ ư ộ

ệ ạ ệ ấ y mà tr

ưở ệ ườ ượ ắ ộ ng đ

ọ ẫ ụ ượ ộ ớ ơ ứ ơ ố ạ ế ộ nhân trong VP và có ch  đ  ph  c p đ c h i cho nhân viên L u tr  c a c  quan (làm ồ vi c t ng phòng VP – TK – TP và i VP). Chính ngu n đ ng viên, khích l các cán b  khác đã g n bó v i ph c 12 năm. Hi n nay, h  v n còn góp công, góp s c cho c  quan và giúp c  quan hoàn thành t ệ t các nhi m v  đ c giao.

ồ ứ ự ứ

ấ ộ ễ ể

ộ ườ ế

ữ ọ ươ ướ ể ả ươ c đ  tr  l

ứ ữ ng. Nh ng ng ng theo năng l c. Nh ng  ng viên đã đ ữ ữ ọ

ử ụ ứ ườ ằ ọ ệ ể ả

ả ườ ơ ể ụ ộ

ộ ổ ứ ủ ộ ộ

ệ ứ ứ ế ạ

ề ề ọ ấ ấ ọ   Nhóm ch c năng duy trì ngu n nhân l c là nhóm ch c năng quan tr ng ả ồ ự ượ   ng.Nói m t cách d  hi u, đây là nh t.Vì đây là nhóm ch c năng b o t n l c l ả ủ ứ   ươ ậ ng s  d ng k t qu  c a 2 nhóm ch c i làm l b  ph n làm l ộ  ượ ự c ch n thì b năng tr ề ấ ả ậ   i này đã qua r t nhi u công ph n này ph i tìm cách gi  chân h . Vì nh ng ng ổ ả ế ộ  ữ ạ đo n đ  sàng l c. Có nh ng c  quan ph i tr  giá b ng vi c thay đ i c  ch  đ ả  ươ ệ l i lao đ ng m t cách có hi u qu ng, m c đích là làm sao đ  khai thác ng ơ ấ    ch c, doanh nghi p (M t bài nh t. Đây là m t bài toán khó c a các c  quan, t toán khó v  ti n b c và công s c).Chính vì th , đây chính là nhóm ch c năng khó   nh t, quan tr ng nh t.

ả ị ữ ự ồ ả ị t gi a Qu n tr  ngu n nhân l c và Qu n tr  nhân s ự

ệ ự 2. hi n nay S  khác bi ở ệ  Vi ệ t Nam

­ Khái ni m:ệ

ộ ả ả ự Qu n tr  nhân s  bao g m toàn b  các bi n pháp và th

ả ị  Qu n tr  nhân s :  ụ i quy t t

ả ị ủ ộ ệ t c  các tr ị ồ  ch c và gi ệ i m t lo i công vi c nào đó. Qu n tr  nhân s  đ

ộ ả ị

ấ i con ng ế ấ ả ả ả i quy t t i g n v i công vi c c a h  trong b t c

ộ ổ ứ ạ ơ ả ủ ườ ắ ộ ừ

ớ ạ ộ ự ự ả ị ậ ự ắ ộ ị

ả ệ ổ ứ ấ ứ ộ ứ ự ề ơ ị

ủ  ự ườ   ụ ng t c áp d ng cho nhân viên c a m t t ự ượ   ớ ợ c h p x y ra có liên quan t ế ấ   ứ ể t hi u là m t trong các ch c năng c  b n c a quá trình qu n tr , gi ấ ứ  ệ ủ ọ ớ ề ả c  các v n đ  liên quan t ọ ừ   ổ ứ  ch c nào.Qu n tr  nhân s  là m t ho t đ ng v a mang tính khoa h c v a t ế   ề mang tính ngh  thu t vì qu n tr  nhân s  là m t lĩnh v c g n bó nhi u đ n ự   văn hoá t  ch c và ch a đ ng nhi u giá tr  nhân văn h n b t c  m t lĩnh v c ị qu n tr  nào khác ị ả ả ạ ộ ồ

 Qu n tr  ngu n nhân l c:

ể ụ ộ ự ượ ạ

ấ ả ể ả ệ ủ ơ ợ ử  ng lao   ề  ệ

ấ ượ ể ự  là t t c  các ho t đ ng đ  thu hút, tuy n d ng, s ữ ụ d ng, đánh giá, đào t o và phát tri n, b o toàn và gi  gìn m t l c l ổ ứ ầ ộ  ch c, doanh nghi p v đ ng phù h p v i yêu c u công vi c c a c  quan, t ả ố ượ c  s  l ng. ớ ng và ch t l

ả ự ồ ả ị Các tiêu chí ị Qu n tr  nhân s ự Qu n tr  ngu n nhân l c

ộ ầ

ụ ườ ố

Quan   đi mể   ề ử ụ   v   s   d ng nhân viên

ườ ề ồ ế ố  chi phí đ u vào Lao đ ng là y u t   ồ   ị ẽ ử ụ ả ( nhà qu n tr  s  s  d ng d ng ngu n ỗ ủ ố   v n   c a   m i   cá   nhân   sao   cho   năng ấ ấ ượ ủ   ng   công   vi c   c a su t   và   ch t   l ả ố   ạ ượ ế ỗ i i đ u  đ t đ m i ng ệ c k t qu  t ả i   là   tài   s n,   là   Con   ng ầ ượ   ồ c ngu n   v n   quý   c n   đ ằ   ể ầ ư  và phát tri n. Nh m đ u t ạ ự ỏ   mang  l i  s   th a   mãn  cho ờ   cá nhân, đ ng th i đóng góp

8

ổ ứ đa có th ).ể cho t ch c.

ự

ư ế ọ ẽ ự

ọ ệ ắ ệ

ờ ổ t ọ ế

ượ   ồ c Khi   ngu n   nhân   l c   đ ọ ẽ ầ ư ỏ    th a đáng, h  s  có đ u t ả  ể ữ ơ ộ c  h i phát tri n nh ng kh ề   năng cá nhân ti m tàng, yên ớ ơ   tâm, g n bó v i c  quan và ơ  ề đóng   góp   nhi u   cho   c ứ quan,     doanh   ch c, nghi p.ệ ả

ồ ự ố ặ

ớ ấ ợ ạ ự ế ọ ế ấ ự ữ ấ

ể   Ví d  :ụ   Trong m t Cty A, khi tuy n ộ   nhân viên vào cty thì h  s  quan tâm nhân viên đó có năng l c nh  th  nào,   ể ử  ỹ k  năng làm vi c h  ra sao,.. đ  s ỗ ọ ụ   d ng   h   trong   m i   công   vi c   khác    làm  trên cty  h   còn nhau,   ngoài  gi ề ệ ượ c giao vi c v  nhà làm khi n cho đ   ả   nhân viên ngày  càng  chán  n n,  c m ấ ạ   th y ngu n l c mình ngày càng c n ỉ ệ ệ   ệ t và mu n ngh  vi c ho c tìm vi c ki ẹ ố ớ   ơ ỗ ch  khác nh  nhàng h n. Còn đ i v i ậ   ọ ặ i nhu n Lãnh đ o h  đ t năng su t l ấ ự ộ   lên trên h t nên đã quên m t s  đ ng viên và đánh m t nh ng nhân viên có   năng l c.ự ề ư ứ ng, l

ữ

ế ồ

ả ư

ủ ơ ủ ổ ứ ơ ụ ch c, c  quan, doanh M c tiêu ổ  ệ ẫ ợ   i ợ L i ích c a t ngi pệ ủ

ạ ố ọ ườ c ngoài hi n nay, h  th ấ

ế ườ ộ ố ộ ố ệ ọ i ích ng ườ ườ ả ỏ ấ ớ ầ ư  Ví d :ụ  M t s  công ty có v n đ u t ặ   ướ n ng đ t ủ ợ   i ích c a h  trên h t, không dung l ộ ượ ợ i lao đ ng và hòa đ   c l ấ   công   ty.   Ng i   lao   đ ng   c m   th y ả ng đi kh i r t s m, i nên th quá t ấ

ừ ố t   nên   h ượ ợ c l

ủ

Ví   d :ụ   t p   đoàn   Samsung ậ   ớ ớ ố ượ   v i s  l ng l n chi nhánh ắ   i   và   nhà   máy kh p   th   gi ượ   ả ng s n   xu t,   dù   l c   l ủ ề   nhân   l c   c a   h   nhi u ầ ư ớ   ọ ẫ   v i nh ng   h   v n   đ u   t ậ   ợ ưở i nhu n m c ti n th ứ   ổ   ch c bán   hàng   cao   hay   t ụ   ổ nh ng   bu i   chiêu   d ng ứ ổ     ch c   các nhân   tài,   t ể ữ ạ   ị i chuy n du l ch… đ  gi  l ự  ự ngu n nhân l c, phát huy s ắ   g n bó cũng nh  kh  năng ủ ọ c a h . ợ L i   ích   c a   c   quan,   t ứ ch c, doanh nghi p l n l ích c a nhân viên. Ví   d :ụ   T i   công   ty   s n ả   ấ ậ   xu t   giày   dép   Xu t   nh p ạ   ẩ kh u   Thiên   An,   lãnh   đ o ế ử ụ t s  d ng nhân viên nên bi   ừ   ọ h  luôn mu n Công ty v a ộ   có năng su t cao v a có đ i ọ  ngũ   nhân   viên   t   i ích luôn dung hòa đ ủ c a   nhân   viên   và   công   ty.   ỉ  Ngày làm c a công nhân ch ụ ấ   ượ ế có 8 ti ng và đ c ph  c p ữ   thêm   cho   nh ng   gia   đình công   nhân   khó   khăn,   nên

9

ữ ườ

ộ i lao  đ ng này nh ng ng luôn an tâm mà làm cho h . ọ

ệ ợ ẳ ệ H p tác, bình đ ng, hai bên cùng có l i.ợ

ướ i ch  huy c p d ố ệ  M i quan h ữ gi a   nhân   v iớ   viên   Lãnh đ o ạ

ộ ỹ

ưở

ả ố ọ ứ ệ

ủ ợ

ộ ố ấ i   c p   d ậ

ụ ệ ệ ả ướ Quan h  thuê m n ở  ộ ố ạ Ví d :ụ  T i m t s  công ty hi n nay  ạ ườ ệ   i   lãnh   đ o   luôn   là t   Nam,   Ng Vi ư ấ ỉ ườ   ng i nh ng không ượ ể   c   nhân   viên,   không   chú   ý hi u   đ ệ ế   đ n vi c nâng cao trình đ , k  năng,   không   tin   t ng   nhân   viên,   không   mu n cho nhân viên tham gia qu n lý   doanh nghi p hay không đáp  ng nhu ỉ ầ c u   h p   lý   c a   nhân   viên,   ch   xem   ủ   ướ ườ i   c a nhân   viên   là   ng ọ mình. H  mang than ph n đi làm thuê   và ph i ph c tùng m nh l nh ườ ạ t   gi

ế ọ ẽ

ấ ơ

ớ

ư ạ

ủ ệ ế

ườ ể ệ ả ộ ố ơ Ví   d :ụ   M t   s     c   quan, ệ ườ   i   lãnh doanh   nghi p,   ng ử ể   ụ ế ạ   d ng,   hi u đ o   bi t   s ố   ọ nhân   viên   h   luôn   mu n ồ ố   nhân   viên   là   ngu n   v n ượ ầ   c   đào quan   tr ng   c n   đ ơ ạ   t o và phát huy cho c  quan ữ ọ nên h  có nh ng chính sách   ượ   ể c t.   Hi u   đ đãi   ng   t ả nhân   viên   và   c m   thông   ữ  ng i   lãnh   đ o   bi   chân nhân viên thì h  s  có   năng su t cao. C  quan luôn ư ử ẳ c  x  bình  đ ng v i  nhân   ợ   ể i. viên đ  hai bên cùng có l ưỡ ọ ồ ng   nâng   cao H   b i   d   ứ   ộ ỹ ổ trình đ , k  năng. T  ch c ộ   ho t   đ ng   giao   l u   kinh nghi m   tiên   ti n   c a   các   ạ   ệ donah   nghi p   khác.   T o   ng   cho   nhân   viên môi   tr mình th  hi n b n thân.

ị ấ ổ ứ ệ ỹ

ự ậ   T   ch c   +     Công   ngh ,   k   thu t ( Máy móc)

ả ồ ệ ỹ ậ ượ   Qu n   tr   +   Ch t   l ng   ngu n   nhân   l c   +   công ngh  k  thu t. ơ ở ủ   C   s   c a năng su t vàấ   ấ ượ ch t l ng.

ướ ướ ổ ứ ệ ế ứ   ổ c   +   T   ch c, Nhà n c + T  ch c, Doanh nghi p. t Nhà   n Doanh nghi p.ệ

ủ ụ

ậ   Thi l p   chính   sách,  th   t c   cán   bộ

ắ ạ ạ Ng n h n + Trung h n Dài h nạ ướ   ng

ị Đ nh   h ạ ộ ho t đ ng

ế ượ ợ

ụ ạ ụ ộ Ph c v  cho chi n l ơ ủ ho t   đ ng   c a   c   quan,   t c, chính sách ứ   ổ   ch c, ế   ớ ố Ph i   h p   v i   các   chi n ạ ộ   ượ c, chính sách ho t đ ng l ố ữ ệ  M i quan h ế   gi a   chi n

10

ổ ứ doanh nghi pệ ch c, doanh

ủ ơ c a c  quan, t nghi p.ệ

ượ c,   chính l   ị  sách qu n trả iườ   con   ng ế   ớ v i   chi n ượ l   c,   chính sách   ho tạ   ơ  ủ ộ đ ng c a C tổ  quan,   ứ   ch c,   doanh nghi pệ

ị ườ ệ ấ ượ ồ Th  tr ng và Công ngh Ch t l ự ng ngu n nhân l c ế

ợ L i th ạ c nh tranh ớ ộ ố

ọ ạ ườ

ế ả   th   tr

ụ ở ệ ư ấ

ư ể ấ

ứ ầ ầ ặ

ế ộ ồ

Ví d :ụ  V i m t s  công ty thì h  s ọ ẽ  ộ ố ả   ẩ quan  tâm   s n  ph m  h   làm  ra   ph i ị ườ tiêu   th     ng   nh   th   nào,   công ngh  ra sao, năng su t cao hay ệ   ớ i vi c th p,… nh ng không đ  tâm t ự ủ   đáp   ng   nhu   c u   cho   nhân   s   c a ộ   mình, không có ch  đ  đãi ng , phúc ợ l ọ i cho h .

ồ ạ ồ

ệ ạ

ớ ớ

ấ Ví d :ụ  V i m t s  công ty ớ   ẫ   i   lãnh   đ o   v n thì   ng ụ  ấ quan tâm năng su t tiêu th ủ   ả ở ị ườ ả ng c a  th  tr s n ph m  ư   ế ư mình   nh   th   nào,   nh ng ề  ọ h   luôn   đ t   hàng   đ u   v ự   ấ ượ ng ngu n nhân l c ch t l ủ c a mình. Vì có ngu n nhân   ắ   ự t l c đ i dào, sáng t o thì  ị  ẳ h n vi c c nh tranh v i th ọ  ườ tr ng   bên   ngoài   v i   h không m y khó khăn.

ề ế ề ệ ề ế Ti n + Thăng ti n ngh  nghi p. ố ệ ấ ộ Các   y u   tế đ ng viên ạ ề  Ti n   +Thăng   ti n   ngh nghi p   +   Tính   ch t   công   vi cệ

Ở ả ệ ệ ộ

ưở c   th ộ

ng  ph ộ

ế ượ ố

ệ ọ ọ

ượ ủ ầ c ph n th ể ạ ị ẳ

ứ   Ví d :ụ  T i m t s  c  quan, t ổ ộ ố ơ  ch c, ộ doanh   nghi p,   khi   giao   cho   đ i   ngũ   ể ộ   nhân viên m t vi c gì đó, có th  m t ư   ẽ ạ ố s  nhà lãnh đ o s  ra tiêu chí nh  : ưở ố ẽ ượ ế   n u   ai   làm   t ng,   có t   s   đ ị ồ ở ể ẽ ượ     m t   v   trí   cao c   ng i   th   s   đ ừ ơ h n,..   T   đó   nhân   viên   ai   ai   cũng   ưở   mu n mình giành đ ng ượ   ố ắ c đó,   h   luôn   c   g ng   đ   đ t   đ ả   ể thành   tích   cao,   đ   kh ng   đ nh   b n thân mình…

ượ ự ứ

ọ ồ   ị Ví   d :ụ     qu n   tr   ngu n ự ộ ố ơ nhân l c, m t s  c  quan,   ệ   ứ ổ t   ch c,   doanh   nghi p ụ  ệ ngoài vi c   cho  h ề   ế ộ ấ c p,   ch   đ   đãi   ng ,   ti n ề  ạ b c   và   thăng   ti n   ngh   nghi p,   h   còn   cho   nhân c công viên c a mình có đ   ặ   ệ vi c   mình   yêu   thích,   ho c ạ   c s  h ng thú trong t o đ ệ chính công vi c mà h  làm.

11

ạ ự ồ

ủ ổ i s  thay   ộ ố ơ ổ  ạ   ệ ng ph i có bi n pháp m nh ộ ố   Thái   đ   đ i ớ ự v i   s     thay đ iổ ố ườ ng ch ng l Nhân viên th ạ ổ đ i, nên lãnh đ o m t s  c  quan, t ả ườ ứ ch c th ế ọ ặ ho c thay th  h . ấ ượ   ự ng Ngu n nhân l c ch t l ứ   ễ cao nên d  dàng thích  ng ớ v i   s     thay   đ i   c a   môi ườ tr ự ng.

3.

ư ế ề ộ ệ ả ị ự Quan ni m nh  th  nào v  m t nhà qu n tr  nhân s

ế ố ố ọ ơ ấ ọ ổ ứ Ngày nay, b n y u t quan tr ng nh t trong m i c  quan, t ệ    ch c, doanh nghi p

đó là là:

­

Nhân l cự

­

ậ ự V t l c

­

Tin l cự

­

Tài l c.ự

ư ầ ọ

ồ ự

ồ ự ấ ủ ướ c phát tri n hay đi lùi c a m t c  quan. Con ng ự ế ị ể ứ ạ ả

ự ạ ả ộ ụ ậ ườ ị ả ả ơ ỏ ị Nh  chúng ta đã th y, Nhân l c luôn là ngu n l c quan tr ng hàng đ u. Nó là ườ ố   i v n là ộ   i càng là m t ề ố   nhi u t ộ ơ ả ị ự i làm qu n tr  nhân s  đòi h i ph i h i t

ự ể ngu n l c quy t đ nh b ộ m t cá th  ph c t p. Chính vì v y, qu n tr  nhân s  (qu n tr  nhân l c) l ạ lo i hình khó khăn h n c . Ng ch t:ấ

1)

ự   Có năng l c (Có tài)

ả ị ườ ả

ể ướ ẫ ế ề ự i có năng l c, có hi u bi ộ ự ỉ ạ ể ệ ề   t v  nhi u ệ   ng d n, ch  đ o nhân viên hoàn thành công vi c m t cách hi u

Nhà qu n tr  nhân s  ph i là ng ­ ự lĩnh v c đ  h qu .ả

ả ế ế ả ị Nhà qu n tr  có năng l c ph i bi

ươ ự ự ị ụ ướ ng, m c tiêu và l a ch n các ph

ng h ộ ế ả ờ ị ị t xác đ nh ứ ể ạ ượ ụ c m c tiêu đó ồ ề t ho ch đ nh v  ngu n nhân

ạ t ho ch đ nh. Nghĩa là bi ươ ng th c đ  đ t đ ả ạ ị ọ ơ ự ả ặ

­ ọ ph ấ ị trong m t kho ng th i gian nh t đ nh. H  ph i bi ự ủ ơ l c c a c  quan ho c nhân s  cho chính đ n v  mà mình qu n lý.

ự ứ

ổ ứ ả ượ

ả ệ ị ự Sau khi ho ch đ nh, nhà qu n tr  nhân s  ph i th c hi n đ ộ ệ ố ự ọ ả ậ  ch c nhân s . H  ph i l p đ ọ ệ ự ườ t nh t đ  đ t đ

ệ

ị ứ ụ ừ ộ ị ẽ ự ế ị ả

ị ế ự ứ ẽ ả ẫ ả

ơ ấ ổ ứ ự ủ ơ ồ ạ ộ ụ ạ ượ c ch c năng   ­ ổ ứ    ch c, nghĩa là t t c m t h  th ng chính th c ệ ồ ể ườ i th c hi n, sao cho m i ng g m vai trò, nhi m v  t ng ng   i có th  làm và ả   ụ ấ ể ạ ượ ớ ộ ố ị c m c tiêu đã đ nh ra. Nhà qu n c ng tác v i nhau m t cách t ả ượ ụ ữ ự ẽ ị   tr  nhân s  s  xác đ nh đ c rõ nh ng nhi m v  ph i làm, ai làm, làm cái gì, ai ể ệ   quy t đ nh, ai s  th c hi n, ai báo cáo cho ai, ai ki m tra. Nhà qu n tr  có năng ượ ự ổ  ch c s  đ m b o đ l c t   c ngu n nhân l c theo c  c u, d n đ n s  thành ấ ạ ủ công hay th t b i c a m c tiêu ho t đ ng c a c  quan, t ệ  ch c, doanh nghi p

12

Ví d : ụ

ụ ư ữ ữ ư

ố ố

ệ ậ ấ ệ ổ ứ ử ụ ệ ề

ề ự ệ ả ỗ ệ ẽ

ch c s  d ng… Các phòng ban đ u th c hi n nhi m v ụ ố ệ ỗ ẽ ớ ệ ả

ưở ủ ụ

ng và các tr ấ ố ử ụ ộ

ệ ủ ườ ủ ệ   Trong Trung tâm l u tr  Qu c gia 2, nhi m v  chính c a trung tâm là l u tr  tài ể ế   t nh t thì trong trung tâm có nhi u phòng ban: thu li u. Đ  ti n hành công vi c đó t ụ  ả ỉ th p, ch nh lý, b o qu n, t ủ ả   riêng, qu n lý c a m i phòng ban s  phân chia nhi m v , trách nhi m cho m i nhân ặ ế ặ   viên ho c chuyên viên ph i làm gì, làm th  nào và có m i liên h  ch t ch  v i nhau ớ ủ ưở ướ ự ỉ ạ   d ng phòng ban v i m c đích chính i s  ch  đ o, giám sát c a th  tr ệ ể ả là có th  b o qu n tài li u m t cách t   t nh t và giúp cho vi c khai thác s  d ng tài li u c a ng ệ ố ơ t h n. ả i dân t

ự ể t đi u khi n nhân s Nhà qu n tr  nhân s  có năng l c còn là ng

ệ ấ i nhi

ự ượ ự ự c s  t t tình làm và ph n đ u đ t đ ề c m c tiêu, nhi m v ự ệ

ị ả ạ ướ ổ ứ ể ả

ế ườ i bi ệ ố  nguy n làm vi c, c ng hi n c a c p d ệ ạ ượ ả ệ ự ử ụ ế ủ ị ề ự ề ự ầ

ủ ấ ướ ứ ề ạ

ề ự  ả ­ ế ủ ấ ướ   ọ ủ i. c a mình. H  ph i t o ra đ ụ  ụ ấ ệ ể ấ Làm sao đ  c p d ứ   ệ ớ ủ ơ  ch c, doanh nghi p đã đ  ta v i hi u qu  cao. Th c hi n ch c c a c  quan, t ề ự   ề năng đi u khi n chính là quá trình nhà qu n tr  nhân s  s  d ng quy n l c ể ề ự   (Quy n l c hành chính, quy n l c tinh th n, quy n l c kinh t ) c a mình đ  tác ả ể ủ ộ đ ng lên hành vi c a c p d   i. Ch c năng đi u khi n c a nhà lãnh đ o, qu n lý bao g m:ồ

ộ ấ ướ ỉ ạ ệ ệ ị ự ả ấ ỉ  Ra m nh l nh, ch  th , ch  đ o bu c c p d ệ i ph i th c hi n, ch p hành;

ổ ứ ế ị ả ch c th c hi n quy t đ nh qu n lý, h ướ   ng

ự ệ ế ị ẫ ả ế ị  Ra các quy t đ nh qu n lý, t ể ự ạ ộ d n quá trình ho t đ ng đ  th c thi các quy t đ nh đã ra;

ố ướ ề ệ ả ẩ  Đôn đ c, thúc đ y các thành viên d ệ ớ i quy n làm vi c v i hi u qu  cao;

ấ ể ấ ữ ệ ướ ề ấ ả   c v n đ  ph i

ướ ả

 Ch n l c các kênh thông tin h u hi u nh t đ  th y tr gi

ọ ọ ế i quy t theo h ng nào

ữ ữ ể ậ ế i quy t xung đ t gi a các thành viên, gi a cá nhân và t p th , gi a các

ộ ộ ổ ứ ả  Gi ậ b  ph n, và các t ữ  ch c liên quan,…

2)

ạ ứ ứ Có Đ o đ c (có đ c)

ị ủ

ả ả ứ ở ừ ọ ự  đây chính là t

ớ i xung quanh, v i lãnh đ o và nhân viên c p d

ứ ướ ủ i c a mình. Ng ươ ự ế ố ấ ườ ộ ự ỉ ầ   M t nhà qu n tr  nhân s  không ch  c n có năng l c, có tài là đ , mà còn ố ử ớ ề  cách tôn tr ng, đ i x  v i chính cái ngh  mà   ố ớ ấ ả  t c ườ   i   n xa i thành công và v

ị ươ ộ ­ ứ ph i có đ c. Đ c  mình đang làm, làm đúng theo lý, theo tình. Sau đó là cái đ c đ i v i t ữ ạ ườ nh ng ng ử ế ẽ ả qu n tr  nhân s  bi t đ i nhân x  th  s  là m t ng trong t ng lai.

3)

ứ ự ầ ộ   Có t m nhìn xa trông r ng (ch c năng d  báo)

13

ầ

ể ị ặ ị ạ ườ ứ ả ố ị ị ườ ể

­ ng

Có t m nhìn xa trông r ng đ  nhà qu n tr  đánh giá đúng công vi c, con ệ i. ệ ả t ho ch đ nh và qu n tr  con ng ộ ả t ch c năng qu n tr , đ c bi i đ  làm t

ị ả ả ạ ữ

ự ự ự ằ ả ộ ế

ả ể ệ ầ ộ

ệ ự ng tr

c đ ườ

ế ố

i h  th ng và các y u t ả ả ể ự ượ ị

ự ừ ể ử ụ ổ ứ ữ ị ệ ủ ươ   ị ng Nhà qu n tr  nhân s  là nh ng nhà lãnh đ o, qu n lý ph i xác đ nh t ­ ủ ệ ố ể ả   lai c a h  th ng qu n lý b ng các d  báo, d  đoán các bi n đ ng có th  x y ra. ả ạ ự ả ủ Kh  năng d  báo th  hi n t m nhìn xa trông r ng c a lãnh đ o, qu n lý. Khi   ị ả ự ẽ ườ ữ   ượ ướ ứ ự c nh ng th c hi n ch c năng d  báo, nhà qu n tr  nhân s  s  l ế ố ậ ợ ủ ộ ữ ủ i, các y u t   ng bên ngoài  tác đ ng c a môi tr r i ro, nh ng khó khăn, thu n l ệ ố   ủ ườ ộ ớ ệ ố ng bên trong h  th ng  tác đ ng c a chính môi tr t ươ ự ệ ẽ ả ng lai. Nhà qu n lý nhân s . T  đó, tiên đoán nh ng s  vi c s  x y ra trong t   ự  ứ ị qu n tr  có th  s  d ng ch c năng đ nh tính ho c đ nh l ng đ  d  báo nhân s ơ cho c  quan, t ặ  ch c hay doanh nghi p c a mình

ả ớ ệ ậ

ự ạ ể ạ

ể ủ ể ả ề ượ Ví d :ụ  Trong quá trình làm vi c, nhà qu n tr  nhân l c ph i s m nh n ra đ ị ả c ti m  ủ ệ ề ế ị ả năng, kh  năng c a nhân viên đ  có quy t đ nh đào t o, phát tri n hay t o đi u ki n  ộ ộ đ  nhân viên b c l kh  năng c a mình.

ặ ủ ấ ả

ậ ơ ề ơ ớ ơ

ấ ế ị ỏ ả ả ấ ưở ự ổ

ạ ể ạ ả , v a đ m b o ngu n hàng

ạ ờ ừ ả ầ ả ượ ứ ừ ả ớ ỏ ố ượ Ví d :ụ  Vì s  l ng đ n đ t hàng giày dép tháng 10 c a công ty s n xu t giày dép  ạ ẩ Xu t nh p kh u A v  h n 2000 đ n, mà đòi h i ph i hoàn thành s m nên lãnh đ o  ế ủ quy t đ nh b  sung thêm nhân s  cho x ng s n xu t. Bên c nh đó, đ  h n ch  r i  ro, lãnh đ o đã cho làm tăng ca và thay phiên nhau theo gi ượ đ ồ c s c kh e và tinh th n cho công nhân. c hoàn thành s m, v a đ m b o đ

4)

ế ề ể   Hi u bi t v  con ng ườ   i

ự ể

ầ ả ả ể ự ọ ị

ọ ộ ị ở ấ ứ ả ế ề t v  con  b t c  lĩnh v c nào thì cũng c n ph i có hi u bi Dù qu n tr   ­ ỉ ớ ở ả ệ ườ ặ t là trong qu n tr  nhân l c b i vì ph i hi u h  thì m i ch  huy, i đ c bi ng ể ể ề đi u khi n, ki m tra và đánh giá h  m t cách chính xác.

ắ ề ợ

Ví d :ụ  N m b t tâm lý nhân viên (ai cũng mu n đ ầ ưở ể ệ ặ ng quy n l ệ ủ ắ ng (tăng l ố ượ ưở ề c h i): Đ  ra  ầ  tinh th n làm vi c c a nhân viên,

ng, quà t ng) đ  khích l ệ ươ ệ ả ấ các ph n th nâng cao năng xu t và hi u qu  làm vi c.

5)

ế ắ Bi t l ng nghe và chia s ẻ

ắ ệ ắ

ể ắ ề ư

ề L ng nghe đ  n m b t thông tin v  tình hình làm vi c, v  m i quan h ủ ệ ả ườ ạ ộ ệ  ờ ư ấ   i t  v n,   t đ p và lành ầ ng làm vi c g n gũi, thân thi

ề ố ­ ữ ố ữ gi a các nhân viên, v  hoàn c nh s ng c a nhân viên, đ a ra nh ng l ế ố ẹ ộ đ ng viên t o ra m t môi tr t, t m nh.ạ

ệ

ấ ồ ế ế ả ẳ

Ví d :ụ  Có 2 nhân viên trong văn phòng UBND do b t đ ng trong công vi c mà  ự ễ ưở ắ ậ ả ả ệ ưở gây ra s  căng th ng làm  nh h ng đ n hi u qu  gi ắ ả ch m tr  quá trình ban hành văn b n. Sau khi n m b t thông tin đó, tr ư i quy t công tác văn th , làm  ng phòng đã

14

ế ệ ể ả ọ

ự ế ườ ụ ạ ệ ệ nói chuy n tr c ti p 2 nhân viên tìm hi u rõ m i chuy n và ti n hành gi ng hòa, khôi  ph c l ả ng làm vi c tho i mái, thân thi n. ệ i môi tr

6)

ữ ờ ứ ứ ớ Có uy tín, gi i h a: l T c là nói đi đôi v i làm.

ớ ng nói v i các phòng ban: N u h  làm vi c t t,

Ví d :ụ  Ch  t ch UBND ph ủ ị ụ ượ ố ẽ ổ ứ ườ c giao đúng th i h n thì ph

ệ t các nhi m v  đ ư ậ ờ ạ ả ườ ệ ứ ự ạ ạ ệ ố  ch c đi dã  ượ ể ấ ượ c đ  l y đ c

ủ ế ọ hoàn thành t ng s  t ngo i. Khi mà đã h a nh  v y thì nhà lãnh đ o ph i th c hi n cho đ lòng tin c a nhân viên.

7)

ạ ả Có kh  năng quan sát nh y bén:

ị ồ ả ự ả ộ

ự ậ ả ả ị

ắ

ả ỉ Qu n tr  ngu n nhân l c không ch  là qu n lý m t vài nhân viên mà là ­ ả hàng trăm nhân viên. Chính vì v y, nhà qu n tr  nhân s  ph i có kh  năng quan ộ sát, bao quát m t cách nh y bén đ  n m b t đúng tình hình và đánh giá đúng ố ệ ủ ừ công vi c c a t ng ng ạ ườ ể ừ i đ  t ể ắ  đó làm t ị t công tác qu n tr .

ề ề

ệ ố ể ể ấ ượ ệ ố c nhân viên nào làm vi c t t và không t t đ  có

ả ưở Ví d :ụ  Trong công ty có r t nhi u nhân viên nên cũng có nhi u công vi c do đó  ấ ạ lãnh đ o ph i quan sát đ  th y đ ứ hình th c th ạ ợ ng, ph t h p lý.

8)

ế ả Có kh  năng giao ti p:

ố ớ ấ ự ọ

ệ ố ẹ ị ạ ậ ự ố ấ Đ i v i b t kì lĩnh v c nào thì kh  năng giao ti p cũng  r t quan tr ng vì   ố   ớ ượ t đ p v i các đ i ế c m i quan h  t

ả ­ ả nó giúp nhà qu n tr  t o l p và xây d ng đ ư ố ớ tác cũng nh  đ i v i nhân viên.

ả ấ ẩ ạ ệ ấ i Vi

ậ Ví dụ: Công ty A chuyên s n xu t giày xu t kh u t ở t Nam. Công ty B là  ị ủ ẩ

ấ ị i. Hàng đã đ

ạ ạ ả ạ

ườ ộ ọ ả    Đài Loan nh p kh u giày c a công ty A. Tuy nhiên, Công ty B b  phá s n nên ậ ữ   ượ ả c s n xu t, công ty B không nh p n a ế ả ế i. Lãnh đ o công ty A ph i dùng kh  năng giao ti p, thuy t  ắ i cùng nhau kh c

ụ ủ ụ ậ công ty  ặ ơ đ n đ t hàng công ty A b  hoãn l ọ ị ồ nên hàng b  t n đ ng l ể ấ ph c c a mình đ  tr n an công nhân viên và đ ng viên m i ng ả ph c h u qu .

9)

ế ề ế ể   Có hi u bi t v  kinh t ậ ị   , chính tr , pháp lu t

ả ể ế ị Nhà qu n tr  nhân s  ph i có hi u bi , chính tr , pháp lu t đ t v  kinh t

ị ữ ự ạ ộ ủ ệ

ả ấ ả ở ọ ề ể ế ạ ị

ề

ể ế ề t v  kinh t ề ợ t rõ v  quy n l ượ ự ồ ậ ể  ế ề   t c  nh ng ho t đ ng c a nhân viên mình làm. Đ  phát hi n sai sót,   , chính tr , pháp   i dành cho nhân viên   c ngu n nhân l c cho

­ bao quát t ắ ệ ỉ nh c nh  h  đi u ch nh. Bên c nh đó, vi c hi u bi ự ế ả ị ậ lu t còn giúp cho nhà qu n tr  nhân s  bi ả ọ ừ ề ợ ệ ủ c a mình và b o v  quy n l i cho h . T  đó, duy trì đ ệ ổ ứ ơ c  quan, t

ch c, doanh nghi p.

4.

ủ ả ị ự Vai trò c a phòng qu n tr  nhân s

15

ế ậ ặ ế ậ ự ồ ị

­

Thi t l p ho c tham gia thi ả t l p các chính sách qu n tr  Ngu n nhân l c:

ộ ậ ả ự

ằ ị ả ằ ủ ế ướ ượ ự

ệ ị c quy đ nh đ ự ề ộ

ủ ụ ầ ả

ự ủ ổ ầ ạ ề ạ ồ ứ ấ

ch c.  Các chính sách nên đ ộ ấ ả ự ả ị ả ủ ự ả ả t thành văn b n phát cho t

ế ộ ả  B  ph n qu n tr  nhân s  đóng vai trò ch  y u trong vi c qu n lý chính   ệ   c th c hi n sách, nh m đ m b o r ng chính sách do Nhà n ớ   ấ ệ đúng và đ y đ  trong doanh nghi p. Cán b  phòng nhân l c đ  xu t cùng v i ế ế t liên quan các lãnh đ o tr c ti p so n th o ra các chính sách th  t c c n thi   ế ượ   ị c đ n v n đ  qu n tr  ngu n nhân l c c a t ồ   ế t c  các cán b  phòng qu n tr  nhân l c. Đ ng vi ờ th i thông báo cho toàn b  nhân viên bi t

ị ạ ề ỗ

ệ ả

ạ ề ệ ườ ể ả ệ ạ ỗ ệ

ầ ả ệ ủ ầ ạ

ạ

ả ạ ế ả ố ấ ả  Quy đ nh quy n h n trách nhi m cho các nhân viên: M i nhân viên vào ữ ề ữ   ề làm   vi c   đ u   có   nh ng   quy n   h n   và   trách   nhi m   c n   ph i   làm.   Nh ng ủ   ề ợ ủ i đ  đ m b o cho công vi c c a i c a m i ng quy n h n đó là quy n l Ví dụ như  ớ ệ ả mình bên c nh đó c n ph i có trách nhi m v i công vi c c a mình.  ệ ệ   ớ ộ ệ lãnh đ o giao cho công vi c này bu c anh ph i có trách nhi m v i công vi c ể ố ắ ượ t nh t có th . đ c giao, ph i hoàn thành xong và c  g ng đ t k t qu  t

ơ ể ụ ủ ứ ổ

ơ ệ ể

ư ệ ạ ự ả ị

ậ

ữ ườ ề ạ ớ i đ u đ t t i m c t

ọ ự ấ ụ ể ượ c.” Vi d  nh  mu n tuy n d ng nhân viên vào làm vi c  ở ị ể ầ

ệ ộ ớ ạ ệ ả ả ạ     ch c,   doanh  Chính   sách   tuy n   d ng   và   đào   t o   c a   các   c   quan,   t ữ ụ ề nghi p: Các c  quan doanh nghi p đ u có nh ng chính sách tuy n d ng và   ệ  ằ đào t o khác nhau.  Giáo s  Felix Migro cho r ng: “Qu n tr  nhân s  là ngh ử ụ ữ ớ   thu t ch n l a nh ng nhân viên m i và s  d ng nh ng nhân viên cũ sao cho ứ ố ỗ ệ ủ ấ ượ   ng công vi c c a m i ng năng su t và ch t l i đa có ố ệ ở ơ ể ư ụ    c  quan th  đ ữ    v  trí nào, yêu doanh nghi p thì c n có nh ng chính sách m i, tuy n vào làm  ầ c u trình đ  ra sao…vv và ph i có cách đào t o hi u qu

ưở ệ ở ấ ứ ơ ng th b t c  c  quan t

ề ổ ư

ụ ấ ề ươ ệ ữ ề t

ề ng ph  c p: Làm vi c  ưở ng th ộ ở ng cho nh ng cán b  làm vi c lâu năm.  ụ ấ ở ộ ỏ i. V  ph  c p  ng cho nh ng cán b  gi ứ    ch c ụ ấ Ví dụnh   tăng   ng và ph  c p.   ề   ị ễ ế t thì đ u có ti n  nh ng d p l ụ  ề ể  đây có th  là ti n xăng xe, ph

ệ ấ ươ  Chính sách l ữ nào đ u có nh ng chính sách v  l ữ ươ l ữ ưở th ấ c p th t nghi p….

ị ưở ộ

ề ầ ư ườ ưở ng và k  lu t đ i v i nhân viên.

ị ố ẽ ượ ưở t, có năng l c trong công vi c thì s  đ

ườ ứ ữ ệ ữ   , an toàn lao đ ng: C n có nh ng   i nào ể    i nào

c khen th ỷ ậ ớ ệ ệ ế ỷ ậ ng, k  lu t, y t  Các quy đ nh khen th Ví dụ nh  ng ỷ ậ ố ớ quy đ nh v  khen th ự ặ ệ ng ho c có th làm t ữ ạ thăng ch c. Bên c nh đó có nh ng bi n pháp k  lu t v i nh ng ng làm vi c không nghiêm túc, không hoàn thành trách nhi m….

ố ợ ớ ưở ạ ộ ự ệ ậ ả ộ ị Ph i h p v i các tr ồ   ng b  ph n th c hi n các ho t đ ng qu n tr  ngu n

­ NL:

16

ị ạ ế ạ ạ

ể ả ầ ệ ườ ụ

ự ế ầ ệ i, đúng vi c , đúng lúc.   ậ ể ộ ỹ ữ ệ ả    Ho ch đ nh nhu c u nhân l c: V ch ra k  ho ch làm th  nào đ  đ m b o Ví d :ụ   doanh nghi p c n bao m c tiêu đúng ng   ườ nhiêu ng i có trình đ , k  thu t đ  làm nh ng công vi c này…

ố ợ ệ ả ị

ậ ể ầ

ớ ệ ủ ữ ầ ườ ầ ầ ộ  ự ệ Ví dụ: nhu c u công vi c c a doanh   ậ ữ    b  ph n nào và nh ng công i, c n nh ng ng ườ ở ộ i

ệ ệ ầ ầ  Phân tích nhu c u công vi c: Phòng qu n tr  nhân s  ph i h p v i các b ph n đ  phân tích nhu c u công vi c.   nghi p c n bao nhiêu ng vi c c n làm..

ể ụ ả ắ

ự ầ ụ ộ ệ ể ộ

ữ ể ầ ượ ả  Tuy n d ng lao đ ng: Phòng qu n tr  nhân s  c n ph i n m đ c lao ộ ủ đ ng trong doanh nghi p c a mình. Có c n tuy n d ng thêm lao đ ng hay ở ị ườ không? C n tuy n nh ng ng ị ầ  v  trí nào.. i làm

ỗ ợ ồ ả ợ

ộ ả ề ệ i gi a hai bên.

ữ ồ ợ

ộ ể ả ớ ợ ề ờ ạ ả ồ ế

ệ ủ ồ ậ ư ồ    Ký h p đ ng lao đ ng: M i cá nhân vào làm vi c đ u ph i ký h p đ ng Ví dụ: anh A đ ngồ   ữ ề ợ lao đ ng gi a hai bên đ  đ m b o quy n l ớ ấ   ả ữ ý ký h p đ ng làm vi c v i công ty B v i nh ng đi u kho n 2 bên đã ch p ườ   ư ế ồ thu n. N u bên nào h y h p đ ng khi ch a h t th i h n thì ph i b i th ng ợ nh  đúng trong h p đ ng đã nêu.

ấ ệ ả ầ ớ

ệ ủ ữ ệ ầ ấ ạ i nào m i vào làm vi c cũng thành   ư

ệ ể ỏ ệ ươ ườ  Hu n luy n ban đ u: Không ph i ng ả th o và hi u r  công vi c c a mình. Ph i có nh ng hu n luy n ban đ u nh ệ ng pháp làm vi c… là cách làm vi c, ph

ệ ả ả

ỗ ố ệ t hay không. Đ  t

ả ư ế ệ ế ộ ả ệ ủ    Đánh giá hi u qu  làm vi c: C n ph i đánh giá hi u qu  làm vi c c a ể ừ    đó m i cá nhân t ữ có nh ng ch  đ  khen th ầ ệ ọ ệ ổ ứ  ch c xem h  làm vi c nh  th  nào có t ỷ ậ ưở ng và k  lu t hi u qu

ệ ề ẽ ượ ộ ỗ i vào làm vi c đ u s  đ c đào tào.

ệ

ườ ữ ữ ữ ọ ế ạ ườ  Đào t o ng Ví  d :ụ  đào t o nh ng công vi c mình s  làm, nh ng công vi c chuyên sâu, đào ẽ ạ   ạ ử ụ t o s  d ng nh ng thi i lao đ ng: M i ng ệ ế ị ầ t b  c n thi t và quan tr ng…

ưở ả ươ

ng theo đúng quy đ nh c a c ố ớ ả ươ ng đ i v i nh ng ng

ữ ị i làm t ồ ườ ị ủ ơ  ữ ưở ố   t và ệ Ví dụ: doanh nghi p quy đ nh m ng 10

ỷ ậ ằ ả ươ ỷ ậ ng , k  lu t: Tr  l ng khen th  Tr  l ế ộ ệ quan, doanh nghi p. Có ch  đ  khen th ườ ị i làm sai quy đ nh.  k  lu t nh ng ng ả ươ ng thì ph i đúng ngày đó tr  l h ng tháng lãnh l ng cho nhân viên.

ự ế ị

ỉ ệ ế ố ớ ữ ờ ạ ệ ệ ườ ư ơ

ỗ   ủ ụ ỉ ư  Th c hi n th  t c ngh  vi c ngh  h u: Theo quy ch  , quy đ nh thì m i ư ề   i làm vi c đ u có c  ch  nghĩ h u đúng th i h n nh  là đ i v i n  thì ng 55 còn nam thì 60.

ị ề ư ả ả ạ ả T  v n tham m u cho các nhà lãnh đ o, qu n lý, qu n tr  v  qu n tr ị

ư ấ ự ồ

­ ngu n nhân l c:

17

ậ ệ ề ấ

ặ ậ

ệ ắ ườ

ấ ụ i ph  trách v ự ủ ấ ữ ậ

ả ậ

ấ ế

ấ ả ư ậ ầ ị ả ỏ  ể ộ ộ  M t b  ph n nào đó trong doanh nghi p có th  có v n đ  công nhân b ộ ề ắ   ắ ậ ộ ỷ ệ  công nhân v ng m t cao, b  ph n khác có v n đ  th c vi c, b  ph n có t  l ề  ề ề ấ ả ế ộ ụ ấ t c  các v n đ  trên, ng m c v  ch  đ  ph  c p… Trong t ự ắ ự ộ   nhân s  và nhân viên b  ph n nhân s  n m v ng chính sách nhân s  c a Nhà ụ ể  ề ế ả ệ ướ ệ i quy t các v n đ  khó khăn c  th c và doanh nghi p đ m nh n vi c gi n ứ   ữ ả ệ ư ấ ườ ứ i đ ng đ u doanh nghi p gi  v n cho ng và t i quy t nh ng v n đ  ph c ư ấ ậ ộ ạ t p. Nh  v y b  ph n qu n tr  đóng vai trò t ề ị  v n cho các nhà qu n tr .

ổ ơ ự ữ

ấ ệ ự ể ổ

ư ả ườ ả ớ ế ố ng l

ấ ng m u ch p hành đ ườ ạ ị ẫ ở ươ ướ Ví dụ : t o môi tr c.

ơ ng văn hóa n i công s , g ậ ủ ẽ ọ ứ  Xây d ng văn hóa c  quan, t  ch c, doanh nghi p: V i nh ng tiêu chí nh : s n xu t kinh doanh  n đ nh và phát tri n, xây d ng n p s ng văn minh ố ủ ườ i c a Đ ng, môi tr ệ chính sách pháp lu t c a nhà n ng làm vi c thoáng ạ mát g n gàng s ch s

ự ữ ả

ự ủ ng đ i v i nhân viên c a mình.

ự ạ ị   Xây d ng lòng trung thành c a nhân viên: Nh ng nhà lãnh đ o, qu n tr Ví dụ: Qu nả   ủ ố ớ ưở ầ c n ph i có uy tín, có s  tin t ẽ  ầ ố ự ế ủ ữ t d   án l n này thì s lý h a v i nh ng nhân viên c a mình n u hoàn thành t ố ữ ờ ứ ượ đ t. i h a khi d  án đã hoàn thành t ả ứ ớ ưở c th ả ng. và qu n lý đã d  l

ế ả

ế ấ ủ ệ

ữ ư ả

ố ớ ủ ế

ữ ỏ i c m  n đ i v i nh ng nhân viên gi

ổ ộ  Khuy n khích và đ ng viên nhân viên: Nhân viên luôn là tài s n quý giá   ộ ộ ệ   ả ố ủ t và hi u qu  vì công vi c nh t c a công ty. N u có m t đ i ng  nhân viên t ọ ổ ị ầ   ậ ẽ thì   công   ty   s   nh   “h   m c   them   cánh”.   Vì   v y   nh ng   nhà   qu n  tr   c n Ví d :ụ   ờ ộ ữ i đ ng viên đ i v i nhân viên c a mình.  khuy n khích và có nh ng l ằ ố ớ ờ ả ơ ữ ế   i và chiêu đãi b ng các s p có nh ng l bu i đi ăn..

ưở ươ ế ế ạ ng và th t k  chính sách l

ố T o ra các chính sách, ch  đ  t ệ ng:  ể ộ

ấ ấ ng th p ­> không nhi

ấ ệ ả ậ

ế ươ ấ ả ươ ườ ế ộ ố   t ể ừ  mô   ỷ  ệ t tình, k ệ   ng cao ­> nhi t ữ   i làm

 Thi chính là khâu then ch t có tính đ t phá đ  các doanh nghi p chuy n t hình nghèo khó : năng su t th p ­> ti n l ấ ề ươ lu t th p sang mô hình hi u qu : năng su t cao ­> ti n l ố ớ Ví dụ: Có chính sách tr  l ỷ ậ ng cao đ i v i nh ng ng tình, k  lu t cao.  ệ ố t

t và có kinh nghi m

ủ ụ ề ự ể ệ ệ ả ồ ị Ki m tra vi c th c hi n các chính sách và th  t c v  qu n tr  ngu n nhân

­ l c:ự

ộ ả ậ ự ả ọ

ậ ể ệ ứ ệ ự ả

ươ ị ộ ộ ề ả ề ủ ụ ự ể

ậ

ộ ầ ườ ể

ệ ỳ ạ ạ ơ ộ

ế ặ ủ ỷ ậ ệ ắ ồ ằ   ậ  B  ph n qu n tr  nhân s  đ m nh n ch c năng ki m tra quan tr ng b ng   cách giám sát các b  ph n khác đ m b o vi c th c hi n các chính sách, các ể   ng trình thu c v  nhân s  đã đ  ra hay không. Ki m tra các th  t c, ki m ch ỏ  tra các b  ph n khác đánh giá thành tích nhân viên có đúng không, hay có b   ng, sót 1 ph n thành tích nào đó hay không. Ki m tra thông qua vi c đo l ấ   ạ đánh giá, phân tích các đ n khi n n i, các tai n n lao đ ng, các k  h n ch m ẩ   ứ ợ d t h p đ ng, lý do v ng m t c a nhân viên, các bi n pháp k  lu t, thúc đ y

18

ị ộ ả ậ ự ộ

ộ ả ơ ằ ệ ệ ự ả

ủ ế ể ị c ki m tra bi

ể   các b  ph n khác qu n tr  tài nguyên nhân s  có hi u qu  h n.Các cu c ki m ậ ự ả ượ ả   c th c hi n b ng văn b n thông báo tra các b  ph n qu n tr  nhân s  ph i đ ị ấ ả ậ ượ ộ các b  ph n đ   t và báo cáo lên nhà qu n tr  c p trên c a doanh nghi p.ệ

ủ ụ ề ể ả ả

ị ể ả ữ ệ ể ề

ể ả ụ ụ ế ự ể ể ạ ẳ ằ ơ

ắ   ụ  Chính sách và th  t c v  tuy n d ng: Phòng qu n tr  ph i ki m tra n m ả  ủ ụ tình hình v  nh ng chính sách và th  t c tuy n d ng đ  đ m b o hi u qu công vi c. ệ Ví d :ụ  h ng n m c  quan xây d ng k  ho ch tuy n d ng đ  đáp   ứ ủ ệ ầ ng đ  nhu c u công vi c

ủ ụ ề ủ ụ ề

ả ắ ươ ằ ị ươ   ng ặ   ng theo h ng năm ho c ng: Chính sách và th  t c v  tăng l Ví d :ụ  tăng l

ầ ậ ươ ấ ươ  Chính sách và th  t c v  tăng l phòng qu n tr  cũng c n ph i n m rõ.  ỗ ơ tăng l ả ệ ng theo c p b c tùy vào m i c  quan doanh nghi p

ủ ụ ề ề ỉ

ằ

ườ

ủ ụ ậ ấ ủ ị ễ ế  t ố ị ự ả ế ơ ể ả ả ệ ỗ ơ    Chính sách và th  t c v  ngh  phép: M i c  quan doanh nghi p đ u làm ư t… cho nhân viên theo đúng th  t c   nghĩ phép h ng năm nh  các d p l   Ví d :ụ  Ng ộ   ị ộ pháp lu t lao đ ng quy đ nh.  i nào mu n nghĩ phép vì vi c đ t t đ n đ  phòng qu n tr  nhân s  gi xu t c a gia đình thì ph i vi ệ ế i quy t

ủ ụ ế ẩ ả ị

ự ầ ệ ứ ồ

ị  Chính sách và th  t c thăng ti n: Phòng qu n tr  nhân s  c n chu n b  các   ề ự   ế ộ ủ ụ th  t c thăng ch c: bao g m các ch  đ , chính sách, trách nhi m, quy n l c, quy n l i…ề ợ

BÀI T P 1Ậ

ấ ể ệ ả ả ị Li

ơ ự ủ   t kê ít nh t 5 tiêu chí đ  đánh giá hi u qu  qu n tr  nhân s  c a 1 ổ ứ ệ ệ 1. C  quan, t ch c, doanh nghi p

ế ợ ướ ằ ị ươ

­ Đ a ra đ nh h

ế   ng pháp mang tính chi n

ng rõ ràng b ng cách k t h p các ph ậ ế ự c và chi n thu t vào quy trình đánh giá nhân s . ư ượ l

ế ằ ố ẫ ỗ ợ ạ ớ ­ Khuy n khích đ i tho i v i nhân viên b ng cách h ẩ    và thúc đ y

ệ ệ ề ng d n, h  tr ự ướ ả ề vi c truy n thông hi u qu  v  quy trình đánh giá nhân s

ế ệ ả ự ­ Đánh giá theo “ Năng l c” và “ K t qu  công vi c”.

ự ạ ộ ả ắ   ­ Đánh giá k t qu  làm vi c c a nhân viên và ho ch đ nh đ i ngũ nhân s  ph i g n

ề ớ ư ự ế ễ ả ế ủ ệ ủ ị ườ ị ể ủ ổ ứ li n v i di n bi n c a th  tr ng cũng nh  s  phát tri n c a t ch c.

ắ ự ớ ứ ệ ự ệ ằ

ủ ổ ứ ườ ươ ọ

­ G n vi c đánh giá nhân s  v i s  m nh c a t ộ ấ ng cho m i ng

vào quy trình và là m t t m g ch c b ng cách tích c c tham gia i.

ấ ị ỷ ậ ­ Tính ch p hành quy đ nh, k  lu t

ộ ấ ­ Năng su t lao đ ng

19

­ Chi phí nhân công

ứ ộ ủ

­ M c đ  hài lòng c a nhân viên

ỉ ệ

­ T  l

ỉ ệ  nhân viên ngh  vi c

ố ượ ả ế ủ ế

­ S  l

ng sáng ki n, c i ti n c a nhân viên

ấ ự ủ ộ ể t kê ít nh t 5 tiêu chí đ  duy trì và đ ng viên nhân l c c a 1 C ơ

ệ

2. quan, t

ệ Li ổ ứ  ch c, doanh nghi p

ế ậ ườ ự ệ ệ ả Thi t l p môi tr ng làm vi c tích c c, thân thi n, tho i mái

­

ậ ưở ủ Công nh n, th ộ ng và  ng h  hành vi đúng

­

ữ vai trò và tham gia

­ Gi

ề ể ỹ Phát tri n k  năng và ti m năng

­

ườ ườ ng th ng xuyên

­ Đánh giá và đo l

ợ ợ ươ ằ ổ Phúc l i h p lý, l ng b ng công b ng

­

ơ ộ ề ể ệ Có c  h i phát tri n ngh  nghi p

­

ử ụ ệ ộ ượ ủ ắ ủ ỹ c các k  năng th  đ c c a mình.

­ M t vi c làm mà các nhân viên s  d ng đ

ọ ườ ủ ớ Ch n 1 y u t ng bên ngoài phân tích tác đ ng c a nó t i

môi tr ự ế ố ị ơ ả ổ ứ ộ ệ

3. công tác qu n tr  nhân s  trong C  quan, t

ch c, doanh nghi p.

ế ố ề ế Y u t bên ngoài: N n Kinh t

ấ ế ả ự ị nh h

ưở ặ ả ướ ề ố ộ

ả ả

ế ị ệ ặ ờ ề ế ạ ng r t nhi u đ n công tác qu n tr  nhân s . Trong giai đo n kinh   ặ ẫ   ế ấ ổ ng đi xu ng, công ty m t m t v n  b t  n có chi u h ả ặ ộ ề ộ ng lao đ ng  có tay ngh , m t m t ph i gi m chi phí lao   ỉ  ỉ ạ ả  làm vi c, cho nhân viên ngh  t m ho c cho ngh

ả ặ ợ

­ Kinh t ế t  suy thoái ho c kinh t ự ượ ầ c n ph i duy trì l c l ộ ả đ ng. Ph i quy t đ nh gi m gi ệ vi c ho c gi m phúc l

i.

ế ề i, kinh t ng  n đ nh, công ty l

­ Ng

ượ ạ c l ể ạ

ướ  phát tri n và có chi u h ấ ể ả ả ả

ị ầ   ạ i có nhu c u ườ ệ   ng đào t o nhân viên. Vi c ả   ộ ườ i có trình đ , đòi h i ph i ệ ể ươ ệ ề ệ ả ể ổ ớ ể ở ộ phát tri n lao đ ng m i đ  m  r ng s n xu t, tăng c ở ộ m  r ng s n xu t đòi h i công ty ph i tuy n thêm ng tăng l ộ ấ ng, tăng phúc  l ỏ ỏ ợ i và c i thi n đi u ki n làm vi c đ  thu hút nhân tài

ữ ế ấ

­

ả ố ộ ổ ộ ữ i lao đ ng ( ph  thông, có trình đ  ) vào làm trong các công ty qu c doanh, t

ợ ấ ướ ố ừ T  nh ng năm 2000 đ n nay, ngày nào chúng ta cũng th y nh ng qu ng cáo tìm   ư  ườ ng ố   c ngoài. Vì s  m t nhân tài, các công ty qu c nhân, liên doanh hay 100% v n n

20

ư ư ươ ụ ấ ề ấ ạ ơ ướ nhân đã tăng l ng, cung c p nhi u lo i ph  c p h n tr c đây

doanh cũng nh  t ể ữ ạ đ  gi i nhân viên l

BÀI T P 2Ậ

ộ ọ ủ ườ ng bên trong và phân tích tác đ ng c a nó

ả ủ ổ ứ ch c, doanh nghi p có  nh h

ị ơ ệ

ữ ủ ứ

ơ

ả ệ ủ

ế ẩ ọ ườ c treo tr

ẻ ự ấ

ứ ẩ ứ ố ứ ưỡ ổ ượ  ch c thành công là các t

ổ ộ ị ộ ổ ự ạ

ứ ơ ể ệ ở ượ ứ ệ ề ổ ộ ch c, doanh nghi p đ ấ  nhi u c p đ  khác c th  hi n

ứ ả ộ ị ị

ệ ệ ạ ạ ợ i l

ầ i ích hay thi ệ ổ ứ ề ượ ở c

ch c, doanh nghi p mong mu n nh n đ ớ ầ ừ ướ ả ủ      là các giá tr  tinh th n xác đ nh vi c ph i làm, hành đ ng c a   t h i chung hay không. Đây là ậ    nhân c (Có tâm v i ngh  c a mình)

ứ ứ ậ ấ ộ

 C p th  hai

ứ ỗ c coi là đ

ươ ị ầ ị

ấ

ư ớ ồ ộ ứ ệ ữ ệ ế

ộ ế ố ủ  c a môi tr 1. Ch n m t y u t   ế ự ị ả đ n công tác qu n tr  nhân s . ế   ấ ớ ưở ệ ơ ế ố ng r t l n đ n  c a C  quan, t  văn hóa ­ Y u t ổ ứ ự ấ ỳ ộ ả  ch c, doanh nghi p nào cũng   công tác qu n tr  nhân S . B t k  m t C  quan, t ớ ứ ả ộ   ượ ế ố c. Văn hóa là văn hoá c a m t ph i có y u t  văn hóa, tri th c m i đ ng v ng đ ầ ậ ứ ổ    ch c vì v y nó không đ n thu n là văn hoá giao ti p hay văn hoá kinh doanh t ạ   ữ ư ng nghĩ. Văn hóa không ph i là nh ng kh u hi u c a ban lãnh đ o nh  ta th ộ ệ ố   ướ ổ ượ c c ng, trên hành lang hay trong phòng h p mà ló là m t h  th ng đ ề   c chia s , nó th ng nh t các thành viên các giá tr , ni m tin, các chu n m c đ ế   trong m t t ng, khuy n  ch c nuôi   d  ch c. Các t khích s  thích  ng năng đ ng, sáng t o ­ Văn hóa C  quan, t nhau.  ấ ấ  C p th    nh t   mình đúng hay sai, có mang l ố ơ ạ đi u Lãnh đ o C  quan, t ề ủ ự viên và ph i xây d ng d n t ng b ề ề ả  là n n t ng cho các hành đ ng chính là ni m tin, nh n th c, suy   ề ượ ả ng nhiên ăn sâu trong ti m th c m i cá nhân nghĩ và xúc c m đ ệ ề ả ề ả trong doanh nghi p. Các ng m đ nh n n t ng này là n n t ng cho các giá tr  và ỗ ủ hành đ ng c a m i thành viên. ệ ượ  C p th  ba   c th  hi n ngay trong công vi c hàng ngày nh  cách báo cáo  đ     ố   ữ công vi c, gi  gìn tài s n chung, ngôn ng  khi giao ti p v i đ ng nghi p, đ i tác, khách hàng, các th  t c hành chính.

ơ ứ ữ ể ệ ả ủ ụ ổ ộ  Trong m t C  quan, t ch c, doanh nghi p,  đ c bi

ệ t là nh ng C  quan, t ườ ệ ộ ậ ặ ợ

ệ ữ ậ ứ ứ ệ ộ

ự ạ ộ ị

ườ ưở ệ ề ả ớ ứ ạ ng làm vi c đa d ng và ph c t p đi u này đã làm  nh h

ự ả ổ  ơ ớ ứ i khác nhau ch c, doanh nghi p có quy mô l n, là m t t p h p nh ng con ng   ộ   ộ ộ ề v  trình đ  chuyên môn, trình đ  văn hóa, m c đ  nh n th c, quan h  xã h i, ư ưở ề    t ng văn hóa… chính s  khác nhau này t o ra m t môi vùng mi n đ a lý, t ế ạ tr   ng l n đ n công ị tác qu n tr  nhân s  .

ệ ử ệ ậ ộ

ả

ề ỏ ớ NIDEC   sankyo   thu c   khu   công   ngh   cao   Qu n   9,   ệ   ậ ả  100% cu  Nh t B n, có hàng nghìn công nhân đang làm vi c ế ừ    các vùng mi n khác nhau đi u đó đòi h i nhà

ầ ư ộ i đó v i trình đ  khác nhau, đ n t ữ ả ấ ả ọ ườ ả ị Ví   d :ụ   Trong   công   ty   đi n   t ố TPHCM  có v n đ u t ạ t qu n tr  ph i có nh ng chính sách văn chung cho t ề t c  m i ng i.

21

ổ ơ

C  quan, t ặ ự

ộ ề ế ủ ấ ả ọ ạ ượ ệ i vào vi c đ t đ t c  m i ng

ướ ề c m c tiêu chung c a t ng và xu h

ơ

ượ ụ ế ị ườ  th  tr ệ ổ ạ ớ ự ả ệ ứ    ch c, doanh nghi p ph i xây d ng và  ẩ ự   c năng l c và thúc đ y s  đóng duy trì m t n  n p văn hóa đ c thù phát huy đ ủ ổ ứ ở ườ    ch c b i vì góp c a t ầ ắ ủ ự ạ   ng toàn c u hóa, s  c nh tranh gay g t c a n n kinh t ụ   ả ể ể ồ ạ ổ ứ ộ i và phát tri n ph i liên t c bu c các C  quan, t  ch c, doanh nghi p đ  t n t ự ế ợ ớ ữ .  tìm tòi nh ng cái m i, sáng t o và thay đ i cho phù h p v i th c t

ộ ề ự ệ ả

vào Vi ữ ậ ả ệ ầ ư ừ ậ ả ủ Ví d :ụ  Các công ty Nh t B n khi đ u t ớ hóa hài hòa v i văn hóa Vi t Nam thì ph i xây d ng m t n n văn ặ t Nam v a có nh ng đ c thù riêng c a Văn hóa Nh t B n.

ự Công tác nhân s  đ c bi

ủ ổ ứ

ọ ệ ự ặ ủ ổ ứ  ch c. Văn hóa c a t ề ớ ộ ộ ế ạ   t quan tr ng nó có liên quan tr c ti p và m nh ỗ ộ    ch c ph  thu c vào m i nhân viên   c xem xét m t cách kĩ

 ụ m  v i văn hóa c a t ả ượ nên vi c thêm, b t hay đi u đ ng nhân viên cũng ph i đ ưỡ l

ẽ ớ ệ ng.

ề ừ ộ ự ậ ộ ộ

ủ ộ ộ ậ ợ ợ ớ

Ví d :ụ  . Khi đi u đ ng nhân viên t ậ  b  ph n B qua b  ph n C, cán b  nhân s  cũng ớ ề ầ c n xem xét tính thích h p v i n n văn hóa c a b  ph n C có phù h p v i nhân viên này không.

ngoài vào t

ữ ể

ợ

ưở ở nh h

ề ỉ ộ ố ỉ ầ   ườ ổ ứ i ta không ch  c n  ch c, ng ộ ệ   i mà còn ph i cân nh c vi c tuy n m  nh ng nhân viên ớ ẽ ị   ch c không. Các nhân viên m i s  b ợ ứ    ch c đó, nên n u không phù h p, nhân   ng thì chi u tác đ ng ch  y u c a văn hóa   ng là cán ủ ế ủ ườ ợ ng h p (th

ượ ạ ớ ể ệ ừ Trong vi c tuy n nhân viên t  ả ỏ ệ ườ ắ i làm vi c gi tìm ng ệ ạ ủ ổ ứ ớ i c a t đó có phù h p v i văn hóa hi n t ế ả ủ ổ ệ ng b i văn hóa hi n có c a t ộ ườ ẽ ờ ỏ ổ ứ ớ  ch c s m. Th viên đó s  r i b  t ườ ừ ổ ứ ế ủ ổ ứ  ch c đ n cá nhân và ch  m t s  ít tr  ch c là t c a t  t ủ ổ ứ ưở ả ớ ạ ộ i v i văn hóa c a t c l b  lãnh đ o) m i có  nh h ch c đó. ng ng

ứ ử ể ơ

ắ ở ỹ ị i m t công ty

ươ ả ệ ạ ủ ộ ợ ớ ệ   Ví d :ụ  Công ty TNHH Ánh D ng  tuy n nhân viên, có 1  ng c  viên m i làm vi c ả ạ t    M . nhà qu n tr  nhân s  c n ph i cân nh c xem nhân viên đó có phù h p v i văn hóa hi n t ự ầ i c a công ty không.

ớ ơ ệ

ự ổ Khi văn hoá C  quan, t ủ ế t cho s  thành công c a chi n l

ấ ắ

ự

ự ộ ớ

ể ẽ ế ượ ệ

ấ ạ ế ộ

ự ướ ử ấ ẩ ạ

ổ ứ ả ơ ệ ấ ơ

ệ ẽ ự ạ

ườ ự ệ ế ệ ữ  ch c, doanh nghi p   không ăn kh p nh ng gì   ộ   ổ ả ượ c thì văn hoá ph i đ c thay đ i m t ậ ữ ượ   c xác l p càng v ng ch c thì càng ế ượ ữ ớ   c khác nhau. c m i hay nh ng chi n l ế ậ   c – văn hoá s  làm y u đi và th m chí c. ạ ộ   ng ho t đ ng và  văn hoá chính là ệ     các  ng x  nh t quán và giúp nhân viên làm vi c  ch c, doanh   ự ể  ố ụ ủ   ệ t cách th c hi n nhi m v  c a ứ ắ  t o ra h  th ng nh ng nguyên t c không chính th ng và áp l c đ i bi

ứ  ế ượ ầ c n thi cách nhanh  nhanh chóng nh t.   Văn hoá đ ế ượ ệ khó khăn trong vi c th c thi chi n l ế ượ ữ S  xung đ t l n và kéo dài gi a chi n l ệ ọ ỗ ự có th  làm th t b i m i n  l c trong vi c th c hi n chi n l ươ ẽ ữ ặ  ng h M t liên k t ch t ch  gi a ph ệ ạ ứ đòn b y m nh cho vi c t o ra ọ trong cách th c khoa h c và có hi u qu  h n. Khi  y, C  quan, t ữ ệ ố nghi p s  t ể ỗ ộ ộ ế ti n hành công vi c n i b  và đ  m i ng mình.

22

ề ị ự ụ Chính sách và Quy đ nh liên quan v  Nhân s có tác d ng gì trong

ả

2. ự ị Qu n tr  nhân s ?

ự ế ố ệ

ề  ch c, doanh nghi p.Y u t ổ ứ ị ổ ứ ỗ ơ ủ ơ ự ả ị ị

ộ ế ố ủ Chính sách và quy đ nh liên quan v  Nhân s  chính là m t y u t ưở ả  này  nh h ệ ụ ự ề ọ ớ

ả ườ   ng  c a môi tr ế   ng đ n Công tác bên trong c a c  quan, t   qu n tr  nhân s  trong m i c  quan, t  ch c và doanh nghi p.Chính sách và quy đ nh   liên quan v  nhân s  có vai trò khá quan tr ng và có tác d ng to l n trong công tác ự ị Qu n tr  nhân s .

ự ề ấ ị ệ   Th  nh t, các chính sách, quy đ nh liên quan v  nhân s  giúp th c hi n

ượ ứ ứ ể ụ ự ố

­ đ

ự c ch c năng thu hút, tuy n d ng và b  trí nhân l c. Nghĩa là:

ị ch c đ a ra có thu hút đ ượ   c

ộ ổ ứ ư ẫ ủ ấ ượ ự ẽ

 Các quy đ nh, chính sách nhân s  c a m t t nhân l c hay không s  đánh giá đ

ự ủ c tính h p d n c a chính sách đó.

ị ề

ặ ớ ướ ấ ả

ả ắ ẩ ụ ệ ặ ả ả ộ

ầ   ự ư  Các quy đ nh, chính sách nhân s  đ a ra đ u ph i g n ch t v i yêu c u ệ công vi c dành cho nhân viên. T t c  các tiêu chu n thuê m n, đánh giá,   ự   ẽ ớ ưở ng ph i ràng bu c ch t ch  v i nhi m v  mà nhân viên ph i th c thăng th hi n.ệ

ờ ọ

cũng là y u t ặ ấ ệ ự

ọ ộ ấ ớ ị

ụ ả ườ ạ ộ   ọ ế ố  Con ng  quan tr ng nh t trong m i ho t đ ng i bao gi ắ ủ ơ ế ệ ổ ứ c a c  quan, t    ch c ho c doanh nghi p. Do đó, vi c l a ch n, s p x p con ự ườ ợ ổ ứ ẩ i có năng l c, ph m ch t phù h p v i các v  trí trong b  máy t ng    ch c là ị ầ ủ ệ nhi m v  hàng đ u c a nhà qu n tr .

ắ ề ch c, v i vi c s p x p con ng

ị ả

ộ ổ ứ ả ệ ạ ẫ ươ

ồ ị

ể ề ạ ể ắ

ơ ở ố c

ế ặ ứ ọ ả ượ

ừ

ị ổ ứ  ch c hay doanh nghi p, t ệ ề ả

ứ ườ ế ệ ớ ớ ổ ự ả ắ i vào    Nhân s  ph i g n li n v i t ị   ả ả ổ ứ ể ả ữ ấ ị ộ  ch c đ  đ m b o kh  năng qu n tr ,   nh t đ nh trong b  máy t nh ng v  trí ự ả   ị ả ượ ề ng lai. Qu n tr  nhân s  ph i i l n t  ch c c  hi n t c m t t đi u hành đ ự ấ   ệ ệ ố ượ c xem xét theo quan đi m h  th ng. Vi c xác đ nh ngu n nhân s , v n đ đề  tuy n ch n, s p x p đ  b t, đào t o và phát tri n, đánh giá nhân viên ể ạ ọ   ả ượ   đ t trên c  s  khoa h c, trong m i liên h  t ệ ươ ầ v.v... c n ph i đ   ng quan ấ   ủ ề ấ ề ớ c xem xét xu t v i nhi u v n đ  và ch c năng khác c a qu n tr . Chúng đ ạ ệ ừ  ủ ơ ế ế ượ c, k  ho ch c a c  quan, t phát t  các chi n l ệ ạ ủ   ạ ự ế các chính sách nhân s , k  ho ch và các đi u ki n, hoàn c nh hi n t i c a ơ c  quan.

ệ ố

ườ

ầ ỹ ớ ữ ể

ườ ượ ắ ớ ổ ứ

ứ   ợ ự ẽ  Các chính sách nhân s  s  giúp cho vi c b  trí nhân viên phù h p, đáp  ng ị ệ ự ỏ ả ữ ệ   i phát hi n ra i là ng v i yêu c u công vi c. Nh ng nhà qu n tr  nhân s  gi ể ố ủ ế ề ủ t v  tính khí c a nhân viên đ  b  trí nh ng k  năng c a nhân viên, hi u bi   ế   ộ ệ ẩ ầ ớ ợ c s p x p, phù h p v i yêu c u tiêu chu n công vi c. M t khi con ng i đ ệ   ạ ộ ứ ươ ố  ch c đó ho t đ ng v i hi u ng x ng v i công vi c s  giúp cho t b  trí t ả qu  cao và đ t đ ệ ẽ ớ ủ ạ ượ ự ỏ c s  th a mãn c a nhân viên.

23

ị ề ự ẽ ự ệ

ọ ự ứ ồ

ệ ự ề ợ ủ ườ ữ i c a ng

ắ ệ ấ

ề ợ ủ ọ ọ ẽ ế ồ ị ặ ị ch c, ho c doanh nghi p. T  đó, ngu n nhân l c đ

ự ượ ơ ệ ị ự ứ ể ả ổ

ể ệ ứ ­ Th  hai, chính sách và quy đ nh v  nhân s  s  giúp th c hi n ch c năng duy trì ị ự ượ ngu n nhân l c. Nghĩa là: M i chính sách, quy đ nh nhân s  đ c ban hành, ế ộ th c hi n trên nguyên t c vì quy n l i lao đ ng. N u nh ng chính ậ ụ ớ ơ ả i c a h , h  s  h t lòng t n t y v i c  quan, sách, quy đ nh  y b o v  quy n l ổ ừ ổ ứ c duy trì, luôn  n đ nh t và   giúp  công  tác   qu n  tr   nhân  s   phát   tri n,   giúp  c   quan,   t   ch c,   doanh nghi p phát tri n.

ự ủ ụ ể ơ ổ ứ Chính sách Tuy n d ng nhân s  c a C  quan, t ệ    ch c, doanh nghi p

ườ ữ ộ ị

3. th

ng quy đ nh nh ng n i dung nào?

ể ụ a. Chính sách tuy n d ng

ắ ể ả ằ ả

Nguyên t c tuy n d ng ọ ứ ự ử ệ ẳ

ụ : Thông báo công khai ­ b o đ m tính công b ng ­   ­ ể   ơ ộ c  h i bình đ ng cho m i  ng c  viên và th c hi n đúng theo quy trình tuy n d ng.ụ

ố ượ ử ụ ự ể ố ọ Đ i t ể ng tuy n d ng ụ : d a trên tiêu chí tuy n ch n và b  trí s  d ng lao

­ đ ngộ

ệ ườ t Nam/ ng c ngoài

ạ ọ ấ ộ ố i Vi ệ ườ ướ i n ẳ ạ ọ t nghi p trung c p, cao đ ng, đ i h c,sau đ i h c trong và

c)ướ

ự ệ ạ ộ ỏ i, tay ngh ề

ằ ộ  Lao đ ng là ng  Trình đ  (t ngoài n  Kinh nghi m: Lao đ ng có năng l c, sáng t o; chuyên môn gi ệ ỹ k  thu t cao và nhi u kinh nghi m ( tính b ng năm )

ộ ồ ể ỏ ể ề ng pháp tuy n d ng ấ   ụ : Thi tuy n và thông qua H i đ ng ph ng v n

ệ ặ ư

ạ ậ ươ ự ế ệ ậ ươ Ph ­ ự ế tr c ti p. ­ ­ ồ ơ: Nh n tr c ti p, qua b u đi n ho c email   trên ph ng ti n thông tin đ i chúng.

ạ ạ ạ ể ỗ

ườ ạ ọ ạ ả ứ ế ậ Hình th c ti p nh n h  s ể ụ Thông tin tuy n d ng: b. Chính sách đào t oạ     ơ ở ế ớ Liên k t v i các c  s  đào t o uy tín đ  đào t o t ng đ i h c; trung tâm đào t o có ch t l ạ   ử i ch ; G i đi đào t o ị   ng v  công tác qu n tr ,

ấ ượ ạ ạ ướ i n ề c ngoài

ể   c. Chính sách thăng ti n và phát tri n

­ ạ i các Tr t ệ ụ ỹ k  năng nâng cao, nghi p v  chuyên môn; đào t o t ế ả ự

ệ ọ ự ộ   ệ Đánh giá k t qu  th c hi n công vi c đ nh k  ,tuy n ch n nhân s  n i

ỳ ề ạ ị ể ị

d. Chính sách l

ể ế ­ ộ ả b  cho các v  trí qu n lý thông qua thuyên chuy n, đ  b t,… ươ ng b ng và đãi ng ề ổ ỉ ươ ướ ươ ỳ ị ỉ

­

Đ nh k  xét đi u ch nh l ộ   ề ng, đi u ch nh l ng tr ờ ạ c th i h n.

ề ươ ả ạ ộ ế ế ặ ả ộ Ti n l ng tr theo k t qu  ho t đ ng kinh doanh ho c ti n đ  công

­ vi c.ệ

24

ưở ỳ ị ưở ấ ằ ộ ị

­

Th ng đ nh k , th ng đ t xu t,… ( b ng khen, tham quan, du l ch )

ượ ầ ậ ố ổ

­

Đ c góp v n thành l p các công ty con, mua c  ph n,…

ả ể ấ ạ B o hi m tai n n, B o hi m y t

, tr  c p khó khăn đ t xu t (c ộ ế ợ ấ ấ ứ ể ỉ ư ả ả ộ ộ ệ ả ướ ỏ   i h i,   m đau – n m vi n, thai s n, ngh  h u, m t s c, b o h  lao đ ng, tham quan –

ỉ

­ ằ ố ọ ổ ngh  mát, h c b ng,…)

ườ ề

e. Môi tr

ệ ệ   ng ­ Đi u ki n làm vi c

ệ ủ ế ị ầ ế Đi u ki n làm vi c: ấ ệ  Cung c p đ  các thi t b  văn phòng c n thi t cho

ỗ ề ­ ộ m i cán b  nhân viên.

ẻ ạ

ả ộ ể ễ i th  thao, h i di n văn ngh , t ch c các gi c t

ườ Môi   tr ng xuyên đ ộ ườ ệ   ệ ng   làm   vi c:   t o   không   khí   tho i   mái,   vui   v   khi   làm   vi c. ệ ổ ứ ượ ổ ứ    ch c sinh ộ   i lao đ ng, các

ườ ậ ạ ộ ị

­ ả Th ạ ộ nh t cho cán b  nhân viên, các ho t đ ng chăm lo con em ng ễ ạ ho t đ ng sinh ho t nhân d p các ngày l .

ỷ ậ ộ 7. K  lu t lao đ ng

ứ ỷ ậ ứ ả ả ỉ

­

Các hình th c k  lu t ( c nh cáo, đình ch , giáng ch c, sa th i,…)

BÀI T P 3Ậ

ề ươ ổ ứ ủ ơ ệ ị ng c a C  quan, T  ch c, doanh nghi p quy đ nh

Chính sách ti n l   1. ị ề ữ v  nh ng quy đ nh nào?

ề ươ ệ  Khái ni m ti n l ng:

ề ươ ộ ượ ậ ng là giá c  s c lao đ ng, đ

ỏ ệ ầ ộ ợ ườ ữ   c hình thành qua th a thu n gi a ớ   i lao đ ng, phù h p v i quan h  cung c u lao

ị ườ Ti n l ­ ườ ử ụ ng ộ đ ng trên th  tr ả ứ ộ i s  d ng lao đ ng và ng ng.

ươ ượ ể ệ ụ ể ừ ầ

­

ề Ti n L ng còn đ c th  hi n c  th  trong t ng thành ph n kinh t ế   :

ố ầ ế ướ ự c  và  khu  v c  hành  chính  s Nhà  n

ệ

ả ộ ch c  Nhà  n c tr  cho ng

ố ơ ế ươ ượ ả ự    ng  là  s   ti n  mà  các  Doanh  nghi p  qu c  doanh,  các   i lao đ ng theo c  ch  chính sách   ng do Nhà ườ ệ ố c th  hi n trong h  th ng thang, b ng l

ớ  Đ i  v i  thành  ph n  kinh  t ề ố ề ươ ệ nghi p:  Ti n  L ướ ổ ứ ơ c   quan,  t ể ệ ướ ủ c a Nhà   n c và đ ị ướ c quy đ nh.     n

ề ố ươ ị ự ố   ng ch u s  chi ph i,

ầ ị ườ ố ớ ộ ủ

 Đ i v i các thành ph n ngoài qu c doanh, Ti n L ấ ớ tác  đ ng  r t  l n  c a  th   tr

ng.

ề ươ ủ ơ ổ ứ ề Các quy t đ nh v  chính sách ti n l ng c a c  quan, t ch c, công ty

ế ị ề ữ ộ ị

­ ượ đ

c quy đ nh v  nh ng n i dung sau:

25

ứ ươ ơ ổ ứ ệ

 M c l

ng chung trong C  quan, t ch c, doanh nghi p.

ề ươ ơ ổ ứ ệ ơ ấ  C  c u ti n l ng trong C  quan, t ch c, doanh nghi p.

ế ề ươ ơ ổ ứ ệ

 Quy ch  ti n l

ng trong C  quan, t ch c, doanh nghi p.

ơ ấ ề ươ ơ ổ ứ ươ ng  chung  và  c  c u  ti n  l ng  trong C  quan,   t ứ      ch c,

   M c   l doanh nghi pệ

ươ ố ể

­

L ng t i thi u vùng



ộ ượ ị ạ ị ị N i dung này đ c quy đ nh t i Ngh  đ nh 103/2014/NĐ­CP.

ố ươ ơ ở ể ấ L

ả ỏ

ứ ể ả ươ i lao đ ng th a thu n và tr  l ộ ệ ườ ờ ườ ệ

ng, b o đ m đ  th i gi ứ ng tr  cho ng ả ộ ủ ờ ặ ấ i thi u vùng là m c th p nh t làm c  s  đ  doanh nghi p và   ứ ươ ng, trong đó m c l i lao   ả    làm ệ   ng trong tháng và hoàn thành đ nh m c lao đ ng ho c công vi c

ả ả ả ng t  ộ ậ ườ ng ệ ề ộ đ ng làm vi c trong đi u ki n lao đ ng bình th ị ườ ệ vi c bình th ậ ỏ đã th a thu n ph i b o đ m:

(cid:0) ố ớ ể ấ ố ườ ư   ộ i lao đ ng ch a

ứ ươ Không th p h n m c l ả ng t ơ i thi u vùng đ i v i ng ấ ệ ạ ơ qua đào t o làm công vi c gi n đ n nh t;

(cid:0) ứ ươ ơ ớ ố ố ớ ể ườ Cao h n ít nh t 7% so v i m c l ng t i thi u vùng đ i v i ng i lao

ọ ấ ề ộ đ ng đã qua h c ngh .

(cid:0) ứ ươ ố ể ừ ư M c l ng t i thi u vùng t 2015 nh  sau:



ố ớ ồ đ ng/tháng đ i v i vùng I.



ố ớ ồ 2.750.000 đ ng/tháng đ i v i vùng  II.



ố ớ ồ 2.400.000 đ ng/tháng đ i v i vùng III.



ố ớ ồ 2.150.000 đ ng/tháng đ i v i vùng IV.

ả ươ

­

Thang, b ng l ng:

ậ ậ ố ớ ề ươ ng và là

ẩ ố ớ ả ứ ề ệ ấ ệ B c: là ký hi u v  tiêu chu n c p b c k  thu t đ i v i thang l  ươ ch c  danh ngh  nghi p đ i v i b ng l ậ ỹ ng.

ứ ủ ế ề t Ti n L

ươ ầ ể ặ ớ

ố ướ ể ủ ệ

 đó  đ ươ l

ệ ố ươ ộ ộ ậ ng: Cho bi   ng c a m t b c hay m t ch c danh nào H  s  l ứ   ứ ươ ơ ả ươ ượ ng cao h n bao nhiêu l n so v i m c l c tr  l i thi u ho c m c ng t ệ ế ố i thi u c a Doanh nghi p n u là Doanh nghi p Nhà n ng t c.

ộ ậ ứ ằ ệ ố

H  s  tăng tuy t đ i c a m t b c, m t ch c danh nào đó b ng h  s ủ ậ ứ ệ ố ủ ậ ệ ố ươ ướ ừ

 ươ l

ệ ố ủ ng  c a b c đó tr  đi h  s  l ộ ng c a b c đ ng ngay tr c nó.

26

ươ ươ ứ ộ

ủ ậ ứ ướ ệ  ệ ố

ố ủ ệ ố ng t H  s  tăng l ệ ố ươ ng c a b c đó chia cho h  s  l ươ ằ ộ ậ ng đ i c a m t b c, m t ch c danh nào đó b ng h ng c a b c đ ng ngay tr c nó. H  s ớ ậ ướ ề

 ủ ậ ố ươ s   l ấ ố ộ này cho th y t c đ  tăng Ti n L

ng so v i b c tr c nó.

ươ ươ ứ

­

L ử ệ ng th  vi c & L ng chính th c.

ả ộ

ng chính th c là kho n ti n mà ng ỏ ườ ử ụ ậ i s  d ng lao đ ng tr  cho   ượ   c

ề ươ Ti n l ộ ứ ươ ứ ệ ể ả ề  ườ ng i lao đ ng đ  th c hi n công vi c theo th a thu n tuy nhiên không đ ơ ấ th p h n m c l ệ i thi u vùng trên. ể ự ố ng t

ả ằ ả Ti n l

ứ ươ ử ệ ệ ấ ằ ủ ể ố

 m c l

ậ ề ươ ng th  vi c do hai bên tho  thu n nh ng ít nh t ph i b ng 85% ươ ng c a công vi c đó (ít nh t b ng 85% l ấ i thi u vùng). ư ng t

ươ ố ớ i thi u vùng t

ả ồ

ạ

ể ậ ườ ể ồ Ví d :ụ   L ư ồ ạ i các Thành ph  l n nh  H  Chí Minh, Vũng Tàu,   ư ậ   ộ ủ ồ ệ Đ ng Nai, m t s  qu n huy n c a Hà N i, H i Phòng là 3.100.000 đ ng. Nh  v y, ồ ấ ằ ộ ươ l i lao  đ ng t   i các vùng này ít nh t b ng 3.100.000 đ ng và ươ i thi u là 2.635.000 đ ng. l ố ng t ộ ố ủ ng chính c a ng ử ệ ố ng th  vi c t

ả ươ ừ ả ả ề ở

­

Tr  l ậ ng ch m t 15 ngày tr  lên ph i tr  thêm ti n.

ấ ầ ố ề ả ậ

ộ ờ ố ạ ướ ề   S  ti n này b ng s  ti n tr  ch m nhân v i lãi su t tr n huy đ ng ti n ể   i th i đi m t Nam công b  t ớ ệ c Vi

ằ  ử g i có k  h n 01 tháng do Ngân hàng Nhà n ả ươ tr  l ố ề ỳ ạ ng.

ấ ầ Khi Ngân hàng Nhà n ị t Nam không quy đ nh tr n lãi su t thì đ

ướ ề ủ ấ ộ

ỳ ạ ả ệ ạ ơ ị ượ   c ươ   ng ể   i th i đi m

ệ c Vi  ử tính theo lãi su t huy đ ng ti n g i có k  h n 01 tháng c a ngân hàng th ạ ơ ờ ở m i, n i doanh nghi p, c  quan m  tài kho n giao d ch thông báo t ả ươ ng. tr  l

ươ ờ ệ

­

L ng làm thêm gi , làm vi c ban đêm, làm thêm ngày l ễ .

ề ươ ề ươ ơ ề ươ ứ ng làm thêm căn c  theo đ n giá ti n l ng hay ti n l ng theo

Ti n l ệ ư

 công vi c đang làm nh  sau:

(cid:0) ườ Ngày th ấ ng: ít nh t 150%.

(cid:0) ấ ỉ ầ Ngày ngh  hàng tu n: ít nh t 200%.

(cid:0) ấ ằ

t: h ưở ng ít nh t b ng 300% ch a k  ti n l ươ ườ ươ ễ ế Ngày l , t ỉ , ngày ngh  có h ưở ng l ư ộ i lao đ ng h ể ề ươ ưở ng l ố ớ ng đ i v i ng ng ngày ng ngày. ễ l

(cid:0) ệ ấ Làm vi c ban đêm: ít nh t 30%, n u làm thêm vào ban đêm vào

ữ ả ượ ế ả nh ng ngày trên thì ngoài kho n này đ c tr  thêm 20%.

ề ươ ư

­

Thanh toán ti n l ỉ ng phép năm ch a ngh .

27

ộ ườ ặ

ỉ ằ ệ ư ặ

ữ ề ị ấ ệ  Ng   i lao đ ng do thôi vi c, b  m t vi c làm ho c vì các lý do khác mà ỉ ế ố ỉ ằ ư ượ   ch a ngh  h ng năm ho c ch a ngh  h t s  ngày ngh  h ng năm thì đ c ỉ ư ằ thanh toán b ng ti n nh ng ngày ch a ngh .

ề ươ ộ Cách tính b ng bình quân ti n l

ề ướ

ườ ử ụ ệ ư ướ ồ ả ề ng c a tháng tr ỉ ề c li n k

ớ ố ướ ư ể ờ ủ   ợ ằ  L u ý:ư  ng theo h p đ ng lao đ ng c a 6 ộ ề i s  d ng lao đ ng tính tr  ti n ch a ngh  phép c khi ng tháng li n k  tr   ề  ủ ố hàng năm chia cho s  ngày làm vi c bình th tr ườ ỉ c th i đi m tính, nhân v i s  ngày ch a ngh .

ế ề ươ ơ ổ ứ ệ

 Quy ch  ti n l

ng trong C  quan, t ch c, doanh nghi p.

ươ ệ V n đ  ti n l t c  các ph i t

ấ ả ả ng có  nh h ự ủ ớ ấ ả ệ ưở ộ

ườ ộ ộ   ng di n trong n i ng t ­ ố dung qu n lý ngu n nhân l c c a m t doanh nghi p và là m i quan tâm hàng   ầ ủ đ u c a ng ề ề ươ ồ i lao đ ng.

ươ ấ ớ ể ủ ộ

ự ồ ậ ờ

ế ệ

ữ ả

ề Ti n L ả ộ i  lao  đ ng  t ế ủ ố  c a m t qu c gia.  Ti n l ộ ủ ườ

ủ ọ ế

ố ớ ấ ớ ố ữ ế ệ ấ

ự ộ ệ   ng đóng vai trò r t l n cho s  phát tri n c a m t doanh nghi p ­ ạ ấ vì nó có  kh   năng  nâng  cao  năng  su t,  đ ng  th i  nó  t o  thu  nh p  cho   ự ể   ầ ọ ừ ườ   đó khuy n khích h  làm vi c và góp ph n vào s  phát tri n ng ộ ệ   ầ ề ươ ề ng  không  nh ng góp ph n c i thi n n n kinh t ề   ừơ ờ ố i thân c a h . Do đó,  ti n i lao đ ng  mà  còn nuôi s ng ng đ i s ng c a  ng ổ ề   ả ấ ươ ng đóng vai trò r t quan tr ng đ i v i nh ng nhà qu n lý vì n u phân b  ti n l ợ ươ ả   ả ả ẽ ả ng không h p lý s   nh h l ng r t l n đ n hi u qu  s n xu t vì nó làm gi m ườ ệ ủ ộ đ ng l c làm vi c c a ng ọ ưở i lao đ ng.

ể ự ượ ả ả ợ Đ  xây d ng đ

ấ

ng đ m b o đ ự ậ ề ề ươ ữ ị ườ ươ ủ ệ ị ứ ươ ượ c m c l ả ệ ng di n: Quy đ nh c a pháp lu t, th  tr c tính h p lý, khách quan và ự   ứ ng d a   ng bên ngoài và nh ng yêu

ệ

­ chính xác thì doanh nghi p ph i có năng l c nghiên c u v n đ  ti n l trên 3 ph ố t

bên trong doanh nghi p.

ươ ủ ợ ớ ị ả ng c a Doanh nghi p ph i phù h p v i các quy đ nh

ề Chính sách Ti n L ậ ụ ể ế ươ ệ ả ị

­ ủ c a pháp lu t, c  th  chính sách ti n l

ng ph i chú ý các quy đ nh sau:

ề ề ươ ố ể ị  Quy đ nh v  ti n l ng t i thi u

ề ờ ệ ề ộ ị

 Quy đ nh v  th i gian và đi u ki n lao đ ng

ữ ề ẻ ộ ộ ị

 Quy đ nh v  lao đ ng tr  em, lao đ ng n

ề ề ị ươ ờ

 Quy đ nh v  Ti n L

ng làm thêm gi , làm tăng ca, làm ngày l ễ ế   t t

ế ộ ụ ấ ề ị

 Quy đ nh v  các ch  đ  ph  c p

ả ả ả ộ ề ị ươ ợ ả  Quy đ nh v  các kho n ph i tr , ph i n p theo l ng, phúc l ộ i xã h i…

ị ườ

­ Th  tr

ng bên ngoài.

28

ả ả ứ ạ

ể ệ ươ ề ớ ự ệ ố  H  th ng Ti n L ự ươ ứ s   t ươ ị ườ ng  ng v i th  tr ả   ng ph i th  hi n tính c nh tranh, t c là ph i đ m b o ng trong khu v c . ả ề ng Ti n L

ể ả ươ ươ ớ

ng  t ố ủ

ố ộ

ế ệ ệ ấ ơ ệ   ng  v i  các  Doanh  nghi p ng  đ ộ ữ ữ ộ    v ng đ i ngũ lao đ ng c a mình. ả ế ơ   ng cao h n n u kh  năng tài chính cho phép ệ    các công ty và xí nghi p khác đ n. Tuy nhiên   ng th p h n các Doanh nghi p trong khu

ề ệ ươ ệ  Doanh  nghi p  có  th   tr   l ự ế ệ trong  khu v c n u Doanh nghi p mu n gi ể ả ươ ệ Doanh nghi p cũng có th  tr  l ỏ ừ i t và mu n thu hút lao đ ng gi ể ả ươ  l Doanh nghi p cũng có th  tr ự ế v c n u có các đi u ki n sau:

(cid:0) ệ ố ơ ổ ề ơ ệ Có đi u ki n làm vi c t ị t h n,  n đ nh h n

(cid:0) ợ ế ộ Có ch  đ  phúc l ơ i cao h n

(cid:0) ế ộ ế ệ ợ Có ch  đ  làm vi c, thăng ti n h p lý

(cid:0) ư ỗ ợ ế ế ộ ộ ở ạ Có các ch  đ  đãi ng  khác nh  h  tr  v  nhà , đi l i…

ế ố ữ ệ

­

Nh ng y u t bên trong doanh nghi p.

ả ươ ộ

 Tr  l

ng ngang nhau cho lao đ ng ngang nhau:

(cid:0) ự ằ ắ ả

ắ ả ề ươ t đ i x   trong chính sách ti n l

Đây là nguyên t c đ m b o tính công b ng và không có s  phân ng. Nguyên t c này dùng k t qu  lao ứ ả ươ ướ ể c đo đ  đánh giá, so sánh và làm căn c  tr  l ế ả ng. ệ ố ử bi ộ đ ng làm th

(cid:0) ộ ả ệ ứ ươ M i công vi c ph i có m t m c l

ớ ầ ộ i tính, tuy nhiên c n có phân bi

ứ ộ ứ ạ ệ ề ề ệ

ự ầ ậ ị

ả ế ằ ạ ệ   ỗ ng khác nhau, không phân bi t ổ   tu i tác  gi t v  trình đ  chuyên môn, trình ộ ệ ệ đ  kĩ năng, m c đ  ph c t p công vi c, đi u ki n làm vi c,  m c đ  quan   ọ   ệ ọ tr ng…Vì v y, c n ph i có s  tính toán, xác đ nh công vi c th t khoa h c ề ươ ể đ  tránh tình tr ng thi u công b ng trong chính sách ti n l ứ ộ ậ ng.

ố ơ ố ấ ộ ộ ề ươ ng bình

ộ  T c đ  tăng năng su t lao đ ng nhanh h n t c đ  tăng ti n l quân.

(cid:0) ề ươ Ti n   l

ả

ệ

ấ ầ ộ

ố ề ươ ng c n ph i tính toán đ  t c đ  tăng ti n l ắ ả ấ

ủ ả ộ ẩ ả

ả   ấ ộ ả ng   là   m t   kho n   chi   phí   c u   thành   nên   giá   thành   s n ạ   ả ả ượ ề ươ ẩ c ho t ph m, do đó chính sách ti n l ng cũng ph i đ m b o duy trì đ ổ ứ   ộ ư ậ ủ ả đ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. Mu n nh  v y khi t  ch c ượ ể ố ề ươ ng không v ti n l   t quá ả ẽ ả ố ộ   t c đ  tăng năng su t lao đ ng bình quân. Nguyên t c này s  đ m b o cho ệ ị  ẩ ạ ứ ạ vi c gi m giá thành s n ph m, t o s c c nh tranh c a s n ph m trên th ườ tr ả ng.

(cid:0) ữ ắ ế ệ Nguyên  t c  này  không  nh ng  c n  thi t  cho  doanh  nghi p  mà

ự ể ả ả ầ ế nó  còn  đ m  b o cho s  phát tri n kinh t .

29



ả ươ ớ ế ề ả ắ ộ Tr  l ng g n li n v i k t qu  lao đ ng

(cid:0) Ng

ế ộ ộ ả ả ươ ườ i lao đ ng làm công vi c gì thì ph i tr  l ả ế ả ấ ộ

ủ ụ ằ

ậ ự ệ ệ ả ớ ệ   ng cho công vi c ả  ườ i   lao   ệ ượ   c

ệ ả đó. K t  qu  lao đ ng th p thì tr  luong ít, k t qu  lao đ ng cao thì tr ươ ắ ng cao. M c đích c a nguyên  t c   này   nh m   làm   cho  ng l ả ộ đ ng  ph i  làm  vi c  th t  s ,  ph i  có  trách nhi m v i công vi c đ giao.



ả ươ ủ ợ ớ ị ướ Tr  l ng phù h p v i các quy đ nh c a Nhà n c.

(cid:0) ắ ộ

ủ ị

ướ ng c a nhà n ọ ẳ ọ ầ ổ ộ ạ ự ộ ả ệ   Đây cũng là m t nguyên t c lao đ ng, các doanh nghi p ph i tôn ề ằ ề ươ c, nh m góp   ọ   ự  xã h i, t o s  bình đ ng trong m i lĩnh v c m i

tr ng các quy   đ nh v  chính sách ti n l ế ị ph n  n đ nh kinh t ngành ngh .  ề

ả ươ ạ ộ ớ ế ề ả ắ

 Tr  l

ng g n li n v i k t qu  ho t đ ng kinh doanh

(cid:0) ắ ấ

ắ ề ợ ủ ả ự ộ ề ợ ủ

i c a doanh nghi p và quy n l ớ ả ườ i c a ng ả ể ả ả

ệ ộ ườ ọ Đây là nguyên t c r t quan tr ng, nguyên t c này đ m b o s  hài ệ ữ i lao đ ng. hòa gi a  quy n l ậ Doanh nghi p có phát tri n thì m i có kh  năng đ m b o thu nh p cho ng i lao đ ng.

ế ề ươ ệ ự  Quy trình xây d ng quy ch  ti n l ng trong doanh nghi p:

ậ ủ Nh n th c  đ

ề ấ ọ ứ ơ ả c nh ng ki n th c c  b n v  v n đ  l

ượ ầ c t m quan tr ng c a quy ch  ti n l ữ ượ ng trong doanh ủ ườ i ch  doanh ơ ế ề ươ ứ ượ ự ế ộ ả

­ ệ nghi p và có đ ệ ẽ nghi p s  xây d ng đ

ế ề ươ ề ươ ng ng ng theo quy trình đ n gi n sau: c m t quy ch  ti n l

ướ ủ ế ể ấ

 B c 1: L y ý ki n và quan đi m c a nhân viên

ư ụ ủ ế ầ M c đích c a tr ng c u ý ki n nhân viên là đ  tránh đ

ủ ặ

ườ ệ ượ ọ ượ ữ   c nh ng ả   ộ i lao đ ng c m ươ   ng. Vì

c tôn tr ng vì h  đ ầ ượ ấ ế ị c tham gia quy t đ nh vi c tính l ư ế ề ể  ầ sai l m mang tính ch  quan, áp đ t. Ngoài ra còn cho ng ọ ượ ấ th y đ ậ v y các v n đ  sau c n đ c tr ng bày ý ki n

ủ ơ ế ả ươ Ư ể ệ ạ (1)  u đi m c a c  ch  tr  l ng hi n t i?

ượ ủ ơ ế ả ươ ể ệ ạ (2) Nh c đi m c a c  ch  tr  l ng hi n t i?

ề ầ ữ ụ ắ ấ (3) Nh ng v n đ  c n kh c ph c?

ủ ể ỗ ườ ề ự ằ ợ i v  tính h p lý, s  công b ng

ố ươ (4) Mong mu n và quan đi m c a m i ng trong cách tính l ng?

ế ề ươ ướ ủ ả ạ ệ  B c 2: Ch  doanh nghi p so n th o quy ch  ti n l ng.

30

(cid:0) ệ ườ ủ Sau khi th c hi n xong b

c 1 thì ng ờ ự ướ ồ

ự ế ạ ể i đ  xem xét. Đ ng th i d a vào các y u t ể ở ế ề ươ ạ ệ ổ   i ch  doanh nghi p t ng ị ế ố ể ấ  đ   n đ nh   ệ   ng cho doanh nghi p ả  trên đ  so n th o quy ch  ti n l ng

ợ h p các ý ki n l ứ ươ m c l mình.

ử ổ ướ ụ ổ ỳ ị ế  B c 3: Ban hành, áp d ng và đ nh k  đánh giá, s a đ i, b  sung quy ch .

(cid:0) ọ ướ ế ầ ấ Tr

ụ ế ươ ổ ế ạ

ự ế ủ ộ ỗ

ươ ư ả ả ng ph i rõ ràng và d  hi u. Sau khi áp d ng, nên nh

ườ ụ ế ế ơ

ử ợ

c khi ban hành áp d ng quy ch  c n h p ph  bi n và l y ý ầ   ng càng rõ ràng, minh b ch thì tinh th n ậ   i là bí m t  cho m i ng ớ  ầ   ấ ể ng không th  là b t bi n mà nó c n ớ ố ả c xem xét và đánh giá, s a đ i cho phù h p v i b i c nh kinh doanh   ữ ầ ớ ki n c a nhân viên. Quy ch  l ứ ủ và đ ng l c c a nhân viên càng cao. M c tr ễ ể nh ng cách tính l ả ươ ặ ằ r ng c  ch  ho c chính sách tr  l ổ ượ đ và nh ng yêu c u m i.

ộ ậ ộ ậ ệ

2. Công vi c nào do b  ph n chuyên môn làm, và công vi c nào do b  ph n

ệ ự nhân s  làm?

ể ụ ề ấ

h. Đ  xu t tuy n d ng

ể ấ i. Cung c p các bi u

ẩ ự ị ọ j. Xác đ nh tiêu chu n l a ch n

ế ể ụ

k. Vi

t thông báo tuy n d ng

ọ ồ ơ ế ậ

l. Ti p nh n và sàng l c h  s

ể ỏ ọ ấ m. Ph ng v n tuy n ch n

ệ ệ ậ ỏ ề n. Th a thu n đi u ki n làm vi c.

ệ ộ

­

ậ Công vi c do b  ph n chuyên môn làm:

ấ ộ ơ ị

ề ụ ụ ị ơ ở ấ ậ ơ ự

ơ ẽ ề ượ ệ ợ

ề ầ ể ự ẽ ổ ự ẽ ề ậ ộ

 Đ  xu t tuy n d ng. Vì b  ph n chuyên môn là đ n v  c  s , là đ n v  có ị yêu c u tuy n d ng nhân s  cho đ n v  mình, nên s  đ  xu t. Sau đó, phòng ạ c hay không thì phòng nhân s  s  t ng h p, trình lên lãnh đ o phê duy t, đ nhân s  s  báo v  cho b  ph n chuyên môn.

ọ ị ề ự   i có chuyên môn v  lĩnh v c

ẽ ế ượ ữ ể ự ẩ ườ ọ ự ự ẩ ự  Xác đ nh tiêu chu n l a ch n. Vì nh ng ng ữ nào thì s  bi t đ c nh ng tiêu chu n đ  l a ch n nhân s  cho lĩnh v c đó.

ự ệ

­

Công vi c do nhân s  làm:

ế ể ụ

 Vi

t thông báo tuy n d ng

31

ọ ế ậ ọ ụ ể t thông báo tuy n d ng nên h  s ọ ẽ

ồ ơ ể ọ ự

 Ti p nh n và sàng l c h  s . Vì h  vi bi

ẩ c các tiêu chu n đ  ch n l a. ế ế ượ t đ

ự ể ậ ậ ộ

ể ể ố ẫ ấ ấ ẫ ể ộ ọ  Cung c p các bi u m u tuy n ch n. B  ph n nhân s  là b  ph n cung ơ ấ c p bi u m u đ  th ng nh t cho toàn c  quan.

ệ ề ậ ỏ ệ  Th a thu n đi u ki n làm vi c

ự ẽ ể ấ ậ ậ ộ ộ ọ ỏ

­

B  ph n chuyên môn và b  ph n nhân s  s  cùng nhau ph ng v n tuy n ch n.

BÀI 2: PHÂN TÍCH CÔNG VI CỆ

ư ệ Hãy phân tích công vi c c a 3 v  trí công vi c: chuyên viên văn th , chuyên

ữ ư ư ầ ệ ủ ớ ị ữ viên l u tr , th  ký văn phòng v i nh ng yêu c u sau:

ấ ừ ấ ạ ả ỏ ể ỏ ­ So n 1 b n câu h i đ  ph ng v n t ng lo i chuyên viên này (ít nh t 10 câu

ạ ỏ ỏ ệ h i) (câu h i phân tích công vi c)

ả ệ ả ả ầ công vi c, b ng  yêu c u chuyên môn công vi c, b ng  tiêu

ạ ả ­ So n b n mô t ả ẩ ế ệ ủ ị ệ ứ ừ ệ ị

ữ ư ư ị chu n k t qu  công vi c c a v  tr  công vi c cho t ng v  trí ch c danh  ư chuyên viên văn th , chuyên viên l u tr , th  ký văn phòng

A. CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ

ỏ ệ ả Câu 1: B n câu h i phân tích công vi c:

ư ệ ự ạ ạ ơ

1. Th c tr ng công tác văn th  hi n nay t

i c  quan?

ổ ứ ệ ạ ầ ứ ế

2. Vì sao c  quan, t

ch c, doanh nghi p này l i c n đ n ch c danh chuyên viên

ơ văn th ?ư

ủ ộ ư 3. N i dung c a công tác văn th ?

ộ ố ớ ư

4. Đ i v i m t ng

ườ ệ ấ ấ ầ ầ ấ ệ ư ụ

ế ữ ấ   ị i chuyên viên l u tr , anh (ch ) th y ph n nào là khó nh t ư  ứ ể ự trong 4 khâu nghi p v  văn th ? Cách th c đ  th c hi n ph n khó nh t  y nh th  nào?

ệ ủ ư ể ề ế

5. Chuyên viên văn th  hi u th  nào v  công vi c c a mình?

ư ố ớ ủ ệ ư 6. Trách nhi m c a chuyên viên văn th  đ i v i công tác văn th ?

ư ườ ệ ủ ứ ữ ả

7. Chuyên viên văn th  th

ng ph i giám sát công vi c c a nh ng ai? Ch c v ụ

nào?

ủ ệ ệ ầ ả ỹ

8. Công vi c ph i giám sát là công vi c gì? K  năng c n có c a chuyên viên văn

th ?ư

32

ẩ ấ ư ộ ủ 9. Ph m ch t, thái đ  c a chuyên viên văn th ?

ụ ấ ạ ạ ơ ộ ộ

10. Chính sách phúc l

i, ch  đ  đãi ng , ph  c p đ c h i t i c  quan dành cho

ợ ế ộ ư ư ế chuyên viên văn th  nh  th  nào?

ữ ượ ử ụ ư c s  d ng trong công tác văn th ? Cách th c s ứ ử

ầ 11. Nh ng ph n m m nào đ ề ấ ề ầ ữ ụ d ng nh ng ph n m m  y?

ữ ế ị ụ ụ ượ ử ụ

12. Nh ng máy móc, thi

t b , d ng c  nào đ ư   c s  d ng trong công tác văn th ?

ứ ử ụ Cách th c s  d ng chúng?

ườ ủ ệ ệ ợ ớ ơ ng làm vi c hi n nay c a c  quan đã phù h p v i công tác văn th ư

13. Môi tr ch a?ư

ư ữ ể ả ữ ế

14. Chuyên viên l u tr

có th  gi ệ i quy t nh ng công vi c gì ngoài công tác văn

th ?ư

ữ ầ ể ỹ ự   15. Chuyên viên l u tr  c n có nh ng khóa đào đ o nào đ  nâng cao k  năng th c

ư ệ ụ ư ữ ệ ữ ệ ơ ạ hi n các nghi p v  l u tr  tài li u cho c  quan?

ả ả Câu 2. B n mô t ệ  công vi c

2.1.

ề ệ Thông tin chung v  công vi c

ứ ư ụ ạ

ệ ư ặ ộ ự ỉ ự ệ ế ả

ặ ệ ụ ự ự ư ộ ệ ụ  ệ Là công ch c chuyên môn nghi p v  văn th  giúp lãnh đ o phòng Nghi p v ư ở văn th , phòng hành chính ho c Văn phòng UBND huy n, t nh, các B , ngành     TW, ổ ứ  ch c công tác qu n lý nghi p v  công tác văn th  ho c tr c ti p th c hi n các công t   ệ vi c thu c lĩnh v c văn th  theo s  phân công.

ư ụ ự ệ ả ộ ộ ộ ề

Là cán b  chuyên môn nghi p v  văn th , qu n lý toàn b  lĩnh v c thu c v ệ ư ổ ứ ơ ch c, doanh nghi p. văn th  cho các c  quan, t

ư ườ ạ ộ ề t c  các ho t đ ng v  công tác văn

Chuyên viên l u tr ạ ơ ư là ng ổ ứ ư ấ ả ệ ữ th  cho lãnh đ o c  quan, t i tham m u t  ch c, doanh nghi p.

2.2.

ắ ề Tóm t ệ t v  công vi c

ư ạ ơ ổ ứ ự ệ

­

ch c trong vi c xây d ng và ban hành các

ự ả ị Tham m u cho lãnh đ o các c  quan, t ư ề văn b n quy đ nh v  lĩnh v c văn th ;

ệ ụ ư ẫ ướ ẫ ể   ng d n, ki m

­ Xây d ng các văn b n h ự

ng d n nghi p v  công tác văn th  và h ả ổ ứ ủ ơ ự ệ ệ ả ướ tra vi c th c hi n các văn b n đó c a c  quan, t ch c;

ế ế ả ậ

­

Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n;

33

ặ ườ ượ i đ c giao trách

­ Giúp Chánh Văn phòng, Tr ệ

ệ ố ng phòng Hành chính ho c ng ả ả ế ế ưở nhi m theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n;

ậ ả ườ ệ ề ẩ

­

i có th m quy n xem xét, duy t, ký ban

ự ả ế Ti p nh n các d  th o văn b n trình ng hành;

ứ ố ỹ ấ   ậ ­ Ki m tra th  th c, hình th c và k  thu t trình bày; ghi s  và ngày, tháng; đóng d u

ể ứ ộ ể ứ ậ ẩ m c đ  kh n, m t;

ủ ụ ể ể ệ ả   ­ Đăng ký, làm th  t c phát hành, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát văn b n

đi;

ả ư ử ụ ứ ế ắ ả ả

­

ụ ụ ệ S p x p, b o qu n và ph c v  vi c tra c u, s  d ng b n l u;

ủ ụ ấ ấ   ­ Qu n lý s  sách và c  s  d  li u đăng ký, qu n lý văn b n; làm th  t c c p gi y

ệ ấ ơ ở ữ ệ ườ ả ứ ộ ổ ả ớ i thi u, gi y đi đ ả ứ ng cho cán b , công ch c, viên ch c; gi

ấ ủ ơ ử ụ ả ả ổ ứ ấ

­

B o qu n, s  d ng con d u c a c  quan, t ạ  ch c và các lo i con d u khác

2.3.

ề ạ ệ Trách nhi m và quy n h n

ư ủ ơ ố ớ ệ ị

­

Ch u trách nhi m chính đ i v i công tác văn th  c a c  quan;

ự ấ

­

ố ợ ư ớ ệ ự ệ ệ Ph i h p v i các cán s , chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao c p văn ụ th  trong vi c th c hi n các nhi m v ;

ị ệ ướ ề ữ ạ ơ ặ ấ

­

c lãnh đ o c  quan ho c Chánh văn phòng v  nh ng v n đ ề

Ch u trách nhi m tr ư ề v  công tác văn th ;

ờ ạ ớ ộ ữ ể ị ả ư ả ả ậ

­

ệ ả   ị ố ợ Ph i h p v i b  ph n L u tr  đ  xác đ nh th i h n b o qu n và giá tr  b o qu n ủ c a tài li u.

ư ự ỉ ạ ệ ề ị

­

ư Ch  đ o các nhân viên văn th  th c hi n đúng các quy đ nh v  công tác văn th .

ả ự ụ ệ ệ

2.4. Nhi m v  chính ph i th c hi n

ư ự ả ạ ị

­

Tham m u cho lãnh đ o xây d ng và ban hành các văn b n quy đ nh công tác văn th :ư

ự ươ ụ ả

ướ

ấ ạ ơ ả ị ư ữ ặ ữ ủ ơ ế ị ố ẽ  ch t ch , th ng nh t t ư ự   ệ ng án qu n lý nghi p v  văn th , d a ả ằ   c, nh m đ m b o công ủ   ớ i c  quan, sát v i quy đ nh c a

ề ấ  Đ  xu t và xây d ng nh ng ph ơ ở trên c  s  các qui đ nh và c  ch  đã có c a Nhà n ả tác qu n lý l u tr pháp lu t.ậ

ệ ố ư ạ ơ ự ả ổ ứ

 Xây d ng h  th ng qu n lý công tác văn th  t

i c  quan, t ch c.

34

ạ ả ể ạ ư ư ế

ư ư

ề ầ ả ổ ừ ề ữ ệ ấ ề c nh ng v n đ  gì c n c i t

ạ    Các lo i văn b n có th  so n trong quá trình tham m u nh : K  ho ch ạ   công tác văn th  năm; Báo cáo v  công tác văn th  năm… T  đó, lãnh đ o ẽ ấ s  th y đ    hay hoàn thi n v  công tác văn ư ạ ơ th  t ượ i c  quan.

ệ ụ ư ẫ ướ ẫ ể   ng d n, ki m

­ Xây d ng các văn b n h ự

ng d n nghi p v  công tác văn th  và h ả ổ ứ ủ ơ ự ệ ệ ả ướ tra vi c th c hi n các văn b n đó c a c  quan, t ch c;

ề ả ị

ể ự ề ấ

ệ ạ ơ ư ạ ơ ể ề ị ặ i c  quan đ  quy đ nh v  công tác văn th  t ự ẩ t t

ư   Tham gia xây d ng các văn b n pháp quy, quy đ nh v  công tác văn th ả   đ  trình c p có th m quy n ban hành. Ho c tham gia xây d ng các văn b n ạ   quy ph m cá bi i c  quan ủ c a mình.

ự ả ướ ư ủ ặ ẫ

ng d n nghi p v  văn th  c a ngành ho c các ề ụ ể ủ ơ ị ệ ụ  Xây d ng các văn b n h ư quy đ nh c  th  c a c  quan v  công tác văn th .

ổ ứ ứ ể

ướ ng d n, theo dõi, đôn đ c ki m tra vi c t ư ố ượ ề ẩ

ư ự ệ ả ệ   ệ ổ ự  ch c th c hi n ệ ấ ề   c giao và đ  xu t các bi n pháp ạ   ữ ượ c th c hi n nghiêm túc, đ t

ề ệ ẫ  T  ch c h ộ công tác văn th  thu c th m quuy n đ ỉ ể đi u ch nh đ  các công tác qu n lý l u tr  đ ả hi u qu  cao.

ạ ự ữ ệ

ụ ư ẫ ố ợ ư ầ

ớ ầ ả ả

ệ ộ ệ    Bên c nh đó, trong quá trình th c hi n các nghi p v  l u tr , chuyên ứ   ọ ể ướ ng d n h  cách th c viên văn th  c n ph i h p v i các phòng ban đ  h ậ ề ể ứ ậ  hồ  ỹ ạ so n th o văn b n, các yêu c u v  th  th c và k  thu t trình bày, l p ổ ứ .  ủ ơ ữ ệ ư ơ ệ  ch c s hi n hành và giao n ptài li u vào l u tr  hi n hành c a c  quan, t

ư ế ự ệ

ẽ ử ự ự ề ả

ạ ộ ệ ư ữ    Trong quá trình th c hi n công tác văn th , n u có sai sót s  s a ch a ố   ỉ ngay. Ho t đ ng giám sát và đi u ch nh còn giúp gi m đi s  áp l c và kh i ượ l ng công vi c cho chuyên viên văn th

ự ệ

­

ư Th c hi n công tác văn th :

ạ ả ạ ả ả

 So n th o và b n hành các lo i văn b n

(cid:0) ả ạ ậ ả

ạ ế ị ỉ ạ ệ t), thông báo, ch ả ị t), ch  th  (cá bi

ể ế ả ạ ư ả   So n th o các lo i văn b n nh : văn b n quy ph m pháp lu t; văn b n ươ   ệ ng hành chính ( Quy t đ nh (cá bi ả trình, k  ho ch, , báo cáo, biên b n,… ); văn b n chuy n ngành;

ẩ ủ ộ ậ ứ ả ầ ộ ộ ị

(cid:0) Xác đ nh hình th c, n i dung và đ  m t, đ  kh n c a văn b n c n so n ạ

th o;ả

(cid:0) ử ậ Thu th p, x  lý thông tin có liên quan;

(cid:0) ạ ả ả So n th o văn b n;

35

(cid:0) ệ ả ệ ả ả Trình duy t b n th o văn b n kèm theo tài li u có liên quan;

ể ứ ậ ả ỹ

(cid:0) Đánh máy đúng nguyên văn b n th o, đúng th  th c và k  thu t trình bày ả

văn b n;ả

ể ứ ể ả ộ ướ

(cid:0) Ki m tra th  th c và n i dung văn b n tr

c khi ký ban hành;

(cid:0) Trình Ký văn b n;ả

ố ượ ị

(cid:0) Nhân b n đúng s  l ả

ng quy đ nh;

ả

(cid:0) Đóng d u văn b n; ấ

ả ổ

(cid:0) Vào s  công văn đi và phát hành văn b n.

ề ể ứ ề ấ ậ ẫ

ả ạ

ướ ả ầ ả   ể ng d n v  v n đ  th  th c và kĩ thu t trình bày văn b n:  Ki m tra, h ầ   ậ ả ả đ m b o văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính phát hành đ y đu các thành ph n sau:

(cid:0) ệ ố Qu c hi u;

(cid:0) ổ ứ ả ơ Tên c  quan, t ch c ban hành văn b n;

(cid:0) ả ố ệ ủ S , ký hi u c a văn b n;

(cid:0) ả ị Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n;

(cid:0) ủ ế ả ạ ộ Tên lo i và trích y u n i dung c a văn b n;

(cid:0) ả ộ N i dung văn b n;

(cid:0) ứ ụ ọ ủ ữ ườ ề ẩ Ch c v , h  tên và ch  ký c a ng i có th m quy n;

(cid:0) ấ ủ ơ ổ ứ D u c a c  quan, t ch c;

(cid:0) ậ ơ N i nh n;

(cid:0) ố ớ ỉ ứ ữ ạ ậ ẩ ả ấ ộ ẩ   D u ch  m c đ  kh n, m t (đ i v i nh ng văn b n lo i kh n,

m t).ậ

ế ả ả

 Qu n lý văn b n đi, đ n

ế ả ả

(cid:0) Qu n lý văn b n đ n:

ả ượ ậ ả ạ ả ế Văn b n ph i đ

ủ ụ ế ữ ậ i văn th  c ượ ế  ch c đ  làm th  t c ti p nh n, đăng ký. Nh ng văn b n đ n không đ ư ơ    c đăng

ậ Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n:  ổ ứ ể ư c t p trung t ế ả ế ơ ị ệ ả i văn th , các đ n v , cá nhân không có trách nhi m gi i quy t. quan, t ạ ký t

36

ế ả ả ượ Trình, chuy n giao văn b n đ n:

ườ ể ơ ị ế ả ờ   c k p th i trình cho ể   ệ i quy t. Vi c chuy n

ể ệ ả ả ữ ả ả ế Văn b n đ n ph i đ ả ị i có trách nhi m và chuy n giao cho các đ n v , cá nhân gi  gìn bí m t n i ng giao văn b n ph i b o đ m chính xác và gi ậ ộ  dung văn b n.ả

ế ố ế ả Gi

ế ả ả

ả ơ ị ả ế ả ả ố ả ế :Xem xét toàn bộ  ả ệ i quy t và theo dõi, đôn đ c vi c gi ề ữ ế văn b n đ n và báo cáo v  nh ng văn b n quan tr ng, kh n c p; Phân văn b n đ n cho   ế các đ n v , cá nhân gi i quy t văn b n đ n ẩ ấ ọ ế ệ i quy t văn b n đ n. i quy t; Theo dõi, đôn đ c vi c gi

ả ả

(cid:0) Qu n lý văn b n đi

ể ứ ứ ậ ỹ ệ ố :  ghi s , ký hi u và ngày,

Ki m tra th  th c, hình th c và k  thu t trình bày ủ ả ể tháng c a văn b n;

ứ ộ ẩ ấ ơ ế ậ ấ Đóng d u c  quan và d u m c đ  kh n, m t (n u có);

ả ề ả ầ ặ ả ổ Đăng ký vào s  văn b n đi ho c ph n m m qu n lý h  s ố ơ

Đăng ký văn b n đi:  ả ệ công vi c và văn b n

ủ ụ ể ả Làm th  t c, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát văn b n đi:

ư ể ả ệ Văn b n đi   ả   c hoàn thành th  t c văn th  và chuy n phát ngay trong ngày văn b n đó

ế ệ ậ ấ ể ủ ụ c ký, ch m nh t là trong ngày làm vi c ti p theo ả ượ ph i đ ượ đ

ả ổ ứ ộ ả ư m t b n l u t ư ơ i văn th  c  quan, t ch c và m t b n l u trong

ộ ả ư ạ ế ứ ự ư ồ ơ h  s .  Văn b n đ L u văn b n đi:  ắ ả ượ s p x p th  t c đăng ký

ử ụ ấ ả

 Qu n lý và s  d ng con d u

(cid:0) ả ượ c giao cho nhân viên văn th  gi

ổ ứ ổ ứ ệ ư ữ    và  ch c ph i đ ệ   ự ư  ch c. Nhân viên văn th  có trách nhi m th c hi n

ữ ấ ủ ơ Con d u c a c  quan, t ấ ạ ơ i c  quan, t đóng d u t ị nh ng quy đ nh sau:

ấ ườ ư ượ ằ i khác khi ch a đ ả ủ   c phép b ng văn b n c a

(cid:0) Không giao con d u cho ng ẩ

ườ ề i có th m quy n; ng

(cid:0) ả ự ấ ờ ủ ơ ả ấ ổ ứ Ph i t tay đóng d u vào các văn b n, gi y t c a c  quan, t ch c;

(cid:0) ấ ờ ả ấ ữ ữ c đóng d u vào nh ng văn b n, gi y t ủ    sau khi đã có ch  ký c a

ề ẩ ỉ ượ Ch  đ ườ ng i có th m quy n;

ượ ấ ố

(cid:0) Không đ

ỉ c đóng d u kh ng ch .

ự ấ ề ắ ả

(cid:0) D u đóng ph i rõ ràng, ngay ng n, đúng chi u và dùng đúng m c d u quy

ấ ị đ nh.

ữ ữ ả ấ ả

(cid:0) Khi đóng d u lên ch  ký thì d u đóng ph i trùm lên kho ng 1/3 ch  ký v

ề

ấ phía bên trái.

37

ấ ả

ệ ế ị

(cid:0) Vi c đóng d u lên các ph  l c kèm theo văn b n chính do ng ườ ụ ụ ầ

ầ ộ

ả   i ký văn b n ơ c đóng lên trang đ u, trùm lên m t ph n tên c  quan,   ụ ụ ặ ấ ượ quy t đ nh và d u đ ủ ổ ứ t ch c ho c tên c a ph  l c.

ồ ơ ệ ủ ơ ữ ệ ư ệ ộ

ậ  L p h  s hi n hành và giao n ptài li u vào l u tr  hi n hành c a c  quan, ổ ứ  ch c t

(cid:0) ướ ộ   ậ ng d n  công tác l p h  s  và giao n p

ệ Có trách nhi m ch  đ o, h ư ỉ ạ ữ ệ ẫ ố ớ ệ ơ ồ ơ h  s , tài li u vào l u tr  hi n hành đ i v i các c  quan, t ồ ơ ổ ứ  ch c

(cid:0) ườ ứ ệ ư Tham m u cho ng ầ ơ i đ ng đ u c  quan, t

ẫ ệ ng d n vi c l p h  s  và giao n p h  s , tài li u vào l u tr ỉ ạ   ổ ứ  ch c trong vi c ch  đ o, ữ  ư ồ ơ

ướ ố ớ ệ ậ ơ ể ệ ki m tra, h hi n hành đ i v i các c  quan, t ồ ơ ộ ổ ứ ấ ướ  ch c c p d i;

(cid:0) ộ ồ ơ ệ ệ ư   T  ch c th c hi n vi c l p h  s  và giao n p h  s , tài li u vào l u

ữ ệ ự ạ ơ ổ ứ ổ ứ tr  hi n hành t i c  quan, t ệ ậ ồ ơ  ch c mình.

(cid:0) ị ướ ệ ầ Ch u trách nhi m tr

ơ i đ ng đ u c  quan, t ệ ủ ơ ị c ng ộ ồ ơ ư

ổ ứ ề ệ   ườ ứ  ch c v  vi c ữ ệ   ả ậ ồ ơ ả l p h  s , b o qu n và giao n p h  s , tài li u c a đ n v  vào l u tr  hi n ổ ứ ủ ơ hành c a c  quan, t ch c.

ố ệ ệ 2.5. Các m i quan h  trong công vi c

ạ ổ ạ ơ ồ ứ

­ M i quan h  v i c p trên, bao g m: lãnh đ o c  quan, lãnh đ o t

ch c và lãnh

ệ ớ ấ ệ ố ạ đ o doanh nghi p.

ệ ớ ư ệ ồ ồ

­ M i quan h  v i các đ ng nghi p, bao g m: văn th  c  quan, các th  ký

ở ộ   b

ố ậ ơ ổ ứ ph n khác, nhân viên trong c  quan, t ư ơ ệ  ch c, doanh nghi p.

ệ ớ ố ơ ổ ứ

­ M i quan h  v i các phòng, ban khác trong c  quan, t

ệ  ch c, doanh nghi p

ơ ố ổ ứ ố ớ ệ ệ ớ ­ M i quan h  v i các c  quan, t ch c, doanh nghi p khác; đ i v i khách hàng…

ề ệ ệ 2.6. Đi u ki n làm vi c

ề ề ệ a. Đi u ki n v  con ng ườ i

ượ ườ ậ ủ ả ả c đ i, chính sách c a Đ ng và các văn b n pháp lu t c a Nhà

ắ ­ N m đ ướ n ủ ố ng l ư ế c có liên quan đ n công tác văn th .

ệ ụ ứ ề ế ắ ắ ư

­ N m ch c các ki n th c v  chuyên môn nghi p v  văn th

ự ề ệ ươ ụ ư ệ ả

­

ng án qu n lý nghi p v  lvăn th ; có năng

ạ Thành th o vi c xây d ng đ  án, ph ự l c chuyên môn cao.

38

ả ụ ư ệ ộ

­

ế ị ệ ạ ử ụ   ơ ả có kh  năng thao tác m t s  k  năng c  b n thu c nghi p v  văn th  và s  d ng ố t ộ ố ỹ t b  văn phòng hi n đ i. t các trang thi

ề ổ ứ ơ ả ướ ổ ứ ể ể ­ Am hi u sâu v  t ch c c  quan Đ ng, Nhà n c và t ch c đoàn th  nhân dân,

xã h iộ

ư ế ể ể ướ ế ớ

­ Am hi u tình hình và xu th  phát tri n công tác văn th  trong n

c và th  gi i.

ỉ ạ ể ạ ợ

­

ộ ổ ể ự ợ ứ ơ

ệ   ệ ổ Có trình đ  t ng h p nhanh, thông th o vi c t  ch c ch  đ o, tri n khai nghi p ữ ụ ổ ứ  ch c ki m tra, có năng l c h p tác gi a các c  quan và cá nhân trong công v , t   ả tác qu n lý.

ề ệ ấ ậ ậ b. Đi u ki n v t ch t – kĩ thu t

ị ầ ủ ệ ố

­

Trang b  đ y đ  h  th ng máy tính, máy in, máy photocopy, máy scan….

ị ệ ố ụ ộ

­

Trang b  h  th ng Internet/wifi c c b

ế ị ầ ế ệ ặ ộ

­

ầ ủ Có đ y đ  các thi t b  văn phòng c n thi t: c p, h p, giá tài li u, bút…

­

ề Có máy đi u hoà nhi ệ ộ t đ

ệ ộ

­

Phòng làm vi c thoáng mát, r ng rãi

ầ ả ư Câu 3: B ng yêu c u chuyên môn cho chuyên viên văn th

STT Tiêu chí Tiêu chu nẩ

ệ Thông tin chung v  công vi c:

ệ ệ ố ư ả

ệ

ự ệ ả ộ ộ

ượ ự ư

ề ứ ả ấ ộ ứ ự ộ   ­ Là công ch c chuyên môn nghi p v  văn tuhw, qu n lý toàn b  lĩnh v c thu c

ổ ứ ư ệ ệ ơ ụ   ­ Là công ch c chuyên môn nghi p v  văn th  trong h  th ng qu n lý Nhà ị ấ ạ ướ ơ c và qu n lý s  nghi p giúp lãnh đ o các đ n v  c u thành (phòng, ban,   n ầ   ổ ứ ỉ ở ụ ở  ch c qu n lý m t ph n s , c c), c p huy n, t nh và các B , ngành   TW, t ệ ụ ặ ạ ộ c phân công. ho c toàn b  lĩnh v c nghi p v  văn th  thu c ph m vi đ ộ ả  ch c, doanh nghi p khác. ệ ụ ề v  văn th  tài li u cho các c  quan, t

39

ư

­

1 ạ ọ ạ ọ

ư ườ ứ   ế Ki n th c, văn hóa,  chuyên môn ố

ờ ử ạ ọ ư

­

ạ

­

ụ ề ả

ệ ươ ọ

ố

ượ ữ ể ế ọ ộ

­

t   1   ngo i   ng   trình   đ   A   (đ c,   hi u   đ c   sách

ữ ọ ạ   ệ ề ố i  h c t T t nghi p Đ i h c v  chuyên ngành L u tr ạ ề ườ   các tr ng Đ i h c có đào t o v  chuyên ngành này. Ví ạ ọ ữ ọ ụ ử   ng Đ i h c Khoa  h c tr d : C  nhân ngành L u tr ạ ọ ố ộ ộ ọ   h c Xã H i Nhân văn thu c kh i Đ i h c Qu c gia ố ồ thành ph  H  Chí Minh. ậ   ữ ị ệ ố T t nghi p đ i h c l u tr  l ch s , đã qua th i gian t p s .ự ạ ọ ộ ạ   ả ế (N u là đ i h c khác thì ph i qua đào t o trình đ  đ i ọ ề ư ữ h c v  l u tr ). ồ ưỡ ớ ­ Qua l p b i d   ng v  nghi p v  qu n lý hành chính ệ   ủ ộ ướ Nhà n ng trình c a H c vi n c theo n i dung ch Hành chính Qu c gia. ạ Bi chuyên môn). ớ ươ ọ

ướ

ữ ả ườ ượ ạ ­ Qua l p đào t o tin h c theo ch ạ c đ ủ ng l

ơ ủ ng trình c a B  Giáo ư ư c. ủ ố   i, chính sách c a Đ ng, các qui ị ề  ủ ơ ủ c, c a ngành, c a c  quan, đ n v  v

ơ ả ứ ụ ệ ộ ụ ụ d c và đào t o và c a C c Văn th ­L u tr  Nhà n ắ ­ N m đ ướ ủ ị đ nh c a Nhà n ư ữ công tác l u tr . ề ế ượ c ki n th c c  b n v  nghi p v  công tác

ả ủ ố ượ ộ   ng qu n lý thu c ể c các đ c đi m c a đ i t

ắ ­ N m đ văn th .ư ắ ­ N m đ ạ ế ạ ế ươ

­

ủ ự ướ

ấ ủ ề ơ ả ọ

ộ ữ ứ ả ọ ượ ế ổ t t ả ả   c nh ng v n đ  c  b n c a khoa h c qu n ư    ch c lao đ ng khoa h c trong qu n lý l u

ế ớ

ử ệ t Nam và th  gi ứ i. ề ươ ợ

­ ­

ế t ph

ư

ệ ụ ả ỉ ạ ươ ứ

­

ả

ể ể

ệ

ế ị

­

c máy vi tính và các thi t b  chuyên dùng

ượ ặ ị ụ ph m v  ph  trách. ể ạ   ự t xây d ng các ph Bi ng án, k  ho ch, các th  lo i ể ả ụ ể ủ ế ị quy t đ nh c  th  c a qu n lý và thông hi u nguyên   ạ   ủ ụ ắ c, có năng l c so n t c th  t c hành chính c a Nhà n ả th o văn b n. ắ ­ N m đ lý, bi tr .ữ ứ ề ị Có ki n th c v  l ch s  Vi ấ ả   ổ ế Bi ng pháp nghiên c u, t ng h p và đ  xu t c i ế ti n nghi p v  qu n lý văn th ;  ể   ẫ ướ ế ổ ng pháp ki m ng d n, ph Bi t t  ch c ch  đ o, h ế ố ố ợ ố ớ   t v i các y u t tra và có kh  năng ph i h p t  liên ả ả ệ ệ   quan đ  tri n khai công vi c có hi u qu . Có kh  năng ộ ậ ổ ứ  ch c làm vi c. đ c l p t ượ ử ụ S  d ng đ trong công tác văn th .ư

40

ệ ớ ớ ế

­

ọ   t   tình   v i   công   vi c,   v i   m i 2 ắ ự ấ   ẩ Ph m ch t, ạ ứ đ o đ c ữ t gi ậ  bí m t ệ Có   tâm   huy t   và   nhi ẳ ng i. Trung th c, th ng th n, chân thành. Bi

ỉ ắ ườ ế ề

ầ

ọ ệ ả ch c và hi u qu

ệ

ế ị

­ ệ ­ Đi m tĩnh, chín ch n và t  m  trong công vi c ­ ­ ­ ­

ỹ t b  khác, 3 K  năng ạ ầ ọ

ỉ ệ Có tinh th n trách nhi m cao ệ ổ ứ Làm vi c khoa h c, có t ả ệ ộ ậ Có kh  năng làm vi c đ c l p, làm vi c nhóm ử ụ S  d ng thành th o máy tính và các trang thi ề ử ụ t các ph n m m tin h c. s  d ng t ờ ả Có năng l c qu n lý th i gian

ế ắ

4 ể ấ Th  ch t ễ ứ ỏ ố t ể ị ượ ố ự ­ ạ ­ Nh y bén tớ ố Trí nh  t ­ ả Có kh  năng di n thuy t,l ng nghe. ­ Có s c kh e t ­ Có th  ch u đ ­ ự c áp l c

ừ ệ ấ ­ Đã t ng có ít nh t 1 năm kinh nghi m 5 Kinh nghi mệ

ẩ ế ệ ả ả ư Câu 4:B ng tiêu chu n k t qu  công vi c cho chuyên viên văn th

ệ ụ ạ

­

ứ ụ ư ặ

ỉ ệ ệ ả Thông   tin  chung   về  công vi cệ ổ ứ ự ư ộ ư ệ ệ

ặ ự ự ư

­

ộ ộ ề ệ ụ ơ ư ổ ứ ư ệ Là công ch c chuyên môn nghi p v  văn th  giúp lãnh đ o phòng Nghi p   v   văn   th ,   phòng   hành   chính   ho c   Văn   phòng   UBND   ệ   ở  ch c công tác qu n lý nghi p  TW, t huy n, t nh, các B , ngành  ộ   ế ự ụ v  công tác văn th  ho c tr c ti p th c hi n các công vi c thu c lĩnh v c văn th  theo s  phân công. ự   Là cán b  chuyên môn nghi p v  văn th , qu n lý toàn b  lĩnh v c thu c v  văn th  cho các c  quan, t ộ ả  ch c, doanh nghi p.

41

ư ệ

­

ự    ch c trong vi c xây d ng

ổ ứ ự ơ ị ề ụ ạ ả ả ư ự ụ ệ ẫ

Tham m u cho lãnh đ o các c  quan, t ư và ban hành các văn b n quy đ nh v  lĩnh v c văn th ; ướ ­ Xây d ng các văn b n h ệ ẫ ủ ơ ể ng d n nghi p v  công tác văn th  và ả ệ ự ng d n, ki m tra vi c th c hi n các văn b n đó c a c  quan,

Các  nhi m   vệ chính  ự   ả ph i   th c hi nệ ả ướ h ổ ứ  ch c;  t ậ ế Ti p nh n, đăng ký văn b n đ n;

ế ưở

­ ­ Giúp   Chánh   Văn   phòng,   Tr

ng   phòng   Hành   chính   ho c   ng

ế ả ệ ệ ố ườ   ặ i ả   i quy t văn b n c giao trách nhi m theo dõi, đôn đ c vi c gi

ườ ả ề ẩ

­

i có th m quy n xem

ậ ệ ượ đ đ n;ế ự ả ế Ti p nh n các d  th o văn b n trình ng xét, duy t, ký ban hành;

ậ ố ể

­ Ki m tra th  th c, hình th c và k  thu t trình bày; ghi s  và ngày,

ể ứ ấ ứ ẩ ỹ ậ tháng; đóng d u m c đ  kh n, m t;

ể ệ   ­ Đăng   ký,   làm   th   t c   phát   hành,   chuy n   phát   và   theo   dõi   vi c

ứ ộ ủ ụ ả

ắ ả ể ế ứ

ả ư ả ử ụ ả

ườ ệ ấ ớ ơ ở ữ ệ i thi u, gi y đi đ

ấ ủ ơ ổ ứ ử ụ ạ

­

ch c và các lo i con

chuy n phát văn b n đi; ả ụ ụ ệ S p x p, b o qu n và ph c v  vi c tra c u, s  d ng b n l u; ­ ổ ả   ­ Qu n lý s  sách và c  s  d  li u đăng ký, qu n lý văn b n; làm ứ   ộ ấ ủ ụ ấ th  t c c p gi y gi ng cho cán b , công ch c, viên ch c;ứ ả ả B o qu n, s  d ng con d u c a c  quan, t ấ d u khác

ị ướ ễ ạ ờ ạ ề ờ

­

ờ ạ c th i h n, k p th i h n và tr  h n so

ẩ ệ ế ừ

­

ả ế ả ệ ủ ng: Tiêu chu n k t qu  cho t ng nhi m v ệ

ụ Tiêu  ẩ ế   chu n k t ủ   ả qu   c a t ngừ   nhi m vệ

ạ ộ ư  c a công tác l u tr t

ự ế ủ ớ ữ ạ ơ ư ư ả

ệ

ư ự ấ

ữ ờ ư ề ữ

ả ờ

ẩ Tiêu chu n v  th i gian (tr ị ớ v i quy đ nh). ụ  ề ấ ượ ẩ Tiêu chu n v  ch t l ư   ự ẽ ự s  d a trên cách th c hi n, k t qu  công vi c c a chuyên viên l u ộ ủ ọ ữ tr  và thái đ  c a h . ả   ư ư ề ư  Tham m u v  công tác văn th : Các ho t đ ng tham m u ph i ự   d a trên tình hình th c t i c  quan thì ự   công tác tham m u m i sâu sát và có tính kh  thi khi đ a ra th c ủ   ả hi n. Chuyên viên văn th  ph i luôn chú tâm vào công tác c a ấ ượ ả   ạ ể ư mình đ  nhìn th y đ i c th c tr ng, nh ng v n đ  nào ch a gi ư ấ ể ị ọ ồ ế ượ    v n đúng c, còn t n đ ng đ  k p th i đ a ra nh ng t quy t đ ữ ạ   ư ể ệ vi c, đúng th i đi m, có tính kh  quan cho công tác l u tr  t i ơ c  quan.

ư

ự ả ố ố ạ ư c k t qu  t

ế ả ả ị

ướ ươ ư t.

ệ ố ng th c hi n t ả ể ứ ướ ự c tiên ph i đúng th  th c, k ự ng h ự c xây d ng tr ỹ

ạ    Tham gia xây d ng và giám sát: Chuyên viên văn th  mu n đ t ữ ượ   đ t thì không nh ng tham m u cho lãnh đ o, mà còn ph i tham gia xây d ng các văn b n quy đ nh cho công văn   ề th , các đ  xu t, ph ả ả ậ ấ ượ  Các văn b n đ thu t văn b n

42

ượ

ể ư ự  c a công tác l u tr  t

ư ữ ạ ơ ụ ể ả ả   c xây d ng đ  tham m u ph i sâu sát ả i c  quan. Ph i có   ệ   ư ế t ki m

ữ ờ ộ ượ đ ượ đ ượ đ

ạ ộ ị

ả  N i dung văn b n đ ự ế ủ c tình hình th c t ớ c nh ng đi m m i và mang tính kh  thi.Ví d  nh  ti ệ c th i gian, chi phí th c hi n… ừ ố

ấ ượ ố ự ư  Giám sát ho t đ ng văn th  cho t ng đ n v  phòng ban  ớ  Vi c giám sát đi kèm v i đôn đ c, ki m tra kĩ càng, ít sai sót ớ ạ ượ t trong công ơ ể c ch t l ng t

ệ ặ ho c không sai sót thì m i đ t đ văn th .ư ự ệ

­

ạ ể ứ ả ữ Th c hi n các nghi p v  l u tr : ạ  So n th o và b n hành các lo i văn b n ả ả : Đ m b o th  th c và

ệ ụ ư ả ả ả ộ n i dung văn b n ả ế ả ả ả ế ệ

 Qu n lý văn b n đ n­đi: Đ m b o gi

i quy t công vi c nhanh

ử ụ ử ụ ụ ấ ả chóng ả

ồ ơ ệ ệ

ữ ệ ữ ề ổ ứ ấ  Qu n lý và s  d ng con d u: S  d ng con d u đúng m c đích  ư ộ ủ    L p h  s hi n hành và giao n ptài li u vào l u tr  hi n hành c a ư ậ ợ i cho công tác l u tr  v  sau. ậ ơ c  quan, t ạ  ch c: T o thu n l

Ữ

B. CHUYÊN VIÊN L U TRƯ

ư ữ ỏ ệ ả Câu 1: B n câu h i phân tích công vi c: chuyên viên l u tr

ữ ệ ự ư ạ ạ ơ

1. Th c tr ng công tác l u tr  hi n nay t

i c  quan?

ổ ứ ệ ạ ầ ứ ế ơ ch c, doanh nghi p này l i c n đ n ch c danh chuyên viên

2. Vì sao c  quan, t ữ ư l u tr ?

ư ủ ộ ữ 3. N i dung c a công tác l u tr ?

ộ ố ớ ư ữ ấ ấ ị

4. Đ i v i m t ng

ườ ụ ư ể ự ầ ầ ấ ấ ữ ứ ệ i chuyên viên l u tr , anh (ch ) th y ph n nào là khó nh t trong   ư ế  ệ

6 khâu nghi p v  l u tr ? Cách th c đ  th c hi n ph n khó nh t  y nh  th nào?

ệ ủ ữ ể ư ế ề

5. Chuyên viên l u tr  hi u th  nào v  công vi c c a mình?

ữ ố ớ ủ ư ư ệ ữ 6. Trách nhi m c a chuyên viên l u tr  đ i v i công tác l u tr ?

ữ ườ ứ ụ ữ ả ệ ủ ng ph i giám sát công vi c c a nh ng ai? Ch c v  nào?

7. Chuyên viên l u tr  th ệ

ư ả ệ Công vi c ph i giám sát là công vi c gì?

ượ ử ụ ữ ứ ử ụ   ư c s  d ng trong công tác l u tr ? Cách th c s  d ng

ề ề ấ ữ ữ ầ 8. Nh ng ph n m m nào đ ầ nh ng ph n m m  y?

43

ữ ế ị ụ ụ ượ ử ụ ư

9. Nh ng máy móc, thi

t b , d ng c  nào đ ữ   c s  d ng trong công tác l u tr ?

ứ ử ụ Cách th c s  d ng chúng?

ườ ữ ư ủ ơ ư ệ ệ ớ ợ

10. Môi tr

ng làm vi c hi n nay c a c  quan đã phù h p v i công tác l u tr  ch a?

ể ả ư ữ ư ữ ệ ế

11. Chuyên viên l u tr  có th  gi

ữ i quy t nh ng công vi c gì ngoài công tác l u tr ?

ệ ữ ạ ộ ư ữ ủ ố

12. M i quan h  gi a công tác l u tr  và ho t đ ng c a các phòng ban?

ữ ầ ể ỹ

13. Chuyên viên l u tr

ự    c n có nh ng khóa đào đ o nào đ  nâng cao k  năng th c

ư ệ ụ ư ữ ệ ữ ệ ơ ạ hi n các nghi p v  l u tr  tài li u cho c  quan?

ư ầ ỹ ữ ủ 14. K  năng c n có c a chuyên viên l u tr ?

ư ẩ ấ ữ ộ ủ 15. Ph m ch t, thái đ  c a chuyên viên l u tr ?

ế ộ ụ ấ ạ ạ ơ ộ ộ

16. Chính sách phúc l

i, ch  đ  đãi ng , ph  c p đ c h i t i c  quan dành cho

ư ợ ữ ư ế chuyên viên l u tr  nh  th  nào?

ả ả ệ ủ ư ữ Câu 2: B n mô t công vi c c a chuyên viên l u tr

2.1.

ề ệ Thông tin chung v  công vi c

ứ ệ ố ướ ả

­

ữ ị ấ ự ệ

ả ệ ặ ộ ộ

ỉ ệ ụ ư ộ ữ ộ ệ ụ ư c và Là công ch c chuyên môn nghi p v  l u tr  trong h  th ng qu n lý Nhà n   ấ   ạ ở ụ ơ qu n lý s  nghi p giúp lãnh đ o các đ n v  c u thành (phòng, ban, s , c c), c p ầ ổ ứ ở  ch c qu n lý m t ph n ho c toàn b  lĩnh  TW, t huy n, t nh và các B , ngành    ượ ạ ự v c nghi p v  l u tr  thu c ph m vi đ ả c phân công.

ụ ư ữ ự ả ộ ộ

­

ề

ứ ệ ữ ệ ơ ệ Là công ch c chuyên môn nghi p v  l u tr , qu n lý toàn b  lĩnh v c thu c v ổ ứ ư l u tr  tài li u cho các c  quan, t ch c, doanh nghi p khác.

ườ ư ư ấ ả ề ư

­ Ng

ạ ộ t c  các ho t đ ng v  l u tr ữ

i làm chuyên viên l u tr  là ng ổ ứ ạ ơ ườ ệ ữ tài li u cho lãnh đ o c  quan, t i tham m u t ệ  ch c, doanh nghi p.

ạ ọ ề ư ệ

­ Ng

ề

ườ ố i T t nghi p Đ i h c v  chuyên ngành L u tr ạ ọ ụ ử ố ạ ọ ộ ộ ữ  ng Đ i h c có đào t o v  chuyên ngành này. Ví d : C  nhân ngành   ố   ng Đ i h c Khoa h c Xã H i Nhân văn thu c kh i Đ i h c Qu c

ư ữ ườ i chuyên viên l u tr  là ng ạ ọ ọ ạ ườ i các tr h c t ạ ọ ữ ọ ư ườ L u tr  h c tr ố ồ gia thành ph  H  Chí Minh.

2.2.

ắ ề Tóm t ệ t v  công vi c

ư ủ ơ ạ ơ ị

­

ề

ệ ủ ơ ệ ư ữ ệ ả Tham m u cho lãnh đ o c a c  quan, qu n lý c a các đ n v  trong c  quan v ổ ứ vi c l u tr  các tài li u c a c  quan, t ơ ủ  ch c doanh nghi p.

ư ướ ẫ ứ   ng d n cách th c

ữ ­ Gíam sát các ho t đ ng l u tr  tài li u c a các phòng ban và h ệ ạ ộ ư ộ ư ệ ủ ư ữ ơ ữ ư l u tr , cũng nh  n p l u tài li u vào l u tr  c  quan

44

ữ ủ ơ ệ ư ậ ổ

­

Thu th p và b  sung tài li u l u tr  c a c  quan

ữ ủ ơ ệ ư ạ ỉ

­

Phân lo i và ch nh lý tài li u l u tr  c a c  quan

ệ ư ể ố ữ

­

Th ng kê ki m tra tài li u l u tr

ệ ư ị ị ữ

­ Xác đ nh giá tr  tài li u l u tr

ệ ư ả ả ữ

­

B o qu n an toàn tài li u l u tr

ổ ứ ệ ư ử ụ ữ

­

T  ch c khai thác và s  d ng tài li u l u tr

ề ạ

ạ ơ ệ ị

ả ơ ữ ủ ơ ư ề ệ ư ị

­ ­

ệ 2.3. Trách nhi m và quy n h n ư ữ Tham m u v  công tác l u tr  tài li u cho qu n lý đ n v  và lãnh đ o c  quan; ố ớ Ch u trách nhi m chính đ i v i công tác l u tr  c a c  quan;

ự

­

ố ợ ữ ớ ệ ự ệ ệ ấ ư   Ph i h p v i các cán s , chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao c p l u ụ tr  trong vi c th c hi n các nhi m v ;

ị ệ ướ ề ề ữ ạ ấ ả ơ ị

­

ơ c qu n lý đ n v , lãnh đ o c  quan nh ng v n đ  v  công

Ch u trách nhi m tr ữ ư tác l u tr ;

ớ ộ ờ ạ ư ể ị ả ả ả ậ

­

ệ ả   ị ố ợ Ph i h p v i b  ph n văn th  đ  xác đ nh th i h n b o qu n và giá tr  b o qu n ủ c a tài li u.

ụ ự ệ ệ ả

2.4. Các nhi m v  chính ph i th c hi n

ư ề ư ữ ệ

­

Tham m u v  công tác l u tr  tài li u:

ấ ề ươ ữ ệ ng án qu n lý nghi p v  thu c lĩnh v c đ

ướ

ự ơ ở ớ ơ ở ớ ủ ả ư ả ả

ấ ạ ơ ả ự ượ   ộ ụ c  Đ  xu t và xây d ng nh ng ph ể ệ   ằ ơ ế ị c, nh m th  hi n phân công trên c  s  các qui đ nh và c  ch  đã có c a Nhà n ố   ẽ ữ ặ cho sát v i c  s , v i ngành, b o đ m công tác qu n lý l u tr  ch t ch , th ng nh t t i c  quan

ư ự ế ả ả ữ t nh ng b

ả ệ ố ướ ư ữ ệ ệ   c th c hi n  chi ti ệ   ả  hay hoàn thi n h  th ng qu n lý công tác l u tr  tài li u

ướ  Tr ươ ph ạ ơ i c  quan, t t ề ấ c các đ  xu t đã đ a ra, ph i có b n mô t ể ả ổ ng án đ  c i t ổ ứ  ch c.

ạ

ư ữ

ư ầ tài li u trong 2 năm g n nh t,… T  đó, lãnh đ o s

ế ư ấ ấ ệ ả ổ ư ệ    Các lo i văn b n có th  so n trong quá trình tham m u nh : Đ  xu t ki n toàn i c  quan; Báo   ạ ẽ  ữ    tài

ề  hay hoàn thi n v  công tác l u tr ự ệ ư ể ạ ấ ề ả ư ệ ạ ơ ệ ạ ữ công tác l u tr , K  ho ch ki n toàn công tác l u tr  tài li u t ừ ệ ữ ạ ộ ề cáo v  ho t đ ng l u tr ề ấ ượ ầ ữ th y đ c nh ng v n đ  gì c n c i t ể ồ ế ệ ạ ơ i c  quan mình, đ  r i ti n hành th c hi n. li u t

ế ị ề ấ ừ

­

lãnh đ o c ạ ơ

ể ự ữ ẽ ự ệ Tham gia xây d ng và giám sát: Sau khi đã đ  xu t và có quy t đ nh t ư quan đ  th c hi n, chuyên viên l u tr  s  tham gia vào quá trình sau:

45

ự ư ả ữ ể ấ

 Tham gia xây d ng các văn b n pháp quy v  công tác l u tr

ề ả ạ đ  trình c p có ệ   t

ặ ề ư ủ ể ị ề ự ữ ạ ơ ẩ th m quy n ban hành. Ho c tham gia xây d ng các văn b n quy ph m cá bi ạ ơ i c  quan đ  quy đ nh v  công tác l u tr  t t i c  quan c a mình.

ụ ư ẫ ữ ủ ặ

 Xây d ng các văn b n h

ệ ng d n nghi p v  l u tr c a ngành ho c các quy

ự ụ ể ủ ơ ướ ề ư ả ữ ị đ nh c  th  c a c  quan v  công tác l u tr .

ố ể ự ng d n, theo dõi, đôn đ c ki m tra vi c t

ượ ề ệ ổ ứ ệ ấ

ư ắ ạ ự ệ    ch c th c hi n công tác ề   ố c giao và đ  xu t các bi n pháp u n n n đi u ệ   ệ c th c hi n nghiêm túc, đ t hi u ề ữ ượ  đ

ẫ ổ ứ ướ  T  ch c h ẩ ộ ữ ư  thu c th m quuy n đ l u tr ỉ ả ế ị ể ch nh đ  các quy t đ nh qu n lý l u tr ả qu  cao.

ự ữ

ố ợ ạ ữ ầ ệ ẫ ư ữ c n ph i h p v i các phòng ban đ  h ụ ư ọ ng d n h  cách l u tr

ạ tài li u t ự ạ ư

ể ướ ữ ệ ữ ề ư ữ ế ữ ả ấ

ư ỉ

ạ ộ ệ ư ự ư   ệ  Bên c nh đó, trong quá trình th c hi n các nghi p v  l u tr , chuyên viên l u ớ ệ ừ  tr ệ   ư ế giai đo n văn th  đ n giai đo n l u tr  hi n hành. Trong quá trình th c hi n ữ ế ư ứ   ẽ ử công tác l u tr , n u có sai sót s  s a ch a ngay và đây cũng là 1 hình th c ả   ữ ệ t cách l u tr , b o qu n hu n luy n nh ng ng i không chuyên v  l u tr  bi ả   ề ệ ủ ơ chính tài li u c a đ n v  mình. Ho t đ ng giám sát và đi u ch nh còn giúp gi m ự đi s  áp l c và kh i l ườ ị ữ ố ượ ng công vi c cho chuyên viên l u tr .

ệ ụ ư ự ệ

­

ữ Th c hi n các nghi p v  l u tr :

ậ ụ ầ ệ ệ

ơ ệ ụ ế ủ ề

ể ự ư ổ  Thu th p và b  sung tài li u cho c  quan: đây là khâu nghi p v  đ u tiên, là   ệ ụ ề ướ   khâu nghi p v  ti n đ  cho các nghi p v  ti p theo c a công tác này. Các b c ệ đ  th c hi n nh  sau:

ỗ ơ ổ ơ ị

(cid:0) Xác đ nh ngu n thu th p, b  sung cho m i đ n v  trong c  quan và cho

ồ ữ ủ ơ ị ư ậ kho l u tr  c a c  quan

ị ầ

ệ ề ữ ủ ướ ơ   c a c ẫ   ng d n

ả ộ ạ ị c quy đ nh t ủ ị ạ ệ ụ ủ ơ ụ ể ượ ạ ả ư ả ướ

(cid:0) Xác đ nh thành ph n tài li u c  th  ph i n p vào kho l u tr i văn b n h c

quan và theo ph m vi, quy n h n đ nghi p v  c a c  quan và theo văn b n quy đ nh c a nhà n

ị ữ ệ ứ

(cid:0) Quy đ nh các th  t c n p l u vào l u tr ủ ụ ệ

ổ  hi n hành và t ầ ộ ư ư ư ử ữ ị

ữ ệ    ch c vi c ệ   ể chuy n giao tài li u vào l u tr  l ch s  theo đúng các yêu c u và nghi p ụ ư v  l u tr

(cid:0) ữ ủ ơ ổ ợ ư ệ ạ Phân b  h p lý tài li u trong ph m vi kho l u tr  c a c  quan.

ữ ủ ơ ệ ư ạ ỉ

 Phân lo i và ch nh lý tài li u l u tr  c a c  quan

(cid:0) ấ ả ươ ạ ộ ặ ờ

ờ ạ ơ ấ ổ ứ ờ ng án phân lo i: Th i gian – M t ho t đ ng;   ơ  ờ ch c – Th i gian; Th i gian – c

ả ư Ph i đ a ra t t c  các ph ạ ộ ặ M t ho t đ ng – Th i gian; C  c u t ấ ổ ứ c u t  ch c.

46

(cid:0) ự ả ủ ấ ơ ạ ng án phù h p nh t theo lo i hình c  qu n c a mình đ ể

ọ ạ ơ ợ ươ L a ch n ph ệ phân lo i tài li u cho c  quan

(cid:0) ệ ủ ơ ồ ơ ử ụ ỉ ệ Ch nh s a, khôi ph c, hoàn thi n h  s  tài li u c a c  quan

(cid:0) ụ ế ệ ỉ Biên m c phi u tin cho ch nh lý tài li u

ệ ủ ơ ệ ố

(cid:0) H  th ng hóa h  s , tài li u c a c  quan ồ ơ

ạ ệ ệ ế

(cid:0) Ki m tra l ể

ị ủ i tài li u và tiêu h y tài li u h t giá tr

ế ạ ắ ặ ố ồ ơ

(cid:0) Đánh s  bìa, c p, h p; dán nhãn, s p x p l ộ

ệ i tài li u, h  s

ự ụ ứ

(cid:0) Xây d ng công c  tra c u tài li u ệ

ớ ả ỉ ể ế ệ

(cid:0) K t thúc ch nh lý v i 2 b ỉ

c: Ki m tra k t qu  ch nh lý và hoàn thi n h ồ

ệ ỉ ướ ế ơ s , tài li u sau khi ch nh lý

ố ể c ch nh lý tài li u l u tr

ữ ự ố

ể

ệ ư ả ữ ứ ư ố ệ ư ư ướ

ể ự ụ ặ ư ướ ủ ộ ị ệ ư ỉ ữ ủ ơ   c a c  Th ng kê, ki m tra tài li u l u tr : Sau b ệ   ể ư c th ng kê và ki m tra tài li u quan, chuyên viên l u tr  ph i th c hi n l ữ ộ ầ ư ự   ư c th c l u tr  m t l n đ  chính th c đ a vào l u tr . Qúa trình th ng kê s  đ ệ ủ   ằ hi n b ng cách d a trên vi c th ng kê và đi n các bi u m u theo quy đ nh c a ả   ữ ộ ộ ụ  ph i B  N i v  và C c văn th  l u tr  nhà n ổ ố đánh s  các giá, c p, h p và in ra s  theo dõi theo quy đ nh c a nhà n ướ ệ ạ ướ i b ẽ ượ ố ữ ị ề ẫ ữ c. Sau đó, chuyên viên l u tr c.

ệ ư ữ ị ị  Xác đ nh giá tr  tài li u l u tr :

ư ệ ị ị

ả ự ế ệ ươ ẩ ị ị

(cid:0) Vi c   xác   đ nh   giá   tr   tài   li u   l u   tr ắ   ữ   ph i   d a   trên   các   nguyên   t c, ướ   c khi ti n hành xác đ nh giá tr  tài

ng pháp và tiêu chu n riêng tr

ph li uệ

(cid:0) ướ ữ ầ ự ệ ị ị Các b ệ ư c xác đ nh giá tr  tài li u l u tr  c n th c hi n:

ị ệ

(cid:0) Xác đ nh tài li u trong giai đo n văn th , giai đo n l u tr

ử ệ ạ ư  l ch s . Các tài li u, h  s

ư ữ ị ả

ố ạ ỏ ế ờ ạ ạ ạ ư ừ ả ạ ồ ơ ệ ả ị

ữ ệ    hi n ồ ơ  hành và cu i cùng là giai đo n l u tr ẽ ế   ẽ ượ c lo i b  n u trùng th a, photo, b n nháp… Sau đó, s  ti n s  đ ừ ớ   i xác đ nh th i h n b o b o cho t ng lo i h  s , tài li u khác t nhau.

(cid:0) ộ ồ ệ ậ ị ị Thành l p h i đ ng xác đ nh giá tr  tài li u

(cid:0) ế ẩ ướ ủ ệ Th m tra tài li u h t giá trình tr c khi tiêu h y

(cid:0) ệ ủ ờ ạ ả ị ị

ả ị ả ữ

ư ễ ế ế   Tiêu h y tài li u h t giá tr  và quy đ nh th i h n b o qu n ti p ả   ị ạ ệ ệ theo cho nh ng tài li u còn giá tr . T i li u nào có giá tr  b o qu n ử ữ ị ể Vĩnh vi n thì chuy n vào l u tr  l ch s .

47



ệ ư ả ả ữ B o qu n an toàn tài li u l u tr

ế

(cid:0) Xây d ng, c i t o, b  trí kho l u tr ; t ả ạ ỹ

ữ ổ ứ ắ ổ ố ậ ả ệ ế ư ả ữ

ị ư ỏ ự  ch c s p x p tài li u trong kho ụ ệ ữ ử ư l u tr ; x  lý k  thu t b o qu n tài li u; tu b  và ph c ch  nh ng tài ệ li u đã b  h  h ng.

ượ ứ ạ

ứ ộ ệ ệ ự ị

ệ ả ỹ

ệ ả ế ủ ạ ố

(cid:0) N m đ ữ ắ c nh ng tác nhân gây h i cho tài li u, m c đ  và cách th c tác   ệ ừ ư ỏ ộ ề ế ộ    đó đ  ra và th c hi n các ch  đ  quy đ nh đ ng làm h  h ng tài li u t ậ   ọ ụ ệ ề ả v  b o v , b o qu n tài li u; áp d ng các bi n pháp khoa h c k  thu t ạ ố ớ ộ ặ ự ằ nh m h n ch , ngăn ch n s  tác đ ng c a các nhân t    gây h i đ i v i tài li u.ệ

ụ ụ ệ ậ ạ ọ

ệ ổ ự ằ

(cid:0) Áp d ng các bi n pháp khoa h c k  thu t hi n đ i và v n d ng nh ng ữ   ậ ỹ ế    nhiên nh m kéo

ổ ề ệ ể ạ kinh nghi m c  truy n đ  h n ch  quá trình lão hóa t ệ    ọ ủ dài tu i th  c a tài li u.

ự ư ụ ữ ả ố

(cid:0) Xây d ng kho l u tr ắ

ả ạ ữ ư ế ầ

ệ ệ ư ệ    chuyên d ng, b  trí các phòng b o qu n tài li u ọ ợ ế   h p lý, s p x p khoa h c tài li u trong kho l u tr  góp ph n h n ch  các ữ ạ ố ớ tác nhân gây h i đ i v i tài li u l u tr .

ầ ả

ơ ị ư ỏ ể ệ ư ỏ ổ ụ ụ ệ ể ữ ệ

(cid:0) Đ i v i nh ng tài li u h  h ng và có nguy c  b  h  h ng c n ph i áp ố ớ   ứ   ụ ồ ụ d ng các bi n pháp đ  tu b  và ph c h i tài li u đ  ph c v  nghiên c u ử ụ s  d ng.



ổ ứ ử ụ ệ T  ch c khai thác và s  d ng tài li u

ệ ư ử ụ ữ ứ ụ ả

(cid:0) Mu n khai thác và s  d ng tài li u l u tr

ph i có công c  tra c u tài

ố li u.ệ

(cid:0) ụ ộ ẻ

ộ ẻ ư ự ữ

ồ ơ ướ ệ ị ệ   ụ ụ ồ ơ ứ Các công c  tra c u chính là M c l c h  s  và Các b  th  tra tìm tài li u. ụ ụ ả Chuyên viên l u tr    ph i xây d ng m c l c h  s  và b  th  tra tìm tài ủ ự ơ li u cho c  quan mình d a trên quy đ nh c a nhà n c.

(cid:0) ổ ứ ố ớ ữ ệ ườ i trong và

ứ ứ ế ữ ả T  ch c, qu ng bá tài li u, nh ng công b  m i cho nh ng ng ngoài ngành bi t, tra c u, nghiên c u.

ữ ế ế ả ợ ổ

­

ổ ứ ệ ệ ậ ả ệ ụ ư T  ch c vi c t p h p tình hình qu n lý l u tr , ti n hành phân tích, t ng k t, đánh ấ giá hi u qu  và báo cáo nghi p v  lên c p trên.

ị ự ỉ ạ ệ ụ ủ ệ ụ ấ ứ ả ơ

­

Ch u s  ch  đ o nghi p v  c a viên ch c qu n lý nghi p v  c p cao h n.

ố ệ ệ 2.5. Các m i quan h  trong công vi c

ố ệ ớ ấ ạ ơ ạ ổ ứ ạ    ch c và lãnh đ o

ồ ­ M i quan h  v i c p trên, bao g m: lãnh đ o c  quan, lãnh đ o t doanh nghi p.ệ

48

ố ư ơ ư ồ ở ộ ậ    b  ph n

ệ ơ ệ ớ ­ M i quan h  v i các đ ng nghi p, bao g m: văn th  c  quan, các th  ký  khác, nhân viên trong c  quan, t ồ ệ ổ ứ  ch c, doanh nghi p.

ệ ớ ố ơ ổ ứ ­ M i quan h  v i các phòng, ban khác trong c  quan, t ệ  ch c, doanh nghi p

ơ ố ổ ứ ố ớ ệ ệ ớ ­ M i quan h  v i các c  quan, t ch c, doanh nghi p khác; đ i v i khách hàng…

ề ệ ệ 2.6. Đi u ki n làm vi c

ề ề ệ a. Đi u ki n v  con ng ườ i

ố ậ ủ ủ ả ả ng l i, chính sách c a Đ ng và các văn b n pháp lu t c a Nhà n ướ   c

ượ ườ c đ ế ư ắ ­ N m đ ữ có liên quan đ n công tác l u tr .

ệ ụ ư ứ ề ế ắ ắ ữ ­ N m ch c các ki n th c v  chuyên môn nghi p v  l u tr .

ự ề ạ ươ ụ ư ữ ệ ả ự   ng án qu n lý nghi p v  l u tr ; có năng l c

ệ ­ Thành th o vi c xây d ng đ  án, ph chuyên môn cao.

ả ộ ố ỹ ử ụ ụ ư ữ ệ ộ ố   t

ế ị ệ ạ ơ ả  ­ có kh  năng thao tác m t s  k  năng c  b n thu c nghi p v  l u tr  và s  d ng t các trang thi t b  văn phòng hi n đ i.

ề ổ ứ ơ ả ướ ổ ứ ch c c  quan Đ ng, Nhà n c và t ể  ch c đoàn th  nhân dân, xã

ể ­ Am hi u sâu v  t h iộ

ư ữ ể ế ể ướ ế ớ ­ Am hi u tình hình và xu th  phát tri n ngành l u tr  trong n c và th  gi i.

ộ ổ ỉ ạ ệ ợ

ệ ổ ứ ơ ự ợ ạ ữ ể ụ   ể  ch c ch  đ o, tri n khai nghi p v , ả    ch c ki m tra, có năng l c h p tác gi a các c  quan và cá nhân trong công tác qu n

­ Có trình đ  t ng h p nhanh, thông th o vi c t ổ ứ t lý.

ề ệ ấ ậ ậ b. Đi u ki n v t ch t – kĩ thu t

ị ầ ủ ệ ố ­ Trang b  đ y đ  h  th ng máy tính, máy in, máy photocopy, máy scan….

ị ệ ố ụ ộ ­ Trang b  h  th ng Internet/wifi c c b

ế ị ầ ế ệ ặ ộ ầ ủ ­ Có đ y đ  các thi t b  văn phòng c n thi t: c p, h p, giá tài li u, bút…

ề ­ Có máy đi u hoà nhi ệ ộ t đ

ệ ộ ­ Phòng làm vi c thoáng mát, r ng rãi

ư ữ ệ ả Câu 3:B ng yêu chuyên môn công vi c cho chuyên viên l u tr

49

STT Tiêu chí Tiêu chu nẩ

ệ Thông tin chung v  công vi c:

ả ệ ữ ệ ố

­ Là công ch c chuyên môn nghi p v  l u tr

ệ

ả ự ệ

ự ượ

ề ứ ả ấ ộ ứ ở ộ ữ ộ ệ ụ ư ệ ự

ữ ệ

ạ ộ ữ

­

i tham m u t ề

ề ư v  l u tr  tài li u cho các c  quan, t i làm chuyên viên l u tr  là ng ­ Ng ư l u tr  tài li u cho lãnh đ o c  quan, t

ụ ư    trong h  th ng qu n lý Nhà ị ấ ơ ạ ướ c và qu n lý s  nghi p giúp lãnh đ o các đ n v  c u thành (phòng, ban,   n ở ụ ầ   ộ ổ ứ ỉ  TW, t  ch c qu n lý m t ph n s , c c), c p huy n, t nh và các B , ngành  ữ ạ ặ c phân công. ho c toàn b  lĩnh v c nghi p v  l u tr  thu c ph m vi đ ụ ư ộ   ộ ả ­ Là công ch c chuyên môn nghi p v  l u tr , qu n lý toàn b  lĩnh v c thu c ổ ứ ệ  ch c, doanh nghi p khác. ườ ư ấ ả t c  các ho t đ ng v ệ ổ ứ  ch c, doanh nghi p. ạ ọ ư ề

­ T t nghi p Đ i h c v  chuyên ngành L u tr

1 ạ ọ

ệ ườ ụ ư ử ườ ệ ữ ứ   ế Ki n th c, văn hóa,  chuyên môn ề ườ ữ ọ  h c tr ố ộ ọ

ố ơ ư ạ ơ ố ữ ọ    h c ạ ạ   i các tr t ng Đ i h c có đào t o v  chuyên ngành ạ   ng Đ i này. Ví d : C  nhân ngành L u tr ạ ọ   ọ h c Khoa h c Xã H i Nhân văn thu c kh i Đ i h c Qu c gia thành ph  H  Chí Minh.

ộ ố ồ ạ ọ ư ờ ệ ử ữ ị l ch s , đã qua th i gian

­ T t nghi p đ i h c l u tr

ả ạ ạ ọ

­

ộ

ả ề

ọ ệ ụ ươ ữ ồ ưỡ ng v  nghi p v  qu n lý hành chính   ệ   ủ ộ ng trình c a H c vi n c theo n i dung ch

ố

ộ ọ ế ể ữ ượ

­ Bi

c sách t 1 ngo i ng  trình đ  A (đ c, hi u đ

ạ ­ Qua l p đào t o tin h c theo ch ộ

ươ ư ụ ữ ủ ủ ọ ướ Giáo d c và đào t o và c a C c L u tr  Nhà n ng trình c a B c.

ả ố

ơ

ứ ơ ả ư ế ượ ụ ệ ề c ki n th c c  b n v  nghi p v  công tác

ố ượ ủ ố ậ ự t p s . ế (N u là đ i h c khác thì ph i qua đào t o trình đ ạ ọ ề ư đ i h c v  l u tr ). ớ ­ Qua l p b i d ướ Nhà n Hành chính Qu c gia. ạ chuyên môn). ớ ụ ạ ượ ườ ắ ủ i, chính sách c a Đ ng, các qui ­ N m đ c đ   ng l ị  ủ ơ ủ ướ ủ ị đ nh c a Nhà n c, c a ngành, c a c  quan, đ n v ề ữ v  công tác l u tr . ắ ­ N m đ ữ ư l u tr . ắ ­ N m   đ ả ng   qu n   lý

ặ ị ụ ượ ạ

ự ế ạ

­ Bi

ể

ủ ụ ướ ể c   các   đ c   đi m   c a   đ i   t ộ thu c ph m v  ph  trách. ươ ế ể ạ   t xây d ng các ph ng án, k  ho ch, các th  lo i ả ụ ể ủ ế ị quy t đ nh c  th  c a qu n lý và thông hi u nguyên   ự   ủ ắ c, có năng l c t c th  t c hành chính c a Nhà n

50

ả

ấ

ữ ế ổ ứ ọ ả ọ ộ ả so n th o văn b n. ượ t t ả   ề ơ ả ủ c nh ng v n đ  c  b n c a khoa h c qu n ư    ch c lao đ ng khoa h c trong qu n lý l u

ạ ắ ­ N m đ lý, bi tr .ữ

i.

ổ ươ ử ệ t Nam và th  gi ứ

ả ụ ế t ph ế

ư ệ ể ủ ữ ề ượ c và th ứ ề ị ấ   ng pháp nghiên c u, t ng h p và đ  xu t ư   c xu ế

ứ

ế ớ ­ Có ki n th c v  l ch s  Vi ợ ế ­ Bi ữ ắ ả c i ti n nghi p v  qu n lý l u tr ; n m đ ế ướ th  phát tri n c a công tác l u tr  trong n i.ớ gi ế ổ t   t ­ Bi ể ươ t v i các y u t

ệ

ế ị ả ử ụ ­ S   d ng  đ t   b   chuyên

ư ẫ ướ ỉ ạ   ng   pháp ng   d n,   ph   ch c   ch   đ o,   h ế ố  ố ợ ố ớ ả ki m tra và có kh  năng ph i h p t ệ ể ả ể liên quan đ  tri n khai công vi c có hi u qu . Có   ộ ậ ổ ứ ệ kh  năng đ c l p t  ch c làm vi c. ượ c   máy  vi   tính   và   các   thi ữ dùng trong công tác l u tr .

ớ ớ ế ọ   t tình v i công vi c, v i m i

­ Có tâm huy t và nhi

2 ắ ự ệ ẳ ệ i. Trung th c, th ng th n, chân thành. ấ   ẩ Ph m ch t, ạ ứ đ o đ c ữ t gi ậ  bí m t

ườ ế ề ắ ỉ

ệ ả ọ ch c và hi u qu

ệ

ệ ả ử ụ ỹ ng ­ Bi ệ ỉ ­ Đi m tĩnh, chín ch n và t  m  trong công vi c ệ ầ ­ Có tinh th n trách nhi m cao ổ ứ ­ Làm vi c khoa h c, có t ệ ộ ậ ­ Có kh  năng làm vi c đ c l p, làm vi c nhóm ạ ­ S  d ng thành th o máy tính và các trang thi ế ị  t b 3 K  năng ọ ầ ề t các ph n m m tin h c. khác, s  d ng t

ờ ố ả

ế ắ

4 ể ấ Th  ch t ử ụ ự ­ Có năng l c qu n lý th i gian ạ ­ Nh y bén tớ ố ­ Trí nh  t ễ ả ­ Có kh  năng di n thuy t,l ng nghe. ứ ỏ ố ­ Có s c kh e t t ể ị ượ ­ Có th  ch u đ ự c áp l c

ừ ệ ấ ­ Đã t ng có ít nh t 1 năm kinh nghi m 5 Kinh nghi mệ

51

ư ệ ế ẩ ả ữ ả Câu 4: B ng tiêu chu n k t qu  công vi c cho chuyên viên l u tr

ệ ữ

­ Là  công  ch c  chuyên môn  nghi p v  l u tr

ả ướ ạ ả

ỉ Thông   tin  chung   về  công vi cệ ệ ặ ứ ở ộ ổ TW, t

ượ ạ ộ

ệ ố   ụ ư ứ   trong  h  th ng ị  ơ ệ ự c và qu n lý s  nghi p giúp lãnh đ o các đ n v qu n lý Nhà n ở ụ ộ   ấ ấ c u   thành   (phòng,   ban,   s ,   c c),   c p   huy n,   t nh   và   các   B , ầ ự   ộ ả  ch c qu n lý m t ph n ho c toàn b  lĩnh v c ngành  ữ c phân công. nghi p v  l u tr  thu c ph m vi đ ụ ư ệ ữ ả

­ Là công ch c chuyên môn nghi p v  l u tr , qu n lý toàn b

ữ ệ ơ ổ ự ề ư tài li u  cho các  c   quan,  t ộ  ứ     ch c,

ệ

ữ ư ư ấ ả

­

i làm chuyên viên l u tr là ng

i tham m u t ơ ạ ệ ườ ạ ộ ề ư ữ ườ  tài li u cho lãnh đ o c  quan, t t c  các   ứ   ổ  ch c,

ệ ụ ư ứ ộ lĩnh v c  thu c   v   l u tr doanh nghi p khác. ­ Ng ho t đ ng v  l u tr doanh nghi p.ệ ư ề ệ ư

ụ ệ ự ệ ụ ư

ổ

ỉ ậ ạ ơ ữ ủ ơ Các  nhi m   vệ chính  ự   ả ph i   th c hi nệ ể ố

ệ ư ị

ữ ả

ả ổ ứ

ữ ­ Tham m u v  công tác l u tr  tài li u ự ­ Tham gia xây d ng và giám sát ữ ­ Th c hi n các nghi p v  l u tr : ệ  Thu th p và b  sung tài li u cho c  quan ệ ư  Phân lo i và ch nh lý tài li u l u tr  c a c  quan ữ ệ ư Th ng kê, ki m tra tài li u l u tr ữ ị  Xác đ nh giá tr  tài li u l u tr :   B o qu n an toàn tài li u l u tr ệ  T  ch c khai thác và s  d ng tài li u ư ả ợ

ổ ứ ổ ữ ế ệ ệ ậ ế ụ ệ

ệ ư ử ụ   ­ T  ch c vi c t p h p tình hình qu n lý l u tr , ti n hành phân ấ   ả tích, t ng k t, đánh giá hi u qu  và báo cáo nghi p v  lên c p trên.

ị ự ỉ ạ ệ ụ ủ ứ ả ệ ụ ấ   ­ Ch u s  ch  đ o nghi p v  c a viên ch c qu n lý nghi p v  c p

cao h n.ơ

ướ ờ ạ ờ ạ ị ề ờ ễ ạ   c th i h n, k p th i h n và tr  h n

­ Tiêu chu n v  th i gian (tr ị

ẩ so v i quy đ nh).

ạ ệ ế ự

ậ ế

ệ ả ả ụ Tiêu  ế   ẩ chu n k t ủ   ả qu   c a t ngừ   nhi m vệ ớ ệ ậ  Th i gian hoàn thành vi c l p k  ho ch và th c hi n thu ạ ệ th p h  s  tài li u theo k  ho ch. ế  Th i gian t ng k t, đánh giá hi u qu  qu n lý công tác ư l u tr  theo k  ho ch.

ế ề ả ẩ

ừ ủ ệ ế ả

ữ

ờ ồ ơ ổ ờ ế ạ ữ ệ   ấ ượ ẩ ng: Tiêu chu n k t qu  cho t ng nhi m ­ Tiêu chu n v  ch t l ụ ẽ ự ệ ự v  s  d a trên cách th c hi n, k t qu  công vi c c a chuyên   ộ ủ ọ ư viên l u tr  và thái đ  c a h . ư ư ề  Tham m u v  công tác l u tr ả ự ạ ộ ư

ư

ư ư ữ ự ệ ả ữ ệ  tài li u: Các ho t đ ng tham   ữ ạ   ự ế ủ ư  c a công tác l u tr  t m u ph i d a trên tình hình th c t i ả ớ ơ   c  quan thì công tác tham m u m i sâu sát và có tính kh  thi    ph i luôn chú tâm khi đ a ra th c hi n. Chuyên viên l u tr

52

ả ể ị

ự ọ ể ữ   ạ ượ ấ c th c tr ng, nh ng ồ ờ   c, còn t n đ ng đ  k p th i ả  ờ v n đúng vi c, đúng th i đi m, có tính kh

ể ế ượ i quy t đ ệ ữ ạ ơ ủ vào công tác c a mình đ  nhìn th y đ ư ề ấ v n đ  nào ch a gi ư ấ ữ ư đ a ra nh ng t ư quan cho công tác l u tr  t i c  quan.

ự ữ

 Tham gia xây d ng và giám sát: Chuyên viên l u tr

ế ả ố ữ c k t qu  t

ự ả

ươ ướ ư ề ấ ng h

ư ố    mu n ư ạ ượ   đ t đ t thì không nh ng tham m u cho lãnh ị ả ạ   đ o, mà còn ph i tham gia xây d ng các văn b n quy đ nh ệ   ự ữ cho công tác l u tr , các đ  xu t, ph ng th c hi n t. ố t (cid:0) ự ướ ượ ể c   xây   d ng   tr ả c   tiên   ph i   đúng   th

ậ

ể ư ả Các   văn   b n   đ ả ỹ th c, k  thu t văn b n (cid:0) N i dung văn b n đ ượ

ư

ả c tình hình th c t ượ ả

ả ự ự ế ủ ữ ư

ộ ư

ữ ướ

ượ ả ư ờ

ệ ệ (cid:0) Vi c giám sát ho t đ ng l u tr

ữ ư c đánh giá t

c cho các phòng ban trong c

ẽ ướ ả

ệ ư ừ   ồ ơ  tài li u, h  s  cho t ng ư ệ ố ế   t n u nh  vi c giám sát ơ  ầ ẽ   t, khi c n s  tra tìm   t ki m th i gian, cũng nh  công c nhanh chóng và ti

ứ ộ ả c xây d ng đ  tham m u ph i sâu   ượ ữ ạ ơ  i c sát đ  c a công tác l u tr  t ả ớ ể   c nh ng đi m m i và mang tính kh  thi. quan. Ph i có đ ữ ấ ượ ộ   M t văn b n tham m u ch t l ng là không nh ng trình ữ ệ  mà còn c n i dung hoàn thi n công tác l u tr bày đ   ợ ệ   ư ế ụ i. Ví d  nh  ti t ki m ng đi có l ph i đ a ra nh ng h ượ ự c th i gian, chi phí th c hi n… đ ạ ộ ệ ượ ị ơ đ n v  phòng ban đ ẫ ượ ặ ng d n đ ch t ch , h ữ ồ ơ ệ ố ư quan qu n lý, l u tr  h  s , tài li u t ờ ế ượ đ s cứ ệ ớ ố

ặ c ch t l

ớ ạ ượ ườ ấ ượ ư ộ

(cid:0) Vi c giám sát đi kèm v i đôn đ c, ki m tra kĩ càng, ít sai   ố   t ng t ữ i chuyên viên l u tr .

ự (cid:0) ệ ậ ơ

ể sót ho c không sai sót thì m i đ t đ ư trong công tác l u tr  c a m t ng ữ  Th c hi n các nghi p v  l u tr : ổ ể ư ồ ơ ủ ơ ệ

ề ỉ

ả ố ế

ữ

ố ể ạ ượ ượ ị ậ c. (cid:0) ạ ỉ

ươ ươ ạ ươ

ạ ớ

ỉ t khi đi đúng các b

ả ạ ượ

ờ ạ ị ữ ủ ệ ụ ư ệ   ệ Thu th p và b  sung tài li u cho c  quan: đây là nhi m ộ ụ ầ v  đ u tiên đ  đ a toàn b  tài li u, h  s  c a c  quan   ậ   ả ậ t p trung v  1 m i đ  ch nh lý và qu n lý. Chính vì v y, ụ ệ t khi mà chuyên viên c k t qu  t nhi m v  này đ t đ   ự   ồ ị ư  xác đ nh đ c ngu n thu th p chính xác, th c l u tr ướ ủ ệ hi n đúng theo quy đ nh c a nhà n ệ   ệ ư ữ ủ ơ Phân lo i và ch nh lý tài li u l u tr  c a c  quan: Nhi m ọ ẩ ố ụ   t khi ch n đúng ph ng án phân v  này đ t tiêu chu n t ọ ạ ạ   ng án phân ng án phân lo i ch n đúng là ph lo i. Ph ạ ỉ ơ ợ ạ   lo i phù h p v i lo i hình c  quan. Ch nh lý đ t tiêu ừ ướ ẩ ố   c ch nh lý, tránh th a, tránh chu n t ỉ ế ế   c k t thi u sót trong quá trình ch nh lý và ph i đ t đ ế   ả ả ượ ả ố c th i h n b o qu n và k t qu  cu i cùng là xác đ nh đ

53

ỉ ằ ệ ệ

ố ừ (cid:0) ố ữ

ệ ư ể

ữ ố c đ a vào kho, đ

ẫ

ủ ề ị

ặ   ư thúc ch nh lý b ng vi c  đ a các tài li u vào giá, c p, ạ ộ h p, đánh s  cho t ng lo i. ẩ ố ệ ư ể t dành   Th ng kê, ki m tra tài li u l u tr : Tiêu chu n t ồ  ệ ố cho th ng kê, ki m tra tài li u l u tr  khi các tài li u, h ổ  ằ ố ượ ượ ư ơ c đánh s , th ng kê b ng s s  đã đ ả ố ể ố th ng kê và có các b ng, bi u m u th ng kê theo đúng   ệ ư   ố ướ c v  công tác th ng kê tài li u l u quy đ nh c a nhà n tr .ữ

ị ệ ữ ệ ư

ả ệ ẩ ủ ị ờ ạ

ị ả

ả ữ ự ướ ủ ủ

ố ế

ị ả ờ ạ ả ệ ả ờ ạ ủ ạ

(cid:0) ữ ữ ả ệ ư

ệ ả ụ ố t   đ

ư ệ

ả ụ

ả ẩ t   cho   ế ượ   ả   ph i   bi c ả    đó tìm cách b o t, theo đúng quy trình và quy   ử ụ   ệ ể t đ , khai thác s  d ng ệ ư   ả ệ t b  công ngh  cho vi c b o qu n tài li u l u

(cid:0) ử ụ ệ ệ

ẩ ố ữ t khi chuyên viên l u tr

ư ồ ơ ụ ụ

ụ ự  xây d ng đ ộ ẻ ứ

ụ ệ ạ ự ủ

ả

ứ ế

ệ ố t  nh t  đ n  nh ng  ng ệ ệ ủ ổ ứ ữ c vi c giúp đ  t

ị c. Bên c nh đó, ph i th c hi n qu ng bá, t ệ ự ệ ấ ượ ứ ệ ư

ướ

(cid:0) Xác đ nh giá tr  tài li u l u tr : Tiêu chu n c a nhi m v ụ  ị ả   ị ạ ố t khi vi c xác đ nh giá tr  th i h n b o qu n này đ t t ề  ệ cho tài li u chính xác, d a vào các văn b n quy đ nh v ư c c a c a th i h n b o qu n riêng cho l u tr    nhà n ị  ừ t ng ngành. Cu i cùng là tiêu h y các tài li u h t giá tr ế ụ theo quy đ nh và ti p t c gia h n th i h n b o qu n cho   ị ệ nh ng tài li u còn giá tr . B o  qu n  an  toàn  tài  li u   l u  tr :  tiêu  chu n  t ữ nhi m   v   này   là   chuyên   viên   l u   tr ư ỏ ừ nguyên nhân gây ra h  h ng tài li u, t ồ ệ ố qu n, ph c h i tài li u t ụ ướ ủ ị đ nh c a nhà n c. Áp d ng tri ệ ế ị ố t các thi t ữ tr  trong kho. ạ   ổ ứ T  ch c khai thác và s  d ng tài li u: Nhi m v  này đ t ượ   tiêu chu n t c công c  tra tìm là M c l c h  s  và b  th  tra tìm tài   ệ   ụ ụ ự ệ li u. Vi c xây d ng m c l c d a trên ch c năng, nhi m ơ ụ ộ   v ,   ho t  đ ng   c a   c   quan  và   theo  quy  đ nh  c a   nhà ạ ự ả ướ  ch c các n   ườ   ử ụ i hình  th c   s   d ng  tài  li u   t ỡ ố   trong và ngoài ngành. Th c hi n đ i ữ đa tài li u l u tr  trong vi c nghiên c u cho các nhà khoa   ứ ọ h c, các nghiên c u sinh trong và ngoài n

c.

Ư

C. TH  KÝ VĂN PHÒNG

ệ ư ỏ ả Câu 1: B ng câu h i phân tích công vi c th  ký văn phòng

ổ ứ ứ ệ ế ầ ậ ặ ộ

1. C  quan, t

ư  ch c, doanh nghi p c n đ n th  ký cho b  ph n ho c ch c danh

ơ nào?

54

ữ ư ự ệ ệ

2. Th  ký văn phòng th c hi n nh ng công vi c gì?

ệ ủ ự ự ạ ấ   ư 3. Lĩnh v c nào trong công vi c c a th  ký văn phòng t o ra s  hài lòng nh t?

ấ không hài lòng nh t? Vì sao?

ệ ạ ơ ổ ứ ệ ng làm vi c hi n nay t i c  quan, t ợ    ch c, doanh nghi p đã phù h p

ệ ư ườ 4. Môi tr ư ớ v i th  ký văn phòng ch a?

ố ớ ệ ủ ư ậ ặ ộ

5. M i quan h  c a th  ký văn phòng đ i v i các b  ph n ho c cá nhân trong c

ơ

ổ ứ ư ế ệ ố quan, t ch c, doanh nghi p nh  th  nào?

ố ớ ệ ủ ư ố ố

6. M i quan h  c a th  ký văn phòng đ i v i các đ i tác bên ngoài

ủ ỹ ườ ư ầ 7. K  năng c n có c a ng i th  ký văn phòng

ộ ủ ẩ ấ ườ ư

8. Ph m ch t, thái đ  c a ng

i th  ký văn phòng

ệ ủ ủ ư ệ ớ

9. Trách nhi m c a th  ký văn phòng v i công vi c c a mình

ợ ộ ủ ơ ế ộ ư

10. Chính sách phúc l

i, ch  đ  đãi ng  c a c  quan dành cho th  ký văn phòng

ả ệ ủ ư ả Câu 2: B ng mô t công vi c c a chuyên viên th  ký

2.1.

ề ệ Thông tin chung v  công vi c

ậ ả ặ ầ ộ ộ

ế ữ Là nh ng ng ữ ư ủ

ư ả ắ

ệ ủ ệ ệ ổ ứ ề

ầ ổ ợ ả ắ ặ ụ ụ ộ ơ ườ ủ ằ ườ ượ c giao đ m nh n m t ph n ho c toàn b  các công vi c có   i đ ườ   ự i ả   , văn b n qu n lý văn b n, h  s  tài li u; đ m b o  ch c, s p x p công vi c hàng ngày   ộ   ạ ủ i lãnh đ o c a m t

ổ ứ ệ ệ liên quan đ n nh ng lĩnh v c chuyên môn c a văn phòng  nh :  công vi c c a ng ồ ơ ả ả ấ ờ ớ th   ký luôn luôn g n v i gi y t ạ ế ế các yêu c u v  thông tin, liên l c, giao ti p và t ạ ộ nh m h  tr , ph c v  cho ho t đ ng c a m t c  quan ho c ng ơ c  quan, t ch c, doanh nghi p.

2.2.

ắ ề Tóm t ệ t v  công vi c

ạ , báo cáo, thông tin liên quan.

ẹ ạ ắ ị ư ừ ệ i các cu c đi n tho i, s p l ch h n.

ầ t. ả ả T c ký và so n th o văn b n, th  t ộ ả ờ ệ Th c hi n và tr  l ế Ti p khách hàng khi c n thi

ể ế ể

ệ ạ

ờ ạ ộ ộ ầ ủ ộ ọ ng trình và th i gian cho các cu c h p, các ho t đ ng xã h i khác.

ế ả ố ­ ự ­ ế ­ ử ­ X  lý th  t  chuy n đi và chuy n đ n ­ Chu n b  tài li u và thông tin theo yêu c u c a lãnh đ o ­ ­ ­

ộ ọ ề ệ ạ ư ừ ẩ ị ươ Lên ch ữ ư L u tr . ự Tham d  và vi 2.3. t biên b n cho các cu c h p v.v… Trách nhi m và quy n h n

55

ắ ữ ụ ủ ơ ụ ệ

­ N m v ng chuyên môn nghi p v  và ch c năng, nhi m v  c a c  quan, t ữ

ệ ử ế

ậ ụ ư ổ ứ   ứ  ch c, doanh nghi p, thu th p và x  lý nh ng thông tin có liên quan đ n chuyên môn mà   th  ký đ ệ ượ c giao ph  trách.

ư ế ệ ấ

­

ả ề ườ ữ ự ề ạ ư i th  ký đ

ề ế ả i quy t…) Tham m u ( ph n ánh, tình hình, đ  xu t ý ki n và các bi n pháp gi   ụ  ượ ộ ấ cho lãnh đ o v  nh ng v n đ  thu c lĩnh v c mà  ng c giao ph trách.

ế ể ệ ủ ưở ế ị ưở ữ ủ ơ

­

ng, quy t đ nh c a th  tr ả t th  hi n nh ng ý t ế ệ ng c  quan, t ỉ ạ ướ Bi nghi p ( có liên quan đ n chuyên môn) thành các b n ch  đ o, h ổ ứ  ch c, doanh ẫ ng d n.

ế ế ể

­

ự ệ ổ ứ ơ ổ ứ  ch c, tri n khai th c hi n nh ng quy t đ nh ( có liên quan đ n chuyên t cách t Bi ủ ưở ủ môn) c a th  tr ế ị ữ ệ  ch c, doanh nghi p. ng c  quan, t

ệ ư ế

­

ổ ơ ở

ườ ả ầ i th  ký c n ph i th ồ ạ ắ ng m c, t n t ệ ữ ườ ư ữ c cũng nh  nh ng v ấ ớ ấ ờ ử ể ị ề

ả ữ   ự ng xuyên t ng k t nh ng Trong quá trình th c hi n, ng ướ ạ ượ ả ế   k t qu  đã đ t đ i. Trên c  s  đó phân tích ệ ả công vi c và ph n ánh, đ  xu t v i c p trên nh ng bi n pháp đ  k p th i x  lý và   ế i quy t. gi

ơ ổ ứ

­

ch c, doanh

ộ ậ ệ ượ ố ợ ệ ể ố ư ớ Ph i h p v i các th  ký khác, các b  ph n khác trong   c  quan, t nghi p đ  hoàn thành t t các công vi c đ c giao.

ả ư ế ậ ơ

­ Ng

ườ ệ t thi ở

ụ ổ ứ ệ ớ t l p m i quan h  v i các c  quan, t ế ở ộ ườ ổ ứ ch c, doanh ng xuyên có liên quan đ n chuyên môn   ệ   ệ  ch c, doanh nghi p m  r ng quan h ,

ố ế i th  ký còn ph i bi ớ  bên ngoài th nghi p khác v i khác hàng  ơ ể mà mình ph  trách, đ  giúp cho c  quan, t nâng cao uy tín.

2.4.

ụ ự ệ ệ ả Các nhi m v  chính ph i th c hi n

ậ ử ườ ữ ầ

­

ự t v  lĩnh v c mà ng ả ạ ộ ế ề ặ ầ ạ ư i th  ký   ủ ơ

ệ ấ Thu th p, x  lý và cung c p nh ng thông tin c  thi ủ ả đ m nhi m đ  ph c v  cho yêu c u  c a lãnh đ o ho c ho t đ ng qu n lý c a c quan, t ệ ể ụ ụ ổ ứ  ch c, doanh nghi p:

ậ ồ

 Thu th p thông tin bao g m:

(cid:0) ộ ể ứ ề

ề ệ ườ ụ ủ ệ

ể ơ

ữ ề

ạ ủ ế ế ế ụ   : TKVP ph i tìm hi u rõ v  ch c năng, nhi m v , ứ   i lãnh ộ    giúp đ  xác đ nh n i dung thông tin mà c  quan hay   i lãnh đ o c n. Trong đó, c n phân lo i rõ nh ng thông tin v  chính ủ   , văn hoá­xã h i… thì đâu là ch  y u, liên quan đ n CNNV c a

ộ ạ ườ ả N i dung thông tin ạ ủ ơ ặ quy n h n c a c  quan mình ho c ch c năng, nhi m v  c a ng ị ợ ạ đ o mà mình tr ầ ạ ầ ườ ng ị tr , kinh t ơ c  quan hay ng i lãnh đ o.

(cid:0) ờ ườ ả ạ ng, t

ấ ả ứ ấ ệ ạ

ả ờ ố Th i gian thông tin:  Thông th ề ờ ạ ầ c n 3 lo i thông tin v  th i gian: quá kh , hi n t ụ ể ầ c n ph i có th i gian c  th , chính xác càng chi ti ề   t c  các c p qu n lý, lãnh đ o đ u ự i và d  báo. Ngòai ra   ế ụ ể t, c  th  càng t t.

56

(cid:0) ờ ạ ệ ệ ả L i nói, ch  vi

ằ ị

ữ ồ ộ ườ

ữ ế Lo i hình thông tin:     t, tín hi u, ký hi u, c m giác… ạ   ụ ể ơ ầ ạ Trong lo i hình, c n xác đ nh c  th  h n (b ng ch  g m sách, báo, t p ả ạ ả chí, văn b n…). Ng   i TKVP ph i t o cho mình m t ngân hàng thông tin.



ử X  lý thông tin:

(cid:0) ệ ố ụ ợ

ử ụ   Phân lo i, t p h p, h  th ng hóa thông tin theo m c đích s  d ng ườ ạ ậ i dùng tin ủ c a ng

(cid:0) ổ ắ ơ ả ầ ợ

ố ơ ở ủ ữ t là s  l

ủ ắ

ế ắ ỉ ư  ệ  ợ ả ề ố ế ấ ơ ượ   c nh ng v n đ  c t y u c a thông tin ặ ả t kho ng 10 dòng ho c 1 công   ắ ơ ả   ư t c  b n t còn 2 dòng – nh  trích y u là tóm t

ấ ủ ả ợ ệ ổ T ng h p, tóm t t thông tin: C  b n vi c t ng h p g n gi ng nh ệ ố ệ ố ổ h  th ng hóa (h  th ng hóa là c  quá trình), t ng h p trên c  s  đã h ắ ố th ng hóa. Còn tóm t (VD: NĐ110 c a CP có 7 trang, nay tóm t văn có 2 trang ch  tóm t ộ nh t c a m t văn b n).

(cid:0) ộ ấ

ệ ề ớ ề ấ ề i phân tích ph i tách v n đ  đó ra thành các v n đ  nh

ừơ ế ơ ặ

ế ả ượ ạ ừ t h n ho c ng c l ợ i t ả ề ấ

ợ

ề ề ề ắ

Phân tích thông tin: N u thông tin ta có là m t v n  đ  l n thì ỏ  ấ ụ nhi m v  ng ữ ỏ ợ ơ    nh ng thông tin nh  h p thành thông h n, chi ti ả ậ   i các v n đ  rút ra tin chung. Sau khi tách, h p, ph i có nh n xét và lý gi ả ậ ả   sau khi đã tách, h p các thông tin. Khi lý gi i và nh n xét ph i chú ý ừ ậ nguyên t c là nhìn nh n, đánh giá thông tin t    nhi u chi u và nhi u góc ộ đ  khác nhau.

(cid:0) ộ ể ề ậ ộ

ự ờ ứ ồ ợ

ậ   Ki m tra đ  tin c y: D a vào kênh truy n tin (các kênh đ  tin c y ủ   ấ cao th p khác nhau), đ ng th i cũng căn c  vào tính lôgích (h p lý) c a thông tin.

(cid:0) ự ọ L a ch n thông tin

ả ả ả ế ổ ứ ắ

ả ả ậ ­ Biên t p văn b n, t ạ

ụ ủ

ậ ả ể ệ ả ả ượ ả

ị ồ ơ ư ể ậ ị

01…). Văn b n đ ườ ủ ể ứ ả ơ

ị

ạ ộ ộ ơ ủ ứ ệ ổ ặ    ch c, doanh nghi p ho c

ả ổ T  ch c, s p x p các ho t đ ng c a m t c  quan, t ườ ng  ệ ấ ờ ồ ơ , h  s  tài li u:   ch c s p x p và qu n lý các văn b n, gi y t ả ậ ữ ồ ơ ư ả So n th o, biên t p, chuy n giao văn b n; Qu n lý văn b n, l u tr  h  s , tra   ạ   ạ ộ ủ ế ả tìm thông tin trong văn b n (nhi m v  này ch  y u c a TK riêng): Ho t đ ng so n ự ệ   c th c hi n đúng theo th o, biên t p, chuy n giao, qu n lý văn b n, h  s  ph i đ ạ ượ ả ị c so n đúng quy đ nh c a pháp lu t (Theo ngh  đ nh 110, thông t   ỹ ế   ả ể ậ theo th  th c và k  thu t; chuy n giao văn b n đúng n i, đúng ng i quy t i và gi ờ ạ văn b n đúng th i h n quy đ nh. ứ ế ắ ­ ạ i lãnh đ o:  ổ ứ ế ế ậ ạ ắ ị T  ch c, s p x p, l p k  ho ch, l ch công tác.



ươ ề ạ ị Ch ư ệ ủ ơ ng trình, KH và l ch làm vi c c a c  quan có nhi u lo i nh :

57

(cid:0) ươ Ch ạ ộ ng trình, KH ho t đ ng trong 1 năm

ạ ộ

(cid:0) KH ho t đ ng c a c  quan trong 1 tháng ủ ơ

(cid:0) ệ ủ ạ ầ ơ ị L ch làm vi c c a lãnh đ o và c  quan trong tu n, ngày



ạ ộ ứ Các ho t đ ng có các hình th c:

(cid:0) ộ ọ ả ộ H i h p, h i th o

(cid:0) ệ ớ ế Ti p khách và làm vi c v i khách

(cid:0) ả Đi công tác và kh o sát

ể ủ ươ ụ ề ạ ộ ọ ộ

ị ọ ọ ơ ổ ự ế ọ ọ

ưở ả Tìm hi u m c đích các cu c h p, h i ngh : H p truy n đ t ch  tr ng,  ệ ậ pháp lu t; h p bàn các bi n pháp th c hi n; h p s  t ng k t; h p thông qua QĐ ọ qu n lý; h p khen th ệ ng…



ổ ứ ộ ọ ộ Lên KH t ị  ch c cu c h p hay H i ngh .

ủ ụ ơ ở ậ ể ả

ấ ệ ấ ủ ệ ạ

ả

ủ ế ị ươ ệ ấ ơ ạ   ả i quy t th  t c hành chính đ  đ m b o kinh phí và c  s  v t ch t cho ho t ườ i lãnh đ o:  vi c c p kinh   ệ   ậ ướ Đ m nh n các công vi c c.  ệ   ng ti n làm vi c cho c  quan t b  và ph

ế ả ­ Gi ủ ơ ộ ổ ứ đ ng c a c  quan, t  ch c, doanh nghi p và c a ng ị ả ượ ủ phí ph i đ c tuân th  theo đúng quy đ nh c a nhà n ề ơ ở ậ ả ể ả đ  đ m b o v  c  s  v t ch t, trang thi và lãnh đ o.ạ

ổ ứ ệ ườ ạ ộ ạ

­ Giúp c  quan, t

ch c, doanh nghi p và ng i lãnh đ o trong các ho t đ ng liên

ị ơ ạ l c và giao d ch:

2.5.

ố ệ ệ Các m i quan h  trong công vi c

ạ ổ ạ ồ ơ ứ

­ M i quan h  v i c p trên, bao g m: lãnh đ o c  quan, lãnh đ o t

ch c và lãnh

ệ ớ ấ ệ ố ạ đ o doanh nghi p.

ố ư ệ ồ ồ ở ộ ậ b  ph n khác, nhân viên

ổ ứ ệ

­ M i quan h  v i các đ ng nghi p, bao g m: các th  ký   ch c, doanh nghi p.

ệ ớ ơ trong c  quan, t

ệ ớ ố ơ ổ ứ

­ M i quan h  v i các phòng, ban khác trong c  quan, t

ệ  ch c, doanh nghi p

ơ ố ổ ứ ố ớ ệ ệ ớ ­ M i quan h  v i các c  quan, t ch c, doanh nghi p khác; đ i v i khách hàng…

2.6.

ề ệ ệ Đi u ki n làm vi c

ề ề ệ a. Đi u ki n v  con ng ườ i

ượ ườ ậ ủ ủ ả ả c đ i, chính sách c a Đ ng và các văn b n pháp lu t c a Nhà

ố ng l ế ư ắ ­ N m đ ướ n c có liên quan đ n ngành  th  ký văn phòng.

58

ệ ụ ư ứ ề ế ắ ắ

­ N m ch c các ki n th c v  chuyên môn nghi p v  th  ký văn phòng.

ự ệ ề ươ ụ ư ả

­

ệ ng án qu n lý nghi p v  th  ký; có năng

ạ Thành th o vi c xây d ng đ  án, ph ự l c chuyên môn cao.

ộ ố ỹ ụ ệ ộ

­

ử

ế ị ả có kh  năng thao tác m t s  k  năng c  b n thu c nghi p v  văn phòng và s ệ ố ụ d ng t ơ ả ạ t b  văn phòng hi n đ i. t các trang thi

ề ổ ứ ơ ả ướ ổ ứ ể ể ­ Am hi u sâu v  t ch c c  quan Đ ng, Nhà n c và t ch c đoàn th  nhân dân,

xã h iộ

ư ể ể ế ướ

­ Am hi u tình hình và xu th  phát tri n ngành th  ký văn phòng trong n

c và th ế

gi i.ớ

ỉ ạ ể ạ ợ

­

ộ ổ ể ự ợ ứ ơ

ệ   ệ ổ Có trình đ  t ng h p nhanh, thông th o vi c t  ch c ch  đ o, tri n khai nghi p ữ ụ ổ ứ  ch c ki m tra, có năng l c h p tác gi a các c  quan và cá nhân trong công v , t   ả tác qu n lý.

ề ệ ấ ậ ậ b. Đi u ki n v t ch t – kĩ thu t

ị ầ ủ ệ ố

­

Trang b  đ y đ  h  th ng máy tính, máy in, máy photocopy, máy scan….

ị ệ ố ụ ộ

­

Trang b  h  th ng Internet/wifi c c b

ế ị ầ ế ệ ặ ộ

­

ầ ủ Có đ y đ  các thi t b  văn phòng c n thi t: c p, h p, giá tài li u, bút…

­

ề Có máy đi u hoà nhi ệ ộ t đ

ệ ộ

­

Phòng làm vi c thoáng mát, r ng rãi.

ư ệ ầ ả Câu 3: B ng yêu c u chuyên môn công vi c cho th  ký văn phòng

STT Tiêu chí Tiêu chu nẩ

ề

ả ệ ặ ộ

ườ ượ i đ ữ ư ự ả

ộ ủ ổ ứ ế ệ

ằ ộ ơ ườ ặ i lãnh đ o c a m t c  quan, t

ộ ơ ệ ủ ụ ụ ứ ạ ủ ắ ấ ờ ườ ư ớ ệ Thông tin chung v  công vi c: ầ ậ  Là ng ế đ n nh ng lĩnh v c chuyên môn c a văn phòng   nh :   đ m b o các yêu c u v ắ ế ạ thông tin, liên l c, giao ti p và t ạ ộ ủ ph c v  cho ho t đ ng c a m t c  quan ho c ng ệ ch c, doanh nghi p. Công vi c c a ng c giao đ m nh n m t ph n ho c toàn b  các công vi c có liên quan   ầ ề  ả ổ ợ    ch c, s p x p công vi c hàng ngày nh m h  tr , ổ    , văn i th    ký luôn luôn g n v i gi y t

59

ồ ơ ệ ả ả ả b n qu n lý văn b n, h  s  tài li u.

ố ệ ạ ọ ữ ọ ư 1 ị ả

­ T t nghi p Đ i h c chuyên ngành L u tr ọ

ạ ọ ộ

ư ặ ứ   ế Ki n th c, văn hóa,  chuyên môn ộ ạ ọ ấ ả

h c – ộ   Qu n tr  văn phòng thu c đ i h c Khoa h c Xã h i và Nhân văn. Ho c chuyên ngành th  ký văn phòng,   ủ qu n tr  văn phòng c a m t đ i h c b t kì. ả ị ế ứ ư ề ị

­ Có  ki n  th c  v  Qu n  tr  văn  phòng,  th   ký  văn

ề ệ ụ ễ

ả ạ ả

ổ ấ ờ ạ ơ i c  quan, t

phòng ồ ưỡ ượ ­ Đ c b i d    tân, ng chuyên v  các nghi p v  l ị ậ   ả ị ế ậ ộ ọ h i h p, l p k  ho ch, l ch công tác, qu n tr  h u ộ   ạ ầ ,…   các   ho t   đ ng c n,   qu n   lý   văn   b n   gi y   t ứ ự ụ mang tính s  v  khác t    ch c, doanh nghi p.ệ ả ứ ượ ư

ớ ế ả ố

ứ ơ ả ể

ữ ệ ố

ụ ụ ạ ễ ạ ộ ậ c th  ký v i ho t đ ng l ­ Ph i nh n th c đ  tân là ứ ề ệ ộ ặ ủ ơ b  m t c a c  quan. Có các ki n th c v  vi c chăm ứ sóc khách hàng, đ i tác. Có kh  năng đáp  ng nhu ố ầ ủ ọ c u c a khách hàng, đ i tác, làm hài lòng h .  ấ   ạ ụ ề ế ­ Có ki n th c c  b n v  tuy n d ng, đào t o, hu n ợ   i cho các nhân viên, nh ng m i quan luy n, phúc l ệ ộ h  trong lao đ ng ế ử ụ ­ Bi t s  d ng thành th o các máy móc, d ng c  văn

ổ ứ ệ ộ phòng. ế

­ Bi

t  cách   t ọ     ch c   công   vi c   m t   cách   khoa   h c,

ấ ữ ế ạ chính xác. ạ ế   t

ạ

ậ ệ ế ớ ớ ữ ộ ­ Có tâm huy t và nhi 2 ườ ề ố ộ ­ Thông th o ít nh t m t ngo i ng : ti ng Anh. Bi thêm m t ngo i ng : Pháp, Hoa, Hàn, Nh t… ọ   ệ t tình v i công vi c, v i m i ứ ề   i. Ít ham mu n v  cá nhân: ch c, quy n, danh, ấ   ẩ Ph m ch t, ạ ứ đ o đ c ng i.ợ l

ẳ

ạ ắ ng thi n, trong s ch.

ọ ườ i.

ủ ưở ữ ữ  tr ng, không d a d m th  tr ng, không

ự ­ Trung th c, th ng th n, chân thành. ệ ử ế ươ , l ­ T  t ự ế t th c lòng kính tr ng con ng ­ Bi ụ ụ ố ­ Khiêm t n ph c v . ­ Kín đáo, gi ự ọ ự ­ T  tin, t ậ c y th  g n gũi th  tr ậ ế ầ ỵ ắ  v ng nguyên t c. ự ẫ ủ ưở ng. ổ ạ ả ­ T n tu , không qu n ng i khó khăn, gian kh .

60

ụ ẫ ẫ ị ậ ­ Nh n n i, nh n nh n, th m chí có khi nh n nh c vì

ợ l

ậ ợ ư ấ ợ ị

­ Ham h c h i (v  trí th  ký, tr  lý r t thu n l

i cho

ạ ẫ i ích chung. ọ ỏ ệ ọ ỏ vi c h c h i).

ử ụ ạ ỹ

­ S  d ng thành th o máy tính và các trang thi

ế ị  t b 3 K  năng ọ ầ ề t các ph n m m tin h c. khác, s  d ng t

ờ ố ả

ả ế

4 ể ấ Th  ch t ử ụ ự ­ Có năng l c qu n lý th i gian ạ ­ Nh y bén ứ ề ể ­ Am hi u nhi u m nh ki n th c tớ ố ­ Trí nh  t ộ ậ ­ Có tính đ c l p ế ễ ả ­ Có kh  năng di n thuy t ỹ ắ ­ Có k  năng l ng nghe. ứ ỏ ố ­ Có s c kh e t t ể ị ượ ­ Có th  ch u đ ự c áp l c

ư ấ ạ   i 5 Kinh nghi mệ ổ ứ ặ ệ ­ Đã t ng có ít nh t 1 năm kinh nghi m làm th  ký t ệ  ch c ho c doanh nghi p. ừ ơ c  quan, t

ư ệ ế ả ẩ ả Câu 4: b ng tiêu chu n k t qu  công vi c cho th  ký văn phòng

ộ ộ ầ ả ặ ườ ượ i đ

ệ Thông   tin   chung  ệ ề v  công vi c ế ả ự ề

ả ứ ế

ư ầ ệ ổ  ch c, s p x p công vi c hàng ngày nh m h ộ ơ ằ ườ ặ

ắ ạ ộ ổ ộ ơ ủ ứ

ấ ờ ả ả ớ

ệ ậ c giao đ m nh n m t ph n ho c toàn b  các Là ng   ủ   ữ công vi c có liên quan đ n nh ng lĩnh v c chuyên môn c a ạ   văn phòng  nh :  đ m b o các yêu c u v  thông tin, liên l c, ổ  ế giao ti p và t ụ ụ ợ   i lãnh tr , ph c v  cho ho t đ ng c a m t c  quan ho c ng ệ ủ   ạ ủ ệ  ch c, doanh nghi p. Công vi c c a đ o c a m t c  quan, t ắ ư ườ i th   ký luôn luôn g n v i gi y t ng   , văn b n qu n lý văn ồ ơ ả b n, h  s  tài li u.

61

ậ ấ ơ

­ Thu th p, x  lý và cung c p thông tin cho c  quan và

ử ạ ng ệ ả

ụ  Các   nhi m   v ự   chính   ph i   th c hi nệ (cid:0) ườ i lãnh đ o.  Thu th pậ ộ ả

ề ụ ể ủ

ặ ệ ệ ứ

ợ ạ ạ ụ ủ ị

ầ

ế

ế ơ

ạ N i dung thông tin: TKVP ph i tìm hi u rõ ơ  ứ ề v   ch c   năng,   nhi m   v ,   quy n   h n   c a   c ườ   quan mình ho c ch c năng, nhi m v  c a ng i ộ ể   lãnh đ o mà mình tr  giúp đ  xác đ nh n i dung ườ ầ   ạ ơ i lãnh đ o c n. thông tin mà c  quan hay ng ề  ữ ạ Trong đó, c n phân lo i rõ nh ng thông tin v ủ  ộ ị , văn hoá­xã h i… thì đâu là ch chính tr , kinh t ế ủ y u,   liên   quan   đ n   CNNV   c a   c   quan   hay   ườ ng (cid:0) ườ ờ

ng, t ạ ề ả

ứ

ụ ể

i lãnh đ o. Th i gian thông tin: Thông th ấ ề ờ ầ ế ụ ể ố (cid:0) ấ ả  t c ầ ạ   các c p qu n lý, lãnh đ o đ u c n 3 lo i thông ự ệ ạ   tin v  th i gian: quá kh , hi n t i và d  báo. ờ ả Ngòai ra c n ph i có th i gian c  th , chính xác   t, c  th  càng t càng chi ti ạ ữ ế t. ờ

ệ ả ạ

ữ ồ ị

ả ạ

ộ t, tín Lo i hình thông tin: L i nói, ch  vi   ệ ầ   hi u, ký hi u, c m giác… Trong lo i hình, c n ụ ể ơ ằ   xác đ nh c  th  h n (b ng ch  g m sách, báo, ườ ả ạ t p chí, văn b n…). Ng   i TKVP ph i t o cho mình m t ngân hàng thông tin

 X  lý:ử

(cid:0) ợ

ử ụ ệ ố ườ (cid:0)

ố ầ ạ ậ Phân lo i, t p h p, h  th ng hóa thông tin ụ theo m c đích s  d ng c a ng ợ ổ T ng h p, tóm t ợ

ả

ắ ấ

ặ

ắ ơ ả ư ả ộ (cid:0)

ụ ệ

ữ ặ ượ ạ ừ c l i t

ề ậ ả

ợ

ậ ả ắ ủ i dùng tin ệ   ơ ả ắ t thông tin: C  b n vi c ư ệ ố ệ ố   ổ t ng h p g n gi ng nh  h  th ng hóa (h  th ng ệ  ơ ở ợ ổ hóa là c  quá trình), t ng h p trên c  s  đã h ề  ữ ơ ượ ố c nh ng v n đ t là s  l th ng hóa. Còn tóm t ủ ủ ố ế   c t y u c a thông tin (VD: NĐ110 c a CP có 7 ả ắ   t kho ng 10 dòng ho c 1 công trang, nay tóm t ắ ỉ   t còn 2 dòng – nh  trích văn có 2 trang ch  tóm t ấ ủ ế t c  b n nh t c a m t văn b n). y u là tóm t ế   Phân tích thông tin: N u thông tin ta có là ừơ ề ớ ộ ấ i phân tích   m t v n đ  l n thì nhi m v  ng ỏ  ề ấ ề ấ ả ph i tách v n đ  đó ra thành các v n đ  nh ế ơ ơ  nh ng thông h n, chi ti   t h n ho c ng ỏ ợ tin nh  h p thành thông tin chung. Sau khi tách,   ấ ả ợ   i các v n đ  rút h p, ph i có nh n xét và lý gi ả   i ra sau khi đã tách, h p các thông tin. Khi lý gi ậ   và nh n xét ph i chú ý nguyên t c là nhìn nh n,

62

ừ ề ề ề nhi u chi u và nhi u góc

đánh giá thông tin t ộ đ  khác nhau. (cid:0) ể ự

ộ ộ ấ

ợ ờ

(cid:0) ậ ề   Ki m tra đ  tin c y: D a vào kênh truy n ậ   tin   (các   kênh   đ   tin   c y   cao   th p   khác   nhau), ứ ồ đ ng th i cũng căn c  vào tính lôgích (h p lý)   ủ c a thông tin. ọ ự L a ch n thông tin

ả ậ ả

ả ạ ả

­ So n th o, biên t p, chuy n giao văn b n. ư ­ Qu n lý văn b n, l u tr

ả ệ văn b n (nhi m v  này ch  y u c a TK riêng).

ế ệ ể ữ ồ ơ  h  s , tra tìm thông tin trong ủ ế ủ ạ   i quy t các th  t c hành chính, th c hi n các ho t

ạ ạ ự ầ ủ

ụ ủ ụ ị ­ Giúp các công vi c v  l ả ­ Gi ộ đ ng liên l c và giao d ch theo yêu c u c a lãnh đ o.  tân.

ế

ỹ ả ẻ ướ ậ

ụ ự ẹ

ổ ứ ệ ậ ế ế

­ T  ch c, s p x p, l p k  ho ch, l ch công tác.

ệ ủ ơ ạ ị ệ ề ễ ẫ ắ  K  năng giao ti p (l ng nghe, chia s , h ng d n..) ộ  C m  xúc,   thái đ ,   trang ph c  (  t n tình,   chu  đáo, ị t tình, l ch s ). ị ng trình, KH và l ch làm vi c c a c  quan

nhanh nh n, nhi ắ ươ ề (cid:0) ươ (cid:0)

(cid:0) ủ ơ ủ ơ ạ ệ

 Ch ạ ư có nhi u lo i nh : ạ ộ ng trình, KH ho t đ ng trong 1 năm Ch ạ ộ KH ho t đ ng c a c  quan trong 1 tháng L ch   làm   vi c   c a   lãnh   đ o   và   c   quan

ứ

 Các ho t đ ng có các hình th c:

(cid:0) ộ (cid:0) ộ ọ ế ệ ớ (cid:0)

(cid:0) ế ị ầ trong tu n, ngày ạ ộ ả H i h p, h i th o Ti p khách và làm vi c v i khách ả Đi công tác và kh o sát ả ứ Nghiên   c u   và   gi

ạ

ộ ộ ị

ề

ậ ế ệ

ọ ơ ổ ưở ả

ổ ứ

ệ   i   quy t   công   vi c ệ chuyên môn t i phòng làm vi c ụ ọ   ọ ể  Tìm hi u m c đích các cu c h p, h i ngh : H p ệ   ọ ủ ươ ạ ng, pháp lu t; h p bàn các bi n truy n đ t ch  tr ọ ự   pháp th c hi n; h p s  t ng k t; h p thông qua QĐ ọ ng… qu n lý; h p khen th ộ ọ  Lên KH t ậ ộ ả

ị  ch c cu c h p hay H i ngh . ể ả ệ ế ị ả ấ ề ơ ở ậ   ệ ­ Đ m nh n các công vi c   đ  đ m b o v  c  s  v t ơ ệ ươ   ng ti n làm vi c cho c  quan t b  và ph

ch t, trang thi và lãnh đ o.ạ

63

ượ

­ Thu th p, x  lý thông tin: Thông tin đ

ộ ử ậ ả ượ c ch n l c kĩ càng, n i dung chi ti

ạ ọ ọ ậ ế   ẩ Tiêu   chu n   k t ủ ừ   ả qu   c a   t ng ụ nhi m vệ

ạ ả ả c TKVP cung ế ấ c p ph i đ   t, có ộ ư ừ   ích, đ  chính xác, tin c y cao, tránh tình tr ng d  th a ễ và nhi u thông tin. ậ ả

ư ữ ồ ơ

ệ

ạ ộ ả ủ ế ủ ể

ệ

ủ ả ượ ị  01…). Văn b n đ

ậ ể

ế ườ

ủ ụ

ị ạ

ệ ủ ự

ả

ể ­ So n th o, biên t p, chuy n giao văn b n; Qu n lý văn   ả   ả   h   s ,   tra   tìm   thông   tin   trong   văn   b n b n,   l u   tr ạ   ụ (nhi m v  này ch  y u c a TK riêng): Ho t đ ng so n ồ ơ  ậ ả ả th o,   biên  t p,   chuy n  giao,   qu n  lý   văn  b n,   h   s ậ   ự ả ượ c th c hi n đúng theo quy đ nh c a pháp lu t ph i đ ạ   ư ị ị (Theo ngh  đ nh 110, thông t c so n ả   ỹ ể ứ đúng theo th  th c và k  thu t; chuy n giao văn b n ờ   ả ả ơ đúng n i, đúng ng i quy t văn b n đúng th i i và gi ị ạ h n quy đ nh. ự ạ   ế ả i quy t các th  t c hành chính, th c hi n các ho t ­ Gi ầ ạ   ộ đ ng liên l c và giao d ch theo yêu c u c a lãnh đ o: ạ ầ   ệ ả ụ ượ ệ c lãnh đ o giao ph i th c hi n đ y các nhi m v  đ ể ấ ả ố ằ ủ t c  kh  năng có th . t b ng t đ  và hoàn thành t ệ ễ ễ  tân: L  tân là  b  m t c a  c ­ Gíup các công vi c  l ệ ả  tân ph i làm t

ụ ễ ộ ể ạ ự ế

ậ ị

ế ộ ọ

ả ượ ườ ế ủ

ạ

ặ ồ ờ ơ  ộ ặ ủ ố ỹ   quan. TK làm nhi m v  l t k  năng giao   ti p (Nghe, nói, thái đ ) đ  t o ra s  hài lòng cho khách ố hàng, đ i tác. ạ ế ắ ứ ­ T   ch c,   s p   x p,   l p   k   ho ch,   l ch   công   tác:   Các   ơ ả   c đ m ng trình, h i h p trong c  quan ph i  đ ự ắ i TKVP.  ch c suôn s  b ng s  s p x p c a ng   ả   ươ ng trình công tác cũng ph i   c rõ ràng, không b  trùng l p th i gian, ch ng chéo

ệ

ả

ổ ươ ch ả ổ ứ ẻ ằ b o t ế ệ ậ Vi c l p k  ho ch, ch ị ượ đ ọ m i vi c lên nhau. ả ậ ấ ể ả ệ

ế ị t b  và ph ườ ự ạ

ả ử ụ ả

ệ ệ

ạ ề ơ ở ậ   ệ ­ Đ m nh n các công vi c   đ  đ m b o v  c  s  v t ơ ệ ươ   ng ti n làm vi c cho c  quan ch t, trang thi ệ ố i làm TKVP ph i th c hi n t t công   và lãnh đ o: ng ố ơ ở ậ   ả ầ ị ậ ả t c  s  v t tác qu n tr  h u c n, đ m b o s  d ng t ơ ệ ươ ế ị ấ   ng ti n làm vi c cho c  quan t b  và ph ch t, trang thi ờ ế ạ ườ   t ki m chi phí và th i gian i lãnh đ o, giúp ti và ng ơ cho c  quan và lãnh đ o.

Ụ Ể Ự BÀI 4: TUY N D NG NHÂN S

ế ầ ủ ắ ọ ị b.i.1. Vi

t 1 thông báo tuy n d ng đ y đ  Thông tin nh ng ng n g n cho v  trí  ệ ể ụ ả ạ ị công vi c là chuyên viên qu n tr  văn phòng t ư i công ty.

64

ể ụ ả ị ạ Thông báo tuy n d ng v  trí chuyên viên qu n tr  văn phòng t i công ty c ổ

ị ầ ể ph n chuy n phát nhanh EMS

ớ ệ ề

 Gi

i thi u chung v  công ty:

ể ị ướ ố ế ụ ­ Kinh doanh các d ch v  chuy n phát nhanh trong n c và Qu c t ;

ụ ậ ể ậ ị

­ Kinh doanh các d ch v  v n chuy n giao hàng hóa kho v n;

ậ ư ế ị ư ễ

­ Kinh doanh v t t

, thi t b  b u chính vi n thông;…

ủ

 Thành tích c a công ty

ề ệ ệ

­

B  dày kinh nghi m 15 năm, tác phong chuyên nghi p;

ợ ậ

­ Doanh thu, l

i nhu n tăng cao hàng năm;

ậ ủ ố

­

Là đ i tác tin c y c a UPS, USPS, JNE, ARMEX, CITYLINK…;

ệ ể ệ ầ ươ

­

ả   ng ti n v n chuy n hàng đ u, nhanh chóng, chính xác, an toàn, hi u qu :

ậ Ph Vietnam Airline, Cathay Pacific..

ữ ệ

 Nh ng công vi c chính:

ư ả ả

­

ạ Tham m u, so n th o văn b n;

ậ ộ ọ ủ ụ ế ạ ả ạ ị

­

ế L p các k  ho ch, h i h p, l ch công tác, th  t c cho lãnh đ o, qu n lý đi công tác: Vé máy bay, thanh quy t toán…;

ỉ ạ ệ

­

tân: ch  đ o công vi c cho các nhân viên văn phòng đón khách, X ử

ễ Công tác l lý thông tin;

ệ ấ ả

­

ạ Các công vi c khác do lãnh đ o, qu n lý c p trên giao cho.

 Yêu c u:ầ

ữ ư ệ ả ộ ố ị Trình đ  chuyên môn: T t nghi p chuyên ngành L u tr , Qu n tr  văn

1. phòng

2.

ệ Kinh nghi m chuyên môn:

ả ướ ể ậ ộ

­

Am hi u Lu t Lao đ ng, các văn b n h ẫ ng d n khác

ệ ạ ị ệ ấ ươ ươ

­

Có ít nh t 01 năm kinh nghi m làm vi c t i v  trí t ng đ ng

ế ạ

­

Thành th o Anh văn giao ti p, vi tính văn phòng

3.

ỹ ệ   K  năng làm vi c

65

ế ế ỹ

­

ụ K  năng giao ti p, đàm phán, thuy t ph c

ệ ả ả ờ ỹ

­

K  năng qu n lý th i gian, qu n lý công vi c.

4.

ầ   Yêu c u khác

ổ ừ

­

Tu i t 23 – 30

ế ữ ậ ậ ụ ỷ ậ

­

Bi t gi bí m t, t n t y, k  lu t…

ị ượ

­

Ch u đ ự c áp l c cao.

ế ộ ươ ụ ấ ệ ế

 Ch  đ  l

ề ng, ph  c p và đi u ki n thăng ti n

ươ ề ả ụ ấ ứ ể ươ

­

L ng c ng, ph  c p v  B o hi m, l ng OT

ồ ưỡ ứ ầ ỏ Các ch  đ  chăm sóc, b i d

ng s c kh e và tinh th n cho nhân viên ị ế ộ ỏ ứ ể ầ

­ (Ki m tra s c kh e 6 tháng/l n, đi du l ch…)

ệ ể ề ầ ả ợ ộ Tr i qua đ t ki m tra trình đ  chuyên môn l n/năm (đi u ki n thăng

­ ti n)ế

ộ ồ ơ  N p h  s :

ứ ằ ấ ồ ơ ồ ơ ế

­ H  s  g m: s  y u lý l ch, ch ng minh nhân dân photo, các b ng c p có liên

ị quan photo (công ch ng)ứ

ậ ỉ ị ườ ậ ồ ơ ­ Đ a ch  nh n h  s : văn phòng 36 Bis, đ ng Ba Vì, qu n Tân Bình, TP.HCM

ờ ạ ồ ơ ậ ừ

­

Th i h n nh n h  s : 8h – 11h t ngày 5/10/2015 – 20/10/2015

ệ ặ ắ ắ ọ

­ M i th c m c, xin liên h : 1900545433 ho c email:

cskh@ems.com.vn

ứ ợ ể t k  1 bi u m u t ng h p dùng đ  ghi chép và đánh giá  ng viên

b.i.2. ở Thi   ỏ ẫ ổ ọ ể ể ế ế ấ  vòng ph ng v n tuy n ch n

ủ ả ấ ỏ ị ị

Ví d :ụ  Ph ng v n cho v  trí chuyên viên Qu n tr  văn phòng c a phòng hành chính –  ợ ổ t ng h p

Ợ Ổ PHÒNG HÀNH CHÍNH – T NG H P

66

ả ị ẩ Tiêu chu n đánh giá chuyên viên Qu n tr  HCVP

ậ Nh n xét ọ Chuyên  môn Ngo iạ   ngữ Vi  tính Kỹ  năng K tế   quả H  và tên

Phẩ m  ch tấ

ễ Nguy n Văn Anh

ặ Đ ng Qúy Bi

ỳ Văn Qu nh Mai

ầ ỳ Tr n Lê Qu nh

Lê Hà Th yủ

67

PHÒNG NHÂN SỰ

ả ị ẩ Tiêu chu n đánh giá chuyên viên Qu n tr  HCVP

ọ H  và tên ậ Nh n xét Chuyên  môn Ngo iạ   ngữ Vi  tính Kỹ  năng K tế   quả

Phẩ m  ch tấ

ễ Nguy n Văn Anh

ặ Đ ng Qúy Bi

ỳ Văn Qu nh Mai

68

ầ ỳ Tr n Lê Qu nh

Lê Hà Th yủ

ả ướ ể ấ ẩ ẫ

­

B ng h ng d n ch m đi m cho các tiêu chu n:

̀ ̀ ấ ố ̣ Không hai long Tam đ ượ c Hài lòng T tố R t t t

1­2 3­4 5­6 7­8 9­10

ỏ ắ ệ ấ b.i.3. So n ít nh t 10 câu h i tr c nghi p IQ và 10 câu h i tr c nghi m EQ (đ   ể ệ

ạ   ể ụ ỏ ắ ả ị tuy n d ng chuyên viên qu n tr  văn phòng)

b.i.3.a. Câu h i IQỏ

ổ ủ ề ố ố

ườ ữ ố

ỏ

ơ ố  Câu 1: Năm ngoái trong t ng s  nhân viên c a công ty s  nhân viên nam nhi u h n s ữ   i. Năm nay, nhân viên công ty tăng lên 10%: s  nhân viên n  tăng nhân viên n  30 ng ố 20% và s  nhân viên nam tăng 50%. H i có bao nhiêu nhân viên nam trong công ty năm   nay?

A. 20

69

B. 30

C. 40

D. 50

ả ử ả ố ố

s  trong s  các văn b n gi y t ả ế ả ố ấ ờ ủ ạ ế   ả  c a b n có đúng 25% s  văn b n là Quy t ả   ừ ạ ế  50 đ n 100 văn b n

ỏ ạ ả Câu 2: Gi ị đ nh và đúng 1/9 s  văn b n là Công văn. N u b n có kho ng t thì h i b n có chính xác bao nhiêu văn b n?

A. 70

B. 71

C. 72

D. 73

ườ ượ ế c 3 trang trong 2 phút, n u đánh 18 trang trong 6

ườ Câu 3: Hai ng ầ phút c n bao nhiêu ng i đánh máy đánh đ i?

A. 2 B. 4 C. 6 D. 8

ườ ạ ả ạ i so n th o quy t đ nh, 18 ng

ả ờ i so n th o t

ả ạ ạ trình. Trong đó, 6 ng i v a so n th o côn văn v a so n th o t

ườ ừ ạ ừ ườ ạ ả ườ ả ế ị   i so n th o công ườ ừ ế ị ừ   ả i v a so n th o quy t đ nh v a ừ ườ   ả ờ i  trình, 4 ng ạ   ỉ ỏ i ch  so n ế ị  trình v a so n th o quy t đ nh. H i có bao nhiêu ng

ả Câu 4: Trong văn phòng, có 12 ng ạ ườ văn, 14 ng ả ạ so n th o công văn, 8 ng ạ ừ ả ờ v a so n th o t ạ ộ ả th o m t lo i văn b n?

A. 4 ng

iườ

B. 6 ng

iườ

C. 8 ng

iườ

D. 10 ng

iườ

ệ ụ ư ắ ế ữ ự Câu 5: S p x p 6 khâu nghi p v  l u tr  theo đúng trình t :

ạ ệ ạ ị

ổ ứ ệ ệ ỉ ố ệ ả ổ ư   Phân lo i lo i tài li u; Ch nh lý tài li u; Xác đ nh giá tr  tài li u; S u ụ ụ  ả ị ệ  ch c ph c v

ệ

A. ậ ầ t m, thu th p, b  sung tài li u; Th ng kê, b o qu n tài li u và t ử ụ khai thác, s  d ng tài li u.

70

ư ầ ổ ệ ỉ

ạ ạ ả ệ ệ ả ị

ậ ị ử ụ ệ ụ ụ ệ B.   S u t m, thu th p, b  sung tài li u; Phân lo i lo i tài li u; Ch nh lý ổ ứ   ố tài li u; Xác đ nh giá tr  tài li u; Th ng kê, b o qu n tài li u và T  ch c ệ   ph c v  khai thác, s  d ng tài li u.

ố ệ ệ ậ ả ả ổ

ư ầ ị ổ ứ ệ ệ ạ ị ỉ Th ng kê, b o qu n tài li u; S u t m, thu th p, b  sung tài li u; Phân   ụ ụ  ạ

C. ệ lo i lo i tài li u; Ch nh lý tài li u; Xác đ nh giá tr  tài li u và T  ch c ph c v ệ   ử ụ khai thác, s  d ng tài li u.

ị ệ ệ ả ố ị

ư ầ ổ ứ ụ ệ ạ ả ậ   Xác đ nh giá tr  tài li u; Th ng kê, b o qu n tài li u; S u t m, thu th p, ụ  ỉ

ệ

D. ệ ệ ạ ổ b  sung tài li u; Phân lo i lo i tài li u; Ch nh lý tài li u và T  ch c ph c v ử ụ khai thác, s  d ng tài li u.

ậ ủ ủ ế ả ả ộ ơ ị ỡ

ữ ạ Câu 6: Tên lo i; trích y u n i dung c a văn b n và n i nh n c a văn b n quy đ nh c ch  bao nhiêu:

A. 12; 11

B. 12; 13

C. 13; 11

D. 14; 11

ể ứ ủ ả ầ ầ ồ Câu 7: Các thành ph n chính c a th  th c văn b n bao g m bao nhiêu thành ph n:

A. 9

B. 10

C. 11

D. 12

ệ ư ữ ủ ư ố ữ ố qu c gia c a Trung tâm l u tr qu c gia II bao

ữ ệ ầ Câu 8:  Thành ph n tài li u l u tr ạ ồ g m nh ng lo i tài li u nào?

ọ ỹ ệ ệ ệ ậ

A. Tài li u hành chính; Tài li u khoa h c k  thu t; Tài li u nghe nhìn.

ệ ệ ậ ọ ỹ ệ

B. Tài li u khoa h c k  thu t; Tài li u cá nhân, gia đình, dòng h ; Tài li u chuyên

ọ ệ ụ môn nghi p v .

ệ ệ ệ ệ ậ ọ

C. Tài li u hành chính; Tài li u văn h c ngh  thu t; Tài li u nghe nhìn.

ệ ư ệ ệ ệ ậ ọ

D. Tài li u nghe nhìn; Tài li u văn th  hành chính; Tài li u văn h c ngh  thu t.

ữ ố ệ ế ố ạ t nam có bao nhiêu y u t t o thành? ư Câu 9: Phông L u tr  qu c gia Vi

71

A. 2

B. 3

C. 4

D. 5

ứ ử ụ ệ ủ ị ở

ệ ẩ Câu 10: Tiêu chu n đ nh m c s  d ng đi n tích làm vi c c a nhân viên văn phòng  ấ c p xã là bao nhiêu?

A. 40m2 / ng

iườ

B. 30 m2 / ng

iườ

C. 20 m2 / ng

iườ

D. 10 m2 / ng

iườ

ề ễ ệ ả ượ c UNESCO vinh danh là “Di s n t ả ư

ế ớ ệ ộ ố Câu 11: Kh i tài li u m c b n tri u Nguy n đ i” vào ngày tháng năm nào? li u th  gi

A. 31/05/2009

B. 31/06/2009

C. 31/07/2009

D. 31/08/2009

ạ ẽ ư ớ ồ ế ị ướ t b  nào  tr c đ ể

ụ ụ ạ Câu 12: V i ngu n kinh phí có h n, b n s   u tiên mua trang thi ph c v  cho công tác văn phòng?

A. Máy photocoppy

B. Máy in

C. Máy tính

D. Máy scan văn b nả

Câu h i EQỏ

ờ ạ ủ ệ

ắ ượ ậ ạ ụ ủ ơ ng d ch v  c a c  quan, t ộ ộ   c m t cu c đi n tho i c a khách ạ   ộ ổ ứ ớ  ch c v i thái đ  gay g t. B n

làm vi c hành chính, b n nh n đ ề ị ư ế ấ

b.i.3.b. ệ Câu 1.Trong gi ấ ượ ả hàng ph n ánh v  ch t l ẽ ả s  c m th y nh  th  nào ?

ỗ ể ờ ồ ẻ A. Vui v  và xin l i khách hàng đ ng th i tìm hi u nguyên nhân.

72

ộ ờ ơ ả ờ ạ ộ ả

B. Thái đ  th

, tr  l i cho qua và không ghi chép l i n i dung ph n ánh.

ậ ứ ộ ị

C. Thái đ  khó ch u và l p t c cúp máy.

ộ ồ ệ ệ ể ạ

D. Chuy n đi n tho i cho m t đ ng nghi p khác nghe máy.

ư ế ậ ấ ạ ạ ị ồ   i b  đ ng

ẽ ả ề ệ ệ ệ ặ ờ ộ ệ Câu 2:  B n s  c m th y nh  th  nào khi đang t p trung làm vi c mà l ỡ ự nghi p làm phi n ho c nh  giúp đ  th c hi n m t công vi c nào đó ?

ẻ ừ ỡ ồ ệ ệ

A. Vui v  ng ng vi c và nhanh chóng giúp đ  đ ng nghi p

ự ế ệ ệ ệ ế ụ B. Ti p chuy n cho qua và ti p t c công vi c đang th c hi n

ấ ự ư ệ ể ả ừ ố ỡ

C. C m th y b c mình nh ng không bi u hi n ra bên ngoài và t

ch i giúp đ

ể ệ ắ ừ ố ộ ỡ

D. Th  hi n thái đ  gay g t, t

ch i giúp đ

ừ ế ệ ế ạ ắ ấ ộ ọ ẽ

ư ế ấ Câu 3: Khi nhìn th y văn phòng làm vi c b a b n, s p x p thi u khoa h c, b n s ả c m th y nh  th  nào ?

ế ụ ệ A. Không quan tâm và ti p t c làm vi c

ắ ọ ườ ọ ườ ẹ ọ ở B. Nh c nh  khéo m i ng ọ i và kêu g i m i ng i cùng tham gia d n d p

ẹ ề ộ ọ C. Không than phi n và d n d p văn phòng m t mình

ặ ớ ề ọ ị ườ ắ ọ ườ ọ ẹ

D. Than phi n, khó ch u ra m t v i m i ng

i và b t m i ng i d n d p

ạ ả ệ ế ễ ấ ồ Câu 4: B n c m th y th  nào khi đ ng nghi p đi làm tr  ?

ườ ặ ệ

A. Bình th

ng không có gì đ c bi t

B. Khó ch u ị

ự ứ C. B c t c

ệ ẻ ắ ồ ớ

D. Vui v , nh c khéo đ ng nghi p nên đi làm s m

ụ ủ ơ ạ ả ặ ồ ư ế ấ Câu 5: B n c m th y nh  th  nào khi m c đ ng ph c c a c  quan ?

ự ả A. Tho i mái, t hào

ư ặ ả ị ị ẫ B. Khó ch u, gò bó nh ng v n ph i m c vì đó là quy đ nh

ặ ượ ặ ượ

C. M c cũng đ

c, không m c cũng đ c

ầ

D. Màu mè, không c n thi

ế t

73

ề ộ ấ ề ệ ể ẫ ớ   i

ư ế ấ ộ ồ ấ Câu 6: Khi th y đ ng nghi p đang tranh cãi nhau v  m t v n đ  và có th  d n t ạ ẽ ả xung đ t, b n s  c m th y nh  th  nào ?

ứ ả ấ ị A. C m th y khó ch u và đ ng ra căn ngăn

ờ ơ

B. Th

, không quan tâm

ậ ứ ạ ắ

C. Lo l ng và l p t c báo cáo lãnh đ o

ứ ề ộ

D. Đ ng v  1 phe và lao vào cu c tranh cãi

ệ ạ ườ ệ ớ ồ Câu 7: Khi nói chuy n v i đ ng nghi p b n th ng

ứ

A. Đ ng khoanh tay

ắ ặ

B. Hai tay n m ch t

ặ ả ắ ộ

C. M t ho c c  hai tay ch p sau hông

ạ ườ ớ ạ

D. Ch m vào ng

i đang nc v i b n

ằ ờ

E. S  tay lên mũi, c m ho c l c l

ặ ắ ư ườ i ng

ạ ượ ể ạ ờ ộ ọ ủ ơ ạ ả ấ ộ c m i phát bi u t i m t cu c h p c a c  quan b n c m th y nh ư

ế Câu 8 :Khi b n đ th  nào ?

ồ ộ ạ ố ữ ễ ẫ ầ

A. Có ph n h i h p nh ng v n di n đ t t

t

ể ượ ắ

B. Lo l ng, không phát bi u đ

c

ễ ạ ả ả ấ ả

C. C m th y tho i mái, di n đ t trôi ch y

ể ị

D. Khó ch u và phát bi u qua loa

ủ ạ ế ơ ệ ầ ầ ả Câu 9: C m xúc c a b n trong ngày đ u tu n đ n c  quan làm vi c ?

ứ ệ ầ ẵ ộ ớ A. Hào h ng, s n sàng cho m t tu n làm vi c m i

ệ ầ ố ơ ỏ ộ B. M t m i vì cu c đi ch i cu i tu n

C.

Ướ ượ ộ ỉ c gì đ ữ c ngh  thêm m t ngày n a

ả ườ ấ D. C m th y bình th ư ọ ng nh  m i ngày

ị ủ ưở ự ệ ắ ầ ơ ở ị ệ   ng đ n v  qu  trách vì m c sai l m khi th c hi n công vi c,

ư ế Câu 10: Khi b  th  tr ạ ả b n c m nh  th  nào ?

ị A. Khó ch u và cãi l ạ ế i s p

74

ươ ườ ắ ẽ ắ

B. T

ụ i, l ng nghe và s  nhanh chóng kh c ph c i c

ư ệ ể ặ ặ ắ ị

C. Khó ch u nh ng không bi u hi n ra m t, im l ng l ng nghe

ả ượ ố ử ằ ấ ự ộ D. C m th y b c b i vì không đ c đ i x  công b ng

b.i.4. ệ ữ Phân bi t gi a IQ và EQ

ỉ ố Ch  s  IQ ỉ ố Ch  s  EQ

ỉ ố ượ ộ c cướ

ể ễ ả ự IQ ( Intelligent Quotient) là m t ch  s  đ ử ụ s  d ng đ  di n t s  thông minh. EQ ( Emotional Quotient ) là th ề ả đo v  c m xúc

ậ ả ả

ổ ớ ớ ể ờ   ể  lúc sinh ra và có th  thay đ i so v i th i

ả ứ Kh  năng nh n th c ừ Có t gian

ệ ượ ộ   c thông qua cu c

ọ ượ ừ ở ườ IQ h c đ c t sách v , tr ớ ng l p

ườ ằ i khác b ng lý

ố ệ ự ế ứ ằ IQ ch ng minh b ng s  li u và th c t

ệ

ậ ỹ ỉ ứ ệ ả ứ IQ ch  đúng k  năng nh n th c ậ Kh  năng c m nh n ờ   Có th  làm tăng thêm cùng v i th i gian EQ rèn luy n đ s ngố ụ ế EQ thuy t ph c ng ả do và c m xúc ử ụ ả EQ s  d ng c m xúc và kinh  ể ự ệ nghi m đ  th c hi n  ộ ch c năng m t cách hi u qu

ầ ủ ộ ỉ ộ ồ ề Ch  m t ph n c a b  não

ự ủ ộ ữ   ế ớ ng   l n   đ n   nh ng

ườ

ườ ỏ ng nh  lên ng ậ i khác ế ưở ả ứ ủ ả

ự ả Có s   nh h ủ   ố Chi   ph i   kh   năng   thu   nh n   ki n   th c   c a ả b n thân i khác

ả

ệ ả ợ Thích h p cho vi c qu n lý chuyên môn G m nhi u khu v c c a b  não ự ả ưở Có   s   nh   h ng i xung quanh ố Chi ph i  hành  vi  c a  b n thân và ườ ủ c a ng ố   ệ ợ Thích h p cho vi c qu n lý các m i quan hệ

ạ ể ụ ấ ệ ớ ỏ t v i câu h i

b.i.5. So n ít nh t 10 câu h i đ  ph ng v n tuy n d ng (Phân bi ỏ ể ỏ ệ ằ ấ nh m phân tích công vi c)

ị ố ớ ụ ủ ệ ệ

1) Nhi m v  c a anh/ch  đ i v i công vi c này là gì?

ữ ứ ệ ế ả ỏ ị

2) Công vi c này đòi h i anh/ch  ph i có nh ng ki n th c gì?

ị ử ụ ố ớ ữ ệ ỹ

3) Anh/ch  s  d ng nh ng k  năng nào đ i v i công vi c này?

ượ ị ử ụ ề ệ ấ

4) Kĩ năng nào đ

c anh/ch  s  d ng nhi u nh t trong công vi c này?

75

ệ ỏ ỗ ị ườ ệ ả

5) Theo anh/ch , công vi c này đòi h i m i ng

ộ i ph i có thái đ  làm vi c nh  th ư ế

nào?

ệ ả ộ ưở ế ệ ệ

6) Thái đ  làm vi c có  nh h

ả ủ ng gì đ n hi u qu  c a công vi c này?

ề ơ ở ậ ậ ủ ề ệ ệ ấ ỹ

7) Đi u ki n v  c  s  v t ch t – k  thu t c a công vi c này là gì ?

ề ề ườ ủ ệ ệ 8) Đi u ki n v  môi tr ng c a công vi c này là gì?

ề ề ươ ề ủ ệ ệ 9) Đi u ki n v  ti n l ng c a công vi c này là gì?

ẻ ủ ề ứ ề ệ ệ

10) Đi u ki n v  s c kho  c a côngvi c này là gì?

ế ậ ể ụ ơ ự ọ t l p quy trình tuy n d ng nhân viên cho c  quan (t ạ  ch n lo i hình c ơ

b.i.6. Thi   quan)

ế ạ ế ả ả ơ b.i.7. Khi nào thì c  quan c n tinh gi n biên ch ? K  ho ch tinh gi n biên ch   ế

ữ ầ ầ c n có nh ng thông tin gì?

ự ệ ế ả

­ Khi nào thì nên th c hi n chính sách tinh gi n biên ch ?

ậ ề ự ổ ừ ề ế ị  th

ấ ạ ộ ể S  chuy n đ i t ề ạ ộ

ạ ườ ậ ế ế  n n kinh t  k  ho ch hóa t p trung sang n n kinh t ệ ố t, các cu c suy thoái kinh t ng, v n đ  c nh tranh kh c li ộ ế ỷ ừ

ậ ộ ấ

ệ ề ừ ơ ề ệ ề ể  chuy n đ i. ặ i, đ c bi

ể ặ

ề ế ồ ướ ệ

ướ ệ ộ c và 20% lao

ư ừ ự ự ệ ị ỹ , trình đ  trang b  k   tr thu t hi n đ i và chi phí lao đ ng ngày càng tăng trong th p k  v a qua đã làm cho  ệ ấ ế ượ   ở v n đ  th a nhân viên trong các doanh nghi p tr  thành m t v n đ  có tính chi n l c ổ Ở ế ề ướ ở ế ớ ở c trong n n kinh t t là     các n  nhi u n i trên th  gi ủ ế ị ườ ể ệ ng, đ c đi m chung c a các doanh  t Nam, khi chuy n sang n n kinh t Vi  th  tr ề ả ử ụ ấ ệ nghi p nhà n c là biên ch  c ng k nh, năng su t và hi u qu  s  d ng lao đ ng  ộ ấ th p. Riêng năm 1988 có 25% lao đ ng trong các doanh nghi p Nhà n ộ đ ng trong khu v c hành chính s  nghi p là d  th a.

ệ Nh  v y khi các doanh nghi p d  th a lao đ ng h  s  th c hi n chính sách tinh

ạ ớ ữ ọ ẽ ự ơ ệ ư ừ ườ ư ậ ế i khác

ằ ườ ớ ị ả ặ ữ ợ ữ ỏ ộ ự ế ệ gi n biên ch  nh m lo i b t nh ng ng ho c nh ng ng ườ i có năng l c y u h n nh ng ng ệ i không phù h p v i v  trí công vi c ra kh i doanh nghi p.

ế ạ ế ầ ữ ả

­ K  ho ch tinh gi n biên ch  c n có nh ng thông tin nào?

ự ự ế ả ệ

 Tinh gi n biên ch  có th c s  đem l

ạ ợ i l i ích cho doanh nghi p không?

ả Tinh gi n biên ch  không ph i lúc nào cũng mang l ạ ợ i l i ích cho t

ả ỹ ế ơ ộ ử ố ệ ả

ổ ứ  ch c, doanh  ế ằ ấ

ỉ ậ ủ ệ ằ ả

ỉ ầ ườ

tăng lên; 22% công ty đã cho ngh  l m ng ườ i. AT&T cho ngh  9000 ng ơ ữ ể ạ ệ ể ạ ự ệ nghi p. T i M  ch  có h n m t n a s  công ty th c hi n tinh gi n biên ch  sau đó  ề ơ ấ ợ năng su t, l i nhu n tăng; 64% công ty có h n 10 ngàn nhân viên báo cáo r ng v n đ   ờ ạ ứ   đ o đ c, hành vi c a nhân viên gi m đi; 30% công ty nói r ng th i gian làm vi c ngoài ỉ ườ ờ i, sau đó  gi ệ ị ạ ộ ị ố i.H n n a, khi m t v  trí công vi c b  lo i  t n hàng tri u đô la đ  tuy n l i 4000 ng

76

ứ ệ ế ị

ề ể ị ạ ỏ ờ ư ậ ỹ ự ệ

ữ ự ề ế ấ ả ồ ợ ồ ỏ b , đi u đó đ ng th i là các h p đ ng, quan h  có giá tr , ki n th c và k  năng cũng  ạ ợ ấ ậ i b t c p h i. Theo Victor Infante, khi th c hi n tinh  có th  b  lo i b .Nh  v y là l ầ ư ố gi n biên ch  trong khu v c qu c doanh c n l u ý nh ng v n đ  sau đây :

(cid:0) ữ ạ ợ

ế ẽ ị ả ả ộ ợ ẽ ế i sau các đ t tinh gi n biên ch  s  ch u tác   ế

Nh ng nhân viên còn l ả ủ ế ế ẽ ạ ộ đ ng c a tinh gi n biên ch  và s  nghĩ đ n m t đ t tinh gi n biên ch ọ khác s  ch m đ n h .

(cid:0) ể ể ộ ườ ự ấ Chi phí đ  tuy n m t ng i có năng l c r t cao.

(cid:0) ự ể ạ ự ắ ẳ

ố ớ ỉ ệ ế ị ệ ọ ủ ụ

ữ   ệ t gi a S  rõ ràng, công khai, th ng th n có th  t o ra s  khác bi ậ ế ả   tinh gi n thành công hay không, vì v y, doanh nghi p nên chú ý đ n các ể ệ ự th  t c ra quy t đ nh ngh  vi c và th  hi n s  tôn tr ng đ i v i các nhân   viên.

ườ ự ế ệ ặ ả Các sai l m th ự   ng g p khi th c hi n tinh gi n biên ch  trong khu v c

ố ầ  qu c doanh là:

(cid:0) ả ề ề Tr  ti n thêm quá nhi u làm tăng thêm chi phí

(cid:0) ợ ấ ệ ượ ạ c l i: Ch

ấ ạ ợ ấ ệ ữ   ươ ng trình tr  c p thôi vi c làm cho nh ng ở  ậ ệ i nh n tr  c p thôi vi c và đi tìm vi c làm

ể Tuy n ng nhân viên sáng giá nh t l ơ n i khác.

(cid:0) ợ ấ ề ệ ậ Nhân viên nh n ti n tr  c p thôi vi c sau đó l ạ ượ i đ c tuy n l ể ạ   i,

gây lãng phí.

ự ế ể ả ầ ệ   ệ Đ  tránh các sai l m  đó khi th c hi n tinh gi n biên ch , doanh nghi p

 c n:ầ

(cid:0) ả ả ự ẽ ằ ả ả

ả   Ph i b o đ m r ng khi gi m chi phí nhân s  s  không làm gi m ng. ả ượ s n l

ế ệ

ầ ủ ẳ ả ệ ễ ạ ự Tính toán đ y đ  các chi phí khi th c hi n tinh gi n biên ch  (nhân viên  ễ ị d  b  căng th ng, d  gây ra tai n n, chi phí thôi vi c, …)

ử ụ ứ ệ ằ

ỉ ệ ể ấ S  d ng các tiêu th c công  b ng nh t trong vi c đánh giá nhân viên đ   cho ngh  vi c.

(cid:0) ự ể ả ờ Xem xét th n tr ng th i gian đ  thông báo th c hi n tinh gi n biên

ệ ệ ự ớ ế ể ả ọ ệ ệ ạ t h i cho quá trình th c hi n công vi c trong công

ậ ch  đ  gi m b t thi ty.

(cid:0) ữ ườ ạ ố ấ ự ệ ế Quan tâm đ n nh ng ng i còn l ạ   i, th c hi n c  v n, đào t o,

ế ọ quan tâm đ n h .

77

(cid:0) ẫ ươ ướ ng trình tr  c p, h

ớ ự ệ

ộ ạ ề ề ơ ộ ớ ằ

ẫ ướ ướ ộ

ệ ể ấ

ớ ả

ộ ặ ệ ư

ỹ ệ ể ậ ạ ả ng ngh , h

ệ

ề ả ế

ữ ố ớ ữ ệ

ệ ậ ứ ắ

ệ ệ ữ ợ ấ Th c hi n ch   ng d n cho nh ng nhân viên ọ ệ   ế ả thu c di n gi m biên ch , giúp h  mau chóng thích nghi v i đi u ki n ả   ẫ m i b ng cách: đào t o, h ng d n cho nhân viên m t ngh  đ n gi n ố ấ ầ   ng d n cho nhân viên cách đi đang có nhu c u trong xã h i; c  v n, h ọ  ầ ọ ề ậ xin vi c; đ ng viên kích thích h  v  v t ch t và tinh th n đ  giúp h ầ ữ ả gi m b t m c c m tâm lý và nh ng khó khăn ban đ u khi không còn   ự   ệ ị ượ c làm vi c nh  cũ. Theo quy đ nh, các doanh nghi p trong khu v c đ ề ỗ  ố ồ ưỡ qu c doanh ph i thành l p qu  vi c làm đ  đào t o, b i d ụ   ữ ớ ợ tr  cho nhân viên đi tìm vi c làm m i. Đi u này không nh ng có tác d ng ộ   ệ ố ố ớ t đ i v i nh ng nhân viên trong di n gi m biên ch  mà còn có tác đ ng t ự   tích c c đ i v i nh ng nhân viên khác trong doanh nghi p, kích thích nhân viên nâng cao ý th c trung thành, làm vi c t n tâm và g n bó lâu dài   ớ v i doanh nghi p.

Ạ Ệ Ệ

Ả Ồ Ự Ể   BÀI 5&6: ĐÁNH GIÁ HI U QU  LÀM VI C & ĐÀO T O, PHÁT TRI N NGU N NHÂN L C

ấ ượ ệ ủ ệ ả ườ

1. Đ  nâng cao ch t l

ng đánh giá hi u qu  làm vi c c a ng ộ i lao đ ng, các

ổ ứ ể ơ c  quan, t ch c nên làm gì?

ự ầ ấ

ể ơ Các c  quan, t ấ ượ ả  ch c, doanh nghi p c n ph i th c hi n theo tính ch t sau ệ ủ ệ ả ể ộ đây đ   nâng cao ch t l ổ ứ ng đánh giá hi u qu  làm vi c c a ng ệ ườ i lao đ ng:

b.i.7.a.

ấ ị ỷ ậ Tính ch p hành quy đ nh, k  lu t

ạ ệ ộ ố ệ ử ụ ả ặ ộ

ệ ệ

ơ ả ị ế ứ ự ộ ủ ủ ề ẽ   Bên c nh vi c m t s  doanh nghi p s  d ng lao đ ng không qu n lý ch t ch , ườ   i ỷ

ậ ộ xây d ng quy trình, bi n pháp làm vi c an toàn, thì nguyên nhân c  b n do chính ng lao đ ng đã h t s c ch  quan, không tuân th  nghiêm các quy đ nh v  an toàn và k lu t lao đ ng.

ộ ả ỷ ậ ộ

ượ Trong lao đ ng s n xu t nói chung , duy trì k  lu t lao đ ng đ ộ ườ ả ỉ ấ ầ  s ng còn, không ch  góp ph n b o đ m an toàn cho ng

ả ạ ệ ể ế ấ ộ ố

ủ ọ ể ọ ế   c xem là y u ố ố   t i lao đ ng mà còn giúp ữ ả tăng năng su t và hi u qu  lao đ ng. T i nh ng qu c gia phát tri n, bí quy t thành   ữ ỷ ậ công c a h  có th  gói g n trong ba ch : k  lu t cao.

ệ ỉ

ị ỹ ủ ử ế ớ ộ

ự ố ạ Ví d :ụ  S  c  t ả ộ ệ ệ ế ầ

ề ự ố ể ả ủ ủ ộ

ồ ậ ặ ắ ừ ệ ậ ậ ơ i Nhà máy thép Pomina 3 (KCN Phú M , huy n Tân Thành, t nh    vong, sau ợ ẫ ượ   c đ i ngũ y, bác sĩ B nh vi n Ch  R y (TP H  Chí Minh) h t lòng ơ ễ ậ  đ nh th t n ng n ! s  c  k  trên   ế    vi c công nhân v n hành do s  ý đã quên đ y n p thùng rót thép, khi n

ả ị Bà R a ­ Vũng Tàu) x y ra m i đây đã khi n m t công nhân c a nhà máy t ộ ầ g n m t tu n đ ữ  Đó là h u qu  c a m t phút ch  quan, l ứ c u ch a. ấ xu t phát t ượ l ng thép nóng ch y b  trào ra ngoài…

78

ấ ồ ỉ ổ

ườ ứ ệ ả ề tính chuyên nghi p, ý th c và k  lu t c a ng ứ  ch c, doanh ộ i lao đ ng trong

S  vi c trên d y lên h i chuông c nh t nh đ n các c  quan, t ệ ấ ấ ư ượ ủ ề ơ ộ ự ệ nghi p. Cho th y v ấ r t nh u n i ch a đ ơ ế ỷ ậ ủ ệ ể t đ . c tuân th  và ch p hành m t cách tri

ỹ ợ ợ ươ ổ ằ

b.i.7.b. Qu  phúc l

i h p lý,l ng b ng công b ng

ươ

­ L

ổ ng b ng

 Công b ngằ

 H p lýợ

ạ  C nh tranh

ằ ươ ng ph i công b ng trong n i b . L

ườ ấ ộ

ả ộ ộ ươ i lao đ ng hài lòng, không kích thích ph n đ u mà ng ế ủ ọ ấ ả ợ

ượ ạ c l ả ẻ ờ ươ ủ ệ ằ ư ng dù có cao nh ng cào b ng cũng     i còn làm ể ệ   ng cũng ph i h p lý, nghĩa là ph i th  hi n   c năng l c, thành tích và ti m năng c a nhân viên. Không có chuy n, k  làm hùn

ự ươ ư ẻ ấ ồ L không làm ng ộ thui ch t tâm huy t c a h . Đ ng th i, l ượ đ ụ h t nh ng l ồ ề ng th p, k  ng i mát mà ăn bát vàng.

ạ ả ả

ả ệ ượ ự ự

ủ

ư ư

t đ t mà đòi gi ệ ố c h  th ng l ớ c..Ngh ch lý là, chúng ta bi ặ t nh ng v n ch a làm đ ậ ề ắ ượ ế ng cũng ph i đ m b o tính c nh tranh, c  bên trong l n bên ngoài.Nhân   ấ   ơ ộ ấ ng m i có đ ng c  ph n ữ ườ   ờ ươ i  ng ươ   ẫ ng ượ   c” nên khi v n hành m i phát sinh, ẫ ả ớ ứ ươ ữ c s  chênh l ch gi a năng l c và m c l ể ấ ẹ ẹ ệ ng c a doanh nghi p cũng không th  th p l ế ượ ị t, ho c làm “ng t vì h u h t chúng ta đ u làm t

ươ L ả viên ph i th y đ ồ ấ đ u.Đ ng th i, l ta lâu dài đ ấ ố t lúng túng.

ế ấ ề ấ

ệ ộ ướ ệ ủ

ả ề ươ ệ ở ề ươ ự ấ ng quá th p hay là có s

ổ ả ng b ng  nh h ả ấ ọ ấ ậ ộ

ạ ộ ồ ớ ơ ặ ặ

ệ ượ ế ấ  Vì th  v n đ  l ng r t nhi u đ n năng su t lao   ượ   c đ ng, vi c đánh giá hi u qu  làm vi c c a nhân viên cũng không đ  chênh   kh  quan chính xác. B i vì v n đ  l ự  ệ l ch cũng làm phát sinh m i b t c p trong b  máy ho t đ ng, chính s ố ỵ   đ  k  ho c không hài lòng thì làm sao nhân viên m n n ng v i c  quan, ổ ứ t  ch c hay doanh nghi p đ c.

ợ ợ ỹ c. Qu  phúc l i h p lý

ằ ớ ấ ề Song song v i v n đ  l

ể ỹ ố ớ ấ ỳ ơ

ả ợ ị

ế ế

ọ ố ườ ế ứ i h t s c tinh t ả ư ươ ế ề ị ổ ứ ệ ẳ ộ

ế   ợ ợ i h p lý cũng là đi u h t ệ   ứ ổ  ch c và doanh nghi p ả   i khéo léo h p lý. Nhà qu n tr  ph i là ố ớ    v  các ch  đ   u đãi, khuy n khuy n khích đ i v i nhân viên, ơ ế  trong c  quan, t    ch c, doanh nghi p và ệ ộ ng, các đãi ng , phúc l ế ộ ư ợ i, y t ằ ề ợ ấ ộ ề ươ ng công b ng thì qu  phúc l ế ứ s c quan tr ng, không th  thi u đ i v i b t k  c  quan, t ợ nào.Cũng gi ng nh  l ng ph i có h ng m t quy đ nh v  phúc l an toàn lao đ ng, có thêm tr  c p khi n m vi n cho nhân viên…

79

ấ ả ế ớ Nhân viên c m th y hài lòng v i nhà qu n tr  s  có quy t tâm l

ở ạ ơ i c  quan, t ộ ị ẽ ừ ệ ộ

ế ộ ả ứ ờ ự ế ầ ị

ộ ổ  ả ấ ố t. T  đó  năng su t lao đ ng tăng lên ch c, doanh nghi p đó vì ch  đ  đãi ng  quá t   ẫ   ủ nh  vào s  khéo léo c a nhà qu n tr  tài tình, không c n ni u kéo mà nhân viên v n luôn m t lòng, trung thành.

ưở

d. Khen th

ờ ị ng k p th i

ộ ấ ướ ằ ữ ọ i khen ng i, hoan nghênh khi h  làm t

ặ ưở ầ ỉ

ờ i b ng nh ng l ể ệ t ch  tiêu công vi c, có th  ban th ướ ng tr

Đ ng viên c p d ượ ưở c khen th ể ườ ợ ọ ng cho h .Ph n th ế i, khi n nhân viên vui s ườ ươ ng ng ưở ướ i kia, khi đó nhân viên s ố   t   ng dù không ng và hãnh   ẽ

ườ ề c nhi u ng ể i này, bi u d ấ ệ ẽ ấ ho c khi làm v ượ ớ ư l n nh ng đ ả ệ di n. Nhà qu n lý có th  khen ng ơ ệ ấ ph n ch n làm vi c hăng say h n, năng su t làm vi c s  tăng lên.

ệ ẽ ệ ệ ầ ả N u không khích l

ạ ậ

ế tinh th n nhân viên s  sa sút, công vi c không hi u qu . Do ườ ng xuyên khuy n khích nhân viên. Nhân viên nào cũng v y, khi ấ ế ẻ ẳ ấ ế ậ v y lãnh đ o nên th ọ ượ đ c S p khen, h  ph n ch n vui v  h n lên.

ơ ộ ề ệ ể

e. C  h i phát tri n ngh  nghi p

ố ấ ứ ượ ể ệ

ể ề ế ố ệ ộ

ọ ắ

ệ ề ổ ộ ả ầ ạ ế  ch c, doanh nghi p. Đi u này ph n ánh m t th c t

ớ ơ ấ ứ ế ả ư ệ

ứ ể ề B t c  nhân viên nào cũng mong mu n đ c phát tri n ngh  nghi p. Kh o sát   ọ ấ  quan tr ng hàng đ u t o ra cho th y, phát tri n ngh  nghi p là m t trong năm y u t   ự ơ ệ ự ỏ   s  th a mãn trong công vi c cho nhân viên và làm cho h  g n bó h n, s  cam k t làm ự ế   ệ  là vi c lâu dài v i c  quan, t ặ ư   ệ ể m c dù nhân viên r t quan tâm đ n phát tri n ngh  nghi p nh ng doanh nghi p ch a ọ ạ ượ ậ ự ầ ư th t s  đ u t đúng m c đ  giúp h  đ t đ ề ề c đi u này.

ế ệ ẽ ể ề

ạ ả ộ

ủ ể ể ấ ế ệ ọ ị ầ ậ ộ ế ợ i lao đ ng và ng đ n l ữ trung vào nh ng nhu c u phát tri n c a nhân viên và nh ng ch ể ạ ượ t mà doanh nghi p nên cung c p đ  giúp h  có th  đ t đ thi ả ạ ộ ế Vì th  nhà qu n tr  c n l p ra m t k  ho ch phát tri n ngh  nghi p s  mang   ầ ậ   ế ườ ử ụ ườ i s  d ng lao đ ng. K  ho ch này c n t p i ích cho c  ng ươ ỗ ợ ầ   ầ ữ ng trình h  tr  c n ụ c m c tiêu này.

ự ố ạ ệ ữ f. Xây d ng m i quan h  gi a nhân viên và lãnh đ o

ả ệ ủ ẩ

ủ

ộ ố ộ

ệ ữ ệ ấ ự ả ẫ ọ ọ

ỡ ẫ ế ầ Nhà qu n lý thành công luôn bi t cách thúc đ y tinh th n làm vi c c a nhân ọ ặ ỡ ế viên, quan tâm và khuy n khích giúp đ  nhân viên c a mình khi h  g p khó khăn trong ư ượ ạ công vi c cũng nh  trong cu c s ng.Ng i, các nhân viên cũng luôn có thái đ  tôn c l ố tr ng c p trên.M i quan h  gi a nhà qu n lý và nhân viên là s  tôn tr ng l n nhau, cùng giúp đ  l n nhau.

ả ấ ượ ề ọ

ộ Khi các nhân viên c m th y đ ự ọ ẽ ề ả ộ ọ

ệ ế ủ ả ị

ạ ẽ ặ ặ ộ i quá r ng rãi ho c quá ch t ch  mà là ng i khôn ngoan, có kh

ự ệ c tôn tr ng và hài lòng v  b n thân v  công ệ   vi c h  s  có đ ng l c làm vi c.Các nhân viên cũng nên có thái đ  tôn tr ng các lãnh ể ả ở ỗ ạ ấ    ch  lãnh đ o có th  đ m b o không b  nhân đ o c p trên c a mình.Bí quy t chính là  ả  ườ ườ viên đánh giá là ng ộ năng xây d ng m t doanh nghi p thành công.

80

ả ấ ị ự ể ắ

ọ ộ ộ

ắ ọ ế ả ụ ả ỡ ự ế ậ

ộ ưở ể ệ ự ệ ẫ ộ Nhà qu n lý nên xây d ng các quy t c nh t đ nh và cho nhân viên hi u thành ọ ủ công c a h  ph  thu c vào thái đ  tôn tr ng các quy t c đó. N u m t ai phá v  quy ắ ẽ t c đó, s  làm  nh h ng đ n công ty, do v y nên tôn tr ng. C  hai bên nên có s  tôn ọ tr ng l n nhau, th  hi n qua thái đ  làm vi c tích c c .

ự ườ ạ ớ

g. S  quan tâm th

ủ ng xuyên c a lãnh đ o t i nhân viên

ề ỡ

ọ ặ ộ ự ả ả ộ ố ộ t ph i là ng

ư ả ợ ế ả qu n lý nên làm.M t nhà qu n lý t ờ ấ ướ ằ c p d Quan tâm giúp đ  và khuy n khích nhân viên khi h  g p khó khăn là đi u nhà ườ i có thái đ  đúng m c, đ ng viên ọ i khen ng i, nh ng khi phê bình h  cũng ph i tìm cách chê cho khéo. i b ng l

s  quan tâm t

ờ ố ế ế ả ả i nhân viên Lãnh đ o quan tâm đ n đ i s ng nhân viên s ệ t cách làm sao đ ạ t gi a hai bên. Nhà qu n lý ph i bi ẽ  ể

Bày t ố ố ế ớ ỏ ự ạ t o nên m i quan h  đ c bi ề đi u ti ệ ặ ữ ệ ớ t m i quan h  v i nhân viên

ậ ờ

ỡ ỏ ư ậ ợ ế ứ ầ

ỉ ằ ừ ự ế ấ ấ Ví d :ụ Vào các ngày hè tr i oi b c, giúp nhân viên b t đi u hòa lên cho đ  nóng, ầ không c n đ i đ n khi nhân viên yêu c u…Ch  b ng các hành đ ng nh  nh  v y cũng ả khi n cho nhân viên c m th y có s  quan tâm t ề ộ ạ  các c p lãnh đ o.

ệ ủ ệ ả

h. Quy trình đánh giá hi u qu  làm vi c c a nhân viên:

ẩ ị  Chu n b  đánh giá:

ỳ ể ẩ ẫ i đánh giá thi

­ Đ u k , ng ả

ệ   ế ậ t l p tiêu chu n đánh giá và bi u m u đánh gía hi u ự ườ ệ ủ ầ qu  làm vi c c a nhân viên d a vào:

ả ệ ệ ả ầ ả

ệ ả ẩ   ổ  B n m  ta công vi c, b n yêu c u chuyên môn công vi c, b n tiêu chu n ế k t qu  công vi c.

ữ ụ ệ ở ầ

 Nh ng m c tiêu công vi c giao cho nhân viên

ỳ  đ u k .

ệ ệ ả ắ ẩ ả

­ Tiêu chu n đánh giá hi u qu  công vi c ph i tuân theo nguyên t c SMART.

ạ ổ ứ ế i quy trình đánh giá c a c  quan, t ế   ụ  ch c, cty đang áp d ng ( n u có) và k t

­ Xem l ả

ỳ ướ ủ ơ ủ qu  đánh giá c a nhân viên k  tr c.

ườ ệ ệ

 Đo l

ả ng hi u qu  công vi c:

ề ươ ệ ủ ế ệ ả ộ

­

ng pháp làm vi c, k t qu  và thái đ  làm vi c c a nhân

ậ Thu th p thông tin v  ph ằ viên b ng cách:

ệ ự ế ệ ả ệ ủ    Quan sát nhân viên th c hi n công vi c: Theo dõi sát sao công vi c c a nhân viên thông qua ng ự ườ i qu n lý tr c ti p.

ị ẫ ệ ẩ

ườ ế ả ố ể  Ki m tra các m u công vi c do nhân viên hoàn thành: Chu n b  m u đánh giá càng chi ti t cho c  nhân viên và ng ẫ t càng t ả i qu n lý

81

ố ượ ệ

 Tính kh i l

ng công vi c nhân viên hoàn thành

ỷ ậ ự ệ ệ ả ả ộ

ế ủ

 Theo dõi vi c đ m b o ngày công, k  lu t và th c hi n   n i quy, quy ch  c a nhân viên.

ạ ữ ặ ệ ề

 Ghi l

ự ệ i nh ng s  ki n đ c bi t v  nhân viên

ả ữ ể

ế ủ ự ệ

ế ệ ệ ằ ả

ế ệ ệ ủ ộ ự ằ ọ

ườ   i khác: Cho nhân viên phát bi u sang  Tham kh o  ý ki n c a  nh ng ng ệ ki n trong quá trình th c hi n công vi c và góp ý trong quá trình đánh giá   ả ự   hi u qu  công vi c. Làm cho nhân viên tin r ng vi c đánh giá k t qu  th c ế ệ   hi n công vi c là công b ng và khuy n khích h  ch  đ ng, tích c c tham gia vào quá trình đánh giá

ự ệ ề ế ệ ớ  Nói chuy n tr c ti p v i nhân viên v  công vi c

ả ệ ệ  Đánh giá hi u qu  làm vi c

ườ ầ ự ệ ủ ề ệ

­ Ng

i đánh  giá yêu c u nhân viên t ả  đánh giá v  hi u qu  làm vi c c a mình:

ượ ở ấ ứ ị Dù

ề ệ ủ b t c  v  trí nào nhân viên cũng đêu có quyên đ ặ ự ủ

ủ ề ự ượ ườ ả ạ i lao đ ng. Hãy đ  nhân viên c a b n đ

ề ự ộ ọ ạ ướ ệ ẫ ả nhìn nh n k t qu  công vi c mà h  t o ra theo m t m u h

ể ộ ế

ư

ượ ự ố ắ ả ả ệ ủ ữ ướ i pháp thay đ i.Trong b

ư ề ướ ặ ọ

ấ ạ ầ ứ ề ế   c đánh giá k t qu  làm ả ạ vi c c a mình.  Nhà qu n lý, b n không có quy n áp đ t s  đánh giá c a riêng b n mà   ượ   ủ ạ c đánh giá c a ng  đ c quên đi quy n t ậ ế ẫ   quy n t ng d n chung ọ ệ ơ ở ụ ủ c a công ty trên c  s  m c tiêu công vi c mà h  đã cam k t. Chính trong quá trình   ể   ậ ẽ c s  c  g ng cũng nh  nh ng đi m đánh giá đó, b n thân nhân viên s  nhìn nh n đ ổ ữ ủ ộ   c này, ch a hoàn thi n c a mình và ch  đ ng có nh ng gi ế ủ ạ   ẫ ụ ể đi u quan tr ng nh t b n c n làm là h ng d n c  th  và tránh áp đ t ý ki n c a b n lên nhân viên v  cách th c đánh giá.

ườ ế ậ ộ ậ ự ế ả

­ Ng

i đánh giá ti n hành đánh giá đ c l p d a trên tham kh o ý ki n t p th  v ể ề

ị khách giao d ch:

ả ế ể ệ

ườ ớ ả ủ ộ ả ủ

ữ ầ ỳ ọ ả ả ng t

ưở ớ ớ ế ữ ệ ệ

ả ở

ầ i qu n lý c n tách bi ườ ủ ụ ắ ả

ọ ạ ệ ố ổ

ớ b t c  tình tr ng nào. M i khi đánh giá nhân viên   c n nh

ở ấ ứ ế ướ ề ệ ả ắ ả ậ ổ ệ ủ   Song song v i vi c   đ  nhân viên c a mình đánh giá k t qu  công vi c c a ố ắ   ọ chính h , ng i qu n lý  cũng c n có m t b n đánh giá c a riêng mình. Hãy c  g ng ớ ể ả ừ   đ ng đ  c m xúc và nh ng k  v ng ngoài kh  năng v i nhân viên  nh h i quá ả ả ườ   t gi a đánh giá k t qu  công vi c v i đánh giá trình này. Ng ệ ủ ạ ấ ả i nhân viên b i đó không ph i là công vi c c a b n lúc này. Hãy căn b n ch t con ng   ế   ậ ẳ ấ ứ c  vào m c tiêu c a nhà qu n lý và nhân viên đã th ng nh t, th ng th n nhìn nh n k t ứ ệ ủ   ả  ch c. Th c s  công tâm cho dù m i quan h  c a qu  công vi c mà h  t o ra cho t ớ  ạ ạ b n v i nhân viên đó  nguyên t c: ghi nh n k t qu  làm vi c tr ố ự ự ỗ ấ c, đ  xu t các gi ầ i pháp thay đ i sau.

82

ố ệ ệ ớ ể ả

ệ ệ ấ ộ ỹ

ế ẩ   ­ Đ i chi u hi u qu  làm vi c v i tiêu chu n đánh giá đ  đánh giá theo 4 nhóm tiêu ề   ẩ ứ chí: m c đ  hoàn thành công vi c, ph m ch t cá nhân, k  năng làm vi c, ti m năng phát tri n.ể

ỗ ầ ệ ả Nh ng l ữ ệ i c n tránh khi đánh  giá hi u qu  làm vi c

­ Tiêu chu n đánh giá không rõ ràng:

ữ ẩ ớ ễ Đánh giá nhân viên di n ra v i vàng, không k ề ng v i nh ng đánh giá chung chung v  năng l c làm vi c, hi u su t cũng nh

ủ ọ ạ ượ ệ ả ệ ẽ ệ

ấ ả ộ ị

ự ế ỗ ự ự ế ệ

ậ ộ ộ ỹ  ư  ấ ệ ự ưỡ l ầ   ự ế ạ c. Vi c đó s  mang l i hi u qu  tiêu c c đ n tinh th n thành tích c a h  đ t đ ạ ớ ươ ệ ủ   và đ ng l c làm vi c c a nhân viên. V i c ng v  là c p qu n lý, b n hãy quan ệ ờ   tâm đ n đ n đóng góp và n  l c trong th i gian qua và th c hi n vi c đánh giá nhân viên m t cách t n tâm.

ỉ ặ ệ ễ

ự ề ệ ủ

ẹ ữ ự

ặ ẳ ề ẽ

ả

ố ắ ữ ế

ươ ạ ặ i mà h  có đ c đi m t ng t

ế ể ị ớ ọ ề ự ế ệ

ự ạ ả

ế ồ

ệ ượ ệ ươ ươ ế ị

ế ả ọ ề vi c ch  ra ế     Đánh giá nhân viên di n ra tiêu c c và n ng n ,   ­ Thành ki n cá nhân: ạ ư ư ố ặ   t trong công vi c c a nhân viên là đi u nên làm nh ng b n hãy nh ng m t ch a t ệ đánh giá nhân viên di n raễ ộ ệ   th c hi n nó m t cách khéo léo và nh  nhàng. Vi c   ả ắ   ạ ế i k t qu  gì mà thay vào đó hãy nh c trong không khí n ng n  s  ch ng mang l ạ   ườ ỗ ệ ủ ọ L i này th ặ ố ế ng x y ra khi nhà lãnh đ o t trong công vi c c a h . ( đ n các m t t ữ ưở ị ả ng nh ng thành ki n không đúng nên c  g n nh ng thành ki n đó   ch u  nh h ự Ví dụ nhà lãnh đ o có th  đ nh ườ ữ ể cho nh ng ng   .  ớ ư ổ   i tính ki n v i nhân viên v  s  khác bi t có tính cá nhân nh  tu i tác, quê quán, gi ế ấ .  ả ng vào b n ch t  … Đôi khi s  các c m cá nhân làm cho lãnh đ o quy k t hi n t ỗ   Ví dụ : ít nói cho là kiêu ng o , thi u hòa đ ng ; ăn m c di n là lu i bi ng … L i ặ ế ờ ạ ả ườ ư   ng đi , ghét ng c  đ ng ai th thiên ki n hay đ nh ki n nh  ông bà ta nói : “ Th ai ghét c  tông ty h  hàng ” .)

ễ ụ

ế ạ ừ ụ

ộ ọ ố ắ ư ậ ệ ớ

ệ ụ ề ọ   ầ ệ ắ ­ Quá   d   dàng   hay   quá   kh c   khe:   M c   tiêu   công   vi c   là   m t   ph n   quan   tr ng ế ậ   trong đánh giá nhân viên. Vì th  b n đ ng quên thi t l p cho h  các m c tiêu công ệ ọ ẽ ớ vi c m i. Nh  v y h  s  có trách nhi m v i công vi c và c  g ng hoàn thành   m c tiêu đ  ra.

ằ ướ ướ ạ ộ

­ Xu h

: Xu h ng bình quân

ề ệ ữ ạ

ố ấ ọ t cũng không ai kém. Cách đánh giá này đ i di n cho nh ng ng ọ ạ ử ụ ậ ủ ữ ố

ể ề ạ

ả ữ ự ậ

ế ng này cho r ng m i nhân viên đ u thu c lo i trung   ườ   bình, không ai t i ự ủ   không mu n ch p nh n r i ro trong đánh giá. H  ng i s  d ng nh ng thái c c c a ế   ẫ ấ ơ thang đi m. Đây cũng là cách đánh gía đ n gi n vànhàn h  nh t. Đi u đó d n đ n ạ ạ   ệ cách đánh giá này không t o ra s  phân bi t gi a các nhân viên và vì v y không t o ộ ượ ự c s  khuy n khích đ ng viên nhân viên. đ

ừ ọ ỉ

­ D a vào thông tin t

trí nh : ớ  Ng

ầ

ờ ỏ ướ ườ ượ ườ ữ ữ ự ủ c a ng ữ nh ng thi u sót tr ộ  ữ ữ ườ ị   i b  đánh giá trong kho ng th i gian g n  đây. Nh ng thành công hay ế   i có nh ng đóng góp ườ i đánh giá ch  chú tr ng nh ng hành vi, thái đ ả ng đ c b  qua. Nh ng ng c đó th

83

ắ ự ả ớ ọ ế ắ ẽ ả c đây s  c m th y s  b t công đ n v i h  và ch c ch n s  ph n đ i ố ở ọ ố    h  đ i

ấ ự ấ ệ ướ tr ả ớ ệ ố v i h  th ng đánh giá hi u qu .

ế ạ ộ

­ Nghe thông tin môt chi u: N u b n

ồ ậ ắ ề ọ ả ừ

ộ ụ ủ ế

ế ả ạ ẽ ố ư i s  không nh  mong mu n.

ễ ự ệ ấ ả

ệ ả ượ ự ầ

ệ ế ự ố ệ ệ ạ

ề ứ   ạ  đánh giá nhân viên c a b n m t cách c ng ủ ả ấ   ế ọ ẽ  phía h  s  khi n h  c m th y nh c, m t chi u, không nh n ph n h i thông tin t ặ   ệ  đánh giá nhân viên theo ý ki n ch  quan, áp đ t không ph c. Vì th , hãy tránh vi c ệ nhân viên. Hi u qu  mang l ộ  Đánh giá hi u su t nhân viên không ph i là m t quy trình d  th c hi n. Vì   ụ   ầ ậ c th c hi n nghiêm túc và sâu sát. C n xem đó là m c v y, c n ph i đ ữ   ớ ủ tiêu l n c a doanh nghi p n u b n mu n xây d ng doanh nghi p v ng m nh và phát tri n

ạ ữ

 Nh ng sai l m c a đánh giá làm chúng ta khó phân bi

c đâu là ng ệ ượ t đ

ữ ườ ấ ể ủ i b t tài, gi a ng ườ ố i t

ệ ố ố ắ ủ

ệ ườ   i   i x u và nh  v y s  không t và ng ộ   c m c đích c a đánh giá. H  th ng đánh giá c  g ng đòi h i m t   t và

ế ự ể

ầ ư ậ ẽ ườ ấ tài đâu là ng ỏ ụ ạ ượ đ t đ ằ ự s  khách quan trong đánh giá; đem đ n s  công b ng không phân bi ộ ủ ổ ứ ự ủ  ch c cũng nh  toàn th  nhân viên. s   ng h  c a t ấ ỏ ư  Ph ng v n đánh giá

ỡ ự ế ế ả ặ

ườ ­ Ng ệ i đánh giá g p g  tr c ti p nhân viên, trao đ i v i nhân viên k t qu  đánh giá ệ ắ ớ ệ ả ỉ hi u qu  làm vi c và các ch  tiêu công vi c s p t ổ ớ i:

ườ ữ ể ậ ấ ậ ọ

ả ấ

ủ ư ế ị ầ ế ế ẩ ậ ẩ

ớ ng nhân viên r t th n tr ng v i nh ng đi m nh n xét đánh  Thông th   ả   ạ ộ giá, thái đ , hành vi c a nhà lãnh đ o. Do đó, các c p qu n tr  c n ph i ị ỹ ộ chu n b  k  cũng nh  ti n hành m t cách c n th n, n u không ti n trình   ẽ ấ ạ này s  th t b i.

ỏ ấ ụ ả ng nhân viên, nhà qu n tr  có th

ị

ữ ọ ể ặ ị ả ự

ả ị ả ả ả

ả ấ ấ

ả

ữ ệ ố ệ ậ ượ ậ ọ ả ự ệ ệ ị

ể  ố ượ  Tùy theo m c đích ph ng v n và đ i t ự ế ợ ứ ự , các nhà qu n tr  có l a ch n các hình th c đánh giá phù h p. Trong th c t   ậ ệ   ề ớ th  g p nh ng khó khăn khi th o lu n v i nhân viên v  đánh giá th c hi n ấ ấ ề ệ   công vi c. Nhi u nhà qu n tr  c m th y r t khó khăn khi ph i phê bình nhân ủ ấ   ượ ạ c l viên, ng i, nhân viên c m th y khó ch p nh n nh ng phê bình c a c p ề ự ấ c h  th ng đánh giá khoa trên. V n đ  quan tr ng là ph i xây d ng cho đ   ế   ự ả ọ h c, nhà qu n tr  ph i có năng l c, có ngh  thu t trong vi c th c hi n ti n trình này.

ủ ỏ ợ ấ

 L i ích c a ph ng v n đánh giá:

ệ ằ ả ộ

ệ ấ ỳ ệ ế ệ ả ả ồ

ữ ế ệ ẩ ỹ ệ ạ ộ ­ Đánh giá hi u qu  làm vi c b t k  ho t đ ng nào nh m đánh giá m t cách có h   ệ ố ự ủ th ng hi u qu  công vi c và năng l c c a nhân viên, bao g m k t qu  công vi c,  ệ ấ ươ ng pháp làm vi c, nh ng ph m ch t và k  năng có liên quan đ n công vi c ... ph

ấ ớ ề ế ả ố

 Th ng nh t v i nhân viên v   k t qu  đánh giá

84

ư ả ồ ệ  Đ a ra  ph n h i giúp cho nhân viên trong công vi c

ệ ỳ ớ ề ụ ậ ỏ ớ

 Th a thu n v i nhân viên v  m c tiêu công vi c k  t

i.

ợ ố ớ ườ

 Các l

i ích đ i v i ng i đánh giá:

ệ ủ ọ ề ệ ệ ề ả ậ ả ớ

­

Có đi u ki n th o lu n v i nhân viên v  hi u qu  làm vi c c a h

ắ ở ợ ọ ố

­ Nh c nh  mình không quên khen ng i nhân viên khi h  hoàn thành t

ệ t công vi c

ệ ủ ề ệ ơ ở ả ị

­

ạ ủ ọ ầ Có cái nhìn bao quát v  hi u qu  làm vi c c a nhân viên và trên c  s  đó xác đ nh nhu c u đào t o c a h

ấ ề ụ ủ ố ờ ọ ị ướ

­

ụ   ng m c

ả Th o lu n, th ng nh t v  m c tiêu c a nhân viên, nh  đó h  có đ nh h tiêu t ậ ố ơ t h n

ả ế ủ ệ ả

­

ả  đánh giá và c i ti n hi u qu  qu n lý c a chính mình, thông qua s ự

ả ơ ộ ự Có c  h i t ồ ủ ph n h i c a nhân viên

ự ủ ủ ờ ỹ ệ   ­ Hi u rõ năng l c và k  năng c a nhân viên, nh  đó phân công và  y thác công vi c

ể ệ ả ơ hi u qu  h n

ể ỗ ợ ọ ặ ờ

­

ị Có th  h  tr  nhân viên k p th i khi h  g p khó khăn.

ợ ố ớ

 Các l

i ích đ i v i ng ườ ượ i đ c đánh giá:

ệ ố ộ ượ ườ ả ệ

­

ự Có đ ng l c làm vi c t t vì đ c ng ổ i qu n lý c  vũ, khích l

ế ụ ụ ế ệ ạ ạ

­

Bi t rõ m c tiêu công vi c và k  ho ch đ t m c tiêu

ế ầ ả ế ệ ủ ữ ể ệ ả ị

­

Bi t hi u qu  làm vi c c a chính mình, xác đ nh nh ng đi m c n c i ti n

ậ ượ ự ỗ ợ ị ờ ủ ườ ả ặ

­ Nh n đ

c s  h  tr  k p th i c a ng i qu n lý khi g p khó khăn

ượ ề ạ ề ệ ế ệ ệ ể ả ­ Đ c đ  đ t ý ki n đ  c i thi n đi u ki n làm vi c

ướ ồ ủ ữ ể ề ệ ả ờ

­

ng phát tri n ngh  nghi p rõ ràng nh  nh ng ph n h i c a ng ườ   i

ị Có đ nh h qu n lýả

ượ ạ ộ ợ

­ Đ c đào t o m t cách h p lý

ị ườ ề ề ế ấ ả

­

ớ ng v i ng i qu n lý khi trình bày ý ki n v  các v n đ  liên

ế ấ ượ ể Có d p đ  gây  n t ệ quan đ n công vi c

ự ệ ấ ỏ  Th c hi n ph ng v n đánh giá:

ụ ả ả ấ ỏ

ấ ở ầ : C n t o cho nhân viên c m giác tho i mái, nêu m c đích ph ng v n, trình ­ M  đ u ự ộ t ầ ạ ỏ  cu c ph ng v n.

85

ự ỏ ỏ ệ ấ ề:

­ Th c hi n ph ng v n, h i nhân viên v

k

 ế

ả ự t qu  t đánh giá

N

ả ặ

 ệ ữ h ng khó khan g p ph i trong công vi c

N

ệ ọ

 guy n v ng

ế ả ề ệ

­ Thông báo k t qu  đánh giá cho nhân viên, t

ỏ    v n ngh  nghi p cho nhân viên, th a

ụ ề ệ ậ ớ ư ấ ệ ỳ ớ thu n v i nhân viên v  nhi m v  công vi c k  t i.

ể ế ộ ệ ệ

­ K t thúc: Đ ng viên nhân viên đ  khích l

nhân viên trong công vi c.

ả ồ ỏ ắ ấ

 Các nguyên t c ph n h i khi ph ng v n đánh giá:

ủ ọ ư ữ ữ ể ậ ợ ư   ­ Thông báo cho nhân viên nh ng  u đi m c a h , ghi nh n và khen ng i nh ng  u

ể đi m đó

ặ ạ ữ ế ỉ ư ấ ệ ả ọ

­ Ch  cho nhân viên nh ng m t h n ch  và t

v n cho h  cách c i thi n

ệ ỳ ự ệ ộ ồ ệ

ị ầ ự ứ ộ

ệ ế ố

ấ ọ ọ

ơ ộ ở ề ệ ế ế ể ả ự ị ế   ­ Đ nh k  th c hi n công tác đánh giá k t qu  th c hi n công vi c,h i đ ng đánh giá ệ ở ấ ắ ầ    các m c đ  xu t s c, khá, trung bình, t  c n phân đ nh rõ yêu c u s  khác bi ự ề ệ ậ ế   t, các nh n xét, đánh giá v  vi c th c hi n công y u, kém, n u nhân viên làm t ượ ạ ế ư ố   ệ ẽ i n u h  làm ch a t vi c s  làm cho h  ph n kh i, hăng say làm vi c, ng t, c l ể ự ọ  tìm hi u. h  cũng có c  h i tìm hi u v  các khi m khuy t và t

ỉ ắ ố ớ

ữ ấ ạ

ệ ủ ầ ự ụ ủ ự ệ ệ

ầ ệ ướ ự ầ

ạ t lãnh đ o c n h ể ng d n c  th ệ ự ệ ứ ữ ư ố ữ ệ ữ ế ế

Tránh ch  trích và la m ng nhân viên: Quan tâm đ i v i các nhân viên và ­ ế ể   hi u bi t công vi c c a nhân viên. Gi a lãnh đ o và nhân viên c n có s  nh t trí ẩ ữ ề v  nh ng yêu c u, trách nhi m tiêu chu n trong th c hi n nhi m v  c a nhân   ẫ ụ ể  viên. khi nhân viên th c hi n công vi c ch a t cho nhân viên bi   t cách th c s a ch a nh ng khuy t đi m trong th c hi n công vi c.ệ

ệ ả ả

ệ ủ   ế ử ụ  S  d ng k t qu  đánh giá hi u qu  đánh giá làm vi c c a nhân viên vào vi c:ệ

ả ươ ề ặ ưở

­ Tr  l

ng m m ho c th ng cho nhân viên

ự ạ ạ ế ­ Xây d ng k  ho ch đào t o

ệ ế ề ể ạ

­ K  ho ch phát tri n ngh  nghi p cho nhân viên

ệ ề ệ ệ ả

­ C i thi n đi u ki n làm vi c cho nhân viên

86

ệ ủ ệ ớ ự ạ ạ

2. T i sao đánh giá năng l c làm vi c c a nhân viên có quan h  v i đào t o và

phát tri nể

ạ ự ủ ả ộ Giáo d c, đào t o và phát tri n năng l c c a ng

ể ụ ế ự ưở i lao đ ng có  nh h ạ ả ườ ố ể ế ộ

ầ

ệ ớ ự ạ

ố ế ộ ế ố ơ ả ạ ượ ự ế c coi là m t y u t

ứ ng vô ộ ủ ớ , xã h i c a m t qu c gia và kh  năng c nh tranh   ổ  ể ạ  c a các doanh nghi p. Nhu c u đào t o và phát tri n nhân viên trong các t ệ  ể ủ ợ , công ngh ằ   ộ ế  xã h i. Đào t o đ  c  b n nh m ế ượ ủ ổ ứ c c a t  ch c. cùng to l n đ n s  phát tri n kinh t ố ế ủ qu c t ứ ch c tăng nhanh cùng v i s  phát tri n c a h p tác và c nh tranh qu c t ữ tiên ti n và nh ng áp l c kinh t ụ đáp  ng các m c tiêu chi n l

ở ợ ờ ấ ượ ng nhân viên đã tr  thành m t trong nh ng l

ệ

ể ệ

ạ ế ố t b  k  thu t và các y u t ơ ứ ế ệ ề

ệ ạ

ế

ệ ủ ướ ươ ẽ ố ị ư ế ng pháp t

ữ ế ạ ộ   i th  c nh tranh  đây, ch t l Gi ứ ằ   ự ế ấ ủ ế ớ ọ  đã ch ng minh r ng i.Th c t quan tr ng nh t c a các doanh nghi p trên toàn th  gi ầ ư  ớ ệ ẳ ơ ả ự ồ ầ ư i hi u qu  cao h n h n so v i vi c đ u t  vào ngu n nhân l c có th  mang l đ u t ậ ấ ả ủ ế ị ỹ ớ ổ    khác c a quá trình s n xu t kinh doanh. đ i m i trang thi ọ   ở ầ Đó là lý do mà ngày nay   h u h t các c  quan, tô ch c, doanh nghi p đ u chú tr ng ể ố ủ ể ạ ế   đ n vi c đào t o và phát tri n nhân viên c a mình. Mà mu n đào t o, phát tri n nhân ả ọ ự ế ả ầ ạ   t năng l c làm vi c c a h  nh  th  nào, k t qu  công viên thì lãnh đ o c n ph i bi ấ ể ừ ọ ạ ượ ệ vi c mà h  đ t đ   t nh t đ  đào ng và ph  đó s  có đ nh h c ra sao, t ủ ạ t o nhân viên c a mình.

ự ự ệ ộ

ọ ạ ộ ể ơ ở ể ự ả ị

ạ ự ị ệ ự ệ ạ

ể ể ượ ự ả ị ầ ủ ụ ệ ả ệ ủ   Ðánh giá năng l c th c hi n công vi c c a nhân viên là m t ho t đ ng quan ọ   ệ ủ tr ng c a qu n tr  nhân s , giúp doanh nghi p có c  s  đ  ho ch đ nh, tuy n ch n, ủ   ể đào t o và phát tri n nhân s . Ð  đánh giá đúng năng l c th c hi n công vi c c a nhân viên, nhà qu n tr  c n ph i hi u đ c m c đích c a vi c đánh giá:

ả ả

ấ ệ ệ ệ ồ   ữ ệ  Nâng cao kh  năng th c hi n công vi c và cung c p nh ng thông tin ph n h i ừ    đó có bi n pháp nâng c m c đ  th c hi n công vi c, t

ệ ự ứ ộ ự ế ượ t đ cho nhân viên bi ệ ệ cao và hoàn thi n hi u năng công tác.

ự ự ữ ệ ệ ệ

ữ ệ ệ ủ

 Ðánh giá năng l c th c hi n công vi c giúp doanh nghi p có nh ng d  li u cho t kh  năng thăng ti n c a nhân viên. Nh  s  đánh giá này doanh nghi p có

ả ơ ở ể ế ể ạ ế ờ ự bi ự ị th  có c  s  đ  ho ch đ nh tài nguyên nhân s .

ử ệ ề ồ    Giúp nhân viên đi u ch nh, s a ch a các sai l m trong quá trình làm vi c, đ ng

ơ ở ể ữ ộ ờ ỉ ầ ọ ế th i làm c  s  đ  khuy n khích  đ ng viên h .

ự

ệ ồ ưỡ ừ ế ạ ạ ự ơ ở ự ệ  Ðánh giá năng l c th c hi n công vi c giúp cho doanh nghi p có c  s  d  báo   ể   ng phát tri n đó có k  ho ch đào t o, b i d ự ệ ươ ng lai, t

ồ ề v  nhân s  trong t ự ngu n nhân s .

ệ ủ ự ệ ị

ả ệ ệ ố ớ ỉ

ự ử ụ ấ ể ề ệ ợ ọ ữ ề ể ẩ  Thông qua đánh giá năng l c th c hi n công vi c c a nhân viên, nhà qu n tr  có   th  đi u ch nh vi c b  trí s  d ng nhân viên cho phù h p v i công vi c, phát hi n nh ng ti m năng còn  n gi u trong nhân viên giúp h  phát tri n.

87

ơ ở ể ệ ủ ự ạ

 Đánh giá năng l c làm vi c c a nhân viên là c  s  đ  đào t o và phát

tri n.ể

ấ ề ự ệ ủ

ể ằ ượ ụ ấ

ọ

ườ ầ ữ ạ

ể ị ầ ọ

ể ọ ỉ ế ạ ự ự ầ ng th c s  c n thi ng trình đào t o ch  nên chú tr ng vào đ i t

ế ạ ẽ ươ ể ườ ạ

ả ữ ứ ờ

ổ ả ệ ả ị ỹ ỏ Đánh giá năng l c làm vi c c a nhân viên có th  b ng r t nhi u cách khác nhau, ổ ế ạ   ề c áp d ng nhi u nh t. Lo i ủ ượ   ặ ự c ứ   ỹ ế ượ t đ c đào t o và nh ng k  năng, ki n th c, i c n thi ộ   c lĩnh h i hay chú tr ng trong quá trình đào t o, phát ố ượ   t đào ầ   i không có nhu c u đào t o s  làm ừ    ch c, doanh nghi p, v a gây khó ch u cho nhân ề

ệ ủ ứ trong đó “phân tích nhân viên” là hình th c ph  bi n và đ phân tích này chú tr ng lên các năng l c và các đ c tính cá nhân c a nhân viên, đ ể ử ụ s  d ng đ  xác đ nh ai là ng ế ượ quan đi m nào c n thi t đ ạ tri n. Các ch ạ t o.Đào t o ki u phong trào, lôi kéo c  nh ng ng lãng phí tài chính, th i gian cho t viên.Phân tích nhân viên đòi h i ph i đánh giá đúng kh  năng cá nhân và k  năng ngh nghi p c a nhân viên.

ệ ự ệ ủ ệ ả

ế ữ ẽ ố ủ

ệ ệ ệ ị ự ệ

ả ể ạ ệ ạ ổ

ạ ướ ụ ệ ả

ự ả ủ ng theo năng l c. Đánh giá hi u qu  công vi c đ

ệ ượ ị ự

ữ ự ả ờ Đánh giá năng l c làm vi c c a nhân viên  và hi u qu  công vi c là đánh giá ụ nh ng gì  nhân viên  đã   và  s  c ng  hi n  cho  doanh nghi p  vì m c  tiêu  c a  doanh   ế  ồ ơ ở ể ậ nghi p. Đánh giá hi u qu  công vi c làm c  s  đ  ho ch đ nh ngu n nhân l c (l p k ướ ể ự ể   c đo đ  d  báo ho ch đào t o và phát tri n, thuyên chuy n, b  nhi m, …), là th ủ ụ c kh  năng hoàn thành m c tiêu công vi c c a nhân viên, m c tiêu c a doanh tr   ể   ệ ơ ở ể ả ươ ệ c hi u nghi p, là c  s  đ  tr  l ế   ả ế là k t qu , thành tích đ t đ c c a công vi c còn đánh giá năng l c là xác đ nh k t ạ ượ ằ qu , thành tích đ t đ ệ ạ ượ ủ c b ng cách nào, nh  vào nh ng năng l c gì.

ể ự ệ ệ ơ

ứ ụ ể ả ộ

ừ ẽ ể ợ

ổ  ủ ả Đ  đánh giá năng l c và hi u qu  công vi c c a nhân viên, các c  quan, t ị  ệ ẽ ư ờ ch c, doanh nghi p s  đ a ra m t quy trình c  th , nh  vào quy trình này nhà qu n tr ự   ự ố ữ ượ ị ẽ s  xác đ nh đ c nh ng nhân viên nào có năng l c t t và nhân viên nào có năng l c ạ ư ố ừ ệ    đó s  có chính sách đào t o phát tri n phù h p cho t ng nhân t, t làm vi c ch a t viên.

ệ ệ ủ ự ẽ ả ị

ợ ệ ủ ự ả Vi c đánh giá năng l c làm vi c c a nhân viên s  giúp nhà qu n tr  xác đ nh   ể  ọ ừ ị  đó có nh ng chính sách phù h p đ

ệ ệ ề ạ ỗ ự ố ượ c năng l c và hi u qu  làm vi c c a h , t đ ạ đào t o, t o đi u ki n cho m i nhân viên phát huy t ữ i đa năng l c.

ạ ấ ỏ ẽ i r t nhi u l c nh ng nhân viên gi

ượ ự i s  đem l ế ề ợ ề ệ ơ ạ ệ i nào có năng l c gi

ệ ơ ộ ệ ể ỏ

ề ề ế c thăng ti n trong ngh  nghi p. Đó cũng chính là cách đ  c  quan, t

ự ệ ệ

ơ ộ ể ừ ợ ồ ữ ợ ộ ị đó có th  gi

i xã h i phù h p, t ủ ườ ự ơ

ệ ủ ệ ể ạ ữ Vi c đào t o đ   i ích chi công ườ ỏ ẽ i s  có c  h i thăng ti n cao trong ngh  nghi p.c  quan, ty, ng   ự   ạ ứ ổ i, nhân viên có năng l c  ch c, doanh nghi p luôn t o đi u ki n đ  nhân viên gi t ự ự ượ ổ  ể ơ ệ th c s  đ ế ạ ứ ch c, doanh nghi p duy trì ngu n nhân l c, bên c nh vi c có c  h i đ  thăng ti n thì   ể ữ  ả ẽ ư nhà qu n tr  cũng s  đ a ra nh ng chinh sách phúc l ệ ỏ ở ạ ữ i làm vi c cho c  quan c a mình. Đánh giá năng l c làm i  chân nh ng ng    l i gi ề ơ ở ề vi c c a nhân viên là ti n đ , c  s  cho vi c đào t o và phát tri n nhân viên.

88

ạ ố ể ế ượ ự ả i, đánh giá năng l c nhân viên là cái g c đ  bi t đ ầ c ai c n ph i

Tóm l ạ ể ẽ ả đào t o và ai s  ph i phát tri n.

ệ

ừ ượ ổ ẫ ể ư ư ữ ệ ả

ộ

ượ ể

ấ ướ ệ ấ ư ể ẫ ạ ự ả c ch m theo thang đi m 5đ. A r t lúng túng khi nào thì  ấ ng d n ch m đi m

ủ   c b  nhi m làm chánh văn phòng c a công ty XNK. Công ty có xây    3. A v a đ ệ ủ ự d ng bi u m u đánh giá hi u qu  làm vi c c a nhân viên văn th , l u tr .  ờ Trong đó, có m t tiêu chí đánh giá là th i gian d  th o công văn trình phê  ấ duy t. Tiêu chí này đ ch m nhân viên 5đ, 4đ hay 3đ. B n hãy giúp A đ a ra h cho tiêu chí này

TT TIÊU CHÍ GHI CHÚ

THANG  ĐI MỂ

Ờ

Ả Ự TH I GIAN D  TH O CÔNG VĂN TRÌNH PHÊ DUY TỆ

89

Ề Ờ Ạ 01

Ả   ĐÁNH GIÁ V  TH I GIAN SO N TH O CÔNG VĂN

ạ ả 5

ượ ả ­ So n th o công văn trong vòng 20 phút. ­  Trung bình 1 phút đánh đ c kho ng 50 kí t ự .

ạ ả 4

ượ ­ So n th o công văn trong kho ng 30 phút. ­ Trung bình 1 phút đánh đ ả c 45 kí t ự .

90

ạ ả 3

ượ ự ả c 40 kí t ­ So n th o công văn trong kho ng 40 phút ­ Trung bình 1 phút đánh đ

ạ ả 2

ượ ự ả c 35 kí t ­ So n th o công văn trong kho ng 45 phút ­ Trung bình 1 phút đánh đ

ả ạ ả 1

ượ ự ­ so n th o công văn trong kho ng 50 phút ­ Trung bình 1 phút đánh đ c 30 kí t

91

Ứ Ề

Ể ĐÁNH   GIÁ   V   TH   TH C   TRÌNH   BÀY CÔNG VĂN

02 ủ 5

ậ

c u t o ế ố ấ ạ công văn : (1)

ủ ờ

ơ

ủ ả ậ ủ ể ệ ố

ữ ộ

ế ơ ậ ấ ị ộ ộ ụ ề ỹ ­ Trình bày đúng quy đ nh c a B  n i v  v  k   ả thu t trình bày  văn b n. ­  Trình bày đ  7 y u t ơ ử ị đ a danh và th i gian g i công văn; (2) tên c   quan ch  qu n và c  quan ban hành công văn; (3) ch  th  nh n công văn; (4) s  và ký hi u công  văn; (5) trích y u n i dung công văn; (6) ch  ký,  đóng d u  (7) n i nh n.

ủ 4

ậ

c u t o  ư ượ ủ ế ố ế ố ấ ạ công văn,   đó ch a đ c trình bày rõ

ị ộ ộ ụ ề ỹ ­.Trình bày theo quy đ nh c a B  n i v  v  k   ả thu t trình bày  văn b n. ­  Trình bày đ  7 y u t ư Nh ng các y u t ràng.

92

3

ủ ế ố c u t o  ư ượ ế ố ấ ạ công văn,   đó ch a đ c trình bày rõ

­  Trình bày đ  7 y u t ư Nh ng các y u t ràng.

ế ừ 2 1­2 trong 7 y u t ế ố ấ ạ    c u t o

ắ ­   Trình bày thi u t công văn,  ấ ử ụ ­ S  d ng các d u ng t câu sai

ế ừ ế ố ở 1 ế    tr  lên trong 7 y u

2  y u t ở  c u t o công văn tr  lên.

ả ấ ỗ ­Trình bày thi u t ố ấ ạ t ­ Sai l , d u câu. i chính t

93

Ề Ộ ĐÁNH GIÁ V  N I DUNG CÔNG VĂN

03

ộ ả 5

ả ế ươ   ầ ạ ng ệ ư   i quy t và công vi c đ a ra ph i rõ ràng,

ủ ắ   t ng n

ưở

ế ầ Vi ủ ủ ề ớ ng sát v i ch  đ . ữ ế ộ ỉ

ụ ế ứ ụ

ắ

ữ ệ ữ ­ Trình bày rõ n i dung c n so n th o, ph ả ứ th c gi phù h p.ợ ộ ­ N i dung c a công văn đ  3 ph n,   ọ g n, xúc tích, rõ ràng, ý t ẩ   ­ N i dung ch  nói đ n công v , ngôn ng  chu n   xác, nghiêm túc, có s c thuy t ph c cao, không ặ dùng ngôn ng  mang màu s c cá nhân, ho c trao   ổ đ i nh ng vi c mang tính riêng trong công v

ạ ả 4 ươ   ng

ả

ầ Vi ư ng ch a sát v i ch

ứ ụ ữ

ế ắ ữ

ữ ặ ổ

ầ ượ ộ c n i dung c n so n th o, ph Trình bày đ ợ ệ ư ế ứ i quy t và công vi c đ a ra phù h p. th c gi ủ ắ   ế ủ ộ t ng n ­ N i dung c a công văn đ  3 ph n,   ủ  ớ ưở ọ g n, xúc tích, rõ ràng, ý t đ . ề ­ Ngôn ng , nghiêm túc, có s c thuy t ph c cao, không   dùng   ngôn   ng   mang   màu   s c   cá   nhân, ệ ho c trao đ i nh ng vi c mang tính riêng trong công văn

94

ả ạ 3 c n i dung c n so n th o,có nêu

ả

ầ ế i quy t. ủ ượ ộ ứ ng th c gi ủ ế ầ Vi t  dài

ớ

ưở ữ ụ ư

ắ ặ

ữ ệ ữ ­ Trình bày đ ộ ố ươ m t s  ph ộ ­ N i  dung  c a công văn  đ  3 ph n,   ủ ề ng không sát v i ch  đ . dòng,  ý t ế ứ ­ Ngôn ng  ch a, có s c thuy t ph c cao, còn dùng ngôn ng  mang màu s c cá nhân, ho c trao ổ đ i nh ng vi c mang tính riêng trong công văn

ạ 2

ộ ế ư ệ ả   ượ ầ c n i dung c n so n th o,   i   quy t   và   công   vi c   đ a   ra

ủ ế ầ t  lan

ư ắ ­ Ch a n m rõ đ ươ ả ứ ng   th c   gi ph ụ ế ư ch a thuy t ph c ủ ộ ­ N i  dung  c a công văn  đ  3 ph n,  Vi man.

ộ ủ ư 1

ữ ẩ

ế ụ ữ ế

­ N i dung c a công văn ch a rõ ràng,  ­ Ngôn ng  thi u chu n xác, nghiêm túc, không ứ s c thuy t ph c, còn dùng ngôn ng  mang màu ắ s c cá nhân.

ề ệ ế ướ ể ẫ ả

ậ 4. L p b ng h ậ ng d n cách ch m đi m cho tiêu chí đánh giá v  vi c ti p  ủ ư ể ế ấ nh n công văn đ n và chuy n công văn đi c a nhân viên văn th

ươ ươ ả Căn c  theo “Ch ng II – Qu n lý văn b n đ n, Ch

ả ộ ộ ụ ả ề ệ

ộ ư ồ ơ ư ố ả ữ ơ ư ệ ẫ

ậ ả ề ệ ồ ơ ế ủ ế ể ả

ả ế ứ ng III – Qu n lý văn b n  ủ đi c a Thông t  s  07/2012/TT­BNV do B  N i V  ban hành ngày 22/11/2012 v  vi c  ướ ng d n qu n lý văn b n, l p h  s  và n p l u h  s , tài li u vào l u tr  c  quan”  h ậ ể đ  làm tiêu chí đánh giá v  vi c ti p nh n công văn đ n và chuy n văn b n đi c a  nhân viên văn thư

95

ọ ................................................................................ H  tên nhân viên:

ứ ệ :.......................................................................... Ch c danh công vi c

ộ ậ ệ ............................................................................... B  ph n làm vi c:

ườ ................................................................................... Ng i đánh giá:

ờ Th i gian đánh giá: T ừ……………….đ nế ………………….

Tiêu chí Đi mể M cứ Ghi chú

ế ế

ế ậ 1. Ti p nh n công văn đ n Ti p nh n công văn đ n

ể ế

Trình, chuy n giao công văn đ n ố ế ậ ­ ­ Đăng ký công văn đ nế ­ ệ   ­ G ai   quy t   và   theo   dõi,   đôn   đ c   vi c

ế ế ế

ể ả

ỉ ả gi i quy t công văn đ n 2. Chuy n văn b n đi ỹ ể ậ

ể ứ ố

­ Ki m tra th  th c và k  thu t trình bày   ủ   ả văn b n; ghi s , ngày, tháng, năm c a văn b nả

ả

ấ ỉ

ể

­

ả

ư

­

­ Đăng ký văn b n đi ấ ơ ả ­ Nhân b n, đóng d u c  quan và d u ch ậ ẩ ứ ộ m c đ  kh n, m t ủ ụ Làm th  t c phát hành, chuy n phát và ể ệ theo dõi vi c chuy n phát văn b n đi ả L u văn b n đi

ướ ể ẫ ả ­ B ng h ấ ng d n ch m đi m:

M cứ Mô tả Ghi chú

Điể m

96

10 T tố ệ ố ấ ả t t ả

ụ ướ c   (Ví   d :  th   th c   k

ả ể ứ ấ

ơ

ị c quy đ nh.

8 – 9 Khá

ế

ế Ph m 1 đ n 2 l ả

ượ ệ ả

ố ớ ư ả

ư ế ế

ố

ờ

6 – 7 Trung bình

ỗ ỉ  ụ ượ c giao ch     m c   đi   đúng   quy   trình,   i trong khi

t c  các quy ­ Hoàn thành t ả   ụ trình nghi p v  qu n lý văn b n đi và đ nế ­ Không   có   sai   sót   nào   trong  ỹ  ừ t ng   b ể   ậ thu t văn b n, đóng d u, chuy n giao…) ờ ạ   ớ ­ Hoàn thành s m h n th i h n ượ đ ố ố ươ t các ­ Hoàn thành t ng đ i t ả ụ ệ quy trình nghi p v  qu n lý văn ả b n đi và đ n ỏ ỗ ạ   i nh  trong ­ ớ ướ ệ   ề c qu n lý. V i đi u ki n: các b ữ   ể ử ỗ 1,   2   l i   này   có   th   s a   ch a nhanh chóng trong quá trình th cự     c phát hi n và văn b n ch a đ hành (đ i v i văn b n đi), công   iả   văn   đang   trong   quá   trình   gi ị ư   quy t,   ch a   đ a   ra   quy t   đ nh ế   ố ớ cu i cùng (đ i v i công văn đ n) ạ   ­ Hoàn   thành   đúng   th i   h n ượ c giao. đ ệ ọ ­ M i nhi m v  đ ở ứ ừ d ng   ẫ v n còn sai sót 1,2 l ả ử x  lý văn b n. ờ   ư ­ Ch a   hoàn   thành   đúng   th i ạ ượ h n đ c giao

ỉ ắ 4 – 5 Y uế ự

ế ả

ị

­ N m rõ các quy trình, ch  là ệ ư ẻ th c hi n ch a suôn s ỗ ừ Sai sót t i trong quá  2 – 3 l ­ ả ả ả trình qu n lý văn b n và qu n lý văn b n đi đ n ờ   ư ­ Ch a   hoàn   thành   đúng   th i ạ h n quy đ nh

97

ư 1 – 3 Kém ả

ế ỗ ừ Sai sót trên 3 l i t ả các quy ế

ễ ệ  trong vi c báo cáo

ắ ­ Ch a   n m   rõ   các   quy   trình ả qu n lý văn b n đi và đ n ­ ả trình qu n lý văn b n đi và đ n ậ ­ Ch m tr ệ ả ế k t qu  công vi c

ắ ế ệ ề ạ ạ u tiên đào t o cho

ủ ơ ữ ạ ầ ả

5. Trong đi u ki n kinh phí có h n, hãy s p x p th  t nh ng nhu c u đào t o sau đây c a c  quan, gi

ứ ự ư i thích vì sao?

ề ạ ệ ớ ­ Đào t o v  công ngh  m i

ạ ớ ể ­ Đào t o cho nhân viên m i trúng tuy n

ạ ị

­ Đào t o đ nh kì cho nhân viên

ạ ạ ỗ ợ ể ề ớ

­ Đ o t o h  tr  thi tuy n tay ngh  trong năm t

i

ứ ự ư ư Th  t u tiên nh  sau:

ộ ạ ề ấ

ấ ả ả ố ượ

ổ ụ ng nhân công. Áp d ng công ngh  m i s ạ ệ

ữ

c v i công ngh  m i s  t ậ

ệ

ệ ượ c nh ng nhân viên thích nghi đ ả ệ ớ ẽ ự ề ế ề c, đ u đ t c  các nhân viên đ u ti p c n đ t nhân viên m i hay cũ; kinh nghi m lâu năm hay không. Vì th ơ ớ ầ ư ầ ượ ư ề ộ ệ ớ  Vì nó có tác đ ng làm thay đ i năng su t lao đ ng,   1. Đào t o v  công ngh  m i: ệ ớ ẽ  ả gi m chi phí s n xu t và gi m s  l ụ   ị ụ ậ t h u   trong công vi c. Bên c nh đó, vi c áp d ng giúp nhân viên không b  t ữ ượ ậ ệ ớ   c, nh ng nhân công ngh  m i giúp nh n ra đ ượ ụ ớ  đào th i. Áp d ng công viên không thích nghi đ   ạ   ượ ượ ấ ả ệ ớ c đào t o, ngh  m i giúp cho t ế  không phân bi đây là đi u mà c  quan c n l u ý và c n đ ệ c  u tiên.

ề

ạ ỗ ợ ệ ộ ể 2. Đào t o h  tr  thi tuy n tay ngh  trong năm t ạ ể

ỗ ợ ề ữ

ể

ế ữ ớ ể ứ ượ ớ ệ ể ệ ớ Vì công ngh  thì ngày càng   i:  ớ ẽ ề   i s  giúp tìm ra ti n b , nên vi c đào t o h  tr  thi tuy n tay ngh  trong năm t ệ  ườ ế i ti p thu nhanh công ngh nh ng nhân viên có tay ngh  cao; đó là nh ng ng ự ọ ậ m i. Do đó, các nhân viên này s  c nh tranh v i nhau (tích c c h c t p) đ  thi   ể tuy n đ  có th  thăng ch c đ ẽ ạ c trong công vi c.

ớ ớ

3. Đào t o cho nhân viên m i trúng tuy n: ộ

ơ

ạ ẽ ễ ữ ờ ữ ể ớ

ạ

ấ ố

ườ ọ ể ọ ắ ớ ứ ộ ố ớ ữ ế ế ạ ế ở ị ắ ầ b t đ u đào t o s  di n ra dài h n, đó là m t th i gian lâu dài nên ta x p  ư ứ th  3. H n n a, do nhân viên trúng tuy n là nh ng ng ắ ề ơ ắ ượ b t đ ủ ơ ệ thành công vi c m t cách t ệ ổ ứ t ể   Do là nhân viên m i nên quá trình      v  trí ắ   ơ i m i nên ch a n m ả   c thông tin v  c  quan, do đó, ph i đào t o h  đ  h  n m b t, hoàn ể ọ   t nh t và đ  h  thích nghi v i văn hóa c a c  quan ớ    ch c. Còn đ i v i nh ng nhân viên m i thi u ki n th c và kinh nghi m: đào

98

ọ ằ ừ ử ừ ề ố

ứ ủ ơ ổ ứ ứ ế ờ   ọ ạ t o h  b ng cách v a làm v a c  đi h c. Do đó cách làm này t n nhi u th i gian và công s c c a c  quan, t ch c nên x p th  ba.

ồ ự ủ ơ

4. Đào t o đ nh kì cho nhân viên:

ẵ ớ

ị ị ụ ạ ạ ệ ể ấ ư ồ ưỡ ứ

ớ ạ ế ữ

ẵ ơ ệ

ng thêm cho nhân viên nh ng ki n th c công ngh ả ồ ự ệ ả ạ ủ ị ơ ự ệ

ể ể ả ố ủ ơ

ệ ệ ờ

ể ạ ộ ớ

ề ấ ự ồ ạ ơ ị

ố ệ    Đây là ngu n l c c a c  quan đã có s n, vi c ữ đào t o đ nh kì đ  cung c p thêm cho nhân viên nh ng thông tin m i trong   ệ  ữ nghi p v  cũng nh  b i d   m i. Bên c nh đó, đây là ngu n l c có s n và đã tr i qua nh ng quá trình đào ạ ướ ạ   c đây đ  làm vi c cho c  quan nên vi c đào t o đ nh kì càng t o dài h n tr ữ ề ể ự ả ượ   c th c hi n đ  đ m b o s  phát tri n b n v ng c a c  quan. Do ph i đ ướ ạ ạ ượ ồ ngu n nhân viên nòng c t c a c  quan đã đ   c và đào t o kĩ nên c đào t o tr ằ   ể ơ ẽ s  dành nhi u th i gian và kinh phí h n cho vi c phát tri n công ngh  nh m ứ   tăng năng su t lao đ ng, hay đào t o cho nhân viên m i trúng tuy n, đáp  ng ẽ ế   ồ ngu n nhân l c d i dào cho c  quan, nên đào t o đ nh kì cho nhân viên s  x p cu i cùng.

ư ệ ử ế ề ả ỹ

6. Bài gi ng v  các k  năng giao ti p qua th  đi n t

(Email)