Dự thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của TCT hàng hải VN

Chia sẻ: Nguyễn Lệ Nhung | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:31

Thêm vào BST

Báo xấu

350
lượt xem 104
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quy chế này quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Tổng công ty; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Dự thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của TCT hàng hải VN

TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT VIỆT NAM NAM Độc lập -Tự do- Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (Ban hành kèm theo Quyết định số:…/QĐ-HHVN ngày… tháng… năm… của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh 1. Quy chế này quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Tổng công ty; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. 2. Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các ban thuộc cơ quan Tổng công ty và đơn vị thành viên của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam. Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. Văn bản đến: là tất cả văn bản gửi đến cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, kể cả đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, thư công tác…) từ bất kỳ từ nguồn nào (gửi bằng bưu điện, gửi tay, Fax, thư điện tử...). 2. Văn bản đi: là tất cả văn bản (văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, bản sao, văn bản nội bộ, văn bản mật) hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên đã hoàn thiện về nội dung, thể thức văn bản, được Tổng công ty và các đơn vị thành viên phát hành. 3. Bản thảo văn bản: là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên. 4. Bản gốc văn bản: là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt. 5. Bản chính văn bản: là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau. 6. Bản sao y bản chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. 7. Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. 8. Bản sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
9. Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan ban hành văn bản; thời gian ban hành hoặc một số đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hay của một cá nhân. 10. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư 1. Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư của Tổng công ty; chỉ đạo các đơn vị thành viên thực hiện thống nhất các hoạt động công tác văn thư. 2. Thủ trưởng các đơn vị trong phạm vi, quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư theo các quy định của pháp luật và Quy chế này tại đơn vị mình. Điều 4. Nhiệm vụ của bộ phận văn thư Bộ phận văn thư Cơ quan Tổng công ty làm công tác văn thư cho cơ quan Tổng Công ty và cho Văn phòng, có nhiệm vụ: 1. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến; 3.2. Trình lãnh đạo văn bản để phân loại; chuyển các văn bản đã được phân loại cho các ban, đơn vị, cá nhân theo ý kiến của lãnh đạo; 3.3. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến; 3.4. Hướng dẫn cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ công việc; 3.5. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; 3.6. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu tại văn thư, nộp bản lưu vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn; 3.7. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ nhân viên cơ quan; 3.8. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác theo quy định của pháp luật. Điều 5. Tiêu chuẩn cán bộ văn thư Cán bộ làm công tác văn thư tại cơ quan Tổng công ty phải có trình độ trung cấp trở lên về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và định kỳ tham gia các lớp tập huấn về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Điều 6. Kinh phí dành cho hoạt động văn thư 1. Kinh phí phục vụ công tác văn thư được trích từ các nguồn sau: 1.1. Nguồn kinh phí của cơ quan Tổng công ty và của các đơn vị thành viên; 1.2. Tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. 2. Những công việc được đầu tư kinh phí 2.1. Mua sắm các thiết bị, phương tiện phục vụ công tác văn thư; 2.2. Tổ chức đào tạo, đào tạo lại cán bộ, viên chức làm công tác văn thư; 2.3. Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư; 2.4. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn thư. 2
3. Việc quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện theo các quy định về tài chính của Nhà nước, của cơ quan Tổng công ty và của các đơn vị thành viên. Điều 7. Thống kê công tác văn thư 1. Đối tượng thống kê bao gồm: cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư; văn bản đi, phương tiện và trang thiết bị dùng cho văn thư cơ quan Tổng công ty và văn thư của các đơn vị thành viên. 2. Thống kê công tác văn thư được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê văn thư định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01/01 đến 24 giờ ngày 31/12 hàng năm. Điều 8. Bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật kinh doanh và các thông tin kinh tế nội bộ của Tổng công ty và của đơn vị thành viên trong công tác văn thư Mọi hoạt động liên quan đến bí mật Nhà nước, bí mật ngành, bí mật kinh doanh và các thông tin kinh tế nội bộ của Tổng công ty và của đơn vị thành viên trong công tác văn thư phải thực hiện theo pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước và các quy định khác của cơ quan Tổng công ty và của các đơn vị thành viên. Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1 SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 9. Hình thức và thể thức của văn bản 1. Tổng công ty Hàng hải Việt Nam và văn phòng có thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính như: nghị quyết (Hội đồng Quản trị), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), công văn, công điện, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, thông báo, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo… (Phụ lục II - Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao). 2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải phù hợp với quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ và các quy định khác của pháp luật (Phụ lục III - Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản; Phụ lục V - Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao; Phụ lục VI - Mẫu trình bày văn bản và bản sao). Điều 10. Soạn thảo văn bản 1. Căn cứ tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Tổng công ty giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân chủ trì soạn thảo. 2. Trưởng, phó các ban, phòng hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; - Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nội dung văn bản cần soạn thảo; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Tổng công ty tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan để hoàn chỉnh bản thảo. 3. Trưởng các ban có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, nhân viên thực hiện đúng các quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do ban mình soạn thảo. 3
4. Sau khi hoàn thành dự thảo, cán bộ được giao nhiệm vụ soạn thảo có trách nhiệm trình bản dự thảo cho lãnh đạo ban để hoàn thiện, chỉnh sửa bản thảo trước khi chuyển văn thư cơ quan trình lãnh đạo Tổng công ty ký duyệt bản thảo. Điều 11. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo 1. Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. 2. Trình duyệt bản thảo phải kèm theo tài liệu có liên quan. 3. Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người ký văn bản quyết định. Điều 12. Đánh máy, nhân bản 1. Đánh máy theo đúng bản thảo đã được hoàn thiện chỉnh sửa lần cuối cùng; đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót, không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải trao đổi lại đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó. 2. Cán bộ, nhân viên đánh máy, nhân bản có trách nhiệm giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng số lượng, đúng thời gian quy định. Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký 1. Trưởng ban chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Tổng công ty về nội dung và tính pháp lý của văn bản, đồng thời phải ký tắt vào văn bản và các phụ lục kèm theo (nếu có) trước khi trình lãnh đạo Tổng công ty. 2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và ký tắt vào văn bản của các đơn vị thành viên trình lãnh đạo Tổng công ty. Điều 14. Ký văn bản 1. Đối với cơ quan Tổng công ty 1.1. Tổng Giám đốc được ký tất cả các văn bản do Tổng công ty ban hành. 1.2. Các Phó Tổng Giám đốc được ký thay (KT) Tổng Giám đốc các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Ngoài ra, trong từng trường hợp cụ thể, Tổng Giám đốc có thể uỷ quyền Phó Tổng Giám đốc ký thay những văn bản không thuộc lĩnh vực được phụ trách trong trường hợp Phó Tổng Giám đốc phụ trách lĩnh vực đi công tác vắng. 1.3. Trưởng các ban được thừa lệnh (TL) Tổng Giám đốc ký một số văn bản có tính chất hướng dẫn, đôn đốc về chuyên môn nghiệp vụ; trả lời, giải thích chế độ chính sách liên quan tới lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban. Tất cả các văn bản đối ngoại (gửi cấp trên và các đơn vị ngoài Tổng công ty) đều phải do lãnh đạo Tổng công ty ký ban hành. 2. Chánh Văn phòng thừa lệnh Tổng Giám đốc ký các văn bản phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Tổng Giám đốc như: kết luận, thông báo ý kiến của Tổng Giám đốc; các văn bản hướng dẫn, đôn đốc về công tác văn phòng, thi đua, khen thưởng... 3. Trong trường hợp đặc biệt, Tổng Giám đốc có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền. Việc giao ký thừa uỷ quyền (TUQ.) phải do Tổng Giám đốc uỷ quyền trực tiếp bằng văn bản, quy định rõ lĩnh vực được ký, thời hạn được ký. 4. Chánh Văn phòng được ký tất cả các văn bản do đơn vị mình ban hành; 4.1. Các Phó trưởng ban ký thay Trưởng ban một số văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được phân công phụ trách. 4
4.2. Các phó Chánh Văn phòng ký thay (KT.) Chánh Văn phòng các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Ngoài ra, trong từng trường hợp cụ thể, Chánh Văn phòng có thể uỷ quyền cho cấp phó của mình ký thay những văn bản không thuộc lĩnh vực được phụ trách trong trường hợp cấp phó phụ trách lĩnh vực đi công tác vắng. 4.4. Trưởng các phòng, ban được thừa lệnh (TL) Chánh Văn phòng ký một số văn bản có tính chất hướng dẫn, đôn đốc về chuyên môn nghiệp vụ; trả lời, giải thích chế độ chính sách liên quan tới lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban. Tất cả các văn bản đối ngoại (gửi cấp trên và các đơn vị ngoài Tổng công ty) đều phải do lãnh đạo Văn phòng ký ban hành. 4.5. Đối với Hội đồng Quản trị, các Hội đồng tư vấn khác: a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, của Hội đồng mà theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ của Tổng công ty, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được thực hiện như sau: - Người đứng đầu Hội đồng thay mặt Hội đồng ký văn bản; - Các uỷ viên Hội đồng ký thay (KT.) Chủ tịch Hội đồng các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Ngoài ra, trong từng trường hợp cụ thể, Chủ tịch Hội đồng có thể uỷ quyền cho một Ủy viên Hội đồng ký văn bản trong trường hợp Ủy viên Hội đồng phụ trách lĩnh vực đi vắng. b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, 2 của Điều này. 4.6. Trưởng Ban Kiểm soát Tổng công ty ký các văn bản theo chức năng, quyền hạn quy định tại Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, Quy chế hoạt động của Hội đồng Quản trị và Quy chế hoạt động của Ban Kiểm soát Tổng công ty. 4.7. Không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các mực dễ phai để ký văn bản. Điều 15. Bản sao văn bản 1. Việc sao các văn bản của Tổng công ty và các văn bản nhận được từ bên ngoài chuyển đến do Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc quyết định (trừ những văn bản có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật thực hiện theo quy định của Nhà nước về quản lý công văn, tài liệu mật). 2. Hình thức sao văn bản bao gồm: sao y bản chính, trích sao và sao lục. Thể thức bản sao gồm tên cơ quan Tổng công ty; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; họ tên và chữ ký của người ký sao; dấu của cơ quan Tổng công ty; nơi nhận (Phụ lục VI - Mẫu trình bày văn bản và bản sao). 3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính. 4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định, tại Khoản 3 của Điều này (bản photocopy) chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. Những ý kiến ghi bên lề công văn chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan Tổng công ty, không được sao chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan Tổng công ty. Trường hợp những ý kiến ghi bên lề công văn của Chủ tịch hoặc Ủy viên Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức với cơ quan, cá nhân ngoài cơ quan Tổng công ty, các ban được giao xử lý có nhiệm vụ thể chế hoá bằng văn bản hành chính để giao dịch. 5
Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan Tổng công ty phát hành đều phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan và thực hiện theo trình tự sau: 1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (Phụ lục VI - Mẫu trình bày văn bản và bản sao); 2. Ghi số, ngày, tháng của văn bản theo quy định đăng ký văn bản đi do cơ quan Tổng công ty ban hành. 3. Làm thủ tục nhân bản tại bộ phận hành chính theo đúng số lượng quy định tại mục "Nơi nhận" hoặc người ký văn bản yêu cầu và đúng thời gian quy định. 4. Đóng dấu Tổng công ty vào văn bản và các dấu chỉ độ mật, độ khẩn do người ký văn bản yêu cầu phù hợp với quy định của pháp luật. 5. Làm thủ tục đăng ký văn bản đi vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính và theo dõi, chuyển phát văn bản đi. 6. Lưu văn bản đi theo quy định tại Điều 18 của Quy chế này. Điều 17. Chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi 1. Khi chuyển giao văn bản cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị trực thuộc Tổng công ty phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi và có ký nhận; 2. Văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện phải đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện và phải có chữ ký của nhân viên và dấu bưu điện 3. Trường hợp cần chuyển phát nhanh theo yêu cầu của công việc thì văn bản đi được tập trung tại Văn phòng để văn thư cơ quan chuyển phát bằng máy Fax và đăng ký vào sổ Fax văn bản đi, sau đó, văn thư cơ quan gửi bản chính bằng đường bưu điện. 4. Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo Nghị định số 33/2002/NĐ- CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an. 5. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục và chuyển phát ngay trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp văn bản khẩn hoặc theo yêu cầu cần chuyển gấp của người ký thì phải được chuyển ngay và phải đảm bảo đúng thời hạn như yêu cầu. 6. Trường hợp đặc biệt, nếu cần nhận văn bản trực tiếp, cơ quan được nhận văn bản phải có giấy giới thiệu và phải được Chánh Văn phòng Tổng công ty đồng ý trước khi ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đi của văn thư cơ quan. 7. Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Những văn bản bưu điện trả lại (do không có người nhận, thay đổi địa chỉ…) phải chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn bản và ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Điều 18. Lưu văn bản đi 1. Mỗi văn bản đi phải được lưu ít nhất hai bản chính: 01 bản chính lưu tại văn thư cơ quan có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền, chữ ký tắt của Trưởng ban 6
soạn thảo văn bản và Chánh Văn phòng; 01 bản chính khác lưu ở hồ sơ công việc của đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản. 2. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu có đóng dấu mật được thực hiện theo quy định của pháp luật. Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đến 1. Tất cả mọi văn bản gửi đến cơ quan Tổng công ty bất kỳ từ nguồn nào (bưu điện, gửi tay, Fax, thư điện tử, v.v...), kể cả đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, thư công tác phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan theo trình tự sau: 1.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; 1.2. Trình, chuyển giao văn bản đến; 1.3. Giải quyết văn bản; theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 2. Những văn bản đến không làm thủ tục theo trình tự quản lý văn bản đến quy định tại Khoản 1 Điều này, các cá nhân thuộc cơ quan Tổng công ty không có trách nhiệm giải quyết. Điều 20. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 1. Văn thư cơ quan hoặc bảo vệ cơ quan (tiếp nhận ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ) được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) v.v... Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn hoặc chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo ngay cho người có trách nhiệm, kèm theo xác nhận của người chuyển giao văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, nhân viên văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản v.v... 2. Văn thư cơ quan không được bóc bì các loại bì văn bản đến sau đây: 2.1. Các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, Công đoàn và các tổ chức đoàn thể khác trong cơ quan Tổng công ty; 2.2. Các bì văn bản gửi đích danh tên người nhận; 2.3. Các bì văn bản có dấu "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" và đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì" Các bì văn bản có dấu "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" và đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì": văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng ký theo bì văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển đến người được giao trách nhiệm hoặc người có tên trên bì. 3. Văn thư cơ quan được phép bóc tất cả các loại bì văn bản đến còn lại gửi đến Tổng công ty (trừ các văn bản được quy định ở Khoản 2 Điều này) và làm thủ tục đăng ký văn bản. Khi bóc bì phải thực hiện theo hướng dẫn sau: 3.1. Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời; 3.2. Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản; địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì tránh để sót văn bản; 3.3. Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; 3.4. Nếu văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu bì với phiếu gửi; khi nhận xong phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; 7
3.5. Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh hoặc đối chiếu khi xử lý thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. 4. Đóng dấu "ĐẾN"1 vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống dưới địa danh và ngày, tháng văn bản kể cả văn bản Fax (trừ hoá đơn, chứng từ kế toán). Nếu văn bản chuyển qua mạng, trường hợp cần thiết phải in ra và làm thủ tục đóng dấu "ĐẾN". 5. Tất cả văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến và nhập vào cơ sở dữ liệu theo chương trình quản lý văn bản đến của cơ quan Văn bản mật đến phải đăng ký vào Sổ đăng ký tài liệu mật đến. Những văn bản do Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc, các ban nghiệp vụ thuộc cơ quan Tổng công ty nhận trực tiếp đều phải chuyển lại văn thư cơ quan đăng ký văn bản đến theo quy định. Điều 21. Trình, chuyển giao văn bản đến Các văn bản do văn thư cơ quan chuyển đến, cán bộ văn thư của các đơn vị thành viên phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản của văn thư cơ quan. Trường hợp văn bản chuyển nhầm địa chỉ, văn thư có trách nhiệm chuyển trả lại ngay cho văn thư cơ quan, không được chuyển trực tiếp cho đơn vị khác. Cán bộ văn thư chuyển văn bản đến cho Thủ trưởng đơn vị xin ý kiến phân phối, sau đó chuyển văn bản tới các cán bộ có trách nhiệm xử lý. Điều 22. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến. Ủy viên Hội đồng Quản trị, các Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. 2. Căn cứ nội dung của văn bản đến, lãnh đạo Tổng công ty giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được quy định trong văn bản hoặc thời hạn được giao. 3. Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, nhắc nhở về thời hạn giải quyết văn bản. Mục 3 LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 23. Nội dung, yêu cầu lập hồ sơ 1. Nội dung công việc lập hồ sơ 1.1. Mở hồ sơ; 1.2. Thu thập, cập nhập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; 1.3. Kết thúc và biên mục hồ sơ. 2. Yêu cầu của việc lập hồ sơ 2.1. Hồ sơ được lập, phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban đơn vị trong Tổng công ty; 2.2. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; 1 Dấu đến và các loại sổ đăng ký văn bản - theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ. 8
2.3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều; 2.4. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác. Điều 24. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân 1.1. Các đơn vị hoặc cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan Tổng công ty theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này; 1.2. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu, thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm; 1.3. Các đồng chí lãnh đạo Tổng công ty, lãnh đạo các đơn vị thành viên và các cán bộ, nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm. 2. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 2.1. Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; 2.2. Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 01 năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức; 2.3. Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán; 22.4. Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microphilm; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc. 3. Thủ tục giao nộp tài liệu: Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu2. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan mỗi bên giữ 01 bản. Điều 25. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 1. Tổng Giám đốc chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Tổng Công ty. 2. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của Văn phòng và của cơ quan Tổng Công ty vào lưu trữ cơ quan Tổng công ty. 3. Tất cả các cán bộ, nhân viên trong cơ quan Tổng công ty khi được giao giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình đã làm. Mục 4 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CƠ QUAN Điều 26. Quản lý và sử dụng con dấu 1. Con dấu được bảo quản tại trụ sở cơ quan. 2. Hết giờ làm việc con dấu phải được vệ sinh và cất vào nơi quy định; 3. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đã đảm bảo các yêu cầu về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và có chữ ký của người 2 Biên bản giao nhận tài liệu, theo mẫu hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004. 9
có thẩm quyền. Trước khi đóng dấu phải kiểm tra để đảm bảo đóng dấu đúng quy định, đúng tên người ký, đúng chức danh; 4. Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ, không tuỳ tiện mang dấu ra khỏi phòng văn thư hoặc cho người khác tuỳ tiện sử dụng (kể cả người trong cơ quan). Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; 5. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ. Điều 27. Đóng dấu 1. Dấu đóng trên văn bản phải ngay ngắn rõ ràng, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. 2. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục (dấu treo). 4. Trường hợp đối với một số loại văn bản có 02 tờ trở lên, ngoài việc đóng dấu lên chữ ký, phải thực hiện đóng dấu giáp lai giữa những tờ của văn bản. Chương III ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 28. Cán bộ, nhân viên cơ quan Tổng công ty có trách nhiệm thực hiện các quy định trong Quy chế này. Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của Tổng công ty. Người nào có hành vi vi phạm hoặc chấp hành không đầy đủ quy chế này sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của Tổng công ty. Điều 29. Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Tổng Giám đốc chỉ đạo tổ chức và kiểm tra việc thực hiện Quy chế này tại các ban nghiệp vụ trong cơ quan Tổng công ty và việc xây dựng quy chế tại các đơn vị thành viên của Tổng công ty. Điều 30. Việc sửa đổi bổ sung Quy chế này do Tổng Giám đốc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đề nghị trình Chủ tịch Hội đồng Quản trị xem xét, quyết định./. CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Phạm Duy Anh 10
Phụ lục I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN CƠ QUAN VÀ CÁC BAN (Kèm theo Quyết định số …./QĐ-HHVN ngày … tháng … năm 2005 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam) STT Tên cơ quan, đơn vị Chữ viết tắt 1 Tổng công ty Hàng hải Việt Nam HHVN 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 11
Phụ lục II BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Quyết định số …./QĐ-HHVN ngày … tháng … năm 2005 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam) Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt Văn bản hành chính Nghị quyết (Hội đồng Quản trị ban hành) NQ Quyết định (cá biệt) QĐ Chỉ thị (cá biệt) CT Thông báo TB Chương trình CTr Kế hoạch KH Phương án PA Đề án ĐA Báo cáo BC Biên bản BB Tờ trình TTr Công văn Hợp đồng HĐ Công điện CĐ Giấy chứng nhận CN Giấy uỷ nhiệm UN Giấy uỷ quyền UQ Giấy mời GM Giấy giới thiệu GT Giấy nghỉ phép NP Giấy đi đường ĐĐ Giấy biên nhận hồ sơ BN Phiếu gửi PG Phiếu chuyển PC Phiếu báo PB Bản sao văn bản 1. Bản sao y bản chính SY 2. Bản trích sao TS 3. Bản sao lục SL 12
Phụ lục III SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Quyết định số …./QĐ-HHVN ngày …tháng …. năm 2006 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam) 13
20-25 mm 11 2 1 3 4 5b 5a 10a 9a 10b 12 15-20 mm 30-35 mm 6 7a 9b 8 7c 13 7b 14 20-25 mm Ghi chú: Ô số Thành phần thể thức văn bản 1 Quốc hiệu 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 14
3 Số, ký hiệu của văn bản 4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b Trích yếu nội dung công văn hành chính 6 Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b Nơi nhận 10a Dấu chỉ mức độ mật 10b Dấu chỉ mức độ khẩn 11 Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax Phụ lục IV SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Quyết định số …./QĐ-HHVN ngày …tháng …. năm 2005 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam) 15
20-25 mm PHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƯỢC SAO 15-20 mm 2 1 3 4 30-35 mm 5a 7 6 5c 5b 20-25 mm Ghi chú: Ô số Thành phần thể thức bản sao 1 Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục” 2 Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản 3 Số, ký hiệu bản sao 4 Địa danh và ngày, tháng, năm sao 5a, 5b, 5c Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 6 Dấu của cơ quan, tổ chức 7 Nơi nhận. Phụ lục VI MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN (Kèm theo Quyết định số …/QĐ-HHVN ngày … tháng… năm 2005 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam) 1. Mẫu trình bày văn bản hành chính 16
Mẫu 1.1 - Nghị quyết (của Hội đồng Quản trị ban hành) Mẫu 1.2 - Quyết định (của Hội đồng Quản trị) Mẫu 1.3 - Quyết định (của Chủ tịch Hội đồng Quản trị) Mẫu 1.4 - Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) Mẫu 1.5 - Quyết định (cá biệt) (ban hành hoặc phê duyệt một văn bản khác) Mẫu 1.6 - Công văn hành chính Mẫu 1.7 - Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) của đơn vị thành viên Mẫu 1.8 - Quyết định (cá biệt) (ban hành hoặc phê duyệt một văn bản khác) của đơn vị thành viên Mẫu 1.9 - Công văn hành chính của đơn vị thành viên Mẫu 1.10 - Các hình thức văn bản hành chính khác như chỉ thị hành chính (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, tờ trình v.v... 2. Mẫu trình bày bản sao văn bản Mẫu 2.1 Bản sao văn bản 17
Mẫu số 1.1: NGHỊ QUYẾT (của Hội đồng Quản trị) TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số:……..../NQ-HHVN Hà Nội, ngày... tháng... năm 200… NGHỊ QUYẾT 1 ………. ..................... ...................................... HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM Căn cứ ……………………………………………………………………….. ..........................................2..................................…………………….....................; Căn cứ ...............................................................................................................…....; Căn cứ .............................................3..............................................................., QUYẾT NGHỊ: Điều 1.............................................……………....…………………………… Điều 2. ..............................................4....................................................................... Điều 3. ............................................................................................................. ./. Nơi nhận: TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - Như điều…; CHỦ TỊCH - ........................... (chữ ký, dấu và họ tên người ký) - ........................... - Lưu: VT, 5 …… 6.......... Phạm Duy Anh _______________ Chú giải: 1 Trích yếu nghị quyết. 2 Căn cứ pháp lý để ra nghị quyết. 3 Các căn cứ pháp lý khác để ra nghị quyết. 4 Căn cứ vào nội dung để định số điều, khoản phù hợp. 5 Tên viết tắt đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản. 6 Chữ viết tắt tên người đánh máy và số lượng bản phát hành. 18
Mẫu số 1.2: QUYẾT ĐỊNH (của Hội đồng Quản trị) TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số:……..../QĐ-HHVN Hà Nội, ngày... tháng... năm 200… QUYẾT ĐỊNH 1 ………. ..................... ...................................... HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM Căn cứ ……………………………………………………………………….. ..........................................2..................................…………………….....................; Căn cứ ...............................................................................................................…....; Xét .............................................3..............................................................., QUYẾT ĐỊNH: Điều 1.............................................……………....…………………………… Điều 2. ..............................................4....................................................................... Điều 3. ............................................................................................................. ./. Nơi nhận: TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - Như điều…; CHỦ TỊCH - ........................... (chữ ký, dấu và họ tên người ký) - ........................... - Lưu: VT, 5 …… 6.......... Phạm Duy Anh _______________ Chú giải: 1 Trích yếu Quyết định. 2 Căn cứ pháp lý để ra Quyết định. 3 Các căn cứ pháp lý khác để ra Quyết định. 4 Căn cứ vào nội dung để định số điều, khoản phù hợp. 5 Tên viết tắt đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản. 6 Chữ viết tắt tên người đánh máy và số lượng bản phát hành. 19
Mẫu số 1.3: QUYẾT ĐỊNH (của Chủ tịch Hội đồng Quản trị) TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số:……..../QĐ-HHVN Hà Nội, ngày... tháng... năm 200… QUYẾT ĐỊNH 1 ………. ..................... ...................................... CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM Căn cứ ……………………………………………………………………….. .........................................2..................................…………………….....................; Căn cứ ...............................................................................................................…....; Xét .............................................3..............................................................., QUYẾT ĐỊNH: Điều 1.............................................……………....…………………………… Điều 2. ..............................................4....................................................................... Điều 3. ............................................................................................................. ./. Nơi nhận: CHỦ TỊCH - Như điều…; (chữ ký, dấu và họ tên người ký) - ........................... - ........................... - Lưu: VT, 5 …… 6.......... Phạm Duy Anh _______________ Chú giải: 1 Trích yếu Quyết định. 2 Căn cứ pháp lý để ra Quyết định. 3 Các căn cứ pháp lý khác để ra Quyết định. 4 Căn cứ vào nội dung để định số điều, khoản phù hợp. 5 Tên viết tắt đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản. 6 Chữ viết tắt tên người đánh máy và số lượng bản phát hành. 20