Khóa luận tốt nghiệp: Mô tả thực trạng quản lý hàng tồn kho tại kho thành phẩm Công ty cổ phần Traphaco năm 2018-2020

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:54

Thêm vào BST

Báo xấu

84
lượt xem 25
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu nhằm mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2020; mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2018-2019. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Mô tả thực trạng quản lý hàng tồn kho tại kho thành phẩm Công ty cổ phần Traphaco năm 2018-2020

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y DƢỢC NGUYỄN THỊ HIỀN MÔ TẢ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI KHO THÀNH PHẨM CÔNG TY CỔ PHẨN TRAPHACO NĂM 2018 - 2020 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH DƢỢC HỌC HÀ NỘI - 2021
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y DƢỢC NGUYỄN THỊ HIỀN MÔ TẢ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI KHO THÀNH PHẨM CÔNG TY CỔ PHẨN TRAPHACO NĂM 2018 - 2020 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH DƢỢC Khóa: QH.2016.Y Người hướng dẫn: PGS.TS HÀ VĂN THÚY ThS. BÙI THỊ XUÂN HÀ NỘI – 2021
LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực hiện luận văn này em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo trường Đại học Y Dược – Đại học Quốc Gia Hà Nội, ban lãnh đạo công ty cổ phần Traphaco. Lời đầu tiên, em xin được chân thành cảm ơn PGS.TS Hà Văn Thúy và ThS. Bùi Thị Xuân – thày cô đã trực tiếp đồng hành, gợi ý, hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt thời gian hoàn thành khoá luận. Em xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo, Bộ môn Quản lý và Kinh tế Dược đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khoá luận. Đồng thời em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo công ty cổ phần Traphaco, nơi em nghiên cứu và tham khảo số liệu để hoàn thành khoá luận. Cuối cùng em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với gia đình, bạn bè đã luôn bên cạnh động viên, ủng hộ và giúp đỡ em trong thời gian em thực hiện luận văn này. Do chưa có nhiều kinh nghiệm nên trong quá trình thực hiện đề tài em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sẽ nhận được ý kiến đóng góp từ quý thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2021 Sinh viên Nguyễn Thị Hiền
DANH MỤC CÁC HÌNH Tên hình Trang Hình 1.1. Sơ đồ phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC 4 Hình 1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco 16 Hình 2.1. Khung nghiên cứu đề tài 20 Hình 3.1. Sơ đồ kho thành phẩm Hoàng Liệt 25 Hình 3.2. Cách sắp xếp hàng trên giá nhìn từ mặt chính 27 Hình 3.3. Cách sắp xếp hàng hoá trong kho nhìn từ phía bên 27
DANH MỤC CÁC BẢNG Tên bảng Trang Bảng 1.1. Số liệu dùng để phân tích theo kỹ thuật ABC 5 Bảng 1.2. Bảng thống kê chi phí lưu kho 8 Bảng 1.3. Các điều kiện bảo quản cụ thể trong kho 13 Bảng 3.1. Trình độ nhân sự kho thành phẩm Hoàng Liệt năm 2020 21 Bảng 3.2. Trang thiết bị bảo quản của kho thành phẩm Hoàng Liệt 23 Bảng 3.3. Phương pháp xếp hàng hoá trên kệ của kho 28 Bảng 3.4. Bảng khảo sát nhiệt độ, độ ẩm trung bình tháng năm 2019 29 Bảng 3.5. Bảng hướng dẫn thực hiện vệ sinh trong kho 30 Bảng 3.6. Giá trị tồn kho thành phẩm năm 2018, 2019 32 Bảng 3.7. Giá vốn hàng bán thành phẩm năm 2018,2019 33 Bảng 3.8. Hệ số quay vòng và tốc độ luân chuyển hàng tồn của 33 thành phẩm Bảng 3.9. Bảng các nội dung chuẩn bị trước khi vận chuyển 34 Bảng 3.10. Quy trình xuất hàng thành phẩm 37
MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 CHƢƠNG 1 - TỔNG QUAN.......................................................................... 2 1.1. Các lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho .............................. 2 1.1.1. Các khái niệm cơ bản về hàng tồn kho của doanh nghiệp .................. 2 1.1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho của doanh nghiệp ......................................... 2 1.1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp........................................... 2 1.1.1.3. Vai trò hàng tồn kho của doanh nghiệp ............................................... 2 1.1.1.4. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp .......................................... 3 1.1.2. Tổng quát về quản lý hàng tồn kho ....................................................... 6 1.1.2.1. Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp ............................ 6 1.1.2.2. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp ..................... 6 1.1.2.3. Chi phí tồn kho ..................................................................................... 7 1.1.2.4. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp .. 9 1.2. Tổng quan về tồn trữ thuốc ..................................................................... 9 1.2.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc............................................................ 10 1.2.2. Chức năng của kho .............................................................................. 10 1.3. Nội dung cơ bản của nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc ...... 10 1.3.1. Nhân sự................................................................................................. 11 1.3.2. Nhà kho và trang thiết bị ..................................................................... 11 1.3.3. Bảo quản thuốc thành phẩm ............................................................... 12 1.3.3.1. Các điều kiện bảo quản trong kho ..................................................... 12 1.3.3.2. Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể........................................... 13 1.3.4. Vệ sinh .................................................................................................. 13 1.3.5. Yêu cầu lưu trữ..................................................................................... 13 1.4. Giới thiệu chung về công ty cổ phần Traphaco................................... 14 1.4.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty .................... 14 1.4.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh ......................................... 14
1.4.3. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco .................................. 15 1.5. Một số nghiên cứu khác đã từng thực hiện cùng nội dung ................ 17 CHƢƠNG 2 - ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ....... 19 2.1. Đối tƣợng nghiên cứu............................................................................. 19 2.2. Thời gian nghiên cứu ............................................................................. 19 2.3. Địa điểm nghiên cứu .............................................................................. 19 2.4. Phƣơng pháp nghiên cứu....................................................................... 19 2.4.1. Phương pháp nghiên cứu mô tả cắt ngang ........................................ 19 2.4.2. Phương pháp hồi cứu số liệu .............................................................. 19 2.4.3. Phương pháp thu thập dữ liệu ............................................................ 19 2.4.3.1. Thu thập các dữ liệu có trong sổ sách ............................................... 19 2.4.3.2. Phương pháp quan sát ....................................................................... 20 2.5. Phƣơng pháp xử lý và phân tích số liệu ............................................... 20 2.6. Khung nghiên cứu đề tài........................................................................ 20 CHƢƠNG 3 - KẾT QUẢ .............................................................................. 22 3.1. Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho năm 2020 .......................... 22 3.1.1. Tổ chức nhân sự của kho thành phẩm ............................................... 22 3.1.2. Các loại máy móc, trang thiết bị .......................................................... 23 3.1.3. Sơ đồ bố trí kho và các khu vực bảo quản .......................................... 25 3.1.4. Các kiểu chất xếp hàng hóa trong kho ............................................... 27 3.1.4.1. Cách sắp xếp hàng trên giá................................................................ 27 3.1.4.2. Phương pháp xếp hàng hóa trong kho ............................................... 28 3.1.5. Nhiệt độ và độ ẩm trong kho năm 2019 .............................................. 29 3.1.6. Công tác vệ sinh kho ............................................................................ 30 3.1.7. Phòng cháy, chữa cháy, bảo hiểm cháy nổ ........................................ 32 3.2. Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc năm 2018-2019 .................... 33
3.2.1. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho ....................................................... 33 3.2.2. Quy trình vận chuyển hàng ................................................................. 35 3.2.2.1. Điều kiện xe chuyên dụng vận chuyển dược phẩm ............................ 35 3.2.2.2. Chuẩn bị các điều kiện trước khi vận chuyển .................................... 35 3.2.2.3. Kiểm tra nhận hàng từ kho ................................................................ 36 3.2.2.4. Chuyển hàng lên thùng xe .................................................................. 36 3.2.2.5. Theo dõi và xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển ............. 36 3.2.2.6. Giao nhận hàng tại địa chỉ của khách hàng ...................................... 37 3.2.2.7. Báo cáo sau giao hàng ....................................................................... 37 3.2.2.8. Quy định về diệt côn trùng trong xe vận chuyển ............................... 37 3.2.3. Quy trình xuất hàng thành phẩm........................................................ 38 CHƢƠNG 4 - BÀN LUẬN ........................................................................... 39 4.1. Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho năm 2020 .......................... 39 4.1.1. Tổ chức nhân sự của kho thành phẩm ............................................... 39 4.1.2. Các loại máy móc, trang thiết bị .......................................................... 39 4.1.3. Sơ đồ bố trí kho và các khu vực bảo quản .......................................... 39 4.1.4. Các kiểu chất xếp hàng hóa trong kho ............................................... 40 4.1.5. Nhiệt độ và độ ẩm trong kho................................................................ 40 4.1.6. Công tác vệ sinh kho ............................................................................ 40 4.1.7. Phòng cháy, chữa cháy, bảo hiểm cháy nổ ........................................ 40 4.2. Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc năm 2018-2019 .................... 40 4.2.1. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho ....................................................... 40 4.2.2. Quy trình vận chuyển hàng ................................................................. 41 4.2.3. Quy trình xuất hàng thành phẩm........................................................ 41 4.3. Ƣu điểm và nhƣợc điểm của đề tài so với các đề tài khác .................. 41 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT .......................................................................... 43
MỞ ĐẦU Hàng hóa tồn kho là một bộ phận vốn lưu động của doanh nghiệp, có vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Quản lý lượng hàng tồn kho tốt sẽ giúp cho quá trình vận hành không bị gián đoạn. Đồng thời, đáp ứng đủ nguồn cung cấp cho thị trường khi cần thiết. Để quản lý tốt hàng tồn kho đòi hỏi phải có sự kết hợp ăn ý giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà hàng tồn kho thường tồn tại ở nhiều hình thái khác nhau, đa dạng về đặc điểm, chủng loại và có điều kiện bảo quản khác nhau. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đồng thời tạo ra lợi nhuận cho công ty vừa là mục tiêu nhưng cũng là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp hiện nay. Thuốc tồn kho là một loại hàng tồn kho đặc biệt, có yêu cầu về điều kiện bảo quản rất cao, công tác quản lý được thực hiện nghiêm ngặt. Ở nước ta, khí hậu nhiệt đới ẩm là điều kiện không thuận lợi cho việc bảo quản, tồn trữ thuốc. Vì vậy, vấn đề quản lý thuốc tồn kho hiệu quả càng là vấn đề gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp. Công ty cổ phần Traphaco là một trong những đơn vị quan trọng trong lĩnh vực y tế nói chung và ngành Dược nói riêng. Trong những năm gần đây Traphaco đều có tên trong danh sách Top 10 công ty Dược phẩm Việt Nam uy tín [3]. Hiện nay, sản phẩm của công ty có mặt tại khắp nơi ở cả thị trường trong và ngoài nước. Chính vì vậy công tác quản lý hàng tồn kho ở công ty là một trong những vấn đề đang được quan tâm hàng đầu. Xuất phát từ những ý trên cùng với mong muốn tìm hiểu thực trạng quản lý thuốc tồn kho tại công ty cổ phần Traphaco, đề tài “Mô tả thực trạng quản lý hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2018-2020” đã được thực hiện với các mục tiêu dự kiến như sau: 1. Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2020. 2. Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm 2018-2019.
Chƣơng 1 - TỔNG QUAN 1.1. Các lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho 1.1.1. Các khái niệm cơ bản về hàng tồn kho của doanh nghiệp 1.1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho của doanh nghiệp Là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ [1]. 1.1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp Một là, thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thường chiếm 40-50%). Hai là, thường được hình thành dựa trên sự phân công lao động xã hội, chuyên môn hóa sản xuất, không bán được hàng, đề phòng rủi ro, để cân bằng cung – cầu đối với những mặt hàng có tính thời vụ [24]. Ba là, mỗi công đoạn sản xuất đều có một lượng tồn kho riêng trong quá trình sản xuất. Nếu không có một lượng nguyên liệu hay bán thành phẩm dự trữ nào đó thì một công đoạn sẽ hoàn toàn bị lệ thuộc vào các bộ phận đứng trước đó [19]. Bốn là, đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm là vô hình: lời khuyên của các công ty tư vấn, sự giải trí của người tiêu dùng thông qua các hoạt động giải trí. Hàng tồn kho chủ yếu là dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất. Năm là, ở lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua bán kiếm lời, hàng tồn kho chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Sáu là, trong lĩnh vực sản xuất, sản phẩm phải trải qua một quá trình chế biến để biến đầu vào là nguyên vật liệu thành sản phẩm ở đầu ra nên hàng tồn kho bao gồm hết các loại từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và thành phẩm cuối cùng khi đến tay người tiêu dùng. 1.1.1.3. Vai trò hàng tồn kho của doanh nghiệp 2
Hàng tồn kho góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, tránh gián đoạn trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất kỳ tình huống nào [24]. Chẳng hạn như, nguyên liệu tồn kho cần được duy trì để làm giảm tính không chắc chắn của sự chậm trễ ngoài dự kiến trong vận chuyển, giao hàng. Dĩ nhiên, sự chậm trễ này có thể xảy ra bởi rất nhiều lý do như sự mất khả năng cung ứng đột ngột của nhà cung cấp, do thiên tai hay do sự chậm trễ trong vận chuyển. 1.1.1.4. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 thì hàng tồn kho được phân loại như sau: - Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến. - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. - Chi phí dịch vụ dở dang:  Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.  Giá hiện hành: là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC 3
90% 80% 70% % về giá trị hàng dự trữ 60% 50% Nhóm A 40% Nhóm B 30% Nhóm C 20% 10% 0% 15 30 35 % về số chủng loại Hình 1.1. Sơ đồ phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC Để làm rõ hơn, chúng ta xét ví dụ: Một công ty tổ chức quản lý dự trữ 10 loại nguyên vật liệu có mã hiệu từ A101 đến A110. Các số liệu được tính toán và ghi trong bảng sau 4
Bảng 1.1. Số liệu dùng để phân tích theo kỹ thuật ABC Số % so với Lượng yêu Giá mua Giá trị % về giá Xếp loại loại tổng số cầu hằng một đơn hằng trị so với hàng loại hàng năm vị hàng năm tổng giá dự trữ trị năm A101 20 1000 90 90.000 38,78 A A102 500 154 77.000 33,18 A103 30 1550 17 26.350 11,35 B A104 350 42,86 15.001 6,46 A105 1000 12,50 12.500 5,39 A106 50 600 14,17 8.520 3,67 C A107 2000 0,6 1.200 0,52 A108 100 8,5 850 0,37 A109 1200 0,42 504 0,22 A110 250 0,6 150 0.06 Từ bảng và đồ thị trên, hàng hóa tồn kho được chia thành 3 loại [24]: - Nhóm A: là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70-80% so với tổng giá trị hàng hóa được dự trữ trong kho. - Nhóm B: bao gồm những loại hàng có giá trị trung bình, đem lại 15% giá trị dự trữ hàng hóa cho doanh nghiệp. - Nhóm C: gồm những loại hàng có giá trị thấp nhất, giá trị dự trữ chiếm 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ của doanh nghiệp. Hiện nay, sử dụng phương pháp phân tích ABC có thể thực hiện thông qua hệ thống quản trị tồn kho tự động hóa bằng máy tính nên rất thuận tiện cho các doanh nghiệp. 5
Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị hàng tồn kho có tác dụng giúp xác định thứ tự ưu tiên trong việc bố trí nguồn vốn, tập trung làm công tác quản trị, … Cụ thể: - Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần nhiều hơn so với nhóm C. Do vậy cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A. - Các loại mặt hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát về hiện vật. Thường xuyên thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất. 1.1.2. Tổng quát về quản lý hàng tồn kho 1.1.2.1. Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp Quản lý hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp [21]. Quản lý hàng tồn kho là công tác: - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ về số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán hàng bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh ứ đọng hàng hóa [22]. - Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát, gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp. - Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa. 1.1.2.2. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp - Đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. - Đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường. - Xác định được điểm cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích thu được. - Chi phí cho quản lý hàng tồn kho là thấp nhất. 6
1.1.2.3. Chi phí tồn kho a. Chi phí đặt hàng Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, không phụ thuộc vào số hàng được mua [19]. Trong một số trường hợp, chi phí đặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm. Khi khối lượng hàng của mỗi lần đặt là nhỏ, số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao. Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn. b. Chi phí lưu kho Chi phí lưu kho là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ [23]. Những chi phí này được thống kê dưới bảng sau: 7
Bảng 1.2. Bảng thống kê chi phí lưu kho Nhóm chi phí Tỷ lệ so với giá trị tồn kho 1. Chi phí về nhà cửa và kho hàng Chiếm từ 3-10% - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa - Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng - Chi phí thuê nhà đất 2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện Chiếm từ 1-4% - Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị - Chi phí năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị 3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản Chiếm từ 3-5% lý tồn kho 4. Phí tồn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho Chiếm từ 6-24% - Thuế đánh vào hàng tồn kho - Chi phí vay vốn - Chi phí bảo hiểm hàng tồn kho 5. Thiệt hại hàng tồn kho do mất mát, hư Chiếm từ 2-5% hỏng hoặc không sử dụng được  Tỷ lệ trên chỉ có tính tương đối, chúng phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí lưu kho hằng năm chiếm 40% giá trị hàng tồn kho. c. Chi phí mua hàng Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo lượng mua [23]. 8
1.1.2.4. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp - Chỉ tiêu đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho  Chỉ tiêu hệ số quay vòng hàng tồn kho Hệ số này cho biết trong một năm hàng tồn kho quay vòng được bao nhiêu lần. Tỷ số càng thấp chứng tỏ các loại hàng hóa tồn kho quá cao so với doanh số bán [18]. Nếu tỷ số cao chứng tỏ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, vốn không bị ứ đọng. Tuy nhiên không phải lúc nào tỷ số cao cũng là tốt, tỷ số thấp cũng là xấu. Tỷ số quá cao đồng nghĩa với việc hàng tồn kho thấp, có thể sẽ không đủ để cung ứng cho thị trường. Công thức: 𝐺𝑖á 𝑣ố𝑛 ℎà𝑛𝑔 𝑏á𝑛 Hệ số quay vòng hàng tồn kho = 𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 𝑏ì𝑛ℎ 𝑞𝑢â𝑛  Chỉ tiêu thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình (tốc độ hàng hóa luân chuyển)  Công thức: 365 Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho = 𝐻ệ 𝑠ố 𝑞𝑢𝑎𝑦 𝑣ò𝑛𝑔 ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 Đây là thông số xác định số ngày dự trữ hàng trong kho. Nếu số ngày dự trữ dài hơn so với mức bình quân ngành, điều này chứng tỏ hàng tồn kho bị ứ đọng quá nhiều và có nguy cơ công ty phải giảm giá mạnh để giải phóng hàng tồn kho. 1.2. Tổng quan về tồn trữ thuốc Tồn trữ thuốc không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả 1 quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho. Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đủ nhất và chất lượng tốt nhất, giảm tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc [16]. 9
1.2.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây: - Đảm bảo tính sẵn có: tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng. - Duy trì niềm tin trong hệ thống: nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe. - Tránh tình trạng thiếu kinh phí: nếu không có tồn kho hoặc tồn kho không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn. - Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: những thay đổi trong nhu cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được. Do đó, lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó. 1.2.2. Chức năng của kho - Bảo quản: hàng hóa trong kho được bảo quản tốt về số lượng và chất lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát có nghĩa là kho góp phần vào việc đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng năng suất lao động xã hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển. - Dự trữ: đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục. Đồng thời kho cũng góp phần mở rộng lưu thông hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân. - Kiểm tra, kiểm soát: khi xuất nhập khập và trong quá trình bảo quản, kho dược góp phần tạo ra những sản phẩm thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng, ngăn ngừa hàng giả, kém chất lượng, quá hạn lọt vào lưu thông, góp phần bảo vệ quyền lợi cho người sử dụng. - Cân đối nhu cầu: kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tư hàng hóa. Do đó nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư hàng hóa từ nơi thừa sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho các nhu cầu phòng và chữa bệnh, góp phần thực hiện cân đối cung cầu [13]. 1.3. Nội dung cơ bản của nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc GSP 10
1.3.1. Nhân sự Kho thuốc phải có đủ nhân viên, các công việc được giao phải phù hợp với trình độ. Mỗi nhân viên đều phải thường xuyên được đào tạo về thực hành tốt bảo quản thuốc. Thủ kho phải là người có trình độ, hiểu biết cần thiết về dược, về nghiệp vụ bảo quản (phương pháp bảo quản, quản lý số sách, theo dõi xuất nhập, chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc…). Thủ kho phải có trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học đối với các cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc hóa dược, vắc xin, sinh phẩm y tế [2]. Đối với thủ kho thuốc, nguyên liệu thuốc được kiểm soát đặc biệt thì cần đáp ứng các quy định pháp luật có liên quan. 1.3.2. Nhà kho và trang thiết bị Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt. Kho phải có một địa chỉ xác định, có hệ thống đường giao thông công cộng hoặc giao thông nội bộ đủ rộng, đảm bảo thuận tiện cho việc vận chuyển, xuất nhập, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy. Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và bảo trì một cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có, như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và không ảnh hưởng tới chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc [2]. Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo sự thông thoáng, luận chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão, … Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thích hợp để đảm bảo tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc trong kho, và sự di chuyển của các phương tiện cơ 11
giới. Không được có các khe, vết nứt gãy, … là nơi tích lũy bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng. Kho bảo quản phải có diện tích đủ rộng để bố trí các khu vực cho các hoạt động sau: tiếp nhận, biệt trữ, kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc, bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, … Kho phải được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: nhiệt kế, giá, kệ, tủ lạnh, xe nâng, xe chở hàng, … phục vụ cho công tác quản lý hàng tồn kho. Các thiết bị phải được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để có hoạt động ổn định, chính xác. Các thiết bị đo phải được hiệu chỉnh định kỳ theo quy định của pháp luật về hiệu chỉnh thiết bị đo. Phải có máy tính kết nối internet và thực hiện quản lý hoạt động bảo quản thuốc bằng phần mềm vi tính. Có cơ chế kết nối thông tin từ hoạt động nhập, xuất, phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc cho khách hàng, thông tin về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc từ nhà sản xuất và khách hàng cũng như việc chuyển giao thông tin cho cơ quan quản lý liên quan khi được yêu cầu. Kho phải được chiếu đủ sáng để cho phép tiến hành một cách chính xác và an toàn tất cả hoạt động trong khu vực kho. Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ công năng của từng khu vực, phải có diện tích phù hợp, đủ không gian để cho phép việc phân loại sắp xếp hàng hóa theo chủng loại thuốc, nguyên liệu khác nhau. 1.3.3. Bảo quản thuốc thành phẩm Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải sắp xếp trên giá, kệ, tấm kê panel và được bảo quản ở vị trí cao hơn sàn nhà. Các bao, thùng thuốc, nguyên liệu làm thuốc có thể xếp chồng lên nhau nhưng phải đảm bảo không có nguy cơ đổ vỡ, hoặc gây hại tới bao, thùng thuốc bên dưới. Bao bì thuốc phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản. Không dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại này cho loại khác. 1.3.3.1. Các điều kiện bảo quản trong kho - Bảo quản điều kiện thường 12