Khóa luận tốt nghiệp: Nghiên cứu áp dụng 5s tạo môi trường làm việc việc quả trong công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Chia sẻ: Trạc Thanh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:97

Thêm vào BST

Báo xấu

61
lượt xem 17
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương trình bày cơ sở lý luận về chương trình quản lý 5s tạo môi trường làm việc hiệu quả trong văn phòng; thực trạng công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn trên cơ sở chương trình 5s; áp dụng chương trình 5s tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Nghiên cứu áp dụng 5s tạo môi trường làm việc việc quả trong công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

LỜI CẢM ƠN Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp là một nội dung quan trọng nhằm giúp cho sinh viên tổng hợp kiến thức, rèn luyện kỹ năng nghiên cứu khoa học trên cơ sở kết hợp lí luận và thực tiễn. Đề tài: “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc việc quả trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn” được hoàn thành dưới sự hướng dẫn trực tiếp của giảng viên Đinh Thị Hải Yến - Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Để hoàn thành khóa luận này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất tới cô - người đã hướng dẫn tận tình, góp ý trực tiếp và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua. Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã có nhiều cố gắng nhưng vì năng lực còn hạn chế nên khóa luận không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Tôi kính mong nhận được ý kiến đóng góp từ Hội đồng và quý thầy, cô để khóa luận hoàn thiện hơn trong thời gian sớm nhất. Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu trích dẫn trong khóa luận dựa trên số liệu bảo đảm độ tin cậy, chính xác và trung thực. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Người thực hiện Nguyễn Thị Phương
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt Từ đầy đủ Bộ Nông nghiệp và Phát triển 1 Bộ NN& PTNT Nông thôn 2 VP Văn phòng 3 CBCC Cán bộ, công chức
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài .......................................................................................... 1 2. Mục tiêu của đề tài ....................................................................................... 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu................................................................... 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................... 2 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................... 3 6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 5 7. Bố cục đề tài .................................................................................................. 6 PHẦN NỘI DUNG .............................................................................................. 7 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG VĂN PHÒNG ................ 7 1.1. Khái quát chung về chương trình 5S ...................................................... 7 1.1.1. Một số khái niệm ................................................................................. 7 1.1.2. Lịch sử hình thành 5S ......................................................................... 9 1.1.3 Nội dung chương trình 5S .................................................................. 10 1.1.4. Mục tiêu, ý nghĩa chương trình 5S ................................................... 12 1.1.5. Quy trình thực hiện chương trình 5S ............................................... 17 1.1.6. Các yếu tố tạo nên thành công khi áp dụng chương trình 5S ......... 18 1.2. Khái quát chung về văn phòng .............................................................. 19 1.2.1. Một số khái niệm ................................................................................ 19 1.2.2. Vai trò của văn phòng và công tác văn phòng ................................. 23 1.2.3. Ý nghĩa của việc tạo môi trường làm việc hiệu quả trong văn phòng... 24 1.3. Sự cần thiết của việc áp dụng chương trình 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong văn phòng.............................................................................. 26
TIỂU KẾT .......................................................................................................... 29 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRÊN CƠ SỞ CHƯƠNG TRÌNH 5S ....................................................................................... 30 2.1. Vài nét về Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ........ 30 2.1.1. Lịch sử hình thành Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ............................................................................................................... 30 2.1.2. Vị trí, chức năng Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ............................................................................................................... 30 2.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn...................................................................................................... 31 2.2. Thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn trên cơ sở chương trình 5S ................................................ 33 2.2.1 Thực trạng công tác văn phòng dưới góc độ “Sàng lọc” ................. 34 2.2.2 Thực trạng công tác văn phòng dưới góc độ “Sắp xếp”................... 36 2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng dưới góc độ “Sạch sẽ” ................... 40 2.2.4 Thực trạng công tác văn phòng dưới góc độ “Săn sóc” ................... 42 2.2.5 Thực trạng công tác văn phòng dưới góc độ “Sẵn sàng” ................ 44 2.3. Nhận xét ................................................................................................... 46 2.3.1. Ưu điểm .............................................................................................. 46 2.3.2. Nhược điểm ........................................................................................ 48 2.3.3. Nguyên nhân ...................................................................................... 49 TIỂU KẾT .......................................................................................................... 52 CHƯƠNG 3. ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN................................................... 53
3.1. Tính khả thi khi áp dụng chương trình 5S tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn .................................................................... 53 3.1.1. Những thuận lợi ................................................................................. 53 3.1.2. Những khó khăn, thách thức ............................................................ 54 3.2. Quy trình áp dụng chương trình 5S tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ...................................................................................... 57 3.2.1. Giai đoạn chuẩn bị............................................................................. 57 3.2.2. Giai đoạn thực hiện ........................................................................... 59 3.2.3. Giai đoạn kiểm tra, đánh giá ............................................................. 68 3.2.4. Giai đoạn cải tiến, nâng cao hiệu quả áp dụng................................ 70 3.3. Một số giải pháp để triển khai áp dụng chương trình 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại VP Bộ NN&PTNT ......... 71 3.3.1. Nhóm giải pháp khắc phục các rào cản để đưa 5S vào áp dụng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. ............................... 71 3.3.2. Nhóm giải pháp nhằm duy trì và phát triển chương trình 5S trong công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ............................................................................................................... 74 TIỂU KẾT .......................................................................................................... 77 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 79 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 81
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng luôn được coi là bộ máy thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, Lãnh đạo cơ quan đảm bảo cho công tác Lãnh đạo quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và hiệu quả. Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tố khách quan, có vai trò và vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng như các cơ quan hành chính nhà nước. Hiện nay, tất cả các quốc gia trên thế giới đang có xu hướng áp dụng điều hành nhà nước từ hành chính cai trị sang hành chính phục vụ. Đảng và Nhà nước ta cũng đang đẩy mạnh công tác cải cách hành chính nhằm phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn. Những tiêu chí của nền hành chính phục vụ có thể kể là xử sự một cách dân chủ, không chỉ ban hành quyết định mà còn phải thông tin đầy đủ, giải thích cặn kẽ, thấu tình đạt lý, công chức có chuyên môn, kiến thức xã hội, hiểu biết tâm lý, người Lãnh đạo có trách nhiệm luôn lắng nghe dân, thực sự gần dân, tổ chức bộ máy hành chính thích hợp, hiệu quả, phân công, phân cấp trách nhiệm rõ ràng, áp dụng công nghệ hành chính tiên tiến, tạo sự thuận lợi tối đa cho dân… Nói tóm lại, hành chính phục vụ có thể xem như doanh nghiệp dịch vụ, hướng về lợi ích của khách hàng thay vì đối xử với dân theo kiểu một người cấp trên. Để làm được điều này, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại sự thành công. Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. Chương trình quản lý 5S được xem như một công cụ hữu hiệu giúp các đơn vị, tổ chức loại bỏ lãng phí, cải thiện chất lượng công tác và nâng cao năng suất được áp dụng trên tất cả các mặt hoạt động. Đối với công tác văn phòng thì việc áp dụng chương trình 5S sẽ đem lại nhứng lợi ích đáng kể trong tất cả các khâu thực hiện. Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy 1
lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, Bộ đã không ngừng nâng cao chất lượng công tác mọi mặt của văn phòng nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước. Do đó, nhiệm vụ đặt ra hiện nay là cần áp dụng phương pháp mới nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học, tạo tiền đề phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên mà 5S chính là mục tiêu phải hướng đến. Chính vì những thực tế trên, tôi đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn” làm đề tài khóa luận của mình. Thông qua quá trình nghiên cứu làm sáng tỏ vấn đề lý luận và thực tiễn sẽ là cơ sở để đề xuất những giải pháp áp dụng thành công chương trình 5S tạo động lực thúc đẩy cho sự phát triển của Văn phòng Bộ Nông nghiệp nói riêng và các tổ chức, đơn vị nói chung. 2. Mục tiêu của đề tài Đề xuất áp dụng chương trình 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Chương trình quản lý 5S áp dụng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian: Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. - Phạm vi thời gian: Từ năm 2016 đến nay. Nội dung nghiên cứu: Nghiên cứu áp dụng chương trình 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm có: 2
- Giới thiệu về chương trình 5S và làm rõ sự cần thiết phải áp dụng chương trình 5S trong công tác VP tại VP Bộ NN&PTNT. - Bước đầu tìm hiểu thực trạng áp dụng chương trình 5S qua các nội dung của chương trình 5S. Trên cơ sở đó, nêu lên những mặt tích cực và hạn chế. Từ đó, đánh giá tính khả thi áp dụng chương trình 5S. - Đề xuất áp dụng chương trình 5S tại VP Bộ NN&PTNT, đưa ra quy trình áp dụng cụ thể và các giải pháp áp dụng hiệu quả. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đến nay, số lượng các đề tài nghiên cứu về áp dụng chương trình 5S còn rất hạn chế. Qua tìm hiểu, hiện mới chỉ có một số ít cuốn sách, bài viết và một số bài luận văn trình bày về phương pháp này. Một số tài liệu điển hình như sau: a. Sách, giáo trình Phan Chí Anh (2008), cuốn sách Thực hành 5S – Nền tảng cải tiến năng suất, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội. Trong cuốn sách này, tác giả đã giới thiệu và đưa ra định nghĩa chương trình 5S bằng tiếng Việt, theo đó 5S bao gồm 5 hoạt động (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng). Đây là một trong những tài liệu tham khảo cung cấp cơ sở lý thuyết về chương trình 5S giúp tôi có cái nhìn tổng quát về chương trình này. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Giáo trình này nhằm phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên các hệ dài hạn, tại chức, văn bằng 2 thuộc các chuyên ngành quản trị kinh doanh của trường Đại học Kinh tế quốc dân. Đây cũng là tài liệu tham khảo cho những người làm quản lý, nhân viên văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh. Tác giả đã cung cấp cho người đọc kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa công tác văn phòng; hiện đại hóa công tác lưu trữ, sử dụng tài liệu 3
nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội. Kaoru Ishikawa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội. Đề cập về đặc điểm, thực chất và cách tiến hành phương pháp quản lý chất lượng và hiệu quả của nó ở Nhật; nêu ra những khác biệt trong quản lý chất lượng ở Nhật và ở Mỹ - nơi sinh ra phương pháp này nhưng lại vận dụng kém hiệu quả hơn Nhật. Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội. Giáo trình cung cấp những kiến thức cơ bản về quản lý chất lượng; tổng quát về khách hàng và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng; phân tích chất lượng sản phẩm; quản trị chất lượng; quản trị chất lượng dịch vụ; tiêu chuẩn hóa; đảm bảo và cải tiến chất lượng; kiểm tra chất lượng sản phẩm; đo lường; chi phí và kiểm soát chất lượng... b. Đề tài khoa học Trần Thúy Giang (2007), đề tài “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả các phòng ban chức năng tại công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội”, luận văn thạc sĩ - Đại học Kinh tế quốc dân, đưa ra nội dung tổng quan, chi tiết về 5S và thực trạng các hoạt động 5S tại công ty dịch vụ du lịch đường sắt HN đồng thời nêu đánh giá, nhận định và các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S. Luận văn đã góp phần không nhỏ vào công cuộc cải thiện những mặt khó khăn tại công ty, tạo môi trường làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng... Nguyễn Đăng Minh, Đỗ Thị Cúc, Tạ Thị Hương Giang và Hoàng Thị Thu Hà, (2013), đề tài “Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa ở Việt Nam – Thực trạng và khuyến nghị”, Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, Kinh tế và Kinh doanh, tập 29, số 1, trang 23-31, Hà Nội chỉ ra thực trạng áp dụng 5S tại các doanh nghiệp Việt Nam, nguyên nhân chính và đề xuất một số khuyến nghị nhằm áp dụng 5S tại Việt Nam. 4
Nguyễn Ngọc Qúy (2005), đề tài “Áp dụng chương trình quản lý 5S một giải pháp để nâng cao hiệu quả làm việc tại Bộ Công nghiệp”, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đã trình bày khái quát về chương trình 5S, nêu lên thực trạng áp dụng 5S tại Bộ Công nghiệp đồng thời đưa ra một số ý kiến đóng góp để giúp cho việc thực hiện được hiệu quả hơn. c. Bài viết, tạp chí Trương Quốc Anh (1998), 5S – Bí quyết thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản, Tạp chí Năng suất và Chất lượng. Lý Thị Kim Bình (2008), Môi trường làm việc là điều kiện để cán bộ, công chức phát huy khả năng công tác, Tạp chí Tổ chức Nhà nước. TS Nguyễn Văn Hậu (2016), Sứ mệnh của Quản trị văn phòng trong bối cảnh hội nhập và phát triển công nghệ, Tạp chí Quản lý nhà nước, Học viện Hành chính Quốc gia. Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính, Học viện Hành (2013), Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nước. Tác giả đã làm sáng tỏ chức năng của Văn phòng và tầm quan trọng của việc hiện đại hóa văn phòng trong công cuộc cải cách hành chính. Tuy nhiên, cho tới thời điểm này chưa công trình nào nghiên cứu trực tiếp về đề tài: “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn”. Vì vậy, đề tài mà tôi lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đã công bố. Đây là đề tài mới, nghiên cứu độc lập nhằm đánh giá về cơ sở lý luận cũng như thực trạng, từ đó đưa ra các giải pháp cụ thể để thực hiện. 6. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích tài liệu: Báo cáo sử dụng phương pháp này để nghiên cứu và hệ thống hóa những lý luận về chương trình 5S trong công tác văn phòng làm định hướng để tiến hành phân tích thực trạng áp 5
dụng trong công tác văn phòng tại cơ quan và đề xuất những giải pháp, khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng chương trình 5S trong công tác văn phòng phù hợp với thực tế cơ quan. - Phương pháp thống kê: Để kết quả nghiên cứu đảm bảo khoa học, khách quan, chính xác, có độ tin cậy cao, sử dụng phương pháp phân tích - thống kê để xử lý và kiểm tra các số liệu thu thập. Từ đó, đưa ra những đánh giá khách quan nhất về vấn đề nghiên cứu. - Phương pháp quan sát: Trong thời gian nghiên cứu tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp, cá nhân tôi chủ động quan sát các vấn đề liên quan tới công tác văn phòng tại đây nhằm đưa ra những dữ liệu chính xác nhất. - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Thiết kế bảng câu hỏi phỏng vấn gián tiếp một số cán bộ, công chức tại Văn phòng Bộ xoay quanh vấn đề áp dụng chương trình 5S tại văn phòng, sau đó tiến hành xử lý kết quả điều tra, thống kê dữ liệu. Từ đó, đưa ra số liệu phân tích, đánh giá cụ thể và chính xác. 7. Bố cục đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận về chương trình quản lý 5s tạo môi trường làm việc hiệu quả trong văn phòng. Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn trên cơ sở chương trình 5s. Chương 3: Áp dụng chương trình 5s tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. 6
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG VĂN PHÒNG 1.1. Khái quát chung về chương trình 5S 1.1.1. Một số khái niệm Trên thế giới hiện nay, một số hệ thống quản lý chất lượng và công cụ quản lý đã và đang trở nên rất phổ biến với các doanh nghiệp, tổ chức, có thể kể đến như: hệ thống quản lý chất lượng TQM, bộ tiêu chuẩn ISO 9000, Kaizen, … 5S cũng được biết đến là một chương trình quản lý được các cơ quan, tổ chức của nhiều quốc gia áp dụng và mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong việc nâng cao năng suất làm việc và cải tiến đối với các tổ chức áp dụng nó.  Hệ thống quản lý chất lượng Khái niệm quản lý chất lượng đã có rất nhiều tác giả quan tâm và được nhiều tổ chức nghiên cứu. - Theo Giáo sư, tiến sĩ Kaoru Ishikawa, một chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực quản lý chất lượng của Nhật Bản cho rằng: “Quản lý chất lượng là quá trình nghiên cứu triển khai, thiết kế sản xuất và bảo dưỡng một số sản phẩm có chất lượng, kinh tế nhất, có ích nhất cho người tiêu dùng và không ngừng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng”. 1 - Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (International Standard Organization) trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cho rằng: “Quản lý chất lượng là hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong một khuôn khổ nhất định”.2 1 Kaoru Ishikawa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 2 TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu (2008), xuất bản lần 3 7
- Theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9000:2007 thì “Hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng”. Hiểu một cách đơn giản nhất hệ thống quản lý chất lượng là hệ thống quản lý có sự phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, của từng thành viên trong doanh nghiệp, tất cả các công việc được quy định thực hiện theo cách thức nhất định nhằm duy trì hiệu quả và sự ổn định của các hoạt động. Hệ thống quản lý chất lượng chính là phương tiện để thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý chất lượng.3 Hệ trống quản lý chất lượng tập hợp các yếu tố trên bao gồm: + Cơ cấu tổ chức + Các quá trình liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ + Các quy tắc điều chỉnh tác nghiệp + Nguồn lực: Bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng. - Theo Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa thì: “Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các yếu tố: Cơ cấu tổ chức; các quy định mà tổ chức tuân thủ; các quá trình”. Như vậy, có tác động qua lại với các hệ thống khác như hệ thống quản lý nhân lực, hệ thống quản lý tài chính... Trong mối quan hệ này, vừa đặt yêu cầu cho hệ thống quản lý khác vừa chịu sự tác động của hệ thống quản lý khác.  Chương trình quản lý 5S: 5S bắt nguồn từ 5 từ trong tiếng Nhật, đó là SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU và SHITSUKE được sử dụng làm nền tảng cho việc phát triển hệ thống quản lý tập trung song song với sử dung quản lý chất lượng tập thể 4 Theo nghiên cứu của Bamber, ông cho rằng 5S bao gồm một hệ thống tiêu chuẩn, quy tắc, phương pháp và công cụ. Tại các nước khác nhau 5S được dịch thành nhiều từ khác nhau song về cơ bản ý nghĩa của chúng không hề thay đổi. 3 Theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9000:2007 4 Bamber và cộng sự (2000), Triết lý Kaizen và công cụ 5S 8
5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bao gồm: SEIRI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), và SHITSUKE (Sẵn sàng). 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.5 1.1.2. Lịch sử hình thành 5S Cũng như rất nhiều các phương pháp và công cụ khác, 5S hình thành với quá trình phát triển của các hệ thống quản lý chất lượng trên thế giới. Tại Nhật Bản: 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. 5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là SEIRI SEITON để hỗ trợ cho hoạt động “An Toàn, Chất lượng, Hiệu suất và Môi trường”. Năm 1986, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biến nhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn hơn và đầy đủ hơn bao gồm: SERI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), SHITSUKE (Sẵn sàng). Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao. Tại Singapore, Trung Quốc, Ba Lan, ...: Năm 1986, 5S được phổ biến ở nhiều nước như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan... 5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu trong dự án Năng suất JICA vào năm 1986. Sau đó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới uỷ ban 5S. Hiện nay nó đã đạt tới cấp độ cao ở rất nhiều tổ chức. 5 Phan Chí Anh (2008), cuốn sách Thực hành 5S – Nền tảng cải tiến năng suất, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội. 9
Tại nhiều quốc gia, công cụ 5S đã rất thành công trong giai đoạn đầu nhưng nó đã nhanh chóng trở nên hời hợt, hình thức và không hữu ích do áp dụng sai. Tại Việt Nam: 5S được đưa vào Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno là công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S từ năm 1993. 5S đã được áp dụng thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn và thành phố Hồ Chí Minh trong nhiều ngành khác nhau như: y tế, khách sạn hay một số ngành sản xuất như sản xuất lắp ráp ô tô, in ấn, … Ở Việt Nam đã từ rất lâu, có rất nhiều các chương trình đào tạo, huấn luyện và hướng dẫn triển khai 5S, kèm theo là các chương trình hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành và đơn vị sự nghiệp nhà nước cho doanh nghiệp. Song, trong thực tế còn rất nhiều các khó khăn để áp dụng thành công 5S và đặc biệt là làm sao để 5S mang lại hiệu quả cao, bên cạnh đó là phải duy trì được hoạt động một cách lâu dài và hoàn toàn tự nguyện, làm sao để 5S phải được ăn sâu vào tiềm thức của mỗi thành viên trong tổ chức, từ bảo vệ, tiếp tân, các phòng ban chức năng, văn phòng, nhà xưởng, kho bãi và Lãnh đạo doanh nghiệp rồi ngay cả khách hàng và nhà cung ứng. 1.1.3 Nội dung chương trình 5S 5S là chữ cái viết tắt của 5 từ đều bắt đầu bằng chữ "S". + 5S theo tiếng Nhật là: "Seri", "SEITON", "SEISO", "SEIKETSU" và "SHITSUKE". + 5S theo tiếng Anh là: " Sort", "Set in order", "Standardize", "Sustaint" và "Selfdiscipline". + 5S theo tiếng Việt là: "Sàng lọc", "Sắp xếp", "Sạch sẽ", "Săn sóc" và "Sẵn sàng": 10
1. Sàng lọc – S1 (SEIRI): Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi làm việc. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì. 2. Sắp xếp – S2 (SEITON): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để. 3. Sạch sẽ – S3 (SEISO): Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh …. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì. 4. Săn sóc – S4 (Sheiketsu): Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển 11
khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCC trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển. 5. Sẵn sàng – S5 (SHITSUKE): Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của tổ chức cao hơn. 1.1.4. Mục tiêu, ý nghĩa chương trình 5S * Mục tiêu chính của chương trình 5S 5S là một chương trình quản lý rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất cơ quan, tổ chức. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm: a, Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc. Trong thực tế không có gì tồn tại vĩnh cửu, do đó các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Vì vậy, để cải thiện môi trường làm việc hay thậm chí để duy trì một hiện trạng nào đó cũng cần phải nỗ lực liên tục. Chương trình 5S cũng vậy, bằng việc thực hiện chương trình này, cơ quan tổ chức sẽ cải thiện được phương pháp làm việc, quan hệ công việc cũng như điều kiện làm việc. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó, mọi thứ lại bắt đầu trở nên bừa bãi, lộn xộn. Do vậy, lại phải lặp đi lặp lại chương trình 5S ở mức độ cao hơn. Nghĩa là toàn bộ cán bộ công nhân viên của cơ quan phải thực hiện các quy trình của 5S nhưng lại ở mức độ cao hơn, dựa trên cơ sở cải tiến những cái đã đạt được. b, Xây dựng tinh thần đồng đội giữa các cá nhân trong tổ chức. Nhìn chung, bất cứ hoạt động nào được triển khai trong phạm vi toàn cơ quan muốn thành công cũng cần đến sự nỗ lực của tất cả mọi người. Nếu như một hoặc một nhóm người thực hiện công việc không hiệu quả cũng sẽ ảnh hưởng tới kết quả chung của toàn tổ chức. Chính vì lẽ đó, mọi người muốn hay không cũng phải cùng nhau nỗ lực. Mặt khác, thực hiện 5S còn gắn kết hơn nữa tinh thần đồng đội giữa các cá nhân. Vì 5S không đơn giản là toàn bộ cơ quan thực hiện mà còn 12
vì bản thân các công việc ấy là một chuỗi những hoạt động mà mỗi người thực hiện một công đoạn yêu cầu phải gắn bó với nhau. Làm việc cùng nhau cũng là cách để mọi người hiểu, thông cảm, chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau. Nhờ đó, kỹ năng làm việc nhóm cũng được củng cố và phát triển. c, Phát triển vai trò Lãnh đạo của cán bộ Lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. Thông qua việc điều hành chương trình 5S, các nhà lanh đạo, quản lý sẽ hiểu rõ hơn về CBCC của mình, từ đó xây dựng được chiến lược sử dụng con người phù hợp nhất. Cũng thông qua việc thực hiện chương trình, Lãnh đạo có thể đánh giá tình hình sử dụng trang thiết bị và có những quyết định quản lý liên quan đến vấn đề này. Nếu chương trình thực hiện tốt, uy tín của nhà Lãnh đạo cũng được nâng cao. Mặt khác, chương trình 5S xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức khỏe, đem lại sự tiện ích và nâng cao chất lượng cuộc sống cho CBCC trong toàn cơ quan. Quyết tâm thực hiện chương trình này là một trong những biểu hiện của nhà Lãnh đạo đối với việc quan tâm, chăm lo đời sống của CBCC. Qua đó, mối quan hệ giữa các cấp trong cơ quan, tổ chức được khăng khít, gắn bó hơn. d, Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến. Kỹ thuật cải tiến muốn nói đến ở đây bao gồm các kỹ thuật quản lý tiên tiến, các ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại, các biện pháp nhằm nâng cao năng suất và chất lượng công việc, ... Các kỹ thuật cải tiến chỉ có thể được đưa vào dựa trên cơ sở sự đồng nhất với các yếu tố khác của môi trường lao động. Điều đó có nghĩa là giữa môi trường lao động với các các kỹ thuật được áp dụng vào môi trường ấy phải có sự phù hợp với nhau. Môi trường làm việc phải có những điều kiện nhất định thì mới có thể triển khai áp dụng các kỹ thuật mới. Ví dụ: Không thể trang bị đồng bộ máy tính cho một cơ quan nếu như đại bộ phận cán bộ trong cơ quan ấy chưa biết sử dụng máy tính. Chương trình 5S là cách hiệu quả để cải thiện môi trường làm việc. Môi trường này bao gồm môi trường thực tế và môi trường không thể nhìn thấy bằng giác quan – là ý thức đã được cải tiến của con người. 5S cũng được coi là một 13