Khoá luận tốt nghiệp: Quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN), Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:70

Thêm vào BST

Báo xấu

9
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN), Hà Nội" là đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN), Hà Nội

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY VÀ CÁP ĐIỆN THƯỢNG ĐÌNH (CADI – SUN), HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ HOA Mã số sinh viên : 2005QTVC021 Khóa học : 2020 - 2024 Lớp : 2005QTVC Hà Nội - 2024
BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY VÀ CÁP ĐIỆN THƯỢNG ĐÌNH (CADI – SUN), HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ HOA Mã số sinh viên : 2005QTVC021 Khóa học : 2020 - 2024 Lớp : 2005QTVC Hà Nội – 2024 i
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của cá nhân tôi. Các số liệu được sử dụng trong nghiên cứu là chính xác, có nguồn gốc rõ ràng. Các kết quả nghiên cứu đều do tôi tự tìm hiểu, phân tích và đánh giá khách quan, chưa được công bố trong bất kì nghiên cứu nào. Những thông tin, tài liệu tham khảo trong khóa luận đều được trích dẫn và ghi nguồn đầy đủ. Sinh viên Trần Thị Hoa ii
LỜI CẢM ƠN Trải qua quá trình thực tập, được học tập, làm việc và trải nghiệm thực tế, em đã học được nhiều điều bổ ích, có được những trải nghiệm và kinh nghiệm quý cho bản thân để có thể hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp. Để có được những kinh nghiệm và hoàn thiện được khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ phía thầy cô Học viện Hành chính Quốc gia cũng như các anh, chị, cán bộ thuộc Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội. Lời đầu tiên, em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới - cô Đỗ Thị Thu Huyền – giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn, giải đáp và củng cố kiến thức trong suốt quá trình hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp. Đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo thuộc CADI- SUN Hà Nội đã tạo điều kiện cho em được học tập, làm việc trong một môi trường tốt. Em cũng xin được gửi lời cảm ơn đến toàn thể cô, chú, anh, chị làm việc tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội đã luôn tận tình chỉ dạy em trong suốt khoảng thời gian em học tập và làm việc tại doanh nghiệp. Cuối cùng em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến các thầy cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cùng toàn thể thầy cô Ban giám hiệu Học viện Hành chính Quốc gia và gia đình, bạn bè đã luôn đồng hành, giúp đỡ, động viên em trong suốt quá trình học tập và làm việc tại doanh nghiệp. Do lần đầu làm quen với khóa luận tốt nghiệp, trong khuôn khổ thời gian làm việc có hạn nên bài nghiên cứu không thể tránh khỏi những sai sót. Kính mong các thầy cô giáo cùng bạn bè quan tâm, đóng góp ý kiến để khóa luận ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! iii
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ ii LỜI CẢM ƠN ................................................................................................. iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................... viii PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 1 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................. 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................. 5 5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................ 5 6. Kết cấu khóa luận........................................................................................ 6 CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ......................................................................................................... 8 1.1. Một số khái niệm ...................................................................................... 8 1.1.1. Khái niệm văn bản ................................................................................. 8 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý .................................................................... 8 1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản .................................................................... 9 1.2. Các loại văn bản quản lý ......................................................................... 9 1.3. Mục đích, yêu cầu của công tác quản lý văn bản ................................ 10 1.3.1.Mục đích của công tác quản lý văn bản .............................................. 10 1.3.2.Yêu cầu của công tác quản lý văn bản ................................................. 11 1.4. Quy trình quản lý văn bản .................................................................... 12 1.4.1. Quy trình quản lý văn bản đến ............................................................ 12 1.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi ............................................................... 14 1.5. Các điều kiện để thực hiện quản lý văn bản....................................... 17 1.5.1. Điều kiện về nhân sự ........................................................................... 17 1.5.2. Trang thiết bị, cơ sở vật chất, kĩ thuật................................................. 18 iv
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ............................................................................... 19 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY VÀ CÁP ĐIỆN THƯỢNG ĐÌNH (CADI – SUN) HÀ NỘI ................................................................................................ 20 2.1. Khái quát CADI – SUN Hà Nội ............................................................ 20 2.1.1. Một số nét về Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI – SUN), Hà Nội .............................................................................................. 20 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty ................................................................. 24 2.2. Vai trò của nhà quản trị trong quản lý văn bản tại CADI-SUN Hà Nội ................................................................................................................... 26 2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản tại CADI-SUN Hà Nội ........... 27 2.3.1. Các loại văn bản hình thành trong hoạt động của Công ty ............... 28 2.3.2. Thực trạng quy trình quản lý văn bản đến ......................................... 32 2.3.3. Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi ............................................ 35 2.3.4. Thực trạng các điều kiện đảm bảo quản lý văn bản tại Công ty ....... 43 2.4. Đánh giá thực trạng quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội............................................ 45 2.4.1. Ưu điểm................................................................................................. 45 2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân ..................................................................... 46 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ............................................................................... 48 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY VÀ CÁP ĐIỆN THƯỢNG ĐÌNH (CADI-SUN), HÀ NỘI ............................... 49 3.1. Liên tục đào tạo, nâng cao kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ , trình độ cho đội ngũ văn thư của Công ty ............................................................ 49 3.2. Xây dựng, hoàn thiện quy trình xử lý văn bản ................................... 49 3.3. Nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản ............................................................................................. 50 v
3.4. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho công tác quản lý văn bản . 51 3.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản................................................................................................................... 51 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ............................................................................... 53 KẾT LUẬN .................................................................................................... 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................. 1 PHỤ LỤC ......................................................................................................... 3 vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI – SUN) ...................................................................................... 24 Lưu đồ 2.1. Quy trình quản lý văn bản của CADI-SUN, Hà Nội ............. 28 Bảng 2.2. Tổng số nhân sự làm công tác văn thư tại CADI-SUN, Hà Nội ......................................................................................................................... 44 vii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Giải thích UBND Ủy ban Nhân dân KHĐT Kế hoạch đầu tư TNHH Trách nhiệm hữu hạn TP Thành phố NXB Nhà xuất bản HC Hành chính NS Nhân sự KDKV Kinh doanh khu vực viii
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay, văn bản là một phương tiện quan trọng và rất cần thiết trong hoạt động quản lý, nó có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Thông qua văn bản, một bức tranh toàn cảnh về khối lượng, chất lượng và các loại công việc mà cơ quan đã hoàn thành qua từng thời điểm, giai đoạn được thể hiện rõ nét; cũng là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động và hoạch định phương hướng phát triển cho cơ quan, đơn vị trong thời gian tới. Đối với Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình, là một Công ty có quy mô lớn, phát sinh rất nhiều văn bản giấy tờ trong hoạt động hàng ngày thì việc quản lý hệ thống văn bản giữ vai trò quan trọng. Việc tổ chức quản lý văn bản chính xác, nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trên cương vị là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, qua thời gian tham gia thực tập ngành nghề tại CADI – SUN Chi nhánh Hà Nội, bản thân tác giả đã được quan sát và tham gia hoạt động quản lý văn bản. Với mong muốn tìm hiểu chi tiết về hoạt động quản lý và giải quyết văn bản, đồng thời có thể tìm ra giải pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý và giải quyết văn bản nói riêng, công tác văn thư, công tác quản trị văn phòng nói chung. Trên cơ sở đó, tác giả lựa chọn đề tài “Quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN), Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong quá trình tìm hiểu, tham khảo các nguồn thông tin, tài liệu, các vấn đề liên quan để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, tác giả được biết một số đề tài nghiên cứu khoa học, các luận án, luận văn cũng như khóa luận tốt 1
nghiệp về việc tổ chức, quản lý văn bản trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trong đó có nhiều công trình nghiên cứu ở các góc độ khác nhau như: Trần Thị Nhường (2020), “Tổ chức và quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia), Hà Nội. Tác giả đã tập trung trình bày chi tiết cách mà Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ, bao gồm cả quy trình, phương pháp và hệ thống lưu trữ. Tác giả cũng đã phân tích và đánh giá các vấn đề và thách thức mà Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phải đối diện trong quá trình tổ chức và quản lý công tác văn thư, từ đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải thiện quản lý công tác văn thư trong cơ quan hành chính công. Nguyễn Thị Hải Uyên (2021), “Tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội”, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia), Hà Nội. Trong đề tài này, tác giả đã tập trung vào nghiên cứu về cách tổ chức và quản lý văn bản cũng như việc lập hồ sơ tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu mô tả để phân tích và đánh giá hiện trạng tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ. Qua quá trình nghiên cứu, tác giả thấy rằng UBND quận Cầu Giấy đang gặp khó khăn trong việc thiếu hệ thống hoá và chuẩn hoá quy trình tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ. Sự không nhất quán trong cách thức xử lý và lưu trữ văn bản có thể dẫn đến sự rối ren và mất thông tin. Từ đó tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm cải thiện và tối ưu hoá quy trình tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND quận Cầu Giấy. Hoàng Trung Hóa (2021), “Quản lý văn bản, lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân huyện Quảng Hòa, tỉnh Cao Bằng”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia), Hà Nội. Tác giả 2
đã giới thiệu về tầm quan trọng của quản lý văn bản và hồ sơ trong hoạt động hành chính, đưa ra những phân tích và đánh giá về các vấn đề trong quản lý văn bản và hồ sơ bao gồm cả về quy trình, cơ sở hạ tầng và nguồn lực nhân lực của Uỷ ban nhân dân huyện Quảng Hòa. Đưa ra một số giải pháp xây dựng và thực thi quy trình chuẩn hoá cũng như tăng cường giám sát đánh giá để đảm bảo việc thực hiện quy trình quản lý văn bản và hồ sơ được thực hiện theo đúng quy định và đạt được các mục tiêu đề ra. Phạm Hương Giang (2023), “Công tác quản trị văn phòng tại Công ty Nhôm Đắk Nông – TK”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia), Hà Nội. Khóa luận tập trung vào việc đánh giá hiệu quả của các công cụ và phần mềm quản lý văn phòng cũng như cách mà Công ty Nhôm Đắk Nông – TK sử dụng công nghệ để tối ưu hoá hoạt động văn phòng, từ đó tác giả đề xuất giải pháp tối ưu hoá sử dụng nguồn lực hiện có để đảm bảo hoạt động quản trị văn phòng diễn ra một cách hiệu quả nhất. Vương Đình Quyền (2011), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội cung cấp một cái nhìn tổng quan về lý thuyết và thực tiễn của công tác văn thư. Nội dung của giáo trình bao gồm các khái niệm cơ bản về văn bản, quy trình soạn thảo, ban hành, quản lý và lưu trữ văn bản. Ngoài ra, giáo trình còn trình bày các phương pháp và kỹ năng cần thiết trong công tác văn thư, bao gồm việc xử lý, sắp xếp và bảo quản tài liệu. Các nguyên tắc, quy định pháp luật liên quan đến công tác văn thư cũng được đề cập nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và hiệu quả trong quản lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức. Nguyễn Thị Kiều Oanh (2021), Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, bài đăng trên Cổng thông tin điện tử Viện Kiểm sát nhân 3
dân tỉnh Lâm Đồng, đã nêu ra các biện pháp để cải thiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức. Các biện pháp bao gồm tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của văn thư trong hoạt động của cơ quan, và xây dựng quy trình xử lý văn bản chặt chẽ và khoa học để đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bảo mật thông tin. Có thể thấy các đề tài, nghiên cứu tập trung vào tổ chức và quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức hành chính khác nhau, từ cấp địa phương đến cấp trung ương. Tất cả các đề tài nghiên cứu đều nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tổ chức và quản lý văn bản trong việc đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tổ chức hoạt động hành chính của các cơ quan, tổ chức. Đồng thời cho thấy vai trò của áp dụng công nghệ thông tin trong việc hiện đại hoá và tối ưu hoá quy trình quản lý văn bản hiện nay. Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa có nghiên cứu nào về công tác quản lý văn bản của Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội. Các nghiên cứu trên chính là nền tảng để tác giả có thể áp dụng, phân tích và có những cái nhìn đa chiều về những vấn đề trong khi phân tích công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội. Trong đề tài: “Quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN), Hà Nội” tác giả đã chọn lọc và kế thừa những nghiên cứu trên trong việc xác định, làm rõ cơ sở lý luận về quản lý văn bản. Đồng thời nghiên cứu sâu hơn về việc quản lý văn bản tại CADI - SUN và làm rõ những ảnh hưởng, tác động, thực trạng, kết quả, hạn chế, những nguyên nhân của hạn chế nhằm đưa ra những giải pháp cụ thể giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu nghiên cứu 4
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội. * Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản - Nghiên cứu về thực trạng công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội. - Chỉ ra những kết quả đã đạt được và những hạn chế còn tồn tại ảnh hưởng đến công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội. * Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN) tại Hà Nội. - Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu hoạt động quản lý văn bản của Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN), Hà Nội từ năm 2020 đến năm 2023. 5. Phương pháp nghiên cứu Để có được những dữ liệu khoa học và thực tiễn, góp phần giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, đề tài sử dụng kết hợp những phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp thu thập dữ liệu: Tác giả sử dụng phương pháp thu thập và thống kê số liệu, các tài liệu, dữ liệu, kế hoạch, đề án, báo cáo thường niên 5
về công tác quản lý văn bản tại CADI – SUN Hà Nội giai đoạn từ 2020 đến 2023. Phương pháp tổng hợp, phân tích: Khóa luận bên cạnh sử dụng nguồn số liệu được cung cấp từ phòng Hành chính của CADI - SUN còn có những tài liệu, văn bản khác từ sách báo, mạng internet liên quan tới việc quản lý văn bản tại CADI – SUN Hà Nội. Trên cơ sở đó, tác giả sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích để thấy được bao quát, đưa ra nhận xét, đánh giá và tìm ra những hạn chế, nguyên nhân của hạn chế trong công tác quản lý văn bản tại CADI – SUN Hà Nội. Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh giúp đối chiếu số liệu một cách tương đối, tuyệt đối, theo quy mô, kết cấu giữa các năm 2020, 2021, 2022, 2023 về việc quản lý văn bản như số lượng văn bản đã ban hành trên cơ sở các tài liệu, báo cáo đã thu thập được. Phương pháp thống kê: Phương pháp này nhằm thống kê những số liệu về các hoạt động, số lượng thông tin được sử dụng trong công tác quản lý văn bản. Các số liệu thu thập giúp tác giả đánh giá được thực trạng, tính hiệu quả của hoạt động tổ chức, quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI - SUN), Hà Nội. Phương pháp quan sát: Phương pháp này được thực hiện bằng cách quan sát có mục đích, có hoàn cảnh nhằm thu thập các thông tin thực tế cần thiết giúp đáp ứng mục tiêu nghiên cứu. Quan sát các hoạt động tổ chức, quản lý văn bản, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản. 6. Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu, mục lục, phụ lục, phần kết luận và tài liệu tham khảo thì bài nghiên cứu bao gồm 03 chương: Chương 1. Một số vấn đề chung về công tác quản lý văn bản. Chương 2. Thực trạng quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội. 6
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội. 7
CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn bản Từ điển tiếng Việt định nghĩa: “Văn bản là các bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi lại để lưu lại làm bằng chứng”. Tiếp cận theo góc độ này thì văn bản mang nghĩa hẹp, được coi là một loại bằng chứng, là hồ sơ cung cấp thông tin cụ thể về một sự kiện hoặc giao dịch đã diễn ra. Và chúng có thể được sử dụng để xác định quyền lợi, trách nhiệm, hoặc điều kiện của các bên tham gia vào giao dịch’’[19,45]. Dưới góc độ hành chính học, lại định nghĩa “văn bản dùng để chỉ các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức” [22,47]. Tóm lại, văn bản theo các khái niệm trên bao hàm một nghĩa rất rộng mà lại chỉ mang tính chất chung chung. Trong khóa luận tốt nghiệp này, tác giả tiếp cận khái niệm văn bản theo quy định tại Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”. 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý Theo PGS.Vương Đình Quyền thì văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan, nhà nước ban hành nhằm ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục, thẩm quyền luật định [22,48]. Văn bản quản lý hình thành trong hoạt động của tất cả các loại hình cơ quan, tổ chức không riêng gì các cơ quan nhà nước mà còn trong các cơ quan của Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các tổ chức khác, các tổ chức kinh tế,… đều có văn bản quản lý. Vì vậy theo tác giả thì “Văn bản quản lý là văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức để ghi 8
lại và truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý”. 1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản Có một số quan điểm cho rằng: quản lý văn bản là việc áp dụng các phương pháp và nghiệp vụ để xử lý các văn bản đi đến và lưu hành trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức; đảm bảo luân chuyển văn bản kịp thời nhằm phục vụ các nhu cầu tra cứu, sử dụng khai thác văn bản [17,8]. Theo PGS. Vương Đình Quyền, quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức [22,302]. Trong khóa luận tốt nghiệp này, tác giả dùng khái niệm quản lý văn bản theo tiếp cận của PGS.Vương Đình Quyền. 1.2. Các loại văn bản quản lý a. Văn bản hành chính - Khái niệm: Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản hành chính là những văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. - Phân loại: Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hóa đơn chứng từ, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. b. Văn bản quy phạm pháp luật - Khái niệm: Theo khoản 1 Điều 3 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc 9
chung, và được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện. - Phân loại: Văn bản quy phạm pháp luật được phân chia theo tính chất và thứ bậc hiệu lực pháp lý của văn bản bao gồm: Văn bản luật và văn bản dưới luật, văn bản lập pháp và văn bản lập quy [22,66]. + Văn bản dưới luật: Là các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý thấp hơn luật như: pháp lệnh, Nghị quyết, quyết định, Nghị định… [22,66]. + Văn bản lập pháp: Là văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội ban hành [22,66]. + Văn bản lập quy: Là các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao ban hành để hướng dẫn thi hành các văn bản lập pháp hoặc quy định những vấn đề quản lý thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình. [22,66]. 1.3. Mục đích, yêu cầu của công tác quản lý văn bản 1.3.1.Mục đích của công tác quản lý văn bản - Đảm bảo thông tin: Thông tin đầy đủ, chính xác , đáng tin cậy giúp đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, phản ánh tình hình, nêu kiến Nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể đạt hiệu quả cao. - Nâng cao hiệu suất và chất lượng: Nếu các khâu của công tác quản lý văn bản làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, vào số văn bản đi, đến rõ ràng sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác cơ quan. 10
- Phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ: Làm tốt công tác quản lý văn bản giúp việc ban hành văn bản thuận tiện và đạt hiệu quả cao hơn. Cũng như hạn chế được tình trạng quan liêu gây ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. - Đảm bảo giữ gìn bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan, tổ chức: Điều này là rất cần thiết và quan trọng để bí mật nhà nước, bí mật cơ quan, tổ chức đều được văn bản hóa. 1.3.2.Yêu cầu của công tác quản lý văn bản Hoạt động quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Thống nhất: Những nghiệp vụ xử lý văn bản đều phải được tuân theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được phép tự tiện làm theo cách riêng của cá nhân mình [21,302]. - Chính xác: Việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chính xác, không được phép sai sót, nhầm lẫn. Đây chính là một trong những yêu cầu có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác văn thư nói chung và trong quản lý văn bản đi, đến nói riêng [21,302]. - Nhanh chóng, kịp thời: các văn bản nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đặc biệt với các văn bản cần giải quyết gấp, nếu không được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng, kịp thời, sẽ gây nên tổn thất nghiêm trọng [21,303]. - An toàn: Không để xảy ra tình trạng văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật. Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về bảo đảm an toàn văn bản, tài liệu, các cơ quan, tổ chức cần cụ thể hoá và thực hiện nghiêm túc những quy định này [21,303]. 11