Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Chia sẻ: Trạc Thanh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:127

Thêm vào BST

Báo xấu

96
lượt xem 22
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài là hệ thống lại một số vấn đề, lý luận chung về công tác tổ chức kiểm tra văn thư lưu trữ và vai trò, nội dung công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan; khảo sát và đánh giá tình hình thực tế công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam; từ đánh giá ưu, nhược điểm công tác tổ chức, kiểm tra tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : ThS. LÂM THU HẰNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN VIỆT CHINH Mã số sinh viên : 1705QTVC005 Khóa : 2017 - 2021 Lớp : 1705QTVC HÀ NỘI - 2021
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận “Tổ chức, kiểm tra Văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam”, tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy (cô) Khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc nhất đến ThS. Lâm Thu Hằng, đã hướng dẫn những kiến thức cơ bản cũng như kiến thức chuyên ngành, giúp tôi tiếp cận vấn đề đúng hướng để có thể hoàn thành được đề tài này. Tôi xin cảm ơn Cán bộ, công nhân viênVăn phòng Tập đoàn điện lực Việt Nam đã tạo điều kiện cho tôi có được những tài liệu có liên quan đến Tập đoàn để hoàn thành tốt đề tài của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 31 tháng 3 năm 2021 i
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quá trình thực hiện./. Hà Nội, ngày 31 tháng 3 năm 2021 Sinh viên ii
DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT CBCNV : Cán bộ, công nhân viên EVN : Tập đoàn Điện lực Việt Nam VTLT : Văn thư Lưu trữ iii
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... i LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ ii DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT ..................................................................... iii PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.................................................... 7 1.1. Một số khái niệm. ................................................................................... 7 1.1.1. Khái niệm về “Tổ chức” ................................................................... 7 1.1.2. Khái niệm “Kiểm tra” ...................................................................... 8 1.1.3. Khái niệm “Công tác văn thư”......................................................... 8 1.1.4. Khái niệm “Công tác lưu trữ” ......................................................... 9 1.2. Vai trò của tổ chức và kiểm tra. ............................................................ 10 1.3. Nội dung tổ chức, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ. .......................... 11 1.3.1. Nội dung tổ chức kiểm tra bộ máy trong công tác văn thư lưu trữ .... 11 1.3.2 Nội dung tổ chức kiểm tra nhân sự trong công tác văn thư lưu trữ. ... 12 1.3.3. Nội dung tổ chức kiểm tra việc xây dựng nội quy, quy chế ............ 12 1.3.4. Nội dung tổ chức kiểm tra nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ .. 12 Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM. ................. 17 2.1. Tổng quan về Tập đoàn điện lực Việt Nam .......................................... 17 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của tập đoàn điện lực Việt Nam. .. 17 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Tập đoàn điện lực Việt Nam........................... 20 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Tập đoàn điện lực Việt Nam ................. 21 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Tập đoàn điện lực Việt Nam..... 23 2.1.5 Cơ cấu tổ chức của văn phòng. ....................................................... 26 2.2. Thực trạng về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn điện lực Việt Nam ................................................................................................ 27 2.2.1. Thiết lập bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ ........................... 27 2.2.2 Tuyển dụng nhân sự ......................................................................... 28 iv
2.2.3 Bố trí sắp xếp nhân sự ..................................................................... 34 2.2.4 Đào tạo nhân sự............................................................................... 37 2.2.5. Xây dựng các quy trình công việc .................................................. 38 2.2.6 Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ ................................... 40 2.3. Đánh giá chung về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn điện lực Việt Nam ........................................................................................ 45 2.3.1. Ưu điểm........................................................................................... 45 2.3.2. Hạn chế ........................................................................................... 46 2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 47 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM ...................................... 50 3.1. Xây dựng vị trí làm việc cho bộ phận văn thư lưu trữ.......................... 50 3.2. Thiết kế lại bộ máy làm công tác văn thư lưu trữ ................................. 51 3.3. Xây dựng tiêu chí thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ 52 3.4. Hoàn thiện văn bản chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ ...................... 53 3.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ ... 53 3.6. Xây dựng chỉ số KPI trong quản lý và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ ... 54 TỔNG KẾT.................................................................................................... 55 DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 58 v
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay, công tác văn thư lưu trữ ngày càng được củng cố cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quan lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng hiệu quả của mỗi cơ quan, tổ chức. Với vị thế lớn của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, tổ chức công tác văn thư lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Thông qua hoạt động này, những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị được lưu giữ lại để tra cứu và sử dụng lại khi cần thiết. Đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc và tổ chức, kiểm tra điều hành cán bộ, công nhân viên trong hoạt động văn thư lưu trữ. Bên cạnh đó, chúng ta không thể không nhắc tới đội ngũ cán bộ, công nhân viên góp phần không nhỏ trong Tập đoàn, đây chính là đầu mối tiếp nhận, chuyển giao, phân phối tài liệu; là nơi lưu trữ, bảo quản giúp cho hoạt động tra cứu được dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. Đây là nơi lưu giữ bí mật của Tập đoàn, bên cạnh đó công tác văn thư lưu trữ nối liền tất cả các bộ phận với nhau, với lãnh đạo, là sợi dây liên lạc của Tập đoàn với các cơ quan khác, với cấp trên và cấp dưới. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan. Qua tìm hiểu, nhận thấy Công tác Văn thư lưu trữ của Tập đoàn luôn được đánh giá cao trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, chính vì vậy tôi đã chọn đề tài “Tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu của mình. Qua đề tài này, tôi muốn có cái nhìn thổng thể về kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong công tác văn thư, lưu trữ. 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu. Ngiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ là một nội dung được nhiều tác giả quan tâm và tổng hợp, trình bày trong các khóa luận, bài viết và biên soạn thành sách, giáo trình, sách chuyên khảo. Có thể kể đến các loại tài liệu tham khảo sau: - Sách giáo trình có những cuốn tiêu biểu như: Lý luận và công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, xuất bản năm (2016). Tác giả đã dành chương 01 cho vấn đề tổ chức quản lý công tác văn thư và chưa đi sâu vào nội dung tổ chức công tác văn thư. Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữcủa tác giả Chu Thị Hậu(2016), Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội. Qua khảo sát và tìm hiểu các nguồn tài liệu trên cho thấy hầu hết các sách chuyên khảo chỉ nghiên cứu về công tác văn thư dưới góc độ lý luận chung, áp dụng đối với tất cả các loại hình cơ quan, tổ chức còn việc lý luận về công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ cho các loại hình cơ quan riêng biệt là rất ít. Giáo trình Quản trị Văn phòng của GS.TS. Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Diệp, ThS. Trần Phuơng Hiền, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (2012). Trong giáo trình tác giả đã trình bày những vấn đề chung về văn phòng, tổ chức văn phòng và nghiệp vụ cơ bản của văn phòng. Cuốn Giáo trình đã đưa ra các quan niệm khác nhau về văn phòng, đề cao vai trò của văn phòng trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp. Giáo trình Quản trị Văn phòng của PGS.TS Văn Tất Thu, NXB Bách Khoa Hà Nội (2020). Trong cuốn này tác giả đã đi sâu vào công tác tổ chức bộ máy văn phòng; quản trị nguồn nhân lực; xây dựng thực hiện chương trình, kế hoạch; công tác tham mưu, tổng hợp; lãnh đạo, kiểm tra công tác văn phòng và quản trị công tác văn thư lưu trữ; quản trị hậu cần. Từ đó, tôi có thể tham khảo và đi sâu và công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ. - Khóa luận tốt nghiệp: 2
Bùi Trâm Anh (2018), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND Huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội, Thực trạng và giải pháp. Quàng Thị Hằng (2018), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Huyện ủy Mường Ảng, tỉnh Điện Biên. Nguyễn Thị Vui (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức, quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ của Văn phòng Hội đồng Nhân dân, ủy ban Nhân dân huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang Qua khỏa sát các nguồn tài liệu trên cho thấy hầu hết các công trình, bài viết chỉ tập trung vào một số chủ đề chủ yếu như tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ, lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ, nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại một cơ quan tổ chức cụ thể mà chưa có đề tài nào đi sâu vào khảo sát công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam. - Nhóm các công trình luận văn thạc sĩ Lê Hoàng Dũng (2020): “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An”. Có thể nói kết quả khảo sát của các công trình trên là các tài liệu tham khảo quý báu, cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình văn thư lưu trữ tại Việt Nam nói chung và một số cơ quan nói riêng. Đề tài của tác giả có kế thừa và chọn lọc nhưng không trùng lặp. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu: Hệ thống lại một số vấn đề, lý luận chung về công tác tổ chức kiểm tra văn thư lưu trữ và vai trò, nội dung công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan. Tiếp theo, khảo sát và đánh giá tình hình thực tế công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Từ đánh giá ưu, nhược điểm công tác tổ chức, kiểm tra tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam 3
đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Nhiệm vụ: Thứ nhất: Tìm hiểu cơ sở lý luận chung về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ. Thứ hai, đưa ra thực trạng công tác tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Thứ ba, từ đó đánh giá tình hình tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Cuối cùng, từ các ưu nhược điểm, nguyên nhân trong phần đánh giá xây dựng một số giải pháp và đề suất nhằm nâng cao tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam và cụ thể là tình hình công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, kiểm tra tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam. - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Tập đoàn Điện lực Việt Nam. + Thời gian: Từ năm 2020 đến năm 2021 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Sử dụng các công trình nghiên cứu có liên quan để phục vụ cho cơ sở lý luận thực tiễn của đề tài. Tìm hiểu các khải niệm, vai trò, nội dung trong công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ. - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Đây là phương pháp rất quan trọng, có vai trò quyết định đến sự thành công của đề tài. Phương pháp này giúp 4
tôi có thêm nhiều thông tin nắm rõ được chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân trong công tác nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Tập đoàn. - Phương pháp quan sát: Phương pháp này giúp tôi xác định sự phối hợp qua các khâu, nhiệm vụ có vướng mắc gì hay không. Từ cách phân công nhiệm vụ và thực hiện công việc của từng cá nhân trong Tập đoàn. - Phương pháp so sánh: Nhằm đưa ra những điểm giống và khác nhau giữa lý thuyết và thực tế, vận dụng các kiến thức, lý thuyết vào công tác thực hành từ đó đưa ra các so sánh cụ thể nhất. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ các phương pháp ở trên tôi có thể đưa ra các nhận xét, phân tích công tác tổ chức, kiểm tra từ đó tổng hợp và đưa ra các kết luận, đánh giá. Từ đó đưa ra được những giải pháp từ những nhược điểm còn tồn tại. Phân tích và tổng hợp là hai quá trình ngược nhau nhưng lại bổ sung cho nhau để đưa kết quả nghiên cứu tốt nhất. 6. Giải thuyết nghiên cứu Hiện nay tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã có bước tiến và vị thế nhất định, cùng với các định hướng mới và sáng kiến tiếp theo sẽ không ngừng đẩy mạnh sự phát triển bền vững của Tập đoàn. Cùng với đó nếu thực hiện tốt công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ thì các công việc khác sẽ nhanh hơn, năng suất chất lượng hơn vì văn thư lưu trữ là bộ phận đầu mối liên kết các hoạt động trong Tập đoàn. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần giữ bí mật và đảm bảo thông tin cho hoạt động của Tập đoàn. Tăng cường kiểm tra, đánh giá góp phần phát hiện ra những thiếu sót, hạn chế tồn tại trong khâu quản lý tổ chức công tác văn thư cũng như trong việc thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Từ đó, thông qua kiểm tra sẽ giúp Lãnh đạo có đầy đủ thông tin để đưa ra những phương án hành động trong tương lai. Bên cạnh đó, sẽ tạo ra được sự tập trung thống nhất trong hoạt động văn phòng cơ quan. 7. Cấu trúc đề tài Nội dung chính của đề tài được bố cục thành 3 chương cụ thể như sau: 5
Chương 1: Cơ sở lý luận và vai trò của tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Tập đoàn điện lực Việt Nam. Chương 3: Một số giải pháp và đề suất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam. 6
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1. Một số khái niệm. 1.1.1. Khái niệm về “Tổ chức” - Trong cuốn “Quản trị hành chánh văn phòng” của Nguyễn Hữu Thân, NXB Thống kê, Hà Nội năm 2011 có viết: Bất cứ khi nào và bất cứ ở đâu có một nhóm người làm việc chung đều phải có một tổ chức được hoạch định rõ ràng. Mối quan hệ giữa họ phải được xác định và thống nhất, nói chung là gắn bó chặt chẽ với nhau. Người nào làm cái gì, báo cáo ai, ai giải quyết sẽ phải làm những gì, đó là những vấn đề cốt lõi của tổ chức [12;77]. Tổ chức với ngữ nghĩa này phản ánh hành động, hành vi của con người và tổ chức có mối quan hệ mật thiết với nhau. - Theo quan điểm hệ thống trong cuốn “Tổ chức điều hành hoạt động công sở” của PGS.TS. Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị Quốc gia: “tổ chức là một chỉnh thể gồm các thành phần khác nhau, có phương thức hoạt động riêng để thực hiện một số chức năng nhằm một mục tiêu nhất định. Các thành phần trong tổ chức có mối liên hệ chi phối lẫn nhau theo một số quy tắc nhất định. Mỗi tổ chức hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu ảnh hưởng của môi trường trong quá trình phát triển của mình”. [13;37] - Trong cuốn "Giáo trình Quản trị Văn Phòng", của PGS.TS. Văn Tất Thu, NXB Bách khoa Hà Nội, Hà Nội năm 2020 có viết Dưới góc độ triết học: “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”. Như vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định.[18;49] Quan niệm về tổ chức như vậy bao quát cả tự nhiên và xã hội loài người. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người cũng dồng thời xuất hiện, tổ 7
chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại. 1.1.2. Khái niệm “Kiểm tra” - Trong cuốn “Quản trị hành chánh văn phòng” của Nguyễn Hữu Thân, NXB Thống kê, Hà Nội năm 2011 có đề cập đến: Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức. [12;98]. - “Giáo trình Quản trị Văn Phòng”, của PGS.TS. Văn Tất Thu, NXB Bách khoa Hà Nội, Hà Nội năm 2020 đưa ra theo H.Fayol: Trong kinh doanh kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có được hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm, sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con người và hành động. [18;223] Như vậy, kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý, đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. 1.1.3. Khái niệm “Công tác văn thư” - Nghị định 110/2004 NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08/4/2004 về công tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu” [15;01]. - Nghị định 30/2020 NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 về công tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm: soạn thảo văn bản, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”. [16;01]. Như vậy, so với Nghị định 110, Nghị định 30 đã bổ sung quy định về việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật – là một thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của mỗi cơ quan và dùng để thực hiện ký số trên các văn bản điện tử. 8
- Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương Đình Quyền: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[17;14] Nhìn chung, tác giả đã đưa ra khá đầy đủ các công việc về công tác văn thư. 1.1.4. Khái niệm “Công tác lưu trữ” - Theo khoản 1Điều 02 Luật số 01/2011/QH13ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội quy định: Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.”[10;01] Như vậy, Hoạt động lưu trữ trong Luật Lưu trữ Việt Nam phản ánh 6 loại việc có tính chất nghiệp vụ lưu trữ, có nghĩa là khái niệm này không bao hàm các hoạt động có tính chất quản lý nhà nước về lưu trữ. - Trong cuốn Giáo trình lý luận và công tác lưu trữ, GVC.TS. Chu Thị Hậucó đưa ra khái niệm: “Công tác lưu trữ là các hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu thập tài liệu, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác”.[4;46] Nội hàm của khái niệm Công tác lưu trữ bao gồm hai phương diện. Phương diện thứ nhất là các hoạt động quản lý nhà nước như: biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý Nhà nước ban hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học, công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ. Phương diện thứ hai bao gồm các hoạt động nghiệp vụ cơ bản như: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo 9
quản, bảo vệ tài liệu lưu; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 1.2. Vai trò của tổ chức và kiểm tra. Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bàn, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác tổ chức, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ là rất quan trọng. Bởi có tổ chức, kiểm tra tốt thì công tác văn thư, lưu trữ mới phát huy được hết vai trò quan trọng của chính nó: - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. - Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật Quốc gia. - Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền quản trị của những người Lãnh đạo Văn phòng, cơ quan. Nhờ kiểm tra, các nhà Quản trị có thể kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của Văn phòng, cơ quan, tổ chức. Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có nghĩa nhà Quản trị đã bị vô hiệu hóa hoạt động của Văn phòng cơ quan, tổ chức, có thể bị lái theo hướng bất lợi. Vì vậy, kiểm tra cần có để đưa ra những tác động thích hợp đến hoạt động của Văn phòng cơ quan, tổ chức. - Mỗi cá nhân, tổ chức văn phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ được phân công song tất cả đều phục vụ cho bộ phận văn phòng thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của nó. - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, 10
những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ qua, tổ chức. - Giúp cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu quả công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả. Thường xuyên kiểm tra giám sát hoạt động của văn phòng cơ quan để kịp thời phát hiện những ưu điểm, những cách làm hay, đồng thời uốn nắn các sai lệch, khuyết điểm nhằm bổ sung, điều chỉnh cho hoạt động của văn phòng cơ quan đạt kết quả tốt. Từ những điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động quản lý được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản và thúc đẩy nhanh chóng hiệu quả công việc. Vì vậy, mỗi cơ quan, tổ chức cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. 1.3. Nội dung tổ chức, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ. 1.3.1. Nội dung tổ chức kiểm tra bộ máy trong công tác văn thư lưu trữ Để các bộ phận trong văn phòng cơ quan hoạt động thường xuyên, liên tục, có hiệu quả, lãnh đạo cơ quan cần phối hợp, điều chỉnh các hoạt động độc lập, riêng biệt, của từng bộ phận, bằng một cơ chế, thể chế và kế hoạch cũng như chương trình công tác một cách phù hợp trong văn phòng cơ quan. Chương trình, kế hoạch, nội dung công tác trong văn phòng cón những mặt cần thay đổi hằng năm. Trước yêu cầu công tác mới, người lãnh đạo cần sớm bố trí lại tổ chức, phân công, điều động nhân sự sao cho đúng người, đúng việc, phát huy tính năng động, sáng tạo và sở trường của từng người. Đồng thời 11
cũng cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, chuẩn bị cho chương trình, kế hoạch của những năm sau. 1.3.2 Nội dung tổ chức kiểm tra nhân sự trong công tác văn thư lưu trữ. Kiểm tra nhân sự trong văn phòng nhằm đảm bảo để tác động đúng đến nhân viên văn phòng trong mối quan hệ với các yếu tố của văn phòng. Kiểm tra nhân sự của văn phòng nhằm đưa ra các hình thức kỷ luật, khen thưởng hợp lý. Đồng thời cũng chính là những thông tin cần thiết để xây dựng các kế hoạch phát triển cho nhân viên. 1.3.3. Nội dung tổ chức kiểm tra việc xây dựng nội quy, quy chế Kiểm tra việc xây dựng nội quy, quy chế của văn phòng đã phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng Ban, bộ phận, cá nhân hay chưa. Tăng cường công tác tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyền hạn, trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận có trong văn phòng nhằm đảm bảo điều kiện cho các bộ phận tổ chức, cá nhân hoàn thành việc được giao. 1.3.4. Nội dung tổ chức kiểm tra nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ ❖ Công tác văn thư Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác văn thư. Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây: ➢ Soạn thảo và ban hành văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư. Quy trình để ban hành một văn bản thường phải trải qua các bước sau: Bước 1: Soạn thảo văn bản. Bước 2: Duyệt bản thảo văn bản Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Bước 4: Ký ban hành văn bản ➢ Quản lý văn bản. 12
- Quản lý văn bản đến: + Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Quy trình quản lý văn bản đến được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư. + Trình tự quản lý văn bản đến bao gồm 4 bước: Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến Bước 2: Đăng ký văn bản đến Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Quản lý văn bản đi: + Quy trình quản lý văn bản đi được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ- CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư. + Trình tự quản lý văn bản đến bao gồm 5 bước: Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản Bước 2: Đăng ký văn bản đi Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử). Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Bước 5: Lưu văn bản đi ❖ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. - Nội dung này bao gồm 4 công việc chính: 13
+ Mở hồ sơ + Thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ + Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ + Kết thúc và biên mục hồ sơ ❖ Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. - Nội dung này bao gồm các công việc: + Quy định về việc khắc dấu của các cơ quan, tổ chức + Quy định những việc được làm và không được làm đối với người văn thư khi giữ con dấu của cơ quan + Quy định về việc sử dụng các con dấu của cơ quan trong các văn bản cho phù hợp. + Quy định về việc đóng dấu và bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức. ❖ Công tác lưu trữ: Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác. Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ Thủ trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư, … Vì vậy, để làm tốt công tác văn thư, mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn như: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi; cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu cơ quan không có cán bộ đánh máy, in chuyên trách). Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải quyết công văn đến. Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp và lưu trữ cơ quan đúng quy định. Để phục vụ hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức thì công tác 14