Luận văn:Hệ thống tiêu chí đánh chất lượng các phần mềm kế toán Việt Nam

Chia sẻ: Lang Nguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

135
lượt xem 37
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hiện nay phần mềm kế toán đã được sử dụng khá phổ biến trong doanh nghiệp như là một công cụ không thể thiếu. Tuy nhiên vẫn còn nhiều doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ còn chưa sử dụng, do chi phí cho phần mềm, phần cứng và hạ tầng còn cao

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn:Hệ thống tiêu chí đánh chất lượng các phần mềm kế toán Việt Nam

1 B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Đ I H C ĐÀ N NG Đ NG TH KIM XUÂN H TH NG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CH T LƯ NG CÁC PH N M M K TOÁN VI T NAM Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Đà N ng - Năm 2011
2 Công trình ñư c hoàn thành t i Đ I H C ĐÀ N NG Ngư i hư ng d n khoa h c: PGS.TS Nguy n M nh Toàn Ph n bi n 1: PGS.TS. Hoàng Tùng Ph n bi n 2: PGS.TS. Võ Văn Nh Lu n văn ñư c b o v t i H i ñ ng ch m lu n văn t t nghi p th c sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 08 tháng 01 năm 2012. Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin - H c li u, Đ i h c Đà N ng - Thư vi n trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng
1 M Đ U 1. Tính c p thi t c a ñ tài K toán là m t công c quan tr ng không th thi u trong ho t ñ ng c a m t t ch c, là ngư i n m gi và phân tích các ho t ñ ng tài chính c a doanh nghi p. S phát tri n c a công ngh thông tin ñã giúp cho k toán viên chuy n d n t c p nh t th công sang s d ng tin h c hóa công tác k toán, và hi n nay ph bi n là thông qua vi c s d ng ph n m m k toán, gi m thi u chi phí ñem l i l i nhu n cao hơn cho doanh nghi p. Ch th s 58-CT/TW ngày 17/10/2000 c a B Chính Tr ñã kh ng ñ nh: "Công ngh thông tin là m t trong các ñ ng l c quan tr ng nh t c a s phát tri n, cùng v i m t s ngành công ngh cao khác ñang làm bi n ñ i sâu s c ñ i s ng kinh t , văn hóa, xã h i c a th gi i hi n ñ i". Ph n m m k toán là s n ph m c a ng d ng công ngh thông tin giúp vi c x lý công vi c c a k toán ñư c nhanh chóng, t ñó cho ra các báo cáo k toán c n thi t ñáp ng các yêu c u c a nhà qu n lý m t cách chính xác. Ph n m m k toán không ch gi i quy t v m t phương pháp k toán mà còn gi i quy t liên quan hàng lo t v n ñ như thu th p, x lý, ki m soát, b o m t, tuân th các quy ñ nh Nhà nư c. Trên th trư ng hi n nay có r t nhi u ph n m m c a các hãng s n xu t khác nhau, c trong nư c và nư c ngoài. Do thi u ñ nh hư ng nên không ít nhà s n xu t ph n m m lúng túng không ch n l a ñư c chi n lư c phát tri n phù h p, ñ i v i doanh nghi p s d ng ph n m m thì không tìm ñư c ph n m m thích h p ph c v cho nhu c u thông tin qu n lý.
2 T trư c t i nay do chưa có nh ng quy ñ nh ñ th m ñ nh ch t lư ng s n ph m ph n m m k toán, v n ñ này cũng chưa có cơ quan nào ñ ng ra ñ ki m ch ng thông tin ñó. Vì v y, vi c xây d ng h th ng tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam hi n nay là v n ñ c n thi t nh m thi t k , xây d ng và l a ch n ph n m m k toán. Ngoài ra, nó còn cung c p m t cơ s lý lu n quan tr ng cho vi c phát tri n và t ch c s d ng ph n m m k toán ñáp ng nhu c u c a doanh nghi p trong quá trình phát tri n n n kinh t . 2. Muc ñích nghiên c u c a lu n văn M c ñích c a lu n văn là nghiên c u v h th ng tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam nh m ñưa ra gi i pháp l a ch n s d ng ph n m m k toán doanh nghi p phù h p. Đ ng th i ñ ñ ng b hóa v i gi i pháp t ch c s d ng, lu n văn ñ xu t gi i pháp t ch c thi t k , xây d ng ph n m m k toán. V i m c ñích trên, ph m vi nghiên c u c a lu n văn t p trung vào nh ng v n ñ : Lý lu n t ng quan v ph n m m k toán, ch t lư ng ph n m m k toán; Tiêu chu n v vi c s d ng ph n m m k toán theo pháp lu t Vi t Nam; Kh o sát th c t vi c thi t k ph n m m k toán doanh nghi p t i Vi t Nam; H th ng tiêu chu n trong ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam; Gi i pháp t ch c thi t k , l a ch n s d ng ph n m m k toán Vi t Nam. Trong ph m vi nghiên c u c a ñ tài, tác gi ch ñ c p ñ n phương pháp t ch c kh o sát, phân tích thi t k ph n m m k toán. Không ñ c p ñ n gi i thu t, thu t toán, l p trình ph n m m k toán. 3. Phương pháp nghiên c u Phương pháp nghiên c u ch y u ñư c tác gi v n d ng là phương pháp th ng kê, so sánh, phân tích và t ng h p. Lu n văn thu th p các thông tin liên quan ñ n ñ tài trên cơ s lý thuy t và th c ti n.
3 V i nh ng thông tin thu th p, th ng kê ñư c qua nghiên c u, kh o sát m t s ph n m m k toán ñang ñư c s d ng t i Vi t Nam, tác gi ch n l c, phân lo i theo t ng ñ i tư ng nghiên c u và phân tích, ñánh giá nh m ñưa ra nh n ñ nh v ñ i tư ng nghiên c u. 4. Ý nghĩa khoa h c và th c ti n c a ñ tài Lu n văn ñã cung c p nh ng lý lu n khoa h c trong v h th ng tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam và xây d ng h th ng tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam áp d ng trong th c t bao g m: - H th ng hóa lý lu n v ch t lư ng ph n m m k toán. - Cung c p k t qu kh o sát và ñánh giá th c tr ng c a ph n m m k toán ñã ñư c thi t k và s d ng trên th trư ng Vi t Nam. - Đ xu t h th ng tiêu ch u ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam. Ngoài ra, lu n văn còn cung c p cho các chuyên gia tin h c nh ng cơ s lý lu n v k toán c n thi t ñ hi u bi t v k toán. Đ ng th i cung c p m t s ki n th c cơ b n v ph n m m k toán và qu n lý toàn di n h th ng ñ i v i ngư i làm k toán, các nhà qu n lý doanh nghi p. 5. K t c u lu n văn Chương 1: M t s v n ñ v ph n m m và ch t lư ng ph n m m k toán. Chương 2: Đánh giá v các ph n m m k toán Vi t Nam. Chương 3: H th ng tiêu chí ñánh giá ph n m m k toán và các gi i pháp ñ xu t v vi c l a ch n s d ng, thi t k ph n m m k toán.
4 CHƯƠNG 1: M T S V N Đ V PH N M M K TOÁN VÀ CH T LƯ NG PH N M M K TOÁN 1.1. PH N M M K TOÁN VÀ T CH C D LI U K TOÁN 1.1.1. Ph n m m k toán và l i ích c a vi c s d ng ph n m m k toán 1.1.1.1. Khái ni m ph n m m k toán Ph n m m k toán là b chương trình dùng ñ t ñ ng x lý các thông tin k toán trên máy vi tính, b t ñ u t khâu nh p ch ng t g c, phân lo i ch ng t , x lý thông tin trên các ch ng t theo quy trình c a ch ñ k toán ñ n khâu in ra s k toán và báo cáo tài chính, báo cáo k toán qu n tr . (Theo Lu t K toán). Ph n m m k toán có th ñư c phát tri n, thi t l p ngay chính công ty hay t ch c s d ng nó, có th ñư c mua t m t bên th ba, ho c có th là m t s k t h p c a m t gói ph n m m c a bên th ba v i yêu c u s a ñ i c a t ch c, cá nhân s d ng. Có r t nhi u ph n m m k toán khác nhau v ñ ph c t p và chi phí c a nó. 1.1.1.2. Tính ưu vi t và l i ích c a vi c s d ng ph n m m k toán a. Tính ưu vi t c a ph n m m k toán - Tính chính xác - Tính hi u qu - Tính chuyên nghi p - Tính c ng tác b. L i ích c a vi c s d ng ph n m m k toán V i ñ c ñi m nhanh chóng, k p th i và có th ki t xu t s li u m t cách chính xác nhanh chóng b t kỳ lúc nào có yêu c u,
5 ph n m m k toán ñã hoàn toàn kh c ph c y u ñi m so v i k toán th công trư c kia, ñáp ng yêu c u ngày càng cao cho công tác qu n lý, ñi u hành c a lãnh ñ o và ho t ñ ng c a ñơn v . Đ ng th i, ph n m m k toán có th lo i b h u h t nh ng sai sót do ch quan c a con ngư i trong quá trình ghi s k toán và l p báo cáo tài chính, do ñó nó ph n ánh ñư c nh ng s li u k toán khách quan và trung th c hơn. Các nghi p v k toán ngày càng ña d ng phong phú và ph c t p hơn, nhưng v i ph n m m k toán, vi c phát sinh các nghi p v m i, các h ch toán ph c t p... ñ u ñư c gi i quy t m t cách d dàng, chu n xác. Các ph n m m k toán luôn là công c hi u qu nh t ñ ki m soát và duy trì ho t ñ ng cho “b não tài chính” c a công ty, b i chúng ñư c s d ng ñ ph c v các nhu c u qu n lý k toán như báo cáo công n khách hàng chi ti t và chính xác, báo cáo s lư ng hàng hóa nh p - xu t - t n kho, li t kê danh sách khách hàng và các m i quan h v i công ty… 1.1.2. T ch c d li u k toán trong ñi u ki n s d ng ph n m m k toán Trong ñi u ki n ng d ng tin h c vào công tác h ch toán k toán t i doanh nghi p, thì vi c t ch c d li u k toán có nh ng ñi m khác bi t so v i h ch toán th công. Nhìn chung, h th ng thông tin k toán trong ñi u ki n s d ng ph n m m k toán có nh ng ñ c ñi m chung ñư c khái quát như sau: a. Công ño n 1: Nh p d li u ñ u vào Đây là bư c thu th p ban ñ u v ho t ñ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. Trong công ño n này, t các ch ng t g c ñã ki m tra xong, ngư i s d ng ti n hành phân tích, phân lo i các
6 ch ng t phát sinh trong quá trình ho t ñ ng kinh t sau ñó nh p li u vào h th ng tùy theo ñ c ñi m c a t ng ph n m m c th . Các ch ng t sau khi ñư c nh p vào ph n m m s ñư c lưu tr vào trong máy tính dư i d ng m t ho c nhi u t p d li u. b. Công ño n 2: X lý Công ño n này th c hi n vi c lưu tr , t ch c thông tin, tính toán các thông tin tài chính k toán d a trên thông tin c a các ch ng t ñã nh p trong công ño n 1 ñ làm căn c k t xu t báo cáo, s sách, th ng kê trong công ño n sau. Trong công ño n này sau khi ngư i s d ng quy t ñ nh ghi thông tin ch ng t ñã nh p vào nh t ký (ñưa ch ng t vào h ch toán), ph n m m s ti n hành trích l c các thông tin c t lõi trên ch ng t ñ ghi vào các nh t ký, s chi ti t liên quan, ñ ng th i ghi các bút toán h ch toán lên s cái và tính toán, lưu gi k t qu cân ñ i c a t ng tài kho n. c. Công ño n 3: K t xu t d li u ñ u ra Căn c trên k t qu x lý d li u k toán trong công ño n 2, ph n m m t ñ ng k t xu t báo cáo tài chính, báo cáo thu , s chi ti t, báo cáo th ng kê, phân tích,... T ñó, ngư i s d ng có th xem, lưu tr , in n ho c xu t kh u d li u,… ñ ph c v cho các m c ñích phân tích, th ng kê, qu n tr ho c k t n i v i các h th ng ph n m m khác. Tùy theo nhu c u c a ngư i s d ng th c t cũng như kh năng c a t ng ph n m m k toán, ngư i s d ng có th thêm, b t ho c ch nh s a các báo cáo nh m ñáp ng ñư c yêu c u qu n tr c a ñơn v .
7 1.2. Ch t lư ng ph n m m k toán 1.2.1. Ch t lư ng 1.2.1.1. Khái ni m Trong d th o DIS 9000:2000, T ch c Qu c t v Tiêu chu n hóa ISO ñã ñưa ra ñ nh nghĩa sau: “Ch t lư ng là kh năng c a t p h p các ñ c tính c a m t s n ph m, h th ng hay quá trình ñ ñáp ng các yêu c u c a khách hàng và các bên có liên quan". 1.2.1.2. Đ c ñi m c a ch t lư ng - Ch t lư ng ñư c ño b i s th a mãn nhu c u. N u m t s n ph m vì lý do nào ñó mà không ñư c nhu c u ch p nh n thì ph i b coi là có ch t lư ng kém, cho dù trình ñ công ngh ñ ch t o ra s n ph m ñó có th r t hi n ñ i. - Do ch t lư ng ñư c ño b i s th a mãn nhu c u, mà nhu c u luôn luôn bi n ñ ng nên ch t lư ng cũng luôn luôn bi n ñ ng theo th i gian, không gian, ñi u ki n s d ng. - Khi ñánh giá ch t lư ng c a m t ñ i tư ng, ta ph i xét và ch xét ñ n m i ñ c tính c a ñ i tư ng có liên quan ñ n s th a mãn nh ng nhu c u c th . Các nhu c u này không ch t phía khách hàng mà còn t các bên có liên quan, ví d như các yêu c u mang tính pháp ch , nhu c u c a c ng ñ ng xã h i. - Nhu c u có th ñư c công b rõ ràng dư i d ng các qui ñ nh, tiêu chu n nhưng cũng có nh ng nhu c u không th miêu t rõ ràng, ngư i s d ng ch có th c m nh n chúng, ho c có khi ch phát hi n ñư c trong trong quá trình s d ng chúng. - Ch t lư ng không ph i ch là thu c tính c a s n ph m, hàng hóa mà ta v n hi u hàng ngày. Ch t lư ng có th áp d ng cho m t h th ng, m t quá trình.
8 1.2.2. Đánh giá ch t lư ng Hi n nay, t i Vi t Nam, c nhà s n xu t l n ngư i tiêu dùng ñ u thi u thông tin và ki n th c v tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng nói chung và ch t lư ng ph n m m nói riêng. Vì v y, vi c s n xu t, ñ nh giá và tiêu th s n ph m ñ u thi u tính khoa h c, gây nh hư ng ñ n hi u qu s n xu t cũng như ñ u tư ng d ng. M t khác, nhi u nhà ñ u tư nư c ngoài cũng r t phân vân khi mua hay ñ t hàng doanh nghi p Vi t Nam gia công ph n m m vì không an tâm v ch t lư ng s n ph m. Đ ñánh giá ñư c ch t lư ng thì c n ph i xây d ng các tiêu chí v ch t lư ng cho chính s n ph m, hàng hóa và d ch v c n ñánh giá. Căn c vào các tiêu chí ñ ra, ngư i ta xác ñ nh ch t lư ng theo t ng m c ñ , t ng c p b c. 1.2.3. Ch t lư ng ph n m m k toán Chu n ISO 9126 v ch t lư ng ph n m m ñư c ñưa ra vào năm 1991 quy ñ nh các ñ c tính v ch t lư ng ph n m m. Có 6 ñ c tính l n và ñư c th hi n thông qua 21 ñ c tính con. Ph n m m k toán cũng là m t ph n m m nói chung, nên v cơ b n ph n m m k toán ph i ñáp ng ñư c các yêu c u sau ñây ñ làm căn c ñánh giá: 1.2.3.1. Đ c tính ch c năng 1.2.3.2. Đ tin c y 1.2.3.3. S d ng ñư c 1.2.3.4. Tính hi u qu 1.2.3.5. B o trì ñư c 1.2.3.6. Kh chuy n
9 1.3. Các tiêu chu n v s d ng ph n m m theo pháp lu t Vi t Nam 1.3.1. Đi u ki n áp d ng ph n m m k toán Các ñơn v áp d ng ph n m m k toán ph i ñ m b o các ñi u ki n theo quy ñ nh t i thông tư 103/2005/TT-BTC Hư ng d n tiêu chu n và ñi u ki n s d ng ph n m m k toán như sau: 1.3.1.1. Đ m b o ñi u ki n k thu t 1.3.1.2. Đ m b o ñi u ki n v con ngư i và t ch c b máy k toán 1.3.1.3. Đ m b o tính th ng nh t trong công tác k toán 1.3.2. Tiêu chu n c a ph n m m k toán áp d ng t i ñơn v k toán Tiêu chu n ph n m m k toán là nh ng tiêu th c mang tính b t bu c ho c hư ng d n v ch t lư ng, tính năng k thu t c a ph n m m k toán làm cơ s cho các ñơn v k toán l a ch n ph n m m k toán phù h p và ñơn v s n xu t ph n m m k toán tham kh o khi s n xu t ph n m m k toán. 1.3.2.1. Tuân th các quy ñ nh c a Nhà nư c v ch ñ k toán 1.3.2.2. Đ m b o kh năng nâng c p, s a ñ i 1.3.2.3. Đ m b o t ñ ng x lý s li u 1.3.2.4. Đ m b o tính b o m t thông tin và an toàn d li u 1.4. M t s ch c năng cơ b n c a ph n m m k toán Qua quá trình nghiên c u, kh o sát m t s ph n m m k toán ñã và ñang ñư c s d ng t i Vi t Nam, có th th ng kê các ch c năng cơ b n c a các ph n m m k toán bao g m như sau:
10 1.4.1. Qu n tr h th ng 1.4.1.1. Khai báo h th ng - Thông tin doanh nghi p - Hình th c k toán áp d ng 1.4.1.2. Qu n lý h th ng - Khai báo ngư i s d ng - Qu n lý ngư i s d ng 1.4.1.3. Qu n tr m ng 1.4.1.4. Giao di n nh p li u 1.4.2. Qu n lý ñ i tư ng k toán Qu n lý ñ i tư ng k toán trong ph n m m k toán có th bao g m các ch c năng sau: - Qu n lý ti n. - Qu n lý hàng t n kho - Qu n lý công n - Qu n lý v t tư, công c d ng c - Qu n lý tài s n c ñ nh 1.4.3. Ch c năng t ng h p 1.4.3.1. Các bút toán t ng h p 1.4.3.2. Báo cáo k toán 1.4.3.3. Báo cáo qu n tr 1.4.3.4. Các báo cáo khác 1.4.4. B o m t và k t xu t d li u 1.4.4.1. B o m t d li u 1.4.4.2. Lưu tr và ph c h i d li u 1.4.4.3. Truy xu t d li u
11 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ V CÁC PH N M M K TOÁN VI T NAM 2.1. M t s ñánh giá v các ch c năng ph n m m k toán Vi t Nam hi n nay Qua k t qu nghiên c u, kh o sát các ý ki n ñánh giá t i m t s ñơn v ñã và ñang s d ng ph n m m k toán Vi t Nam d a trên các ch c năng cơ b n c a ph n m m k toán như ñã ñ c p ph n trên trên, tác gi ñánh giá khái quát v ph n m m k toán Vi t Nam như sau: 2.1.1. Qu n tr h th ng 2.1.1.1. Khai báo h th ng - Thông tin v doanh nghi p Thông tin v doanh nghi p bao g m nh ng thông tin v tên doanh nghi p, ñơn v s ph n m m, ñ a ch , mã s thu , ñơn v c p trên,… c a doanh nghi p, ñơn v . - Hình th c k toán áp d ng Hình th c k toán áp d ng báo g m ch ñ k toán áp d ng, hình th c s k toán s d ng, phương pháp ñánh giá hàng t n kho, phương pháp tính gía thành, phương pháp kh u hao tài s n c ñ nh, ñơn v ti n t áp d ng t i doanh nghi p, ñơn v s d ng ph n m m. 2.1.1.2. Qu n lý h th ng - Khai báo ngư i s d ng - Qu n lý ngư i s d ng - Ki m soát quy n ñăng nh p s d ng h th ng - Ki m soát chương trình - B o m t d li u
12 2.1.1.3. Qu n tr m ng Là vi c qu n lý truy nh p ph n m m k toán thông qua vi c qu n lý máy ch và các máy tr m liên quan ñ n s d ng, khai khác ph n m m k toán t i ñơn v . 2.1.1.4. Giao di n nh p li u Giao di n nh p li u là màn hình máy tính giao ti p gi a ngư i s d ng và ph n m m k toán ñư c thi t l p, dùng ñ nh p s li u và khai thác s d ng ph n m m k toán. 2.1.2. Qu n lý ñ i tư ng k toán Vi c qu n lý các ñ i tư ng k toán h u h t t i các ph n m m k toán hi n nay ñư c thi t k ñ u qu n lý ñ i tư ng k toán m t cách khoa h c, th hi n c th m i liên h gi a các ñ i tư ng chi ti t và t ng h p. Qu n lý các ñ i tư ng k toán trong ñi u ki n áp d ng ph n m m k toán ñư c bao quát dư i các ch c năng sau trong ph n m m k toán: 2.1.2.1. Qu n lý ti n 100% các ph n m m kh o sát ñ u th c hi n t t ch c năng theo dõi tình hình bi n ñ ng tăng gi m ti n t i doanh nghi p. Các ch tiêu thi t k , m u bi u in phi u thu, phi u chi ñ m b o yêu c u quy ñ nh ch ñ k toán hi n hành. Ch 2 trong s 16 ph n m m kh o sát là có theo dõi tính tu i n , qu n lý h p ñ ng ho c kh ư c vay. 2.1.2.2. Qu n lý hàng t n kho: H u như chưa có ph n m m nào có ch c năng qu n tr hàng t n kho như d báo nhu c u hàng t n kho, báo cáo hàng s p h t h n s d ng, hàng h t h n s d ng, báo cáo nhu c u ti n m t ph i thanh toán hàng t n kho, ho ch ñ nh nguyên v t li u ñưa vào s n xu t,…
13 Đa s các ph n m m kh o sát ñ u th c hi n ñư c ch c năng t ñ ng h ch toán ñ nh kho n k toán. Phương pháp tính giá hàng t n kho ñư c ña s các ph n m m áp d ng là bình quân gia quy n. V v n ñ kh năng qu n lý s n xu t, t p h p chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m ña s các ph n m m ñư c kh o sát thì h u h t ñ u có kh năng t p h p chi phí s n xu t, ñ i tư ng t p h p chi phí s n xu t có th t p h p theo phân xư ng, theo nhóm m t hàng, theo m t hàng, theo công ño n. Đa s các ph n m m ñ u ph i nh thêm công c bên ngoài ñ x lý m t s bư c trung gian như phân b chi phí s n xu t, quy ñ i s n ph m, xác ñ nh t l ,… m i có th tính giá thành s n ph m ñơn v và in ra phi u tính giá thành s n ph m ñư c. Vi c l p các báo cáo theo dõi hàng t n kho cũng ñư c th c hi n ña s các ph n m m k toán. 2.1.2.3. Qu n lý công n Theo kh o sát, 100% các ph n m m ñư c kh o sát ñ u th c hi n ñư c ch c năng v qu n lý, theo dõi công n chi ti t và t ng h p. Đ ñáp ng yêu c u qu n lý ngày càng cao, thi t k ph n m m t t c n b sung ch c năng theo dõi tu i n c a các kho n n , ñ ng th i c nh báo ho c lưu ý ñ i v i nh ng công n x u, quá h n thanh toán. 2.1.2.4. Qu n lý tài s n c ñ nh Qu n lý tài s n c ñ nh là phân h theo dõi tình tình bi n ñ ng tăng, gi m tài s n c ñ nh t i doanh nghi p theo t ng ñ i tư ng s d ng. Các báo cáo liên quan ñ n qu n lý tài s n c ñ nh h u như chưa th c hi n ñư c ho c ch th c hi n nh ng báo cáo ñơn gi n.
14 2.1.2.5. Qu n lý v t tư, công c d ng c Cũng tương t như các phân h khác, ch c năng này cho phép theo dõi tình hình bi n ñ ng v t tư, công c d ng c t i ñơn v . Theo dõi, phân b công c d ng c và các kho n trích trư c,.. 2.1.2.6. Qu n lý doanh thu, chi phí H u h t các ph n m m thi t k ch c năng này l ng ghép trong phân h bán hàng, ho c qu n lý hàng t n kho ñ theo dõi doanh thu và chi phí giá v n hàng bán. Các chi phí khác ñư c theo dõi, h ch toán vi c l p các bút toán t ng h p cu i kỳ, phân b . 2.1.3. Ch c năng t ng h p 2.1.3.1. Các bút toán t ng h p - Các bút toán phân b : Ph n l n các ph n m m không th c hi n t ñ ng ñư c các bút toán này, mà cu i kỳ k toán ph i c p nh t các bút toán phân b , khai báo ñ nh kho n k toán cho t ng bút toán. - X lý bút toán trùng: Các ph n m m k toán khác nhau ñ u cho phép x lý v n ñ bút toán trùng theo nh ng cách th c khác nhau. M t vài ph n m m k toán Vi t Nam ñư c thi t k t t có cho phép ngư i s d ng khai báo các ch ng t trùng gi a h ch toán v t tư, hàng hóa và k toán ti n, trên cơ s ñó ph n m m t ñ ng x lý trùng l p trong khâu h ch toán t ng h p. - Bút toán k t chuy n t ñ ng: Đa s các ph n m m ñư c thi t k s n các bút toán k t chuy n t ñ ng này, r t ít ph n m m cho phép ngư i s d ng khai báo ñ phòng trư ng h p có phát sinh thay ñ i.
15 2.1.3.2. Báo cáo k toán M t s ph n m m cho phép ngư i s d ng thi t k m u báo cáo tài chính theo các m c ñ chi ti t khác nhau c a các ch tiêu. Các ph n m m ñ u l p ñư c báo cáo tài chính theo yêu c u c a ch ñ k toán hi n hành. M u bi u báo cáo ñư c ph n m m thi t k và cài ñ t s n công th c, ngư i s d ng ch vi c nh p chu t ñ th c hi n in báo cáo theo yêu c u. 2.1.3.3. Báo cáo qu n tr Kh năng l p các báo cáo liên quan k toán qu n tr thì h u h t ph n m m còn khá ñơn gi n như AccNet, Fast Accounting, Bravo, … Nh ng báo cáo qu n tr này ch là nh ng báo cáo v chi ti t v nh ng báo cáo ph c v cho k toán qu n tr t m doanh nghi p nh như các báo cáo phân tích v các ch s tài chính cơ b n, so sánh kỳ này kỳ trư c,… 2.1.3.4. Các báo cáo khác Ph n m m cho phép th c hi n m t s các báo cáo th ng kê khác như: th ng kê bán hàng, xu t v t tư, công c d ng c theo kho. Th c hi n các báo cáo ki m kê như: báo cáo ki m kê v n b ng ti n, báo cáo ki m kê hàng hóa, báo cáo ki m kê v t tư, công c d ng c , báo cáo ki m kê tài s n c ñ nh, báo cáo ki m kê v t tư, hàng hóa kém ph m ch t,… h tr trong vi c ñ i chi u s li u gi a các b ph n, ki m tra phát hi n ñ ñi u ch nh sai sót trong quá trình h ch toán. 2.1.3.5. Phân tích báo cáo Phân tích báo cáo là ch c năng ñánh giá m t s các ch tiêu cơ b n v tình hình th c t s n xu t kinh doanh c a ñơn v so v i k ho ch, d toán ñư c l p trư c ñó theo tháng, quý, năm. Các ch tiêu so sánh có th là t l %, giá tr chênh l ch th c t so v i k ho ch
16 ho c d toán, t tr ng và hi n có r t ít ph n m m k toán thi t k ch c năng này. 2.1.3.6. H p nh t báo cáo Đ i v i các ñơn v có nhi u chi nhánh, ñơn v tr c thu c, ho c công ty con thì vi c l p báo cáo tài chính h p nh t m t không ít th i gian cu i m i kỳ k toán. Vi c thi t k ph n m m k toán th c hi n t t công tác này là v n ñ quan tâm c a không ít ñ i ngũ ngư i làm công tác k toán. Tuy v y, không ph i ph n m m k toán nào hi n nay cũng ñáp ng ñư c yêu c u này và th c s c n thi t nh ng ñơn v có quy mô l n. 2.1.3.7. Ho ch ñ nh Các ph n m m như Bravo, DAS, Effect, Lemon tree, Advan có h th ng l p d toán cho hàng t n kho. H u h t các ph n m m ñ u có báo cáo ki m kê hàng t n kho, tuy nhiên v n còn h n ch m c tính chênh l nh gi a t n kho th c t v i s sách sau khi có s ki m kê, vi c có nh ng thông tin v ch t lư ng hàng t n kho (hư h ng, b , rách, kém ch t lư ng, h t h n, …) không qu n lý ñư c. 2.1.4. B o m t và k t xu t d li u 2.1.4.1. B o m t d li u 2.1.4.2. Lưu tr và ph c h i d li u 2.1.4.3. Truy xu t d li u 2.1.4.4. Ki m soát d li u 2.1.4.5. Qu n tr m ng 2.2. Nh ng ưu ñi m và t n t i c a ph n m m k toán Vi t Nam hi n nay Chưa có m t th ng kê ñ y ñ , nhưng ư c tính Vi t Nam hi n có hơn 100 nhà cung c p ph n m m k toán. M i nhà cung c p
17 thư ng có t m t ñ n vài s n ph m ph n m m k toán khác nhau phù h p v i nhu c u và quy mô c a m i t ch c, doanh nghi p. Nhìn chung ph n m m k toán hi n nay có các ưu ñi m và t n t i như sau: Nh ng ưu ñi m: - Các ph n m m k toán Vi t Nam giá tương ñ i r , d dàng thâm nh p th trư ng. - Các ph n m m ñư c xây d ng và tài li u hư ng d n s d ng ch y u b ng ti ng Vi t. Vi c này t o thu n l i hơn cho vi c khai thác s d ng chương trình ph n m m ñ i v i các nhân viên k toán ngư i Vi t. - H th ng k toán xây d ng trong m t s ph n m m phù h p v i chu n m c k toán và ch ñ k toán hi n hành c a Vi t Nam. Nh ng t n t i: - Các ph n m m k toán Vi t Nam ph n l n chưa có tính chuyên nghi p cao. - Không tương thích, tích h p v i các ph n m m khác. - Chi phí ñ phát tri n các ng d ng cao, th i gian th c hi n m t ng d ng khá dài, không t n d ng t i ña kh năng c a s phát tri n công ngh . - Các ph n m m k toán Vi t Nam thu n túy ph c v cho k toán tài chính, các tính năng v qu n tr , ñ c bi t là qu n tr bán hàng, qu n tr s n xu t, qu n tr nhân s , l p d toán d báo ... còn sơ sài. - D dàng s a ch a l i s k toán sau khi ñã khoá s . - Ph n m m k toán ñư c thi t k sai v i quy trình h ch toán b t bu c, ho c h ch toán t t, b sót m t s nghi p v theo quy ñ nh pháp lu t v k toán.
18 - Không tuân th các quy ñ nh v ch ñ k toán, như tính và phân b kh u hao, phân b chi phí, t p h p chi phí không ñúng ñ i tư ng theo quy ñ nh. - Trong m t s trư ng h p (thư ng g p ñơn v ñ u tư nư c ngoài) công tác k toán ñư c th c hi n theo m t chương trình không tuân th ch ñ k toán ñã ñư c ñăng ký.