Luận văn: Nâng cao độ an tòan và tiết kiệm thời gian trong thanh tóan tín dụng bằng việc áp dụng thành tựu khoa học điện tử

Chia sẻ: Muay Thai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:64

Thêm vào BST

Báo xấu

93
lượt xem 25
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Lý do chọn đề tài Thực hiện chủ trương phát triển và mở rộng thanh toán qua ngân hàng để từng bước phù hợp với quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, ngành ngân hàng đã từng bước triển khai mạnh mẽ các công việc cụ thể là: hoàn thiện hoá các thể lệ thanh toán hiện đại hoá công nghệ ngân hàng. Thực hiện chủ trương hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, đổi mới các nghiệp vụ ngân hàng để phục vụ tốt nhất khách hàng trong nước,...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn: Nâng cao độ an tòan và tiết kiệm thời gian trong thanh tóan tín dụng bằng việc áp dụng thành tựu khoa học điện tử

Luận văn: Nâng cao độ an tòan và tiết kiệm thời gian trong thanh tóan tín dụng bằng việc áp dụng thành tựu khoa học điện tử
Lời mở đầu I. Lý do chọn đề tài Th ực hiện chủ trương phát triển và mở rộng thanh toán qua ngân hàng để từng bước phù hợp với quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nh à nước, ngành ngân hàng đã từng bước triển khai mạnh mẽ các công việc cụ thể là: hoàn thiện hoá các th ể lệ thanh toán hiện đ ại hoá công nghệ ngân hàng. Th ực hiện chủ trương hiện đại hoá công nghệ ngân h àng, đổi mới các nghiệp vụ n gân hàng đ ể phục vụ tốt nhất khách hàng trong nước, từng bước hội nhập với hệ thống tài chính tiền tệ khu vực và quốc tế, phương thức thanh toán điện tử đã ra đời nối mạng to àn quốc trong hệ thống Ngân hàng công thương Việt Nam. Dưới sự l•nh đạo của Đảng, Chính phủ và của NHNN, đ ến nay có thể nói chủ trương trên được thực hiện là phù h ợp với tình hình thực tế. Tuy phương thức thanh toán điện tử mới được đưa vào áp dụng trong vài năm trở lại đây, nhưng qua kết quả đ ã m inh chứng rằng việc mở rộng thanh toán đ iện tử là cần thiết, ho àn toàn có khả n ăng thực hiện tốt thanh toán điện tử sẽ góp phần tạo th êm nguồn vốn cho sự n ghiệp CNH-HĐH đất nước, giảm lượng tiền mặt lưu thông trên th ị trường, thúc đ ẩy tiến trình đổi mới công nghệ thanh toán qua ngân h àng. Bên cạnh những ưu đ iểm, phương thức thanh toán đ iện tử cũng còn bộc lộ một số hạn chế cần được n ghiên cứu để ho àn thiện hơn nữa. Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của NHTM nói chung và của chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà nói riêng.
Vì vậy em đã chọn đ ề tài "Ứng dụng CNTT trong thanh tóan và một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán điện tử tại NHCT Hai Bà Trưng". II. Phạm vi nghiên cứu của đ ề tài 1 . Nghiên cứu những vấn đ ề lý luận cơ bản, tình hình thực tế tại chi nhánh NHCT Hai Bà Trưng về công tác thanh toán đ iện tử. 2 . Thời gian nghiên cứu đ ược tập trung chủ yếu ở năm 2003 và n ăm 2004. Do đ iều kiện về khả n ăng nghiên cứu, hiểu biết của cá nhân còn hạn chế, thời gian thực tế ch ưa nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong được sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo đ ể bài viết của em được hoàn thiện h ơn. Em xin chân thành cảm ơn! tượng mất ổn định tiền tệ có thể dẫn đến lạm phát, song việc đảm bảo an to àn tài chính rất khó khăn vì có thể xảy ra mất cắp… Để khắc phục được những mặt tồn tại trên, phương thức thanh toán không dùng tiền m ặt ra đời. Nó không những giúp giải quyết các khoản nợ trong nền kinh tế quốc d ân một cách dễ dàng mà còn đem lại hiệu quả to lớn cho nền kinh tế - xã hội. 2 .2. ý nghĩa của thanh toán không dùng tiền mặt Trong th ực tế, nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển th ì việc thanh toán, chi trả b ằng tiền mặt ngày càng ít đ i và thay thế là quá trình thanh toán không dùng tiền m ặt, ở các nước có nền kinh tế phát triển thì tỷ lệ thanh toán không dùng tiền mặt là rất lớn, hầu hết mọi giao dịch đ ều được tập trung thông qua ngân h àng để thanh toán, chính vì vậy thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa rất lớn.
Thanh toán không dùng tiền mặt giúp ngân h àng và các tổ chức tài chính có thể phát huy đ ược khả năng huy đ ộng vốn tạm thời nhàn rỗi trong nền kinh tế để cho vay phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho ngân hàng. Việc mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt góp phần thực hiện tốt chính sách tiền tệ của nh à nước. Tạo điều kiện giảm chi phí lưu thông tiền mặt, tiết kiệm lao động xã hội, tăng cường độ an to àn và phòng ngừa rủi ro. II. Vai trò, ý ngh ĩa, nguyên tắc thanh toán và các phương thức thanh toán giữa các n gân hàng 1 . Vai trò Thanh toán qua lại giữa ngân h àng th ể hiện chức năng tập trung thanh toán của ngân h àng đối với nền kinh tế và điều hoà vốn trong nội bộ ngân hàng. Th ực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng chính là thực hiện được yêu cầu của công tác thanh toán không dùng tiền mặt đó là: nhanh chóng, kịp thời, chính xác, an toàn tài sản, tăng nhanh vòng quay vốn góp phần tiết giảm chi phí lưu thông do không phải in ấn vận chuyển tiền mặt từ nơi này sang nơi khác. Để thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng thì đò i hỏi ngân h àng ph ải cải tiến th ể lệ, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt cho phù hợp với yêu cầu của việc trao đổi thanh toán tiền h àng hoá dịch vụ của toàn x• hội, tăng cường trang thiết bị kỹ thuật phục vụ thanh toán nhanh chóng chính xác, cải tiến việc điều hành và quản lý vốn trong ngân hàng. 2 . ý ngh ĩa
Thanh toán vốn giữa các ngân h àng là hoạt động nghiệp vụ nhằm thực hiện đ ầy đủ chức năng trung gian thanh toán của ngân hàng và góp phần thực hiện các chức n ăng cơ bản khác nhau của ngân hàng. Là nghiệp vụ tạo nên mối liên hệ nối liền các cơ sở Ngân hàng thành một hệ thống chặt chẽ, tạo điều kiện thu hút vốn nhàn rỗi vào Ngân hàng. Có tác động qua lại và ảnh hư ởng đ ến bản chất của các công cụ hiện có trên thị trường tiền tệ, tác động đến mức dự trữ của các ngân h àng, từ đó có tác động đến cơ chế truyền động của chính sách tiền tệ. 3 . Các nguyên tắc Tổ chức tốt công tác thanh toán giữa các ngân hàng trong nền kinh tế được nhanh chóng, chính xác từ đó góp ph ần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn. Tăng cường quá trình kiểm soát các nghiệp vụ thanh toán, hạn chế di chuyển tiền m ặt giữa các đ ịa phương từ đó hạ chế các hiện tư ợng tham ô, lợi dụng và tiết kiệm đ áng kể chi phí lưu thông. Phát huy vai trò của ngân hàng trong việc tập trung công tác thanh toán của nền kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho hoạt động ngân h àng. Coi quá trình thanh toán giữa các ngân hàng là một khâu của quá trình thanh toán không dùng tiền mặt. Để đ áp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trư ờng, đất nước càng phát triển, đời sống của ngư ời dân không ngừng tăng lên, sản xuất lư u thông hàng hoá ngày càng phát triển, việc thanh toán giữa các tổ chức, đơn vị kinh tế được thực hiện dưới hình thức không dùng tiền mặt, còn với hình thức đa dạng không chỉ ở cùng một ngân hàng
m à họ còn mở tài kho ản ở các ngân hàng khác nhau, chính vì vậy việc tổ chức thanh toán qua lại giữa các ngân h àng là một yêu cầu cần thiết và khách quan. Trong thanh toán không dùng tiền mặt: Người trả tiền và ngư ời thụ hưởng đ ều có tài khoản ở một ngân hàng thì thanh toán chỉ đơn giản là trích chuyển tiền trên các tài khoản ở cùng một ngân hàng. Nhưng nếu người trả tiền và người thụ hưởng ở các ngân hàng khác nhau thì đòi hỏi phải có ít nhất 2 ngân hàng tham gia thực hiện thanh toán, thông qua nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân h àng. Thanh toán giữa các ngân hàng còn do nhu cầu của việc tập trung và điều hoà vốn thuộc ngân sách nhà nư ớc, của các ngành, các tổ chức kinh tế. Ngoài ra, xu ất phát từ các nghiệp vụ ngân hàng từ yêu cầu của công cuộc điều ho à vốn trong từng hệ thống ngân hàng cũng đòi hỏi phải tổ chức nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân h àng. 4 . Các phương thức thanh toán giữa các ngân hàng Do cơ cấu tổ chức của hệ thông ngân hàng Việt Nam hiện nay, mỗi hệ thống độc lập về vốn, mỗi NHTM được tổ chức thành lập từ trung ương đến cơ sở. Vì vậy thanh toán giữa các đơn vị ngân hàng được thực hiện theo các phương thức sau: - Phương thức thanh toán liên hàng - Phương thức thanh toán bù trừ - Ph ương thức thanh toán qua tài kho ản tiền gửi tại NHNN hoặc qua tài khoản tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác. - Phương thức thanh toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ. III. Phương th ức thanh toán đ iện tử (TTĐT) ở ngân hàng công thương 1 . Các quy đ ịnh chung
Quy trình thanh toán đ iện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máy vi tính h iện h ành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam. - Mọi khách hàng giao dịch với Ngân h àng Công thương Việt Nam đều được tham gia h ệ thống thanh toán điện tử theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng ban hành theo quyết định số 22/QĐ-NH1 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam. 3 . Quy trình hạch toán 3 .1. Tại ngân h àng phát lệnh (NHPL) 3 .1.1. Tạo lập lệnh thanh toán 3 .1.1.1. Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ giấy - Khách hàng có nhu cầu thanh toán, chuyển tiền lập và nộp vào NHPL các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của ngân hàng nhà nước và h ướng dẫn của ngân hàng công thương đối với từng thể thức thanh toán. - Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận đ ược chứng từ của khách h àng nộp vào, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng (lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách h àng). Nếu đủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chương trình kế toán giao dịch. Sau đó ghi số lệnh thanh toán và ký tên lên chứng từ gốc, chuyển cho trư ởng phòng kế toán hoặc người được u ỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM). - KSV căn cứ vào ch ứng từ gốc do KTV chuyển đ ến, kiểm soát lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào phần kiểm soát đ ể kiểm tra lệnh thanh toán trên máy tính. KSV nh ập lại các yếu tố bắt
buộc là: số tiền, ngân hàng nh ận lệnh. Tuỳ theo yêu cầu quản lý đ ể đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, trưởng phòng kế toán có th ể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác như: Mã NHB, tài khoản người phát lệnh, tài khoản người nhận lệnh. Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trước khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyển đi. Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ phận kế toán CTĐT chuyên trách. - Sau khi tính KHM, ch ứng từ được tự động hạch toán và chuyển đ i, bút toán h ạch toán được tự động gửi về trung tâm/ chi nhánh để đối chiếu. 3 .1.1.2. Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ đ iện tử: NHPL nhận được chứng từ đ iện tử từ các hệ thống thanh toán nội bộ, thanh toán song biên, thanh toán đ iện tử liên ngân hàng (TTLNH), bù trừ đ iện tử, ngân hàng b án lẻ (thanh toán trực tiếp từ khách h àng)… chuyển đến. Sau khi đ ã được giải m ã, chứng từ hợp lệ sẽ được ch ương trình tự động chuyển hoá thành lệnh thanh toán trong hệ thống NHCTVN. Kiểm soát viên căn cứ bảng kê chứng từ điện tử nhận đến từ các hệ thống thanh toán trên, lựa chọn lệnh thanh toán từng hệ thống để tính KHM theo lô chuyển đi n gân hàng nh ận lệnh (NHNL). Trường hợp cần thiết có thể lựa chọn tính KHM từng lệnh thanh toán như đối với chứng từ tạo lập từ chứng từ giấy đ ể kiểm soát. - Sau khi tính KHM, lệnh thanh toán đ ược tự động hạch toán và chuyển đ i, bút toán h ạch to án được tự động gửi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu. 3 .2. Hạch toán: 3 .2.1. Tại ngân hàng phát lệnh 3 .2.1.1. Lệnh thanh toán của khách hàng:
- Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK tiền gửi khách hàng ho ặc TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch - Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền: (chỉ thực hiện đối với các trường hợp đ ã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận được NHCTVN chấp thuận): Khi lập lệnh thanh toán nợ chuyển đi hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17 - CTĐT), KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ chương trình tự động hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK khách hàng Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với lệnh thanh toán nợ, NHNL lập lệnh thanh toán nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từ chối. NHPL h ạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Các trường hợp thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền thực hiện theo đ iểm 2.1.2. dưới đ ây. 3 .2.1.2. Lệnh thanh toán nội bộ - Đối với lệnh thanh toán có Nợ: TK thích hợp Có: TK trong kế hoạch
- Đối với lệnh thanh toán nợ (sử dụng đ ể thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền và các chuyển tiền nội bộ khác theo hướng dẫn cụ thể của NHCTVN): Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK thích h ợp - Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCT TW: Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đ ảm bảo thanh toán tại chi nhánh vượt tỷ lệ quy định, chi nhánh chuyển vốn về NHCTVN. Trên cơ sở số vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi của chi nhánh tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển sang NHNN. Đồng thời KTV lập lệnh thanh toán chuyển về NHCTVN (số hiệu 999) và h ạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK tiền gửi tại ngân hàng nhà nước. - Trường hợp chuyển các loại vốn khác về NHCTVN (điều chuyển giữa các loại vốn giữa TW với chi nhánh) Căn cứ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ liên quan và các văn b ản hướng dẫn hiện hành của NHCTVN, chi nhánh thực hiện lập chứng từ đ iện tử Việc lập và kiểm soát chứng từ được thực hiện như điểm 1.1 nêu trên. 3 .2.2. Tại ngân hàng nhận lệnh (NHNL) 3 .2.2.1. Quy trình xử lý lệnh thanh toán đến Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực tiếp để theo dõi lệnh thanh toán đ ến. Khi nhận được lệnh thanh toán đ ến, kế toán CTĐT thông báo kịp th ời cho KSV đ ể kiểm tra KHM.
KSV khi nhận được thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời. Sau khi KSV kiểm tra KHM, lệnh thanh toán được tự động hạch toán, bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/chi nhanh để đối chiếu. a) Tại các chi nhánh NHCT * Đối với lệnh thanh toán của NHNL (chứng từ nội bộ hoặc chứng từ chuyển cho n gười nhận lệnh tại NHNL) - KSV kiểm tra KHM theo từng lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin người nhận lệnh, nếu đủ điều kiện thanh toán thì h ạch toán vào tài kho ản ngượ nhận lệnh, nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản chờ thanh toán đ ể xử lý theo quy trình xử lý sai sót. - Sau khi được kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 2 liên: 1 liên dùng báo n ợ hoặc báo có khách h àng, 1 liên lưu nhật ký chứng từ. Các lệnh thanh toán in ra phải ký đ ầy đủ chữ ký theo quy định. - Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào tài khoản người trả tiền đồng thời lập điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17-CTĐT) gửi đến NHPL. Nếu không đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV ch ừo thanh toán sau đó lập lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ chối. * Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các điểm giao dịch trực tiếp thuộc CN. - Các lệnh thanh toán này đư ợc chương trình tự động hạch toán và tự động chuyển tiếp đ ến điểm giao d ịch.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến (mẫu 03-CTĐT) theo nhóm riêng để theo dõi đối chiếu với điểm giao dịch. * Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống. - KSV lựa chọn nhóm lệnh thanh toán theo từng hệ thống (bù trừ, TTLNH…) đ ể kiểm tra KHM theo lô. Chương trình tự động định khoản và h ạch toán vào tài khoản thích hợp đối với từng hệ thống thanh toán. - Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo từng nhóm thanh toán để thực hiện chuyển tiếp. - Đối với lệnh thanh toán đ ến để đ i thanh toán bù trừ giấy, kế toán CTĐT in phục hồi lệnh thanh toán ra giấy để lập bảng kê đi thanh toán bù trừ theo quy định của NHNNVN. - Các chứng từ nhận đến từ đ iểm giao dịch để đi thanh toán song biên được chương trình tự động h ạch toán và chuyển tiếp về trung tâm thanh toán. * Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (ch ứng từ nhận đến từ các điểm giao dịch trực thuộc CN để chuyển tiếp đ i CN NHCT khác) - Các lệnh thanh toán n ày được hệ thống tự động hoạch toán và tự động chuyển tiếp đ ến ngân hàng nhận lệnh. - Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ nhận đ ến từ đ iểm giao dịch (mẫu 03- CTĐT) để kiểm tra và lưu trữ. * Đối với lệnh thanh toán giữa các đ iểm giao dịch trong cùng CN. - Lệnh thanh toán được hạch toán tự động và tự động chuyển tiếp đ ến điểm giao d ịch nhận lệnh.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu cuối ngày (mẫu 05-CTĐT) đ ể kiểm tra, đối chiếu với đ iểm giao dịch. b ) Tại điểm giao dịch. Chỉ thực hiện xử lý đối với lệnh thanh toán có người hưởng tại điểm giao dịch như đ iểm 1.1.1 nêu trên. 3 .2.3. Tại trung tâm thanh toán (TTTT) - Tại TTTT mở tài kho ản điều chuyển vốn trong kế hoạch cho từng chi nhánh đ ể h ạch toán đối chiếu. Tài khoản của chi nhánh NHCT nào sẽ mang số hiệu ngân h àng của chi nhánh NHCT đó . Đối với chi nhánh trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các tài kho ản ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với CN. * Lưu ý: Đối với chi nhánh phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất TK ĐCV trong kế hoạch - Khi nhận chuyển tiền từ các chi nhánh, tại TTTT chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo các nội dung để hạch toán: + Tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ - thanh toán Có + Phạm vi thanh toán trong hệ thống - ngoài hệ thống 3 .2.3.1. Xử lý các chuyển tiền trong hệ thống: - Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được hạch toán tự động, tự động chuyển đ i NHNL và chuyển sang vùng chờ đ ối chiếu với NHNL.
- Trường hợp nhận đ ược lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của TTTT, các lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của h ệ thống. - Sau giờ khoá sổ của TTTT, các lệnh thanh toán chư a được đối chiếu được chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp. TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng đ ể kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ. 3 .2.3.2. Xử lý các chuyển tiền ra ngoài hệ thống * Trư ờng hợp nhận được các chuyển tiền ra ngoài hệ thống trư ớc giờ khoá sổ của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH… - KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản thích hợp được đăng ký trong chương trình và tự động tạo chứng từ đi cho thanh toán song biên, liên NH… - KTV tại TTTT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo từng nhóm thanh toán riêng đ ể làm cơ sở kiểm soát chuyển tiếp ra ngoài h ệ thống. * Trường hợp nhận được lệnh thanh toán ra ngoài hệ thống sau giờ khoa sổ của các h ệ thống thanh toán song biên, liên NH… - KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản ĐCV ch ờ thanh toán. - KTV in thống kê chứng từ tồn đọng theo từng nhóm riêng để theo dõi đối chiếu - Vào ngày giao d ịch kế tiếp, TTTT lựa chọn các lệnh thanh toán còn tồn đọng kích hoạt để chương trình tự động vớt đ i cho thanh toán song biên, liên NH… và kết sinh
bút toán tất toán tài khoản ĐCV ch ờ thanh toán cho các chứng từ tồn đọng được lựa chọn. 3 .2.3.3. Xử lý các khoản chuyển tiền nội bộ giữa TTTT với chi nhánh. - Các chuyển tiền tạo lập từ chứng từ giấy để chuyển đ i các chi nhánh NHCT được thực hiện như đối với chứng từ đ i từ chi nhánh (mục I đ iểm 1.1) - Các chuyển tiền nội bộ nhận đến từ các chi nhánh được xử lý như đối với các lệnh thanh toán nội bộ tại các chi nhánh (mục II đ iểm 1.1.1) 3 .2.3.4. Hạch toán * Đối với chuyển tiền giữa các chi nhánh trong hệ thống: - Đối với lệnh thanh toán Có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. - Đối với lệnh thanh toán Nợ: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL. Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. * Đối với các chuyển tiền ra ngoài h ệ thống NHCT qua thanh toán song biên, thanh toán điện tử LNH… được tự động toán: a. Trường hợp nhận đ ược lệnh thanh toán của chi nhánh trước giờ ngừng thanh toán song biên, liên NH…: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK thu chi hộ (TT song biên hoặc TTLNH) b . Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của chi nhánh sau giờ ngừng thanh toán song biên, liên NH…:
Nợ TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có TK ĐCV ch ờ thanh toán * Hạch toán các khoản vốn từ chi nhánh NHCT về TTTT: a. Trường hợp chi nhánh chuyển vốn đ iều ho à về NHCTVN - Khi nhận chuyển chuyển tiền gửi vốn của chi nhánh chuyển về, TTTT hạch toán Nợ: TK ĐCV thanh toán hệ thống Có: TK ĐCV trong kế hoạch của CN gửi vốn - Nhận được giấy báo có của NHNN chuyển đến TTTT hạch toán: Nợ: TK tiền gửi của NHCTVN tại NHNNTW Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống b . Trường hợp nhận các loại vốn khác của chi nhánh chuyển về NHCT Việt Nam - Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK ĐCV thích hợp - Đối với lệnh thanh toán nợ: Nợ: TK ĐCV thích h ợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL * Hạch toán các khoản chuyển vốn về chi nhánh Khi chi nhánh cần tiếp vốn, TTTT căn cứ giấy đề nghị tiếp vốn của chi nhánh đ• được NHCTVN ph ê duyệt, lập chứng từ thanh toán qua NHNN để trích tài khoản tiền gửi của NHCTVN tại NH Nhà nước Trung ương chuyển tiếp vốn cho NH xin tiếp vốn. Đồng thời lập lệnh thanh toán và h ạch toán: Nợ: TK ĐC vốn trong KH (CN nhận vốn).
Có: TK tiền gửi TT tại sở giao dịch NHNNVN Cuối ngày, kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu ch uyển tiền đi, đ ến trong ngày đ ể kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày. Các báo cáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày. Ngoài ra, các đ ơn vị thanh toán thực hiện in các loại báo cáo sau: + Đối với chi nhánh và TTTT in báo cáo 02,03,04,14,15,16 CTĐT. 3 .2.4. Sai sót và điều chỉnh 3 .2.4.1. Sai sót và đ iều chỉnh tại ngân hàng phát lệnh (NHPL). * Sai sót phát hiện khi chư a tính KHM. Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại cho đúng. * Sai sót phát hiện sau khi KSV đã tính KHM Các sai sót phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã được tính KHM đ ều phải đ ược điều chỉnh bằng bút toán. Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau: - Chuyển tiền thiếu: Khi phát hiện chuyển tiền thiếu, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh toán chuyển đ ến thiếu để lập bổ sung. Nội dung lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ chuyển bổ sung cho lệnh thanh toán số… ngày… và hạch toán như các lệnh thanh toán đi b ình thường. - Chuyển tiền thừa: Khi phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đ i, ngân hàng phát lệnh phải lập ngay đ iện thông báo (mẫu 13-CTĐT) và lập biên bản chuyển tiền thừa gửi ngân hàng nhận lệnh đ ể có biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ từng trường hợp cụ th ể, NHPL xử lý như sau:
+ Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đ ã gửi lệnh thanh toán đ i nhưng NHNL chưa kiểm tra KHM: KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh thanh toán chuyển thừa để lập phiếu điều chỉnh và h ạch toán: Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Nợ đỏ: TK đ ã trích thừa Đồng thời lập điện tra soát (mẫu 12-CTĐT) gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nh ập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Khi nh ận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ th anh toán Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý Đối với lệnh thanh toán nợ: Lập phiếu đ iều chỉnh hạch toán: Có đỏ: TK thích hợp Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh đ ể huỷ số tiền chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch
+ Trư ờng hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi gửi lệnh thanh toán đ i, NHNL đ• kiểm tra KHM: NHPL phải lập ngay điện thông báo gửi NHNL đ ể có biện pháp xử lý kịp thời. Đồng thời lập biên bản chuyển tiền thừa (mẫu 18-CTĐT) gửi NHNL, xác định n guyên nhân, quy trách nhiệm của những người liên quan và xử lý hạch toán: Đối với lệnh thanh toán có: Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa và ch ứng từ gốc để lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Nợ: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót) Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã trích th ừa) Đồng thời lập đ iện tra soát gửi NHNL để yêu cầu ho àn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Nếu NHNL đ ã chi trả số tiền thừa cho n gười hưởng, NHPL gửi biên bản chuyển tiền thừa đến NHNL đ ể NHNL tìm biện pháp thu hồi. Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa hoặc một phần số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK các kho ản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót) Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý Trường hợp NHNL trả lời không thu hồi được thì NHPL căn cứ vào biên b ản cùng hồ sơ liên quan của NHNL gửi đ ến. NHPL nhận được, kiểm tra, đối chiếu với biên b ản chuyển tiền thừa trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn ph ải thu hồi,
xác định người chịu trách nhiệm. Đồng thời lập hội đồng để xử lý theo chế độ hiện h ành. Đối với lệnh thanh toán nợ: Lập phiếu đ iều chỉnh hạch toán: Có đỏ: TK thích h ợp Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh đ ể huỷ số tiền chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch * Chuyển tiền ngược vế Khi phát lệnh thanh toán bị sai ngược vế, NHPL phải lập đ iện thông báo cho NHNL, điện tra soát gửi NHNL để xử lý. Đồng thời NHPL thực hiện đ iều chỉnh hu ỷ bỏ xố tiền bị ngược vế sang TK ĐCV ch ờ thanh toán, sau đó tất toán TK này chuyển đi NHNL để huỷ to àn bộ lệnh thanh toán bị ngược vế và lập lệnh thanh toán đúng chuyển đi. Ví d ụ: - Đối với lệnh thanh toán có: Lẽ ra phải chuyển và hạch toán: Nợ: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Có: TK ĐCV trong KH Nhưng NHPL đã chuyển và hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong KH