Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH sản xuất giầy - xây dựng An Thịnh

Chia sẻ: Diệp Nhất Thiên | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:102

Thêm vào BST

Báo xấu

41
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài này tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, kết hợp với việc khảo sát, tiếp cận hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH sản xuất giầy – Xây dựng An Thịnh trong điều kiện sản xuất hiện tại, và dựa vào những đặc điểm của ngành xây lắp, Tác giả hướng đến các giải pháp tăng cường, hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty, giúp công ty phòng ngừa rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH sản xuất giầy - xây dựng An Thịnh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH ------------------------ CHUNG NGỌC QUẾ CHI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GIẦY - XÂY DỰNG AN THỊNH CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN MÃ SỐ: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS.PHẠM CHÂU THÀNH TP. Hồ Chí Minh - Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH sản xuất giầy – xây dựng An Thịnh” là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi. Đây là luận văn Thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế Toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất kỳ hình thức nào. Tác giả Chung Ngọc Quế Chi
LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy cô trường Đại học Kinh tế TPHCM đã truyền đạt cho tôi kiến thức trong những năm học tập và nghiên cứu ở trường. Tôi chân thành cảm ơn Giám đốc cùng quý đồng nghiệp tại công ty TNHH sản xuất giầy- xây dựng An Thịnh đã nhiệt tình tạo điều kiện , hổ trợ tôi khảo sát trong quá trình thực hiện luận văn Tôi cũng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS. Phạm Châu Thành đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành tốt luận văn này. Và xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã ủng hộ tinh thần vả tạo mọi điều kiện cho tôi học tập, hoàn thành luận văn Học viên Chung Ngọc Quế Chi
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT COSO Committee Of Sponsoring Organizations NVL Nguyên vật liệu TNHH Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 1.1 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ..................................12 Bảng 2.1 Bảng tổng hợp đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.................................51 Bảng 3.1 Mẫu phiếu xuất kho...................................................................................60 Bảng 3.2 Bảng phân tích tổng chi phí......................................................................62 Bảng 3.3 Bảng so sánh chi phí nguyên vật liệu.......................................................63 Bảng 3.4 Bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu.....................................................64 Bảng 3.5 Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp..............................................66 Bảng 3.6 Bảng phân tích chi phí sử dụng máy thi công...........................................68 Bảng 3.7 Phiếu theo dõi ca máy thi công.................................................................69 Bảng 3.8 Mẫu bảng kê phiếu nhập trong tuần.........................................................78 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH sản xuất giầy- xây dựng An Thịnh............31 Sơ đồ 2.2 Quy trình xây dựng công trình..................................................................34 Sơ đồ 3.1 Quy trình mua vật tư – Văn phòng thực hiện...........................................58 Sơ đồ 3.2 Quy trình mua vật tư – Các đội xây lắp thực hiện...................................59 Sơ đồ 3.3 Quy trình xuất nguyên vật liệu..................................................................60
MỤC LỤC Lời mở đầu...................................................................................................................1 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.........3 1.1. Khái quát hệ thống Kiểm soát nội bộ.................................................................3 1.1.1. Sơ lược sự ra đời và phát triển các lý thuyết kiểm soát nội bộ...............3 1.1.2. Khái niệm hệ thống Kiểm soát nội bộ....................................................4 1.2. Mục tiêu và nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ............................13 1.2.1. Mục tiêu thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ........................................13 1.2.2. Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ....................................13 1.3. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ.................................................................13 1.3.1. Thiết lập môi trường kiểm soát.............................................................13 1.3.2. Thiết lập hoạt động đánh giá rủi ro.......................................................15 1.3.3. Thiết lập hoạt động kiểm soát...............................................................15 1.3.4. Thiết lập hệ thống thông tin truyền thông.............................................20 1.3.5. Thiết lập hệ thống đánh giá, thẩm định.................................................21 1.4 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp...........................21 1.4.1 Hướng dẫn đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ.....................21 1.4.2 Ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ...................................................25 1.4.3 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ....................................................26 1.5 Một số đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam……………………………………………………………………..............27 Kết luận chương 1………………………………………………………………......29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GIẦY – XÂY DỰNG AN THỊNH....................................30 2.1. Khái quát về Công ty TNHH Sản Xuất Giầy – Xây Dựng An Thịnh...............30 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.................................................................30
2.1.2 Cơ cấu tổ chức........................................................................................31 2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Sản Xuất Giầy – Xây Dựng An Thịnh..........................................................................................................33 2.2.1. Đặc điểm hoạt động ảnh hưởng hệ thống kiểm soát nội bộ.................33 2.2.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hành...................................................35 2.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hành...............................................46 2.3.1. Môi trường kiểm soát...........................................................................46 2.3.2. Đánh giá rủi ro………………………………………………………..47 2.3.3. Hoạt động kiểm soát.............................................................................47 2.3.4. Thông tin truyền thông.........................................................................49 2.3.5. Giám sát………………………………………………………………49 2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Sản xuất Giầy – Xây dựng An Thịnh.............................................................50 2.4.1 Nhân tố khách quan.................................................................................50 2.4.2 Nhận tố chủ quan......................................................................................50 Kết luận chương 2………………………………………………………………….52 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GIẦY – XÂY DỰNG AN THỊNH……………………………………………………………………………...53 3.1. Những yêu cầu đặt ra cho hệ thống kiểm soát nội bộ,nguyên tắc và căn cứ xây dựng các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH sản xuất Giầy- Xây dựng An Thịnh.............................................................................53 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ...................................54 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát.............................................................54
3.2.2. Hoàn thiện hoạt động đánh giá rủi ro……………………………….....56 3.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát.............................................................56 3.2.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát..................................77 3.2.5. Định kỳ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ………………………......79 3.3 Tác dụng của những giải pháp hoàn thiện đối với công tác quản lý và hiệu quả hoạt động của công ty................................................................................................79 Kết luận chương 3………………………………………………………………....81 Kết luận.....................................................................................................................82 Danh mục tài liệu tham khảo PHỤ LỤC Phụ lục 1: Danh sách cán bộ, nhân viên tham gia khảo sát Phụ lục 2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH sản xuất giầy - xây dựng An Thịnh
-1- LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển, nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong nó nhiều thách thức và rủi ro. Điều này tác động đến các nhà quản lý doanh nghiệp cần quan tâm nhiều hơn đến hiệu quả hoạt động và mỗi doanh nghiệp cần tìm con đường riêng để tồn tại, ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong số các công cụ được sử dụng phổ biến hiện nay, hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu giúp nhà lãnh đạo kiểm soát và đánh giá được tình hình hoạt động của đơn vị, định hướng các thành viên trong tổ chức tuân thủ quy định và bảo đảm tính minh bạch của thông tin. Mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa và vai trò nhất định đối với từng tổ chức, doanh nghiệp. Công ty TNHH Sản xuất Giầy – Xây dựng An Thịnh là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, có kinh nghiệm hoạt động trong ngành xây dựng gần 20 năm, hệ thống kiểm soát nội bộ đã được hình thành và triển khai. Tuy nhiên, khi hoạt động trong điều kiện môi trường kinh doanh luôn thay đổi, những rủi ro xuất hiện ngày càng nhiều và biến đổi liên tục, hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần vận động biến đổi theo. Do đó, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là một yêu cầu thiết yếu tại mọi doanh nghiệp nói chung và tại Công ty TNHH sản xuất giầy- Xây dựng An Thịnh nói riêng. 2. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, kết hợp với việc khảo sát, tiếp cận hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH sản xuất giầy – Xây dựng An Thịnh trong điều kiện sản xuất hiện tại, và dựa vào những đặc điểm của ngành xây lắp, Tác giả hướng đến các giải pháp tăng cường, hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty, giúp công ty phòng ngừa rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ; các thành phần của hệ thống kiềm soát nội bộ tại công ty TNHH sản xuất giầy- xây dựng An Thịnh
-2- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH sản xuất giầy – Xây dựng An Thịnh. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn, tác giả đã áp dụng phương pháp duy vật biện chứng. Bên cạnh đó, thông qua quan sát thực tế, khảo sát thực tiễn, chọn lọc các vấn đề lý luận và thực tiễn phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, đi sâu phân tích, tổng hợp để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ở Công ty TNHH sản xuất giầy – Xây dựng An Thịnh, 5. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận chung, nội dung luận văn gồm ba chương Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH sản xuất giầy – Xây dựng An Thịnh. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH sản xuất giầy – Xây dựng An Thịnh.
-3- CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Sơ lược sự ra đời và phát triển các lý thuyết kiểm soát nội bô - Vào đầu thế kỷ 20, khái niệm kiểm soát nội bộ đã bắt đầu xuất hiện trong các tài liệu kiểm toán: năm 1929, kiểm soát nội bộ được đề cập chính thức trong báo cáo Federal Reserve Bulletin (được công bố bởi cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ); 1936 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ được công bố bởi Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA). - Từ thập niên 1940,các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo hướng dẫn, đưa ra các tiêu chuẩn tìm hiểu kiểm soát nội bộ trong các cuộc kiểm toán - Đến thập niên 1970, kiểm soát nội bộ được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết kế hệ thống và kiểm tóan, chủ yếu hướng vào cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ và vận dụng trong các cuộc kiểm toán. Năm 1979, AICPA đã thành lập một Ủy ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ - Năm 1985, Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Ủy ban Treaway) được thành lập. Sau đó, Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của Ủy ban Treaway ra đời nhằm nghiên cứu kiểm soát nội bộ và đã công bố báo cáo COSO 1992. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và hệ thống. Báo cáo này đã phát triển khái niệm kiểm soát nội bộ không chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà còn mang tính quản trị, mở rộng cho các lĩnh vực hoạt động. Có thể nói báo cáo COSO 1992 đã tạo một nền tảng lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ. - Trên nền tảng báo cáo COSO 1992 hàng loạt các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ theo nhiều hướng, nhiều lĩnh vực và ở nhiều Quốc gia được ra đời, tiếp tục cho quá trình phát triển, hoàn thiện lý luận về kiểm soát nội bộ: báo cáo COSO 1995- Canada; Cobit 1996- kiểm soát trong môi trường công nghệ thông tin; báo cáo Basle 1998-
-4- khuôn khổ kiểm soát nội bộ trong ngân hàng; Năm 2001, COSO tiếp tục triển khai nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp gọi tắt là ERM… 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ - Cùng với sự phát triển của các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, khái niệm kiểm soát nội bộ cũng không ngừng thay đổi, bổ sung, hoàn thiện. + Vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu về kiểm toán, khái niệm kiểm soát nội bộ đơn giản là các biện pháp nhằm bảo vệ tiền không bị nhân viên biển thủ. Tiếp tục phát triển theo hướng mở rộng, Kiểm soát nội bộ được xem là công cụ, biện pháp bảo vệ tiền, tài sản, kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách, khuyến khích tuân thủ chính sách nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động + Năm 1949, trong một báo cáo đặc biệt của hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ(AICPA) đưa ra định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra.” + Đến năm 1992, Báo cáo COSO ra đời được xem là một khuôn khổ chung về kiểm soát nội bộ. Theo báo cáo này, Kiểm soát nội bộ được định nghĩa “…là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định” - Từ các khái niệm trên có thể nói kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý, hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm phát hiện sai phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: Bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý. - Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu... Nhưng để đáp ứng nhu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, mọi đơn vị cần xây
-5- dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với năm thành phần cơ bản: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. 1.1.2.1 Môi trường kiểm soát - Môi trường kiểm soát tạo nên sắc thái chung trong một đơn vị-nơi mỗi người tiến hành các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ, chức năng kiểm soát của mình. Môi trường kiểm soát tác động đến việc thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của một hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: a. Các nhân tố bên trong  Quan điểm và phong cách lãnh đạo của các nhà quản lý: - Vì nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị nên họ đóng vai trò trung tâm trong môi trường kiểm soát. Những quan điểm, đường lối quản trị, phong cách của nhà quản lý cấp cao ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát.  Cơ cấu tổ chức và văn hoá trong tổ chức: - Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát hữu hiệu. Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô hoạt động của đơn vị, và sẽ giúp cho nhà quản lý truyền đạt, thu thập thông tin phản hồi nhanh chóng. - Trong văn hóa tổ chức tính chính trực và giá trị đạo đức liên quan đến tất cả con người trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Đó là chuẩn mực đạo đức và nguyên tắc cư xử mà các nhà quản lý đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế các hành vi bị coi là phạm pháp và thiếu đạo đức. Tính chính trực và giá trị đạo đức bao gồm cả việc làm gương của nhà quản lý.  Chính sách nhân sự: - Sự phát triển doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên. Họ là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi hoạt động kiểm soát trong đơn vị. Nếu nhân viên có năng lực
-6- thì nhiều hoạt động kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo thực hiện các mục tiêu đề ra của hệ thống. Ngược lại, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng nhân viên thiếu năng lực thì hệ thống kiểm soát đó không thể phát huy hiệu quả. Vì thế các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng và đào tạo, sắp xếp và đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức của đội ngũ nhân viên  Công tác kế hoạch: - Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, đặc biệt là kế hoạch tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.  Uỷ ban kiểm soát: - Uỷ ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về các lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ, quyền hạn sau: + Giám sát việc chấp hành luật pháp của đơn vị. + Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. + Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. + Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên độc lập b. Các nhân tố bên ngoài: - Ngoài chịu tác động bởi các nhân tố thuộc môi trường bên trong, môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân
-7- tố này bao gồm: luật pháp, đường lối, chủ trương, chính sách của nhà nước; các chính sách của nhà cung cấp, khách hàng, ảnh hưởng của chủ nợ...  Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người. Môi trường kiểm soát là tập thể những con người, là giá trị của mỗi con người trong tổ chức. Do đó có thể nói môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ, ảnh hưởng đến thiết kế, vận hành hệ thống và là nền tảng cho các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Một môi trường kiểm soát tốt góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro - Tất cả các hoạt động trong đơn vị đều có thể phát sinh rủi ro. Vì vậy các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro các mục tiêu của doanh nghiệp không thực hiện được. Việc đánh giá và nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác định các giải pháp xử lý rủi ro. - Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp. Trong thực tế không thể nào loại bỏ hết tất cả các rủi ro. Vấn đề là nhà quản lý quyết định mức rủi ro nào chấp nhận được và quản lý chúng như thế nào. Để làm được điều này người quản lý cần phải:  Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, mục tiêu riêng của từng hoạt động. Việc xác định mục tiêu là điều kiện tiên quyết trong việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện chỉ là rủi ro khi nó gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức. Có những sự kiện là rủi ro đối với tổ chức này nhưng lại là cơ hội đối với tổ chức khác.  Nhận dạng và phân tích rủi ro + Cá c rủ i ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (chính trị, pháp lý, cạnh tranh, các chính sách nhà nước…) và từ trong nội bộ của doanh nghiệp (thay đổi quy chế, đổi mới kỹ thuật, sắp xếp lại tổ chức,…). + Quá trình đánh giá rủi ro cần thực hiện qua các giai đoạn: xác định đối tượng, xác định các nhân tố ảnh hưởng tới từng đối tượng, và cuối cùng nhận diện rủi ro.
-8- + Các phương pháp đánh giá rủi ro:  Đánh giá hoạt động đã xảy ra thông qua các bằng chứng có giá t rị (chứng từ, thông tin).  Đánh giá tác động tiềm tàng gây ra bởi các tác nhân đang tồn tại và sẽ phát triển trong tương lai. + Từ kết quả đánh giá rủi ro, các biện pháp quản lý rủi ro mà doanh nghiệp có thể áp dụng:  Tránh rủi ro bằng cách không tiến hành một số hoạt động.  Chuyển giao các rủi ro như mua bảo hiểm, góp vốn liên doanh…  Giảm rủi ro bằng cách thiết lập hoặc tăng cường các hoạt động kiểm soát nội bộ nhằm giảm khả năng xuất hiện hoặc sự tác động của rủi ro xuống mức có thể chấp nhận được. 1.1.2.3 Hoạt động kiểm s o á t - Là những chính sách và thủ tục đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu của đơn vị :  Phân chia trách nhiệm đầy đủ - Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Yêu cầu chung của nguyên tắc này là chức năng phê chuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu và quản lý tài sản phải được tách biệt . - Phân chia trách nhiệm là sự tách biệt giữa các chức năng: + Chức năng kế toán với chức năng hoạt động + Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản + Người xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản. + Ngoài ra trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót.  Phê chuẩn và ủy quyền - Đây là hoạt động kiểm soát quan trọng. Phê chuẩn và ủy quyền là việc cấp
-9- quản lý cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động nhất định nào đó. Có hai mức độ ủy quyền: + Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách áp dụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. V í dụ về ủy quyền chung: hạn mức bán chịu, hạn mức tồn kho tối thiểu… + Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ riêng biệt. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. Ví dụ khoản bán chịu trên hạn mức tín dụng, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản… Ủy quyền cụ thể thường áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh.  Trong hoạt động phê chuẩn và ủy quyền, người có thẩm quyền phê chuẩn nên xem xét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn với những điều bất thường, và đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng minh cho nghiệp vụ đó trước khi ký duyệt  Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin - Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của đơn vị, bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản. - Tài sản vật chất cần được bảo vệ không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích. Chỉ những người có q u yền hoặc được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị. Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách : sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khóa, mật mã máy tính, lực lượng bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ… Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ. - Để thông tin kế toán đáng tin cậy, b ảo m ật cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ và phân quyền các mức độ truy cập thông tin của từng bộ phận và từng cá nhân. - Để thực hiện kiểm soát tốt quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo: + Các chứng từ phải được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- 10 - + Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau. + Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời. + Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát. + Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu khoa học, an toàn, dễ dàng truy cập.  Đối chiếu và phân tích rà soát - Là so sánh giữa hai nguồn số liệu khác nhau. Tất cả mọi khác biệt đều cần làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là mau chóng phát hiện các gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời có biện pháp xử lý. Nhân tố then chốt của hoạt động đối chiếu là phát hiện và giải quyết sự khác biệt.  Ngoài ra, hoạt động kiểm soát còn bao gồm việc xem xét lại những mục tiêu đã được thực hiện bằng cách so sánh số liệu kế hoạch, dự toán với số phát sinh thực tế; số liệu kỳ trước với kỳ hiện tại;..Việc soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hiệu quả hay không. Với việc điều tra nghiên cứu về những vấn đề bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch, có những hành động điều chỉnh thích hợp. 1.1.2.4 Thông tin và truyền thông - Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình. - Truyền thông là sự cung cấp thông tin bên trong đơn vị và với bên ngoài. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: cấp trên xuống cấp dưới, cấp dưới lên cấp trên và ngang cấp. Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của cá nhân tác động đến hệ thống như thế nào. Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông... - Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Với hệ thống thông tin liên lạc chính
- 11 - xác, trung thực và các hoạt động truyền thông kịp thời mà các thành viên trong đơn vị nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả. - Trong hệ thống thông tin của đơn vị hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quy trình gồm 3 bộ phận: Chứng từ, sổ sách và báo cáo.  Hệ thống chứng từ - Là giai đoạn đầu tiên đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực nghiệp vụ phát sinh.  Sổ sách kế toán - Trong kiểm soát nội bộ hệ thống sổ sách có vai trò trung gian giữa chứng từ và các báo cáo tài chính là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ . Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp...để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo.  Hệ thống báo cáo - Giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý thông tin, nhằm tổng hợp các số liệu ở sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo - Trong một doanh nghiệp hệ thống báo cáo thông thường gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, được trình bày tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán hiện hành. Báo cáo quản trị có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị. 1.1.2.5 Giám sát - Là quá trình đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm xác định
- 12 - hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng theo thiết kế, có những khiếm khuyết nào và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình từng giai đoạn, giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ duy trì tính hữu hiệu qua các thời kỳ. Có hai loại giám sát:  Giám sát thường xuyên - Được thực hiện trong các hoạt động, do nhà quản lý và các nhân viên thực hiện thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động khác thường.  Giám sát định kỳ - Được thực hiện bởi các đánh giá riêng biệt thông qua các chương trình đánh giá định kỳ, hay các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán độc lập thực hiện. Bảng 1.1 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
- 13 - 1.2 Mục tiêu và nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ 1.2.1 Mục tiêu thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ - Hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức được thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau:  Hiệu quả và an toàn trong hoạt động: bảo vệ, quản lý, sử dụng tải sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, có hiệu quả  Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời  Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy định trong nội bộ 1.2.2 Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nôi bộ - Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức đòi hỏi một số nguyên tắc chung:  Hệ thống kiểm soát nội bộ phải mang đến lợi ích cho doanh nghiệp,không gây cản trở cho các hoạt động của tổ chức  Mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa trong mội trường hoạt động riêng của từng doanh nghiệp  Thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ đượng thực hiện bởi mà nhả quản lý mà cần có sự tham gia của toàn thể nhân viên  Khi thiết lập hệ thống kiểm soát cần quan tâm đến hiệu quả về chi phí 1.3 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ Để thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp chúng ta phải thiết lập từng yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ : Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát 1.3.1 Thiết lập môi trường kiểm soát Như đã trình bày ở phần trên, môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài. Để có thể thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả điều đầu tiên là thiết lập được một môi trường kiểm soát tốt