Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - VCCI

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:142

Thêm vào BST

Báo xấu

92
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu thực trạng về xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI. Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - VCCI

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG TẠI PHÕNG THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM - VCCI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ LIÊN Mã số sinh viên : 1405QTVB025 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI - 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam - VCCI” là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi. Các số liệu sử dụng phân tích trong đề tài có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định. Đề tài có sự tham khảo và kế thừa, các nội dung tham khảo đƣợc trích dẫn và có chú thích rõ ràng, hoàn toàn không sao chép. Các kết quả nghiên cứu trong đề tài do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn của Văn phòng Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. Các kết quả này chƣa từng đƣợc công bố trong bất kì nghiên cứu nào. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trƣớc lời cam đoan trên! Hà Nội, ngày 22 tháng 3 năm 2018 Sinh viên Lê Thị Liên
LỜI CẢM ƠN Đƣợc sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hƣớng dẫn của Ths. Nguyễn Đăng Việt tôi đã thực hiện đề tài “Hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam - VCCI”. Để hoàn thành bài khoá luận này, tôi xin đƣợc gửi lời cám ơn chân thành đến các thầy cô trong Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy cô Khoa Quản trị văn phòng đã trang bị cho tôi kiến thức và kĩ năng về nghiệp vụ văn phòng. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể các cô, chú, anh, chị trong Văn phòng của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. Đặc biệt là lời cám ơn sâu sắc đến chị Nguyễn Thị Nhung - Chuyên viên Phòng Tổng hợp của Văn phòng Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam đã giúp đỡ và hƣớng dẫn tận tình cho tôi trong suốt thời gian tôi khảo sát tại cơ quan. Tôi xin chúc ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam luôn gặt hái đƣợc nhiều thành công trong sự nghiệp. Tôi xin đƣợc gửi lời cám ơn sâu sắc nhất đến Ths. Nguyễn Đăng Việt, Thầy đã tận tâm, nhiệt tình hƣớng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Xin cám ơn các thầy trong khoa đã giúp đỡ, hƣớng dẫn tôi để tôi có thể hoàn thành bài khoá luận đúng thời gian và quy định của trƣờng. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng 3 năm 2018 Sinh viên Lê Thị Liên
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. ......................................................... 5 4. Mục tiêu nghiên cứu. .............................................................................. 5 5. Nhiệm vụ nghiên cứu. ............................................................................. 5 6. Giả thuyết nghiên cứu. ............................................................................ 6 7. Phƣơng pháp nghiên cứu. ....................................................................... 6 8. Cấu trúc đề tài. ........................................................................................ 7 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 9 CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG ........................................................................................ 9 1.1. Một số khái niệm cơ bản. .................................................................... 9 1.1.1. Khái niệm văn phòng. ....................................................................... 9 1.1.2. Khái niệm Tổ chức.......................................................................... 12 1.1.3. Khái niệm Tổ chức bộ máy văn phòng. .......................................... 12 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng................................................. 13 1.2.1. Chức năng ....................................................................................... 13 1.2.2. Nhiệm vụ ......................................................................................... 14 1.3. Vai trò, vị trí của văn phòng. ............................................................. 15 1.3.1. Vai trò. ............................................................................................ 15 1.3.2. Vị trí. ............................................................................................... 16 1.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng. ............................................. 17 1.5. Nội dung của tổ chức bộ máy văn phòng. ......................................... 19
1.6. Nguyên tắc và yêu cầu khi tổ chức bộ máy văn phòng. ................... 20 1.7. Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy văn phòng. .............. 22 1.7.1. Vai trò của việc hoàn thiện bộ máy văn phòng. ............................. 22 1.7.2. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy văn phòng. ..................... 24 Tiểu kết: .................................................................................................... 25 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG TẠI PHÕNG THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM-VCCI .................................................................................................... 26 2.1. Tổng quan về Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI. .. 26 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. .................................................... 26 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI. ............................................................................................... 30 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của VCCI. .............................................................. 34 2.1.4. Những đặc điểm cơ bản của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam ảnh hƣởng đến quá trình tổ chức bộ máy Văn phòng. ............. 38 2.2. Thực trạng bộ máy văn phòng của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. ...................................................................................... 52 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. ...................................................................................... 52 2.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. ...................................................................................... 55 2.2.3. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Văn phòng của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. ....................................... 58 2.2.4. Đội ngũ cán bộ nhân viên của Văn phòng Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. ............................................................................ 62 2.3. Đánh giá kết quả công tác xây dựng và tổ chức bộ máy Văn phòng của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. ................................. 64 2.3.1. Ƣu điểm .......................................................................................... 65
2.3.2. Nhƣợc điểm..................................................................................... 66 2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 67 Tiểu kết: .................................................................................................... 68 CHƢƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY VĂN PHÕNG TẠI PHÕNG THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP ....... 69 VIỆT NAM..................................................................................................... 69 3.1. Mục tiêu và phƣơng hƣớng hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam.................................................... 69 3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam ............................................................................. 69 3.1.2. Phƣơng hƣớng hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam ................................................................. 70 3.2. Các giải pháp hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam ........................................................................ 71 3.2.1. Hoàn thiện cơ cấu của các phòng ban trong Văn phòng VCCI...... 71 3.2.2. Sắp xếp bố trí lại đội ngũ CB-NV trong các phòng ban ................. 74 3.2.3. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lí các phòng ban trong Văn phòng của VCCI. ..................................................................... 76 3.2.4. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất ....................................... 79 Tiểu kết: .................................................................................................... 80 KẾT LUẬN .................................................................................................... 81 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 83 PHẦN PHỤ LỤC
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI. .............................................................................................................. 37 Sơ đồ 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng- Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam ............................................................................................. 57 Sơ đồ 3.1. Sơ đồ thay đổi cơ cấu của các phòng ban trong Văn phòng VCCI..... 72 Bảng 2.1: Nguồn nhân lực của VCCI ............................................................. 39 Bảng 2.2: Cơ cấu nhân viên trong Văn phòng VCCI ..................................... 58 Bảng 3.1: Cơ cấu nhân viên trong Văn phòng VCCI theo mô hình mới ....... 75 Biểu đồ 2.1: Số lƣợng nhân viên của VCCI qua từng thời kì (2000-2017) .... 39 Biểu đồ: 2.2. Trình độ chuyên môn đội ngũ CB-NV của VCCI..................... 41
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết thƣờng 1 VCCI Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam 2 BCH Ban chấp hành 3 BTT Ban thƣờng trực 4 TW Trung ƣơng 5 HĐ Hội đồng 6 CB-NV Cán bộ, nhân viên 7 CVP Chánh văn phòng
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài “Hãy cho chúng tôi một tổ chức những ngƣời cách mạng, chúng tôi sẽ đảo lộn cả nƣớc Nga”[1]. Câu nói bất hủ ấy của Lenin làm cho chúng ta hiểu về tổ chức và vai trò của nó đối với xã hội. Tổ chức quan trọng nhƣ vậy nhƣng nó lại là một khái niệm rất thông dụng trong xã hội hiện đại. Thuật ngữ này có nguồn gốc từ tiếng Hy lạp cổ; organon tức là công cụ, là phƣơng tiện. Trong Tiếng Việt “tổ chức” có thể là danh từ, động từ hoặc trạng từ. Khi là danh từ thì coi tổ chức là một thực thể xã hội, lúc này tổ chức chỉ sự hiện diện của một cơ quan, nhà máy, trƣờng học,…với những chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, có cơ cấu bộ máy, có cơ sở hạ tầng,…vv và đang hoạt động. Khi tổ chức là động từ thì nó có nghĩa là chỉ một tập hợp những hoạt động nào đó đã đƣợc chuẩn bị và thực hiện trong một thời gian nhất định nhằm hoàn thiện một mục tiêu nào đó. Tổ chức là động từ thƣờng đƣợc thực hiện thông qua tổ chức (danh từ) nhất là trong xã hội hiện đại. Khi chỉ trạng thái của hoạt động “tổ chức” là trạng từ thí dụ “lối làm việc vô tổ chức” hay “hoạt động của cơ quan này có tổ chức”. Dù là ở thể nào thì các loại “tổ chức” có liên quan đến nhau.[2] Tổ chức bộ máy văn phòng và hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng luôn là một trong những vấn đề đƣợc các cơ quan tổ chức đặc biệt quan tâm. Bởi lẽ, cho dù là cơ quan quản lí Nhà nƣớc, doanh nghiệp tƣ nhân hay công ty đa quốc gia,…cũng không thể thiếu đƣợc bộ phận văn phòng. Bộ phận này đƣợc coi là “bộ mặt” của các cơ quan, doanh nghiệp; đóng vai trò quan trọng trọng góp phần tạo nên sự thành công trong hoạt động của cơ quan cũng nhƣ 1 V.I.Lê-nin Toàn tập (1975), NXB Tiến bộ, tập 6, tr 162 2 PGS.TS.Phan Huy Tiến (2013), Giáo trình Tổ chức học đại cương, NXB Hà Nội, Tr 1 1
doanh nghiệp.[3] Bộ máy văn phòng có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quan trọng của mình.Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản là tham mƣu- tổng hợp và hậu cần. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình các cơ quan tổ chức cần có một bộ máy văn phòng có đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu trong giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác và mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, không phải cơ quan, tổ chức nào cũng làm tốt công tác tổ chức bộ máy văn phòng cho đơn vị mình,vì quá trình này đòi hỏi phải có một đội ngũ nhà quản trị các cấp làm việc chuyên tâm, nhiệt huyết, và vận dụng các kĩ năng quản trị của mình một cách linh hoạt và khoa học vào công tác tổ chức, đồng thời không ngừng học tập, trau dồi các tri thức về tổ chức và nắm bắt xu thế về xây dựng mô hình văn phòng hiện đại trên các quốc gia phát triển khác nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng của cơ quan, đơn vị hoạt động đạt hiệu quả cao và đáp ứng đƣợc nhu cầu của thời đại. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của vấn đề trên, cùng với những kiến thức thực tế đã đƣợc trang bị trong quá trình học tập tại Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội tác giả đã mạnh dạn chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI”. Làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu về chủ đề “Hoàn thiện bộ máy văn phòng” đã có một số các đề tài tiêu biểu nhƣ sau:  Giáo trình: + Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học và Kỹ 3 Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB ĐH Kinh tế Quốc dân, Tr 3 2
thuật. Nội dung giáo trình gồm 9 chƣơng cơ bản: Trong đó giáo trình đã chú trọng nghiên cứu về các vấn đề nhƣ: Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng, cơ cấu tổ chức văn phòng, tổ chức nhân sự và một số vấn đề khác có liên quan đến văn phòng. + Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phƣơng Hiền (2012) Quản trị văn phòng Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân. Nội dung của giáo trình gồm 12 chƣơng cơ bản chia làm hai phần: Phần I: Những vấn đề chung về văn phòng và tổ chức văn phòng: Gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Đại cƣơng về văn phòng và quản trị văn phòng; Chƣơng 2: Công tác tổ chức văn phòng; Chƣơng 3: Quản trị lao động văn phòng Phần II: Các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng gồm 9 chƣơng còn lại gồm: Chƣơng 4: Tổ chức công tác thông tin của văn phòng; Chƣơng 5: Quản lí thời gian làm việc; Chƣơng 6: Tổ chức tiếp khách; Chƣơng 7: Tổ chức hội họp, hội nghị; Chƣơng 8: Tổ chức các chuyến đi công tác; Chƣơng 9: Công tác văn thƣ; Chƣơng 10: Công tác lƣu trữ; Chƣơng 11: Soạn thảo văn bản quản lí; Chƣơng 12: Kĩ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính.  Giáo trình đã nghiên cứu sâu về các công tác của văn phòng, đồng thời chỉ ra lí luận về quản trị lao động trong doanh nghiệp. + Nghiêm Kì Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng Quản trị văn phòng (2015), Nxb Đại học quốc gia TP.HCM; Giáo trình gồm 10 chƣơng chia làm 2 phần; Phần thứ nhất: Tổng quan về Quản trị Văn phòng; Phần thứ hai: Một số kĩ năng hành chính văn phòng cơ bản.  Giáo trình nghiên cứu sâu về các kĩ năng hành chính văn phòng, đồng thời khái quát đƣợc khối kiến thức về quản trị văn phòng. + Nguyễn Hải Sản, Quản trị học, Nxb Thống kê; Giáo trình gồm 16 chƣơng chia làm 5 phần; Phần 1: Những vấn đề căn bản của quản trị; Phần 2: Hoạch 3
định và ra quyết định; Phần 3: Tổ chức; Phần 4: Lãnh đạo; Phần 5: Kiểm soát.  Giáo trình nghiên cứu sâu về các vấn đề của quản trị, cung cấp khối kiến thức cơ bản nhất về khoa học quản trị. + PGS.TS. Phạm Huy Tiến (2013) Tổ chức học đại cương, Nxb Hà Nội. Qua giáo trình, tác giả Phan Huy Tiến đã nghiên cứu khối kiến thức chung về tổ chức học, tác giả đã chỉ ra các loại tổ chức, lí thuyết về tổ chức, chỉ ra các loại xug đột trong tổ chức và tìm hiểu về văn hóa tổ chức, cách thiết kế tổ chức. + Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị hành hính văn phòng, Nxb Thống kê. Nội dung giáo trình trình bày về những vấn về hành chính văn phòng nhƣ các nghiệp vụ thƣ kí, nghiệp vụ thƣ thập và xử lí thông tin, tổ chức hội nghị, hội thảo, kĩ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thƣ lƣu trữ và các vấn đề về đạo đức công sở. Nhìn chung, các giáo trình nêu trên đã cung cấp một lƣợng lớn tri thức về văn phòng và công tác văn phòng, giúp cho tác giả có cái nhìn tổng quan và là tiền đề để tác giả nghiên cứu về mặt nội dung và lí luận cho đề tài của mình.  Các khoá luận tốt nghiệp + Trần Thị Linh, Khoá luận “Hoàn thiện mô hình “Văn phòng không giấy” tại văn phòng UBND quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng”, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài này nghiên cứu về cách thức xây dựng mô hình văn phòng không giấy tại UBND quận Hải Châu. Tuy nhiên trong đề tài này, tác giả chƣa chỉ ra đƣợc việc tổ chức văn phòng tại đây đã phù hợp chƣa, cách xây dựng bộ máy tổ chức nhƣ thế nào. + Phạm Thị Tâm, Khoá luận “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị uỷ Quảng Yên tỉnh Quảng Ninh”, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài này nghiên cứu về khía cạnh các chức năng chính của văn phòng và đƣa ra giải pháp nâng cao hiệu quả khi hoạt động, đề tài cũng chƣa 4
nghiên cứu sâu về mặt tổ chức bộ máy trong văn phòng. Nói tóm lại, hiện nay có rất nhiều đề tài nghiên cứu về hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng tại các cơ quan Nhà nƣớc và doanh nghiệp. Tuy nhiên nghiên cứu sâu về công tác tổ chức bộ máy văn phòng và đƣa ra hƣớng hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI thì chƣa có nhiều đề tài nghiên cứu sâu. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.  Đối tƣợng nghiên cứu: Bài khoá luận nghiên cứu về công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI.  Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Tại trụ sở Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI: Số 9, Đào Duy Anh, quận Đống Đa, TP.Hà Nội. + Phạm vi thời gian: Các số liệu thống kê và văn bản tài liệu có liên quan từ năm 2000 đến nay. 4. Mục tiêu nghiên cứu.  Tìm hiểu thực trạng về xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI.  Đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI. 5. Nhiệm vụ nghiên cứu. Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu đã đề ra đề tài tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau: o Nghiên cứu cơ sở lí luận về văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng. o Chỉ ra tầm quan trọng và tính tất yếu của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng. o Tìm hiểu các đặc điểm cơ bản của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI và sự ảnh hƣởng đến quá trình tổ chức bộ máy văn 5
phòng. o Chỉ ra thực trạng về việc xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam- VCCI. o Đánh giá đƣợc ƣu, nhƣợc điểm trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI. o Đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI. 6. Giả thuyết nghiên cứu. Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI là tổ chức quốc gia tập hợp và đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp, ngƣời sử dụng lao động và các hiệp hội doanh nghiệp ở Việt Nam. Hoạt động của VCCI nhằm mục đích phát triển, bảo vệ và hỗ trợ các doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam, thúc đẩy các quan hệ hợp tác kinh tế, thƣơng mại và khoa học - công nghệ giữa Việt Nam với các nƣớc trên cơ sở bình đẳng và cùng có lợi; đây cũng là một tổ chức độc lập, phi chính phủ (NGO), phi lợi nhuận, có tƣ cách pháp nhân và tự chủ về tài chính. Văn phòng của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam có vai trò đặc biệt quan trọng, thực hiện các nhiệm vụ hành chính nhằm thực hiện tốt các mục tiêu đề ra của VCCI. Chính vì thế, việc hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam là tất yếu và đặc biệt quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động và xu thế chung của toàn xã hội. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu. Đề tài đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau:  Phƣơng pháp khảo sát thực tế: Trực tiếp đến cơ quan tham gia thực hiện một số nghiệp vụ văn phòng nhƣ soạn thảo văn bản, lƣu trữ, tham gia vào tổ chức hội họp tại cơ quan.  Phƣơng pháp quan sát: Đây là phƣơng pháp đầu tiên tôi sử dụng để 6
nghiên cứu cho bài khoá luận của mình, trong quá trình khảo sát tại cơ quan, tôi tiến hành quan sát cách tổ chức, sắp xếp vị trí việc làm cũng nhƣ số lƣợng nhân sự trong văn phòng của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. Qua đó hiểu đƣợc cách thức tổ chức,sắp xếp và mô hình hoạt động của văn phòng tại cơ quan.  Phƣơng pháp mô tả: Sau quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, có cái nhìn thực tế và khách quan, tôi tiến hành mô tả toàn bộ hoạt động có liên quan đến công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại cơ quan.  Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: Thông qua việc vận dụng các phƣơng tiện tìm kiếm tài liệu nhƣ internet, thƣ viện, sách báo, đọc các tài liệu chuyên ngành có liên quan đến văn phòng và hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng của cơ quan.  Phƣơng pháp thu thập và xử lí thông tin: Đây là phƣơng pháp chủ yếu đƣợc sử dụng để hoàn thiện bài khoá luận. Với phƣơng pháp này tôi thực hiện thu thập thông tin từ các văn bản, tài liệu, các báo cáo hoạt động của văn phòng Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam qua hàng năm (Từ năm 2000 đến nay).  Phƣơng pháp phân tích và tổng hợp: Trên cở sở đã thu thập đƣợc tôi tiến hành phân tích, tổng hợp thông qua đó đƣa ra các số liệu đánh giá nhận xét khách quan và thu đƣợc kết quả của quá trình nghiên cứu. 8. Cấu trúc đề tài. Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần phụ lục và tài liệu tham khảo thì đề tài nghiên cứu có cấu trúc 3 chƣơng nhƣ sau: Chƣơng I: Cơ sở lí luận về Văn phòng và Tổ chức bộ máy văn phòng. Chương này tập trung vào việc giải thích các từ khoá có liên quan đến văn phòng nói chung và tổ chức bộ máy văn phòng nói riêng. Nhằm tạo cơ sở nghiên cứu vấn đề khi áp dụng vào Văn phòng của Phòng Thương mại và 7
Công nghiệp Việt Nam. Chƣơng II: Thực trạng về công tác xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI. Chương này tập trung vào việc chỉ ra thực trạng về việc tổ chức bộ máy Văn phòng tại phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, qua đó, tác giả có cái nhìn tổng quan và đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu-nhược điểm khi đi vào hoạt động của bộ máy văn phòng. Đồng thời, khái quát được lịch sử hình thành cũng như chức năng nhiệm vụ và những đặc điểm cơ bản của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam ảnh hưởng đến quá trình tổ chức bộ máy Văn phòng. Chƣơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI Từ việc chỉ ra thực trang về việc tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam ở chương 2 và những cơ sở lí luận tại chương 1, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. 8
PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG 1.1. Một số khái niệm cơ bản. 1.1.1. Khái niệm văn phòng. Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu nhƣ: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị,…Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên đƣợc gọi là văn phòng. Văn phòng có thể đƣợc hiểu theo nhiều giác độ khác nhau nhƣ sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩmquyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.[4] - Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.[5] => Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhƣng đều có điểm chung đó là: +Văn phòng phải là bộ máy đƣợc tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lƣợng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc 4 PGS.TS.Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Tr10 5 PGS.TS.Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Tr12 9
đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu. + Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng. Ngoài ra theo quan điểm của nhóm tác giả GS.TS.Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Diệp, ThS.Trần Phƣơng Hiền trong Giáo trình Quản trị văn phòng đã đƣa ra khái niệm về “văn phòng” nhƣ sau: Văn phòng đƣợc hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy). Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của văn phòng với lao động trực tiếp. Tuy nhiên khái niệm này chƣa phân biệt rõ hoạt động của văn phòng với hoạt động quản lí nói chung. Ở bất kì một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lí cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lí cung cấp thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lí điều hành của ban lãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan đơn vị, bộ phận đó đƣợc gọi là “văn phòng”. Tuy nhiên trong thực tế có những quan niệm khác nhau về văn phòng nhƣ sau: - Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị (Theo từ điển Tiếng Việt năm 1992). Quan niệm này đồng nhất với bộ phận văn thƣ của cơ quan, đơn vị. - Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (VD: văn phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ,…) - Văn phòng là phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo (có tầm cỡ). VD: văn phòng giám đốc, văn phòng Chủ tịch nƣớc,… - Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trƣởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lí điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, 10
đơn vị.  Các khái niệm trên đây đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của “văn phòng”.Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong cơ quan, đơn vị. Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lí, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lí thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lí điều hành cơ quan đạt kết quả. Đây là nội dung hoạt động rất đặc trƣng của công tác văn phòng. Mặt khác, hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phƣơng tiện vật chất kĩ thuật cần thiết. Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trƣởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trƣởng nhƣ: tổ chức mua sắm, quản lí các tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố này. Nhƣ vậy, nếu quan sát ở trạng thái tĩnh thì văn phòng gồm những yếu tố vật chất kĩ thuật và con ngƣời. Nếu quan sát ở trạng thái động thì văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho công tác quản lí điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị. Từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của công tác văn phòng trên đây, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị nhƣ sau; “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lí, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động 11
của cơ quan, đơn vị[6] 1.1.2. Khái niệm Tổ chức Có rất nhiều nhà nghiên cứu đã chỉ ra khái niệm về Tổ chức: Trong đó; Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. - Tổ chức: Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất. Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức. Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản: - Tổ chức bộ máy - Tổ chức quá trình (Tổ chức công việc): Tổ chức quá trình quản trị và tổ chức quá trình sản xuất – kinh doanh; Tổ chức có nội dung rất rộng lớn liên quan đến công tác xây dựng một tổ chức bộ máy cơ quan tổ chức (Có bao nhiêu cấp quản lý, tổ chức các phòng ban chức năng, phân công trách nhiệm và quyền hạn của các phồng ban cũng nhƣ của mỗi cá nhân…), xây dựng hệ thống các phòng ban có liên quan (có những bộ phận nào, phân công chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận…) 1.1.3. Khái niệm Tổ chức bộ máy văn phòng. Tổ chức về cơ cấu bộ máy là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ phận và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác 6 Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phƣơng Hiền (2012) Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân. 12