Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:88

Thêm vào BST

Báo xấu

41
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10 và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hiện đại hóa văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10 trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 10 Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HOA Mã số sinh viên : 1305QTVB017 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017 1
LỜI CAM ĐOAN Em thực hiện đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10”. Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian quan. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quá trình nghiên cứu. Hà Nội, ngày tháng năm
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài báo cáo này, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Nhà trường, và khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đã tạo điều kiện cho tôi được học tập và nghiên cứu nội dung này. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến cô ThS. Đinh Thị Hải Yến, giảng viên khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cô đã tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu. Xin cảm ơn Ban Giám đốc công ty CP Sông Đà 10 đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để tôi có thể hoàn thành nội dung nghiên cứu. Đặc biệt cảm ơn đến nhà quản trị Nguyễn Văn Trung, (trưởng phòng tổ chức nhân sự công ty CP Sông Đà 10) đã tận tình hướng dẫn tôi qua thời gian khảo sát tại công ty. Cuối cùng tôi xin kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khoẻ và thành công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc quý công ty CP Sông Đà 10 luôn đạt được nhiều thành công tốt trong công tác và không ngừng vươn xa. Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017 Sinh viên 1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Cụm từ đầy đủ HĐH Hiện đại hóa CT Công ty CTCP Công ty Cổ phần BXD Bộ Xây Dựng CNTT Công nghệ thông tin 2
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài. ..................................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. ...................................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................................4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu. ...........................................................................................4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. .......................................................................5 6. Giả thuyết nghiên cứu ...........................................................................................5 7. Phương pháp nghiên cứu: ....................................................................................6 8. Kết cấu của đề tài ..................................................................................................6 PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................................7 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ......................................................................................................................7 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng. ..............................7 1.1.1. Một số khái niệm ..............................................................................................7 1.1.1.1. Khái niệm về văn phòng. ................................................................................7 1.1.1.2. Khái niệm về hiện đại hóa, hiện đại hóa văn phòng......................................... 8 1.1.2. Chức năng của văn phòng. .................................................................................... 9 1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. ......................................................................... 9 1.1.2.2. Chức năng đảm bảo hậu cần. ............................................................................ 11 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng...................................................................................... 12 1.1.4. Vai trò của văn phòng........................................................................................... 12 1.2. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng ................................................................. 14 1.2.1. Cơ sở vật chất. ........................................................................................................ 14 1.2.2. Yếu tố con người. ................................................................................................... 15 1.2.3. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng. .............................................................. 16 0
1.2.4. Bài trí công sở hiện đại. ........................................................................................ 17 1.3. Sự cần thiết của hiện đại hóa văn phòng ............................................................ 18 1.4. Yêu cầu và phương pháp hiện đại hóa văn phòng. .......................................... 20 Tiểu kết chương 1 ............................................................................................................ 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 10 ........................................................................................24 2.1. Tổng quan chung về công ty cổ phần Sông Đà 10. ........................................... 24 2.1.1. Lịch sử hình thành công ty Cổ phần Sông Đà 10. .......................................... 24 2.1.2. Cơ cấu tổ chức hiện nay công ty Cổ Phần Sông Đà 10 .................................. 25 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty CP Sông Đà 10.................................................... 25 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ phận văn phòng công ty CP Sông Đà 10......................... 26 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Cổ phần Sông Đà 10................................ 26 2.1.3.1. Chức năng của công ty ....................................................................................... 26 2.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty CP Sông Đà 10. ........................................ 27 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty CP Sông Đà 10. .................... 27 2.1.4.1. Chức năng của văn phòng.................................................................................. 27 2.1.4.2. Nhiệm vụ. .............................................................................................................. 28 2.2. Thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10. ........ 31 2.2.1. Chủ chương thực hiện hiện đại hóa văn phòng. ............................................. 31 2.2.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị. ............................................................................... 34 2.2.3. Về cán bộ, công nhân viên ................................................................................... 38 2.2.4. Các nghiệp vụ hành chính. .................................................................................. 39 2.2.4.1. Công tác văn thư – lưu trữ. ................................................................................ 40 2.2.4.1. Công tác thông tin. .............................................................................................. 45 2.2.4.2. Nghiệp vụ tổ chức tiếp khách. ............................................................................ 49 2.2.4.3. Ứng dụng tin học văn phòng. ............................................................................. 51 2.2.5. Bài trí văn phòng hiện đại. .................................................................................. 55 2.3. Nhận xét chung. ........................................................................................................ 59 2.3.1. Ưu điểm. .................................................................................................................. 59
2.3.2. Nhược điểm. ........................................................................................................... 62 2.3.3. Nguyên nhân .......................................................................................................... 63 Tiểu kết chương 2 ............................................................................................................ 65 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CTCP SÔNG ĐÀ 10. .......................................................................66 3.1. Đối với công ty CP Sông Đà 10. ............................................................................ 66 3.1.1. Nâng cao nhận thức về hiện đại hóa văn phòng đối với lãnh đạo tại công ty.66 3.1.2. Công ty CP SĐ 10 nên xây dựng những chủ trương, chính sách cụ thể về HĐH văn phòng. .............................................................................................................. 67 3.1.3. Đầu tư mua sắm các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng. .......................................... 67 3.1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hành chính văn phòng....................... 68 3.1.5. Cải thiện môi trường làm việc. ............................................................................ 70 3.1.7. Ứng dụng ISO 9001:2008 .................................................................................... 70 3.2. Đối với cán bộ, công nhân viên trong công ty. .................................................. 75 3.3. Đối với Nhà nước. .................................................................................................... 77 Tiểu kết chương 3 ............................................................................................................ 77 KẾT LUẬN ..............................................................................................................79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................80 PHỤ LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Trong thời điểm hiện nay thế giới đang diễn ra cuộc chạy đua về phát triển kinh tế rất sôi động. Một phương thức được các nước đưa ra và sử dụng có hiệu quả đó chính là công tác công nghiệp hóa - hiện đại hóa. Công nghiệp hóa - hiện đại hóa đang thực sự trở thành vấn đề thu hút được nhiều sự quan tâm của các nhà lãnh đạo, các nhà nghiên cứu, của mọi doanh nghiệp và của toàn xã hội. Cuộc cách mạng công nghệ thông tin cũng đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ, và đang tác động sâu sắc, trực tiếp đến mọi mặt trong hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội của các quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam. Từ đó mở ra một thời kỳ mới khi nhân loại bước vào thế kỷ XXI. Trong bối cảnh phát triển của thế giới hiện đại, để thực hiện mục tiêu công nghiệp hóa, bản thân mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần “chuyển mình” để hội nhập quốc tế, không riêng các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, công tác văn phòng cũng cần được chú trọng hơn để đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa - hiện đại hóa của doanh nghiệp, bởi văn phòng được xem là “đầu não” của cơ quan. Hiện đại hóa văn phòng làm tăng hiệu quả, năng suất lao động, giảm thiểu lao động chân tay, và tránh lãng phí các nguồn lực. Chính vì vậy hiện đại hóa trong công tác văn phòng là một trong những việc làm cấp thiết trong các cơ quan hiện nay. Không phải ngẫu nhiên, hiện đại hóa văn phòng bỗng trở thành một xu thế chung của tất cả các nước trên thế giới hiện nay. Hiện đại hóa văn phòng có vai trò quan trọng trong việc góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa của mỗi đất nước, giúp cho sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội chung của mỗi quốc gia. Không có bất cứ một cơ quan, tổ chức nào không có sự tồn tại và hoạt động của văn phòng, bởi yêu cầu công việc của văn phòng hiện nay là cần phải hiện đại hóa, có sự hỗ trợ từ các phương tiện hiện đại để thực hiện công việc. Chính vì vậy hiện đại hóa văn phòng sẽ là yếu tố thúc đẩy nâng cao hiệu quả công việc cho mỗi cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, hiện nay tại một số doanh nghiệp, cơ quan tổ chức, vì chưa có sự nhận thức đúng đắn về hiện đại hóa văn phòng nên chưa có những chủ trương về 1
HĐH văn phòng, văn phòng hoạt động với mô hình cũ, hoặc thực hiện HĐH văn phòng chưa đúng hướng, chưa triệt để, chưa khai thác được ưu điểm mà HĐH văn phòng mang lại. Chính vì vậy, hiệu quả trong hoạt động của văn phòng không cao. Trong thời gian khảo sát tại Công ty Cổ phần Sông Đà 10, tác giả nhận thấy công ty CP Sông Đà 10 hiện đã và đang từng bước áp dụng về hiện đại hóa trong văn phòng. Tuy nhiên, quá trình thực hiện HĐH văn phòng tại Công ty CP Sông Đà 10 vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài một phần mong muốn được tìm hiểu sâu hơn nữa về thực trạng thực hiện HĐH văn phòng tại cơ quan và đưa ra một số giải pháp cá nhân nhằm nâng cao hiệu quả trong HĐH văn phòng tại CTCP Sông Đà 10. Như vậy, từ những lí do trên tôi quyết định lựa chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10’’ làm đề tài nghiên cứu của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, nghiên cứu về hiện đại hóa văn phòng được đề cập đến từ nhiều tác giả. Có thể nhắc đến các cuốn sách, tài liệu chuyên khảo về hiện đại hóa văn phòng như: Cuốn sách “Hành chính Nhà nước trong xu thế toàn cầu hóa”, Nhà xuất bản Tư pháp, 2007 của PGS.TS. Nguyễn Hữu Hải (chủ biên). Cuốn sách của tác giả tập trung nghiên cứu bốn vấn đề chính là lý luận chung nền hành chính nhà nước, thực trạng của nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay, lí do cần cải cách nền hành chính Nhà nước và đồng thời các tác giả đã đưa ra các giải pháp cải cách nền hành chính nhà nước trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, trong đó vấn đề hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước là nội dung chủ yếu trong cuốn sách. Giáo trình “Quản trị văn phòng” tác giả Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Thị Thảo, NXB Lao động – Xã hội, năm 2005; Trình bày về những vấn đề chung nhất về văn phòng, đồng thời các tác giả cũng đưa ra những nghiệp vụ cơ bản của văn phòng. Giáo trình giúp cho người đọc có một cái nhìn tổng quát nhất về quản trị văn phòng nói chung. 2
Giáo trình “Quản trị văn phòng” của nhóm tác giả Nghiêm Kì Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học,…Đại học Tp Hồ Chí Minh, năm 2015. Cuốn giáo trình của các tác giả trình bày về những vấn đề cơ bản nhất của Quản trị văn phòng, trong đó các tác gải có nhắc đến việc đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Đề tài cấp Bộ “Xây dựng nền hành chính công theo yêu cầu phát triển, hội nhập trong môi trường khoa học và công nghệ hiện đại” tại Học viện Hành chính do PGS.TS Võ Kim Sơn làm chủ nhiệm, năm 2008. Đề tài đã nghiên cứu về lý luận chung nền hành chính công ở Việt Nam, các lý luận về hiện đại hóa nền công tác hành chính công. Đồng thời các tác giả đưa ra các lý do cần phải tiến hành xây dựng nền hành chính công theo xu thế hội nhập, trong môi trường khoa học và hiện đại. Từ đó đề tài của các tác giả cũng chỉ ra các phương hướng, cách thức cần để xây dựng nền hành chính công theo yêu cầu phát triển, hội nhập và trong môi trường khoa học, công nghệ hiện đại. ThS. Nguyễn Mạnh Cường, Báo cáo khoa học về: “Tìm hiểu ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư một số cơ quan”. Đề tài của tác giả đã nghiên cứu về các ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác quản lý văn bản tại một sô số cơ quan.Và cho thấy hiện nay tại một số cơ quan đã triển khai những ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng nói chung và trong công tác quản lý văn bản nói riêng. Đề tài của tác gải có giá trị rất lớn trong việc nghiên cứu về nội dung hiện đại hóa văn phòng; Đề tài nghiên cứu khoa học: “Vấn đề ứng dụng văn phòng điện tử tại cơ quan Bộ Nội Vụ” của tác giả Lưu Thị Mai Huế, 2009. Đề tài của tác giả đã nghiên cứu về nội dung triển khai ứng dụng văn phòng hiện đại tại Bộ Nội Vụ, tác giả đã cho thấy hiện nay, tại Bộ Nội vụ đã áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong hoạt động văn phòng, đặc biệt là những ứng dụng phần mềm văn phòng hiện đại trong công tác văn thư và Lưu trữ tài liệu; Đề tài ‘‘Hiện đại hóa lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội, của Đỗ Thị Liên, Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN, năm 2008’’. Tác giả đã nêu được nội dung như sự cần thiết của việc triển khai hiện đại hóa nghiệp vụ 3
lưu trữ tại Liên đoàn lao động TP Hà Nội. Tác giả cũng đã đánh giá về những ưu điểm và hạn chế trong hiện đại hóa lưu trữ tại đây. Trên cơ sở thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng cụ thể là nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội, Đỗ Thị Liên đã đưa ra những biện pháp cụ thể nhằm thúc đẩy xây dựng mô hình hiện đại và nhằm nang cao hiệu quả trong công tác lưu trữ. Đề tài tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Bộ lao động – Thương binh Xã hội” của Ngô Thị Diên, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2016. Đề tài này của tác giả đã nghiên cứu về những lý luận chung về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng. Tác giả đã đưa ra những thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ lao động Thương binh – Xã hội. Thông qua thực trạng, tác giả đã đưa ra những giải pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Bộ lao động Thương binh – Xã hội. Những công trình nghiên cứu trên của các tác giả đã xây dựng được khung lí thuyết về công tác hiện đại hóa nền hành chính nói chung, và một số thực trạng hiện đại hóa công tác tác văn phòng tại một số cơ quan cụ thể. Tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu về nội dung hiện đại hóa văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10. Vì vậy, đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đaị hóa văn phòng tại CTCP Sông Đà 10” là một đề tài hoàn toàn mới và không trùng lặp với các đề tài đã nghiên cứu. Bên cạnh việc tránh những vấp phải từ lối mòn cũ, đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đaị hóa văn phòng tại CTCP Sông Đà 10” sẽ kế thừa và học hỏi những kinh nghiệm từ các chuyên đề nghiên cứu trước đó, tạo riêng cho đề tài một cách tiếp cận mới, toàn diện, sâu sắc hơn. Giúp cho những ai quan tâm đến hiện đại hóa văn phòng nói chung sẽ có cơ hội để tiếp cận ở một góc độ mới. 3. Mục tiêu nghiên cứu. Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10 và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hiện đại hóa văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10 trong thời gian tới. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu. - Tổng hợp nghiên cứu các văn bản quy định của Nhà nước và của Tổng Công ty Sông Đà và CTCP Sông Đà 10. 4
- Phân tích cơ sở lý luận về hiện đại hóa văn phòng. - Phân tích thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10 trên cơ sở đó so sánh với lý luận thực tiễn để đánh giá những mặt tích cực, những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân của những bất cập đó. - Đánh giá một cách khách quan về nội dung triển khai hiện đại hóa văn phòng tại công ty cổ phần Sông Đà 10. - Đưa ra một số giải pháp, khuyến nghị mang tính cá nhân nhằm hoàn thiện hơn quá trình hiện đại hóa văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.  Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Hiện đại hóa văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10.  Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt nội dung: Nghiên cứu những vấn đề cơ bản trong quá tŕnh triển khai hiện đại hóa văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10. Cụ thể như: Các cơ sở vật chất, cơ sở vật chất tại công ty CP Sông Đà 10 có đang hiện đại hóa, được bố trí một cách phù hợp; các cán bộ, công nhân viên trong văn phòng: Có được đào tạo những kiến thức chuyên môn về các nghiệp vụ hành chính văn phòng và các kỹ năng cơ bản khác,vv…; những nghiệp vụ hành chính văn phòng tại công ty hiện nay có được cụ thể hóa bằng các quy trình; và cách bài trí văn phòng tại cơ quan tại văn phòng công ty hiện nay. + Về mặt không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu, tại toàn bộ khu văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10. + Về mặt thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu, tìm hiểu trong khoảng thời gian từ 2010 – 2016. 6. Giả thuyết nghiên cứu - Giả thuyết 1: Hiện đại hóa văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10 mang lại hiệu quả lớn đối với công việc. Từ giả tuyết trên cần phải tìm hiểu thực trạng quá trình hiện đại hóa văn phòng 5
tại CTCP Sông Đà 10 hiện nay. Đồng thời qua đó cần tìm thấy những ưu điểm của hiện đại hóa văn phòng tại CTCP Sông Đà 10 đã triển khai thực hiện ứng dụng HĐH mang lại. Và những hạn chế, những thiếu sót còn tồn tại. - Giả thuyết thứ 2: Quá trình thực hiện hiện đại hóa văn phòng tại công ty CP Sông Đà 10 chưa triệt để và chưa có hiệu quả trong công việc. 7. Phương pháp nghiên cứu: Quá trình nghiên cứu đề tài được thực hiện thông qua các phương pháp sau: - Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên quan tới đối tượng nghiên cứu một cách khách quan, có sự phát triển hợp lý - Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập số liệu thứ cấp, số liệu và thông tin được thu thập từ các báo cáo được cung cấp từ phòng hành chính thông qua các năm từ năm 2012 – 2016. - Phương pháp so sánh thống kê: Dựa vào số liệu qua thu thập để tiến hành so sánh, đối chiếu. Thường là so sánh giữa các năm để đưa ra số tương đối, tuyệt đối, bình quân, tốc độ tăng giảm,vv…Từ đó giúp ích cho quá trình phân tích số liệu được dễ dàng thực hiện. - Phương pháp tổng hợp, phân tích: Tổng hợp những nội dung cụ thể hiện đại hóa văn phòng, từng đề mục từ các số liệu mà công ty cung cấp, từ đó diễn giải sự biến động và đưa ra sự biến động đó. - Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn thông qua phiếu điều tra, bảng hỏi về sự cần thiết và thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại CTCP sông Đà 10. - Phương pháp quan sát,vv… 8. Kết cấu của đề tài Kết cầu đề tài bao gồm 03 chương: Chương 1: Lý luận chung về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng. Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại CTCP Sông Đà 10 Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại CTCP Sông Đà 10. 6
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng. 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Khái niệm về văn phòng. Dù là một công ty tư nhân, hay một cơ quan có chức năng làm quản lý Nhà nước cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng. Văn phòng trong các các cơ quan được ví như “bộ não trung tâm”, có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng và đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan. Có rất nhiều các quan niệm khác nhau định nghĩa về văn phòng, và hiện đại hóa văn phòng; có quan niệm cho rằng văn phòng chính là trụ sở làm việc của cơ quan, nhưng cũng có quan niệm cho rằng văn phòng là bộ máy của cơ quan đó, có chức năng làm những công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản. Đối với hiện đại hóa văn phòng, có quan niệm cho rằng hiện đại hóa văn phòng là việc cơ quan đó ứng dụng hiện đại hóa công nghệ thông tin vào công việc văn phòng, nhưng cũng có quan diểm cho rằng hiện đại hóa văn phòng là ngoài ứng dụng công nghệ thông tin thì con người trong văn phòng cũng cần phải hiện đại, các nghiệp vụ hành chính cũng cần được hiện đại. Tuy nhiên, theo cá nhân tác giả, mỗi quan điểm trên chỉ phản ánh một hoặc một vài những khía cạnh mang tính chất riêng rẽ của một văn phòng nói chung và văn phòng hiện đại nói riêng. Dưới từng góc độ tìm hiểu và nhìn nhận, khi đưa ra các quan điểm của cá nhân thì mỗi tác giả sẽ cho chúng ta một cách tiếp cận mới và khác biệt. Các tác giả nghiên cứu sẽ có những quan niệm khác nhau về văn phòng và về hiện đại hóa văn phòng, nhưng nhìn chung văn phòng và hiện đại hoá văn phòng được hiểu một cách khái quát: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan đơn vị” 1. 1 : GS. TS. Nguyễn Thành Độ, giáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học kinh Tế Quốc Dân, 2012, tr.9. 7
Ví dụ: Văn phòng công ty Cổ phần Sông Đà 10, văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội,… Văn phòng được hiểu là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong những chức năng được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. 1.1.1.2. Khái niệm về hiện đại hóa, hiện đại hóa văn phòng. Khái niệm hiện đại hóa ngày càng trở nên gần gũi, bởi một cách hiểu đơn giản về hiện đại hóa chính là đổi mới, là tân tiến và là thời đại. Ở bất cứ một nội dung nào trong xu thế hiện nay đều yêu cầu tính cần thiết của sự đổi mới, của sự hiện đại hóa, vì hiện đại hóa giúp con người ta rút ngắn được thời gian, sức lực và đặc biệt là hiệu quả công việc mang lại vô cùng cao. “ Hiện đại hóa là làm cho mang tính chất của thời đại mới, làm cho trở thành có đầy đủ mọi trang thiết bị của nền công nghiệp hiện đại ” 2 Từ cách hiểu về hiện đại hóa như trên, theo cá nhân tác giả, hiện đại hóa văn phòng được hiểu một cách đơn giản đó chính là việc triển khai áp dụng các cơ sở vật chất, các công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng, trong đó con người làm văn phòng được đào tạo đầy đủ các nghiệp vụ hành chính mang tính hiện đại nhằm thuận tiện trong quá trình ứng dụng các trang thiết bị hiện đại, từ đó nâng cao chất lượng công việc. Hiện nay có rất nhiều tác giả nghiên cứu về nội dung hiện đại hóa văn phòng, mỗi tác giả lại cho một khái niệm khác nhau về cách hiểu thế nào là hiện đại hóa văn phòng. Tuy nhiên mỗi khái niệm, sẽ có cách thức diễn đạt khác nhau. Nhìn chung nội hàm diễn tả về cách hiểu đều giống nhau, trong quá trình nghiên cứu, bản thân tôi thấy tâm tắc với khái niệm sau: “Hiện đại hóa văn phòng là quá trình ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ tiên tiến vào trong hoạt động văn phòng. Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng từ công tác văn thư lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin,…cho đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động 2 : Theo từ điển Tiếng Vệt năm 2009, NXB Đà Nẵng 8
của con người nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc và duy trì năng suất công việc cao” 3. Với cách tiếp cận này, người tiếp cận có thể hiểu đơn giản thế nào là hiện đại hóa văn phòng, theo nghĩa là: Hiện đại hóa văn phòng trước tiên phải được thông qua các áp dụng tiến bộ hiện đại hóa trong văn phòng, đến môi trường làm việc tại văn phòng,vv… 1.1.2. Chức năng của văn phòng. Bộ phận văn phòng trong các cơ quan nói chung, là bộ phận làm việc trực tiếp cho lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý tại các cơ quan, đơn vị. Mỗi cơ quan, mỗi đơn vị đều có những đặc thù riêng về công việc, tuy nhiên chức năng chung nhất của văn phòng bao gồm: Chức năng tham mưu - tổng hợp, và chức năng đảm bảo hậu cần. Đây chính là hai nhóm chức năng cơ bản của một văn phòng nói chung. Bên cạnh đó, ngoài hai nhóm chức năng chính này, mỗi văn phòng của cơ quan, tổ chức cũng có thêm những chức năng mới khác, tuy nhiên chức năng không thể thiếu của một văn phòng đó chính là hai chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng đảm bảo hậu cần. Một văn phòng làm việc, dù có thực hiện những chức năng nào khác, nhưng chức năng cơ bản cần phải thực hiện đó là việc đảm bảo thực hiện đầy đủ hai nhóm chức năng này. 1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. Tham mưu là một chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của bộ phận văn phòng, là quá trình hoạt động trợ giúp cho nhà quản trị, nhà lãnh đạo. Một trong những công việc quan trọng của nhà lãnh đạo là ban hành các quyết định đúng đắn, kịp thời và chính xác đối với tổ chức. Chính vì vậy, văn phòng chính là đầu mối kết nối các hoạt động trong tổ chức được diễn ra một cách nhịp nhàng và hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản trị tìm kiếm các thông tin, phục vụ cho việc ban hành các quyết định đúng đắn. Tham mưu, khác với cách hiểu thông thường đó là việc góp ý, ví dụ như góp ý mua nhà, góp ý làm một vấn đề nào đó không mang tính chất của công việc. Xét về bản chất, tham mưu giống như việc góp ý, tuy nhiên để hiểu một cách chính xác và 3 : Chuyên đề tốt nghiệp, Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Intimex, Nguyễn Đức Khánh – 746056, năm 2012. 9
dầy đủ về tham mưu, tham mưu ở đây là sự góp ý dựa trên cơ sở nguồn thông tin đã qua tổng hợp, phân tích, sàng lọc thông tin,vv…trong quá trình thực hiện một hoặc một số công việc nào đó. Hiểu đơn giản và đầy đủ tham mưu là: “tư vấn, đóng góp ý kiến chỉ đạo, tổng hợp, là quá trình thống kê, xử lý và tập hợp nhiều vấn đề ” 4. Chức năng tham mưu của bộ phận văn phòng chính là tham vấn, là đóng góp ý kiến cho lãnh đạo về các nội dung thuộc về các công tác quản lý diều hành,vv… Ví dụ: Cán bộ văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10 tham mưu cho lãnh đạo về việc triển khai hiện đại hóa tại văn phòng công ty CP Sông Đà 10. Để tham mưu cho cán bộ cấp trên, nhân viên văn phòng cần phải tìm hiểu thông tin, tổng hợp, phân tích, thống kê nguồn thông tin để có thể cung cấp cho lãnh đạo những thông tin có giá trị cao và từ đó góp phần cho việc nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn và kịp thời nhất. Đó chính là chức năng tham mưu của văn phòng. Tham mưu và tổng hợp luôn gắn liền với nhau bởi giữa hai chức năng này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tổng hợp, là một trong những công việc cần thiết để thực hiện công tác tham mưu có hiệu quả. Chức năng tổng hợp của bộ phận văn phòng là thống kê, phân tích và xử lý các vấn đề đến các hoạt dộng quản lý nhằm tham mưa cho nhà quản trị, nhà lãnh đạo. Như vậy, tổng hợp trong văn phòng đó chính là việc thống kê lại, phân tích, và xử lý nguồn thông tin. Tóm lại, tham mưu và tổng hợp là một trong những chức năng không thể thiếu trong hoạt động của một văn phòng nói riêng và của một cơ quan nói chung. Giữa chức năng tham mưa và chức năng tổng hợp, hai chức năng này luôn tồn tại mối quan hệ qua lại, có tác động với nhau và đồng thời hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện công việc. Chính vì có mối liên quan, tác động qua lại với nhau giữa hai chức năng này, nhà lãnh đạo sẽ có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và chính xác, chức năng này được thể hiện rất rõ trong các các công việc cụ thể và trong từng môi trường làm việc khác nhau. 4 : Từ điển Bách khoa Việt Nam, NXB Từ điển Bách khoa 2005. 10
1.1.2.2. Chức năng đảm bảo hậu cần. “ Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, y tế, môi trường và các yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của một cơ quan, tổ chức” 5. Chức năng hậu cần của văn phòng là việc đảm bảo các yếu tố vật chất như: Nhà cửa, phương tiện, tài chính, vv…nhằm phục vụ tốt nhất mọi hoạt động của cơ quan. Chức năng đảm bảo hậu cần của văn phòng có nội dung bao gồm: Việc tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan. Phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo nhằm đạt hiệu quả cao. Đảm bảo việc liên lạc của cơ quan, việc ngoại giao, đối nội, đối ngoại của cơ quan. Đồng thời chức năng đảm bảo hậu cần của văn phòng còn thực hiện ở nội dung việc xây dựng, củng cố các đơn vị, hay các tổ chức bên trong và cả bên ngoài của cơ quan. Công tác hậu cần phục vụ cho cơ quan là một trong những chức năng quan trọng của văn phòng, chức năng này có tầm quan trọng lớn đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành, thương hiệu của cơ quan trong mọi hoạt động nói chung. Tùy theo cơ chế hoạt động của mỗi cơ quan khác nhau vì vậy nội dung công tác hậu cần của mỗi đơn vị, cơ quan là khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung công tác hậu cần của văn phòng cần thực hiện tốt một số nội dung như: - Bảo đảm phương tiện, điều kiện vật chất; bố trí phòng họp, hình thức, nghi lễ, vv… - Lập kế hoạch, tổ chức việc mua sắm vật tư, thiết bị văn phòng phẩm phục vụ làm việc của cán bộ, công chức cơ quan. - Quản lý toàn bộ tài sản của cơ quan, bao gồm: trụ sở làm việc, phương tiện đi lại và các tài sản khác từ khi hình thành, đưa vào sử dụng, biến động tăng, giảm, sửa chữa thanh lý tài sản,vv… Như vậy: Văn phòng trong cơ quan chính là bộ phận trung tâm, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan trong hoạt động quản lý. Và đồng thời hoạt động với hai chức năng cơ bản là chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng đảm bảo hậu cần. 5 : Trích từ điển Bách khoa Vệt Nam, NXB Từ điển Bách khoa, 2005. 11
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng Từ những chức năng của văn phòng bao gồm chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng đảm bảo hậu cần, văn phòng sẽ được giao các nhiệm vụ cụ thể. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng được cơ quan quy định trong các văn bản quản lý. Tuy nhiên theo từng đặc điểm hoạt động của từng cơ quan, hoặc do tính chất về quy mô hoạt động của mỗi cơ quan là khác nhau, chính vì vậy có những nhiệm vụ khác nhau trong văn phòng. Nhìn chung các nhiệm vụ cơ bản của văn phòng bao gồm một số nhiệm vụ sau: - Tổ chức bộ máy văn phòng. - Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình kế hoạch công tác của cơ quan và của văn phòng. - Tổ chức thu thập và xử lý, đảm bảo thông tin phụ vụ cho hoạt động quản lý. - Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và của văn phòng. - Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị tổ chức hội họp. - Tổ chức nhân sự thuộc biên chế của văn phòng. - Tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ của cơ quan. - Tổ chức đảm bảo hậu cần. - Tổ chức đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết. - Tổ chức công tác dảm bảo công tác an ninh trật tự, phòng chống thiên tai, cháy nổ. - Thực hiện kiểm tra giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo. - Tổ chức công tác thi đua khen thưởng. 1.1.4. Vai trò của văn phòng. Thông qua chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được phân tích ở trên, có thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị. Văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị, được ví như cơ quan “ đầu não” của cơ quan, là “ bộ nhớ” của lãnh đạo cơ quan. Nếu như văn phòng làm việc có kỷ cương, nề nếp và có khoa học thì công việc của cơ quan sẽ được thông suốt và có hiệu quả. 12
Chính vì vậy, làm tốt công tác văn phòng sẽ giúp cho hiệu quả công việc được tăng đáng kể, tránh lãng phí nguồn lực (nhân lực, thời gian, vật lực). Văn phòng có vai trò là trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động của cơ quan. Hoạt động của bất kỳ một cơ quan, đơn vị nào cũng cần có thông tin. Thông tin là căn cứ cho lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau và xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự mình đi thu thập từng nguồn thông tin, và tự xử lý thông tin cho mình để làm công tác ban hành quyết định. Chính vì vậy, cần phải có một bộ phận trợ giúp, đó chính là bộ phận văn phòng. Văn phòng là “bộ lọc” thông tin và tất cả các thông tin cần được thu thập và xử lý, từ đó những thông tin chính xác nhất, sẽ được cung cấp đến nhà lãnh đạo. Bên cạnh đó, văn phòng cũng là nơi có vai trò phối hợp các quy trình hoạt động của cơ quan với nhau. Nhằm duy trì hoạt động thống nhất trong hệ thống cơ quan. Văn phòng là cánh tay đắc lực của các cấp quản lý cấp cao. Hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ. Gắn với nhiệm vụ và chức năng, văn phòng là nơi thực hiện tất cả cả công việc giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý của mình một cách hiệu quả nhất. Văn phòng là bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là “tai, mắt” của lãnh đạo, chính vì vậy văn phòng chính là cánh tay đắc lực của lãnh đạo cơ quan. Đồng thời văn phòng hỗ trợ nhà quản lý thực hiện chính sách quản lý của mình như truyền đạt các quyết định quản lý, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan và đề xuất các biện pháp. Ngoài ra, văn phòng còn có vai trò là trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật. Bất cứ một cơ quan, đơn vị nào, khi thực hiện một chương trình dù lớn hoặc nhỏ cũng đều xây dựng kế hoạch cho chương trình đó. Để làm điều này, bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện đó chính là văn phòng. Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình, kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Vì vậy, văn phòng là nơi tổng hợp mọi chương trình, kế hoạch nhằm thực hiện mục tiên chung nhất của cơ quan. Văn phòng là nơi năm bắt được thông tin 13